Определение документ – Понятие «документ». Расширение понятия «документ» в документоведческой науке и практике. Определение документа в законодательных и нормативных актах.

Содержание

Официальные определения понятия»документ»- Общее документоведение Библиотека русских учебников

За длительный исторический период значение понятия»документ»постоянно менялось. До сегодняшнего времени применяются различные определения, то придавая ему широкое значение, то сужая его понимание к одного конкретного вида документу документа.

Приведем в хронологическом порядке некоторые из официальных определений понятия документ, можно встретить в словарях и учебно-справочной литературе, в таблице 25

. Таблица 25 Определение понятия»документ»

№		Определение понятия		Источник
1		2		3
1		Материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде		терминологических словарь по теории и практике научной информации — М, 1964
2		Материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени, и такой, что используется в общественной практике		Основы информатики / А ИМиха йлов, АИЧерный, PC Гиляревский — 2-е изд, перераб и доп — М, И968-С46
3		Материальный объект, содержащий информацию в заданном виде и специально предназначенный для ее распространения в пространстве и времени		Документ / / БСЭ — 3-е изд — М: Сов Энциклопедия, 1972-Т 98-С46
4		Материальный объект, содержащий закрепленную информацию и специально предназначенный для ее передачи и использования		Термы нологическы и словарь по информатике / МЦНТИ-М, 1975-С122
5		Информация, зафиксированная на материальном носителе		Документ / / Уре — 2-изд-К, 1979 Т 8-С428
6		Результат закрепления информации об объективной действительности и умственную деятельность человека средствами письма, графики, фотографии, звукозаписи или другим способом на любом носителе		Словарь современного архивного терминологии социалистических стран,-Вып 1 — М, 1982
7		Материальный объект, в котором содержится та или иная информация		Документ / / УРЕС-2-вид-К, 1986 Т1-С538
8	Социальная информация, зафиксированная на любом материальном носителе с целью ее сохранения, распространения и использования		Толковый словарь по основам информационной деятельности,-К, 1995 — CII
9	Материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве с целью сохранения и общественного использования		терминологических словарь по библиотечно делу и смежным отраслям знаний — М-, -1995 — С58
10	Комбинация носителя и записанной на нем информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность		Справочник архивной терминологии Международного Совета по делам архивов, 1996
11	Все то, что может быть использовано как свидетельство Любой источник информации способно для пересылки, изучения и (или) то, что имеет юридическую силу		Международный институт интеллектуального сотрудничества, 1997
12	Запись информации на материальном носителе, основная функция которого — сохранение и передача информации в пространстве и времени		архивистикой: терминологический словарь: К-1998 С26
13	Материальный носитель с зафиксированной информации, предназначенный для ее хранения и передачи во времени и пространстве, пригодный для использования в документационных процессах		Справочник библиографа-2-е изд перераб и доп-СПб; профессия, — 2003 С28
14	Деловой бумага, удостоверяющая определенный юридический факт, подтверждающий право на что-либо Все то, что подтверждает что-нибудь		Большой толковый словарь украинского языка К: 2001С236

Такое разнообразие определений привело к определенным терминологических дискуссий по поводу самого понятия»документ»и сферы его применения

Взгляды на определение этого понятия в свое время высказывали и продолжают высказывать известные российские и украинские ученые-исследователи:. ВМ. Автократов,. ВД. Банасюкевич,. КБ. Гельман-Виноградов,. ОМ. Зусь ьман,. ОВ. Елпатьевский,. МП. Илюшенко,. ТВ. Кузнецова,. СГ. Кулешов,. НМКушнаренко,. НС. Ларьков,. ЕА. Плешкевич,. АМ. Сокова,. АВ. Соколов,. ЮМ. Столяров,. МС. Слободяник,. ЭЛ. Хан-Пира,. ГМ. Швецова-Водка. ЕЛ.. Хан-Піра,. Г.М.. Швецова-Водка.

Так, для понимания объемов указанного понятия проф. ТВ. Кузнецова предлагала рассматривать его в трех плоскостях:

— как документ в целом;

— как служебный документ;

— как документ соответствующей области использования [17]. Российский ученый проф. ЮМ. Столяров считает

необходимо определять понятие»документ»в зависимости от цели его использования, например:

— для практической деятельности

— для правового регулирования

— для общей науки о документе [33]

Проф. ГМ. Швецова-Водка в своем пособии»Документоведение»предлагает рассматривать отношения между разными значениями термина»документ»по»принципу матрешки», когда каждое более широкое значение поглощает ае менее широк: есть расположить их, начиная от любого материального (субстанциональной) объекта, используемый для передачи информации в обществе (Документ 1), в записи о юридическом и факты, удостоверяющие личность (Документ. УИИ) [37ідчують особу (Документ. УІІ) [37].

Учредители информатики приходят к выводу, что»документом в широком смысле можно считать не только рукописи и печатные издания, но и любой материальный объект, который фиксирует или подтверждает любой ь какие значения и может быть включен в определенное собрание»[23]. Такую позицию поддерживает. ГГ. Воробьев, подчеркивая, что»для научного документом является все публикации, рукописи и т.п., а для искусствоведа — все т воры живописи, прикладного искусства [15] AB. Соколов в общей типологии называет и документы трех измерений, т.е. вещественные объекты, выполняющие функции знаков [28ь функції знаків [28].

Следует отметить, что термином вообще считается»строго определенное научное понятие», которое должно состоять квалифицированными специалистами и быть»стандартизированным», т.е. внесенным в соответствующий станда арта. Проблемой на сегодня является то, что область применения дефиниции»документ»постоянно все более расширяется, отражаясь при этом лишь в некоторых стандартах, содержащих в основном управленческий х. Аракисновному управлінський характер.

Опять же проф. ЮМ. Столяров предлагает два варианта выхода из проблемной ситуации, сложившейся:

1) общее определение понятия»документ»дать в междисциплинарном стандарте, а в стандартах, относящихся к отдельным дисциплинам, лишь конкретизировать общее определение, не отрицая его;

2) стандартизировать несколько определений документа для каждой заинтересованной дисциплины [33]

По первому варианту работает. Международная организация по стандартизации (ISO). Стандарты, которые она принимает, соглашаются. Международной федерацией библиотечных ассоциаций и учреждений,. Международной организацией по интеллектуальной собственности,. Международным советом архивов,. Международной федерацией по информации и документации (МФИД). Стандартам и терминологии, указанной в них, может быть предоставлен статус национальнымиих.

Так, Украина официально признает стандарты, принятые. Международной организацией по стандартизации, поэтому имеем ситуацию, когда в государстве официально принято и действует несколько определений документа, начиная с широчайшими шего, принятого ISO, и заканчивая определением документа как основной единицы в системе организационно-распорядительной документации.

Некоторые из этих определений размещены в таблице 26

. Таблица 26. Определение понятия»документ»в стандартах и ??законодательных актах

№		Определение понятия		Шифр ??стандарта, законодательства
1		2		3
1		Средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека		ГОСТ 16487 — 70
2		Материальный объект с информацией, закрепленной изобретенным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве		ГОСТ 16487 — 83
3		Предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке или на другом носителе		Закон Украины»Об информации»от 02101992
4		Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать		ГОСТ Р 51141 -98
5		Материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленный в установленном порядке и имеет в соответствии с действующим законодательством юридическую силу		ДСТУ 2732-94
6		Записанная информация, которую можно рассматривать как единицу в ходе осуществления информационной деятельности		ДСТУ 3017-95
7		Записанная информация, которая может рассматриваться как единица при осуществлении информационной деятельности		ДСТУ 2392-94
8		Информация, зафиксированная на материальном носителе, основной функцией которого является сохранять и передавать ее во времени и пространстве		ДСТУ 2732:2004
9		Материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве с целью сохранения и общественного использования		Закон Украины»О библиотечном деле»с изменениями от 22082004
10	Информация, нанесенная на видимый носитель, или та, что хранится на электронном носы оказана в доступной форме		Закон США»Об электронной подписи и национальную»коммерции», 2004
11	Записанная информация, которую можно считать единицей независимо от физической формы и технических данных		ISO 11620-99
12	Записанная информация или материальный объект, могут расцениваться как единица в документному процессе		ISO-5127/FDIS-2001
13	Зафиксированная информация или объект, который может трактоваться как отдельная единица		ISO -15489:2001 (ДСТУ 4423 -1:2005)

Систематический просмотр определений понятия»документ»позволяет предотвращать неточностям их употребления и произвольного понимания, что может привести к нежелательным юридических, экономических и других последствий

Можно согласиться с мнением проф. ГМШвецовои-Водки, что обсуждать определение понятия»документ»можно только тогда, когда собеседники одинаково его понимают

Трудно не согласиться в ситуаций, ситуации с мнением проф. ЕО. Плешкевича, который отмечает, что»полностью изучить феномен документа не под силу одной конкретной дисциплине, будь то документология или и общее документоведение. Это под силу, такой научной области, по определению ученого, как информационно-документологической наукчна наука.

uchebnikirus.com

2.2. Определение документа в государственном стандарте

Первый Государственный стандарт на термины и определения у нас в стране был утверждён ещё в 1970 г. (ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). В этом Госстандарте документ определялся как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека». Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а письмо, звукозапись и т.п.

После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), в котором было записано, что «документ — материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве». Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.

Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е годы, а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошёл перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В утверждённом в 1998 г. новом ГОСТе определение документа было сформулировано следующим образом: «Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать²⁶«.

Здесь нашла отражение прежде всего информационная сущность документа, также как и его непосредственная связь с материальным носителем. Иначе говоря, это определение основано на двуединстве информации и материального носителя. Как полагают некоторые авторы (В.А.Копылов, М.В.Ларин), в результате документирования происходит как бы материализация, овеществление информации. Будучи «закреплённой» на материальном носителе или даже «привязанной» к нему, информация тем самым обособляется от её создателя. «Документированная информация… есть объект материальный, а это даёт основание при определённых условиях относить её к категории вещей и распространять на неё институт права вещной собственности²⁷«.

Это определение во многом перекликается с определениями, содержащимися в зарубежной литературе и применяющимися в зарубежной делопроизводственной и архивной практике. Так, в «Словаре архивной терминологии», изданном в 1988 г. Международным советом по делам архивов, документ (Dokument) рассматривается как «комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяется как «записанная информация (dokument), вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций²⁸«.

Бурное развитие новых информационных технологий побудило ряд американских специалистов внести предложение о введении в практику правительственных и судебных учреждений США новое определение документа: «Документ — информация, созданная на некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть изобретённой в будущем²⁹«.

Почему уделяется так много внимания термину «документ» и определению его понятия как в нашей стране, так и за рубежом? Дело в том, что стандартизация терминов и определений обусловлена прежде всего практическими потребностями в сфере документационного обеспечения управления. Неточное употребление того или иного термина может обернуться нежелательными юридическими, экономическими последствиями, поскольку «язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на неё³⁰«. Не случайно стандартизованные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

Вместе с тем ориентация на управленческую, делопроизводственную практику потребовала известного сужения, уточнения границ документа. Поэтому в стандартизованном определении документа в качестве его основы, помимо информации и материального носителя, выделен ещё и третий компонент — возможность идентификации информации через реквизиты. В итоге новое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым документам, поскольку в том же Госстандарте «реквизит» определяется как «обязательный элемент оформления официального документа». Иначе говоря, тем самым была проведена чёткая граница между управленческим документом и любой другой зафиксированной на материальном носителе информацией.

Таким образом, стандартизованное определение понятия «документ», с одной стороны, отражает достигнутый уровень документоведческих исследований. Но, с другой стороны, документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может ограничиваться изучением только официальных документов и оставаться в жёстких рамках государственного стандарта. Это противоречит самому статусу документоведения как научной дисциплины. Именно развитие науки приводит периодически к необходимости уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных стандартов.

studfiles.net

Документ Википедия

Докуме́нт (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде.

В узком смысле докуме́нт — облечённый в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определённого значения. В широком смысле и книга, и скульптура — документы.

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения
— Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»^[1]

История и виды[ | ]

На протяжении истории носители информации менялись, ими могла быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Для автоматизации обработки документов с XX века стали широко использоваться компьютеры.

Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект — совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), то есть метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закреплённой на этом объекте — как правило, с помощью индексов.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и

ru-wiki.ru

Понятие «документ». Расширение понятия «документ» в документоведческой науке и практике. Определение документа в законодательных и нормативных актах.

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

К настоящему времени понятие «документ» вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов.

Вместе с тем определение понятия «документ» в различных науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. В информатике, например, документ нередко определяется как «материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде». В результате под это определение подпадает необъятное множество объектов, так как в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике — одной из наук об информации — под документом понимается «любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе²⁴«. Это определение значительно сужает понятие документа, но тем не менее включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и т.п.

Для общественных наук, в зависимости от их предмета, целей и задач, в определении понятия документа характерно выделение каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений²⁵. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации.

В этой связи перед документоведением, изучающим в историческом развитии все категории, виды и разновидности документов, стоит важная задача — дать наиболее точное, обобщающее определение понятия «документ». Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует и отмеченное выше многообразие дефиниций, и продолжающиеся дискуссии на эту тему. Ярким отражением трудного процесса выработки оптимального определения понятия документа являются отечественные Государственные стандарты на термины и определения.

Почему уделяется так много внимания термину «документ» и определению его понятия как в нашей стране, так и за рубежом? Дело в том, что стандартизация терминов и определений обусловлена прежде всего практическими потребностями в сфере документационного обеспечения управления. Неточное употребление того или иного термина может обернуться нежелательными юридическими, экономическими последствиями, поскольку «язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на неё». Не случайно стандартизованные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

stydopedia.ru

понятие и виды :: BusinessMan.ru

Документ представляет собой материальный объект, в котором содержится определенная информация. Слово имеет латинские корни и переводится как «доказательство, образец, свидетельство». Рассмотрим далее, какие бывают типы документов.

Терминология

В законодательстве содержится определение документа. В соответствии с ней, он представляет собой материальный носитель информации, зафиксированной в нем в форме текста, изображения, звукозаписи либо их сочетания. Практически все типы документов имеют свои реквизиты. По этим элементам можно идентифицировать носитель. Он используется для передачи сведений в пространстве и времени для хранения и последующего применения. Данное определение характеризует документ в узком смысле. В широком смысле в качестве такого носителя информации могут выступать различные объекты. Например, документами можно считать книги, скульптуры и так далее.

Основные характеристики

В настоящее время существуют различные типы документов. Все они имеют свою специфику, отличительные черты. Однако их все объединяет одно назначение — они применяются для передачи какой-либо информации. Важнейшими носителями сведений считаются документы гражданина. Они выступают в качестве удостоверений, позволяющих идентифицировать того или другого человека, указывающих на его принадлежность к какому-либо объединению или возможности осуществлять ту или иную деятельность. В информационных системах, с одной стороны, документ как материальный объект характеризуется комплексом значений его свойств (реквизитов, атрибутов), то есть его метаданными. Вместе с этим описывается содержание присутствующих и закрепленных в нем сведений. Это, как правило, осуществляется посредством индексов или кодов. Например, врачи, заполняя определенные медицинские документы, используют шифры вместо слов.

Делопроизводство

Различные типы документов могут касаться одного вопроса. В ряде случаев для упрощения работы с ними их объединяют. Совокупность носителей, посвященных какому-либо вопросу, называется документацией. В процессе ее создания и оформления осуществляется запись информации. Она выполняется по определенным правилам. Особенно это касается случаев, когда создаются документы предприятия. В организации в обязательном порядке должен быть человек, который будет фиксировать информацию на носители. Любые, в том числе общие документы компании, выступают в качестве источника тех или иных сведений.

При несоблюдении установленных правил важная информация может быть потеряна. В ходе документирования необходимо учитывать существующие законодательные нормы, соблюдать общегосударственные требования по составлению и оформлению сведений. Для более полной реализации предписаний издаются специальные инструкции, правила, устанавливается порядок делопроизводства. Так, бухгалтерские документы оформляются по ПБУ. В этих Правилах установлены основные требования к содержанию отчетности. Для упрощения работы используются бланки документов, утвержденные на правительственном уровне. Их использование обязательно для всех организаций, действующих в тех или иных сферах.

Классы документов

Все носители тех или иных сведений можно разделить по различным признакам. Так, по происхождению выделяют личные и официальные документы. К первым относят носитель информации, созданный человеком за пределами его профессиональной деятельности. К личным документам относят переписку, дневники, мемуары и так далее. Они все создаются в рамках частной жизни лица. Официальными считаются документы, которые составляются, оформляются и удостоверяются в соответствующем порядке физическим либо юрлицом.

В этой категории выделяют группу личных носителей сведений. К ним, в частности, относят документы, которые позволяют идентифицировать человека (вид на жительство, паспорт), удостоверяют образование и специальность (аттестат, диплом), трудовой стаж и так далее. Делопроизводственные службы осуществляют работу обычно с официальными носителями сведений. Большинство из них относятся к сфере управления. Они создаются для реализации таких функций и задач, как планирование, финансирование, учет (бухгалтерские документы), снабжение, контроль и так далее. В текущей деятельности компании используются служебные носители информации.

Категории по способу внесения сведений

В зависимости от того, как осуществляется запись информации, выделяют документы:

Письменные. Это текстовый носитель, сведения в котором фиксируются разными видами письма.
Рукописные. В такой документ сведения вносятся от руки.
Текстовые. На таком носителе присутствует речевая информация, зафиксированная с помощью любой звукозаписывающей или письменной системы.
Электронные. Эти документы создаются с использованием компьютера.
Машинописные. На такие носители письменные знаки наносят с помощью технических средств.
Изобразительные. Документы этой категории иллюстрируют информацию, путем иллюстрирования какого-то объекта.
Фотографические — созданные с помощью фотоприемов.
Кинематографические — аудиовизуальные или изобразительные документы.

В управленческой деятельности компаний используются текстовые носители информации, которые созданы машино- или рукописным, а также электронным способами. Делопроизводственные службы осуществляют их обработку и хранение. Документы также могут быть:

Беловыми. В таких документах текст составлен без помарок и исправлений или перенесен с другого носителя.
Черновыми. Такие документы отражают работу редактора либо автора над текстом.

В зависимости от отношения к управленческому аппарату организации различают входящие, внутренние и исходящие носители сведений. Они, как правило, имеют свой порядковый номер.

Объем содержания и ограниченность доступа

В зависимости от количества вопросов, которые освещает текст, различают простые и сложные документы. К первым относят, к примеру, заявления, письма и прочее. В их тексте затронут один вопрос. Сложные документы могут быть направлены нескольким должностным лицам, структурным подразделениям, учреждениям сразу. К ним, в частности, относят решения, постановления, приказы, инструкции и прочие. Часть из них используется как юридические документы.

К примеру, локальные нормативные акты организации — приказы, распоряжения. Среди них есть и технические документы. Например, это могут быть регламенты, стандарты, инструкции и так далее. В зависимости от ограничения доступа документы могут быть несекретными, секретными и для служебного пользования. Последние могут свободно использоваться при необходимости сотрудниками данной компании. Для работы с секретными документами необходимо получение специального разрешения. Использование их осуществляется по установленным правилам. Многие из них также используются как юридические документы. Секретные и служебные носители информации помечаются соответствующими грифами.

Способ изложения

По этому критерию документы разделяют на:

типовые;
трафаретные;
индивидуальные.

В последних содержание изложено в форме связанного текста. Автор (составитель, исполнитель) индивидуальных документов подготавливает оригинальное изложение, касающееся одного либо нескольких вопросов для исполнения определенной управленческой задачи. Такие носители информации представляют собой литературный текст. Трафаретные документы отличаются формализованным изложением. В них используются предварительно подготовленные фразы либо отдельные фрагменты повторяющегося текста и присутствуют пропуски для внесения переменных сведений. К самым распространенным видам таких документов относят справку или анкету.

Переменная информация вписывается в них обычно от руки. Для постоянной информации существуют специальные бланки документов. Например, это могут быть благодарственные письма, декларации и так далее. Типовыми документами пользуются для фиксирования повторяющихся сведений. Тексты составляются по образцу. Например, это могут быть правовые документы (соглашения, договора), инструкции, правила и так далее. Метод типизации в делопроизводстве используется для составления форм текстов — образцов (эталонов). На их основе уже создаются те или иные документы. Типовым называют текст-образец. Впоследствии на его основании излагаются тексты с аналогичным содержанием.

Степень подлинности

Документы могут быть оригинальными, дубликатами и копиями. Подлинниками называют единственный или первый экземпляр. Это, как правило, юридические документы, которые удостоверены подписью уполномоченного лица, грифом утверждения, оттиском печати и регистрационным индексом. В подлиннике в обязательном порядке присутствуют сведения, которые подтверждают его достоверность. Так, правовые документы, например, содержат информацию об авторе, месте, времени создания. Дубликатом называют повторный экземпляр. Такой документ также имеет юридическую силу. Дубликаты оформляются при утере оригинала. Например, в случае потери трудовой книжки, работодатель обязан выдать сотруднику повторный экземпляр. Копия полностью или частично воспроизводит информацию с подлинника. Такой документ не обладает юридической силой. Копия приобретает ее при нанесении на нее соответствующих реквизитов. Например, копия доверенности, заверенная у нотариуса, имеет юридическую силу.

Прочие критерии

В зависимости от срока, в течение которого информационные носители присутствуют в учреждении, выделяют: документы постоянного, временного (до десяти лет) и долговременного (больше 10 лет) хранения. Те или иные периоды устанавливаются Федеральным архивом и закрепляются в соответствующих перечнях. В зависимости от способа передачи различают:

Телефонограммы.
Телексы.
Электронные сообщения.
Телеграммы.
Письма.
Факсограммы.

Для передачи одних используется офисная техника (факс, например).

Назначение информационных носителей

Документы, отобразив (зафиксировав) те или иные сведения, обеспечивают, таким образом, их накопление и сохранение, возможность передачи заинтересованным лицам, многократное использование. Носители информации считаются одним из обязательных элементов внутренней структуры организации, учреждения, компании, посредством которого обеспечивается взаимодействие подразделений. На основании той или иной информации принимаются различные решения. Сведения выступают как доказательства исполнения распоряжений, источник обобщений, материал для справочно-поисковой деятельности. Документ в управленческой работе является и предметом, и результатом труда, поскольку решение, которое принято, записывается, фиксируется в нем. Задача делопроизводителей следить за сохранностью, своевременной сдачей, выдачей информационных носителей. Если работа касается бумажных или электронных документов, то специалисты должны соблюдать установленные требования при их оформлении.

Основные признаки

К внешним параметрам документа относят те, которые отражают его размер и форму, способ записи, а также элементы оформления. Автором выступает юрлицо или человек, составивший текст. В документе присутствует несколько элементов, которые именуются реквизитами. В частности, к ним относят:

Наименование.
Адресата.
Автора.
Дату.
Текст.
Резолюцию.
Подпись.
Гриф утверждения, согласования и так далее.

В различных документах используются разные наборы реквизитов. Некоторые имеют ограниченное количество обязательных элементов. Количество реквизитов зависит от цели создания, назначения, требований к форме и содержанию документа, а также способа записи сведений.

Формуляр

Он представляет собой совокупность реквизитов. Формуляр, который используется для определенного вида документов (распоряжения, приказа), называется типовым. Он характеризуется определенным набором реквизитов, которые располагаются в строгой последовательности.

К примеру, в формуляр заявления включают: адресата, автора, наименование документа, текст, личную подпись, дату. Один носитель информации считается единичным экземпляром. Однако деятельность организации оформляется и фиксируется в комплексе целого ряда документов. Они или их группы взаимодействуют определенным образом и соответствуют управленческим функциям. Совокупность носителей информации, которые взаимосвязаны по своему наименованию, назначению, признакам, сфере распространения, а также единым требованиям, предъявляемым к их оформлению, формируют систему документации. В настоящее время в деловом обороте компаний официальная информация помещается на бумажные и электронные носители.

businessman.ru

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ — Учебное пособие — ОПРЕДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА В ГОСУДАРСТВЕННОМ СТАНДАРТЕ

documentoved.moy.su

Тема 3. Определение документа IV

Значение Документа IV (см. тему 1) является главным среди тех, которые применяются в деятельности документально-информационных систем. Но среди специалистов наблюдается стремление уточнить дефиницию документа.

Рассмотрим в качестве примера несколько определений «документа» как объекта делопроизводства, архивного дела, научно-информационной деятельности и библиотечного дела.

6.1. Определение документа в стандартах и словарях по делопроизводству и архивному делу

Первый государственный стандарт, в котором была дана дефиниция «документа», предназначенная для потребностей делопроизводства и архивного дела, — ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Первая редакция этого стандарта (1970 г.) давала такое определение: «Документ — средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека»¹. Указание на «специальный материал», необходимый для «закрепления информации», но без определения способа закрепления, дает возможность допустить, что в этой дефиниции речь шла о значении Документа III, хотя для делопроизводства и архивного дела более подходящим было бы значение Документа IV. При обсуждении этого стандарта было высказано ряд замечаний и предложений, призванных улучшить дефиницию документа.

В частности, отмечалось, что слово «средство» — нейтральное, оно не имеет точного содержания, ибо его можно понимать по-разному. Документ действительно является средством закрепления информации, потому что именно благодаря документу информация сохраняется и передается во времени. Но «средство закрепления информации» можно понимать и в том смысле, что это «авторучка и чернила, кисть, типографская краска и матрицы

и т. д.»², которые, безусловно, не являются документами. Поэтому от слова «средство» в определении «документа» позже вынуждены были отказаться.

Высказывание «различным способом» тоже не понравилось пользователям стандарта. Было предложено заменить его на «созданным человеком способом». Указание «на специальном материале» в этом случае казалось ненужным.

Отмечали, что характеристика «информации» в этой дефиниции документа практически соответствовала понятию «социальная информация», поэтому было решено от любой характеристики информации в определении документа отказаться.

В результате вторая редакция того же стандарта (1983 г.) — ГОСТ 16487—83 — дала такое определение «документа»: «Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве».

Эта дефиниция «документа» действительно стала более обобщенной, чем предыдущая. Однако объем понятия, определяемого ею, значительно больше, чем в Документе IV. Документ согласно такой дефиниции равняется или Документу III, как в предыдущей редакции стандарта, или Документу I, потому что «закрепление информации созданным человеком способом» присуще документу в любом значении. Даже предметы, которые сохраняются в естественнонаучном музее, приспособлены для передачи информации в обществе именно «созданным человеком способом». Однако, невзирая на отсутствие четкой квалификации объема понятия «Документ», его дефиниция из ГОСТа 16487—83 оказалась наиболее долговечной (в России она действовала до 1998 г.).

Государственный стандарт Украины ДСТУ 2732—94 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» предложил еще одно определение документа: «Материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленный в заведенном порядке и

имеющий в соответствии с действующим законодательством юридическую силу»¹. Ограничения объема понятия «документ» здесь касаются не характеристики материала, из которого сделан «объект», и не способа фиксации информации, а способа «оформления» документа и наличия у него «юридической силы». К сожалению, высказывание «оформленный в заведенном порядке» не объясняет, какой именно порядок имеется в виду. Документы в любом значении нуждаются в «оформлении» в определенном порядке, только этот порядок — разный для Документа VIII и Документов VII, IV, I.

Юридическую силу тоже имеют документы в разном значении. Не вызывает возражений юридическая сила Документа VIII, Документа VII. В значении Документа VI документами также считаются только такие записи, которые отражают юридические факты, но не все из них имеют официальную юридическую силу из-за отсутствия оформления, характерного для Документа VII.

Можно допустить, что приведенная дефиниция соответствует значению Документа VII. Но все издания, которые можно отнести к значению Документа IV, тоже оформляются в заведенном порядке и имеют в соответствии с действующим законодательством юридическую силу, хотя бы благодаря тому, что любое издание осуществляется под ответственность определенных лиц или учреждений: автора, редактора, издательства и т. п.

Следовательно, данное в ДСТУ 2732—94 определение не позволяло точно установить объем понятия «документ». Скорее всего, «документ» в этой трактовке не превышал уровня Документа VII, но возможно, что эта дефиниция соответствовала значению Документа IV.

С другой стороны, документами в этом государственном стандарте считаются как официальные документы («созданные организацией или должностным лицом и соответственно оформленные»), так и документы личного происхождения («созданные лицом вне сферы его служебной

деятельности»). Степень юридической силы и соответствующее оформление у официальных документов и документов личного происхождения разные. Следовательно, дефиниция «документа» в этом стандарте недостаточно четко устанавливала границы этого понятия.

Следующая редакция российского стандарта «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» — ГОСТ Р 51141—98 — приравняла «документ» к «документированной информации» (последний термин приводится как синоним к первому) и дала такое его определение: «Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». В этом же стандарте объяснялось, что «реквизит документа» — это «обязательный элемент оформления официального документа», а «официальный документ» — «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».

Данная дефиниция, по-видимому, равняется значению Документа VII. Однако перечень видов документов отрицает такой вывод. Например, в стандарте приводится определение «документа личного происхождения» как «документа, созданного лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей». Напрашивается вывод: для сохранения логики нужно было бы либо «реквизиты» трактовать шире, не только как элемент официального документа, либо считать их обязательными не для документа вообще, а только для официальных документов. В первом варианте дефиниция документа из ГОСТа Р 51141—98 может равняться значению Документа IV, если содержанием документа является только записанная информация, или даже значению Документа I, если информация не ограничивается определенной знаковой формой.

В настоящее время дефиниция документа в ГОСТе Р 51141— 98 признается российскими документоведами наилучшей¹, но в научной литературе вызывает много замечаний². Специалисты в отрасли

делопроизводства предлагают к определению документа добавить признак «задействованный в документообороте» и еще некоторые, характерные именно для делопроизводственных документов. В итоге предложенная белорусским документоведом Юрием Нестеровичем дефиниция документа имеет такой вид: «Документ — носитель документированной информации (имеющей социальную и правовую значимость) с реквизитами, служащий единицей документооборота (либо ведения делопроизводства) и единицей (либо элементом) системы хранения (либо фиксации) [информации. — Г. Ш.] в органах власти и управления, государственных и общественных учреждениях (выражаясь на языке теоретической социологии — в социальных организациях и учреждениях)»¹. Конечно, такая дефиниция значительно сужает объем понятия «документ», не дает возможности использовать его за пределами делопроизводства, даже в архивном деле во всем его разнообразии.

Другой подход продемонстрировали составители украинского терминологического словаря «Архивистика», в котором документ определяется как «запись информации на материальном носителе, основная функция которого — сохранение и передача информации в пространстве и времени»². Эта дефиниция, предложенная для отрасли архивного дела, может быть распространена на все сферы деятельности, связанной с документами. Наряду с основным термином «документ» здесь определены также «документ текущего делопроизводства» — как «документ, который обращается в учреждении до завершения его выполнения, передачи в архивный подраздел или отправления другому учреждению (лицу)» и «архивный документ» — как «документ, прекративший выполнять свою основную социальную функцию, ради которой был создан, но благодаря своей исторической, научной, культурной ценности, весомости как источника информации сохраняется в архиве или подлежит архивному хранению».

Аналогичный подход характерен для следующей редакции украинского стандарта «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения понятий: ДСТУ 2732:2004». Документ определяется здесь как «информация, зафиксированная на материальном носителе, основная функция которого — хранить и передавать ее во времени и пространстве»³. В примечании уточняется знаковый характер информации (это — запись) и то, что могло бы соответствовать расширенной трактовке реквизитов: «жанровые характеристики записи информации» (табл. 1.1).

Важное значение для делопроизводства и архивного дела имеют представленные в ДСТУ 2732:2004 определения таких разновидностей документа, как служебный документ — «документ, созданный или полученный учреждением (или другим субъектом ведения хозяйства) в процессе деятельности», документ личного происхождения — «документ, созданный физическим лицом вне служебной деятельности или который содержится в его частном собрании» и личный документ — «документ, удостоверяющий личность владельца, его права, обязанности, общественное положение, а также могущий содержать биографические и (или) другие сведения о нем». Определено также понятие «документация» — как «совокупность служебных документов, объединенных по признаку принадлежности к определенной отрасли, сфере, направлению деятельности учреждения или его подраздела».

Понятие «реквизит» отнесено здесь только к служебным документам: это — «информация, зафиксированная в служебном документе для его идентификации, организации обращения и (или) предоставления ему юридической силы».

Приведено также отдельное определение архивного документа, которое по содержанию, в основном, совпадает с толкованием, зафиксированным в словаре «Архивистика», но немного отличается формулировкой: «документ, прекративший выполнять функцию, ради

которой был создан, но сохраняемый или подлежащий хранению, учитывая его ценность для лица, общества или государства, а также для владельца, в частности и как движимое имущество».

Украинские исследователи уделяют значительное внимание изучению международных стандартов и словарей по отраслям архивного дела и делопроизводства и согласованию с ними украинских национальных стандартов, правил и т. п. С точки зрения определения документа значительный интерес представляет научно-практический комментарий к правилам архивного описания¹, где отмечается: «Согласно словарю ISAD(G) любая фиксированная информация безотносительно к носителю, происхождению или любой другой характеристике, определяется как «документ» {document). Традиционно термин «record» считается официальным соответствием нашему «служебный документ» (то есть документу официального происхождения па стадии динамического существования). Соответственно, все производные от «record» рассматриваются как такие, которые обозначают объекты или процессы делопроизводственной сферы. Согласно словарю ISAD(G), этим понятием обозначается фиксированная информация — как официального, так и личного происхождения, независимо от вида или носителя, образованная в пределах тех документальных систем, которые мы соотносим с документационным фондом — совокупностью документов, образуемой (благодаря непосредственному созданию и/или получению, сбору) одним (единоличным или коллективным) создателем в процессе его деятельности/жизни и деятельности с определенной функциональной (текущей или личной) деловой целью» [выделено авт.].

Важно также следующее замечание: «Если под понятием «фиксированная информация» понимать целостную информационную запись, представленную на материальном носителе, поскольку фиксация предусматривает такое представление, в том числе как на внешних, так и

на внутренних носителях, то, соответственно, можно трактовать такую запись как информационную единицу в материальной форме. В таком случае понятие «document» можно рассматривать в целом как соответствующее распространенному у нас сейчас общему обозначению объекта коммуникационно-документальной сферы, а понятие «record» — как соответствующее определению документа как общего объекта делопроизводства и архивного дела. Автор подчеркивает, что «объектом архивного описания может быть только тот документ, который потерял первоначальную функцию». В содержании ISAD(G) используется

также термин «item» в значении «наименьшей информационной и/или материальной единицы, которая является базовой единицей в архивных процессах».

Таким образом, следует отметить стремление украинских документоводов и архивистов к установлению достаточно широкого значения понятия «документ», которое равнялось бы Документу IV и могло охватить материалы разного происхождения и содержания, создаваемые и функционирующие в обществе, а после выполнения своего непосредственного назначения подлежащие хранению в архивах вследствие своей общественной значимости.