Подписываются документы составляемые комиссией – Кем подписываются документы, состовляемые комиссией?

Содержание

Тест с ответами по теме основы документации

Страница 1 из 4

1. Реквизит «Заголовок к тексту»

а) отражает краткое содержание документа

b) необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ
с) позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста

2. Гарантийное письмо:

а) подтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей
b) содержит ответ на письмо-просьбу
с) подтверждает определенные обязательства, обещания организации

3. В отсутствие руководителя А.И.Петрова документ подписал его заместитель Сидоров, исполняющий обязанности руководителя. Укажите правильный вариант:

а) Директор _________________________ А.И.Петров
b) За директора ______________________ А.И.Петров
с) И.о. директора _____________________ Г.В.Сидоров

4. Делается ли соответствующая запись в трудовой книжке при смене названия предприятия?

а) нет
b) да

5. Документы, составляемые комиссией, подписываются:

а) руководителем организации
b) председателем и членами комиссии

с) председателем комиссии и секретарем
d) председателем комиссии

6. Текст акта делится на две части:

а) начальную и заключительную, содержащую выводы
b) вводную и констатирующую, содержащую выводы

с) вводную и основную

7. Информационная справка – это:

а) документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя
b) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка
с) документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий

8. Реквизит «Отметка об исполнителе»:

а) является одним из основных способ удостоверения документа
b) необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ

с) фиксирует указания руководителя по поводу исполнения документа

9. План на год утвержден решением совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»?

а) УТВЕРЖДЕН (новая строка) Решением совета (новая строка) от 12.08.2006 № 14

b) УТВЕРЖДЕН (новая строка) Решением совета (новая строка) от 12.08.2006 № 14
с) УТВЕРЖДАЮ (новая строка) Решение совета (новая строка) от 12.08.2006 № 14

10. Какие этапы проходят исходящие документы?

а. составление проекта документа

b. прием и первичная обработка
с. регистрация

d. контроль за исполнением

gdetest.ru

4. Система организационных документов

Какие документы обязательно проходят процедуру УТВЕРЖДЕНИЯ?:

а) распорядительные;

Организационные документы вступают в силу с даты:

в) их утверждения.

Устав – это:

в) правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Положение об организации – это:

в) инструкция, обязательная для применения на предприятиях всех форм собственности.

В каком организационно-правовом документе оговариваются условия ликвидации и реорганизации предприятия:

б) в уставе или положении об организации;

К какой системе документации относятся правила внутреннего трудового распорядка?:

б) к организационной;

В каком правовом акте зафиксированы функции, права и обязанности генерального директора?:

а) в должностной инструкции;

В каком правовом акте зафиксированы функции, права и обязанности секретаря генерального директора?:

а) в должностной инструкции;

Должностная инструкция – это документ:

а) распорядительный;

Должностная инструкция сотрудника утверждается:

б) руководителем структурного подразделения, в котором закреплен сотрудник

5. Система распорядительных документов

Назначение распорядительных документов – это…:

в) реализация системы и процессов управления.

Приказ – это правовой акт, издаваемый…:

а) руководителем организации в целях разрешения основных задач, стоящих перед предприятием;

В целях разрешения основных задач, стоящих перед предприятием, руководителем издается:

а) приказ;

При коллегиальном принятии управленческих решений издаются:

а) приказы, распоряжения, указания;

б) постановления решения, протоколы;

в) оба варианта ответа правильны.

Какая часть текста приказа является обязательной?:

б) распорядительная;

Приказ о назначении на должность генерального директора относится:

а) к приказам по основным видам деятельности;

Приказы по основным видам деятельности и приказы по личному составу:

а) имеют единую нумерацию с начала календарного года;

Датой приказа является:

а) дата его подписания руководителем;

В констатирующей (вводной) части распорядительного документа содержатся…:

а) цели и причины создания документа;

В документах (приказ, распоряжение) организаций, действующих на принципах единоначалия, текст излагают:

а) от первого лица единственного числа «приказываю», «обязываю»;

Заверяется ли подпись руководителя на приказе печатью организации?:

а) да;

Чтобы придать выписке из приказа юридическую силу ставится:

б) гриф утверждения;

6. Система информационно-справочных документов

Если заседание коллегиального органа длилось несколько дней, то в протоколе будет указана дата:

в) начала заседания и через тире – окончания заседания.

Что является датой протокола?:

б) дата заседания;

Текст какого документа излагают от 3-го лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»)?:

б) протокол;

При регистрации какого вида документа дату регистрации указывают не в день его подписания?

б) протокол;

К какой системе документации относится акт?:

в) к информационно-справочной.

Кем подписываются документы, составляемые комиссией?:

а) председателем и секретарем;

Текст акта должен заканчиваться…

а) рассылкой по экземплярам;

Если проверка длилась несколько дней, то на составленном акте будет указана дата:

в) начала проверки и через тире – окончания проверки.

Если докладная записка адресована руководителю данной организации от руководителя структурного подразделения, то она может быть оформлена:

б) на обычном листе бумаги;

Реквизит служебного письма – это…

а) его отдельный элемент;

Какого реквизита нет в формуляре служебного письма?

б) наименования вида документа;

Какой вид служебных писем имеет две подписи – руководителя и главного бухгалтера?:

а) гарантийное письмо;

Если служебное письмо отправляется в два адреса по почте, то какое количество экземпляров этого письма необходимо подготовить?

б) два;

С какой целью на служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя?:

а) для оперативной связи с исполнителем;

Какой вид служебных писем обязательно имеет 21 реквизит «Отметка о наличии приложений»?:

б) сопроводительное письмо;

На каком служебном письме заполняется реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?:

в) ответном.

Реквизит документа, характерный для всех видов документов, кроме писем:

б) наименование вида документа;

Директивное (циркулярное) письмо – это:

а) письмо, направляемое вышестоящей организацией и сообщающее подчиненным организациям определенные сведения, касающиеся их деятельности;

Справка – это документ, содержащий…

в) подтверждение тех или иных фактов, событий.

studfiles.net

32) Порядок утверждения документов, виды утверждения.

Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным органом или вышестоящим органом власти.

Процедура утверждения санкционирует содержание документа на определенный круг должностных лиц. Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу: 1)утверждение документа руководителем своей или вышестоящей организации; 2)утверждение документа путем издания другого документа, как правило, распорядительного (приказ, протокол, решение). Процедура утверждения оформляется специальным реквизитом, который называется «гриф утверждения» и располагается в правом верхнем углу документа. Если документ утверждается руководителем, то гриф состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности руководителя, личной подписи, расшифровки и даты. Утверждаемые документы вступают в силу с момента их утверждения, поэтому дата в грифе обязательна.

Утверждение путем издания распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуется дополнительные разъяснения или мероприятия по внедрению утверждаемого документа. Например, штатное расписание организации всегда утверждается приказом руководителя, а устав организации может утверждаться протоколом или решением собрания учредителей. Гриф утверждения оформляется: заглавными буквами «УТВЕРЖДЕН» в нужной форме, которая должна быть согласована с наименованием вида документа. Далее делается ссылка на распорядительный документ, при помощи которого утверждали, т.е. вид утверждающего документа, его дата и регистрационный номер. Как правило, утверждаются следующие виды: устав, штатное расписание, положение, инструкция, правила, сводная номенклатура дел, некоторые акты, протоколы.

33) Порядок подписания документов.

Подпись (реквизит 21)— обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Также подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учёте» посвящён порядку подписания первичных учётных документов. В нём говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами» (Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», ст. 9, n.3)

Подписи на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами. Например:

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название учреждения. Например:

Директор института подпись В.Т.Логинов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения. Например:

Директор Всероссийского

научно-исследовательского

института документоведения

и архивного дела подпись М.В.Ларин

В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание. Например:

Зав. кафедрой зоологии

профессор, д-р биолог, наук подпись И.Ф.Милютин

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами. Например:

Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Директор школы № 585 Директор бассейна «Заря» подпись О.О.Никитина подпись Е.Л.Бландинская

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «И.О.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам».

Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определён в ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»:

2 Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3 Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

studfiles.net

Кем подписываются документы составляемые комиссией — Финансовая жизнь

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

При составлении любого документа нужно руководствоваться следующими правилами. Сначала уточняется цель составления документа и вопросы, каковые нужно решить. В соответствии с этим выбирается вид документа, форма, которая предполагает характер изложения и определённый стиль текста.

Помимо этого, изучаются законодательные и нормативные акты, регулирующие порядок ответа вопросов, поставленных в документе. Это разрешит обеспечить соответствие содержания документа компетенции адресата и ответ грамотно поставленных вопросов. Кроме этого нужно совершить сбор информации по существу поставленных вопросов, для чего смогут потребоваться справки, объяснительные записки и докладные, письма, акты, заявления и т.п.

Затем составляется проект документа с применением унифицированных форм либо стандартных выражений и трафаретных текстов. Унифицированные формы практически не составляются, а заполняются, что весьма облегчает работу. Трафаретные тексты кадровой работой употребляются, к примеру, в справках с подтверждением стажа и места работы.

По окончании согласования процедур и прохождения редактирования документ совсем оформляется и подписывается (утверждается).

К тексту служебного документа предъявляются определенные требования, к примеру:

— достоверность;

— объективность;

— аргументированность и логичность фактов и выводов, приводимых в документах;

— большая краткость при полноте информации;

— однозначность понимания и ясность изложения документа;

— продуманность формулировок, тщательный подбор слов.

Рабочий стиль предполагает использование устойчивых языковых оборотов, стандартных фраз, применение которых в отдельных документах в обязательном порядке (к примеру, при заполнении трудовых книжек, составлении актов, справок). Помимо этого, устойчивые словосочетания снабжают однозначность понимания документа и уменьшают время на его составление. Применение опытных терминов должно быть ограничено.

Допускаются только общепринятые варианты словосочетаний и сокращения слов с необходимой расшифровкой в скобках при первом потреблении.

В зависимости от количества поставленных вопросов документы бывают простые и сложные. Документы, которые содержат только один вопрос (простые), легче в исполнении и обработке. Со сложных документов приходится снимать копии и устанавливать очередность выполнения, поскольку значительно чаще выполнение таких документов предполагает участие нескольких работников. Кроме этого усложняется процесс контроля выполнения этих документов и появляется вопрос о помещении документа в определенное дело.

Исходя из этого при составлении бессчётных информационно- справочных документов рекомендуется включать в них по одному вопросу. Протоколы, распоряжения, распоряжения в большинстве случаев предполагают сложную структуру и формируются в отдельные дела, на обложках которых указан только вид документа без раскрытия его содержания.

Для облегчения восприятия сути документа рекомендуется затевать с изложения существа вопроса с последующим его обоснованием. Сложные и объемные документы разделяются на части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) с нумерацией арабскими цифрами.

По окончании составления текста документа формулируется его заголовок — необходимый реквизит независимо от вида, назначения и содержания документа. Заголовок значительно чаще отвечает на вопрос о чем? либо о ком?, согласуется с заглавием вида документа и есть отглагольным существительным (к примеру: О предоставлении. ; Об открытии. ).

В протоколах, руководствах, актах, правилах заголовок отвечает на вопрос кого? либо чего? (к примеру, Правила внутреннего трудового распорядка). В объемных документах смогут быть подзаголовки. Наличие заголовков дает представление о содержании документа и облегчает его регистрацию, обработку, поиск, архивацию контроля и организацию исполнения.

В случае если документ включает приложение, в его тексте должна быть отметка об этом. В качестве приложений смогут выступать инструкции, правила, поясняющие либо дополняющие документы, и т.светло синий. В правом верхнем углу документа-приложения необходима отметка о том, приложением к какому документу он есть (вид, регистрационный номер и дата главного документа).

Документы смогут быть изготовлены как на чистом листе бумаге, так и на бланке предприятия с угловым либо продольным размещением реквизитов. Помимо этого, смогут быть использованы и бланки конкретных видов документов (приказ, акт и др.). Наименование работы кадров указывается в большинстве случаев на внутренних документах (протоколах, докладных, объяснительных записках).

Необходимым

реквизитом любого документа есть дата составления, согласования, подписания либо утверждения, выполнения и т.д. Главной датой считается дата подписания (утверждения) документа (для большинства кадровых документов) либо дата зафиксированного в документе события. Для утверждаемых документов (руководств, замыслов) датой документа есть дата, проставленная в грифе утверждения документа.

В информационно-унифицированных формах и справочных документах дата оформляется арабскими цифрами (02.10.2005), в нормативных — допускается применение словесно-цифрового метода (5 марта 2005 г.).

Рядом с датой на бланке документа в большинстве случаев предусмотрено место для регистрационного номера — цифрового либо буквенно-цифрового обозначения (Приказ N 8 л/с). Помимо этого, регистрационный номер возможно дополнен индексом структурного подразделения, классификатора вопросов, места хранения документов, номера дела по номенклатуре, куда подшит документ, и т.д.

Проекты документов, предусматривающих согласование с соответствующими чиновниками, имеют визы согласования. Виза согласования документа складывается из указания должности визирующего, его расшифровки и подписи, даты.

При несогласии с текстом документа виза дополняется фразой Замечания прилагаются. замечания и Такие дополнения оформляются на отдельном странице и прилагаются к документу. Визы на внутренних документах проставляются на оборотной стороне последнего страницы первого экземпляра подлинника документа, на внешних — ниже подписи либо на левом поле последнего страницы экземпляра копии, остающейся на предприятии.

Работники кадровой работы должны четко знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись начальнику. Перечень таких чиновниковов определяет управление предприятия, значительно чаще это работники юридической работы, бухгалтерии и яркие начальники. Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

Необходимый реквизит документа, придающий ему юридическую силу, — подпись должностного лица. Контракты подписываются договаривающимися сторонами, документы, составляемые рабочей группой, — участниками рабочей группы. Реквизит подпись включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его расшифровки и подписи с указанием фамилии и инициалов. В случае если документ изготовлен на чистом странице, а не на фирменном бланке, наименование должности включает в себя наименование предприятия.

Подписи нескольких чиновниковов находятся одна под второй в последовательности, соответствующей занимаемой должности, в случае если должности равнозначны, то автографы находятся на одном уровне.

Подлинность подписи важного лица заверяется печатью предприятия либо структурного подразделения. Печать содержит полное наименование предприятия на русском и место его нахождения. Письма, выполненные на бланке предприятия, не требуют необходимого удостоверения печатью (не считая гарантийных).

Кое-какие документы, не считая подписания, требуют утверждения. Это предусмотрено для нормативных актов предприятия. Утверждение документа может оформляться посредством намерено изданного документа (приказа, протокола и т.д.) либо соответствующего грифа.

Гриф находится в правой верхней части документа. Слово УТВЕРЖДЕН согласовывается с видом утверждаемого документа (инструкция — утверждена) и пишется прописными буквами без кавычек.

На некоторых документах нужна резолюция должностного лица. Резолюция — это надпись на служебном документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им ответ. Текст резолюции может содержать распоряжение о ответе вопроса либо порядке подготовки вопроса.

Помимо этого, в резолюции должны быть указаны исполнитель, порядок и характер решения вопроса, срок выполнения.

По окончании выполнения документа на нем проставляется соответствующая отметка, содержащая данные об выполнении. Данный реквизит находится на нижнем поле в левой его части. Чтобы при необходимости возможно было связаться с исполнителем документа, на лицевой либо оборотной стороне последнего страницы документа с левой стороны на нижнем поле размещается отметка об исполнителе (фамилия, имя, отчество, номер телефона).

Ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров. В случае если документы имеют гриф ограничения доступа, то указывается не только количество экземпляров, но и адрес (отдел, дело и т.д.).

Большая часть документов изготавливается на бумаге формата А4, А5, А3. Эти форматы необходимы для управленческой документации. В случае если документ оформляется на двух и более страницах, то второй и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

Источник: arkadacentre.ru

Как попасть в рекомендованные видео на YouTube (следующее видео на юТуб)

Интересные записи

Порядок подписания документов.

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 8Следующая ⇒

Подпись (реквизит 21) — обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Также подписывается протокол.