Письменная или устная просьба принять участие в торжестве – Письмо-приглашение, ТИПОВЫЕ оборот — Деловая речь для государственных служащих Библиотека русских учебников

Содержание

Письмо-приглашение образец на мероприятие, выставку. собеседование

Письмо-приглашение — это способ предложить адресату посетить определенное мероприятие, присутствовать при каком-либо событии. Приглашение может быть выражено устно, однако в деловых отношениях распространена именно письменная форма, имеющая ряд преимуществ. В статье предлагаем несколько образца письма-приглашения для участия в мероприятии, конференции, выставке. Также имеется пример письменного приглашения на собеседование к работодателю и приглашение к сотрудничеству.

В деловых отношениях письмо-приглашение является важным элементом возведения доверительных и уважительных отношений двух сторон. Письменное предложение принять участие, посетить, посмотреть — это знак особого внимания, кроме того, позволяет адресату не забыть о важном событии, его ожидающем.

Зачем нужно письмо-приглашение:

позволяет уведомить определенное лицо о каком-либо важном событии, мероприятии;
подтверждает, что адресат действительно приглашен, позволяет избежать ошибок;

напоминает о времени и месте встречи, события, на которое приглашен получатель.

Почему письменное приглашение лучше устного:

позволяет уведомить определенное лицо о каком-либо важном событии, мероприятии;
напоминает адресату о планах, не позволит забыть важное мероприятие;
выступает дополнительным знаком внимания и уважения — отправитель потратил время, чтобы письменно сообщить адресату пригласительную информацию;
возможно отправить даже тем лицам, с которыми нет возможности поговорить по телефону или лично.

Как отправить приглашение:

передать лично из рук в руки — принести адресату и вручить, данный способ позволяет не только письменно, но и устно пригласить адресату на мероприятие — встречу, собеседование, совещание, выставку, конференцию, прием или иное событие;

отправить почтой России, если мероприятие особо важное, то можно отправить ценным письмом с описью вложения, однако отправку нужно выполнить заранее с учетом срока доставки письма до приглашаемого;
отправить по электронной почте — очень простой и удобный способ, если известен e-mail адресата, данный способ часто используется рекрутерами при отправке письма с приглашением прийти на собеседование при приеме на работу.

Помимо приглашения, субъекты деловых отношений могут обмениваться письмами и другого назначения:

Как составить письмо-приглашение грамотны — образцы оформления

Чтобы данный документ выполнял свою функцию правильно, нужно обеспечить в нем достаточный объем информации. Сведения должны быть такого объема, чтобы у адресата не осталось вопросов относительно планируемого события, места и времени его проведения.

Чтобы адрес убедился, что приглашение направлено именно ему, нужно указать данные о получателе. Обычно данную информацию располагают в правом верхнем углу бланка письма в дательном падеже. Если это организация, то пишут ее наименование и местонахождение, ФИО и должность руководителя. Если это физическое лицо — то его ФИО и адрес проживания.

Далее указывают, от кого письмо направлено. Важно указать не только наименование организации или ФИО составителя и отправителя, но и контактные данные, которые позволяет при появлении вопросов относительно планируемого мероприятия задать их автору письма-приглашения.

Текст письма начинают с обращения. Используется вежливая форма. Если это конкретный человек, то обязательно указывают его полное имя или имя, отчество. Например, «Уважаемая Ольга Владимировна!» или «Дорогой Александр!». Обращение зависит от вида мероприятия, степени знакомства составителя и получателя. Если данные лица не в близком знакомстве, достаточно ограничиться нейтральным «уважаемый».

Далее непосредственно пишется основная часть письма — текст с приглашение на мероприятие.

Как пригласить на мероприятие

Содержание письма приглашения должно включать:

дату проведения события — встречи, конференции, собеседования, выставки, совещания, официального приема, указывают не только дату, но и точное время;
место проведения — информация в письме должна быть достаточной, чтобы у приглашенного не было вопросов относительно того, куда ему идти. Важно указать не только адрес (улицу, дом), но и дополнительную информацию — куда идти, где вход, какой этаж, какой кабинет, зал. Возможно также приложить схему движения к письму. Если нужно, то указывают также вид транспорта, которым можно доехать до места проведения мероприятия. То есть информация должна быть максимально полной, чтобы приглашенный на участие в мероприятии человек не блуждал по коридорам в поисках места проведения события, не тратил время, не опаздывал. Неточная информация в отношении данного реквизита — это неуважение по отношению к приглашаемому, ему придется уточнять, как именно ему добраться, на чем ехать;

вид мероприятия, его название — также важно сообщить в письме приглашении, какого вида событие ожидает приглашенного, если у него есть название, то оно пишется в точном соответствии;
непосредственно слово «приглашаем», также уточняется, что именно должен делать приглашенном на указанном мероприятии — участвовать, смотреть, наблюдать, например, можно пригласить выступить на конференции с докладом, а можно пригласить посмотреть выступления на конференции других докладчиков;

Примеры письма-приглашения:
«Уважаемая Анна Дмитриевна!
Приглашаем вас принять участие в праздновании Дня народного единства 4 ноября 2018 года в ресторане «Золотая Аллея» по адресу г.Новосибирск, ул. Декабристов д.34, вход с торца здания».
«Уважаемый Даниил Михайлович!
Приглашаем вас посетить всероссийскую конференцию «Изменения в бухгалтерском и налоговом законодательстве в 2018 году», которая состоится 22 ноября 2017 года в малом конференц-зале ДК Железнодорожник г. Екатеринбург по адресу г. Екатеринбург, ул. Железнодорожная д.23 (главный вход, 2 этаж).»

содержание мероприятия — если это конференция, можно приложить к письму список докладчиков, кто в ней будет участвовать, и тем выступлений; если это празднование мероприятия — то краткую программу события». Данная информация позволит получателю оценить степень заинтересованности в планируемом мероприятии и подготовиться к нему правильно;
просьба сообщить о планах посетить мероприятие. Если требуется узнать точное желание адресата посетить событие, то нужно в конце письма-приглашения уточнить, придет ли человек в указанный день по месту приглашения. Следует указать, как именно нужно направить свой ответ — электронным или почтовым письмом, телефонным звонком или иным способом.

Составленное письмо подписывается адресатом с указанием даты составления. При необходимости составленный документ можно упаковать в красивый конверт и передать по месту назначения.

Важно убедиться, что в тексте есть контактная информация для обратной связи.

Образец письма-приглашения на выставку:

Как пригласить на собеседование

Кандидаты на вакантную должность обычно приглашаются на собеседование либо по телефону, либо письмом с приглашением на электронную почту.

Если выбран последний вариант, то в тексте письма нужно указать:

вежливое обращение;
название организации, от которой идет приглашение;
наименование должности, которая предлагается соискателю;
точное место проведения собеседования с указанием адреса, кабинета, схемы движения, если найти данное место проблематично;
точное время проведения — вплоть до минут;
список документов и вещей, которые у приглашенного должны быть с собой, например, документы об образовании, трудовая книжка, паспорт и пр.;
контактные данные лица, которое проведет собеседование — с этим лицом соискатель при необходимости уточнить информации может связаться, важно оставить телефон. Информация обычно приводится под основным текстом письма с приглашением.

Образец приглашения на собеседование:

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Образцы оформления

Образец письма-приглашения для участия в мероприятии — скачать.
Пример пригласительного письма на выставку — ссылка.
Образец приглашения на собеседование — один и два.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

buhland.ru

10 самых распространенных деловых писем

Деловое письмо — самый распространенный вид коммуникации после устной речи.

В наше время широкое распространение получили электронные деловые письма. Они не требуют соблюдения всех правил оформления, в них можно сразу переходить к сути дела. Однако смысл письма не меняется от вида переписки.

Письмо-запрос. В этом письме официально запрашиваются какая-либо информация, документы. Начинается письмо с обоснования причин запроса:

В соответствии с п. 1 ст.12 Федерального закона № 59 от 24.11.2014…

Продолжается описанием сути запроса

Просим предоставить информацию об обращениях граждан, поступивших в апреле 2015 года.

В письме-запросе часто устанавливается срок

Информацию просим предоставить до 30.04.2015.

Образец письма-запроса>>

Письмо-ответ. Письмо-ответ — самый распространенный вид делового письма, так как является ответным письмом на все виды деловых писем. Отличаются от других тем, что имеют ссылку на номер и дату письма, на которое отвечают. Начинаются, как правило, так:

В ответ на ваш запрос…

В ответ на ваше письмо…

Затем идет изложение ответа

Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан.

Образец письма-ответа>>

Письмо-просьба. Письмо-просьба начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться:

В связи со сложившейся ситуацией на производстве…

Продолжается описанием самой просьбы

Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки.

Завершается письмо стандартными фразами

С уважением…,

Заранее благодарим за участие…,

С наилучшими пожеланиями….

Образец письма-просьбы>>

Письмо-благодарность. Этот вид письма может быть как ответом на письмо-просьбу, так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь. Письмо можно сразу начинать со слов благодарности.

Благодарим Вас за оказанное содействие в сборе средств.

Завершается письмо фразами

С наилучшими пожеланиями…

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Надеемся на продолжение сотрудничества.

Образец письма-благодарности>>

Сопроводительное письмо. Это письмо мы прилагаем к документам или товарам с целью подтверждения их официального направления и доставки.

Направляем Вам отчет за 2014 год по сбыту продукции со склада № 2.

Виды документов и их количество, наименования товара можно указывать в тексте или в приложении:

Статистические данные на 2 л. в 1 экз.

Образец сопроводительного письма>>

Письмо-напоминание. Это письмо напоминает о каких-либо событиях, датах, договоренностях и не требует ответа.

Напоминаем, что дата совещания представительств перенесена с 25.01.2015 на 08.02.2015.

Образец письма-напоминания>>

Письмо-сообщение (информационное письмо). Это письмо содержит информацию о мероприятиях, людях, событиях.

Сообщаем, что Беликов Петр Николаевич принят на работу в ООО «Хлебопечь» с 05.04.2015.

Письмо-подтверждение. Этим видом письма мы подтверждаем участие в чем-либо, получение каких-либо документов, факт оказания услуг.

ООО «Одуванчик» подтверждает участие руководителя в мероприятии, посвященному Дню Победы, 08.05.2015 в 09–00.

Образец письма-подтверждения>>

Письмо-приглашение. Это письмо является приглашением на мероприятие или для принятия участия в чем-либо.

Приглашаем организацию ООО «Радуга» принять участие в городском субботнике 02.05.2015.

Образец письма-приглашения>>

Письмо-отказ. Это письмо — официальный отказ от предложения, услуги, участия. В нем необходимо обосновать причины отказа.

В связи с командировкой руководителя на совещание в Республику Мордовия, мы вынуждены отказать/приносим свои извинения и сообщаем о невозможности посещения выставки «Сельское хозяйство» 07.04.2015

и вежливо завершить письмо

С уважением…

Образец письма-отказа>>

Все перечисленные письма формальны. Они обеспечивают успешную коммуникацию внутри организации, сотрудничество с другими компаниями, взаимодействие с вышестоящими и государственными организациями.

Если вы хотите получить на свое письмо быстрый отклик, развернутый ответ, чтобы ваше письмо прочитали, запомнили, а не просто пробежали глазами, используйте больше конкретики, пишите яркую тему заголовка и избегайте стандартных фраз и слишком формального подхода.

Наша компания нуждается в 10 новых компьютерах. Можете ли вы поставить требуемое количество до конца недели и выставить счет на оплату?

Я представляю небольшую организацию, и нам в начале следующей недели нужно провести видеоконференцию с филиалами.

Ваша помощь была бы неоценима для нас.

Переход сразу к сути, представление себя и короткое нешаблонное завершение. Вы экономите свое время и время адресата. Скорее всего, он будет рад выполнять ваши просьбы в дальнейшем.

www.docdelo.ru

Виды, примеры написания приглашений на официальное мероприятие

Организация любого делового мероприятия требует предварительной подготовки со стороны его устроителей. Заблаговременная отправка приглашения его участникам – это обязательное условие, выполнение которого обеспечивает присутствие всех заинтересованных лиц и их участие в запланированной программе.

Что должно содержать приглашение

Официальный ангажемент позволяет проинформировать всех участников о том, какое мероприятие состоится, и содержит информацию, на основании которой адресат может определиться, интересно ли ему это предложение, готов ли он прибыть на встречу.

Как правило, официальный ангажемент создается для таких мероприятий, как: конференция, совещание партнеров, официальные приемы и праздники, выставки, собеседования, деловые встречи по какому-либо конкретному поводу, круглые столы.

Несмотря на то, что в обыденной жизни чаще всего приглашение поступает в устной форме, в деловых коммуникациях более приемлемой формой является отправка письма, отличающегося по составу информации от других видов письменных сообщений.

Основные функции письма-приглашения:

проинформировать о мероприятии;
получить ответ о согласии или невозможности принять участие от конкретного адресата;
определить точное количество лиц, подтвердивших участие.

Текст приглашения официальных лиц на мероприятие должен содержать несколько обязательных элементов:

дата, время и место проведения с точным описанием маршрута, помогающего участникам добраться до места без посторонней помощи;
тема и программа мероприятия с определением времени, запланированном на каждую его часть;
роль приглашаемого: будет ли он обычным участником-слушателем или зрителем, либо ему доверена функция докладчика или организатора дискуссии;
указание на вид дресс-кода, установленного для всех участников;
просьба предоставить обратную связь о решении адресата об участии, вместо фразы о необходимости направить ответ может использоваться буквенное обозначение R.S.V.P. – сокращенная аббревиатура от Repondez sil vous plait, означающая просьбу ответить на письмо;
контактные данные устроителей;
дополнительная информация, если она необходима;
карты и планы рассадки гостей при проведении самого мероприятия и банкета.

Примеры

Виды приглашений можно выделить по нескольким основаниям для классификации.

По наличию указания ФИО приглашаемого лица они подразделятся на:

именные;
общие для группы приглашаемых без индивидуального обращения к каждому участнику.

По формату мероприятия:

официальные, к которым относятся не только приемы, но и конференции, круглые столы;
неофициальные.

По цели приглашения делятся на:

частные: празднования дней рождений, юбилеев, свадеб и помолвок;
коммерческие: выставки, открытие магазинов, вернисажей.

Приглашение на мероприятие должно содержать всю необходимую информацию о том, как и где оно будет проводиться и каким образом приглашаемый должен подтвердить устроителям свое участие.

Оно может быть личным, как на приведенном примере:

Также оно может оформляться без обращения к конкретному лицу.

Приглашение на завтрак, обед или ужин обязательно содержит информацию о поводе, по которому собираются участники, и просьбу уведомить о принятии предложения.

Приглашение на прием, как правило, оформляется особенно строго и торжественно, на бумаге самого выского качества. Помимо сообщения о времени и месте проведения оно может содержать информацию о формате проведения мероприятия, дресс-коде и при необходимости плане рассадки гостей.

Приглашение на собеседование относится к категории наименее строгих форм приглашений. Основная его задача – это организация личной встречи соискателя со специалистом по найму персонала или руководителем подразделения, в которое подбирается новый сотрудник.

Способы доставки

После того, как все пригласительные на мероприятия подготовлены, необходимо решить, какими способами их лучше доставить до адресатов. Выбор доставки зависит от формата и престижности мероприятия.

Если это официальный прием, то лучше вручить большую часть пригласительных лично в руки приглашенным лицам.
Для организации участия приглашаемых в коммерческих мероприятиях можно использовать услуги курьеров.
Допустимо направлять приглашения почтовыми отправлениями, при этом необходимо учитывать период времени, необходимый для их доставки.
Наиболее распространенный и быстрый способ доставить приглашение — это отправка по электронной почте. Однако для особенно торжественных событий такой вариант не рекомендуется использовать.

Также важно помнить: правила делового этикета определяют сроки отправки писем, составляющие не менее 2-х недель до начала мероприятия.

Как ответить на приглашение

Получив приглашение, необходимо проинформировать устроителей о своем решении принять участие в мероприятии или отклонить предложение.

Ответ предоставляется по-разному, с учетом формата проводимого мероприятия. Это может быть звонок приглашающей стороне по контактным телефонам, указанным в пригласительном, отправка электронного сообщения или предоставление письменного уведомления в случаях, когда необходимо соблюсти требования делового протокола.

При подготовке ответа, особенно, в случае отказа принять участие в мероприятии, важно сформулировать его причину. Если реальной причины нет, а идти не хочется, то лучше сослаться на занятость, поскольку ссылки, например, на недомогание или болезнь могут обернуться неприятностями, ведь отказавшийся может быть замечен на другом празднике, вечере или банкете.

Если на приглашении указана аббревиатура R. S. V. P., то ответ должен быть предоставлен обязательно по контактным телефонам или электронному адресу, указанным на бланке. Если же устроители в тексте указали, что информировать их необходимо только в случае отказа, то именно так и следует поступить.

При необходимости проинформировать о своем участии организаторов неофициальных частных праздников, чаще всего не требуются соблюдение каких-либо условностей. Как правило, достаточно обычного звонка с информацией о том, принято предложение или отклонено по какой-либо причине.

Умение создать качественное приглашение и правильно его принять позволяет демонстрировать сторонам уважительное отношение друг к другу, подчеркивать ценность контактов и желание поддерживать и развивать дальнейшее общение.

etiketo.ru

РубрикаПолезно знать