Система согласования документов – 18.3. Согласование документов. Порядок и виды согласования. Визы и гриф согласования, их оформление и место в формуляре документа

Содержание

Система и регламент согласования договоров и документов в организации

На протяжении последних 15-20 лет все больше возрастает важность эффективной договорной работы в российских организациях, независимо от их формы собственности и вида деятельности. Не будет преувеличением сказать, что построение упорядоченной системы согласования документов является ключевой задачей всего документооборота предприятия.

Роль и значение системы согласования документов и договоров в организации

Система согласования договоров как подчиненная единым правилам структура бизнес-процессов работы с документами, может охватывать процессы согласования не только договоров, но и остальных документов, обращающихся внутри организации, таких как: кадровые документы, маркетинговые и рекламные материалы, внутренние документы (приказы, служебные записки), резолюции. В связи с тем, что все эти согласуемые предметы охватываются понятием «документ», мы рассмотрим в целом систему согласования договоров и документов.

Следует отметить, что ни одна система, в том числе система электронного согласования документов, не может быть внедрена без должной регламентации. Регламент, или положение о договорной работе, является основополагающим локально-распорядительным документом, регулирующим область договорной работы на предприятии.

Немаловажное значение при построении системы согласования документов также имеет разработка порядка ведения реестра, учета и регистрации договоров. Функции учета и регистрации также следует выполнять с помощью автоматизированной системы учета и согласования договоров, так как данные функции, как правило, неразделимы и являются продолжением друг друга на любом предприятии.

Таким образом, укрупненно процесс договорной работы может быть разделен на несколько стадий работы, среди которых согласование является, бесспорно, системообразующим элементом:

6 стадий договорной работы

  • Подготовка (составление) проекта
  • Согласование договора
  • Подписание договора
  • Исполнение договора
  • Изменение/дополнение
  • Расторжение/прекращение/истечение договора

На практике процесс договорной работы, которая осуществляется традиционным способом, т.е. без использования средств электронного согласования, может быть сопряжен с рядом затруднений и неудобств:

  • Процесс согласования, и без того довольно-таки длительный, неоправданно затягивается, сроки согласования (подписания, визирования) нередко нарушаются.
  • Коллективная правка документов не всегда дает четкое понимание, кто из согласующих, когда и какие комментарии внес в договор.
  • Ответственный исполнитель должен все время вспоминать, у кого из согласующих находится договор. Кром этого, он вынужден отслеживать, у кого из них документ задержался больше положенного срока, чтобы оперативно реагировать на просрочки согласования.
  • Распределение договора по маршруту происходит в ручном режиме, путем «обхода» нужных ответственных сотрудников, назначение маршрутов при этом очень негибкое.
  • Документы (приложения к договору, проекты, подписанные документы) теряются в ходе согласования, учета замечаний и дополнений.
  • Коммуникации по договору не системны (и электронная почта, и телефон, и личное общение).
  • Процесс поиска договора в архиве может быть затруднен, если система регистрации и архивирования не регламентирована и не отлажена.
  • После подписания договора необходимо в ручном режиме осуществлять мониторинг их сроков действия, наступления определенных (отлагательных) условий

Именно с целью избавления от вышеперечисленных трудностей все большее число предприятий обоснованно переводят работу с договорами в электронную плоскость и выбирают для выполнения согласования и учета документов специализированные программные продукты. Такие программы могут быть как частью корпоративных систем электронного документооборота (такие как 1С Документооборот, DocsVision, Евфрат), так и самостоятельными решениями (например, система на

1С Респект: учет договоров).

Электронное согласование документов и договоров

Бесспорными преимуществами электронного согласования договоров являются:

  • Исключение потерь документов
  • Ускорение бизнес-процесса согласования
  • Минимизация издержек на поиск и согласование договора
  • Устранение человеческого фактора

Программа «Юрайт: Согласования и договоры» является удобным и современным решением для комплексной автоматизации договорной работы. Ее внедрение позволяет создать в организации полноценную электронную систему согласования договоров, которая позволит:

  1. Создавать и изменять карточки договора, фиксировать их основные условия:
  2. Гибко настроить маршруты параллельного, последовательного и смешанного прохождения договора в зависимости от их параметров (условий):
  3. Выполнять задачи по согласованию документов как в системе, так и через обычную электронную почту:
  4. Получать автоматические оповещения ответственному сотруднику о прогрессе согласования, включая случаи просрочки:
  5. Контролировать сроки действия договора, его подписание и прекращение (расторжение):
  6. Широко управлять процессом согласования, отправлять на доработку, запрашивать доп. информацию:
  7. Осуществлять строгий автоматический контроль вносимых в договор правок: даты, лица, содержания, с функцией сравнения различий в формате правки MS Word
  8. Формировать множество отчетов, включая реестр договоров и лист согласования.

Вас также могут заинтересовать:

you-right.ru

Конфигурация «Согласование документов» | ПланФикс

Чтобы облегчить вам освоение недавно анонсированных процессов и автоматических сценариев, мы решили подготовить стандартную конфигурацию с их использованием. Она обеспечивает процесс согласования любых документов и представляет собой как раз такой вот настраиваемый процесс, внутри которого — обычный набор статусов и несколько сценариев, которые заставляют задачу “крутиться” по ним


Давайте разберем эту конфигурацию поподробнее — это поможет вам не только быстро настроить процесс согласования документов, но и лучше разобраться в механизме автоматических сценариев.

Идеология согласования


Для этой конфигурации мы специально взяли относительно простой случай: согласование документа происходит последовательно несколькими инстанциями, без ветвления в зависимости от каких-то условий.

Сотрудник-инициатор согласования создает задачу по специальному шаблону, прикрепляет к ней документ и стартует процесс согласования, нажимая на специальную кнопочку. Задача последовательно проходит несколько этапов согласования, на каждом из которых документ может быть согласован или возвращен на доработку. Если согласование проходит все этапы, задача попадает в статус “Согласовано”. Если же на каком-то этапе документ не проходит согласование, задача возвращается в базовый статус “Доработка инициатором”. В этом случае инициатор дорабатывает документ и запускает цепочку согласования заново. Запуск заново по всей цепочке нужен потому, что внесенные изменения могут привести к несоответствию отредактированного документа требованиям на тех этапах согласования, которые он прошел в предыдущей редакции.

В итоге, рано или поздно документ будет согласован, сотрудник-инициатор сможет использовать его по назначению и завершить задачу-согласование.

Теперь давайте посмотрим, как это выглядит.

Установка конфигурации
Как и другие конфигурации ПланФикса, “Согласование документов” устанавливается владельцем акаунта в разделе “Управление аккаунтом”:


Но есть в этой конфигурации и важное отличие — в ней мы впервые применяем новую технологию, которая позволяет:

  • настраивать параметры конфигурации прямо в процессе установки;
  • добавлять несколько экземпляров конфигурации в один аккаунт.

Первая новинка работает так: после нажатия на кнопку “Установить конфигурацию” появляется окно настройки, в котором вы даете название данному процессу согласования, а также можете сразу добавить этапы согласования документа и ответственных сотрудников (или группы сотрудников) на каждом этапе:


1. Название процесса согласования. Имеет смысл дать процессу развернутое, понятное коллегам название, т.к. точно также будут называться процесс и шаблон задачи для согласования.
2. Название этапов согласования. Название каждого этапа должно передавать его смысл, например «Согласование бухгалтерией» или «Согласование Генеральным директором»
3. Кто согласовывает. Выберите сотрудника или группу сотрудников, которые полномочны согласовывать данный тип документов на этом этапе.

4. Добавить этап. Вы можете добавить в цепочку согласование любое необходимое количество этапов и настроить для них названия и уполномоченных сотрудников.

После того, как все этапы настроены, нажмите Сохранить для того, чтобы запустить процесс установки конфигурации.

В ходе установки система автоматически сформирует:

  • процесс для согласования, включающий в себя:
    • набор статусов, в котором кроме базовых статусов “Доработка инициатором” и “Согласовано” будут статусы для каждого введенного вами этапа согласования
    • автоматические сценарии для каждого перевода статуса
  • шаблон задачи согласования документа, который будет работать по этому процессу.

Процесс и шаблон будут называться так, как вы назвали процесс согласования в окне настройки (1). Так же будет называться и экземпляр конфигурации — теперь он появляется в списке установленных:


Если вы кликнете на него, то увидите состав установленной конфигурации:


Клик на процесс или шаблон помогут быстро перейти в соответствующий объект и просмотреть или подредактировать их настройки в случае необходимости.

Вторая новинка в конфигурациях: вы можете установить эту конфигурацию еще раз, для другого процесса согласования — ведь часто бывает, что в одной компании разные типы документов, “ходят” разными путями.

Каждый экземпляр конфигурации будет называться по-своему и может отличаться этапами согласования и ответственными. Количество устанавливаемых экземпляров конфигурации не ограничено (разве что в бесплатных аккаунтах — им не хватит лимитов на кастомные статусы и автоматические сценарии) — так что вы сможете настроить любое количество процессов согласования для всех необходимых вам документов.

Работа в конфигурации
Как я уже упомянул выше, все начинается с создания задачи по шаблону, который носит название процесса согласования. К ней прикрепляется согласовываемый документ или ссылка на него и, при необходимости, дается сопроводительное описание. Задача создается в базовом статусе “Доработка инициатором”, а для запуска процесса согласования достаточно нажать кнопочку “Отправить на согласование”:


Это переводит задачу в следующий статус, соответствующий первому введенному вами при установке конфигурации этапу согласования. При этом начинают работать автоматические сценарии:

  • от задачи отключаются все исполнители;
  • исполнителем задачи назначается сотрудник, которого вы при установке конфигурации назначили ответственным за этот этап согласования;
  • этот же сотрудник добавляется в участники задачи.

Ответственный сотрудник изучает документ и при необходимости может оставить в задаче свой комментарий, но вообще для согласования ему достаточно нажать на кнопку:


При этом задача перейдет в следующий статус-этап согласования и отработает похожий сценарий: задача получит нового исполнителя, который также добавится и в участники.

Для чего мы параллельно добавляем сотрудника в исполнители и участники? Это простое решение позволяет сотрудникам не терять доступа к задаче даже после того, как они перестают быть ее исполнителями. Они могут в любой момент найти эту задачу, ознакомиться с документом и перепиской по нему, добавить новый комментарий. При этом, не являясь исполнителями, они не отвечают за задачу, она не болтается у них во Входящих и не отвлекает от работы.

Вообще, то, что у задачи в любой момент времени только один исполнитель, очень удобно — всегда понятно, кто за нее отвечает и от кого зависит дальнейшее продвижение документа.

После того, как задача согласована сотрудником последнего этапа, она получает статус “Согласовано” и ее исполнителем опять становится инициатор согласования. Он делает с документом то, ради чего тот согласовывался, и завершает задачу.

В принципе, на этом знакомство с конфигурацией можно заканчивать и пробовать установить ее в своем аккаунте для реального процесса. Подробное описание конфигурации должно помочь вашим сотрудникам освоить работу в ней без особых сложностей.

Дальше идет бонусная часть заметки, она будет интересна только тем, кто хочет заглянуть поглубже в настройки и понять, как все это работает — ведь, по сути, конфигурация это просто набор стандартных для ПланФикса сущностей, заключенных в «подарочную упаковку» и вы можете самостоятельно настраивать подобные или более сложные процессы, просто рассмотрев ее внутреннее устройство.

Анатомия процесса
Вот как выглядит набор статусов, который автоматически был сформирован системой по параметрам, которые я задал в процессе установки конфигурации:


На скриншоте выделены статусы, созданные системой на основании введенных мной названий этапов согласования. В каждом из них настроен перевод в следующий статус цепочки согласования и возврат в базовый статус “Доработка инициатором”. Если кликнуть на любой из переходов, увидим настройки кнопки и процесса, завязанные на этот переход:


Теперь давайте заглянем в автоматические сценарии этого процесса согласования:

Здесь я тоже выделил сценарии, которые автоматически созданы в процессе установки конфигурации для каждого этапа согласования. Давайте заглянем в любой из них:


Как видите, операции при переходе в каждый их статусов-этапов согласования типовые — отстраняем исполнителей предыдущего этапа и добавляем ответственного за новый этап сотрудника в исполнители и участники.

Такими вот нехитрыми настройками получается организовать достаточно удобную для пользователей работу: знай себе, нажимай кнопочки и пиши комментарии — а о том, что при этом происходит “у ней внутре”, можно особо не задумываться. Именно в эту сторону мы и планируем развивать интерфейс ПланФикса: больше настроек для администратора — и упрощение использования для конечного пользователя.

В заключение скажу, что согласование документов это достаточно условное использование данной конфигурации. По сути, она годится для любого линейного процесса с выделенными этапами, за которые отвечают определенные сотрудники или отделы. Например, три года назад я описывал похожий кейс с использованием кастомных статусов, в нем речь шла о процессе закупки канцтоваров. Этот процесс теперь вполне можно настроить при помощи описанной конфигурации — работать с ним будет гораздо удобнее. Ну и вообще, посмотрите на свое рабочее окружение — если у вас есть подобные линейные процессы с меняющемся на каждом этапе исполнителем, возможно имеет смысл организовать их похожим образом.

Я планирую продолжить рассказы о настройке и применении процессов в ПланФиксе — в том числе и для согласования документов. Думаю, через какое-то время мы с вами поговорим о том, как организовать более сложные цепочки согласования — например, с параллельным согласованием разных отделов или с ветвлением процесса в зависимости от суммы документа.

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

 

Как обычно, я и мои коллеги готовы ответить на любые ваши вопросы, как по согласованию документов, так и по процессам и сценариям в принципе.

blog.planfix.ru

Как СЭД в разы упрощает согласование договоров

Создание, согласование и исполнение договора в крупной компании – это длительный и трудоемкий процесс, объединяющий активности сотрудников разных подразделений. Упростить и оптимизировать эти процессы можно, например, с помощью современной системы электронного документооборота (СЭД). При правильной настройке система поможет сделать процесс согласования договоров простым и прозрачным даже для неискушенного пользователя, предоставив ему ряд технических инструментов для удобной работы с документами.

Создание проекта договора

На этом этапе менеджер – инициатор заключения контракта заполняет карточку договора (дополнительного соглашения), прикрепляет к ней файл с проектом документа и запускает процедуру согласования. Задача СЭД – предоставить удобную эргономичную карточку с необходимым количеством полей, достаточным для определения маршрута согласования и последующего поиска документов. Там, где возможно, поля должны выбираться из соответствующих справочников, которые могут вестись непосредственно в СЭД или загружаться из других информационных систем.

Для типовых документов система может хранить набор готовых шаблонов, настроенных таким образом, чтобы для редактирования была доступна только определенная часть документа. В дальнейшем типовая форма поможет сэкономить на маршруте согласования, исключив из него ряд согласующих служб. В некоторых случаях карточка может быть настроена как конструктор текста договора. Инициатор выбирает тип договора, набор нужных условий и другие необходимые параметры. После этого текст договора формируется автоматически по заложенным в СЭД правилам и шаблонам.

На данном этапе также важен функциональный справочник контрагентов компании. Поскольку СЭД часто является первой системой, в которую заносится контрагент, в ней имеет смысл вести справочник контрагентов с архивом актуальной документации, необходимой для проверки их благонадежности.

В тех случаях, когда создается дополнительное соглашение к уже существующему контракту, на СЭД можно возложить такие функции, как хранение ссылки на основной договор, нумерации дополнительных соглашений, изменение определенных параметров контракта в связи с заключением соглашения (сроки, сумма), уменьшение лимита суммы типового договора и т.д.

Согласование документа

Ключевая функция СЭД на данном этапе – автоматический расчет маршрута согласования документа. Пользователям не нужно постоянно следить за изменениями в процедуре согласования. Система сама выберет правильный состав и последовательность согласующих служб или конкретных сотрудников в соответствии с регламентом, существующим в компании. СЭД осуществляет это с помощью настройки матрицы визирования. Это специальный справочник, который определяет соответствие набора формальных признаков договора (тип договора, сумма, подразделение инициатора, тип контрагента) маршруту его согласования.

При согласовании бумажного документа или «ручном» согласовании по электронной почте, как правило, процедура рассмотрения договора и сбора замечаний проходит последовательно. При таком согласовании срок рассмотрения документа равен сумме сроков рассмотрения каждым из согласующих лиц. СЭД поможет существенно сократить сроки с помощью организации параллельного или смешанного (параллельно-последовательного) согласования. После создания договора в подразделении инициатора, документ может быть разослан согласующим службам в параллельном режиме. Зоны ответственности различных подразделений обычно не пересекаются и все участник параллельного согласования рассмотрят договор одновременно. Таким образом, общее время сбора замечаний сократится до времени одного согласования, самого продолжительного из всех.

Кроме того, при параллельном согласовании каждый согласующий видит свою версию документа в Microsoft Word. В нее он и вносит правки, не мешая остальным участникам процесса. После завершения параллельного согласования, если по документу были замечания, СЭД предоставляет возможность как просмотра всех версий по отдельности, так и консолидированной версии со сведением всех правок в общий документ. При этом правки каждого согласующего будут выделены своим цветом.

Другой вариант коллективной работы над документом – предоставить возможность согласующим вносить правки в общий документ. Пользователи сразу будут видеть в договоре правки своих коллег. Однако при такой форме согласования в один и тот же момент времени вносить изменения в документ сможет только один согласующий.

Все эти варианты внесения правок допускают также возможность формирования замечаний вне документа – отдельным текстовым блоком или файлом. Причем в СЭД можно задать формат ввода замечаний, например, в привязке к пунктам договора.

Чтобы согласующий сотрудник мог убедиться, что его замечания были учтены при доработке документа, можно настроить функционал сравнения версий документа. Тогда будут видны все различия между версией, которую предложил данный сотрудник на этапе согласования, с финальной версией договора.

Отдельно стоит отметить процедуру согласования договора внутри подразделения. Можно рассмотреть три основных варианта. Первый – документ направляется координатору (начальнику отдела), который делегирует согласование наименее загруженному или наиболее компетентному в данном вопросе сотруднику отдела. Второй вариант – направление документа на согласование всем работникам службы. Тот сотрудник, который освободится первым, возьмет документ на рассмотрение, а у остальных участников он будет удален из списка заданий. Третий вариант – СЭД, руководствуясь настроенными правилами, автоматически определяет, кому из данного отдела нужно передать документ на согласование (по принципу балансировки нагрузки, по региональному признаку или каким-либо иным правилам).

Если ранее все отправленные договоры согласовывал конкретный сотрудник, в СЭД можно предусмотреть функцию направления всех последующих аналогичных документа сразу этому сотруднику на рассмотрение. На случай отсутствия ответственного лица на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный) СЭД имеет механизм временных или постоянных заместителей.

В процессе согласования согласующим лицам могут быть предоставлены возможности задавать вопросы инициатору или другим сотрудникам, а также привлекать дополнительных работников к комментированию документа и принятию решения по его согласованию.

Если в ходе согласования возникли замечания, то он возвращается на доработку. Этим, как правило, занимается инициатор. В некоторых случаях эта функция может быть возложена на сотрудника юридической службы. На этом этапе СЭД может помочь пользователю, предоставив лист согласования документа, в котором будут сведены замечания согласующих. В процессе доработки документа может оказаться полезной функция запроса дополнительных комментариев непосредственно у лица, составившем замечания, минуя очередной полный цикл согласования.

После доработки договора в соответствии с замечаниями и согласования его с контрагентом (это, как правило, происходит вне СЭД), новая версия документа с комментариями и пояснениями направляется на очередной цикл согласования.

Бывают ситуации, когда договор проходит множество циклов согласования, но, по ряду причин, версию, с которой были бы согласны все участники процесса, получить не удается. На этот случай, после очередного неудачного цикла согласования, в СЭД можно предусмотреть функцию отправки договора сразу на утверждение и подписание с соответствующими замечаниями, чтобы ответственное решение принимал утверждающий руководитель.

Утверждение и подписание договора

Когда договор согласован (или направлен на утверждение со списком неустранимых замечаний), его рассматривают один или несколько утверждающих руководителей. Как правило, эта процедура выполняется последовательно. На этом этапе важную роль в СЭД играет удобным образом сформированный лист согласования. Причем зачастую руководителю важно видеть не всю историю согласования, а только последнюю итерацию, на которой собраны визы руководителей согласующих служб.

После финального утверждения документа следует процедура его подписания в компании. В классическом варианте автоматизации процесса в СЭД задание на подписание направляется секретарю-делопроизводителю или помощнику подписанта договора. Секретарь должен распечатать итоговую версию договора, передать ее на подписание руководителю, поставить отметку в СЭД о подписании (или отклонении). Перед подписанием СЭД также присваивает договору итоговый номер.

Непосредственно перед подписанием документа, СЭД на основе финальной утвержденной версии может сформировать файл в формате, не подлежащем редактированию в текстовом редакторе (например, в формате PDF), со вставкой поверх текста или в колонтитулы определенных пометок или защитных водяных знаков (например, логотип компании). Такой способ поможет снизить риск подлога или несанкционированного изменения документа, а также добавит подписанту уверенности в том, что он подписывает действительно финальную версию документа.

На этапе подписания договора бывает также полезно возложить на СЭД функцию проверки полномочий подписанта – проверку наличия актуальной доверенности на подписание документов.

Подписание договора у контрагента

Казалось бы, на этот этап процесса согласования договора внутрикорпоративная СЭД повлиять не в состоянии. Однако и тут есть ряд полезных функций, которые стоит поручить автоматизированной системе.

Во-первых, это напоминание ответственному сотруднику (как правило, инициатору договора) о необходимости получить подписанный экземпляр договора от контрагента. При большом объеме договоров, которые готовит инициатор, это может стать реальной проблемой.

Во-вторых, часто возникает потребность убедиться, что контрагент подписал именно тот документ, который был ему направлен, не заменил листы и не внес никаких изменений в текст. Для подобного сравнения можно организовать в СЭД интеграционную связку с системой распознавания текста. Эта процедура обяжет ответственного сотрудника отсканировать документ и обеспечит уверенность в подлинности подписанного договора. Система автоматически сравнит распознанный и оригинальный тексты (без учета форматирования) и укажет все различия.

И, наконец, не стоит забывать о юридически значимом электронном документообороте (ЮЗЭДО), популярность которого с каждым днем все выше. Интеграция СЭД с системой ЮЗЭДО позволит обменяться с контрагентом юридически значимыми электронными документами без создания бумажной версии. В этом случае документ может быть подписан и отправлен контрагенту нажатием одной кнопки. Далее СЭД сама отследит факт подписания документа контрагентом. Такой обмен возможен только с контрагентами, которые также подключены к системе ЮЗЭДО.

Подписанный сторонами договор передается на регистрацию. Это финальная проверка всех атрибутов карточки договора и установка статуса «зарегистрирован». На этом этапе также может выполняться сканирование итогового документа и размещение его в СЭД (если сканирование не было выполнено ранее для проверки подлинности).

При размещении договора на хранение в СЭД сохраняется привязка к месту хранения. При большом объеме документов в компании на данном этапе рекомендуется присваивать документу штрих-код для его последующей мгновенной идентификации в системе по бумажному экземпляру.

Дополнительные преимущества СЭД

С помощью интеграционных механизмов СЭД может создать в финансовой системе договор, заполнить необходимые атрибуты и сохранить ссылку на карточку договора в СЭД для возможности просмотра образа документа из финансовой системы. Также в СЭД может быть реализован контроль проведения оплат по договору с автоматической загрузкой данных по оплате из финансовой системы и сохранением всей первичной бухгалтерской документации по исполнению договора.

Автоматизация процесса согласования договорных документов в СЭД, помимо таких очевидных удобств как коллективная работа над документом, позволит сделать процесс четким и прозрачным для заинтересованных сотрудников и руководства компании. При помощи СЭД всегда можно отследить, на какой стадии и у кого «застрял» документ, кто регулярно нарушает сроки согласования, и принять соответствующие меры.

Система нотификации СЭД обеспечит отправку напоминаний участникам процесса об их заданиях, о нарушениях сроков и по другим важным событиям по электронной почте или SMS. С помощью функций системы поиска пользователи смогут найти доступные для просмотра документы как по любой комбинации атрибутов карточки, так и по ключевым словам из текста документа. Дополнительно в СЭД может быть предусмотрена работа с различных мобильных устройств: с помощью легкого клиента, универсального почтового клиента или с помощью специализированных нативных приложений под различные мобильные ОС.

С помощью средств отчетности в СЭД можно следить за загрузкой и производительностью специалистов различных служб-участников процесса, на основе этих показателей может быть построена система мотивации персонала компании. Накопленная в СЭД статистика по контрольным точкам процессов согласования документов поможет выявить и устранить узкие места в организации процесса.

Таким образом, для построения удобного и функционального решения по автоматизации договорной деятельности СЭД должна иметь гибкие возможности по настройке интерфейса и бизнес-логики рабочих мест пользователей, карточек и справочников или предоставлять возможности для разработки специализированных компонентов и надстроек. Также, нужно предусмотреть возможности по настройке ролевой модели для управления доступом как к самим карточкам документов, так и к отдельным полям и файлам карточек. Помимо этого, необходимо настроить производительную и гибкую подсистему управления бизнес-процессами для настройки сложной серверной логики маршрутизации документов, а также мощную систему поиска документов: как по атрибутам карточек, так и по тексту вложенных файлов.

Кроме того СЭД должна иметь систему построения как простых контрольных, так и сложных статистических отчетов; встроенные функции (или набор готовых библиотек) для работы с документами формата MS Word: сравнение, консолидация, вкл./выкл. режим контроля правок; широкие интеграционные возможности для связки с внешними системами и открытый программный интерфейс (API). Не лишними будут настройка возможности доступа к любому документу по внешней ссылке (при наличии доступа) и возможность работы с различных мобильных устройств, причем, желательно также в режиме оффлайн.

Павел Каштанов

www.cnews.ru

Как происходит внешнее и внутреннее согласование документов в СЭД?

Как происходит внешнее и внутреннее согласование документов в СЭД? Используется лист согласования или создаются новые версии документа?

Ни одна организация не обходиться без процессов согласования. Сюда относится не только рассмотрение и оценка документа, но это и инструмент, который позволяет обеспечить управляемость процессами в организации.

Целью согласования документов является повышение качества документов, решений и управленческих процессов. Отсюда и необходимость выстраивания процесса согласования четко и прозрачно. В результате согласования мы получаем визирование документа всеми заинтересованными лицами, а его итогом является подписание руководителем согласованного документа.

Чаще всего согласованию подлежат документы, затрагивающие зоны ответственности разных подразделений, например финансовой службы, юридической службы, и т.д.

Представители этих служб преимущественно должны согласовывать разделы документа, относящиеся именно к их зоне ответственности.

В результате согласования документов бывает три вида резолюций, а именно на документе может стоять отметка «согласовано», «требуется доработка», это относится к внутренним и исходящим документам, или может стоять отметка «согласовано с замечаниями», это относится к согласованию внешних документов, реже для внутренних. Также может быть резолюция в виде «отказано».

Нас интересуют первые два варианта, потому что в случае отказа процесс согласования можно сказать, что завершается. Если же документ вернулся с резолюцией «требуется доработка» или «согласовано с замечаниями», то возникает необходимость фиксации возникших замечаний.

Одними из наиболее распространенных способов отображения замечаний в документе является оформление листа согласования и фиксация в нем замечаний, а также создание новой версии документа и внесение в документ правок.

Противопоставлять друг другу данные способы нельзя. Это связано с тем, что каждый из них применяется на определенном этапе согласования и в определенной ситуации. Пересечение этих способов возможно только при отображении замечаний к документу. Можно рассмотреть особенности использования обоих способов.

Согласование документа

Создание новой версии и внесение замечаний в документ

Каждый согласующий может внести правки в прикрепленный файл (в новую версию документа), согласовать документ или отклонить его, а также может добавить новые файлы, все это они могут сделать в режиме рецензирования. При этом информация, которая была внесена каждым из согласующих, будет сохранена.

Сократить время на согласование и исключить необходимость получения уведомления об освобождении документа дает возможность режим одновременной работы.

Плюсами данного способа является то, что согласующий может внести замечания непосредственно в сам согласуемый документ, он видит версии документа и замечания, которые были созданы другими участниками процесса, при повторном согласовании согласующий также видит, каким образом были устранены его замечания и видит сами замечания. Также плюсы данного способа в том, что имеется возможность подписать свою версию документа электронной подписью, чтоб позволит гарантировать ее неизменность.

Но не обошлось и без минусов, которые заключаются в том, что инициатору задачи необходимо объединять замечания согласующих из разных версий в один документ, а также минус в том, что данный способ применяется только для документов, которые были созданы внутри организации. Документы, которые поступили от других организация, к сожалению, редактировать невозможно.

Фиксация замечаний в листе согласования

Каждый согласующий может фиксировать свои замечания в виде комментариев в тексте переписки либо в примечании при подписании электронной подписью. После окончания согласования будет сформирован отчет «Лист согласования», в нем будет отображаться не только информация о лицах, которые подписали документ электронной подписью, но также будут отображены и комментарии согласующих.

Плюсы данного способа в том, что автору документа не нужно сводить замечания в одном месте, это будет сделано автоматически при формировании отчета «Лист согласования». Также данный способ применим не только для внутренних, но и для внешних документов, и согласуемый документ не изменяется при согласовании.

Несмотря на все плюсы, данный способ обладает и своими минусами, к которым можно отнести то, что если замечаний к документу достаточно много, то их будет неудобно фиксировать в отчете «Лист согласования».

Подписание документа

Если же у согласующих нет замечаний или если их успешно устранили, то согласующий должен завизировать документ электронной подписью. Для принятия окончательного решения руководителями, которые подписывают документы, необходимы визы согласования в документах.

СЭД протоколирует всю работу с документом и сохранит в системе историю всех изменений, которые были произведены пользователями, в т. ч. и информацию о том, кто их пользователей внес визу в документ.

Если в итоге документ распечатывается из СЭД и подписывается на бумажном носителе, то возможен следующий порядок работы. Сначала на основании виз, внесенных в документ в СЭД, автоматически формируется и печатается из системы лист согласования, а также сам документ. Затем уполномоченный сотрудник проверяет лист согласования, проверяет визы, внесенные в СЭД, а потом заверяет лист согласования и распечатанный документ. После этого распечатанный и заверенный документ передается руководителю на подпись вместе с распечатанным и заверенным листом согласования. В систему электронного документооборота вносится отметка об этом событии после того, как документ был подписан на бумажном носителе. Таким образом, в качестве вывода, можно отметить, что при согласовании внутренних документов, все-таки, наиболее удобным является создание новой версии документа. Количество создаваемых версий при согласовании может быть обусловлено различными факторами. К таким факторам можно отнести то, что если согласующих немного, а срок согласования большой и риск внесения согласующим изменений в документ отсутствует, то будет достаточно одной версии документа на каждый круг согласования. Все изменения вносятся в документ в виде примечаний или в режиме правки. Еще один фактор состоит в том, что если согласующих много, а срок согласования является ограниченным и есть риск того, что согласующий внесет в документ изменения, то каждому согласующему следует создать свою версию документа и подписывать ее электронной подписью.

При согласовании внешних документов, создание версий обычно не используется, потому что это усложняет процесс, если согласующих больше чем один. Все замечания лучше фиксировать в листе согласования, и в дальнейшем можно будет на их основе создать протокол разногласий. При этом исходный документ остается неизменным.

Некоторые компании в качестве оптимального варианта и выхода для многостороннего согласования документа в последнее время стали использовать специальные системы, которые позволяют вносить правки и примечания нескольким внешним согласующим в один документ, расположенный в универсальном облачном хранилище (например, Google Docs).

В итоге, мы пришли к выводу о том, что необходимо стремиться к единообразию способов фиксации замечаний и отображения факта согласования при выстраивании процесса согласования. Это нужно для того чтобы инициатор и согласующие не думали о том, каким образом нужно это делать в зависимости от вида документа. Это также критично и для руководителя, подписывающего документ на основании виз согласующих.

www.sekretariat.ru

Согласование документов в системе электронного документооборота

Версия для печати Статьи и интервью

24.12.2008

Одним из этапов жизненного цикла документа является его согласование, когда документ уходит от автора, и до вступления его в законную силу с ним знакомятся, высказывают свое мнение и спорят другие заинтересованные стороны.

Наибольшее количество людей работают с документами на стадии их согласования. Процесс согласования – одна из самых трудоемких стадий при подготовке документа. Как правило, в ней участвует несколько служб, и работа с документом каждой их низ них занимает определенное время. А общее время на согласование документа может стать весьма продолжительным, учитывая, что циклов согласования иногда приходится выполнять несколько.

Задержки при передаче документа от одной службы к другой еще более затягивают процесс. А если о документе невзначай забывают в какой-нибудь службе, процесс просто встает, и требуется приложить усилия, чтобы понять, где же документ находится.

Для решения этих проблем системы электронного документооборота предлагают возможность совместной подготовки и согласования документов. Стоит отметить, что эти процессы похожи, но реализуются по-разному.

При совместной подготовке участники процесса вносят изменения и замечания в сам текст документа. Итогом является документ, в который уже внесены все исправления. В некоторых случаях необходимо хранить промежуточные версии документа, что также можно сделать в СЭД. Версии документа хранятся с номером, и по нему можно отследить, как изменялся документ.

При согласовании документа содержание его не изменяется. Участники согласования высказывают свои замечания («Согласен», «Не согласен», «Особое мнение») вне текста документа. Итогом является исходный текст документа, а также набор мнений и замечаний согласовывающих сторон. Инициатор согласования сам вносит все изменения в текст документа и, при необходимости, может оправить документ на повторное согласование.

Какой способ выбрать, определяется конкретными условиями работы с документом. Например, при подготовке договора внутри организации удобнее использовать совместную подготовку — каждая служба вставляет в документ нужные ей разделы, оттачивает формулировки, касающиеся ее деятельности. При работе с проектом договора, который поступил от контрагента, удобнее использовать согласование. Этот режим позволяет сохранить исходный текст договора неприкосновенным и собрать мнения всех служб для составления протокола разногласий.

Сложность согласования заключается в разнообразии маршрутов прохождения документов и ситуаций поведения участников этого процесса. Например, согласование может идти как независимо от порядка участников, так и в строгом с ним соответствии. Процесс согласования может как доводиться до конца вне зависимости от мнений его участников, так и приостанавливаться в случае, если кто-то выскажет свое несогласие.

При разработке маршрутов согласования документов в системе электронного документооборота CompanyMedia используется специальный конструктор.

Так с помощью конструктора пользователь системы может выбирать параметры согласования: параллельное, последовательное, комбинированное.

Как «работает» параллельное согласование? При работе в СЭД реального движения документа не происходит. Он «лежит» в базе данных на сервере, поэтому эксперты, включенные в лист согласования, одновременно получают доступ к документу и могут независимо друг от друга работать с ним. Сигналом к началу работы является получение участником согласования уведомления, которое поступает по электронной почте. Оно содержит стандартный текст, информирующий получателя о том, что он назначен участником процесса согласования. Открыв уведомление, пользователь по ссылке может «перейти» на сам документ.

При последовательном согласовании доступ к документу по очереди получают эксперты, включенные в список согласующих. Последовательное согласование при необходимости можно настроить сложным образом: указать длительность каждого этапа согласования (и сделать их разными), «прописать», что именно делать в случае, когда срок согласования прошел, а визы не получено.

«Конструктор» предлагает такие варианты действий:

  • ничего не делать;
  • продолжить процесс;
  • однократно уведомить инициатора о просроченном согласовании и продолжить процесс;
  • приостановить согласование и наладить процесс периодического уведомления визирующего;
  • приостановить согласование и наладить процесс периодического уведомления визирующего и инициатора.

    Если один из согласующих не согласен, «конструктор» предлагает такие варианты реакции:

  • уведомить инициатора и продолжить процесс;
  • продолжить процесс без уведомлений;
  • уведомить инициатора и остановить процесс.

    Инициатор может оставить специальное сообщение участника согласования.

    Когда лист согласования готов, инициатор нажимает кнопку «Начать процесс согласования», запуская рассылку уведомлений его участникам. В любой момент он может заглянуть в лист согласования и увидеть, кто работал с документом и высказал мнение, а кто — нет.

    Экономия времени при согласовании документа в системе достигается за счет увеличения скорости его перемещения от одного участника к другому. От инициатора согласования требуется гораздо меньше усилий и времени, чтобы контролировать данный процесс. Кроме того, эксплуатация системы позволит соблюсти жесткие сроки подготовки документов.

    СЭД может стать незаменимым электронным помощником секретаря, облегчая трудоемкую обработку документов и высвобождая время сотрудника на работу в других направлениях.

  • www.intertrust.ru

    Шпаргалка делопроизводителя : Порядок согласования документов

    Путь согласования документов

    Сотрудник готовит документ. Если этот документ — ответ, то согласование проекта документа нужно осуществлять с теми отделами, которые указаны в резолюции. Можно добавить другие отделы, если возникла необходимость в ходе подготовки проекта.

    Если ваша организация-инициатор документа, то решение, кто будет его согласовывать, принимает сотрудник и начальник его отдела. Решение принимается на основании инструкции по делопроизводству организации, где должны быть прописаны основные моменты согласования документов.

    Главные правила согласования документов:

    1. Документ визирует начальник подразделения, подготовившего документ.
    2. Заместитель руководителя организации, курирующий данный отдел.
    3. Если документ касается финансовых вопросов, то визирует его главный бухгалтер.
    4. Если требуется правовая оценка, то согласовываем документ с юридическим отделом
    5. Последним документ визирует начальник службы делопроизводства. Он проверяет орфографию, стилистику, оформление документа и наличие всех виз.
    6. Ответственность за своевременное направление документа на согласование несёт исполнитель.

    Самый длинный путь согласования проходят распорядительные документы, договоры, соглашения, государственные контракты. Для писем обычно достаточно начальника отдела и курирующего заместителя. Письма, отправляемые во внешние организации лучше согласовывать со службой делопроизводства.

    Виды согласования документов

    1. Внутреннее согласование. То есть документ согласовывается внутри организации. На документе оформляется виза согласования на последнем листе 2 -го экземпляра, если документ уходит из организации и с оборотной стороны 1-го, если остаётся. К распорядительным документам прикладывается лист согласования.

      Начальник финансового отдела

      подпись А. Г. Резникова

      24.04.2015

    2. Для внешнего согласования, то есть, когда документ уходит из организации используют гриф согласования. ГОСТ Р 6.30–2003 разъясняет, что документ может быть согласован должностным лицом или другим документом.

      СОГЛАСОВАНО

      Генеральный директор ООО «Свобода»

      подпись C. А. Красавин

      31 декабря 2013 г.

      или

      СОГЛАСОВАНО

      приказом ОАО «Радость»

      от 01.04.2014 № 01–02/75

    На внутренних документах тоже можно использовать гриф согласования. На практике это встречается на докладных и служебных записках.

    Сроки согласования документов

    Документы согласовывается от 1 до 5 рабочих дней. Это зависит от вида документа и это нужно прописать в инструкции по делопроизводству во избежание конфликтных ситуаций.

    На практике документы с пометкой «Срочно», «Незамедлительно» визируются в день принесения документа на согласование, срок визирования приказов по основной деятельности — не более 5 рабочих дней, по личному составу — не более 2-х рабочих дней. Остальные документы согласовываются в течение 3-х рабочих дней.

    Если у кого-либо из визирующих есть замечания к документу, то он согласовывает документ с отметкой «замечания прилагаются».

    Замечания прилагаются

    Начальник отдела информатизации

    подпись Р. С. Баков

    09.02.2016

    Порядок согласования документов определяется внутри организации. Можно ходить с одним проектом документа от визирующего к визирующему. Можно распечатать несколько копий, «дать почитать» параллельно нескольким согласовывающим, а потом принести завизировать оригинал. Можно воспользоваться системой электронного документооборота и отправить документ на согласование в электронном виде. Выберете свой наиболее действенный путь.

    Узнайте как согласовать документ в электронном виде>>


    www.docdelo.ru

    Порядок согласования документов

    Утвержденный порядок согласования документов в организации позволяет не только упорядочить документооборот, но и существенно повысить качество принимаемых на предприятии экономических, организационных и управленческих решений.

    Из статьи вы узнаете:

    Согласование документа — это не только подтверждение его юридической значимости

    Согласно требованиям государственных стандартов к оформлению организационно-распорядительной документации, гриф согласования относится к числу реквизитов, являющихся обязательными для некоторых формуляров документов. В том случае, когда такой гриф является обязательным, согласование документа — это подтверждение правильности оформления и, следовательно, юридической силы документа.

    Но современная практика делопроизводства считает такой подход формальным и предлагает рассматривать порядок согласования проектов документов как гарантию качества излагаемых в них технологических, организационных и управленческих решений. Ведь по сути, согласование документа, при неформальном подходе, означает, что все заинтересованные лица, чье экспертное мнение должно быть учтено при его разработке, ознакомились с ним и согласились с его положениями.

    Процедура согласования документа — это подтверждение его необходимости, а также юридической, финансовой, экономической, технологической и методологической актуальности. Согласующие подписи, поставленные ответственными специалистами в своих областях, позволяют свести к минимуму принятие неверных и неграмотных решений, обеспечивают обязательность исполнения положений документа.

    При этом, согласование документа — это часть делопроизводства организации, ее документооборота. Эта процедура предусматривает постоянный контроль времени исполнения и маршрута движения документа. Все это должно быть учтено в локальном регламенте, устанавливающем порядок согласования и утверждения документов в организации. Такой комплексный подход к процедуре позволит не только ускорить процесс согласования, но и обеспечит качество реализуемых решений.

    Наличие локального нормативного акта, регламентирующего порядок согласования документов в организации, позволит на практике реализовать системный подход к процедуре согласования, разграничить зоны ответственности между ведущими специалистами и упростить взаимодействие между структурными подразделениями предприятия.

    Читайте по теме в электронном журнале

    Формы согласования документов

    Справка

    Существует две формы согласования документа — это:

    1. внутреннее согласование — при котором проект разработанного документа анализируется, оценивается и редактируется специалистами — руководителями служб и подразделений. Они проверяют содержание документа на соответствие нормам оформления и закона, корректность используемых формулировок и приведенных расчетов, правильности технологических или управленческих решений;
       
    2. внешние согласование — при котором согласующие подписи на документе должны поставить должностные лица сторонних организаций, чьи интересы затрагивает документ. Это могут быть как вышестоящие, так и подчиненные организации, контролирующие органы, общественные или научно-исследовательские организации, различные комитеты.

    Мы более подробно остановимся на внутренней форме согласования документов, поскольку в этом случае организации самостоятельно следует разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок согласования и утверждения документов.

    Читайте также:

    Зоны ответственности подразделений и порядок согласования документов в организации

    Согласованию подлежат разные типы документов, имеющие разное значение — финансовое, технологическое, организационное и т. п. Поэтому важно, чтобы каждый из типов документов проверялся и анализировался теми специалистами — руководителями служб и подразделений, к зоне ответственности которых можно отнести этот документ по его содержанию. Примерная таблица, в соответствии с которой можно определить состав тех отделов и служб, с которыми необходимо будет согласовать тот или иной документ, приведена ниже:

    Наименование подразделения

    Какие вопросы входят в зону ответственности

    Бухгалтерия

    • все операции, отражаемые в бухгалтерском учете;
    • контроль движения средств по счетам и имущества;
    • обеспечение соответствия осуществляемых организаций хозяйственных операций требованиям законодательства;
    • контроль выполнения обязательств.

    Финансовый отдел

    • финансовый контроллинг и казначейское обеспечение;
    • финансирование проектов;
    • планирование и анализ предлагаемых финансовых схем.;
    • нормирование;
    • контроль расходования средств;
    • анализ и обоснование экономической эффективности.

    Юридический отдел

    • контроль соблюдения требований действующего законодательства, иных отраслевых и локальных нормативных актов;
    • оценка возможных правовых рисков;
    • контроль соответствия правоспособности должностных лиц, подписывающих документы.

    Служба делопроизводства

    • контроль соблюдения требований к оформлению и срокам подписания документов;
    • контроль соблюдения сроков действия доверенностей и состава делегированных полномочий;
    • контроль наличия реквизитов, установленных формулярами документов;
    • контроль стилистики и грамматики текстового содержания;
    • проверка соответствия документа действующей системе государственных стандартов.

    Информационная служба

    • методы и сроки реализации предлагаемых решений, предполагающих использование IT-технологий;
    • анализ, оценка, поддержка, внедрение и обновление программного используемого обеспечения;
    • контроль использования информационных систем и ПО;
    • обеспечение информационной безопасности.

    Если документ инициативный, решение о том, какие службы будут его согласовывать, принимает главный исполнитель документа и руководитель того подразделения в котором он работает. Но в любом случае, порядок согласования проектов документов должен быть определен инструкцией по делопроизводству, разработанной и утвержденной на предприятии. Когда документ подготовлен как ответ, согласовывать его нужно с теми службами, которые перечислены в резолюции руководителя. Кроме того, необходимо ориентироваться и на содержание документа, чтобы включить в список согласующих все службы, имеющие отношение к данному проекту.

    Порядком согласования и утверждения документов, принятом на предприятии, может предусматриваться как последовательное проставление согласующих виз на документе, так и одновременная его рассылка для ознакомления и согласования.

    Сроки согласование документа, порядок оформления согласующих подписей

    Сроки согласования документов определяются в рабочих днях. Как правило, в зависимости от объема документа и сложности представленных в нем расчетов, эти сроки могут варьироваться от одного до пяти дней. Иногда, если документ имеет пометку «незамедлительно» или «срочно», его необходимо будет изучить и согласовать в течение одного рабочего дня. В среднем, для согласования одним из исполнителей достаточно двух-трех дней.

    При внутренней форме согласования гриф состоит из указания наименования должности согласующего лица, его собственноручной подписи с расшифровкой и указанием даты согласования документа. Порядок оформления согласующих подписей представлен ниже.

    Если у кого-то из должностных лиц, чья подпись должна быть в грифе согласования, есть замечания и предложения, они оформляются на  отдельном листе. При этом подпись согласования будет иметь соответствующую отметку, как показано ниже:


    Порядок согласования проектов документов определяется локальным нормативным актом с учетом их объемов и значимости. Очередность согласования не имеет большого значения, но целесообразно, чтобы именно служба делопроизводства ставила визу согласования последней, перед тем, как документ будет направлен на утверждение. При этом нормоконтроль служба делопроизводства должна осуществлять независимо от того, для внутреннего или внешнего утверждения и согласования подготовлен проект документа.

    Гриф согласования размещается в зависимости от того, останется ли подлинник документа в организации или будет передан в другое учреждение. В том случае, когда он планируется к дальнейшей отправке, согласующие визы проставляются на левом поле последнего листа копии, которая будет храниться в организации. В соответствии с порядком согласования документов в организации, если оригинал документа остается на предприятии, согласующие визы проставляются на обратной стороне последнего листа первого экземпляра оригинала документа.

    Читайте также:

    www.sekretariat.ru