Входящие и исходящие документы: Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Содержание

Делопроизводство | 1С:Документооборот 8 | Функциональные возможности

«1С:Документооборот 8» позволяет вести учет официальных документов предприятия. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

Типы документов

Работа ведется с тремя типами документов:

входящие,
исходящие,
внутренние.

К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа)..

Входящие документы

В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами.

Обычная схема обработки входящего документа:

Первичная регистрация входящего документа.
Рассмотрение.
Исполнение.

Исходящие документы

Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем после того, как документ согласован и утвержден ответственным лицом.

После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка Отправлен ответ.

Обычная схема обработки исходящего документа:

Создание исходящего документа.
Согласование исходящего документа.
Утверждение исходящего документа.
Регистрация исходящего документа.

Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки.

Внутренние документы

Внутренними документами называются организационно-распорядительные и информационно-справочные документы официального характера – приказы по основной деятельности, документы кадрового делопроизводства, служебные записки и т. д.

Присвоение регистрационного номера внутреннему документу выполняется секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения.

Виды документов

Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:

нормативный срок исполнения документов,
маршруты обработки документов,
правила формирования регистрационного номера.

В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов.

Нумерация документов

В «1С:Документообороте 8» поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, корреспондента (для входящих и исходящих документов) и подразделения. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор.

Карточка документа

На новый документ автоматически заводится учетно-регистрационная карточка. Пользователь может самостоятельно настроить внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа. Дополнительные поля можно как добавлять, так и удалять. Карточка документа может быть выведена на печать.

С помощью карточки любого входящего или исходящего документа можно ознакомиться со всей историей переписки по корреспондентам.

Дополнительные свойства

Дополнительные свойства (реквизиты и сведения) настраиваются администратором либо пользователем, ответственным за нормативно-справочную информацию. Возможна индивидуальная настройка дополнительных свойств для каждого типа (входящие, исходящие, внутренние) или вида документа. Для привязки свойств к данным используются наборы свойств.

Пример настройки дополнительных свойств: можно отметить актуальность и добавить особые отметки для внутренних документов вида «Информационно-справочный».

Прочие возможности

В программе поддерживается учет обращений граждан. При этом предусмотрены настройки, позволяющие ограничить доступ сотрудников к входящим документам и персональным сведениям о физических лицах.

Внутренние документы хранятся в структуре папок, которая используется для упорядочивания документов и ограничения прав доступа к ним.

1С:Документооборот 8

Программный продукт «1С:Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8.2», является преемником программного продукта «1С:Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.

«1С:Документооборот 8» позволяет:

упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

«1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

«1С:Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

централизованное безопасное хранение документов,
оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
регистрация входящих и исходящих документов,
просмотр и редактирование документов,
контроль версий документов,
работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
полнотекстовый поиск документов по их содержанию,

коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например:

ГОСТ Р 6.30-2003,

ГОСТ Р 51141-98,
Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
Требования ГСДОУ,
Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти и др.

«1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.

Делопроизводство

ТИПЫ ДОКУМЕНТОВ

Работа ведется с тремя типами документов:

входящие,
исходящие,
внутренние.

К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа).

Входящие документы

Обычная схема обработки входящего документа:

Первичная регистрация входящего документа.
Рассмотрение.
Исполнение.

Исходящие документы

После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка «Отправлен ответ».

Обычная схема обработки исходящего документа:

Создание исходящего документа.
Согласование исходящего документа.
Утверждение исходящего документа.
Регистрация исходящего

Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки.

Внутренние документы

ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ

Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:

нормативный срок исполнения документов,
маршруты обработки документов,
правила формирования регистрационного номера.

В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов.

Нумерация документов

Карточка документа

Дополнительные поля можно как добавлять, так и удалять. Карточка документа может быть выведена на печать.

Дополнительные свойства

Дополнительные свойства реквизиты и сведения) настраиваются администратором либо пользователем, ответственным за нормативно-справочную информацию. Возможна индивидуальная настройка дополнительных свойств для каждого типа (входящие, исходящие, внутренние) или вида документа. Для привязки свойств к данным используются наборы свойств.

Прочие возможности

Коллективная работа и версионирование

Программа обеспечивает коллективный доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования с использованием разграничения прав доступа и механизма версионирования файлов.

Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

Версионирование

Для каждого файла, хранящегося в информационной базе, всегда можно установить авторство и дату создания версии. Каждая версия может сопровождаться кратким описанием внесенных изменений.

При редактировании файлов их предыдущие версии автоматически сохраняются в программе. Количество хранимых версий не ограничено. При необходимости можно вернуться к любой версии файла.

Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

Блокировка файлов пользователем

Файлы, занятые текущим пользователем, отображаются в списке файлов информационной базы зеленым цветом, занятые другими пользователями – серым цветом.

«1С:Документооборот 8 ПРОФ» предназначен для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот. «1С:Документооборот 8 КОРП» рекомендуется использовать для автоматизации бюджетных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.

В конфигурации ПРОФ на 30% меньше функций, чем в КОРП. В таблице приводится список функциональных возможностей программы «1С:Документооборот 8» и их наличие в версиях ПРОФ и КОРП.

Функции, доступные только в версиях КОРП:

1 Работа с документами и файлами:

Учет данных в разрезе проектов
Автоматический расчет плана проекта (с возможностью отключения)
Сводные отчеты по нескольким проектам
Многосторонние договоры
Множественные состояния документов
Штрихкодирование документов и файлов
Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов
Печать регистрационного штампа
Учет этапов обработки документов

2 Работа с процессами и задачами:

Принятие задач к исполнению
Выполнение задач по почте
Пометка задач флажками
Иерархия процессов
Прерывание процессов
Остановка процессов
Перенос сроков выполнения задач
Периодические процессы
Процессы с отложенным стартом
Комплексные процессы
Шаблоны комплексных процессов
Шаблоны резолюций для руководителей
Условия маршрутизации процессов

3 Ведение нормативно-справочной информации:

Категоризация данных
Расширенные разрезы независимой нумерации
Места хранения бумажных документов

4 Совместная работа пользователей:

Учет мероприятий
Бронирование помещений
Учет отсутствий сотрудников
Учет и использование графиков работы
Протоколирование работы пользователей
Настройка доступности по состоянию
Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам
Области делегирования прав
Фотографии пользователей
Рабочий стол руководителя
Ранжирование руководителей
Ограничение доступа пользователей через веб-серверы
Проверка сложности пароля
Уведомления программы
Автоматическая рассылка отчетов

5 Форум:

Ссылки на сообщения, разделы и темы форума

6 Рабочий календарь пользователя:

Записи рабочего календаря на основании предмета
Печать рабочего календаря
Напоминания для записей календаря
Работа с рабочими календарями других пользователей
Настройка доступного рабочего времени пользователей
Повторение событий в календаре
Организация мероприятий при помощи календаря
Отображение отсутствий сотрудников

7 Встроенная почта

Быстрый поиск писем
Поиск по тексту писем
Уведомления о новых письмах
Адресная книга
Внутренняя маршрутизация писем
История переписки
Автосохранение текста писем
Вставка текста без форматирования в html-письмо
Ограничение размера внешних исходящих писем
Гиперссылки в письмах
Письма в формате iCalendar
Поддержка протокола безопасной связи SSL

8 Метрики

9 Мобильный клиент

10 Использование системы внешнего документооборота: обмен документами в формате ГОСТ Р 53898-2010 между контрагентами.

11 Обмен данными: синхронизация нормативно-справочной информации с другими прикладными решениями «1С».

Общие функции для версий ПРОФ и КОРП:

1 Работа с документами и файлами:

Учет по организациям
Учет по вопросам деятельности
Учет входящих документов
Учет исходящих документов
Учет внутренних документов
Учет договоров
Учет обращений граждан в соответствии с 59-ФЗ
Учет скан-копий оригиналов документов
Комплекты документов
Многовалютный учет сумм в документах
Вывод документов в разных классификационных разрезах
Настройка правил учета документов в разрезе видов документов
Изменение срока действия документов
Создание документа на основании нескольких файлов
Создание связей между документами
Быстрый доступ к файлам связанных документов
Автоматическая загрузка файлов из каталогов
Сканирование документов
Распознавание изображений
Печать файлов без открытия в ассоциативном приложении
Групповая печать файлов документов
Групповое сохранение файлов документов
Учет и контроль переадресации входящих документов
Учет и контроль передачи документов
Коллективная работа с файлами любых типов
Хранение файлов в информационной базе и в томах на диске
Хранение и контроль версий
Автозаполнение шаблонов файлов
Общие дополнительные реквизиты и сведения
Настройка личного доступа к документам

2 Согласование и подписание:

Сложное согласование документов
Учет нескольких резолюций по документу
Визы согласования
Ролевые визы согласования
Использование ЭП для подписания и шифрования документов и файлов
Подписание ЭП нескольких файлов
Шифрование обязательным сертификато ЭП
Работа с несколькими провайдерами ЭП
Регистрация личных сертификатов пользователей
Проверка сертификата ЭП
Статус проверки электронной подписи и сертификата
Сохранение пароля сертификата ЭП

3 Работа с процессами и задачами:

Типовые процессы (Рассмотрение, Исполнение, Согласование, Утверждение, Регистрация, Ознакомление)
Составные бизнес-процессы обработки внутренних/входящих/исходящих документов
Просмотр процессов единым списком
Результат выполнения задач в окне «Мои задачи»
Многопредметные процессы
Шаблоны процессов
Автоподстановка ответственных в шаблоны процессов
Добавление предметов и файлов в задачу
Расширение списка согласующих после старта согласования
Подбор сразу нескольких исполнителей в процессах
Печать, сохранение и сортировка списка исполнителей процессов Согласование, Ознакомление и Исполнение
Последовательное выполнение процесса Исполнение
Разные сроки согласования для участников процесса
Установка сроков процессов с точностью до минут
Решение вопросов выполнения задач
Отмена выполнения задачи
Исключение задач из процессов
Ролевая маршрутизация процессов
Просмотр всех процессов и задач по предмету или процессу

4 Бизнес-события:

Подписки на уведомления о событиях

5 Нормативно-справочная информация:

Ведение учета по номенклатуре дел
Структура организации
Банковские счета
Привязка номенклатуры дел к подразделениям
Автоматическая генерация регистрационных номеров
Нумерация по связанному документу
Отказ от регистрации документа
Настройка правил учета в разрезе номенклатуры дел
Учет передачи дел в архив, уничтожение дел
Размещение файлов в томах по условиям
Автоматическая очистка устаревших версий

6 Совместная работа сотрудников:

Учет персональных данных в соответствии со 152-ФЗ
Учет затрат рабочего времени сотрудников
Ограничение права доступа к документам и файлам по папкам, видам документов, грифам доступа, вопросам деятельности
Управляемое делегирование прав
Учет недействительных пользователей
Рабочие группы
Инструкции для сотрудников в комплекте поставки
Подсказки ввода в карточках документов и проектов
Отзывы о работе программы

7 Другие возможности:

«Легкая» почта
Распределенная информационная база
Полнотекстовый поиск любых данных
Обмен данными с типовыми конфигурациями
Отложенные обработчики обновления
Дополнительные отчеты и обработки
Списки рассылки по корреспондентам
Способы доставки
Копирование и очистка пользовательских настроек
Быстрая очистка настроек всех пользователей
Бесшовная интеграция с типовыми конфигурациями

Журнал регистрации исходящих документов. Образец, бланк 2021

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов .docСкачать образец журнала регистрации исходящих документов .doc

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе две части: обложку и страницы. На обложке написаны: название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
Адресат.
Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
Кем подписана исходящая бумага.
Исполнитель.
Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

справки;
акты;
запросы;
телеграммы;
переводы;
заявки и пр.

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

Обработка документов: Принять/Подписать, Отклонить/Уточнить, Отозвать

Входящие и исходящие документы, требующие обработки, поступают в папку «На обработку». Описание действий при обработке см. в разделах:

Входящие документы, требующие обработки, отображаеюся на вкладке «Входящие» на странице Документооборот.

Исходящие документы обрабатываются в процессе создания и отправки документа, и отображаюся на вкладке «Исходящие».

Описание действий при обработке см. в разделах:

Принять /Подписать

Обратите внимание! Для успешного подписания размер вложенного файла не должен превышать 100 Мбайт.

Для принятия или подписания документа выполните следующие шаги:

Перейдите в карточку документа.
Нажмите кнопку Принять или Подписать на Панели инструментов.
Подтвердите действие.

Отклонить /Уточнить

Для отклонения/уточнения документа выполните следующие шаги:

Перейдите в карточку документа.
Нажмите кнопку Отклонить/Уточнить на Панели инструментов.
Укажите причину отклонения/уточнения в поле «Комментарий» и нажмите кнопку Отклонить/Уточнить для подтверждения действия.

Примечание: Получатель может запросить уточнение по полученному или принятому документу Счет-фактура или Корректировочный счет-фактура независимо от срока давности принятия.

Отозвать

Для отзыва отправленного документа выполните следующие шаги:

Перейдите в карточку документа.
Нажмите кнопку Отозвать на Панели инструментов.
Укажите причину отзыва в поле «Комментарий» и нажмите кнопку Отозвать для подтверждения действия.

Делопроизводство

В каждой компании ежедневно обрабатываются потоки входящей и исходящей корреспонденции, создаются внутренние документы: приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки и т.д. При этом документы поступают в электронном и в бумажном виде. Если процедурам делопроизводства не уделять достаточно внимания, то документы могут теряться, а согласование, подписание и исполнение решений затягиваться.

Обработка и регистрация документов
Входящие документы поступают в организацию разными способами: по почте, с курьером, через сервисы обмена. После занесения в систему документ регистрируется за пару кликов:

При регистрации журнал регистрации, дата и номер присваиваются автоматически
Cистема позволяет изменить или зарезервировать номер регистрации документа, заполнить пропущенные номера в журнале регистрации. Регистрационный номер может включать в себя код подразделения, индекс журнала и другие реквизиты.
После регистрации данные в карточке документа блокируются от дальнейших изменений. Никто не сможет случайно или намеренно их изменить.
Рассмотрение входящей корреспонденции
После регистрации входящего документа создается задание руководителю на рассмотрение, в котором он:
выносит резолюцию;

принимает документ к сведению, если тот носит ознакомительный характер и не требует выполнения работ;

создает поручения и отправляет на исполнение;

переадресует задание другому сотруднику.

Вынесение резолюции руководителем
Помощнику руководителя Directum RX также позволяет создавать проект резолюции — предварительный вариант решения по входящему документу, и отправлять его на утверждение. А руководителю при рассмотрении не нужно будет открывать каждое поручение: в задании сразу отображается полная информация о проекте резолюции.

Руководителю достаточно нажать кнопку «Утвердить проект резолюции» и поручения автоматически отправятся на исполнение
Исполнение поручений
Механизм поручений позволяет выдавать задания сотрудникам, контролировать ход исполнения и проверять сделанные работы.

Задание на исполнение поручения
Исполнитель поручения может создать подчиненное поручение, чтобы передать часть работ другому сотруднику. А если работы не выполнены в срок по веским причинам, то запросить продление срока.
Если поручение на контроле, то после выполнения работ контролеру придет задание на приемку. Когда контроль не нужен, система отправит автору поручения уведомление о завершении работ.
Сотрудник может полностью делегировать поручение коллеге. Для этого нужно просто установить флажок при создании подчиненного поручения.

Автовыполнение поручений
Для мониторинга работ по поручениям система также предоставляет удобные инструменты:
список для поиска поручений по заданным параметрам через панель фильтрации;

закладка «Поручение» для контроля работ по определенному поручению.

отчет для контроля сроков исполнения поручений за определенный период.

Список «Поручения»
Закладка «Поручение»
Отчет «Контроль сроков исполнения поручений»
Отправка писем корреспондентам
Для создания документов в системе есть шаблоны, в которые данные подставляются автоматически. Это сокращает время на подготовку документов.
Кроме исходящих писем для одного корреспондента есть возможность создавать письма, адресованные нескольким получателям. Аналогично можно работать и с входящими письмами, если они поступают сразу нескольким специалистам организации. Все адресаты указываются прямо в карточке документа:
Письма, адресованные определенному сотруднику, можно найти по параметру фильтрации «Адресат».

Фильтр по адресату
Список адресатов можно сохранять, чтобы использовать повторно. А также есть возможность распечатать лист рассылки письма— документ с перечнем адресатов и их адресов. Составлять его вручную уже не придется, все данные заполняются автоматически:
Благодаря интеграции с сервисами обмена документ отправляется корреспонденту в один клик прямо из Directum RX. Это позволяет организовать прозрачное согласование электронных юридически значимых документов, сократить время на обработку и доставку, контролировать их возврат.
Если же отправляются бумажные документы, то доступны печать конвертов и подготовка реестра почтовых отправлений. Данные об отправителе и получателе в них заполняются автоматически.
Работа с внутренними документами
Для отправки документа на согласование и подписание достаточно выбрать готовое правило и стартовать процесс. Система сама определит участников и отправит им задания. После согласования документ подписывается руководителем или его заместителем. При этом оформить доверенность на подписание документов для заместителя можно прямо в Directum RX.
Законодательство обязывает работодателей знакомить сотрудников с организационно-распорядительными документами. Поэтому после подписания из карточки приказа, распоряжения или постановления доступна отправка на ознакомление сотрудникам под личную подпись или в электронном виде. Кроме этого система позволяет:
быстро формировать бланк сотрудникам под подпись — составлять список вручную уже не придется;

сохранять список сотрудников, которым отправлены документы, для повторного использования;

контролировать ознакомление с документом по переписке в задаче или из отчета.

Выдача оригиналов и копий бумажных документов
Directum RX позволяет отслеживать текущее местонахождение бумажных документов в организации и обеспечивает их возврат. Для этого в карточке на закладке «Выдача» ответственный за хранение оригиналов документов делает отметку.
За 1 рабочий день до срока возврата документа сотруднику придет задание. Так система напомнит, что нужно вернуть документ.
После возврата ответственному за хранение документов придет задание на контроль. Как только задание будет выполнено, система сама сделает отметку о возврате документа. Документы не потеряются и всегда будут возвращены вовремя.
Автоматизируйте делопроизводство с Directum RX
Directum RX упрощает ежедневную работу с документацией:
сводит риск потери документов к минимуму;

сокращает время на обработку и регистрацию входящих документов, а также на подготовку и согласование исходящих и внутренних документов;

повышает исполнительскую дисциплину сотрудников за счет контроля своевременности исполнения поручений;

ускоряет поиск местонахождения бумажных документов.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции или сокращении предусмотренных граф. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.
Существует несколько типов входящей корреспонденции и исходящей, как внутренней, так и внешней. Основные типы:
Письмо
Факс
Электронная почта
Телефонограмма
Докладная или служебная записка
Объяснительная
Заявление
Жалоба
В зависимости от объема входящей или исходящей корреспонденции, документооборот в организации осуществляется в электронном или бумажном виде. Существуют многочисленные компьютерные программы по делопроизводству, которые помогают не только систематизировать документы в организации, но и разослать корреспонденцию конкретному адресату, с последующим контролем исполнения. Как входящая, так и исходящая корреспонденция регистрируется в специальных журналах, которые содержат следующие графы:
Номер(№) документа
Дата (ч.м.г.) регистрации
Кому направлен документ (от кого поступил)
Тип регистрируемого документа
Описание
На исходящих документах, слева в верхнем углу, ставится номер регистрации и дата. На входящих документах, справа в нижнем углу, ставится номер регистрации, дата и подпись, принявшего документ. Как входящие, так и исходящие документы могут носить информационный характер или определены руководителем для исполнения.
Две программы для успешной авоматизации документооборота
Документы, предназначенные для исполнения, ставятся на контроль и регистрируются в журнале контроля, который содержит следующие графы:
Номер(№) документа
Дата (ч.м.г.) регистрации
Тип регистрируемого документа
Исполнитель
Срок исполнения
Отметка об исполнении
Пример:
1. 22.01.10 Письмо Кравцов 28.01.10 27.01.10
Входящий исходящий документ — Большая Энциклопедия Нефти и Газа, статья, страница 1
Входящий исходящий документ
Cтраница 1
Входящие и исходящие документы учитывают в экспедиции канцелярии при первоначальной обработке или отправке документов. [1]
Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа № 72 / 1 — 5 включает. [2]
Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников. [3]
Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз. [4]
Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. [5]
Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. [6]
Все письменные входящие и исходящие документы такого рода аудиторы должны в обязательном порядке приобщать к прочей своей рабочей документации. [7]
Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода. При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко. [8]
При этом все письменные входящие и исходящие документы такого рода аудиторы должны в обязательном порядке приобщать к прочей своей рабочей документации. [9]
Примерные формы журналов регистрации входящих и исходящих документов представлены ниже. [10]
В информационно-технологической схеме отражается состав входящих и исходящих документов, состав хранимой документации с указанием объемно-временных характеристик информации, перечень выполняемых работ ( задач) на каждом рабочем месте с оценкой их трудоемкости. [11]
Банк Импортера обеспечивает регистрацию и учет всех входящих и исходящих документов в соответствии с внутренними правилами делопроизводства. [12]
Банк обязан обеспечить регистрацию и учет всех входящих и исходящих документов в соответствии с внутренними правилами делопроизводства. [13]
Цифрами обозначены порядковые номера документов из общего перечня входящих и исходящих документов отдела управления персоналом. [15]
Страницы: 1 2
7 новых способов обработки входящих документов
У вас уже есть программное обеспечение для управления выводом документов, и теперь вам нужно программное обеспечение для управления входящими документами?
Некоторые программные приложения помогают обрабатывать исходящие документы и даже регистрировать эти исходящие документы
. Но когда вы по-прежнему получаете множество документов каждый день от поставщиков, властей и клиентов, вам необходимо программное обеспечение, чтобы не утонуть в лишних документах.
PaperLess фокусируется на управлении входящими документами, что означает управление всем рабочим процессом в организации от добавления документов до обработки данных, от утверждения документов до сохранения всех типов транзакций в бухгалтерском или неучтенном архиве.
Итак, вот 7 новых способов улучшить свои повседневные операции и как PaperLess может сделать ваш бизнес более эффективным:
1. Добавление входящих документов в PaperLess
Добавление любого типа входящего бумажного или электронного документа в несколько форматов файлов, включая офисные документы или любое сканированное изображение
Комплексный контроль прав пользователей, так что определенные пользователи имеют ограниченный доступ к определенным документам или папкам
Многопользовательская функциональность для нескольких компаний, так что определенные документы компании ограничены для определенных пользователей
Пользователи PaperLess не обязательно должны быть пользователями вашего бухгалтерского приложения
2.Ведение входящей документации
Никогда не теряйте время, выясняя, где ваши документы находятся в бизнес-процессе
Быстрый и легкий поиск любого документа
Просматривайте все свои документы в рабочем пространстве PaperLess, различные представления означают, что вы всегда можете видеть, где находятся ваши документы в рамках бизнес-процесса
Создавайте бухгалтерские проводки непосредственно из изображений исходного документа и проводите проводки непосредственно в бухгалтерском приложении
Просмотрите документ в PaperLess из бухгалтерского приложения
3.Автоматическое распознавание счетов
PaperLess считывает изображение документа и извлекает данные бухгалтерского учета, готовые для разноски, непосредственно в ваше бухгалтерское приложение
Двухуровневая технология распознавания счетов означает высокую гибкость, что сокращает ручной ввод данных
4. Разрешения на рабочий процесс
Любой бухгалтерский или неучетный документ может иметь одного или нескольких получателей для согласования
Полный контрольный журнал для каждого процесса утверждения документов
5.Безопасный удаленный доступ
Приложение удаленного доступа (файл размером 9 МБ) можно запускать в любом месте через Интернет и иметь доступ ко всем функциям PaperLess
6. Архив других документов
Для не бухгалтерских документов, таких как предложения, кадровые документы, политики и процедуры, нет необходимости в какой-либо другой внешней базе данных или приложении
Любой бизнес-документ можно заархивировать с его собственными метаданными, чтобы его можно было найти в функциях поиска PaperLess
7.Отчетность
Обширные возможности отчетности с выводом в Excel, что позволяет составлять отчеты по документам, размещенным в бухгалтерском учете, ожидаемым в рабочих процессах и хранящимся в архиве неучтенных документов.
Преимущества безбумажной печати
Экономьте деньги: Повысьте эффективность бизнес-процессов за счет экономии времени и уменьшения количества ошибок. Сократите бизнес-расходы на обработку, печать, копировальный аппарат и хранение.
Увеличение прибыли: Более эффективное взаимодействие внутри организации за счет централизации управления документами, использования рабочих процессов для управления бизнес-процессами, утверждения документов в процессе и снижения воздействия бизнеса на окружающую среду.
Снижение риска: Защитите данные в своем бизнесе, надежно заархивируйте всю документацию, проведите полный аудит процессов и быстро найдите информацию.
Узнайте больше о том, как вы можете получить более быструю и высокую рентабельность инвестиций с PaperLess, свяжитесь с нами сегодня для онлайн-демонстрации!
Управление записями
— Infinity ECM
Управление записями
Решение дает полный контроль над документацией в вашей организации.Позволяет создавать и редактировать документы, получать, упорядочивать, отправлять, архивировать и обмениваться документами между пользователями в определенных местах документации. Решение значительно упрощает мониторинг бизнес-процессов и повышает эффективность работы, взаимодействия и скорость решения файлов с делами.
Управление файлами

Подсистема является одной из самых современных систем делопроизводства.Модули были разработаны в соответствии с Положением о ведении делопроизводства. Решение включает в себя административную и пользовательскую часть, и каждый пользователь решения имеет понимание и может работать только с теми документами, которые предназначены для него. Решение обрабатывает обычные процедуры, необходимые для работы в офисе, от создания классов, процессов, папок и управления местами для документов.
Записи
Подсистема позволяет создавать входящие, исходящие и внутренние записи.Он доступен для поддержки независимых записей документов без файлов дела или присоединения записей к файлам дела. Через систему поддерживается и отправка исходящих записей на верификацию.
Папки
Обеспечьте целостность документации, создав элементы в подсистеме Infinity. Прикрепите файлы дела к другим файлам дела аналогичного содержания, присоедините связанную запись или добавьте файлы дела со всеми документами в соответствующую доставку всего за несколько щелчков мышью.
Товарная накладная
Отслеживайте движение документов в вашей системе с помощью доставок. Доставка материалов изменяет место хранения документации в материалах дела или записи. Стажерская накладная предназначена для доставки товаров и документов в одно и то же место хранения документации. Электронная накладная позволяет проводить электронную проверку материалов дела и записей за определенный период. Электронная накладная никогда не меняет расположение документации в материалах дела или записи.
Почта и доставка
Включает запись входящих писем, запись внутренних писем, создание прямых исходящих писем. Почтовые сообщения состоят из записей и других почтовых сообщений (писем, денежных писем, пакетов, телеграмм). Формирование товаросопроводительных (товаросопроводительных) документов через административный офис.
Займы и товарный процесс
Отправить запросы на разрешение заимствования архивных документов с отслеживанием сроков возврата исходных документов и отказом в праве рецензирования (электронные накладные) по истечении определенного срока.Обработка позиций включает процессы утверждения, выдачи и определения.
Архивирование и извлечение
Через систему доступно архивирование материалов дела и записей, а также отслеживание местоположения архивного сайта и предложения по извлечению архивных материалов после истечения крайнего срока. Отправка запросов на согласование заимствования архивных документов с отслеживанием сроков возврата исходных документов и отказом в праве на просмотр (электронные накладные) по истечении установленного срока.
Попробуйте интерактивную демоверсию Infinity ECM или 30-дневную бесплатную пробную версию
Попробуйте бесплатно
Глава 5: Управление записями
Глава 5: Записи Менеджмент
Управление записями ПРООН связано с созданием, использованием и поддержанием текущие записи систематическим образом и относятся к любой информации, независимо от физической формы или характеристик, происходящих из или полученных ПРООН в рамках своей официальной деятельности.
5.1.1 Входящая и исходящая корреспонденция
Обычная почта

Обычная почта вскрывается регистратором, передается адресату и, в конечном итоге, хранится органом регистрации в соответствии с соответствующим файлом коды.
Конфиденциально или лично

Конфиденциальная или личная почта не открывается и проходит мимо регистрационный блок адресату.При случайном открытии отдел реестра кладет его обратно в конверт, скрепляет скобами и отправляет в адресат с запиской извинений. Могут потребоваться действия для обеспечения отправители должным образом маркируют конверты. Переписка может быть подана в секретный файл с необязательной перекрестной ссылкой на предметный файл, или рассекречены и хранятся в обычных файлах. Личная переписка может скопировать в личное дело адресата. Получатель конфиденциальная / личная переписка отвечает за присвоение файла номер (при необходимости).
Исходящая почта
Конфиденциальное или личное внимание

Отправитель определяет, является ли корреспонденция конфиденциальной или личной. внимание. Если пакет запечатан, проверьте подпись удостоверяющего дипломатического сотрудника.
5.1.2 Файлы и архивы
Файлы должны содержать записи, исходящие от или полученные организацией. в письменной, аудио, видео, электронной и других формах.
5.1.2.1 Глобальная система классификации заявок
В нынешней глобальной системе классификации файлов ПРООН используется тема классификация файлов. Основные предметы в целом делятся на следующие категории:
серии мероприятия префикс
100 серии организационная деятельность ORG
200 серии Общая деятельность АДМ
финансовая деятельность FIN
кадровая деятельность PER
общественная информационная деятельность ПА
300/400 серии программная деятельность ПРО
500 серии правовые вопросы НОЖКА
Данная классификационная система организована таким образом, чтобы позволить расширение установленных сюжеты и освоение новых предметов за счет большого промежутка нумерации система.Полную глобальную систему подачи документов можно найти в разделе 5.4.2: Глобальный список заявок.
Файлы проектов ведутся отдельно по номерам проектов. Страновые отделения следует проверить выполнимость различных файлов проекта (проектные документы, оборудование, общие, стипендии и т. д.) для того же проекта.
5.1.2.2 Техническое обслуживание
Хронология и / или чтение файлов

Организационным подразделениям в штаб-квартире и страновых отделениях следует вести ежедневный хронологический файл и / или файл чтения для одной копии каждого исходящая корреспонденция.Файл для чтения обычно уничтожается после распространения среди соответствующих сотрудников. Хронологический файл будет храниться не более одного года. Мастер-копия хранится в основном предметном файле.
Главный предметный файл
Ежедневная подача

Подача документов должна выполняться ежедневно во избежание скопления бумаг. и убедитесь, что файлы всегда актуальны.
Правильная подача

Входящую корреспонденцию следует размещать в хронологическом порядке. согласно дате в переписке (а не дате получения). В сотрудник, ответственный за регистрацию, должен проверять как исходящие, так и входящие соответствие для правильной классификации файлов.
Выполненные действия

Сотрудник, ответственный за регистрацию, должен проверять входящие переписка перед подачей, чтобы убедиться, что все необходимые действия были завершенный.
Корпуса и приспособления

Приложения и приложения следует подавать в хронологической последовательности. с сопроводительным письмом в соответствующем тематическом файле. Если корпус / насадка слишком громоздка, чтобы ее можно было подпилить с обшивкой письмо / переписка в тематическом файле, перекрестная ссылка должна быть сделана на сопроводительное письмо с указанием объемного документа хранится в отдельном ящике файл с меткой «коробочный файл, содержащий отчеты / публикации, слишком громоздкие для основного файл.»Если приложение / приложение является копией полученного сообщения или отправлено в более раннюю дату, сотрудник должен убедиться, что он уже в файле в правильной хронологической последовательности. Если вложение / приложение отсутствует, только что полученное вложение необходимо подать в хронологическом порядке в соответствующем тематическом файле.
5.1.2.3 Архивирование
Ответственное подразделение в штаб-квартире или страновом офисе выдает руководящие принципы архивирования, которые будут отражать местную ситуацию и включать следующие директивы: См. политику хранения при архивировании.
Подготовка файлов к архивированию

Удаление файлов перед архивированием. Разложите отдельные бумаги по файлам или закрепить резинкой. Отдельные постоянные и временные файлы и архив их в отдельных коробках. По возможности размещайте файлы общего характера в один архивный ящик, например файлы проектной документации, файлы персонала. Подготовить список содержимого каждого поля с указанием имени файлов и содержимого (например, IND / 78/008 Документы проекта) и поместите одну копию в коробку.Отправить в соответствующий блок архивации с необходимым количеством копий оглавления. Подразделение архивации и организационное подразделение сохраняют копии списка содержание.
Подтверждение графика хранения

После получения и осмотра ящиков Отдел архивации свяжется с организационной единицей, и подтверждает и записывает дату утилизации в соответствии с графику хранения.
Запрос на возврат файлов

Организационные подразделения могут запрашивать файлы в письменной форме или по электронной почте, указав, если возможно, номер файла и описание коробки. Обычная ссуда срок 30 дней. Если файлы требуются более 30 дней, организационные подразделения должны запросить продление. Подразделение архивации поддерживает записи всех перемещений файлов.
Утилизация

Архивный отдел подтверждает дату списания с организационное подразделение до утилизации файлов.
5.2 Роли и Обязанности
5.2.1 Введение
5.2.1.1 Главный офис
Хранение и мониторинг архивных, постоянных и непостоянных документов Ответственность за административное обслуживание (ASD) / COHSS в Штаб-квартира. ASD контролирует внедрение делопроизводства и архивов программы, обеспечивая полноту и актуальность руководящих принципов, пересматривая графики хранения, обеспечивающие охват новых записей, а также архивирование и получение записей штаб-квартиры ПРООН.
Управление записями и систематическое ведение файлов (в соответствии с установленными процедуры) являются обязанностью каждого подразделения Штаб-квартиры. руководители отдела несут ответственность за соблюдение этих правил и эффективно внедрены процедуры управления записями и архивирования.
5.2.1.2 Страновые офисы
Управление записями и систематическое ведение файлов (в соответствии с установленными процедуры) являются обязанностью каждого странового офиса.Резидент Представители несут ответственность за соблюдение этих правил. соблюдаются соответствующие процедуры управления записями и архивирования. эффективно реализовано.
Офисы
могут выбрать централизованную файловую систему (с записями подразделение управления, несущее общую ответственность) или назначить сотрудника для контролировать децентрализованную файловую систему. Смесь централизованных общих файлов также могут быть рассмотрены децентрализованные файлы проекта.Какая бы система ни использовалась, четкие внутренние инструкции о том, кто несет ответственность за файлы, должны быть изданы Постоянный представитель. Документы и циркуляры, выпущенные страновым отделениям следует рассматривать как часть этой ответственности за подачу документов.
Хранение и мониторинг архивных, постоянных и непостоянных документов ответственность Постоянного представителя.
5.2.1.3 Заинтересованный персонал
Назначенный персонал должен знать свои обязанности и обязанности других лиц. единиц для обеспечения правильного управления записями и архивирования.
5.2.2 Руководящие принципы
Классификация

Создатель записи несет ответственность за ее классификацию. Вся корреспонденция должна содержать соответствующий номер / имя тематического файла в в соответствии с глобальной регистрацией система классификации. Если объект классифицируется как конфиденциальный, датированный в тематическом файле должна быть сделана перекрестная ссылка, указывающая на конфиденциальное письмо / документ существует в отдельном конфиденциальном файле.Все документы должны иметь соответствующий классификационный символ и должны быть выданы в числовом порядке.
Языки

Циркулярные письма готовятся в одной или нескольких из шести официальные языки: арабский, китайский, английский, французский, русский и Испанский. Все остальные документы и переписка (если иное не уполномоченный директором Финансово-административного бюро Услуги) должны быть подготовлены на английском, французском или испанском языках (основной рабочие языки).Письма на арабском языке с ответом также на Арабский язык должен сопровождаться неподписанной копией на английском языке. Это относится на письма, полученные на всех других языках, не являющихся рабочими языками ООН.
Зазоры

Корреспонденция и документы, содержащие заявления о политике ПРООН (кроме тех, которые специально цитируются из официальных отчетов или которые пытаются для интерпретации установленной политики) необходимо передать Ассистенту Администратор обеспокоен.Информация, подлежащая распространению, в которой сделана ссылка на мнение, выраженное Администратором, или заявление приписываемые ему / ей должны быть одобрены Администратором. Все остальные корреспонденция и документы должны быть очищены и иметь подписи в соответствии с письменная политика соответствующего подразделения или странового офиса.
5.3.1 Определение
Записи — это любая информация, независимо от физической формы или характеристик, исходящие от ПРООН или получаемые ею в рамках ее официальная деятельность.Файлы содержат записи, исходящие от или полученные организация письменных, аудио, видео, электронных и других формы. Управление записями относится к созданию, использованию и обслуживанию текущие записи систематическим образом. Архивирование занимается сохранением и ведение долгосрочных записей на временном или постоянном / бессрочном основе в соответствии с установленным графиком хранения.
5.3.2 Ключевая цель, основная политика и будущее Проезд
5.3.2.1 Введение
В целях повышения эффективности и результативности операций продвигать качество программ и позволит ПРООН выполнять свою роль агентства развития, недавно были представлены следующие инициативы:
С введением децентрализации страновые отделения делегированы расширенные полномочия по утверждению, ответственность за проверку странового отделения и система отчетности, а также усиленное и независимое управление финансовыми и административные обязанности.

Внедрение ПРООН современных технологий управления информацией (через внедрение стандартизированной автоматизации делопроизводства в штаб-квартире и стране офисы) способствовал гораздо более быстрому и эффективному обмену информацией. В результате поток информации внутри отделов в штаб-квартире, страновые офисы, а также с дочерними организациями, а также с другими офисами потрясающе.
Переход к более децентрализованной, автоматизированной и прозрачной оперативная практика способствует эффективности и результативности ПРООН.На в то же время отдельные сотрудники несут большую ответственность за создание, распространение, ведение и сохранение официальных отчетов. Пока официальный записи более доступны, риск потери важных официальных записи выше. Поэтому крайне важно, чтобы технологически современные, систематическое и эффективное управление и хранение важных записей происходит в комплексный и скоординированный подход к быстро движущимся, высокотехнологичным операционная практика.
5.3.2.2 Ключевая цель
Целью процедур управления документами и архивами ПРООН является установить и внедрить систематическую программу управления записями / файлами, которая позволяет сотрудникам создавать, поддерживать, оценивать и сохранять официальную ПРООН записей, что обеспечивает легкий доступ и непрерывность информации.
5.3.2.3 Основная политика
Документы ПРООН, независимо от их физической формы или характеристик, являются собственностью организации.Они не могут быть уничтожены или удалены из единицы происхождения, кроме как в соответствии с установленными руководящими принципами или одобрение и консультации с руководством исходного офиса.
5.3.3 Подача заявки
5.3.3.1 Предметная классификация
Текущая система классификации в настоящее время пересматривается, чтобы учесть рассмотрение перехода организации к электронному управлению файлами, и обеспечить включение многих новых инициатив и мандатов ПРООН. В ожидании завершения пересмотренной системы подачи заявок существующая глобальная система классификации заявок использоваться. Все официальные файлы должны соответствовать этой системе. Это из крайне важно, чтобы файлы были точно идентифицированы.
Глобальная система классификации файлов включает в себя все возможные предметных вопросов, но не предполагается, что каждое страновое отделение или штаб-квартира unit создает файл для каждого указанного номера. Система должна быть изменена в зависимости от местных условий, размера офиса и / или сферы деятельности.
5.3.3.2 Реестр
Реестр в страновых отделениях ПРООН — это институциональная память для поступающих и исходящие сообщения и файлы. Учитывая меньшее укомплектование штатов страновых отделений и внедрение электронных коммуникаций, это Резидент Ответственность представителя (независимо от того, централизованный или децентрализованный), чтобы назначить кого-либо для обеспечения переписки правильно закодированы и поданы, а также письменные инструкции по внутренним коммуникациям и имеются функции реестра.
5.3.3.3 Политика хранения архивов
Программные файлы

Документальные материалы, касающиеся политики, процедурного или технического характера. вопросы, которые могут рассматриваться как имеющие постоянную архивную ценность для организацию следует сохранить. Список таких файлов находится в разделе 5.4.1 Файлы для постоянного Удержание. Штаб-квартира является основным хранилищем программы файлы. Следует поддерживать программные файлы, отличные от постоянных. в течение семи лет после завершения проекта.
Финансовая отчетность

Внешние аудиторы ПРООН подтвердили в феврале 2000 г., что максимальная количество лет, в течение которых любой финансовый файл должен храниться, составляет десять (10) лет. Этот применяется как в штаб-квартире, так и в страновых офисах.
Личный кабинет

Записи для сотрудников штаб-квартиры, набираемых на месте, и всего Персонал, набранный на международной основе, сохраняется в Штаб-квартире.Страна офисы ведут учет персонала, набранного на месте. Список постоянных записи о персонале находятся в разделе 5.4.1. Файлы для постоянного хранения. Документация в файле, отличном от Вышеупомянутые записи должны храниться как минимум семь годы.
Действующие договоры аренды

Как в штаб-квартире (Отдел административного обслуживания), так и в стране офисы должны вести постоянный учет всех действующих договоров аренды на офисные помещения и / или жилье.
Прочие административные, кадровые, программные, организационные файлы

Список постоянных файлов / записей находится в разделе 5.4.1 Файлы для постоянных Удержание.
Все остальные файлы / записи должны храниться не более семи лет.
Хронология / чтение файлов

Один набор файлов хронологии и / или чтения должен быть сохранен для максимум один год.
Страновые отделения: постоянные файлы после закрытия отделения ПРООН

Отдел административного обслуживания (ASD) будет координировать эту операцию. Управление людских ресурсов, Отдел Финансы, и соответствующее бюро сообщит страновому офису о файлы / записи для отправки в штаб-квартиру или уничтожения.
5.3.3.4 Списание внеоборотных записей
Во избежание ненужного накопления записей в ограниченном офисе пространство, удаление файлов должно производиться ежеквартально каждой организацией подразделение / страновой офис.Если такая частота нецелесообразна или не нужна, файлы должны выходить на пенсию не реже одного раза в календарный год. Удаление файлов должно включать очистку файлов (удаление дубликатов копий, черновиков и любых ненужные документы).
При очистке файлов наивысший приоритет должен быть отдан завершенным или неактивным файлы, но устаревшие части файлов, полуактивные файлы и файлы, которые редко должен быть изъят из употребления. Исходящие офисы могут иметь доступ к пенсионерам файлы за несколько дней.При необходимости на пенсии файлы должны быть доступны в течение одного рабочего дня.
Личные и рабочие файлы, содержащие информацию ПРООН неличного природа часто поддерживается отдельными офицерами по разным причинам. Это Следует помнить, что эти файлы являются собственностью организации. Когда лица, выходящие на пенсию из организации, эти файлы следует проверять.
Записи утилизируются в соответствии с официальным графиком хранения.Когда подлежит утилизации, Группа архивации рассмотрит список записи, подлежащие удалению, проконсультируйтесь с офисом-отправителем (при необходимости) и разрешить утилизацию в случае необходимости. Если это оправдано, пересмотренная дата утилизации может должно быть создано, и Отдел архивации должным образом уведомлен о таком изменении. Файлы будут утилизировать путем сжигания и / или измельчения.
5.3.3.5 Хранение архивных материалов
Главный офис

Штаб-квартира ПРООН использует частную компанию для физического хранения официальные записи.Группа управления архивами и записями может сделать компьютеризированный, детализированный список всех удаленных файлов, доступных для исходящих офис. Этот список представляет собой перечень заархивированных файлов, которые можно отсортировать. по разным категориям, используется для проверки того, были ли файлы удалены, и для помощи в поиске файлов.
5.3.4 Управление формами
По мере возможности, страновые отделения должны загружать электронные версии форм или создайте необходимые формы на месте.Формы можно найти на веб-страницах BFAS и / или OHR в разделе ФОРМЫ. ПРООН Отдел административного обслуживания штаб-квартиры продолжит поставки ограниченного количество декалей и бланков ООН. Заявка на бланки прилагается. как часть MOM, а также может быть найден под заголовком FORMS. Страна офисы должны обеспечить четкую маркировку номера своего счета, когда заказ.
5.3.5 Руководства ПРООН
Руководства ПРООН являются собственностью организации.Страновые отделения получат только ограниченные копии. Эти ПРООН выпускает руководства для офисов и должностей, а не для частных лиц. Это обязанность постоянного представителя следить за тем, чтобы руководство не было удалено или взяты любым сотрудником, и что все руководства актуальны и доступны для использование сменяющими друг друга офицерами. С появлением руководств ПРООН, передаваемых в в страновых офисах в электронном виде, постоянный представитель должен обеспечить, чтобы все сотрудники имеют доступ к последней версии такой электронной информации.
5.3.6 Информационный отчет и финансовый директор
Ожидается, что
страновых отделений обновят информационный отчет и страновое поле Office Manual непосредственно в предоставленных базах данных. Шаблоны имеют Предусмотрено единообразие и простота ввода необходимых данных. Страна офисы несут ответственность за предоставление имен двух координаторов, которые будут отправьте этот проект в штаб-квартиру [[email protected]], чтобы получить необходимые пароли — страновой офис должен предоставить штаб-квартире полное имя, должность должность и адрес электронной почты соответствующих сотрудников.
Те немногие страновые отделения, которые считают, что не смогут ввести для получения информации напрямую следует обращаться за советом к координатору штаб-квартиры [mailto: %20%[email protected]]. После подтверждения того, что конкретное страновое отделение не может напрямую ввести информации, Отдел административного обслуживания будет продолжать обновлять Информация.
Информационный отчет
Информационный отчет — очень важный документ, который должен дать ответы на большинство запросы о заселении в новое место службы.Информация должна быть краткой и соответствует потребностям новичков. Рекомендуется не более половины страница может быть отдана любому подразделу главы. Постоянные представители несет ответственность за содержание и обеспечение актуальности отчета. Страна офис отвечает за включение данных в интранет ПРООН и за копирование и распространение, при необходимости, в другие страновые офисы и ООН агентства. Страновым офисам рекомендуется обновлять информационный отчет по крайней мере раз в год.
Инструкция по обновлению и Заполнение шаблона информационного отчета описано в разделе 5.4.3.
Финансовый директор
«Финансовый директор» — одно из наиболее широко используемых руководств. Постоянные представители несет ответственность за обеспечение регулярного обновления информации и, по крайней мере, раз в квартал, и ASD будет продолжать следить за тем, чтобы это было сделано. В Приложения к финансовому директору будут по-прежнему напрямую включаться во внутреннюю сеть ПРООН. штаб-квартирой.
Инструкция по обновлению и Заполнение шаблона финансового директора см. В разделе 5.4.4.
5.3.7 Распространение информации административного Природа для ПРООН и агентств ООН
Часто необходимо информировать агентства ООН и штаб-квартиру ПРООН / страну отделения определенных условий, преобладающих в месте службы, которые имеют относящиеся к административным формальностям. Это в основном (но не исключительно) касается всех аспектов командировки с точки зрения требований правительство программы, а также услуги и возможности, доступные на местном уровне через офис ПРООН или иным образом.Такие циркуляры будут транслироваться специальными странового офиса в страновые офисы ПРООН и / или затронутые агентства ООН. Информационные копии также будут отправлены в Бюро и Административное управление. Отдел обслуживания (ASD), который, в свою очередь, будет консультировать туристическую службу ООН, и вставить соответствующие статьи в Информацию о страновом полевом офисе Буклет .
5.3.8 Отчеты страновых офисов
Страновые отделения должны направлять следующие оперативные отчеты в Штаб-квартира на регулярной основе:
Тип отчета Процесс
Информационный отчет Страновые отделения обязаны вводить информацию напрямую, как за 5.3.6 и 5.4.3.
Срок: не реже одного раза в год
Руководство для полевого офиса в стране Страновые отделения обязаны вводить информацию напрямую, как согласно 5.3.6 и 5.4.4.
Срок: не реже одного раза в квартал
Инвентарь / FOINVENT Дискета требуется до 31 января каждого года.
Транспортные средства, находящиеся на хранении ПРООН Отчет требуется до 5 января каждого года.
Прокат рулона Отчет требуется до 7 числа каждого месяца.
Местная инспекционная комиссия и комитет по местным контрактам членство Списки участников требуются ежегодно.
Отчет о деятельности Комитета по местным контрактам Ежегодное резюме и копии протоколов местного комитета по контрактам должны быть представлен секретарю Консультативного комитета по закупкам 15 января каждого года.
План автоматизации делопроизводства Ежегодная подача должна подаваться в начале каждого год.
Акт передачи Описано в разделах 5.3.9 и 5.3.9.1 Это предназначены для новых представителей-резидентов или другого нового персонала, и представлен во время смены персонала. Копии должны быть отправлены в штаб-квартиру. (ASD) и в региональное бюро.
План безопасности Включает список международного персонала в целях безопасности.Годовые и полугодовые списки необходимо отправлять в службу безопасности ООН. Координатор.
Каталог страновых офисов Справочник всего персонала. Копии отправляются в региональное бюро. и координатор по вопросам безопасности штаб-квартиры.
План аварийного восстановления Единовременная потребность при запуске оборудования автоматизации делопроизводства или модифицированный.
Акт медицинской эвакуации Ежегодно в Управление людских ресурсов (OHR).
Штатное расписание FOST ежеквартально в OHR. АЭС и ДПМ в OHR раз в полгода.
Прочие Как указано в других руководствах ПРООН.
5.3.9 Отчетность о процедурах передачи при отправлении
Для обеспечения бесперебойной работы и потока информации во время смены руководства уходящий старший персонал (Постоянный представитель и / или заместитель постоянного представителя, операционный менеджер) должны подготовить отчет о передаче.Этот отчет является формальным средством, с помощью которого уходящий персонал член предоставляет синопсис новому сотруднику о статусе различных аспекты взаимоотношений ПРООН: с правительством программы, агентствами в рамках системы Организации Объединенных Наций, двусторонние программы помощи, помощь координация, управление чрезвычайными ситуациями, управление программами, управление операциями (общее управление, финансы, автоматизация делопроизводства, человеческие ресурсы) и другие связанные вопросы. Даже если уходящий сотрудник может организовать личный инструктаж по передаче, должен быть подготовлен отчет о передаче в качестве фона для обсуждения и необходимого распространения среди других стороны.
Отчет о передаче, подготовленный Постоянным представителем, должен быть всесторонний; те, которые предназначены для депутатов, должны относиться к их конкретным сферам деятельности. операции внутри странового офиса. Передаточные отчеты депутатов должны быть одобрено Постоянным представителем.
Подробное описание функций страновых отделений (см. Организационное руководство) может быть полезным в качестве справочного материала для готовим этот документ. Хотя следует избегать длинных описательных отчетов (рекомендуется десять страниц в качестве оптимального объема), деятельность странового отделения должна быть точно и кратко рассмотрено.Информация включена во внутреннюю отчеты страновых отделений или отчеты, представленные в штаб-квартиру, следует направлять до и не тиражируется. Электронная версия отчета о передаче следует хранить на дискете в страновом офисе. Это должно быть рассматривается как конфиденциальный файл.
Уходящий сотрудник должен направить копии отчета о передаче Кому:
новый сотрудник (через Постоянного представителя или Исполняющий обязанности офицера, в зависимости от обстоятельств).
Администрация, Кабинет Администратора.
соответствующее региональное бюро.
Управление людских ресурсов.
Финансовый отдел.
Отдел административного обслуживания.
5.3.9.1 Отчет о передаче: рекомендуемое содержание
Отношения с правительством программы

Общие отношения с соответствующими государственными министерствами и ведомствами.Важная информация, которая может быть полезна приезжающему резиденту Представитель по отношению к правительственным координирующим органам и каналам коммуникации.
Отношения с исполнительными агентствами, другими организациями США Система наций и неправительственные организации

Анализ взаимоотношений с представительствами агентств ООН, прочее организации системы Организации Объединенных Наций и неправительственные организации.Укажите, регулярно ли проводятся координационные встречи, и какие действия необходимо предпринять (если таковые имеются) для поддержания и укрепления этого процесс согласования.
Функции / отношения координатора-резидента

Анализ должен включать действия, предпринимаемые в качестве координатора-резидента, и отношения с другими агентствами ООН и правительством программы.
Отношения с программами двусторонней помощи

Режим участия и проблемы, возникшие при двустороннем техническом помощь в государственных проектах.Предложения по обслуживанию и укрепление этих отношений.
Координация помощи

Существующие экономические и социальные условия в стране, текущие политика и планы развития. Поскольку координация помощи — это прежде всего ответственность правительства, предложения о том, как ПРООН могла бы помочь в улучшение функции координации помощи.
Связи с общественностью и сбор средств

Связи с донорами для определения стратегий, выгодных отношений с неправительственных организаций и других местных представителей национальных или международные партнеры.
Управление в чрезвычайных ситуациях

Анализ деятельности по реабилитации и развитию, в том числе национальные системы предотвращения, готовности, координации, сотрудничества и взаимосвязь между оказанием чрезвычайной помощи и развитием. Где страновой офис переживает стихийные бедствия, хорошо задокументированное приложение о шагах должны быть приняты во время такого случая.
Обстановка безопасности

Текущее состояние безопасности, включая вопросы, требующие внимание (текущее действие плана безопасности, особые меры предосторожности) вопросы и т. д.).
Управление программами

Основные вопросы, касающиеся статуса страновой программы, проектов мониторинг и оценка (круглый стол, консультативная группа и другие, пиковые бюджеты, конвейер, так далее.). Записка о национальной стратегии и возможности мобилизации неосновного финансирования (совместное несение расходов, СУМ и другие отчисления в трастовые фонды из глобальных и тематических фондов, таких как Global Экологический фонд, Монреальский протокол и т. Д.). Статус каждого текущий и планируемый проект не следует включать, так как эта информация доступный новому представителю-резиденту в других отчетах. Соответствующие отчеты, представленные в штаб-квартиру, которые касаются вопросов программы и, если необходимо, могут быть назначены необходимые последующие меры. Предложения и осуществляемые мероприятия по повышению качества управления программами / проектами. Проблемы, которые могли негативно повлиять на реализацию проекта, и меры по их устранению. направления действий следует выделить.
Операционный менеджмент

Комментарии к существующей организационной структуре странового офиса (цепочки подчинения, подчиненность, области, требующие оптимизации и усиление). Следует выделить хронические и повторяющиеся проблемные области; должны быть включены предложения о возможных коррективных или последующих действиях. В общее управление, финансы, автоматизация делопроизводства и человеческие ресурсы ситуация должна быть отражена.Уходящим сотрудникам следует подчеркнуть: рекомендации по дальнейшим действиям по различным вопросам.
Людские ресурсы

Органиграмма, план работы офиса, текущее состояние персонала, закрепленного за страновой офис, FOST, восприятие сотрудниками своих функций, моральный дух в Генеральная. Адекватность и состояние услуг, функционирование PAR / MRG система, реализация национального офицера схема.Структура местной заработной платы, шкала АЭС, назначение и Панель продвижения, план обучения, ассоциация персонала и т. Д. Предложения для необходимые последующие действия.
Финансы

Взносы правительства (невыплаченные объявленные взносы, GLOC). Финансы (бюджет, статус распределения, внебюджетные фонды, дополнительные фонды, ARL). Подотчетность (удостоверяющие и утверждающие сотрудники как по финансам, так и по дипломатической почте, банковские счета, лица с правом подписи банка, мелкие и безопасные хранители, делегирование полномочия на закупку, уровень аванса, банковское соглашение).Аудит (последний аудиторские отчеты). Мнения о возможных областях риска и о том, насколько эффективны финансовое управление и внутренний контроль могут сохраняться и усилен.
Общее управление

Проблемы с жильем в целом и статус информационного отчета. Помещения странового офиса, амбулатория и магазинные операции (если применимо), инвентарь. Местная собственность Смотровая комиссия , Комитет по местным контрактам , транспорт, оборудование, связь (факс, телефон, электронная почта, дипломатическая почта, телекс), изменения будут введены или объединены для обеспечения наиболее рентабельного использования средства связи.Существующие сервисные контракты на командировки, техническое обслуживание помещений и локальной сети (LAN) служба поддержки.
Информационные системы управления и автоматизация делопроизводства

Состояние автоматизации делопроизводства (включая использование компьютеризированных информационные системы управления), адекватность инфраструктуры и план автоматизации делопроизводства.
Помещения общего пользования

Соглашения об общих помещениях (если применимо), совместное использование агентств, CSA резюме, план этажа, договоренности о субподряде, бюджеты и т. д.
При необходимости прочие вопросы

Проблемы, не охваченные в вышеуказанных областях, которые могут иметь прямое и / или косвенное влияние на работу страновых отделений как по программе, так и по администрация.

5,4 Связанные Информация
5.4.1 Файлы для постоянного хранения
Личный кабинет
личная история формы P.11
свидетельства о браке
изменение семейного положения
Указ о разводе
свидетельство о рождении
документы об усыновлении
национальный статус сотрудников с более чем одним национальность P.78
изменение гражданства
уведомление о разрешении Генеральным секретарем деловое свидание, встреча
назначение, изменение или отзыв бенефициара П.2
сертификатов, дипломов и др. (Доп. образование)
результаты языковых экзаменов
наград за работу за пределами ООН
наград за работу в ООН
Благодарственные грамоты
кадровая книжка / информационный бюллетень
изменение адреса
форма действий персонала п.5
урегулирование окончательных выплат по отделение п.35
сертификат окончательной очистки
ведомостей расходов на младших сотрудников категории специалистов
Действие по расчету заработной платы персонала
предложений о приеме на прием
уведомление о расторжении
Отчет о несчастном случае или заболевании в связи с обслуживанием
изменение медицинской классификации
экземпляров отчетов о производительности / аттестации
конфиденциальная переписка
Файлы программ / проектов
проектных предложений
заявок на проекты
итоговый отчет
подписанный проектный документ и исправления
окончательный бюджет проекта
отчеты об оценке
документальные материалы, например, касающиеся политики, процедурные или технические вопросы, которые могут рассматриваться как имеющие постоянный архивная ценность для организации
Административная документация
Опись имущества длительного пользования
удостоверяющих сотрудников
кредитный союз
Политика таможенного оформления и импортных процедур (страновой офис)
Утилизация оргтехники (штаб-квартира и страна офис)
руководства и справочники
протокол опросной комиссии (штаб-квартира и страна офис)
Создание / аренда офиса (штаб-квартира и страна офис)
политики и процедуры
контрактов и закупок (штаб-квартира и офис)
Кадровая документация
Обязанности, обязанности и льготы персонала (часов работа, официальные праздники)
заработная плата и соответствующие надбавки (шкала, язык надбавка, корректив по месту службы, суточные, специальная должность надбавка, сверхурочные и отгулы, авансы)
Совет по назначениям и продвижению по службе (штаб-квартира и страновой офис)
Деятельность в области общественной информации
политика
Консультативный комитет по общественной информации
отдельных публикаций
специальные статьи
публичная информация (включая День ООН и Сутки)
Организационная документация
законодательные акты (Устав Омнибуса, резолюции, консенсус)
основные исследования
участие в ПРООН
канал связи (правительства, агентства)
управленческих проверок
сотрудничество и консультации
Постоянные представители (глобальные, региональные, Другие)
Механизм ПРООН — организация и управление
Администратор и заместитель администратора
управляющий совет (круг ведения, правила и процедуры, члены, собрания, представительство, комитеты, отчеты)
Консультативная группа по планированию политики
планирование конференций
5.4.2 Глобальный список подачи
5.4.3 Инструкции по обновлению и заполнению Шаблон информационного отчета
Откройте Netscape Navigator
Измените URL-адрес на — http://stone.undp.org/main/undpintra.cfm
Введите свой логин и пароль. Затем нажмите Редактировать информационный отчет. в разделе «Управление страной»
Выберите Регион и Страна и введите информацию на шаблон.
Помощь по заголовкам шаблонов приведена ниже.
Информация о стране : — Информация о стране добавляется автоматически в информационный отчет путем заполнения финансового директора: т.е. почтовый адрес, Почтовый адрес, телефон, факс, электронная почта FO, адрес электронной почты реестра CO.
I Введение в систему ООН в _______ — Агентства ООН — автоматически вставляется из финансового директора — Миссия Заявления: страновое отделение для включения
II Проживание в ______________ — Физическое состояние Особенности, Климат, Природные ресурсы, Политические и административные Организации, Показатели развития, Люди, Язык, Религия, Образование: страновых офисов для вставки.
III Проживание в _______________ — Супруги и Возможности трудоустройства, магазины и рынки, еда и рестораны, PTT, телевидение, Радио и Интернет, Чем заняться, Путешествие по этой стране: страновой офис для вставки — Официальные праздники: вставляется автоматически от финансового директора — Службы ООН: страновое отделение для вставки.
IV_____________Values - Обзоры экспатриантов, советы по еде, Подарки и социальные правила: страновой офис, чтобы вставить
V Перед вылетом в _____________ — Контрольный список перед отъездом Страновой офис для вставки — Visa Требования: автоматически вставляется из финансового директора — Другое Visa Требования, Путешествие в эту страну, Домашние животные, Пересылка Информация / импорт: страновых офисов для включения
VI Поселение в ___________ — Прибытие Контрольный список, Гостиницы, Охота за домом, Мебель / Техника, Помощь по дому, Коммунальные услуги, Диапазон ежемесячных затрат, Транспортные средства, Банковское дело, Школа, Здравоохранение, Безопасность, страхование: страновой офис, чтобы указать
VII Полезная информация — Справочная информация, Другие номера телефонов: страновой офис для вставки — Номер телефона: автоматически вставляется из CFO.
Дата обновления появится автоматически.
5.4.4 Инструкции по обновлению и заполнению CFO Шаблон
Откройте Netscape Navigator
Измените URL-адрес на: http://stone.undp.org/main/undpintra.cfm
Введите свой логин и пароль. Затем нажмите «Отправить» кнопка
Найдите «Country Management» и нажмите CFO Edits
Выберите Регион и Страна и введите информацию на шаблон.
Оказывается помощь в заполнении заголовков шаблона брифинга. ниже.
[Чтобы начать НОВУЮ строку, необходимо поставить
в конце предложение]
Информация о стране — Автоматический ввод с помощью DIMA.
Постоянный координатор ООН / Постоянный представитель ПРООН — Информация вставлено OHR.
Персонал ПРООН Страновой офис для ввода.Однако имена сотрудников должны быть добавлены в базу данных персонала ПРООН перед включением. [Если сомневаешься свяжитесь с DIMA [email protected]
Почтовый адрес / почтовый адрес / основной формат телефона / принципал Формат факса — Страновой офис для ввода.
Дополнительные обязанности РП — Страновой офис для ввода
URL — Страновой офис для ввода [адрес домашней страницы CO]
Последнее обновление страны / организации: — Автоматический ввод с помощью DIMA
Формат телефона / Формат факса / Электронная почта и реестр — Страна офис для ввода
Обслуживается: — Страновой офис для ввода [Множественный выбор]
Регион / Неактивен — По умолчанию «Нет» и «Нет» [оставить как есть]
Другой персонал ООН / Врачи ООН / агентства с офисом в Страна / Координационная группа и каналы связи по вопросам ПРООН / Часы работы ; Официальные праздники / Требования к визе / Инокуляции / Отель Размещение / Транспорт. — Страновой офис для ввода.
Непросмотренные примечания — Страновой офис для ввода.
Спутник A Спутник B Спутник M — Техническое обслуживание штаб-квартиры Деление [TSD] для ввода
URL-адрес для информации — Страновой офис для ввода
Дата обновления появится автоматически.
Создание записей входящих документов — Business Central
01.04.2021
Читать 3 минуты
В этой статье
На странице Входящие документы вы можете использовать различные функции для просмотра квитанций о расходах, управления задачами OCR и преобразования файлов входящих документов вручную или автоматически в соответствующие документы или строки журнала.Внешние файлы могут быть прикреплены на любом этапе процесса, в том числе к разнесенным документам и к результирующим записям поставщика, клиента и главной книги.
Для записи внешнего документа в Business Central необходимо сначала создать или заполнить запись входящего документа. Вы можете сделать это вручную или сфотографировать внешний документ, а затем создать запись входящего документа с прикрепленным файлом изображения.
Прежде чем вы сможете использовать функцию «Входящие документы», вы должны выполнить необходимую настройку.Для получения дополнительной информации см. Настройка входящих документов.
Утвердить или отклонить входящий документ
Если вы действительно хотите разрешить пользователям создавать счета-фактуры или строки общего журнала из записей входящих документов, если они не утверждены, вы можете настроить утверждающих, которые должны утверждать записи перед их обработкой.
Выберите значок, введите Входящие документы , а затем выберите связанную ссылку.
Выберите строку с документом, который вы хотите утвердить или отклонить, а затем выберите действия Утвердить или Отклонить .
Если вы утверждаете запись входящего документа, в строке входящего документа устанавливается флажок Деблокировано . Пользователь, ответственный за создание, например, счетов-фактур, может приступить к обработке записи.
Для создания записи входящего документа с помощью фотографии
Примечание
Следующая процедура применима только к клиентам Business Central Tablet и Phone.
На панели приложения выберите плитку Create Incoming Document from Camera , а затем перейдите к шагу 4.
Либо на панели приложения нажмите кнопку параметров, выберите Входящие документы , а затем выберите Все .
На странице Входящие документы нажмите кнопку с многоточием, а затем выберите Создать из камеры . Камера на планшете или телефоне активирована.
Сделайте снимок документа, такого как квитанция о покупке, который вы хотите обработать как входящий документ, а затем нажмите кнопку OK .
Создается новая запись входящего документа с прикрепленным изображением.
Чтобы прикрепить изображение к входящей записи документа, сделав фотографию
Примечание
Следующая процедура применима только к клиентам Business Central Tablet и Phone.
На панели приложения нажмите кнопку параметров, выберите Входящие документы , а затем выберите Все .
Откройте карточку для существующей записи входящего документа.
На странице Входящий документ нажмите кнопку с многоточием, а затем выберите Прикрепить изображение с камеры . Камера на планшете или телефоне активирована.
Сделайте снимок документа, такого как квитанция о покупке, который вы хотите обработать как входящий документ, а затем нажмите кнопку OK .
Изображение прикрепляется к записи входящего документа.
Для создания записи входящего документа вручную
Выберите значок, введите Входящие документы , а затем выберите связанную ссылку.
Выберите действие Создать из файла .
На странице Вставить файл выберите файл, а затем выберите Открыть . Файл прикрепляется автоматически.
В качестве альтернативы выберите действие Новый .
Чтобы прикрепить файл, выберите действие Прикрепить файл .
На странице Вставить файл выберите файл, представляющий рассматриваемый входящий документ, а затем нажмите кнопку Открыть .
На странице Входящий документ заполните поля по мере необходимости. Наведите указатель мыши на поле, чтобы прочитать краткое описание.
См. Также
Обработка входящих документов
Входящие документы
Закупки
Работа с Business Central
Прием входящих и выдача исходящих документов
Прием входящих и выдача исходящих документов | Бюро по охране окружающей среды, регион 1
Этот веб-сайт принимает Руководство по обеспечению доступности веб-контента (WCAG 2.0) в качестве стандарта доступности для всех связанных с ним веб-разработок и услуг. WCAG 2.0 также является международным стандартом ISO 40500. Это подтверждает его как стабильный технический стандарт, на который можно ссылаться. WCAG 2.0 содержит 12 руководств, организованных по 4 принципам: воспринимаемый, работоспособный, понятный и надежный (сокращенно POUR). Для каждого руководства есть проверяемые критерии успеха. Соответствие этим критериям оценивается по трем уровням: A, AA или AAA. Руководство по пониманию и применению рекомендаций по доступности веб-контента 2.0 доступен по адресу: https://www.w3.org/TR/UNDERSTANDING-WCAG20/. Специальные возможности Комбинация клавиш быстрого доступа Активация Комбинированные клавиши, используемые для каждого браузера. Chrome для Linux нажмите (Alt + Shift + shortcut_key) Chrome для Windows нажмите (Alt + shortcut_key) Для Firefox нажмите (Alt + Shift + shortcut_key) Для Internet Explorer нажмите (Alt + Shift + shortcut_key), затем нажмите (ввод) В Mac OS нажмите (Ctrl + Opt + shortcut_key) Заявление о доступности (комбинация + 0): страница утверждения, на которой будут показаны доступные ключи доступности.Домашняя страница (комбинация + H): клавиша доступа для перенаправления на домашнюю страницу. Основное содержимое (комбинация + R): ярлык для просмотра раздела содержимого текущей страницы. FAQ (комбинация + Q): ярлык для страницы часто задаваемых вопросов. Контакт (комбинация + C): ярлык для страницы контактов или формы запросов. Отзыв (комбинация + K): ярлык для страницы обратной связи. Карта сайта (комбинация + M): ярлык для раздела карты сайта (нижнего колонтитула) на странице. Поиск (комбинация + S): ярлык для страницы поиска. Нажмите esc или нажмите кнопку закрытия, чтобы закрыть это диалоговое окно.×
Филиппинское стандартное время:
Порядок обработки входящей корреспонденции для целей хранения и архивирования
Типы корреспонденции
Персонал отдела документации
должен быстро и точно обрабатывать различные типы корреспонденции.Входящая корреспонденция будет поступать в архив несколькими способами. Некоторые из них будут приходить по обычной почте, некоторые вручную, а некоторые по телексу, факсу или электронной почте. Также будут различия в способах адресации пунктов. Некоторые из них будут адресованы министерству, ведомству или агентству, а некоторые — частным лицам по имени или по должности. Другие вопросы могут быть адресованы неадекватно или неразборчиво. Меньшее количество элементов будет иметь маркировку безопасности или конфиденциальности, например «конфиденциально» или «личное».Некоторые письма могут содержать чеки, деньги или другие ценные вещи, которые необходимо будет тщательно зарегистрировать и отнести к учетным записям.
Открытие почты
Почта то есть:
Помечено как личное или конфиденциальное или адресованное должностному лицу министерства / департамента по личному имени, а не по титулу или должности, следует оставить закрытыми и немедленно передать адресату.
Почта то есть:
Очевидный счет, квитанция, выписка или счет-фактура
Возврат отправителю с пометкой в случаях, когда имя отправителя четко идентифицируется
Предназначен для неадминистративного отдела
остается неоткрытым и помещается в соответствующий поддон / поддон для дальнейшей сортировки и доставки.Во всех офисах должен быть по крайней мере один ящик / лоток для входящей почты, в который помещается неоткрытая обычная внешняя почта.
Правила обращения с «конфиденциальными» и «личными» письмами и секретными документами должны соблюдаться всегда. (См. Также: Работа с секретными документами и файлами). Все остальные письма должны открываться и проставляться с датой, как только они будут получены в Офисе документации. Во время этого процесса письма должны храниться в ящике или другом подходящем контейнере.
Разрежьте открытые конверты сверху. Необходимо следить за тем, чтобы содержимое писем не было повреждено при разрезании конвертов. Многие приложения поступают отдельно или отдельно от сопроводительных документов. Прикрепите такие приложения к соответствующим документам, стараясь не повредить чеки, сертификаты или аналогичные предметы. Все приложения должны быть указаны в сопроводительных документах. Это особенно важно, когда вложения представляют собой ценные бумаги или личные документы.
Сертификаты, акты и другие юридические документы требуют особого внимания. Разложите такие документы в отдельных конвертах, отметив на внешней стороне содержание и ссылочный номер файла. Запишите их в регистр или Книгу ценностей и храните в надежном месте. Перекрестная ссылка на файл.
Заказная почта
Входящая заказная почта забирается из почтового отделения курьером в заданное время.Мессенджер должен подписаться на заказное письмо.
После этого заказная почта доставляется вместе с обычной входящей почтой в почтовую стойку в офисе документации. Процедура отправки заказной почты аналогична описанной выше обычной почте.
После того, как заказное письмо или незарегистрированное письмо с наличными деньгами было обработано, оно доставляется адресату вручную служащим почтового отделения, который обеспечивает, чтобы адресат поставил свою подпись в Журнале ценностей в качестве доказательства того, что письмо было получено.
После получения всех подписей Журнал ценностей возвращается в кассу Казначейства, которая сверяет подписи с полученными деньгами.
Регистр внутренней корреспонденции и почтовая папка
После вскрытия почты и учета всех вложений каждое письмо или меморандум должно быть зарегистрировано назначенным должностным лицом в Реестре внутренней корреспонденции. Все графы Регистра должны быть заполнены.Первоначально необходимо ввести следующие данные:
Серийный номер (следующий номер по порядку)
Дата письма
Дата получения письма
От кого пришло письмо
Ссылка автора письма
Тема письма
Начальник отдела документации или назначенное должностное лицо решает, как обращаться с предметами. Например: —
Пометьте обычные документы инструкциями по подаче и передайте их офицеру, ответственному за подачу.
Поместите письма, которые не являются обычным делом, в почтовые папки для распространения. Список будет варьироваться от агентства к агентству, но важно, чтобы он был как можно короче, чтобы почтовая папка была быстро возвращена в архив.
Должностные лица, включенные в список рассылки, должны незамедлительно обратиться к документам в почтовой папке. Они должны отметить те письма, с которыми они хотели бы иметь дело лично или которые они хотели бы направить своим сотрудникам, указав, кому они должны быть отправлены.Все такие указания должны быть подписаны и датированы должностным лицом, делающим их. Письма нельзя удалять из почтовой папки. Все должны быть возвращены в архив для хранения.
Если каждый день отправляется более одного тиража почты, корреспонденция, доставленная после отправки тиража, должна быть отложена и включена в последующую партию, за исключением тех, которые имеют пометку «срочно» и должны быть доставлены немедленно. Офисы документации, получающие почту только один раз в день, могут счесть необходимым иметь второй тираж для работы с почтой, доставленной вручную.
Когда почтовая папка возвращается в архив, документы должны быть немедленно помещены в соответствующие файлы. Прежде чем файлы будут переданы назначенным ответственным за действия сотрудникам, сотрудники отдела документации должны отметить в соответствующем листе передачи файлов имя или должность ответственного за действия и дату передачи (см. — Раздел 7). В Реестре внутренней корреспонденции должна быть занесена следующая информация:
Имя или должность ответственного за действия, которому было передано дело, и дата подачи письма
Номер файла, на котором было размещено письмо
Дело должно быть доставлено соответствующим офицерам незамедлительно.
Почта с ценностями
Почтовые отправления, содержащие чеки, банковские тратты, денежные переводы или другие ценные предметы или которые могут их содержать, должны тщательно охраняться с момента их получения.
Должен быть подготовлен письменный отчет обо всех почтовых переводах, полученных каждый день (в дополнение к Регистру входящей корреспонденции), который подписан лицом, открывающим почту. Для этого используется книга ценных бумаг или реестр денежных переводов.Сотрудники отдела документации должны внести в Реестр денежных переводов следующую информацию:
Серийный номер
Дата получения
Имя отправителя перевода
Количество
Реквизиты перевода
Номер чека / Код сортировки банка (только чеки)
Имя и подпись должностного лица при открытии перевода
Каждый лист реестра должен быть пронумерован. Полученные денежные средства должны быть подсчитаны и отмечены в реестре, а также в сопроводительном документе пост-открывателем.В реестре нельзя делать стирания и карандашные записи. Неправильная запись может быть отменена только путем исключения и исправления новой записи, при которой исходная запись остается разборчивой. Все такие изменения должны быть подписаны совместно ответственным за вскрытие документов и надзорным должностным лицом.
Проверьте все подлежащие оплате инструменты (чеки, денежные переводы, почтовые переводы, банковские переводы и т. Д.), Чтобы убедиться, что: —
Сумма соответствует сумме, указанной в квитанции о переводе или другом сопроводительном документе
суммы прописью и цифрами согласуются
дата и данные получателя указаны правильно
переводы подписаны (за исключением почтовых и платежных поручений)
Если цель, с которой был отправлен денежный перевод, не может быть определена, включите его в ежедневный банковский перевод и примите меры для получения необходимой информации как можно быстрее.
В случаях, когда деньги явно пропущены или отличаются по сумме от суммы, указанной в документах, полученных по почте, на документе должна быть сделана отметка совместно с лицом, открывающим почту, и надзорным сотрудником. Лицо, отправившее перевод, сразу же извещается об ошибке. Тем временем чек можно сдать в банк.
Телеграммы и факсы
Поместите телеграмму в папки с пометкой «СРОЧНО» сразу после их регистрации.Затем эти папки необходимо незамедлительно передать старшему офицеру для получения указаний о том, как с ними обращаться.
По факсу поступает все больше писем. Поскольку «нежелательная» почта иногда отправляется по факсу, убедитесь, что полученные факсы касаются подлинного офисного бизнеса. Следует избегать ненужного использования факса, и следует внимательно относиться к принятию решения о том, следует ли рассматривать факсы как срочные. Обычная несрочная корреспонденция не должна отправляться по факсу. В случае сомнений начальник отдела документации должен проконсультироваться с соответствующим ответственным за действия.
Отправленный по факсу материал имеет тенденцию выцветать при печати на термобумаге. После того, как будет установлено, что факс относится к служебным делам, необходимо сделать копию факсимильного сообщения и поместить копию в почтовую папку или в соответствующий файл, если это необходимо. Полученный факс следует поместить в файл для исходных факсов.
Все входящие факсы в файле факсов должны быть уничтожены через шесть месяцев в обычном порядке. Если оригинал документа, отправленного по факсу, будет получен позднее в Офисе документации, он также должен быть помещен в соответствующий файл.И фотокопия факса, и оригинал документа должны быть сохранены в файле, поскольку к фотокопии могли быть добавлены комментарии, написанные оперативными сотрудниками.
Электронная почта
Все больше сообщений поступает по электронной почте на настольные компьютеры оперативников. Однако многие сообщения электронной почты являются обычными или не связаны с официальными делами, и их не нужно будет сохранять после прочтения.
Должностные лица, отправляющие или получающие электронную почту, должны решить, относится ли каждое полученное или отправленное электронное письмо к служебным делам и должно ли быть распечатано, чтобы копия помещалась в файл.
Во всех случаях, когда входящая электронная почта распечатывается для хранения, любой исходящий ответ также должен быть распечатан и приложен к входящему сообщению, где это возможно.
Сообщения электронной почты должны относиться к одной теме только для облегчения хранения. Если электронное письмо касается нескольких тем, необходимо будет сделать копии и поместить их в соответствующие файлы.((Правила хранения и хранения электронной почты постоянно пересматриваются и развиваются)
Секретные документы и файлы
Распространение «секретных» документов должно быть строго ограничено теми офицерами, которым они нужны для эффективного выполнения своих обязанностей. У них должны быть соответствующие зазоры.
Процедура обработки исходящей корреспонденции для целей хранения и архивации
Исходящие меморандумы также должны иметь заголовок или строку темы (e.грамм. Re: Программа управления архивами и записями). «Знаки безопасности» или «метки конфиденциальности» печатаются на видном месте вверху и внизу каждого листа.
Если исходящему письму или меморандуму был присвоен неправильный ссылочный код, сотрудники отдела документации исправят ссылочный код и уведомят об изменении лицо, подготовившее его.
После подписания письма или меморандума ответственным за действия, они должны быть возвращены в архив для отправки.
Спецификации исходящих писем
Для обеспечения того, чтобы имидж правительства, отраженный в исходящей корреспонденции, был последовательным и профессиональным, рекомендуется, чтобы исходящие письма были подготовлены в соответствии со следующими требованиями:
12-кегментный шрифт Helvetia или Times Roman. Не используйте шрифты Courier
Напечатано на соответствующем правительственном бланке. Фирменный бланк должен быть напечатан в метрической системе размеров
.
Поля должны быть 1 дюйм
Следует использовать стиль блока
Ссылочный номер файла должен быть вверху буквы
Инициалы автора и машинистки должны располагаться под блоком подписи
Вложения указаны под инициалами отправителя и машинистки
Код заголовка файла текстового редактора должен отображаться внизу страницы, когда это необходимо.
Копии файлов
Копии всей исходящей корреспонденции всегда должны быть подготовлены и отправлены в архив для хранения.
Размещение букв «F / C» рядом с номером файла / справочным кодом должно указывать на то, что документ является копией файла исходящей корреспонденции.
Копия файла должна быть затем помещена в межведомственный почтовый конверт в поддон / лоток, предназначенный для документов / файлов, и отправлена ответственному за ведение документации. Не позволяйте копиям документов накапливаться в течение длительного времени перед их отправкой на регистрацию, так как это приведет к задержке регистрации в Офисе документации.
Регистр исходящей почты и исходящей корреспонденции
Подготовка писем к отправке:
Персонал отдела документации
отвечает за проверку исходящей почты, обеспечение правильности имен, адресов и ссылок, а также наличие всех вложений и приложений. Как только письмо было подписано и датировано ответственным за действия, оно должно быть возвращено в архив для отправки. Персонал Records отвечает за сортировку исходящей почты по соответствующим категориям и за ведение записей о том, что было отправлено.В реестре исходящей корреспонденции заносится следующая информация о письмах, покидающих Офис:
заводской номер
дата получения письма для отправки
тема письма
ссылочный номер письма
имя получателя письма
способ отправки (ручная или почтовая)
Диспетчерская книга офисного помощника
Письма, подлежащие доставке в руки, записываются в диспетчерской.Будут введены следующие данные:
дата отправки письма
ссылочный номер письма
Имя помощника / посыльного
куда отправлено (министерство / ведомство / подразделение)
имя и подпись принимающего должностного лица и дата
Доставка почты
Офис документации будет передавать всю почту, готовую к отправке, офисному помощнику / посыльному вместе с диспетчерской книгой посыльного.

РубрикаРазное

Входящие и исходящие документы: Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Делопроизводство | 1С:Документооборот 8 | Функциональные возможности

Типы документов

Входящие документы

Исходящие документы

Внутренние документы

Виды документов

Нумерация документов

Карточка документа

Дополнительные свойства

Прочие возможности

Рекомендуем также ознакомиться с другими разделами:

1С:Документооборот 8

Журнал регистрации исходящих документов. Образец, бланк 2021

Значение

Требования к заполнению

Какие данные указывать при заполнении

Вариации

Виды пересылаемых документов

Сколько хранить

Обработка документов: Принять/Подписать, Отклонить/Уточнить, Отозвать

Принять /Подписать

Отклонить /Уточнить

Отозвать

Делопроизводство

Обработка и регистрация документов

Рассмотрение входящей корреспонденции

Исполнение поручений

Отправка писем корреспондентам

Работа с внутренними документами

Выдача оригиналов и копий бумажных документов

Автоматизируйте делопроизводство с Directum RX

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Входящий исходящий документ — Большая Энциклопедия Нефти и Газа, статья, страница 1

Входящий исходящий документ

7 новых способов обработки входящих документов

— Infinity ECM

Управление записями

Управление файлами

Записи

Папки

Товарная накладная

Почта и доставка

Займы и товарный процесс

Архивирование и извлечение

Попробуйте интерактивную демоверсию Infinity ECM или 30-дневную бесплатную пробную версию

Глава 5: Управление записями

5.1.1 Входящая и исходящая корреспонденция

5.1.2 Файлы и архивы

5.1.2.1 Глобальная система классификации заявок

5.1.2.2 Техническое обслуживание

5.1.2.3 Архивирование

5.2.1 Введение

5.2.1.1 Главный офис

5.2.1.2 Страновые офисы

5.2.1.3 Заинтересованный персонал

5.2.2 Руководящие принципы

5.3.1 Определение

5.3.2 Ключевая цель, основная политика и будущее Проезд

5.3.2.1 Введение

5.3.2.2 Ключевая цель

5.3.2.3 Основная политика

5.3.3 Подача заявки

5.3.3.1 Предметная классификация

5.3.3.2 Реестр

5.3.3.3 Политика хранения архивов

5.3.3.4 Списание внеоборотных записей

5.3.3.5 Хранение архивных материалов

5.3.4 Управление формами

5.3.5 Руководства ПРООН

5.3.6 Информационный отчет и финансовый директор

5.3.7 Распространение информации административного Природа для ПРООН и агентств ООН

5.3.8 Отчеты страновых офисов

5.3.9 Отчетность о процедурах передачи при отправлении

5.3.9.1 Отчет о передаче: рекомендуемое содержание

5.4.1 Файлы для постоянного хранения

5.4.2 Глобальный список подачи

Создание записей входящих документов — Business Central

В этой статье

Утвердить или отклонить входящий документ