В каком случае правильно оформлен реквизит адресат – Каким образом нужно оформлять реквизит 15 «Адресат»? Место расположения реквизита на документе. Сколько адресов можно указывать на документе?
что содержит и как оформить
Реквизит адресат относится к числу обязательных элементов оформления для некоторых видов внутренних и внешних документов. Важно, чтобы его содержание и расположение соответствовало требованиям установленных стандартов.
Из статьи вы узнаете:
На каких документах проставляется реквизит «адресат»
Реквизит «адресат» проставляется на документах, которые направляются в другие структурные подразделения предприятия и сторонние организации. Реквизиты — это элементы оформления организационно-распорядительных документов, обеспечивающие не только их информативность, но и юридическую значимость.
Правильно оформленный реквизит «адресат» может состоять из таких информационных блоков, как:
- наименование предприятия, учреждения и организации в именительном падеже;
- если адресат — должностное лицо, то наименование его должности в дательном падеже;
- если адресат — физическое лицо, то его фамилия и инициалы в дательном падеже;
- почтовый адрес с указанием почтового индекса.
То, какие именно информационные блоки войдут в состав реквизита адресат, определяется в каждом конкретном случае. Это зависит от вида документа и того, кому он адресован.
Как оформляется реквизит «адресат»
Оформление реквизита «адресат» должно соответствовать требованиям действующего ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этим регламентом закреплена схема расположения реквизита адресат и устанавливается его содержание.
С 1 июля 2018 года в действие будет введен новый национальный стандарт, которым устанавливаются требования по оформлению документов — ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», принятый приказом Росстандарта от 8.12.2016 № 2004-ст.
В новом ГОСТе реквизит «адресат» имеет закрепленный порядковый номер 15.
Читайте также:
Требования к содержанию реквизита «адресат»
Новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 внесены некоторые изменения в правила написания этого элемента оформления. В реквизите «адресат» инициалы ставят всегда после фамилии независимо от того, кому адресован документ — должностному или физическому лицу. Юридическому лицу инициалы ставят после указания фамилии:
Генеральному директору ООО «Альфа»
Львову А.В.
Допускается использовать сокращения при написании слов «господин» или «госпожа»: г-н, г-жа. Если документ направляется по факсу или на адрес электронной почты, нужно указывать только номер факса или адрес электронной почты.
Содержание реквизита «адресат» зависит от того, является ли документ внутренним или внешним. Если он внутренний, достаточно указать наименование должности, фамилию и инициалы сотрудника, которому он адресован. В наименование должности должно войти и наименование структурного подразделения, например:
Начальнику отдела управления персоналом
Кондратьеву В.Н.
Если документ является внутренней рассылкой, допускается не перечислять в реквизите «адрес» каждого получателя отдельно. Можно указать «Руководителям структурных подразделений» и перечислить отделы-адресаты.
Адресат обязательный реквизит при оформлении внешних документов. В этом случае указывается должность и фамилия лица, возглавляющего организацию, в которую направляется документ. Если они неизвестны, достаточно указать наименование предприятия и его почтовый адрес.
Почтовый адрес не указывается при оформлении внутренних документов. Он может не указываться и на внешнем отправлении, когда адресатом является:
- группа однородных организаций, как правило, подведомственных;
- вышестоящая организация, органы власти и управления;
- постоянный респондент.
Если получатель документа — разовый респондент, почтовый адрес в реквизите «адресат» заполняется полностью, с указанием почтового индекса. Он всегда указывается под наименованием получателя документа. Существуют требования к заполнению сведений о почтовом адресе, установленные п. 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.
Справка
Информация вносится в такой последовательности:
- название улицы, номер дома, номер строения (при наличии), номер офиса или квартиры;
- название населенного пункта;
- название района;
- название региона — субъекта Федерации;
- название страны, если документ отправляется за границу;
- почтовый индекс.
Верно оформленный реквизит «адресат» предполагает наличие не более четырех адресатов. При этом слово «копия» перед всеми последующими адресатами писать не нужно. Если получателей больше, необходимо составить перечень рассылки, а почтовый адрес указывать только в том документе, который направлен конкретному респонденту. Остальные получатели документа должны быть перечислены списком без указания адреса. Это нужно для информирования всех респондентов о том, в какие адреса и кому еще был направлен данный документ.
В многоадресном письме первым нужно указать то должностное лицо, от которого зависит решение вопроса. Остальные адресаты — это те лица, которым документ направляется для сведения. Если решение вопроса зависит от нескольких должностных лиц, каждому из них необходимо направить отдельное письмо.
Реквизит «адресат» пример заполнения приведен на рисунке ниже.
Если документ направляется в адрес физического лица, реквизит «адресат» будет выглядеть следующим образом:
Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
ГОСТом допускается центрирование строк реквизита «адресат» относительно той, что имеет наибольшую длину:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Где располагается реквизит «адресат»
ГОСТом регламентируются расположение основных реквизитов на листе и границы их зон. Это является важным условием правильного оформления и гарантией юридической значимости документа. Схема расположения реквизитов приведена на рисунке ниже.
По ГОСТу реквизит «адресат» имеет закрепленный порядковый номер 15.
Как видим, существуют довольно строгие требования к оформлению реквизита «адресат». При этом состав реквизитов зависит от вида документа и того формуляра, который установлен для каждого из видов.
Для облегчения работы исполнителей документов есть смысл разработать на предприятии локальный нормативный акт. Например, Инструкцию о делопроизводстве. В этом документе можно подробно описать правила оформления каждого из реквизитов и описать случаи, когда их заполнение является обязательным.
Что касается заполнения сведений о получателе, укажите:
- на каких документах проставляется реквизит «адресат»;
- случаи, когда в нем необходимо указать почтовый адрес;
- требования по его написанию.
Такой локальный нормативный акт, составленный с учетом требований нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 станет основным регламентом, устанавливающим четкие требования к оформлению элементов документов. Им можно будет руководствоваться при разработке
Читайте также:
www.sekretariat.ru
Документационное управление — Директору — Прочее
А
втономная некоммерческая организация дополнительного образования
«Сибирский институт непрерывного дополнительного образования»
1. Реквизит документа — это:
1.1. Его отдельный элемент.
1.2. Часть служебного письма.
1.3. Фирменный бланк.
2. В каком случае правильно оформлен реквизит «Адреса»?
2.1. Директору школы № 269 Матвеевой Тамаре Петровне
2.2. Директору школы № 269 Матвеевой Т.П.
2.3. 129128, Москва, ул. Ростокинская, 7 Директору школы № 269 г-же Матвеевой Т.П.
2.4. Директору Московской школы № 269 Т.П. Матвеевой
3. При адресовании инициалы ставят:
3.1. Перед фамилией адресата.
3.2. После фамилии адресата.
4. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении?
4.1. Приложение: 1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.
2. Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз.
4.2. Приложение: на 6 л. в 1 экз.
5. С какой целью на служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя?
5.1. Для оперативной связи с исполнителем.
5.2. Для придания документу юридической силы.
6. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа?
6.1. Ректор академии В.А.Петрова
6.2. Ректор академии Петрова В.А.
6.3. Ректор Сибирской академии государственной службы
В.А. Петрова
7. План работы колледжа на 2001 учебный год утвержден решением педагогического совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»?
7.1. УТВЕРЖДАЮ Решение педагогического совета от 12.08.2001 г. № 14
7.2. УТВЕРЖДЕН Решением педагогического совета от 12.08.2001 № 14
7.3. УТВЕРЖДЕН Решение педагогического совета от 12.08.2001 г. № 14
8. Реквизит согласования оформляют следующим образом:
8.1. СОГЛАСОВАНО Протоколом заседания
Правления страховой компании «Планета» от 21.06.2001 № 10
8.2. _____________________Н.И. Орлов
подпись
8.3. Начальник юридического отдела личная подпись
Г.И.Сидоров 21.12.2001
9. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются:
9.1. Ниже подписи руководителя, подписавшего документ.
9.2. В нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
9.3. На первом листе документа с оборотной его стороны.
10. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются:
10.1. В нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа, находящейся в организации.
10.2. В нижней части оборотной стороны последнего листа копии документа, находящейся в организации.
10.3. На первом листе оборотной стороны документа.
11. В отсутствие руководителя подписывает документ заместитель, исполняющий обязанности руководителя:
11.1. Директор________________ А.И.Петров
(подпись его зама Сидорова)
11.2. И.О. директора_______________Г.В.Сидоров
(личная подпись)
12. Делопроизводство — это:
12.1. Система хранения документов.
12.2. Составление документов.
12.3. Документирование и организация работы с документами.
13. С помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа?
13.1. Визы согласования.
13.2. Грифа согласования.
14. Если две организации составляют совместный документ, то он оформляется:
14.1. На бланке первой организации.
14.2. На бланке второй организации.
14.3. На листе бумаги формата А4.
15. Наличие устава является обязательным для регистрации организации, учреждения?
15.1. Да.
15.2. Нет.
16. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?
16.1. Должностные инструкции.
16.2. Положения о структурных подразделениях.
16.3. Штатное расписание.
16.4. Правила внутреннего распорядка.
16.5. Все перечисляемые выше документы.
17. В каком документе могут быть оговорены условия реорганизации и ликвидации организации?
17.1. В уставе организации.
17.2. В положении о структурном подразделении.
17.3. В должностной инструкции.
18. При поступлении граждан на работу в организацию их должны познакомить со следующими документами:
18.1. Устав организации.
18.2. Положение о структурном подразделении, куда поступает на работу гражданин.
18.3. Должностная инструкция.
18.4. Со всеми перечисленными выше документами.
19. Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия?
19.1. Решения.
19.2. Приказы.
20. Кто несет ответственность за издание приказа?
20.1. Должностное лицо, подготовившее проект приказа.
20.2. Руководитель организации.
20.3. Должностное лицо, подписавшее приказ.
21. Какой реквизит не входит в состав формуляра—образца приказа?
21.1. Вид документа.
21.2. Дата документа.
21.3. Адресат.
21.4. Наименование организации.
21.5. Подпись.
21.6. Текст.
21.7. Заголовок к тексту.
22. Какая часть текста приказа является обязательной?
22.1. Констатирующая.
22.2. Распорядительная.
23. Заверяется ли подпись руководителя на приказе печатью?
23.1. Да.
23.2. Нет.
24. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии»?
24.1. Верно: Инспектор отдела кадров Личная подпись И.И. Петрова
24.2. Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись И.И. Петрова
24.3. Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись И.И. Петрова 16.03.2001
25. Что означает виза юриста на приказе?
25.1. Внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону.
25.2. Обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.
26. Что является датой протокола?
26.1. Дата подписания протокола.
26.2. Дата заседания.
26.3. Дата регистрации протокола.
27. Ставится ли на подписи в протоколе печать?
27.1. Да.
27.2. Нет.
28. Кем подписываются документы, составляемые комиссией?
28.1. Руководителем организации.
28.2. Председателем.
28.3. Председателем и членами комиссии.
28.4. Председателем и секретарем.
29. На каком служебном письме проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?
29.1. Просьбах.
29.2. Сопроводительных.
29.3. Информационных.
29.4. Ответах.
30. Закончите начатое предложение: Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания до:
30.1. Передачи на исполнение.
30.2. Подшивки в дело.
30.3. Завершения исполнения или отправки.
31. Должна ли инструкция по делопроизводству организации установить технологию всех делопроизводственных операций, выполняемых в организации?
31.1. Да.
31.1. Нет.
32. Кем устанавливаются индивидуальные сроки исполнения документов?
32.1. Руководителем структурного подразделения, где исполняется документ.
32.2. Канцелярией.
32.3. Руководителем организации.
33. Какие формы регистрации в России?
33.1. Журнальная.
33.2. Карточная.
33.3. Автоматизированная.
33.4. Все вышеперечисленные.
34. При регистрации каких документов вместе с порядковым регистрационным номером проставляется номер дела, в котором хранится копия документа?
34.1. Приказов.
34.2. Протоколов.
34.3. Актов.
34.4. Писем.
35. В каких документах рядом с регистрационным номером указывается буква «Л» или «К»?
35.1. В актах.
35.2. В докладных записках.
35.3. В приказах по основной деятельности.
35.4. В приказах по личному составу.
35.5. В справках.
36. При регистрации какого документа дату регистрации указывают не в день его подписания?
36.1. Приказа.
36.2. Протокола.
36.3. Решения.
36.4. Постановления.
37. Если документ отправляется в два адреса по почте, то сколько необходимо подготовить экземпляров этого документа?
37.1. Четыре.
37.2. Два.
37.3. Три.
38. Какие могут быть номенклатуры дел?
38.1. Конкретная.
38.2. Примерная.
38.3. Типовая.
38.4. Все вышеперечисленные.
39. В номенклатуре дел документы систематизируются:
39.1. По видам документов.
39.2. По содержанию.
39.3. По срокам хранения.
39.4. Все вышеперечисленные.
40. Кто может работать с документами, имеющими коммерческую тайну?
40.1. Только руководитель.
40.2. Все работники организации.
40.3. Руководители структурных подразделений, организаций.
40.4. Количество работников, определяемых руководителем.
multiurok.ru
Реквизит «Адресат»: кому, куда — Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве
В деловой переписке воспользоваться опытом Ваньки Жукова, чеховского героя, написавшего «на деревню дедушке, Константину Макаровичу» не удастся.Чтобы ваше письмо всегда доходило до адресата, не стоит игнорировать правила и порядок заполнения реквизитов адреса.
Помните, Ваньку Жукова, чеховского героя, который писал «на деревню дедушке, Константину Макаровичу»? В деловой практике такое адресование не принято, поэтому для начала нужно тщательно проверять, кому и куда адресован документ. И оформлять реквизит «Адресат» тоже нужно правильно. Иначе…
Хорошо, если ошибку обнаружила Почта России. Тогда письмо, скорее всего, вернут отправителю. Но бывает и так: почтовый адрес указан правильно, а в адресате указана совсем другая (не ваша) организация. Или в письме указан один адрес, а на конверте (без «окошка») другой — перепутали. Возможны разные варианты… Вот тогда приходится надеяться на совесть, профессионализм и лояльное отношение получателя этого послания.
По идее, делопроизводитель, вскрывший такое письмо, должен отправить по верному адресу (если он указан в письме) или вернуть его отправителю. Для бумажных писем еще прикладывается «сопроводиловка», объясняющая возникшую ситуацию. Но это «по идее», а на практике: кому сегодня нужна «лишняя головная боль и чужие проблемы», опять же затраты на канцелярию, и такие письма, чаще всего, летят в корзину…
Для информации и справки…
Адресование является обязательной составляющей информционно-справочных документов: справок, докладных, служебных, объяснительных записок, заявлений, всех видов писем. Даже если документ отправляется нарочным (курьером) или передается лично, все равно, указывать, кому он адресован – обязательно. Передача «на словах» здесь недопустима. Документы адресуют юридическим лицам: организациям, их структурным подразделениям, руководителям организаций. В адресате могут быть указаны и физические лица: бывшие и работающие сотрудники, просто граждане, имеющим деловые и личные контакты с организацией.
Адресат располагают в правом верхнем углу документа, составные части реквизита ограничиваются правым полем. Допускается центрирование каждой строки относительно самой длинной. При адресовании достаточно названия организации, но, как правило, информационно-справочные документы адресуют первому руководителю. Он принимает управленческое решение, наносит на письмо резолюцию, которая и направляет документ для исполнения конкретным должностным лицам. Обращаем ваше внимание на то, что первым лицам организации письма и другие документы адресуют, начиная с наименования должности, затем указывают наименование организации, инициалы и фамилию, почтовый адрес или факс. Должность указывают в дательном падеже, инициалы — перед фамилией, через точку. Ниже указывают почтовый адрес или факс, если речь идет о внешней переписке или обращении граждан в различные организации. Во внутренних документах, по понятным причинам, никто и никакого почтового адреса не указывает.
Почтовый адрес указывается в соответствии с правилами, установленными Почтой России. Прошло около 8 лет, как мы перешли на «европейские» нормы: улица, номер дома, квартира, офис, город, индекс. Раньше слово «офис» писали с двумя «ф», на англоязычный манер, теперь осталось – одно. На практике этот порядок приживается плохо: в большинстве случаев адрес продолжают указывать «по старинке», в обратном порядке, начиная с почтового индекса.
Традиционно, в реквизите «Адресат» города Москва, Санкт-Петербург, а также города, имеющие в своем названии составную часть «город», «град», указываются без сокращения «г.»: Волгоград, Нижний Новгород, но зато при проведении факсовой отправки необходимо указывать код города. Например
Генеральному директору
ЗАО «Фининвестконсалтинг»
А.Л. Кострикову
ул. Вешних вод, д.23, офис 15
Москва. 112561
Специалистам организации письма адресуют, начиная с наименования организации; далее – структурное подразделение; должность, фамилия, инициалы специалиста, которому адресован документ.
ЗАО «Конструкция»
Отдел маркетинга
Старшему маркетологу
М.И. Долининой
Факс 8 (495) 117 8120
При адресовании документа в конкретное структурное подразделение без указания должностного лица используется именительный падеж. Например
Коммерческий банк «Амбассадор»
Департамент управления персоналом
ул. Сталеваров, д.14,
Москва, 117425
Можно адресовать документ просто в организацию, указав ее наименование и почтовый адрес. Оно все рано попадет на стол к руководителю или его референту и будет расписано для исполнения по должностной принадлежности. Но в этом случае прохождение документа внутри организации займет немного больше времени.
Если документ направляется по нескольким адресам и ознакомление каждого из адресатов с содержанием документа является целью и необходимостью, то на одном письме можно расположить подряд 4 адреса – не больше. При этом адресование производится, начиная с наиболее значимых организаций. Когда значимость выделить невозможно, допустимо использовать алфавит – по наименованию организации. Перед вторым и последующими адресами слово «Копия» не ставится, потому что все четыре экземпляра являются подлинниками, все подписываются собственноручно, при необходимости ставится «натуральный» оттиск печати. Если документ рассылается в большее количество адресов, то составляется список рассылки. При приемлемом количестве позиций в этом списке (не несколько сотен или тысяч адресов), на каждый экземпляр документа вбивается конкретный адрес.
Адресат – физическое лицо
Организация ведет переписку не только с юридическими лицами. Среди его партнеров и клиентов могут быть и физические лица. Например, банки и другие финансовые организации часто вынуждены напоминать заемщикам – физическим лицам о существующей задолженности перед кредитной организацией и необходимости его погашения.
В письме, адресованном физическому лицу, порядок адресования несколько иной. Сначала указывают фамилию, инициалы получателя, затем адрес:
Баркалову Ю.К.
ул. Тагильская, д. 17, кв. 36
Москва, 121415
Внутренние документы
Здесь соблюдаются общие правила адресования. Обращаетесь к первому лицу организации, начинайте с должности, наименование организации можно не указывать. Вы ведь пишете своему, а не чужому директору. Почтовый адрес? А зачем он? Хотя на практике приходилось встречаться с тем, что на докладной записке, адресованной директору своей же организации, люди не поленились и указали почтовый адрес полностью.
На самом деле нужно так:
Генеральному директору
П.Р. Самохвалову
или
Отдел кадров
Коротко и ясно.
Заявления и объяснительные записки
Не коротко, но ясно выглядит адресование на заявлениях и объяснительных записках. Ведь они пишутся на чистом листе бумаги, желательно, «от руки», но в этих документах, к реквизиту «Адресат» добавляется информация об их авторе и составителе.
Как правило, они адресуются первому руководителю, даже если речь идет о совершенно стандартной ситуации, где все неоднократно согласовано, и, главное, нет возражений. Сначала указывают должность руководителя, затем наименование организации, инициалы перед фамилией, через точку, затем следует наименование должности, при необходимости – структурного подразделения, инициалы и фамилия (по той же схеме) работника, который обращается к руководителю с заявлением или объяснительной запиской. Например:
Генеральному директору
ЗАО «Композит»
Д.С. Жаркову
*от старшего инспектора отдела кадров
М.Р. Михневой
Заявление
Прошу…
Если заявление составляется сторонними гражданами, то, по понятным причинам, никакая должность не указывается. Они ведь не работают в этой организации. Зато указывают фамилию, имя, отчество – полностью, надо же знать, как обращаться к человеку при решении его вопроса. Затем следует почтовый адрес (адрес проживания) с индексом и контактный телефон. Так, например, выглядит адресование в заявлении о приеме на работу. Он же еще не принят, значит не работник, а просто гражданин, без должности и структурного подразделения. Кстати, такое заявление не является обязательным документом и используется – на усмотрение кадровой службы.
Генеральному директору
ЗАО «Композит»
Д.С. Жаркову
*от Самарцевой Инны Алексеевны,
проживающей по адресу:
113456, Москва,
ул. Липецкая, д.00, кв.000
контактный телефон: 8 926 0000000
Заявление
Прошу…
*Некоторыми экспертами по вопросам русского языка и делопроизводства обсуждается целесообразность употребления предлога «от».
В приведенном примере почтовый адрес (адрес проживания) воспроизведен в той форме, которую используют наши заявители. С ГОСТ Р 6.30- 2003 «Требования к оформлению документов» большинство из них, по понятным причинам, не знакомо и, если организация не предложила образец для написания заявления, заморачиваться на эту тему не обязано. Но и образец наши люди могут заполнить по принципу: «мне так удобнее» и «я так привык». Стоит ли с этим спорить? Думаю, в данном конкретном случае – нет.
И.В. Мурнина
консультант по вопросам
делопроизводства, ведущий семинаров
naar.ru
Тест по реквизитам
КОНТРОЛЬАНЫЙ ТЕСТ ПО КУРСУ
«ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»
Раздел «СОСТАВ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ»
1) Реквизит документа – это:
а) его отдельный элемент;
б) часть служебного письма;
в) фирменный бланк.
2) «Делопроизводство» — это:
а) систем хранения документов;
б) составление документов;
в) документирование и организация работы с документами.
3) В каком случае правильно оформлен реквизит «Адресат»:
а) Директору ООО «Дизайн-А» В.А. Лагуниной | б) Директору НПЛ Русакову Ивану Федоровичу |
в) 301265, Тульская обл., гю Липки, Киреевский р-н, ул. Садовая, д. 5, кв. 12 Образцову О.П. | г) Е.И. Жук ул. Чурина, д.14, кв.1, г. Новоуральск, Свердловская обл., 624130 |
4) Каким образом оформляется реквизит «Адресат» в случае, если документ адресуется физическому лицу? Приведите пример.
5) Каким образом оформляется реквизит «Адресат» в случае, если документ адресуется конкретному должностному лицу? Приведите пример.
6) Каким образом оформляется реквизит «Адресат» в случае, если документ адресуется организации в целом? Приведите пример.
7) При адресовании частному физическому лицу инициалы указывают:
а) перед фамилией;
б) после фамилии.
8) В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись»:
а) Ректор ПшеновП.М. Пшенов
б) Директор школы № 432 СпицынаСпицына Ф.И.
в) Главный бухгалтер ВеревкинаВеревкина С.А.
Директор МГУ ВороновВоронов П.В.
г) Директор школы № 45 подписьЮ.Г. Деминов
Директор школы № 56 подписьМ.И. Рыбкина
д) Директор школы № 31 Директор школы № 87
________Ящик А.А. __________Жмуркина О.П.
9) В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» (во время отсутствия руководителя документ подписывается заместителем, исполняющим обязанности руководителя):
а) За Директора ___________________А.И. Сидоров
(подпись его зама Петрова)
б) Директор____________________А.И. Сидоров
(подпись его зама Петрова)
в) И.О. директора_________________________О.М. Петров
(личная подпись заместителя директора)
10) В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма НЕ упоминалось о приложении:
а) Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования
на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов
Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
б) Приложение: на 6 л. В 1 экз.
11) В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма упоминалось о приложении:
а) Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования
на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов
Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
б) Приложение: на 6 л. В 1 экз.
12) С какой целью на служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя:
а) для оперативной связи с исполнителем;
б) для придания документу юридической силы.
13) План работы института на 2004-2005 учебный год утверждается решением педагогического совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»:
а) УТВЕРЖДАЮ Решение педагогического совета от 12.08.2004 г. № 14;
б) УТВЕРЖДЕН Решением педагогического совета от 12.08.2004 № 14;
в) УТВЕРЖДЕН Решение педагогического совета от 112.08.2004 г. № 14;
г) УТВЕРЖДЕН Решением педагогического совета от 12.08.2004 г. № 14.
14) Перечислите составные части реквизита «Гриф согласования»
15) Каковы составные части реквизита «Виза согласования»? Перечислите
16) Реквизит «Гриф согласования» оформляется следующим образом:
а) СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Орлов С.В. Орлов 31.07.2004 | б) Руководитель юридического отдела СеменюкА.В. Семенюк 31.07.2004 |
17) Реквизит «Виза согласования» оформляют следующим образом:
а) СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Орлов С.В. Орлов 31.07.2004 | б) Руководитель юридического отдела СеменюкА.В. Семенюк 31.07.2004 |
18) С помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа:
а) виза согласования;
б) гриф согласования.
19) С помощью какого реквизита оформляется согласование документа внутри организации:
а) виза согласования;
б) гриф согласования.
20) В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии»:
а) Верно:
Инспектор Отдела кадров ЗинченкоМ.Л. Зинченко
б) Верно
Инспектор Отдела кадров ЗинченкоМ.Л. Зинченко
в) Верно
Инспектор Отдела кадров ЗинченкоМ.Л. Зинченко
25.12.2004 г.
г) Верно
Инспектор Отдела кадров ЗинченкоМ.Л. Зинченко
25.12.2004
д) Верно
Инспектор Отдела кадров ЗинченкоЗинченко М.Л.
25.12.2004
21) Определите, в каком варианте правильно поставлена печать в приведенных примерах:
а) Директор ИвановО.К. Иванов
б) Директор ИвановО.К. Иванов
в) Директор ИвановО.К. Иванов
г) Директор ИвановО.К. Иванов
д) Директор ИвановО.К. Иванов
22) Какие реквизиты располагаются в правом верхнем углу документа:
а) наименование организации;
б) гриф утверждения;
в) дата документа;
г) отметка об исполнителе;
д) место составления документа.
23) К видам бланков относятся:
а) бланк служебного письма;
б) бланк конкретного вида документа;
в) общий бланк;
г) бланк структурного подразделения;
д) должностной бланк;
е) все вышеперечисленные виды.
24) В каком случае составляют список-рассылку?
а) если указывается более одного адресата;
б) если указывается более четырех адресатов;
в) если указывается более пяти адресатов;
г) если указывается более двух адресатов.
25) Реквизит «Наименование вида документа» оформляют:
а) прописными буквами;
б) строчными буквами;
в) первая — прописная буква, последующие – строчные.
26) Зачем в документах выделяют служебные поля?
27) Определите, правильно ли указаны размеры полей служебных документов. При выявлении ошибки напишите в правой части таблицы правильный вариант ответа.
Размеры полей, мм | Правильный ответ |
Левое – 25 | |
Правое – 20 | |
Верхнее – 20 | |
Нижнее — 20 |
28) Существует следующее количество реквизитов:
а) 29;
б) 30;
в) 31.
4
studfiles.net
Как правильно оформить реквизит «адресат» документа?
Согласно ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно — распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов»; Постановлению Госстандарта
России от 21 января 2000 г. N 9-ст «О принятии и
введении в действие Изменения ГОСТ Р»
реквизит «Адресат» располагается в правом
верхнем углу документа. Допускается
центрировать каждую строку реквизита
«Адресат» по отношению к самой длинной
строке. При этом в реквизите «Адресат» не
должно быть никаких сокращенных названий,
условных букв, цифр или каких-либо знаков.
Например:
1)
Министерство юстиции
Российской Федерации
Управление кадров
2) Министерство
юстиции
Российской Федерации
Управление кадров
В качестве
адресата могут выступать организации, их
структурные подразделения, должностные или
физические лица. При этом наименование
организации и ее структурного
подразделения указывают в именительном
падеже. При адресовании документа
должностному или физическому лицу инициалы
указываются перед фамилией. Фамилии в
реквизите «адресат» указываются в дательном
падеже, за исключением несклоняемых
фамилий.
Например:
Директору
Центра торговли и бизнеса
И.И.Иванову
31.08.2000
Л.Н.Варламова
Всероссийский научно —
исследовательский
институт
документоведения и архивного дела
Федеральной архивной службы России
Возможно ли в реквизите «адресат» документа указывать почтовый адрес? »
Финансовые консультации »
Читайте также
Популярные документы
www.lawmix.ru
В каком случае правильно оформлен реквизит «Адресат»?
⇐ ПредыдущаяСтр 8 из 15Следующая ⇒2.1. Директору школы № 269
Матвеевой Тамаре Петровне
2.2. Директору школы № 269 Матвеевой Т. П.
129128, Москва, ул. Ростокинская, 7
2.3. Директору школы №269
г-же Матвеевой Т. П.
2.4. Директору Московской школы № 269
Т. П. Матвеевой
3. При адресовании инициалы ставят:
3.1. Перед фамилией адресата.
3.2.После фамилии адресата.
В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении?
4.1. Приложения:1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.
2. Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз.
4.2. Приложение: на 6 л. в 1 экз.
С какой целью на служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя?
5.1. Для оперативной связи с исполнителем.
5.2. Для придания документу юридической силы.
В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа?
6.1.РекторВ. А. Петрова
6.2. Ректор академии Петрова В. А.
6.3. Ректор Сибирской академии государственной службы
В. А. Петрова
План работы колледжа на 2013/2014 учебный год утвержден решением педагогического совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»?
7.1. УТВЕРЖДАЮ
Решение педагогического
совета от 12.06.2013 г. № 14
7.2. УТВЕРЖДЕНО
Решением педагогического
совета от 12.06.2013 № 14
7.3. УТВЕРЖДЕН
Решение педагогического
совета от 12.06.2013 г. № 14
8. Реквизит согласования оформляют следующим образом:
8.1. СОГЛАСОВАНО
Протоколом заседания
правления страховой компании «Планета»
от 21.06.2014 г. № 10
8.2.____________________ Н. И. Орлов
подпись
8.3. Начальник юридического отдела
личная подпись
Г. И. Сидоров
21.06.2014
9. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются:
9.1. Ниже подписи руководителя, подписавшего документ.
9.2. В нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
9.3. На первом листе документа с оборотной его стороны.
10. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются:
10.1. В нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа, находящейся в организации.
10.2. В нижней части оборотной стороны последнего листа копии документа, находящейся в организации.
10.3. На первом листе оборотной стороны документа.
11. В отсутствие руководителя подписывает документ заместитель, исполняющий обязанности руководителя:
11.1. ЗаДиректор _________________________ А. И. Петров
(подпись Сидорова)
11.2. Директор ________________________А. И. Петров
(подпись Сидорова)
11.3. И. о. директора _____________________ Г. В.Сидоров
(личная подпись)
12. Делопроизводство – это:
12.1. Система хранения документов.
12.2. Составление документов.
12.3. Документирование и организация работы с документами.
С помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа?
13.1. Визы согласования.
13.2. Грифа согласования.
14. Если две организации составляют совместный документ, то он оформляется:
14.1. На бланке первой организации.
14.2. На бланке второй организации.
14.3. На листе бумаги формата А4.
Наличие устава является обязательным для регистрации организации, учреждения?
15.1. Да.
15.2. Нет.
Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?
16.1.Должностные инструкции.
16.2.Положения о структурных подразделениях.
16.3.Штатное расписание.
16.4. Правила внутреннего распорядка.
16.5. Все перечисляемые выше документы.
В каком документе могут быть оговорены условия реорганизации и ликвидации организации?
17.1. В уставе организации.
17.2. В положении о структурном подразделении.
17.3. В должностной инструкции.
18. При поступлении граждан на работу в организацию их должны познакомить со следующими документами:
18.1. Устав организации.
18.2. Положение о структурном подразделении, куда поступает на работу гражданин.
18.3. Должностная инструкция.
18.4. Со всеми перечисленными выше документами.
Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия?
19.1. Решения.
19.2. Приказы.
Кто несет ответственность за издание приказа?
20.1. Должностное лицо, подготовившее проект приказа.
20.2. Руководитель организации.
20.3. Должностное лицо, подписавшее приказ.
Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца приказа?
21.1. Вид документа.
21.2. Дата документа.
21.3. Адресат.
21.4.Наименование организации.
21.5. Подпись.
21.6. Текст.
21.7. Заголовок к тексту.
Какая часть текста приказа является обязательной?
22.1. Констатирующая.
22.2. Распорядительная:
Заверяется ли подпись руководителя на приказе печатью?
23.1.Да.
23.2. Нет.
В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии»?
24.1. Верно:
Инспектор отдела кадров Личная подпись И. И. Петрова
24.2. Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись Петрова И. И.
24.3. Верно
Инспектор отдела кадровЛичная подписьИ. И. Петрова
16.03.2014
Что означает виза юриста на приказе?
25.1. Внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону.
25.2. Обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.
Что является датой протокола?
26.1. Дата подписания протокола.
26.2. Дата заседания.
26.3. Дата регистрации протокола.
Ставится ли на подписи в протоколе печать?
27.1. Да.
27.2. Нет.
Кем подписываются документы, составляемые комиссией?
28. 1. Руководителем организации.
28.2. Председателем.
28.3. Председателем и членами комиссии.
28.4. Председателем и секретарем.
На каком служебном письме проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?
29.1.Просьбах.
29.2. Сопроводительных.
29.3. Информационных.
29.4. Ответах.
30. Закончите начатое предложение: Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания до:
30.1. Передачи на исполнение.
30.2. Подшивки в дело.
30.3. Завершения исполнения или отправки.
Должна ля инструкция по делопроизводству организации установить технологию всех делопроизводственных операций, выполняемых в организации?
31.1. Да.
31.2. Нет.
Кем устанавливаются индивидуальные сроки исполнения документов?
32.1. Руководителем структурного подразделения, где исполняется документ.
32.2. Канцелярией.
32.3. Руководителем организации.
Какие формы регистрации в России?
33.1. Журнальная.
33.2. Карточная.
33.3. Автоматизированная.
33.4. Все вышеперечисленные.
При регистрации каких документов вместе с порядковым регистрационным номером проставляется номер дела, в котором хранится копия документа?
34.1. Приказов.
34.2. Протоколов.
34.3. Актов.
34.4. Писем.
В каких документах рядом с регистрационным номером указывается буква «Л» или «К»?
35.1. В актах.
35.2. В докладных записках.
35.3. В приказах по основной деятельности.
35.4. В приказах по личному составу.
35.5. В справках.
При регистрации какого документа дату регистрации указывают не в день его подписания?
36.1. Приказа.
36.2. Протокола.
36.3. Решения.
36.4. Постановления.
Если документ отправляется в два адреса по почте, то сколько необходимо подготовить экземпляров этого документа?
37.1. Четыре.
37.2. Два.
37.3. Три.
Какие могут быть номенклатуры дел?
38.1. Конкретная.
38.2. Примерная.
38.3.Типовая.
38.4. Все вышеперечисленные.
39. В номенклатуре дел документы систематизируются:
39.1. По видам документов.
39.2. По содержанию.
39.3. По срокам хранения.
39.4. Все вышеперечисленные.
Кто может работать с, документами, имеющими коммерческую тайну?
40.1. Только руководитель.
40.2. Все работники организации.
40.3. Руководители структурных подразделений, организаций.
40.4. Количество работников, определяемых руководителем.
41.Какой государственный стандарт определяет требования по оформлению документов общего административного управления (ОРД)?
41.1. ГОСТ Р 51141-98
41.2. ГОСТ 6.10.5-87
41.3. ГОСТ Р 6.30-2003
42.Какой нормативный документ в организации определяет порядок работы с документами?
42.1. инструкция по делопроизводству
42.2. регламент работы
Библиографический список
Основная литература
1. Андреева, В. И. Делопроизводство: организация и ведение : учебно-практическое пособие / В. И. Андреева. – 3-е изд., перераб. и доп. – М. : КНОРУС, 2010. – 296 с.
2. Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство : учебное пособие. / М. В. Кирсанова. – 4-е изд. – М. : ИНФРА-М, 2011. – 312 с.
3. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство : учебник / И. Н. Кузнецов. – М. : ИД ЮРАЙТ, 2011. –576 с.
Дополнительная литература
4. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 11.02.2013)
5. Федеральный закон от 25.12.2000 № 2-ФЗ (ред. от 23.07.2013) «О Государственном гербе Российской Федерации».
6. Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ (действующая редакция от 01.01.2014) «О техническом регулировании».
7. Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ(действующая редакция от 01.01.2014) «О государственной регистрации юридических лиц».
8. Постановление Правительства РФ от 19.06.2002 № 438 «О едином государственном реестре юридических лиц» (в ред. Постановления Правительства РФ от 22.12.2011 № 1092).
9. Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 (ред. от 20.07.2012) «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти».
10. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
11. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
12. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения управления. Утв. Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.
13. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, М., 1995, разработка Минтруда РФ.
14. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, М., 2002, разработка Минтруда и социального развития РФ (Постановление Минтруда от 26.03.2002 № 23).
15. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2002.
16. Письмо Министерства Российской Федерации по налогам и сборам «Об использовании факсимиле подписи» от 01.04.2004 № 18-0-09/000042.
7. Правила оказания услуг почтовой связи. Утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221.
18. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Минкультуры и массовых коммуникаций от 08.11.2005 № 536.
19. Трудовой кодекс Российской Федерации : Федеральный закон РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (с изменениями на 25 ноября 2013 года) // http://docs.cntd.ru/document/trudovoj-kodeks-tk-rf-2013
20. Басаков, М. И. Делопроизводство : конспект лекций / М. И. Басаков. – Изд. 9-е. – Ростов н/Д.: Феникс, 2011. –192 с.
21. Быкова, Т. А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) : учеб.пособие / Т. А. Быкова, Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина – 2-е изд. – М. : ИНФРА-М, 2012. – 304 с.
22. Кадровик // http://www.kadrovik-praktik.ru
23. Консультант плюс// http://www.consultant.ru
24. Энциклопедия делопроизводства // http://www.edou.ru
Приложение 1
stydopedya.ru
Оформление реквизитов документов (продолжение) — Statut.by
Продолжим рассмотрение главы 4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция), которая посвящена порядку оформления реквизитов документов.
Начало.
Гриф ограничения доступа
Хотя этот реквизит встречается редко, тем не менее, раз уже мы рассматриваем все по порядку, то не будем его пропускать. В п. 50 Инструкции говорится, что реквизит «Гриф ограничения доступа» располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».
Реквизит «Адресат»
А вот что касается этого реквизита, то на нем стоит остановиться подробно. Как указано в п. 51 Инструкции, адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные лица, граждане, в том числе индивидуальные предприниматели. При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.
|
Например: |
|
|
Министерство юстиции Республики Беларусь |
При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже — наименование структурного подразделения.
|
Например: |
|
|
Министерство юстиции Республики Беларусь |
|
|
Управление адвокатуры и лицензирования юридической деятельности |
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном.
|
Например: |
|
|
Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь |
|
|
Начальнику управления контроля, делопроизводства и материально-технического обеспечения Кондакову Н.В. |
При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
|
Например: |
|
|
Директору Государственного архива Минской области |
При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже.
|
Например: |
|
|
Республиканские органы государственного управления |
При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже.
|
Например: |
|
|
Руководителям республиканских органов государственного управления |
Что касается почтового адреса, то он, как правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита «Адресат» при адресовании документа разовому корреспонденту. При этом подчеркивается, что почтовый адрес в реквизите «Адресат» оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.
|
Например: |
|
|
Учреждение «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» |
А вот на документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы, адрес не проставляется. При этом оговорено, что для отправки таких документов могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
Стоит обратить внимание на порядок оформления реквизита «Адресат» при адресовании документа гражданину, в том числе индивидуальному предпринимателю. В этом случае в вначале указываются фамилия и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется) получателя, затем — почтовый адрес.
|
Например: |
|
|
Столяровой Н.М. |
Также следует обратить внимание на требование Инструкции о том, что реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. При этом слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется. А вот при направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 2 к Инструкции. На каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов. Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.
Следует иметь в виду, что при направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.
И недавно п. 51 Инструкции был дополнен нормой, согласно которой при направлении документа по электронной почте в реквизите «Адресат» вместо почтового адреса указывается официальный адрес электронной почты организации-адресата или адрес электронной почты гражданина.
Реквизит «Гриф утверждения»
Пунктом 52 Инструкции установлено, что утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Документ может утверждаться двумя способами: изданием дополнительного распорядительного документа (например, приказа) или должностным лицом путем проставления подписи и печати в реквизите «Гриф утверждения». Подчеркивается, что оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
|
Например: |
|
|
УТВЕРЖДАЮ |
При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.
|
Например: |
|
|
УТВЕРЖДАЮ |
Также согласно последним изменениям в Инструкции для электронных документов ЭЦП лица, утвердившего документ, дата утверждения документа вносятся в особенную часть. В общей части указываются наименование должности лица, утвердившего документ, его инициалы и фамилия в порядке, указанном выше. При этом они должны соответствовать должности, имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.
Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ, а месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.
Что касается отдельного распорядительного акта, то он издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением, а также при утверждении нормативных правовых актов Республики Беларусь. При утверждении распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса.
|
Например: |
|
|
УТВЕРЖДЕНО |
или
|
УТВЕРЖДЕНО |
Пожалуй, все знают, что гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов. Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается. Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, определен согласно приложению 3 в Инструкции.
Реквизит «Резолюция»
Порядок оформления следующего реквизита вы должны объяснить своему шефу, конечно, если он этого порядка не знает и при проставлении резолюции делает что-то неправильно. Стесняться этого не надо, а если шеф умный, он вас еще и поблагодарит.
Согласно п. 53 Инструкции резолюция — это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Реквизит «Резолюция» включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована. При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей. Подчеркивается, что на документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.
Что касается места размещения резолюции, то она располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа). При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа. При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:
- для формата А6: верхнее и нижнее — не менее 10 мм, левое — не менее 12 мм, правое — не менее 8 мм;
- для формата А5: верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 10 мм, левое — 20 мм, правое — не менее 8 мм;
- для формата А4: верхнее и нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — не менее 8 мм.
Также согласно последним дополнениям в Инструкцию для документов в электронном виде резолюции оформляются в электронном виде либо на отдельном листе бумаги. При оформлении резолюции на отдельном листе бумаги он сканируется и помещается в автоматизированную систему документационного обеспечения управления (далее – АС ДОУ) либо текст резолюции переносится в РКК АС ДОУ уполномоченным лицом с учетом требований п. 229 Инструкции. Для электронных документов текст резолюции, значение ЭЦП автора резолюции, дата вносятся в особенную часть.
Реквизит «Заголовок к тексту»
Пунктом 54 Инструкции установлено, что документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.
Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.
Например:
- приказ (о чем?) «О совершенствовании структуры аппарата управления»;
- положение (о чем?) «О канцелярии»;
- протокол (чего?) «собрания акционеров»;
- правила (чего?) «внутреннего трудового распорядка»;
- должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту»;
- акт (о чем?) «О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению»;
- акт (чего?) «проверки»;
- письмо (о чем?) «Об изменении сроков выполнения договора».
Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.
Реквизит «Отметка о контроле»
Согласно п. 55 Инструкции отметка о контроле располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.
Отметка о наличии приложения
Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие. Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.
|
Например: |
|
|
Приложение: на 7 л. в 2 экз. |
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.
|
Например: |
|
|
Приложение: |
1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз. 2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз. |
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений.
|
Например: |
|
|
Приложение: |
письмо Национального банка Республики Беларусь от 08.11.2008 № 12-7/389 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз. |
Если приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес направляется приложение.
|
Например: |
|
|
Приложение: на 5 л. в 1 экз., во второй адрес. |
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
В распорядительных документах реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «… представить перечень документов по прилагаемой форме» и др.
Реквизит «Подпись»
Пунктом 57 Инструкции установлено, что проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен. Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации.
|
Например: |
||
|
Директор института |
Подпись |
А.Е.Рыбаков |
При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации.
|
Например: |
||
|
Директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» |
Подпись |
А.Е.Рыбаков |
В составе реквизита «Подпись» могут указываться степени и звания (ученые, воинские и др.).
|
Например: |
||
|
Директор института |
Подпись |
А.И.Новиков |
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
|
Например: |
||
|
Директор завода |
Подпись |
Г.Н.Петров |
А вот при подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, их подписи располагаются на одном уровне.
|
Например: |
||
|
Министр образования Республики Беларусь |
Министр финансов Республики Беларусь |
Обратите внимание, что при подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. При этом фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
|
Например: |
||
|
Председатель комиссии |
Подпись |
В.В.Грушевский |
|
Члены комиссии: |
Подпись |
Г.Б.Орлов |
Что касается документов коллегиальных органов, то они подписываются председателем и секретарем этого органа.
|
Например: |
||
|
Председатель |
Подпись |
В.И.Кириллов |
При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается только первый экземпляр документа. То есть если вы куда-то отправляете письмо, то второй экземпляр, который остается у вас в папке, подписывать не нужно. При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа.
Здесь же в Инструкции подчеркивается, что в реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И.о.» («исполняющий обязанности»). Но не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности, как это много где еще можно встретить на практике.
Для электронных документов значение реквизита «Подпись» формируется с помощью сертифицированных средств ЭЦП и помещается в особенной части. В общей части указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. При этом они должны соответствовать должности, собственному имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.
См. окончание статьи.
statut.by