Правила составления и оформления распоряжение и постановление – Правила подготовки, оформления, согласования постановлений и распоряжений администрации / Приложение к Распоряжению от 22 августа 2014 года № 244 Инструкция / Документ СПС-82017272/94174109 • СПС Право.ru

К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательно-нормативным актам. Они издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства РФ в вышестоящих органах власти и управления, но могут также издаваться по инициативе руководителей для осуществления их распорядительной деятельности.

Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности определяется уровнем органа власти или управления, компетенции этого органа или должностных лиц и порядком принятия управленческого решения (единоличным или коллегиальным).

Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации устанавливают, что министерства, федеральные службы, федеральные агентства издают постановления, приказы, распоряжения.

Органы представительной и исполнительной власти субъектов федерации, представительной и исполнительной власти городов и районов издают постановления, решения, распоряжения.

Администрация учреждений, организаций и предприятий любой организационно-правовой формы, действующей на основе единоначалия издаёт приказы, распоряжения, указания.

При рассмотрении вопроса коллегиальными органами издаются такие документы, как постановления и решения.

Коллегиальные органы в каждом федеральном органе исполнительной власти присутствуют как постоянно действующие коллегии. В государственных организациях и на предприятиях коллегиальные органы могут быть представлены как ученые, техническое, методические, художественные советы. В негосударственных коммерческих организациях различной организационно-правовой формы действуют как коллегиальные органы общие собрания акционеров, советы директоров, правления.

Подготовка всех видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа:

— изучение существа вопроса,
— подготовка проекта документа,
— согласование документа,
— подписание,
— для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, — достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).

Юридическим основанием разработки конкретного распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого, — определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают прежде всего к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов по данному и аналогичным вопросам.

Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей — констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа; во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» («постановил») — в постановлении; «решает» («решил») — в решении; «предлагаю» — в распоряжении; «приказываю» — в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

Слова «постановляет» (постановил), «решает» (решил), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и, таким образом, отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. В постановлениях и решениях перед словами ‹постановляет› и ‹решает› указывается название коллегиального органа.

Правление ЗАО ПОСТАНОВЛЯЕТ

Коллегия РЕШАЕТ

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «активизировать», «обратить внимание» и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме — «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста (например: утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству). Реквизит «Приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Пример оформления приказа

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, в котором кратко сформулировано содержание документа. Заголовок начинается с предлога «О» («Об») и формулируется при помощи отглагольных существительных (например, «О назначении…», «Об утверждении…», «О введении…», «О создании…») или существительных, указывающих на предмет (например, «Об итогах…», «О мерах…»).

Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, прекращении трудового договора (контракта). Эти формы являются унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата от 05 января 2004 г. №1. При оформлении таких приказов фактически только заполняются предложенные формы.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: герб или эмблема, наименование учреждения-автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями иди должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.

Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). В учреждении должен быть перечень должностных лиц, визирующих проекты распорядительных документов.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Если в процессе доработки в проект внесены значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами — постановлений и решений, — обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Никакие исправления в распорядительный документ после подписания не вносятся.

Совместные приказы … печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

– наименования [организаций] располагаются на одном уровне;

– наименование вида документа — приказ — располагается центровано;

– дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи;

– регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

– подписи руководителей … располагаются ниже текста на одном уровне.

Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта указываются в самом документе.

Особое значение придается доведению распорядительного документ до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.

Процедуру составления, согласования и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагается последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивают юридическую полноценность документа.

Самым распространенным видом распорядительного документа является приказ, издаваемый руководителем организации (учреждения, предприятия), действующей на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. По содержанию и способам оформления приказы делятся на две группы: по основной деятельности и по личному составу. Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части, если приказ издается во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций дается ссылка на этот документ с указанием вида документа, автора, даты, номера и заголовка. Например: В соответствии с постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи…»

В инициативных приказах в констатирующей части описываются факты, события, вызвавшие издание документа, указываются цели и задачи документа. Распорядительная часть приказа начинается со слова «Приказываю» и текст делится на пункты, нумеруемые арабскими цифрами. Каждый пункт должен быть конкретен и указывать, кому что сделать и к какому числу. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснениях, в отдельных случаях констатирующая часть может отсутствовать.

Приказы по личному составу составляются обычно службой кадров и многие из них имеют унифицированную форму, вошедшую в Альбом унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. Эти приказы фактически не составляются, а лишь заполняется форма. Для приказов о зачислении, переводе, увольнении, отпуске, поощрении, командировании формы приказов обязательны для учреждений любой организационно-правовой формы. Если в маленькой организации секретарь выполняет и функции кадровика, то есть ведёт кадровую документацию, он должен уметь грамотно заполнять эти формы. Например:

Проекты приказов как правило согласовываются с заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой (юрисконсультом). Вступают в силу приказы с момента подписания и дата подписания является датой приказа.

В управленческой практике не менее распространено распоряжение — документ, издаваемый руководителями разных уровней управления. Различаются три вида распоряжений:

· распоряжения — правовой акт, издаваемый единолично руководителями законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов РФ, субъектов РФ, органов местного самоуправления в пределах компетенции, определённой законом и другими нормативными правовыми актами. Такие распоряжения обязательны для исполнения всеми организациями любой организационно-правовой формы, должностными лицами и гражданами, проживающими на данной территории;

· распоряжение — распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоличного решения оперативных вопросов;

• распоряжение — документ, издаваемый органами государственного управления, руководителями организаций, учреждений, предприятий по вопросам информационно-методического характера или по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций по хозяйственным и административным вопросам. Распоряжения такого плана могут издаваться и руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции. Эти распоряжения имеют ограниченный срок действия и распространяются на узкий круг исполнителей.

Внешне оформление распоряжений не отличается от оформления приказов. Однако распоряжения чаще всего не имеют констатирующей части и начинаются непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия.

Например: