Что такое документ – Что такое документ — Правовые ограничения — Каталог статей
это… Виды, классификация, функции :: BusinessMan.ru
В связи с тем, что мы в повседневной жизни постоянно сталкиваемся с документами на работе и дома, то дальнейший разговор мы хотим посвятить именно им. Давайте выясним, что такое документ и какие их виды существуют.
Что такое документ?
Документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе, имеющем реквизиты, которые позволяют ее идентифицировать. Существуют и другие определения данного понятия. Так, можно сказать, что документ – это информация, сохраняемая физическими лицами и организациями в качестве подтверждения деятельности или обязательств.
Сущность документа
В основном, все имеющиеся определения документа подчеркивают его информационный характер (сущность).
В Законе об «Информации, информационных технологиях» говорится, что информация – это предоставленные сведения вне зависимости от форм и методов их подачи. И значит, отобразив в документе, мы можем сохранять и передавать имеющиеся сведения другим лицам, а также пользоваться ими неоднократно.
Носитель задокументированной информации – это объект, который используется для ее хранения и закрепления в звуковой, речевой и наглядной форме.
Из сказанного можно сделать вывод, что документ – это еще и непременный элемент внутренней работы любой организации, учреждения, фирмы, который обеспечивает взаимодействие отдельных подразделений. Ведь именно информация является причиной принятия всех управленческих решений, а также доказательством их выполнения и материалом для дальнейшей деятельности.
В управленческой сфере документ – это предмет труда, так как любое принятое решение записывается в письменной форме.
Внешние признаки документов – это характерные черты, которые отражают его размер и форму, способы записи и элементы оформления. Автором его может быть как физическое лицо, так и юридическое. Любой рабочий документ при правильном оформлении имеет юридическую силу.
Реквизиты документов
Оформление документов связано с соблюдением всех обязательных элементов, которые называют реквизитами. К ним можно отнести:
- название;
- адресата;
- автора;
- дату;
- текст;
- подпись;
- резолюцию;
- утверждение и согласование.
Надо отметить, что различные документы имеют и совершенно разные реквизиты. Их количество зависит от его целей и назначения. Многие, например, имеют ограниченное число реквизитов. Кстати, если хотя бы один из них указан неверно, то документ считается недействительным.
Учет документов
Какие документы нужны в работе? В сфере управления организацией используют самые разные формы. Все зависит от того, куда и с какой целью нужно подать документы.
Все они существуют не сами по себе, а подлежат строгой систематизации. Иными словами, любое предприятие ведет учет документации. Это необходимо, прежде всего, для того, чтобы любые сведения всегда можно было с легкостью и в нужный момент отыскать.
Личные и официальные документы
Документы имеют свою классификацию по разным основаниям. Так, по происхождению они бывают личные и официальные.
- Личные создаются вне рабочей сферы. Это может быть переписка, дневник, заметки.
- А вот официальные — это документы организации, оформленные определенным образом и в установленной форме.
Но и в группе официальных документов выделяют личные, например: паспорт, диплом, аттестат, вид на жительство, трудовая книжка.
Понятно, что в делопроизводстве принимают участие в основном официальные бумаги, большая часть из которых – это управленческие документы. С их помощью реализуются функции управления организацией: планирование, финансирование, контроль, снабжение и учет. 
Классификация по способу документирования
По способу документирования информация может носить разный характер:
- письменный;
- текстовый;
- рукописный;
- машинописный;
- электронный;
- изобразительный.
Это может быть видео-, аудио-, фотодокумент, а также беловой и черновой. Как видите, тут их огромное разнообразие.
Какие документы нужны в управленческом учете? Абсолютно все. Многие из них присутствуют в любой организации. Невозможно обойтись использованием только одного вида. Все они нужны в зависимости от ситуации.
Входящие, исходящие и внутренние документы
Входящие, исходящие документы и внутренние — о такой классификации все мы слышали. Так вот, совокупность таких бумаг и образует документооборот всей организации. Входящие и исходящие бумаги подлежат строгому учету. Они регистрируются в соответствующих журналах входящей и исходящей корреспонденции.
По количеству же затронутых вопросов документы делятся на простые и сложные. В первых затрагивается только один вопрос, а в других – несколько.
Виды по ограничению доступа к бумагам
По доступности бумаги определяются как секретные, несекретные и для общего служебного использования. Секретные помечают специальным грифом. Для их использования требуется специальное разрешение. А для работы с остальными документами не требуется никаких допусков. Они предназначены для работников организации.
Способ изложения текста документа
По способу изложения документы делят так:
- типовые;
- трафаретные;
- индивидуальные.
В индивидуальных бумагах изложение идет в своем собственном стиле, как бы от себя. Оформление документов трафаретного типа происходит по определенной схеме с использованием набора стандартных фраз. Наиболее распространенным видом таких бумаг являются анкета или справка. Как правило, они напечатаны на готовых бланках, в которые потом вписывают некоторые данные.
Какие документы нужны в ежедневной работе? Конечно же типовые. Они оформляются на основе определенного образца, используются в однотипных ситуациях. Создаются шаблоны, которые при необходимости берут за основу, вставляя лишь дополнительную информацию. Очень часто приходится оформлять одни документы для получения других, например, в налоговой службе или в других инстанциях.
Виды документов по подлинности
По подлинности документы делят на оригиналы, копии и дубликаты. Понятно, что подлинник – это первый единственный экземпляр. Он заверяется мокрой печатью и подписью.
Дубликат является повторным экземпляром оригинала, чаще всего оформляется при потере оригинального документа и тоже имеет юридическую силу. А вот что касается копий, то они хоть и полностью совпадают с оригиналом, однако не имеют никакой юридической силы.
Деление документов по срокам хранения и способу передачи
По срокам хранения документы делятся на бумаги постоянного, временного (срок хранения до десяти лет) и долговременного хранения (более десяти лет).
А по способу передачи, на телеграммы, письма, факсы и сообщения (электронные).
Что ни говори, а документы плотно вошли в нашу жизнь. Ежедневно мы имеем дело с разного рода бумагами. И в какой бы сфере мы ни трудились, всегда используем документы для получения и передачи той или иной информации.
businessman.ru
документ — это… Что такое документ?
ДОКУМЕНТ — (лат. documentum доказательство, основание). Письменное удостоверение; свидетельство, акт; всякая официальная бумага. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. ДОКУМЕНТ 1) всякая бумага, составленная законным … Словарь иностранных слов русского языка
ДОКУМЕНТ — (документ прост.), документа, муж. (от лат. documentum доказательство). 1. Деловая бумага, служащая доказательством чего нибудь, подтверждающая право на что нибудь (офиц.). Проездной документ. Оправдательный документ. Денежный документ. 2.… … Толковый словарь Ушакова
Документ — по законодательству РФ материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Документ… … Финансовый словарь
документ — Акт, бумага, грамота. См … Словарь синонимов
Документ Р — Жанр детектив драма Режиссёр Валерий Харченко Автор сценария Александр Юровский В … Википедия
ДОКУМЕНТ — (от лат. documentum свидетельство) 1) различные виды актов, имеющих юридическое значение, напр. учредительные документы акционерных обществ и других товариществ, завещание в установленной законом форме, диплом о высшем образовании;2) документ,… … Большой Энциклопедический словарь
Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в… … Официальная терминология
документ — ДОКУМЕНТ, бумага, устар. грамота … Словарь-тезаурус синонимов русской речи
документ — (неправильно документ) … Словарь трудностей произношения и ударения в современном русском языке
Документ — (от лат. documentum доказательство, свидетельство; англ. document, deed; нем. legitimation) 1) в широком смысле зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ФЗ «Об информации … Энциклопедия права
dic.academic.ru
ДОКУМЕНТ — это… Что такое ДОКУМЕНТ?
документ — Объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначен ный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды. [ГОСТ Р 52292 2004] документ Текст, имеющий наименование, определенную структуру и… … Справочник технического переводчика
ДОКУМЕНТ — (документ прост.), документа, муж. (от лат. documentum доказательство). 1. Деловая бумага, служащая доказательством чего нибудь, подтверждающая право на что нибудь (офиц.). Проездной документ. Оправдательный документ. Денежный документ. 2.… … Толковый словарь Ушакова
Документ — по законодательству РФ материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Документ… … Финансовый словарь
документ — Акт, бумага, грамота. См … Словарь синонимов
Документ Р — Жанр детектив драма Режиссёр Валерий Харченко Автор сценария Александр Юровский В … Википедия
ДОКУМЕНТ — (от лат. documentum свидетельство) 1) различные виды актов, имеющих юридическое значение, напр. учредительные документы акционерных обществ и других товариществ, завещание в установленной законом форме, диплом о высшем образовании;2) документ,… … Большой Энциклопедический словарь
Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в… … Официальная терминология
документ — ДОКУМЕНТ, бумага, устар. грамота … Словарь-тезаурус синонимов русской речи
документ — (неправильно документ) … Словарь трудностей произношения и ударения в современном русском языке
Документ — (от лат. documentum доказательство, свидетельство; англ. document, deed; нем. legitimation) 1) в широком смысле зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ФЗ «Об информации … Энциклопедия права
dic.academic.ru
ДОКУМЕНТ это что такое ДОКУМЕНТ: определение — Право.НЭС
ДОКУМЕНТ
информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу,
Оцените определение:
Источник: Краткий словарь терминов из области делопроизводства
Документ
материальный объект, на котором с помощью знаков, символов и т.п. элементов естественного или искусственного языка зафиксированы сведения о фактах.
Оцените определение:
Источник: Словарь наиболее часто встречающихся криминалистических терминов (проект aboutmafia)
Документ
материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения или использования.
Оцените определение:
Источник: Большой юридический словарь
Документ
материальный объект с зафиксированнойна нем информацией, закрепленной созданным человекомспособом для передачи ее во времени и пространстве. В автоматизированных информационнопоисковых системах любой объект, внесенный в память системы.
Оцените определение:
Источник: Понятия современного уголовного процесса
Документ
материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.
Федеральный закон от 29.12.94 N 77-ФЗ, ст.1
Оцените определение:
Источник: Словарь юридических понятий
ДОКУМЕНТ
лат. documentum — свидетельство) — материальный носитель записи (бумага, кино- и фотопленка, магнитная лента, перфокарта и т. п.) с зафиксированной на нем информацией, предназначенной для ее передачи во времени и пространстве. Д. — деловая бумага, юридически подтверждающая какойлибо факт или право на что-то.
Оцените определение:
Источник: Военно-юридический энциклопедический словарь
ДОКУМЕНТ
материальный носитель информации, содержащий соответствующие данные, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение. В автоматизированных информационно-поисковых системах — любой объект, внесенный в память системы. В наиболее общем случае Д. — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Оцените определение:
Источник: Экономика и право: словарь-справочник
ДОКУМЕНТ
материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. В автоматизированных информационно-поисковых системах — любой объект, внесенный в память системы. По определению ФЗ «О библиотечном деле» от 23 ноября 1994 г. «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования». По содержанию Д. делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, чертежи и т.д.), правовые (постановления, указы, договоры и т.д.), управленческие (приказы, директивы) и пр. Совокупность Д., посвященных какому-либо вопросу, явлению, лицу, учреждению и т.п., называется документацией.
Оцените определение:
Источник: Большой юридический словарь
ДОКУМЕНТ
лат. dokumentum все, что может служить свидетельством, уроком, примером), материальный объект, на к—ром с помощью знаков, символов и т.п. элементов естественного или искусственного языка зафиксированы сведения о фактах. Различают Д. рукописные, машинописные, полиграфические, фонодокументы, фото— и кинодокументы и др. В криминалистике особое значение имеет классификация Д. по юридической природе подлинные и поддельные. Подлинным является Д., изготовленный надлежащим должностным лицом (или др. лицом, от имени к—рого он выполнен), содержание к—рого соответствует действительности. Надлежаще изготовленный, но содержащий ложные сведения Д. называется подложным (интеллектуальный подлог). Поддельный Д. может полностью имитировать подлинный (полная подделка) либо содержать изменения, внесенные в него в противоправных целях (частичная подделка). Кроме того, Д. могут быть классифицированы по источнику — официальные и частные; по способу передачи информации открытые и кодированные. Возможны и иные классификации Д. (по признакам дубликатности, условиям формирования и пр.). Реквизиты Д.: 1) совокупность необходимых обозначений Д.: текст, оттиски печатей и штампов, нумераторов и иных печатающихустройств, номер, знаки, пробитые компостером, фотоснимок владельца документа. Служат объектами судебно—технической экспертизы документов; 2) совокупность данных, индивидуализирующих Д.: его наименование, номер, дата выдачи, организация и лицо, выдавшее доку мент, фамилия владельца, для денежных документов — сумма и т.п. Используются при описании Д. в протоколе осмотра и в заключении эксперта.
Оцените определение:
Источник: Криминалистическая энциклопедия
ДОКУМЕНТ
деловая бумага, удостоверяющая какое-либо обстоятельство, подтверждающая право на что-нибудь, один из источников доказательств. Д. создается для хранения и передачи информации, которая имеет определенное смысловое содержание и может быть выражена печатными или рукописными буквами, цифрами, символами, кодами. В зависимости от способа фиксации различаются письменные Д., графические изображения (чертежи, рисунки, схемы), фото-, кино-, видеоматериалы; носители закодированной информации (магнитные ленты и диски, перфоленты, перфокарты и др.). Элементами Д. являются реквизиты: наименование, обозначение места и времени составления, организации или лица, от которого исходит Д., лица, которому адресован Д.; содержание (текст), оттиски печати, штампов, нумераторов, отметки о регистрации, фотоснимок владельца, подписи. Классификация Д. возможна по различным основаниям. В зависимости от назначения различаются Д., удостоверяющие определенные факты (справки, свидетельства, акты ревизии и пр.) или статус лица (паспорт, удостоверение личности, лицензия, устав организации и пр.). По происхождению различаются официальные (служебные) Д. — исходящие от организаций, должностных лиц, и частные — исходящие от физических лиц. С точки зрения достоверности различаются Д. соответствующие и не соответствующие действительности, а среди последних — содержащие ошибочные данные и подложные (интеллектуальный подлог — изложение в Д. заведомо ложных сведений и технический подлог — искажение содержания Д. путем подчисток, травления, дописки ложных сведений, наложение или изображение оттисков фальшивых штампов, печатей). ИЛ. Банило Уголовно-процессуальное законодательство рассматривает Д. как особый вид доказательств. Д., которые служили орудиями преступления или сохранили на себе следы преступления или были объектами преступных действий, относятся к вещественным доказательствам. Д. могут быть получены от компетентных должностных л и ц или учреждений по требованию следователя или суда, либо изъяты посредством выемки, обыска, либо предоставлены участниками процесса или любым другим лицом по своей инициативе. Для приобщения к делу Д. включаются в опись бумаг, содержащихся в деле, и соответственно нумеруются. Д. служат объектами документоведческой экспертизы (см. Документоведение). А.Ж. Ларин
Оцените определение:
Источник: Юридическая энциклопедия
ДОКУМЕНТ
1) согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения; 2) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; 3) согласно ГОСТ Р ИСО 9000 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь», – информация и соответствующий носитель; 4) согласно ГОСТ Р ИСО 15489–1-2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования», – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности; 5) согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 9294–93 «Информационная технология. Руководство по управлению документированием программного обеспечения», – уникально обозначенный блок информации для использования человеком, такой как отчет, спецификация, руководство или книга; 6) согласно ГОСТ Р 52292–2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения», – объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды; 7) согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК 10031 – 1 «Информационная технология. Текстовые и учрежденческие системы. Модель приложений распределенного учреждения. Часть 1. Общая модель», – структурированная информация, прямо или косвенно предназначенная для восприятия человеком, которая может передаваться, храниться, разыскиваться и обрабатываться с помощью учрежденческих приложений; 8) согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК 15910 «Информационная технология. Процесс создания документации пользователя программного средства», – целевая информация, предназначенная для конкретной аудитории, размещенная на конкретном носителе (например, в книге, на диске, в краткой справочной карте) в заданном формате; 9) согласно ГОСТ ИСО/МЭК 8613–1 «Информационная технология. Текстовые и учрежденческие системы. Архитектура учрежденческих документов (ODA) и формат обмена. Часть 1. Введение и общие принципы», – структурированный объем информации, предназначенный для визуального восприятия, которым можно обмениваться как единым целым между пользователями и (или) системами; 10) согласно ГОСТ ИСО 8879–86 «Обработка информации. Текстовые и учрежденческие системы. Стандартный обобщенный язык разметки (SGML)», – совокупность информации, которая обрабатывается как единое целое; 11) согласно ГОСТ Р ИСО 9607–2000 «Бумага для документов. Требования к долговечности и методам испытаний», – бумага с нанесенной на ней информацией.
Оцените определение:
Источник: Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
determiner.ru
ДОКУМЕНТ — это… Что такое ДОКУМЕНТ?
документ — Объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначен ный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды. [ГОСТ Р 52292 2004] документ Текст, имеющий наименование, определенную структуру и… … Справочник технического переводчика
ДОКУМЕНТ — (лат. documentum доказательство, основание). Письменное удостоверение; свидетельство, акт; всякая официальная бумага. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. ДОКУМЕНТ 1) всякая бумага, составленная законным … Словарь иностранных слов русского языка
ДОКУМЕНТ — (документ прост.), документа, муж. (от лат. documentum доказательство). 1. Деловая бумага, служащая доказательством чего нибудь, подтверждающая право на что нибудь (офиц.). Проездной документ. Оправдательный документ. Денежный документ. 2.… … Толковый словарь Ушакова
Документ — по законодательству РФ материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Документ… … Финансовый словарь
документ — Акт, бумага, грамота. См … Словарь синонимов
Документ Р — Жанр детектив драма Режиссёр Валерий Харченко Автор сценария Александр Юровский В … Википедия
ДОКУМЕНТ — (от лат. documentum свидетельство) 1) различные виды актов, имеющих юридическое значение, напр. учредительные документы акционерных обществ и других товариществ, завещание в установленной законом форме, диплом о высшем образовании;2) документ,… … Большой Энциклопедический словарь
Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в… … Официальная терминология
документ — ДОКУМЕНТ, бумага, устар. грамота … Словарь-тезаурус синонимов русской речи
документ — (неправильно документ) … Словарь трудностей произношения и ударения в современном русском языке
Документ — (от лат. documentum доказательство, свидетельство; англ. document, deed; нем. legitimation) 1) в широком смысле зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ФЗ «Об информации … Энциклопедия права
dic.academic.ru
ДОКУМЕНТ — это… Что такое ДОКУМЕНТ?
документ — Объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначен ный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды. [ГОСТ Р 52292 2004] документ Текст, имеющий наименование, определенную структуру и… … Справочник технического переводчика
ДОКУМЕНТ — (лат. documentum доказательство, основание). Письменное удостоверение; свидетельство, акт; всякая официальная бумага. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. ДОКУМЕНТ 1) всякая бумага, составленная законным … Словарь иностранных слов русского языка
ДОКУМЕНТ — (документ прост.), документа, муж. (от лат. documentum доказательство). 1. Деловая бумага, служащая доказательством чего нибудь, подтверждающая право на что нибудь (офиц.). Проездной документ. Оправдательный документ. Денежный документ. 2.… … Толковый словарь Ушакова
Документ — по законодательству РФ материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Документ… … Финансовый словарь
документ — Акт, бумага, грамота. См … Словарь синонимов
Документ Р — Жанр детектив драма Режиссёр Валерий Харченко Автор сценария Александр Юровский В … Википедия
Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в… … Официальная терминология
документ — ДОКУМЕНТ, бумага, устар. грамота … Словарь-тезаурус синонимов русской речи
документ — (неправильно документ) … Словарь трудностей произношения и ударения в современном русском языке
Документ — (от лат. documentum доказательство, свидетельство; англ. document, deed; нем. legitimation) 1) в широком смысле зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ФЗ «Об информации … Энциклопедия права
dic.academic.ru
Что такое документ? Что такое делопроизводство?
Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.
Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.) . Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам. Таким образом, документ или документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент) , фотографию (фотодокумент) , запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.
Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.
Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.
Документы выполняют ряд важных функций:
информационную: являются носителем и источником информации;
управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;
правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;
коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;
учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;
социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;
культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;
историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.
Все создаваемые управленческие документы “обслуживают” определенные управленческие функции, например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п.
Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например: система организационно-распорядительной документации.
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом. Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере дея
otvet.mail.ru