Делопроизводство документы – Образцы основных документов делопроизводства

Содержание

Образцы основных документов делопроизводства

Классификация документов в делопроизводстве

Для успешного управления документооборотом нужно выделить основные виды и подвиды имеющихся документов. В современном офисе, кроме привычных бумаг, есть и электронные письма, которые также являются частью системы управления. Итак, основные виды документов в делопроизводстве:

1. Входящие, т.е. пришедшие извне:

  • письма, в том числе электронные
  • запросы
  • уведомления
  • распоряжения вышестоящих организаций
  • рекламная информация и др.

2. Исходящие, т.е. направленные из организации:

  • письма, в том числе электронные
  • запросы и ответы на запросы
  • счета, акты
  • доверенности
  • справки, копии по запросу
  • отчеты и др.

3. Внутренние, не выходящие за пределы предприятия:

  • приказы, распоряжения
  • регламенты
  • договоры
  • конфиденциальные и имеющий гриф «ДСП» — для служебного пользования
  • служебные записки, заявления
  • журналы учета и т.д.

Внутренние документы также могут передаваться и регистрироваться в электронном виде. Но не всегда это приемлемо: важные регламенты, особенно кадровые, требующие ознакомления сотрудников, должны быть распечатаны и подписаны.

Ведение электронных журналов регистрации становится все более популярным способом учета. Такие журналы должны быть защищены от внесения изменений «задним числом», тогда они смогут вызвать доверие в случае спорных ситуаций.

Когда поручено вести делопроизводство, образцы документов будут очень кстати. Многие из них составляются в свободной форме, с соблюдением корпоративных правил оформления, если таковые имеются. Но иметь под рукой некоторые образцы очень удобно.

Образец запроса

скачать

Образец благодарственного письма

скачать

Образец информационного письма

скачать

Образец приказа на выделение материальной помощи

скачать

Образец приказа по основной деятельности

скачать

Образец справки

скачать

Образец уведомления

скачать

Организация ведения делопроизводства в соответствии с правилами

Коммерческие организации обычно сами определяют внутренние правила документооборота. Могут быть разработаны фирменные бланки со специальным дизайном. Порой утверждают несколько их видов для разных целей. Но нельзя забывать, что существуют правила оформления документов в делопроизводстве — ГОСТ 2018 года, его номер Р 7.0.97-2016. Он вступает в силу с 1 июля 2018 года, и регулирует ряд требований к оформлению документации. Конечно, в точности исполнять все требования должны секретариаты госструктур, но некоторые изменения стоит учесть всем.

В соответствии с ГОСТом, выданные копии должны заверяться с указанием организации и дела, в котором хранится подлинник.

Например: «подлинник находится в ООО «Полет» в деле № 01БУ/2016/03». Номер дела вписывается согласно номенклатуре дел.

Также следует придерживаться стандарта в отношении регистрации входящих документов в делопроизводстве. Для этого в обязательном порядке ведется специальный журнал, куда записываются все поступающие бумаги. Журнал должен содержать графы: дата, номер, наименование, откуда получен, кому адресован или поручен руководством. Номер в соответствии с записью в журнале и датой указывается на входящем документе.

Исходящие деловые бумаги регистрируются аналогично. Для них также должен быть заведен журнал. Точное ведение записей в журналах регистрации является очень важным. Оно играет важную роль, если оспариваются сроки исполнения документов в делопроизводстве, даты поручений, потери важных бумаг, при возникновении судебных споров, а также помогает наладить исполнительскую дисциплину в организации.

Оформление писем также необходимо производить с учетом основных требований: в нем должны присутствовать основные реквизиты, наименование, адрес, телефон, подпись руководителя или ответственного лица. Составляются они на фирменном бланке, этот стандарт распространяется на все исходящие письма и справки.

clubtk.ru

Документы делопроизводства | Рубрика | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

21 марта 2018

Материальные ценности — основной актив компании. Контроль за их движением осуществляется с помощью акта приема-передачи материальных ценностей. В статье рассматривается, когда и при каких обстоятельствах должен составлять данный документ. 1741

16 февраля 2018

Какие особенности языка и стиля служебных документов нужно учитывать при составлении официальных бумаг? Как написать грамотный текст в соответствии с общепринятыми языковыми нормами? Что нужно знать секретарю о деловом стиле речи? 2517

5 февраля 2018

Любой организации или компании приходится иметь дело с хозяйственными договорами. С помощью этих документов решается множество вопросов повседневной деятельности организации, например аренда помещений, перевозка товаров, ремонт техники и оборудования, страхование и т.д. Предлагаем вам подробнее ознакомиться с порядком заключения и исполнения такого вида договора как договор подряда в 2018 году.

1254

17 января 2018

Объяснительная записка помогает разобрать конфликт, вынести дисциплинарное взыскание, расследовать несчастный случай на производстве. В статье рассказывается, как правильно составить объяснительную записку.

4724

16 января 2018

Юридической силой документ наделяет подпись руководителя. Доверенность на право подписи документов позволяет подчиненным самостоятельно осуществлять эту процедуру. Каков порядок оформления доверенности в 2018 году, расскажем в настоящей статье. 7892

www.sekretariat.ru

Нормативные документы по делопроизводству. Часть 1

Нормативные документы по делопроизводству

Делопроизводителю в своей работе часто приходится уточнять и искать нормы по делопроизводству, на которые можно сослаться. Они помогают убедить людей в нашей правоте, на их основании мы можем внедрить, разработать новые документы. Где найти полный перечень нормативных документов по делопроизводству? Какими документами следует пользоваться? Чем делопроизводители руководствуются на практике?

На эти вопросы ответим в нашей статье.

Кем регулируется сфера делопроизводства в нашей стране?

Делопроизводство регулируется Федеральным архивным агентством. Оно контролирует организацию документов в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти, оказывает методическое сопровождение сферы делопроизводства, обеспечивает развитие системы делопроизводства в целом.

Деятельность по унификации и стандартизации документов, разработке общероссийских классификаторов координирует Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Госстандарт).

Научно-исследовательскую работу в сфере архивного дела и документоведения, а также разработку методических рекомендаций осуществляет Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Организацию делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти обеспечивает Правительство и сами федеральные органы исполнительной власти. Они разрабатывают необходимые для своего ведомства нормативно-правовые акты, которые берут за основу работы остальные организации.

Какие существуют основные нормативные документы по делопроизводству?

Федеральный закон № 53-ФЗ от 01.06.2005 «О государственном языке Российской Федерации»

Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Федеральный закон № 184-ФЗ от 24.12.2002 «О техническом регулировании»

Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи»

Федеральный закон № 59-ФЗ от 02.05.2006 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации»

Постановление Правительства Российской Федерации № 477 от 15.06.2009 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»

Постановление Правительства Российской Федерации № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»

Постановление Правительства Российской Федерации № 1268 от 27.12.1995 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»

Приказ Росархива № 76 от 23.12.2009 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»

Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Приказ Минфина России № 117н от 22.12.2003 «О трудовых книжках»

Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

Приказ Росархива № 2 от 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия»

Приказ Росархива № 176 от 18.08.1992 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия»

ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

ГОСТ Р 50922–2006. Защита информации. Основные термины и определения

ГОСТ 6.10.5–87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца

ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования

ГОСТ 9327–60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы

Чем чаще всего делопроизводитель пользуется на практике?

Основные правила работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002

ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010

Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2010

Федеральный закон № 59-ФЗ от 02.05.2006 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»

Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

www.docdelo.ru

Перечень документов в делопроизводстве

Перечень документов, требующих утверждения

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. 

 

АКТЫ

(проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий).

ЗАДАНИЯ

(на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ).

ИНСТРУКЦИИ, ПРАВИЛА 

(должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т. д.).

ПЕРЕЧНИ

(должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, министерств, ведомств и других организаций с указанием сроков хранения материалов).

ПЛАНЫ

(производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета).

ПОЛОЖЕНИЯ

(об организации; структурном подразделе¬нии; премировании и т. д.).

ПРОГРАММЫ

(проведения работ и мероприятий и др.).

РАСЦЕНКИ              

на производство работ.

СМЕТЫ                    

(расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

СТАНДАРТЫ            

(национальные, организаций, технические условия).

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ

ТАРИФНЫЕ СТАВКИ.

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ

ФОРМЫ                    

унифицированных документов.

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ

и изменения к ним.


Перечень документов, на которые ставится печать

Печати изготовляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 51511-2001.  

Печати бывают гербовые и простые. Печати с изображением российского герба используются государственными учреждениями. Кроме них такую печать получают организации, наделенные отдельными государс­твенными полномочиями, например частные нотариальные конторы.

Оттиск печати проставляют так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В коммерческих организациях используется круглая печать, приравненная к гербовым для государственных организаций и содержащая также указание на ИНН и регистрационный номер.

 

Печати индивидуальных предпринимателей должны содер­жать фамилию, имя, отчество индивидуального предприни­мателя; местонахождение; словосочетание «индивидуальный предприниматель»; ИНН и регистрационный номер, указанный в свидетельстве о государственной регистрации.

 

Далее приводится примерный перечень документов, на которых ставится печать.

 

  • АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы)
  • АРХИВНАЯ КОПИЯ
  • АРХИВНАЯ СПРАВКА
  • ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.)
  • ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и т. д.)
  • ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т. д.)
  • ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.)
  • КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ
  • ОБРАЗЦЫ ОТТИСКОВ ПЕЧАТЕЙ и подписей сотрудников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций
  • ПИСЬМА ГАРАНТИЙНЫЕ
  • ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные — сводные, в банк, на получение инвалюты и т. д.)
  • ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями ит.д.)
  • РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк)
  • СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, калькуляцию к договору и т. д.)
  • СОГЛАШЕНИЯ
  • СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату и т. д.)
  • СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т. д.)
  • ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ
  • УДОСТОВЕРЕНИЯ
  • ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ

Перечень документов, не требующих регистрации

1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

3. Бухгалтерские документы (счета, присланные без сопроводительных писем).

4. Рекламно-информационные документы (плакаты, проспекты и др.).

5. Формы статистической отчетности.

6. Благодарственные, поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты.

7. Сводки информации, присланные для сведения.

8. Газеты, журналы, книги, брошюры.

 

Примечание:

1. Документы, перечисленные в п.п. 2, 3, 5, подлежат учету в соответствующих структурных подразделениях (бухгалтерия, планово-финансовое управление, отдел материально-технического снабжения и комплектации и т.п.).

2. Исходя из спецификации работы, руководством могут быть включены в перечень и другие документы, не подлежащие регистрации.

 

 

office-profi.ru

Нормативные документы по делопроизводству | Статьи

Нормативные документы по делопроизводству регламентируют этот важный вид организационной деятельности предприятия. Ими устанавливаются порядок обработки, учета и хранения документов, а также стандарты их оформления. Важно, чтобы на предприятии нормативная документация делопроизводства в 2016 году постоянно актуализировалась, поскольку это позволит обеспечить юридическую силу, аутентичность и подлинность всех документов, разработанных в организации.

Из статьи вы узнаете:

  • какие правотворческие органы разрабатывают нормативные документы по делопроизводству;
  • что входит в перечень нормативной документации делопроизводства;
  • какие нормативные документы по делопроизводству должны быть в каждой организации;
  • в каком направлении ведется работа по дополнению и изменению нормативных документов делопроизводства.

Нормативно-правовые документы в делопроизводстве имеют важное значение, поскольку регламентируют все процессы создания, обработки и хранения документов в организации. С помощью правил, устанавливаемых нормативными документами по делопроизводству, обеспечивается юридическая значимость и подлинность документации предприятия.

Кто разрабатывает нормативные документы по делопроизводству

В государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается определение термину «делопроизводство» как виду деятельности, направленной на обеспечение документирования, документооборота, оперативного хранения и использования документов. Документ — это юридически значимая информация на бумажном или электронном носителе, достоверность которой подтверждается наличием установленных реквизитов. Поэтому делопроизводство, в свою очередь, регламентируется нормативными документами, которыми устанавливаются общие правила и принципы его ведения.


Инструкция по делопроизводству. Нюансы оформления


Нормативно-правовые документы в делопроизводстве — это правовые акты многократного применения: законы, постановления, приказы, стандарты, инструкции и пр., которые изданы в соответствующей форме теми правотворческими органами, в компетенции которых находятся эти вопросы.

Читайте по теме в электронном журнале

Основная регулирующая деятельность в сфере делопроизводства осуществляется Федеральным архивным агентством. В его функции входит контроль организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти, но, кроме этого, оно занимается методическими разработками и обеспечивает общее развитие общероссийской системы делопроизводства.

Вопросами унификации и стандартизации в сфере делопроизводства занимается Госстандарт , а в ведении Всероссийского  научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) находятся научно-исследовательские и методические разработки в области архивного дела и документоведения. В этой организации разрабатываются многие нормативно-методические документы по делопроизводству.

Нормотворчеством в сфере делопроизводства также занимается Правительство РФ, федеральные и муниципальные органы исполнительной власти, ведомства, комитеты, службы, агентства, а также учреждения, организации и предприятия, разрабатывающие локальные нормативные акты, адаптирующие федеральное и отраслевое законодательство к реалиям и специфике производственной и организационной деятельности конкретной компании.

Перечень нормативных документов по делопроизводству

Руководствоваться в своей работе нормативными документами, регулирующими сферу делопроизводства, должны не только делопроизводители, но и исполнители, люди, которые разрабатывают документы организации и работают с теми, которые получены из внешних источников. Нормативная документация делопроизводства в 2016 году должна использоваться, прежде всего, чтобы были четко соблюдены все правила и требования к содержанию и оформлению документов, поскольку именно это обеспечивает их юридическую значимость. Поэтому желательно, чтобы в организации были правовые акты, входящие в данный перечень нормативных документов по делопроизводству:

  • Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • Федеральный закон № 53-ФЗ от 01.06.2005 «О государственном языке Российской Федерации»;
  • Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи»;
  • Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  • Федеральный закон № 184-ФЗ от 24.12.2002 «О техническом регулировании»;
  • Постановление Правительства Российской Федерации № 477 от 15.06.2009 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
  • Постановление Правительства Российской Федерации № 1268 от 27.12.1995 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;
  • Приказ Росархива №76 от 23.12.2009 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
  • ГОСТ Р 50922–2006. Защита информации. Основные термины и определения;
  • ГОСТ 6.10.5–87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца
  • ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования;
  • ГОСТ 9327–60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.


Основные нормативные документы по делопроизводству

Кроме упомянутого  ГОСТ Р 7.0.8–2013 к числу основных нормативных документов можно отнести следующие:

  • Федеральный закон № 59-ФЗ от 02.05.2006 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
  • ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
  • Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003;
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2010;
  • Постановление Госкомстата России №1 от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В кадровой службе каждого предприятия должны быть такие нормативные документы, регламентирующие кадровое делопроизводство:

  • Постановление Правительства Российской Федерации № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»;
  • Приказ Минфина России №117н от 2.12.2003 «О трудовых книжках»;
  • Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

 

К числу основных относятся и те нормативные документы по делопроизводству, которые регламентируют порядок архивного хранения документации предприятия и используются для определения сроков хранения разного вида документов при составлении номенклатуры дел:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010
  • Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
  • Приказ Росархива № 2 о  19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия»;
  • Основные правила работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
  • Приказ Росархива № 176 от 18.08.1992 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия».

Изменения нормативных документов по делопроизводству

Как и всякая нормативно-правовая документация, нормативные документы по делопроизводству в 2016 году могут изменяться — правотворческие органы приводят их в соответствие с реалиями сегодняшнего дня и требованиями действующего законодательства. В частности, большая часть изменений нормативных документов по делопроизводству обусловлена активным внедрением в практику электронных документов, как на уровне государственного управления, так и в деятельности коммерческих структур. Поэтому вопросы обеспечения правового статуса, подлинности и юридической значимости электронных документов, порядка их оперативного и архивного хранения сегодня особенно актуальны. Работа в направлении и совершенствовании нормативной базы делопроизводства также ведется с учетом повсеместного внедрения СЭД.


Первые этапы делопроизводства в организации


В задачу лиц, которые в своей работе руководствуются нормативной документацией делопроизводства, входит отслеживание вносимых в нее изменений и актуализация базы данных нормативных документов по делопроизводству.

www.sekretariat.ru

Организация делопроизводства | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Организация делопроизводства на предприятии необходима, чтобы обеспечить эффективность управленческих процессов. Документооборот должен подчиняться утвержденному порядку, рационально распределяющему ресурсы и не отвлекающему сотрудников от главных производственных целей. О том, каким правилам организации делопроизводства нужно следовать, расскажем в данной статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие нормативные документы лежат в основе организации делопроизводства
  • какие этапы можно выделить в организации делопроизводства на предприятии
  • какие правила организации делопроизводства помогут структурировать документооборот
  • как выбрать подходящую форму организации делопроизводства

Организация делопроизводства на предприятии

Если рассматривать делопроизводство как деятельность, обеспечивающую документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. (Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»), станет очевидно, что для организации делопроизводства на предприятии требуется провести полный анализ потоков документов, с которыми работает организация, и разработать внутренние регламенты и инструкции, выполняющие роль нормативных документов по делопроизводству.


Технология работы с документами. Документооборот


Организация делопроизводства на предприятии, как правило, начинается с создания отдела или назначения сотрудника, который будет отвечать за документооборот компании. Если объем формальной документации таков, что одного человека для ведения делопроизводства будет недостаточно, необходимо создать полноценную службу делопроизводства.

При составлении нормативных документов в области делопроизводства важен анализ фактической ситуации в компании. Необходимо определить виды документных потоков, их направления и объем, разобраться в структуре и режиме потоков. Понимание этих критериев обеспечит системный подход к организации делопроизводства на предприятии и поможет структурировать потоки входящих, исходящих и внутренних документов компании.

Характеристики документопотока являются ключевой информацией для организации делопроизводства:

  • Направление потока определяется пунктами отправления и назначения документа
  • Объем потока характеризуется количеством документов, проходящих через его сечение в единицу времени
  • Структура потока зависит от разновидности документов, их авторства и других признаков классификационного деления
  • Режим потока определяется периодичностью движения документов через пункты обработки

Располагая информацией о характеристиках документопотоков можно приступать непосредственно к организации делопроизводства на предприятии. Как правило, в ней можно выделить следующие этапы:

  • Разработка и утверждение положения об отделе делопроизводства и должностных инструкций сотрудников отдела
  • Назначение ответственных за делопроизводство сотрудников во всех структурных подразделениях компании
  • Разработка и утверждение инструкции по делопроизводству организации
  • Разработка номенклатуры дел для систематизации документов

Организуя делопроизводство, необходимо использовать существующие государственные нормативные документы: классификаторы, ГОСТы, правила и методические рекомендации. К основным документам, лежащим в основе организации делопроизводства на предприятии можно отнести:

Основы организации делопроизводства

В основе организации делопроизводства на предприятии лежат локальные нормативные документы компании. Именно они регламентируют порядок делопроизводства в организации: его структуру и состав информации.

Устав организации

Данный правовой акт влияет на конкретные задачи делопроизводства, которые определяют направление и специфику деятельности компании, порядок утверждения ее структуры, штат руководства и создают организационную основу документооборота.


Профессиональный стандарт для служб ДОУ и секретариата. Соответствуем новым требованиям!


Административная структура предприятия, заложенная в уставе, дает возможность определить комплексы документов, использующихся в управленческой деятельности. Устав дает представления о распорядительной документации, издаваемой руководством, влияет на систематизацию процессов документообразования, определяет параметры информационных потоков и документооборота.

Положение о структурных подразделениях

Разграничение функций структурных подразделений способствует выявлению основных видов документальных связей: все основные типы документов, создаваемых в структурных подразделениях, их содержание (вопросы), сроки подготовки.

Положение о службе делопроизводства

Документ определяет правовое положение данного подразделения компании и является основой организации делопроизводства. В нем фиксируют задачи, функции, права, ответственность и характер взаимодействий службы делопроизводства с другими отделами.



Должностные инструкции

Документ является правовым актом, издаваемым в целях регламентации организационно-правового положения сотрудников, их обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для эффективной работы.

Инструкция по делопроизводству

Нормативный акт, который регламентирует технологию работы с документами, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям

Данный перечень содержит все необходимые и достаточные документы для реализации управленческой деятельности компании. Табель является способом нормативного закрепления состава применяющихся в аппарате документов и процедуры их подготовки. В него включаются только документы, создание которых необходимо и периодически повторяется.

Нормативные акты, регламентирующие основы организации делопроизводства на предприятии сами по себе являются частью документопотока компании. Они должны быть составлены таким образом, чтобы упростить управление этим потоком и способствовать созданию эффективной системы делопроизводства.

Формы организации делопроизводства

Организация делопроизводства на предприятии может проводиться с учетом существующих и проверенных на практике форм работы с документами. Формы организации делопроизводства различаются, в первую очередь, по критерию степени их централизации.

Централизованная форма

Данный вид организации делопроизводства возникает, когда все технологические операции по работе с документов сосредоточены в одном специализированном структурном подразделении (канцелярии, службы делопроизводства) или находятся в ведении ответственного сотрудника, как правило, секретаря организации. Данная форма организации делопроизводства позволяет выполнить весь цикл операций по обработке документов внутри одного отдела и является одним из наиболее рациональных подходов, т.к. снижает затраты и улучшает организацию труда за счет специализации и взаимозаменяемости специалистов службы делопроизводства.


Регистрация документов


Кроме того, при централизованной форме организации делопроизводства достигается единство организационного и методического руководства документационным обеспечением. Тем не менее, организовать такой подход к работе с документами можно лишь в небольших компаниях со сравнительно малым объемом документооборота.

Децентрализованная форма

Этот вид организации документационного обслуживания подразумевает создание службы для работы с документами внутри каждого отдела компании. Цикл операций с документами выполняется автономно для каждого структурного подразделения. Децентрализованная форма организации делопроизводства, как правило, используется в тех организациях, структура которых территориально разобщена. Кроме того, такой подход к делопроизводству может быть обусловлен специфическими особенностями документирования деятельности, например, необходимостью защиты информации или сравнительной автономностью подразделений компании.

Смешанная форма

Смешанная форма организации делопроизводства —  это самый распространенный подход к обработке документов. Часть операций выполняется централизованно службой делопроизводства, а операции по созданию, систематизации и хранению документов делегируются структурным подразделениям компании. Возможна ситуация, когда одна и та же технологическая операция проводится централизованно для одних массивов документов и децентрализовано — для других. Подобное разделение массивов базируется на адресовании документов. Например, внутренние документы подразделения регистрируются по месту их создания.


Инструкция по делопроизводству. Термины, определения и сокращения


Выбор формы организации делопроизводства, пожалуй, является одной из самых сложных задач при создании в компании соответствующей службы. Как правило, решение таких вопросов при организации делопроизводства на предприятии находится в ведении руководства учреждения. Степень централизации со временем может меняться, и эти перемены зависят от преобразований самой компании. Документом, регламентирующим выбранную форму организации делопроизводства, является инструкция по делопроизводству.

Правила организации делопроизводства

Организация делопроизводства на предприятии подчиняется ряду правил, которые нужно соблюдать для создания эффективной системы документооборота. Главным правилом является оперативное прохождение документа по кратчайшему и максимально прямому маршруту с наименьшими временными затратами. Существуют и другие правила организации делопроизводства, обеспечивающие систематизацию документооборота в компании:

  • Любой документ должен проходить минимальное количество инстанций. Этого можно достичь с помощью исключения избыточных технологических операций по обработке документов. Кроме того можно опустить прохождение документом управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью.
  • В основе организации делопроизводства, которое способно ускорить деловые процессы организации, лежит исключение или максимально возможное ограничение возвратных движений документов. Примером может служить регистрация и доставка документов при их обработке, визирование и согласование — при подготовке. Именно на этих этапах документооборота чаще всего встречаются избыточные возвратные движения.
  • Правила организации делопроизводства на предприятии требуют максимального единообразия в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов. Каждое перемещение документа должно быть оправдано реальной необходимостью.

Соблюдение приведенных правил организации делопроизводства способствует реализации основного организационного принципа службы делопроизводства: служба должна быть специализирована, иметь возможность централизованного выполнения однородных технологических операций и эффективно использовать технические и кадровые ресурсы компании.


Документооборот организации и учет его объема


Следование данным рекомендациям при организации делопроизводства на предприятии позволит компании улучшить документационное обеспечение управленческого аппарата за счет решения следующих задач:

  • достижение прямоточности направления документопотоков
  • исключение операций, дублирующих друг друга, и повторных операций по подготовке и обработке документов
  • обеспечение ритмичности движения документов и, как следствие, их равномерного поступления. Ритмичность документопотоков помогает достичь пропорциональной загрузки специалистов административного аппарата и сотрудников службы делопроизводства.

Организация делопроизводства на предприятии требует системного подхода и тщательного анализа документооборота компании. В основе организации делопроизводства лежит соблюдение требований нормативных документов, регламентирующих документооборот компании, и следование проверенным правилам и рекомендациям. Более подробно о том, как выбрать подходящую форму организации делопроизводства, какие этапы можно выделить в организации делопроизводства на предприятии, какие правила организации делопроизводства помогут структурировать документооборот и какие нормативные документы лежат в основе организации делопроизводства, читайте в других материалах “Справочника секретаря и офис-менеджера”:

www.sekretariat.ru

Регистрация документов в делопроизводстве | Статьи

Регистрация документов в делопроизводстве — важная процедура, фиксирующая факт постановки документа на учет, придающая ему законную силу. Поэтому регистрационный номер является одним из основных реквизитов, наличие которых является обязательным в документе. В статье рассматриваются основные правила регистрации документов в делопроизводстве.

Из статьи вы узнаете:

  • для чего необходима регистрация документов в делопроизводстве;
  • какие формы делопроизводства существуют;
  • каковы требования, предъявляемые к регистрации документов в делопроизводстве;
  • каковы основные ошибки при регистрации документов в делопроизводстве.

Грамотная регистрация документов в делопроизводстве позволяет обеспечить их оперативный учет и контроль, использовать регистрационные сведения о документации предприятия в аналитической и справочной работе. В статье рассмотрены основные вопросы, связанные с порядком регистрации документов в делопроизводстве предприятия.

Для чего необходима регистрация документов в делопроизводстве в 2017 году

Регистрация документов в делопроизводстве — это присвоение уникального номера, который может состоять не только из  цифр, но включать в себя и буквенные индексы, позволяющего однозначно идентифицировать любой документ из тех, что составляют базу данных предприятия.

По сути, регистрация документов в делопроизводстве, подтверждающая факт создания и отправки внутреннего документа или получения внешнего, это процедура, подтверждающая юридическую значимость этих документов. Только после того, как документу присвоен номер и он внесен под этим номером в регистрационно-учетный журнал, документ становится и объектом учета, и официальной бумагой, дальнейшие действия с которой определяются ее форматом. Те документы, для исполнения которых не требуется никаких действий , например, присланные для сведения, регистрации не подлежат.

Регистрационно-учетный журнал может вестись как в традиционном, бумажном, так и в электронном виде, как принято на большинстве предприятий, что обусловлено повсеместным внедрением систем электронного документооборота. Запись о каждом документе содержит его регистрационный номер, присвоенный в системе делопроизводства данного предприятия, дату регистрации а также краткие сведения о его содержании. Это позволяет организовать не только учет и контроль исполнения каждого документа, но  и использовать их в аналитической и справочной работе.

Читайте по теме в электронном журнале

Порядок регистрации документов в делопроизводстве

Порядок регистрация документов в делопроизводстве зависит от того, в какой форме оно организовано: централизованной, децентрализоваанной или смешанной. Если на предприятии применяется централизованная форма делопроизводства, все операции, в том числе и регистрация документов, производятся одной службой (службой делопроизводства канцелярией, общем отделом) или одним ответственным лицом (секретарем, делопроизводителем).


Правила регистрации документов


На крупных предприятиях и  при территориальной разобщенности структурных подразделений, чаще всего используется децентрализованная форма делопроизводства, при которой операции с документами производятся теми подразделениями, к которым эти документы относятся. Например, регистрация бухгалтерских документов в делопроизводстве такой формы осуществляется бухгалтерской службой.

При смешанной форме часть работы по обработке документов выполняется централизованно, а часть — структурными подразделениями. Чаще всего, регистрация документов в кадровом делопроизводстве является функцией отдела кадров, что определяет форму делопроизводства в компании как смешанную, даже если вся остальная документация обрабатывается централизованно.

Требования к регистрации документов в делопроизводстве

Регистрация исходящих документов в делопроизводстве одного предприятия, также, как и входящих, производится только единожды, перерегистрация не производится, даже когда документы передаются из подразделения в подразделение и от исполнителя к исполнителю. Но, в общем, регистрация входящих документов в делопроизводстве производится дважды — в организации, где документ разработан, и в организации, в которой он получен. Однократность является основным требованием при регистрации документов в делопроизводстве.

К числу других требований относятся следующие:

  • регистрация входящих документов в делопроизводстве производится в тот день, когда они поступили в организацию;
  • регистрация исходящих документов в делопроизводстве производится у день подписания или утверждения;
  • регистрация документов в делопроизводстве предприятия, не относящихся к документам специализированного учета (бухгалтерского, кадрового), осуществляется централизованно.

Делопроизводство по обращениям граждан: регистрация, контроль и хранение


Требования к регистрации документов в делопроизводстве конкретного предприятия необходимо систематизировать и сформулировать в локальном нормативном акте, например, инструкции по делопроизводству, в которой также будет установлен принцип формирования регистрационного номера.

Ошибки при регистрации документов в делопроизводстве

К распространенным ошибкам можно отнести регистрацию документов, не требующих исполнения и, соответственно, в отношении которых не нужен ни контроль маршрутизации, ни контроль исполнения. Документы, не подлежащие регистрации в делопроизводстве, это, например:

  • разного рода печатные издания, в том числе, журналы, газеты, книги, рекламные буклеты и листовки, прейскуранты и прайс-листы;
  • информация, поступившая в виде копий для сведения;
  • программы конференций и совещаний;
  • бухгалтерские и планово-финансовые документы;
  • технические условия;
  • формы статистической отчетности;
  • телеграммы и письма командированных сотрудников с просьбой о продлении служебной поездки;
  • поздравительные телеграммы и письма, пригласительные билеты;
  • нормы и нормативы расходов;
  • почтовые отправления с пометкой «лично».

 

К распространенным ошибкам также относится путаница в регистрационных номерах, например, когда несколько таких номеров пропущено по невнимательности исполнителя. Если это случится, во избежание возникновения двойной нумерации, лучше всего не заполнять образовавшийся пропуск и оставить все, как есть, сделав пометку-объяснение в журнале регистрации.


Инструкция по делопроизводству. Раздел «Работа с поступающей корреспонденцией»


Иногда регистрируется почта, поступившая на предприятие ошибочно, чаще всего в этом случае предприятие-отправитель перепутало конверты, а делопроизводитель предприятия получателя недоглядел. В этом случае запись в журнале регистрации документов следует аннулировать в установленном инструкцией по делопроизводству порядке.

Иногда встречается такая ошибка, как двойная регистрация документов в делопроизводстве, это бывает, например, если письмо сначала было получено факсом, а затем пришло почтой. В этом случае в примечании ко второй записи следует указать регистрационный номер, присвоенный документу изначально, а саму запись аннулировать.

www.sekretariat.ru