Делопроизводство и документоведение – ❶ Как организовать делопроизводство 🚩 делопроизводство предприятия 🚩 Менеджмент

2 ББК 75.81я7 Д295 Утверждены на заседании кафедры СКТ г., протокол 1 Рекомендованы к изданию советом факультета художественного творчества г., протокол 1 Делопроизводство и документоведение: термины и основные понятия для студентов очной и заочной форм обучения специальности «Социально-культурная деятельность», квалификации «Менеджер социально-культурной деятельности» / сост. Ю.М. Травникова; АлтГАКИ, кафедра социально-культурного туризма. Барнаул: Изд-во АлтГАКИ, с. Основные термины и понятия по дисциплине «Делопроизводство и документоведение» адресованы студентам 4 курса очной и заочной форм обучения специализации «Организация и управление в сфере туризма» способствуют лучшему пониманию и усвоению теоретического материала. Многие понятия имеют междисциплинарный характер. Составитель: преподаватель Ю.М. Травникова Рецензент: к.ф.н., профессор Л.И. Дробышева Алтайская государственная академия культуры и искусств,

3 Содержание Пояснительная записка 4 Термины и основные понятия 5 Рекомендуемая литература 14 3

4 Пояснительная записка Курс делопроизводство и документоведение изучается в соответствии с ГОС ВПО и входит в федеральный компонент блока специальных дисциплин. Документационное обеспечение является важнейшей стороной деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Поэтому целью курса является овладение будущими организаторами и управленцами в сфере социально-культурной деятельности нормативно-методической базой делопроизводства, формирование умений и навыков правильного составления, оформления и обработки документов. В результате изучения дисциплины студент должен знать: основные требования к бланкам документов учреждений социально-культурной деятельности классификацию документов; общие правила оформления и подготовки управленческих документов; требования к оформлению отдельных реквизитов документов; документальное оформление трудовых правоотношений с сотрудниками. В результате изучения дисциплины студент должен уметь оперировать основными терминами и понятиями. 4

5 Термины и основные понятия Автор документа физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Адресат получатель. Адресант отправитель. Акт документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Анкета документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы на них). Аннотация краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа. Архив организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования. Архивная выписка копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке. Архивное дело отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов. Бланк документа набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Виза подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом. Виза официального документа реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Внешние признаки документа признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления. Внешний документ документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий). Внутренний адрес письма наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо. Внутренний документ официальный документ не выходящий за пределы организации. 5

6 Входящий документ документ, поступивший в учреждение. Гриф пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»). Гриф ограничения доступа к документу реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа. Гриф согласования документа реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Гриф утверждения реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Дата число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами. Дата официального документа реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Дело совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Деловое письмо документ, применяемый для связи, передачи информации на расстоянии между корреспондентами, которыми могут быть юридические и физические лица. Документационное обеспечение управления отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Доверенность документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя. Договор документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон. Докладная записка документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Документ зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 6

7 Документация по личному составу приказы по личному составу, личные дела и карточки, записки о переводе, характеристики и др. Документирование запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документооборот движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Дубликат документа повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Индекс дела цифровое обозначение дела в номенклатуре дел учреждения, наносимое на его обложку. Инструкция правовой акт, издаваемый в целях установления правил в определенной сфере деятельности. Исходящий документ документ, отправляемый из организации. Информационное письмо письмо, разъясняющее положения отдельных нормативных документов и (или) содержащее методические положения по их применению. Информация сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Информационно-справочная документация письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы и др. Канцелярия структурное подразделение организации, ведающее делопроизводством. Картотека по личному составу каталог документальных материалов, содержащих сведения о трудовом стаже, образовании, зарплате отдельных лиц. Классификация документов деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Код организации идентификатор организации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения. Код формы документа идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением. Коммерческая тайна информация, имеющая действительную или потенциальную коммерческую ценность в 7

8 силу неизвестности ее третьим лицам, не имеющим к ней свободного доступа на законном основании. Контракт документ об установлении, изменении или прекращении правоотношений. Конфиденциальная информация документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Копия документа документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Номенклатура дел систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Нормативный документ документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов. Носитель информации материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Объем документооборота количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Объяснительная записка документ, поясняющий какоелибо действие, факт, событие, представляемый руководителю. ОКПО общероссийский классификатор предприятий и организаций. ОКУД общероссийский классификатор управленческой документации. Опись юридически оформленный перечень документов. Описание документов изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках и на обложках дел. Организационная документация положения, уставы, инструкции, правила. Организация работы с документами создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в документационном обеспечении управления. 8

9 Отметка для автоматического поиска документов реквизит документа, содержащий сведения о месте хранения электронной копии документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения. Отметка об исполнителе реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа. Отметка о заверении копии реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа. Отметка о контроле реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль. Отметка о наличии приложения реквизит документа, содержащий сведения о документах приложения, дополняющих основной документ. Отметка о поступлении документа в организацию реквизит документа, содержащий сведения о дате поступления документа в учреждение и его регистрационном номере. Отчет документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу. Официальный документ документ созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Оформление документа проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Первичный документ документ, содержащий исходную информацию. Переменный реквизит реквизит документа, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения. Перечень систематизированный список документов, предметов, объектов, лиц, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Печать вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы для засвидетельствования и удостоверения чего-либо, сам оттиск. Письменный документ текстовой документ, информация 9

10 которого зафиксирована каким-либо типом письма. Письмо 1) почтовое отправление в виде почтового конверта с письменным сообщением; 2) обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых с помощью средств почтовой связи. Подлинник документа первый или единственный экземпляр официального документа. Подпись реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. Поисковые данные документа сведения о месте хранения документа, включающие архивный шифр и ссылку на номер страницы документа. Положение 1) документ, устанавливающий статус, задачи и функции, права, порядок деятельности организации, органа управления, структурного управления; 2) правовой акт, содержащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности. Постановление правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил. Постоянный реквизит документа реквизит документа, наносимый на бланк при его изготовлении. Пояснительная записка документ, разъясняющий отдельные положения основного документа (плана, отчета, проекта). Правила документирования требования и нормы, устанавливающие порядок создания документов. Претензионные письма письма, отправляемые виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договора и разного рода обязательств. Приказ правовой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации. Протокол заседания документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, переговорах. Распорядительная документация приказы, распоряжения, 10

11 постановления, решения, указания. Распоряжение правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации. Регистрация документа фиксация факта создания или получения документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационные формы. Регламент правовой акт, регламентирующий порядок деятельности аппарата управления, коллегиального или совещательного органа. Реестр список (перечень) каких-либо объектов, составляемый в целях их учета или справочно-информационных целях. Резолюция реквизит документа, содержащий указание руководителя о характере и сроках исполнения документа. Реквизит документа обязательный информационный элемент оформления официального документа. Решение 1) правовой акт, принимаемый некоторыми коллегиальными и совещательными органами в целях решения наиболее важных вопросов их компетенции; 2) совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными органами управления (коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными и общественными, и др.). Сводка документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по какому-либо вопросу. Система документации совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Система организационно-распорядительной документации (ОРД) система документации, фиксирующей решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Сопроводительное письмо письмо, составляемое для отправки приложенных к нему документов, не имеющих 11

12 адресной части, или для подтверждения факта отправки материальных ценностей. Список документ, содержащий перечисление лиц или предметов, составленный в целях информации, регистрации или учета. Справка 1) документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству; 2) документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера. Стандарт нормативный документ, содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации. Стандартизация возведение в норму, обязательную к применению, прогрессивных правил, требований, выработанных в результате унификации документов. Техническая документация обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Типовые документы 1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности. Трафаретный текст документа текст документа, отпечатанный на бланке при его изготовлении, со свободными местами для последующего их заполнения. Указ правовой акт, издаваемый Президентом Российской Федерации. Указание правовой акт, издаваемый руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации. 12

13 Унификация сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унифицированная система документации (УСД) рационально организованный комплекс взаимоувязанных документов, созданный по правилам и требованиям, применяемым в определенной сфере деятельности. Управленческая документация совокупность документов, применяемых при оформлении действий органов управления во всех сферах народного хозяйства. Из этого множества по определенным признакам могут быть выделены подмножества отдельные системы документации: плановая, учетная, организационная и т.д. Устав правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, организации. Учредительный договор договор, устанавливающий порядок деятельности учредителей по созданию юридического лица. Факсимиле 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловых документах. Циркулярное письмо направленное из вышестоящего органа управления на несколько адресов. Штатное расписание перечень должностей в учреждении с указанием размеров должностных окладов. Экспедиция специальное подразделение канцелярии учреждения по приемке и отправке документов. Экспертиза ценности документа определение научного, хозяйственного, социально-культурного и иного значения документа в целях отбора его для хранения и установления сроков хранения. Юридическая сила (статус) документа свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. 13

14 Рекомендуемая литература Основная Айман, Т.О. Делопроизводство. Образцы документов / Т.О. Айман. М.: Приор, с. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учебное пособие / М.И. Басаков. Ростов-на- Дону: Феникс, с. Басаков, М.И. Приказ и деловое письмо: практическое пособие / М.И. Басаков. Ростов-на-Дону: Феникс, с. Белов, А.Н. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие / А.Н. Белов, А.А. Белов. М.: Эксмо, с. Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. СПб: Питер, с. Делопроизводство. Образцы. Документы. Организация и технология работы / И.К. Корнеева. М.: Приор, с. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления) / Л.В. Санкина, Т.А. Быкова; отв. ред. Т.В. Кузнецова. М.: ЮНИТИ-ДАНА, с. Демин, Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю.М. Демин. СПб: Питер, с. Должностные инструкции руководителей, специалистов, исполнителей основного штатного состава / сост. Ю.В. Сенотрусова. М.: Омега-Л, с. Пустозерова, В.М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы / В.М. Пустозерова. М.: Книгасервис, с. Дополнительная Рогожин, М.Ю. Документы делового общения / М.Ю. Рогожин. М.: Издательство РДЛ, с. Санкина, Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству / Л.В. Санкина. М.: МЦФЭР, с. Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство) / В.А. Спивак. СПб: Питер, с. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. 14

15 Стенюков. М.: Приор-издат, с. 15

16 Учебное издание Делопроизводство и деловое общение Термины и основные понятия Составитель Ю.М. Травникова Издается в авторской редакции Издательство АлтГАКИ. Подписано в печать г. Формат 60х84/16. Усл.п.л. 0,8. Тираж 15 экз. Заказ 57 Алтайская государственная академия культуры и искусств г. Барнаул, ул. Юрина,

17 17

docplayer.ru