Реквизиты в состав которых может входить подпись – Можно ли в документе переносить реквизит «подпись» на новую страницу? | Вопросы подписчиков

Реквизит подпись оформление и что входит в состав в 2018 году

Любая бумага становится официальным документом после того, как на ней появляется подпись. Этот реквизит имеет огромное значение в делопроизводстве и отчетности. Подпись может быть собственноручной и электронной, к ней применяются разные требования. Что входит в состав реквизита «Подпись» и как его правильно оформить в различных ситуациях, подскажет эта статья.

Казалось бы, в чем состоит сложность просто подписать документ? Если речь идет о типографском бланке какого-то отчета, так там вообще есть специальное поле для подписи. Но нюансов на самом деле очень много, и реквизит «Подпись» требует серьезного и внимательного подхода. Ведь при неправильном применении могут возникнуть тяжелые юридические последствия. Разберемся, как же правильно подписывать различные официальные документы.

Место имеет значение

Оформление реквизита «Подпись» всегда начинается с выбора правильного места для него. Обычно он всегда располагается под текстом, в самом конце бланка. Это связано с тем, что подписать бумагу означает удостоверить то, что в ней сказано. Вот типичный пример реквизита «Подпись», когда руководитель компании подписал официальное письмо к партнерам:

Обратите внимание, что для проставления подписи от текста нужно отступить 3 межстрочных интервала. Поскольку полномочия разных должностных лиц на подписание тех или иных документов отличаются, перед подписью принято указывать должность того, кто ее поставил. Должностные права и обязанности определяются учредительными документами, внутренними нормативными актами организации:

• приказами;
• положениями;
• инструкциями.

Иногда автографов может быть несколько, тогда они располагаются одна под другой в соответствии с иерархией лиц, которые их поставили.

Интервал между такими автографами обычно составляет одну строчку. Если, например, договор или акт сверки подписывают должностные лица двух организаций, то их автографы со всеми сопутствующими данными располагаются на одной строчке по разным краям бланка. При этом сам автограф располагается на строчку ниже наименования должности вместе с расшифровкой.

Очень важно помнить, что подписывать нужно именно текст, поэтому отрывать его заверение от основного документа и располагать этот реквизит на отдельном листе категорически нельзя. При недостатке места на другой лист переносится весь последний абзац написанного в бумаге. Страницы при этом должны быть пронумерованы. От краев документа этот реквизит обычно расположен по центру, но в некоторых случаях (обычно в типографских бланках) может быть смещен к левому краю.

Состав реквизита

В состав реквизита «Подпись» всегда входят такие данные, их всего три:

1. Название должности лица, которое ее поставило.
2. Сама подпись.
3. Инициалы и фамилия в качестве расшифровки.

Перед тем, как подписать, необходимо указать должность, отступая от левого поля документа, а расшифровка делается после:

Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ИВАНОВ С.П. Иванов

При использовании фирменного бланка организации название фирмы можно не дублировать и указать только должность подписанта. Вне зависимости от этого обстоятельства должность всегда указывается с заглавной буквы. Это не зависит от того, закончился ли текст точкой, таблицей или какими-то диаграммами и схемами. Название должности обязательно должно соответствовать штатному расписанию. Если этим пренебречь, весь документ может быть признан недействительным, так как в нем указана несуществующая должность, а значит, и лицо, ее занимающее.

Между названием должности и расшифровкой необходимо оставить достаточно места для самого размашистого автографа.

Внешний вид и содержание

К самой личной подписи никаких требований нет, и быть не может. Каждый человек подписывается так, как считает нужным и удобным. Конечно, в идеале в любой закорючке должны быть намеки на первые буквы фамилии и имени, но это необязательно. Более того, обычно облеченные властью граждане стараются сделать свой автограф максимально индивидуальным и сложным, чтобы его было сложнее подделать. Ставить точку после автографа не нужно. А вот расшифровка должна соответствовать паспортным данным. Особенно это касается таких взаимозаменяемых букв, как «е» и «ё».

Факсимиле

Если документов, которые требуют визы руководства, в организации много, то для таких «поточных» бумаг в крупных компаниях принято использовать факсимиле, то есть заменитель личного автографа. Оттиск ставят на письмах и претензиях, а также внутренних документах. Законодательно этот вопрос никак не урегулирован, поэтому желательно избегать проставления факсимиле на отчетах и договорах, то есть на тех бумагах, которые имеют важное юридическое значение.

Что касается документооборота по уже подписанному договору, то в силу статьи 160 ГК РФ, регламентирующей письменную форму заключения сделок, в случаях, предусмотренных законами, иными правовыми актами или соглашением сторон, разрешено использование факсимильного воспроизведения личной подписи с помощью средств механического или иного копирования. То есть нужно прописать такое условие в самом договоре. Иначе налоговики могут забраковать все подписанные таким способом документы для целей налогообложения.

Подписи третьих лиц

Иногда руководителя нет на месте, факсимиле использовать нельзя, а заверить какой-либо документ нужно срочно. Казалось бы, для таких целей у директора есть заместитель или даже несколько. Но вот правом подписи он может и не обладать, если это не прописано специально. Если в таких документах, как трудовой договор или учредительные документы, не сказано о праве заместителя заверять официальные бумаги, отбывая в командировку или отпуск, директор должен делегировать это право отдельным приказом с указанием точной должности и персоналии.

При указании такой должности в бумагах перед автографом ее нельзя сокращать. Например, неправильным будет такой вариант:

Первый зам. директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин

Нужно писать только так:

Первый заместитель генерального директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин

Если в компании принято, то словосочетание «генеральный директор» можно указать с заглавной буквы. Допустимы оба варианта. Другие названия должностей при заверении официальных бумаг сокращать также не нужно.

Отдельно нужно отметить практику, которая сложилась в некоторых организациях. При отсутствии нужного человека, например директора, за него бумагу может подписать другое лицо, например секретарь, поставив свой личный автограф, а перед должностью поместив косую черту, примерно так:

/Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ВАСИН С.П. Иванов

Но такая косая черта недопустима! Также нельзя использовать предлог «за» перед должностью. Подписывать имеет право только тот человек, данные которого указаны в бланке. С подписью другого лица бумага будет недействительной. Более того, этот вариант не заверит ни один нотариус, и его можно легко оспорить в суде. Поэтому таких ситуаций, а также исправлений этого важного реквизита желательно не допускать.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

ppt.ru

Реквизит подпись документов в 2018 году

Для чего нужна подпись на документе

Функция подписи в широком смысле заключается в заверении человеком содержания написанного, а также в защите написанного от фальсификации. Что касается официальных документов, то значение собственноручно написанной фамилии, согласно пункту 1 статьи 160 Гражданского кодекса РФ, состоит в скреплении документа, выражающего содержание сделки в письменном виде. Под сделкой в данном случае понимаются любые «действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение и прекращение гражданских прав и обязанностей (ст. 153 ГК РФ). Таким образом, подпись придает документу юридическую силу, подтверждает его подлинность, а также позволяет идентифицировать расписавшееся лицо.

Что входит в состав реквизита подпись

Реквизит подпись в официальных бумагах должен соответствовать требованиям, которые в настоящее время регламентируются ГОСТом Р 6.30-2003. Впоследствии этот стандарт сменит ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступающий в силу с 01.07.2018. Итак, по действующему ГОСТу, в состав реквизита подпись входят:

• наименование должности расписавшегося лица;
• его собственноручную подпись;
• расшифровка (инициалы, фамилия).

Выше перечислены базовые составляющие данного реквизита, которые могут варьировать в зависимости от того, на каком бланке он проставляется. Если это нефирменный бланк, то в реквизит добавляется наименование организации. Если же применяется бланк должностного лица, то наименование должности с указанием организации исключается.

Как правильно расписаться

П. 3.22 Госстандарта Р 6.30-2003 содержит некоторые указания на этот счет. Так, например, допускается центрирование наименования должности расписавшегося лица по отношению к самой длинной строке. В случае когда требуются автографы нескольких должностных лиц, они располагаются один под другим согласно иерархии должностей. Если указанные лица занимают равные должности, их подписи располагают на одном уровне. На этом предписания ГОСТа заканчиваются.

В то же время на практике нередко возникает вопрос: какими чернилами и ручками следует расписываться в официальных бумагах? Если речь не идет об отдельных банковских формах, то единого законодательного требования не существует. Тем не менее, предпочтение рекомендуется отдавать шариковой ручке с синими или фиолетовыми чернилами. Это позволит обеспечить внешние признаки оригинала, тогда как автограф, выполненный черной (особенно гелевой) ручкой может быть расценен как ксерокопия.

Где расписаться исполнителю

Еще один реквизит, в котором задействована собственноручная подпись, — это отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка проставляется в том случае, когда вопрос, описанный в тексте, решен или на него получен письменный ответ.

Наличие данного реквизита означает, что работа завершена и бумагу необходимо подшить в дело. Отметка об исполнении сопровождается указанием на дату и номер свидетельствующего об этом документа.

В случае отсутствия такового следует оставить краткие сведения об исполнении, слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ (п. 3.28 ГОСТа Р 6.30-2003).

В том и другом случаях отметка подписывается исполнителем (разработчиком) документа или руководителем структурного подразделения. Располагаться реквизит должен в левой части нижнего поля.

clubtk.ru

Реквизит «Подпись».

В состав реквизита « Подпись» входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Ректор университета Подпись Расшифровка

Главный бухгалтер Подпись Расшифровка

Если документ подписывают несколько равнозначных должностных лиц, их подписи располагаются на одном уровне, например:

Юрист Юрист

Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ. Не допускается ставить косую черту перед наименованием должности.

Реквизит « Виза».

Реквизит « Виза» включает личную подпись, ее расшифровку и дату, а при необходимости – должность визирующего. Отказ должностного лица от визирования не допускается. При наличии разногласий точка зрения визирующего излагается перед визой или на отдельном листе с указанием об этом в форме « Замечания прилагаются».

Реквизит « Фамилия исполнителя и номер его телефона».

Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Исакова 234557

Отметка об исполнителе документа позволяет получателю документа (адресату) выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать ответ, если решение вопроса не требует документального закрепления.

Примечание — Номера телефонов указываются без черточек.

Текст письма.

Текст – основной реквизит делового письма. Текст документа должен быть кратким, достоверным, аргументированным, не допускающим различных толкований. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений простыми, исключением повторений и излишних подробностей. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам или около 17 см. Обычная длина строки 60 – 62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом бумаги А4.

Тексты документов большого объема делятся на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром.

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Эти требования предполагают:

— краткость и компактность изложения официального материала;

— точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

— последовательность использования технических приемов правотворчества.

Язык и стиль официальной переписки принципиально отличается от так называемых «доверительных» писем, в которых авторы выступают как личности. В официальном письме частное лицо или представитель фирмы, частной или государственной, общественной организации выступают как субъекты правоотношений. Правовая сущность официальной переписки и предопределяет характер содержания писем, их стиль и язык.

Сопроводительное письмо – часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты.

Реквизит “ Гербовая печать”.

Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение гербовой печати специально предусматривается нормативным актом. В организациях, не имеющих гербовой печати, основанных на негосударственной форме собственности, вместо гербовой печати ставится простая круглая печать.

Реквизит “ Гриф согласования”.

Согласование должно обеспечивать правильное и всестороннее решение вопросов о качестве подготовленного документа, его целесообразности, своевременности, экономической и научно-технической обоснованности его содержания, о соответствии документа действующему законодательству и правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.

Согласование проектов документов производится с организациями, учреждениями и предприятиями, структурными подразделениями и должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Согласование может быть двух видов: внутреннее (с различными подразделениями и должностными лицами) и внешнее (с подчиненными и неподчиненными организациями).

Вопросы для обсуждения

1 Что такое делопроизводство?

2 Что такое реквизит?

3 Какие составные части (реквизиты) Вы знаете?

4 Расположение основных реквизитов в документах.

5 Назовите реквизиты, не обязательные для официального письма.

6 Большинство документов имеют одни и те же реквизиты, но каждый вид документа – свой формуляр. Отчего это зависит?

7 Что такое формуляр документа?

8 Что включает в себя понятие « утверждение документа»? Какие реквизиты входят в состав грифа утверждения? Где они располагаются?

9 Назовите реквизит, который оформляется при регистрации документов.

10 Объясните назначение реквизита «подпись», какие элементы входят в этот реквизит?

11 В каких случаях обязательно надо заполнять реквизит « ссылка на индекс и дату входящего документа»?

12 Какие реквизиты проставляются в правом верхнем углу бланка?

13 Какой реквизит определяет подлинность документа?

14 Объясните назначение реквизита « резолюция».

15 Что такое « виза» на документе?

16 Объясните назначение реквизита «согласование документа». Из каких элементов состоит гриф согласования?

17 Как формируется заголовок к тексту? В каких документах заголовок согласуется с наименованием вида документа в падеже?

18 Оформите несколько заголовков к текстам: письма, акта, протокола, докладной записки

19 Сколько адресов можно максимально поместить на одном документе?

20 Оформите несколько видов отметок: об исполнителе, об исполнении документа и направлении его в дело, о поступлении документа.

studfiles.net

состав, требования, ГОСТ и примеры оформления

Реквизиты являются необходимыми деталями в деловой документации. В каждом акте, постановлении и так далее есть свой набор особенностей оформления реквизитов. Их располагают в соответствии с ГОСТом.

Подробнее

Согласно правилам оформления реквизитов, часть из них является постоянной. Сюда включают эмблему предприятия, его название, основную информацию. Другая часть переменна. Оформление реквизитов такого типа будет отличаться от бланка к бланку. К примеру, меняться будут название формы, даты и так далее.

Важно производить правильное оформление реквизитов, связанных с датой, подписями, печатями, регистрационными номерами. Именно они обеспечивают действительность бланка.

О документах

Все формы подразделяют на 3 отдельные части: заголовок, основную часть и оформляющую. Состав и оформление реквизитов в каждой из них разнится. В каждом бланке их разделяют несколькими междустрочными интервалами. Готовя документы, советуется использовать шрифт Times New Roman кегль 12.

Официальная документация требует нумерации страниц, если их представлено более 2. Ее осуществляют, печатая арабские цифры без слов вверху листа.

О реквизитах

Согласно правилам оформления реквизитов, гербы Российской Федерации не печатают на документах негосударственных структур. Что касается товарных знаков, их располагают на формах на основании положения предприятия. При этом оформление реквизитов организации с эмблемой никогда не может осуществляться без указания ее названия. Эмблема наименование не замещает. Обязательно при оформлении реквизитов имеют в виду, что эмблема должна предварительно пройти процедуру официальной регистрации.

Товарными знаками никогда не пользуются иные лица. В случаях, когда при оформлении реквизитов на бланках был представлен герб, эмблема не указывается. Товарные знаки помещают в верхнее поле формы по центру относительно названия предприятия.

«Код организации» выставляется согласно ОКПО. ОГРН и ИНН прописывают, учитывая документы из налоговой.

Код формы

В требованиях к оформлению реквизитов документов присутствует код формы, когда бланк включен в классификатор согласно ОКУД, класс 0200000. Его печатают, составляя конкретный документ, и перечисляют наряду с информацией о предприятии в формах. Иначе его проставляют рядом с названием вида документа.

Пример

При оформлении реквизитов учитывают, что «наименование предприятия», являющегося автором документа, должно быть указано в той форме, которая содержится в учредительной документации.

Вносят как сокращенное, так и полное название вышестоящей организации, если она имеется. Название предприятия указывают под реквизитами с эмблемой. Если речь идет о предприятиях субъектов Российской Федерации со вторым языком, то данный при оформлении реквизитов данного типа используют два языка.

Краткую форму названия указывают, лишь когда она содержится в учредительном документе. Ее указывают под полным наименованием.

Названия филиалов, отделений прописываются лишь тогда, когда им принадлежит авторство документа. Требования к оформлению реквизитов этого вида предусматривают эти наименования под названием предприятия.

О каждом реквизите

В «Справочных данных об организации» прописывают почтовые адреса, контактные данные на усмотрение предприятия. Официальный порядок оформления реквизитов предусматривает расположение контактных данных в левом верхнем углу под названием предприятия.

«Название вида документа» помещают в центральной части листа в заголовке документа. Официальные требования к оформлению реквизитов документов предусматривают курсив в данном случае.

Одним из главных реквизитов в документе является «Дата». Именно она определяет действительность бланка. Датой в документе считается как день его подписания, так и дата отображенного в нем акта. Требования к оформлению реквизитов предусматривают арабские цифры в последовательности: число, месяц, год.

В финансовой документации применяют и сочетание цифр со словами: 19 августа 2018. По ГОСТу оформление реквизитов, когда число либо месяц содержит лишь одну цифру, дополняется цифрой «0», к примеру, 03.04.2003.

«Регистрационный номер документа» включает его порядковый номер. Его указывают на как внутренней, так и внешней документации предприятия рядом с датой.

Оформление реквизита на документах данного типа, когда они составляются более, чем 2 предприятиями, требует регистрационных номеров всех организацией. Они разделяются косой чертой, а пишут их в порядке перечисления авторов в форме.

Присвоение порядковых номер осуществляют в отдельности для входящих и исходящих бланков.

С учетом типа формы и документооборота предприятия, наряду с порядковым номером осуществляют и оформление реквизитов иного характера. В их число входят индекс дела по номенклатуре дел, коды документа по тематическим классификаторам и так далее.

На бланках, которые были составлены не одним юридическим лицом, регистрационные номера указываются через косую черту. Если на документе имеется регистрационный номер, это служит доказательством того, что он включается в документооборот юридического лица, а значит, контролируется им.

При оформлении реквизита такого вида нужно знать, что он формируется из трафарета «_________№_______», а заполняют его вручную датой и регистрационным номером.

В «ссылке на регистрационный номер и дату документа» содержится регистрационный номер и дата документа, на что обязательно дается ответ. В основном оформление реквизита предполагается под датой и номером документа.

Место составления

Реквизит применяют лишь в общих бланках документов. Оформление реквизита подразумевает учет административно-территориального деления страны с применением сокращений. К примеру, Санкт-Петербург – С. – Петербург.

Не осуществляют оформление реквизита в документе, если наименование места уже входит в название предприятия. К примеру, Тольяттинское летное училище. Важно указывать и административно-территориальное деление, поскольку названия населенных пунктов повторяются. Если указывается Москва, то сокращения «г.» не нужно. Тот же стандарт ГОСТ при оформлении реквизитов документов используется в отношении городов, наименование которых заканчивается на «град» либо «бург».

«Адресат» указывают на письмах, реквизит подразумевает почтовый адрес получателя. Адресатом могут выступать как юридические, так и физические лица. Согласно ГОСТу, оформление реквизита осуществляют следующим образом: перед фамилией указывают инициалы. Название предприятия указывают в именительном падеже. К примеру, Министерство Культуры. В то время как должность лица, которому направляется документ, представляют в дательном падеже. К примеру, Е. Баженову.

В одном документе никогда не содержится более 4 адресатов. Если их больше, то формируют перечень рассылки документа.

Если письмо направляется в предприятие, то прежде всего пишут его название, а уже после – почтовый адрес. Если оно адресуется физическому лицу, то сначала пишут фамилию с инициалами получателя, а уже после – почтовый адрес. Последний не включают, если бланку адресуется высшим органам официальной власти, вышестоящую организацию, постоянному корреспонденту. Реквизит располагают справа.

«Гриф утверждения документа» состоит из названия должности того, кто утверждает бланк, его подписи, инициалов с фамилией, даты. Помещают реквизит в верхний правый угол. Когда имеется несколько грифов, их помещают параллельно на одинаковом уровне. То же относится и к их подписям.

Слово «Утверждаю» при этом пишется без кавычек. При этом название утверждающего документа приводят в творительном падеже.

Резолюция

Резолюция является надписью на документе, которую выставляет должностное лицо. Она выражает его решение. При этом указывается фамилия и инициалы исполнителя, а также содержание поручения, сроки исполнения.

Резолюцию пишут собственноручно в заголовке бланка в любом месте, которое свободно от текста. Порой ее оформляют и на отдельном листе, указывая регистрационный номер, а также даты документа, к которому относят резолюцию.

В случаях, когда исполнителей несколько, первым делом пишут ответственного, дополнительные пометки не ставят.

Реквизит «Заголовок к тексту» содержит краткое содержание смысла текста, изложенного в форме. Заголовок обязательно согласуют с наименованием документа. В частности, обязательно отвечают на вопросы «о чем?» и «чего?».

Располагают его под датой и регистрационным номером по левой границе. Если формат документа А5, то допустимо не указывать его вовсе. Заголовок печатают без кавычек, не подчеркивают.

Отметка о постановке документа на контроль

Данный реквизит означает, что форма ставится на контроль в процессе ее исполнения с тем, чтобы обеспечить сроки, которые были прописаны в резолюции, либо типового срока исполнения.

Есть несколько видов сроков исполнения документа.

Первым считается типовой срок, применяемый для типового документа. Это может быть обращение граждан.

А вторым – индивидуальный срок исполнения документа. Его устанавливает поступивший акт либо указание резолюции.

Каждый документ, который требует исполнения, обязательно находится под контролем.

В требованиях ГОСТ значится, что отметки о контроле за исполнением выставляют на формах, обладающих наибольшей значимостью. Обозначается это литерой «К», штампом либо надписью «Контроль». Порой обозначение выделяется контрастным цветом.

«Текст» является самым важным реквизитом. Его формируют в анкетной, табличной форме, в виде связанного текста либо эту структуры объединяют. В графах и строках таблиц есть заголовки, которые выражаются именем существительным. При этом обязательно применение именительного падежа.

В случаях, когда таблица размещается на более, чем одной странице, графы в таблице нумеруют, а на последующие страницы вписывают лишь номера граф.

Связанные тексты в документах обычно включают 2 части – вводную и основную. В первой содержатся основания и цели формирования документа. А во второй – решения, просьбы, предложения и рекомендации.

Текст порой состоит лишь из основной части. Это относится к приказам, письмам и заявлениям. Но когда в текстах есть не одно решение, его делят на части, пункты, при этом осуществляя нумерацию.

Письма могут излагаться от первого лица в единственном и множественном числе, от третьего лица единственного числа и так далее.

Тексты в анкетной форме включают данные по субъекту с рядом характеристик. Такой тип изложения чаще всего встречается в документах кадрового и маркетингового типа.

Табличный текст обычно включает сведения о нескольких субъектах. При этом в нем излагается несколько признаков. Обычно такие текста печатают в отчетах, планах.

Текст документа всегда содержит ссылки на каждую таблицу, которая в нем содержится. Связный текст составляют как произвольным образом, так и по заготовке. Во втором случае большая часть содержания уже пропечатана, и нужно заполнить лишь пробелы. Так работа осуществляется значительно быстрее, вероятность того, что понадобится перепечатывать документ, остается маленькой. Эффективнее всего применять такую систему, формируя бланк в электронном виде.

Реквизит «отметка о наличии положений» указывается после основной части над подписью. Важно оформлять его в кратком формате. Так, если есть приложение, которое не было указано в основной части, тут пишут его название, количество страниц и копий. Если имеется несколько приложений, их обязательно подвергают нумерации.

В случаях, когда к бланку прикладывают другой документ с приложениями, отметка о наличии приложения указывается так: Приложение: письмо Росархива 2003 года и приложения к нему, всего на 3л.

Но если имеется лишь одна копия приложения, то их число не пишут. В приложениях обязательно содержится название формы документа, заголовки, дата, подписи.

Реквизит «подпись» включает: название должности лица, которое подписало документ, подпись с расшифровкой.

Когда документ подписывает не одно должностное лицо, подписи размещают друг под другом в порядке, который соответствует иерархии.

В случаях, когда документ формировала комиссия, перечисляют не сами должности, а их обязанности в составе комиссии.

Каждую копию формы, которая остается в документообороте фирмы, всегда проверяют на наличие подлинной подписи, виз согласования. Исключение – экземпляры исходящих писем, содержащих вместо подписей отметки о заверении копии.

Когда должностные лица, чьи подписи должны были быть, отсутствуют, документ могут подписать их заместители или исполняющие их обязанности лица. И тут в обязательном порядке указывают фактическую должность, фамилию того, кто подписал документ.

Если документ издается коллегиальным органом, то его подписывает председатель либо секретарь.

Реквизит «подпись» выставляют под текстом и приложением. Реквизит «Гриф согласования» формируется из слова «Согласовано», должности того, с кем проведено согласование, включая название фирмы, подписи с расшифровкой, датой согласования.

Иногда документ согласуется посредством выпуска другого документа. Тогда в грифе согласования пишут вид документа, название предприятия, его выпустившего, дату и индекс формы. Реквизит помещают в нижнюю левую часть листа под текстом, отметками о приложениях, подписями.

Виза согласования документа – еще один реквизит, который выражает согласие либо несогласие должностного лица в фирме с текстом.

Документы визируют, учитывая характер и содержание документа. Делают это исполнители, должностные лица, ответственные представители юридической, финансовой, экономической служб.

В визу включаются подписи проводящего визирование с расшифровками, дата, а порой и должность данного лица. Пишут реквизит на обратной стороне последней страницы подлинного распорядительного документа, на экземпляра отправляемого документа.

Когда при визировании в документ вносится много поправок, процесс осуществляют заново. Но если доработка не коснулась самой сути бумаги, то повторного визирования проводить нет необходимости.

Оттиском печати устанавливается подлинность подписи. Это необходимо в документации, связанной с удостоверением прав, фиксацией фактов, правовыми актами. Реквизит вносят таким образом, чтобы он занимал большую площадь подписи.

Печать может быть как гербовой, так и простой. В первом случае она округлой формы с гербом по центру. По окружности прописывается наименование фирмы. А во втором форма бывает любой. Тогда герб отсутствует, но всегда имеется наименование предприятия.

Оттиски печати выставляют так, чтобы и они, и подпись оставались разборчивыми. Если письмо написано на бланке, то удостоверять его печатью нет необходимости.

Отметка о заверении копии

Этот реквизит прописывают, чтобы сделать экземпляр действительным в юридическом плане. Он формируется из слова «верно», названия должности заверителя, его подписи с расшифровкой, даты. При пересылке формы в иные фирмы или передаче на руки заверительные отметки подтверждают печатями.

Если документ был выслан по факсу, он не является действительным. По этой причине пересылку осуществляют по почте.

«Отметка об исполнении» содержит ссылку на дату и номер документа, который свидетельствует об исполнении. Данный реквизит помещают на лицевой либо обратной стороне последней страницы в документе в левом нижнем углу. Если документ множат, отметки об исполнителе проставляют на лицевую сторону.

Что касается отметок об исполнении документа, их прописывают лишь на документе, который уже был исполнен. Их подшивают в дело, чтобы затем хранить в архивах и использовать, когда понадобятся соответствующие сведения. Оформление реквизита осуществляют на первом листе документа внизу.

Важно помнить, что в реквизит включаются: слово «В дело», номер дела, в котором будет осуществляться хранение документа, если отсутствует экземпляр – ссылка на номер и дату ответных форм, подписи исполнителя, дата проставления отметок.

Реквизит выставляет исполнитель самостоятельно либо руководитель соответствующего структурного подразделения.

Отметки о поступлении документов в предприятие прописывают на входящей документации собственноручно либо посредством специального регистрационного штампа. Реквизит содержит порядковый номер, дату с часами и минутами. Помещают его в правый нижний угол на лицевой стороне первой страницы формы.

«Идентификатор электронной копии» — отметка, которую выставляют в нижний левый угол на каждом листе. В ней есть название файла на электронных носителях, дата и иные сведения, зафиксированные фирмой.

Угловое расположение

При угловом расположении реквизиты помещаются в верхнюю часть страницы. Удобнее всего использовать угловые бланки в письмах, факсах, поскольку в верхнем правом углу обычно прописывают адресат. Угловая форма письма применяется и при переписке с официальными предприятиями, учебными заведениями, в том числе высшими. Угловое центрированное расположение предполагает помещение всех реквизитов из угла в равном удалении от границ левого поля и центра страницы.

Тонкости

Текст документа, который был составлен на основе документации иных предприятий либо уже изданных форм, всегда содержит следующие реквизиты – название документа, название предприятия – автора формы, дату, регистрационный номер, заголовки к тексту.

Нельзя забывать, что, когда в тексте имеется не одно решение, вывод, то его всегда разбивают на части с пунктами.

Также в официальном письме могут содержаться официальные обращения, а также заключительная формула вежливости. Это элементы этикета, все еще применяемые в официальном документообороте.

Вступительное обращение выносят в отдельную графу в левой части письма под заголовком. В нем обращаются как к предприятию целиком, так и к конкретным должностным лицам.

Заключительную формулу вежливости помещают на правую сторону письма под заключительную строку основной части текста. Ее также пишут в отдельной строке, сохраняя дополнительный интервал при этом. Она безличностна, обращается и к юридическому лицу, и к физическому.

В тексте может содержаться несколько абзацев, и это является наиболее предпочтительной формой письма. Такой текст воспринимается легче.

Распорядительные документы, среди которых приказы, распоряжения, предприятий, которые действую в соответствии с принципом единоначалия, а также документы, адресованные руководителю фирмы, имеют текст, изложенный в первом лице единственном числе.

Когда документ издавался коллегиальным органом, то повествование оформляют в третьем лице единственном числе. Если документ был совместным распорядительным, то изложение текста осуществляют в первом лице множественном лице.

Протокол излагается в третьем лице множественном числе.

Если документ устанавливает права и обязанности как фирм, так и отдельных их структурных звеньев, имеет описание, оценку фактов либо выводов, то текст излагается в третьем лице, единственном либо множественном числе.

Также нужно знать, что наименования зарубежных предприятий, которые состоят из одного либо нескольких слов, указывают, прописывая русским текстом, и заключают в кавычки. Прописная буква в наименованиях обязательно нужна для первых слов, заключенных в кавычки, а также для собственных имен: «Дженерал моторс», «Ролс-Ройс».

Наименования зарубежных предприятий, банков, которые содержат аббревиатуры, не нужно заключать в кавычки: ООН, ЮНЕСКО.

Заключение

Подготавливая и оформляя документацию, нужно знать, что документы могут состоять из разных комплектов реквизитов. Также, составляя один вид документа, необязательно применять их все. Ряд реквизитов считается взаимоисключающим, к примеру, «Название вида документа» и «Справочные данные о предприятии». Второй прописывают лишь в письмах, а в бланке письма не указывают название вида документа.

Количество реквизитов, которые служат характеристикой документа, зависит от целей оформления документации, ее назначения, требований к содержанию и форме документа, способа документирования. В каждом виде документов выделяют обязательные реквизиты, которые всегда применяются при их оформлении.

fb.ru

Реквизит «подпись»

Подпись — обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного.

В состав реквизита «подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ;

• личная подпись;

• расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Директор подпись А.В. Рогов

Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:

Директор ЗАО «РЕАЛ» подпись А.И. Смелов

При оформление документа на бланке организации должность указывается сокращенно, например:

Директор подпись А.И. Смелов

При подписании документа несколькими должностными лицами, составные части реквизита «подпись» располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью, например:

Директор подпись И.Г. Орлов

Главный бухгалтер подпись Н.Н. Зотова

При подписании документа несколькими лицами равными по должности их подписи располагаются на одном уровне, например:

Директор АО «ДИЗ» Директор 000 «ГЭЗ»

подпись Г.К. Лан подпись И.В. Розов

Если руководитель, подпись которого предусмотрена, отсутствует, документ может подписать его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом следует указать фактическую должность и фамилию лица, действительно подписавшего документ. Исправления «И. о.» или «Зам.» вносятся машинописным способом или от руки.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии). Документы коллегиального органа (Совета учредителей, Общего собрания участников АО) подписываются председателем этого органа и секретарем.

Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст», «приложение» и печатается следующим образом:

• должность указывается от границы левого поля;

• расшифровка подписи после 48 печатных знаков от границы левого поля.

Реквизит «визы»

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Это необходимо для проверки целесообразности или своевременности составления документа специалистами предприятия. Реквизит «визы» включает в себя: должность, личную подпись визирующего, инициалы и фамилию, дату визирования. Виза располагается ниже реквизита «подпись» от границы левого поля, например:

Юрисконсульт

подпись Н.И. Власов

06.06.95

Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их на отдельном листе.

На исходящих документах виза ставится на втором экземпляре, имеющемся в фирме. На внутренних документах фирмы (приказах, распоряжениях) виза может проставляться на первом экземпляре.

Реквизит «печать»

На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материаль­ных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаемым.

Ответственного за хранение и место хранения печати определяет ру­ководитель фирмы.

studfiles.net

Оформление реквизита «Подпись» в отсутствие должностного лица

Такой простой реквизит

В обычном порядке в оформлении реквизита «Подпись» нет совершенно ничего сложного – указания п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 весьма просты. Лицо, которое имеет полномочия подписывать данный документ:

• сначала указывает свою должность (от границы левого поля),
• ставит личный росчерк,
• затем – его расшифровку в виде инициалов и фамилии.

Если подписывается документ, изготовленный на бланке организации, то должность в подписи указывается кратко (без повторения в ней наименования организации, которое уже фигурирует вверху на бланке) – см. Пример 1. Если же подписывается иным способом изготовленный документ, то в должности необходимо указать наименование ­организации – см. Пример 2.

Пример 1

Оформление подписи на бланке организации

Оформление подписи не на бланке организации

А если подписант временно отсутствует?

Вот что говорят методические документы относительно нашей темы – подписания документов в отсутствие должностного лица:

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению ­документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующим направлением деятельности.

Фрагмент документа

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Из двух приведенных фрагментов можно сделать следующие выводы:

• проект документа может подписать работник, на которого должным образом «переложены» полномочия отсутствующего должностного лица;
• даже если в проект уже внесены должность и фамилия отсутствующего руководителя, подписывающий документ должен указать свои данные. Ничего не говорится о том, что в этом случае делать с проектом, но очевидно, что его придется переделать: ни зачеркивания, ни пустой реквизит с надписью от руки не украсят документ;
• заметим, что запрет на проставление косой черты или дописывания предлога «За» относится не только к федеральным органам исполнительной власти, но и входит во многие отраслевые инструкции по делопроизводству, например, в высших учебных заведениях, в службе судебных приставов, в Федеральной миграционной службе и др.

Варианты оформления замещения руководителя

Редкий директор покинет вверенную ему организацию или подразделение, не оставив заместителя. Но передать ему полномочия можно по-разному. Более того, в отсутствие основного лица его функции можно распределить по нескольким людям.

От способа передачи полномочий зависит способ оформления подписи дублера. Поэтому нужно понимать, какие есть варианты и чем они отличаются.

При штатном замещении в трудовом договоре или должностной инструкции работника прописано, что в отсутствие руководителя именно он возьмет на себя его обязанности. «Замена на поле» происходит автоматически: утром выясняется, что директору пришлось срочно отбыть в командировку, – и все вопросы сразу же переходят в ведение штатного заместителя.

Для оформления штатного замещения пунктов в трудовом договоре и / или должностной инструкции недостаточно. Необходимы приказ, а также доверенность, выданная этому работнику директором, с перечислением тех полномочий, которые передаются заместителю. Например, директор может разрешить заму заключать сделки ценой только до определенной суммы или запретить принимать людей на работу. Все эти нюансы прописываются в доверенности. И приказ, и доверенность издаются единожды.

На время отсутствия руководителя может быть оформлен временный перевод на его должность другого работника. Перевод оформляется в соответствии со статьей 72.2 Трудового кодекса РФ. Стороны заключают письменное соглашение, и на срок до 1 года или до того дня, когда выйдет отсутствующий руководитель, за которым на время отсутствия сохраняется его рабочее место, должность занимает другой работник. Кроме соглашения, оформляется приказ о временном переводе и доверенность.

С точки зрения трудового права это будет корректно. Но в случае временного перевода именно на должность единоличного исполнительного органа компании (которым обычно является генеральный директор) могут возникнуть дополнительные сложности. Во-первых, смена директора (пусть и кратковременная) обычно находится в компетенции владельцев бизнеса (участников или акционеров) либо совета директоров. Во-вторых, сведения о смене руководителя необходимо подавать в налоговый орган для внесения в ЕГРЮЛ. Поэтому целесообразно все-таки оформлять не временный перевод, а воспользоваться иными вариантами.

Пожалуй, самый распространенный сейчас вариант оформления замещения – это совмещение должностей в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ. Заместителю поручается, с его согласия, наряду с основной работой взять на себя дополнительную работу по другой должности за отдельную плату.

При совмещении может быть оформлен как приказ «О возложении обязанностей», так и приказ «Об исполнении обязанностей», что ­существенно повлияет на оформление реквизита «Подпись».

Юридическую силу документу придает подпись именно уполномоченного лица, а не любого работника этой организации. Потому-то и важно грамотно уполномочить дублера. Это делается разными документами. Поясним назначение каждого из них:

• в трудовом договоре либо ином письменном соглашении между работником и работодателем отражается состав обязанностей и прав сотрудника. Если он будет плохо их выполнять, то появляется основание для его ответственности за это. Часто в трудовом договоре не перечисляют детально все обязанности и полномочия, а ссылаются на должностную инструкцию. Документы, регулирующие трудовые отношения (между работником и работодателем), потребуется оформить для штатного замещения и временного перевода;
• приказ:
  • оформляет делегирование конкретных полномочий / обязанностей конкретному лицу на определенное время и на определенных условиях;
  • это внутренний документ, который извещает сотрудников родной организации о том, что произошла замена.
  Приказ нужен в обязательном порядке при любом способе передачи полномочий, в нем конкретизируется их состав. А вот условия оплаты за замещение лучше отражать в отдельном приказе, чтобы не будоражить воображение его читателей. Хотя и состав полномочий, если они передаются дублеру целиком без корректировок, можно не перечислять в приказе, а сделать ссылку на другой документ, где они есть, ­например, на «Положение о генеральном директоре Общества»;
• доверенность нужна для официального информирования сторонних для организации лиц о составе и сроке полномочий дублера. Если ему предстоит такое взаимодействие (подписывать договоры и другие документы для направления во внешнюю среду, представлять организацию в отношениях с налоговыми и судебными органами и т.п.), то доверенность обязательна! Без нее сторонние лица будут считать дублера не уполномоченным представлять интересы организации.

При оформлении на документе подписи дублера будьте готовы предоставить его получателю копии документов, доказывающих компетенцию подписавшего лица. В ряде случаев можно не дожидаться просьбы и сразу приложить, например, доверенность (так часто поступают при ­оформлении договоров).

Несомненно, из всех перечисленных способов замещения отсутствующего руководителя оптимальным вариантом является штатное замещение. Истории известны случаи, когда внезапно попавший в больницу директор в течение нескольких дней физически не мог назначить заместителя, так как сначала лежал на операционном столе, а затем в реанимации. Штатный заместитель в таких редких, но крайне неприятных ситуациях включается автоматически. И если для менеджеров среднего звена это не так ­актуально, то «топам» лучше подстраховаться.

Нюансы оформления замещения – это зона ответственности отдела кадров. А вам потребуется:

• выяснить точно, какой способ замещения выбран;
• раздобыть копию приказа;
• если у дублера есть доверенность, то взять и ее копию.

Тогда вы сможете:

• понять, какие документы имеет право подписывать дублер, а какие станут дожидаться отсутствующего директора. Любой здравомыслящий заместитель сам тщательно следит за тем, чтобы не подписать ­ничего лишнего, но и он может «проглядеть» что-то важное;
• правильно оформить его подпись на документе;
• подтвердить его полномочия для всех заинтересованных лиц.

Так как же оформить подпись?..

Мы уже выяснили, что никаких косых черт и приписок «за» в реквизите быть не должно. Теперь рассмотрим остальные варианты.

Буквы «и.о.» или «вр. и.о.» вносятся в реквизит только в том случае, если в приказе есть фраза «назначить исполняющим обязанности» или соответственно «назначить временно исполняющим обязанности». Тогда реквизит оформляется так:

Пример 3

Подпись исполняющего обязанности

Подпись временно исполняющего обязанности

Если же в документе стоит формулировка «возложить обязанности», то подпись дублера за отсутствующего руководителя должна быть оформлена как в Примере 5. Ведь в данном случае дублер остается на своей должности, дополнительно принимая на себя обязанности ­руководителя – это временное совмещение.

Пример 5

Подпись дублера с «родной» должностью

Но через несколько лет (а то и раньше) может возникнуть казус: какой-то вид документа должен подписывать генеральный директор Рокотов, но на нем порой встречаются то подпись финдиректора Соколова, то главбуха Комарова, у которых в должностных обязанностях подобное не прописано. Чтобы быстрее «найти концы», на важных документах к минимальному составу подписи можно добавлять объяснение нестандартной личности ­подписанта (тогда сразу видно, кто кого заменяет и на основании чего):

Пример 6

Подпись с указанием основания подписания документа данным лицом на внутреннем документе

В скобках можно указать реквизиты как приказа, так и доверенности. Хотя обычно на внутренних документах, которые не представляют интереса для сторонних лиц, достаточно данных приказа. И наоборот, если документ участвует во взаимоотношениях организации во внешней среде, обычно указывают в скобках только доверенность.

Если замещение было осуществлено путем временного перевода, то должность гендиректора временно занимает дублер (т.е. у Соколова должность меняется), тогда подпись будет оформлена следующим ­образом:

Пример 7

Подпись при временном переводе на вышестоящую должность

При штатном заместительстве полномочия по подписанию документа за гендиректора прописаны в трудовом договоре или должностной инструкции, потому они являются для дублера «родными». В подписи ­указывается его обычная должность:

Пример 8

Подпись штатного заместителя с «родной» должностью

Пример 9

Подпись штатного заместителя с «родной» должностью

Обратите внимание: в Примерах 1–9 должность указывается разная, но личный росчерк всегда соответствует его расшифровке в виде Ф.И.О.

Как видите, вариантов оформления подписи заместителя несколько. Не даст запутаться в них четкое понимание способа замещения отсутствующего руководителя.

…и гриф утверждения?

Аналогичная логика будет применяться и к реквизиту «Гриф утверждения»: дублер сможет утвердить документ, только если наделен соответствующими полномочиями. А какую должность указать в грифе утверждения в каждом из возможных случаев, вы теперь знаете. Впрочем, на практике, если документ, который нужно утвердить, может «потерпеть» до возвращения директора на работу, то принимается решение так и сделать. Объяснение простое: если в будущем понадобится использовать этот документ в качестве доказательства в суде или предоставлять его в контролирующие органы, одновременно придется доказывать, что утверждение совершено по правилам, и человек, расписавшийся в грифе, имел право это делать. Потому временные заместители утверждают ­только действительно неотложные проекты документов.

Можно ли использовать факсимиле?

Казалось бы, элементарный выход из ситуации. Директор будет через неделю, зато штамп с его подписью преспокойно лежит в сейфе ­помощника и доступен круглосуточно. Почему бы им не ­воспользоваться?

Если речь идет о подписании поздравительной открытки, приглашения на бизнес-ланч или почетной грамоты, то да – факсимиле воспользоваться можно. В отношении всех остальных, более важных документов, которые способны повлечь за собой экономические и правовые ­последствия, нужно помнить о ст. 160 ГК РФ:

Фрагмент документа

Пункт 2 статьи 160 «Письменная форма сделки» Гражданского кодекса РФ

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

«Закон» такой порядок все еще не «предусмотрел», потому нужно специально договариваться с контрагентом об использовании факсимиле на документах, фиксирующих ваши отношения, и оформить это соглашение письменно. Иначе никакие клятвы и заверения, что директор лично по телефону распорядился поставить факсимиле на документе, не помогут. Только письменное соглашение – в виде краткого пункта или подробного описания в договоре (см. Примеры 10 и 11) либо в виде отдельного документа.

В отношении внутренних документов нужно заглянуть в положение о факсимиле, действующее в организации. А о штампе-факсимиле на кадровых документах даже речи не идет (здесь не может быть никаких соглашений, только личная подпись директора или ­уполномоченного должностного лица).

Пример 10

Фрагмент гражданско-правового договора, дающий возможность использовать факсимиле

Пример 11

Фрагмент гражданско-правового договора, дающий возможность использовать определенные факсимиле на определенных документах

Если подписант указывается в тексте документа

Будьте внимательны – есть документы, в тексте которых указывается подписывающее их должностное лицо (не просто его должность, но и личность). Как правило, это делают в преамбуле. Она есть, например, в договорах и допсоглашениях к ним, важных документах об ­исполнении договоров (акты и др.), в доверенностях.

Это значит, что дублер должен фигурировать не только внизу документа (реквизит «Подпись»), но и вверху (в преамбуле, где и указывается основание полномочий подписанта):

Пример 12

Преамбула и подпись на договоре (если есть возможность изменить подписанта в проекте документа)

Если договор подписывал сам гендиректор, а в момент оформления допсоглашения к нему он отсутствует, то этот следующий документ может подписать и другое лицо, уполномоченное подписывать ­аналогичные договоры.

Когда нет возможности перепечатать проект документа

Итак, мы разобрались, где и как указывается должность при подписании документа дублером. Но что делать, если полученный проект документа с должностью и Ф.И.О. «основного» гендиректора исправить перед подписанием нереально? Зачеркивать устаревшие сведения и ­вписывать рядом новые?

Обратимся к устаревшим разъяснениям (т.к. ныне действующие этого момента вообще никак не проясняют).

Фрагмент документа

«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного ­обеспечения» (утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33)

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Данное положение дублировалось и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Однако в заменивших ее Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) оно отсутствует. Здесь говорилось о возможности внести исправления «чернилами или машинописным способом», хотя ничего не говорилось о зачеркивании.

Если же обратиться к общей юридической практике, то исправления в документах (не носящих финансового характера) делать допускается следующим образом (исправление должны подтвердить своими подписями все стороны документа – см. «!» в Примере 13, в данном случае ­приложение копии доверенности к договору обязательно):

Пример 13

Преамбула и подпись на договоре (если исправления приходится вносить «в полевых условиях»)

Если должность руководителя вакантна

Возможна ситуация, когда руководитель уволился (или его уволили), а постоянную замену ему еще не подыскали. Как быть в этой ситуации?

Мнение

Наталья Комова, эксперт журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»

Возможность образования временного единоличного исполнительного органа предусмотрена в п. 4 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Это возможно, если директор либо отстранен от должности, либо не может исполнять свои обязанности. Вопросы образования подобного «временного правительства» отнесены к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) либо общего собрания акционеров. В любом случае порядок образования временного исполнительного органа должен быть зафиксирован в уставе общества.

Что следует делать в возникшей ситуации «безвластия»? Обязательно ознакомиться с этим порядком и привести штатное расписание в соответствие с уставом. То есть если в уставе сказано, что временным единоличным исполнительным органом является, допустим, «вице-президент», ­убедиться, что в штатном расписании такая должность присутствует и делать его первым лицом в АО.

Отметим, что в Законе об ООО нет подобного пункта.

Как грамотно это оформить с позиции трудового законодательства? Начнем с того, что не существует ни должности, ни тем более профессии «исполняющий обязанности». Такое определение вы не встретите ни в ТК РФ, ни в другом нормативном правовом акте сферы труда. Однако существует понятие «исполнение обязанностей временно отсутствующего работника» (в ст. 60.2, 151 ТК РФ). Ключевые для нас слова – «временно отсутствующий», то есть это тот случай, когда определенный человек занимает должность руководителя, но он временно отсутствует на рабочем месте по причине отпуска, болезни, командировки и т.д. Для этих ситуаций ТК РФ предусмотрел совмещение должностей (расширение зон обслуживания, увеличение объема работ), временный перевод либо заключение срочного договора. Если же должность руководителя вакантна, будут действовать иные правила.

Итак, должности «исполняющий обязанности» кого бы то ни было не существует. Кроме того, в п. 2 Разъяснений 1965 года указано, что нельзя исполнять обязанности по вакантной должности. Исключение – должность, назначение на которую производится вышестоящим органом управления. И то в течение 2 месяцев вопрос о назначении на должность на постоянной основе должен быть решен. Данное исключение было актуально в период СССР, когда на высокие должности ­назначали «свыше». Сейчас оно может быть применимо к бюджетным учреждениям. Если вышестоящий орган назначил на вакантную должность временного исполняющего обязанности, то руководитель организации обязан не позднее месячного срока представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность. В свою очередь вышестоящий орган в месячный срок со дня получения документов должен сообщить руководителю о своем решении. Таким образом, временный исполняющий обязанности может оставаться в этом статусе не более двух месяцев: в итоге он назначается на должность постоянно либо в случае отрицательного решения ему должна быть предложена другая работа. При отсутствии соответствующей работы или отказе от предложения он освобождается от работы по основаниям, предусмотренным законодательством, например, по соглашению сторон.

Если на вакантную должность хотят временно назначить заместителя директора (или другого сотрудника организации), ТК РФ позволяет сделать это в порядке временного перевода сроком не больше 1 года (ст. 72.2 ТК РФ). И не забывайте уведомить налоговые органы о новом «временном» ­руководителе. Не позднее чем через 1 год должен быть решен вопрос о постоянном переводе бывшего заместителя на должность директора либо об ­обратном переводе его на прежнюю ­должность.

Для назначения человека «со стороны» потребуется заключение срочного трудового договора на должность руководителя. Еще раз повторяем: назначать на должность «исполняющего обязанности директора» нельзя, да и нет необходимости, ведь заключение срочного трудового договора уже предполагает временность такой работы.

Кожанова Евгения — специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству, эксперт журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии»

delovoymir.biz

Реквизит «подпись»

Подпись — обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного.

В состав реквизита «подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ;

• личная подпись;

• расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Директор подпись А.В. Рогов

Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:

Директор ЗАО «РЕАЛ» подпись А.И. Смелов

При оформление документа на бланке организации должность указывается сокращенно, например:

Директор подпись А.И. Смелов

При подписании документа несколькими должностными лицами, составные части реквизита «подпись» располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью, например:

Директор подпись И.Г. Орлов

Главный бухгалтер подпись Н.Н. Зотова

При подписании документа несколькими лицами равными по должности их подписи располагаются на одном уровне, например:

Директор АО «ДИЗ» Директор 000 «ГЭЗ»

подпись Г.К. Лан подпись И.В. Розов

Если руководитель, подпись которого предусмотрена, отсутствует, документ может подписать его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом следует указать фактическую должность и фамилию лица, действительно подписавшего документ. Исправления «И. о.» или «Зам.» вносятся машинописным способом или от руки.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии). Документы коллегиального органа (Совета учредителей, Общего собрания участников АО) подписываются председателем этого органа и секретарем.

Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст», «приложение» и печатается следующим образом:

• должность указывается от границы левого поля;

• расшифровка подписи после 48 печатных знаков от границы левого поля.

Реквизит «визы»

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Это необходимо для проверки целесообразности или своевременности составления документа специалистами предприятия. Реквизит «визы» включает в себя: должность, личную подпись визирующего, инициалы и фамилию, дату визирования. Виза располагается ниже реквизита «подпись» от границы левого поля, например:

Юрисконсульт

подпись Н.И. Власов

06.06.95

Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их на отдельном листе.

На исходящих документах виза ставится на втором экземпляре, имеющемся в фирме. На внутренних документах фирмы (приказах, распоряжениях) виза может проставляться на первом экземпляре.

Реквизит «печать»

На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материаль­ных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаемым.

Ответственного за хранение и место хранения печати определяет ру­ководитель фирмы.

studfiles.net