Подписание является – Подписание является: Способом согласования документа Способом выражения ответственности за содержание документа

Содержание

Документоведение. Тема 1. Особенности оформления управленческих документов

1. Подписание является:
Способом согласования документа
Способом выражения ответственности за содержание документа
Способом утверждения документа
Способом ознакомления с содержанием документа
Единственным способом удостоверения документа

2. Заголовок к тексту протокола должен формулироваться в …
винительном падеже (кого, что?)
дательном падеже (кому, чему?)
предложном падеже (о чем?)
родительном падеже (кого, чего?)

3. Реквизит «Виза» используется
При внутреннем согласовании документа
При согласовании документа с внешней организацией
Для финансовых и особо ответственных документов
Во всех случаях

4. Указания по исполнению документа содержатся в реквизите…
резолюция
текст документа
гриф утверждения
заголовок к тексту
ни в каком

5. Заголовок к тексту Положения (Правил) должен иметь формулировку в …
винительном падеже (кого, что?)
дательном падеже (кому, чему?)
предложном падеже (о чем?)

именительном падеже (кто, что?)

6. Согласование бывает:
Внутренним и внешним
Полным и кратким
Сложным и простым
С руководителем учреждения и с руководителем подразделения
С вышестоящими руководителями или организациями

7. Дату » 9 мая 2000 года» в документах следует проставлять как …
09.05.2000
9 мая 2000 г
09/05/00
09-05-00

8. Реквизиты «Эмблема предприятия» и «Наименование предприятия» располагаются
В верхней части листа — слева в углу или в центре
В верхней части листа
В центре верхнего поля
В правом верхнем углу
Друг под другом

9. Гриф утверждения – это реквизит …
официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием
официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа

официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию
документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лиц

10. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут:
«Приложение»
«Приложение» с указанием наименования распорядительного документа
«Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера

11. Краткое изложение смысла документа содержится в реквизите …
резолюция
текст документа
отметка о контроле
заголовок к тексту

12. Правильное оформление даты в документе:
в I полугодии 2005 г.
в первом полугодии 2005 г.
в I пол. 2005 г.
в первом пол. 2005 г.

13. Подпись отделяется от текста…
интервалом
2 интервалами

3 интервалами

14. Печать на документе проставляется на …
подписи и должности подписавшего
реквизите «УТВЕРЖДАЮ»
копиях документа
реквизите «Дата»
личной подписи должностного лица

15. Адресатов в одном документе может быть …
только один
не более трех
не более четырех
сколько необходимо

16. Правильная допустимая нумерация разделов, подразделов, пунктов и подпунктов документа …
I, II, III
1, 2, 3
а, б, в

17. При составлении отметки о приложении к тексту служебного письма не указывается количество листов, если…
прилагаемый документ на одном листе
прилагаемый документ слишком объемный
прилагаемый документ на одном листе с оборотом
приложение сброшюровано

18. Способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа реализуется в форме:

Визирования документа
Резолюции на документе
Грифа согласования
Отметки о контроле
Отметки об исполнителе

19. Отметку об исполнителе документа правильно расположить в …
левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны первого листа документа
правом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа
левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа

20. Условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации, называется …
Регистрационный индекс
Порядковый номер
Учетный индекс
Регистрационный номер

21. Нумерация страниц документа производится:
по центру нижнего поля
по центру верхнего поля
в правом верхнем углу документа
в правом нижнем углу документа

22. Реквизита «Название вида документа» нет
Во внутренних документах
Во внешних документах
В письмах, факсах, телеграммах
В некоторых документах

23. Адресные данные предприятия указывают
В любых
Во внешних
В письмах, факсах, телеграммах
Где это необходимо

nn.dekane.ru

Бесплатный тест по дисциплине Документоведение.

1. Подписание является:

Способом согласования документа

Способом выражения ответственности за содержание документа

Способом утверждения документа

Способом ознакомления с содержанием документа

Единственным способом удостоверения документа

2. Заголовок к тексту протокола должен формулироваться в …

винительном падеже (кого, что?)

дательном падеже (кому, чему?)

предложном падеже (о чем?)

родительном падеже (кого, чего?)

3. Реквизит “Виза” используется

При внутреннем согласовании документа

При согласовании документа с внешней организацией

Для финансовых и особо ответственных документов

Во всех случаях

4. Указания по исполнению документа содержатся в реквизите…

резолюция

текст документа

гриф утверждения

заголовок к тексту

ни в каком

5. Заголовок к тексту Положения (Правил) должен иметь формулировку в …

винительном падеже (кого, что?)

дательном падеже (кому, чему?)

предложном падеже (о чем?)

именительном падеже (кто, что?)

6. Согласование бывает:

Внутренним и внешним

Полным и кратким

Сложным и простым

С руководителем учреждения и с руководителем подразделения

С вышестоящими руководителями или организациями

7. Дату ” 9 мая 2000 года” в документах следует проставлять как …

09.05.2000

9 мая 2000 г

09/05/00

09-05-00

8. Реквизиты “Эмблема предприятия” и “Наименование предприятия” располагаются

В верхней части листа – слева в углу или в центре

В верхней части листа

В центре верхнего поля

В правом верхнем углу

Друг под другом

9. Гриф утверждения – это реквизит …

официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием

официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа

официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию

документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лиц

10. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут:

“Приложение”

“Приложение” с указанием наименования распорядительного документа

“Приложение” с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера

11. Краткое изложение смысла документа содержится в реквизите …

резолюция

текст документа

отметка о контроле

заголовок к тексту

12. Правильное оформление даты в документе:

в I полугодии 2005 г.

в первом полугодии 2005 г.

в I пол. 2005 г.

в первом пол. 2005 г.

13. Подпись отделяется от текста…

интервалом

2 интервалами

3 интервалами

14. Печать на документе проставляется на …

подписи и должности подписавшего

реквизите “УТВЕРЖДАЮ”

копиях документа

реквизите “Дата”

личной подписи должностного лица

15. Адресатов в одном документе может быть …

только один

не более трех

не более четырех

сколько необходимо

16. Правильная допустимая нумерация разделов, подразделов, пунктов и подпунктов документа …

I, II, III

1, 2, 3

а, б, в

17. При составлении отметки о приложении к тексту служебного письма не указывается количество листов, если…

прилагаемый документ на одном листе

прилагаемый документ слишком объемный

прилагаемый документ на одном листе с оборотом

приложение сброшюровано

18. Способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа реализуется в форме:

Визирования документа

Резолюции на документе

Грифа согласования

Отметки о контроле

Отметки об исполнителе

19. Отметку об исполнителе документа правильно расположить в …

левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны первого листа документа

правом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа

левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа

20. Условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации, называется …

Регистрационный индекс

Порядковый номер

Учетный индекс

Регистрационный номер

21. Нумерация страниц документа производится:

по центру нижнего поля

по центру верхнего поля

в правом верхнем углу документа

в правом нижнем углу документа

22. Реквизита “Название вида документа” нет

Во внутренних документах

Во внешних документах

В письмах, факсах, телеграммах

В некоторых документах

23. Адресные данные предприятия указывают

В любых

Во внешних

В письмах, факсах, телеграммах

Где это необходимо

Спасибо, что воспользовались нашим бесплатным тестом.

www.test-darom.ru

Подпись. Делопроизводство

Подписание документов

Подпись — обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу.

Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. К примеру, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Так же подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание кᴏᴛᴏᴩых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учете» посвящен порядку подписания первичных учетных документов. В нем говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, кᴏᴛᴏᴩыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами».

Подпись как реквизит

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в кᴏᴛᴏᴩой указываются инициалы и фамилия.

Придавая большое значение указанию должностных лиц, подписывающих документ, в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (ст. 9) и «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» реквизит «подпись» разделен на два реквизита: «должность лица, подписывающего документ» и «подпись должностного лица».

В документах, изготовленных на бланках, в название должности название учреждения не входит.

При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения.

В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание.

Допускается в реквизите «подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки».

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.

В случае если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись кᴏᴛᴏᴩого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «и. о.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» будет грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам.».

Электронная цифровая подпись

Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определен в ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»:

  1. Документирование информации будет обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.
  2. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
  3. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.
  4. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
  5. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации.

Электронные документы с электронной подписью в последнее время получают все более широкое распространение, что связано с принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи». Целью Закона «будет обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении кᴏᴛᴏᴩых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Принятие Закона «Об электронной цифровой подписи» открывает широкие перспективы использования электронного документа в сфере управления. Так, ст. 16 Закона гласит: «Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания ϲʙᴏих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций».

Самое широкое распространение электронные документы с электронной подписью должны получить в коммерческих организациях и прежде всего в сделках по купле-продаже и в других операциях по предоставлению услуг, кᴏᴛᴏᴩые требуют наибольшей оперативности.

xn--80aatn3b3a4e.xn--p1ai

Расшифровка подписи. Как правильно подписывать документы

В оформлении каждого документа большое значение играет подпись соответствующего должностного лица, руководителя, лица, обращающегося за помощью в государственные органы. В связи с этим особое значение приобретает расшифровка подписи. Стоит отметить, что данное понятие незнакомо многим гражданам нашего государства.

Юридическая значимость

Подпись на документе придаёт обычному листку бумаги юридическую значимость. Как правило, она располагается под основным текстом, и используется в качестве одного из обязательных реквизитов. Если бы мы составляли рейтинг значимости всех необходимых атрибутов документа, то первое место, без сомнений, возглавила бы печать, подпись или иной удостоверяющий элемент. Ведь именно несколько символов делают из простого листка бумаги юридически значимый документ.

В свете рассматриваемого вопроса необходимо рассмотреть такое понятие, как право подписи. Под ним понимаются полномочия всех должностных лиц, которые обладают возможностью лично или печатью удостоверять документ. Обратите внимание, что подписывать и утверждать печатью юридически значимые бумаги может лишь соответствующее должностное лицо, полномочия которого прописаны в должностной инструкции. Данные нормы, как правило, содержатся в должностных инструкциях соответствующих лиц, положениях организации и иных учредительных документах. Кроме того, начальник может выносить приказ о делегировании права подписи.

Подпись директора требует особого к себе внимания, так как данное должностное лицо является ключевой фигурой развития компании. Значимые символы невозможно перепечатать, нельзя оторвать от подписанного текста.

Состав реквизита

Как правило, изначально на документе ставится дата, подпись идёт далее, справа. Обратите внимание, что в состав этого реквизита входят следующие элементы:

  • Должность лица, подписавшего тот или иной документ. Обязательно должно быть указано наименование организации. Данное требование не обязательно, если текст располагается на бланке учреждения с соответствующими печатями.
  • Личная подпись, которая представляет собой изображение сокращённых инициалов личности.
  • Расшифровка подписи, которая подразумевает обозначение полных фамилии, имени, отчества.

Особенности оформления реквизита

В соответствии с правилами оформления документов, наименование должности пишется ближе к левому полю. Что касается самой расшифровки, то она обозначается на уровне последней строчки документа.

Если текст и реквизиты располагаются на бланке организации, то расшифровка подписи может располагаться и в верхней части. Если такая особенность присутствует, то внесение дополнительных разъяснений не требуется.

Колонка «Должность» начинается с заглавной буквы. Текст всегда должен заканчиваться точкой. Даже если в документе располагается таблица, по окончанию текста всегда должна быть расшифровка подписи и наименование должности лица, которую важно указать строго в соответствии со штатным расписанием. Необходимо сделать соответствующие выписки. В кадровом отделе находятся такие документы, как карточка подписей, штатное расписание, а также сведения, составляющие коммерческую тайну. Они носят особый внутренний гриф секретности по понятной причине.

Что касается наименования компании, то оно находится по центру относительно должности лица.

О личной подписи

Личная подпись оформляется в соответствии с пожеланием лица, подписывающего документ. Данный реквизит является своего рода паспортом на бумаге для каждого гражданина. Существует такая точка зрения, что в настоящей подписи, оформленной по всем правилам, должна присутствовать первая буква имени и три последующих должны относиться к фамилии – так сказано в теории. Однако на практике подобное положение не находит своего применения.

Многие граждане государства руководствуются тем, что завуалированную подпись подделать значительно сложнее. В связи с этим, должностные лица, особенно занимающие руководящие должности, стараются использовать как можно больше завитушек и округлых линий. Обращая внимание на проблему подделок подписи, многие забывают о том, что расшифровать подобные «шедевры» ещё сложнее.

Расшифровка подписи документа представляет собой полное раскрытие инициалов. Предъявление паспорта, конечно, не требуется, однако расшифровка должна осуществляться в строгом соответствии с именем и фамилией, указанными в нем. Это значит, что если в удостоверяющем документе присутствует буква «ё», то и при раскрытии Ф.И.О. она обязательно должна присутствовать.

Подпись заместителя

Особенно часто возникают проблемы с подписью многих заместителей. Причём вопросы касаются не только полного обозначения имени, но и расположения нескольких однотипных реквизитов.

  1. Должность руководителя организации пишется с маленькой буквы. Однако если вы поддерживаете корпоративную культуру компании, то писать руководящие должности с большой буквы вполне уместно.
  2. Сокращения не приветствуются в подобных документах, то есть не «зам.», а «заместитель».
  3. Избегайте принятых сокращений рабочих должностей. Так, старое, доброе «главбух» никем не приветствуется как из числа партнёров, так из числа проверяющих органов.

Когда документ подписывается несколькими лицами

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их личные символы располагаются в одну колонку друг под другом. При оформлении документа в печатном виде используется полуторный межстрочный интервал.

Подписывают документы сначала те лица, которые располагаются на высшей ступеньке должностной лестницы, то есть удостоверение документа происходит сверху вниз. Если текст необходимо подписать должностными лицами, равными по должности, то их фамилии располагаются на одной строчке.

Точно также оформляется документ в том случае, когда договор подписывается несколькими партнёрами или сторонами, заключающими сделку.

Недопустимость косой черты

Если то должностное лицо, которое уполномочено подписывать документ, отсутствует, то его обязан подписать тот сотрудник, который официально исполняет его обязанности. При этом в обязательном порядке указывается его настоящая должность, в которой он работает, а также его фамилия, имя, отчество.

Иногда могут возникнуть экстренные ситуации. В таком случае, исправления можно внести как от руки, так и посредством использования компьютера. В противном случае, придётся переделывать документ с указанием фактической должности лица, исполняющего обязанности.

Недопустимо перед словом «Подпись» ставит предлог «За», и следом выводить косую черту. Подобное несоответствие легко оспаривается в судебных инстанциях.

Новый вид подписи

Цифровая подпись – это сравнительно новый реквизит документа, который постепенно входит в жизнь как простого обывателя и рядового гражданина, так и внедряется в деятельность коммерческих и государственных организаций. Данный реквизит позволяет исключить искажение информации электронного документа, а также позволяет определить привязанность к определённой личности. За основу оформления электронной подписи берётся криптографическое преобразование информации.

Федеральное законодательство

На данный момент существует федеральный закон №63, которым регулируется цифровая подпись. Согласно вышеназванному нормативно-правовому акту, она представляет собой несколько видов:

  1. Простая электронная подпись.
  2. Неквалифицированная.
  3. Квалифицированная.

Простая подпись представляет собой набор кодов, паролей, а также перечня иных средств, существование которых может подтвердить определённое лицо.

Усиленная неквалифицированная подпись представляет собой результат преобразования информация в форме криптограммы. Характерной особенностью данного вида является использование ключа закрытого доступа. Существование данной формы необходимо не только для того, чтобы определить личность, подписавшую документ, но и для того, чтобы определить правомерность внесённых изменений.

Третий вид электронной подписи совпадает со всеми признаками, перечисленными выше. Здесь присутствуют особые элементы защиты, например, криптозащита, которая подвергается сертификации федеральной службы безопасности. Электронная подпись квалифицированная выдаётся только аккредитованными удостоверяющими центрами.

Область применения и использования

Электронная подпись является ключевым элементом электронного документооборота. Данная технология широко используется во внешнем и внутреннем обмене данных, в кадровой и законотворческой сфере, торгово-промышленной области и так далее.

Контролирующие органы удостоверяют проверку электронной подписью. Так как данная разработка стала широко распространена, налицо простота её использования. Сертификат электронной подписи, который выдаётся при её оформлении, придаёт юридическую значимость документам.

Любой гражданин государства имеет право на получение электронной подписи для того, чтобы воспользоваться перечнем государственных услуг, определённых на сайте. С её помощью можно заверять документы, подавать заявления на оформление новых, а также получать соответствующие письма и уведомления. Благодаря предоставленной возможности, каждый пользователь, не выходя из дома, может заверить отправленное письмо. Кроме того, с начала 2013 года был налажен выпуск электронных карт, где автоматически размещается электронная подпись.

Подобные разработки привнесли необходимый вклад в развитие общества. Теперь сотрудникам не приходится носиться с кипой бумаг, необходимых для подписи, а достаточно отправить документ электронным сообщением.

fb.ru

Датирование, регистрация и подписание

 

В бланке документа отводится место для проставления даты и индекса документа — его важнейших поисковых признаков.

Дата — обязательный реквизит любого документа, в том числе и бухгалтерского. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов — приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления, документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования (визирования), гриф утверждения, резолюция, отметки о получении и исполнении документа, отметка о переносе данных на машинный носитель.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков — шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Например, 03.04.99. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Словесно-цифровой способ оформления дат (21 мая 1999 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан.

Дата оформляется без кавычек.

Международным стандартом предусмотрена обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число. Например: 1999.03.08.

При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.

Регистрационный номер документа — это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Для внутренних документов (приказов, протоколов) это обычно порядковый номер с начала года (с января по декабрь). Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. Регистрацию проводят децентрализованно по группам документов — бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности — в канцелярии, по кадрам — в отделе кадров.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например:

02—15/89, где 02 — индекс структурного подразделения (бухгалтерии), 15-номер дела по номенклатуре, 89-порядковый номер отправляемого документа.

На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). Например: N 463/162/298.

«Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью».

Важным реквизитом является ссылка на регистрационный номер и дату документа-запроса, на который дается ответ. Этот реквизит появился лишь в 1972 году в ГОСТе. Ранее эти поисковые признаки давались в начальной части текста письма. Обычно ответное письмо начиналось такой фразой «На Ваше письмо от 17 мая 1956 г. за № 02-15/89 сообщаем…». Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

При получении ответного документа, по этому реквизиту подбирается копия инициативного документа, на который пришел ответ, подкладывается к полученному ответу и только вместе эти документы идут в работу. В этом случае сразу будет полная информация по вопросу: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.

Подпись — обязательный реквизит служебного документа. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Так же подписывается протокол.

Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

Две и более подписи ставятся также на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Например, договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Для придания юридической силы ряду документов они заверяются печатью. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. На многих документах финансового характера проставление печати обязательно.

В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение Герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Изготовление Гербовой печати, также как и бланков с изображением Герба, регулируется Постановлением Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» от 27.12.95 № 1268. В нем указано, что изготовление гербовых печатей могут производить только штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на данный вид деятельности и сертификат о наличии технических возможностей для изготовления печатей на должном качественном уровне. Заказать печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации могут федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы и учреждения, определенные Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. № 2050.

Гербовая печать проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.д.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.)35. Перечень документов, на которых ставится гербовая печать, приведен в приложении в конце книги.

Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а обычно воспроизводится название структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей, сейфов и т.д.

Печать заверяет подлинность документов и может проставляться или на специально отведенном месте (обычно оно обозначено символом «М.П.») или так, чтобы ее оттиск захватил часть личной подписи и наименования должности лица, подписавшего документ. Оттиск печати должен хорошо читаться.

Обычные служебные письма, не связанные с финансированием, выполняются на бланках и не требуют удостоверения печатью.

 



infopedia.su

Оформление подписи в документах — Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

Подпись на документе располагается ниже текста или реквизита «Приложение» через 3 межстрочных интервала. Это значит: место подписи практически в конце документа. Но в «рейтинге значимости» реквизитов она на одном из самых первых мест, так как ее наличие делает документ документом. Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов.

Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах должностной компетенции, что обычно определено учредительными документами, нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи).

В связи с тем, что именно подпись придает документу юридическую значимость, оформление этого реквизита требует особого внимания. Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносят вместе с подписью. При этом не следует забывать про нумерацию страниц.

Если подпись одна

В состав реквизита «Подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации),
  • личная подпись,
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней сроки.

Например:

Генеральный директор ЗАО «Тор-инжиниринг»         Личная подпись                  М.А. Демченко 

Если документ оформлен на бланке, то наименование организации можно прочитать и вверху и повторять его после должности не стоит. И подпись будет выглядеть так:

Генеральный директор                            Личная подпись                                       М.А. Демченко 

Наименование должности указывается с заглавной буквы. Предполагается, что текст заканчивается точкой. Но даже если текст заканчивается таблицей писать должность одного из руководителей организации со строчной буквы никому не приходит в голову. Наименование должности указывают строго по штатному расписанию организации. Есть такой документ, он хранится в кадровой службе или в бухгалтерии, как правило, делопроизводителям копии с него не дают по понятным причинам. В штатном расписании против каждой должности указан размер заработной платы. Поэтому следует попросить выписку из штатного расписания и при указании должности регулярно сверяться с нею.

Наименование организации может быть отцентровано относительно наименования должности.

Личная подпись – на усмотрение должностного лица, подписывающего документ, но существует точка зрения, что в «цивилизованной» подписи должна прочитываться одна буква имени и три фамилии. Но на практике такие подписи встречаются нечасто. Многие руководители исповедуют другой принцип: «чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать». Что ж вполне логично, но иногда бывает чрезвычайно трудно соотнести такой шедевр криптологии с фамилией конкретного человека. Расшифровка подписи содержит указание инициалов перед фамилией через точку, без пробела. Просить паспорт у руководителя – неуместно, но расшифровка указывается строго по паспорту и, если в фамилию входит буква «ё», то две точки сверху – обязательны.

Когда подписывает заместитель 

Вот тут начинается настоящий полет фантазии, особенно если заместителей несколько. Пожалуйста, несколько вариантов на выбор, и все – неправильные: 

Первый Заместитель Генерального директора

1-й Заместитель Генерального директора

Первый зам. Генерального директора

Возможны и другие варианты, но  правильно (!) все-таки будет: 

Первый заместитель Генерального директора

С точки зрения русского языка, в этом примере должность первого руководителя «генеральный директор» следовало бы писать со строчной буквы, все-таки не «Президент Российской Федерации», но корпоративная культура многих организаций, а, зачастую, и уровень уважения сотрудников к своему руководителю, требует именно заглавной буквы. Да, кстати, советую избегать сокращений и в должности главного бухгалтера: «гл.бухгалтер» и еще хуже «гл.бух» -недопустимо. Все-таки надо с уважением относиться к человеку, который начисляет вам зарплату, отпускные, больничные и т.д.

Если подписей несколько

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, через 1,5 межстрочных интервала.

Но подписание документа идет снизу вверх, т. е. первыми документ подписывают должностные лица, низшие по должности.

Директор                                    Личная подпись                                             Л.И. Киселев 

Главный бухгалтер                      Личная подпись                                         И.Д. Вильченко 

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, представителями одной или разных организаций, их подписи располагают «в столбик» на одном уровне. Также располагают подписи при оформлении совместного документа от лица двух и более сторон, например, договора. Первый лист договора оформляют не на бланке, а на чистом листе формата А4, но при этом в преамбуле, это первый абзац договора, обязательно перечисляются стороны договора. Для юридических лиц указывается наименование организации и должностное лицо (должность, фамилия, инициалы), действующее от имени организации, для физических лиц – фамилия, имя, отчество. Порядок, указанный в преамбуле, строго сохраняется при оформлении подписей в конце договора, «в столбик», слева направо.

Директор ЗАО «Опал»                                                            Директор ЗАО «Стержень» 

А.П. Силин                                                                             С.И. Михеев 

В документах, составленных от имени комиссии, в реквизите подпись указывают не должности лиц, входящих в комиссию, а их обязанности в составе комиссии. Тем не менее, члены комиссии указываются в соответствии с фактически занимаемыми должностями, в порядке субординации. Например, акт проверки по результатам работы комиссии подписывают:

Председатель комиссии                                   Личная подпись                       С.И. Николаев 

Члены комиссии                                              Личная подпись                       П.С. Рахимова 

                                                                      Личная подпись                       Т.И. Кораблева 

                                                                      Личная подпись                       Р.Ю. Савельев 

Косая черта недопустима

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно (!) указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (например, «зам.»), а в расшифровке подписи – его инициалы и фамилия. Исправления можно внести от руки или на компьютере, но, если позволяет ситуация, переделать документ, указав фактическую должность и расшифровку подписи лица, которому документ подается на подпись. Существует абсолютно законный способ внесения изменений в реквизит «Подпись» (об этом мы поговорим отдельно), но на практике он используется редко и поэтому всегда вызывает исключительное недоверие.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Исполнитель подготовил документ за подписью директора. Возникла необходимость срочно получить эту подпись, и тут неожиданно выяснилось, что директор надолго отбыл по делам, и будет только утром следующего дня. Исполнитель открывает дверь в кабинет его заместителя и тот, нисколько не сомневаясь, подписывает документ своей личной подписью. Получается:

/Директор                                 Темников                                                            С.С. Комиссаров 

Нотариальное заверение такого документа невозможно, его можно легко оспорить в судебных инстанциях.

И хорошо, если ошибка обнаружена сразу и подлежит исправлению, но необходимость нотариального заверения подписанного таким образом документа (с учетом сроков хранения документации) может возникнуть и через 5-10 и даже через 30 лет. Исправление, казалось бы, такой незначительной ошибки через столь продолжительный период времени потребует много сил, времени и нервов десятков людей, если вообще окажется возможным.

Как видите, в оформлении реквизита «Подпись» мелочей не существует, зато, при неправильном оформлении, существуют непредсказуемые, в т.ч. юридические последствия, о которых нужно думать своевременно.  

И.В. Мурнина

консультант по вопросам
делопроизводства, автор и ведущий семинаров

naar.ru

Это подписание является важным — Перевод на испанский — примеры русский

На основании Вашего запроса эти примеры могут содержать грубую лексику.

На основании Вашего запроса эти примеры могут содержать разговорную лексику.

Это подписание является важным шагом в деле укрепления сотрудничества между этими организациями.

Предложить пример

Другие результаты

Подписание этой Конвенции является важным достижением, но, как я отмечал в самом начале, мы теперь должны продвигаться вперед в реализации целей, которые в ней ставятся.

Ее подписание является важным шагом в направлении выполнения мандата Комитета и осуществления соответствующих резолюций Организации Объединенных Наций.

Бруней-Даруссалам одобрил резолюцию Генеральной Ассамблеи о ДНЯО, и моя делегация считает, что его подписание является важным первым шагом в направлении ядерного разоружения во всем мире.

Brunei Darussalam hizo suya la resolución de la Asamblea General sobre el Tratado de prohibición completa de los ensayos nucleares y mi delegación estima que su firma representa una primera medida importante hacia el desarme nuclear en todo el mundo.

Ее подписание является важным шагом для всех народов региона и мира, но это только первый шаг, и его правительство вновь заявляет о своей поддержке борьбы палестинского народа.

Dice que si bien la firma de esa Declaración es un paso importante para todos los pueblos de la región y para el mundo, no deja de ser simplemente un primer paso, y añade que su Gobierno reitera su apoyo a la lucha del pueblo palestino.

Подписание указанного протокола является важной вехой на пути к укреплению этой зоны;

Тем не менее такое подписание является одним из важных требований для осуществления перехода и необходимым условием демонстрации прогресса Боснии и Герцеговины в продвижении к членству в Европейском союзе.

Sin embargo, es un requisito importante para la transición y es necesario para demostrar los avances de Bosnia y Herzegovina hacia la incorporación a la Unión Europea.

Подписание Меморандума о сотрудничестве является важным шагом на пути к улучшению возможностей для осуществления прав в области высшего образования представителями национальных меньшинств и общин меньшинств.

La firma de este Memorando es un paso importante hacia la mejora de las oportunidades para el ejercicio de los derechos a la enseñanza superior de los miembros de las minorías y las comunidades minoritarias nacionales.

Подписание этого Протокола является важным элементом Плана действий Канады по борьбе с расизмом, и оно демонстрирует решимость Канады бороться с преступлениями ненависти как внутри страны, так и за границей.

La firma de este protocolo es un importante elemento del Plan de acción contra el racismo y pone de manifiesto el empeño del Canadá en luchar contra los delitos de incitación al odio dentro y fuera del país.

считает, что подписание этого соглашения является важным шагом на пути к расширению и укреплению сотрудничества между этими двумя организациями;

Considera que la firma del acuerdo es un paso importante para el aumento y el fortalecimiento de la cooperación entre las dos organizaciones;

Подписание этих протоколов является важным шагом на пути к установлению прочного мира на юге Судана, и обе стороны следует поздравить в связи с их приверженностью Найвашскому мирному процессу.

Representa un significativo avance hacia una paz duradera en el sur del Sudán y ambas partes deben felicitarse por su compromiso con el proceso de paz de Naivasha.

Подписание мирного соглашения является критически важным этапом в любом процессе.

Члены подчеркнули, что подписание Соглашения является одним из важных достижений всех заинтересованных сторон и историческим поворотным пунктом для Сьерра-Леоне и ее народа.

Los miembros subrayaron que la firma del Acuerdo era un logro importante para todas las partes interesadas y un momento histórico para Sierra Leona y su pueblo.

В качестве части поэтапного подхода к разрешению конфликта подписание политического соглашения является критически важным моментом для укрепления перемирия и решения конфликта в целом.

Como parte del enfoque gradual de la solución del conflicto, la firma de un acuerdo político es vital para la consolidación de la cesación del fuego y del arreglo general del conflicto.

Это подписание является шагом вперед в отношениях между ядерными державами, и Святой Престол надеется, что оно откроет новые перспективы и приведет к существенному уменьшению вооружений в будущем.

Esa firma supone un paso adelante en las relaciones entre las Potencias nucleares, y la Santa Sede espera que abra paso a nuevas perspectivas y tenga como resultado importantes reducciones de armas en el futuro.

Совет заявил, что подписание Соглашения о стабилизации и ассоциации является важной вехой в отношениях между Боснией и Герцеговиной и Европейским союзом.

El Consejo observó que la firma del Acuerdo de Estabilización y Asociación era un hito importante en la relación entre Bosnia y Herzegovina y la Unión Europea.

Подписание политического соглашения между политическими партиями и нынешним руководством страны является важным шагом на пути урегулирования кризиса.

La firma del acuerdo político entre los acuerdos políticos y el régimen actual es un paso importante para la resolución de la actual crisis.

Доказательством тому является важное соглашение, которое на днях будет подписано в торжественной обстановке в Вашингтоне.

Prueba de ello es el importante acuerdo que se firmará solemnemente en Washington dentro de unos días.

Подписание этих контрактов на разведку является важной вехой, поскольку с ним прекращается промежуточный режим, установленный по резолюции II.

La firma de estos contratos de exploración es un hito significativo porque pone fin al régimen provisional establecido por la resolución II.

Проведение этой уже четвертой встречи после подписания Общего документа в ноябре прошлого года является важным свидетельством расширения сотрудничества.

Esta cuarta reunión desde la firma del Documento Común en noviembre pasado es un indicio importante del aumento de la cooperación.

context.reverso.net

РубрикаПолезно знать

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о