Перечень 2018 года для составления номенклатуры дел – Номенклатура дел организации — типовая, примерная, индивидуальная, сводная, порядок составления и утверждения, приказ, сроки хранения, форма и образец, назначение

Назначение и виды

Само по себе понятие номенклатура означает некий перечень однородной информации (названий, кодов, шифров и т.п.), сгруппированной по определенным признакам. Каждая единица информации (элемент) подобен другим по некоторым формальным признакам (например, по названию). В случае с документооборотом элементом номенклатуры является отдельное дело.

Дело чаше всего является отдельным документом, имеющим собственное название, номер и дату создания (подписи). Нередко под одним делом имеется в виду сразу несколько документов, сгруппированных по единому признаку – например, в личном деле сотрудника можно найти сразу несколько бумаг, имеющих к нему прямое отношение.

Таким образом, номенклатура дел – это перечень дел, т.е. их названий, расположенных в определенном порядке. В 2017 — 2018 можно использовать любой образец, который будет наиболее удобен для поиска необходимой информации.

Основное назначение

Основное назначение документа – в систематизированном учете информации. Благодаря упорядоченному расположению разнородной документации сотрудники получают несколько удобных возможностей:

1. Именно благодаря ей можно обоснованно распределить все бумаги по папкам с указанием соответствующего признака группирования (по алфавиту, по датам, по сферам применения).
2. Перечень всегда составляется по определенным правилам – поэтому каждое дело имеет единообразную маркировку, благодаря которой уже по названию документа можно понять его назначение.
3. По маркировке можно и быстро обнаружить необходимые документы, не тратя лишнее время.
4. В соответствии с маркировкой также присваивают номера/названия вновь создаваемым документам.
5. Номенклатура представляет собой учетный документ, в котором приводятся названия дел временного хранения – не более 10 лет.
6. Её используют для проведения описей дел. В результате можно легко определить, какие бумаги уже утратили силу в связи с истечением времени хранения. Благодаря этому экономится место на складе.
7. Наконец, благодаря ней можно исключить риск потери каких-либо бумаг, что особенно актуально в случае проведения проверки

Разновидности

В зависимости от силы действия этого документа выделяют несколько его типов:

1. Типовая – это внутренний нормативный документ, который строго предписывает правила оформления, учета и хранения всех бумаг в данной компании, филиале или отделе. Как правило, составляется единая номенклатура на всю организацию (по образцу 2017 или иным образцам).
2. Примерная служит только условным образцом, т.е. ее правила не имеют строго характера – их можно рассматривать как рекомендации к оформлению.
3. Индивидуальная составляется по тому или иному отделу, структурному подразделению компании. Она позволяет учесть индивидуальные особенности документов конкретной сферы назначения (личные дела сотрудников, карточки учета материалов и т.п.).

Порядок составления

Есть два варианта разработки:

1. Можно обратиться в специальную компанию, которая с учетом пожеланий фирмы разработает наиболее подходящий перечень. Благодаря такой услуге можно сэкономить много времени и получить достаточно удобную систему.
2. Можно составить ее самостоятельно, и этот вариант более трудоемкий, но он предпочтительнее первого. Причина в том, что именно внутри организации сотрудники могут разработать перечень названий бумаг наиболее правильно, с учетом конкретных особенностей документооборота в организации, сложившихся на практике.

Чтобы разработать собственный образец номенклатуры, следует придерживаться следующего порядка:

1. Ответственность за составление возлагается на уполномоченных сотрудников. На крупных предприятиях подобными вопросами занимается специальный отдел (канцелярия, секретариат, методический отдел и др.).
2. Намечают общие категории документов, которые ежегодно издаются в компании в достаточно большом количестве (т.е. не штучно, а потоком): общие, кадровые, бухгалтерские, отчетные и др.
3. Определяют специфику бумаг в каждом отделе и структурном подразделении (названия, сроки хранения, группировка).
4. Намечают общие правила в системе наименования документов – названия, нумерация, прочие обозначения.
5. Группируют бумаги в зависимости от требуемого срока хранения – как правило, создают две группы: до 10 лет включительно и более 10 лет.
6. Составляют проект, согласовывают ее с ответственными лицами – как правило, назначается внутренняя экспертная комиссия.
7. Приступают к разработке номенклатуры, в которой будут перечисляться названия дел организации по образцу 2017 — 2018 года.
8. Готовые примеры будущего документа утверждаются комиссией, а затем руководством, после чего её утверждают и издают соответствующий приказ, вводящий ее в действие.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Составляется 4 экземпляра: рабочий вариант (он дублируется в электронном виде, доступен для всех работников), экземпляр для архива компании, экземпляр для государственного архива, а также 1 вариант для службы делопроизводства (секретариата).

Как разработать документ самостоятельно: видео инструкция

Создать бумагу можно и своими силами. Подробная инструкция поможет в этом.

Образец и пример 2017 — 2018

Как уже говорилось выше с 2017 года можно пользоваться собственной формой. Как правило, перечень представляют в табличном виде с пятью графами.

Порядок работы

В организации важно наладить постоянную, эффективную работу с делами, для чего и составляется номенклатура по рассмотренному выше образцу. Для этого соблюдают правила:

1. Унифицируются формы запросов разных бумаг от представителей отделов, филиалов, структурных подразделения компании.
2. Постоянно фиксируется факты перемещения бумаг, их уничтожения и любых других изменений.
3. В конце каждого года (4 квартал) разрабатывается номенклатура для следующего года – как правило, она ничем не отличается от предыдущего.
4. Также в конце каждого года вносится итоговая запись по всем документам, заведенным в уходящем году. Они группируются в зависимости от предполагаемой длительности их хранения. Запись визируется подписью секретаря и начальника канцелярии (или иного руководителя). Затем она передается в архив.

Таким образом, в 2018 году организация сама вправе выбрать образец и правила ведения номенклатуры ее дел. Благодаря систематизированному перечню бумаг найти любую из них можно в максимально короткие сроки, что особенно актуально для крупных предприятий с очень большим документооборотом.

2ann.ru

Номенклатура дел 2018 — что это такое, образец, типовая, в школе, ДОУ, отдела кадров, составление, виды

Номенклатура дел, предоставляющая возможность упорядочить документы и используемая в процессе работы, крайне важна не только для компаний, в чьи обязанности входит сдача документации в государственный архив, но и для иных предприятий и фирм.

По этой причине целесообразно рассмотреть подробней порядок ее применения и формирования.

Что это такое?

Номенклатура дел организации — сформированный по утвержденной форме перечень статей хранения документов, которые заводятся компанией либо иным учреждением в период своей занятости с отображением конкретных сроков хранения.

Все без исключения документы, которые напрямую связаны с конкретным вопросом либо участком работы компании, по завершению должны быть сгруппированы в дело.

Зачем нужна?

Номенклатура обладает несколькими основными функциями своего использования:

• Систематизация документации. Является планом распределения бумаг после их исполнения в дела, что дает возможность установить систему их хранения в компании.
• Включает сведения о периодах хранения. Любое дело, которое включено в номенклатуру, обладает персональным сроком хранения. Благодаря этому осуществляется этап экспертизы ценности документации.
• Фиксация индексации дел, благодаря чему номенклатура применяется во время регистрации документов.
• Наличие справочных показателей во время изучения структуры компании.
• Может послужить учетом дел временного хранения.

Указанный перечень не является исчерпывающим.

Нормативное регулирование

Итак, чем руководствуются при формировании и использовании номенклатуры дел?

К основной нормативно-методической документации, к которой следует ссылаться, принято относить:

Указанный перечень не является исчерпывающим, но при этом включает в себя все необходимые сведения.

Номенклатура дел в 2018 году

Номенклатура дел включает в себя немалое число особенностей, о которых крайне важно знать для исключения вероятность допущения ошибок.

По этой причине рассмотрим их подробней.

Виды

На сегодняшний день номенклатура может быть:

• типовой;
• примерной;
• сводной;
• индивидуальной.

Рассмотрим, что представляет собой каждый из подвидов по отдельности.

Типовая

Типовая разновидность определяет перечень дел, которые были заведены в делопроизводстве однотипных предприятий.
Типовая номенклатура относится к числу нормативных документов.

Примерная

Примерная форма предоставляет возможность определить приблизительный перечень дел, которые заводятся в делопроизводстве компании, причем на которые они распространяются с отображением индексов и несут за собой рекомендательный характер.

Нередко типовая и примерная форма формируется вышестоящими учреждениями и компаниями для структурных подразделений.

Индивидуальная

Примерная и типовая разновидность номенклатуры может использоваться с целью разработки индивидуального подвида.

В индивидуальную номенклатуру дел:

• подлежат переносу без поправок сроки хранения дел, предусмотренные рассмотренными выше видами;
• подлежат переносу предусмотренные иными видами номенклатуры заголовки, которые предполагалось завести в делопроизводстве конкретной компании, причем конкретизированные, беря во внимание специфику.

Обращая внимание на указанные особенности можно исключить вероятность допущения неточностей.

Сводная

Под сводной разновидностью подразумеваются дела компании в целом.

Из этого следует, если предприятие разделить на отделы, то каждому из них нужно присвоить персональный номер.

Пример: канцелярия (секретариат) — 1, отдел кадров — 2 и так далее.

Пошаговая инструкция составления

Методика составления и работы с номенклатурой не влечет за собой каких-либо сложностей и заключается в следующем:

• Сбор сведений обо всех делах, которые поступают в компанию либо формируются по результатам деятельности.
• Индексация подразделений.
• Процесс систематизации подразделов номенклатуры и заголовков в частности.
• Определение периода хранения.
• Согласование разработанного проекта номенклатуры с квалифицированной экспертной комиссией.
• Утверждение номенклатуры руководством компании.
• Передача структурным подразделениям — при их наличии.
• Формируется итоговая запись по окончанию календарного года.

Соблюдая пошаговое руководство можно существенно снизить вероятность допущения ошибок.

Правила работы с документом

Форма номенклатуры рассматривается:

• в приложении 7 Основных правил работы — для архива компании;
• в 8 приложении — для структурных подразделений.

Документ подлежит оформлению на бланке компании.

Работа с делами заключается:

• в формировании по ним папок;
• в пополнении папок документацией в определенном порядке — он может быть хронологическим, алфавитным либо нумерационным;
• в формировании описи по попкам документации постоянного либо продолжительно хранения.

Перед началом работы с номенклатурой дел следует установить, где именно будут расположены дела, включающие подлинники документации.

Это может быть:

• одно из структурных подразделений — в небольших компаниях;
• каждое отдельно обособленное подразделение компании по отношению к комплекту дел.

Во время выдачи из формируемой папки подлинной документации, необходимой для эффективной работы, на его место ответственным лицом должно быть вложено так называемый лист-заменитель, в котором указано:

• данные о выданном ранее документе;
• дата выдачи;
• инициалы получателя.

В обязательном порядке заменитель должен включать в себя персональную подпись выдавшего лица и получателя.

Содержание и структура

Номенклатура дел представляет собой таблицу, форма которой утверждена приложением 7 и 8.

Разница между ними заключается только:

• в названии;
• в наборе подписей.

Основная (табличная) часть включает в себя 5 граф:

• индекс дела — присвоенный номер;
• заголовок дела — полное название;
• число единиц хранения — количество папок в одном названии;
•  период хранения и номер статей по списку;
• примечание — в нем могут быть указаны различные сведения: о хранении, возможных переходящих делах, уничтожении, передачи в иную компанию.

Важно: разбивка номенклатуры по разделам в большинстве случаев соответствует перечню структурных подразделений (штатному расписанию), расположенному в таблице в порядке убывания значимости.

Небольшие компании оставляют за собой право формировать как единый перечень, так группировать по обобщенным названиям компании.

Расшифровка сокращений

В номенклатуре дел встречается много сокращений.

В их расшифровке нет ничего сложного:

• ДМН – до минования надобности.
• ЭПК – экспертно-проверочная комиссия.
• ДЗН – до замены новыми.
• …

Среди иных выделяют:

• Пост. – постоянно;
• ПДСП — «Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения»;
• ПНД – «Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения»;
• ПМФ — «Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения».

Зная расшифровку, можно исключить вероятность недопонимания.

Сбор информации

В случае формирования номенклатуры впервые оптимальным решением станет доверить процедуры секретарю либо уполномоченному сотруднику делопроизводства.

Не беря во внимание тот факт, что по методическим рекомендациям это положено делать структурным подразделениям, в большинстве случаев такое задание получает секретарь.

На данном этапе основная задача заключается в том, чтобы собрать необходимые сведения о делах и документации, которая формируется по результатам работы каждого структурного подразделения.

Оптимальным вариантом станет отправка по имеющимся отделам опросных листов.

Минимальные сведения, которые нужно иметь в наличии:

• заголовок дела;
• разновидность носителя дела — бумажная либо электронная форма;
• период хранения.

Вполне очевидно, что секретарь либо делопроизводитель не обладает достаточными сведениями. Особенно, когда речь идет о сроке хранения, отображающейся в узкоспециализированной нормативной документации.

Дополнительно рекомендуется узнать о наличии копий документации, и с какой периодичностью обращаются сотрудники за подлинниками.

Это необходимо для возможности понимания продолжительности пребывания документа в отделе по завершению делопроизводства.

Заполнение граф

В рассматриваемой номенклатуре предусматриваются заголовки дел с целью группирования документации, отображающие все документируемые участки и вопросы по работе компании.

В документ компании входят дела временно действующих органов, бумаги которых являются основанием с целью подтверждения полномочий предприятия либо прекращения деятельности вовсе.

Номенклатура формируется по такой унифицированной форме:

Базой для определения структуры принято считать штатное расписание.

Графы документа подлежат заполнению таким образом:

По окончанию года в конце документа должна быть указана итоговая запись относительно числа заведенных дел, а также отдельно постоянного либо временного хранения.

Подобная информация должна быть передана в архив, о чем свидетельствует соответствующая отметка в Приложении.

Что не включается?

Основные требования, которые выдвигаются к номенклатуре — охват всей без исключения документации, которая формируется по результатам деятельности.

Номенклатура дел для организации не включает в себя печатные издания — разные сборники, справочники и так далее.

Присвоение индексов и нумерация

Индекс дела в большинстве случаев включает в себя несколько частей:

• первая из них — отображает подразделение;
• вторая — порядковую нумерацию дела внутри документа.

При ранее проведенном индексировании следует определить, продолжать использовать присвоенными значениями либо внести новые.

Во многом это зависит от того, какие именно подразделения используют их и являются ли они актуальными.

Установление сроков хранения дел

Период хранения — ключевой параметр с целью разделения документов по имеющимся делам.

Благодаря этому можно сортировать в период составления дел документы по:

• временному;
• временному продолжительному;
• или продолжительному хранению.

При попадании в 1 дело документа с разными периодами хранения срок нужно установить по наибольшему значению. С целью определения срока используется утвержденный перечень.

При передаче в госархив, срок хранения устанавливается по типовому списку, который разрабатывается архивным учреждением.

Иные предприятия могут использовать такие типовые списки, как:

• управленческой архивной документации, формируемой в работе государственных органов, местной исполнительной власти;
• архивной документации, формируемой в научно-технической и производственной деятельности предприятия.
• документации, формируемой в работе государственных комитетов, министерств и иных ведомств.

Важно: первый по перечню считается основным и подходит также для коммерческих компаний.

В скольких экземплярах составляется?

НД формируется в 4 экземплярах:

• один из них находится на хранении в службе делопроизводства;
• второй применяется в рабочих целях;
• третий передается на хранение в ведомственный архив.

Четвертый экземпляр сдается в государственный архив.

Порядок оформления

Разработка номенклатуры не влечет за собой сложностей, но при этом есть некоторые немаловажные особенности, которые требуют к себе внимания.

Согласование

НД в обязательном порядке согласовывается с архивным ведомством с периодичностью раз в 5 лет.

При наличии существенных изменений функций и структуры компании номенклатура должна быть разработана по-новому.

Утверждение

Номенклатура в обязательном порядке утверждается руководством компании.

Однако это возможно только после сбора всех необходимых подписей и визы согласования.

На какой срок?

Составленная номенклатура дел утверждает на срок в 5 лет. По истечению указанного времени документ подлежит пересмотру и при необходимости разрабатывается новый проект.

Приказ (образец)

Не имеет значения, кто именно занимался вопросом формирования Приказа, он в обязательном порядке визируется директором компании.

Для исключения вероятности допущения неточностей образец Приказа можно скачать здесь.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Передача структурным подразделениям

После утверждения НД руководством составитель должен будет не только подготовить, но и передать в структурные подразделения соответствующие выписки.

Каждое отделение в уходящем году обязано получить персональный экземпляр номенклатуры и приступить к работе в четком соответствии с ней, начиная с первого трудового дня нового года.

Закрытие

По итогам календарного года сформированные дела должны быть проверены на предмет достоверности вложенных в них документов по периоду хранения и значимости в целом.

После этого в НД структурных подразделений и их сведениям в обобщенной номенклатуре указывается итоговая запись по форме, которая указана в 7 приложении Основных правил работы с архивом.

Итог подлежит разделнию на несколько групп в четком соответствии с периодами хранения.

По каждой из них отображаются такие данные:

• суммарный объем дел;
• число дел, которые относятся к «переходящим»;
• число дел с проставленной отметкой «ЭПК».

Дела, которые несут под собой временный характер, не подлежат обязательной сдаче в архив компании и до момента уничтожения находятся непосредственно в структурном подразделении.

Дела с временным продолжительным и длительным хранением должны находиться на сохранности в срок до 3-х лет, после чего передаются в архив.

Нюансы

В период формирования и использования номенклатуры могут возникать различные нюансы и вопросы.

Кто ведет?

Разработка и формирование НД нередко возлагается на службу делопрооизводства.

В зависимости от компании, данная служба может выступать в качестве:

• секретариата;
• канцелярии;
• обобщенного отдела.

При отсутствии отдела разработкой и составлением занимается делопроизводитель либо секретарь.

Что такое переходящие дела и как их отразить?

Под переходящими делами подразумевается особая разновидность пакета документации, по отношению к которой используются специально разработанные правила.

Алгоритм действий имеет вид:

• Нужно провести анализ и узнать, какие именно дела в НД уходящего отчетного года относятся к категории переходящих, а также выяснить суммарное число.
• После этого следует поставить соответствующую отметку в поле с примечаниями «Переходящее дело».
• Обязательно сохранить нумерацию и индекс дела, присвоенные при первичной регистрации документов.

В завершении заносится соответствующая итоговая запись.

Есть ли срок хранения документа?

Срок хранения может составлять:

• до 10 лет;
• либо быть бессрочным.

Конкретный срок хранения устанавливается по типовым перечням.

Как осуществить внесение изменений?

Процедура внесения поправок напрямую зависит от метода утверждения НД.

Если же достаточно только подписи руководства компании, то для внесения изменений может быть оставлено несколько свободных строчек.

В случае утверждения документа Приказом внесение поправок осуществляется исключительно соответствующим Приказом (аналогичным образом).

Важно: заполнение графы “Количество дел” по итогам отчетного года не может считаться внесением изменений.

Образцы и примеры

Для исключения вероятности допущения многочисленных ошибок и возникновения недопонимания целесообразно рассмотреть образцы номенклатуры для каждой ситуации по отдельности.

Благодаря этому можно снизить риски ошибок и опечаток.

Номенклатура дел в школе

НД отдела кадров

Номенклатура дел ДОУ

НД бухгалтерии

НД по охране труда

Номенклатура дел для нотариусов

НД юротдела

Вне зависимости от того, кому именно нужно составить номенклатуру, крайне важно исключать в ней какие-либо ошибки и опечатки.

Поделиться

buhdzen.ru

Номенклатура дел отдела кадров: образец 2018 года

Чем крупнее компания, тем больше в ней ежегодный документооборот, это касается и отделов кадров. Уже при приеме сотрудника на работу на него заполняется личная карточка, после этого его личное дело пополняется новыми бумагами. Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год представляет собой систематизированный перечень всех документов, с которыми пришлось работать отделу в течение года, он позволяет быстрее обрабатывать весь массив документации, а также быстро находить нужные бумаги. В данном материале мы рассматриваем номенклатуру дел с новыми сроками хранения документов в отделе кадров.

Что такое номенклатура дел и зачем она нужна

На каждом крупном предприятии кадровые служащие должны позаботиться о поддержании порядка в документации. Любая путаница способна привести к крупным проблемам для сотрудников, поэтому нужно позаботиться о классификации документов и строгом контроле их перемещения и хранения. Для этого разрабатывается номенклатура дел – это систематизированный перечень бумаг, которые проходят через отдел в течение определенного периода.

Наличие номенклатуры позволяет быстрее ввести в курс дела новых работников, а также своевременно передавать документы в архив, отправлять их на хранение или доработку. При закрытии компании наличие номенклатуры позволяет не допустить утери документов и обеспечить их правильное хранение в течение положенного срока.

Варианты номенклатуры дел

В практике ведения документации существуют три варианта номенклатуры дел:

• Типовая. Она разрабатывается для нескольких организаций, работающих в одной отрасли и имеющих сходный документооборот.
• Примерная. В ней указывается примерный перечень дел, которые должны быть в нее внесены.
• Индивидуальная. Она разрабатывается по конкретный документооборот конкретного предприятия.

Эта классификация была первоначально разработана для государственных и муниципальных организаций. Однако сейчас она повсеместно внедряется в практику частными компаниями. Эти наработки уже унифицированы и проверены многолетним использованием, поэтому их очень удобно применять в кадровых службах частных коммерческих организаций.

В типовой номенклатуре может присутствовать индекс дела, его заголовок, количество. срок хранения, также оставляется поле для примечаний.

Например, в отделе кадров используется такая форма номенклатуры:

Принципы организации документооборота

Необходимость ведения номенклатуры дел прописано законодательно, она нашла отражение в законе «Об архивном деле» № 125-ФЗ. Кроме того, в 2002 году разработаны правила работы с архивами, обязательные для применения в государственных учреждениях. Однако они удобны в использовании, поэтому легко могут применяться и частными компаниями.

В разделе 3.4 Основных правил архивной работы подробно расписаны принципы создания и ведения номенклатуры дел для кадровой службы. Использование этих правил помогает систематизировать все документы в большом отделе, чтобы в дальнейшем не возникало проблем с их поисками.

Порядок составления номенклатуры дел

Для кадрового отдела любого предприятия номенклатура дел составляется и разрабатывается всего один раз, после этого в нее только могут вноситься изменения. Возможность внесения правок предусматривается изначально, это позволяет избежать сложностей в дальнейшем. Процесс разработки состоит из следующих ключевых этапов:

• Анализ всего набора документов, которые ежегодно проходят через кадровый отдел.
• Систематизация этих документов, выявление основных групп.
• Разработка формы номенклатуры и ее заполнение.

Эту работу сотрудники кадровой службы обычно выполняют в конце уходящего года. Подготовленный проект должен пройти утверждение, он утверждается руководителем кадровой службы. Также может потребоваться виза начальника юридического отдела. После этого документ направляется на подпись руководителю предприятия, для его утверждения может издаваться отдельный приказ.

Как внести изменения в номенклатуру?

На протяжении года в номенклатуру можно вносить изменения, к примеру, если в кадровой службе образовалась новая группа документов, которая ранее не была классифицирована. Процедура внесения изменений напрямую зависит от варианта согласования: если для этого требуется только подпись руководителя кадровой службы, то никаких сложностей не возникает, В такой ситуации сотрудники часто просто заранее оставляют в номенклатуре свободные строки для внесения в нее новых групп документов.

Если же номенклатура утверждается отдельным приказом руководителя, то должен быть издан новый приказ, в котором прописываются новые строки, которые должны быть внесены. Раздел количество дел меняется в течение года, однако такие изменения приказом не фиксируются.

Если в течение года какой-либо видов документов выходит из оборота, об этом отдельный приказ также не издается. Однако изъятый вид документации больше не водит в систематизированный перечень, и в номенклатуре следующего года не указывается.

Как уточнить номенклатуру дел на будущий год

Номенклатура дел пересматривается ежегодно, чтобы перечень используемых документов постоянно оставался актуальным. Сотрудник кадровой службы должен проанализировать номенклатуру, чтобы выявить устаревшие и неиспользуемые разделы и не вносить их на следующий год. Меняться могут не только разделы целиком, но и их названия: к примеру, за год изменилось наименование подразделения, с которым ведется обмен документами.

После учета всех изменений проходит процедура утверждения номенклатуры на следующий год. Если для этого требуется разработка отдельного приказа, то он должен быть издан в короткие сроки.

Правильно разработанная номенклатура становится незаменимой помощницей для ведения и систематизации дел в кадровой службе, она свидетельствует о профессиональном подходе к работе. Благодаря ней новым людям легко приступить к работе в кадровом отделе, не возникает путаницы, а любой документ можно очень легко найти.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

buhguru.com

Номенклатура дел организации — перечень, образец и порядок заполнения, срок хранения

Каждая организация вынуждена подготавливать большое количество разных документов. Они представлены не только бухгалтерской документацией, но и разными бумагами, касающимися направления работы фирмы. К таким документам относится и номенклатура дел.

Понятие и предназначение номенклатуры

Все важные документы, составляющиеся в компании, должны грамотно храниться в компании. Для этого они обычно раскладываются по отдельным папкам, для чего учитывается их тема или отдел фирмы, к которому они относятся.

Все такие папки называются «Дело №». Каждой папке присваивается индивидуальный номер, а также может даваться наименование.

Для учета таких дел используется специальная номенклатура дел. В ней фиксируются документы, которые распределяются оптимальным образом. В нем указываются сроки хранения разных бумаг, а также их количество в конкретном томе.

С помощью номенклатуры дел достигается сразу несколько целей:

• учитываются все дела, ведущиеся в организации;
• все они группируются, для чего учитывается их тема, принадлежность к конкретному событию или иные параметры;
• гарантируется их сохранность;
• при необходимости обеспечивается оперативный поиск нужной бумаги;
• определяются правила, на основании которых составляются дела.

Нередко номенклатура используется при фильтрации бумаг, причем с помощью этой процедуры можно понять, какие документы необходимо направить в архив, а какие можно уничтожить в связи с истечением срока действия, для чего потребуется составить акт списания документов.

Как заполнить табличную часть номенклатуры дел вы можете посмотреть в этом видео:

Правила составления и утверждения

Наиболее часто номенклатура разрабатывается сразу после открытия компании. Ежегодно в нее могут вноситься разные изменения.

Обычно составляется документация работником кадровой службы. Базируется она на документах, с помощью которых можно охарактеризовать правила работы и структуру организации.

Процесс утверждения делится на последовательные этапы:

• первоначально составляется документация выбранным ответственным специалистом;
• изучается полученный документ руководством фирмы;
• подписывается номенклатура руководителем определенного подразделения;
• для утверждения издается соответствующий приказ генеральным директором. Здесь содержится инструкция по формированию приказа о назначении генерального директора.

Если требуется внести в него какие-либо изменения, то они обязательно утверждаются руководителем фирмы.

Данная документация относится к периодическим бумагам, поэтому требуется ежегодно ее пересматривать. Процесс выполняется в конце каждого года. С помощью такого процесса можно правильно подсчитать, какое количество бумаг формируется компанией за год работы.

Ведением номенклатуры обычно занимается секретарь компании или ответственный специалист, являющийся работником кадровой службы.

Судебная практика

Номенклатура дел является рекомендательным документом, поэтому если она отсутствует даже в крупной компании, то это не является основанием для привлечения фирмы к ответственности. Поэтому практика показывает, что иски, подаваемые налоговой службой или контрагентами в суд, не рассматриваются.

Но именно наличие такой документации в компании позволяет достичь множества важнейших целей для организации. Поэтому для непосредственного руководителя фирмы целесообразно заниматься ее составлением ежегодно.

Разновидности документа

Номенклатура дел может быть представлена в нескольких видах. Все они имеют свои отличительные особенности:

• Типовая. С ее помощью устанавливается состав дел, которые формируются при функционировании однотипных компаний. Этот документ выступает нормативной документацией, закрепляемой в учетной политике.
• Примерная. В ней перечисляется примерный состав дел, формируемых компанией в процессе кадрового делопроизводства. Такой документ является рекомендательным, поэтому используется в качестве методического пособия.
• Индивидуальная. Она формируется непосредственно работниками кадровой службы компании. Для этого учитывается направление работы фирмы, ее структура и другие индивидуальные особенности. К процессу составления обычно привлекаются руководители отделов и структурных подразделений. Именно руководители знают, каковы перспективы развития компании, поэтому обеспечивается такой состав документации, который потребуется в будущем.

Во время формирования любой номенклатуры учитываются другие важные документы, имеющиеся в компании. К ним относится устав фирмы, штатное расписание, планы, отчеты, а также другие аналогичные бумаги. Тут вы узнаете, как составить приказ об утверждении штатного расписания.

Правила заполнения и оформления номенклатуры

Документация обладает простой структурой. В законодательстве не закрепляется точная ее форма, поэтому каждая фирма может закреплять собственный образец документа. Но при этом имеются некоторые пункты, которые должны содержаться в тексте в обязательном порядке.

К ним относится:

• полное и точное название компании;
• номер номенклатуры;
• дата ее формирования;
• список документов, который она фиксирует;
• подписи уполномоченных лиц.

В документации отражается, какое количество томов создано для ведения конкретного дела. Указывается, хранятся ли в компании бумаги в электронном или бумажном виде. Если для ведения дел используется компьютер, то все страницы нумеруются по файлам, после чего полученный показатель вносятся в номенклатуру.

Важно! В некоторых компаниях для электронных дел составляется отдельная номенклатура.

При оформлении этого документа рекомендуется придерживаться следующих правил:

• допускается вносить информацию через компьютер или от руки;
• намного удобней пользоваться печатным видом, так как в этом случае компактно вносится информация, а также дается возможность при необходимости вносить нужные изменения;
• для оформления используются стандартные листы в формате А4;
• допускается пользоваться для этих целей фирменным бланком компании;
• если в бланке имеется несколько листов, то они обязательно скрепляются, а также нумеруются и штампуются;
• на каждом листе указывается дата формирования;
• на последней странице прописывается, из какого количества листов состоит номенклатура;
• заверяется документация подписью ответственного работника компании.

Обязательно документ формируется в одном экземпляре. Как только он перестает быть актуальным, то передается для хранения в архив.

Процедура заполнения номенклатуры делится на этапы:

• первоначально вносятся стандартные сведения, к которым относится название фирмы, дата формирования документации, а также адрес компании;
• приводятся сведения о должностном лице, занимающемся составлением документа;
• основная часть номенклатуры представлена таблицей, в которую вносится информация о номере дела, его индексе, названии, а также количестве содержащихся томов и документов;
• указывается срок, в течение которого конкретное дело должно храниться в компании, для чего учитываются требования законодательства или информация, закрепленная в учетной политике;
• могут вноситься разные примечания, например, в каком подразделении хранятся дела, а также где располагаются оригиналы тех или иных бумаг;
• в конце указывается должность сотрудника, занимающегося составлением документа.

Как только все нужные сведения будут внесены, номенклатура передается для изучения директору фирмы. Если отсутствуют какие-либо нарушения или проблемы, то она утверждается в компании.

Сроки хранения

При распределении разных документов по делам наиболее часто учитывается основной критерий, представленный сроком хранения.

Срок хранения непосредственно номенклатуры дел может быть разным, так как зависит от того, какие именно бумаги в ней указываются. Поэтому данный период может варьироваться от одного года до бессрочного хранения.

Какие документы включаются

При составлении номенклатуры важно регистрировать все дела, которые относятся к деятельности организации. При этом не имеет значения, составляются ли они работниками головного офиса или филиала.

К этим бумагам относятся разные приказы, инструкции, учредительные документы, отчеты или иная документация. Сюда включаются даже секретные документы, в которых прописываются конфиденциальные сведения.

Не требуется фиксировать разные печатные издания, которые формируются в компании. Сюда же относятся разные заявления, составленные работниками, внутренняя переписка сотрудников разных отделов или журналы учета.

Не указываются в номенклатуре дела, которые формируются работниками профсоюза. Обычно в номенклатуре имеется сразу несколько разделов, каждый из которых имеет свое предназначение.

Один раздел предназначается для учредительных бумаг, в другой включаются сведения об отчетах и финансовой документации, а в третьем фиксируются документы, относящиеся к деятельности всех сотрудников. На основании такого разделения не составит труда найти нужное дело при необходимости.

Заключение

Номенклатура дел не является обязательным документом для разных компаний, но она позволяет достичь сразу нескольких целей, поэтому ее составление считается актуальным для каждой фирмы.

Во время ее формирования могут использоваться разные правила, закрепляющиеся во внутренней документации компании. Критерии, по котором структурируются дела, могут значительно отличаться в зависимости от направления работы организации.

Обычно в фирме назначается какое-либо ответственное лицо, занимающееся составлением и утверждением номенклатуры.

Порядок разработки номенклатуры дел рассмотрен подробно в этом видео:

Позвоните по телефону +7 (499) 288-03-12 или задайте вопрос и получите ответ юриста через 5 минут. Консультация бесплатная!

fbm.ru