Оформление телефонограммы – телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение. Правила их составления и оформления
Вопрос 72 Оформление телефонограммы
Телефонограмма — документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки.
Обязательным и реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата: реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени, и отчества должностных лиц: номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, то есть выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О прибытии участников семинара».
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.
71, оформление телеграмм, телекса, факса
Телеграмма — документ, отличающийся от других письменных документов способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования.
Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. № 1108 (с изм. от 14 января 2002 г.).
Телеграммы бывают следующих категорий: обычная, телеграмма-письмо, срочная, правительственная и др. Применяются такие разновидности телеграммы: телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и др.
Адрес телеграммы часто является условным (например: РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ). Текст телеграммы должен быть предельно кратким («телеграфный язык») без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используются сокращения типа: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая и другие. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью организации.
Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ. Соответственно, текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы
Телекс — разновидность телеграммы, отличающейся от обычной особым способомпередачи — по абонентской телексной сети, т. е. по телетайпу (телепринту) —
быстротой передачи сообщения, практически в момент передачи.связь
Вопрос 73, оформление докладной, служебной и объяснительной записок
Докладная записка—документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения.
В зависимости от содержания назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.
Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству систематически.
В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).
Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4. Подписывает их руководитель организации. Макет внешней докладной записки приведен на рис. 6.6.
Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4 с угловым расположением постоянных реквизитов.(рис. 6.7)
Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.
Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Записка может содержать предложение, просьбу или отчетный характер. Подписывает ее руководитель подразделения или соответствующее должностное лицо.
Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формат А4.(рис. 6.8)
Рис. 6.8. Макет оформления служебной записки
Объяснительная записка — документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.
studfiles.net
Телефонограмма – это что такое? :: SYL.ru
Современные технологии позволяют передавать любую информацию быстро и оперативно, поэтому телефонограмма – это сегодня не самый популярный вид сообщения. Тем не менее такой метод информирования все ещё актуален. Для каких целей служит телефонограмма? Как правильно принять и оформить такое телефонное сообщение?
Что это такое?
Что представляет собой телефонограмма? Это способ оперативной передачи служебного сообщения по телефону. Чем такой метод информирования отличается от простого телефонного звонка? Прежде всего тем, что прием и передача, а также дальнейшее хранение должны быть оформлены и зарегистрированы надлежащим образом. Только в этом случае сообщение может считаться телефонограммой и иметь юридическую силу.
Информация, которую может содержать телефонограмма, – это извещение, деловое сообщение или распоряжение руководства (вышестоящей организации). Возможность оповещения таким способом закреплена не только в правилах (инструкциях) документооборота предприятия, но и в законодательных актах, регламентирующих порядок судопроизводства (АПК и ГПК РФ). Таким образом, телефонограмма – это не просто беседа, а именно краткая и предельно доступная форма передачи служебной информации.
Какую информацию можно передать телефонограммой?
Как правило, при помощи телефонограммы принято передавать сведения и запросы, необходимые для быстрого решения производственных вопросов и организации трудового процесса:
- Информация о назначении, отмене, переносе времени и даты мероприятия. К данной категории относится уведомление о месте и времени судебного заседания, предусмотренное процессуальными нормами.
- Запросы на срочное предоставление сведений, отчетности и прочее.
- Приглашения на мероприятия: совещания, конференции, методические объединения и прочее.
- Просьбы и предложения делегировать представителей организации в командировки, на выездную работу.
- Краткие отчеты, результаты исследований, опросов и прочее.
Как отправить телефонограмму?
Как правильно отправить уведомление телефонограммой? Подготовка и передача сведений таким способом включает в себя следующие этапы:
- Подготовка черновика. Потребуется составить текст будущего телефонного сообщения. Его нужно писать доступным, лаконичным языком, избегая сложных, сленговых или явно простонародных речевых оборотов, двусмысленностей, труднопроизносимых словосочетаний. Объем текста не должен содержать более 50 слов. При необходимости телефонограмма согласовывается с лицом, от имени которого передается информация.
- Телефонное сообщение оформляется в соответствии с установленными в организации правилами документооборота: на бумажном носителе с присвоением даты и порядкового индивидуального номера. Лицу, от имени которого направляется сообщение, следует ознакомиться и подписать телефонограмму.
- В ситуации, когда сообщение рассылается нескольким абонентам, дополнительно к телефонограмме составляется список-приложение с указанием наименования и телефонного номера каждой организации.
- Телефонограмма проходит регистрацию в специальном журнале (если такой ведется в организации) или исходящей корреспонденции.
- Передача телефонного сообщения: дозвониться абоненту, попросить принять телефонограмму, сообщить Ф.И.О. и должность свои и лица, от имени которого передается информация, свой номер телефона.
- Четко и разборчиво продиктовать текст телефонного сообщения. Попросить абонента перечитать записанное, чтобы избежать ошибок при передаче.
- Узнать и записать входящий номер, под которым зарегистрирована телефонограмма в организации абонента.
Как принять?
Каким образом принимается телефонограмма? Этот процесс включает в себя дословную запись сообщения, последующее оформление и регистрацию в соответствии с действующими в организации правилами, а также оперативную передачу полученного сообщения в работу.
- Получив по телефону просьбу принять телефонограмму, прежде всего потребуется составить черновик, то есть дословно, без изменений записать или набрать на компьютере передаваемый текст.
- Сверить правильность записанного сообщения, то есть перечитать текст сотруднику, передающему телефонограмму.
- Узнать у звонящего Ф.И.О., должность лица, от имени которого передается сообщение, исходящий номер, под которым зарегистрирована телефонограмма и сведения о сотруднике, передающем информацию (должность и Ф.И.О.).
- Сообщить входящий номер, под которым телефонное сообщение регистрируется в принимающей организации, а также должность и Ф.И.О. сотрудника, принявшего телефонограмму.
- После этого необходимо оформить полученные сведения в виде документа и зарегистрировать (пример телефонограммы приведен ниже).
Общие требования к оформлению
В настоящее время существуют только рекомендации по поводу того, как оформить телефонограмму, поэтому правила передачи-приема телефонного сообщения устанавливаются инструкцией по делопроизводству, принятой в организации. Существуют общие требования, в соответствии с которыми должно проводиться оформление телефонограммы:
- Полученное послание оформляется либо на отдельном чистом листе, либо на специальном бланке, утвержденном в организации. Допускается иметь в принимающей организации утвержденный инструкцией «Журнал приема телефонограмм», содержащий разделы для фиксации всех необходимых реквизитов этого вида информирования. В журнал вносится непосредственно сама телефонограмма, образец которой можно видеть в статье, при этом дополнительное оформление в виде бланка не требуется.
- Юридическая сила документа подтверждается обязательными реквизитами: входящий и исходящий регистрационные номера, сведения о лице, передавшем телефонограмму и принявшем ее (должность, Ф.И.О., личная подпись). Помимо этого, следует указать наименование организации, откуда передано телефонное сообщение, и дату приема.
- Конкретное время приема информации можно также указать в бланке.
- Датой телефонограммы считается день, когда сообщение было получено абонентом (если иное не утверждено инструкцией по делопроизводству организации).
Кто должен ставить подпись?
Как правило, телефонограмма составляется в одном экземпляре (инструкцией по делопроизводству в организации может быть утверждено иное количество экземпляров) и не передается в организацию абонента в бумажном варианте. В связи с этим может возникнуть вопрос: каким образом на документе должны быть проставлены подписи сотрудников, принявших и передавших такое сообщение, а также лица, от чьего имени передается информация?
При составлении телефонограммы сотрудником передающей организации в документе полностью указываются реквизиты для простановки трех подписей:
- передавшего сообщение.
- принявшего сообщение;
- должностного лица, от имени которого производится рассылка телефонограммы.
При этом подписывают документ только должностные лица организации, передающей телефонограмму. Получатель составляет свой экземпляр аналогичным образом, но подписывает его только принявший сотрудник.
Регистрация
При регистрации телефонограмм также следует руководствоваться правилами, утвержденными типовой инструкцией по делопроизводству организации. Если же порядок присвоения номера данному виду документа не регламентирован, возможны следующие варианты:
- Самый доступный и распространенный способ – регистрировать полученные телефонограммы в общем журнале входящей корреспонденции. Допускается вместе с порядковым регистрационным номером присвоение буквенного индекса, указывающего на этот тип корреспонденции.
- Завести в организации отдельный журнал, в котором регистрация телефонограмм будет проводиться отдельно.
Как и сколько хранятся телефонограммы?
Согласно существующим на сегодняшний день перечням, регламентирующим порядок и сроки хранения архивных документов, журнал для регистрации исходящих или входящих телефонограмм обаятельно должен храниться в архиве организации 3 года. Для самих телефонограмм четкого порядка хранения не установлено. Поэтому руководство организации имеет право самостоятельно определить, каким образом сдавать завершенные телефонограммы в архивное хранение. Допустимо, например, подшивать документ к делам, относящимся к теме передаваемой информации, и в дальнейшем сдавать в архив в порядке, применимом для хранения дел такого типа.
www.syl.ru
Телефонограмма
ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию и цели создания документов, выделяемых в особую группу в связи со способом передачи текста (передается устно по телефону и записывается получателем).
Телефонограмма — документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы оформляются на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5.
Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководства в текущей деятельности, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы используются, когда необходимые для оперативного решения служебных вопросов и передаваемые по телефону сообщения требуют документального оформления
Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном экземпляре. Она может быть составлена, подписана и передана ответственным исполнителем, но чаще всего составляется и передается секретарем или исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму.
Принимаемая (поступающая) телефонограмма может быть сначала застенографирована, записана скорописью или с помощью современной звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и оформлена также в одном экземпляре секретарем или исполнителем, получившим сообщение по телефону.
Передаваемая и принимаемая телефонограммы имеют одни и те же реквизиты, но на принимаемой телефонограмме отсутствует личная подпись (автограф) должностного лица, от имени и по поручению которого передается информация.
В случае передачи телефонограммы нескольким предприятиям и организациям к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов.
Телефонограммы могут оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5, на специально разработанном бланке (если передаются или принимаются чаще 200 раз в год) или в некоторых случаях могут записываться в книгу телефонограмм.
Типовой формуляр телефонограммы сложился традиционно и обеспечивает удобство передачи и рациональность записи принимаемой информации.
В его состав входят следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема): адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата, регистрационный номер (в случае необходимости), текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приёма-передачи.
При оформлении телефонограммы угловое расположение реквизитов является предпочтительным.
Реквизит «адресат» оформляется в правом верхнем углу листа бумаги. Если телефонограмма передается в несколько однородных предприятий или организаций, то адресат указывается обобщенно. Например:
Управляющим филиалами
Акционерной страховой
компании «Аско»
Кураторам муниципальных
школьных округов
Северного административного
округа г.Москвы
Начальнику муниципального ремонтно-
строительного предприятия № 15
Южного административного округа
г.Москвы
Петрову М.Ф.
Название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА) оформляется от границы левого поля прописными буквами в верхнем углу листа бумаги, а на бланке телефонограммы может быть изготовлено типографским способом с продольным расположением центрованно.
Дата оформляется цифровым способом (12.10.97) ниже названия вида документа. Дата телефонограммы обычно является одновременно датой ее подписания и датой передачи и приема. Регистрационный номер оформляется в случае необходимости на той же строке, что и дата. Например
12.10.97 № 49
Передаваемые телефонограммы с приглашениями и извещениями о заседаниях, а также с информацией для сведения допускается не регистрировать.
Текст оформляется с красной строки через 2-3 межстрочных интервала ниже даты и номера и печатается, как правило, через 1,5 межстрочных интервала. Он должен быть кратким, точным и логически простым. Труднопроизносимые слова, сложные обороты, редко употребляемые слове при составлении телефонограммы не должны применяться.
Секретарю, передающему телефонограмму, следует проверить правильность приема и записи текста повторным чтением (особенно цифр терминов и понятий, названий и фамилий), а также диктовать слова, которые трудно воспринимаются на слух, с помощью разбивки по буквам (каждая буква слова обозначается простым, легко воспринимаемым на слух словом). Секретарь, принимающий телефонограмму, должен поддерживать связь во время всего телефонного разговора и также подтверждать правильность и точность восприятия текста (повторами, междометиями и т.п.). Текст телефонограммы в конце передачи проверяется повторным чтением.
Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из наименования должности лица, от имени которого передается телефонограмма, включающей наименование предприятия или организации-автора, если телефонограмма выполняется не на бланке, личной подписи и ее расшифровки. Например:
Руководитель
Департамента финансов
Правительства Москвы (личная подпись) А.Н.Фетисов
На телефонограммах, извещающих об очередных заседаниях, содержащих приглашения и другую оперативную информацию, личная подпись руководителя может не проставляться.
Для обеспечения правильности записи инициалов имя и отчество по телефону называются полностью.
Отметки о приёме-передаче телефонограммы размещаются двояко. Отметку о передаче можно оформить через 2-3 межстрочных интервала ниже подписи от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Передал», сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма. Например:
Передал — секретарь И.О.Петрова
Тел. 924 19 35
Номер телефона оформляется через один межстрочный интервал ниже слова «Передал» от границы левого поля, группы цифр разделяются пробелами.
Отметка о приеме в этом случае оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Принял», сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема — передачи (в часах и минутах). Например:
Принял. — Инспектор канцелярии С.О.Лобова
Тел. 923 28 22
11 час. 10 мин.
На принимаемой телефонограмме отметка о приеме может удостоверяться личной подписью лица, записавшего сообщение. Например:
Принял. — Инспектор канцелярии (личная подпись) С.О.Лобова
Тел. 923 28 22
11 час. 10 мин.
Пример оформления телефонограммы
ТЕЛЕФОНОГРАММА Начальнику управления
20.08.97 № 46 образования Южного
административного округа
г.Москвы
Битюковой Ю.И.
22 августа 1997 г. в 10 час.. 00 мин. в зале заседаний Комитета образования (Семеновская пл., д.4) состоится совещание о порядке финансирования учреждений образования в 1997/98 учебном году.
Явка заместителя начальника управления по экономическим вопросам и кураторов муниципальных школьных округов обязательна.
Заместитель руководителя
Департамента образования
Правительства Москвы Л.В.Ковалев
Передал. Инспектор И.О.Гаврилова
Тел. 369 37 32
Принял.
Начальник канцелярии (личная подпись) В.С.Бутова
Тел. 154 32 18
13 час. 20 мин.
Однако, отметки о приёме-передаче телефонограмм могут проставляться в начальной части телефонограммы под автором и адресатом соответственно. В этом случае телефонограмма будет иметь вид:
Департамент образования Начальнику управления
Правительства Москвы образования Южного
административного округа
г.Москвы
Битюковой Ю.И.
Передал — инспектор Принял — начальник канцелярии
И.О.Гаврилова В.С.Бутова
Тел. 369 37 32 Тел. 154 32 18
13 час. 20 мин.
ТЕЛЕФОНОГРАММА
20.8.97 № 46
22 августа 1997 г. в 10 час.. 00 мин. в зале заседаний Комитета образования (Семеновская пл., д.4) состоится совещание о порядке финансирования учреждений образования в 1997/98 учебном году.
Явка заместителя начальника управления по экономическим вопросам и кураторов муниципальных школьных округов обязательна.
Заместитель руководителя Л.В.Ковалев
Оргкомитет «Возрождение»
ТЕЛЕФОНОГРАММА
05.04.98
Директору ОАО «Логос» Смирнову И.В. т. 144.28-17
Совещание «Круглый стол «Возрождение» переносится в гостиницу «Славянская» (конференц-зал). Дата проведения 12.04. 98. Регистрация участников в 12.ОО.
Председатель оргкомитета Подпись А.Л. Глебов
Передал:
Референт И.С. Рогозин 05.04.98
Принял:
Секретарь А.Р. Устинова
Рис. 15. Телефонограмма
При передаче телефонограммы следует придерживаться следующих правил:
— текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов;
— после составления телефонограмма должна быть проверена и подписана руководителем предприятия;
— передаваемая телефонограмма составляется в одном экземпляре;
— во избежание ошибок следует четко произносить даты, время, суммы, вопросы, подлежащие обсуждению и т. п.;
— после передачи текста в телефонограмму вносятся должность, инициалы и фамилия лица, принявшего телефонограмму, и время передачи;
— если телефонограмма передается нескольким фирмам, то к ней прилагается список этих фирм с соответствующими номерами телефонов.
При приеме телефонограммы необходимо записать;
— название фирмы и номер ее телефона;
— текст телефонограммы;
— должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего;
— дату и время приема.
Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале и, как правило, оформляется в двух экземплярах: один передается руководителю, второй — хранится у секретаря и используется в случае потери первого экземпляра.
В практике иностранных компаний применяются специальные блокноты для записи полученных телефонограмм, в которых каждая записываемая на первом листе телефонограмма дублируется с помощью копировального слоя на втором. Бланки телефонограмм на первом листе разделены перфорационной строчкой для облегчения отрыва оформленной телефонограммы.
1 -ТЕЛЕФОНОГРАММА
2 — КОМУ АДРЕСОВАН ЗВОНОК
3 — ДАТА ЗВОНКА
4 — ВРЕМЯ ЗВОНКА
5 -ДЕНЬ
6 — ВЕЧЕР
7 — КТО ЗВОНИЛ
8 -ТЕЛЕФОН
9 -КОД
10 — НОМЕР
11 -РАСШИРЕНИЕ
12 — ФАКС
13 — СООБЩЕНИЕ
14 — ПРОСТО ПОЗВОНИЛ
15 — ОТВЕТНЫЙ ЗВОНОК
16 — ПОЖАЛУЙСТА, ПОЗВОНИТЕ
17 — ПОЗВОНИТ ЕЩЕ РАЗ
18 — ПРИЕХАЛ, ЧТОБЫ ВСТРЕТИТЬСЯ С ВАМИ
19 — ХОЧЕТ С ВАМИ ВСТРЕТИТЬСЯ
20 — КТО ПРИНЯЛ ЗВОНОК
Рис. 16. Бланк телефонограммы из блокнота для записи телефонограмм
«АРМ Секретаря», ООО «ИКК «Гарант Интернэшнл», 1999, E-mail: [email protected]
studfiles.net
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ С РЕКВИЗИТАМИ
Приложение No. 13
к п. 6.4.5 Инструкции
по
делопроизводству в федеральном
горном и промышленном надзоре
России
(Госгортехнадзоре России)
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
Типовой формуляр телефонограммы
———————————————————————¬
¦ Наименование учреждения — автора
Адресат ¦
¦ Должность,
Должность, ¦
¦ инициалы
и фамилия лица, Инициалы и фамилия
лица, ¦
¦ передавшего телефонограмму,
принявшего телефонограмму, ¦
¦
номер его телефона номер его
телефона, ¦
¦
время приема телефонограммы ¦
¦
¦
¦ТЕЛЕФОНОГРАММА
¦
¦дата No. _____
¦
¦место создания
¦
¦
¦
¦ Текст телефонограммы
(не более 50 слов) ¦
¦
¦
¦Должность лица, подписавшего
телефонограмму, или ¦
¦от
имени которого телефонограмма передается
¦
¦Подпись
¦
L———————————————————————
Например:
———————————————————————¬
¦Управление пассажирского
Руководителям служб ¦
¦транспорта
движения ¦
¦Передала секретарь А.И. Петрова,
Приняла секретарь ¦
¦тел. 432 12 12
И.П. Иванова, ¦
¦
тел. 422 03 15 ¦
¦
18 ч 20 мин. ¦
¦
¦
¦ТЕЛЕФОНОГРАММА
¦
¦15.06.2001 Nо. 25
¦
¦Москва
¦
¦
¦
¦ 19 июня с 13 до 16 ч будет снято
напряжение в контактной ¦
¦сети
трамваев маршрутов 2 и 5. Заблаговременно
известите ¦
¦пассажиров по линии
названных маршрутов и организуйте по ним
¦
¦движение других видов транспорта.
¦
¦
¦
¦Зам. начальника
городского управления ¦
¦пассажирского транспорта
М.В. Мухмедов ¦
L———————————————————————
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОЙ (ДОКЛАДНОЙ) ЗАПИСКИ О ПРОЕКТЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ГОСГОРТЕХНАДЗОРА РОССИИ »
Типовые бланки, договоры »
Читайте также
Популярные документы
www.lawmix.ru
Как оформить телефонограмму образец – прием и передача телефонных сообщений
Це документ, який передається телефоном, фіксується у спеціальній книзі (журналі) і містить розпорядження, інфор- мацію вищих органів. Особа, якій адресується телефоногра- ма, після ознайомлення з текстом ставить свій підпис і таким чином підтверджує свою відповідальність за виконання пе- реданих розпоряджень або доведення інформації до відома. На відміну від телеграми, телефонні повідомлення, як прави- ло, обмежені у відстані: їх передають у межах міста, району, області.
Реквізити:
1. Назва виду документа.
2. Номер.
3. Дата.
4. Адресант.
5. Адресат.
6. Текст.
7. Підпис.
Зразок:
Телефонограма No 348 від 6 листопада 2008 року
Від кого: Чернівецький індустріальний коледж. Телефон: 58-57-94.
Кому: Житарюку В. А. Передав: Чернівчан В. Я. Прийняв: Зубровський В. М. Год. 12 хв. 45.
Просимо професора Житарюка В. А. взяти участь у конферен- ції 14–18 листопада 2008 року. Запрошення надсилаємо поштою.
Директор В. Т. Харина
Радіограма – це повідомлення, передане по радіо.
Факс
Це спосіб передачі різних за змістом документів за допо- могою телекомунікативного зв’язку та принтера.
Реквізити:
1. Місце відправлення.
2. Адресат.
3. Телефон місця відправлення.
4. Дата й час відправлення.
5. Кількість сторінок (при потребі).
Вони подаються англійською мовою або українською зліва і записуються латинськими літерами. Текст факсу пи- шеться без скорочень.
Факс – це поширений, але менш доступний спосіб пере- дачі інформації, ніж телефон або телеграф. Тому одне й те ж саме місце відправлення (місце призначення) може бути адресою різних авторів (адресатів). У цьому полягає особли- вість реквізитів факсу.
Запитання для самоперевірки
1. Які документи належать до інформаційних?
2. Дайте визначення документам: службовий лист, про- токол, витяг з протоколу, звіт, пояснювальна і допо- відна записки, довідка. Назвіть їхні реквізити.
3. Які бувають листи за функціональними ознаками?
4. На які види поділяються протоколи за обсягом фіксо- ваних у них відомостей?
5. На які види поділяються довідки?
Література
1. Бибик С. та ін. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. – 2-ге вид., випр. і доповн. – К., 1998.
2. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери. – К., 2001.
3. Діденко А. Сучасне діловодство. – К., 2000.
4. Зубков М. Сучасна українська ділова мова: Підруч- ник. – Х., 2004.
5. Коваль А. П. Ділове спілкування. – К., 1992.
6. Культура української мови: Довідник / За ред.
В. М. Русанівського. – К., 1990.
7. Мацюк З., Станкевич Н. Українська мова професійного спілкування. – К., 2006.
8. Молдованов М. І., Сидорова Г. М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів україн- ською мовою. – К., 1992.
9. Паламар Л. М., Кацавець Г. М. Українське ділове мов- лення: Навч. посібн. – К., 1997.
10. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів та ділової етики / Уклад. С. П. Бибик та ін. – К., 2003.
11. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення: Навч. посібн. – К., 2006.
12. Ющук І. П. Практикум з правопису української мо- ви. – К., 1997.
Аудиторна робота
Завдання 1. Виберіть із запропонованих реквізитів ті, якіналежать до службового листа і розмістіть їх у послі- довності:
Назва виду документа; візи; гриф узгодження; гриф за- твердження; індекс підприємства зв’язку; код організації; штамп установи, назва структурного підрозділу; дата та но- мер; підпис; текст.
Завдання 2.Правильно оформіть і відредагуйте реквізи- ти одержувача:
58023, Чернівці-23, правління ЖБК „Господар”, Василь- ченко Федір Костянтинович.
Завдання 3. Правильно заадресуйте уявний конверт у межах України, близького і далекого зарубіжжя.
Завдання 4. Напишіть вітального листа керівнику уста- нови, використовуючи відомі Вам етикетні формули.
Завдання 5. Відредагуйте текст документа, запишіть його правильно.
Шановні добродії!
Нас заінтересувала пропонуєма вами продукція і ми го- тові заключити договір поставки. Пришліть нам пожалуста інформацію про ваші гарантійні зобов’язання. Будемо благо- дарні вам якщо ви письмово повідомите про ваше рішення по поводу цього питання.
Визначте цей документ за основними класифікаційними ознаками: за найменуванням; за функціональною ознакою; за кількістю адресатів; за способом відтворення.
За яких умов складається такий документ? Яка його мета?
Завдання 6. Напишіть оголошення про святкові заходи до відзначення Дня студента.
Завдання 7. Ви з важливих причин запізнилися на заняття з вищої математики. Який документ треба написати? На- звіть реквізити цього документа і схематично розташуйте їх у зошиті.
Завдання 8. Напишіть доповідну записку про участь сту- дентів Вашої групи в олімпіадах та конкурсах.
Позааудиторна пошуково-аналітична робота
Завдання 1. Напишіть звіт про проходження навчальної практики.
Завдання 2. Проведіть засідання групи, на якому роз- гляньте питання успішності та дисципліни. Складіть про- токол та витяг з протоколу.
Тема: Укладання документів з господарсько-
договірної діяльності (договір, трудова угода, контракт)
План
1. Укладання документів з господарсько-договірної діяльності (договір, трудова угода, контракт).
2. Аудиторна робота.
3. Самостійна робота.
1. Укладання документів з господарсько-договірної діяльності (договір, трудова угода, контракт)
Серед документів з господарсько-договірної діяльності є:
Договір
Це письмова угода двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення господарських вза- ємовідносин. Договір може бути укладений між приватними особами й організацією та між організаціями. Цивільний ко- декс передбачає різні типи договорів:
– Договір постачання – це договір, за яким організація-по- стачальник зобов’язується в певні терміни передати органі- зації-покупцеві у власність певну продукцію, а організація- покупець зобов’язується оплатити продукцію за встановле- ними цінами.
– Договір підряду – це договір, за яким підприємець-під- рядник зобов’язується виконати певний обсяг робіт підпри- ємству-замовнику.
– Договір про матеріальну відповідальність – це договір, за яким одна сторона бере на себе повну матеріальну відпо відальність за прийняті матеріальні цінності й зобов’язується дотримуватися встановлених договором правил зберігання, обліку, відвантаження, а інша сторона зобов’язується ство- рити нормальні умови праці матеріально відповідальним особам.
– Договір про спільну діяльність – це договір, що укла- дається між двома й більше організаціями для проведення спільних досліджень, будівництва, експлуатації підпри- ємств.
Укладаючи цей договір, сторони визначають розмір і характер внесків: грошові, майнові, трудова участь.
– Договори щодо створення нових форм господарюван- ня – це договори, які спрямовані на організацію асоціацій, малих підприємств, комерційних банків, орендних підпри- ємств. Для створення асоціацій необхідно укласти установ- чий договір.
– Установчий договір – це договір, що закріплює взаємні права та обов’язки всіх учасників створення асоціації.
Звичайно ж, назвати всі договори з господарської діяль- ності неможливо, оскільки їх багато: це і договір про одер- жання позики, договори про посередницькі послуги, догово- ри оренди, договір на здійснення кредитно-розрахункового обслуговування тощо.
Крім договорів з господарської діяльності, виділяють ще
трудові договори.
Трудовий договір – це угода між особою, що наймається на роботу, та керівником установи, організації або уповно- важеним ним органом. За цим договором працівник зо- бов’язується виконувати певну роботу, а керівник – виплачу- вати йому заробітну плату та забезпечувати належні умови праці.
Реквізити:
1. Назва документа.
2. Зазначення місця укладання й дати.
3. Вступна частина (точні й повні назви сторін, їх пред- ставників (прізвище, ім’я, по батькові), повноваження, на підставі яких вони діють).
4. Зміст договору.
5. Термін виконання договору.
6. Кількісні та якісні показники продукції.
7. Зазначення ціни робіт (продукції) і загальної суми.
8. Порядок виконання роботи.
9.
Добавить комментарий
Порядок розрахунків між сторонами.
10. Додаткові умови до договору.
11. Вказівки на майнову відповідальність за повне або часткове невиконання договору.
12. Порядок і місце розв’язання суперечок.
13. Загальний термін дії договору.
14. Юридичні адреси сторін, що укладають договір.
15. Власноручні підписи сторін.
16. Печатки установи або обох сторін, які укладають до- говір.
Договір вважають укладеним тоді, коди сторони дійшли згоди з усіх пунктів і відповідно оформили його письмово.
Зразок:
Дата публикования: 2015-04-07; Прочитано: 1947 | Нарушение авторского права страницы
laservirta.ru
Порядок оформления телефонограммы — реферат
Порядок оформления телефонограммы.
ВВЕДЕНИЕ | 3 |
Понятие телефонограмма. Телефонограммы. | 4 |
Использование телефонограмм в судебном процессе. Требования, предъявляемые к тексту телефонограмм. | 7 |
Извещение лиц, участвующих в судебном процессе посредством телефонограммы | 9 |
Заключение | 12 |
Литература | 14 |
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
Делопроизводство в
Инструкция разрабатывается
в соответствии с действующими нормативно-правовыми
документами по делопроизводству и
устанавливает порядок его
В данном реферате предметом является телефонограмма, объектом формы ее применения в делопроизводстве, законность её использования в судебной исполнительной деятельности на практике.
Понятие телефонограмма. Телефонограммы.
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста.
Обычно телефонограммы принимают для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и других случаев, когда переданное сообщение необходимо документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.
Телефонограмма – это документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы оформляются на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5.
Бланки для телефонограмм
целесообразно иметь при
Примеры заполнения телефонограмм:
ООО «Оптима»
сеть магазинов
Телефонограмма
Передал – секретарь Принял — секретарь
Т.В. Петрова. Шилова А.П.
Т. 53-53-53. 12ч.30мин.
15.01.14 г. № 15.
16.01.2014г. в14.30 состоится совещание, посвященное
работе с претензиями покупателей. На
заседание приглашаются заместители управляющих
магазинов по работе с клиентами.
Начальник управления
А.И. Иванов.
Оргкомитет
“Возрождение” Пугачёву С.С.
ТЕЛЕФОНОГРАММА т. 222-444-16 15.01.2014 Совещание “Круглый
стол “Возрождение”
Председатель оргкомитета Подпись
Передал: Принял: Референт И. С. Шилов Секретарь А. Р. Петрова
15.01.2014 12ч. 15мин. |
При составление телефонограмм
следует придерживаться следующих рекомендаций:
Текст не должен содержать сложных логических
оборотов, трудно выговариваемых редко
произносимых слов, информация должна
быть краткой и срочной.
При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением, слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам[5 c. 44].
Если телефонограмма направляется
по нескольким адресам, то к ней составляется
список на рассылку с указанием номеров
телефонов.
Сотрудник, принявший телефонограмму,
обязан ознакомить с ее всех должностных
лиц, которым предназначалась полученная
информация.
Использование телефонограмм в судебном процессе
Извещение лиц, участвующих в судебном процессе, посредством телефонограммы предусмотрено всеми процессуальными кодексами (ст. 25.15 КоАП РФ, ст. 121 АПК РФ и ст. 113 ГПК РФ), кроме УПК РФ. Существуют правила оформления телефонограмм.
В процессуальных кодексах отсутствуют какие-либо специальные требования к телефонограмме. Часть 1 ст. 25.15 КоАП РФ и ч. 1 ст. 113 ГПК РФ относят ее к иным средствам связи и доставки, обеспечивающим фиксирование извещения или вызова и его вручение адресату. Согласно ч. 3 ст. 121 АПК телефонограмма, равно как телеграмма, электронная почта, факс либо иное средство связи, используется для вызова или извещения участников арбитражного процесса в случаях, не терпящих отлагательства.
Правила оформления телефонограмм встречаются в отдельных ведомственных нормативных актах и документах рекомендательного характера. Так, ГОСТ Р 6.30-2003 вообще не упоминает телефонограмм. Однако в методических рекомендациях по его внедрению, утв. Росархивом (без даты, не опубликованных), имеется соответствующая рубрика, интересная тем, что по логике Росархива получателем данного вида извещения может быть только организация (должностное лицо). Например, указано, что текст телефонограммы записывается (печатается) получателем, а юридическая сила поступившей телефонограммы определяется:
- исходящим регистрационным номером;
- должностью, Ф.И.О. и подписью отправившего лица;
- должностью, Ф.И.О. и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
- входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Почти дословно воспроизводят эти положения, правда, с некоторыми техническими уточнениями, внутриведомственные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству в системе ФМС России ограничивает размер текста телефонограммы, разрешая использовать не более 50 слов. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах требует подшивать переданные телефонограммы в хронологическом порядке в отдельное дело. Ряд особых уточнений содержится в Инструкции по делопроизводству Следственного комитета РФ. Например, круг получателей телефонограммы ограничен должностными лицами Комитета, количество слов сокращено до 30, предусмотрено проставление отметки «срочно» и т.д. На служебный характер телефонограмм прямо указано в Инструкции ФССП России[2 c.18].
Одна из самых лаконичных — Инструкция органов прокуратуры. Требования к реквизитам предельно просты: дата и время передачи, фамилия лица, принявшего и передавшего ее.
Извещение лиц, участвующих в судебном процессе посредством телефонограммы
Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах РФ предусматривает ведение в секретариате председателя суда журнала приема-передачи телефонограмм, поступивших на имя председателя и его заместителей, а также некоторые правила обработки входящих телефонограмм. Другие нормы, касающиеся данного вида извещений, в том числе в отношении участников судопроизводства, в Инструкции отсутствуют. Инструкция Верховного Суда РФ умалчивает о телефонограммах.
Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде предусматривает вызов телефонограммой участников уголовного судопроизводства. Требования к оформлению, а также иные варианты использования оповещений данного вида не установлены.
Редкие инструкции, разработанные для мировых судей в субъектах Федерации, регламентируют оформление, прием и отправку телефонограмм.
Судебная практика показывает, что передача телефонограмм судом в адрес физических лиц широко распространена. Данное обстоятельство наряду с другими часто используется при подаче жалоб на судебные постановления: граждане утверждают, что извещений не получали, ссылаются на их неправильное оформление или же ставят под сомнение законность оповещений данного вида.
Вышестоящие суды, разумеется, всегда признают правомерность телефонограммы как способа извещения, при этом обращая внимание на оформление такого извещения и поведение извещенных[6 c.87].
Требуется подтверждение получения телефонограмм в ряде случаев, так как вопрос о допустимости телефонограммы в каждом конкретном деле всегда решается по усмотрению суда со ссылкой на применяемый процессуальный кодекс и никогда — на инструкцию по делопроизводству. Касается это и технических ошибок, не влияющих на исход дела. Главной проблемой остается подтверждение получения извещения адресатом, особенно физическим лицом, которое не ведет журнал регистрации, письменно не фиксирует и не подшивает полученные сообщения.
Решая эту проблему, судьи стараются учесть любые косвенные свидетельства факта получения телефонограммы, например: не отрицание или не опровержение лицом получения извещения; согласие с правильностью телефонного номера, указанного в телефонограмме; распечатку детализации разговоров по мобильному телефону; явку на заседание иных участников, извещенных таким же способом, и т.п.
Добросовестность суда, формально выполнившего требования к составлению и отправке телефонограммы, но не располагающего объективными свидетельствами ее получения, может вызвать сомнения, особенно в ситуации, когда принимающая сторона в процессе заявляет о неполучении телефонограммы. К сожалению, ситуация держится исключительно на авторитете суда. В известных нам случаях она всегда разрешалась в его пользу, хотя более прочной опорой мог бы служить продуманный механизм фиксации отправки и получения сообщения. Но такого механизма, увы, до сих пор нет[3 c.1].
Телефонограмма зачастую является единственным способом довести информацию до сведения лица, участвующего в деле. Следует признать, что с юридической и организационной стороны этот вид извещений все еще далек от совершенства. Но выход есть.
Самым надежным и прозрачным способом фиксации телефонограммы, объективно подтверждающим ее получение, могла бы стать аудиозапись разговора в памяти телефона. Данная функция сегодня реализована во многих мобильных и стационарных моделях.
Копирование или прямое сохранение полученного файла на жесткий диск компьютера также не является сколько-нибудь сложным и затратным делом. В будущем все полученные таким образом телефонограммы было бы целесообразно выкладывать на специальном судебном сервере для всеобщего (или ограниченного) ознакомления.
Таким образом, проблема вполне решаема, главное идти в ногу со временем.
Заключение
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документацией. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.
Непосредственное ведение
делопроизводства осуществляется должностными
лицами, на которых возложена
С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц[4 c.35].
Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т. д.
Из всего выше изложенного
можно сделать вывод, что телефонограмма
— документ, содержащий оперативную
информацию, передаваемую устно по
каналам телефонной связи. Адресат
полученное сообщение записывает от
руки.
Обязательным и реквизитами телефонограммы
являются: наименования учреждений адресанта
и адресата: реквизит «от кого» и «кому»
с указанием должности, фамилии, имени,
и отчества должностных лиц: номер, дата
и время передачи и приема телефонограммы;
должности и фамилии передавшего и принявшего
телефонограмму; номера телефонов; текст
и подпись.
Телефонограмма должна иметь заголовок,
он составляется в соответствии с ГОСТ
Р 6.30-2003 как для делового письма, то есть
выражается предложным падежом с предлогом
«о» или «об». Например, «Об изменении
времени заседаний Совета», «О прибытии
участников семинара».
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать более 50 слов.
yaneuch.ru
Порядок оформления телефонограммы — реферат
Порядок оформления телефонограммы.
ВВЕДЕНИЕ | 3 |
Понятие телефонограмма. Телефонограммы. | 4 |
Использование телефонограмм в судебном процессе. Требования, предъявляемые к тексту телефонограмм. | 7 |
Извещение лиц, участвующих в судебном процессе посредством телефонограммы | 9 |
Заключение | 12 |
Литература | 14 |
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
Делопроизводство в
Инструкция разрабатывается в соответствии
с действующими нормативно-правовыми документами по
делопроизводству и устанавливает порядок его
В данном реферате предметом является
телефонограмма, объектом формы ее применения
в делопроизводстве, законность её использования в
судебной исполнительной деятельности
на практике.
Понятие телефонограмма. Телефонограммы.
Телефонограмма – обобщенное название
различных по содержанию документов, выделяемых
в отдельную категорию в связи с особым способом
передачи текста.
Обычно телефонограммы принимают для срочных оповещений
о совещаниях, заседаниях, собраниях и других
случаев, когда переданное сообщение необходимо
документально. Телефонограммы применяют
в пределах действия местной телефонной
связи.
Телефонограмма – это документ по оперативным
вопросам, передаваемый по телефону и
записываемый получателем. Телефонограммы
оформляются на специально разработанных
бланках или на листе бумаги формата А5.
Бланки для телефонограмм целесообразно иметь при
Примеры заполнения телефонограмм:
ООО «Оптима»
сеть магазинов
Телефонограмма
Передал – секретарь Принял — секретарь
Т.В. Петрова. Шилова А.П.
Т. 53-53-53. 12ч.30мин.
15.01.14 г. № 15.
16.01.2014г. в14.30 состоится совещание, посвященное
работе с претензиями покупателей. На
заседание приглашаются заместители управляющих
магазинов по работе с клиентами.
Начальник управления
А.И. Иванов.
|
При составление телефонограмм следует
придерживаться следующих рекомендаций:
Текст не должен содержать сложных логических
оборотов, трудно выговариваемых редко
произносимых слов, информация должна
быть краткой и срочной.
При передаче телефонограммы необходимо
проверить правильность записи повторным
чтением, слова, плохо воспринимаемые
на слух, требуется передавать, разбивая
по буквам[5 c. 44].
Если телефонограмма направляется по нескольким
адресам, то к ней составляется список на
рассылку с указанием номеров телефонов.
Сотрудник, принявший телефонограмму,
обязан ознакомить с ее всех должностных
лиц, которым предназначалась полученная
информация.
Использование телефонограмм в судебном
процессе
Извещение лиц, участвующих в судебном
процессе, посредством телефонограммы
предусмотрено всеми процессуальными
кодексами (ст. 25.15 КоАП РФ, ст. 121 АПК РФ и ст.
113 ГПК РФ), кроме УПК РФ. Существуют правила
оформления телефонограмм.
В процессуальных кодексах отсутствуют какие-либо
специальные требования к телефонограмме.
Часть 1 ст. 25.15 КоАП РФ и ч. 1 ст. 113 ГПК РФ относят
ее к иным средствам связи и доставки, обеспечивающим
фиксирование извещения или вызова и его вручение
адресату. Согласно ч. 3 ст. 121 АПК телефонограмма,
равно как телеграмма, электронная почта,
факс либо иное средство связи, используется
для вызова или извещения участников арбитражного
процесса в случаях, не терпящих отлагательства.
Правила оформления телефонограмм встречаются в отдельных
ведомственных нормативных актах и документах
рекомендательного характера. Так, ГОСТ
Р 6.30-2003 вообще не упоминает телефонограмм.
Однако в методических рекомендациях по его внедрению,
утв. Росархивом (без даты, не опубликованных),
имеется соответствующая рубрика, интересная
тем, что по логике Росархива получателем
данного вида извещения может быть только
организация (должностное лицо). Например,
указано, что текст телефонограммы записывается (печатается)
получателем, а юридическая сила поступившей
телефонограммы определяется:
исходящим регистрационным номером;
должностью, Ф.И.О. и подписью отправившего
лица;
должностью, Ф.И.О. и подписью лица, принявшего
телефонограмму, в журнале регистрации;
входящим регистрационным номером полученной
телефонограммы.
Почти дословно воспроизводят эти положения,
правда, с некоторыми техническими уточнениями,
внутриведомственные нормативные акты.
Инструкция по делопроизводству в системе
ФМС России ограничивает размер текста
телефонограммы, разрешая использовать
не более 50 слов. Типовая инструкция по делопроизводству
и работе архива в таможенных органах требует
подшивать переданные телефонограммы
в хронологическом порядке в отдельное
дело. Ряд особых уточнений содержится
в Инструкции по делопроизводству Следственного
комитета РФ. Например, круг получателей
телефонограммы ограничен должностными
лицами Комитета, количество слов сокращено
до 30, предусмотрено проставление отметки
«срочно» и т.д. На служебный характер телефонограмм
прямо указано в Инструкции ФССП России[2
c.18].
Одна из самых лаконичных — Инструкция
органов прокуратуры. Требования к реквизитам
предельно просты: дата и время передачи,
фамилия лица, принявшего и передавшего
ее.
Извещение лиц, участвующих в судебном
процессе посредством телефонограммы
Инструкция по делопроизводству в арбитражных
судах РФ предусматривает ведение в секретариате
председателя суда журнала приема-передачи
телефонограмм, поступивших на имя председателя
и его заместителей, а также некоторые правила
обработки входящих телефонограмм. Другие
нормы, касающиеся данного вида извещений,
в том числе в отношении участников судопроизводства,
в Инструкции отсутствуют. Инструкция
Верховного Суда РФ умалчивает о телефонограммах.
Инструкция по судебному делопроизводству
в районном суде предусматривает вызов
телефонограммой участников уголовного
судопроизводства. Требования к оформлению,
а также иные варианты использования оповещений
данного вида не установлены.
Редкие инструкции, разработанные для мировых
судей в субъектах Федерации, регламентируют
оформление, прием и отправку телефонограмм.
Судебная практика показывает, что передача
телефонограмм судом в адрес физических
лиц широко распространена. Данное обстоятельство
наряду с другими часто используется при подаче
жалоб на судебные постановления: граждане
утверждают, что извещений не получали,
ссылаются на их неправильное оформление или же
ставят под сомнение законность оповещений
данного вида.
Вышестоящие суды, разумеется, всегда
признают правомерность телефонограммы
как способа извещения, при этом обращая
внимание на оформление такого извещения
и поведение извещенных[6 c.87].
Требуется подтверждение получения телефонограмм
в ряде случаев, так как вопрос о допустимости
телефонограммы в каждом конкретном деле
всегда решается по усмотрению суда со ссылкой
на применяемый процессуальный кодекс
и никогда — на инструкцию по делопроизводству.
Касается это и технических ошибок, не влияющих
на исход дела. Главной проблемой остается
подтверждение получения извещения адресатом,
особенно физическим лицом, которое не ведет
журнал регистрации, письменно не фиксирует
и не подшивает полученные сообщения.
Решая эту проблему, судьи стараются учесть
любые косвенные свидетельства факта
получения телефонограммы, например: не
отрицание или не опровержение лицом получения
извещения; согласие с правильностью телефонного
номера, указанного в телефонограмме; распечатку
детализации разговоров по мобильному
телефону; явку на заседание иных участников,
извещенных таким же способом, и т.п.
Добросовестность суда, формально выполнившего
требования к составлению и отправке телефонограммы,
но не располагающего объективными свидетельствами
ее получения, может вызвать сомнения,
особенно в ситуации, когда принимающая
сторона в процессе заявляет о неполучении
телефонограммы. К сожалению, ситуация
держится исключительно на авторитете
суда. В известных нам случаях она всегда
разрешалась в его пользу, хотя более прочной
опорой мог бы служить продуманный механизм
фиксации отправки и получения сообщения.
Но такого механизма, увы, до сих пор нет[3
c.1].
Телефонограмма зачастую является единственным
способом довести информацию до сведения
лица, участвующего в деле. Следует признать,
что с юридической и организационной стороны
этот вид извещений все еще далек от совершенства.
Но выход есть.
Самым надежным и прозрачным способом
фиксации телефонограммы, объективно
подтверждающим ее получение, могла бы стать
аудиозапись разговора в памяти телефона.
Данная функция сегодня реализована во многих
мобильных и стационарных моделях.
Копирование или прямое сохранение полученного
файла на жесткий диск компьютера также
не является сколько-нибудь сложным и затратным
делом. В будущем все полученные таким образом
телефонограммы было бы целесообразно
выкладывать на специальном судебном сервере
для всеобщего (или ограниченного) ознакомления.
Таким образом, проблема вполне решаема,
главное идти в ногу со временем.
Заключение
Ответственность за организацию делопроизводства,
соблюдение установленных правил и порядка работы
с документами в структурных подразделениях
возлагается на руководителя организации или
предприятия. Деятельность организации
или предприятия обеспечивается системой
взаимоувязанной управленческой документацией.
Ее состав определяется компетенцией,
порядком разрешения вопросов, объемом и характером
взаимосвязей данной организации с вышестоящими
организациями, с органами законодательной
и исполнительной власти, с подчиненными
и сторонними организациями, с физическими
лицами.
Непосредственное ведение делопроизводства
осуществляется должностными лицами,
на которых возложена
С документами работают абсолютно все организации и большое
количество частных лиц[4 c.35].
Практически каждая организация сталкивается
с проблемами в делопроизводстве, даже
если речь не идет об автоматизации: документы теряются,
не контролируются и т. д.
Из всего выше изложенного можно сделать вывод,
что телефонограмма — документ, содержащий
оперативную информацию, передаваемую
устно по каналам телефонной связи. Адресат
полученное сообщение записывает от руки.
Обязательным и реквизитами телефонограммы
являются: наименования учреждений адресанта
и адресата: реквизит «от кого» и «кому»
с указанием должности, фамилии, имени,
и отчества должностных лиц: номер, дата
и время передачи и приема телефонограммы;
должности и фамилии передавшего и принявшего
телефонограмму; номера телефонов; текст
и подпись.
Телефонограмма должна иметь заголовок,
он составляется в соответствии с ГОСТ
Р 6.30-2003 как для делового письма, то есть
выражается предложным падежом с предлогом
«о» или «об». Например, «Об изменении
времени заседаний Совета», «О прибытии
участников семинара».
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко,
четко, простыми предложениями. В первой
части телефонограммы констатируются
факты, побудившие дать телефонограмму,
во второй — предпринимаемые действия.
Телефонограммы излагаются от первого лица.
Объем телефонограммы не должен превышать
более 50 слов.
Желательно, чтобы организация имела специальные бланки
для входящих и исходящих телефонограмм.
Телефонограммы могут быть использованы
для быстрого извещения участников судопроизводства.
Согласно разъяснению, содержащемуся в п.6 Постановления Пленума
Верховного Суда Российской Федерации
от 24 марта 2005года №5 «О некоторых вопросах
возникающих у судов при примении Кодекса
Российской Федерации об административных
правонарушениях», в целях соблюдения установленных
ст.29.6 КоАП РФ сроков рассмотрения дел об административных
Литература
Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. М., 2004.
ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации, Требования к оформлению документов». Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 №65-ст.
И. Иванов статья: «Извещение
лиц, участвующих в судебном процессе, посредством телефонограммы» ht
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение 2008.
yaneuch.ru