Виза на документах директором – CGI script error

Содержание

образец визы руководителя, как визировать правильно, нужна ли подпись директора, что писать?

29 октября 2018      Увольнение

Когда трудоустроенное лицо приходит к решению уволиться по собственному желанию или иному основанию, он составляет и подает работодателю заявление.

Руководитель ставит свою подпись на этом документе.

В текущем материале рассмотрим, как правильно поставить такую резолюцию. Обязательна ли она нужна, или можно уволить работника и без постановки визы директором?



к оглавлению ↑

Нужно ли визировать?

Резолюция – это результат рассмотрения документа руководством. Но не всегда он важен для проведения расчета работника, так как по закону по прошествии двух недель с момента подачи заявления отдел кадров обязан уволить сотрудника.

Препятствовать процедуре в установленные законом сроки ни один директор не вправе.

Виза руководителя на заявлении сотрудника об увольнении считается обязательным реквизитом.

Однако, если директор не поставит ее, работника все равно должны уволить. То есть отсутствие желания директора увольнять человека, не может препятствовать его расчету.

Работник несет обязательство за 2 недели уведомить работодателя об увольнении. Поэтому после получения организацией такого уведомления можно смело отсчитать четырнадцати дней, после чего требовать расчет.

Резолюция бывает двух видов: согласования и ознакомления.

Виза согласования (ставится слово «Согласовано» или «Не возражаю») считается согласием работодателя на расторжение трудового договора без отработки.

Виза согласования нужна для отдела кадров. Ведь если руководитель не дает согласие на увольнение работника без отработки, рассчитать его нужно только через 2 недели.

Однако, есть предусмотренные законом случаи, когда сотрудник вправе не уведомлять компанию о предстоящем увольнении за две недели.

Что касается визы ознакомления (ставится слово «Ознакомлен»), она проставляется на всех других видах заявлений об увольнении. И именно она считается необязательным для расчета сотрудника. Специальных требований к визе законом не предусмотрено.

После проставления визы документ направляется на исполнение в отдел кадров.

к оглавлению ↑

Кто может поставить визу?

Обычно, резолюцию на подобных заявлениях ставит директор компании.

Однако, в его отсутствие визу может поставить другое уполномоченное лицо, утвержденное приказом по предприятию.

 

к оглавлению ↑

Что пишет руководитель?

Существует специальный ГОСТ № 65. Согласно данному нормативному документу любая резолюция должна содержать обязательную информацию:

  • слово «Согласовано» или «Ознакомлен»;
  • фамилия и инициалы руководителя;
  • отображается поручение;
  • срок исполнения поручения;
  • подпись директора;
  • дата.

Отметка руководителя полностью пишется от руки. И также могут использоваться штампы, но сама подпись всегда проставляется ручкой.

к оглавлению ↑
Образец подписи директора, если работник увольняется по собственному желанию

При отметке резолюции директор прописывает такую информацию:

  • Обязательно прописывается сотрудник, которому дается поручение об увольнении работника написавшего заявление.
  • Прописываются действия, которые ответственный специалист должен совершить.
  • Ставится подпись, ее расшифровка и должность руководителя.
  • В заявлении об увольнении с отработкой ставится слово «Согласовано».

К примеру, резолюция директора может быть такой:

Не возражаю

Начальнику отдела кадров

Карповой А.А.

Уволить сотрудника

25.01.2018 г.

Подпись, расшифровка

дата

Пример заявления с резолюцией:

Из примера видно, что слово «согласовано» может и не проставляться в документе. Само распоряжение об увольнении считается согласованием заявления.

Такая отметка больше нужна для отдела кадров, чем для сотрудника. Работнику в любом случае обязаны рассчитать через 2 недели после подачи заявления.

Чтобы избежать спорных ситуаций, работнику рекомендуется составлять документ в 2 экземплярах. На втором ответственный работник работодателя ставит отметку о принятии документа. Именно с этого момента начинается отсчет 2 недель.

Разрешается отправка документа почтой. Лучше делать это письмом с уведомлением. Тогда на руках останется документ, подтверждающий факт вручения письма.

к оглавлению ↑

Выводы

По обозначенной теме выделим несколько основных моментов:

  • На каждом заявлении об увольнении должна присутствовать виза руководителя.
  • Отсутствие визы не может препятствовать расторжению трудового договора с сотрудником. По истечении срока уведомления (14 дней) работника в любом случае должны рассчитать.
  • Есть определенные категории лиц, которые по закону не обязаны уведомлять работодателя о предстоящем увольнении за 2 недели.
  • Реквизиты резолюции предусмотрены ГОСТ № 65. Они содержат распоряжение руководителя, подпись, расшифровку, дату.
  • Виза руководителя дает разрешение отделу кадров уволить сотрудника досрочно.

rabotnika.ru

Как правильно визировать документы руководителю

Приказ должен содержать порядок визирования и перечень должностей, к которым поступает на экспертизу или ознакомление проект. Без проведения указанной в приказе процедуры документ начальником не подписывается, так как он может содержать в себе ошибки. Как правило, подготовкой проекта данного документа занимается юридическое подразделение совместно с руководителем аппарата. Необходимо учесть все нюансы деятельности организации, ничего не упустить. Логика приказа такова: руководство издает приказы по кадровой и основной деятельности. Следует просмотреть образцы каждого из названных видов и определить, каких должностей они касаются. Последнее следует из должностных инструкций. Разберем пример.

Визирование кадровых приказов

Мы посмотрим с самой обывательской точки зрений.


Например:

Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С.
Орлов Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Пример 3

Образец визирования документа

2.

Как выглядит правильная резолюция на заявлении об увольнении – образец визы руководителя

Когда трудоустроенное лицо приходит к решению уволиться по собственному желанию или иному основанию, он составляет и подает работодателю заявление.

Руководитель ставит свою подпись на этом документе.

В текущем материале рассмотрим, как правильно поставить такую резолюцию. Обязательна ли она нужна, или можно уволить работника и без постановки визы директором?

к оглавлению ↑

Нужно ли визировать?

Резолюция – это результат рассмотрения документа руководством.

Как правильно визировать документы руководителю

Перечень документов, подлежащих визированию, со списком лиц, визирующих данные документы, приведен в приложении N 5 к настоящей инструкции. 12.3. При несогласии визирующего с содержанием проекта он вправе сделать в своей визе отметку «замечания прилагаются».


При этом он должен изложить свои замечания на отдельном листе, заверить их подписью, поставить дату и приложить к проекту документа. 12.4. Директор организации рассматривает все замечания и дает разработчику письменное заключение о дальнейшей работе с проектом.
Если директор установит, что проект нуждается в доработке, он определяет разработчику срок для устранения всех недостатков. 12.5.

Как правильно визировать документы руководителю заявление об увольнении

Этим он подтверждает, что документ доведен до его сведения. Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе.

Как выглядит виза

Виза согласования включает в себя должность визирующего, его подпись, инициалы, фамилию и дату.

Если своей визой сотрудник желает выразить несогласие с содержанием документа, то фраза «замечания прилагаются» пишется в первую очередь, а все остальные данные располагаются ниже. Вот образцы оформления виз согласования.

Образец

Начальник отдела снабжения Волкова А.А.
Волкова ———— ———————— (подпись) (расшифровка подписи) 12.01.2006 ————

Образец

Замечания прилагаются Юрисконсульт Ковров Н.И.

Внимание

За основу возьмите ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, в котором содержатся общие правила оформления виз.


На стр. 42 вы увидите образец раздела о визировании, который должен быть в инструкции по кадровому делопроизводству.

Согласование и ознакомление — не одно и то же

Существует два вида виз — виза согласования и виза ознакомления. Виза согласования упоминается в ГОСТ Р 6.30-2003 и имеет стандартную форму. Виза ознакомления в ГОСТе не упомянута и поэтому составляется в свободной форме. Посмотрим, чем же отличаются эти два вида виз. Виза согласования ставится на документе до того, как он будет подписан или утвержден руководителем организации (то есть визируется еще не документ, а его проект). Визируют документ только заинтересованные лица, то есть те, кого затрагивает содержание документа.

Инфо Лист согласования

На практике достаточно часто можно встретить сбор виз согласования проекта документа не на нем самом, а на его листе согласования.

Лист согласования (визирования) документа – это часть официального документа с отметками (визами) о согласовании (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

В разных организациях его форма может сильно отличаться. С учетом указанного определения отметим, что допускается использование в нем именно отметки о согласовании, а не визы согласующего.


Поэтому распечатки из СЭД и MS Outlook (об этом позже, см. Рисунок 4 и Пример 6) являются не чем иным, как листами согласования.

Хочу отметить, что визирование на самом проекте документа или сбор «живых» подписей на бумажном листе согласования является наиболее надежным вариантом, т.к.

Принцип работы прост:

  1. Инициатор заводит некую заявку в СЭД (ДЕЛО, Босс-референт, Directum или др.) и прикладывает проект документа.
  2. Согласующие, рассмотрев проект, оставляют свои комментарии и голосуют.
  3. Инициатор может вывести итог голосования на печать и приложить к проекту документа для подписания. Как правило, этот «итог» (лист согласования) подтверждает своей подписью ответственный работник службы делопроизводства.

У нас в организации принято использовать две формы согласования на усмотрение инициатора:

  • сбор «живых» виз на бумажном листе согласования или
  • согласование в СЭД – при этом тоже формируется лист согласования, но заполненный автоматически (показан в Примере 6).

Однако сочетание этих способов при согласовании одного документа у нас запрещено, т.к. одни согласующие не увидят комментариев других.

Т-11, Т-11а), ус-¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, где рабо-¦ ¦тановлекнии надбавки к зарплате, из-¦тает работник, главный бухгалтер (если поощрение материаль-¦ ¦менении должностного оклада ¦ное), юрист ¦ +————————————-+————————————————————+ ¦Приказ о направлении в командировку¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, где рабо-¦ ¦(Т-9, Т-9а) ¦тает работник, главный бухгалтер, юрист ¦ +————————————-+————————————————————+ ¦Приказ о наложении дисциплинарного¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, где рабо-¦ ¦взыскания ¦тает работник, юрист ¦ +————————————-+————————————————————+ ¦Приказ о работе в выходной, празднич-¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, где рабо-¦ ¦ный день, в ночное время, сверхурочно¦тает работник, главный бухгалтер (если работа компенсируется¦ ¦ ¦повышенной оплатой), юрист ¦ L————————————-+————————————————————-

Е.

В таблице он увидит итог голосований на текущий момент времени:

  • кто и как проголосовал;
  • тех, кто еще не проголосовал.

На Рисунке 4 показана ситуация, когда проект направлялся на согласование одному человеку, который его успел одобрить.

Однако хочу отметить, что у этого варианта есть и минусы. Согласующий всегда может сказать, что с его компьютера в его отсутствие кто-то другой проголосовал.

Подобные недоразумения компании стараются решать:

  • либо путем использования электронной цифровой подписи каждым участником процесса (очень затратный механизм),
  • либо во внутренних положениях (например, «о безопасности», «об использовании автоматизированного рабочего места» и др.) стараются обязать сотрудников использовать для работы только свой ­компьютер, а покидая, блокировать его паролем.

4.

Важно Он может, например, вернуть его разработчику со своими замечаниями или подписать документ, невзирая на возражения.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Роза» ООО «Роза»

Инструкция Утверждаю по делопроизводству директор Ракитин А.А. Ракитин 12.01.2006 N 2-и ———— ——— ————— ———— (должность (подпись) (расшифровка (дата) руководителя) подписи) 17.01.2006 г.


Пенза ———— (дата)

12. Согласование кадровых документов общества

12.1. Для оценки проекта кадрового документа, проверки его соответствия действующему законодательству и локальным нормативным актам Общества проводится внутреннее согласование документа (визирование). 12.2. Проект кадрового документа обязательно визируется начальником отдела кадров и юристом, а при необходимости — должностными лицами других структурных подразделений.

piv-zapravka.ru

Визовая поддержка руководителя

Статус секретаря в обществе растет, требования к личностным и профессиональным качествам административного работника неуклонно повышаются. Если в советские времена на секретаря были возложены только технические функции, то с начала 90-х годов прошлого столетия административные работники стали уверенно переходить из категории обслуживающего персонала в категорию ответственных работников. Соответственно, произошли качественные изменения в функциях и компетенциях секретаря. Современный руководитель помимо информационной, документационной поддержки ожидает от своего помощника и организационного содействия. Обратившись на любой сайт по поиску работы, с легкостью можно это подтвердить.

Статус секретаря в обществе растет, требования к личностным и профессиональным качествам административного работника неуклонно повышаются. Современный руководитель помимо информационной, документационной поддержки ожидает от своего помощника и организационного содействия.

Если в советские времена на секретаря были возложены только технические функции, то с начала 90-х годов прошлого столетия административные работники стали уверенно переходить из категории обслуживающего персонала в категорию ответственных работников. Соответственно, произошли качественные изменения в функциях и компетенциях секретаря. Обратившись на любой сайт по поиску работы, с легкостью можно это подтвердить.

Объявления в разделе “Секретариат” так и пестрят новыми требованиями к претендентам на административные должности: планирование рабочего времени руководителя, организация и участие в совещаниях, переговорах, бизнес-встречах, организация бизнес-поездок и – О ужас! – визовая поддержка. Почему-то именно эта составляющая организационной поддержки руководителя особенно пугает начинающих секретарей.

Одна моя коллега, вспоминая, сегодня уже с улыбкой, события трехлетней давности, рассказывала о том, что испытала серьезный психологический стресс, когда узнала, что ее руководитель планирует загранкомандировку, а ей предстоит оказывать ему полную административную поддержку, в том числе и оформление визы. Полдня она пила успокоительные средства, ночью мучилась кошмарами, а на следующее утро ей все же удалось взять себя в руки и… как говорится, “глаза боятся, руки делают”… Закончилось все благополучно, виза была открыта, бизнес-поездка состоялась. Кстати, весьма успешно. Были достигнуты очень выгодные для компании договоренности.

В целях “сохранить нервную систему” своих коллег, которые только начинают карьеру на нашем непростом поприще, хочу дать некоторые рекомендации, которые, надеюсь, будут неплохим подспорьем при организации визовой поддержки руководителя и других сотрудников офиса. Возможно, и само словосочетание “визовая поддержка” по прочтении этой статьи перестанет звучать так устрашающе.

Шаг первый – проверка загранпаспорта руководителя

Итак, если ваш руководитель запланировал бизнес-поездку за пределы РФ, а решение всех вопросов с оформлением визы возложено на вас, то самым первым вашим действием должна быть проверка загранпаспорта руководителя. Вы должны быть уверены, что загранпаспорт вашего шефа в полном порядке: личная подпись присутствует, свободные страницы для вклеивания визы в наличии, срок действия корректен.

Читайте также:

Чтобы убедиться в последнем, необходимо соотнести дату выдачи паспорта с датой подачи заявки на открытие визы и датой въезда в зарубежную страну, а также дату окончания срока действия паспорта с датой выезда из зарубежной страны. Это связано с тем, что дипломатические представительства иностранных государств при рассмотрении вопроса выдачи визы предъявляют определенные требования к документам на визу и к сроку действия заграничного паспорта гражданина Российской Федерации. Изучив таблицу, вы увидите, что требования различных стран по этому вопросу различаются порой принципиально.

Требования
к сроку действия заграничного паспорта гражданина РФ,
предъявляемые дипломатическими представительствами
иностранных государств при оформлении визы

СтранаСрок действия загранпаспорта гражданина РФ
12
Австралия не менее 6 мес. со дня окончания поездки
Австрия не менее 3 мес. со дня окончания поездки
Аргентинане менее 6 мес. со дня окончания поездки
Андорра не менее 3 мес. со дня окончания поездки
Бельгияне менее 3,5 мес. со дня окончания поездки
Великобритания не менее 6 мес. со дня окончания поездки
Венгрияне менее 3 мес. со дня окончания поездки
Германияне менее 3 мес. со дня окончания поездки
Греция не менее 3 мес. со дня окончания поездки
Индияне менее 6 мес. со дня подачи пакета документов на оформление визы
Испания не менее 3 мес. со дня окончания поездки
Италия не менее 3 мес. со дня окончания поездки
Кения не менее 6 мес. со дня окончания поездки
Кипрне менее 3 мес. со дня окончания поездки
Китайне менее 6 мес. со дня окончания поездки
Коста-Рикане менее 6 мес. со дня въезда в страну
Латвия не менее 90 календарных дней с момента окончания поездки
Маврикий не менее 6 мес. со дня окончания поездки
Мальтане менее 3 мес. со дня окончания поездки
Мексикане менее 6 мес. со дня окончания поездки
Мьянма (Бирма) не менее 6 мес. со дня окончания поездки
Нидерландыне менее 3,5 мес. со дня окончания поездки
Новая Зеландия не менее 6 мес. со дня окончания поездки
Норвегия не менее 90 дней с момента окончания поездки
Панама не менее 6 мес. со дня окончания поездки
Португалияне менее 3, 5 мес. со дня окончания поездки
Сингапур не менее 6 мес. со дня окончания поездки
Сирияне менее 6 мес. со дня въезда в страну
Словения не менее 3 мес. со дня окончания поездки
Финляндия не менее 90 дней с момента окончания поездки
Франция не менее 3 мес. со дня окончания поездки
Хорватияне менее 3 мес. со дня окончания поездки
Чехия не менее 3 мес. со дня окончания поездки
Швейцарияне менее 3 мес. со дня окончания поездки
ЮАР не менее 1 мес. со дня окончания поездки
Южная Корея не менее 3 мес. со дня окончания поездки
Япония не менее 7 дней с момента окончания поездки

Также важно удостовериться в том, что срок действия паспорта не истечет в период пребывания руководителя в зарубежной стране. Если это произойдет, то возвращение шефа на родину будет, мягко говоря, омрачено рядом формальностей – он будет вынужден заняться оформлением свидетельства на въезд (возращение)* в дипломатическом представительстве Российской Федерации. В случае если это произойдет по вашему недогляду, это будет только на вашей ответственности. Вы ведь не будете спорить, что это чревато для вас неприятностями.

* Свидетельство на въезд (возвращение) (СНВ) в Российскую Федерацию – документ, временно (на срок до 15 суток) заменяющий заграничный паспорт в случае его утраты или истечения его срока действия за рубежом. Оформляется дипломатическим представительством или консульским учреждением РФ.

Шаг второй – обращение в дипломатическое представительство

Итак, вы убедились – с паспортом все в порядке. Вторым шагом на пути к получению заветной визы будет обращение в дипломатическое представительство интересующей вас страны.

Ваша задача уточнить перечень документов, необходимых для оформления визы; порядок их подачи в дипломатическое представительство, часы приема документов, сроки рассмотрения и оформления виз с момента подачи документов и т. д.

Телефон дипломатического представительства намеченной страны, а также адрес его местонахождения можно узнать на сайте Министерства иностранных дел РФ.

Обратите внимание, что ряд стран помимо посольств в Москве имеют в регионах РФ генеральные консульства.

Кстати, на портале посольства страны вы найдете информацию о наличии консульских учреждений в регионах России и ссылки на их официальные сайты.

Какое именно дипломатическое представительство будет ответственно за выдачу визы в вашем случае, зависит от отметки о прописке во внутреннем паспорте вашего руководителя. Решающим фактором является место жительства – так как это зафиксировано в паспорте.

Чтобы не терять время на обращения в иные дипломатические представительства интересующей страны, принципиально важно на начальном этапе работы по открытию визы уточнить, к служебному округу какого генерального консульства относится ваш регион проживания. Эту информацию легко найти на официальных сайтах посольств, генеральных консульств в регионах. Эту информацию можно получить в посольстве намеченной страны.

Так, служебный округ Генерального консульства Германии в Новосибирске охватывает территорию от Омска до Владивостока, на которой располагаются Сибирский и Дальневосточный федеральные округа. Соответственно граждане, которые проживают (и имеют прописку) на территории субъектов Российской Федерации, расположенных в пределах данных федеральных округов, за открытием визы в Германию должны обращаться не в Посольство Германии в Москве и не в Генеральное консульство Германии в Екатеринбурге, а в Генеральное консульство Германии в Новосибирске.

В том случае если дипломатические представительства страны в регионах отсутствуют, ответ на вопрос “Где нужно оформлять визу?” очевиден – в посольстве намеченной страны в Москве.

Определив, какое дипломатическое представительство будет ответственно за выдачу визы в вашем случае, разумно организовать для себя ознакомительную экскурсию в данное учреждение (если оно, конечно, в зоне вашего доступа). Здесь нужно ознакомиться с информацией, которая размещена на стендах для посетителей, уточнить порядок действий по открытию визы и необходимый для этого список документов; запастись бланками консульской анкеты, проконсультироваться по ее заполнению.

Но проще, на мой взгляд, получить любую информацию через Интернет. Найти официальный сайт посольства или генерального консульства любой страны можно без особого труда с помощью тех же поисковых ресурсов Интернета.

Несколько легких прикосновений к буквам на клавиатуре, и вы в “нужном месте в нужный час” – на официальном портале дипломатического представительства страны, посещение которой в ближайших планах вашего шефа. Там вы найдете полную пошаговую инструкцию по открытию различных категорий виз, начиная с требований по предоставлению перечня документов и заканчивая рекомендациями по получению паспорта с оформленной в нем визой. Кроме того, вы получите возможность скачать все необходимые бланки документов, в том числе бланк консульской анкеты. Строго следуя рекомендациям соответствующих памяток визового отдела дипломатического представительства, вы с наименьшими потерями соберете требуемый пакет документов. Важно отметить, что перечень документов для открытия визы определяется требованиями страны въезда и целью поездки.

Так, для открытия деловой визы для посещения Великобритании необходимо предоставить несколько иной пакет документов, чем для открытия той же самой деловой визы для посещения Германии. В то же время виза гостевая и виза деловая, например в Германию, также несколько отличаются перечнем документов.

Шаг третий – передача пакета документов

После того как пакет документов укомплектован полностью, еще раз проверьте соответствие каждого документа требованиям дипломатического представительства. Важно знать, что неполный комплект документов не принимается на обработку и возвращается заявителю!

Далее ваша задача передать все собранное и должным образом оформленное в посольское или консульское учреждение. Вы можете воспользоваться услугами курьерских служб либо самостоятельно отвезти документы для оформления визы вашего шефа, если, конечно, данное дипломатическое учреждение находится в зоне разумной территориальной доступности.

В дипломатических представительствах ряда стран вам придется занимать “живую” очередь. Но многие посольские и консульские учреждения в целях сокращения времени ожидания для каждого заявителя практикуют систему предварительной записи, в соответствии с которой назначается время для подачи документов.

Согласовать время и дату приема возможно как по телефону, так и лично обратившись в обозначенные часы в дипломатическое представительство. Запись по телефону происходит, как правило, через уполномоченную дипломатическим представительством компанию. Внимание! Звонки зачастую платные.

Так, звонки в Генеральное консульство Германии в Новосибирске с целью записи на прием обойдутся в 2 евро за минуту разговора (минимальная стоимость звонка – 4 евро).

Будьте готовы также к тому, что при записи на прием у вас запросят некоторую информацию: ваш номер телефона, индекс, точный адрес и паспортные данные заявителя, включая номера внутреннего и заграничного паспорта.

Стоит отметить, что назначенное время не переносится и не отменяется.

Очень разумным будет заблаговременно позаботиться о записи на прием. Конечно, посольские и консульские учреждения оговаривают сроки для рассмотрения вопроса о выдаче визы. Но стоит учитывать человеческий фактор, а также фактор сезонности – время ожидания решения может несколько увеличиться. Документы на получение визы могут быть поданы за 3 месяца до начала поездки.

Имейте в виду, что за рассмотрение заявления на оформление визы требуется уплатить консульский сбор. Чтобы исключить “неприятные неожиданности”, заблаговременно выясните требования по этому вопросу в представительстве намеченной страны.

Порядок оплаты вышеназванного сбора в посольских и консульских учреждениях разных стран может предполагать как оплату в рублях, так и оплату в своей национальной валюте; как оплату через кассу в день сдачи документов, так и оплату строго банковским переводом.

Важно знать, что дипломатические представительства некоторых стран при передаче пакета документов на открытие визы требуют личного присутствия подателя заявки на получение визы, т. е. в этом случае ваш шеф должен явиться с пакетом документов на прием в дипломатическое учреждение собственной персоной. А вашей задачей будет обеспечить ему запись на прием.

Шаг четвертый – получение готового паспорта с визовой отметкой

После того как документы приняты на обработку, предстоит период ожидания решения дипломатического представительства, срок которого будет зависеть от внутренних правил и загруженности дипломатического учреждения, от обстановки в мире и т. д. Будьте готовы к тому, что могут потребоваться дополнительные документы, которые вы должны будете оперативно предоставить. Также подателя заявки (вашего руководителя) могут пригласить на собеседование, и только после этого будет принято решение о выдаче визы.

Для выдачи готовых паспортов посольские и консульские учреждения выделяют определенные дни и часы. Если вы проживаете на весьма удаленном расстоянии от данного дипломатического представительства, то для доставки паспорта с проставленной визовой отметкой вы можете воспользоваться услугами курьерской службы.

Оформление визы через специализированные организации

Можно несколько “упростить” себе жизнь, если обратиться в специализированную организацию, которая в рамках заключенного корпоративного договора возьмет на себя хлопоты по оформлению визы и решит возникающие в связи с этим проблемы. Естественно, не бесплатно, а за соответствующее вознаграждение. В роли такой специализированной организации может выступать любое турагентство, выделяющее услуги по оформлению виз в отдельное направление своей деятельности.

Итак, ваша организация готова оплачивать услуги по оформлению визы (чему вы несказанно рады), поставщик услуги выбран (возможно, после проведенного тендера), корпоративный договор заключен. В этом случае вы будете работать в тесной связке с курирующим вашу организацию менеджером выбранного турагентства.

Как правило, в рамках подобного договора турагенство берет на себя обязательства по информационной поддержке контрагента и курьерскому сопровождению документов в консульство. Это значит, что часть документов вам все же придется оформлять самостоятельно.

Конечно, турагентство предоставит вам список требуемых документов, необходимых при оформлении визы в выбранную страну, обеспечит необходимыми бланками и не откажет в консультациях по порядку заполнения той или иной формы.

Заполнение консульской анкеты турагентство берет на себя зачастую в единственном случае, если в соответствии с требованием консульства она должна быть заполнена на иностранном языке. Так что не исключено, что консульскую анкету вам придется заполнять самостоятельно, так же как и взять на себя заботу о получении приглашения от принимающей стороны.

Следует отметить, что альтернативой данному приглашению может выступить наличие забронированного номера в гостинице в каком-либо городе страны пребывания.

Услуги по бронированию гостиницы турагентство предложить сможет. Что касается выписки из банковского счета, справки с места работы, копии трудовой книжки убывающей персоны – здесь турагентство не помощник. Об этих документах придется позаботиться самостоятельно. А вот оформление медицинской страховки турагентство в рамках корпоративного договора может взять на себя, так же как и приобретение (бронирование) билетов.

Готовые документы (частично подготовленные вами, частично турагентством) тщательно выверяются компетентными специалистами турагентства и направляются курьерской службой в дипломатическое представительство страны, посетить которую намерен ваш руководитель. В рамках курьерского же сопровождения загранпаспорт вашего шефа с оформленной визой возвращается в турагенство, где вы его и получаете.

В том случае если регламент подачи заявки на выдачу визы для въезда требует личного присутствия путешественника (подателя заявки на выдачу визы) в дипломатическом представительстве, задача турагентства вместо курьерского сопровождения документов будет сводиться к решению организационных вопросов личного посещения посольского или консульского учреждения подателем заявки (вашим руководителем).

А вот получить визу уже будет возможно в турагентстве. Курирующий вашу организацию менеджер, исполняя условия корпоративного договора, позаботится о том, чтобы ваш руководитель (или вы) не тратили время на повторное посещение дипломатического представительства.

Шенгенская виза

Довольно часто регламент деловых поездок (да и туристических тоже) вынуждает пересекать границы далеко не единственной страны.

Например, ваш шеф планирует поездку в Германию, но при этом также назначена встреча с французскими партнерами в Париже и краткосрочный визит в Варшаву для знакомства с польскими коллегами.

Возникает вопрос: какое количество виз нужно оформлять? Три? Неужели придется собирать три комплекта документов, тратя драгоценное время и нервные клетки, которые не восстанавливаются?

К великому нашему счастью, главы стран, ныне входящих в Европейский союз, обсудили подобные неудобства и решили создать единое визовое пространство. 14 июня 1985 г. было подписано Соглашение, предусматривающее постепенную отмену пограничного контроля на общих границах между странами – участницами договора. Соглашение получило наименование “Шенгенское” по названию города Шенген, где оно было заключено, а государства-участники стали называться странами шенгенского соглашения.

На сегодняшний день 25 из них – Австрия, Бельгия, Венгрия, Германия, Греция, Дания, Исландия, Испания, Италия, Латвия, Литва, Люксембург, Мальта, Нидерланды, Норвегия, Польша, Португалия, Словакия, Словения, Финляндия, Франция, Швейцария, Чехия, Швеция и Эстония – уже отменили пограничный контроль на границах сопредельных стран – участниц соглашения.

Получив шенгенскую визу в посольстве только одной страны, ваш руководитель может совершенно беспрепятственно отправляться в путешествие по странам Шенгенского соглашения, а их количество, как вы видите, весьма внушительно. Но ряд ограничений все же существует и о них полезно помнить.

  1. Виза должна запрашиваться в посольстве той страны, которая является основной в зарубежной поездке.
  2. Въезжать в Шенгенское пространство желательно через ту страну, которая выдала визу.

В принципе, транзит допустим. Но в этом случае ваш руководитель должен быть готов и к некоторым задержкам при прохождении пограничного контроля и к вопросам пограничников о цели и маршруте его поездки.

Важно отметить, что до недавнего времени, несмотря на проведение одинаковой политики в отношении въезда на территорию Шенгенского пространства граждан третьих стран, процедура выдачи шенгенских виз все же имела в отдельных странах Соглашения некоторые различия. Вступивший в силу с апреля 2010 г. новый визовый кодекс несколько унифицировал и упростил процедуру выдачи виз (имеются в виду визы краткосрочные) странами Шенгенского соглашения. Что меняется?

Во-первых, анкета. Разработан унифицированный формуляр, обязательный к применению всеми странами Соглашения.

В дипломатических представительствах некоторых стран новые формуляры анкет уже используются. Так, на сайте посольства Финляндии они уже доступны. Но в визовых центрах ряда стран Шенгенского пространства “по техническим причинам” пока еще используются старые формуляры анкет.

Во-вторых, срок. Установлен срок рассмотрения заявлений на вы- дачу визы: с момента обращения в посольское или консульское учреждение с заявкой на получение визы и до визита с документами должно пройти не более 14 дней, еще 15 дней отводится на получение ответа.

Для справки: раньше на процедуру рассмотрения заявления и выдачи визы могло уйти до трех месяцев.

В-третьих, пояснение причин отказа в выдаче визы. Новый визовый кодекс обязал дипломатические представительства, которые отказали в предоставлении визы, объяснять причины принятого решения.

Однако этот пункт начнет действовать с 5 апреля 2011 г., так как некоторым странам придется внести изменения в национальные законодательства.

В-четвертых, биометрия. При выдаче шенгенской визы в единую полицейскую и иммиграционную базу в обязательном порядке будут вноситься не только фотография, но и отпечатки пальцев заявителя визы.

Но это дело будущего. Биометрию планируют вводить постепенно начиная с 2011 г.

Теперь в вопросе организации визовой поддержки вы отлично подкованы и готовы подтвердить свои компетенции на практике! Уверена, что вы сделаете это блестяще!

В 2011 году на страницах журнала вас ждут актуальные практические материалы от ваших коллег – секретарей всех уровней.

Елена ЗАВЕРТКИНА, помощник генерального директора ООО “Кузбасслегпром”, г. Кемерово

www.sekretariat.ru

Как организовать согласование и подписание документов руководителем, который не работает в системе

Как организовать согласование и подписание документов руководителем, который не работает в системе | Сообщество DIRECTUM

Как организовать согласование и подписание документов руководителем, который не работает в системе

club.directum.ru

Визируем документы правильно

Новая страница 6

Как правило, документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, при необходи­мости — утверждения и приложения печати) подлежат согласованию. Согласование произ­водится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действу­ющим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц данной организации и т.п.

Согласование проекта документа про­водится с организациями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отно­шение к вопросам, содержащимся в проекте документа. Согласование может проводиться как внутри организации — со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее — с подчиненными и неподчиненными организа­циями (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее — грифом согласования. Рассмотрим порядок и правила оформления внутрен­него согласования документов (визирования).

Виза официального документа — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Требования к оформлению визы и порядок визирования документов определены следующими нормативными правовыми актами:

§         Государственным стандартом Респу­блики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республи­ки Беларусь. Система организационно-рас­порядительной документации. Требования к оформлению документов»;

§         Примерной инструкцией по делопро­изводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприяти­ях Республики Беларусь, утвержденной при­казом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству).

При этом следует руководствоваться также Методическими указаниями по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденными при­казом Председателя Комитета по архивам и дело­производству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41, в которых конкретизированы положения СТБ 6.38-2004.

Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие.

На внутренних документах визы простав­ляют ниже подписи слева на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра доку­мента. При визировании проектов распорядительных документов (приказов, распоря­жений, указаний, постановлений, решений) Примерная инструкция по делопроизводству  рекомендует располагать визы на оборот­ной стороне последнего листа документа  (п. 2.3.11), т.к. при размножении и рассылке копий документа в другие организации визы на них не воспроизводятся.

В исходящих документах (письмах, справ­ках, докладных записках) визируются экземпляры документов, остающиеся в организации (так называемые  «отпуски»). Виза оформля­ется по тем же правилам, что и при согласова­нии внутренних документов.

При невозможности разместить визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования, который прилагается к визовому экземпляру и в последующем хра­нится вместе с ним в деле.

 

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 1 (60), январь 2006 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

otdelkadrov.by

Правила проставления визы руководителя на заявлениях сотрудников — investim.info

Написание заявления на увольнение по собственному желанию – процесс, который должны контролировать обе участвующие в трудовых отношениях стороны. Правильность оформления документов и формулировок гарантируют желаемый результат и защитят от необходимости исправления недочетов в дальнейшем.

Основания для написания заявления об увольнении

Заявление об увольнение – это выражение воли человека в письменном виде, свидетельствующее о его желании прекратить исполнять обязанности, определенные трудовым договором с данной компанией. Оно необходимо для прекращения правоотношений с конкретным работодателем.

Единственная законная причина написания подобного заявления – личная инициатива наемного лица.

Трудовой кодекс устанавливает несколько оснований для написания заявления, каждое из которых обладает спецификой и влечет разные правовые последствия:

  • по собственному желанию;
  • по соглашению сторон;
  • до окончания срока предупреждения о сокращении.

Правила составления документа и сроки подачи

Разные основания для увольнения предполагают отличные правила составления волеизъявления и последствия для работника. Форма является стандартной и содержит, ГОСТ 7.0.97-2016:

  1. «Шапку». В ней указывается должность руководителя предприятия, наименование организации и Ф.И.О. должностного лица.
  2. Далее пишется, кем составлен документ.
  3. Ниже в середине листа следует название – заявление. Слово пишется с маленькой буквы, после него логически завершается первое предложение и ставится точка.
  4. В основной части работник заявляет о своем желании прекратить трудовые правоотношения с руководителем по одному из оснований. Тут же указывают дату, с которой намерены прекратить работу.
  5. В конце ставится текущая дата и подпись с расшифровкой.

При увольнении по собственному желанию

При увольнении по собственному желанию (в соответствии со ст. 80 ТК РФ) работник пишет заявление минимум за две недели до желаемой даты. Причем течение этого срока начинается на следующий день после получения работодателем обращения. Подтверждением этого факта будет отметка о регистрации в приемной компании. Если работник заинтересован в своевременном оформлении документов, он может сам зарегистрировать документ, копию которого оставит себе.

Конкретную личную причину прекращения правоотношений указывать необязательно. Однако если человеку нужно уйти без отработки, то желательно объяснить потребность. Работодатель вправе назначить двухнедельную отработку, по согласованию сторон она может быть уменьшена или отменена. Юристы-практики все же советуют работодателям назначать отработку в полном объеме, чтобы в дальнейшем избежать потенциальной угрозы восстановления на рабочем месте через суд.

Работник не обязан фактически работать на протяжении отработки: можно находиться на больничном, в отпуске. Дата прекращения трудовых правоотношений при этом не сдвигается.

Закон предусматривает некоторые исключения: например, срок отработки при увольнении на испытательном сроке составляет три дня, для руководителя – один месяц.

Что касается содержания заявления, в основной части должно прозвучать требование уволить по собственному желанию. Это основание будет фигурировать в приказе о прекращении трудовых правоотношений и в трудовой книжке.

По соглашению сторон

Как уволиться по соглашению сторон, регулирует статья 78 ТК РФ. Инициатива в этом случае может исходить от работника или работодателя, но разрыв правоотношений происходит при условии достижения взаимопонимания и отсутствия претензий. Отличительной особенностью является необходимость составления Соглашения между исполнителем работ и работодателем. В нем стороны прописывают значимые условия расторжения трудового договора, среди которых причитающиеся работнику выплаты, дата окончания работы, гарантия отсутствия взаимных претензий. Документ должен быть составлен для каждой из сторон и подписан ими. Хотя закон не содержит требования составить Соглашение письменно, практика свидетельствует  о такой необходимости.

После этого человек пишет заявление на увольнение по выбранному основанию. В основной части должно прозвучать требование уволить на основании п. 1 ст. 77 ТК РФ – по соглашению сторон.

Плюсы этого способа уволиться: отсутствие необходимости отработки, неограниченные сроки подачи. При согласии директора уволиться можно в один момент. Риск для увольняющегося: в отличие от основанного на собственном желании, заявление по Соглашению отозвать нельзя, если оно уже подписано.

При увольнении до истечения срока предупреждения о сокращении

Если в компании проводится сокращение численности штата, работники, подлежащие сокращению, должны быть уведомлены об этом минимум за два месяца. Им предлагают вакансии, соответствующие их квалификации, от которых вправе отказаться.

Если человек не собирается продолжать трудиться в данной организации, он имеет возможность доработать до конца двухмесячного срока после официального уведомления или уволиться раньше. При этом он не потеряет в заработке, так как закон предусмотрел компенсацию среднего заработка за период, который бы равнялся пропорциональному доходу до окончания срока уведомления о сокращении. Чтобы не потерять гарантий и компенсаций, нужно правильно сформулировать волеизъявление. Должна прозвучать фраза о досрочном увольнении до истечения положенных двух месяцев и желании претендовать на все законные выплаты, ст. 180 ТК РФ.

Срок подачи четко не регламентирован, поэтому работник может уволиться в любой момент.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • ГОСТ Р 7.0.97-2016…Требования к оформлению документов
  • Заявление об увольнении (образец)

Как визируется заявление у работодателя

По общему правилу, работники пишут обращения, регистрируют их в приемной руководителя и идут лично на прием к нему или оставляют у секретаря. В момент регистрации документу присваивается номер, начинается отсчет времени, в течение которого он должен быть обработан.

Поступивший документ руководитель визирует любым способом, на свое усмотрение. Это можно сделать на самом документе или на отдельном листе. Обычно подписывают решение в левом верхнем углу бланка.

Установленных сроков визирования нет. Но нужно учитывать время, которое необходимо отделу кадров и бухгалтерии для проведения мероприятий по увольнению.

Отсчет времени начинается на следующий день с момента регистрации, а не подписания руководителем. Если нет иных договоренностей, работник через две недели прекратит исполнять свои обязанности и потребует свою трудовую книжку обратно.

Когда ставится резолюция на заявлении?

После регистрации входящей документации секретарь относит поступившую корреспонденцию и ходатайства на рассмотрение руководителю предприятия. Это происходит в день подачи заявления. Или на следующий день, если документ поступил в конце рабочего дня.

Предназначение визы директора

Виза руководителя предназначается для исполнителя его решения. В данном случае – для специалиста по управлению персоналом, который подготовит проект приказа на увольнение, и бухгалтера, который произведет расчет. Если проект приказа удовлетворит начальника, специалист издает окончательный вариант, руководитель подписывает его.

В день увольнения работника знакомят с содержанием приказа и записью в трудовой книжке. Важно сразу обратить внимание на соответствие формулировок в обоих документах. Они должны соответствовать поданному волеизъявлению, иначе запись придется аннулировать. Делать это лучше сразу, так как впоследствии при наличии конфликтной ситуации вопрос можно будет решить только через суд.

Содержание резолюции

Резолюцию руководитель формулирует в свободной форме, но она должна содержать ключевые сведения:

  • наименование отдела или Ф.И.О. конкретного исполнителя, которому поручается отработка мероприятий;
  • вынесенное решение об удовлетворении или отказе в требованиях;
  • дата, к которой поручение должно быть выполнено;
  • подпись руководителя.

В случае увольнения по собственному желанию начальник визирует свое решение о назначении отработки, ее сроке. Отказать в увольнении невозможно. Поэтому если заявлению не дают хода, а гражданин имеет на руках зарегистрированный экземпляр с желаемой датой увольнения, то он вправе через две недели прекратить свою трудовую деятельность, потребовать ознакомить его с приказом и вручить ему трудовую книжку. Письменная просьба с номером и датой входящего документа является доказательством надлежащего уведомления работодателя. Закон не обязывает дожидаться его решения.

Виза директора на экземпляре работника

В соответствии со ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан в течение трех рабочих дней выдать работнику, по его просьбе, копии документов, касающихся его трудовой деятельности: трудового договора, трудовой книжки, приказов. Перечень документов не является исчерпывающим, поэтому вполне возможно требование предоставить копию завизированного заявления на увольнение.

Начальник ставит резолюцию на оригинале заявления, подписывать экземпляр работника (копию) он не должен.

О том, как изменились правила оформления документов в 2018 году, рассказано в ролике ниже.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Facebook

Twitter

Google+

Telegram

Vkontakte

investim.info