Классификация документов – Комплексная схема классификации документов, Классификация документов по информационной составляющей

Классификация документов.

Количество просмотров публикации Классификация документов. — 12493

Среди действующих УСД особое место для реализации общей для всœех органов управления функции — организации системы и процессов управления, касающихся непосредственно организации управленческого труда, и в первую очередь его распорядительной и исполнительной деятельности, — принадлежит унифицированной системе организационно — распорядительной документации (УСОРД).

УСОРД — унифицированная система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно — распорядительных задач управления. А что же понимают под документом в делопроизводстве?

Документ, по ГОСТу 16.48.7 — 83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определœения», — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве. Задача документа — зафиксировать информацию в таком виде, чтобы её можно было использовать во времени и передавать на расстоянии.

Документ является основным объектом труда в сфере управления. Любая управленческая деятельность связана с запечатленной информацией в документе, и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. В случае если создание документа обычно является функцией руководителœей структурных подразделœений и специалистов, то их оформление обычно поручается секретарю или службе документационного обеспечения управления (ДОУ). Оформление служебных документов регламентировано стандартами. Способами закрепления информации являются следующие: письмо, рисунок, графика, фото, звукозапись, видеозапись.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование и т.д. По этой причине выделяются следующие ресурсы использования документа:

1. сохранение и накопление информации;
2. возможность передачи информации другому лицу;
3. многократное использование информации;
4. возвращение к информации во времени;
5. функция учета информации;
6. доказательство информации.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно — поисковой работы. Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, в управленческой деятельности документ выступает как предмет и результат труда.

Основанием для создания документов в учреждении являются крайне важно сть удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передача информации, хранение и использование в течение определœенного времени.

Чтобы выработать определœенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов — это делœение документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителœей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

Классификация документов — крайне важно е условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов состоит в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом. К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы. Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации.

По содержанию документы подразделяются на организационно — распорядительные, финансово — отчетные, по личному составу и т.д.

По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.
Размещено на реф.рф
Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние — документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние — входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателœем этого признака является срок исполнения документа͵ который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.

По происхождению документы бывают служебные и официально — личные. Первая группа — документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа — документы, касающиеся конкретных лиц.

По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всœех правил; подложными — документы, оформление или содержание которых не соответствует истинœе.

По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник — первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия — точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск — это полная копия исходящего документа͵ оставшаяся у отправителя. Выписка из документа — это копия части документа͵ а дубликат — второй экземпляр документа͵ выданный в связи с утратой подлинника.

referatwork.ru

Лекция № 5 тема: Классификация документов

ПЛАН:

1. Номенклатура документов

2. Классификация документов

1. Номенклатура документов

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации.

Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:

а) предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;

б) содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

в) закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

г) имеет справочное значение при изучении структуры организации;

д) является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

е) используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

ж) может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

2. Классификация документов

Для того, чтобы выработать определенные принципы работы с различными документами, необходимо провести их классификацию.

Классификация документов – это деление документов на класс по наиболее общим признакам сходства и различия.

Предметом изучения и классификации в делопроизводстве является административная система документирования. Эта система универсальна, так как обеспечивает фиксацию распорядительных управленческих решений, регулирование деятельности любого предприятия, учреждения, организации независимо от формы собственности и правовой организации.

Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.

1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.

2. Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.

3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п.

Цель классификации документов:

1) повышение оперативности работы аппарата управления;

2) повышение ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанности конкретных исполнителей;

3) четкое распределение информации;

4) экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата.

Значение классификации документов:

1) обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;

2) повышение оперативности работы с документами.

Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела. Основной признак классификации – содержание документа.

Разделение (различение) документов на группы предопределяет работу с ними. Документы классифицируются:

– по видам – организационно-распорядительные, справочно-информационные, по личному составу;

– по форме – индивидуальные, типовые, трафаретные;

– по содержанию – простые, сложные;

– по происхождению – официальные, личные;

– по месту происхождения – внешние, внутренние;

– по срокам хранения – постоянно, свыше 10 лет, до 10 лет;

– по гласности – секретные (ДСП, секретно, совершенно секретно,

конфиденциально), несекретные;

– по средствам фиксации – рукописные, машинописные, графические, звуковые, фотокинодокументы;

– по стадиям – оригиналы (подлинники), черновики, копии, выписки;

– по срочности – срочные, несрочные.

Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой документов, организовать их работу в делопроизводстве.

На основе классификации выстраиваются и типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками, в основном они подразделяются на 3 вида:

1. Входящие – документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

2. Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу … в срок до …»).

3. Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, циркулярные указания и т.д. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные – жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя в полной внутренней системе делопроизводство оно, безусловно, необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов – входящие, внутренние и исходящие.

Прежде всего документы, проходящие через общий отдел, обладают уникальным регистрационным номером (возможно, свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов документов). Мало того, любая бумага, не имеющая регистрационного номера, – это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.

studfiles.net

Классификация документов по различным признакам

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по различным признакам.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы по содержаниюмогут делиться на следующие группы по направлениям деятельности: административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

По наименованию.Существует множество разновидностей документов, классифицированных по этому признаку. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информациидокументы бываютписьменные(рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах),графическиеифото-, фоно-, кинодокументы.

По степени сложностидокументы классифицируют напростыеисложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.

По степени гласностиразличают документы открытые (несекретные) идокументы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силедокументы подразделяют наподлинныеиподложные. Подлинные документы бываютдействительныеинедействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнениядокументы классифицируются насрочныеинесрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождениюдокументы классифицируют наслужебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, иличные(письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранениядокументы делятся надокументы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранениядо 10 летисвыше 10 лет.

По степени обязательностидокументы бываютинформационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, идирективные– обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификацииразличают документыиндивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальныедокументы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовымиявляются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретныедокументы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

Примерныедокументы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета– способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица– документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

studfiles.net

Классификация документов — Учись Как На Парах!

Классифицирование документов — процесс упорядочения или распределение документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

Классификация документов – это система соподчинения документов, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в многообразии документов.

Классифицировать документы значит делить их на роды, виды, подвиды, разновидности. Род — совокупность документов, имеющих определенный общий признак. Виды – второй уровень деления. Подвид – третий. Разновидность – четвертый.

Классификация документов – многоступенчатое, иерархическое и дихотомические деление документов на роды, виды, подвиды, разновидности и пр.

Иерархия – расположение документов в порядке от высшего к низшему (документàизданиеàнепериодическое изданиеàкнига).

Дихотомия – последовательное деление документов одного класса на 2 вида, подвида, разновидности и т. д. (опубликованный/неопубликованный документ, периодический/непериодический документ и т. д.)

В основе общей классификации 3 блока признаков: информационная составляющая, материальная составляющая, условия бытования документа.

Существует следующая общая классификация документов:

· по информационной составляющей,

· по содержанию,

· по уровню обобщения информации (первичные/вторичные),

· по характеру знаков средств фиксации информации (текстовые и не текстовые),

· по мерности записи информации,

· по предназначенности для восприятия информации (человеко-/машиночитаемые),

· по каналу восприятия информации (визуальный, тактильный, аудиальный, аудиовизуальный),

· по степени их распространенности (опубликованный, неопубликованный, непубликуемый),

· по способу документирования (рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, электронный),

· по физической составляющей документа,

· по материалу носителя информации (бумажный, пленочный, пластиночный),

· по материальной конструкции или форме носителя информации (листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковый, комбинированный),

· по обстоятельствам их бытования и внешней среде (регулярность выхода в свет: периодические/непериодические, место выхода в свет: оригинал/копия, место происхождения: региональный/национальный/),

Организационно-управленческие (деловые) документы делятся на:

1. Д. по общим и адм. вопросам. Составляются работниками всех подразделений предприятия.

2. Д. по функциям управления. Составляются работниками финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, функциональных подразделений.

· По способу документирования (рукописные, электронные, графические, кино — и фотодокументы).

· По сфере использования (организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, документы по труду, отчетно-статистические).

· По наименованию (служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д.).

· По содержанию (простые (посвящены одному вопросу)/сложные).

· По характеру содержания (первичные/вторичные (обобщаюи исходную информацию первичных документов)).

· По месту составления (внутренние/входящие/исходящие)

· По грифу ограничения (доступа) (открытые/с грифом («ДСП», «комм. тайна», «конфиденциально», «секретно», «сов. секретно»)).

· По происхождению (официальные или служебные (составленные юр. или физ. лицом и оформленные в установленном порядке, отража. щие интересы организации)/личные).

· По юридической силе (оригиналы=подлинники/копии/отпуски (под копирку с оригинала, подписью не заверяется)/заверенные копии/выписки (часть документа, заверенная подписью и печатью)/дубликаты (повторные экз. подлинника, имеющие такую же юр. силу)).

· По форме изложения (=степени унификации) (индивидуальные (разовый, в свободной форме)/трафаретные/типовые/примерные/унифицированные).

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

· По срокам исполнения (срочные/несрочные).

· По срокам хранения (временного (до 10 лет)/долговременного (>10 лет)/постоянного).

· По степени обязательности (информативные/директивные).

Записи по теме

naparah.com

Виды и классификация документов. Классификация бухгалтерских документов :: SYL.ru

Современный человек, осуществляя деятельность в той или иной сфере, часто работает с различными документами. Какова специфика их классификации? Какова целесообразность выделения тех или иных самостоятельных категорий источников? Какова специфика подходов к классификации документов, сложившаяся на российских предприятиях?

Предмет классификации

Прежде чем говорить о подходах к делению источников на те или иные классы, полезно определиться с тем, что такое собственно понятие документа. Классификация документов предполагает определенный процесс ее осуществления. Что под ним склонны понимать современные исследователи?

Согласно распространенной трактовке, понятие документа может быть интерпретировано как отражение в той или иной устойчивой форме — печатной или компьютерной — сведений, значимых с хозяйственной, социальной, культурной, юридической или управленческой точки зрения. Имеет значение то, насколько соответствует источник этой информации критериям, принятым для конкретной сферы, в которой предполагается его использование.

Теперь становится понятно, что такие категории, как информация и документ, классификация документа, играют важнейшую роль в бизнесе и государственном управлении, в образовании и иных сферах деятельности человека. Использование определенных критериев отнесения источников к определенному классу придает устойчивость системе управления, программе образования, правовому и даже политическому режиму, облегчает доступ заинтересованных граждан к требуемым данным.

Критерии и признаки классификации документов, принятые в том или ином государстве или экономической отрасли, могут быть самыми разными. Рассмотрим те, что сложились в современной российской бизнес-практике. Для начала определимся с базовым термином, о котором идет речь.

Определение классификации

Что такое классификация документов? Она может рассматриваться как процесс и как явление. В первом случае под термином следует понимать процедуры отнесения источников к тому или иному типу на основе обобщающих признаков. Во второй трактовке классификация документов — это схема, в рамках которой реализуется процесс, о котором ведется речь в первом случае.

Критерии классификации

Выделение признаков, по которым те или иные источники обобщаются в классы, может осуществляться по разным основаниям. Все зависит от практики, которая сложилась в определенной отрасли документооборота. Основанием для классификации документов может быть характер сведений, содержащихся в них. Так, принято разделять информацию, которая присутствует в источниках, на три основные разновидности: ретроспективную, текущую и перспективную. Классификация документов может осуществляться на основании функций, которые выполняет источник. Спектр таковых — самый широкий. Есть коммуникативная, управленческая, справочная, правовая, культурная функция.

В рамках каждого класса документов чаще всего выделяются дополнительные категории источников. Например, если основание для их классификации — функция, то в числе тех документов, для которых свойственно ее выполнять — чаще всего это законы — могут формироваться дополнительные группы источников. Тем самым образуется система классификации документов. Например, в источники, выполняющие правовую функцию, могут входить нормативные акты, бухгалтерские, финансовые документы. Классификация нормативных документов также может предполагать их деление на дополнительные категории. Например, если речь идет о законах, то они могут быть федеральными, региональными или муниципальными.

Документы в бизнесе

В российской бизнес-практике классификация документов предполагает выделение двух основных групп источников. Какова их сущность? Во-первых, есть документы, отражающие общие вопросы деятельности организации, а также те, что относятся к управленческим активностям, и те, что отражают аспекты руководства предприятием. Их составление обычно не предполагает узкой специализации по должностям, но в отношении доступа к ним в фирме могут практиковаться различные ограничения.

Во-вторых, есть документы, которые касаются функций конкретных подразделений компании. Они могут касаться деятельности бухгалтерии, отделов сбыта, маркетинга, продаж, разработки и т. д. В этом случае их формирование может требовать как раз таки узкой специализации: маловероятно, что специалист по продажам или программист хорошо разбирается в тонкостях бухгалтерской документации.

Не считая двух основных групп источников, виды документов и их классификация в бизнесе могут быть предоставлены в широчайшем спектре разновидностей. Рассмотрим некоторые популярные интерпретации соответствующих подходов.

В российской бизнес-среде распространен такой критерий классификации документов, как их цифровой или бумажный статус. Несмотря на то что источник может иметь одинаковое содержание и в виде компьютерного файла, и в печатном формате, классифицируют его на два разных типа.

Подобная методология отчасти поддерживается законодателем: например, способы заверения подлинности цифровых и бумажных документов могут значительно отличаться. На распечатанных источниках нужно ставить подписи и печати, электронные же необходимо заверять посредством особых шифровых алгоритмов, называемых электронными подписями.

Источники могут быть классифицированы также по признаку адресата. В рамках данного критерия они могут быть личными или же коллективными (типовыми). Во втором случае они могут приобретать характер локального нормативного акта. Примеры подобных документов — штатное расписание, коллективный трудовой договор. К личным источникам может относиться служебная записка.

Принятая на российских предприятиях классификация документов в делопроизводстве также предполагает деление источников на разные типы в зависимости от уровня их подлинности. Документ может быть оригинальным, представленным в виде дубликата, в виде копии. Последняя, в свою очередь, может быть простой или же нотариально заверенной — юридическая сила источников в этом случае будет, скорее всего, разной.

Внутренние и внешние источники

Классификация документов в делопроизводстве на предприятии может предполагать их деление по признаку происхождения. Так, источники могут быть внутренними — сформированными в рамках структуры предприятия, или же внешними. К первым может относиться, например, приказ руководителя, служебная записка, та или иная должностная инструкция. Примеры документов второго типа — деловое письмо, коммерческое предложение.

Основной критерий отнесения документов к внутренним или внешним — юридическая самостоятельность организации. Она может не всегда коррелировать с экономической. То есть если источник сформирован одним ООО или АО и передается в адрес другого юрлица, он будет считаться для партнера внешним, даже если первая компания владеет контрольным пакетом акций во второй.

Бухгалтерская документация

В числе ключевых для бизнеса типов документов — бухгалтерские. Какие источники к нему относятся? Бухгалтерская документация — это совокупность оформленных в письменном виде свидетельств, подтверждающих факты осуществления тех или иных хозяйственных операций или же право предприятия участвовать в них. Классификация бухгалтерских документов, принятая на российских предприятиях, включает следующие критерии.

Во-первых, соответствующего типа источники могут быть классифицированы в зависимости от назначения. Так, документы могут быть распорядительными, носить оправдательный характер, оформительными или же комбинированными — сочетающими в себе несколько признаков.

Во-вторых, классификация бухгалтерских документов может предполагать их деление на первичные и сводные, в зависимости от порядка составления источников.

В-третьих, документы, относящиеся к бухгалтерским активностям, могут подразделяться на те или иные категории в зависимости от содержания операций. Так, источники могут быть материальными, связанными с денежными операциями, а также расчетными.

Назначение бухгалтерских документов

Выше мы отметили, что, в зависимости от назначения, документы бухгалтерского характера могут быть классифицированы на три основных типа: распорядительные, исполнительные и оформительные. Также есть источники, которые сочетают в себе признаки, характерные сразу для нескольких типов документов. Рассмотрим данную схему подробнее. Дело в том, что подобная классификация юридических документов распространена на российских предприятиях очень широко. Полезно будет изучить ее особенности.

К распорядительным источникам принято относить: приказы руководства, издаваемые менеджментом распоряжения и указания, а также оформляемые компетентными сотрудниками доверенности. Посредством данных документов структуры предприятия, ответственные за принятие важных управленческих решений, одобряют те или иные действия подчиненных подразделений или сотрудников, направленные на совершение хозяйственных операций. Но сведения, которые содержатся в распорядительных документах, обычно не фиксируются во внутренних бухгалтерских регистрах, так как фактов, касающихся непосредственного совершения хозяйственных операций, в них не содержится.

К исполнительным документам могут относиться такие источники, как товарная накладная, акт приемки, ордер, требование. Другое распространенное название данного типа источников — оправдательные. Составляются они в момент, когда хозяйственная операция непосредственно осуществляется. Сведения, содержащиеся в исполнительных документах, подлежат занесению в бухгалтерские регистры предприятия.

Есть источники, которые сочетают признаки, характерные как для распорядительных, так и для исполнительных документов. В числе таковых — платежная ведомость или, например, кассовый ордер.

Что касается оформительных источников, их основное назначение — подготовка учетных записей, отражающих факты, которые содержатся в распорядительных и исполнительных документах. К ним принято относить различного типа ведомости — накопительные, амортизационные, расходные, отражающие расчеты по нормативной себестоимости, а также различные типы справок.

Есть и иные основания для классификации документов в бухгалтерской отрасли. Так, распространена модель, в рамках которой те или иные виды документов и их классификация определяются бухгалтерами в зависимости от одного или нескольких признаков следующего спектра: назначение, содержание операций, объем средств в транзакциях, количество фиксируемых процедур, способ заполнения.

Специфика первичных документов

В числе важнейших документов бухгалтерского типа — первичные. В них фиксируются факты совершения тех или иных хозяйственных операций на предприятии. Данные документы свидетельствуют о том, что компания предоставила товар или оказала услугу, которые были оплачены. Выше мы отметили, что на российских предприятиях распространено деление источников на внутренние и внешние. Можно отметить, что классификация первичных документов отлично коррелирует с соответствующим критерием. Есть первичные документы внутреннего происхождения — сформированные штатными специалистами акты или счета, а есть источники внешние, которые направлены со стороны других юридических лиц. Это также могут быть счета, акты и иные требования.

Первичные документы относятся к категории исполнительных или оправдательных. Они лежат в основе бухучета. Данного типа документы — в числе базовых инструментов поддержания хозяйственной устойчивости предприятий. Существует ряд требований к их оформлению. Рассмотрим их.

Особенности работы с первичными документами

Первичные источники на российских предприятиях должны формироваться на русском языке. Они должны создаваться в устойчивой документальной форме — на бумаге или же в виде файла, размещенного на надежном носителе. Первичные документы должны быть оформлены на основе типовых форм, принятых в отрасли или рекомендованных ведомствами посредством тех или иных нормативно-правовых актов.

Ошибочные записи в первичных документах нельзя корректировать, прорисовывая правильные буквы или цифры поверх тех, что уже присутствуют на бумаге. Следует зачеркивать неверную информацию, а затем надписывать над ней правильный текст, а также оставлять предусмотренные правилами документооборота комментарии. При этом есть документы, которые нельзя корректировать без согласования с ответственными должностными лицами или руководством организации.

Как только первичный источник поступает в распоряжение бухгалтера, он должен быть проверен на предмет корректности формы, точности цифр, формулировок. Должны быть проверены все необходимые реквизиты. Бухгалтер, исследовав первичный документ и убедившись в его корректности, установленным образом вносит информацию, содержащуюся в нем, в регистры. На самом документе обычно ставится пометка об этом, чтобы не допустить повторного использования соответствующих сведений.

Хозяйственные операции подлежат фиксации в соответствующих регистрах согласно тому, в какой хронологической последовательности они совершались. Также в большинстве случаев бухгалтеру необходимо фиксировать сведения о хозяйственных процедурах на специальных счетах.

Первичные источники, относящиеся к категории денежных, должны помечаться специальными штампами: в зависимости от конкретной процедуры, соответствующие графические элементы могут содержать сведения о получении источников или об оплате товаров или услуг, о которых говорится в документе. Первичные источники должны храниться в бухгалтерии в течение периодов, установленных законодательством.

Первичные и сводные источники

Основные классификации документов, сложившиеся в российской бизнес-практике, предполагают также выделение в отдельную категорию сводных источников. Какова их специфика? Дело в том, что сводные документы формируются на основе первичных. Каким именно образом?

Первичные документы предполагают фиксацию каждой самостоятельной хозяйственной операции. Это может быть поступление тех или иных материалов в производственный цех, отгрузка готовой продукции потребителю, начисление зарплаты, иные операции с денежными средствами.

Те первичные документы, которые носят однородный характер по тому или иному признаку, объединяются в сводные источники. В большинстве случаев они выступают одним из элементов бухгалтерских регистров, о которых мы сказали выше. Пример сводного источника: журнал, ведомость, машинограмма. Регистры, если понимать под ними сводные источники, могут задействоваться с целью последующего анализа данных, касающихся хозяйственных операций.

Многообразие подходов

Мы рассмотрели особенности классификации документов, критерии которой сложились в российской бизнес-практике. Конечно, в других сферах могут быть приняты иные критерии. Классификация архивных документов, медицинских, исторических и иных источников может осуществляться по самым разным основаниям. Соответствующие критерии могут быть прописаны как на уровне официальных нормативно-правовых актов, так и в источниках, которые сформировались как элемент практики, сложившейся в той или иной сфере.

www.syl.ru

Виды и классификация документов

В разных областях деятельности физических и юридических лиц применяется утвержденная на территории РФ система классификации документов. Составлением, хранением, оборотом и использованием бумаг занимается такая дисциплина, как делопроизводство. В данной статье мы изучим все ее аспекты. Рассмотрим понятие и классификацию документов, их функционал и другие стороны вопроса.

Делопроизводство: общие положения

Для начала следует отметить, что документационное обеспечение является особым направлением деятельности, которое состоит в оформлении, формировании, хранении и обработке бумаг. Именно от того, как выглядит документ и сведения в нем, как реализуется организация работы с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия того или иного управленческого решения, представляющего некоторую степень важности. Бумаги учитывают и отражают деятельность предприятий, компаний, фирм. В данной связи делопроизводство служит предписанием законодательства. В процессе осуществления проверок ревизии в первую очередь подвергаются те документы, в которых фиксируется деятельность компании.

Законодательная основа

Прежде чем разбирать виды документов и их классификацию, целесообразно ознакомиться с законодательной базой. Так, Федеральным законом, который регламентирует сведения и их защиту, закрепляется обязательность документирования информации и определяется целый ряд базовых установок. Названный нормативный акт также предназначен для регулирования отношений, возникающих при разработке и последующем использовании информационных технологий. Стоит отметить, что обязательность документирования устанавливается и иными законами. В частности, ГК РФ определяет правовую базу деятельности и соответствующий порядок делопроизводства. НК РФ устанавливает типовые бумаги налогового характера, которые также составляют одну из классификаций документов. Посредством их обеспечивается учет коммерческой работы физических лиц и организаций, а также своевременности отчислений налоговых выплат и сборов в государственный бюджет.

Помимо этого, в действующем Законе определены образцы бумаг. Так, ГК РФ предусматривает требования к содержанию и составу учредительных контрактов, договоренностей, уставов и так далее. В нормативных актах установлены формы тех документов, которые подлежат пересылке посредством разных методов, используемых сегодня.

Классификация документов РФ

Стоит отметить, что административная система делопроизводства Российской Федерации включает в себя классификацию многоуровневого характера. Целесообразно рассмотреть ее подробнее. Основная классификация документов предполагает наличие следующих составляющих:

• Организационно-распорядительные бумаги. Сюда целесообразно отнести решения, протоколы, инструкции, уставы, приказы, положения.
• Справочно-информационные бумаги, входящие в классификацию документов общего характера. Речь идет о справках, докладных записках, актах, телеграммах, письмах и так далее.
• По личному составу. Важно отметить, что в эту классификацию документов входят заявления, трудовые книжки, характеристики, договора, приказы и прочее.

Принято выделять такие формы документов, как индивидуальные, трафаретные и типовые. Представленные образцы составляют свою классификацию документов по назначению.

Прочие разновидности документов

Стоит знать, что по содержанию документы могут быть простыми и сложными. Классификация бухгалтерских документов по месту принятия предполагает наличие внешних и внутренних бумаг. Если судить относительно происхождения, то различают личные и официальные документы. По срокам хранения принято классифицировать бумаги на постоянные, а также больше или меньше 10 лет. В соответствии с признаком гласности принята особая классификация нормативных документов, подразумевающая наличие секретных и несекретных бумаг. Следует дополнить, что в первую группу входят конфиденциальные и совершенно секретные документы. Согласно методике фиксации, принято различать звуковые, рукописные, электронные, графические, фото- и киноматериалы и так далее. Последнюю группировку также именуют классификацией документов по признакам.

Срочные и несрочные документы

Бумаги могут классифицироваться на срочные и несрочные. Согласно стадиям принято выделять черновики, выписки, оригиналы (иными словами, подлинники), а также копии. В отдельную категорию включаются документы государственного характера. В соответствии с действующим законодательством уполномоченными структурами издаются инструкции, приказы, указания, распоряжения, постановления, указы и решения.

Первичная документация

Достаточно объемную категорию первичных документов целесообразно рассмотреть отдельно. Сюда относятся бумаги с исходной информацией, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и иной общественной деятельности. Следует заметить, что первичная документация в бухгалтерии формируется при осуществлении операций хозяйственного значения. Она выступает как доказательства или свидетельства тех или иных фактов, которые уже реализованы. В группу исходных бумаг включаются, к примеру, справки, акты, накладные, ордеры и прочее. Для большинства из них утверждаются специальные унифицированные бланки. К примеру, на сегодняшний день особые формы документов установлены для учета торговых операций, основных средств, денежных расчетов и труда.

Реквизиты документов

Если для той или иной бумаги унифицированная форма отсутствует, в компании формируется внутренний бланк. Тем не менее в любом случае там должны присутствовать определенные реквизиты:

• Наименование документа.
• Дата составления.
• Имя организации.
• Суть операции хозяйственного значения.
• Измерители.
• Список сотрудников, которые выступают как ответственные.
• Личные подписи уполномоченных сотрудников.

Внутреннее делопроизводство

В соответствии с указаниями руководства структуры и по инициативе начальства самостоятельных отделов актуальна разработка различных положений. Эта группировка бумаг включает в себя типовые и индивидуальные акты. Стоит отметить, что содержание последних касается в первую очередь управленческих подразделений, отделов, цехов, которые входят в организационную структуру компании. Типовая документация, как правило, касается цехов основного производства.

Необходимо знать, что проект положения формируется исполнителем, после чего согласуется с юридическим отделом фирмы. При возникновении возражений или замечаний их излагают отдельной бумагой или на втором экземпляре текущей. Ключевым актом распорядительного характера на предприятии служит приказ директора. С помощью данного документа может оформляться порядок деятельности структуры, решения и поручения, различного рода мероприятия, итоги работы или результаты ревизий.

Докладная, объяснительная и служебная записка

Докладная записка – это документ, в котором излагается тот или иной факт или вопрос, вывод или предложение. Стоит знать, что он может быть направлен руководству организации или вышестоящей структуре. Под служебной запиской следует понимать разновидность письма, одну из форм внутреннего типа переписки в компании. Как правило, она направляется из структурных подразделений абсолютно любому адресату фирмы. Исключение здесь составляет прямое руководство. Необходимо иметь в виду, что служебная записка может направляться и конкретным должностным лицом компании. Названный документ может определяться информативным, инициативным или отчетным характером.

Объяснительную записку нужно рассматривать как бумагу, которая служит пояснением содержания определенных положений основного акта (программы, отчета, плана). Помимо этого, она может объяснять причины неисполнения поручения руководства или нарушения дисциплины.

Инструкция

Инструкции в настоящее время классифицируются на две группы. Документы, которые включаются в первую категорию, регламентируют порядок выполнения того или иного процесса на предприятии, в котором принимают участие должностные лица, подразделения и так далее. Необходимо заметить, что именно должностными инструкциями (второй группой) определяются права, обязанности, ответственность и функционал конкретных работников. Эти бумаги могут служить разъяснением порядка, согласно которому следует исполнять предписания распоряжений и законов (постановлений, приказов и прочее). Стоит дополнить, что должностные инструкции могут быть определенного или постоянного срока действия. Однако бессрочные бумаги в любом случае пересматриваются и проверяются раз в 3-5 лет.

Заключение

Итак, мы рассмотрели понятие, основные классификации бумаг и иные аспекты темы. В заключение следует отметить, что на сегодняшний день делопроизводство на территории РФ является достаточно развитой категорией. На современном этапе жизни человека в эту деятельность включается обеспечение грамотного и своевременного формирования необходимых документов, а также организация работы с актами (а именно, получение, передача, обработка, подготовка, контроль, хранение, регистрация, систематизация, подготовка к сдаче в архив и уничтожение). Регламентация технологии делопроизводства реализуется в соответствии с целым рядом направлений. Сюда целесообразно включить стандартизацию, законодательное регулирование, а также формирование правовых и нормативно-методических актов общегосударственного значения.

Так или иначе организация и последующее ведение делопроизводства предполагают обязательное наличие специальных навыков и профессиональных знаний. Так, для реализации данной работы в компаниях создаются соответствующие отделы или службы. Стоит отметить, что в небольших фирмах делопроизводством занимаются секретари, а сотрудники, уполномоченные руководителем, являются ответственными за состояние документов предприятия. В любом случае каждая группировка документов должна иметь свое место. Обычно они хранятся в специальных несгораемых шкафах. И наконец, за ненадлежащее ведение документов к сотрудникам могут применяться дисциплинарные взыскания. Об этом следует помнить при применений знаний в практической деятельности.

fb.ru

Классификация документов

Это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Комплекс документов определяется:

кругом вопросов, решаемых предприятием в процессе деятельности

объёмом и характером компетенции

порядком разрешения вопросов (на основе единоначалия или коллегиальности)

объёмом и характером взаимосвязей с другими предприятиями

Отбор видов документов производится на основе классификаторов участков и вопросов деятельности завода. Цель классификации – повышение оперативности работы и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает быстрый их поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

При неправильной группировке документов значительно затрудняется работа архивных органов, в которых продолжается работа с ними.

В текущей работе классификация документов производится при группировке их в дела – это первичная ступень классификации. Дело – документ или совокупность документов по одному вопросу, помещённые в твёрдую обложку, оформленную соответствующим образом.

На заводе МОСКАРЗ документы классифицируются по способу фиксации, содержанию, способу изготовления, степени сложности, месту составления, срокам исполнения, происхождению, юридической силе, назначению.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические.

Письменные включают в себя все документы, созданные машинным путём, а также изготовленные на множительных аппаратах.

К графическим относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы.

Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотоплёнка), они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.

Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, используются в работе секретаря при составлении диктограмм, протоколировании собраний, совещаний, заседаний.

По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчётные, снабженческо-бытовые, по личному составу.

По наименованию существует большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчёты, акты, планы, письма, заявления.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливают типографическим способом, постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места. Такие документы очень перспективны, т.к. экономят время на составление и повышают общую культуру и грамотность документов.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, т.к. их легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.

По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние – входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

По срокам исполнения документы делятся на срочные и несрочные. Показателем служит срок исполнения документа, который устанавливается законом и правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы, документы с пометками «срочно». Все остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией, и считают несрочными.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные. В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую – касающиеся конкретных лиц, т.е. заявления, письма, жалобы.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил, подложными – документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например, истечение срока действия.

По назначению документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Созданию документа предшествует стадия черновика – документа в предварительной редакции. В юридическом отношении, подлинник и копия с него равноценны. Копия – точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом углу верхнего поля которого пишется слово «копия», соответствующим образом заверенная. Существуют такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск – это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготовляется одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги и заверяется.

Выписка из документа – копия части документа, а дубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника.

Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.

По роду деятельности документы классифицируют на системы документации: плановая, стандартов и технических условий, организационно-распорядительная, первичная учётная документация, отчётно-статическая, расчётно-денежная, по ценообразованию, по торговле по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторская, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению.

Виды документов.

Приказ – правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителей предприятия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

По содержанию и назначению приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности регламентирует наиболее важные вопросы перспективного развития предприятия, административно-хозяйственной и финансовой деятельности.

Протокол — фиксирующий ход обсуждения вопросов на совещаниях, заседаниях у руководства.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Распоряжение – документ, издаваемый директором преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия.

Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений.

mirznanii.com