Проводка утвержден авансовый отчет подотчетного лица – Утверждены авансовые отчеты и израсходованные подотчетные суммы списаны на нужды производства проводка

проводки, утверждение, проверка :: BusinessMan.ru

Вряд ли существует такая компания, в которой никогда не возникает потребности приобрести что-либо за наличный расчет или отправить сотрудника в командировку. Это значит, что авансовый отчет, проводки по нему, порядок работы с документами – актуальные вопросы. Если вам важно в них разобраться, читайте статью.

Что такое авансовый отчет?

Это документ, который содержит информацию о том, на какие цели был израсходован выданный сотруднику в служебных целях аванс. В качестве доказательства к отчету прилагаются оправдательные документы: чеки, билеты, товарные накладные и другие финансовые бумаги.

Для отчета существует утвержденная типовая форма №АО-1. Документ относится к группе первичных. Заполнением формы занимается подотчетное лицо, то есть тот человек, который получил деньги на выполнение задания. Задача бухгалтерии – проверить авансовый отчет, проводки отразить в учете. Бланк содержит две части: основу, которая остается на хранение, и расписку, передаваемую сотруднику.

Как отразить отчет в бухгалтерской программе?

Для отражения данных по подотчетным лицам предназначен счет 71, который относится к группе активно-пассивных. Давайте разберем, как вносить в базу авансовый отчет, проводки, характерные для этого документа.

Начинается все с выдачи денежных средств подотчетному лицу. Делается запись по дебету 71 и кредиту 50, если средства выданы из кассы предприятия. Бывает, что аванс перечисляют с расчетного счета на банковскую карту, тогда запись будет Дт 71 Кт 51. Документом служит либо расходный кассовый ордер с подписью подотчетного лица, либо банковское платежное поручение, выписка с расчетного счета.

После того как задание выполнено и оправдательные документы предоставлены, нужно закрыть сумму аванса. В дебете могут быть разные счета, это зависит от того, на что именно были выданы деньги. Если на покупку материалов, то задействуется счет 10, если товаров, то 41. Авансовый отчет по командировке проводки имеют следующие: дебет счетов 20, 26, 44 в зависимости от того, связана поездка с производственной деятельностью предприятия или с торговой. В общем виде запись будет выглядеть так: Дт 10(41, 20, 26, 44) Кт 71.

Редко бывает, что сумма выдается точно. Обычно денег больше, чем нужно или меньше. Для возврата неиспользованной суммы существует проводка Дт 50 Кт 71, если был перерасход по авансовому отчету — проводка Дт 71 Кт 50(51).

Если сотрудник оказался недобросовестным, осуществил нецелевое расходование или не предоставил документы, то делается запись Дт 94 Кт 71 – списание суммы в недостачи и потери предприятия. Затем Дт70 Кт 94 – удержание из заработной платы сотрудника денег, выданных под авансовый отчет. Проводки основные на этом заканчиваются.

Сроки сдачи отчета и ответственность

Согласно законодательству, подотчетное лицо обязано предоставить в бухгалтерию оправдательные документы в течение трех дней после того, как завершено служебное задание.

Если сотрудник не сделал этого, то выданная сумма расценивается как займ работнику. Бухгалтер обязан рассчитать материальную выгоду от пользования ресурсами предприятия. Помимо этого, необходимо начислить и перечислить в бюджет НДФЛ с суммы материальной выгоды, ставка в таком случае составляет 35%.

Ответственность достаточно серьезная, поэтому сроки предоставления оправдательных документов лучше не нарушать.

Как заполнить авансовый отчет?

Форму обычно выдают в бухгалтерии предприятия. Можно воспользоваться и специальными сервисами в интернет.

Порядковый номер отчета проставит бухгалтер, сотрудник же должен указать дату заполнения. Затем вносится информация в блок данных об организации: название, ОКПО, должность и ФИО руководителя, ФИО главного бухгалтера и бухгалтера, который непосредственно занимается проверкой отчета.

Далее заполняется информация о подотчетном лице: ФИО сотрудника, должность, название подразделения и код, табельный номер.

Оба эти блока в форме, выдаваемой бухгалтерией, обычно уже заполнены.

В специальную таблицу нужно вписать все оправдательные документы с номерами, датами и названиями, указать сумму по каждому. Подсчитать итог.

Контроль и утверждение

Сданный документ проходит проверку, делаются бухгалтерские проводки по авансовым отчетам. В чем заключается контроль?

В первую очередь нужно убедиться в том, что расходование средств было целевым. Затем проверяется наличие всех необходимых документов, правильность их оформления. Нужно проконтролировать и заполнение отчета, особенно обратить внимание на арифметическую часть.

Расходование наличных денежных средств подтверждается чеками с расшифровкой позиций или приложенными товарными чеками, корешками приходных кассовых ордеров, прочими бланками строгой отчетности.

Если сотрудник рассчитывался при помощи банковской карты, то должны быть квитанции терминалов оплаты, чеки.

Подотчетному лицу нужно выдать расписку в том, что все необходимое им было сдано и принято для проверки. Отчет заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера и ответственного специалиста. После того как проверены и утверждены авансовые отчеты, проводка по ним сделана, они отправляются на хранение.

Можно ли принять к вычету НДС?

Если оправдательными документами служат чеки, то принять по ним НДС к вычету нельзя, даже если он в документе выделен. Основанием служит только счет-фактура, при его наличии вычет правомерен.

Круг подотчетных лиц

Далеко не каждый сотрудник имеет право на получение аванса. Если организация будет выдавать деньги всем желающим, это вызовет вопросы у контролирующих органов. Поэтому круг подотчетных лиц должен быть ограничен. В него входят только те сотрудники, которые действительно по характеру своих обязанностей должны выполнять задачи, требующие получения аванса.

Помимо ограничения круга лиц должен быть введен лимит на суммы. Оформляется это при помощи специального приказа, в котором прописывают, кто именно имеет право получать аванс, на какие цели и в каком размере. Приказ хранится в бухгалтерии.

Если сотрудник не отчитался по сумме, выданной ему в подотчет ранее, он не имеет права на получение аванса до тех пор, пока не будет предоставлена оправдательная документация.

businessman.ru

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица проводка

Авансовый отчет

Организации могут выдавать денежные средства под своим сотрудникам, например, на хозяйственные или командировочные расходы. Такие сотрудники обязаны предъявить в бухгалтерию авансовые отчеты об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного конкретного сотрудника по ранее выданному ему авансу.

Бухгалтерские документы

Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под может быть произведена на основании приказа о направлении в командировку или командировочного удостоверения, утвержденного руководителем.

Менеджеру выдали деньги под отчет

При небольшой партии закупки товаров иногда проще рассчитаться с контрагентом за наличный расчет. Однако при выдаче средств следует помнить о некоторых тонкостях. В частности, организации нужно утвердить срок, в течение которого работники должны отчитаться.

– выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

– лица, получившие деньги, обязаны в течение 3-х дней по истечении срока, на который они выданы (этот срок устанавливает руководитель организации) предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Можно ли перечислять подотчетные деньги на карточку сотрудника

Безналичная выдача денег под отчет путем перечисления их на счет личной банковской карты работника (карты, выпущенной на его имя), безусловно, имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционным способом выдачи — через кассу. И расходов меньше (ведь комиссия за перечисление денег, как правило, ниже, чем за снятие наличности), и трудозатрат немного (так как нет необходимости оформлять кассовые документы).

Перерасход по авансовому отчету — 73 счет?

Добрый день, прошу помощи в вопросе по перерасходу по авансовому отчету. Ситуация: работник поехал в командировку, ему были перечислены авансовые деньги подотчет. В процессе командировки были истрачены дополнительные деньги на приобретение материалов для монтажа ( в произ.целях), по окончании командировки предоставлен авансовый отчет, с указанием перерасхода и этот перерасход выдан, задолженность закрыта.

Перерасход по авансовому отчету проводка

Форма «Авансовые отчеты» открывается из основного меню Учет/ Учет покупок и продаж/ Авансовые, а также из формы Учет покупок/ Отчеты/ Авансовые отчеты.

Все первичные сведения об авансовых заводятся в форме «Учет покупок» Если какой-либо документ (накладная, счет-фактура, счет и т.д.) был оплачен подотчетным лицом, то в Учете покупок/ Оплата указывается счет 71, вид документа «Авансовый отчет» и фамилия подотчетного лица (при работе с «Обычной сделкой» или с видом сделки «Авансовый отчет»).

Перерасход по авансовому отчету

признание расходов при УСН. (приобретение ТМЦ), который был выплачен руководителю, можно признать расходом на приобретение ТМЦ? как правильно оформить содержание операции в КУДиР? дата признания расхода — дата РКО на возмещение перерасхода?

Да, можно.

При расчете единого налога для признания расходов на ТМЦ необходимо, чтобы организация полностью возместила сотруднику перерасход.

Перерасход подотчетных сумм

При переходе на новые правила учета многие бухгалтеры ломают голову над перерасходом подотчетных сумм. Если авансовый отчет был учтен по предпринимательской деятельности — проблемы гарантированы и при налоговой проверке.

На всех семинарах и конференциях бухгалтерам настоятельно советовали к концу 2004 года завершить расчеты с подотчетными лицами. Это был единственный способ избавиться от инвентаризации не завершенных на 1 января 2005 года расчетов.

Пример бланка авансового отчета, где скачать?

Бухгалтерский документ, подтверждающий расходование денежных средств, выдаваемых сотруднику авансом, значится как авансовый отчет — бланк, состоящий из двух сторон: лицевой и оборотной.

При предъявлении приказа и при наличии расходного кассового ордера, подотчетному лицу выдаются средства из кассы. При определенных растратах, сотрудник обязательно сохраняет подтверждающие документы.

warmedia.ru

Как используются проводки для авансового отчета?

Авансовый отчет проводки может содержать самые разные. В основном это зависит от того, на какие расходы сотрудником брались подотчетные суммы. Важно также то, за счет какого вида деятельности предприятие получает основной доход. О том, как правильно отразить проводки в учете по авансовым отчетам, вы узнаете из данной статьи.

 

Как выдаются деньги под отчет

Авансовый отчет: проводки в бухгалтерском учете

 

Как выдаются деньги под отчет

В ходе осуществления деятельности предприятие несет расходы, которые оплачиваются как безналичным, так и наличным способом. В случае выдачи средств сотрудникам в качестве отчета по израсходованным суммам они обязаны сдать в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими расходы.

Для отражения в учете расходов по подотчетным лицам используется счет 71 «Расчет с подотчетными лицами». Подотчетными лицами являются сотрудники предприятия, получившие деньги на расходы и отчитывающиеся за них в дальнейшем с представлением авансового отчета в бухгалтерию.

Для того чтобы получить деньги под отчет, сотруднику необходимо оформить заявление с указанием целей получения денег. Данное заявление подписывается руководителем предприятия, в нем должны быть указаны сумма выплаты и срок, в течение которого сотрудник должен за нее отчитаться. Прежде чем получить под отчет новую сумму, следует отчитаться по прежней. Передавать полученную подотчетную сумму другому сотруднику запрещено. Деньги под отчет можно выдавать в любой сумме, подотчетные суммы не лимитируются.

О том, как завизировать авансовый отчет, читайте в статье «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью».

Авансовый отчет: проводки в бухгалтерском учете

В зависимости от того, каким способом происходит выдача подотчетных сумм, в бухучете для авансового отчета проводки предусмотрены следующие:

• Деньги, полученные подотчетником в кассе:

Дт 71 Кт 50 «Касса предприятия».

Подотчетные суммы в кассе фирмы получают по расходному кассовому ордеру, обязательно завизированному подписью руководителя предприятия.

• Деньги, полученные безналичным способом:

Дт 71 Кт 51 «Расчетный счет предприятия».

После того как утвержден авансовый отчет, проводки, формируемые бухгалтером, могут различаться в зависимости от направления расхода подотчетных сумм:

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

• Суммы, полученные на командировки, в зависимости от подразделения, в котором работает сотрудник:

Дт 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Коммерческие расходы»Кт 71.

Отчитаться за данные суммы нужно в течение 3 дней со дня возращения из командировки.

О том, как подтвердить расходы на транспорт во время командировки, читайте в статье «Работник едет в командировку на личном транспорте. Как подтвердить расходы?».

• Суммы, полученные на приобретение товарно-материальных ценностей:

Дт 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» Кт 71.

Если сотрудник организации погашает задолженность перед поставщиком, то представленный им авансовый отчет проводки будет содержать следующие:

Дт 60 Кт 71

Излишне выданные под отчет суммы должны быть возвращены в кассу фирмы. При возврате перерасхода по авансовому отчету проводка делается следующая:

Дт 50 Кт 71.

Суммы, не возвращенные сотрудником своевременно, отражаются следующей проводкой:

Дт 70 «Зарплата» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Но сначала эта сумма на основании авансового отчета проводкой в дебет счета 94 списывается с кредита счета 71.

Подотчетную сумму, не возвращенную в срок, можно расценивать как заем, выданный сотруднику. С нее нужно начислить упущенную выгоду, т.к. фактически сотрудник использовал деньги определенное время, а предприятию их не хватало. С выгоды также необходимо рассчитать НДФЛ по ставке 35%, причем по доходу в виде выгоды вычеты по налогу применять нельзя.

nalog-nalog.ru

проводки, как правильно вести, отображение в бухгалтерском учете для чайников, сроки сдачи и хранения

Подотчетные денежные суммы, переводы или документы проводятся в бухгалтерском учете разными способами. Тип авансовой проводки может зависеть от того, на какие цели были выданы активы сотруднику, а также от разновидности деятельности самой компании.

Содержание статьи

Что такое подотчет

Для решения задач, поставленных руководством предприятия, некоторым сотрудникам могут выдаваться подотчетные активы, к которым относят:

• денежные суммы;
• безналичные средства, перечисляемые на банковский счет или карту;
• денежную документацию.

Работники, получившие активы, обязаны предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, в котором будет прописано, на какие цели и в каком размере ушли средства. Впоследствии документ проверяется бухгалтером и вносится в бухгалтерский учет предприятия по определенной схеме.

Согласно законодательству, получать подотчет могут штатные и внештатные сотрудники, а также сторонние лица, если это прописано в документах по учетной политике.

Как правильно вести

Учет по подотчетам ведется по счету 71, согласно которому выдача средств записывается в дебет (Дт), а списание – в кредит (Кт).

Бухгалтерские проводки должны оформляться по каждой операции с активами. Например, компания выдала 10000 сотруднику на приобретение гладильного оборудования, вот как выглядела бы документация:

Дебет (Дт) — № счета	Кредит (Кт) — № счета	Тип проводки	Основание проводки
41	71	Покупка материальных объектов за подотчетные средства	Авансовый отчет сотрудника, акт приемки нового оборудования предприятия

Существуют другие типы проводок – их выбор формируется исходя из вида операций с подотчетом и целями, на которые он направлен.

Получение сотрудником средств из кассы компании: Дт 71 Кт 50, основание – расходно-кассовый ордер.

Зачисление денег из кассы компании на банковский счет или карту сотрудника: Дт 71 Кт 51, 52 или 55, основание – платёжное поручение.

Выдача проездной документации командированному работнику: Дт 71 Кт 50-3.

Возврат средств, не израсходованных работником: Дт 50, 51, 52 или 55, основание – АО сотрудника, приходно-кассовый ордер на оставшуюся сумму, банковская выписка.

Возмещение работнику личных средств, потраченных на покупку материальных объектов для компании: Дт 08, 10 или 15, Кт 71, основание – авансовый отчет и акт приемки.

Расходы компании на командировку сотрудника: Дт 20, 23, 25, 26, 29 или 44 Кт 71, основание – АО, документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции и т.д.).

Начисление НДС (налога на добавленную стоимость) по АО: Дт 19 Кт 71, основание – АО и счёт.

Выдача перерасхода сотруднику: Дт 71 Кт 50 или 51, основание – расчетно-кассовый ордер (РКО) и платёжное поручение.

Отдельно должны учитываться суммы, которые не были вовремя возвращены сотрудником. Это делается проводкой по удержанию нужного объема денежной массы с зарплаты работника. Это фиксируется по дебету 70 и кредиту 73, а основанием является зарплатная ведомость.

Срок сдачи и предоставления

Все сроки по сдаче авансовых отчетов должны обговариваться с работодателем еще до выдачи средств из кассы компании. В заявлении на имя руководителя подотчетный сотрудник должен указать:

• цель, ради которой берутся активы;
• количество денег, оформляемых в подотчет;
• срок сдачи авансового отчета.

Благодаря этим важным моментам работодатель сможет быстро определить срок сдачи АО, а бухгалтер легко сделает нужную проводку.

Сотрудники, получившие средства от компании, обязаны сдать авансовый отчет в течение 3 дней после завершения срока, указанного в документе о выдаче активов. Если же подотчет оформлялся на время длительного отсутствия человека на рабочем месте (из-за командировки, отпуска, больничного и т.д.), то авансовый отчет (АО) предоставляется не позднее чем через 3 дня после возвращения.

Далее бухгалтер приступает к проверке АО, финальным этапом которой выступает утверждение документа.

Утверждение

В момент подачи документов в бухгалтерию сотрудник, взявший активы под отчет, должен написать расписку. В ней указывается, что все необходимое он сдал и отчет был принят к проверке. В расписке должны поставить свою подпись:

• подотчетный сотрудник;
• руководитель компании;
• главный бухгалтер;
• ответственный сотрудник.

После проведенной работы по проверке бухгалтер утверждает пакет документов у руководителя, получает его подпись.

Хранение

После того как полученный отчет проверен бухгалтером компании и оформлен подходящими проводками, возвращены или удержаны суммы остатка, документ направляется в хранение.

Согласно статьям Налогового кодекса РФ, авансовые отчеты в коммерческих или негосударственных предприятиях хранятся разное время по типам бумаг:

• 4 года – срок хранения для бухгалтерских и налоговых отчетов, заявлений, авансовых отчетов, с которых начисляются налоги;
• 10 лет – срок для первичной документации, в которой расходы из-за полученных убытков переносятся на ближайшие периоды;
• 5 лет – для первичных авансовых отчетов.

В государственных организациях эти типы документов должны хранятся не менее 5-ти лет.

Проводки по перерасходу

На этапе проверки поданного авансового отчета бухгалтер может выяснить, что сотрудник истратил большее количество средств, чем те, что были выданы компанией. В таком случае предприятие обязано вернуть разницу работнику.

Перерасходом можно назвать:

• ситуацию, когда сотрудник полностью выполнил задачи, поставленные руководством при выдаче подотчетных активов, а средств при этом было потрачено больше;
• ситуацию, когда работник предъявил доказательства личных трат – чеки, квитанции, оплаченные им гарантийные талоны и т.д.

Учет перерасхода ведется за счет оформления расходно-кассового ордера (по форме КО-2) на сумму, равную возмещению личных трат сотрудника. Средства выдаются из кассы компании и при этом не облагаются налогом, взносами на страхование и пенсионные цели.

Правила ведения АО

Алгоритм работы с АО условно делится на 12 простых шагов:

1. Подача заявления сотрудника на получение подотчетных активов.
2. Выдача средств из кассы компании.
3. Направление полученных работником средств на цели, указанные в заявлении.
4. Заполнение бланка авансового отчета по форме АО-1 (общий для всех категорий предприятий).
5. Прикрепление к АО бумаг, подтверждающих перерасход сотрудника.
6. Оформление расписки о подаче всех необходимых документов в бухгалтерию.
7. Старт проверки АО в бухгалтерии.
8. Выявление корректности заполнения бланка, отсутствия в нем помарок, исправлений, сторонних подписей.
9. Оформление всех необходимых бухгалтерских проводок.
10. Подтверждение законности предоставленных чеков или квитанций-доказательств перерасхода.
11. Завершение проверки АО, подача документов на утверждение руководству.
12. Отправка АО на хранение.

Наличие в документе каких-либо помарок и исправлений обязывает бухгалтера не принимать его к рассмотрению. Соответственно, сумма, отраженная в нем, автоматически считается неподтвержденной в расходе и удерживается из объема зарплаты подотчетного сотрудника. Именно поэтому внимательно следует относиться к заполнению бланка со стороны работника и к скрупулезной проверке со стороны бухгалтера.

Выводы

Авансовый отчет – один из немногих документов, который не меняет свое назначение и форму на протяжении многих лет. Поэтому практика государственных и негосударственных компаний доказывает его важность при работе с любыми денежными активами из кассы. Это единственный документ, подтверждающий целевое расходование средств сотрудником, а значит, и доказывающий его законное поведение.

При начале оформления подотчетных средств и при завершении бухгалтерской проверки, руководитель должен внимательно просматривать все документы, поскольку именно за ним остается право уменьшения или увеличения срока предоставления АО для конкретного работника. Также его подпись на пакете бумаг в момент утверждения автоматически доказывает, что все спорные и конфликтные ситуации с остатком активов решены и никаких претензий стороны друг к другу не имеют.

Все нюансы составления авансового отчета в программе 1С представлены ниже.

znaybiz.ru

Проводки по авансовому отчету — утвержден, учет, приобретение материалов, по командировке

Сегодня на предприятиях, где выдаются деньги на руки лицам для погашения каких-либо расходов, связанных с выполнением служебных обязанностей, в обязательном порядке должен формироваться специальный приказ о подотчетных лицах.

При этом денежные средства из кассы какой-либо организации в большинстве случаев выдаются именно авансом.

Необходимо помнить, что данный момент должен в обязательном порядке отражаться в бухгалтерской и налоговой отчетности специальными проводками.

На данный момент существует практика, когда работники за собственный счет осуществляют приобретение материалов, а также свершают иные траты.

При этом, впоследствии, осуществляется возмещение через кассу или же безналичным расчетом.

Также следует помнить, что допускается предоставление работнику, который в дальнейшем будет осуществлять какие-либо траты, аванса.

Но подобного рода операции, как и любые иные, должны в обязательном порядке отражаться соответствующим образом в отчетности.

Необходимо помнить, что операции рассматриваемого типа также должны быть подтверждены и утверждены документально – утвержденным авансовым отчетом.

Проводка по нему осуществляется специальным образом, она является типовой. При наличии специальных автоматизированных систем ведения бухгалтерского учета сложностей при формировании отчетности возникнуть попросту не должно.

Если же учет ведется вручную, то необходимо будет в обязательно порядке учитывать все нюансы. Директора предприятий должны в обязательном порядке ставить подпись на документах рассматриваемого типа.

Необходимо помнить, что все операции, свершаемые с подотчетными средствами, должны быть в обязательном порядке свершены в соответствии с действующими по этому поводу законодательными нормами.

При их нарушении полагаются достаточно серьезные штрафы. Также налоговая инспекция почти всегда, в таком случае, назначает камеральную проверку.

Во избежание различного рода проблем и сложностей стоит в обязательном порядке, как бухгалтерам, так и иным лицам, имеющим непосредственное отношение к налоговой отчетности, максимально внимательно ознакомиться с действующим по этому поводу законодательством.

Перечень нормативно-правовых документов, затрагивающих данный вопрос, достаточно обширен. Также не следует по возможности рассмотреть следующие вопросы:

• определения;
• назначение документа.

Определения

Чтобы иметь возможность разобраться с регламентирующим данный момент законодательством, необходимо будет в обязательном порядке ознакомиться с основными понятиями.

В перечень таких терминов входит следующее:

• подотчетные лица, аванс, средства;
• приказ о подотчетных лицах;
• аванс;
• РКО;
• бланк авансового расчета.

Под термином «подотчетные лица» обозначаются сотрудники предприятия, которые имеют право на получение средств из кассы организации на свершение каких-либо трат.

Они в обязательном порядке должны быть включены в специальный «приказ о подотчетных лицах».

Данный документ представляет собой полный перечень работников, обязанных отчитываться за свершение всех трат средств, принадлежащих непосредственно предприятию-работодателю.

«Подотчетные средства» — денежные суммы, выдаваемые в конкретном случае для свершения различного рода трат при выполнении работниками каких-либо обязанностей.

По ним сотрудник должен в обязательном порядке отчитаться в обозначенный в специальных документах срок.

«Аванс» — в рассматриваемом случае представляет собой некоторую сумму денег, которая выдается с учетом вероятности возникновения в дальнейшем необходимости каких-либо трат.

«РКО» — расчетный кассовый ордер. Представляет собой специальный документ, на основании которого осуществляется выдача некоторого количества средств сотруднику на руки.

Также является основанием для формирования бухгалтерской/налоговой отчетности. «Бланк авансового расчета» — специальный документ, который представляет собой формат отчетной документации.

Необходимо помнить, что документ рассматриваемого типа должен в обязательном порядке быть соответствующим образом оформлен.

Назначение документа

Сегодня все финансовые операции (приобретение основных средств, иное) в обязательном порядке должны быть максимально подробно отражены в соответствующих документах. Причем касается это также различного рода авансов, в то числе подотчетных.

Именно поэтому специальным Постановлением Госкомстата №55 от 01.08.01 г. утвержден специальный формат документации рассматриваемого типа – авансовый отчет по форме №АО-1.

Необходимо помнить, что рассматриваемой документ представляет собой утвержденный на законодательном уровне формат. Придерживаться его необходимо в обязательном порядке, во всех без исключения случаях.

При нарушении формата или же возникновении каких-либо иных сложностей может быть наложен штраф и назначена камеральная проверка, что кране нежелательно.

Также на данный документ в обязательном порядке необходимо ссылаться при формировании отчетности.

Следует помнить, что во всех без исключения случаях по авансовому отчету должны формироваться проводки. При этом они существенно отличаются в зависимости от различного рода финансовых операций, которые реализуются в таком случае.

Особенно пристальное внимание уделяет ФНС данным операциям в случае, если выдан перерасход.

С процедурой формирования проводок по авансовому отчету связано очень большое количество самых разных нюансов, со всеми ними необходимо обязательно ознакомиться.

К наиболее важным моментам можно отнести следующее:

• учет основных операций;
• по договоренности;
• если подотчетное лицо не имеет доверенности;
• отражение перерасхода.

Рассмотрение всех сложностей, связанных с обозначенными выше вопросами, позволяет избежать допущения всевозможных типичных ошибок.

Видео: учет расчетов с подотчетными лицами

При этом следует помнить об одном важном нюансе – ежегодно осуществляется изменение проводок по авансовым отчетам. В 2018 году процедура реформирования налогового законодательства продолжается.

Потому стоит максимально внимательно следить за всеми возможными изменениями. Только так можно будет избежать проблем с ФНС.

Учет основных операций

Максимально внимательно необходимо будет отнестись именно к осуществлению учета основных операций по авансовому отчету при выдаче средств подотчетного типа. Необходимо помнить, что все проводки требуется осуществлять обязательно своевременно.

В противном случае велика вероятность возникновения прецедента, при котором Федеральной налоговой службой будут восприняты суммы как:

• доход;
• заем работнику.

При этом следует помнить о том, что подобного рода операции в обязательном порядке должны облагаться налогом, который достаточно велик.

Например, при получении материальной выгоды необходимо будет выплатить государству НДФЛ в размере 35%. Данный момент необходимо обязательно учитывать и свершать все проводки своевременно.

В противном случае можно потерпеть серьезный материальный ущерб. Для основных операций необходимо будет в обязательно порядке использовать счет №71.

Проводки подобного рода будут выглядеть следующим образом:

Д-т/К-т	Полное наименование свершенной операции
71 50	На руки работнику выданы средства из кассы
71 51	На лицевой счет, банковскую карточку работника перечислена некоторая сумма денег
50 71	При наличии остатка средств, когда часть их не израсходована – возраст непосредственно в организацию
26 71	Командировочные расходы списаны по себестоимости
41 71	Данной операцией осуществляется списывание расходов, свершенных работником на приобретение материальных ценностей
94 71	Полное списание какого-либо количества средств, если некоторая сумма не была возвращена подотчетным лицом вовремя
70 94	Если некоторая сумма денег не была возвращена сотрудником вовремя и потребовалось осуществить удержание её из заработной платы или же иного дохода

По доверенности

Необходимо помнить, что некоторые финансовые операции требуют обязательно представления специального документа – доверенности.

Она обозначает наличие соответствующих прав у конкретного лица на осуществление некоторых определенных операций. Необходимо помнить, что данный момент закреплен в действующем по этому поводу законодательстве.

Данную доверенность лучше всего составлять при помощи 1С: Бухгалтерия. Она должна содержать:

• официальные реквизиты работника и работодателя;
• печать организации;
• подписи должностных лиц — руководителя, главного бухгалтера.

Какая-либо унифицированная форма данного вида документа на сегодняшний день попросту отсутствует.

Но при этом следует все же придерживаться определенных правил, обозначенных в действующем на сегодняшний день законодательстве.

Следует помнить, что доверенность не подразумевает отражения в бухгалтерском учете какими-либо проводками.

Но данное специализированное программное обеспечение позволяет сформировать сам данный документ максимально быстро, с минимальными затратами времени.

Для составления данного документа, который впоследствии в электронной форме в качестве отчетности будет представлен какому-либо конкретному лицу, необходимо будет выполнить следующие действия:

• отрываем документ «доверенность»;
• кликаем на кнопку «создать новый»;
• все поля заполняются в автоматическом режиме – при необходимости нужно будет лишь заполнить поля с паспортными данными физического лица, а также изменить длительность действия составляемого документа;
• выбирается подотчетное лицо;
• далее можно будет вывести один из форматов данного документа на печать (М-2 и М-2а).

При этом следует помнить, что разновидности форматов отличаются друг от друга только лишь наличие или же отсутствием корешка.

Именно таким образом можно будет оформить доверенность в программном продукте 1С: Бухгалтерия.

Если подотчетное лицо не имеет доверенности

Если по какой-то причине подотчетное лицо доверенности не имеет, то это никоим образом не должно сказываться на процедуре отражения выдачи авансовых средств на покрытие расходов.

Например, если требуется выполнить проводки по первичному отчетному документу №АО-1, то выглядеть они будут следующим образом:

Д-т К-т	Какие хозяйственные операции были реализованы
20 71	Расходы по основному производству
23 71	По производству вспомогательного типа
25 71	Производству общехозяйственного типа
26 71	Общепроизводственные расходы
29 71	По обслуживающему производству
44 71	Расходы по продаже продукции

Отражение перерасхода

Нередко случается, что суммы, выданной в качестве аванса, по какой-то причине попросту не хватило на всех необходимые расходы.

В таком случае осуществляется перерасход. Данный момент должен быть в обязательном порядке отражен в бухгалтерских проводках.

Осуществляется это следующим образом:

Д-т К-т	Полное наименование осуществленной операции
71 50	Какие именно деньги были выданы под отчет
50 71	Все средства, которые по какой-то причине не были истрачены, возвращены в кассу предприятия
71 50	Данной проводкой обозначается сумма, выданная работнику свыше потраченного им аванса

Иногда случается, что на предприятие по какой-то причине налагается штраф. В таком случае необходимо будет его соответствующим образом отразить его в бухгалтерском учете.

Данная операция осуществляется следующим образом:

• открывается раздел «документы» — «учет денежных средств»;
• выбирается меню «прочее списание денежных средств»;
• выбирается счет 91.01;
• осуществляется проводка:

Дебет	91.02 (санкции штрафные)
Кредит	51 (расчетный счет)

Далее все действия осуществляются стандартным образом.

Необходимо помнить, что о подотчетных средствах необходимо отчитываться соответствующим образом.

Так как наличие каких-либо ошибок Федеральная налоговая служба может воспринять как попытку уйти от уплаты налогов и наложить существенный штраф.

buhonline24.ru

Авансовый отчет

Организации могут выдавать денежные средства под отчет своим сотрудникам, например, на хозяйственные или командировочные расходы. Такие сотрудники обязаны предъявить в бухгалтерию авансовые отчеты об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного сотрудника по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Представить авансовый отчет работник должен не позднее трех рабочих дней по  истечении срока, на который выданы денежные средства, или со дня возвращения из командировки. Такое требование содержится в пункте 6.3 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Авансовые отчеты составляется по форме, утвержденной в учетной политике организации для целей бухучета. Бланк можно разработать самостоятельно или воспользоваться унифицированной формой № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г.

Бланк заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Авансовые отчеты могут составляться как в бумажном виде, так и в электронном (на компьютере).

Как заполнять авансовый отчет

Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ. На  оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по  ним (графы 1 – 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в документе.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне бланка указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 – 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

На лицевой стороне авансового отчета указывается стандартная информация: наименование организации, номер и дата составления авансового отчета, фамилия и  инициалы подотчетного лица, его табельный номер и должность, а также назначение аванса (хозяйственные, командировочные расходы и т.п.). Далее бухгалтером заполняется таблица, в которой указывается сумма аванса, сумма израсходованных денежных средств и остаток (или перерасход), а также соответствующие бухгалтерские проводки.

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны бланка и графы 6 и 8 оборотной стороны бланка), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с  установленным порядком, согласно действующему законодательству РФ.

Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем или уполномоченным на это лицом и принимаются к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм.

Авансовый отчет: проводки

Операции с подотчетными лицами отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

Дт 71 — Кт 50 (51) — выданы денежные средства под отчет;

После того, как сотрудник приобрел материальные ценности для организации, он оформляет авансовый отчет. На основании отчета бухгалтер делает следующие проводки:

Дт 08 — Кт 71 — приобретены основные средства;

Дт 10 — Кт 71 — приобретены материалы;

Дт 40 — Кт 71 — приобретены товары.

Если у подотчетного лица остались денежные средства, он их возвращает в кассу организации или на расчетный счет:

Дт 50 (51) — Кт 71 — возвращены неизрасходованные денежные средства.

Ошибки в авансовом отчете

Нередко в организациях первичные документы оформляются небрежно. В  частности, бланк авансового отчета может быть заполнен не полностью или вообще отсутствовать, может не хватать документов, подтверждающих расходы. Часто авансовые отчеты не утверждены руководителем.

Обратите внимание: важно правильно заполнить авансовый отчет. Авансовые отчеты, оформленные с нарушением требований, установленных законодательством, не могут быть приняты к учету. А значит, указанные в документе суммы не  включаются в состав расходов для целей налогообложения прибыли.

www.rnk.ru

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом строго оговорены законом и привязаны к последнему дню того временного промежутка, на который выдаются деньги под отчет. Правильно составленный, проверенный и утвержденный отчет служит основанием для принятия произведенных подотчетником затрат и формирования бухгалтерских проводок. Что и как должен проверить бухгалтер, чтобы не допустить ошибок в учете, вы узнаете из этой статьи.

 

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка

Сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц

Итоги

 

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом

За полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник — подотчетное лицо должен отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:

• после окончания периода, на который были получены средства;
• после выхода на работу, если срок истек за время его уважительного отсутствия — болезни, отпуска и т. д.

Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, необходимо отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.

Срок, на который подотчетник получает необходимое ему количество денег, указывается им в его заявлении на имя руководителя.

Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.

ВАЖНО! В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру — сделать соответствующую проводку.

Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 19.08.2017 деньги под отчет могут выдаваться не только на основании заявления работника, но и по распорядительному документу (приказу) работодателя. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.

О возможности выдавать деньги подотчетному лицу до представления отчета по предыдущему авансу читайте в публикации «Новые правила работы с подотчетниками».

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц

Для того чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов — чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.

Как оформляется авансовый отчет, читайте в статье «Каковы правила оформления авансовых отчетов в 2018 году?».

Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты — об этом говорится в письме Минфина России «О правомерности перечисления…» от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.

Бланком для авансового отчета может служить форма АО-1, утвержденная Госкомстатом России от 01.08.2001 № 55. Она не является обязательной, поэтому разрешается разработать свою форму отчета за полученный аванс с учетом специфики предприятия и соблюдением всех требований для заполнения необходимых реквизитов согласно п. 2 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Бланк авансового отчета и образец его заполнения ищите здесь.

В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог. Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером, присвоенным в авансовом отчете.

Заполненный бланк с приложенными оригиналами о расходах сотрудник передает бухгалтеру, который проверяет полученный документ:

• по форме — правильность заполнения всех необходимых строк, наличие указанных документов, полноценность их оформления, корректный перенос данных из оригиналов в отчет, соответствие сумм, наличие подписей;
• по содержанию — целевое назначение произведенных расходов, достоверность документов, соответствие указанных дат тому времени, на которое выдан аванс;
• по арифметическому подсчету — проверяется итоговая сумма в отчете, которая должна подлежать погашению в данном подотчете.

ВАЖНО! После получения авансового отчета от подотчетника бухгалтер должен выдать ему расписку о том, что он принял отчет с приложенными документами на проверку.

Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка

Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия (на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику).

Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.

В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

На момент проверки авансового отчета выданные деньги отражаются на Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». После утверждения его руководителем бухгалтеру нужно сделать проводки по Кт 71 в корреспонденции со счетами произведенных затрат:

Дебет	Кредит	Содержание операции
71	50, 51	Выданы подотчетные деньги
20 (23, 25, 26, 29, 44)	71	Отражены расходы по авансовому отчету
08, 10, 41	71	Отражены затраты на покупку основных средств, материалов, товаров, зафиксированные в авансовом отчете
19	71	Выделен НДС согласно полученному счету-фактуре
68	19	Зачтен НДС
60	71	Произведена оплата поставщику
50	71	Сдан остаток подотчетных сумм в кассу
70	71	Удержан долг из заработной платы
71	50	Выдан перерасход из кассы

Дополнительно о том, как нужно вести бухгалтерский учет авансовых отчетов, прочтите в материале «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц

После того как авансовый отчет был проверен, утвержден, по нему были проведены проводки и закрыты остаточные суммы (выдан перерасход или получен остаток), документ отправляется на хранение. Организации обеспечивают хранение документов в течение сроков, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ).

Сроки хранения документов приведены в нескольких нормативных документах:

• Согласно подп. 1 п. 8 ст. 23 НК РФ документы, имеющие отношение к бухгалтерскому или налоговому учету, на основании которых формируется налогооблагаемая база для исчисления налогов в бюджет, должны храниться 4 года. К таким документам относятся и авансовые отчеты.
• В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие понесенный убыток, хранятся в течение всего срока, в течение которого образовавшийся убыток переносится на будущие периоды и уменьшает налогооблагаемую базу текущего налогового периода.
• В ст. 29 закона № 402-ФЗ для первичной бухгалтерской документации, к которой относятся, в частности, авансовые отчеты, предусмотрен срок хранения, установленный правилами государственного архивного дела, но не менее 5 лет.

• В п. 362 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 для авансовых отчетов установлен срок хранения, равный 5 годам.

Таким образом, минимальный срок хранения авансовых отчетов — 5 лет, максимальный определяется длительностью переноса убытка (в случае его получения) на будущее.

Итоги

Отчет за аванс, полученный сотрудником на совершение расходов для хоздеятельности компании, представляет собой важный документ как для бухгалтерского, так и для налогового учета, так как на основании приложенных к нему и утвержденных руководителем документов произведенные затраты могут быть учтены (или не учтены) при формировании налогооблагаемой базы. Поэтому сотрудники компании должны соблюдать сроки сдачи авансовых отчетов, а работники бухгалтерии внимательно подходить к своевременному отражению подотчетных сумм в учете.

nalog-nalog.ru