Численность службы персонала на предприятии должна составлять – —

3. Структура и численность службы управления персоналом

Структура кадровой службы может существенно различаться в зависимости от размеров организации, численности работающих. Структура службы управления персоналом во многом определяется характером и размерами организации, ее традициями, особенностями выпускаемой продукции и другими факторами. Небольшие организации обычно не имеют служб персонала, поэтому руководители выполняют многочисленные обязанности по управлению персоналом, например составляют графики, набирают и отбирают кадры, устанавливают вознаграждения. В мелких фирмах семейного типа кадровик, как правило, отсутствует вовсе, его функции осуществляет или владелец фирмы, или линейный руководитель. При расширении дела нанимают работника для выполнения учетно-канцелярской работы, а затем и специалиста. Малые фирмы могут обращаться в специализированные фирмы, которые предоставляют им необходимые услуги по работе с персоналом, или к услугам отдельных специалистов. В средних организациях многие функции по управлению персоналом выполняют преимущественно линейные руководители, а в крупных формируются самостоятельные структурные подразделения по реализации функций.

Вопрос о создании системы работы с персоналом и полноценной кадровой службы остро встает уже тогда, когда число работников приближается к 50. Специалисты по управлению персоналом нанимаются в компании с числом служащих от 100 до 150 человек, а службы персонала обычно образуются, когда число работников достигает 200-500 человек, в зависимости от деятельности предприятия. Так, например в небольших (100-200 занятых) фирмах в составе кадровой службы чаще всего 1-2 специалиста (включая руководителя) и 1-2 вспомогательных работника. При численности от 201 до 300 человек имеется уже 2-3 специалиста (при двух вспомогательных). В компаниях численностью до 500 занятых руководитель может иметь в подчинении от 1 до 4 специалистов при 2-3 вспомогательных работниках. При 1 тысяче занятых кадровая служба (10-13 человек) чаще всего состоит из руководителя, 5-6 специалистов и такого же числа вспомогательных работников. При числе занятых 2,5 тысяч – это уже 17-18 специалистов и руководителей, около 15 технических работников.

Численность сотрудников службы управления персоналом зависит от множества факторов:

размера организации, вида ее деятельности, специфики стоящих перед ней задач, традиций, финансового состояния, стадии развития. Многочисленные попытки вычислить «оптимальное соотношение» между общей численностью сотрудников организации и величиной данного отдела до сих пор не увенчались успехом. Различные исследования дают весьма разноречивые результаты о том, на сколько сотрудников организации приходится один специалист по персоналу, — эта цифра колеблется от 30 до 2000. В настоящее время установился примерный норматив: на 1 тысячу. работающих – 10 работников службы управления персоналом, из которых 6 должны иметь высшее специальное образование, а 4 – неполное высшее. В то же время достаточно четко прослеживается следующая тенденция: число сотрудников организации на одного работника службы управления персоналом увеличивается по мере ее развития и совершенствования. В целом по организации численность кадровых служб составляет 1-1,5 % от общей численности занятых (на японских предприятиях – от 2 до 5 %).

studfiles.net

Калькулятор для расчета численности службы персонала | расчет численности отдела кадров

Про расчет численности службы персонала

Искать таблицы нормативов, из которых можно узнать, сколько кадровиков должно быть в компании из определенной отрасли, с определенным уровнем текучести и должностным составом, бесполезно — они датированы 80-90-ми годами прошлого века.

Ориентироваться на готовые нормативы для госслужбы тоже не получится — они явно завышены.

Для того чтобы рассчитать численность специалистов службы персонала вашей компании,  предлагаю вам самостоятельно пронормировать их труд.

Это труднее, чем найти готовую цифру в таблице нормативов.

Но результат будет понятен, прозрачен и объясним.

Про калькулятор для расчета численности службы персонала

Для него я использовал уже описанный ранее Калькулятор для расчета численности.

Чтобы инструмент был проще, я взял за базу Калькулятор для расчета численности 2.0, добавил несколько новых полей и скрыл ненужные функции.

В переработанном виде он позволяет:

• рассчитать объем работы для службы персонала;
• определить должностной состав — выбрать исполнителей для разных работ;
• рассчитать количество специалистов, их загрузку, а также «стоимость» подразделения — узнать, в какую сумму обойдется предприятию содержание службы персонала.

Тем, кто раньше с калькулятором для расчета численности не сталкивался, рекомендую почитать статьи про Калькулятор для расчета численности  и Калькулятор для расчета численности 2.0 — в них про логику и функции калькуляторов написано очень подробно.

Чтобы не повторяться,  в этой статье ограничусь краткой инструкцией пользователя.

С чего начать расчет численности службы персонала

С составления подробного перечня работ, выполняемых службой персонала — в своем примере я использовал типовые блоки работ:

Кадровое делопроизводство

Разработка внутренних документов

Мотивация персонала

Заработная плата

Корпоративное обучение

Штатное расписание и организационная структура

Подбор персонала

Трудовые споры

Аттестация и оценка персонала

Корпоративные мероприятия

Управленческое консультирование

Кадровая аналитика

Такое деление — не догма — в вашей компании может быть совершенно другое содержание работы.

На каждый вид работ (операций) экспертным путем определяете норму времени — вводите минимальное и максимальное значение времени — среднее арифметическое будет нормой времени, используемой далее в расчетах (кликните для увеличения на иллюстрацию ниже).

Так как для каждой операции вы определяете норму времени, рекомендую в столбце «Вид нормы времени» указать, что вы понимаете под нормой времени  — «время на 1 документ», «время на разработку 1 программы тренинга», «норматив на подбор одного сотрудника», время выполнения работы».

В столбце «Единицы измерения объема работы» укажите, какой количественный показатель будет определять объем работы, например, «количество документов» или «периодичность выполнения работы».

Это необязательно, но, если вы делаете расчет первый раз, позволит вам не запутаться в расчетах.

Упростить подбор удобного для расчета количественного показателя позволяет столбец «Параметр для объема работы за период»  —  выбираете с помощью выпадающего списка значений «Количество в день», «Количество в неделю» или «Количество в месяц», после чего в поле «Количественный показатель работы» вносите подходящее значение.

Далее все просто — калькулятор умножает норму времени на количественный показатель объема работы, и трудозатраты рассчитываются в часах и в минутах.

Учтите, что минимальное и максимальное время выполнения операции не может отличаться в разы — в этом случае вам нужно «разбить» эту операцию на подоперации и определять норму для них — возможно в «исходную» операцию может включаться разное количество подопераций, которые и дают некорректную разницу минимального/максимального времени.

Другая ошибка, которой нужно избегать — использование излишне укрупненных норм для операций, устанавливаемых в нескольких часах или десятках часов.

Целесообразно «разбивать» их на подоперации, затраты времени на которые будут прозрачны и понятны, иначе есть риск неконтролируемого завышения нормативных затрат.

Впрочем, вы можете использовать готовые нормативы, полученные расчетным путем — о примере такого расчета я писал в статье про Себестоимость подбора персонала.

Затраты на подбор персонала при расчете численности службы персонала проще рассчитывать с использованием нормативов на подбор одного сотрудника — в планах разработка калькулятора для нормативов на подбор.

Когда строки по всем операциям и блокам работ будут заполнены,  считайте, что объем работ для службы персонала определен.

Определяем возможный должностной состав службы персонала

На листе «Штатные должности» вводим названия должностей, размер заработной платы (если нас интересует расчетная «стоимость» службы персонала) и количество должностей (если нам нужно сравнить расчетную численность с фактической).

Делим работу между специалистами

На листе «Описание работ» в выпадающем списке выбираете должность того специалиста, который будет выполнять соответствующую операцию.

Постарайтесь делить работу в соответствии с уровнем квалификации — не стоит поручать заполнение трудовых книжек директору по персоналу.

Есть мысль реализовать в функциях калькулятора предупреждение о нежелательности поручения сотруднику работы, не соответствующей квалификации,  она, полагаю, появится в следующей версии.

Второй столбец позволяет учесть уровень квалификации сотрудника — по умолчанию он равен 100%.

Этот показатель отражает скорость выполнения работы.

Если указать его равным 50%,  трудозатраты по соответствующей операции удвоятся, если он больше 100%, то трудозатраты будут уменьшены.

Коэффициент квалификации, на который калькулятор умножает трудозатраты,  считается как отношение 1/ «уровень квалификации».

Вводим данные о рабочем времени

В выпадающем списке выбираете нужные должности, определяете для них режим работы.

Время на отдых и личные надобности по умолчанию определим в  количестве 20 минут согласно нормативу для офисных служащих.

Длительность ежегодных отпусков, больничных и отпусков без сохранения заработной  платы вводить необязательно  — эти данные понадобятся только в том случае, если вы захотите рассчитать численность с учетом потерь рабочего времени на отпуска и больничные — по умолчанию эта функция при расчете не используется.

О потерях рабочего времени

Сотрудники службы персонала могут непродуктивно тратить рабочее время и из-за этого не справляться с работой.

Если захотите оценить влияние потерь рабочего времени на загрузку сотрудников, введите данные на листе «Потери рабочего времени» и включите функцию их учета на листе «Расчет численности».

По канонам нормирования труда потери рабочего времени из-за нарушений трудовой дисциплины и нерациональной организации работы в расчете численности не используются.

Результаты расчета численности службы персонала

Вы увидите на листе «Расчет численности» — расчетное количество штатных единиц выделено зелеными «шапками» столбцов.

Для вывода данных выбираете нужные должности в первом столбце.

Корректный подход к нормированию труда предполагает учет того, что часть рабочего времени «съедают» ненормируемые работы (телефонные переговоры. срочные неплановые работы, переговоры, консультации, встречи, подготовка к работе и т. д.).

Поэтому в столбце «Ненормируемые операции» вы указываете процент рабочего времени, который они занимают.

Не забудьте, это важно.

Что еще можно дополнительно учесть в расчете — «неустранимые перерывы в работе», иными словами, вынужденные простои, например, потери рабочего времени специалиста по подбору персонала из-за опозданий соискателей и превышения руководителями лимита времени на интервью.

В столбце «Уровень квалификации» можно указать уровень квалификации в % — в том случае, если вы вам неудобно указывать уровень квалификации сотрудника для каждой отдельной операции на листе «Описание работ».

Включить/выключить использование в расчете отдельных параметров вы можете кнопками в виде выпадающих списков в первой строке таблицы.

«Расчетная численность» показывает количество штатных единиц с округлением и без.

«Расчетная загрузка» показывает %  рабочего времени, занятого работой.

«Точная расчетная стоимость» отражает размер выплат сотруднику при почасовой оплате.

«Расчетная стоимость» отражает округление выплат до размера месячного оклада — то есть на листе «Расчет численности» вы видите готовое штатное расписание.

Суммированные итоги расчета численности и ФОТ подразделения см. в первой строке в правой части таблицы — белые цифры в черных ячейках.

Визуализация распределения работ в службе персонала

Реализована с использованием сводных таблиц на листе «Диаграммы».

Учтите, что, так как для построения диаграмм используются сводные таблицы,  для корректного отображения данных после внесения изменений  в другие листы таблицы нужно обновлять.

Это несложно — кликаете правой кнопкой мыши на сводную таблицу и выбираете «Обновить».

Оптимизация должностного состава, численности и стоимости службы персонала

Реализуется посредством перераспределения работ между исполнителями с последующим контролем уровня загрузки сотрудников, численности и стоимости подразделения на листе «Расчет численности». Оптимальным является диапазон загрузки штатной единицы от 85 до 115%.

В прилагаемом примере нормальной можно считать только загрузку специалиста по подбору персонала — остальные явно «недорабатывают».

Вместо резюме

Рассчитывать численность и должностной состав службы персонала с использованием норм времени несложно.

Скрупулезно учитывайте все работы, минимизируйте потери рабочего времени, устанавливайте разумные нормы.

Это позволит вам как оценить фактическую загрузку этого подразделения, так и рассчитать оптимальный штат при создании его «с нуля» или реорганизации.

Всем успехов и точных расчетов!

Автор: Денис Карандашев

Посмотреть семинары и курсы

Нормирование труда и расчет численности  Бюджетирование и управление затратами

Посмотреть услуги по направлению

Штатное расписание и структура организации

Читать статьи по темам

Организационная структура Штатное расписание

 

Поделиться с коллегами

 

hr-praktika.ru

Ответы@Mail.Ru: тест по менеджменту… помогите,а?

В России наиболее часто используемой методикой оценки работ является …

метод аналогии
система выяснения сути работы
ранжирование работ
классификация работ

Систематический сбор, оценка и организация информации о деятельности – это …

описание работы
регламентация
оценка работы
спецификация
анализ работы

Когда потребности программы обучения точно соответствуют требованиям работы, сотрудник быстрее познает работу посредством …

участия
повторения
отнесения
перенесения

Численность службы персонала на предприятии должна составлять …

соотношение «1 кадровый работник на 40 человек персонала»
1% от общей численности работающих
соотношение «1 кадровый работник на 70 человек персонала»
0,5% от общей численности работающих

Трансакционные издержки при организационном проектировании определяются …

существующей технологией
действиями конкурентов
отсутствием информации и правовыми ограничениями
финансовыми ресурсами
организационной структурой

При оптимизации структуры затрат на персонал оцениваются …

оплата труда интервьюера, затраты на объявления о вакансии, подготовку документов
заработная плата, информационная поддержка, услуги кадрового агентства
качество персонала, время на поиск, денежные затраты на поиск и подбор

Проблема поддержания равенства в оплате на внутреннем рынке труда в организации появляется на стадии …

роста
становления
зрелости
сокращения и реорганизации производства

Средняя продолжительность эффективно действующей организации составляет …

5-10 лет *
10-15 лет
25-30 лет
20-25 лет

Корпоративные центры как средство обучения персонала используются в рамках …

открытой кадровой политики
крупного инвестиционного проекта
закрытой кадровой политики
стратегии динамического роста

Работодатель «открывает» информацию по заработной плате сотрудников организации …

в условиях сложного внешнего окружения для снижения конкуренции
в случае проведения забастовки сотрудников для устранения конфликта
по просьбе ключевых партнеров в отрасли *?
при заполнении всех вакансий в организации и потенциальной угрозе конфликтов

Разработка систем мотивации сотрудников входит в круг обязанностей …

специалиста по поиску и подбору
инспектора по учетно-денежному распределению
специалиста по работе с социальными программами
специалиста по развитию *

Такие мероприятия, как горизонтальные перемещения и ротация кадров, могут решить проблемы, возникающие на …

этапе становления карьерного роста *
этапе продвижения карьерного роста
предварительном этапе карьерного роста
этапе сохранения достигнутых результатов
этапе завершения карьеры

В соответствии с исследованиями, наиболее эффективный метод поиска работы – это …

расспросы друзей об их местах работы *
обращение в частное агентство по трудоустройству
непосредственное обращение к работодателю
ответы на рекламу в газетах

otvet.mail.ru

сколько необходимо работников кадровой службы при численности работников от 270 до 310 человек.

Вопрос такой: сколько необходимо работников кадровой службы при численности работников от 270 до 310 человек.

Ответ на вопрос:

Как мы указывали в ответе на вопрос 1226214, для Вашей численности Вам достаточно 1,5 –2 ставки кадровиков. Но с учетом конкретных задач работодатель вправе установить и иную численность кадровиков.

По общему правилу штатную численность сотрудников организации, в том числе ее отдельных подразделений, определяет ее руководитель по своему усмотрению согласно структуре организации, ее функциям и уровням управления.

При составлении локального акта за его основу можно взять ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНТРУДА СССР ОТ 14.11.1991 № 78 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров» http://www.1kadry.ru/#/document/97/27075/, несмотря на то, что документ уже устарел, его можно адаптировать специально под Вашу компанию.

Таким образом, прямой зависимости от численности сотрудников компании нет. Если пользоваться нормативами (расчет ниже по тексту), то расчет достаточно сложный и объемный, ведь в расчет идут особенности деятельности, конкретные операции и трудозатраты на них. По приведенному ниже расчету на 500 сотрудников оказалось достаточно 2 кадровика.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как определить штатную численность сотрудников кадровой службы организации

Н.З. Ковязина

По общему правилу штатную численность сотрудников организации, в том числе ее отдельных подразделений, определяет ее руководитель по своему усмотрению согласно структуре организации, ее функциям и уровням управления. Вместе с тем, для расчета численности тех или иных сотрудников можно применить различные нормативы и методики расчета.

В частности, при расчете численности сотрудников кадровой службы работодатель может использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78. В настоящее время этот документ носит информационно-рекомендательный характер и его можно применять работодателям в части, которая не противоречит Трудовому кодексу РФ.

Указанные нормативы позволяют рассчитать численность сотрудников кадровой службы, учитывая время, затраченное на конкретный вид работы, а также объем проделанной работы сотрудниками отдела кадров.

Пример расчета численности сотрудников кадровой службы

Запланированная численность сотрудников организации «Альфа» – 500 человек.

Ежегодно планируют принимать на работу 50 сотрудников (из них ИТР – 20, рабочих – 30), увольнять – 45, оформлять пенсию – 20.

На основе планируемых данных с применением нормативов руководитель отдела кадров составил таблицу с необходимыми видами работ и рассчитал соответствующие коэффициенты.

№ п/п	Вид выполняемых операций	Единица измерения объема работ	Номер норматива согласно Межотраслевым укрупненным нормативам времени, утвержденным постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78	Норматив времени на единицу измерения, Топi, чел. – ч	Нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, Нврi, чел. – ч	Объем работ за год, Vi	Трудоемкость нормируемых работ, Тi, чел. – ч
1.	Оформление документов при приеме на работу рабочих	Один сотрудник	норматив 1 таблицы 1	0,46	0,50	30	15
2.	Оформление документов при приеме на работу ИТР	Один сотрудник	норматив 2 таблицы 1	0,74	0,80	20	16
3.	Оформление документов при увольнении сотрудника	Один сотрудник	норматив 1 таблицы 2	0,39	0,42	45	18,9
4.	Оформление документов сотруднику, уходящему на пенсию	Один сотрудник	норматив 1 таблицы 21	3,3	3,56	20	71,2
5.	Составление отчета о численности сотрудников по полу и возрасту и рабочих по образованию	Один отчет	норматив 3 таблицы 23	10,75	11,61	1	11,61
…
Годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн)							3 780

Нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы руководитель отдела кадров рассчитал по формуле: Н_врi = Т_опi × (1 + К : 100),

где:

Н_врi – нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы;
Т_опi – норматив времени на единицу измерения;
К – коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности.

Коэффициент К принят равным восьми (п. 1.7 Межотраслевых укрупненных нормативов времени, утвержденных постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78).

Трудоемкость нормируемых работ руководитель отдела кадров рассчитал по формуле: Т_i = Н_врi × V_i,

где:

Т_i – трудоемкость нормируемых работ;
Н_врi – нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы;
V_i – объем работ за год.

Такой порядок установлен в пункте 1.8 Межотраслевых укрупненных нормативов времени, утвержденных постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78.

Годовую трудоемкость нормируемых работ (Т_н) на основе составленной таблицы руководитель отдела кадров рассчитал по формуле:

Т_н = Т_i1+Т_i2+Т_i3+…+Т_in

Трудоемкость ненормируемых работ руководитель отдела кадров рассчитал по формуле:

Т_j = Н_врj × V_j,

где:

Т_j – трудоемкость ненормируемых работ;
Н_врj – нормы времени на выполнение работ, не предусмотренные сборником и установленные на основе местных нормативов методами нормирования труда;
V_j – годовой объем работ, не предусмотренный сборником.

Такой порядок установлен в пункте 1.9 Межотраслевых укрупненных нормативов времени, утвержденных постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78.

Годовую трудоемкость ненормируемых работ (Т_нн) руководитель отдела кадров рассчитал по формуле:

Т_нн = Т_j1 + Т_j2 +Т_j3 +…+ Т_jn

Далее на основе составленной таблицы руководитель отдела кадров рассчитал общую годовую трудоемкость (Т_о) по формуле:

Т_о = Т_н + Т_нн

Нормативную численность сотрудников кадровой службы (Ч) руководитель отдела кадров рассчитал по формуле:

Ч = Т_о : Ф_п,

где:

Т_о – общая годовая трудоемкость;
Ф_п – полезный фонд рабочего времени одного работника за год – принимается в среднем равным 1 910 часам (п. 1.11 Межотраслевых укрупненных нормативов времени, утвержденных постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78).

Годовая трудоемкость ненормируемых работ руководителя отдела кадров «Альфы» – 40 часов.

Общая годовая трудоемкость (Т_о) составит 4 820 чел./ч (3 780 чел./ч + 40 чел./ч).

Итого нормативная численность сотрудников кадровой службы (Ч) по расчету составила два человека (4 820 чел./ч : 1 910 ч).

Если при этом на кадровую службу возложены обязанности по ведению воинского учета, необходимо провести расчет численности сотрудников, которые ведут воинский учет в организации.

Если же кадровая служба выполняет и функции службы охраны труда, необходимо дополнительно провести расчет численности сотрудников, которые занимаются вопросами охраны труда в организации на основании Межотраслевых нормативов, утвержденных постановлением Минтруда России от 22 января 2001 г. № 10.

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 24.01.2018

24.01.2018

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

www.kdelo.ru

Как рассчитать численность отдела персонала | Статьи

От того, насколько эффективно работают сотрудники отдела персонала, часто зависит и эффективная работа всего предприятия. При создании службы по персоналу, важно рассчитать ее оптимальный количественный и качественный состав с учетом специфики и реалий производства.

В статье рассмотрены следующие вопросы:

• Задачи, стоящие перед отделом персонала;
• Оптимальная структура отдела по персоналу;
• Как рассчитать количество сотрудников в отделе персонала.

Функции, которые выполняют сотрудники отдела персонала

Основная задача, которая стоит перед отделом персонала компании, вне зависимости от его численности, это обеспечение предприятия качественными профессиональными кадрами и оптимизация их использования. Работа менеджеров по персоналу заключается в эффективном использовании кадрового ресурса с целью достижения стратегических целей, стоящих перед компанией, а также целей отдельно взятых сотрудников. Чтобы и предприятие, и работающие на нем люди смогли осуществить свои цели, отдел персонала пользуется различными организационными, социально-психологическими и экономическими методами.

В основные функции, которые выполняют сотрудники отдела персонала компании или инспектор по кадрам небольшой организации, входит:

• Подбор персонала в соответствии с квалификационными потребностями предприятия;
• Оформление приема на работу и увольнения сотрудников;
• Кадровое делопроизводство;
• Развитие и обучение персонала; выбор методов и методик обучения в зависимости от квалификации работников и задач, стоящих перед компанией;
• Контроль за дисциплиной труда;
• Нормирование и учет рабочего времени;
• Ротация кадров и изменение заработной платы;
• Поощрения и премирование; взаимодействие с отделом бухгалтерского учета;
• Разработка локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения в организации;
• Учет листов нетрудоспособности;
• Расчет и предоставление разного рода отпусков и отгулов.

Все эти функции позволяют обеспечить выполнение основной задачи отдела персонала, но их исполнение должно строго соответствовать действующему гражданскому и трудовому законодательству, обеспечивая компании защиту от возможных трудовых споров и судебных исков. Поэтому подбор сотрудников в отдел персонала, создание сплоченной команды настоящих профессионалов – важный вопрос, от успешного решения которого напрямую зависит эффективная работа по управлению кадрами.

Как определить статус, функции отдела персонала, его влияние на бизнес, читайте в нашем материале.

Подбор сотрудников в отдел персонала «с нуля»

Как правило, подбор сотрудников в отдел персонала поручатся руководителю этого подразделения. Прежде, чем начнется работа по подбору персонала, ему необходимо ознакомиться с существующими производственными процессами; пообщаться с руководителями подразделений, выяснить их ожидания и запросы; проанализировать, в каком состоянии находится отчетность и документооборот. Необходимо уяснить, как осуществляется взаимодействие между подразделениями, как работают отдельные службы, что входит в функции линейных руководителей, какую помощь они ожидают от менеджеров по персоналу. Эта информация ляжет в основу плана работы, а он, в свою очередь, будет являться основой для принятия решений по формированию структуры кадровой службы.

Функции отдела можно сгруппировать в несколько блоков, которые станут основными: подбор сотрудников, мотивация персонала, обучение и развитие, кадровое делопроизводство. Потребность в специалистах будет определяться стоящими перед подразделениями службы задачами:

• Работа с кадрами: инспектор или руководитель отдела кадров, специалист по кадровому делопроизводству;
• Подбор персонала: руководитель, на плечи которого ляжет вся административная работа, менеджер по подбору персонала, при необходимости – рекрутер. В случае, когда компания новая, в этом подразделении должен работать HR менеджер, который будет отвечать за адаптацию новичков;
• Обучение и развитие персонала: специалисты по оценке и аттестации, планированию карьерного роста; менеджер по обучению и развитию. Для крупной компании, характерной особенностью которой является большое количество однотипных обучающих курсов, в штат можно включить бизнес-тренера;
• Мотивация сотрудников: менеджер по мотивации, в функции которого также будут входить компенсации и льготы.

Конечно, в каждом конкретном случае, структура отдела персонала будет корректироваться в зависимости от поставленных руководством компании задач и целей.

---

Еще больше интересных материалов по теме вы найдете в разделе сайта «HR-департамент».

---

Что касается вопроса – кого лучше принимать на работу в отдел персонала: сотрудников с опытом или молодых специалистов, ответ на него тоже зависит от конкретной ситуации. Если речь идет о кадровом делопроизводстве, тут большой опыт будет только приветствоваться, он послужит гарантией грамотного оформления документации в соответствии с требованиями законодательства. В таких направлениях, как мотивация, корпоративная культура, поиск и отбор персонала эффективные креативные решения, скорее, будут предлагать молодые сотрудники.

Сколько сотрудников должно быть в отделе персонала

Что касается нормативов, для определения необходимой численности отдела по персоналу, можно использовать формулу:

Коп = (Коб * Ичисл) / 1000, где:

Коп – оптимальное количество сотрудников отдела персонала;

Коб – общая численность работающих в компании;

Ичисл – индекс численности менеджеров по персоналу, определенный для данной конкретной отрасли производства на тысячу человек. Этот показатель берется из отчетов крупных консалтинговых компаний и кадровых агентств. Так, Ичисл, согласно совместным исследованиям Д.Иванцевича и А.Лобанова, для производственных предприятий равен 7,6 на тысячу работников; для медицинских учреждений – 5,5; для банковского сектора – 10.

Эта формула не учитывает факторы, влияющие на загрузку сотрудников отдела персонала, отвечающих за разные направления деятельности. Если в компании трудится большое количество молодых людей, много времени будет тратиться на кадровую работу: учет допризывников, оформление отпусков по беременности и родам, учебных. Когда в компании существует высокая текучесть, кадровая служба будет занята оформлением прием и увольнения, а если в ней работает много сотрудников предпенсионного возраста – на подготовку документов для оформления пенсии. Минтруда РФ предлагает формулу расчета численности службы по персоналу:

Коп = Т / Фп, где:

Коп – оптимальное количество сотрудников отдела персонала;

Т – суммарная трудоемкость нормируемых для данной службы работ, определенная в годовом исчислении;

Фп – полезный фонд рабочего времени, определенный для одного работника в часах. В среднем, этот показатель равен 1910 часов.

Определяясь с количеством сотрудников в отделе персонала, необходимо учитывать не столько нормативы, которые были утверждены довольно давно, сколько конкретное положение дел в компании. Например, когда она только начинает свою деятельность, потребуется большое количество рекрутеров, когда компания работает давно и расширение не планируется, потребуются специалисты, которые будут заниматься вопросами мотивации, корпоративной культуры, развития.

Каждый месяц – несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к HR-сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как бесплатное обучение. Подписаться >>

www.hr-director.ru

Как рассчитать нагрузку на отдел кадров в 2018 году

Первая же попытка найти норматив численности кадровиков отсылает нас к документу 1991 года «Межотраслевые нормативы времени на работы по укомплектованию и учету кадров». Эти нормативы ни разу не переиздавались, и хоть они до сих пор служат ориентиром для расчета нагрузки, явно устарели. Такие инструменты, как ПК на каждом рабочем месте, 1С и другое программное обеспечение, в 1991 году просто не могли быть учтены. Как же быть? Реальных путей решения задачи видится два.

Первый путь — нормирование труда

Это весьма трудоемкий процесс, но зато результат будет довольно точным и выраженным на языке цифр. А язык цифр руководители понимают хорошо. Итак, как провести нормирование?

1. Выделяем основные рабочие процессы. Важно не брать в расчет задачу целиком, а разбить ее на составляющие. Например, прием на работу состоит из копирования документов, введения информации в систему, составления трудового договора, ознакомления работника с локальными актами и так далее.
2. Определяем временные затраты на каждый процесс. Засекаем время, необходимое для получения требуемого результата работы. Время на выполнение каждой операции измеряется нормировщиком или лицом, которому поручено проведение нормирования.
3. Находим примерное количество описанных процессов за месяц или год. Среднее количество приемов, переводов, увольнений, больничных листов и так далее.
4. Умножаем численность операций на время их выполнения.

   Например, общее время, необходимое для оформления больничного листа, — 15 минут, среднее количество больничных в год — 50 штук. Итого: 15 х 50 = 750 минут, или 12,5 часов. Так поступаем по каждому направлению работы.

5. Добавляем время на незапланированные трудозатраты — консультирование работников, составление списков и т. д. В этом случае исходить нужно из реалий конкретной организации.
6. Полученное общее время в часах делим на 8 и получаем количество дней, необходимых для выполнения работы.

Для наглядности можно ознакомиться с образцом примерного расчета времени на прием нового сотрудника.

скачать

Применяя этот способ, нужно учесть перерывы при работе на компьютере, совещания, поездки по служебным делам, отпуска и болезни работников отдела кадров.

Достоинства

Убедительная картина, наглядно показывающая количество задач, выполняемых отделом кадров, а также их трудоемкость.

Недостатки

Невозможность точно спланировать объем будущей работы, из-за чего могут возникать погрешности. Разумно добавить к полученному результату дополнительное время на непредвиденные функции и форс-мажоры.

Второй путь — исходим из численности персонала

Этим способом пользуются чаще всего, так как вполне логично, что при увеличении численности штата нагрузка на отдел кадров возрастает. Но одной информации о количестве работников явно мало, нужно определить перечень функций, возложенных на кадровиков. Нередко к их задачам относятся:

Но даже и без этих дополнительных функций одного работника-кадровика обычно принимают на каждые 150-200 человек персонала. Это очень приблизительный расчет, так как не принимается во внимание текучесть и реальный объем обрабатываемых документов. Кроме того, специфика деятельности организации может как уменьшать нагрузку, так и увеличивать ее. Предприятия с вредными условиями труда, где необходимы медосмотры, оформление дополнительных льгот, являются, конечно же, более сложными с точки зрения кадрового учета.

Как рассчитать текучесть кадров

Если вы решили отталкиваться от количества персонала, и этот способ вам кажется более простым и удобным, стоит все же рассчитать текучесть за прошедший период и сформулировать основные задачи.

Текучесть находится по простой формуле:

Кт = (Количество уволенных) х 100 / (Среднесп. Численность)

Пример:

За год в компании уволено 23 человека, среднесписочная численность равна 150 человек, расчет текучести:

Коэффициент текучести = 23 х 100 / 150 = 15,33.

Норма текучести зависит от сферы деятельности организации, материальной стабильности, сезонности и политики руководства. В целом коэффициент, равный 10-20 процентам, считается нормальным. Чем текучесть выше, тем больше нагрузка на кадровых работников, и если она значительно превышает средние показатели, это является поводом для увеличения численности отдела кадров.

Итак, для использования этого метода принимаем во внимание:

1. Численность.
2. Текучесть.
3. Дополнительные функции.

При низкой текучести и небольшом количестве нагрузки в виде добавленных задач наличие одного кадрового работника на 150 человек видится достаточным.

Достоинства

Незначительные трудозатраты и возможность иметь временной запас человеко-часов для непредвиденных ситуаций.

Недостатки

Низкая точность и необходимость регулярно доказывать правильность расчета, т. к. наглядность результатов невысока.

clubtk.ru

1.25.Служба персонала предприятия:функции и полномочия.Регулирование численности персонала организации.

Работа с персоналом, как любой другой вид структурно зависимой, специализированной деятельности нуждается в организации. Исходя из целей и задач, подразделение по работе с персоналом, или служба персонала, в процессе обеспечения основной деятельности организации,  выполняет специализированные функции и на основе этих функций определенным образом располагается в общей структуре организационной деятельности. Служба персонала выполняет следующие функции:1работка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации,2оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ,3учет личного состава,4хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству,5контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом,6изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению,7анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров,8создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов,9работа по созданию резерва на выдвижение,10подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников,11подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии,12подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению,13принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников,14организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка,15ведение всей отчетности по кадровым вопросам. Служба персонала получает от других подразделений организации заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.Служба персонала направляет в подразделения: сведения о нарушителях трудовой дисциплины; копии приказов о приеме, перемещении внутри организации; увольнении работников; утверждении (изменении) правил внутреннего трудового распорядка; информацию, относящуюся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины. От бухгалтерии служба персонала получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п. Полномочия, которыми, как правило, наделена служба персонала, заключаются в следующем:1право требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов,2право принимать работников организации по вопросам перемещения и увольнения,3право взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров,4право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров. Персонал — это личный состав или работники учреждения, предприятия, составляющие группу по профессиональным или служебным признакам.Численность персонала — это количество занятых на предприятии людей.Структура персонала — это качественный состав работников предприятия. Персонал может характеризоваться уровнем образования, степенью квалификации, профессионализмом.Люди являются центральным фактором в любой системе управления. Конкретное определение потребности в персонале представляет собой расчет необходимого числа работников по их количеству, квалификации, времени,занятости и расстановке в соответствии с текущими и перспективными задачами развития предприятия. Расчет производится на основе сравнения расчетной потребности в рабочей силе и фактического состояния обеспеченности на определенную дату и представляет собой информационную основу для принятия управленческих решений в области привлечения персонала, его подготовки и переподготовки. Регулирование численности персонала: ограничение числа работающих; прекращение приема на работу; активное сокращение персонала.

studfiles.net