Документы несрочные – Учебный центр «ПРОГРЕСС» — Тест к разделу 8

Учебный центр «ПРОГРЕСС» — Тест к разделу 8

 Билет 1

1.Бумажный формат А6 используется для:

Оформления резолюции и РКК

Составления описи

Оформления визирования документа

Регистрации исходящих документов

 

 

2.Ведомственный архив – это:

Архив учреждения, предприятия или организации

Государственный архив

Специальное хранилище для определенного типа документов, например, архив личных дел

Архив министерства

 

 

3.Внутренними документами называются документы, которые:

Прошли внутреннее согласование

Не могут быть вынесены за пределы данного учреждения

Обслуживают информационные связи внутри структурных подразделений

Не являются письмами

 

 

4.Контроль исполнения документа — это:

Специальная процедура слежения за исполнением документа

Установление конкретных сроков исполнения документа

Контроль за своевременным и фактическим исполнением решений, заданий и поручений, содержащихся в документах

Ответственность конкретного исполнителя за результаты исполнения документа

 

 

5.Наиболее полное перечисление формализованных типов текста…

Анкета, шаблон, бланк

Бланк, трафарет, таблица

Анкета, бланк

Трафарет, анкета, таблица

 

 

6.Наличие инструкции по делопроизводству для каждого учреждения…

На усмотрение руководства учреждения

Излишне, поскольку дублирует уже имеющиеся другие документы по делопроизводству

Обязательно

Желательно

 

 

7.Несрочными называются документы, которые…

Не имеют установленных сроков хранения

Не имеют установленных сроков исполнения

Не требуют исполнения

Не регистрируются

 

 

8.Номенклатура дел – документ многофункционального назначения. Из перечисленных функций выберите ту, которая не обеспечивается номенклатурой дел…

Учет документов

Систематизация документов

Контроль исполнения документов

Экспертиза ценности документов

 

 

9.Объем документооборота – это:

Количество служебных документов, создаваемых каждым структурным подразделением

Документы входящего документопотока, обрабатываемые канцелярией ежедневно

Количество документов всех документопотоков предприятия, организации, учреждения в течение года

Все документы предприятия, организации, учреждения хранящиеся в ведомственном архиве

 

 

10.Обязательным признаком группировки документов в дела является…

Номинальный признак

Корреспондентский признак

Географический признак

Экспертный признак

 

 

11.ОКОГУ расшифровывается как:

Общероссийский комитет организации государственного управления

Общероссийский классификатор органов государственного управления

Общероссийский классификатор организации государственных учреждений

Общественно-контрольный орган государственного управления

 

 

12.Подразделение, отвечающее за делопроизводство учреждения…

Канцелярия

Отдел кадров

Бухгалтерия

Дирекция

 

 Билет 2

1.Правила оформления управленческих документов определяются:

Ведомственными инструкциями

Отраслевыми нормативно-методическими документами

Распорядительными документами

Государственными стандартами

 

 

2.Результаты унификации документов по составу закреплены:

В Альбоме форм документов

В инструкции по делопроизводству

В номенклатуре дел предприятия

В Табеле форм документов

 

 

3.Результаты унификации документов по форме закреплены

В Альбоме форм документов

В инструкции по делопроизводству

В Табеле форм документов

В положении о службе ДОУ учреждения

 

 

4.Реквизит документа – это:

Образец документа

Часть формализованного текста документа

Совокупность составляющих документ элементов

Элемент, составляющий документ

 

 

5.Систематизация документов – это:

Их регулярное упорядочение (приведение в порядок)

Их группировка в первичные комплексы – дела

Экспертная проверка правильности их составления

Их перечисление в специальных перечнях

 

 

6.Социальная функция документа состоит в том, что он…

Применяется в сфере социологии

Выносится на суд общественности

Социально значим

Применяется в социальной работе

 

 

7.Среди функций документа отсутствует функция под названием…

Правовая

Управленческая

Абстрагирующая

Воспитательная

 

 

8.Сроки хранения документов устанавливаются:

Перечнем

ГОСТом

Уставом

Внутренними документами учреждения

 

centerprogress.ru

Составляем перечень важных, но не срочных дел

В первых числах декабря мы не спеша готовимся к тому, чтобы встретить Новый год. Подвести итоги, подготовить подарки, выставить цели на следующий год – все это важно, но пока еще не срочно. А вот, если затянуть с выполнением этих дел до последних дней месяца, то они превратятся в авральные.

Чтобы такого не возникало, надо делать важные дела заранее. А для этого стоит иметь список этих дел. Попробуем его составить.

Почти каждый читатель Лайфхакера знает о матрице Эйзенхауэра, но все же напомню о ней. Выглядит она вот так:

Стандартные рекомендации к каждому из блоков таковы:

• Срочные и важные – не допускать
• Срочные и неважные – делегировать
• Несрочные и важные – делать
• Несрочные и неважные – не делать

Но хватит теории, давайте перейдем к составлению списока дел важных и не срочных, дел, которыми действительно стоит заниматься.

Организовать информацию. Подумайте, сколько обычно у вас уходит времени на поиск нужной информации. Ведь мы потребляем ее в таких количествах, что запомнить, где именно ты на нее натолкнулся затруднительно. Это было в социальной сети, в RSS-ленте, в поисковике? Если к этому еще добавить то, что мы сидим то за ноутом, то за компьютером, то за планшетом, то становиться грустно.

Поэтому я запланировал себе следующее: Вести одну базу данных для хранения информации. Для меня это Evernote, который в следующем году должен объединить заметки с Kindle, данные из OneNote, отмеченные записи из Reader, ссылки на видео с рецензией.

Завести нужные связи

. Скажите, а вы знакомы с вашим почтальоном? А участковым врачом, налоговым инспектором? Вы знаете, кому звонить, если у вас прорвет трубу? Перечень людей, знакомство с которыми является важным, можно продолжить, но у каждого он уникален. Поэтому составьте свой список.

Разобрать вещи. Многие вещи для нас важны. Некоторые являются ключом к воспоминаниям или эмоциональным переживаниям. Например, фотографии или кубки, грамоты за достижения. Такие возможно стоит хранить. Но вот ненадеванная три года кофточка, которая лишь занимает место.

Подготовить нужные документы. Важен порядок не только в информации, вещах, но и в документах. Например, получить загранпаспорт. Почему-то столь многие получают его ускоренно, перед поездкой на отдых. А ведь срок его действия десять лет. Еще стоит помнить про интернет-документы: данные по домену, персональный аттестат вебмани, верификация яндекс.денег.

Я специально не включаю в этот список процессы или привычки, которыми важно заниматься постоянно. Это общение с родными и близкими, самосовершенствование, забота о здоровье, чтение и прочее. А что бы вы добавили в этот список?

lifehacker.ru

Виды и функции документов :: SYL.ru

Каждая компания, предприятие, организация образует достаточно большое количество различного рода и вида документации. Некоторые из них имеют предназначение в обеспечении внешней связи, иные же могут обеспечивать непосредственно деятельность внутренней структуры организации по разным ее основаниям. Каковы же функции документов в организации?

В период формирования всей системы документационного обеспечения (ДО) складывались разные системы документов, включая распорядительную документацию, по бухгалтерскому учету и отчетности, по личному составу и пр. Поэтому, работая с ней, не следует забывать о связи с системой принадлежности документа. Возникают определенные требования в области структуры, оформления и его содержания. Кроме того, важно понимать, к какому виду относится документ и какую функцию он выполняет. Данная статья посвящена рассмотрению понятия и функций документов.

Что такое документ?

Итак, в целом основная деятельность той или иной организации заключается в формировании документов. Функции, выполняемые документом, разнообразны. К ним, например, относятся как материально-технические, так и организационно-распорядительные. Документ является материальным объектом, который подтверждает определенное право кого-либо или какой-нибудь факт.

При этом он может удостоверять личность человека или же являться свидетельством чего-либо. Помимо этого, документ считается способом содержания информации, в которой могут отражаться умственная деятельность человека, а также любой факт из жизни. В России данный термин появился еще со времен Петра I. Тогда так обозначалось письменное свидетельство. После чего стали появляться и иные определения, такие как «акт», «служебный документ» и др.

Неоднозначное понятие термина

Вся общественная деятельность использует вышеназванный термин. При этом, в любом направлении деятельности того или иного учреждения, организации, отрасли есть непосредственное определение данному понятию. Однако на сегодняшний день настолько много мнений по данному вопросу, что не представляется возможным дать однозначное определение для термина «документ». Функции документов интересуют многих.

Каждый специалист, который осуществляет свою деятельность в области документоведения или делопроизводства, имеет свое понимание данного аспекта, хоть в законодательном порядке для него и предусмотрено официальное определение.

Наиболее современным в данный момент считается информационный способ сохранения документов, чем на материальных носителях. А каждая организация имеет свой объем работы в области документоведения, в связи с чем документы можно классифицировать по разным основаниям. Далее мы рассмотрим функции нормативных документов, в зависимости от их предназначения и других признаков.

Классификация документов по назначению

По назначению документы бывают: организационно-распорядительными, отчетно-статистическими, учебно-методическими, плановыми, научно-техническими, документами по личному составу и многими другими.

В зависимости от функции, которую они выполняют, различают следующие виды документов:

• приказы;
• распоряжения;
• разного рода отчеты;
• инструкции;
• акты;
• протоколы;
• справки;
• бланки и пр.

Классификация документов по способу фиксации информации

В свою очередь, они делятся и по способу фиксации информации. К ним относятся письменные, графические, фото- и видеодокументы. Они могут содержаться как на материальном носителе, так и в информационном виде (на компьютере, в сети Интернет и т. д.).

Существуют документы, предназначенные для внешних и внутренних работ. Внешний вид включает в себя входящую и исходящую документацию. А по мере уровня трудности (сложности) преобладает следующая классификация: простые и сложные. Простыми документами является документация, которая предполагает присутствие одного вопроса, а сложные содержат некоторое число вопросов.

Классификация степени гласности

В зависимости от степени гласности информации, документы бывают открытыми и ограниченными в доступе, т. е. с различной степенью засекреченности: совершенно секретные, конфиденциальные и т. п.

По юридической силе следует выделить:

• подлинные;
• дубликаты;
• ложные (фальшивые).

Первый вид содержит данные, которые подтверждают их достоверность, при этом они правильно составлены и оформлены. Такие документы могут быть действительными и недействительными, в случае если истек срок действия, либо он отменен посредством замены другим актом. В полном объеме предоставленная информация данного вида не обладает юридической силой.

Под дубликатами понимаются копии документов. А ложные содержат фальшивую информацию о ком-либо, составлены в неверной форме и вопреки законодательству.

Классификация по срокам исполнения и обязательности

По срокам исполнения выделяют:

• срочные, которые предполагают в установленный срок исполнение документа;
• несрочные.

По срокам хранения следует отметить постоянные и временные. Срок хранения последних составляет до десяти лет и свыше.

По степени обязательности они могут быть:

• обязательными, то есть они должны быть непременно исполнены и имеют юрисдикционный характер;
• информационными, которые содержали бы информацию о деятельности компании.

Классификация по степени унификации

По степени унификации документы тоже разделяют на определенные виды. Среди них выделяют:

• специфические — разовые документы;
• типовые — сочетают однородную информацию;
• трафаретные — с ранее подготовленным печатным текстом, какой требуется заполнить в результате итогового оформления в той или иной ситуации;
• унифицированные.

В последних расположение текста должно быть слева на листе, а справа имеются строки. Соответствующая информация вносится в цифровом или текстовом виде в ту часть, где находится строка или таблица (анкетные исследования, например).

История документации

Как видите, общей классификации документов нет, несмотря на то, что при анализе мы наблюдаем многочисленные их виды. Еще в XV-XVII вв. структура делопроизводства была достаточно емкой, хотя среди документов преобладали лишь грамоты, наказы, приговоры. Но каждый из этих видов имел много типов, например, приказы подразумевали и документацию, поступающую от воевод, а грамоты представляли собой документы, которые посылались из приказов боярам, приказным людям и пр. Было такое понятие как «грамотка», подразумевающее личную переписку.

Функции

Основные функции документов подразделяются на общие и специальные. И каждый документ может выполнять сразу их много, что в какой-то мере помогает сократить количество бумаг, необходимых для работы.

К общим функциям документа относятся:

• информационная — когда любой документ призван сохранять информацию;
• социальная — документ представляет собой социально значимый объект, для его создания нужна социальная потребность;
• коммуникативная — документ является средством связи среди организаций, предприятий, компаний и т. д.;
• культурная — он выступает в качестве способа сохранения культурных обычаев.

Такой метод сохранения хорошо применим в объемных документах, в том числе в документации научно-технического характера, где явно выявлена степень развития общества.

К специальным функциям документов относят:

• управленческую — документ является способом управления, который распространяется на организационно-распорядительную документацию;
• правовую — он сохраняет и изменяет правовые положения и общественные правоотношения (сюда относятся законодательная и правовая документация, в том числе документы с временной правовой функцией).

Также документы могут представлять собой исторический источник с содержанием прошедших данных, к примеру, о возникновении делопроизводства, документоведения, в целом документации.

Функция управления документами возлагается на немногие бумаги, какие создаются в процессе той или иной общественной деятельности.

Элементы документа

Важно выделить, что документ включает в себя множество частей. Данные элементы именуются как реквизиты. Рассмотрим понятие реквизита.

Это неотъемлемая часть при оформлении официальных документов. В законодательном порядке предусмотрены всего тридцать реквизитов с их непосредственным оформлением в виде документов. Они содержат различного рода наборы этих элементов. Их количество в документе предполагает цель его создания, а также предназначение, требования к оформлению.

В документации предусмотрен ограниченный набор этих частей. Если их не внести или же указать неверно, тогда документ становится недействительным, и соответственно теряет юридическую силу. Тем самым, без проставления реквизитных данных на бланке документа, невозможно дальнейшее взаимодействие с иными организациями. Поэтому реквизитные данные тесно связаны с документальным оформлением, поскольку имеют прямое воздействие на правильность в оформлении любого документа учреждения.

Выводы

Таким образом, проанализировав виды и функции документов и рассмотрев важный вопрос в области документоведения и делопроизводства, следует отметить, что в настоящее время документ является неотъемлемой составляющей любой деятельности. Без него невозможно, в том числе, производство и работа каждого предприятия или организации. Поскольку основные функции документа включают содержание информации, то он считается важным аспектом и во внешней, и во внутренней структуре компании, учреждения и т. д.

Следовательно, при обеспечении взаимодействия структурных подразделений любого учреждения используется документация. Она также важна в качестве отчетности для государственных органов, совершающих проверки организаций. Сведения, указанные в документе – это, прежде всего, доказательства того, что данная информация исполнена.

Процесс документирования во многом обязателен, поэтому его предписывает законодательство и нормативно-правовые акты, что обеспечивает законность и правомерность. От того, насколько правильно и оперативно обработан и исполняется документ, находится в зависимости скорость принятия верного решения управлением (руководством). Именно правильная организация деятельности того или иного предприятия, включая документоведчество, делопроизводство, способствует обеспечению порядка внутри учреждения. Такая своего рода система гарантирует гармоничное взаимодействие между структурными частями организаций.

www.syl.ru

Сортировка сообщений с низким приоритетом в папку «Несрочные» в Outlook в Интернете

Функция «Несрочные» перемещает сообщения с низким приоритетом из папки «Входящие», чтобы вам было проще находить важные письма. Она анализирует вашу работу с почтой и на основании этого определяет сообщения, которые вы, скорее всего, проигнорируете. Затем она перемещает такие сообщения в папку «Несрочные», где их можно просмотреть позднее.

В этой статье

Включение функции «Несрочные»

1. Войдите в Outlook в Интернете. Инструкции см. в статье Вход в Outlook в Интернете.

2. Выберите Параметры  >

   Параметры.

   

3. На левой панели навигации выберите элементы Почта > Автоматическая обработка > Несрочные.

   Примечание: При использовании облегченной версии Outlook в Интернете вы можете получить доступ к сообщениям в папке «Несрочные», но не можете включить или отключить эту функцию. Чтобы отключить облегченную версию Outlook в Интернете, в разделе Параметры > Версия Outlook в Интернете снимите флажок Возможность использования облегченной версии Outlook в Интернете. Изменения вступят в силу при следующем входе.

4. Выберите Отделять элементы, определенные как несрочные, а затем нажмите кнопку Сохранить .

Как помочь функции «Несрочные» быстрее определить ваши предпочтения

Может пройти некоторое время, прежде чем функция Несрочные полностью адаптируется к вашим предпочтениям, так как она регистрирует ваши действия с сообщениями и использует эту информацию для определения похожих сообщений в будущем. Однако вы можете помочь ей быстрее запомнить ваши предпочтения, сделав следующее:

• Если вы видите сообщение, отправленное в папку «Несрочные» по ошибке, переместите его в папку «Входящие».

• Если вы видите сообщение с низким приоритетом в папке «Входящие», переместите его в папку «Несрочные».

Принцип фильтрации сообщений функцией «Несрочные»

И несрочные сообщения, и нежелательная почта отфильтровываются еще до того, как попадают в папку «Входящие». Почта, определенная как потенциально нежелательная, автоматически перемещается в папку нежелательной почты, а потенциально опасное содержимое, например ссылки или вложенные программы, отключаются.

Затем Outlook обрабатывает правила, если вы их настроили. Дополнительные сведения о правилах см. в статье Упорядочение электронной почты с помощью правил для папки «Входящие» в Outlook в Интернете.

Если вы использовали функцию Очистка, с сообщениями будут выполняться действия, соответствующие выбранным параметрам. Дополнительные сведения о функции Очистка см. в статье Упорядочение папки «Входящие» с помощью архивации, очистки и других инструментов в Outlook в Интернете.

Затем функция «Несрочные» анализирует остальные сообщения и отфильтровывает письма тех типов, которые вы обычно игнорируете или оставляете без ответа.

Сообщения от следующих отправителей никогда не помечаются как несрочные:

• от вас;

• от ваших руководителей, если вы являетесь пользователем Office 365 бизнес;

• от ваших подчиненных, если вы являетесь пользователем Office 365 бизнес.

Чтобы понять, что вы обычно не читаете, функция «Несрочные» учитывает различные аспекты сообщений, например:

• кто отправитель;

• Принимали ли вы участие в беседе.

• Являетесь ли вы единственным получателем.

• Каков уровень важности.

Как только ваши предпочтения меняются, функция «Несрочные» изучает их и адаптируется к изменениям.

Отключение функции «Несрочные»

Вы можете отключить функцию «Несрочные» в любое время в Outlook Web App.

1. Выполните действия, описанные в начале данного документа, чтобы войти в Outlook Web App. Затем выберите Параметры > Параметры > Почта > Автоматическая обработка > Несрочные.

2. Выберите Не отделять элементы, определенные как несрочные, а затем нажмите кнопку Сохранить .

Примечание: Папка «Несрочные» остается в Outlook даже после отключения этой функции.

support.office.com