Организация проведения – —

3. Организация и проведение деловых совещаний

Деловое совещание – это форма делового общения с целью обсуждения и решения производственных вопросов и проблем, требующих коллективных усилий.

Поводы проведения совещания:

— необходимость принятия коллективного решения;

— решение вопроса, затрагивающего интересы одновременно нескольких структурных подразделений;

— для решения вопроса необходимо воспользоваться мнения различных групп работников.

Подготовка совещания

На этом этапе принимается решение о проведении совещания, определяются повестка дня, сроки проведения, регламент и др.

Повестка дня фиксируется в письменном документе, который заранее рассылается всем участникам совещания. В повестке дня указываются:

— тема и цель совещания;

— перечень вопросов, выносимых на обсуждение, в порядке очередности их рассмотрения и с определением докладчиков (их фамилий, должностей) по данным вопросам.

— время и место проведения совещания.

Предварительная рассылка повестки дня дает возможность участникам совещания скорректировать свою работу и подготовиться к данному мероприятию.

Состав участников совещания.

К участию в совещании приглашаются те, кто действительно необходим. Оптимальное количество участников – 6-7 человек. Увеличение числа приглашенных снижает коэффициент участия (или отдачи), удлиняет совещание. При необходимости число участников может быть увеличено до 15 человек.

Организация пространственной среды. На стадии подготовки совещания необходимо продумать вопрос о размещении его участников. Их необходимо рассаживать так, чтобы они видели лицо, глаза, мимику, жесты друг друга, что дает им возможность использовать большее число средств получения информации и обеспечивает ее лучшее восприятие.

Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных), желательно в начале или в конце рабочего дня, либо во второй его половине после обеденного перерыва.

Ведение совещания

Организация и ведение дискуссий.

С целью повышения эффективности совещания его участники должны четко выполнять свои роли.

Руководитель в ходе совещания должен выполнять следующие задачи:

— вовремя начать совещание;

— сформулировать проблему совещания и нацелить участников на ее позитивное решение;

— уточнить повестку дня, сообщить о регламенте работы, предупредить о необходимости высказываться по существу;

— следить за дискуссией и направлять ее в конструктивное русло;

— использовать разнообразные приемы активизации внимания участников совещания;

— пресекать некорректное поведение участников совещания и смягчать напряженные ситуации;

— обобщать выступления и четко формулировать выводы.

Требования к участникам совещания:

— представляйтесь;

— не избегайте ответственности, говорите «я» вместо «мы»;

— будьте конкретны, излагайте свою точку зрения ясно, проявляйте активность, отстаивайте свою точку зрения, проявляйте терпимость к чужим мнениям;

— задавайте выступающим уточняющие и способствующие пониманию вопросы, объясняйте их цель; не используйте провокационные вопросы, вызывающие конфликтную реакцию и уводящие от решения проблемы;

— старайтесь, насколько это возможно, не интерпретировать чужие мысли и идеи; выражайте свое отношение к мнениям и предложениям других участников совещания в форме «Я-высказывания», говоря о своем восприятии их позиций;

— предлагайте новые идеи и ведите поиск наиболее приемлемого решения обсуждаемого вопроса.

Завершение и составление протокола.

Подводя итоги обсуждения, руководитель должен:

— выработать решение и определить пути его реализации;

— оформить результаты совещания и ознакомить с ними участников совещания;

— создать некий план действий по выполнению принятых решений, распределить обязанности, назначить ответственных за выполнение решений, определить формы контроля и людей, его осуществляющих.

Ход совещания должен протоколироваться. Датой подписания протокола и, следовательно, началом исполнения решений совещания является день его проведения.

После совещания руководителю необходимо:

— проанализировать ход совещания и его результаты;

— разослать протокол лицам, ответственным за выполнение решений совещания;

— осуществлять контроль выполнения его решений: контроль – главный инструмент исполнения принятых по результатам совещания решений;

— создать условия для реализации намеченных действий.

studfiles.net

Организация и проведение собраний, совещаний, деловых встреч

Собранием называется обязательное мероприятие, в котором принимают участие все члены какой-либо организации, например, ежегодное собрание акционеров или общее собрание членов кооператива. Порядок проведения собрания регламентируется уставом соответствующей организации, ход собрания и принятые решения фиксируются в специальном документе — протоколе собрания.

В отличие от собрания на совещании присутствует определенный фиксированный круг лиц, как правило, являющиеся представителями различных фирм или подразделений предприятия. Совещания обычно бывают регулярными, собираются в строго опре

деленное время, чаще всего раз в неделю, и предназначены для обсуждения текущих вопросов, хотя могут быть и неплановые совещания, вызванные производственной необходимостью. Ведение протокола совещания не обязательно, однако в конце совещания обычно принимается какое-либо решение.

Деловые встречи делятся на деловые беседы и переговоры. Деловые беседы проводятся в свободной форме, предназначены для обсуждения любых возникших вопросов и не обязательно заканчиваются принятием решения. Переговоры предназначены для решения серьезных вопросов совместной деятельности предприятий, разграничения сфер деятельности, выработки ценовой политики и т.п. Они заканчиваются принятием итоговых документов или устных деклараций.

В силу специфики своей работы любому коммерсанту достаточно часто приходится принимать участие в различных собраниях, совещаниях и деловых встречах, а также самому организовывать эти мероприятия. Необходимо соблюдать установившийся порядок их организации и проведения, т.к. часто от этого зависит успех всей коммерческой работы.

При подготовке собрания, совещания или переговоров необходимо:

1. Выбрать и четко сформулировать повестку дня. В повестке дня может быть два-три главных вопроса и три-четыре мелких. Если главных вопросов мало, то совещание будет протекать неторопливо и займет столько же времени, как и при достаточном их количестве, а при большом количестве вопросов обсуждение станет поверхностным.

2. Определить состав участников (для совещания, переговоров). Исключение составляют производственные совещания, которые проводятся регулярно (обычно один раз в неделю) с постоянным составом участников.

3. Выбрать день и время проведения мероприятия. При проведении переговоров день и время заранее согласовывается со всеми участниками.

4. Оповестить участников о дне и времени проведения. При проведении собрания желательно это сделать за 5—7 дней. О дне и времени проведения производственного совещания оповещают только приглашенных на него лиц, не являющихся постоянными участниками совещания.

5. Установить ожидаемую длительность мероприятия и предупредить об этом участников. Опыт показывает, что объявление времени окончания собрания или совещания сокращает его длительность на 10—15 %.

6. Подготовить основной доклад или сообщение и определить обязательных участников обсуждения. Доклад должен быть конкретным, отражать существо рассматриваемого вопроса, выводы необходимо обосновывать. Многословие и неконкретность доклада или сообщения вызывает безразличие у слушателей.

7. Выбрать и подготовить помещение. Необходимо позаботиться о том, чтобы помещение было достаточно удобным и могло вместить всех участников. Нехватки стульев быть не должно. При организации переговоров на столах перед каждым участником желательно поставить карточку с указанием фамилии, имени, отчества и наименования фирмы, которую он представляет. На столах также должны быть бумага и письменные принадлежности, можно поставить прохладительные напитка. Хорошим тоном считается подать при проведении переговоров чай или кофе с небольшим количеством выпечки.

Начинать работу нужно в точно назначенное время. Задержка начала собрания или совещания обычно приводит к тому, что при проведении следующего участники будут собираться с большим опозданием. Время начала переговоров принято соблюдать неукоснительно всеми сторонами, опоздание на переговоры рассматривается как крайнее неуважение к партнерам и может привести к нежелательным последствиям.

Обстановка во время собрания (совещания) или деловой встречи должна быть доброжелательной. Недопустимы личные выпады по отношению к участникам, выяснение отношений.

Для проведения собрания избирается председатель. Основными обязанностями председателя являются:

следить за регламентом;

объявлять фамилию и должность выступающего, наименование организации, представителем которой он является.

Председатель собрания должен удовлетворять определенным требованиям, основные из которых: компетентность, беспристрастность, умение выражаться четко и ясно и терпимость к чужому мнению. Председатель не имеет права выказывать свое предпочтение тому или иному мнению или участнику собрания, а так же навязывать свое мнение. Свои предложения он должен излагать после всех.

Важным этапом любого собрания или совещания является принятие решения. В такие моменты совещание часто становится беспомощным, как бы теряет энергию. Это происходит потому, что участники не в состоянии осознать, что пора принимать решение, или колеблются, не решаясь сделать выбор. В таких случаях лучше всего выбрать одно предложение и продолжать его рассматривать. Важно не пропустить момент, когда дебаты следует закрыть — тут нужен опыт и умение председателя. Хороший способ — промежуточное голосование. Оно подводит итог очередного этапа дискуссии. Не следует, однако, слишком спешить с окончательным голосованием, т.к. не исключено принятие решения, которое отвергается меньшинством. В этом случае члены меньшинства могут приступить к действиям, доказывающим неправоту большинства, что может привести к возобновлению обсуждения и потере уже достигнутых результатов.

Особый вид совещания представляет собой так называемый «мозговой штурм». Такое совещание проводится в случае, когда необходимо решить сложную проблему, найти выход из запутанной ситуации, принять ответственное решение.

Для проведения такого совещания, прежде всего, необходимо четко сформулировать задачу — только одну, самую сложную или самую важную. Желательно, чтобы в обсуждении принимали участие не более 7-12 человек. Стулья целесообразно расставить по кругу, чтобы не было «галерки» и «президиума». Необходимо жестко определить время обсуждения. Дефицит времени порождает стресс, стимулирующий мозговую деятельность. Оптимальное время такого совещания — около 30 мин. Никто не должен критиковать выдвигаемые предложения. Большинство людей не могут творчески работать в условиях моральной угрозы, если одного одернули, другие будут думать только о том, как бы не показаться глупее всех. В начале обсуждения, как правило, выдвигаются банальные, пустые идеи. Запрет на критику облегчает выдвижение любых идей, среди которых могут оказаться и весьма ценные. Целесообразно отбирать лучшие идеи, а не отбрасывать худшие, то, что показалось непригодным сейчас, может пригодиться впоследствии. Не нужно устанавливать авторства идей — лучшие идеи всегда продукт коллективного творчества.

Когда вроде бы найден выход из сложной ситуации, желательно разделиться на две группы — «сторонников» и «противников» и постараться найти слабые места в разработанном решении. Окончательное решение необходимо четко сформулировать и записать.

Похожие статьи

znaytovar.ru

Организация проведения деловых совещаний и переговоров

Курсовая работа

Организация проведения деловых совещаний и переговоров


Содержание

Введение        

1.        Подготовка и проведение деловых встреч        

1.1 Подготовка деловых встреч        

1.2 Проведение деловых встреч        

1.3 Переговоры как способ разрешения конфликтов        

2. Практика ведения переговоров        

2.1 Стадии переговоров        

2.2 Тактические приемы        

Заключение        

Список литературы        


Введение

Актуальность курсовой работы. Деловое совещание и переговоры являются основными способами коллегиального принятия управленческих решений. Первое представляет собой форму обсуждения важных производственных и организационных вопросов между персоналом компании или его руководством, то есть во внутренней среде.

Правильная организация деловых свещаний предусматривает, прежде всего, их тщательное планирование. Самые важные моменты при подготовке:

Повестка дня. Нужно определить несколько главных и второстепенных вопросов или проблем, которые будут обсуждаться. Их успешное решение и будет целью проведения совещания.

Временные рамки. Оптимальный вариант — около часа, плюс-минус 20 минут. Такая продолжительность не утомит участников и даст возможность обсудить все поставленные вопросы.

Главная цель. Наиболее эффективная часть совещания – его середина. Именно на это время нужно ставить обсуждение самой важной проблемы или вопроса, поскольку умственная активность сотрудников в этот момент достигнет своего пика.

Оповещение участников. Всех, кто будет принимать участие в совещании, нужно известить заранее, с указанием точного места и времени проведения, а также круга рассматриваемых вопросов. Работники или компаньоны смогут подготовиться и спланировать свой рабочий день с учетом этого мероприятия.

Место проведения. Его нужно выбрать, учитывая при этом количество людей, удобство размещения и доступность вспомогательных элементов (например, проектора с экраном, доски для записей или компьютера).

Деловые переговоры происходят между представителями разных организаций, в их процессе обсуждаются пути заключения сделок или варианты сотрудничества, то есть это уже внешняя среда. Для их успешного проведения нужно:

Поставить цель, то есть результат, который должен быть получен в ходе переговоров.

Подумать, какие возражения могут возникнуть со стороны партнера или что он может потребовать взамен.

Заранее подготовить аргументы и доводы в защиту своей позиции.

Мысленно отрепетировать ход ведения переговоров, максимально подробно отвечая партнеру и стараясь предвидеть его вопросы.

Обдумать время, место, продолжительность переговоров и размещение участников. Существуют зоны личного пространства, которые нарушать нельзя, и неудобные для зрительного контакта позы. Эти моменты тоже нужно учесть, чтобы всем присутствующим было комфортно.

Залог успешного сотрудничества в будущем – взаимовыгодность сделки для обеих сторон. Поэтому при подготовке нужно учитывать не только свои интересы, но и позицию партнера. Тщательное планирование и организация – залог успешного проведения деловых переговоров и совещаний.

Цель курсовой работы изучить организацию проведения деловых совещаний и переговоров.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

  • Изучить подготовку и проведение деловых встреч;
  • Рассмотреть практику ведения переговоров.

  1. Подготовка и проведение деловых встреч

1.1 Подготовка деловых встреч

Эффективное проведение деловой встречи требует серьезной и тщательной подготовки.

ru.essays.club

— Организация и проведение собраний

Существует несколько видов мероприятий, которые проводится для определённой группы людей, в определённом месте, где обсуждаются разные темы или принимаются решения по конкретным проблемам. Например, квартальное собрание акционеров или общее корпоративное собрание. Эти мероприятия подразделяются на несколько видов:

 

ü Собрание

ü Совещание

ü Деловая встреча:

Ø  Деловая беседа

Ø  Переговоры

 

Собрание проводится по определённому регламенту (порядок проведения собрания), который прописан в уставе  организации. Проведение собрания и решения, которые на нём принимаются, записываются в специальном документе, который называется протоколом собрания.

Совещание отличается от собрания тем, что на совещание обычно приглашается узкий круг людей. Например, люди, которые представляют различные отделы одной организации или представители различных компаний и фирм.

Совещания чаще всего проводятся регулярнее, чем собрания. Они созываются в твёрдо определённый момент, как правило, единожды в неделю. Совещания существуют  для обдумывания злободневных проблем  и вопросов. У таких встреч может быть  и внеплановый характер, если они оправданы срочной необходимостью. Протокол на совещаниях обычно не ведётся, но по итогам непременно выносится резолюция.

 

Деловые встречи подразделяются на деловые беседы и переговоры.

Деловая беседа проходит в форме свободного разговора и проводится для обсуждения разных насущных сиюминутных задач, но в итоге обязательно выносится вердикт.

Переговоры предусматривают решение более основательных вопросов и задач по совместной деятельности компаний, организаций или предприятий, как то: определения круга взаимодействия, ограничения сфер влияния и так далее. Переговоры завершаются подписанием итогового соглашения или словесным  заявлением.

 

Каждому предпринимателю, бизнесмену, коммерсанту, по роду своей деятельности, нередко требуется  выступать в роли участника или самому организовывать  разные собрания, совещания и деловые встречи. Существует установленный порядок проведения данных мероприятий, который необходимо соблюдать, так как напрямую влияет на  успех и развитие бизнеса.

 

Какие именно условия необходимо соблюсти, чтобы подготовить и качественно провести данные мероприятия?

 

1. Важно ясно определить тему и расписать повестку дня.

В повестку необходимо включить 2-3 важных вопроса и 3-4 второстепенных. Почему такое соотношение? В том случае, если  главных вопросов немного, то вы сможете уделить им больше времени для рассмотрения  и проработать их более углубленно. Если их будет много, то, в виду ограниченного времени, главные вопросы будут рассматриваться поверхностно и много нюансов будет упущено.

 

2. Составить список конкретных лиц, приглашенных на  собрание, совещание,  переговоры.

Исключением является  производственное совещание. Оно проводится регулярно и с неизменяемым списком присутствующих.

 

3. Назначить дату и конкретное время для проведения мероприятия.

Дата и время переговоров должна быть согласована со всеми сторонами.

 

4. Обязательное оповещение всех предполагаемых лиц о дате и времени проведения мероприятия.

Для осуществления  собрания это необходимо сделать минимум за неделю. О предстоящем производственном совещании предупреждаются лишь те люди, которые не являются его неизменными участниками.

 

5. Определить временные рамки, в ходе которых будет проходить данное мероприятие, и поставить в известность о них всех участников.

Как показывает опыт, предупреждение о времени завершения мероприятия дисциплинирует всех собравшихся и сокращает время проведения от  10 до 15 %.

 

6. Необходимо подготовить основное выступление. Это может быть доклад или небольшое сообщение. Назначить обязательных участников для обсуждения.

Выступление должно быть сделано строго по теме и раскрывать рассматриваемую проблему. Аргументы и выводы должны быть обоснованы и подкреплены фактами. Пустословие и неконкретность вызовет у слушателей только невнимательность и безразличие.

 

7. Определиться с помещением и подготовить его к мероприятию.

Комната  или зал должны быть удобными и таких размеров, чтобы могли вместить в себя всех предполагаемых присутствующих. Заранее продумайте количество посадочных мест – стульев должно хватить всем. Пусть лучше у вас будет запас на непредвиденный случай. Для проведения переговоров нелишне установить карточку перед каждым участником  с полными инициалами. Указать на ней название организации или компании, от лица которой этот человек присутствует. Положите на столы бумагу/блокнот и несколько ручек для каждого участника. Приветствуется наличие напитков (минеральная вода с газом и без) и стаканов. Правила вежливости предусматривают подачу чая и кофе в ходе переговоров.

 

Работа должна начинаться жестко в оговоренное время. Опоздания  приведут лишь к тому, что последующие мероприятия будут начинаться еще с большими  задержками. При организации переговоров всеми сторонами  — участниками принято безусловно  соблюдать момент начала работы. Ваше беспричинное опоздание на переговоры  партнёрами будет рассмотрено как предельная степень пренебрежения и дальнейшие результаты предсказать будет сложно.

Следите за тем, чтобы общая атмосфера во время мероприятия была доброжелательной. Переходы на личности, выяснения отношений, оскорбления и провокации недопустимы.

Для того, чтобы провести собрание, нужно выбрать председателя. Это делается с помощью общего открытого или закрытого голосования. Этот этап обязательно фиксируется в протоколе.

Председательствующий обязан контролировать регламент и оглашать имя и  фамилию каждого выступающего, его пост и  название компании, от лица которой выступает участник.

Выбранный спикер должен быть человеком с определёнными качествами. Прежде всего, председатель должен быть человеком компетентным и беспристрастным. Должен уметь ясно и четко выражаться, быть терпимым к противоположному мнению. Он не имеет права отдавать кому-либо предпочтение и навязывать своё мнение.  Если у него есть свои предложения по ходу собрания, высказать председатель имеет право только после всех выступивших.

Самый важный момент любого мероприятия  — подведение итогов и принятие решения. Чаще всего, в этот момент наблюдается какая-то потеря энергии и  беспомощность. Причиной этому является психологический аспект: участники не в состоянии осознать, что время подходит к концу и необходимо прийти к какому-то решению. Они начинают сомневаться, колеблются, не решаются сделать выбор. Если такая ситуация возникает, лучший выход из неё – взять одно предложение и рассмотреть его. Очень важно не упустить мгновение, когда следует прекратить обсуждение. Это целиком и полностью зависит от опытности председателя. Существует так же практика промежуточного голосования, когда подводится итог по каждому этапу обсуждения. Но и с окончательным решением так же не стоит торопиться, если это решение отвергается меньшинством. В этом случае нужно продолжить обсуждение, чтобы прийти к решению, которое удовлетворяло все стороны обсуждения.

 

secretarus.ru

16. Организация и проведение приемов

Приёмы – как дипломатические, так и деловые – одна из важнейших форм внешнеполитической, деловой, культурной и другой деятельности правительств, государственных ведомств, деловых людей, общественных и других организаций и лиц. Они могут проводится по торжественным случаям (в честь государственных визитов, национальных праздников и т.д.) и иметь политическое значение, носить чисто протокольный характер (в связи с деловыми визитами, открытием выставок) или же использоваться в порядке повседневной деятельности (в ходе переговоров и другие). Приём – одна из форм «внешне – и внутриполитической» деятельности организации. Это, как правило, организованное и заранее подготовленное хозяевами, совместное проведение времени представителей организации-хозяина и гостей. Приём проводится: а)по случаю торжественной даты – юбилея, годовщины основания фирмы, или создания организации; б)по случаю посещения организации известного и почётного гостя, делегации фирмы-партнёра; в)в порядке повседневной деятельности фирмы на регулярной основе.

Целью проведения приёма может быть расширение и углубление контактов в сфере деятельности компании, получение необходимой информации, формирование имиджа организации во внешней деловой среде.

Приёмы могут быть: дневные и вечерние, с рассадкой (заранее распределёнными местами участников) и без рассадки, формальные и неформальные. Дневные приёмы – это «бокал шампанского», «бокал вина», «завтрак». «Бокал шампанского « начинается обычно в 12 часов и длится около часа. Поводом для такого приёма может быть годовщина национального праздника, отъезд (приезд) официального лица, пребывание делегации. Открытие выставки (фестиваля) и т.д. Это наиболее простая форма приема, не требующая большой подготовки. Прием проходит без рассадки гостей – стоя. Напитки и закуски разносят официанты. Обычно подаются только шампанское, вина, соки и легкая закуска (мини-пирожные, бутерброды, орешки). Завтрак или обед с рассадкой – более торжественная форма приема. Для такой формы приема предусматриваются места за столом для всех участников. Завтрак с рассадкой устраивается между двенадцатью и пятнадцатью часами и продолжается примерно полтора часа. По своему содержанию и времени он соответствует российскому обеду и может включать в себя 1-2 холодные закуски, одно рыбное или одно мясное блюдо и десерт. Допустима подача горячей закуски первого блюда. Во время сбора гостей в аванзале им предлагаются аперитив, соки, в ходе завтрака – сухие виноградные вина, а по его завершении подаются чай, кофе, предлагаются шампанское, коньяк, ликер. Гости, как правило, приходят на завтрак в повседневной одежде, если ее форма специально не указана в приглашении. Вечерние приемы бывают нескольких типов. Наиболее популярным, демократичным, массовым и продуктивным, с точки зрения охвата общения является «коктейль», который начинается между 17-18 часами и продолжается два часа. Прием проходит стоя. Гости сами подходят к столам с закусками, набирают себе угощения, а официанты предлагают напитки, если разносятся горячие закуски, то прием может быть назван «а ля фуршет». Для большей торжественности встречи к ее концу возможно подача шампанского, мороженного, кофе. Фуршет – наиболее демократичная форма приема. С такого банкета можно уйти в любое удобное время. Находясь на таком приеме, следует помнить несколько правил:

— подходить к столу следует только после приглашения или после того, как к столу пошли остальные присутствующие;

— гости берут тарелки из стопки, стоящие в начале стола, и движутся вдоль стола в одну сторону( чтобы не мешать друг другу), накладывая на свою тарелку угощение;

— неучтиво находиться возле стола с дымящейся сигаретой;

-некрасиво наваливать на тарелку все предлагаемые блюда сразу. Существует определенный порядок угощения: полагается в начале отведать рыбных блюд, рыба и мясо не должно быть на одной тарелке;

— следует брать ровно столько, сколько можно съесть;

— закуски перекладывают в тарелку общим прибором, который находится на блюде с данной закуской. Набрав угощения, следует не забыть положить общий прибор на место;

— для десерта и сладких блюд необходимо взять чистые тарелки;

— мужчина может угостить даму, принеся ей что-нибудь из буфета. Даме недопустимо угощать мужчину.

Единственным столовым прибором на фуршете является вилка. Поэтому закуски нарезают небольшими кусочками( « на один раз»). Кроме вилок могут быть поданы и шпажки – небольшие палочки воткнутые в бутерброды- канопе и другие штучные закуски. Ножи могут быть на столе, но пользоваться ими в любом случае будет неудобно. На фуршет принято приходить в повседневном костюме или платье.

Похожий на фуршет прием – «коктейль». Он также проходит в промежутке времени от 17 до 20 часов. В отличие от фуршета, столы для коктейлей не накрываются. В зале расставляют несколько небольших столиков, на них раскладывают сигареты, спички, пепельницы и ставят бумажные салфетки в вазочках. Угощение и напитки подаются официантами на подносах. Вместо вилок гости пользуются специальными банкетными шпажками. Заканчивают прием подачей шампанского и кофе. Обед – наиболее торжественная форма приема. Начинается в период с 17 до 19 часов, длиться 2-3 часа и более. Гости сначала находятся за столом в течение часа, за тем они переходят в другое, менее официальное помещение, или часть зала для беседы, куда и подается чай, кофе. Форма одежды – торжественная. Обед проводиться с рассадкой – каждый участник узнает о номере своего места за столом из приглашения. Обед-буфет предполагает свободную рассадку участников за столами по четыре-шесть человек, гости набирают закуски с одного большого стола и садятся за один из небольших столов. Меню как на фуршете. Такой прием организуются после концерта, просмотра фильма, в перерыве между заседаниями конференции. Обед-буфет менее официален, чем обед. Чай устраивается между 16-18 часами, как правило, для женщин. Ужин с рассадкой отличается от обеда только более поздним временем проведения.

На официальные приемы опаздывать нельзя. Гости на такого рода приемы (завтрак, обед, ужин) съезжаются в течение 3-5 минут и после небольшой паузы, используемой для взаимных приветствий и знакомства, приглашаются к столу. Знакомится за столом не принято. Не рекомендуется разговаривать с кем-нибудь через соседа по столу. За столом женщина может сидеть в шляпе, но перчатки должна снять обязательно. На приеме с рассадкой необходимо соблюдать старшинство, служебное или общественное положение гостей, так как места делятся на более почетные и менее почетные. Первым считается место справа от хозяйки дома, вторым — справа от хозяина. В отсутствии женщин первым считается место справа от хозяина, вторым — слева от него. При рассадке придерживаются следующих правил:

— первыми по правую и левую руку от хозяйки сажают мужчин, хозяина же окружают дамы. Затем места чередуются: рядом с женщинами сажают мужчин и наоборот;

— женщину не сажают с женщиной и в конце стола, если в торце стола не сидит мужчина;

— мужа не сажают рядом с женой;

— два иностранца из одной страны не сидят вместе;

— последние места за столом занимают сотрудники своего учреждения ( но не женщины).

Чтобы каждый гость мог быстро найти свое место за столом, при входе выставляется план рассадки, на стол кладется кувертная карточка с именем и фамилией приглашенного, а иногда схема стола вручается каждому гостю. Гости занимают свои места после того, как сядет хозяйка, она же первой и встает после окончания приема.

Подготовка приема включает следующие этапы: постановка целей приема, выбор формы приема, определение состава участников, составление сценария приема, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом( если она предусмотрена), составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей, подготовка тостов и речей.

Неформальные примы проводятся в ситуациях, когда гостей « не ждали» заранее, чаще в небольших фирмах и экспромтом, в неформальной обстановке. Неформальные приемы распространены в США, когда партнеров приглашают на ланч. Неформальность обстановки способствует решению нестандартных проблем, способности взглянуть на проблему иначе. К такому приему следует быть в принципе готовым.

studfiles.net

Организация проведения опроса

Подробности
Категория: Методика социальных исследований

Опрос — это сбор сведений. Первый опрос служит точкой отсчета в процессе моделирования. Чтобы провести опрос, аналитик вначале выбирает наилучший источник информации (документ или конкретного человека), а затем организует его «опрос».

 

Цель опроса— получение порции информации, необходимой для начала либо для продолжения построения определенной части модели бизнес-процесса. После первого опроса модель используется для определения той информации, которую необходимо получить в ходе следующего опроса. В соответствии с иерархией модели может быть проведена последовательность опросов для выяснения все более конкретных деталей рассматриваемой области. Аналитики используют свои модели для более сфокусированного опроса и оптимизации затрат времени на работу с источниками информации. Это повышает эффективность работы, сокращает время на повторное рассмотрение неясных или забытых деталей и уменьшает вероятность повторно задавать вопросы одному и тому же эксперту. При таких условиях эксперты более охотно отвечают на вопросы аналитиков.

Опросное исследование включает 14 основных видов процедур. На практике может производиться сразу несколько процедур одновременно, и исследователь вправе по ходу опроса при необходимости возвращаться назад к той или иной процедуре или, наоборот, “перескакивать” вперед.

Этапы опроса могут быть описаны следующим образом:

1. Концептуализация – определение цели исследования, выдвижение гипотез, уточнение понятий и нахождение их операциональных соответствий в данном опросе (операционализация).

2.Схематизация – установление процедур, которые должны быть применены во время опроса, и принятие решения о характере требуемой выборки.

3. Подготовка инструментария – составление анкеты или бланка интервью, определение числа и порядка вопросов, подготовка необходимых наглядных пособий или любых других подсобных средств.

4. Планирование – рассмотрение финансовых, административных, материально-технических и кадровых проблем, связанных с проведением опроса.

5. Построение выборки – отбор предполагаемых респондентов в соответствии с тем из методов, описанных в гл.5, который лучше других подходит для целей и средств данного исследования.

6. Инструктаж – подготовка интервьюеров, кодировщиков и другого обслуживающего опрос персонала к работе с респондентами и к обработке данных; снабжение персонала необходимыми материальными средствами.

7. Предварительное тестирование (pretesting) – опробование выбранного инструментария на выборке малых размеров с целью проверки правильности понимания респондентами инструкций и вопросов, а также проверки соответствия их ответов ожидаемому типу ответов.

8. Опрос – почтовый, телефонный или очный опрос участников выборки с применением пилотажного инструментария.

9. Наблюдение за ходом опроса (мониторинг) – проверка корректности применения методики опрашивающими, а также контроль за тем, чтобы опрашивались строго только участники выборки (проверка записей интервьюеров, случаев отказа респондентов от опроса; прослушивание телефонных интервью).

10. Контрольная проверка – проверка (посредством дополнительных контактов с респондентами) того, все ли члены выборки оказались реально охвачены опросом и всели из них возвратили анкеты.

11. Кодирование – преобразование собранных данных в числовую форму.

12. Обработка – подготовка данных для анализа.

13. Анализ – переработка данных с помощью статистических и других средств с целью получения содержательных выводов.

14. Составление отчета– изложение результатов анализа в форме исследовательского отчета.

eksdan.ru

Организация проведения аварийно-спасательных работ — Группа компаний «Огнеборец»

Аварийно-спасательные работы в первую очередь проводятся с целью спасения человеческой жизни, культурных и материальных ценностей, устранения любых чрезвычайных ситуаций, в результате которых может пострадать природная среда. АС работы включают в себя не только спасение людей, но и оказание им первой медицинской помощи, а также эвакуацию пострадавших в медицинские учреждения.

Это сложная и ответственная работа, с которой может справиться только группа профессиональных спасателей. Проведение аварийно-спасательных работ происходит в крайне тяжелых условиях: при больших пожарах, возникновении заражения территории и т. д.

Виды АС работ:

  1. горно-спасательные работы;
  2. поисково-спасательные работы;
  3. газоспасательные работы;
  4. тушение пожаров;
  5. ликвидация последствий разрушительного действия чрезвычайных происшествий и т. д.;
  6. спасение и вывод пострадавших с пораженного участка.

Порядок проведения и организации АС работ

Проведение аварийно-спасательных работ требует четких приказов начальства и слаженности работы коллектива. Важно соблюдать максимально сжатые временные сроки, которые позволят спасти максимальное число пострадавших и своевременно оказать первую мед. помощь. Необходимо проводить работы максимально быстро еще и из-за вероятности увеличения очага, подверженного негативным факторам чрезвычайного происшествия.

Организация аварийно-спасательных работ состоит из нескольких основных пунктов:

  1. оценка сложившейся ситуации;
  2. решение о начале проведения спасательной операции;
  3. формулировка задач и составление плана действий;
  4. последующая организация эффективного рабочего взаимодействия с другими работающими на месте происшествия группами.

Профессиональная организация проведения аварийно-спасательных работ позволит свести к минимуму ущерб от возникновения чрезвычайной ситуации и избежать жертв.
Наша компания всегда готова приехать на место происшествия и провести аварийно-спасательные работы. Благодаря высокому уровню профессионализма и слаженности работы нашей команды, происшествие будет локализовано, блокировано или нейтрализовано в кратчайшие сроки. Каким бы высоким ни был уровень сложности работы, наши спасатели всегда работают быстро и слаженно.

www.ogneboretz.ru