Официальный письмо – Как подготовить официальное письмо 🚩 обращение к официальному лицу 🚩 Деловая этика

Содержание

Образцы делового письма. Как написать деловое письмо :: BusinessMan.ru

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

Наименование.
Адрес.
Контактные телефоны.
Сайт.
Электронную почту.
Логотип.
Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

Изучение вопроса.
Написание проекта письма.
Его согласование.
Подписание.
Регистрация.
Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.

Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма — заключительной его части — представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

Позицию адресата.
Характер отношений.
Официальность.
Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «…Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)…». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.

Предметом общения является деятельность компании.
Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
Адресной, предназначенной конкретному адресату.
Актуальной в момент написания письма.
Достоверной и беспристрастной.
Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.

Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
(Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.

Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
(Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

Информационными.

Инструктивными.
Поздравительными.
Рекламными.

Также бывают письма:

Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.

Запросы.
Извещения.
Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
Одинаковые языковые средства.
Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

businessman.ru

Деловое письмо: как правильно составить

Деловое письмо – это основополагающая часть деловой переписки. Письмо является кратким документом, несущим в себе информацию коммерческого характера и затрагивающим один или несколько вопросов.

С помощью делового письма можно не только вести переписку с партнерами, но и создать имидж компании. Написание делового письма является связующим звеном как между отделами компании, так и между учреждениями, юридическими и физическими лицами.

Существует множество поводов для написания делового письма:

выполнение заказа;
получение информации или мотивация к определенным действиям;
обнаружение неточностей и ошибок;
ответ на требование или просьбу;
напоминание о себе;
возможность принести извинения и т. д.

Виды деловых писем

Коммерческие письма

Деловые письма коммерческого характера предваряют заключение договора, то есть содержат в себе оговорки по согласованию контрактных условий.

Такие письма являются важными документами, а в ходе разбирательства экономического спора в арбитражном суде могут стать доказательственной базой, свидетельствующей о тех или иных договоренностях между сторонами.

Деловое письмо является официальным обращением, но оно не исключает дополнительного устного обращения по одному и тому же вопросу. Деловое письмо подразумевает письменный ответ от контрагента, что является важным для компании документом (например: официальное соглашение обо всех условиях сделки). Как вести переговоры, успешно манипулировать и противостоять чужим манипуляциям Вы узнаете, пройдя курс «Управление компанией в современных условиях» в Школе генерального директора.

По функциональному признаку можно выделить деловые письма:

обязательно требующие ответного письма: письмо, содержащее просьбу; письмо, содержащее приглашение; такие коммерческие письма, как: письмо-рекламация, письмо-предложение, письмо-запрос;
не требующие обязательного ответного письма: письмо-извещение; информационное письмо; гарантийное письмо; письмо-подтверждение; письмо-предупреждение; письмо-отказ; письмо-напоминание; письмо-декларация, то есть заявление; письмо-распоряжение; сопроводительное письмо.

По признаку адресата можно выделить деловые письма циркулярные и обычные. Обычное деловое письмо направляется на один адрес, а циркулярное – на несколько. Письма можно отправлять как традиционно, то есть по почте, так и посредством факсимильной, телеграфной, телетайпной связи, а также электронной почтой. Нетрадиционные способы отправки деловой переписки служат инструментом быстрого решения возникших вопросов.

По структурным признакам можно выделить деловые письма на нерегламентированные и регламентированные.

Нерегламентированное деловое письмо содержит в себе авторский стиль и состоит из предыстории и текста, написанного согласно правилам коммерческого этикета.

Регламентированное деловое письмо пишется по шаблону, при этом соблюдается не только рекомендованный текст письма, но и его оформление, реквизиты, формат листа и другие принятые компанией правила.

Такие письма призваны решать регулярно возникающие вопросы экономико-правовых отношений компании. Тексты регламентированных писем разработаны и представляют собой совокупность определенных синтаксических конструкций.

Пример делового письма

Образец делового письма с просьбой о поставке

Образец делового письма с предложением о сотрудничестве

Деловое письмо-предложение рассмотреть специалиста на вакантную должность

Образец делового письма с приглашением на выставку продукции

Деловое письмо-благодарность партнеру по бизнесу

Образец делового письма на английском языке

ТОП-6 самых важных статей для руководителя:

Как писать? Общие правила делового письма

Для того чтобы грамотно вести деловую переписку, используйте официальный стиль делового письма. Официально-деловое письмо отличается краткостью и понятностью подачи основного вопроса, унификацией используемых выражений и соответствием нормам этикета.

Лучше составить деловое письмо по одному конкретному вопросу или по нескольким, но взаимосвязанным. Когда у компании есть необходимость обратиться к одному и тому же корреспонденту по разным, не взаимосвязанным друг с другом вопросам, составьте разные письма и направьте их на один адрес.

По правилам ведения бизнес-переписки принято направлять ответ на деловое письмо, исключения составляют информационные письма. Примите за правило отвечать на письма контрагентов быстро и четко. Долгое затягивание с ответом сказывается на имидже компании и может быть расценено как отказ от дальнейшего сотрудничества. О том, как отказать партнеру в письме, не обидев его, читайте в этой статье

Текст делового письма нужно писать несложными фразами, не используя витиеватые речевые обороты, предложения должны быть безэмоциональными, без лишней любезности и грубости, без лишних подробностей. В тексте письма не должно быть ни орфографических, ни пунктуационных ошибок.

Необходимо понимать, цель делового письма – это возможность приобрести новых партнеров по бизнесу, увеличить продажи, выразить претензии, ускорить сроки оплаты за поставленный товар или выполненные услуги, поздравить, пригласить на мероприятие или презентацию и т. д.

5 причин начать обучение в Школе генерального директора прямо сейчас!

Практические знания по самым важным компетенциям: лидерство, менеджмент, маркетинг, продажи, финансы, налоги, бизнес-процессы.
Лучшие авторы.Успешные управленцы делятся опытом построения и ведения бизнеса в российских и зарубежных компаниях.
Официальное оформление. Вы получите удостоверение государственного образца о повышении квалификации.
Дистанционное обучение. Для Вас возможен персональный график занятий без отрыва от работы.
Выгодные условия. Подробнее о персональном предложении.

Согласно этикету деловой переписки, допускаются такие варианты обращения:

«Уважаемые господа!» – используют, если обращаются к коллективу;
«Уважаемая Екатерина Сергеевна!» – используют при налаженных деловых отношениях, такое обращение уменьшает дистанцию между сторонами;
«Уважаемый господин Петров!» – используют при официальном обращении к партнеру, когда между сторонами переписки существует дистанция.

Структура текста делового письма состоит из трех частей:

в начале письма прописывают причину, цель и основание написания делового письма;
далее следует предложить пути решения проблемы, изложить просьбу, сделать определенные выводы или дать конкретные рекомендации;
в конце кратко резюмируйте текст письма и подведите итоги следующими словами: «мы уверены», «мы надеемся» и т. п.

Стандартная структура делового письма

Деловое письмо должно содержать в себе четкую структуру. Это поможет сэкономить время на составление делового письма, правильное донесение и понимание его содержания, а также позволит получить внятный и точный ответ.

Рассмотрим структуру стандартного делового письма

1. Реквизиты отправителя (адресанта) содержат в себе сведения об адресанте. Деловое письмо пишется на бланке компании, соответственно данная информация обычно содержится в левом верхнем углу письма.

2. Реквизиты получателя (адресата) содержат в себе информацию о наименовании организации, адрес, Ф. И. О. и должность того, кому конкретно предназначено письмо.

3. Дата составления и отправления делового письма. Обычно на фирменном бланке компании существует специально отведенная строка для проставления даты написания письма. Дата помогает отличать письма среди многочисленной переписки компании.

4. Заголовок содержит в себе наименование темы делового письма. Заголовок должен быть лаконичным и понятным, так как данная составляющая делового письма указывает на степень важности его для адресата и адресанта.

5. Обращение. Обычно обращение в деловом письме содержит в себе наименование должности, Ф. И. О. Обращение пишут с большой буквы и располагают посередине строки. «Уважаемый» считается традиционным обращением.

6. Преамбула, или вводная часть. В данной части письма объясните причины и цели обращения к адресату. Напомните получателю информацию, непосредственно касающуюся темы письма, это могут быть даты, события, факты, документы. Преамбула письма готовит адресата к информации, изложенной в основной его части. Вводная часть письма может состоять как из одного предложения, так и из нескольких.

7. Основная часть делового письма по объему может быть разной, в ней излагается суть обращения, ваши аргументы, факты.

8. Заключение лучше прописать вежливыми фразами.

9. Подпись. Закончите деловое письмо подписью, состоящей из наименования должности и Ф. И. О. отправителя. Перед подписью вы можете поставить следующие варианты вежливых фраз: «С уважением», «Благодарим за сотрудничество», «Надеемся на плодотворное сотрудничество», «Искренне Ваш» и т. п.

10. Постскриптум. Данная часть письма не является обязательной. В ней вы можете дописать что-либо о произошедшем важном событии или приписать сведения, косвенно касающиеся темы письма.

11. Приложения могут не прилагаться к тексту делового письма. Приложения лучше оформить на отдельных листах. Особых правил написания приложений не существует.

Что писать? Текст и язык делового письма

Нет единообразного подхода к языку делового письма, так как каждое письмо пишется индивидуально, согласно сложившейся ситуации, и подстроено под конкретного получателя. Но мы рассмотрим общие критерии языка и стиля делового письма, обеспечивающие как стилистическую, так и лексическую грамотность.

Язык делового письма обладает частотой повторяемости и единообразием речевых средств.

В принципе, деловое письмо состоит из определенного набора стандартных фраз и оборотов. Бывает, что деловое письмо написано эмоционально, тем самым оно показывает личность автора. Старайтесь избегать излишней эмоциональности в деловой переписке, письмо должно быть написано четко и нейтрально. Не нужно эмоционально окрашивать факты, которые можно изложить сухо и конкретно. В тексте делового письма должны отсутствовать диалектные и просторечные выражения, модальные слова, междометия. Задача автора письма, прежде всего, заключается в том, чтобы объективно изложить факты, не выливать на адресата свои эмоции и субъективное отношение к нему. В тексте письма вы должны отразить логически выстроенную последовательность изложения. Узнайте о пяти фразах, которые убивают любое деловое письмо

Следовательно, язык деловой переписки должен обладать следующими чертами:

нейтральная и надличностная форма изложения письма;
единообразие, стандартизация терминов и речевых средств;
повторяемость определенных языковых форм в конкретных частях делового письма.
уменьшение диапазона речевых средств.

При составлении делового письма крайне важно его информационное насыщение, то есть содержание необходимого количества сведений.

Предметом официально-делового письма считается сообщение адресату информации о сложившейся ситуации, а также оценка и анализ такой ситуации. Деловое письмо может обобщить несколько ситуативно-оценочных моделей, для этого разложите их содержание по разным абзацам текста письма. Разбив текст письма на абзацы, вы сможете облегчить его восприятие и показать плавные переходы от одной мысли к другой, то есть адресат получает информацию порционно.

Типичный абзац состоит из трех частей:

абзацный зачин;
абзацная фраза;
комментирующая часть.

Тема абзаца раскрывается в абзацном зачине, в этой части абзаца говорится о том, о чем пойдет речь дальше. Основная информация абзаца содержится в абзацной фразе. Подытожить результаты написанного можно в комментирующей части абзаца. Комментирующую часть абзаца лучше начинать словами: «в этой связи», «таким образом», «поэтому» и т. п. Не всегда можно провести явные границы между частями.

Связь между предложениями абзаца можно осуществить за счет повтора.

Повтор — это вид логико-грамматической связи как между предложениями, так и между абзацами. Определенные элементы предыдущего предложения повторяются в последующем предложении в измененном или неизменном виде. Помимо этого, между предложениями используют такие связующие слова или словосочетания, как: «в результате этого», «согласно Вашей просьбе», «в порядке оказания помощи» и т. п.

Важно отразить в деловом письме не индивидуальные, а групповые интересы компании. Текст делового письма должен исходить не от авторского «я», а от коллективного «мы». При этом следует избегать в переписке местоимения «мы», так как окончания глаголов показывают, от чьего лица ведется повествование. Осторожно используйте в деловом письме местоимение «он», так как это местоимение обезличивает того, о ком идет речь, и делает язык письма фамильярным.

Поддерживайте объективный стиль делового письма, тон деловой переписки должен во всех случаях оставаться нейтральным.

Недопустимо использовать в деловой переписке дерзость, неучтивость, бестактность по отношению к адресату. Излишняя обходительность и вежливость также неуместна в деловой переписке между контрагентами. При написании делового письма следует отдать приоритет четкости и строгости, нежели избыточной вежливости и учтивости.

Часто при написании делового письма нарушаются демократические традиции деловой переписки.

Обычно это происходит тогда, когда адресату навязывают определенное действие, которое он должен совершить, например: «В Ваш адрес отправляем окончательный вариант проекта контракта. Просим его рассмотреть и утвердить».

В данном примере отправитель делового письма нарушает этикет тем, что не дает выбора адресату, ведь направленный проект контракта может быть не утвержден им по тем или иным причинам.

Для получателя важно, кто подписал адресованное ему письмо.

Не менее важно найти верный и серьезный подход для написания деловых писем. Несоблюдение элементарных требований к деловой переписке может привести к тому, что письма могут стать юридически незначимыми, а это приведет к трудностям в работе с документооборотом компании.

Объем официально-делового письма, как правило, не должен превышать одной страницы текста.

Шаблоны и фразы для деловой переписки

Извещения:

Сообщаем, что, к сожалению, не можем…
Сообщаем, что задержка по отгрузке товара произошла ввиду…
Извещаем, что мы…
Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.
Доводим до Вашего сведения, что…
Ставим Вас в известность, что руководство предприятия приняло решение…

Модели выражений, объясняющих мотивы (самые популярные обороты речи, используемые в начале делового письма):

В соответствии с письмом заказчика…
В соответствии с протоколом…
В ответ на Вашу просьбу…
В подтверждение нашей договоренности…
В целях усиления охраны имущества…
В связи с тяжелым положением…
В подтверждение нашего телефонного разговора…
В связи с проведением совместных работ…
В порядке оказания технической помощи…

Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:

От третьего лица единственного числа, к примеру: Предприятие «Свет» не возражает… Компания «Аккорд» гарантирует… Совместная российско-американская компания «Лига К» предлагает…
От третьего лица множественного числа, к примеру: «Администрация и профком предприятия «Свет» убедительно просят…»
От первого лица множественного числа: Сообщаем… Подтверждаем… Просим…

Если автор — лицо физическое, то действия передаются:

От первого лица единственного числа, к примеру: Ставлю Вас в известность… Прошу Вас… Довожу до Вашего сведения…
От первого лица множественного числа, к примеру: Поддерживаем… Поздравляем… Одобряем… Мы получили телеграмму от Вас…

Просьбы:

Прошу сообщить информацию о производителе товара…
Прошу Вас принять меры…
Просим Вас проверять ход выполнения работ на производстве…

Отправка документов или материальных ценностей:

Высылаем подписанное с нашей стороны соглашение…
Направляем интересующие Вас документы заказным письмом…
Направляем схемы для сборки оборудования…

Подтверждения:

Предприятие «Свет» подтверждает условия поставки электрооборудования…
Подтверждаем направление спецификаций на товар…
С благодарностью подтверждаем получение Вашей заявки и начинаем ее выполнять…

Предложения:

Мы можем рекомендовать Вам…
Предлагаем Вам приобрести…
Мы можем предложить Вам…

Приглашения:

Приглашаем Вас нанести визит…
Просим Вас принять активное участие в дискуссии на тему…
Приглашаем Вас принять участие в рассмотрении проекта…

Отказ и отклонение предложения (проекта):

Ваше предложение (проект) было отклонено нами по следующим причинам…
Направленный Вами проект договора подряда нами не может быть согласован по следующим причинам…

Напоминания:

Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по договору оказания услуг составляет…
Напоминаем, что согласно графику платежей Вы должны…
Напоминаем Вам, что срок выполнения работ по договору истекает…
Напоминаем, что в соответствии с должностной инструкцией Вы должны…

Гарантии:

Качество выполненных работ гарантируем.
Сроки оказания услуг гарантируем.
Оплату гарантируем.

Интерпретация собственной позиции:

Наше предприятие не может поставить Вам оборудование в срок… ввиду следующей сложившейся ситуации…
Возражений против проведения дополнительных работ не имеем.
Наши обращения по вышеизложенной проблеме не привели к положительному результату.

Интерпретация действий другой стороны:

Обещания, которые Вы нам дали, не выполняются.
Совершенно непонятно, почему Ваша компания уклоняется от…
Задержка конечного срока выполнения работ может привести…

Заключительные слова:

Убедительно просим Вас не задерживаться с ответом на деловое письмо генерального подрядчика.
Надеемся, что наши просьбы будут услышаны и выполнены.
С пожеланием успехов в вашей производственной деятельности.
Просим извинить нас за неточности в исходной документации.
Просим извинить нас за задержку с ответом на деловое письмо генерального подрядчика.
Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Как составить правильное деловое письмо: начало делового письма и окончание

Перед сотрудниками компании часто встают вопросы: «Как писать деловые письма?», «Каковы правила написания делового письма?». Итак, сначала пишется заголовок письма. Заголовок должен быть лаконичным, понятным, броским, так как данные характеристики помогут выделить ваше обращение к адресату из остальной корреспонденции. Не будет лишней краткая аннотация к письму, она необходима в том случае, если адресат не сможет сразу прочитать весь текст сообщения.

Рекомендуем использовать в начале текста делового письма комплименты. Назовите компанию адресата надежным партнером, известным предприятием города и т. п. Не будет лишним прописать в деловом письме предложение о дальнейшем плодотворном сотрудничестве.

Постарайтесь к концу делового письма не перейти на призывную интонацию и не употреблять директивные фразы:

«обязательно позвоните нам»;
«в случае если вас заинтересовало наше предложение, вам необходимо связаться с нами по телефону» и т. п.

Такими фразами вы показываете потенциальным партнерам, что ваше деловое письмо о сотрудничестве может их не заинтересовать. Перефразируем это предложение на менее категоричный тон: «Для рассмотрения предложения нашей компании вы можете связаться с нами по следующим телефонам…»

Заканчивая текст письма, вставьте полный перечень документов (при необходимости). Документы пронумеруйте в хронологическом порядке.

Закончить деловое письмо можно словами:

С уважением, (Ф. И. О.);
Спасибо, что уделили внимание;
С почтением, (Ф. И. О.);
Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

4 ошибки, которые не должен содержать текст делового письма

Не следует начинать деловое письмо с отказа. Изложите причины отрицательного решения с вашей стороны, дайте понять контрагенту, что при других обстоятельствах есть возможность вернуться к рассмотрению их предложения.
Не навязывайте адресату результат принимаемого им решения, например, станут ошибочными фразы: «Просим внимательно изучить и положительно разрешить вопрос о…», «Просим утвердить на должность…».
Не нужно обвинять адресата в отсутствии внимательности или компетентности, избегайте фраз «Предлагаем Вам внимательно изучить…» и т. п.
Не заставляйте адресата спешить с принятием решения, лучше избегать слов: «срочно», «в короткие сроки», «незамедлительно». Пользуйтесь такими этичными фразами, как: «Убедительно просим Вас сообщить нам о принятом решении», «Просим Вас прислать ответ на наше предложение до…» и т. п.

Оформление делового письма: форма и внешние атрибуты

Официально-деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации.

Деловое письмо следует печатать с использованием полей: правое поле – не менее 1,5 см; левое поле, с учетом последующей подшивки к документации, – не менее 3 см. Для написания деловых писем, как правило, используют шрифт Times New Roman, 12-го размера и одинарный интервал.

Исходящий номер и дата написания письма отмечаются в верхнем левом углу и дублируются в журнале учета исходящей документации. Если ваше обращение является письмом-ответом, то под исходящим номером и датой проставляется номер и дата письма, на которое вы отвечаете. В верхнем левом углу пишут название компании-адресата, должность и Ф. И. О. руководителя или специалиста, которому предназначается письмо. В нижнем левом углу письма прописывают наименование должности руководителя, Ф. И. О., и ставится его подпись, а ниже – должность, фамилия исполнителя и номер его контактного телефона.

Содержание письма состоит из трех блоков:

формула делового письма – суть обращения;
обоснование обращения;
вспомогательная информация.

Если вы пишете ответное письмо, то необходимо учтиво сослаться на последнее полученное от адресата обращение. Если ваше письмо является началом деловой переписки с иностранным контрагентом, то следует представить свою организацию: наименование, сфера деятельности, цели и задачи, которые преследует компания на международных рынках. Не расписывайте во всех подробностях деятельность своей компании, к письму достаточно приложить буклет, отражающий все аспекты работы предприятия. В тексте письма обязательно пропишите ссылку на буклет.

Новый курс в «Школе Генерального Директора»

Как написать электронное деловое письмо: особенности и правила

Не забывайте важность заполнения поля «Тема» электронного сообщения. Как правило, на электронную почту любой компании поступает огромное количество сообщений, по теме письма адресат быстро вычислит нужную ему корреспонденцию, остальное удалит или отправит в спам.

Лаконично формулируйте тему делового письма, вы должны в нескольких словах отразить суть сообщения. Точное и броское название темы сразу привлечет внимание адресата. В противном случае ваше сообщение может попасть в спам.

Если вы пишете в ответ на присланное сообщение, то в поле «Тема» заведено писать «Re: первоначальная тема». Если вы отвечаете на письмо, но тема переписки меняется, то переписку лучше начинать с нового письма.

Если вы отвечаете на электронное сообщение, оставьте текст предыдущего письма целиком либо, в случае объемного сообщения, процитируйте только важные части письма. Такой цитируемый текст предыдущего письма ставится в начале нового сообщения.

При ответе на письмо отправителя не следует начинать переписку с нуля, не сохраняя предыдущую историю общения. В случае такого ответа адресат будет вынужден искать исходники вашей с ним переписки.

Если письмо содержит важные сведения или срочную информацию, то установите степень важности как «высокая». Деловое письмо с отметкой важности будет выделяться среди прочих входящих сообщений адресата. Пользуйтесь этой функцией, если письмо действительно является важным, не злоупотребляйте ею.

Не пишите текст или его часть заглавными буквами, это воспринимается как агрессия и нападение.

Откажитесь от использования в тексте электронного делового письма сленговых выражений и сокращений, исключение из них составят лишь общеизвестный сленг и аббревиатуры.

Допустимо использовать в электронной переписке смайлы, но в особо строгих официально-деловых письмах лучше от них воздержаться.

Не делайте грамматических ошибок. Наличие в тексте ошибок, описок портит репутацию отправителя письма.

В конце письма используйте краткую информацию об отправителе (должность, Ф. И. О., название организации, контактные данные).

Если вы к письму прикрепляете дополнительные документы, то сделайте об этом отметку в тексте письма. По сложившимся нормам этикета, не предупреждая адресата об объеме приложений, вы можете прикреплять 2–3 мегабайта информации. Если прикрепленные документы весят более 3 мегабайтов, советуем уточнить у адресата возможность прохождения такого объема через его почтовый сервер, так как многие специалисты пользуются почтовыми сервисами с телефона.

Стоит ли делать запрос о подтверждении получения письма? Многих пользователей сервис подтверждения раздражает, и они расценивают его как подозрение в своей безответственности. Но на практике почтовая служба может работать с перебоями, а отправителю необходимо достоверно знать, получил ли адресат его послание. Поэтому наш ответ: можно, но редко и в крайних случаях.

В принципе, структура электронного делового письма мало чем отличается от делового письма на бумажном носителе, но некоторые особенности существуют.

Как правило, в электронных сообщениях взамен традиционного обращения используют приветствие получателя. Приветствие и персональное обращение к адресату порождают. Обезличивание письма рассматривается как бестактность, а отсутствие приветственных слов говорит о невоспитанности и равнодушии отправителя. Приветственные слова лучше написать в отдельной строке, отделив ее от основного текста делового письма. Если стороны переписки обмениваются сообщениями неоднократно в течение дня, то допускается не ставить приветствие.

Если отправитель письма не знаком с адресатом и пишет ему впервые, то начать письмо нужно с объяснения причин обращения.

Основной текст должен быть максимально лаконичным, но при этом информативным.

Наилучший размер текста электронного делового письма – 1 страница, то есть адресат сможет ее прочитать без прокручивания страницы почтовой программы. Разделите текст письма на абзацы, адресатом легче воспринимается пришедшая информация, поделенная на смысловые части. Старайтесь делать абзацы короткими и отделять их друг от друга пробелами.

Заключительную часть письма и подпись отделите от основного текста делового письма пустой строкой.

Закончите электронное деловое письмо одной из рекомендуемых фраз: «Всего наилучшего…», «С уважением…», «Искренне Ваш…» и т. п.

В реквизите подписи не следует использовать сокращения. Адресат, следуя тексту делового письма, должен знать, как обратиться к автору в ответной переписке. Помимо Ф. И. О. автора, нужно указать его должность и наименование компании. Прописав эти сведения, вы даете адресату возможность оценить вашу компетентность в решении того или иного вопроса. Ниже необходимо прописать дополнительные сведения и контактные данные, такие как: дополнительный рабочий электронный адрес, личный электронный адрес, номера телефонов, адреса, ссылки на страницы в социальных сетях и т. п. Например:

С уважением,
Николай Петров,
старший менеджер проекта «Русское зерно»

http://rus-zerno.ru
E-mail: [email protected]
Раб. тел. +7 (921) 976-43-56
Москва

Время ответа на письмо – важнейший показатель отношения к потребностям ваших клиентов и партнеров. В различных компаниях есть разные мнения по поводу скорости ответа на электронные письма. Наиболее приемлемым временем на ответ после получения электронного делового письма считается 2–3 часа. В том случае, если ответ на письмо требует дополнительных временных затрат, направьте в адрес отправителя ответное письмо, в котором подтвердите получение сообщения и укажите сроки направления ответа на поставленные вопросы.

www.gd.ru

Деловое письмо. Образец делового письма 2018 года

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк делового письма .docСкачать образец делового письма .doc

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

дата написания,
реквизиты отправителя и получателя,
вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,

просьбы и объяснения

заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.
Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).
Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.
Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.
Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

assistentus.ru

тонкости и правила его оформления в делопроизводстве РФ

В последние десятилетия делопроизводство стало неотъемлемой частью в любой сфере бизнеса. Помимо оформления договоров, актов и приложений к ним, документоведы занимаются составлением разного рода обращений и писем. На законодательном уровне принципы их оформления и общий шаблон, естественно, не определены. В такой ситуации возникает вопрос «Как же правильно оформлять тот или иной юридически несильный, но деловой документ?». Ответ на него предельно прост и сводится к составлению подобных бумаг по общепринятым нормам в делопроизводстве.

Сегодня наш ресурс решил рассмотреть принципы составления официального письма и особенности данного документа. Информацию по резюмированной теме и шаблон самой бумаги можно найти ниже.

Сущность официального письма и его отличие от обычного

Официальное или деловое письмо – это один из базовых типов документов в сфере делопроизводства современного бизнеса. Он представляет собой универсальный способ передачи информации, реализуемый в максимально простом режиме, но с соблюдением всех правил и норм деловых отношений.

Естественно, изложенные сведения в официальных письмах не носят развлекательный характер. Подобные бумаги могут быть пригласительными, отчасти рекламными, информационными и другими, но ни в коем случае не развлекательными.

Официальное письмо
Отличий у официального письма от обычного множество. Главное из них – это предназначение. Если деловой документ всегда имеет точную цель отправки или передачи адресату, то обычные письма нередко используются для «общения ради общения». Помимо этого, деловые послания:
не являются анонимными – они всегда имеют информацию об отправителе и получателе
пишутся от имени конкретного лица или представленной им организации, объединения
проштамповываются (при наличии печати у отправителя)
составляются по общепринятым правилам в делопроизводстве
не могут быть развлекательными, о чем было упомянуто ранее
Необязательное, но также распространенное отличие официального письма от обычного послания – это составление первого на фирменном бланке. Подобный подход придает обращению высший уровень солидности и в целом указывает на его деловой статус.
Пару слов о реквизитах и общем содержании документа
Подпись на письме
Официальные письма оформляются по разным причинам, вследствие чего содержание таковых естественным образом разнится. Несмотря на это, у деловых посланий не отнять общую структуру. Именно она определена в сфере делопроизводства истинной, не подлежит оспариванию и формирует базовые требования к соответствующим документам. К типовым реквизитам официального письма относятся:
полное название компании-отправителя или ФИО конкретного гражданина
сведения об ИНН, КПП, ОКПО и ОКУД (для организаций)
адрес и всевозможные контакты отправителя
аналогичная информация об адресате
непосредственно суть послания
дата его составления
подпись полномочных лиц и печать (для организаций)
Важно! Рассматриваемый сегодня тип деловых документов является одним из немногих, на которых не нужно указывать название. Отсутствие последнего ни в коем случае не ошибка, а соблюдение базовых норм делопроизводства.
Само письмо желательно оформлять на фирменных бланках, конечно, если его отправителем является некоторая компания. У госструктур подобные бланки имеют изображение герба, у коммерческих организаций – их эмблему.
Содержание письма должно быть изложено:
Четко и понятно для адресата.
Без использования ненормативной лексики, не говоря уже об оскорблениях и матах.
Аккуратно, лаконично и грамотно.
В принципе, других требований к официальным письмам документоведы не предъявляют. Хватит соблюдения отмеченных норм, правил и общего содержания документа.
Скачать шаблон официального письма в организацию можно ниже:
Виды официальных писем
Официальное письмо – довольно-таки обширная группа деловых бумаг. К числу наиболее используемых из них следует отнести:
Гарантийные письма, отражающие желание отправителя выполнить что-либо на благо адресата
Письма-просьбы
Запросы
Приглашения на мероприятия
Приглашения к сотрудничеству
Бумаги, напоминающие о чем-либо получателю
Коммерческие предложения
Жалобы
Требования
Инструкции
Рекламные и информационные письма
По названию каждого типа официального письма можно понять его общее предназначение и цель отправки послания. Как показывает практика, передача разного рода обращений в деловой среде осуществляется по самым разным причинам и отмеченный выше список их видов далеко неокончательный.
Особенности оформления и передачи послания адресату
В завершении сегодняшней статьи обратим внимание на особенности оформления и передачи официальных писем в РФ. Первоочередно следует отметить главный нюанс успешных деловых отношений – это грамотный подход к их ведению. В случае с оформлением соответствующих документов речь идет об их:
аккуратности
полном соответствии нормам делопроизводства
целенаправленности (отправленное кому-либо официальное письмо в виде спама существенно подорвет авторитет отправителя)
Помимо этого, желательно подойти к составлению послания крайне ответственно. Его текст должен быть грамотным, лаконичным и понятным. Использование сложных словесных конструкций и терминов нежелательно. Общий же тон обращения следует держать в рамках. Сдержанность приветствуется, а вот панибратство никогда.

Что касается передачи деловых писем, то здесь ограничений у отправителя нет. Доставить послание до адресата можно:
по Интернету в электронном виде
через почту
посредством курьера или даже лично
Передача официальных писем – поле обширное. Выбрать удобный способ отправки послания смогут все отправители.
На этом наиболее важные положения по теме настоящей статьи подошли к концу. Надеемся, представленная информация помогла всем читателям разобраться с сущностью официальных писем в РФ и правилах их оформления.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
pravodeneg.net
примерный текст и правила оформления
Как писать официальные письма, чтобы оппонент правильно понял суть запроса и тон изложения? Существуют негласные способы передать одну и ту же информацию в деловом и фамильярном стиле. Об этом говорят многие учебники по деловой этике, рассказывают в институтах и высших школах США. Самое важное, что стоит понять перед составлением делового обращения, это статус адресата и отправителя. Ведь нельзя обращаться к поставщикам и посредникам так же, как к президенту или владельцу крупной корпорации. Все невидимые невооруженным взглядом различия настолько открыты, что их можно прочитать и сопоставить. Так как писать официальные письма той или иной категории получателей? Обо всех ключевых моментах подробно рассказано далее в соответствующих разделах.
Как правильно написать письмо юридическому лицу?
В сегодняшнем обществе, основанном на Интернете и электронной почте, необходимость писать какое-либо письмо возникает реже, чем в прошлом. Тем не менее по-прежнему иногда необходимо представить официальный запрос для получения информации, подать заявку на академическую программу или работу, написать бумагу с жалобой или просто выразить свое мнение эффективным и последовательным образом. Чтобы официальное письмо с просьбой было принято на рассмотрение, а обращение с жалобой принесло ответ, нужно следовать нескольким принципам формирования бизнес-языка. Он отличается простотой, ясностью и информативностью:
Будьте краткими. Укажите цель письма официальному лицу, чтобы оно было принято на рассмотрение или зарегистрировано в журнале приема писем.
Старайтесь избегать наречий и эпитетов, которые не несут смысловой нагрузки, длинных слов и сложных предложений, длиной в несколько строк. Если пишется письмо президенту, старайтесь изложить суть вопроса непосредственно в начале письма без отклонений о признании деятельности персоны.
Используйте правильный тон. Деловое или официальное письмо должно быть написано тоном, который немного более формален, чем ваш обычный язык. Избегайте следующего: сленг или жаргон, сокращения, расплывчатые слова, такие как хорошие и приятные. Официальное письмо с просьбой будет лучше звучать, если проблема будет изложена сразу без отступлений о том, как компания хорошо относится к клиентам и работает на благо потребителей. Эта лесть не нужна. Добавьте больше конкретики, чтобы человек понимал, что вы хотите сказать. Не пишите завуалированно, намекая на что-то абстрактное. Если вас неправильно поймут, дела и дальнейшее общение не завяжутся.
Будьте вежливы и уважительны, даже если вы жалуетесь. Взгляните на черновик своего официального письма со стороны. Если тон показался слишком резким, измените несколько слов для создания уважительного «тембра». Бизнес-письмо также следует писать сдержанно, особенно если компания нарушила условия договора. Угрозы в этике общения деловых партнеров не приветствуются, хотя и не влияют на результат сделки.
Корректировка также важна. После того как вы написали свое официальное письмо, тщательно проверьте грамматику и орфографию. Используйте средство проверки орфографии на своем компьютере, а затем прочитайте письмо перед зеркалом, так как системная проверка не укажет вам на каждую ошибку. При необходимости, если вы пишете письмо президенту компании, используйте словарь или тезаурус. Проверьте правильность пунктуации и убедитесь, что предложения завершены. Хорошая идея, чтобы кто-то еще проверил ваш текст. Если это официальное письмо достаточно важно для того, чтобы вы нашли время для его написания, не торопитесь его завершать. Ошибки могут изменить представление о вас, как об адресате, а также мнение о вашей просьбе или жалобе.
Используйте надлежащий формат и презентацию. Помните, что первое впечатление — это то, что длится первые 8 секунд. Используйте бумагу хорошего качества и соответствующий конверт для своего официального письма. Убедитесь, что получатель верно указан, и что его или ее имя написано правильно. Не менее важно — не забудьте подписать письмо!
Форматирование формального письма. Представьте свои идеи правильно. Соблюдение стандартных правил хорошего письменного тона и привлекательная презентация обеспечат то, чтобы ваши мысли серьезно рассматривались получателем, а изложенному уделялось достаточно внимания для концентрации и понимания вещей.
Таким образом, вы знаете, как правильно написать письмо, на которое не только обратят пристальное внимание, но и ответят в кратчайшие сроки.
Заполнение шапки письма в левой части
Напишите адрес отправителя и номер телефона в левой верхней части страницы. Если вы представляете компанию, напишите адрес компании. Если вы частный отправитель, напишите свой личный домашний адрес. Продублируйте свой адрес на второй строке, чтобы адресат понимал, что вам крайне важно указать этот момент в письме.
Также такая этика считается слишком формальной, поскольку отправитель счел нужным дважды повторить свои координаты. Это не момент невежливости, а всего лишь доля скрупулезности и обеспокоенности, чтобы получатель письма не возвращался к шапке для повторного уточнения, от кого пришло письмо. Напишите свой город, округ и почтовый индекс в строке ниже. Укажите номер телефона по своему адресу, чтобы получатели смогли дозвониться. По правилам этикета обращающаяся сторона, которая отправляет письма по почте, будет ожидать звонка на тот адрес, где было, по идее, составлено и написано обращение.

В случаях, когда вы представляете бизнес, вы можете разместить свой логотип и адрес компании прямо посередине страницы. Обязательно центрируйте его так, чтобы он выглядел однородным.
Координаты отправителя – где их нужно размещать?
Расположите дату непосредственно под адресом отправителя. Последнее нужно указывать внизу страницы. Дата важна по двум причинам:
Если вы пытаетесь заставить человека или организацию выполнить задачу своевременно (отправить зарплату, исправить заказ и т. д.), она (дата) даст им временные рамки для работы. Или если вам нужно сохранить копию письма по юридическим причинам, дата абсолютно необходима.
Если вы пишете в стиле модифицированного блока, все должно быть отформатировано влево, за исключением даты. При проставлении даты перейдите на центр страницы и поместите дату посередине письма.
Поместите запятую между месяцем и годом.
Все эти нюансы будут указывать на то, что отправитель грамотно подошел к задаче об извещении или осведомлении о своей просьбе.
Координаты получателя – как их правильно оформить?
Поместите имя получателя на одну строку ниже даты. Обязательно обращайтесь к человеку согласно его статусу (г-н, г-жа, мисс, миссис, месье). Под именем напишите название компании. Строкой ниже можно продублировать адрес получателя, чтобы было удобно читать письмо. На следующей строке напишите город, местность или округ и почтовый индекс получателя.

Если вы не знаете конкретики о получателе, например, имени или фамилии, заранее наведите справки об этом в Интернете (на сайте компании) или позвоните в фирму, где работает человек. Как правило, эта информация является открытой и не подлежит сокрытию и изъятию из общественного доступа к данным корпорации. Всегда используйте сокращения, которые относятся именно к женщинам – мисс или миссис. В противном случае, когда неизвестно социальное положение получателя, нужно применять нейтральные обращения – г-жа или иное, что предусмотрено в правилах этикета той страны, куда будет отправлено обращение:
Например, официальное письмо губернатору или депутату должно начинаться с обращения «господин», а затем пишется фамилия и должность. Можно ограничиться лишь фамилией, если это письмо благодарности. Если это врач, то официальное обращение предусматривает использование не только вводных частей речи, но и должности, ученой степени и фамилии.
Конечно, если это электронное письмо, и направляется оно непосредственно в отдел приема данных о компании, то можно скрыть факт прямого обращения. Так делают некоторые физические лица, которые хотели бы поблагодарить через имя компании конкретного продавца, врача или иную персону. При этом оформление официального письма должно строго соблюдаться.
Кстати, электронные письма все чаще стали применяться в качестве уважительного общения между сторонами и участниками партнерского договора. Однако, если вы не знаете, как писать адрес в официальном письме, которое приходит по интернет-почте, лучше всего оставить пропуск в заполнении «шапки», перейдя сразу к изложению мысли.
Приветственное слово – зачем оно нужно?

Дайте человеку, к которому вы обращаетесь удаленно, возможность почувствовать себя важным и нужным. «Уважаемый господин/госпожа» работает хорошо, особенно если вы знаете имя человека. С психологической точки зрения, называя имя получателя, вы подсознательно заставляете его «влюбиться» в обращение. Он захочет прочесть текст от начала и до конца, вчитываясь по несколько раз в одни и те же важные для вас моменты. Поместите двоеточие после приветствия и добавьте строку между приветствием и телом письма.
Если вы знаете получателя и, как правило, обращаетесь к нему по его или ее имени, вполне нормально использовать только имя, например, «дорогой Кирилл» или «уважаемая Анна». Язык деловых писем не «бракует» использование персональных имен, наоборот, это считается признаком длительного сотрудничества, когда стороны уже могут перейти на ты, но соблюдают все каноны делового стиля.
Тело письма – цели и задачи изречений
Напишите тело письма сначала на черновике. Оно должно быть не более трех абзацев. Если вы не можете сказать о своих мыслях в рамках этого размера, то вы, вероятно, недостаточно лаконичны. Одиночное пространство нужно выравнивать так же, как и сам текст – по левой стороне:
Не используйте выравнивание посередине, так как это говорит об информационном стиле, а не деловой этике письма, где важна суть, а не интерпретация новости или обзора нового продукта. Зная, как писать официальное письмо в организацию, вы сможете не только верно изложить мысли, сжав их до конкретики, но и получить такой же четкий ответ в ближайшие сроки.
Во втором абзаце используйте примеры, чтобы подчеркнуть вашу мысль, если это возможно. Конкретные, реальные примеры всегда лучше, чем гипотетические. Допустим, вы купили товар, но поставки еще не было. Не нужно говорить о знакомых или других клиентах, которым компания отправила груз быстрее, чем вам. Только по делу и существу: если есть претензия, скажите об этом.
В заключительном абзаце кратко изложите свою цель в письменной форме и предложите, как исправить ситуацию. Допустим, вы недовольны качеством товара, так как коробка бракована. Укажите свои варианты решения проблемы и предложите наиболее удачный для вас способ, если вы, конечно, в выигрышной позиции. В ответном письме вам предложат либо несколько вариантов, либо спросят условия воплощения в реальность вашего варианта.
Подпишите свое письмо с соответствующим словом, например, «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», если это уместно. Оставьте место под вашим именем для подписи. Если вы пишете в стиле Modified Block, не забудьте проставить дату и время, как полагается в случае оформления официального письма для компаний не через интернет-обращения.

Добавьте слово «Приложение» ниже подписи. Делайте это только в том случае, если вы прилагаете другие материалы, такие как резюме или расписание, вместе с письмом. Если имеется более одного дополнительного элемента, было бы неплохо перечислить названия вложенных элементов. Это говорит о структурированности письма, и получателю будет легче разобраться, что и где находится по списку, какое это имеет отношение к нему и письму в целом.
Верстка адаптивных писем
Адаптивные письма составляются только в электронной почте, где нет достаточного количества инструментов для правки текста. Однако и здесь нужно, чтобы формат письма был соблюден для сохранения этики. Напишите адрес отправителя в левом верхнем углу. Если вы используете готовый бланк, вам не нужно указывать адрес отправителя. Подобные бланки имеются в арсеналах почтовых ящиков, где можно выбрать стилистику для соответствующего типа письма. Вместо типового формата запустите письмо с датой в верхнем левом углу:
Поместите дату непосредственно под адресом отправителя. Не оставляйте пустую строку между адресом и датой отправления. Это не единственный момент, который отличает заказное бумажное письмо от электронного.
В качестве адресата следует указать тот, который является личным (домашним) либо рабочим, если отправитель – компания.
Напишите адрес получателя на одну строку ниже даты. Таким образом, получатель или открывший письмо человек поймет, от кого и кому предназначено содержание письма.
Напишите тему письма во всех «темах». Это позволяет получателю знать, что будет в письме.
Далее заполняется пустое пространство текстом, где указываются причины и цели обращения. Здесь вы обсуждаете свой вопрос. Будьте лаконичны, но основательны в своем обсуждении темы.
Напишите свое имя под телом письма. Не делайте никаких заключительных замечаний, таких как «искренне».
Под вашим именем оставьте место для вашей подписи – она может быть в электронном виде в качестве фамилии или условного обозначения.
Под вашей подписью напишите название своей компании или должности, если вы не являетесь владельцем бизнеса.
Добавьте любые разделительные обозначения для ограждения текста. Дополните письмо некоторыми сносками, если это уместно и если вы прилагаете к нему дополнительные каталоги, документы или иные материалы. Напишите слово «Приложение», а затем перечислите названия прилагаемых материалов.
Отправление письма

Выберете конверт. Он должен быть простым, квадратным или прямоугольным. У него не должно быть сложных конструкций. Тем не менее он может быть стилизован по заказу. Сложите свое письмо так, чтобы оно входило в конверт:
Постарайтесь сделать это так, чтобы бумага складывалась один раз – слишком большое количество загибов будет говорить о вашем непрофессионализме.
Если вы используете прямоугольный стандартный конверт, сложите свое письмо по горизонтали втрое.
Если вы используете квадратный конверт, сложите бумагу по вертикали, а затем по горизонтали, чтобы сформировать прямоугольник, который может поместиться в квадратный конверт. Запечатайте письмо и напишите свое имя в левом верхнем углу, а под ним – адрес.
В нижней правой части конверта напишите имя человека, которому вы отправляете письмо. Не лишнем будет указать название компании в строке ниже (если оно имеется).
Важные нюансы: персональное, деловое или бизнес-письмо?
Есть ли разница между тем, как писать официальные письма? Существенных и строгих правил немного, но знать их нужно каждому. Примеров может быть много, но рассмотрим основные моменты — различия между личным посланием, деловым и бизнес-письмом:
Личное письмо всегда будет отличаться не только формулировкой изложения мыслей, но и подачей. Допустимо использовать фразы по типу «дорогой», «уважаемый», «любезно» и «искренне». Здесь выражаются личные чувства относительно того же сотрудничества с персоной. Если хочется выразить комплимент по поводу создания прекрасной компании, с которой сложились хорошие крепкие отношения, отправитель имеет право «переступить» границу формальности, но только при условии личного знакомства.
Деловое письмо включает в себя различного рода послания относительно всех рабочих моментов. Это могут быть акции и пресс-релизы.
Бизнес-письма подразумевают составление уведомлений по поводу всех связующих — партнерства, сделки и не только.
Главное, не перепутать все нюансы. Важно различать второе и третье — деловые и бизнес-письма отличаются только содержанием. Хотя важно и правильное оформление адресов.
Примеры официальных писем. Как писать официальные письма универсального образца?

Любые официальные письма начинаются с заголовка и шапки. Далее сам текст следует начать с простых фраз. Как писать официальные письма для других компаний, чтобы завязались отношения? Следуйте правильному началу: «Прошу», «Желаю», «Выражаю благодарность» и прочие слова помогут установить контакт с лицом, представляющим интересы фирмы, с которой нужно завязать деловое сотрудничество.
fb.ru
Стиль письма. Стили написания текста. Деловое официальное письмо
В межличностных отношениях важен не только разговор, но и переписка, ведь информация, изложенная в текстовом виде, легче воспринимается, ее можно сохранить и обращаться к ней множество раз. В современном мире считается, что написание писем – занятие устаревшее и неактуальное. На самом деле в повседневной жизни люди очень часто обращаются к эпистолярному жанру. Именно поэтому очень важно разбираться в стилях письма и обладать навыками их написания.
Что такое «стиль»
Что понимается под стилем в лингвистике? Стиль речи, текста, письма – это совокупность определенных языковых средств, с помощью которых человек выражает свою мысль в устной или письменной форме. В русском языке выделяют пять основных функциональных стилей речи:
разговорный;
художественный;
публицистический;
научный;
официально-деловой.
Некоторые лингвисты выделяют еще два дополнительных стиля: конфессиональный и эпистолярный. Последний стоит описать более подробно.
Разновидности писем
Эпистолярный стиль – это набор языковых приемов, которые используются в написании писем. Его название происходит от греческого слова epistola, что можно перевести как «письменное послание». В той или иной ситуации этот стиль заимствует характеристики основных стилей речи.

В зависимости от адресата и цели сообщения переписки делятся на несколько видов, или стилей письма:
Неофициальный.
Официальный (деловой).
Если цель письма – обмен какой-либо научной информацией, то такая переписка содержит в себе черты научного стиля. Эпистолярный стиль также очень часто применяется в публицистике, когда автор в своем письме может обращается как к конкретному лицу, так и ко всей общественности, призывая к активным действиям.
Особенности писем
Характерные признаки у каждого стиля письма различаются, однако есть определенные особенности, которые их объединяют. В составлении любого послания очень важно соблюдать определенную структуру. Необходимо выделить адресата и адресанта, определить их социальную роль. С помощью правильно подобранных для данной ситуации языковых средств как можно более точно и кратко изложить суть послания.
В зависимости от цели автор писем может использовать различные выражения и устойчивые фразы. Обычно в переписках раскрывается личность и индивидуальность адресанта. В большей степени это выражено в неофициальном стиле письма, когда у автора больше возможностей для использования оригинальных языковых оборотов или иных средств передачи своих мыслей и чувств адресату. Письмо – это не только письменный монолог, иногда в нем присутствуют элементы диалога, например когда автор обращается к получателю. Для эпистолярного стиля также характерно сочетание разговорной и письменной речи.

Разные стили письма представляют собой различные образцы написания и используют неодинаковые клише. Для достижения оптимального результата и информативности послания полезно знать их композицию и правила написания.
Структура писем
Определяющим признаком эпистолярного стиля является композиция. Люди теряются в многообразии видов переписок, что порождает вопрос о том, как написать письмо. Общую структуру всех писем можно свести к следующим элементам:
Начало, уважительное обращание к адресату.
Основная часть, раскрывающая суть послания.
Конец, или заключение, в котором подводятся итоги всему написанному.
Подпись автора и дата написания.
В некоторых случаях постскриптум (P.S), в который помещается дополнительная информация.
Личное письмо
Стиль личного письма наиболее интересен и разнообразен. Такие послания – своеобразная страничка дневника, в которой автор выражает свои сокровенные мысли и переживания. Степень их раскрытия зависит от близости отношений между отправителем и получателем.
Адресатами личных писем, как правило, являются члены семьи, родственники, друзья. Характер таких переписок интимен и строго конфиденциален, личность автора ярко прослеживается на протяжении всего рассказа или исповеди. Это может быть повествование о прошлых событиях, размышления на различные темы, наблюдения или советы. Творческое начало здесь невероятно велико, ведь отправитель располагает огромным арсеналом художественно-выразительных средств. Они помогают более ярко отобразить чувства и ощущения автора по тому или иному поводу, в каком-то роде выполняют функцию мимики при живом общении. Так, личные письма получаются очень эмоциональными и экспрессивными, ведь в них автор очень часто не стесняется в сильных выражениях, иногда даже используя ненормативную лексику.

У частного послания нет строгих правил написания, кроме тех основных, присущих всем эпистолярным стилям письма. Здесь поощряется свобода авторской мысли, непринужденность и естественность.
Письма в научной деятельности
Письма в научной сфере составляются с целью обмена научной информацией между учеными. Это своеобразный вид научного доклада, адресованный определенному лицу. Для научного стиля письма характерны точность и логичность изложения. Двусмысленная трактовка той или иной информации здесь недопустима, материал должен пониматься однозначно. В достижении этой цели помогает использование тезисов и терминов. Научная информация также должна быть подкреплена неоспоримыми фактами, которые и подтверждают ее подлинность.
Цели, с которыми создается научное письмо, требуют от него монотонности и сухости изложения. Разумеется, такое послание лишено экспрессивности, объективность в нем играет определяющую роль. Чаще всего изложение материала в научном письме происходит в форме монолога. Авторское начало в таком письме сведено к минимуму. Здесь важно сделать акцент на содержании письма, а не на точке зрения написавшего его. Однако личное мнение отправителя в той или иной степени все же отображается, пусть и неявно.
Эпистолярный стиль в публицистике
Основная цель публицистических произведений – с помощью грамотно построенной речи воздействовать на читателя, внушить ему какую-либо мысль или идею. Для достижения этой задачи многие журналисты обращаются к форме письма, которое публикуют в СМИ. Такие послания могут быть двух видов: с адресатом и без. Письмо без определенного получателя предназначено для широкого круга людей. В них на обозрение общественности выносятся актуальные вопросы или события. Есть в журналистике письма, адресованные определенному лицу, например главам государств или другим медийным личностям. Их задача – добиться от влиятельных адресатов решения насущных проблем, требование незамедлительных действий.

В отличие от научного, публицистический стиль письма более субъективный и противоречивый. Для освещения и оценки происходящих событий публицист умело манипулирует различными выразительными средствами.
Особенности написания
Журналисты тщательно отбирают общественно важное событие и всесторонне анализируют его с точки зрения автора письма или его заказчика. Далее выносится определенное суждение и предлагаются варианты решения описываемой проблемы. В составлении такого письма очень важны навыки убеждения, а также знание человеческой психологии. Применяя их на практике, публицисты направляют обсуждение в нужное им русло, тем самым практически не оставляя читателям свободу выбора.
Официальное письмо
В системе классификации писем формальный стиль письма занимает особое место. Он применяется в деловых переписках, является межкорпоративным каналом связи. Официальное письмо имеет множество видов, которые выполняют различные функции. Оно также обладает четкой структурой и строгими нормами, от которых не стоит отклоняться. Деловое письмо использует средства, присущие официально-деловому стилю речи. В большинстве случаев такое послание имеет конкретного адресата, например юридическое или физическое лицо.
Специфика делового стиля письма заключается в его сухом, официальном и однообразном языке. В нем в огромном количестве используются канцеляризмы, штампы, клише и стандартные обороты, а также различного рода сокращения. Информация подается с помощью простых распространенных предложений. Тон официальных писем нейтрален, изложение информации максимально логично и последовательно. Все это способствует решению основной задачи деловой переписки: точно, лаконично и объективно передать конкретное сообщение, лишив его эмоциональной окраски и субъективности.
Виды официальных писем
В зависимости от содержания деловые письма делятся на множество видов. Обычно в каждом официальном письме поднимается один вопрос. В случае если необходимо сразу разрешить две и более проблем, несколько видов помещаются в рамки одного послания.

Различают следующие типы деловых писем:
Сопроводительные – письмо с указаниями по отправке документов.
Гарантийные – подтверждение и закрепление определенных условий.
Благодарственные – выражение благодарности и желания дальнейшего сотрудничества.
Приглашения – официальное предложение участия в мероприятии.
Поздравительные.
Информационные.
Рекламные, или предложения о сотрудничестве.
Запросы.
Извещения.
Просьбы.
Письмо-ответ.
Составление делового письма
Как написать письмо официального характера правильно? Важно знать и корректно применять законы композиции таких посланий. Прежде всего необходимо определиться с темой письма и его видом. Здесь нужно учесть всю ту информацию, о которой адресат уже знает, и, отталкиваясь от этого, тщательно продумать содержание и приводимые аргументы. Письмо должно быть максимально информативным и логичным, без лишних отступлений и воды.
Существуют две группы деловых писем: одноаспектные и многоаспектные, или простые и сложные. Одноаспектные послания сжаты и рассматривают только один вопрос. Они обычно не требуют ответа. Многоаспектные письма поднимают несколько проблем, поэтому и более сложны по структуре. Следует подробно рассмотреть их композицию.

Текст сложного письма состоит из нескольких частей. В первой части указываются мотивы, побудившие автора к написанию послания, приводятся необходимые аргументы. Здесь необходимо ответить на вопрос о том, с какой целью создавалось это письмо. Во второй части автор делает выводы, высказывает предложения, решения затронутой проблемы и просьбы.
Структуры некоторых видов официальных писем
Письмо-просьба:
Причина, сформировавшая просьбу.
Сама просьба.
Желаемый результат, выражение благодарности и готовности к сотрудничеству в случае удовлетворения просьбы.
Письмо-запрос:
Причины важности запроса.
Сам запрос.
Результат в случае выполнения просьбы.
Сопроводительное письмо
Уведомление о материалах.
Сведения о материалах.
Письмо-ответ, отклоняющее просьбу
Дублирование ранее изложенной просьбы.
Причины отказа.
Изложение самого факта отказа или отклонения.
Иногда в письме-ответе приводятся альтернативные пути решения затронутого вопроса.
В современном делопроизводстве в основном используются одноаспектные официальные письма.

Оформление письма
Деловая переписка осуществляется на фирменных бланках для официальных писем. Они должны соответствовать государственным стандартам и содержать следующие элементы:
Логотип юридического лица.
Название юридического лица (автора письма).
Контакты (адрес, номер телефона, электронная почта, сайт).
Дата составления письма.
Регистрационный номер письма.
Отсылка к дате и номеру входящего послания (если это письмо-ответ, например).
В конце письма отправителем указывается следующая информация:
Должность и фамилия с инициалами подписывающего письмо.
Должность и фамилия с инициалами составителя (если он не ставит свою подпись).
Список приложений (если имеются).
Помимо соблюдения формальных правил в оформлении большую роль играет бумага (если письмо отправляется обычной почтой). Она будет различаться в зависимости от типа делового послания. Например, для обычного официального письма подойдет простая белая бумага. Для писем-приглашений, поздравлений, благодарностей лучше всего выбрать плотную или тисненую бумагу. Рекламные письма хорошо смотрятся на цветной бумаге.
Клише и устойчивые фразы
Правила официального стиля письма требуют использования готовых языковых формул. В различных ситуациях можно использовать следующие конструкции:
При обосновании причин и мотивов:
В связи с отсутствием финансовой помощи…
В связи со сложной экономической ситуацией…
В порядке проведения совместной работы…
В соответствии с Вашим письмом…
В соответствии с протоколом…
В ответ на Ваше обращение…
В подтверждение нашей договоренности…
В целях усиления ответственности…
На Ваше обращение…
При составлении письма-просьбы:
Просим оказать содействие…
Просим выслать в наш адрес…
Просим принять участие…
Прошу принять меры…
Прошу принять к сведению…
Прошу довести до сведения…
Прошу ликвидировать задолженность…
Для вступления в сопроводительных письмах:
Направляем информацию…
Возвращаем справочные материалы…
Высылаем подписанный с нашей стороны договор…
Посылаем справочную литературу… и т. д.
Письма-подтверждения начинаются так:
Подтверждаем…
С благодарностью подтверждаем…
При составлении письма-ответа (неудовлетворение просьбы):
Ваше предложение отклоняется по следующим причинам…
Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам…
На Ваше обращение о совместной работе считаем…
Заключительными словами текста письма могут быть следующие:
Убедительно просим направить в наш адрес информацию.
Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
Просим извинить за задержку с ответом.
Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
При составлении писем-приглашений:
Приглашаем принять участие…
Просим направить представителя…
При составлении письма-гарантии:
Оплату гарантируем…
Качество изделий гарантируем…
Сроки выполнения гарантируем…
Эти заготовки помогут вам сделать все правильно.
fb.ru
как написать грамотно в 2018 году 🚩 как написать деловое письмо 🚩 Советы по карьере
Деловое письмо можно охарактеризовать как визитную карточку компании. Поэтому очень важно, чтобы деловое письмо было составлено грамотно – от него зависит формирование положительного имиджа компании. Деловое письмо представляет официальный документ, содержащее служебное послание в виде запросов, предложений, просьб, претензий, поздравлений и т.д.
Деловое письмо должно быть составлено соответствующим образом, поскольку любое отступление от правил может повлечь за собой его юридическую неправомерность. Залог успеха вашего бизнеса – это деловое письмо, правильно оформленное на фирменном бланке, имеющее однозначное содержание. Как правило, для делового письма используется фирменный бланк компании с ее логотипом, официальным названием, юридическим адресом и банковскими реквизитами.
Обычно шапка письма содержит информацию о должности, ФИО адресата, которые располагаются в верхнем правом углу. Само обращение должно быть расположено по центру письма, а заканчиваться восклицательным знаком, например, «Уважаемый господин Селезнев!», «Уважаемая Татьяна Ивановна!». Обращение должно быть размещено посередине страницы. Не стоит сокращать слова, такие как «г-жа», «г-н» или инициалы — в деловом письме это неприемлемо. Шапку можно выделить жирным шрифтом.
Следующим шагом необходимо написать вступление, которое будет содержать информацию о цели делового письма и о причине его составления. Затем – основная часть, в которой излагается о сути письма и основной идее его написания. Следом – резюме, краткое подведение итогов, например, «Прошу извинить за задержку с ответом», «Надеюсь (надеемся)», «Уверены (уверен)» и т.д.
В заключение делового письма должна быть прописана подпись: «С уважением, должность и ФИО». Также можно указать контактный телефонный номер, название и юридический адрес фирмы, электронный адрес. Приложения к письму необходимо оформить на отдельных листах. Информация о наличии приложений должна располагаться в теле делового письма перед подписью. Большинство писем направлено на то, чтобы заинтересовать получателя писем и заставить его действовать в нужном для отправителя направлении. Поэтому, чтобы написать деловое письмо, необходимо подготовить точный, ясный, однозначный и лаконичный текст.

www.kakprosto.ru