Управление изменениями это – Управление изменениями в организации | Управление изменениями (change management), управленческий консалтинг

Содержание

Управление изменениями — Википедия

Материал из Википедии — свободной энциклопедии

Управление изменениями — это структурный подход к переводу индивидов, команд и организаций из текущего состояния в желаемое будущее состояние. Целью этого организационного процесса является расширение прав и возможностей сотрудников принять и поддержать изменения в их текущем бизнес-окружении[1]. В управлении проектами, управление изменениями рассматривается как процесс управления проектом, в котором формально представлены и одобрены изменения проекта.[2].

Иногда возникает вопрос: чем ещё можно управлять, как не изменениями? Ведь управление возможно тем, что движется, процессом. А направляя процесс мы производим изменение. Управлять застывшим невозможно.

Для практических целей удобно разделить понятие управление и управление изменениями. Последнее будет частным вариантом первого. Оно имеет определенные особенности, которые не присущи другим управлениям, но подчиняется общим закономерностям управления.

Управляя процессом передвижения субъекта, мы управляем изменением положения из одной точки в другую. Такое управление будем считать управлением движения. А управляя изменением, управляем изменением самого субъекта управления (его привычками,состоянием). Т.е. если субъект ранее двигался всегда по одной траектории, а мы его приучили двигаться по другой — произвели изменение.

При проведении изменений можно выделить три рода риска в связи с тремя аспектами изменений [3]:

  • Риск содержательного эффекта — связан с правильностью выбора желаемого конечного состояния.
  • Риск процесса перехода — связан с процессом изменений.
  • Риск отката к прошлому состоянию системы связан с формированием новых привычек.

Величина каждого из рисков зависит от ситуации. Так, риск содержательного эффекта при низкой конкуренции менее значим, чем при высокой (неверное решение относительно изменения в этих условиях может быть равносильно подписанию приговора организации).

ru.wikipedia.org

8 ШАГОВ УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ | Управление изменениями (change management), управленческий консалтинг

Статья опубликована во втором выпуске вестника «Управление изменениями» под названием «Особенности управления изменениями в России«.

В стремлении повысить результативность проводимых в организациях изменений в рамках стратегических проектов, управления качеством, развития персонала, повышения эффективности и др. выделилось два направления, вызывающие широкую дискуссию. Одни специалисты    (Херсей, Бланкхард) считают, что в первую очередь нужно изменить отношение сотрудников, а в следствие этого переменится их поведение . Другие (Биэр, Эйзейнштат, Спектор) утверждают, что попытки преобразовывать организацию путем изменения ценностей и отношения  способствуют неудачам, а самый эффективный способ — поместить сотрудников в такие условия (организационный контекст), который способствует перераспределению ролей, появлению новых обязанностей и взаимоотношений.

Проведенный мной анализ проектов изменения в России показывает, что руководители опираются, как на изменение отношения, так и создают условия. Зависит это от многих факторов, из которых особо стоит выделить: культуру организации и привычные способы управления; предмет изменения (что) и какие уровни задействованы; размер организации.

На Западе большую популярность получила методология 8 этапов Дж. Коттера, признанного специалиста по лидерству. В основе его идеи лежит вовлечение сотрудников в работу по преобразованию компании путем популяризации картины будущего организации. Опыт участия в реформах сверху-вниз и исследование тех преобразований, которые я имел возможность анализировать,  показывают, что вероятность положительного результата изменений в российских компаниях чаще оказывается успешной, если руководители делают упор на внедрение условий, формирующих новое поведение. И это не коим образом не отменяет важности лидерских качеств, вовлеченности персонала и т.д.

Семинар по управлению «Восьмиступенчатая методология управления изменениями«

Систематизируя свой опыт и знания, я определил восемь шагов, на которые опираются руководители при использовании альтернативного подхода. Ниже, после перечисления этапов, чтобы раскрыть суть каждого, я описал ошибки, совершаемые на каждом из них. Сравните их с собственным опытом участия в проектах изменений (кадровой политики, реорганизации, IT-системы,  процессного или проектного управления, корпоративной культуры, программ развития и пр.).

1.    Уверенно принять обоснованное решение.

Анализ информации из разных источников, нарушая субординацию, с учетом политических отношений в организации на предмет способов достижения цели.

2.    Назначить реформаторов. способных принимать непопулярные решения.

Наделение властными полномочиями руководителей, разделяющих цели и способы их достижения, а также способных проводить долгосрочные решения в жизнь организации.

3.    Предоставить реформаторам убедительные гарантии

Поддержка реформаторов в их приверженности принятому решению.

4.    Сформулировать конкретные требования относительно ближайших шагов

Разработка плана действий, сдвигающих изменения с мертвой точки в желаемом направлении.

5.    Вывести из зоны комфорта ключевых в процессе изменений сотрудников

Создание условий для решения нестандартных задач.

6.    Транслировать заинтересованность в достижении цели

Проявление интереса руководством к происходящему и контроль промежуточных результатов.

7.    Дозировано информировать о реформах с учетом ситуации и поставленных целей

Использование информирования в качестве серьезного инструмента управления переменами.

8.    Внедрить ключевые условия, задающие роли и поведение

Формирование обстановки,  подталкивающей действовать по-новому.

При управлении сверху-вниз реализуются изменения, решение о которых принимаются на уровне руководства компании. И на этом этапе в основание изменений может быть заложен фундамент, который любые дальнейшие действия уводит от желаемого результата. Наблюдая за процессом выбора, я выделил ошибки, связанные с процессом принятия решения и его содержанием.

Первое, что иногда бросается сразу в глаза — руководитель не углубляется в суть. Интуитивно, опираясь на мнения определенных лиц и бегло изучив вопрос по журналам, принимается решение. Особенно это актуально для компаний, которые не испытывают ограничений в ресурсах для реализации проекта. В этом случае вероятность успеха зависит от «может повезет», а процесс дальнейшей работы по преобразованию больше напоминает поиск правильного решения, если только сотрудники не саботируют изменение в отсутствие видения пользы от него.

Опытные руководители знают о том, что любые изменения в организации имеют вторичные выгоды, не связанные с предметом изменения. Самая распространенная — это повышение активности персонала. Такая позиция руководителя способствует принятию решения «на авось» — если и не изменится организация, то «согреется».

Обращу внимание на случай, когда существует единственное решение и только оно анализируется. Вот конкретный пример. Управляющий собственник торговой компании прочитал в журнале о пользе бюджетирования для уменьшения затрат. А далее, подчиненные «копают» в чем суть бюджетирования, и кто может внедрить. Вопрос о том, в чем состоит проблема и какие еще существуют способы ее решения, остается за рамками внимания. Тем самым сужаются возможности для принятия эффективного решения.

Усугубляют ситуацию случаи, когда в основу принятия решения кладутся доводы специалистов, коммерчески связанных с поставщиками услуги. Например, собираются внедрить автоматизированную систему, и дилер одного из разработчиков программного обеспечения выступает ключевым аналитиком в процессе работы над проблемой. Удивительно было бы, если бы он не отстаивал интересы продаваемого продукта.

Мне известны случаи, когда первое лицо выработку решения, разработку стратегии отдает на откуп персоналу. Иногда это происходит в попытках вовлечь сотрудников, иногда от нежелания тратить самому время. Но очень болезненно, когда потом на определенном этапе изменений босс приходит к выводу, что «этот ваш вижин — есть полный иллюжин».

Наблюдая за успешными изменениями можно выделить  следующие основные особенности относительно самого решения.

Решение касательно изменения организации не имеет ценности само по себе, а должно способствовать достижению существующих целей организации. В каждой организации есть декларируемые «хотелки». Важно отличать их от тех, ради которых руководство готово прилагать усилия. Например, когда менеджер твердит о важной роли «плановости», при этом сам управляет ситуативно.

Должна учитываться реализуемость изменения. С этой целью руководители анализируют мнения разных сторон, политических групп внутри компании. Как показал в своем исследовании Г.Минцберг, получение информации с нарушением субординации, важная особенность успешных менеджеров. Также не стоит забывать, что существует ограничение возможностей и, например, если организация «зайчик» — нет смысла строить стратегию «волка».  В организации всегда есть ростки будущего желаемого состояния и выявить их — значит нащупать эту самую реализуемость.

Когда решения приняты таким образом, что воспринимаются, как бесповоротные — это с самого начала задает темп изменениям и повышает их ценность среди прочих задач. Руководитель, который не осознает, что является частью изменяемой организации и не готов прилагать усилия,  обрекает себя и компанию на дополнительные трудности. Первые лица и реформаторы должны понимать, что обратной дороги нет.

Наряду с рациональной составляющей решения важна и эмоциональная. Если уверенная позиция первых лиц и формулировка решения вдохновляют реформаторов — это способствует преодолению многих объективных трудностей на пути преобразования.

Первое лицо (или лица, собственники исполняющие управленческие функции) иногда руководство проектом управления возлагают на себя. Но объем задач, стоящих перед ними, или особенности личности не позволяют в полной мере руководить этим проектом. Поэтому рано или поздно встает вопрос о сотрудниках, которые будут отвечать за процесс и результат преобразования. Управление изменениями сверху-вниз накладывает особые требования к менеджерам и, в первую очередь, это способность «плыть» против течения. Поэтому на такую должность находится немного желающих. Это или люди не осознающие, с какими трудностями им предстоит столкнуться, или жаждущие карьерного роста, заработной платы любой ценой, или способные к управлению проектами преобразований.

Организации стремятся к стабильности, а сотрудники, в целом, к комфортному существованию, такой деятельности, которая не нарушала бы их привычные условия работы. Поэтому каждый старается доставлять другим как можно меньше неудобств (что важно для высококонтекстуальной российской культуры). Сложно из такой среды найти сотрудника, который возложит на себя обязанности изменить в организации устоявшиеся отношения. К тому же руководитель проекта изменений сталкивается с тем, что своей деятельностью он в чем-то нарушает привычный ритм работы тех боссов, которые ему доверили управление. Поэтому конформизм руководителей — одна из важных причин низкой вероятности изменений.

В продолжение сказанного можно добавить стремление руководителей поддерживать показатели текущей работы в ущерб задачам по трансформации компании.  С одной стороны, организации так хочется провести изменение без проседания в показателях, без конфликтов, вырубить лес, но, чтобы щепки не летели. С другой, многие сотрудники ориентированы на сегодняшние выгоды и испытывают трудности, чтобы отсрочить удовлетворение потребностей.

Ситуацию, которую приходилось не раз наблюдать, это когда на роль реформатора выбирают специалиста в том, что внедряют. Последние же часто стремятся работать в одиночку. Они будут сами рисовать процессы, писать программный код, а вопрос управления людьми окажется на втором, а то и третьем плане.

Реформатор не в состоянии выполнять всю работу сам и поэтому у него есть коллеги. К тому же, преобразование может включать несколько ключевых задач и целесообразно доверить их нескольким реформаторам. С одной стороны, их можно назвать командой, с другой, каждый из участников, обычно, имеет отношения с первыми лицами, что в какой-то степени делает их конкурентами за внимание, ресурсы. Руководству же компании это предоставляет возможность получать объективную картинку о происходящем.

Управление изменениями — это не решение инженерной задачи, а скорее проявление воли вопреки. Разные руководители, в зависимости от ситуации и личностных особенностей, управляют преобразованиями по-своему. Некоторые жесткие менеджеры, идущие напролом, а другие мягкие и ненавязчиво ставящие организацию перед фактом новой действительности. Но все они люди, которые испытывают сомнения, иногда не знают, что же дальше делать, бывают чувствуют себя одинокими на пути к цели. Поэтому каждый испытывает необходимость в поддержке. Важным моментом являются гарантии первых лиц в приверженности изменениям.

Наделение реформаторов властными полномочиями указывает на новые приоритеты в организации и предоставляет рычаги управления. Выделение необходимых ресурсов служит явным подтверждением намерения, что втягивает в изменение — если отказаться от них, значит понести убытки.  Составление графика финансирования в дальнейшем стимулирует соблюдение обязательств. Некоторые реформаторы оставляют за собой право привлекать экспертов, консультантов.

Был свидетелем того, как опытные реформаторы документально закрепляли совместную с первыми лицами ответственность за результат. Они оговаривали участие каждой из сторон вплоть до времени и частоты встреч по вопросам реформирования, описывали неудобства в связи преобразованиями, которые могут возникнуть у первых лиц  и способы их преодоления (например,  обучение первого лица использованию результатов внедрения).

Случается, реформаторам приходится исполнять роль «плохого полицейского», «отбеливая» первых лиц. Для этих целей могут привлекать сторонних специалистов. Например, ту часть реформ, которая связана с сокращением персонала выполняют приглашенные консультанты. Первые лица могут публично не поддерживать методы реформирования, но оказывать поддержку в формировании условий по принципу «царь хороший, а бояре…» Такая, казалось бы, простая манипуляция, служит хорошим громоотводом.

Изменение организации – это, в чем-то, формирование нового образа жизни, в то время, как привычки и обстоятельства настойчиво  увлекают в прошлое. Важна поддержка реформаторов не только изнутри организации. Особенно это актуально для случаев, когда возглавляет проект изменений первое лицо.  И здесь на помощь приходят профессиональные ассоциации, бизнес-клубы, консультанты, коучи.

Согласно народной мудрости, самое сложное — начать. Наверняка вы были свидетелем того, как  как организации топчутся на месте. И перечень конкретный действий, которые нужно совершать — это те знания, которые являются важным фактором сдвига с мертвой точки. И исследования подтверждают это.

Управление социотехническими системами трудно описать в виде конкретной технологии. Количество ситуаций, в которых оказываются организации, факторов, влияющих на нее, непредсказуемость и неопределенность будущего, способность к самоорганизации и обучаемость таких систем требует разных взглядов, теорий и подходов. Упрощение глубоких научных знаний до перечня реализуемых шагов позволяют руководителю начать движение в заданном направлении. Рассматриваемые 8 шагов призваны стать опорой, придать уверенности и содействовать в анализе процесса преобразований, позволяя избежать основных ошибок.

Преобразования вступают в противоречия с текущей деятельностью компании. Последняя, как укатанная дорога, по которой стремятся все ехать в организации. Бездорожье пугает как руководителей, так и подчиненных. Поэтому, указав конкретные шаги в требуемом направлении, это словно поднять самолет перемен в воздух. Конкретные шаги избавляют от бессмысленных споров, выслушивания объяснений почему это невозможно и бесконечного перечня причин.

В мейнстриме change management предлагают обращать особое внимание тому, чтобы первые шаги приводили к достижимым результатам. Тем самым придавали уверенности коллективу в том, что «верным путем идем, товарищи». Это важный момент! Но обращу внимание положительное воздействие неудачных ближайших действий – влипание, когда затраченные усилия и ресурсы создают атмосферу необратимости начатых преобразований.

Большинство задач в процессе изменения не имеют однозначного решения, для них трудно прописать процессы и формализовать деятельность. И выход возможен только в том, чтобы создать условия, при которых перед сотрудниками встанут новые творческие задачи. Основная сложность — решение таковых задач задевает интересы тех, кто их решает.

Чем «взрослее» организация, тем более устоявшиеся в ней отношения. Без очень особой надобности работники стараются не создавать трудности коллегам и сами стремятся находиться в зоне комфорта. Их рабочая обстановка — это личный мирок, посягательства на который стараются избегать или пресекать. Поэтому руководству приходится проявлять изобретательность, чтобы трансформировать организацию, не разрушив ее.

У организаций существует опыт — руководство выработало методы вывода из зоны комфорта, а сотрудники что-то вроде противоядия им.  Между ними найден некий баланс. Благодаря ему, организация стремится в зону стабильности.  И здесь трудно дать общие рекомендации, кроме того, что обязательно нужно учитывать этот опыт при выработке новых методов.

Некоторые руководители «создают» кризисы для бизнеса. Наблюдения показывает, что в тех случаях, когда выходу из зоны комфорта подвергается вся организация — сотрудники стараются сохранить «мирок», жертвуя только повышением активности. Поэтому одного такого фактора недостаточно.

Скорее, лучше просто «потревожить» только ключевых для преобразований сотрудников. Как вариант, создают отдельное подразделение экспериментальное. Но, с большой вероятностью, возникнут серьезные трудности с распространением кардинально иного опыта.

Одно можно сказать с уверенностью, вывод из зоны комфорта — это создание таких условий, которых невозможно избежать. Как, если человек меняет место работы или переезжает на новое место жительства. Поэтому наиболее действенный способ — «выбить» из -од сотрудников возможности работать по-старому. Например, при переходе на новую систему автоматического учета, лишить возможности пользоваться старой. Столь радикальные способы редко бывают возможными. Но тем интересней руководить переменами 🙂

Привычный образ работы для организации — это ее естественное состояние. И как бы далеко сотрудники не заплывали в море перемен, их притягивает суша стабильности. Поэтому они нуждаются постоянно в силе или магните, который бы способствовал/подталкивал новому состоянию до тех пор, пока преобразования не укоренятся и не станут обычными рутинами. В этом процессе первые лица, как маяк, который указывает направление, вдохновляет и влечет. Изучив влияние центральных групп, Арк Клейнер обратил внимание на то, что сотрудники действуют не столько в соответствии с формализованными правилами, разработанными планами и стратегиями, но и обращают внимание на отношение первых лиц к происходящему. Люди словно стараются угадать желания боссов, присматриваясь к знакам, поведению, отношению руководителей.

В тех случаях, когда руководство организации не уделяет должного внимания процессам преобразования, вероятность положительного результата значительно уменьшается. В тех случаях, когда интерес имеет постоянство, когда руководитель представляет картину происходящих событий, формируя ее не только на основании докладов реформаторов, он не только сигнализирует организации о важности преобразований, но и корректирует работу руководителей проекта изменений.

При привлечении консультантов, у первых лиц возникает запрос не только на консультирование, но они ожидают, что приглашенный специалист в области управления станет некой силой или обстоятельством, которое подталкивает изменяться, прилагать к этому усилия, создает условия, как если бы организация посещала фитнес-центр. В этом случае, благодаря консультанту, у первого лица и компании возникает необходимость «заниматься» изменениями.

Одна из причин, по которой люди работают «на дядю» — это стремление жить в условиях стабильности. Поэтому объявление о том, что грядут перемены в организации — это уведомление людей о грядущей неопределенности, со всеми вытекающими из этого плюсами и минусами.

Многие сотрудники компаний  не видят линейной связи между собственной заработной платой и показателями деятельности организации.  Это может быть по причине низкой управляемости, но также и обусловлено естественными закономерностями, связанными с размером организации.

И если задача хорошего журналиста сообщать о том, что он видит, то задача реформатора преподносить информацию в определенных количествах и тем категориям сотрудников, которым она предназначена.

В управление проектами изменений критерием любых действий реформаторов выступает цель преобразования.  И манипулирование (простите за использования слова, имеющего негативный оттенок) данными ради этого, естественная практика всех организаций. Вопрос здесь не в том — хорошо это или плохо, а в том к какому результату приводит.

Наблюдая за деятельностью успешных реформаторов, можно сказать, что информацию о проблемах изменений они стараются ограничивать в кругу тех лиц, которые способны решить проблему, а значительные успехи доводят до большого количества сотрудников.

Общение с линейными руководителями, выходы «в люди» позволяют реформаторам чувствовать дыхание перемен и определять ту информацию, в которой нуждается коллектив.

Имея представление о том, как такая система работает, можно выделить небольшое количество ключевых характеристик, влияние на которые по принципу Парето  (20/80) имеет большой эффект.

Наглядно действие такого подхода показали криминалисты Уилсон и Келлинг в «теории разбитых окон»:» преступность — это неизбежный результат отсутствия порядка. Если окно разбито и не застеклено, то проходящие мимо решают, что всем наплевать и никто ни за что не отвечает. Вскоре будут разбиты и другие окна, и чувство безнаказанности распространится на всю улицу, посылая сигнал всей округе. Сигнал, призывающий к более серьезным преступлениям» [Малкольм Гладуэлл в книге «Переломный момент»].  Важно то, чтобы такие ключевые особенности системы можно было внедрить в форме жестких условий, которые соблюдаются. Например, усилия по повышению клиентоориентированности кассиров в виде тренингов, мотивационных программ, созданию атмосферы не дадут такого результата, как установка камер видеонаблюдения над кассами.

Сам процесс движения организации к желаемому состоянию (т.е. управление изменениями) тоже имеет основные факторы, которые способствуют эффективному продвижению к цели или тормозят. Обычно организации имеют устоявшиеся правила текущей деятельности, построенные на основании предыдущего успешного опыта. Если их не скорректировать, то времени на проведение изменений у сотрудников не найдется. Такие особенности носят индивидуальный характер в разных организациях, но можно выделить общие требования: постоянство точек контроля не реже раза в две недели; включение в оценку эффективности работы ключевых сотрудников показателей преобразования;  делегирование решения задач преобразования только тем, кто ищет способы их решить, а не занимается поиском причин почему не получается; привлечение ключевых специалистов, противящихся изменениям, в качестве критиков; уменьшение процентов на 10 текущей нагрузки, задействованных в реформах руководителей.

Реформатор, насколько бы он не был успешным, остается человеком. Большинство его эффективных идей — это не столько придуманные решение, сколько результат внимательного наблюдения за организацией (в компании есть и ростки желаемого будущего, и присущие ей способы проводить изменения).

Некоторые менеджеры необходимость устанавливать жесткие условия для сотрудников воспринимают, как насилие, которое вызывает сопротивление. Особенно, когда работа связана с творческим поиском. И, если использовать управление с помощью давления и стресса необдуманно, то, как известно, заставь дурака Богу молиться, он и лоб расшибет. Проанализируйте, как Бил Гейтс и Стиф Джобс управляли своими инновационными компаниями. Создание условий, которые аккумулируют энергию, стимулируют собранность сотрудников и «выжимают из сотрудников» результаты в срок — для них естественный процесс. Популярные в интернете фотографии офисов Google со свободной планировкой, барами — это тоже условия. Возможно для вашего конкретного бизнеса полезно «разбить пару стекол».

Процесс организационных преобразований сверху-вниз неизбежно сталкивается с трудностями. Суть в том, чтобы преодолевать их эффективно и своими действиями не порождать дополнительные. Сведение управления изменениями к 8-ми шагам — это большое упрощение. Тем не менее, оно позволяет начинающим реформаторам сформировать представление о предстоящей работе, а опытным — поразмыслить над причинами успехов и неудач.

Такое схематичное представление помогает мне, в качестве наглядного инструмента, в образовательной деятельности и выступает маячками в процессе организационных преобразований. Надеюсь, и вам оно сослужит добрую службу!

 

ibcm.biz

Управление изменениями — это… Что такое Управление изменениями?

Управление изменениями это структурный подход к переводу индивидов, команд и организаций из текущего состояния в желаемое будущее состояние. Целью этого организационного процесса является расширение прав и возможностей сотрудников принять и поддержать изменения в их текущем бизнес-окружении[1]. В управлении проектами, управление изменениями рассматривается как процесс управления проектом, в котором формально представлены и одобрены изменения проекта.[2].

Иногда возникает вопрос: чем ещё можно управлять, как не изменениями? Ведь управление возможно тем, что движется, процессом. А направляя процесс мы производим изменение. Управлять застывшим невозможно.

Для практических целей удобно разделить понятие управление и управление изменениями. Последнее будет частным вариантом первого. Оно имеет определенные особенности, которые не присущи другим управлениям, но подчиняется общим закономерностям управления.

Управляя процессом передвижения субъекта мы управляем изменением положения из одной точки в другую. И такое управление будем считать управлением движения. А управляя изменением — управляем изменением самого субъекта управления (его привычками,состоянием). Т.е. если субъект ранее двигался всегда по одной траектории, а мы его приучили двигаться по другой — произвели изменение.

Риски управления изменениями

При проведении изменений можно выделить три рода риска в связи с тремя аспектами изменений [3]:

  • Риск содержательного эффекта — связан с правильностью выбора желаемого конечного состояния
  • Риск процесса перехода — связан с процессом изменений
  • Риск отката к прошлому состоянию системы связан с формированием новых привычек

Величина каждого из рисков зависит от ситуации. Так, риск содержательного эффекта при низкой конкуренции менее значим, чем при высокой (неверное решение относительно изменения в этих условиях может быть равносильно подписанию приговора организации).

Вероятность успеха изменений

Существует большое количество формул [4], помогающих определить вероятность изменений. В большинстве случаев они похожи на метод оценки вероятности успеха изменений Jacobs [5]:

С = А * В * D
С = Вероятность, что перемены будут успешными
А = Неудовлетворенность существующим положением
В = Четко сформулированные цели перемен
D = Конкретные первые шаги для достижения целей

Формула демонстрирует: для того, чтобы успешно проводить  перемены, важно (А) убедить людей в их необходимости, (В) четко и  понятно объяснить, что предлагаемые перемены  улучшат ситуацию, и (D)объяснить ваши цели и показать  первые позитивные результаты перемен.

Сравните её с формулой перемен Дейвида Глетчера.

Подходы к анализу и проведению изменений

В управлении изменениями используются различные подходы для анализа, подготовки и проведения изменений.

Индивидуальные изменения

  • Психология обучения
  • Бихевиористский подход — введение и исключение мотиваторов для стимулирование желательного и удаление нежелательного поведения (основано на работах Павлова), теории X и Y (Макгрегор, Дуглас), двухфакторная теория мотивации Герцберга
  • Когнитивный подход — анализ когнитивных структур, таких как цели, ценности, убеждения, поведения
  • Психодинамический подход — рассмотрение изменения, как психической драмы в динамике (модель Кюблер-Росс)
  • Гуманистический подход — теория потребностей Маслоу и др.

Командные изменения

Анализ и использование факторов повышение эффективности команд, таких как:

  • Постановка целей
  • Распределение формальных и неформальных ролей
  • Организация процессов внутрикомандного взаимодействия: организации встреч, принятия решений, подведение итогов
  • Межличностных отношений в команде
  • Отношений команды с окружающей средой и другими командами

Организационные изменения

Применение метафор организации для проведения изменений:

  • Организация как машина
  • Организация как политическая система
  • Организация как организм
  • и др.

При рассмотрении организации как системы эффективно зарекомендовала себя системная динамика, применение которой в контексте бизнеса было описано Сенге.

[6]

Алгоритм проведения изменений

Использование типовых шагов для проведения изменений подробно рассмотрено в работах Коттера, таких как:

  1. Преодоление состояния удовлетворенности текущей ситуацией
  2. Формирование команды для проведения изменения
  3. Определение видения желаемого будущего и стратегии перехода
  4. Широкое информирование о проводимых изменениях
  5. Устранение препятствий и барьеров, мешающих проведению изменений
  6. Достижение быстрых первых успехов
  7. Поддержание процесса изменений с целью недопущения отката назад
  8. Закрепление проведенных изменений в корпоративной культуре

При проведений изменений может использоваться теория ограничений, разработанная Голдраттом.

Примеры организационных изменений

  1. Изменение стратегии
  2. Изменение технологий
  3. Изменения структуры
  4. Изменение отношения и поведения персонала

Как мультидисциплинная наука, управление изменениями требует, как креативного маркетинга для обеспечения коммуникации изменений, так и глубокого понимания стилей лидерства и групповой динамики. В рамках проектов по трансформации организации управление изменениями синхронизирует ожидания различных групп, организует коммуникации, интегрирует команды и управляет обучением и подготовкой людей.

Управление изменениями оперирует такими показателями, как лидерство, эффективность коммуникаций и принятие потребности в изменениях для разработки точных стратегий перехода, для того чтобы, избежать неудач в процессе перемен или разрешения проблемных ситуаций при проведении изменений.Эффективный план управления изменениями должен учитывать все вышеперечисленный аспекты изменений. Это может быть достигнуто следующими способами:

  1. Использование эффективных коммуникационных стратегий, который могут ликвидировать разрыв в понимании выгод от изменений и стратегии их внедрения.
  2. Разработка эффективной схемы для проведения преобразования организации. В целом, такие меры могут противостоять сопротивлению со стороны сотрудников компании и привести их к общему стратегическому направлению организации.
  3. При необходимости проведение личного консультирования сотрудников с целью снижения тревог, связанных с проведением изменений.

Ссылки

dic.academic.ru

Что такое управление изменениями

Серия «просто о сложном»

Ответить на этот вопрос одним предложением можно так: систематическое внедрение новых элементов, необходимых для жизнедеятельности компании.

Однако это зачастую настолько комплексная задача, что она отпугивает как руководителей, так и сотрудников. С внедрением изменений связывают длительные и поэтому очень энерго- и ресурсозатратные процессы. Конечно, изменения невозможно реализовать за один день, однако, если учитывать некоторые факторы, то управление изменениями из вялотекущего «никогда-не-заканчивающегося» и «никому-не-нужного» проекта превратится в увлекательное путешествие к новым берегам.

Итак, что же это такое, управление изменениями?

Представьте себе, что вы капитан судна и отправляетесь со своей командой в путешествие в экзотические страны, для того, чтобы стать первооткрывателем. Вам ужасно любопытно прибыть к новым берегам и узнать новые страны. Ваша команда поначалу тоже полна энтузиазма и вы отдаете швартовы. В процессе путешествия вы замечаете, что… нет, нет, корабль не дал течь, и вы не тонете, иначе наша статья была бы о кризис-менеджменте. Нет, вы замечаете, что вы продвигаетесь слишком медленно и что время от времени вас обгоняют другие корабли, двигающиеся в том же направлении. Вы понимаете, что ваша мечта стать первооткрывателем может так и не реализоваться. Ваши попытки поговорить с командой на эту тему заканчиваются ничем. Ваше нетерпение увеличивается и вы решаете подойти к этой задаче системно.

Так и в бизнесе: вы понимаете, что, хотя вы двигаетесь в правильном направлении, вас обгоняют конкуренты; команда хоть и работает, но не приносит нужных результатов, а ваша мечта развить вашу компанию в уникальную, процветающую фирму грозит остатся призрачной мечтой. Тогда вам нужно системное управление изменениями. И это, на самом деле, не так уж и сложно.

Первый шаг довольно традиционный: нужно проанализировать, в чем собственно состоит проблема:

  • Ваш продукт устарел?
  • Процессы в компании не позволяют быстро и эффективно реализовывать ожидания клиента?
  • В команде есть коллеги, которые не работают на результат?
  • Ваши рабочие структуры не соответствуют реалиям рынка?

Для тех, кто хочет посмотреть на реальные примеры проблем и их решений уже на этом этапе мы предлагаем вглянуть на подборку наших мини-кейсов.

После этого необходимо сформулировать, какое идеальное состояние вы бы хотели достичь и кто вас в этом может поддержать или блокировать. Не нужно делать из диагностики научную диссертацию, однако подумать, где мы находимся, куда хотим прийти, с кем мы отправимся в путешествие, а кого еще в этом нужно убедить, — об этом подумать нужно. Человеческому фактору необходимо уделить особое внимание: кто может повлиять на проект? Кого нужно вовлечь? Кто и как заинтересован в проекте? Иначе, как показывает опыт многих из нас, в один ответственный момент может прозвучать сакраментальная фраза «ой, а ней/нем/них- то мы и не подумали… и что теперь делать?…» на последний риторический вопрос зачастую разумного ответа в этот момент не находится.

Во-вторых, нужно написать план реализации изменений. План должен учитывать две главные вещи: продвижение проекта и продвижение людей вместе с проектом. Под последним я имею в виду эмоциональную составляющую. Если ваш план может ответить на вопросы «все поняли, куда и зачем мы идем? Все знают, когда и что должно быть реализовано? Все готовы реализовывать наш план? У меня есть регулярные точки контроля этих вопросов?», — тогда у вас хороший план.

Если у Вас родилось желание детально разобраться с принципами планирования, можете заглянуть еще сюда.

Третье. Реализация задуманного. Тут без комментариев. Просто закатать рукава и работать. Регулярно собираться вместе, проверять, все ли идет по плану и как себя чувствуют участники. Очень внимательно относиться к критикам и скептикам. Их нужно вовремя распознавать и работать с ними индивидуально, — вот здесь уж действительно инвестиция времени, которая иногда нервирует. Но тут никуда не денешься, если с ними не провести работу, они могут утянуть изменения под откос. И, да, динамика и гибкость на этом этапе – «наш главный принцип», потому что именно она поддержит правильный эмоциональный фон, который, кроме прочего, будет решающим для реализации проекта.

Более широко вопрос динамики и гибкости организации мы рассматриваем в нашей статье Гибкая организация

Если вы подумали, что «в-четвертых» будет завершение проекта, то вы ошибаетесь. В-четвертых будет «после реализации задуманного сесть, оглядеться и подумать, что прошло хорошо, что не очень, где нужно доработать, а где мы можем удовлетвориться 80% процентами качества». А еще собрать тех, кто изменения внедрял, и обсудить процесс управления изменений, — таким образом вы заносите в долгосрочную память компании бесценный опыт. А затем благодарить, благодарить, благодарить. За то, что поверили и пошли за вами, за то, что работали, за то, что приблизили вашу мечту об уникальной успешной компании. Ведь без них ваша мечта осталась бы мечтой.

Ну, а последний, пятый этап, если первые четыре вы проведете с высокой динамикой, будет приносить вам только радость. На этом этапе вы увидите, что все ваши стейкхолдеры пользуются внедренным изменением, например, перешли на новые процессы или работают с новым программным обеспечением. А, кроме этого, если на всех предыдущих этапах вы постоянно работали с эмоциональной составляющей, то ваши сотрудники станут послами доброй воли и будут делать рекламу вашим нововведениям, стилю управления и компании в целом, как это и случилось в реальных компаниях.

Вы видите, что управление изменениями не есть что-то мучительное или недостижимое. Это работа с двумя крупными составляющими: конкретным проектом и людьми в нем. Планируя первое, просто не забывайте, что реализовывать ваши изменения будут люди, и учитывайте их влияние на процесс реализации изменений.

changeimpulse.com.ua

Управление изменениями в организации

Изменения неизбежны. Но ими надо и, в определенной степени, можно управлять. Управление изменениями — это процесс, имеющий свою логику. Можно выделить несколько этапов, каждый из которых, обладает своими особенностями и требует соответствующих персональных, командных и организационных компетенций.

  1. ПОСЕЯТЬ СЕМЕНА ИЗМЕНЕНИЙ
  2. СОЗДАТЬ ВИДЕНИЕ БУДУЩЕГО
  3. ПОДГОТОВИТЬ ПУТЬ
  4. РЕАЛИЗОВАТЬ ТРАНСФОРМАЦИЮ
  5. ИНТЕГРИРОВАТЬ ИЗМЕНЕНИЯ

Рассмотрим эти этапы подробнее применительно к процессу глобальных организационных преобразований. Для проведения более локальных изменений логика будет такой же, изменится лишь масштаб и глубина проработки.

1. ПОСЕЯТЬ СЕМЕНА ИЗМЕНЕНИЙ.

Признать необходимость изменений. Провести диагностику и выявить корневые проблемы. Определить лидера изменений и ядро команды.

Это отправной пункт изменений, на этом этапе необходимость перемен должна осознаваться не только её инициаторами, но и завладеть умами общественности. От 1 до 6 месяцев достаточно, чтобы идея важности проведения изменений укоренилась в настроениях коллектива. Если дальше не предпринимать никаких действий, то начинается этап «брожения», разлагающее действующий на людей и бизнес, поэтому не стоит затягивать с этим этапом.

Параллельно с продвижением в массы идеи важности изменений, необходимо провести диагностику состояния организации, чтобы адекватно оценить ситуацию. Здесь надо посмотреть на происходящее с разных сторон: акционеры, сотрудники, клиенты, партнеры, конкуренты. Сложность в том, что необходим «незамыленный» профессиональный взгляд. Для этого, может быть приглашен человек «со стороны», главное, чтобы он был компетентен и независим в своих выводах.

Диагностика должна дать точный срез состояния компании: этап организационного развития, организационные патологии и пробелы системы управления. Качественно проведённая диагностика и обсуждение её результатов с топ менеджментом — это уже отчасти лечение застойных явлений.

В диагностике важно не просто констатировать существующие организационные патологии, а выявить ключевые проблемы, запускающие симптомные проявления. Например, большинству сотрудников может казаться, что главная проблема в неправильной организационной структуре. Возможно, компании действительно необходима реструктуризация. Однако, если при этом, в компании существует противоречивая непринимаемая сотрудниками корпоративная стратегия, или, например, отсутствует понятная система мотивации — пока эти вопросы не будут проработаны, изменения в структуре могут дать лишь видимость улучшений на непродолжительный период.

Центральный вопрос организационных преобразований — кто их будет проводить. Конечно, в идеале — это первое лицо компании. Однако не всегда он может и хочет это делать сам, ведь на нем может быть множество представительских функций, в том числе и ключевые продажи. Так или иначе, нужен человек, который станет локомотивом процесса внутриорганизационных перемен. Найти такого человека внутри компании — большой успех. Но это получается далеко не всегда, оно и понятно — будь такой лидер в компании, преобразования уже бы шли. Может, конечно, такой человек и есть, но у него недостаточно полномочий. Тогда важно его разглядеть и помочь. Если же такого сотрудника нет, надо его искать на рынке. И это очень не просто, скажем, это целая эпопея, но сделать это надо. По сути, нужен интегратор организационного развития, человек с опытом руководства, компетенциями трансформационного лидера, мышлением менеджера и предприниматель по духу.

Кроме того, важно уже начать формировать команду изменений. Ядром этой команды должны стать неравнодушные сотрудники, преданные компании, нацеленные в будущее, и способные подтянуть за собой других. И, что крайне важно, желающие работать командой на результат. Часто такими проводниками изменений могут стать молодые, еще недооцененные таланты, обладающие лидерским потенциалом — важно уметь разглядеть их.

Итак, на этом этапе необходимы следующие действия:

  1. на организационном уровне — системная диагностика организации по формальным признакам и «слабым» сигналам.
  2. на коллективном — сбор информации, «активная продажа» коллективу идеи необходимости изменений, формирование ядра команды перемен.
  3. на индивидуальном — выбор лидера преобразований, индивидуальная работа с лидерами мнений, «вербовка» активных сторонников.

2. СОЗДАТЬ ВИДЕНИЕ БУДУЩЕГО.

Сформулировать ценности организации. Определить стратегические цели организации и комплекс показателей их достижения.

Теперь, когда ясно «где мы и что с нами», когда есть лидер изменений и ядро команды, необходимо «родить» ключевые идеи самоидентификации и развития, сформулировать ценности компании , на основе которых и будет выстраиваться видение компании.

Видение развития компании — это желаемый образ будущего, построенный на ключевых ценностях и идеях развития. Чтобы сформулировать видение необходимо интегрировать прошлое, настоящее и желаемое будущее, поэтому следует учесть следующие факторы:

  1. история и традиции компании, ее уникальность, бренд и репутация;
  2. рыночное положение компании, ближайшие конкуренты;
  3. целевые клиенты, продукты, экономика компании;
  4. внутренние ресурсы компании — возможности и ограничения;
  5. тенденции развития рынка, возможные сценарии развития отрасли; возможности и угрозы для компании;

Видение может быть сформулировано одним гениальным провидцем, а может формироваться командой единомышленников. В любом случае, видение несет в себе личностную составляющую, частицу индивидуального субъективного понимания желаемого будущего, отражает ценности тех, кто это видение создает, и кто его будет реализовывать. Это очень важный момент — прежде чем видение начнет жить своей отдельной жизнью, необходима подпитка энергетикой тех, кто его создал. Поэтому так важно участие людей создававших видение в процессе его реализации.

Видение — это поле заряженной информации, энергия, которая:

  • вызывает отчетливый и положительный виртуальный образ такого будущего, которое явно лучше настоящего;
  • внушает гордость, энтузиазм, создает ощущение свершения, отсеивает несущественное и наполняет уверенностью;
  • вносит ясность в представление о цели и направлении, придает смысл изменениям, которых ожидают от людей;
  • отражает уникальность организации и устанавливает стандарты совершенства, в которых отражены высокие идеалы;
  • создает перспективу, соединяет настоящее с будущим, направляет повседневную деятельность;
  • подвигает людей к действию;

Создать новое видение под силу только тем, кто предан своему делу; способен оторваться от реалий сегодняшнего дня и на время окунуться с головой в мир идей; обладает живостью ума, «интеллектуальным проворством», масштабным мышлением, выходящим за рамки стереотипов и штампов.

Однако, видение, каким бы творческим и даже безумным оно не выглядело, имеет смысл только тогда, когда понятно как к нему идти, и, потому, должно быть разложено на ключевые стратегические цели с внятными критериями их достижения.

Здесь будет неоценима помощь людей с критическим складом ума, людей, крепко стоящих на земле. Эти люди способны оценить реализуемость идей, их практическую состоятельность.

Понадобятся и те, кто способен мыслить категориями целей и задач, кто умеет прокладывать путь, планировать, имеет опыт управления проектами. Эти люди рациональны и логичны, настроены строить, а не мечтать.

Перечисленные типы людей можно обозначить как «мечтатель», «критик» и «реалист». Для того, чтобы сформулировать действительно инновационное видение, либо один человек должен сочетать в себе эти роли, либо в команде должны быть яркие представители этих типов. А вот лидер перемен должен интегрировать их воедино.

Конечно, это упрощенный вариант расстановки сил в команде изменений. Всегда приходится иметь дело с тем раскладом людей, который, как говорится, достался по ситуации. И основная задача лидера умело, с пользой для дела, этим раскладом распоряжаться.

На этом этапе важно не только сформулировать видение и стратегические цели. Состав команды достаточно «подвижен». В дискуссиях более отчетливо видны люди, их истинное лицо и отношение к будущим переменам. Идет процесс взаимной притирки, порой перерастающий в «шторм». Задача лидера — помочь команде обрести целостность.

Итак, на этом этапе необходимы следующие действия:

  1. на организационном уровне — формулирование ценностей и видения компании;
  2. на коллективном — обмен мнениями, мозговые штурмы, стратегические сессии, командообразование;
  3. на индивидуальном — работа с членами команды по интеграции личных и групповых интересов, персональная работа с лидерами мнений.

3. ПОДГОТОВИТЬ ПУТЬ.

Сформировать сильную коалицию перемен. Разработать стратегию компании, включающую программу трансформации на организационном, коллективном и индивидуальном уровнях, системно охватив производство (услуги), финансы, продажи, HR.

Видение может быть разным (и в этом проявляется индивидуальность его создателей) — общей картиной, дающей лишь очертания будущего или очень точным детальным описанием завтрашнего дня. В любом случае, далее такое видение должно быть разложено на цели и задачи, формирующие путь его достижения. Без конкретизации того, что должно быть сделано, кем, когда и каковы критерии достижения поставленных целей, видение останется лишь красивой мечтой.

Так появляется стратегия — система согласованных и взаимоувязанных целевых ориентиров компании, перерастающая в бизнес-планы, проекты, операционные распоряжения и процедуры, посредством которых конкретные сотрудники будут достигать конкретные результаты.

Намеченный план диктует архитектуру компании. При этом организационная структура формируется под давлением трех переменных: стратегические задачи, текущий функционал, кадровая составляющая. Состыковка этих переменных превращает организационное проектирование в нелинейный процесс.

Как правило, именно наличие или отсутствие необходимых кадров становится критерием скорости и качества проведения изменений. Правильные люди, способные провести изменения, необходимы на всех уровнях принятия решений. Очевидно, что далеко не всегда получается найти таких людей внутри компании или подобрать их на рынке. Поэтому, прежде чем начинать перемены, важно оценить, способны ли люди на управленческих позициях проводить изменения — это вопрос и мировоззрения (насколько идеи изменений близки этим людям), и компетенций (насколько они замотивированы и способны), и психотипа (насколько психологическая конституция этих людей соответствует задачам, стоящим перед ними).

Подобрать правильных людей на ключевые позиции — во многом, это залог успеха дальнейших действий. Изменения должны носить системный характер, поэтому в процесс формирования программы изменений постепенно должны включаться все ключевые сотрудники — руководители, неформальные лидеры. А через них и остальные сотрудники. Это процесс формирования коалиции перемен.

Коалиция перемен — широкий круг людей, вовлеченных в изменения. У каждого из них своя роль, свои интересы, но все они могут быть по-своему полезны для процесса преобразований. Можно выделить следующие категории:

  1. Спонсоры. Как правило, это собственники или первое лицо компании. Их основная роль — это предоставить лидеру изменений полномочия и ресурсы для проведения преобразований. Заручится такой поддержкой необходимо до начала всего процесса, более того, важно, как говорится, на берегу договорится о правах, ответственности сторон и правилах взаимодействия, лучше на бумаге.
  2. Лидер. Идейный вдохновитель и локомотив процесса изменений. Это человек, который должен взять на себя персональную ответственность за результаты изменений, а для этого должен обладать реальными полномочиями и властью, вплоть до увольнения сотрудников.
  3. Пламенные души . Активные сторонники и проводники нового курса. Задача лидера найти таких людей, вовлечь в процесс преобразований и объединить их, помочь работать единой командой. Это могут быть люди разного статуса и степени влияния на процесс. Важно направить их энергию в нужное русло — на расширение коалиции и достижение поставленных целей.
  4. Сторонники. Это сотрудники, которые в целом поддерживают проводимые изменения, но не являются при этом носителями идей и их проводниками. Они голосуют «за», но вряд ли будут предпринимать активные действия по внедрению нового. Эти люди полезны для формирования общественного мнения
  5. Пользователи. Это люди, которые пользуются происходящим в своих целях. Они прислушиваются к общественному мнению и выступают на стороне тех, с кем удобно и выгодно. Как правило, они присоединяются к тем, за кем сила. Эта категория есть в любой организации и с ними надо работать индивидуально, договариваться и привлекать на свою сторону, когда необходима их компетентность и опыт. Или постепенно заменять их на сторонников, набирая новых сотрудников.
  6. Консерваторы. Активные защитники существующего порядка. Часто, под лозунгом «патриотизма и борьбы за справедливость» они всячески препятствуют проведению изменений. Как правило, поведение этих людей обусловлено тем, что они теряют «почву под ногами» в связи с изменениями, а развиваться они не хотят или уже не могут. Часто такие люди обладают авторитетом в компании и могут формировать «партизанское движение». Допускать этого, конечно, нельзя. Польза консерваторов для изменений, как ни странно, в их критическом подходе, если он не зашкаливает, то помогает увидеть угрозы и препятствия. Если удается договориться с такими людьми и встроить их, то они могут быть очень полезны как контролеры.
  7. Исполнители. Это люди, которые предпочитают делать свою работу и не вмешиваться в политические игры. Они лояльны своим непосредственным начальникам. Эти люди принимают или не принимают изменения в зависимости от того, насколько это помогает или мешает им спокойно делать свою работу. Они не любят стрессов и предпочитают размеренный темп с 9 до 5. Такие люди незаменимы для рутинных процессов. И для изменений они полезны тем, что обеспечивают стабильность во время перемен.

Все перечисленные категории, составляющие коалицию перемен важны и необходимы для сбалансированного результативного движения. Конечно, их удельный вес должен быть разным. Понятно, что необходимо стремится увеличивать количество сторонников и пламенных душ. С другой стороны, надо учитывать размер и этап развития бизнеса. Как показывает практика, редко, где удается достичь более 20 процентов пламенных душ. А вот что важно, так это, чтобы руководящий корпус формировался из числа сторонников и пламенных душ. С учетом, конечно, их профессиональных компетенций.

Итак, на этапе «подготовка пути» необходимы следующие действия:

  1. на организационном уровне — разработка стратегии перемен, организационное проектирование;
  2. на коллективном — формирование широкой коалиции перемен;
  3. на индивидуальном — подбор ключевых руководителей, способных реализовать задуманное.

4. РЕАЛИЗОВАТЬ ТРАНСФОРМАЦИЮ

Последовательно реализовать программу изменений, гибко реагируя на ситуацию. Добиваться реализации принятых решений, формируя новое русло организационного развития.

После того, как сформулирован план действий, подобраны ключевые сотрудники и создана широкая коалиция, необходимо реализовать задуманное. Это время проактивных решительных действий. Качественное исполнение намеченных планов требует сочетания дисциплины, творческого подхода и сотрудничества.

Конечно, необходимо придерживаться определенного плана, последовательно продвигаясь к обозначенным целям. При этом, важно понимать, что план — это всего лишь маршрут движения к достижению видения, которое в свою очередь является вербализацией ценностей и ключевых идей развития. План может и должен меняться сообразно ситуации, намерения же (ценности, идеи, видение) остаются константами.

Важный момент: стратегия, бизнес-планы должны последовательно реализоваться, и для этого руководителям необходимо включать управленческую волю, контроль и неформальное влияние на сотрудников. Прогибаться под лень, нежелание или неумение отдельных сотрудников добиваться результатов нельзя. Важно создать дух исполнительской дисциплины. Все корректировки должны быть обусловлены желанием сделать дело умнее, быстрее, качественнее. Одни ищут отговорки, почему дело не сделано, другие — возможности как приблизить задуманное. Необходимо актуализировать второе. При этом, важно, чтобы каждый сотрудник видел за планами, приказами, распоряжениями — ценности, идеи, видение, чтобы понимал, зачем ему лично это надо и по-настоящему этого хотел.

В этом и есть основной секрет успешного управления изменениями — не насаждать их, а, прежде всего, создавать почву для созревания внутренне осознанного стремления к ним. Через подбор правильных людей, грамотную систему KPI, продуманные формы нематериальной мотивации, через индивидуальную работу с людьми в коллективе. Для этого на руководящих постах необходимы не начальники, а лидеры.

Лидер — это продавец надежды. Это человек, который, прежде всего, сам любит и верит в то, что делает. Это цельная личность, излучающая энергию уверенности. Это человек, который умеет ставить цели себе, сотрудникам и добиваться их выполнения. Это человек, который завоёвывает доверие и уважение сотрудников, даже если его назначили на должность. Найти таких людей сложно, их вообще немного. Но их можно и нужно выращивать в компании, давать им шанс реализоваться в амбициозных проектах. Проведение изменений, это как раз такая возможность для них раскрыться, наработать опыт и компетенции.

Наладить сотрудничество по вертикали, горизонтали и диагонали организации — важнейшая задача лидера. Преобразования — это гораздо больше, чем механические действия с планами, регламентами и отчетами, это живая работа с информацией, энергией, людьми. Необходимо добиться, чтобы компания работала как единый здоровый организм. Да, необходимо вырабатывать стандартные рабочие процедуры, но, главное, чтобы они помогали взаимодействию и достижению результатов, а не мешали им. Например, одна из таких важных управленческих процедур — проведение совещаний, где должна высекаться искра синергии, превращая взаимодействие сотрудников в процесс достижения качественного результата, а не бесконечные споры. Эффективное проведение совещаний, как показывает практика, далеко не мелочь. Умелое использование этого инструмента значительно повышает шансы продвинуться в достижении целей. Правильная постановка целей, ситуационное руководство, проектные методики — эти и другие процедуры регулярного менеджмента формируют общую управленческую компетентность компании.

Реализация преобразований также может сопровождаться сопротивлением даже в подготовленном коллективе, это нормально, этого не нужно бояться, но к этому надо быть готовым. Если на предыдущих этапах была проделана глубинная системная проработка идеологии, видения компании, была сформирована широкая коалиция поддержки проводимых преобразований, то сопротивление будет носить лишь фоновый характер.

На этом этапе важно показать людям, что проводимые преобразования реальны, поэтому необходимо придерживаться тактики малых побед.

Лидерство в каждой точке принятия решения, совмещенное с грамотным регулярным менеджментом, как исполнительским мастерством, необходимое условие проведения организационных преобразований. На этом этапе необходимы следующие действия:

  1. на организационном уровне — актуализация лидерства, внедрение эффективных процедур регулярного менеджмента; обеспечение исполнительской дисциплины; формирование гибкой действенной организационной структуры;
  2. на коллективном — «продажа» идей изменений и стратегии вглубь организации; обеспечение межфункционального сотрудничества;
  3. на индивидуальном — коучинг руководителей, подбор и расстановка персонала.

5. ИНТЕГРИРОВАТЬ ИЗМЕНЕНИЯ

Перевести процесс перестройки организации в перманентное состояние интегрального развития как системы в целом, так и составных ее частей: идеологии, стратегии, структуры, процессов, человеческого капитала.

Изменения запущены. Однако необходимо создать механизм необратимости проведенных преобразований. Более того, проведенные изменения не являются панацеей от всех бед навсегда. Прогрессивные изменения должны стать неотъемлемой частью организационной жизни. Как этого добиться?

Во-первых, в идеологии компании должен быть акцент на самообновление и развитие, как на организационном уровне, так и на уровне личности. Развитие организации невозможно без развития сотрудников, при этом сотрудники не будут развиваться, если не создаются для этого необходимые условия и среда.

Во-вторых, в стратегии обязательно должно быть уделено этому внимание. В кадровой политике компании необходимо поставить акценты на обучение и развитие сотрудников, создание сильного HR бренда для привлечения талантов с рынка, развитие наставничества.

В-третьих, разработать модель компетенций сотрудников. Добиться внедрения процедур совершенствования деятельности подразделений и сотрудников, внести это в показатели KPI.

И наконец, при наборе на работу, поставить четкие понятные требования по обучению и развитию для сотрудника уже на входе. Выстроить систему наставничества. Добиться оценки сотрудников по динамике из личностного и профессионального роста, а карьерный рост привязать, в том числе и к тому, как сотрудник развивается сам, развивает подчиненных, как способствует развитию подразделения.

В целом в организации важно сформировать систему формальных инструментов и неформальную культуру, основанные на своего рода «культе» совершенствования и развития себя, сотрудников, бизнеса, организации. Этот «культ» должен стать неотъемлемой частью всего корпоративного организма через символы, традиции, процедуры, коммуникации, документы и примеры, подаваемые руководителями.

Этот этап не имеет окончания, он должен быть постоянным, органично вплетенным во все, что делает организация и её сотрудники.

Итак, мы рассмотрели ключевые этапы процесса управления изменениями. Каждый этап имеет особенности и требует разного подхода, разных компетенций.

  1. ПОСЕЯТЬ СЕМЕНА ИЗМЕНЕНИЙ
  2. СОЗДАТЬ ВИДЕНИЕ БУДУЩЕГО
  3. ПОДГОТОВИТЬ ПУТЬ
  4. РЕАЛИЗОВАТЬ ТРАНСФОРМАЦИЮ
  5. ИНТЕГРИРОВАТЬ ИЗМЕНЕНИЯ

При этом, важно, чтобы это был целостный процесс, подчиняющийся единой логике. Ведь только полный цикл действий может обеспечить качественный результат.

Еще почитать об управлении изменениями в компании можно здесь: «Парадоксальная теория изменений для организаций»

olegchirkov.ru

Лекция № 13. Управление изменениями в организации

1. Природа, модель и этапы процесса управления изменениями

Современные организации, действующие
в сложной, динамичной среде с высоким
уровнем неопределенности, должны
непрерывно изменяться. Умение осуществлять
эти изменения, перестраиваться,
адаптироваться к постоянно меняющейся
среде или, что еще более важно, способность
изменять саму среду является важнейшей
характеристикой сегодняшних организаций,
обеспечивающей их конкурентоспособность
и выживание в долгосрочной перспективе.

Организационное изменение можно
определить как процесс освоения новой
идеи, типа поведения или как любое
относительно самостоятельное видоизменение
какого-то ее элемента. Примерами крупных
изменений могут быть освоение улучшенной
технологии, создание нового продукта,
необходимого рынку, совершенствование
организационной структуры, обучение и
повышение квалификации работников,
формирование соответствующей корпоративной
культуры с новыми ценностями, традициями,
стилем управления.

2. Типы организационных изменений

Все изменения в организации можно свести
к двум типам: операционным изменениям,
связанным с улучшением производственных
процессов, процедур, и к трансформационным
изменениям, направленным на обновление
организации в целом, переориентацию ее
функционирования. Основные типы изменений
– это изменения миссии и целей, стратегии,
технологии, структуры, продукта, людей
и культуры.

Существуют плановые и стихийные
изменения. Первые осуществляются в
соответствии с разработанной стратегией,
планом, в котором организация пытается
спрогнозировать свои действия с учетом
будущих событий. Для этого изучаются
тенденции развития внешней среды, ее
возможности и угрозы, а также сильные
и слабые стороны организации. Цель таких
планов – подготовить организацию к
возможным изменениям среды, противостоять
неблагоприятным воздействиям случайных
факторов.

Стихийные (реактивные) изменения – это
непредусмотренные ответные действия
организации на непредвиденные
обстоятельства по мере их возникновения.
Поэтому, как правило, они осуществляются
в условиях нехватки времени, бывают
недостаточно продуманы и не позволяют
эффективно адаптироваться к окружению.
Часто после таких перемен потребность
в управляемых изменениях возрастает.

Модель плановых изменений представлена
на рисунке 4. В ней процесс изменений
разбивается на пять последовательных
этапов:

1) на организацию воздействуют
внутренние и внешние силы, которые
вызывают необходимость изменений;

2) менеджеры изучают эти воздействия
и осознают необходимость перемен;

3) осознанная потребность изменений
побуждает, инициирует поиск нововведений
и их внедрение;

4) изменения осуществляются;

5) закрепляются изменения на основе
положительных результатов, они становятся
необходимым элементом организации.

Рис. 4. Модель процесса управления
изменениями

Рассмотрим представленную модель более
подробно. Воздействие внешней среды,
появление возможностей и угроз развитию
организации связано с изменением любого
из ее факторов прямого или косвенного
воздействия. А именно: потребителей,
конкурентов, поставщиков, собственников,
рынка рабочей силы, контролирующих и
регулирующих органов, а также состояния
экономики в целом, социокультурных,
политико-правовых, технологических и
международных факторов.

Внутренние воздействия, требующие
изменений, связаны с производственной
деятельностью организации, ее целями
и возможностями их достижения. Здесь
выявляется потенциал организации, ее
сильные и слабые стороны в разных
функциональных областях.

Сопоставление внешних и внутренних
импульсов, осознание несоответствия
между средой и организацией, существующим
и необходимым уровнями производительности,
эффективности и качества приводят к
пониманию необходимости перемен. Это
понимание предопределяет последующие
действия по созданию нового продукта,
внедрению современной технологии,
системы мотивации персонала, формированию
культурных ценностей, перестройке
структуры управления и т. д.

После осознания необходимости
реорганизации наступает третий решающий
этап управления изменениями –
инициирование изменений. Здесь
разрабатываются идеи будущих перемен,
направленные на устранение несоответствия
между организацией и средой или более
мелкого несоответствия существующих
операций и процедур принятым в организации
стандартам.

Существуют разные способы стимулирования
поиска идей. Наиболее эффективны
следующие:

1) изучение существующего опыта
решения аналогичных проблем;

2) содействие творчеству, новаторству,
проявлению инициативы;

3) отстаивание идеи, доведение ее до
стадии внедрения;

4) создание венчурных команд.

Первый способ предполагает изучение
всех имеющихся разработок как внутри,
так и вне организации, которые могут
быть использованы для осуществления
необходимых изменений. Этот способ не
исключает приглашения опытного
консультанта по решению аналогичных
проблем. Однако данный способ имеет
определенные ограничения. Они связаны
с опасностью применения старых решений
к новым проблемам и с тем, что многие
изменения не могут быть осуществлены
на основе имеющихся знаний и опыта.
Поэтому организация должна искать новые
уникальные решения своих проблем.

Необходимость инициирования новых
оригинальных решений для выявленных
проблем означает, что способность к
творчеству, новаторству как отдельных
людей, так и целых подразделений должна
быть встроена в организацию. Такие
организации свободно структурированы,
децентрализованы, имеют открытые каналы
коммуникаций и эффективные системы
подачи рационализаторских предложений
и изобретений. Их корпоративная культура
отличается открытостью, свободой
общения, доброжелательностью, участием
в обсуждении новых идей, поощрением
ошибок. Система вознаграждений в таких
организациях поддерживает нововведения.
Многие программы партисипативного
управления родились из желания
стимулировать творчество, новаторство
в организации.

Каждый человек имеет способность к
творчеству, но есть особо одаренные
люди, которые способны увидеть уникальные,
необычные возможности развития
организации даже в обычных ситуациях.
Таких работников необходимо специально
изыскивать и создавать им все условия
для работы. В литературе даны характеристики
особо творческих людей, включающие
профессионализм, оригинальность
мышления, открытость новым концепциям,
идеям, любознательность, независимость,
отсутствие авторитетов, целеустремленность,
настойчивость, оптимизм.

Если в подразделении создана творческая
атмосфера и генерируются новые идеи,
то возникает необходимость в их
пропаганде, продвижении и реализации.
На этом этапе должен появиться человек,
который осознает плодотворность идеи,
объясняет и отстаивает ее, доводит до
стадии внедрения, поскольку сами по
себе изменения не происходят. Часто
новая идея отвергается руководством
без должной ее проработки.

Последний способ инициирования перемен
– создание венчурных команд, новой
современной формы содействия новаторству
в организации. Венчурная команда – это
отдельная, самостоятельная структурная
единица, существующая вне иерархической
пирамиды организации, которая отвечает
за разработку основных изобретений и
инновационных проектов. Члены таких
команд имеют большую свободу творчества
и освобождаются от необходимости
соблюдать принятые в организации правила
и процедуры. Венчурные команды малочисленны
и отделены от компании, чтобы исключить
бюрократическое вмешательство.

Четвертый этап управления изменениями
– осуществление изменений предполагает
знание причин сопротивления переменам
и его умелое преодоление.

Таких причин несколько:

1) неопределенность. Люди могут
негативно относиться к изменениям
только из-за отсутствия информации о
последствиях перемен, подозревая угрозу
своему положению в организации. Ведь
неопределенность всегда страшит;

2) ощущение потерь. Люди сопротивляются
переменам, если предполагают, что они
приведут к личным потерям: полномочий,
власти, статуса, престижа, оплаты,
дополнительных льгот и привилегий,
социальных контактов, т. е. к снижению
удовлетворения какой-либо потребности;

3) отсутствие понимания и доверия.
Служащие часто не понимают замысел
изменений или сомневаются в их
положительных последствиях, не доверяют
руководителям, так как уже имели
негативный опыт;

4) убеждение, что перемены ничего
хорошего не принесут, не решат существующих
проблем, а может быть принесут с собой
новые;

5) разные оценки и цели. Авторы идей,
их последователи и люди, которые должны
будут подвергнуться переменам, по-разному
оценивают ситуацию. Менеджеры разных
подразделений имеют свои локальные
цели, и нововведения могут умалить
результат деятельности какого-либо
подразделения;

6) отсутствие необходимых навыков,
умений, чтобы справиться с изменениями;

7) встроенные элементы сопротивления
переменам: существующие правила,
процедуры, политики, нормы, рабочие
методы, традиции, философия высшего
руководства.

Эти элементы формировались в течение
длительного периода времени, стали
привычными, необходимыми, поэтому от
них нелегко отказаться. Существуют два
основных подхода к преодолению
сопротивления переменам:

1) анализ «силового поля», который
предполагает определение и изучение
факторов, способствующих и препятствующих
изменениям;

2) использование существующих методов
уменьшения или полного устранения
сопротивления.

Анализ «силового поля» предложил Курт
Левин, который предполагал, что изменения
являются результатом «борьбы» между
движущими и противодействующими им
силами. Когда предлагается изменение,
одни силы продвигают его, другие
препятствуют переменам. Менеджер должен
проанализировать эти силы и изменить
соотношение между ними в пользу движущих
сил. Это можно сделать тремя способами:

1) усилить существующие движущие
силы;

2) ослабить существующие противодействующие
силы;

3) добавить новые движущие силы.

Причем руководство должно знать, что
лучшее время преодоления сопротивления
изменениям – это период до их возникновения.

studfiles.net

Как обеспечить эффективное управление изменениями?

Управление изменениями — основные принципы

Сегодняшняя ситуация на мировом рынке заставляет многие компании меняться, чтобы сохранить имеющиеся и приобрести новые конкурентные преимущества. Что бы определить что такое управление изменениями обратимся к определению словаря Webster’s Ninth New Collegiate Dictionary, «изменить» значит «придать чему-либо другое положение, задать другое направление или курс, совершить сдвиг от одной позиции к другой, модифицировать, трансформировать, заменить, перевести в другое качество». Термин «управлять» означает «умело контролировать или направлять, осуществлять организаторские, административные и контролирующие функции». 

Применительно к организациям под термином «изменения» будем понимать внедрение новых бизнес-процессов и технологий для преобразования деятельности организации в соответствии с требованиями рынка и извлечения выгоды с помощью создавшихся в бизнесе возможностей. Иными словами, управление изменениями — это процесс, задача которого согласовать и внедрить изменения в соответствии с экономическими и техническими возможностями компании. Будучи неотъемлемым спутником развития любого бизнеса, изменения во многом влияют на его функциональное наполнение.

Сотрудники всех уровней управления должны понимать и учитывать тот факт, что повышение сложности бизнес-систем неизменно ведет к росту ценности эффективного управления изменениями. При их проведении бывает крайне сложно внедрить новые методы и процедуры ведения бизнеса так, чтобы они были адекватно восприняты персоналом и прижились в организации, не нарушив согласованности работ, корпоративной культуры компании, совместимости программных и аппаратных решений и т. д. При масштабных изменениях приходится тщательно продумывать общую стратегию их проведения, возникает необходимость управлять рисками внедрения, ожиданиями заинтересованных сторон. Осуществлять изменения нужно таким образом, чтобы предотвратить возникновение непредусмотренных рисков и максимально снизить их воздействие на результаты работ. Важно, чтобы запланированные изменения были реализованы с первой попытки — это позволит компании достичь своих конкурентных преимуществ с меньшими затратами средств и времени.

Практика управления бизнес-процессами показывает, что многие из них требуют регулярных изменений, а по некоторым направлениям изменения необходимо проводить по нескольку раз в месяц. Разовые нововведения можно выполнять в формате проекта, но если речь идет о динамично меняющихся процессах, требующих постоянной адаптации к новым условиям рынка, то возникает необходимость четкой регламентации и запуска процесса управления изменениями (включая процедуры инициации, планирования, утверждения и внедрения изменений, а также отслеживания их устойчивости), который должен функционировать на регулярной основе. Применяемые большинством компаний подходы к управлению изменениями носят характер общих рекомендаций из области кадрового и проектного менеджмента, выполнение которых помогает в решении насущных задач, но не дает возможности выстроить эффективный процесс управления ими. Чтобы найти оптимальный вариант такого управления, необходимо определить основные объекты изменений (люди, технологии и процессы), их цели и процедуры.

Управление изменениями в области ИТ

Для специалистов в области информационных технологий частые изменения в этой сфере — большая «головная боль», поскольку донастраивать системы под изменяющиеся бизнес-процессы приходится достаточно часто и в срочном порядке. Если запланированные изменения осуществляются медленно, то это мешает бизнесу и вызывает снижение его конкурентоспособности, что в конечном итоге приводит к недовольству бизнес-подразделений информационными технологиями. Одним из источников информации о том, каким образом нужно внедрять в IT-компании процесс управления изменениями, является TIL (Information Technology Infrastructure Library — «библиотека IT-инфраструктуры»), где все описание приведено на детальном уровне. Компании, поставившей перед собой цель внедрить этот процесс или усовершенствовать уже существующий, следует ознакомиться в ITIL с основными принципами процесса и выбрать из них те, которые подходят к ее собственным задачам. Для многих крупных компаний процесс управления изменениями, изложенный в ITIL, может показаться слишком простым, тогда как маленьким фирмам попросту не хватит ресурсов для внедрения точной копии системы управления изменениями, данной в ITIL. В таком случае следует внедрить основные принципы и выбрать один сценарий процесса, а затем постоянно работать над его улучшением.

Управления изменениями — схема процесса

Общая схема проведения изменений начинается с регистрации запроса на изменения — Request for Change (RFC), причем здесь запрос попадает в сферу управления процессом управления изменениями, то есть фактически становится его экземпляром. На данном этапе изменению присваивается идентификационный номер, и в дальнейшем осуществляется классификация запроса, то есть фактически определяется сценарий, по которому данный запрос будет обрабатываться. Многие компании считают необходимым следовать одному сценарию процесса для всех изменений.

На самом деле библиотека ITIL позволяет использовать различные сценарии процесса управления изменениями. Точнее, может быть один сценарий для незначительных изменений с малой степенью риска неучтенных ошибок, а также более совершенные сценарии в случае существенных и масштабных изменений. Например, одна и та же компания может поддерживать сценарии для изменений и с малой, и со средней, и с повышенной степенью риска. Такой подход обеспечит гибкость и своевременность процесса, а также приведет к снижению себестоимости работ по его реализации. Чтобы сократить срок обработки изменений, типовые (с точки зрения их обработки) выделяются в отдельные группы стандартных изменений, которые обрабатываются по упрощенным сценариям. Необходимо предусмотреть несколько сценариев обработки запроса на изменения в зависимости от их срочности и масштабности, что позволит направлять поток стандартных изменений по наиболее короткому сценарию, тогда как масштабные изменения потребуют всех необходимых согласований и обоснований.

Приоритеты изменений могут быть следующими:

  • Низкий — изменение желательно, но его внедрение может быть отложено.
  • Обычный — нет срочности, но откладывать нельзя.
  • Высокий — изменение необходимо для устранения серьезной ошибки, затрагивающей большое число пользователей.
  • Наивысший — необходимо наиболее быстрым образом провести изменение, поскольку оно влияет на бизнес в целом.

Число и описание приоритетов в каждой компании могут быть различными, но на выбор приоритета всегда должны влиять категории изменений с точки зрения масштабности, которые могут быть, в частности, следующими:

  • Крупные изменения (например, реструктуризация головного офиса или внедрение ERP системы).
  • Средние изменения (например, внедрение процесса бюджетирования или системы управления документами).
  • Мелкие изменения (внедрение процесса обучения).
  • Незначительные изменения (актуализация регламентов на основании передачи прав и обязанностей, переезд подразделения).

Часто бывает, что предлагаемые изменения способны повлиять на другие бизнес-процессы, поэтому важно согласовать их с участием всех заинтересованных лиц. Необходимо определить все процессы, на которые может повлиять воздействие, а также сопоставить возможное изменение и его финансовую рентабельность.

Итак, аспекты утверждения изменения должны включать в себя:

  • Финансовое одобрение: анализ затрат/выгод бюджета.
  • Техническое одобрение: оценка необходимости, возможности проведения изменения и степени его воздействия.
  • Бизнес-одобрение: одобрение пользователями требуемой функциональности приложения и степени воздействия изменения.

Проведение всех действий по согласованию изменений требует знаний и квалификации в различных сферах деятельности, а также высоких полномочий для принятия решения. Для обеспечения вышеуказанных условий создается комитет согласования и подтверждения изменений (Change Advisory Board), который является неотъемлемой частью всего процесса и включает в себя представителей различных подразделений с обязательным участием руководства финансовых подразделений и руководства компании (за которым остается право окончательного решения).

В небольших компаниях достаточно одного комитета, в более крупных возможно несколько. Наличие комитетов позволяет рассмотреть запросы и планы изменений представителям разных служб, что, таким образом, снижает вероятность риска неудачного или невостребованного изменения. Кроме того, комитеты обеспечивают взаимодействие между IT и бизнесом для определения их согласованной точки зрения на изменение. Для выполнения этих задач в комитет следует включать людей, знакомых с бизнес-процессами предприятия и его информационными системами. После утверждения запроса на изменение или графика будущих изменений (FSC — Forward Schedule of Change) — документа, описывающего порядок изменений и задействованные ресурсы, на специально формируемом комитете проектные группы могут начинать внедрять утвержденные изменения в деятельность компании.

Помимо комитета согласования и подтверждения изменений необходимо определить владельца процесса, который должен принимать решение в случае небольших изменений и анализировать успешность в каждом конкретном случае. В крупных организациях возможно разделение полномочий владельца процесса управления изменениями по областям, в которых они проводятся, поскольку для анализа изменений необходимо быть специалистом в той или иной конкретной области. Для сложных систем весьма вероятна профессиональная специализация, и тогда единственным путем к реальной оценке влияния изменений является совместная работа в группах тех, кто поддерживает систему, с теми, кто ее использует.

При этом основными задачами владельца процесса управления изменениями являются:

  • руководство процессом;
  • фильтрация и классификация запросов на изменения;
  • принятие решений для небольших запросов на изменения;
  • взаимодействие с заказчиком изменений; планирование изменений;
  • координация изменений; анализ успешности изменений.

Если попытаться охватить цели данного процесса одной фразой, то прежде всего это обеспечение применения стандартизованных процедур и методов для эффективной и быстрой обработки всех изменений с учетом снижения негативного влияния изменений на бизнес и качество IT-сервиса. Для его описания в графическом виде мы используем модели описания процессов, в рамках которых отражаются как минимум логика процесса, бизнесроли, документы и информационные системы. На основе данных моделей очень просто получить регламент процесса и ролевые инструкции его участников.

Управление изменениями — документирование

Изначально управление изменениями должно работать по следующей схеме: «размораживание — изменение — замораживание», причем с четким документированием каждого изменения. Вот почему одним из основных вопросов при управлении изменениями является документирование существующей и целевой ситуации при изменении, а также формирование плана перехода между ними. Поскольку изменения внедряются в бизнеспроцессы, то важным моментом является описание бизнес-процессов с помощью специализированных средств, таких, например, как система ARIS. Подобные средства являются в своем роде базой данных о текущей ситуации в компании. Любое изменение в ее деятельности должно отражаться в этой базе для обеспечения возможности управления изменениями. Многие компании уже сейчас используют средство описания для формализации изменений в бизнес-процессах и обеспечивают автоматизированное получение сформированных моделей бизнес-процессов.

Управление изменениями  — Использование референтных моделей

Правильность построения процесса управления изменениями может быть обеспечена, как уже сказано, использованием библиотеки ITIL, но детальное описание процесса с указанием бизнес-ролей и информации по нему библиотека не содержит. В своей работе по разработке детальных моделей процесса мы используем референтную модель компании IDS Scheer — ARIS ITIL Reference Model, которая помимо моделей процесса содержит основные данные, использующиеся при управлении изменениями. Описание процесса в графической форме позволяет находить общий язык между IT-специалистами и бизнес-экспертами, а использование референтных моделей предполагает взятие за основу эталонного представления процесса и формирование варианта, наиболее подходящего для конкретной компании.

Но недостаточно только описать бизнес-процесс, необходимо определить его окружение, которое включает в себя бизнес-роли, информацию, обрабатываемую в процессе, экраны информационных систем. Присутствие в референтных моделях моделей структур данных для разработки экранных форм и документов по процессу обеспечивает простоту разработки окружения процесса. Необходимо также использовать отдельный сценарий для срочных изменений, который предусматривает следующие действия: Специальное совещание (возможно, телефонная конференция по утверждению изменения). Принятие решения владельцем процесса. Упрощенное согласование изменения. Минимальное документирование изменения на этапе выполнения. Максимальный ресурс проектных групп. Последующее документирование. Формализованное понятие срочного изменения и определенный механизм принятия решения для его активизации.

Управление изменениями — анализ эффективности

Основное преимущество в управлении изменениями как процессом заключается в возможности анализа ключевых показателей результативности (КПР). Любой способ контроля, в том числе и процесс управления изменениями, не может дать абсолютной гарантии отслеживания всех ошибок. Конечно, процесс управления изменениями должен быть внедрен таким образом, чтобы риски сократились до приемлемого уровня, но попытка внедрить процесс с целью полного избавления от рисков приведет к медленному дорогостоящему бюрократизированному процессу, причем ожидаемый результат не может быть гарантирован.

Для обеспечения контроля за эффективностью управления изменениями необходимо анализировать следующие ключевые показатели результативности:

  • число проведенных изменений за период в различной разбивке и в динамике;
  • классификация причин изменений;
  • число успешных изменений;
  • число неудачных изменений с разбивкой по причинам;
  • число запросов на изменения (RfC): отклоненных и тренд;
  • число рассмотренных и внедренных изменений;
  • длина очереди актуальных изменений и ее тренд.

После проведения каждого изменения необходимо оценивать его, отвечая на следующие вопросы:

  • Привело ли изменение к достижению намеченной цели?
  • Удовлетворены ли пользователи результатом?
  • Возникали ли какие-либо побочные эффекты?
  • Были ли превышены расчеты по затратам и ресурсам?

Такой анализ статистики процесса  — управление изменениями нацелен на выявление любых ошибок, которые по той или иной причине были пропущены и привели к неудаче введенных изменений. Однако при внедрении процесса управления изменениями могут возникать следующие проблемы: Неоправданная бюрократизация процесса, что может затягивать процедуру согласования изменений. Управление изменениями внедряется без создания базы о существующих бизнес-процессах. Не проработаны или невозможны процедуры возврата к предыдущему состоянию. Процесс легко обойти (некоторые сотрудники делают это из желания ускорить отдельные мероприятия). Процесс подвержен ошибкам, поэтому рекомендуется прибегать к возможным автоматизированным решениям. Использование процессного подхода, ITIL и, например, референтных моделей ARIS IDS Reference Model позволяет в большинстве случаев избежать вышеобозначенных проблем и разработать эффективный процесс управления изменениями.

Заключение

Необходимость управлять изменениями в условиях возрастающей сложности систем продолжает оставаться нелегкой задачей для серьезных компаний. Лучшим ее решением станет внедрение правильных процессов управления изменениями, основанных на лучших практиках ITIL. Начинать следует с процессов, предлагающих оптимальный баланс затрат, рисков и ресурсов, и постепенно двигаться дальше. Внедрение процесса управления изменениями в IT-подразделении может стать пилотным проектом по внедрению аналогичного процесса в масштабе всей компании.

koptelov.info