Перечень 2018 года для составления номенклатуры дел – Номенклатура дел организации — типовая, примерная, индивидуальная, сводная, порядок составления и утверждения, приказ, сроки хранения, форма и образец, назначение

Содержание

Образец сводной номенклатуры дел организации 2018

О чем пойдет речь

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации.

Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002)

Необходимость данного документа обусловлена решением следующих задач:

  • упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
  • уменьшение времени поиска нужного бланка в общем делопроизводстве;
  • облегчение процесса передачи дел, составления описей;
  • обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец номенклатуры дел организации 2018 обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Виды номенклатуры

В настоящее время действуют три вида:

  1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации для однотипных организаций.
  2. Примерная НД отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
  3. Индивидуальная — это вид НД, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Правила формирования

НД создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список и с нового года применяет уже измененный приказ.

Первичное составление и ежегодное обновление НД следует поручить начальникам структурных подразделений и отделов, чтобы специалисты могли составить исчерпывающий список используемых в работе форм и бланков. Затем НД структурных подразделений следует объединить в один обобщенный документ, который утверждается отдельным распоряжением или приказом руководителя.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Скачать

Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива.

Как составить

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:







Наименование реквизита

Содержание

Индекс дела

Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.

Наименование дела

Заголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.

Количество единиц хранения

Отражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.

Сроки хранения

Указываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация.

Примечания

Дополнительная информация, заполняется при необходимости.

Отметим, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

  • Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;
  • Приказ Минкультуры от 31.07.2007 № 1182 — для техдокументации.

Если конкретный вид документа не отражен в действующих Приказах Министерства культуры, организация вправе самостоятельно утвердить срок хранения.

Где хранить

Количество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно. Например, учреждение определило следующие места хранения:

  1. Первый экземпляр хранится в канцелярии.
  2. Второй используется в работе делопроизводителя компании либо в отделе канцелярии.
  3. Третий используется в архиве компании.
  4. Четвертый передан в государственный архив при сдаче документации на хранение.
  5. Остальные копии переданы в структурные подразделения организации для использования в работе.

Образец сводной номенклатуры дел

Скачать

gosuchetnik.ru

Оформление номенклатуры дел отдела кадров на 2018 год

Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год представляет собой систематизированный перечень документов, прошедших за год через отдел. Как правильно составить номенклатуру дел и на что при этом нужно опираться, вы узнаете из нашей статьи. 

Что такое номенклатура дел отдела кадров?

Структура номенклатуры дел (образец)

Чем регламентируется деятельность по составлению номенклатуры дел?

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Внесение изменений в утвержденную номенклатуру дел

Уточнение номенклатуры дел на следующий год

Что такое номенклатура дел отдела кадров?

Чем больше компания, тем выше документооборот в отделе кадров. Но и в небольших организациях уже на этапе приема нового сотрудника на работу от него требуется определенный набор документов, формирующий личное дело. Опять же чем дольше работает компания, тем больше скапливается документов, подлежащих длительному хранению.

Весь этот массив документации может быть просто разобран на папки (и это уже система, хоть и пока неформальная). А вот для облегчения ориентирования составляются оглавление, перечень, краткое описание. Квалифицированный кадровый служащий составляет номенклатуру дел. Такой подход, с одной стороны, характеризует сотрудника как профессионала, с другой — облегчает документооборот в компании, а значит, и работу этого сотрудника.

В законодательстве дается следующее определение номенклатуры дел — это систематизированный перечень наименований дел, имеющий утвержденную форму. Номенклатура дел в отделе кадров — это, соответственно, перечень дел, проходящих через отдел.

Систематизация облегчает процесс сбора документов, оформления их для хранения и, естественно, поиск нужных бумаг. Наличие номенклатуры делает проще ввод в курс дела нового сотрудника отдела кадров. После закрытия компании благодаря наличию номенклатуры можно достаточно быстро отделить документы, которые необходимо сдать на хранение, от остальной массы и произвести саму передачу.

Такое количество плюсов у ведения номенклатуры дел в отделе кадров позволило распространиться этой практике среди частных компаний, для которых не предусмотрена эта обязанность на законодательном уровне. Что касается минусов, они проявляются только в тех случаях, когда в компании уже успело накопиться множество документов, и их необходимо систематизировать, а на это может потребоваться большое количество трудочасов, а иногда и трудодней. 

Структура номенклатуры дел (образец)

Предусмотрено 3 типа номенклатуры:

  • типовая;
  • примерная;
  • индивидуальная.

Типовая номенклатура составляется для нескольких однотипных организаций. В примерной номенклатуре указывается примерный состав дел, которые могут в нее попасть. А индивидуальная номенклатура учитывает специфику деятельности конкретной организации и составляется под реальный документооборот.

Такая классификация применяется к номенклатуре государственных и муниципальных организаций, где она является обязательным инструментом в работе отдела кадров. Но кадровые работники частных компаний часто перенимают все наработки в делопроизводстве, которые уже унифицированы и проверены, в том числе и структуру номенклатуры.

Например, в отделе кадров используется такая форма номенклатуры:









Индекс дела

Заголовок дела

Количество дел

Срок хранения

Примечание

1

2

3

4

5

01-01

Приказы по личному составу

 

75 лет

 

01-02

Должностные инструкции

 

3 года

 

01-03

Личные дела работников

 

75 лет

 

01-04

Личные дела руководителей

 

Постоянно

 

01-05

Трудовые договоры

 

75 лет

 

01-06

Трудовые книжки

 

До востребования

 

 

Читайте нас в Яндекс.Дзен

Яндекс.Дзен

Теперь подробнее о правилах заполнения такой формы.

Графа «Индекс дела»

Почему не номер? Потому что чаще всего содержит в себе 2 блока:

  • номер отдела, как он представлен в структуре компании;
  • номер группы документов, которые в него входят.

Если в компании разрабатывается номенклатура дел только для отдела кадров, то в первой колонке нет смысла отображать нумерацию отделов, только номер группы документов.

Графа «Заголовок дела»

Здесь отображается состав документов, входящих в дело.

Графа «Количество дел»

Эта графа остается незаполненной на момент утверждения номенклатуры на год, и уже по окончании календарного года, после подведения итогов, сюда вносится число заведенных в год дел.

Графа «Срок хранения»

Тут содержится информация о том, сколько лет должны храниться документы, попавшие в номенклатуру.

Графа «Примечание»

Эта графа оставляется для пометок, например, нужно указать, что в деле содержатся только копии документов или оно вообще есть лишь в электронном виде.

Чем регламентируется деятельность по составлению номенклатуры дел?

Составление номенклатуры дел — это часть архивной работы. Она применяется для хранящихся документов. Поэтому нормативные акты, которые регламентируют этот процесс, имеют прямое отношение к деятельности архивов.

Принцип обязательности организации сохранности документов в компании закреплен в статье 17 закона «Об архивном деле» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ. Нормы этой статьи распространяются на организации любой формы собственности, если речь идет о сохранности архивных документов, к которым, в частности, отнесены и документы по личному составу. А отдел кадров как раз и занимается документооборотом этой категории дел.

Процесс организации документооборота детально прописан в Основных правилах работы архивов, утвержденных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Эти правила обязательны для всех государственных учреждений, а для остальных — в части организации хранения документов, отнесенных к категории государственной собственности. Но в этом документе так детально расписаны все термины и процессы, что его удобно использовать любому кадровому работнику вне зависимости от организационно-правовой формы компании.

Раздел 3.4 Основных правил работы архивов посвящен номенклатуре дел. Здесь дано определение, что это такое, рассказано, как нужно разрабатывать номенклатуру, как ее утверждать и использовать. А в приложениях 7 и 8 к правилам приведены формы номенклатуры, которые могут быть использованы в компаниях. Приложение 7 — это сводная номенклатура организации, а приложение 8 — номенклатура отдельного структурного подразделения.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Составление номенклатуры — это действие, которое сотрудник отдела кадров выполняет единожды. Впоследствии уже разработанная номенклатура уточняется либо в нее вносятся изменения. Но для этого изначально номенклатура должна быть разработана с учетом возможности внесения правок.

Поэтапно процесс разработки выглядит следующим образом:

  • анализ массива документов, проходящих через отдел кадров;
  • выделение групп документов, которые должны войти в номенклатуру;
  • заполнение формы номенклатуры.

Разработкой номенклатуры обычно занимаются в конце года. Так, для 2018 года номенклатура разрабатывается в декабре 2017-го.

После того как сотрудник отдела кадров подготовил проект номенклатуры, он должен быть утвержден. Процесс согласования и утверждения зависит от типичной для компании схемы принятия локальных нормативных актов. Например, на проекте может понадобиться собрать визы начальника отдела кадров и специалиста из юридического отдела. И только после этого документ попадает на утверждение к руководителю компании.

Утверждение номенклатуры может быть связано не только с проставлением подписи руководителя на форме, но и с выдачей отдельного приказа. Чаще такой способ используют, если нужно утвердить сводную номенклатуру, вмещающую в себя номенклатуры всех структурных подразделений.

Внесение изменений в утвержденную номенклатуру дел

Эта процедура подразумевает, что изменения будут вноситься в актуальную номенклатуру на протяжении года, для которого она утверждена. Такая необходимость возникает, например, при появлении новой группы дел, которые ранее в номенклатуру не входили.

Процесс внесения изменений зависит от способа утверждения номенклатуры. В тех случаях, когда для вступления в силу достаточно подписи руководителя на форме номенклатуры, кадровые служащие еще при ее составлении оставляют несколько свободных строк, которые используются по мере появления новых групп дел.

Если же номенклатура утверждалась приказом, то внесение изменений происходит в той же форме, т. е. издается приказ, которым вносятся дополнительные группы дел под индексом, присвоенным в порядке валовой нумерации.

Заполнение графы «Количество дел» по окончании календарного года не считается внесением изменений. Просто соответственные цифры проставляются в этой графе ответственным сотрудником отдела кадров от руки.

Случается и наоборот: предусмотренная группа дел в течение года прекращает существование, когда необходимость в сборе и хранении документов отпадает на протяжении года. Но даже если в группе не оказывается ни одного дела, вычеркивать ее из номенклатуры не следует. Однако при утверждении номенклатуры на следующий год такая группа в номенклатуру уже не вносится.

Уточнение номенклатуры дел на следующий год

Каждый год номенклатура дел пересматривается. Это необходимо, чтобы список дел всегда был актуальным. Сотрудником отдела кадров анализируется действующая номенклатура и направления документооборота, после чего в нее вносятся новые группы и удаляются более не используемые.

Изменяться могут и названия самих групп. Это может быть связано, например, с переименованием ведомства, с которым ведется переписка. Тогда такое изменение должно быть отображено и в номенклатуре.

И уже с учетом всех изменений номенклатура дел утверждается на новый календарный год. Опять же если для этого нужен отдельный приказ, то он издается в обязательном порядке. 

Разработанная и утвержденная номенклатура дел в отделе кадров компании является признаком того, что документооборот был систематизирован, а сотрудники отдела имеют под рукой перечень документов, разбитых на группы для удобства хранения и работы с ними. Для разработки номенклатуры используются способы и методы, применяемые в архивном деле. Ежегодно номенклатура подлежит пересмотру и переутверждению, чтобы сохранялась актуальность в ведении дел. Используется номенклатура как для упрощения работы сотрудников самого структурного подразделения, так и для облегчения процедуры передачи дел на хранение в архивные учреждения.

nsovetnik.ru

Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год — образец

Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год может понадобиться любой фирме-работодателю. Как ее правильно составить и в чем заключается специфика ее использования, расскажем в нашей статье.

 

Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы

Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура

Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы

Структура номенклатуры отдела кадров

Утверждение номенклатуры дел кадровой службы

Где скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на 2018 год

Итоги

 

Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца). К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:

  • Госструктурам при оптимизации документооборота необходимо следовать правилам, установленным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива).
  • На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел.

Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

  • приказы;
  • договоры;
  • учетные документы;
  • карточки;
  • трудовые книжки и т. д.

В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.

В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура

Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:

  • перечень типовых документов, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
  • перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 558, а также разделе 6 перечня, введенного Главархивом СССР.

Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:

  • должны быть оформлены в архив на длительное хранение;
  • могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены;
  • могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения (или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы) и подлежат уничтожению.

Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:

  • перечни категорий документов, сохранность которых нужно обеспечивать;
  • сроки их хранения, предусмотренные законодательством.

Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы

Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.

Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?

Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:

  • классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
  • определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.

Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе № 558, следует проверить, не зафиксированы ли они в перечне Главархива СССР. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.

Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.

По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.

Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.

Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество единиц хранения;
  • сроки хранения и номера статей по перечню;
  • примечания к номенклатуре.

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее.

Структура номенклатуры отдела кадров

Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом:

  • В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают:
    • с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело;
    • какой порядковый номер соответствует конкретному делу.
  • Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01–02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 (условно оно может соответствовать отделу кадров) и является группой документов типа 02 (условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам).
  • 2-я графа номенклатуры по форме приложения 8 — это заголовки дел. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел (приказов, договоров, личных карточек и т. д.).
  • В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.
  • В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.
  • В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.

Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года.

Утверждение номенклатуры дел кадровой службы

Номенклатура отдела кадров (структурного подразделения фирмы) должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении 7 к правилам Росархива.

Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 8. В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения.

Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений (включая кадровую службу).

Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами Росархива также и с точки зрения применения сводной номенклатуры.

Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах Росархива, порядок действий будет следующим.

Кадровику нужно будет:

  • окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 8, при необходимости откорректировать их;
  • согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива (скорее всего, это будет документовед фирмы), а также руководителем кадровой службы;
  • дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.

Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует:

  • собрать все утвержденные на уровне подразделений фирмы номенклатуры, после чего сформировать на основе имеющихся в них данных сводную номенклатуру по форме, утвержденной в приложении 7 к правилам Росархива;
  • согласовать сводную номенклатуру с документоведом;
  • утвердить сводную номенклатуру у руководителя фирмы.

Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.

В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.

Где скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на 2018 год

Загрузить образец номенклатуры дел кадровой службы предприятия, актуальный в 2018 году, вы можете на нашем портале.

Скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на 2018 год

Итоги

Номенклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — позволяет значительно повысить эффективность документооборота.

Номенклатура на предстоящий год должна утверждаться с учетом изменений в структуре дел, происходящих в текущем году.

Узнать больше о специфике составления и использования номенклатуры дел на предприятии вы можете из статьи «Как составить номенклатуру дел в организации?».

nalog-nalog.ru

Номенклатура дел организации: Образец

Благодаря корректному оформлению дел организации, а также ответственному хранению можно достаточно быстро найти любой документ – это возможно благодаря номенклатуре, образец которой, актуальный для 2017 — 2018 года, приведен в статье.

Назначение и виды

Само по себе понятие номенклатура означает некий перечень однородной информации (названий, кодов, шифров и т.п.), сгруппированной по определенным признакам. Каждая единица информации (элемент) подобен другим по некоторым формальным признакам (например, по названию). В случае с документооборотом элементом номенклатуры является отдельное дело.

Дело чаше всего является отдельным документом, имеющим собственное название, номер и дату создания (подписи). Нередко под одним делом имеется в виду сразу несколько документов, сгруппированных по единому признаку – например, в личном деле сотрудника можно найти сразу несколько бумаг, имеющих к нему прямое отношение.

Таким образом, номенклатура дел – это перечень дел, т.е. их названий, расположенных в определенном порядке. В 2017 — 2018 можно использовать любой образец, который будет наиболее удобен для поиска необходимой информации.

Основное назначение

Основное назначение документа – в систематизированном учете информации. Благодаря упорядоченному расположению разнородной документации сотрудники получают несколько удобных возможностей:

  1. Именно благодаря ей можно обоснованно распределить все бумаги по папкам с указанием соответствующего признака группирования (по алфавиту, по датам, по сферам применения).
  2. Перечень всегда составляется по определенным правилам – поэтому каждое дело имеет единообразную маркировку, благодаря которой уже по названию документа можно понять его назначение.
  3. По маркировке можно и быстро обнаружить необходимые документы, не тратя лишнее время.
  4. В соответствии с маркировкой также присваивают номера/названия вновь создаваемым документам.
  5. Номенклатура представляет собой учетный документ, в котором приводятся названия дел временного хранения – не более 10 лет.
  6. Её используют для проведения описей дел. В результате можно легко определить, какие бумаги уже утратили силу в связи с истечением времени хранения. Благодаря этому экономится место на складе.
  7. Наконец, благодаря ней можно исключить риск потери каких-либо бумаг, что особенно актуально в случае проведения проверки

Разновидности

В зависимости от силы действия этого документа выделяют несколько его типов:

  1. Типовая – это внутренний нормативный документ, который строго предписывает правила оформления, учета и хранения всех бумаг в данной компании, филиале или отделе. Как правило, составляется единая номенклатура на всю организацию (по образцу 2017 или иным образцам).
  2. Примерная служит только условным образцом, т.е. ее правила не имеют строго характера – их можно рассматривать как рекомендации к оформлению.
  3. Индивидуальная составляется по тому или иному отделу, структурному подразделению компании. Она позволяет учесть индивидуальные особенности документов конкретной сферы назначения (личные дела сотрудников, карточки учета материалов и т.п.).

Порядок составления

Есть два варианта разработки:

  1. Можно обратиться в специальную компанию, которая с учетом пожеланий фирмы разработает наиболее подходящий перечень. Благодаря такой услуге можно сэкономить много времени и получить достаточно удобную систему.
  2. Можно составить ее самостоятельно, и этот вариант более трудоемкий, но он предпочтительнее первого. Причина в том, что именно внутри организации сотрудники могут разработать перечень названий бумаг наиболее правильно, с учетом конкретных особенностей документооборота в организации, сложившихся на практике.

Чтобы разработать собственный образец номенклатуры, следует придерживаться следующего порядка:

  1. Ответственность за составление возлагается на уполномоченных сотрудников. На крупных предприятиях подобными вопросами занимается специальный отдел (канцелярия, секретариат, методический отдел и др.).
  2. Намечают общие категории документов, которые ежегодно издаются в компании в достаточно большом количестве (т.е. не штучно, а потоком): общие, кадровые, бухгалтерские, отчетные и др.
  3. Определяют специфику бумаг в каждом отделе и структурном подразделении (названия, сроки хранения, группировка).
  4. Намечают общие правила в системе наименования документов – названия, нумерация, прочие обозначения.
  5. Группируют бумаги в зависимости от требуемого срока хранения – как правило, создают две группы: до 10 лет включительно и более 10 лет.
  6. Составляют проект, согласовывают ее с ответственными лицами – как правило, назначается внутренняя экспертная комиссия.
  7. Приступают к разработке номенклатуры, в которой будут перечисляться названия дел организации по образцу 2017 — 2018 года.
  8. Готовые примеры будущего документа утверждаются комиссией, а затем руководством, после чего её утверждают и издают соответствующий приказ, вводящий ее в действие.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Составляется 4 экземпляра: рабочий вариант (он дублируется в электронном виде, доступен для всех работников), экземпляр для архива компании, экземпляр для государственного архива, а также 1 вариант для службы делопроизводства (секретариата).

Как разработать документ самостоятельно: видео инструкция

Создать бумагу можно и своими силами. Подробная инструкция поможет в этом.

Образец и пример 2017 — 2018

Как уже говорилось выше с 2017 года можно пользоваться собственной формой. Как правило, перечень представляют в табличном виде с пятью графами.

графасодержание
1индексы, обозначающие каждое дело – индекс должен отражать обозначение филиала и конкретного отдела предприятия; каждый индекс является уникальным
2заголовки группируются в зависимости от их важности, а также на основе внутренних взаимосвязей между разными бумагами; при этом все названия должны быть конкретными ( название вида «разные документы» – недопустимо)
3количество томов с делами фиксируется по факту в конце каждого календарного года
4срок хранения дел – до 10 лет, более 10 лет, постоянно
5в примечаниях фиксируют решения о передаче документов, их уничтожении и прочих изменениях с указанием даты

Порядок работы

В организации важно наладить постоянную, эффективную работу с делами, для чего и составляется номенклатура по рассмотренному выше образцу. Для этого соблюдают правила:

  1. Унифицируются формы запросов разных бумаг от представителей отделов, филиалов, структурных подразделения компании.
  2. Постоянно фиксируется факты перемещения бумаг, их уничтожения и любых других изменений.
  3. В конце каждого года (4 квартал) разрабатывается номенклатура для следующего года – как правило, она ничем не отличается от предыдущего.
  4. Также в конце каждого года вносится итоговая запись по всем документам, заведенным в уходящем году. Они группируются в зависимости от предполагаемой длительности их хранения. Запись визируется подписью секретаря и начальника канцелярии (или иного руководителя). Затем она передается в архив.

Таким образом, в 2018 году организация сама вправе выбрать образец и правила ведения номенклатуры ее дел. Благодаря систематизированному перечню бумаг найти любую из них можно в максимально короткие сроки, что особенно актуально для крупных предприятий с очень большим документооборотом.

2ann.ru

Номенклатура дел 2018 — что это такое, образец, типовая, в школе, ДОУ, отдела кадров, составление, виды

Номенклатура дел, предоставляющая возможность упорядочить документы и используемая в процессе работы, крайне важна не только для компаний, в чьи обязанности входит сдача документации в государственный архив, но и для иных предприятий и фирм.

По этой причине целесообразно рассмотреть подробней порядок ее применения и формирования.

Что это такое?

Номенклатура дел организации — сформированный по утвержденной форме перечень статей хранения документов, которые заводятся компанией либо иным учреждением в период своей занятости с отображением конкретных сроков хранения.

Все без исключения документы, которые напрямую связаны с конкретным вопросом либо участком работы компании, по завершению должны быть сгруппированы в дело.

Зачем нужна?

Номенклатура обладает несколькими основными функциями своего использования:

Систематизация документации. Является планом распределения бумаг после их исполнения в дела, что дает возможность установить систему их хранения в компании.
Включает сведения о периодах хранения. Любое дело, которое включено в номенклатуру, обладает персональным сроком хранения. Благодаря этому осуществляется этап экспертизы ценности документации.
Фиксация индексации дел, благодаря чему номенклатура применяется во время регистрации документов.
Наличие справочных показателей во время изучения структуры компании.
Может послужить учетом дел временного хранения.

Указанный перечень не является исчерпывающим.

Нормативное регулирование

Итак, чем руководствуются при формировании и использовании номенклатуры дел?

К основной нормативно-методической документации, к которой следует ссылаться, принято относить:

Указанный перечень не является исчерпывающим, но при этом включает в себя все необходимые сведения.

Номенклатура дел в 2018 году

Номенклатура дел включает в себя немалое число особенностей, о которых крайне важно знать для исключения вероятность допущения ошибок.

По этой причине рассмотрим их подробней.

Виды

На сегодняшний день номенклатура может быть:

  • типовой;
  • примерной;
  • сводной;
  • индивидуальной.

Рассмотрим, что представляет собой каждый из подвидов по отдельности.

Типовая

Типовая разновидность определяет перечень дел, которые были заведены в делопроизводстве однотипных предприятий.
Типовая номенклатура относится к числу нормативных документов.

Примерная

Примерная форма предоставляет возможность определить приблизительный перечень дел, которые заводятся в делопроизводстве компании, причем на которые они распространяются с отображением индексов и несут за собой рекомендательный характер.

Нередко типовая и примерная форма формируется вышестоящими учреждениями и компаниями для структурных подразделений.

Индивидуальная

Примерная и типовая разновидность номенклатуры может использоваться с целью разработки индивидуального подвида.

В индивидуальную номенклатуру дел:

  • подлежат переносу без поправок сроки хранения дел, предусмотренные рассмотренными выше видами;
  • подлежат переносу предусмотренные иными видами номенклатуры заголовки, которые предполагалось завести в делопроизводстве конкретной компании, причем конкретизированные, беря во внимание специфику.

Обращая внимание на указанные особенности можно исключить вероятность допущения неточностей.

Сводная

Под сводной разновидностью подразумеваются дела компании в целом.

Из этого следует, если предприятие разделить на отделы, то каждому из них нужно присвоить персональный номер.

Пример: канцелярия (секретариат) — 1, отдел кадров — 2 и так далее.

Пошаговая инструкция составления

Методика составления и работы с номенклатурой не влечет за собой каких-либо сложностей и заключается в следующем:

  • Сбор сведений обо всех делах, которые поступают в компанию либо формируются по результатам деятельности.
  • Индексация подразделений.
  • Процесс систематизации подразделов номенклатуры и заголовков в частности.
  • Определение периода хранения.
  • Согласование разработанного проекта номенклатуры с квалифицированной экспертной комиссией.
  • Утверждение номенклатуры руководством компании.
  • Передача структурным подразделениям — при их наличии.
  • Формируется итоговая запись по окончанию календарного года.

Соблюдая пошаговое руководство можно существенно снизить вероятность допущения ошибок.

Правила работы с документом

Форма номенклатуры рассматривается:

  • в приложении 7 Основных правил работы — для архива компании;
  • в 8 приложении — для структурных подразделений.

Документ подлежит оформлению на бланке компании.

Работа с делами заключается:

  • в формировании по ним папок;
  • в пополнении папок документацией в определенном порядке — он может быть хронологическим, алфавитным либо нумерационным;
  • в формировании описи по попкам документации постоянного либо продолжительно хранения.

Перед началом работы с номенклатурой дел следует установить, где именно будут расположены дела, включающие подлинники документации.

Это может быть:

  • одно из структурных подразделений — в небольших компаниях;
  • каждое отдельно обособленное подразделение компании по отношению к комплекту дел.

Во время выдачи из формируемой папки подлинной документации, необходимой для эффективной работы, на его место ответственным лицом должно быть вложено так называемый лист-заменитель, в котором указано:

  • данные о выданном ранее документе;
  • дата выдачи;
  • инициалы получателя.

В обязательном порядке заменитель должен включать в себя персональную подпись выдавшего лица и получателя.

Содержание и структура

Номенклатура дел представляет собой таблицу, форма которой утверждена приложением 7 и 8.

Разница между ними заключается только:

  • в названии;
  • в наборе подписей.

Основная (табличная) часть включает в себя 5 граф:

  • индекс дела — присвоенный номер;
  • заголовок дела — полное название;
  • число единиц хранения — количество папок в одном названии;
  •  период хранения и номер статей по списку;
  • примечание — в нем могут быть указаны различные сведения: о хранении, возможных переходящих делах, уничтожении, передачи в иную компанию.

Важно: разбивка номенклатуры по разделам в большинстве случаев соответствует перечню структурных подразделений (штатному расписанию), расположенному в таблице в порядке убывания значимости.

Небольшие компании оставляют за собой право формировать как единый перечень, так группировать по обобщенным названиям компании.

Расшифровка сокращений

В номенклатуре дел встречается много сокращений.

В их расшифровке нет ничего сложного:

  • ДМН – до минования надобности.
  • ЭПК – экспертно-проверочная комиссия.
  • ДЗН – до замены новыми.

Среди иных выделяют:

  • Пост. – постоянно;
  • ПДСП — «Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения»;
  • ПНД – «Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения»;
  • ПМФ — «Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения».

Зная расшифровку, можно исключить вероятность недопонимания.

Сбор информации

В случае формирования номенклатуры впервые оптимальным решением станет доверить процедуры секретарю либо уполномоченному сотруднику делопроизводства.

Не беря во внимание тот факт, что по методическим рекомендациям это положено делать структурным подразделениям, в большинстве случаев такое задание получает секретарь.

На данном этапе основная задача заключается в том, чтобы собрать необходимые сведения о делах и документации, которая формируется по результатам работы каждого структурного подразделения.

Оптимальным вариантом станет отправка по имеющимся отделам опросных листов.

Минимальные сведения, которые нужно иметь в наличии:

  • заголовок дела;
  • разновидность носителя дела — бумажная либо электронная форма;
  • период хранения.

Вполне очевидно, что секретарь либо делопроизводитель не обладает достаточными сведениями. Особенно, когда речь идет о сроке хранения, отображающейся в узкоспециализированной нормативной документации.

Дополнительно рекомендуется узнать о наличии копий документации, и с какой периодичностью обращаются сотрудники за подлинниками.

Это необходимо для возможности понимания продолжительности пребывания документа в отделе по завершению делопроизводства.

Заполнение граф

В рассматриваемой номенклатуре предусматриваются заголовки дел с целью группирования документации, отображающие все документируемые участки и вопросы по работе компании.

В документ компании входят дела временно действующих органов, бумаги которых являются основанием с целью подтверждения полномочий предприятия либо прекращения деятельности вовсе.

Номенклатура формируется по такой унифицированной форме:

Индекс делаЗаголовок делаЧисло единиц храненияПериод хранения по спискуПримечание
12345
Наименование раздела

Базой для определения структуры принято считать штатное расписание.

Графы документа подлежат заполнению таким образом:

Графа 1 “Индекс дела”Следует указать индекс каждого отдельно взятого дела. Он обозначает арабскими цифрами.

К примеру, 02-03, в котором:

  • 02 — отображает индекс структурного подразделения;
  • 03 — порядковая нумерация дела непосредственно по номенклатуре.

Аналогичным образом указываются сведения по всем делам.

Графа 2 “Заголовок дела”Порядок расположения устанавливается в приоритетном направлении, а также взаимосвязь.
Графа 3 “Количество единиц хранения”Следует указывать суммарное число имеющихся дел. Подлежит формированию по итогам календарного года.
Графа 4 “Период хранения по перечню”Нужно указывать период хранения дела, а также номера статьи по списку.
Графа 5 “Примечание”В данном разделе в течении все периода действия документа могут быть проставлены отметки относительно формирования нового дела, переходящего либо подлежащего уничтожению и так далее.

По окончанию года в конце документа должна быть указана итоговая запись относительно числа заведенных дел, а также отдельно постоянного либо временного хранения.

Подобная информация должна быть передана в архив, о чем свидетельствует соответствующая отметка в Приложении.

Что не включается?

Основные требования, которые выдвигаются к номенклатуре — охват всей без исключения документации, которая формируется по результатам деятельности.

Номенклатура дел для организации не включает в себя печатные издания — разные сборники, справочники и так далее.

Присвоение индексов и нумерация

Индекс дела в большинстве случаев включает в себя несколько частей:

  • первая из них — отображает подразделение;
  • вторая — порядковую нумерацию дела внутри документа.

При ранее проведенном индексировании следует определить, продолжать использовать присвоенными значениями либо внести новые.

Во многом это зависит от того, какие именно подразделения используют их и являются ли они актуальными.

Установление сроков хранения дел

Период хранения — ключевой параметр с целью разделения документов по имеющимся делам.

Благодаря этому можно сортировать в период составления дел документы по:

  • временному;
  • временному продолжительному;
  • или продолжительному хранению.

При попадании в 1 дело документа с разными периодами хранения срок нужно установить по наибольшему значению. С целью определения срока используется утвержденный перечень.

При передаче в госархив, срок хранения устанавливается по типовому списку, который разрабатывается архивным учреждением.

Иные предприятия могут использовать такие типовые списки, как:

  • управленческой архивной документации, формируемой в работе государственных органов, местной исполнительной власти;
  • архивной документации, формируемой в научно-технической и производственной деятельности предприятия.
  • документации, формируемой в работе государственных комитетов, министерств и иных ведомств.

Важно: первый по перечню считается основным и подходит также для коммерческих компаний.

В скольких экземплярах составляется?

НД формируется в 4 экземплярах:

  • один из них находится на хранении в службе делопроизводства;
  • второй применяется в рабочих целях;
  • третий передается на хранение в ведомственный архив.

Четвертый экземпляр сдается в государственный архив.

Порядок оформления

Разработка номенклатуры не влечет за собой сложностей, но при этом есть некоторые немаловажные особенности, которые требуют к себе внимания.

Согласование

НД в обязательном порядке согласовывается с архивным ведомством с периодичностью раз в 5 лет.

При наличии существенных изменений функций и структуры компании номенклатура должна быть разработана по-новому.

Утверждение

Номенклатура в обязательном порядке утверждается руководством компании.

Однако это возможно только после сбора всех необходимых подписей и визы согласования.

На какой срок?

Составленная номенклатура дел утверждает на срок в 5 лет. По истечению указанного времени документ подлежит пересмотру и при необходимости разрабатывается новый проект.

Приказ (образец)

Не имеет значения, кто именно занимался вопросом формирования Приказа, он в обязательном порядке визируется директором компании.

Для исключения вероятности допущения неточностей образец Приказа можно скачать здесь.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Передача структурным подразделениям

После утверждения НД руководством составитель должен будет не только подготовить, но и передать в структурные подразделения соответствующие выписки.

Каждое отделение в уходящем году обязано получить персональный экземпляр номенклатуры и приступить к работе в четком соответствии с ней, начиная с первого трудового дня нового года.

Закрытие

По итогам календарного года сформированные дела должны быть проверены на предмет достоверности вложенных в них документов по периоду хранения и значимости в целом.

После этого в НД структурных подразделений и их сведениям в обобщенной номенклатуре указывается итоговая запись по форме, которая указана в 7 приложении Основных правил работы с архивом.

Итог подлежит разделнию на несколько групп в четком соответствии с периодами хранения.

По каждой из них отображаются такие данные:

  • суммарный объем дел;
  • число дел, которые относятся к «переходящим»;
  • число дел с проставленной отметкой «ЭПК».

Дела, которые несут под собой временный характер, не подлежат обязательной сдаче в архив компании и до момента уничтожения находятся непосредственно в структурном подразделении.

Дела с временным продолжительным и длительным хранением должны находиться на сохранности в срок до 3-х лет, после чего передаются в архив.

Нюансы

В период формирования и использования номенклатуры могут возникать различные нюансы и вопросы.

Кто ведет?

Разработка и формирование НД нередко возлагается на службу делопрооизводства.

В зависимости от компании, данная служба может выступать в качестве:

  • секретариата;
  • канцелярии;
  • обобщенного отдела.

При отсутствии отдела разработкой и составлением занимается делопроизводитель либо секретарь.

Что такое переходящие дела и как их отразить?

Под переходящими делами подразумевается особая разновидность пакета документации, по отношению к которой используются специально разработанные правила.

Алгоритм действий имеет вид:

  • Нужно провести анализ и узнать, какие именно дела в НД уходящего отчетного года относятся к категории переходящих, а также выяснить суммарное число.
  • После этого следует поставить соответствующую отметку в поле с примечаниями «Переходящее дело».
  • Обязательно сохранить нумерацию и индекс дела, присвоенные при первичной регистрации документов.

В завершении заносится соответствующая итоговая запись.

Есть ли срок хранения документа?

Срок хранения может составлять:

  • до 10 лет;
  • либо быть бессрочным.

Конкретный срок хранения устанавливается по типовым перечням.

Как осуществить внесение изменений?

Процедура внесения поправок напрямую зависит от метода утверждения НД.

Если же достаточно только подписи руководства компании, то для внесения изменений может быть оставлено несколько свободных строчек.

В случае утверждения документа Приказом внесение поправок осуществляется исключительно соответствующим Приказом (аналогичным образом).

Важно: заполнение графы “Количество дел” по итогам отчетного года не может считаться внесением изменений.

Образцы и примеры

Для исключения вероятности допущения многочисленных ошибок и возникновения недопонимания целесообразно рассмотреть образцы номенклатуры для каждой ситуации по отдельности.

Благодаря этому можно снизить риски ошибок и опечаток.

Номенклатура дел в школе

НД отдела кадров

Номенклатура дел ДОУ

НД бухгалтерии

НД по охране труда

Номенклатура дел для нотариусов

НД юротдела

Вне зависимости от того, кому именно нужно составить номенклатуру, крайне важно исключать в ней какие-либо ошибки и опечатки.



Поделиться

buhdzen.ru

Номенклатура дел отдела кадров: образец 2018 года

Чем крупнее компания, тем больше в ней ежегодный документооборот, это касается и отделов кадров. Уже при приеме сотрудника на работу на него заполняется личная карточка, после этого его личное дело пополняется новыми бумагами. Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год представляет собой систематизированный перечень всех документов, с которыми пришлось работать отделу в течение года, он позволяет быстрее обрабатывать весь массив документации, а также быстро находить нужные бумаги. В данном материале мы рассматриваем номенклатуру дел с новыми сроками хранения документов в отделе кадров.

Что такое номенклатура дел и зачем она нужна

На каждом крупном предприятии кадровые служащие должны позаботиться о поддержании порядка в документации. Любая путаница способна привести к крупным проблемам для сотрудников, поэтому нужно позаботиться о классификации документов и строгом контроле их перемещения и хранения. Для этого разрабатывается номенклатура дел – это систематизированный перечень бумаг, которые проходят через отдел в течение определенного периода.

Наличие номенклатуры позволяет быстрее ввести в курс дела новых работников, а также своевременно передавать документы в архив, отправлять их на хранение или доработку. При закрытии компании наличие номенклатуры позволяет не допустить утери документов и обеспечить их правильное хранение в течение положенного срока.

Варианты номенклатуры дел

В практике ведения документации существуют три варианта номенклатуры дел:

  • Типовая. Она разрабатывается для нескольких организаций, работающих в одной отрасли и имеющих сходный документооборот.
  • Примерная. В ней указывается примерный перечень дел, которые должны быть в нее внесены.
  • Индивидуальная. Она разрабатывается по конкретный документооборот конкретного предприятия.

Эта классификация была первоначально разработана для государственных и муниципальных организаций. Однако сейчас она повсеместно внедряется в практику частными компаниями. Эти наработки уже унифицированы и проверены многолетним использованием, поэтому их очень удобно применять в кадровых службах частных коммерческих организаций.

В типовой номенклатуре может присутствовать индекс дела, его заголовок, количество. срок хранения, также оставляется поле для примечаний.

Например, в отделе кадров используется такая форма номенклатуры:

Индекс делаЗаголовок делаКоличество делСрок храненияПримечание
12345
01-01Приказы по личному составу 75 лет 
01-02Должностные инструкции 3 года 
01-03Личные дела работников 75 лет 
01-04Личные дела руководителей Постоянно 
01-05Трудовые договоры 75 лет 
01-06Трудовые книжки До востребования 

Принципы организации документооборота

Необходимость ведения номенклатуры дел прописано законодательно, она нашла отражение в законе «Об архивном деле» № 125-ФЗ. Кроме того, в 2002 году разработаны правила работы с архивами, обязательные для применения в государственных учреждениях. Однако они удобны в использовании, поэтому легко могут применяться и частными компаниями.

В разделе 3.4 Основных правил архивной работы подробно расписаны принципы создания и ведения номенклатуры дел для кадровой службы. Использование этих правил помогает систематизировать все документы в большом отделе, чтобы в дальнейшем не возникало проблем с их поисками.

Порядок составления номенклатуры дел

Для кадрового отдела любого предприятия номенклатура дел составляется и разрабатывается всего один раз, после этого в нее только могут вноситься изменения. Возможность внесения правок предусматривается изначально, это позволяет избежать сложностей в дальнейшем. Процесс разработки состоит из следующих ключевых этапов:

  • Анализ всего набора документов, которые ежегодно проходят через кадровый отдел.
  • Систематизация этих документов, выявление основных групп.
  • Разработка формы номенклатуры и ее заполнение.

Эту работу сотрудники кадровой службы обычно выполняют в конце уходящего года. Подготовленный проект должен пройти утверждение, он утверждается руководителем кадровой службы. Также может потребоваться виза начальника юридического отдела. После этого документ направляется на подпись руководителю предприятия, для его утверждения может издаваться отдельный приказ.

Как внести изменения в номенклатуру?

На протяжении года в номенклатуру можно вносить изменения, к примеру, если в кадровой службе образовалась новая группа документов, которая ранее не была классифицирована. Процедура внесения изменений напрямую зависит от варианта согласования: если для этого требуется только подпись руководителя кадровой службы, то никаких сложностей не возникает, В такой ситуации сотрудники часто просто заранее оставляют в номенклатуре свободные строки для внесения в нее новых групп документов.

Если же номенклатура утверждается отдельным приказом руководителя, то должен быть издан новый приказ, в котором прописываются новые строки, которые должны быть внесены. Раздел количество дел меняется в течение года, однако такие изменения приказом не фиксируются.

Если в течение года какой-либо видов документов выходит из оборота, об этом отдельный приказ также не издается. Однако изъятый вид документации больше не водит в систематизированный перечень, и в номенклатуре следующего года не указывается.

Как уточнить номенклатуру дел на будущий год

Номенклатура дел пересматривается ежегодно, чтобы перечень используемых документов постоянно оставался актуальным. Сотрудник кадровой службы должен проанализировать номенклатуру, чтобы выявить устаревшие и неиспользуемые разделы и не вносить их на следующий год. Меняться могут не только разделы целиком, но и их названия: к примеру, за год изменилось наименование подразделения, с которым ведется обмен документами.

После учета всех изменений проходит процедура утверждения номенклатуры на следующий год. Если для этого требуется разработка отдельного приказа, то он должен быть издан в короткие сроки.

Правильно разработанная номенклатура становится незаменимой помощницей для ведения и систематизации дел в кадровой службе, она свидетельствует о профессиональном подходе к работе. Благодаря ней новым людям легко приступить к работе в кадровом отделе, не возникает путаницы, а любой документ можно очень легко найти.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

buhguru.com

Номенклатура дел организации — перечень, образец и порядок заполнения, срок хранения

Кто ведет номенклатуру дел в организации?

Каждая организация вынуждена подготавливать большое количество разных документов. Они представлены не только бухгалтерской документацией, но и разными бумагами, касающимися направления работы фирмы. К таким документам относится и номенклатура дел.

Дорогие читатели! Мы постоянно пишем актуальные и полезные материалы на наш интернет-журнал по бизнесу и финансам, подписывайтесь на наш канал в Яндекс-Дзен!

Понятие и предназначение номенклатуры

Все важные документы, составляющиеся в компании, должны грамотно храниться в компании. Для этого они обычно раскладываются по отдельным папкам, для чего учитывается их тема или отдел фирмы, к которому они относятся.

Все такие папки называются «Дело №». Каждой папке присваивается индивидуальный номер, а также может даваться наименование.

Для учета таких дел используется специальная номенклатура дел. В ней фиксируются документы, которые распределяются оптимальным образом. В нем указываются сроки хранения разных бумаг, а также их количество в конкретном томе.

С помощью номенклатуры дел достигается сразу несколько целей:

  • учитываются все дела, ведущиеся в организации;
  • все они группируются, для чего учитывается их тема, принадлежность к конкретному событию или иные параметры;
  • гарантируется их сохранность;
  • при необходимости обеспечивается оперативный поиск нужной бумаги;
  • определяются правила, на основании которых составляются дела.

Нередко номенклатура используется при фильтрации бумаг, причем с помощью этой процедуры можно понять, какие документы необходимо направить в архив, а какие можно уничтожить в связи с истечением срока действия, для чего потребуется составить акт списания документов.

Как заполнить табличную часть номенклатуры дел вы можете посмотреть в этом видео:

Правила составления и утверждения

Наиболее часто номенклатура разрабатывается сразу после открытия компании. Ежегодно в нее могут вноситься разные изменения.

Обычно составляется документация работником кадровой службы. Базируется она на документах, с помощью которых можно охарактеризовать правила работы и структуру организации.

Процесс утверждения делится на последовательные этапы:

  • первоначально составляется документация выбранным ответственным специалистом;
  • изучается полученный документ руководством фирмы;
  • подписывается номенклатура руководителем определенного подразделения;
  • для утверждения издается соответствующий приказ генеральным директором. Здесь содержится инструкция по формированию приказа о назначении генерального директора.

Если требуется внести в него какие-либо изменения, то они обязательно утверждаются руководителем фирмы.

Данная документация относится к периодическим бумагам, поэтому требуется ежегодно ее пересматривать. Процесс выполняется в конце каждого года. С помощью такого процесса можно правильно подсчитать, какое количество бумаг формируется компанией за год работы.

Ведением номенклатуры обычно занимается секретарь компании или ответственный специалист, являющийся работником кадровой службы.

Судебная практика

Номенклатура дел является рекомендательным документом, поэтому если она отсутствует даже в крупной компании, то это не является основанием для привлечения фирмы к ответственности. Поэтому практика показывает, что иски, подаваемые налоговой службой или контрагентами в суд, не рассматриваются.

Но именно наличие такой документации в компании позволяет достичь множества важнейших целей для организации. Поэтому для непосредственного руководителя фирмы целесообразно заниматься ее составлением ежегодно.

Разновидности документа

Номенклатура дел может быть представлена в нескольких видах. Все они имеют свои отличительные особенности:

  • Типовая. С ее помощью устанавливается состав дел, которые формируются при функционировании однотипных компаний. Этот документ выступает нормативной документацией, закрепляемой в учетной политике.
  • Примерная. В ней перечисляется примерный состав дел, формируемых компанией в процессе кадрового делопроизводства. Такой документ является рекомендательным, поэтому используется в качестве методического пособия.
  • Индивидуальная. Она формируется непосредственно работниками кадровой службы компании. Для этого учитывается направление работы фирмы, ее структура и другие индивидуальные особенности. К процессу составления обычно привлекаются руководители отделов и структурных подразделений. Именно руководители знают, каковы перспективы развития компании, поэтому обеспечивается такой состав документации, который потребуется в будущем.

Во время формирования любой номенклатуры учитываются другие важные документы, имеющиеся в компании. К ним относится устав фирмы, штатное расписание, планы, отчеты, а также другие аналогичные бумаги. Тут вы узнаете, как составить приказ об утверждении штатного расписания.

Образец заполнения номенклатуры дел.

Правила заполнения и оформления номенклатуры

Документация обладает простой структурой. В законодательстве не закрепляется точная ее форма, поэтому каждая фирма может закреплять собственный образец документа. Но при этом имеются некоторые пункты, которые должны содержаться в тексте в обязательном порядке.

К ним относится:

  • полное и точное название компании;
  • номер номенклатуры;
  • дата ее формирования;
  • список документов, который она фиксирует;
  • подписи уполномоченных лиц.

В документации отражается, какое количество томов создано для ведения конкретного дела. Указывается, хранятся ли в компании бумаги в электронном или бумажном виде. Если для ведения дел используется компьютер, то все страницы нумеруются по файлам, после чего полученный показатель вносятся в номенклатуру.

Важно! В некоторых компаниях для электронных дел составляется отдельная номенклатура.

При оформлении этого документа рекомендуется придерживаться следующих правил:

  • допускается вносить информацию через компьютер или от руки;
  • намного удобней пользоваться печатным видом, так как в этом случае компактно вносится информация, а также дается возможность при необходимости вносить нужные изменения;
  • для оформления используются стандартные листы в формате А4;
  • допускается пользоваться для этих целей фирменным бланком компании;
  • если в бланке имеется несколько листов, то они обязательно скрепляются, а также нумеруются и штампуются;
  • на каждом листе указывается дата формирования;
  • на последней странице прописывается, из какого количества листов состоит номенклатура;
  • заверяется документация подписью ответственного работника компании.

Обязательно документ формируется в одном экземпляре. Как только он перестает быть актуальным, то передается для хранения в архив.

Процедура заполнения номенклатуры делится на этапы:

  • первоначально вносятся стандартные сведения, к которым относится название фирмы, дата формирования документации, а также адрес компании;
  • приводятся сведения о должностном лице, занимающемся составлением документа;
  • основная часть номенклатуры представлена таблицей, в которую вносится информация о номере дела, его индексе, названии, а также количестве содержащихся томов и документов;
  • указывается срок, в течение которого конкретное дело должно храниться в компании, для чего учитываются требования законодательства или информация, закрепленная в учетной политике;
  • могут вноситься разные примечания, например, в каком подразделении хранятся дела, а также где располагаются оригиналы тех или иных бумаг;
  • в конце указывается должность сотрудника, занимающегося составлением документа.

Как только все нужные сведения будут внесены, номенклатура передается для изучения директору фирмы. Если отсутствуют какие-либо нарушения или проблемы, то она утверждается в компании.

Сроки хранения

При распределении разных документов по делам наиболее часто учитывается основной критерий, представленный сроком хранения.

Бланк номенклатуры дел.

Срок хранения непосредственно номенклатуры дел может быть разным, так как зависит от того, какие именно бумаги в ней указываются. Поэтому данный период может варьироваться от одного года до бессрочного хранения.

Какие документы включаются

При составлении номенклатуры важно регистрировать все дела, которые относятся к деятельности организации. При этом не имеет значения, составляются ли они работниками головного офиса или филиала.

К этим бумагам относятся разные приказы, инструкции, учредительные документы, отчеты или иная документация. Сюда включаются даже секретные документы, в которых прописываются конфиденциальные сведения.

Не требуется фиксировать разные печатные издания, которые формируются в компании. Сюда же относятся разные заявления, составленные работниками, внутренняя переписка сотрудников разных отделов или журналы учета.

Не указываются в номенклатуре дела, которые формируются работниками профсоюза. Обычно в номенклатуре имеется сразу несколько разделов, каждый из которых имеет свое предназначение.

Один раздел предназначается для учредительных бумаг, в другой включаются сведения об отчетах и финансовой документации, а в третьем фиксируются документы, относящиеся к деятельности всех сотрудников. На основании такого разделения не составит труда найти нужное дело при необходимости.

Заключение

Номенклатура дел не является обязательным документом для разных компаний, но она позволяет достичь сразу нескольких целей, поэтому ее составление считается актуальным для каждой фирмы.

Во время ее формирования могут использоваться разные правила, закрепляющиеся во внутренней документации компании. Критерии, по котором структурируются дела, могут значительно отличаться в зависимости от направления работы организации.

Обычно в фирме назначается какое-либо ответственное лицо, занимающееся составлением и утверждением номенклатуры.

Порядок разработки номенклатуры дел рассмотрен подробно в этом видео:

Позвоните по телефону +7 (499) 288-03-12 или задайте вопрос и получите ответ юриста через 5 минут. Консультация бесплатная!

fbm.ru