Документы по назначению делятся на – Образовательный портал Claw.ru. Всё для учебы, работы и отдыха. Шпаргалки, рефераты, курсовые. Сочинения и изложения. Конспекты и лекции. Энциклопедии. Учебники.

Вопрос 2. Классификация документов.

Бухгалтерские документы классифицируют по 4 основным признакам :

1. По назначению

2. По способу составления

3. По месту составления

4. По способу отражения информации

1.По назначению документы классифицируются на следующие виды:

а). Распорядительные

б). исполнительные

в). документы бухгалтерского оформления

г). комбинированные документы

а).Распорядительные содержат распоряжение или приказ собственника на право совершения определенной хозяйственной операции

Например:

1. Перед отправлением работников в командировку по предприятию издается приказ- распоряжение о том, кто направляется в командировку, на какой срок, для выполнения какой работы.

На основании этого приказа выписывается командировочное удостоверение , работнику выдается денежный аванс( под отчет), за работником сохраняется средняя заработная плата и пр.

2. Прием на работу, перевод, увольнение и пр.

3. Доверенность.

Однако эти документы не подтверждают факта совершения хозяйственных операций, а поэтому не служат основанием для отражения их в учете.

Б).Исполнительные ( оправдательные), подтверждают факт осуществления хозяйственных операций, т.е. содержат сведения о ее выполнении, а поэтому служат основанием для отражения их в учете. Например: выписки банка с текущего счета , накладные, счета фактуры, авансовые отчеты, путевые листы.

В).Бухгалтерского оформления – составляются самими работниками бухгалтерии, на основании ( исполнительных)оправдательных документов. Это бухгалтерские справки- расчеты, ведомость начисления амортизации, отчетные калькуляции , накопительные ведомости т.д.

Эти документы самостоятельного значения не имеют, они не отражают непосредственно хозяйственные операции, их назначение состоит в технической подготовке учетных записей.

Г).Комбинированные – это документы, являются одновременно распорядительными, исполнительными и бухгалтерского оформления. Например: приходные и расходные кассовые ордера.

Т.е. эти документы выписывает бухгалтерия, но до передачи их кассиру для исполнения, документ должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером ( т.к. именно они являются распорядителями финансов).- распоряжение.

При получении денег работник предприятия должен указать в ордере сумму прописью, поставить дату и подпись и указать документ удостоверяющий его личность, а после выдачи денег, ордер подписывает кассир- этим подтверждается факт совершения операции- т.е. исполнения.

Затем этот ордер сдается в бухгалтерию, где производится его бухгалтерская обработка ( контировка и пр).

2. По способу составления документы можно классифицировать:

Разовые. В них фиксируется одна хозяйственная операция.

Например: кассовые ордера, платежные поручения, накладные и пр.

Накопительные в течение рабочего дня или за отчетный период времени может быть зафиксировано, зарегистрировано несколько хозяйственных операций.

Например: лимитно- заборная карта ( обычно выписывается отделом снабжения или на стройках плановым отделом или производственно- техническим). Этим документом оформляется отпуск сырья, материалов, запчастей на выполнение сторительно- монтажных работ, ремонтных работ и пр. В этом документе по датам отпуска в течении отчетного периода( обычно месяц) фиксируется отпуск ценностей. По окончании отчетного периода подсчитываются общие итоги.

Первичные — документы, которые оформляются в момент совершения хозяйственной операции( кассовый ордер, накладная на сдачу продукции на склад, акты приемки выполненных работ)

studfiles.net

4.3. классификация документов

Швец. Теория бухгалтерского учета (2004)

Суть документов и их место в хозяйственной деятельности предприятия отражаются в их классификации, разделении на группы по определенным признакам сходства и различия, каждая из которых несет смысловую нагрузку. Документы классифицируют по месту составления, по назначению, по порядку составления, по способу использования, за змистом.
По месту составления бухгалтерские документы делятся на внутренние и зовнишни.
Внутренние документы оформляют (выписывают) на предприятии и тут же применяют. К ним относятся: авансовые отчеты подотчетных лиц, табели учета использования рабочего времени, инвентарные карточки основных средств, приходные ордера тощо.
Внешние документы составляют на стороне, получаемых от других предприятий и организаций. На входе обязательно регистрируют, оформляют, как правило, на бланках унифицированных форм. К ним относятся: счета-фактуры, платежные поручения, выписки банков, постановления, письма, соглашения тощо.

По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления и комбиновани.
Распорядительными есть документы, которые содержат распоряжение (приказ, задание) на осуществление определенной хозяйственной операции. К ним относятся: приказы о приеме и увольнении с работы, чеки на получение наличных в кассе банка, платежные поручения банку на перечисление средств, доверенность на получение материальных ценностей тощо.
Исполнительными есть документы, где подтверждается факт совершения хозяйственной операции, ее выполнение определенным лицом, подавшим документ. К ним относятся: авансовые отчеты, выписки банков, кассовые приходные и расходные ордера, акты, квитанции и ин.
Документы бухгалтерского оформления составляются на основании исполнительных и распорядительных документов самими работниками бухгалтерии. Самостоятельного значения не имеют, но необходимые в учетном процессе. К таким документам относятся: мемориальные ордера, бухгалтерские справки, различные расчеты (амортизации, распределения затрат, отчетные калькуляции) и ин.
Документы комбинированные совмещают функции вышеперечисленных документов (распорядительных, исполнительных, бухгалтерского оформления). К ним относятся: авансовые отчеты, требования, наряды и др.. Примером комбинированного документа может быть и расходный кассовый ордер, в котором содержится распоряжение руководителя о выдаче наличных и подтверждение о ее фактическую выдачу и получение подписями кассира и получателя грошей.
За порядком составления документы делятся на первичные и зведени.
Первичные документы составляют в момент совершения хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные, акты приема работ и др.)..
Сводные документы составляют на основании однородных первичных документов путем группирования и обобщения и балансовой увязки их показателей (отчеты кассира, авансовые отчеты, товарные отчеты, платежные ведомости и др.)..
По способу использования документы делятся на разовые и накопичувальни.
Разовые документы фиксируют одномоментно одну или несколько хозяйственных операций (ордера, требования, акты и др.)..
Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определенный отрезок времени (день, декаду, месяц). Такие документы используют многократно. К ним относятся: табель учета рабочего времени, лимитно-заборная карта, ведомость выпуска готовой продукции, многодневные наряды и др.. В отличие от разовых, накопительные документы используют с целью учета после того, как в них записано последнюю операцию и подведен итог всех записив.
По содержанию документы делятся на денежные, расчетные, материальни.
Денежными документами оформляют операции, связанные с денежными средствами. К ним относятся расходные и приходные кассовые ордера, банковские чеки и ин.
Расчетными документами оформляют расчеты между физическими и юридическими лицами (счет-фактура, платежное поручение, квитанции и др.)..
Материальными документами оформляются операции связанные с движением материальных ценностей (приходный ордер, требование-накладная, лимитно-заборная карта и др.)..
Рассматриваемую классификацию можно обобщить схеме, приведенной на рис. 4.1 (с. 82).
Из общей характеристики документов видно, что каждый документ принадлежит одновременно к разным классификационным группам. Так, акт приемки-передачи основных средств является одновременно материальным, исполнительным, первичным, разовым и внутренним документом, счет-фактура поставщика — исполнительный, разовый, внешний; расходный кассовый ордер — комбинированный, первичный, разовый и внутренний и ин.

Классификация документов по рассмотренным признакам позволяет правильно понять их смысл, назначение и использование для отражения хозяйственных операций предприятия.

econbooks.ru

Классификация документов в бухгалтерском учете

В организациях совершаются самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления применяются и различные по форме и содержанию документы. Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, а также обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам: назначению, порядку отражения операций, способу охвата хозяйственных операций, количеству учетных записей, месту составления, по степени использования средств механизации (автоматизации).

По назначению документы делят на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжение, задание руководителя организации или других лиц о совершении определенных хозяйственных операций. Распорядительные документы служат, например, основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей. Так, получить деньги с расчетного счета в банке можно только при наличии письменного распоряжения руководителя организации и главного бухгалтера.

К распорядительным документам относятся доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке безналичных расчетов, наряд на сдельную работу и т. п.

Оправдательными (исполнительными) документами оформляют уже произведенные операции, т. е. они подтверждают факт совершения операции, поэтому служат бухгалтерии основанием для отражения в учете совершенных операций. Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств.

К таким документам относятся приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их.

К ним относятся накопительные ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, расчет торговых скидок (накидок) в торговле, другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.

Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции, и ими оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах.

Например, расходный кассовый ордер, являясь распоряжением кассиру на выдачу денег из кассы, служит распорядительным документом. После того как деньги будут выданы с наличием подписи лица, их получившего, этот документ уже будет оправдательным, подтверждающим факт выдачи денег из кассы. После указания бухгалтером на этом расходном кассовом ордере корреспондирующих счетов он уже становится документом бухгалтерского оформления.

К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др.

Применение комбинированных документов широко распространено в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, делает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бумагу.

По объему отражения операций документы бывают первичными и сводными.

В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции, они являются первым свидетельством об их осуществлении. Это чек на получение денег из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации основных средств, платежное требование и др.

Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах. Заполняются они на основании ранее составленных первичных документов путем обобщения их данных.

К сводным документам относятся авансовый отчет, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, товарный отчет, кассовый отчет материально ответственных лиц, реестры платежных требований и др. Сводные документы, так же как и комбинированные, имеют большое значение для сокращения учетных записей. Например, вместо записей по каждому документу делается общая запись по итогу сводной ведомости или товарному отчету (на общую сумму поступления или расхода товаров).

Сводный документ, представляя собой сводку первичных документов, обобщает и укрупняет их показатели и тем самым дает возможность уменьшить количество учетных записей на счетах.

По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно. После составления на их основании делаются бухгалтерские записи. К таким документам относятся требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др.

Накопительные документы составляют постепенно на протяжении определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций. Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего их передают в бухгалтерию для записей.

К таким документам относится лимитно-заборная карта. На ее основании отпускаются материалы со склада в производство. Она выписывается на каждый номенклатурный номер (вид) потребляемых материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов в производство. Сравнивая данные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, постоянно контролируют потребление материалов в производство.

Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтерского учета. Так, вместо записей по бухгалтерским счетам каждого отдельного отпуска материалов со склада в конце месяца на сумму итогов лимитно-заборной карты делается одна запись.

Такие накопительные записи по счетам раз в месяц на основе общих итогов однородных документов находят все большее распространение в бухгалтерской практике.

По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные.

Однострочный документ отражает, например, операцию прихода или расхода одного вида материалов.

Многострочный документ содержит несколько позиций, например видов материальных ценностей. Такими документами оформляют операции по труду и заработной плате, например наряд на отдельную работу, который может быть и однострочным, и многострочным. Многострочные документы сокращают количество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге для изготовления счетных бланков. Эти документы более рациональны и при обработке с помощью ПЭВМ. Все общие реквизиты записываются в документе, а затем обрабатываются один раз.

Документы можно классифицировать и по другим признакам, например по месту составления и степени использования средств механизации (автоматизации).

По месту составления различаются документы внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются в данной организации. К ним относится основная масса документов организации, например, кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчеты, ведомости, требования и др.

Внешние документы составляются в других организациях и поступают в данную организацию, например счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета, платежные поручения и др.

По степени использования средств механизации (автоматизации) документы делятся на заполняемые ручным способом, частично заполняемые на ПЭВМ, полностью заполняемые на ПЭВМ. В настоящее время в некоторых организациях еще значительное количество документов заполняется вручную.

В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение, поэтому относится одновременно к различным классификационным группам. Например, счет-фактура (накладная) поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разовым и внешним документом.

Приходный кассовый ордер — комбинированный, первичный, разовый, однострочный и внутренний документ.

Таким образом, с точки зрения различных признаков классификации каждый документ относится к соответствующей группе.

Классификация документов по признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в хозяйственной деятельности организации.

psyera.ru

6.2. Классификация документов

Для непрерывного и сплошного отражения всех распоряжений на совершение хозяйственных операций и фактов хозяйственной деятельности в организациях используются большое число раз­личных по форме и содержанию документов. Для лучшего пони­мания их назначения, а также правильности использования спо­собов отражения в документах сведений о хозяйственных фактах они подлежат классификации (группировке) по определенным признакам.

Так, классификация документов производится по назначению, объему содержащихся в них сведений, способу отражения в них хозяйственных операций, месту их составления, способу обработ­ки и количеству учетных позиций (рис. 6.1).

По назначению бухгалтерские документы делятся на распоря­дительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы — это документы, которые со­держат распоряжения, задания, приказ руководителя организа­ции или других уполномоченных для этого лиц о совершении оп­ределенных операций. К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств с расчетного счета в банке, расходные кассовые ордера на выдачу наличных денег из кассы, платежные поручения на перечисление денежных средств с бан­ковских счетов организации, доверенности на получение товар­но-материальных ценностей и др.

Некоторые распорядительные документы одновременно, пос­ле осуществления по ним хозяйственных операций, становятся исполнительными (оправдательными) документами, т.е. подтвер­ждают факты совершения хозяйственных операций.

Исполнительные (оправдательные) документы представляют собой документы, удостоверяющие факты совершения хозяйствен­ных операций. К ним относятся накладные на выдачу материаль­ных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получе­ние материальных ценностей, приходные кассовые ордера, наря­ды на сдельную работу и т.д. Исполнительные (оправдательные) документы являются источником информации текущего и после­дующего контроля хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления составляются работни­ками бухгалтерской службы организации с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а так­же с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и рас­порядительных документов для отражения в бухгалтерском учете. К таким документам относятся: расчетно-платежные ведомости, ведомости начисления амортизации, бухгалтерские справки, рас­четы бухгалтерии, накопительные ведомости и т.п.

Комбинированные документы содержат одновременно призна­ки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерс­кого оформления. Например, расходный кассовый ордер содер­жит распоряжение о выдаче денег, подтверждает получение денег (исполнение операции) и содержит корреспондирующий счет с кредитом счета «Касса».

По объему содержащихся в документах сведений они делятся на первичные и сводные.

Первичные документы составляют на оформление хозяйствен­ных операций в момент их совершения. В них содержатся первоначальная исходная информация о конкретных операциях. К ним относятся накладные, акты на списание основных средств, чеки и др.

Сводные документы отражают ряд однородных по экономичес­кому содержанию операций в течение определенного периода времени. К ним относятся отчеты о движении материальных цен­ностей, отчеты кассира, ведомости движения продукции и др. Сводные документы, таким образом, представляют сводку дан­ных первичных документов. Они имеют большое значение для со­кращения учетной работы и количества составляемых бухгалтерс­ких документов.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные. В разовых документах отражается (ре­гистрируется) одна хозяйственная операция. К ним относятся рас­ходные и приходные кассовые ордера, авансовые отчеты, требо­вания-накладные, счета-фактуры и др. В накопительных докумен­тах отражаются ряд однородных повторяющихся операций, ко­торые регистрируют постепенно, по мере их совершения. К ним относятся лимитно-заборные карты (ведомости) на отпуск мате­риалов, реестры, ведомости, накопительные учетные листы и др. Они позволяют сократить количество заполняемых документов, бухгалтерских записей, и тем самым, способствуют снижению трудоемкости бухгалтерской работы и других служб организа­ций.

По месту составления документы подразделяются на внешние и внутренние. Внутренние документы оформляются непосредствен­но в организации. Все документы, которые составляются в других организациях и поступают в данную организацию со стороны, относятся к внешним.

По способу обработки документы подразделяются на докумен­ты составляемые вручную, на пишущей машинке и на ЭВМ.

По количеству учетных позиций документы делятся на одно-позиционные и многопозиционные.

Документы, в которых регистрируются операции одной пози­ции (например, прихода или расхода одного вида материалов по одному номенклатурному номеру), называются однопозиционные. Документы, в которых отражаются операции нескольких опреде­ленных видов объектов, называются многопозиционными (много­строчными).

studfiles.net

Документы по назначению делятся на. 5.2. Классификация документов.

4.3. классификация документов

Швец. Теория бухгалтерского учета (2004)

Суть документов и их место в хозяйственной деятельности предприятия отражаются в их классификации, разделении на группы по определенным признакам сходства и различия, каждая из которых несет смысловую нагрузку. Документы классифицируют по месту составления, по назначению, по порядку составления, по способу использования, за змистом.По месту составления бухгалтерские документы делятся на внутренние и зовнишни.Внутренние документы оформляют (выписывают) на предприятии и тут же применяют. К ним относятся: авансовые отчеты подотчетных лиц, табели учета использования рабочего времени, инвентарные карточки основных средств, приходные ордера тощо.Внешние документы составляют на стороне, получаемых от других предприятий и организаций. На входе обязательно регистрируют, оформляют, как правило, на бланках унифицированных форм. К ним относятся: счета-фактуры, платежные поручения, выписки банков, постановления, письма, соглашения тощо.По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления и комбиновани.Распорядительными есть документы, которые содержат распоряжение (приказ, задание) на осуществление определенной хозяйственной операции. К ним относятся: приказы о приеме и увольнении с работы, чеки на получение наличных в кассе банка, платежные поручения банку на перечисление средств, доверенность на получение материальных ценностей тощо.Исполнительными есть документы, где подтверждается факт совершения хозяйственной операции, ее выполнение определенным лицом, подавшим документ. К ним относятся: авансовые отчеты, выписки банков, кассовые приходные и расходные ордера, акты, квитанции и ин.Документы бухгалтерского оформления составляются на основании исполнительных и распорядительных документов самими работниками бухгалтерии. Самостоятельного значения не имеют, но необходимые в учетном процессе. К таким документам относятся: мемориальные ордера, бухгалтерские справки, различные расчеты (амортизации, распределения затрат, отчетные калькуляции) и ин.Документы комбинированные совмещают функции вышеперечисленных документов (распорядительных, исполнительных, бухгалтерского оформления). К ним относятся: авансовые отчеты, требования, наряды и др.. Примером комбинированного документа может быть и расходный кассовый ордер, в котором содержится распоряжение руководителя о выдаче наличных и подтверждение о ее фактическую выдачу и получение подписями кассира и получателя грошей.За порядком составления документы делятся на первичные и зведени.Первичные документы составляют в момент совершения хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные, акты приема работ и др.).. Сводные документы составляют на основании однородных первичных документов путем группирования и обобщения и балансовой увязки их показателей (отчеты кассира, авансовые отчеты, товарные отчеты, платежные ведомости и др.).. По способу использования документы делятся на разовые и накопичувальни.Разовые документы фиксируют одномоментно одну или несколько хозяйственных операций (ордера, требования, акты и др.).. Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определенный отрезок времени (день, декаду, месяц). Такие документы используют многократно. К ним относятся: табель учета рабочего времени, лимитно-заборная карта, ведомость выпуска готовой продукции, многодневные наряды и др.. В отличие от разовых, накопительные документы используют с целью учета после того, как в них записано последнюю операцию и подведен итог всех записив.По содержанию документы делятся на денежные, расчетные, материальни.Денежными документами оформляют операции, связанные с денежными средствами. К ним относятся расходные и приходные кассовые ордера, банковские чеки и ин.Расчетными документами оформляют расчеты между физическими и юридическими лицами (счет-фактура, платежное поручение, квитанции и др.).. Материальными документами оформляются операции связанные с движением материальных ценностей (приходный ордер, требование-накладная, лимитно-заборная карта и др.).. Рассматриваемую классификацию можно обобщить схеме, приведенной на рис. 4.1 (с. 82). Из общей характеристики документов видно, что каждый документ принадлежит одновременно к разным классификационным группам. Так, акт приемки-передачи основных средств является одновременно материальным, исполнительным, первичным, разовым и внутренним документом, счет-фактура поставщика — исполнительный, разовый, внешний; расходный кассовый ордер — комбинированный, первичный, разовый и внутренний и ин.Классификация документов по рассмотренным признакам позволяет правильно понять их смысл, назначение и использование для отражения хозяйственных операций предприятия.

econbooks.ru

6.2. Классификация документов

Для непрерывного и сплошного отражения всех распоряжений на совершение хозяйственных операций и фактов хозяйственной деятельности в организациях используются большое число раз­личных по форме и содержанию документов. Для лучшего пони­мания их назначения, а также правильности использования спо­собов отражения в документах сведений о хозяйственных фактах они подлежат классификации (группировке) по определенным признакам.

Так, классификация документов производится по назначению, объему содержащихся в них сведений, способу отражения в них хозяйственных операций, месту их составления, способу обработ­ки и количеству учетных позиций (рис. 6.1).

По назначению бухгалтерские документы делятся на распоря­дительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы — это документы, которые со­держат распоряжения, задания, приказ руководителя организа­ции или других уполномоченных для этого лиц о совершении оп­ределенных операций. К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств с расчетного счета в банке, расходные кассовые ордера на выдачу наличных денег из кассы, платежные поручения на перечисление денежных средств с бан­ковских счетов организации, доверенности на получение товар­но-материальных ценностей и др.

legion-development.ru

1.2. Определение и классификация первичных документов.

Основанием для отражения информации о совершаемых хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учёта являются первичные документы. Они фиксируют факт совершения хозяйственной операции. К основным требованиям, предъявляемым к первичной учётной документации, относятся:

· К учёту принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершённых хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов, утверждённые государственным комитетом Российской Федерации по статистике в установленном порядке. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учётных регистров. Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений;

· Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях — непосредственно после её окончания;

· Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты внесения исправления. Все записи в документах производятся чётко, разборчиво, чернилами или с применением оргтехники (принтеров и т.д.) В банковских и кассовых книгах никакие исправления не допускаются. Ошибочные записи в других документах зачёркивают аккуратно, чтобы было видно зачёркнутое, а сверху надписывается правильный текст или сумма.

Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т.е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

· По назначению;

· По содержанию хозяйственных операций;

· По порядку составления;

· По способу отражения операций;

· По месту составления.

По назначению:

1. Распорядительные — документы, содержащие распоряжение на выполнение определённой хозяйственной операции. Основное назначение — передача указаний руководителей исполнителям. Однако распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения хозяйственной операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте.

Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчёт.

2. Оправдательные (исполнительные) — документы, которыми оформляют уже произведённые операции. Исполнители — кассиры, заведующие складами, экспедиторы, как бы оправдывают свои действия этими документами.

Пример: приёмные акты, акты на приём-передачу основных средств, квитанции о приёмке ценностей, отчёты материально-ответственных лиц.

3. Бухгалтерского оформления — документы, которые служат для бухгалтерского оформления записей с целью дальнейшего использования их в учётном процессе.

Пример: группировочные ведомости, бухгалтерские справки о допущенных ошибках.

4. Комбинированные — документы, которые сочетают признаки всех выше перечисленных групп. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении операций, оправданием её выполнения, фиксируют совершённую операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения на счетах.

Пример: Авансовый отчёт, расчётно-платёжная ведомость на оплату труда.

По содержанию хозяйственных операций:

1. Материальные — документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей

Пример: приходный ордер

2. Денежные — документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия

Пример: платёжное поручение

3. Расчётные — используются для оформления расчётных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам.

Пример: счёт-фактура

По порядку составления:

1. Первичные — хозяйственная операция отражается впервые. Пример: накладная, приходный ордер.

2. Сводные — документы, которые составляются на основе первичных документов. В них отражают данные нескольких первичных документов. Пример: авансовый отчёт, ведомость распределения общехозяйственных расходов.

По способу отражения операций:

1. Разовые — документы, которые отражают одну или несколько однородных операций. После составления сразу передаются в бухгалтерию и используются для бухгалтерских записей.

Пример: приходные (расходные) кассовые ордера, наряды.

2. Накопительные — документы, используемые в определённый период времени и постепенно в них отражают однородные повторяющиеся операции

Пример: табель рабочего времени

По месту составления:

1. Внешние — документы, составляющиеся в других организациях и поступающие со стороны.

Пример: счёт-фактура

2. Внутренние — документы составляются самой организацией для оформления внутренних, хозяйственных операций.

Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный кассовый ордер.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Правильно оформленные документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей в регистрах аналитического и синтетического учёта по корреспондирующим счетам. Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учёте и другими нормативными документами. Проверка проводится по трём направлениям:

1. Устанавливается законность хозяйственной операции.

2. В соответствии с оформлением документов установленным требованиям, проверяется полнота и правильность заполнения всех реквизитов, наличие подписей ответственных лиц, своевременность составления и предоставления в бухгалтерию.

3. Правильность арифметических подсчётов.

Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются для выяснения обстоятельств.

Проверенные и принятые документы обрабатываются:

· группировка по однородным операциям

· таксировка, т.е. денежное измерение

· контировка, т.е. проставление корреспондирующих счетов

В установленные сроки документы сдаются в архив. Установленный порядок движения документов, начиная от составления или получения со стороны до сдачи в архив, называют документооборотом. При разработке документа указывается время его пребывания на каждой инстанции.

Вся информация первичных документов после их проверки группируется и записывается на бухгалтерских счетах в определённом порядке. Документы, где регистрируются бухгалтерские записи на счетах, называют учётными регистрами. Учётный регистр представляет собой таблицу, специально разграфлённую для ведения учётных записей по хозяйственным операциям.

Классификация учётных регистров:

1. По видам бухгалтерских записей регистры делят на:

А) хронологические — данные первичных документов регистрируют в

порядке их поступления в бухгалтерию

Пример: кассовые книги, регистрационные журналы

Б) систематические — производится группировка хозяйственных операций по однородным признакам.

2. По объёму и содержанию регистры делятся на:

А) регистры синтетического учёта — операции отражаются только в

денежном измерении в обобщённом виде.

Пример: Оборотная ведомость

Б) регистры аналитического учёта — операции отражаются подробно, в том числе и в натуральном измерении.

В) комбинированные регистры — объединяют и синтетический и

аналитический учёт.

Пример: журнал-ордер №6

3. По форме построения:

А) односторонние — все записи на одной стороне листа

Б) двухсторонние — по Дебету на одной стороне листа, по Кредиту на другой.

В) шахматные — по стокам счёта по Дебету, по столбцам по Кредиту.

4. По внешнему виду

А) бухгалтерские книги — скреплённые и сшитые в брошюру листы.

Б) карточки — таблицы на бланках из картона и т.п.

В) свободные листы — таблицы со специальным графлением для

синтетического и аналитического учёта. (Ведомости, журналы ордера)

Г) машинные носители информации — машинограммы.

В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, — государственной тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Обработанные документы систематизируются по видам операций и подшиваются в папки в хронологическом порядке, затем производится нумерация документов. На обложке указывается количество документов. После этого папка поступает на хранение. Оно производится в архивах, которые бывают текущими и постоянными. В текущем хранятся папки с документами за текущий год, в постоянном за прошедшие годы. За сохранность архива отвечает руководитель предприятия и главный бухгалтер. По прошествии нескольких лет документы передаются в государственный архив, если они важны, другие уничтожаются. О выбытии документа делается отметка в архивной книге.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Решением Госналогслужбы Российской Федерации от 27 июня 1996 года минимальный срок хранения целого ряда документов бухгалтерского учёта был увеличен до 5 лет. Федеральным законом «О бухгалтерском учёте» минимальный срок хранения первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и отчётности был установлен не менее 5 лет.

При изъятии первичных учётных документов налоговыми органами необходимо наличие мотивирующего постановления должностного лица. Изъятие документов в обязательном порядке производится в присутствии понятых лиц и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества изымаемых документов.

При использовании автоматизации в бухгалтерском учёте можно отказаться от ряда первичных документов в виде бумажных носителей. Но документы, касающиеся движения денежных средств, и документы, в которых нужна подпись, должны быть бумажными.

Вывод: Информация, которая находит отражение в учетных документах, должна быть достоверной, качественной, эффективной, т.е. формироваться с наименьшими затратами труда и времени.

studfiles.net