Задача работника архива – 1.3. /

Содержание

Задачи и функции архива

Архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов

Основными задачами архива являются

комплектование документами, учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения

В соответствии с его задачами архив осуществляет следующие функции:

Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел.
Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива.
Организует использование документов: информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;
Исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения.
Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения.

Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения.

смотрите также:

Разработка положений об архивах организаций

Правильное составление описи документов (дел) для сдачи в архив

Как уничтожить документы?

Несанкционированное уничтожение документов

Списание первичных бухгалтерских документов

archiv-s.ru

Должностная инструкция архивариуса

Скачать должностную
инструкцию архивариуса (.doc, 86КБ)

I. Общие положения

Архивариус относится к категории технических специалистов.
На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.

Архивариус должен знать:
1. 4.1. нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии.
2. 4.2. Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими.
3. 4.3. Единую государственную систему делопроизводства.
4. 4.4 Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.
5. 4.5. Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.
6. 4.6. Порядок ведения учета и составления отчетности.
7. 4.7. Структуру предприятия.
8. 4.8. Основы организации труда.
9. 4.9. Правила эксплуатации технических средств.
10. 4.10. Законодательство о труде.
11. 4.11. Правила внутреннего трудового распорядка.
12. 4.12. Правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты.
Архивариус в своей деятельности руководствуется:
1. 5.1. Положением об архиве.
2. 5.2. Настоящей должностной инструкцией.
Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.

На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

II. Должностные обязанности

Основными задачами архивариуса являются:
1. 1.1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).
2. 1.2. Создание справочного аппарата к ним.
3. 1.3. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации.
4. 1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.
Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:
1. 2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
2. 2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
3. 2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.
4. 2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
5. 2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
6. 2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
7. 2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
8. 2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
9. 2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
10. 2.10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
11. 2.11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.
12. 2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

III. Права

Архивариус имеет право:

Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

IV. Ответственность

Архивариус несет ответственность:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

www.rabotka.ru

Требования к помещению архива. Основные правила работы архивов организаций

Архив может существовать в виде отдельного структурного подразделения той или иной организации либо быть составной частью службы делопроизводства. Это зависит от объема существующего документооборота.

Как его организовать

Создание архива любого предприятия или организации требует выполнения комплекса определенных мероприятий:

Потребуется выбрать подходящее помещение хранилища для хранения документов и правильно его оборудовать.
Следует позаботиться о создании таких условий, которые соответствовали бы нормативным.
Необходимо оснастить его с технической точки зрения — приобрести и установить необходимое оборудование для архива.
В хранилище обязана быть организована процедура по организации архивации всех необходимых документов.
Должна быть разработана и утверждена нормативная база данного подразделения.

Выполнение этих мероприятий обеспечивает сохранность архивных документов и поддержание их в требуемом состоянии.

Кто такой архивариус

А какие же требования имеются к тем работникам, что будут заниматься организацией архива и дальнейшим хранением документов? Могут ли быть совмещены должности их хранителя и, к примеру, секретаря или делопроизводителя?

Архивариус — это специалист, в чьи задачи входит организация архивной деятельности. За сохранность вверенных ему документов он несет полную ответственность. Работа его невозможна без прохождения определённого инструктажа или даже (при необходимости) стажировки в учреждении Государственного архива.

Его функции могут быть переданы другому сотруднику, что является работой по совместительству. Как правило, обязанности архивариуса возлагаются на отдельного работника в том случае, когда объем сдаваемой на хранение документации достаточно велик. В крупных организациях штатным расписанием предусмотрена отдельная должность для этой цели. В этом же случае обычно составляется должностная инструкция с указанием видов работ, возлагаемых на архивариуса, а также его обязанностей и прав.

Главное — порядок

Дела в архив организации передаются согласно специально разработанному графику. Его составление должно быть согласовано с руководителями каждого из структурных подразделений, которым предстоит передавать документы, а также утверждено архивариусом. Так как рабочие документы в архиве не только хранятся, но и периодически используются, следует определить регламент их выдачи (в случае необходимости) согласно поданным заявкам сотрудников организации, а также сторонних заинтересованных лиц.

Выдача документов должна отмечаться в определённых книгах регистрации. Для оформления процесса существуют требования-заказы, акты на передачу дел для процедуры временного использования сторонним организациям (в числе прочих к ним могут относиться органы прокуратуры и суд). Выдаются документы на срок до одного месяца собственным сотрудникам и до трёх месяцев — представителям сторонних структур.

Основные правила работы архивов организаций

Действует архив, как и любое структурное подразделение, на основании специального Положения, утверждаемого руководством. Сотрудники его в своей работе придерживаются собственных должностных инструкций. В Положении, принятом на предприятии, устанавливаются основные правила работы архивов организаций (статус, функционал, мера прав и ответственности и состав необходимой документации). К основным его задачам относится:

Укомплектовать архивохранилище документами, состав которых перечисляется в отдельном разделе данного Положения.
Вести учет материалов и обеспечивать их сохранность.
Разрабатывать к имеющимся документам научно-справочный аппарат.
Позволять вести процедуру использования хранимого в архиве материала.

Если в организации имеются документы, которые могут относиться к Архивному фонду РФ, то подготовить и передать их для постоянного хранения в государственное хранилище входит в число внешних задач данного структурного подразделения.

Его функционал

Функции архива планомерно вытекают из поставленных перед ним задач. Основными из них являются следующие:

Вести списки источников собственного комплектования, то есть организаций либо структурных подразделений.
Принимать от них в упорядоченном виде документы на хранение.
Учитывать принятые материалы и обеспечивать их полную сохранность.
Формировать и поддерживать в работоспособном состоянии справочную систему, относящуюся к архивной документации.
Вести обслуживание информационного характера руководства и всех структурных подразделений своей организации.
Организовать выдачу и использование документации согласно запросам частных лиц и сторонних организаций, учитывать и анализировать процесс данного использования.
Готовить выписки и официальные ответы на запросы граждан социально-правового характера.
Проводить мероприятия по экспертизе ценности того или иного документа, организовывать процедуру передачи их с целью постоянного хранения в муниципальный либо государственный архив (в том случае, когда данная организация входит в число источников комплектования вышеуказанных архивов).
Проверять правильность оформления и формирования архивных дел в источниках комплектования — как в собственных структурных подразделениях, так и в других организациях.
Организовывать работу по ведению деловой номенклатуры предприятия.
Оказывать практическую и методическую помощь по работе с документацией каждому структурному подразделению.
Участвовать в процессе разработки архивного дела и документационного обеспечения управления.
Принимать участие в мероприятиях, проводимых с целью повышения квалификации архивных работников и служащих на должностях, имеющих отношение к документационному обеспечению управления.

Где его разместить

Рассмотрим теперь, какие же существуют требования к помещению архива. Самое главное из того, что необходимо учитывать, — размещать его ни в коем случае не допускается в строениях ветхого характера, постройках из дерева, зданиях, в которых могут оказаться сырыми не только основные помещения, но и чердаки с подвалами, а также в зданиях, имеющих печное отопление.

Если же строение в целом приспособлено к хранению бумажной документации, то под архив обязательно предназначается изолированное помещение.

Если ваша организация в ближайшее время планирует создать свой собственный архив, ниже вы имеете возможность ознакомиться со списком требований, которые необходимо учесть в процессе подготовки. Итак, каковы же основные требования к помещению архива, задача которого — бережно и надежно сохранять всю нужную документацию?

Список того, что обязано иметься в наличии

Архивохранилище.
Помещение, предназначенное под приём документов, их временное хранение, а также акклиматизацию.
Помещение, в котором документы будут использоваться.
Рабочая комната (или комнаты) для сотрудников.

Когда места не хватает…

В случае когда площадь помещения архива не дает возможности отведения под него нескольких комнат, выделенное единое пространство должно быть разбито на зоны, разделенные с помощью перегородок. Основное требование, которое обязано строго соблюдаться в данном случае — изолированные друг от друга места хранения документов и работы с ними.

Отдельное помещение либо специально построенное и приспособленное в качестве хранилища документов здание, используемое в качестве архива, обязано быть удалено от объектов, несущих опасность с точки зрения возможности пожара. В качестве примера таковых можно назвать автостоянки, бензоколонки или гаражи. В непосредственной близости к зданию либо помещению архива не должны находиться объекты, служащие источниками загрязнения воздуха.

В идеале архивы всегда должны располагаться в отдельном, предназначенном только для этого здании, построенном с соблюдением всех необходимых норм и правил. Но, к сожалению, реальность диктует свои условия, и в большинстве организаций документы хранятся в уже имеющемся помещении, переоборудованном и приспособленном для данных целей.

Что говорят правила

Познакомимся с нормативными требованиями к зданиям и помещениям архива. Они таковы:

Здание, где предполагается располагать будущее хранилище, обязано относиться к числу административных. Категорически запрещается размещение архива там, где находятся службы общепита, пищевые склады, хранятся вещества из разряда пожароопасных и агрессивных, а также применяются соответствующие химические технологии.
Исключается размещение его в неотапливаемом помещении и том, где не соблюдаются санитарно-гигиенические требования. О недопустимости ветхости архивного здания уже было сказано выше.
Особенно важно соблюсти пожарные требования к помещению архива. Безопасность его на предмет возможного возгорания — одно из самых основных условий надежного хранения документации. В январе 2009 года Министерство культуры России своим приказом номер 3 утвердило ряд нормативных требований, изложенных в специальных Правилах пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов РФ. При устройстве хранилища документов данный регламент обязан неукоснительно соблюдаться.
Конструкция здания должна гарантировать невозможность его затопления. Помещение обязано иметь запасной выход. Ни в коем случае не допускается прохождение сквозь него магистрального трубопровода (водонесущего или газового).

Возможно ли размещение архива в подвальном помещении?

Крайне не рекомендуется размещение архивного хранилища в помещении подвала, верхних этажей либо переоборудование в качестве такового чердачного пространства.

В случае острой необходимости возможны исключения из данного правила. Принимаются они тогда, когда подвал сухой и хорошо отапливаемый, снабжён искусственной вентиляцией, способной обеспечить в течение часа двух- или трехкратный воздухообмен. Архив на верхних этажах или в чердачном помещении возможен лишь при условии обеспечения соответствующего температурно-влажностного режима.

Очень важны требования к помещению архива относительно устройства электропроводки. Она обязана быть закрытого типа с герметичными штепсельными розетками. Шнуры переносной электрической аппаратуры снабжаются резиновой изоляцией. Нельзя располагать внутри помещения хранилища общих или поэтажных рубильников.

В качестве строительных материалов для отделки архивных хранилищ выбирают непылящиеся и неагрессивные материалы. Система пожаротушения должна быть укомплектована средствами нейтрального характера, безопасными для документов. Не допускается в хранилище применять огонь, включать нагревательные приборы или размещать посторонние объекты.

Подведем итоги

После приведения выбранной площади в соответствие всем вышеизложенным требованиям к помещению архива принимается окончательное решение о пригодности или непригодности к использованию. Принять такое решение возможно после проверки санэпидстанцией и государственным пожарным надзором. Архив может быть размещен там, где намечено, лишь после процедуры прохождения подробной экспертизы.

Цель ее — уточнить огнестойкость помещения и определить соответствующую степень, провести проверку главных конструкций на долговечность, убедиться в прочности перекрытий между этажами в расчёте на потенциальную нагрузку (оборудование для архива и вес хранимой документации), проверить наличие и текущее состояние систем вентиляции и отопления.

В проведении проверки участвуют как представители самой организации (обычно это работники будущего архива), так и сотрудники всех соответствующих служб — строительных, пожарных, охранных и т. д. Итоги экспертизы находят отражение при составлении заключительного акта.

fb.ru

Должностная инструкция и обязанности архивариуса

В каждой компании имеется свой архив с документами, который подлежит тщательному контролю. Важнейшие материалы хранятся в архиве достаточно долго. Для того чтобы ценная информация была систематизирована и хранилась в соответствии с инструкциями и регламентами, на предприятии работает человек, чья профессия называется архивариус.

Содержание статьи

Обязанности и задачи

Сотрудник, работающий в архиве, должен обладать определенным набором качеств, характеризующих его как профессионала своего дела. На первый взгляд, работа может показаться несложной, но на самом деле, у архивариуса очень большой круг обязанностей. К ним относятся:

систематизация и отбор документации;
принятие и обработка документов на хранение;
составление справок на документы;
передача документов в хранилище государственных органов;
ведение делопроизводства организации;
хранение документов до истечения их срока;
контроль над использованием архивных материалов;
составление и наполнение базы данных документации;
учет, всех поступающих в архив документов и других бумаг;
размещение дел;
контроль над состоянием документации;
восстановление утраченных документов.

К задачам архивиста относится организация хранения документации, и ее регистрация. А также работник архива составляет описи всех документов. Должностные обязанности включают в себя:

участие в проведении экспертиз;
соблюдение правил пожарной безопасности;
выдача копий документов по поступающим запросам.

Основные положения инструкции

Должностная инструкция архивариуса в разных организациях может отличаться, все зависит от того, как руководитель компании видит деятельность этого человека. Однако, как правило, следующие моменты повторяются в большинстве инструкций.

Архивист должен знать:

положения и инструкции, касающиеся архивного дела в организации;
структуру организации;
порядок принятия и передачи документов на хранение;
правила пользования документами;
систему делопроизводства;
нормативно-правовые акты об архивном деле;
правила трудового распорядка;
правила пользования техническими средствами;
правила составления отчетов;
трудовое законодательство;
порядок составление актов уничтожения документации;
правила составления описи;
правила пожарной безопасности.

Помимо обязанностей, у архивариуса имеются и права.

К ним относятся:

ознакомление с решениями руководящих лиц организации, которые касаются его деятельности;
запрашивание документов, которые необходимы для выполнения его обязанностей;
запрашивание информации, связанной с его непосредственной деятельностью;
сообщение о недостатках в работе организации, выявленных в процессе выполнения своей работы;
представление интересов компании;
не выполнение работы, если имеется угроза здоровью или жизни;
подписание документации в пределах своих обязанностей;
поддерживание коммуникации с сотрудниками организации по рабочим вопросам.

За ненадлежащую работу архивариус несет ответственность, которая предусмотрена законодательством о труде в Российской Федерации. За правонарушения, совершенные в процессе работы, архивист несет ответственность, предусмотренную уголовным, административным или гражданским кодексами Российской Федерации. За нанесение материального вреда ответственность предусмотрена в трудовом и гражданском законодательстве.

Ответственность может наступить за:

некачественное исполнение своих обязанностей;
разглашение сведений, являющихся коммерческой тайной;
разглашение сведений, являющихся государственной тайной;
нарушение внутреннего распорядка организации;
нарушение делового этикета;
разглашение конфиденциальной информации;
нанесение предприятию ущерба;
нарушение пожарной безопасности;
направление руководителю или заведующему архивом ложной информации;
нарушений положений и инструкций предприятия.

Критерии оценки деятельности архивариуса включают в себя:

соблюдение дисциплины на предприятии;
качественное исполнение своей работы;
своевременное исполнение обязанностей.

Оценивает работу архивариуса вышестоящее начальство архивного отдела.

Документы для скачивания (бесплатно)

Требования к архивариусу. Что он должен знать?

Архивист имеет отношения к технической профессии. Работником архива может стать человек, который имеет профильное образование по специальности «архивное дело» или «делопроизводство». Специалист по архивной работе должен обладать определенными качествами:

быть внимательным и педантичным;
обладать усидчивостью и терпеливостью;
быть ответственным и организованным;
обладать дисциплинированностью и спокойствием;
быть аккуратным и сосредоточенным;
обладать тонкой ручной моторикой;
обладать хорошими знаниями русского языка;
иметь способность анализировать информацию.

И также архивист должен иметь хорошую память, обладать повышенным вниманием к деталям, уметь воспринимать большое количество информации, быть пунктуальным. Сотрудник архива должен иметь готовность делать долгое время монотонную работу.

Основными, требованиями, предъявляемыми к человеку, работающему в архиве, являются:

умение работать с организационной техникой;
знание основ работы на компьютере;
письменная и устная грамотная речь;
знание и соблюдение законодательства Российской федерации, положений и инструкций по архивному делу;
умение работать с огромным потоком информации;
опыт работы;
в некоторых случаях возрастной ценз.

Кроме того, архивист должен периодически проходить профессиональную подготовку, чтобы повышать свой уровень знаний. Обучение на рабочем месте давно ушло в прошлое. Обучиться можно в магистратуре. Она позволит получить степень магистра в архивном деле, улучшить знания и умения работать с архивными документами. В будущем это позволит претендовать на более высокую должность, стать заместителем или начальником архива.

У архивиста не должно быть медицинских противопоказаний для работы в архиве организации. К противопоказаниям относятся:

болезни опорно-двигательного аппарата;
нарушение зрения;
нервные и психические заболевания;
аллергия на пыль;
наркотическая и алкогольная зависимость;
заболевания слухового аппарата;
заболевания, связанные с речью;
потери сознания;
эпилептические припадки;
заболевания кожных покровов;
судороги;
нарушение координации движений;
инфекционные болезни.

В каких компаниях нужен такой сотрудник

В Российской федерации существуют архивы федерального значения, архивы субъектов Федерации и ведомственные архивы. Они могут работать в государственных учреждениях, например, в загсе. В данном случае, его работа будет заключаться в учете рождаемости и смертности, хранении копий документов и других бумаг. Трудиться могут сотрудники и в архиве музеев, занимаясь контролем и систематизацией экспонатов. Учебные заведения тоже не могут обойтись без архивиста, так как в них находится очень много документов учащихся и сотрудников. В лечебных учреждениях архивариус занимается учетом и хранение медицинской документации, карточек и историй болезни.

В библиотеках работники данной профессии также необходимы. На крупных заводах имеются свои архивы с документами, поэтому такой сотрудник присутствует и там. Специалисты нужны в банках, торговых сетях, страховых компаниях. Частные лица могут обратиться за услугами архивариусов, например, если семья хочет поддерживать в полном порядке и контроле свои семейные библиотеки, исторические записи.

Документация предприятий должна храниться правильно и аккуратно, именно за этим и следит работник архива. Он заполняет их, размещает на полках и стеллажах для более быстрого поиска. Специалист создает электронные базы данных, каталоги и заполняет реестр, тем самым упрощает работу для себя и других работников.

Архивисты работают с большим объемом информации и документации, являются хранителями всех ценных бумаг. Они мало проводят времени на свежем воздухе, так как работа осуществляется в помещении. Основной рабочей формой является халат. Свой профессиональный праздник работники архива отмечают 10 марта.

Видео содержит интересную информацию о профессии Архивист.

znaybiz.ru

Архив на предприятии: организация хранения документов

В прошлом номере журнала мы рассказывали о порядке работы с архивными документами — начиная с проведения экспертизы ценности документов и заканчивая подготовкой дел для передачи их в архив.

Переданные на архивное хранение дела подлежат хранению в специально отведенном для этого помещении. Далее речь пойдет о том, как организовать хранение документов, а также о процедуре приема-передачи дел на архивное хранение.

ПОМЕЩЕНИЕ АРХИВА

Итак, где же в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его размещению, а также условия хранения документов?

Требования к зданиям, в которых размещается архив

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания.

Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.

Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух.

При выборе здания (помещения), подходящего для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для использования документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Оснащение архивохранилища

Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов. Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее помещения с северной ориентацией окон.

Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалы, применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция. Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:

Высота архивохранилища (^{пункт 2.11.1.2
Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в
государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях
Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007
№ 19, в ред. от 16.02.2009))^{зависит
от размеров и параметров оборудования, предназначенного для хранения архивных
документов, но не должна быть менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и не
выше 4 м.}}

В архивохранилище запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции.

Только после проведения соответствующей экспертизы в приспособленных зданиях или помещениях организации осуществляется размещение архива.

Данная экспертиза необходима для определения огнестойкости зданий или помещений архива, долговечности основных конструкций и прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем.

Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарноэпидемиологических и других специальных служб.

По итогам проведенной экспертизы должен быть составлен акт.

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

Документы не всегда хранятся в самой организации. Часть из них передается в государственный (муниципальный) архив после заключения соответствующего договора между сторонами.

Согласно п. 9.9 Основных правил^{документы передаются в государственный архив
по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения
описям дел.}

Передача дел проводится поединично. На каждом экземпляре описи делаются пометки о приеме документов в государственный архив, оформляется акт приема-передачи дел.

В случае первичной передачи документов в государственный архив организация должна передать историческую справку на архивный фонд организации. В дальнейшем при передачах документов дается дополнение к исторической справке об изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов (если таковые имели место быть).

В случае обнаружения при передаче расхождений между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел также оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение. В прилагаемой к акту справке организации указываются причины их отсутствия.

Архив организации также несет ответственность за розыск документов.

В случае отсутствия документов, если меры по их розыску не дали результатов, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

Непосредственно перед передачей архивных документов организации на постоянное хранение в государственный архив, совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научнотехнической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

При обнаружении ошибок, дефектов, недочетов также составляется соответствующий акт. Далее производится устранение обнаруженных дефектов силами организации (п. 9.10 Основных правил).

С архивными документами организация передает в государственный архив три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

Все вышеописанные процедуры организации хранения архивных документов подразумевают наличие в организации специалистов соответствующего уровня квалификации и образования.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

Структурная организация работы архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства. При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил. Для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации.

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.

Основу деятельности архивариуса составляют:

ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты^{(ч. 1 ст. 325
Уголовного кодекса РФ)), за
выполнение возложенных на архив задач.}

Архивариусу необходимо периодически проходить инструктаж, и в некоторых случаях (например, введение новых методов организации работы, таких как электронные базы данных архивных документов) — стажировку.

КСТАТИ. Инструктаж архивариуса в организации осуществляется руководителем архивного отдела либо лицом, исполняющим такие функции. Стажировка же может быть проведена в рамках обучающего семинара по соответствующей тематике в образовательном учреждении, оказывающем данный вид услуг.

Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.

Архив предприятия может функционировать на правах:

1) самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного подразделения;

2) структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации. В этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.

Основными задачами архивариуса организации являются:

1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

2) учет и обеспечение сохранности документов;

3) создание научно-справочного аппарата к документам архива;

4) использование хранящихся в архиве документов;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач архивариус осуществляет следующие функции:

1) ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;

2) прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации;

3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

4) создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива;

5) организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов;

6) организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых;

7) участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

8) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;

9) работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;

10) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами;

11) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации;

12) участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.

СОВЕТ. Рекомендуется составить должностные инструкции и указать виды работ, возлагаемых на архивариуса, в соответствии с его основными задачами и функциями.

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕТОВ

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем организации (п. 3.7.25 Основных правил).

Прием-передача каждого дела в архив производится в присутствии работника — представителя структурного подразделения.

Так как наличие архива организации подразумевает не только хранение документов, но и их использование, необходимо разработать и принять регламент выдачи документов из архива. Данная процедура должна осуществляться по заявкам сотрудников организации.

Например, правилами работы архивов установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации.

Непосредственно выдача оформляется требованиями на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям.

Срок выдачи документов во временное пользование не должен превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев — для временного пользования другими организациями.

Отметим, что организация архивного хранения документов в организации необходима еще и в силу того, что существует ряд контролирующих органов, уполномоченных проводить соответствующие проверки.

КОНТРОЛЬ РАБОТЫ АРХИВОВ

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации (ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; в ред. от 27.07.2010).

Таким образом, архив организации могут проверять:

1) Налоговая инспекция РФ;

2) Пенсионный фонд РФ.

В итоге по закону юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, в соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ«Об архивном деле в Российской Федерации» несут гражданскоправовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В заключение хотелось бы отметить, что на сегодняшний день непроработанными в большинстве современных организаций остаются вопросы обеспечения сохранности документов, в частности создания материально-технических условий для их физической сохранности и надлежащего режима хранения, исключающих порчу, утрату, хищение документов. Для эффективной работы архивов необходимы профессиональные рекомендации по расчету площадей архивохранилищ, их размещению внутри организации, наиболее оптимальным температурно-влажностным режимам хранения документов с разными носителями информации, по обеспечению пожарной безопасности, материально-техническому оснащению архивов и рациональному размещению документов для обеспечения быстрого к ним доступа.

М. В. Гришина, специалист отдела кадров, менеджер по персоналу ООО «Стелмон»

www.profiz.ru

В чем заключается работа архивариуса?

I. Общие положения

1.1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное
профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы
или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по
установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее
производится приказом директора предприятия по представлению заведующего
архивом.
1.4. Архивариус должен знать:
— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие
руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на
предприятии;
— порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и
использования;
— единую государственную систему делопроизводства;
— порядок составления описаний документов постоянного и временного
хранения и актов об уничтожении документов;
— порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
— порядок ведения учета и составления отчетности;
— структуру предприятия;
— основы организации труда;
— правила эксплуатации технических средств;
— законодательство о труде Российской Федерации;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;
— _________________________________________________________________.
1.5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:
— положением об архиве;
— настоящей должностной инструкцией.
— _________________________________________________________________.
1.6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.
1.7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь и пр. ) его
обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия,
которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.
1.8. ______________________________________________________________.

II. Должностные обязанности

2.1. Основными задачами архивариуса являются:
— обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования,
сохранности принимаемых в архив документов (в т. ч. законченных
делопроизводством документов практического назначения) ;
— создание справочного аппарата к ним;
— подготовка и своевременная передача на государственное хранение
образующихся в процессе деятельности организации документов Архивного
фонда Российской Федерации;
— осуществление контроля за формированием и оформлением дел в
делопроизводстве подразделений предприятия;
— _________________________________________________________________.
2.2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:
— организует хранение и обеспечивает сохранность документов,
поступивших в архив;
— принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных
подразделений документы, законченные делопроизводством;
— участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их
формирования и оформления при передаче в архив;
— в соответствии с законодательством шифрует единицы хранения,
систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
— подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного
сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное
хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых
истекли;
— ведет работу по созданию справочного аппарата по документам,
обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
— участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности
архивных документов;
— следит за состоянием документов, своевременностью их
восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для
обеспечения их сохранности;
— контрол

otvet.mail.ru

Передача дел в архив организации и использование документов — КиберПедия

Срок выдачи документов во временное пользование не должен превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев — для временного пользования другими организациями.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

Основу деятельности архивариуса составляют:

· организация работы архива;

· ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты^{(ч. 1 ст. 325 Уголовного кодекса РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.}