Реквизиты докладной записки – Реквизиты докладной записки

Реквизиты докладной записки

Документ, содержащий информацию должностного лица вышестоящему должностному лицу. В зависимости от коммуникативной ситуации выделяется две разновидности объяснительных записок:

1. Сопроводительный документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (отчёта, плана, проекта и т. д.) Другое название этой деловой бумаги – пояснительная записка.

2. Самостоятельный документ, содержащий указание причин, приведших к каким-либо нарушениям:

— к невыполнению какого-либо задания, поручения;

— к нарушению трудовой или производственной дисциплины.

В любом случае текст объяснительной записки должен содержать убедительные аргументы.

Задание:

Прочитав текст заявления, укажите в нём композиционные, логические,

стилистические ошибки и отклонения. Отредактируйте текст.

Директору фирмы «Альянс»

Иванову С.А.

от Петрова Ю.П.

Заявление.

Настоятельно прошу Вас

дать мне отгул на 28.02.2004 в связи

с причинами личного характера.

28,02,2004

Петров Ю.П.

Упражнение 2

Задание:

Составьте заявление

  • с просьбой перевести вас на другой факультет;

  • с просьбой перевести на другую специальность;

  • с просьбой разрешить академический отпуск;

  • с просьбой разрешить прохождение производственной практики по месту жительства;

  • с просьбой перевести на заочную или вечернюю форму обучения;

  • с просьбой об изменении фамилии;

  • с просьбой о назначении социальной стипендии;

  • о досрочной сдаче экзаменов;

  • о продлении сроков сессии;

  • о приеме на временную работу;

  • об увольнении с работы.

Совпадут ли адресаты этих заявлений?

В текстах каких заявлений будет отсутствовать аргументирующая часть?

В каких ситуациях предполагается предоставление (приложение к тексту заявления)

других документов?

Упражнение 3

Задание:

В каких деловых ситуациях в тексте документа могут быть употреблены эти слова и выражения? Ответ аргументируйте.

Прошу,

заявляю,

поручаю,

дефекты,

ходатайствую,

предписывается, удостоверяю,

обсуждение,

достигается,

обнаружена,

получено,

позиция,

ставлю вас в известность,

выставляется на торги,

комиссия в составе,

администрация обязуется.

Упражнение 4

Задание:

По первой фразе продолжите деловую бумагу, указав её жанр.

Во всех ли случаях жанр легко прогнозируем? Почему?

  • Предприятие несет ответственность…

  • Министерство рассмотрело…

  • Изъять из употребления…

  • По конкурсу зачислено…

  • На основании принятого решения…

  • В целях совершенствования структуры…

  • По окончании расследования…

  • В ответ на вашу просьбу…

  • Просим принять меры…

  • Учитывая социальную значимость объекта…

  • Доводим до Вашего сведения…

  • Прошу предоставить…

  • Создать условия для…

  • В свете достигнутой договорённости …

  • В связи с шестидесятилетием …

Упражнение 5

Зад

ние:

Образуйте устойчивые словосочетания, имеющие окраску официально-делового стиля. С этой целью добавьте к первой группе существительных соответствующие прилагательные, ко второй группе существительных — глаголы.

I.

II.

Приговор, ответственность,

Должностные оклады,

действия,

оборона,

срок,

лицо,

дети,

органы,

порядок,

обстоятельства, преступление,

наказание,

полномочия,

рассмотрение, жалоба,

пособия,

благодарность обследование, дисциплина,

порицание,

обязанности,

предложение, выговор.

содействие, порядок,

выполнение, недоделки

совещание, контроль,

меры,

договор,

резюме, справка,

приказ,

ошибка.

Упражнение 6

Задание:

В данных предложениях найдите устойчивые выражения, характерные для официально – делового стиля. Там, где это возможно, замените их глаголами.

• Завод завершает освоение новой модели трактора.

• Коллектив предприятия взял обязательство удвоить выпуск продукции за год.

• Особое внимание на фабрике уделяется необходимости в кратчайшие сроки произвести освоение нового оборудования.

• Рабочие завода выражают полную уверенность, что им удастся добиться своевременного выполнения заказа

• Для включения сигнализации необходимо произвести поворот рычага.

• За отчетные период было проведено обследование деятельности комбината.

Упражнение 7

Задание:

Прочитав текст доверенности, укажите в нём композиционные, логические, стилистические ошибки и отклонения. Отредактируйте текст.

Доверенность

Я, Краева В.А., доверяю моему мужу, Краеву С.П., получить мою зарплату за декабрь месяц. В связи с тем, что я нездорова и нахожусь в больнице.

20 июля 2001 год В.А. Краева

Упражнение 8

Задание:

Напишите доверенность на получение стипендии с соблюдением всех правил оформления реквизитов документа.

Упражнение 9

Задание:

Cоставьте предложение с данными глаголами, употребив их в форме изъявительного наклонения. Особое внимание обратите на то, какого падежа (и предлога) требует каждый из глаголов.

Отчитываться (в чём?),

сказываться (на чём? в чём?),

приговорить (к чему?),

представить отчет (о чём?),

заслужить (что?),

обжаловать (что?),

внушать доверие (кому?),

заслуживать (чего?),

избегать (чего?),

вселять доверие (в кого?),

наградить (чем?),

уклоняться (от чего?),

дать оценку (чему?),

подвести итоги (чего?),

обвинять (в чём?),

оценить (что?),

отличать (что от чего?)

осуждать (за что?),

делать различие (между чем и чем?), предоставить (что? кому?).

Упражнение 10

Задание:

Ответьте на вопросы так, чтобы ответ явился фрагментом какой-либо деловой бумаги: инструкции, справки и т. д.

  • Шьют ли в ателье пальто из их материала?

  • Можно ли в метро заниматься коммерцией?

  • Заверит ли нотариус копию документа, если у меня нет с собой паспорта?

  • Можно ли ездить в автобусах и троллейбусах в спецодежде?

  • Мне могут поменять удостоверение, если нет новой фотографии?

Упражнение 11

Задания

Прочитав текст автобиографии, укажите в нём композиционные, логические, стилистические ошибки и отклонения. Отредактируйте текст.

Автобиография.

Меня зовут Куликова Наталья. Я родилась второго января тысяча девятьсот семьдесят шестого года в Уренском районе в семье умных людей, но простых рабочих. Моего папу зовут Юрий Васильевич, маму Валентина Васильевна. Еще у меня есть два брата: Илья и Николай. До пяти лет мое воспитание осуществлялось дома, потом — в детском саду. А в тысяча девятьсот восемьдесят третьем году я пошла в первый класс. Успешно и с радостью училась в школе. В тысяча девятьсот девяносто четвертом году окончила среднюю школу. После школы поступила в Нижегородский государственный технический университет на химико-технологический факультет. На это оказала свое влияние любимая учительница химии – Степанова Елена Николаевна.

Куликова

05,09,2003 г.

Упражнение 12

Задание:

Установите по словарю значения заимствованных слов, используемых в официально-деловой речи. Составьте с каждым из них предложение.

Акция,

альянс,

квота,

декларация,

импичмент,

инвестиции,

форум,

санация,

консенсус,

прерогатива,

прецедент,

стагнация,

апартеид,

мораторий,

спонсор,

рекламация,

респондент,

эмитент,

кодекс,

конвенция.

Упражнение 13

Задание:

Cоставьте предложения, характерные для официально-делового стиля, используя производные предлоги.

В связи с,

в порядке,

во избежание,

в соответствии с,

в счёт,

в силу,

вследствие,

во изменение,

при посредстве,

по мере,

в целях,

в течение,

согласно с,

на основании,

с учётом,

ввиду,

в отношении,

согласно,

впредь до,

на правах,

в порядке.

Для справки:

с родительным падежом

ввиду, во избежание, в отношении, впредь до,

в продолжение, в силу, вследствие, в течение, в целях, касательно, по мере, по причине, при посредстве

с дательным падежом

благодаря, вопреки, в отношении к, применительно к, по, сообразно, согласно

с творительным падежом

вместе с, в соответствии с, в сравнении с, наравне с, наряду с, согласно с.

Упражнение 14

Задание:

Ознакомившись с текстом резюме, укажите в нём очевидные недостатки с композиционной, стилистической и информативной точек зрения.

Васильева Нина Сергеевна

Адрес проживания: г. Н. Новгород, ул. Деловая, 8 — 1

Адрес прописки: г. Н. Новгород, ул. Деловая, 8 – 1

Телефон: 19-55-54

Дата и место рождения: 06 июля 1978г., Н. Новгород

Семейное положение: Незамужняя

Цель трудоустройства: На место офис-менеджера

Образование: 2001 г. по настоящее время НГПУ,

специальность «Экономика и управление предприятием»

1997г. – 2002 г. НГТУ,

специальность «технология машиностроения»

Опыт работы: Июль 2001 г. по настоящее время

ЗАО «Вита»

Офис-менеджер

Дополнительные сведения: Знание компьютера.

Язык – немецкий

Упражнение 15

Задание:

Напишите свою биографию (автобиографию), предназначенную для предъявления по месту учёбы. Составьте собственное резюме, используя образец его оформления, данный в Приложении.

Укажите, в чем сходство и различие между автобиографией и биографией? Между автобиографией и резюме?

Упражнение 16

Задание:

Замените слова и словосочетания, имеющие окраску официально-делового стиля, нейтральными синонимами.

studfiles.net

25. Обязательные реквизиты докладной записки

Деловые записки. В делопроизводственной практике различаются три вида деловых записок: докладные, служебные и объяснительные.

Докладная записка является документом информационного характера, адресуемым вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она может составляться как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение фактов), так и по указанию руководителя. Текст докладной состоит из двух частей. В первой описывают состояние вопроса, факты, явившиеся для составления докладной записки, во второй части излагают выводы и предложения (рис.5).

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание, должность и фамилию с инициалами лица, на имя которого передается записка, дату, текст с изложением выводов и обоснованных предложений, должность и подпись составителя записки с расшифровкой подписи.

Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).

Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие организации, должны быть подписаны руководителем предприятия.

Докладные записки имеют важное значение для контроля за выполнением поручений и заданий. В то же время они являются одной из форм проявления инициативы работников, направленной на совершенствование работы предприятия. Поэтому материалы докладных записок выносятся на обсуждение производственных совещаний, а также широко используются руководством предприятия для издания приказов, распоряжений, постановки вопросов перед вышестоящими организациями.

26. Назовите нормативные документы,определяющие порядок работы федеральных органов исполнительной власти с обращениями граждан.

Правила делопроизводства по обращениям граждан установлены Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (с измен. и доп. 29.06. 2010 и 27.07.2010).

Работа с обращениями граждан включает в себя выполнения следующих операций:

  • личный прием граждан;

  • прием и первичная обработка письменных обращений;

  • регистрация обращений;

  • рассмотрение обращений руководством;

  • подготовка проекта ответа на обращение;

  • уведомление заявителя о направлении обращения в другие учреждения, организации; 

  • уведомление заявителя о длительном рассмотрении обращения;

  • контроль за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;?

  • ответ гражданину;

  • информационно-справочная работа по обращениям;?

  • формирование дел и текущее хранение обращений;?

  • анализ поступивших обращений;

  • работа с устными обращениями граждан.

Гражданин при личном приеме обязан предъявить документ, удостоверяющий его личность. В организации, осуществляющей прием граждан, может вестись журнал предварительной записи посетителей. Секретарь руководителя ведет регистрационно-контрольную карточку (РКК)  или журнал, где фиксируются как устные, так и письменные обращения граждан.

Прием и первичная обработка письменных обращений граждан ведется так же, как и в общем делопроизводстве. При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа. При вскрытии конверта (пакета) проверяется наличие документов, включая приложения. При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме.Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются на рассмотрение руководству организации в день их поступления. Регистрационно-контрольные карточки могут формироваться по алфавитному, географическому или тематическому признакам.

Некоторые особенности  формирования дел по обращениям граждан заключаются в том, что:все документы, создаваемые в результате  подготовки ответа на обращения гражданина, должны быть сформированы в отдельные от общей переписки дела;в деле документы располагаются в следующей последовательности:оригинал обращения;копия ответа;все документы, отражающие процесс рассмотрения письма гражданина, в хронологической последовательности по мере их поступления;

Устное обращение гражданин может выразить при личном приеме руководителю организации, его заместителю или ответственному работнику. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема.

studfiles.net

Оформление докладной, служебной и объяснительной записки

Докладная записка — документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий выводы и предложения.

В зависимости от содержания докладные записки бывают информационные и отчетные. Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководителя. Цель инициативной записки — побудить руководителя принять конкретное решение. Информационная записка служит способом систематического извещения руководства о выполнении какого-либо поручения, работы.

Текст докладной записки состоит из констатирующей части, в которой излагаются факты, послужившие причиной ее составления, и части, в которой приводятся выводы, предложения, мнения ее автора.

Докладные записки бывают внутренними, которые предназначены руководству организации, где работает составитель, и внешними, направляемыми в вышестоящие организации. Внутренние записки могут быть оформлены на чистом листе бумаги, внешние оформляются на общем угловом бланке формата А4.

Приведем макет оформления внешней докладной записки (рис. 4).

Рис. 4. Макет внешней докладной записки

Служебная записка документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

В тексте служебной записки излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица, решение которых оказалось в зависимости от выполнения своих функций смежным подразделением или должностным лицом.

Структура текста служебной записки аналогична структуре делового письма. Макет служебной записки выглядит следующим образом:

Адресат: наименование должности, Фамилия И. О. (в дательном падеже)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Текст по структуре и содержанию аналогичен построению и изложению делового письма.

Должность составителя (подпись) И. О. Фамилия

00.00.0000

Объяснительная записка документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки подобны реквизитам докладной записки.

Адресат: наименование должности, Фамилия И. О. (в дательном падеже)

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Текст записи должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения. По структуре и построению объяснительная записка аналогична докладной записке.

Должность составителя (подпись) И. О. Фамилия

00.00.0000

Оформление документации по личному составу Состав кадровой документации

Важнейшей функцией кадровой службы (служба персонала) является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой кадровой службой, входят первичные учетные, распорядительные, личные, по социальному обеспечению и другие документы.

Самой значительной по объему и важности является документация, связанная-с процессом движения кадров в организации. Речь прежде всего идет о приеме, переводе и высвобождении (увольнении) персонала. В состав этой документации входят также документы по оформлению трудовых отпусков, командированию, оценке деятельности кадров и некоторые другие. Ниже рассмотрим оформление лишь основных документов, связанных с движением кадров.

studfiles.net

Образец оформления докладной записки с угловым расположением реквизитов

Плановый отдел Адресат

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Резолюция

25.03.2009 № ______

О нарушении трудовой

дисциплины

Примерный состав информации: фамилия, имя, отчество сотрудника, должность, структурное подразделение, с какого времени работает в данной организации, вид и дата нарушения, наличие письменного объяснения, мнение о дисциплинарном взыскании.

Начальник планового подпись расшифровка отдела подписи

Объяснительная запискаэто документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемой работником организации и представляемый вышестоящему должно­стному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бу­маги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование струк­турного подразделения, наименование вида документа, дата, регист­рационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вто­рая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объ­яснительной записки является дата ее составления и подписания.

Образец оформления объяснительной записки с угловым расположением реквизитов

Плановый отдел Начальнику планового

отдела

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА П.П. Павлову

25.03.2009

Об отсутствии на рабочем

месте

Текст

Старший экономист подпись П.К. Кузнецов

Служебная запискаэто документ, по назначению близкий до­кладной записке, но составляемый по вопросам материально-тех­нического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами служебной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст служебной записки состоит из обоснования (I причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т. п.

Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания. |

Заявлениеэто документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

Заявление адресуется руководителю организации или его замес­тителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются наимено­вание подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.

Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение суще­ства вопроса (“прошу перевести…”, “прошу предоставить отпуск…” и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения — документы, подтверждающие работу, прилагаются подлинники или копии документов об образо­вании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается составителем.

  1. Практический раздел

2.1 Изучить правила оформления реквизитов (по ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации).

2.2 Внимательно изучить теоретическую часть и образцы оформления объяснительной и докладной записок.

2.3 Разрешите ситуацию, связанную с отсутствием на рабочем месте без уважительной причины одного из сотрудников фирмы, посредством составления нескольких взаимоувязанных документов (объяснительной записки отсутствовавшего на работе сотрудника руководителю структурного подразделения, докладной записки руководителя структурного подразделения руководителю фирмы, приказа о взыскании). Даты, фамилии, наименование фирм, структурных подразделений, должностей и прочие необходимые для выполнения задания данные – произвольные.

studfiles.net

Докладная записка: тонкости составления и оформления

В статье рассказывается, как составить и оформить докладную записку, а также приводятся универсальные шаблоны записок.

Из статьи вы узнаете:

Для чего нужна докладная записка

Руководитель не всегда может лично зафиксировать происшествие или нарушение работником трудовой дисциплины. Как правило, о такой ситуации ему докладывают сотрудники, которые присутствовали при происшествии, или коллеги нарушителя. В некоторых компаниях обязанность сообщать об инцидентах и нарушениях правил работодатели закрепляют в локальных актах.

Многие специалисты, особенно работающие на государственных предприятиях, считают докладные формальностью, отголоском бюрократии, отнимающим время и место. Тем не менее, это распространенное мнение во многом ошибочно. В некоторых случаях соблюдение подобных формальностей может защитить сотрудника от несправедливости со стороны работодателя, помочь подстраховаться от возможных неприятностей. Как показывает практика, устные просьбы не всегда воспринимаются всерьез и быстро забываются. Официальное обращение подтверждает сам факт взаимоотношений. Оно регистрируется как исходящий документ, поэтому менее вероятно, что оно потеряется. Кроме того, такой подход свидетельствует о серьезности намерений работника, его ответственном отношении к работе.

Справка

Для чего нужен документ

Если ситуация требует конкретных решений, например, привлечь нарушителя к дисциплинарной ответственности, устного сообщения недостаточно. Сотрудник обязан доложить о произошедшем в письменном виде. Для этого используют докладную записку. Работники пишут ее как по своему желанию, так и по требованию. Адресуют документ руководителю подразделения или организации.

Унифицированных форм записок нет. Поэтому организация может разработать собственный шаблон и включить в него реквизиты по рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003. 

Кто составляет

С позиции отдела кадров, докладные делятся на входящие и исходящие. В первом случае их составляют сотрудники других отделов, а во втором – записки оформляет сам кадровик. Так, работники отдела кадров могут проинформировать генерального директора о нарушении линейными руководителями установленных правил, например, о несвоевременной сдаче табелей учета рабочего времени. Однако чаще в отдел кадров попадают докладные линейных руководителей. Они сообщают, что сотрудники не соблюдают дисциплину, и требуют принять меры, например, отстранить от работы, вынести дисциплинарное взыскание. 

Читайте по теме в электронном журнале

Что нужно писать

Текст докладной записки состоит из двух или трех разделов. В первом излагают причины, обстоятельства, факты или события, которые послужили поводом ее написать. Во втором разделе составитель анализирует ситуацию и приводит возможные варианты решения. В зависимости от ситуации, второй раздел может отсутствовать. В третьем разделе автор указывает выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по его мнению, необходимо предпринять (образец ниже). 

  1.  Должность руководителя, фамилия и инициалы.
  2. Должность составителя, фамилия и инициалы.
  3. Заголовок документа.
  4. Работник должен указать должность и фамилию участников происшествия, где произошло событие, в чем выразилось нарушение, к каким последствиям привело.
  5. Сотруднику нужно перечислить последствия, сделать выводы и вписать предложения по решению вопроса.
  6. Наименование должности составителя, подпись, инициалы, фамилия. 

Читайте также:

Как правильно оформить докладную записку

Составляют записки на обычном листе бумаги формата А4. Обязательно оставляют поля – не менее 10 мм по правому краю и не менее 20 мм – по прочим сторонам (п. 4.1 ГОСТ Р 6.30-2003). Это важно, так как документ потом нужно подшить в дело для хранения. Если документ займет более одной страницы, их нумеруют. Номер страницы указывают сверху посередине верхнего поля (п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003). Допустимо писать документ от руки, но чаще используют печатную форму.

После того как составили или получили докладную, зарегистрируйте ее в журнале учета внутренней документации. Он может быть как в бумажном, так и в электронном виде. Укажите дату, когда документ поступил или когда его отправили, а также регистрационный номер. В инструкции по делопроизводству работодатель определяет, где присваивать регистрационный номер документа: по месту, где документ составили или где получили. Как правило, чтобы присвоить номер, используют хронологический порядок составления документации, буквенное обозначение структурного подразделения.

Докладная записка об опоздании работника, отсутствии его на рабочем месте вместе с актом, объяснениями сотрудника и пояснениями коллег служит основанием для дисциплинарного взыскания, в том числе и увольнения, поэтому должна быть составлена корректно. Чтобы работники меньше допускали ошибок в докладных, разработайте и утвердите шаблон, который они смогут использовать в дальнейшем.

Оформляйте докладные записки по правилам ГОСТа

Документ должен иметь в правом верхнем углу шапку (п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Здесь нужно указать наименование адресата и составителя. Также при необходимости можно вписать наименование структурного подразделения, чтобы руководитель смог идентифицировать, откуда поступил документ. Ниже по центру нужно указать наименование вида документа (п. 3.10 ГОСТ Р 6.30-2003). Под наименованием укажите место, где составили документ, дату и регистрационный номер (п. 3.11, 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003). Ниже впишите заголовок, который отражает краткое содержание документа. ГОСТ допускает их расположение как по центру, так и по левому краю документа. Далее идет текст документа и приложения (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003). Внизу обязательно должна стоять подпись (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).

Полезные советы, как составить докладную записку, можно найти в статье  «Что вы тут понаписали». Используйте наши шаблоны для идеальных докладных и служебок 

Чем отличается служебная записка от докладной

Служебная записка по назначению близка к докладной, но имеет исключительно внутренний характер.

Справка

Для чего нужен документ

Служебные записки составляют, когда нужно решить внутренние рабочие вопросы технического, информационного, организационного или хозяйственного характера. Например, специалист отдела кадров может направить служебную записку руководителям структурных подразделений с предложением улучшить контроль над соблюдением трудовой дисциплины работниками. 

Кто составляет

Служебные записки обеспечивают связь структурных подразделений между собой. Этот документ составляет работник или начальник подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. В отличие от докладной, служебную записку работник может адресовать другому сотруднику, если их должности находятся на одном уровне. 

Что нужно писать 

Текст служебной записки состоит из двух разделов. В первом разделе указывают обоснования обращения. Во втором – суть записки: предложения, просьбы, заявки. Служебные записки оформляют и регистрируют так же, как и докладные (образец ниже). Чтобы работники не путались, что писать в документе, кому адресовать, понятно излагали просьбы, утвердите шаблон документа. 

  1. Должность руководителя, фамилия и инициалы.
  2. Должность составителя, фамилия и инициалы.
  3. Заголовок документа.
  4. Работник должен указать причину обращения, например, возможную проблему или ситуацию, которая уже произошла.
  5. Сотруднику нужно перечислить просьбы, пожелания, заявки, сроки, когда их нужно выполнить и какие последствия возможны, а если последствия наступили, предложения, как их устранить.
  6. Наименование должности составителя, подпись, инициалы, фамилия. 

Подведем итоги

Докладную используют, когда руководителю нужно принять решение по ситуации, которую лично он не может зафиксировать. Документ обеспечивает связь между руководством и сотрудниками по вертикали снизу вверх.

Если ситуация требует конкретных решений, например, привлечь нарушителя к дисциплинарной ответственности, устного сообщения недостаточно. Сотрудник обязан доложить о произошедшем в письменном виде. Для этого используют докладную записку.

Составляют записки на обычном листе бумаги формата А4. После того как составили или получили докладную, зарегистрируйте ее в журнале учета внутренней документации. Докладная записка об опоздании работника, отсутствии его на рабочем месте вместе с актом, объяснениями сотрудника и пояснениями коллег служит основанием для дисциплинарного взыскания, в том числе и увольнения, поэтому должна быть составлена корректно.

Служебная записка помогает решать хозяйственные, организационные и прочие внутренние вопросы, но в отличие от докладной обеспечивает взаимодействие в компании в двух направлениях: информация идет снизу вверх от работников к руководству или между подразделениями.

Читайте также:

  1. Докладная или служебная?
  2. Основные виды документов организации в 2017 году
  3. Докладная записка

www.sekretariat.ru

Образец докладной записки

Практически у каждого работника должен быть под рукой образец докладной записки. Это очень важный документ внутренней коммуникации, без которого невозможно нормальное функционирование большинства крупных учреждений.

Определение докладной записки

Докладной запиской называется документ, который предназначен для передачи информации по служебной вертикали снизу вверх. Он призван информировать непосредственного начальника о фактах и происшествиях, которые случаются в процессе выполнения работы.

Кроме информирования в докладной работник, ее составивший, предлагает меры, которые необходимо применить, проанализировав ситуацию.

Практически каждый руководитель отдела знает, как пишется служебная записка. Образец ее всегда находится на рабочем столе. Докладная имеет практически такую же структуру, но немного другую направленность.

Служебные записки направляются по горизонтали, от руководителя руководителю одного уровня. Докладные же пишутся от подчиненного к непосредственному руководителю по вертикали.

Тематика записок

Поводом для написания докладной записки может стать любое происшествие на предприятии. В наши дни, к примеру, образец докладной записки о хамстве сотрудника встречается не так часто, но еще лет 30-35 назад это было повсеместное явление.

Сегодня чаще встречаются докладные о невыполнении должностных обязанностей, об опоздании. Могут они составляться и для озвучивания просьбы конкретного работника или всего коллектива подразделения.

Также работники пишут докладные, информирующие о выполнении поручений, полученных от вышестоящего начальства, особенно если таковые были даны в письменной форме.

Производственные происшествия, непредвиденные ситуации или запланированные акции тоже регулярно становятся информационным поводом для того, чтобы написать докладную. Поэтому тематика этого документа довольно обширна и может охватывать абсолютно все моменты производственного процесса, о которых стоит доложить вышестоящему начальству.

Направленность докладной

На каждом предприятии знают, что докладные записки бывают двух видов: внутренние и внешние. Чаще используются внутренние. Они не выходят за пределы одного структурного подразделения и направляются от работника к непосредственному начальнику. Написать ее может каждый, у кого есть такая необходимость. Примером этому может служить докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец которой есть в каждом отделе кадров.

Внешняя докладная выходит за пределы структурного подразделения и направляется от имени его начальника к своему вышестоящему руководителю. Если внутреннюю можно составить на обычном листе формата А4, то внешняя направляется только на фирменном бланке и заверяется печатью, если таковая имеется в подразделении. Но оба этих вида должны составляться строго по ГОСТу, иначе их нельзя приложить к общей документации предприятия.

Реквизиты

Согласно ГОСТу каждый образец докладной записки должен содержать определенные реквизиты, без которых документ перестает быть таковым.

Начинается докладная с реквизитов, указывающих на наименование предприятия или его структурного подразделения. Далее, так же как и в заявлении, идет шапка с указанием адресата и автора записки. При этом очень важно указывать полное название их должностей. С новой строки пишется название документа и сразу же под ним — его заглавие, которое начинается со слов «Касательно…» или «О…». Это сразу готовит читателя к тому, какого рода информация представлена в теле документа. Основная часть состоит из двух условных разделов. В первом излагается вся суть происшествия, а во втором даются рекомендации или составляется прошение о принятии мер по изложенному поводу. Закрывается докладная датой и подписью составителя с ее расшифровкой.

Лица, имеющие право составлять докладные

Каждый на предприятии должен знать, как правильно написать докладную на работника или по факту инцидента. От этого зависит, будет ли она правомерной и не выйдут ли все последующие действия за рамки закона.

Составить документ такого рода может каждый, кому выпадет подобная необходимость. Сотрудники самого низкого звена чаще подают информативные записки о ходе выполнения поручений, командировок и проверок. Реже они составляют докладные на своих коллег о невыполнении ими работы.

А вот руководители подразделений чаще следят за трудовой дисциплиной. Ее нарушение становится поводом для финансовых взысканий. Но для их назначения необходимо предоставить веские аргументы.

Как правило, вместе с докладной запиской руководителю подается и объяснительная, в которой указываются уважительные или не очень причины случившегося инцидента. На основании этих двух документов составляется соответствующий приказ по предприятию.

Доказательства обоснованности штрафных санкций

В каждом отделе кадров, в любой бухгалтерии есть образец докладной записки. Этот документ служит весомым подтверждением тому, что те или иные действия были произведены обоснованно.

На государственных предприятиях часто случаются проверки службами разных инстанций. Все они призваны подтвердить правомерность денежного оборота бюджетных средств. Безосновательное начисление премии или удержание из заработной платы – это серьезное нарушение, влекущее за собой штрафные санкции.

Но наличие докладной записки, по факту которой были предприняты законные действия, служит серьезным обоснованием тому или иному факту. Докладная записка может быть аргументом даже в судебном разбирательстве, если она составлена по форме и завизирована адресатом, получившим и ознакомившимся с ее содержанием.

Распространенность докладных записок

Так сложилось исторически, что форма докладной записки, образец которой приведен в данной статье, совершенно не прижилась в частном бизнесе. На фирмах и предприятиях, владельцами которых выступают частные лица, решать производственные вопросы больше принято в устной форме или через составление приказов. Это связано с тем, что в бизнесе значительно меньше контролирующих его внешних органов, перед которыми не нужно отчитываться в правомерности тех или иных поступков. Но и здесь есть место докладным, которые касаются финансового оборота, поскольку контроль со стороны налоговых органов все равно присутствует.

В государственных же учреждениях докладные записки – это распространенное явление. Они позволяют перестраховаться каждому подчиненному, передающему вместе с документом и ответственность за решение проблемы своему непосредственному начальнику.

Пример докладной записки на сотрудника

Самая простая докладная составляется по факту невыполнения должностных обязанностей или нарушения трудовой дисциплины работником.

Начинаем документ с наименования подразделения: «Информационный отдел Института аграрных исследований». Далее пишем шапку: «Начальнику информационного отдела Иванову И. И. от программиста третьего разряда Петрова П. П.».

В теле докладной излагаем суть записки: «Довожу до вашего сведения, что младший программист Сидоров Иван Иванович 02.06.2011 пришел на работу с опозданием в 2 часа и в состоянии сильного алкогольного опьянения. Уважительных причин и их доказательства нарушитель не предоставил, а на просьбу среагировал открытым хамством в мой адрес. Ввиду регулярности подобных нарушений трудовой дисциплины предлагаю принять соответствующие меры наказания с вынесением выговора и удержанием из заработной платы штрафа, равного оплате его труда за 2 часа, во время которых Сидорова И. И. не было на работе».

Закрывается докладная датой и подписью с расшифровкой.

Рекомендации по составлению

Если внимательно изучить каждый образец докладной, станет заметно, что все они выдержаны в строгом официально-деловом стиле. Нет смысла отступать от него и вдаваться в подробности с их описанием разговорным стилем. Чем четче и лаконичнее текст, тем он ближе к настоящей докладной.

Обязательно стоит проанализировать описанный инцидент и дать свои рекомендации по этому поводу. Это не означает, что так и будет. Руководитель вправе сам решать, какие санкции предпринять, но чаще он соглашается с предложениями составителя докладной, поскольку у него нет времени вникать во все подробности.

Помните, докладная записка – это полноценный юридический документ, за достоверность которого вы ручаетесь собственной подписью.

Фотогалерея (7 фото)

16.12.2016

intaer.ru