Структура финансовой службы – Структура финансовой службы: делаем правильно
Структура финансовой службы: делаем правильно
Сегодня разбираемся, как же правильно выстроить структуру финансовой службы? Нужен ли финансовый директор или достаточно главного бухгалтера? Кому должен подчиняться главный бухгалтер? И, наконец, какая структура финансовой службы поможет компании работать эффективно?
Все вопросы важные, так как мы уже выяснили, что порядок в финансах и их контроль – один из главных инструментов руководителя по повышению эффективности бизнеса.
Виды структур финансовой службы
До определенного момента, примерно до 1996 года, в компаниях был только главный бухгалтер, который, естественно, подчинялся генеральному директору:
С появлением на рынке специалистов с навыками финансового менеджмента, в компаниях стали появляться финансовые директора. В период 1996-2005 гг. структура финансовой службы в большинстве компаний выглядела так: во главе компании — генеральный директор, ему подчиняется главный бухгалтер и финансовый директор. Я называю это структурой «переходного периода», хотя многие компании и сегодня живут в такой парадигме:
И, наконец, эффективная структура финансовой службы, в которой живут и работают большинство иностранных компаний, и которая максимально ориентирована на интересы владельцев компании: во главе — генеральный директор, ему подчиняется финансовый директор, а уже в подчинении у последнего — финансовый отдел, планово-экономический отдел и бухгалтерия:
Эффективная структура финансовой службы
Давайте разберемся, почему последняя структура наиболее эффективна.
Бухгалтерская проводка или бухгалтерская запись — это кодирование информации о финансово-хозяйственной операции, произошедшей на предприятии. Поступили деньги на расчётный счёт — внесли запись в систему учёта, отгрузили товар со склада — записали проводку, переместили материал из цеха в цех — тоже все отразили в учёте.
Первичная и самая главная задача всех работников, занятых учётом — это формирование полной и достоверной информации обо всём, что происходит на предприятии.
В терминологии, используемой в деловой среде, существуют понятия:
- Бухгалтерский учёт
- Налоговый учёт
- Управленческий учёт
- Финансовый учёт
Каждый из этих учётов формирует свою итоговую форму отчётности – для разных пользователей.
Бухгалтерский учёт — формирует формы бухгалтерской отчётности по правилам, установленным Минфином РФ.
Налоговый учёт нужен для формирования налоговых деклараций и сдачи их в налоговую по правилам, установленным Налоговым Кодексом РФ.
Управленческий учёт формирует формы управленческой отчётности для собственников и топ-менеджеров компании, с помощью которых осуществляется управление компанией по правилам, установленным самой компанией.
Также могут быть: производственный учёт, кадровый учёт и так далее.
Главное правило: учёт должен быть настроен таким образом, чтобы занося информацию в систему один раз, вы могли получать разные итоговые формы. В этом случае результат достигается с наименьшими затратами, а значит с наибольшей эффективностью.
Настроить систему таким образом можно при помощи аналитики к каждой проводке – на бухгалтерском языке это называется субконто – и при помощи разных регистров обработки информации (эту возможность содержат все современные бухгалтерские программы).
Тогда схематично система учёта будет выглядеть так: на предприятии есть единая учётная информационная система, которая формирует управленческую отчётность для собственников и топов компании, бухгалтерскую отчётность, налоговые декларации.
Таким образом, чтобы в итоге можно было получить правильные формы отчётности для всех пользователей, важно правильно закодировать информацию в момент её занесения в систему. И кто-то один должен отвечать перед директором или собственником компании за качество учётной системы. Будет верно, если этим ответственным лицом станет финансовый директор.
Правильная структура финансовой службы позволяет:
- избежать перекоса учётной системы в сторону требований Минфина;
- устранить конфликт между бухгалтерским и финансовыми подразделениями компании;
- получать качественную информацию о деятельности компании.
Конечно, данная структура будет эффективной, если финансовый директор владеет необходимыми компетенциями, в частности знаниями бухгалтерского и налогового законодательства.
Наши специалисты имеют все необходимые для этого навыки, поэтому мы формируем учёт, который помогает бизнесу развиваться. Обращайтесь к нам за помощью – нам интересны долгосрочные отношения, поэтому наши решения надёжны и оптимальны для клиентов.
osnova.capital
Финансовая служба
Понятие финансовой службы
Финансовая служба – это структурная единица в организации предприятия, которая выполняет функции разработки предложений по установлению финансовой политики предприятия, а также ее реализации в различных проявлениях, контроля и составления финансовой отчетности.
Целью финансовой службы на предприятии является обеспечение эффективного создания и в дальнейшем использования финансовых ресурсов, а также организация и контролирование этих процессов
Задачи финансовой службы
В основном задачи можно представить в виде следующей схемы.
Функции финансовой службы на предприятии
1. Организация финансово-кредитного планирования (перспективное, оперативное, годовые балансы), заданий и распределение обязанностей между исполнителями, контроль за выполнением порученных заданий.
2. Проведение расчетов, чтобы обеспечить персонал денежными выплатами. При необходимости быстрого получения денежных сумм на счет в банке, финансовая служба ускоряет отгрузку и ее оплату налогов и отчислений. Также она производит расчёты платежей для предоставления в налоговую инспекцию, составляет документы для получения ссуд, контролирует правильность заполненных документов на отгрузку товаров, полноту оплаты по счетам и сроки выполнения работ.
3. Проведение экономических работ, которые повышают эффективность производства. В обязанности финансовых служб входит также разработка и совершенствование планов по ускорению оборотности оборотных средств, выявление ненужных товарно-материальных запасов, их реализация. Финансовая служба тесно взаимодействует с маркетинговой службой изучая спрос потребителей на рынке, разрабатывают проекты цен на новые виды продукции и т.д.
4. Контроль за выполнением финансовых планов, оптимальным использованием ресурсов. Финансовая служба выполняет договора материально-технического снабжения, а также осуществляет контроль за выполнением плана производства, плана по прибыли и рентабельности, рассмотрением претензий в строки.
5. Анализ финансовой деятельности предприятия, с помощью бухгалтерской, финансовой и статистической отчетности, разработка мер по увеличению эффективности производства.
Стадии развития
1. Начало внедрения основных элементов финансового менеджмента на предприятии. Эта стадия для финансовой службы означает начало формирования финансовой культуры на предприятии.
2. Составление основных элементов финансового менеджмента на предприятии. Здесь финансовая служба осваивает новые технологии предприятия и начинает управлять предприятием с помощью финансово-экономических методов.
3. Начало оперативного контроля на предприятии. Финансовая служба внедряет в структурные подразделения предприятия системы оперативного контроля.
4. Создание текущего финансового менеджмента на предприятии. Эта стадия для финансовой службы означает основание финансового менеджмента с плановым периодом в один год и проведением бизнес-планирования.
5. Внедрение системы стратегического финансового менеджмента. Финансовая служба начинает планировать финансовую деятельность на перспективу и проводить регулярное стратегическое планирование.
6. Создание полной системы финансового менеджмента на предприятии. На этой стадии начинается управление предприятием, как структурой, состоящее из оперативного, текущего и стратегического управления.
Информация, необходимая,
Организация финансовой службы
Поскольку финансовый менеджмент является системой управления на предприятии, то субъект управления представлен финансовой службой предприятия.
В целом функции каждой структурной единицы финансовой службы выглядят следующим образом:
1. Финансовый контроллинг. Обычно этой работой занимается планово-экономический отдел, он прогнозирует, планирует, устанавливает механизмы и ищет инструменты для реализации задач и контроля за их выполнением.
2. Казначейская. Эта функция отдела казначейства, которое выделяют в крупных предприятиях, как одну из составляющих финансовой службы. Отдел управляет денежными потоками, валютными операциями, контролирует оплату платежей и т.д.
3. Привлечение финансирования. Для осуществления этой функции создается отдел финансирования или кредитный отдел, но она так же может быть и у казначейства. В их обязанности входят выбор банка-гаранта, и оформление кредитов на условиях, которые будут выгодны компании.
4. Нормирование. За эту функцию может отвечать разные отделы, это и бухгалтерия, и отдел контроллинга. В данном случае финансовый директор регулирует нормирование, потому что он не должен допустить выход компании за рамки своих возможностей.
5. Экспертиза инвестиционных проектов. Финансовый директор лишь оценивает риск данного проекта и возможные его результаты, а реализовывать эту функцию должен отдел капитального строительства (инвестиционный).
6. Организация и ведение бухгалтерского и налогового учета. Эта функция возложена на отдел бухгалтерии, а финансовый директор только отвечает за создание учетной и налоговой политики.
7. Разработка финансовой схемы деятельности предприятия. За эту функцию ответственная финансовая служба.
8. Функция внутреннего контроля и внедрения информационных технологий. Обе эти функции возложены на финансового директора, поскольку обычно он будет являться инициатором автоматизации контроля и учета на предприятии. Также при всем этом могут создаваться и службы внутреннего контроля, которая будет отвечать за проведение анализа рисков. Но существует также вариант передачи этой функции финансово-экономическому отделу.
Классическую структуру финансовой службы на предприятии можно представить следующим образом.
Организация внутренней финансовой службы на предприятии во многом зависит от размеров самого предприятия. Как правило малые предприятия не привлекают специалиста для осуществления финансового управления, эти функции возложены на собственника или генерального директора компании.
В некоторых случаях финансовая служба на предприятии представлена бухгалтерией. Их обязанностями являются сбор, обработка бухгалтерской информации, и ее предоставление для руководителя предприятия с целью управления финансовыми ресурсами.
Как только предприятие начинает расширяться и увеличивать объемы своей финансовой деятельности, то принимается решение создать финансовую службу, и передать ей часть обязанностей и полномочий для управления финансами. В этом случае финансовая служба будет выглядеть как финансовый или финансово-экономический отдел.
Организация финансовой службы на малых и средних предприятиях
В такой финансовой службе как правило работают менеджеры широкого профиля, которые способны управлять финансами предприятия.
Крупные предприятия организовывают финансовую службу более сложнее, поскольку финансовые потоки таких компаний гораздо масштабнее. Функции возложенные на финансовую службу будут расширяться в зависимости от увеличения самих возможностей компании как в экономическом так и финансовом плане. В такой финансовой службе работают менеджеры широкого профиля, которые управляют финансовой деятельностью предприятия в целом, и функциональные менеджеры – выполняют задания исключительно своего направления. В основном финансовая служба крупного предприятия – это финансовый департамент, которые представлен финансовым директором, и подконтрольными ему службами (специальными отделами).
Организация финансовой службы на крупном предприятии
1. Операционный отдел. Этот отдел направлен на работу с контрагентами по поводу производственной деятельности, распределением прибыли и других видов доходов.
2. Отдел финансово—кредитного планирования. Этот отдел подконтролен именно финансовому директору, и осуществляет планирование текущее, оперативное и на перспективу. Этот отдел вносит изменения в финансовые балансы, бизнес-планы, и ищет новые источники финансирования операционной деятельности.
3. Отдел по работе с инвестициями. Разрабатывает инвестиционную политику предприятия, анализирует инвестиционные проекты, определяет оптимальные объемы для инвестирования.
4. Отдел финансового анализа. Проводят анализ деятельности предприятия, его финансовых показателей, готовит аналитические отчеты.
5. Отдел финансового контроля. Способствует организации единственной системы планирования, контролирует основную и финансовую деятельность предприятия, соблюдение законодательной базы, и налоговых отчислений в бюджет и внебюджетные фонды.
Финансовый директор выполняет определенные функции, которые зависят от направления его действий.
utmagazine.ru
2. Финансовая служба предприятия, ее структура и взаимосвязь с другими подразделениями предприятия
2. Финансовая служба предприятия, ее структура и взаимосвязь с другими
подразделениями предприятия
Финансовая служба – самостоятельное структурное подразделение, выполняющее определенные функции в системе управления предприятием (рис. 2.4). Обычно таким подразделением является финансовый отдел. Его структура и численность зависит от организационно-правовой формы предприятия, характера финансовой деятельности, объема производства, количества работающих на предприятии.
Рис. 2.4. Цель и задачи деятельности финансовой службы
Финансовой службой выполняются многочисленные функции. Основные из них – финансовое планирование, финансовый анализ, финансовый контроль и финансовый менеджмент. Функции финансовой службы выстроены в полном соответствии с содержанием финансовой работы на предприятиях (рис. 2.5).
Рис. 2.5. Примерная структура финансовой службы
Финансовая служба является частью единого механизма управления хозяйственной деятельностью, и поэтому она тесно связана с другими службами предприятия, а поэтому она тесно связана с другими службами предприятия.
Так, в результате тесных контактов с бухгалтерией, финансовой службе представляются планы производства, списки кредиторов и дебиторов, документы по выплате зарплаты работникам, суммах денежных средств, находящихся на его счетах, и суммах предстоящих расходов. В свою очередь финансовая служба, обрабатывая эту информацию, анализируя ее, дает квалифицированную оценку платежеспособности предприятия, ликвидности его активов, кредитоспособности, составляет платежный календарь, готовит аналитические отчеты по другим параметрам финансового состояния предприятия и знакомит бухгалтерию с финансовыми планами и аналитическими отчетами об их выполнении, которая в своей ежедневной деятельности руководствуется этими сведениями.
От отдела маркетинга финансовая служба получает планы по сбыту продукции и использует ее при планировании доходов и составлении оперативных финансовых планов. Для проведения успешной маркетинговой компании финансовая служба обосновывает реализационные цены, утверждает систему уступок в цене контракта, анализирует сбытовые и маркетинговые издержки, осуществляет сравнительную оценку конкурентоспособности продукции предприятия, оптимизирует ее рентабельность, создавая, таким образом, условия для заключения крупных сделок (рис. 2.6).
Финансовая служба имеет право требовать от всех служб предприятия действий, необходимых для качественной организации финансовых действий и финансовых потоков. В ее компетенции находятся также и такие важнейшие характеристики деятельности предприятия, как его имидж, деловая репутация.
Рис. 2.6. Взаимосвязь финансовой службы организации с другими подразделениями
Содержание финансовой работы дополняется финансовым менеджментом. Финансовый менеджмент привносит в организацию финансов на предприятии новые возможности, основанные на использовании передовых управленческих технологий.
Как любая система управления финансовый менеджмент состоит из двух подсистем: объекта управления и субъекта управления.
Рис. 2.7. Система финансового менеджмента в организации
Объектом управления в финансовом менеджменте является денежный оборот хозяйственного субъекта, представляющий собой поток денежных поступлений и выплат. Каждому направлению расходования денежных фондов должны соответствовать определенные источники: на предприятии к источникам можно отнести собственный капитал и пассивы, которые инвестируются в производство и приобретают форму активов. В общем, постоянный процесс движения денежных средств представлен на рис. 2.7.
Процесс управления денежным оборотом в значительной мере состоит в прогнозировании на длительную перспективу движения денежных средств и оценке его влияние на финансовое состояние предприятие.
Субъектом управления является финансовая служба, которая вырабатывает и реализует стратегию и тактику финансового менеджмента в целях повышения ликвидности и платежеспособности предприятия посредством получения и эффективного использования прибыли.
Конкретная структура финансовой службы во многом зависит от организационно-правовой формы предприятия, его размеров, спектра финансовых отношений, объемов финансовых потоков, вида деятельности и задач, поставленных руководством компании. Поэтому финансовая служба может быть представлена различными формированиями (рис. 2.8).
Рис. 2.8. Виды финансовых служб в зависимости от размеров предприятия
Финансовый отдел предприятия состоит обычно из нескольких бюро, отвечающих за отдельные направления финансовой работы: плановое бюро, бюро банковских операций, бюро кассовых операций, расчетное бюро. В составе каждого бюро создаются специальные группы. Функции каждой группы определяются в результате детализации функций бюро.
Финансовая дирекция предприятия объединяет в себе финансовый отдел, планово–экономический отдел, бухгалтерию, отдел маркетинга и другие службы предприятия.
Эти службы подчинены вице-президенту по финансам (рис. 2.9).
Рис. 2.9. Организационная структура управления организацией
Концентрация в руках одной дирекции основных служб управления предприятием значительно увеличиваетвозможности регулирующего воздействия на финансовые отношения и финансовые потоки. В таком варианте финансовая служба не толь успешно фиксирует количественные параметры деятельности предприятия, но и, благодаря непосредственному участию в выработке финансовой стратегии и тактики предприятия, в значительной мере предопределяет их качество.
При определении содержания работы финансовой дирекции (финансового менеджера) важно заметить, что она или представляет собой часть работы высшего звена управленческого аппарата предприятия, или связана с предоставлением ему аналитической информации, располагая которой можно принимать решения в области финансов.
Дирекция в целом и каждое её подразделение функционируют на основе Положения о финансовой дирекции, утверждённого руководством предприятия. В нём четко отражены общие моменты организации и структуры финансовой службы, определены конкретные задачи и функции, взаимоотношения с другими подразделениями и службами хозяйственного субъекта; права и ответственность дирекции. Задачи, стоящие перед финансовой дирекцией и её подразделениями, охватывают все сферы деятельности предприятия.
В управлении финансовой деятельностью предприятия важную роль играют финансовые менеджеры.
В своей работе финансовый менеджер основывается на действующем законодательстве в налоговой, валютной, финансово–кредитной сферах, исходит из оценки экономической ситуации в стране и мировых финансовых рынках. Ему подчинены два функциональных менеджера – контролёр и казначей. Четких разграничений в работе контролёра и казначея не существует, их должностные обязанности в разных компаниях различаются в зависимости от политики, проводимой ими, и персональных качеств (рис. 2.10).
Рис. 2.10. Функции контролера и казначея в финансовой деятельности организации
Функции контролера имеют, прежде всего, внутренний характер. Они заключаются в ведении учетной документации, отслеживании документооборота и контролировании финансовых результатов деятельности по прошлой и текущей хозяйственной деятельности. Контролер является, по сути, главным бухгалтером компании и ему руководство поручает составление финансовых отчетов, налоговых деклараций, годового отчета.
Деятельность казначея направлена на решение глобальных вопросов по обеспечению финансовой устойчивости компании. Казначей управляет вверенным ему капиталом предприятия, то есть формирует его оптимальную структуру, проводит оценку затрат на капитал, управляет денежным оборотом, привлекает долгосрочные и краткосрочные кредиты, организует расчеты с покупателями.
Казначей концентрирует свои усилия на поддержании ликвидности предприятия, получая денежные средства по обязательствам и приумножая фонды для достижения цели компании. В то время как контролер уделяет особое внимание прибыльности, казначей придает особое значение, движению наличности, управляя дебиторской задолженностью и платежами компании. Постоянно занимаясь этими вопросами, казначей может своевременно увидеть признаки банкротства и предупредить его.
Финансовый менеджер обычно привлекается к работе в качестве наёмного работника по контракту, в котором строго определены его функциональные обязанности, порядок и размер оплаты труда. Кроме зарплаты, финансовый менеджер, относящийся к высшему аппарату управления, по результатам деятельности предприятия может получать вознаграждение в виде процента от чистой прибыли. Её размер определяется высшим органом управления хозяйственным субъектом: собранием акционеров, собранием учредителей, правлением предприятия. В некоторых странах (США, Япония) главные финансовые менеджеры владеют пакетом акций компании.
ebooks.grsu.by
65.Структура финансовой службы организации
Внутренняя организация финансовой службы в значительной степени определяется размерами предпринимательской фирмы. На малых предприятиях с небольшим объемом финансовой деятельности функции финансового управления, как правило, осуществляет собственник предприятия или генеральный директор.
На отдельных малых и средних предприятиях финансовая служба представлена в организационной структуре отделом бухгалтерии. В обязанности этого отдела входит сбор бухгалтерской информации и предоставление ее директору фирмы, осуществляющему управление финансами. По мере расширения предпринимательской фирмы и увеличения объема финансовой деятельности генеральная дирекция создает финансовую службу и передает ей часть своих полномочий и обязанностей, связанных с управлением финансовой деятельностью фирмы. Как правило, в данном случае финансовая служба представлена финансовым отделом или финансово-экономическим отделом.
Для работы в финансовом отделе на малых и средних фирмах, как правило, привлекаются финансовые менеджеры широкого профиля — работники, осуществляющие практически все функции финансового управления фирмой.
На крупных предпринимательских фирмах структура финансовой службы более сложная, так как финансовые потоки таких фирм связаны не только с производственной и финансовой деятельностью, но и с участием в капитале других предпринимательских организаций.
На крупных фирмах финансовая служба представлена, как правило, финансовым департаментом, который включает в себя несколько специализированных отделов.
При такой организации финансовой службы каждый отдел выполняет определенные функции, а общее руководство финансовым менеджментом осуществляет финансовый директор, который:
— определяет политику и общее направление развития фирмы в области финансов;
— работает в составе высшего руководства по общему управлению деятельностью фирмы;
— обеспечивает соблюдение законодательства, регулирующего финансовую деятельность фирмы;
— разрабатывает принципы и правила управления финансами фирмы;
— обеспечивает общее руководство финансовым планированием;
— готовит общие аналитические отчеты руководству фирмы для принятия стратегических решений в области финансов;
— работает в тесном взаимодействии с непосредственными подотчетными ему начальниками финансовых отделов, входящих в структуру финансовой службы фирмы, и т.п.
Отдел по работе с инвестициями занимается разработкой общей инвестиционной политики фирмы; проводит анализ и отбор инвестиционных предложений; осуществляет анализ инвестиционных проектов и управление портфелем ценных бумаг фирмы; определяет необходимые объемы финансовых средств для осуществления инвестиционной деятельности и др.
Плановый отдел осуществляет планирование финансовой деятельности фирмы на предстоящий период; разрабатывает долгосрочную стратегию финансирования фирмы и занимается поиском новых источников финансирования основной и финансовой деятельности фирмы; планирует налоговые платежи фирмы.
Отдел финансового анализа проводит детальный финансовый анализ деятельности фирмы; осуществляет анализ финансовых показателей деятельности фирмы; готовит для руководства фирмы аналитические отчеты, необходимые для принятия стратегических решений; выявляет возможности использования льготного налогообложения и др.
Отдел финансового контроля содействует организации единой системы планирования, основанной на координации всех сфер деятельности фирмы; осуществляет контроль за основной и финансовой деятельностью фирмы, а также за соблюдением фирмой всех требований законодательства в сфере предпринимательской деятельности; определяет соответствие оперативных планов стратегическим; обеспечивает оперативное сравнение плановых и фактических показателей; следит за правильностью и полнотой начисления налоговых платежей в бюджет и внебюджетные фонды и т.п.
studfiles.net
Структура финансово-экономической службы > Анализ системы управления финансами > Финансовый менеджмент
Структура финансово-экономической службы, наиболее характерная для российских предприятий, представлена на рис. 1.2.
Помимо перечисленных подразделений в составе финансово-экономической службы предприятия структурно могут быть выделены аналитический отдел, отдел налогового планирования, отдел труда и заработной платы и др.
Следует сделать оговорку, что указанная структура характерна для многих, но не для всех предприятий, поэтому на конкретном предприятии она может быть иной. Важны не подразделения сами по себе, а выполняемые ими функции. Основные функции, выполняемые финансово-экономической службой предприятия, представлены на рис. 1.3 .
Бухгалтерия отслеживает «факт». Ее деятельность ориентирована «в прошлое» (что на рис. 1.3 отражено стрелкой влево). Основная задача бухгалтерии — максимально точное отражение «факта», доведение его до подразделений-пользователей.
По своей природе бухгалтерия нериентирована на управление процессами на предприятии. Основные документы — отчетные: бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках (финансовых результатах предприятия).
Планово-экономический отдел (ПЭО) планирует объем производства (на базе объема продаж) в целом и по цехам, а также доходы, затраты и использование прибыли, координирует процесс ценообразования на предприятии. Основной результирующий документ — план прибылей и убытков и анализ его исполнения.
Финансовый отдел (ФО) разрабатывает и реализует план движения денежных и других платежных средств, анализирует его исполнение, сводит (планирует) на базе данных отдела маркетинга и других подразделений денежные поступления и платежи.
Вопрос:
Какое подразделение занимается управлением капитала? Бухгалтерия? — Нет, ее основная функция — отслеживание факта.
ПЭО? — Только одним из компонентов пассивов — прибылью.
ФО? — Только движением денежных (платежных) средств, иногда — управлением дебиторской и кредиторской задолженностью.
По мнению некоторых специалистов, на большинстве российских предприятий отсутствует управление капиталом (в частности, нет подразделений, для которых эта задача является основной). Разумеется, отсутствие специального подразделения не означает невыполнения функции. Однако возложение значимой функции на другие подразделения, имеющие иной круг обязанностей, как правило, ведет к вытеснению менее «горящих» задач. Типичный результат такого подхода к распределению функциональных обязанностей — «у семи нянек дитя без глазу».
Вопрос:
Если предприятие не управляет важнейшим фактором (показателем), а агрессивная «капиталистическая» среда следит за ним (и ищет, где заработать), то увеличится или уменьшится капитал предприятия?
Ответ:
если и увеличится, то случайно или благодаря чрезвычайно выгодной рыночной нише.
Рациональная структура ФЭС. Любая из основных функций, выполняемых финансово-экономической службой, будь то управление прибылью, движением денежных средств (ДДС) или управление капиталом, требует значительных временных и интеллектуальных затрат. В связи с этим в составе ФЭС целесообразно выделение структурно обособленных подразделений, специализирующихся на выполнении той или иной основной функции управления финансами предприятия (рис. 1.4 ).
Возможная структура финансово-экономической службы предприятия, рациональная с точки зрения разделения функциональных обязанностей, представлена на рис. 1.5 . Естественно, это всего лишь один из возможных вариантов, который следует увязывать с другими функциями, выполняемыми финансово-экономической службой, ее подразделениями и персоналом.
Отдел труда и заработной платы целесообразнее подчинить службе управления персоналом. Главный бухгалтер часто подчиняется непосредственно генеральному директору, но на практике целесообразнее оперативное подчинение одному лицу — финансовому директору или введение должности «финансовый директор — главный бухгалтер».
fin-accounting.ru
Структура финансовой службы
Эти и другие вопросы часто задают предприниматели:
- Как правильно выстроить структуру финансовой службы?
- Нужен ли финансовый директор или достаточно главного бухгалтера?
- Кому должен подчиняться главный бухгалтер?
До определенного момента, примерно года до 1996, в компаниях был только главный бухгалтер, который, естественно, подчинялся генеральному директору.
Структура финансовой службы до 1996 г.
С появлением на рынке специалистов с навыками финансового менеджмента в компаниях стал появляться финансовый директор. И в период 1996-2005 гг. структура финансовой службы в большинстве компаний выглядела так: во главе компании — генеральный директор, ему подчиняется главный бухгалтер и финансовый директор. Я называю это структурой «переходного периода»хотя многие компании и сегодня живут в такой парадигме.
Структура финансовой службы в большинстве компаний в 1996-2005 гг.
И, наконец, эффективная структура финансовой службы, в которой живут и работают большинство иностранных компаний и которая максимально ориентирована на интересы владельцев компании: во главе — генеральный директор, ему подчиняется финансовый директор, а уже в подчинении у последнего — финансовый отдел, планово-экономический отдел и бухгалтерия.
Эффективная структура финансовой службы
Давайте разберемся, почему последняя структура более эффективна?
И бухгалтера, и финансисты работают с цифрами. Цифры получаются из данных учёта или, если точнее сказать, из бухгалтерских проводок. Бухгалтерская проводка или бухгалтерская запись — это кодирование информации о финансово-хозяйственной операции, произошедшей на предприятии. Поступили деньги на расчётный счёт — внесли запись в систему учёта, отгрузили товар со склада — 1 записали проводку, переместили материал из цеха в цех — отразили в учёте. Первичная и самая главная задача всех работников, занятых учётом — это формирование полной и достоверной информации обо всём, что происходит на предприятии.
В терминологии, используемой в деловой среде, существуют понятия:
- Бухгалтерский учёт
- Налоговый учёт
- Управленческий учёт
- Финансовый учёт
У всех этих определений есть общий знаменатель — учёт. И разное прилагательное, означающее, что дает учёт. Каждый учёт дает разные итоговые формы отчётности для разных пользователей.
Цель бухгалтерского учёта — формирование форм бухгалтерской отчётности по правилам, установленным Минфином РФ.
Налоговый учёт нужен для формирования налоговых деклараций и сдачи их в налоговую по правилам, установленным Налоговым Кодексом РФ.
Управленческий учёт формирует формы управленческой отчётности для собственников и топ-менеджеров компании, с помощью которых осуществляется управление компанией по правилам, установленным самой компанией.
Финансовый учёт — это система финансовых индикаторов, которая диагностирует финансовое состояние компании.
Помимо этого могут быть производственный учёт, кадровый учёт и тд.
Если мы говорим об эффективной системе учёта (эффективно — это когда результат получен наименьшими затратами), учёт должен быть настроен таким образом, чтобы занося информацию в систему один раз, вы могли получать разные итоговые формы. Это достигается при помощи аналитики к каждой проводке (на бухгалтерском языке это называется субконто) и при помощи разных регистров обработки информации (эту возможность содержат все современные бухгалтерские программы). Тогда схематично система учёта выглядит так: на предприятии есть единая учётная информационная система, которая формирует управленческую отчётность для собственников и топов компании, бухгалтерскую отчётность, налоговые декларации.
Система учёта на предприятии
Таким образом, чтобы в конце можно было получить правильные формы отчётности (для всех пользователей), важно в момент занесения информации в систему ее правильно закодировать. И кто-то один должен отвечать перед директором или собственником компании за качество учётной системы. Будет верно, если этим ответственным лицом станет финансовый директор.
Рассматриваемая структура финансовой службы позволяет:
- избежать перекоса учётной системы в сторону требований Минфина;
- устранить конфликт между бухгалтерским и финансовым подразделениями компании;
- получать качественную информацию о деятельности компании.
Данная структура будет эффективной, если финансовый директор владеет знаниями бухгалтерского и налогового законодательства.
osnova.capital
чем занимается. Положение о финансовом отделе предприятия
Основные функции финансового отдела – поиск неэффективных процессов и разработка идей по увеличению прибыли. Читайте, какие еще задачи решает финансовая служба, какие подразделения входят в ее состав, а также скачайте положение о финансовом департаменте.
Содержание статьи:
Финансовый отдел можно сравнить с оракулом. Топ-менеджер задает вопросы:
- Каков прогноз по деятельности предприятия на три года?
- Что я могу сделать, чтобы улучшить финансовое положение?
- Какие из подразделений сработали лучше и хуже с этом году?
И даже:
- Сколько мне нужно денег для реализации проекта и где их взять?
И финансовый отдел дает ответы. Четкие, облеченные в цифры и сроки. Читайте статью и вы узнаете, какими функциями наделить финансовый отдел и с какими задачами он может справляться.
Скачайте и возьмите в работу:
Положение о финансово-экономическом отделеДокумент пригодится, если нужно четко регламентировать работу финансовой службы. В нем раскрыты задачи и функции финансового отдела, структура и порядок его формирования, права и ответственность руководителя этого подразделения.Финансовый отдел. Какой он?
Прежде всего, определимся, когда у предприятия возникает необходимость в создании финансового отдела. Этот момент настает, когда у главного бухгалтера не хватает рабочего времени или квалификации для ответа руководству и собственникам на указанные выше вопросы.
Финансовый отдел подчиняется в своем развитии росту предприятия и может состоять как из одного специалиста – универсала, так и быть «организацией внутри организации», со своей разветвленной оргструктурой и сложным подчинением. Главное, чтобы состав финансового отдела позволял ему выполнять возложенные на него функции, и оставалось еще немного свободного рабочего времени на «финансовое творчество» – деятельность, направленную на создание и совершенствование бизнес-процессов в области управления финансами предприятия.
Если основная цель функционирования бухгалтерии – это точное и своевременное отражение результатов хозяйственной деятельности для целей отчетности и налогообложения, то цель существования финансового отдела иная. Финансовый отдел должен выявлять неэффективность процессов на предприятии и предлагать идеи по повышению прибыли в будущем.
Чувствуете? В финансовом отделе должны трудиться сотрудники особого образа мышления:
- Они должны быть способны проанализировать полученный результат, найти «узкие места» и, наоборот, слишком хорошо профинансированные процессы.
- Они должны уметь смотреть в будущее и планировать деятельность предприятия на несколько шагов (периодов) вперед.
- Они должны держать руку на пульсе предприятия и знать, через какие ключевые показатели нужно вести оперативный контроль.
- Квалификация специалистов финансового отдела должна позволять им вести диалог со всеми подразделениями предприятия. Другими словами, финансист должен быть способен перевести бизнес-процессы любого подразделения на язык денег, оптимизировать их, и сделать обратный перевод. Этого невозможно добиться, если финансисты работают в «вакууме», они должны обязательно иметь доступ к нефинансовой информации и интересоваться ею (см., как описать бизнес-процессы).
- И наконец, они должны получать от результатов своего труда удовольствие, тот самый драйв от работы. Такое возможно только если сотрудник солидарен с интересами предприятия и принимает его финансовые победы как свои.
Подобрать команду таких специалистов нелегко, и зарплатные ожидания у них будут высокие. Но если руководитель четко понимает задачи, которые должны решаться финансовым отделом, то его существование окупится уже в первый год.
Как рассчитать оптимальное количество сотрудников финансовой службы
Если в финансовой службе сотрудников слишком мало, они не справляются с объемом работ. Много – простаивают и съедают деньги компании. Чтобы избежать подобных проблем, определите оптимальное количество подчиненных.
Рассчитать численность ФЭС
Функции и задачи финансового отдела
Определиться с тем, сколько специалистов должно работать в финансовом отделе предприятия, и какие это должны быть специалисты, поможет схема функций и объектов финансового отдела.
Функции /Объекты |
Планирование |
Оперативная деятельность |
Анализ |
Создание / разработка |
Доходы и расходы |
Бюджет доходов и расходов Бизнес-планирование
|
Согласование заявок на расходы, ежедневная, еженедельная и ежемесячная отчетность |
План-фактный анализ, выявление неэффективности
|
Положения, процедуры, формы, программное обеспечение |
Цена |
Расчет цены на продукцию от себестоимости |
Ежедневная, еженедельная и ежемесячная отчетность |
План-фактный анализ, выявление неэффективности
|
Положения, процедуры, формы, программное обеспечение |
Отчетность (локальная, МСФО) |
Плановый пакет отчетности для внутренних и внешних пользователей |
Выполнение трансляции РСБУ-МСФО |
Внутренний аудит (см., как его провести), анализ ключевых финансовых коэффициентов |
Положения, процедуры, формы, программное обеспечение |
Управленческая отчетность |
Плановый пакет отчетности для внутренних и внешних пользователей |
Ведение отчетности, прохождение аудиторских проверок |
Анализ ключевых финансовых коэффициентов
|
Положения, процедуры, формы, программное обеспечение |
Денежные средства |
Бюджет движения денежных средств Платежный календарь |
Согласование заявок на выплаты, Реестры платежей, Привлечение финансирования |
План-фактный анализ, выявление неэффективности
|
Положения, процедуры, формы, программное обеспечение |
Оборотный капитал |
Платежный календарь, План по оборотному капиталу |
Контроль ДЗ и КЗ по срокам долга, Срочные депозиты |
Структура оборотного капитала, ликвидность |
Положения, процедуры, формы, программное обеспечение |
Налоги |
Налоговый бюджет |
|
|
Схемы оптимизации |
Договоры |
Ведение портфеля договоров |
Согласование |
|
Финансовые главы договоров |
Капитальные вложения |
Инвестиционный план |
Согласование заявок на капиталовложения |
Анализ основных фондов, амортизации |
|
Финансовые вложения |
Поиск и планирование лучших форм инвестирования |
Управление инвестициями |
Анализ инвест-проектов |
Инвестиционный портфель, регламенты, программное обеспечение |
Бизнес-процессы |
Расчет стоимости бизнес-процессов |
Контроль и оптимизация процессов в финансах |
|
Финансовые бизнес-процессы |
KPI |
Расчет плановых KPI |
Ежедневная, еженедельная и ежемесячная отчетность |
Расчет фактических KPI, выплат |
Система KPI |
Список функций и объектов настолько обширен, что на первый взгляд, кажется, треть штатного расписания нужно отдать под финансовую службу. Но это не так.
Рассмотрим последовательно каждый объект и функции по нему и определимся, какой сотрудник должен их выполнять.
Первый блок финансов компании
Доходы и расходы
Финансовый контролер. Человек, с которого начинается финансовый отдел. Тот, кого первым нанимают в финансовую службу, а с ростом ее он часто становится финансовым директором.
Финансовый контролер умеет посчитать доходы и расходы в любом разрезе – будь то продукт, регион, или сектор бизнеса. Делает он это как по фактическим данным, так и в планах, формируя бюджет доходов и расходов.
В небольших компаниях финансовый контролер часто создает управленческий учет с нуля, разрабатывает документы, аналитики и процессы, по которым должен вестись учет. В средних компаниях финансовые контролеры активно принимают участие в дальнейшем совершенствовании управленческого учета, а ежедневные рутинные задачи выполняют подчиненные им финансовые аналитики.
В крупных компаниях финансовые контролеры и финансовые аналитики работают в выделенных подразделениях – отделах финансового контроля по направлениям деятельности (по продуктам, регионам, видам расходов и т.д.), где занимаются планированием, учетом и анализом в рамках своего направления. Иногда возникает необходимость планирование вывести в отдельную функцию и создать плановый отдел, или отдел бюджетирования.
Цена
Функции по ценообразованию не слишком сильно отличаются от расчета доходов и расходов. Поэтому их выполняют либо все те же финансовые контролеры, если предприятие невелико, либо Отделы ценообразования. Вся деятельность по ценообразованию и ведению ценовой политики проводится совместно с Коммерческим департаментом, потому что финансисты могут дать только одно из слагаемых цены – себестоимость и прибыль, второе слагаемое, – рынок, не в их компетенции
Отчетность (локальная, МСФО)
Ведение локальной отчетности, конечно же, находится в зоне ответственности бухгалтерии. Тогда как ведением отчетности по МСФО часто занимается финансовый контролер, специалист по МСФО, или же целые отделы МСФО.
Если предприятию по той или иной причине нужен плановый пакет отчетности, то его тоже могут сделать специалисты отдела финансового контроля на основе БДР, БДДС и инвестиционного бюджета.
Внутренним аудитом локальной бухгалтерской отчетности можно озадачить финансового контролера. Или же создать отдел внутреннего аудита. Все зависит от масштабов, конечно.
Внешние аудиторские проверки обычно проходятся крепким союзом главного бухгалтера и отдела финансового контроля.
Анализ ключевых финансовых показателей и написание аналитических записок обычно производят все те же финансовые контролеры.
Управленческая отчетность
Ведение управленческой отчетности – это полностью зона ответственности финансового отдела. Соответственно полный цикл от планирования до анализа полученных результатов лежит на финансовых контролерах. Или, при наличии выделенного подразделения, на сотрудниках Отдела управленческой отчетности.
★Топ-6 самых важных статей для финансового директора:
Второй блок финансов компании
Денежные средства
Если в расчете доходов и расходов главным был финансовый контролер, то в управлении денежными средствами ключевая фигура – казначей. Инструменты краткосрочного планирования ДС – платежный календарь, и среднесрочного – бюджет движения денежных средств находятся в зоне его ответственности. Ежедневно он согласовывает заявки на оплату и формирует реестры платежей, следит за выгодным размещением ДС на срочных депозитах.
В небольших компаниях казначеем может быть все тот же финансовый контролер. Но такое совмещение эффективно только если компания проводит не более 30 операций ежедневно и у нее хорошо автоматизированы бизнес-процессы в финансах.
Хорошо работает союз казначея и бухгалтера на участке оплаты для средних предприятий, а для крупных необходимо создавать отдел казначейство.
Оборотный капитал
Управление оборотным капиталом – это смежная область с управлением денежными средствами, поэтому ей тоже занимается казначей. С крупных компаниях целесообразно выделять функции контроля дебиторской задолженности в специальный отдел.
Дополнительные и смежные функции
Налоги
В функции отдела финансового контроля может входить снижение налоговой нагрузки путем разработки методов оптимизации и планирования налоговых схем. По сути, это смежная функция главного бухгалтера, но все зависит от распределения обязанностей на предприятии.
В крупных холдингах целесообразно создать позицию налогового консультанта или отдел налогообложения.
Договоры
В секторах бизнеса, основанных на договорной деятельности с покупателями и поставщиками, крайне важно установить контроль финансовых специалистов над вновь заключаемыми договорами. С одной стороны, это снизит количество финансовых ошибок при заключении договора, таких как:
- Неправильный расчет сумм и тарифов.
- Некорректный срок оплаты.
- Отсутствие индексации цен по долгосрочным договорам.
- Существование или наоборот не включение штрафов.
- И т. д.
С другой стороны, это позволит финансистам включать новые договоры в планирование, снимать с них ключевые данные, вести портфель договоров.
Капитальные вложения
На определенном этапе развития для предприятия становится очевидно, что основными фондами нужно управлять особенно тщательно, ведь стоимость их огромна. И с помощью грамотного управления можно сэкономить существенную сумму на платежах, налогах и высвободить денежные средства на оборотный капитал. Управлением капитальными вложениями также занимается отдел финансового контроля или специально выделенное подразделение.
Финансовые вложения
Когда предприятие имеет свободные денежные средства или нераспределенную прибыль, которые могут приносить дополнительный доход, задачей финансиста становится выгодное их инвестирование.
В небольших объемах с управлением финансовыми вложениями стравляется финансовый директор. А когда объемы растут, целесообразно выделить под управление Инвестиционного аналитика или создать отдел инвестиций
Бизнес-процессы
В процессно-ориентированных компаниях всегда остро стоит вопрос: «Кто будет участвовать в разработке процессов от компании?» Благодаря своему складу ума, финансисты обычно хорошо с этим справляются и их охотно включают в различные проектные группы. Кроме того, финансисты по долгу службы должны быть в курсе основных бизнес-процессов, чтобы знать, куда обращаться за информацией.
KPI
Очень распространенная практика – назначать финансовый отдел ответственным за расчет KPI, особенно если они (KPI) не многочисленные и не сложные. В обратном случае – это зона ответственности выделенного подразделения отдела KPI.
А вот разработку KPI не стоит полностью делегировать финансистам, потому что в итоге вы получите хорошие KPI для стагнирующего бизнеса, но никак не для бурного развития.
Структура финансового департамента
Структура финансового отдела зависит от конкретных задача развития компании. У подразделения есть базовые функции (бюджетирование, управленческий учет, внутренний контроль, составление финансовой отчетности) и есть дополнительные. Последние могут различаться в зависимости от приоритетов текущего этапа развития компании.
Таблица. Пример структуры и штата финансовой службы предприятия
Наименование структурных подразделений и должностей |
Структурная численность |
|
действующая |
резервная |
|
Финансовый директор |
1 |
0 |
Отдел финансового контроллинга |
5 |
0 |
Руководитель отдела — специалист по управленческому учету |
1 |
0 |
Финансовый менеджер по бюджетированию и планированию |
1 |
0 |
Финансовый специалист 1-й категории |
1 |
0 |
Финансовый специалист 2-й категории |
1 |
0 |
Финансовый аналитик |
1 |
0 |
Казначейство |
4 |
1 |
Руководитель отдела — казначей |
1 |
0 |
Кредитный офицер |
1 |
1 |
Финансовый специалист 1-й категории |
1 |
0 |
Кассир |
1 |
0 |
Контрольно-ревизионный отдел |
5 |
0 |
Руководитель отдела — главный аудитор |
1 |
0 |
Аудитор |
2 |
0 |
Ревизор |
2 |
0 |
Отдел бухгалтерского учета и отчетности |
5 |
1 |
Начальник отдела (главный бухгалтер) |
1 |
0 |
Заместитель начальника |
1 |
0 |
Бухгалтер |
2 |
1 |
Бухгалтер-кассир |
1 |
0 |
Служба IT-сопровождения |
3 |
0 |
Руководитель отдела |
1 |
0 |
Программист |
2 |
0 |
Финансовый блок |
23 |
2 |
Мы рассмотрели большинство функций финансового отдела и надеемся, что статья поможет вам создать эффективный и не раздутый по штату отдел.
fd.ru