Текст деловой написать: Официально деловой стиль (примеры) 🤓 [Есть ответ]

Деловая переписка

Мы все отправляем десятки писем каждый день, привычно разбавляя текст смайлами, или придумывая оригинальную подпись в конце, чтобы скрасить рутину деловой переписки. И если негласные правила рунета понятны каждому, то в англоязычной среде не все так очевидно. Пусть эти советы помогут вам оперативно и грамотно составить business mail.

Адресность

Заранее выясните к кому конкретно адресовано ваше сообщение (Mr/Mrs/Ms) и должность адресата (CEO, CFO, CCO) или отдел (IT, production, R&D department). Если пишите впервые, лучше начинать Dear Sir/Madam, dear All — для гпуппы адресатов.

Не люблю, когда мне пишут Mrs или Madame. Если в подписи я ставлю Elena/Helen, значит, предпочитаю именно такое обращение. Думаю, это актуально для всех участников переписки.

Структурность

Разделяйте основные месседжи как абзацами, так и вводными фразами (firstly, secondly, further on, finally, as a result, moreover, in addition). Если вопросов много, нумеруйте их. Это упростит дальнейшую коммуникацию.

Аббревиатуры, сокращения и смайлики

Если это не первичный контакт, можете разбавить мейл смайлом. CAPS не рекомендую, ровно как и LOL.

Сокращения и аббревиатуры экономят наше время. Главное — правильно их использовать. Самые распространенные формы — AOB(Any Other Business), ASAP (As Soon As Possible), FYI (For Your Information).

Оперативность

Когда возникают ситуации, требующие оперативного ответа, пишу в мессенджеры или соц.сети. На Западе это воспринимается friendly. В смс допускаются такие формы — U (You), 2 (too/to), 8 (ate), R (are), 4 (for), Y (why). Также носители языка часто заменяют звуковое сочетание символами. На заметку: l%k (look), глаголы KNO (know), CHK (check) и союзы (BCZ-because). Но это касается только чатов в мессенджерах.

Менталитет

За годы накопленного опыта у меня отработаны лайфхаки по общению с иностранцами. Немцы очень обязательны. Здесь, как правило, нет проблем ни с ответами, ни с соблюдением DL. Испанцы, итальянцы никогда не отвечают вовремя. Советую перечислять задачи по пунктам, если хотите получить четкие ответы на вопросы. Французы предпочитают мейлы на родном языке. Если пишите на английском, выбирайте международные термины и общепринятые аббревиатуры.

Финал

Мейл можно закончить официально (best regards, wishes), или менее формально (sincerely, with gratitude) – решать вам. Не забудьте указывать skype/мобильный, если цените таймменеджмент. Good Luck!

Правила деловой переписки: почта, мессенджеры, мемы

С развитием онлайн-сервисов люди все реже общаются лично или по телефону и все больше вопросов решают в переписке. Одни предпочитают использовать почту, другие уходят в чаты и мессенджеры. Кажется, что с этими каналами умеет работать каждый. Но на самом деле в онлайн-переписке легко допустить ошибку, которая испортит впечатление, подорвет веру в ваш профессионализм или вызовет скандал. Разбираем специфику бизнес-коммуникации в почте и мессенджерах: о чем нельзя забывать, а от чего лучше сразу отказаться.

---

Как написать e-mail, который не отправят в спам

Неумение писать деловые письма приводит к тому, что важные сообщения остаются без ответа, заинтересованные лица выпадают из диалога, получатели не понимают, чего от них хотят, а конфиденциальные данные оказывают в руках посторонних. Чтобы этого избежать, следуйте простым правилам:

• Отвечайте на письма в течение двух часов. Если вы физически не успеваете это сделать (например, для сбора информации нужно два дня), напишите, что получили письмо, и укажите, когда сможете ответить.
• Используйте функцию «Ответить всем». Вы можете получать ответы только от одного человека, но если в ветке при этом несколько получателей, значит, им всем нужно быть в курсе. Хотите обсудить конкретный вопрос приватно с кем-то из адресатов? Предупредите об этом остальных и заведите отдельную ветку.
• Указывайте тех, от кого ждете ответа, в графе «Получатель». Людей, которым нужно просто ознакомиться с письмом и быть в курсе, внесите в поле «Копия».
• Если письмо предназначено больше чем десяти людям, внесите их в графу «Скрытая копия». Иначе список получателей будет слишком длинным. Также эту функцию стоит использовать, если получатели не должны знать друг о друге.
• Всегда заполняйте графу «Тема». Так адресат сразу поймет, о чем речь, письмо не затеряется и не попадет в спам. Тема должна быть конкретной и отображать суть письма. Например, «Вопрос по проекту» звучит слишком размыто, а «Мероприятие Сбербанка / Согласование сметы» — емко и понятно.
• Здоровайтесь в начале письма и обращайтесь к получателю по имени. Так вы покажете, что письмо отправлено не автоматически и вы уважительно относитесь к адресату. Кроме того, если у письма несколько получателей, обращение поможет человеку понять, что вы ожидаете ответа или каких-то действий именно от него.
• Обязательно проверяйте имена людей, названия компаний и продуктов. Здесь легко ошибиться и задеть получателя, показав ему свою невнимательность.
• Вынесите главную мысль в начало. Это поможет читателю сразу понять, о чем пойдет речь.
• Структурируйте письмо по принципу пирамиды. Разбейте текст на части с подзаголовками, четко идите от общего к частному или наоборот. В структуре должна прослеживаться логика.
• Одно письмо = одна тема. Если информации слишком много, разделите ее на два письма и в первом укажите, о чем будет следующее.
• Добавьте призыв к действию в конце письма. Четко объясните человеку, чего вы от него ждете.
• Под текстом письма укажите свое имя, должность, название компании и контакты. Не заставляйте получателя тратить время на поиски этой информации. 
• Внимательно вычитайте текст. Опечатки и орфографические ошибки портят впечатление и снижают уровень доверия к вашему профессионализму.
• Убедитесь, что не забыли о вложениях. Если отправляете дополнительные файлы, прикрепляйте их до того, как начнете писать письмо. Перед отправкой проверьте, на месте ли все вложения и есть ли в тексте пояснение, что в этих файлах. 

Кидать ли мемы любимому клиенту

Мессенджеры — относительно новый канал бизнес-коммуникации, но он уже составляет конкуренцию электронной почте. Во многих компаниях это основной способ общения с коллегами. Например, Екатерина Макарова, сооснователь каршеринга BelkaCar, отмечает: «С появлением мессенджеров электронная почта начала понемногу терять популярность. Так как в каршеринге есть много вопросов, которые требуют немедленной реакции, мы пользуемся Telegram». Внешняя коммуникация с клиентами и подрядчиками тоже вполне может идти через чаты, мессенджеры и соцсети.

Общение между коллегами полностью регламентируется корпоративной культурой. Во внутренних чатах сотрудники могут шутить и разговаривать в крайне фамильярной манере, если в компании это считается приемлемым. Но внешняя коммуникация через мессенджеры, должна проходить только в деловом стиле. Чтобы не испортить впечатление при общении с клиентами, соблюдайте несколько правил:

• Держите дистанцию. Мессенджеры — неформальный канал коммуникации, и общение в них кажется более приватным. Когда вы пишете человеку в мессенджер, вы вторгаетесь в его личное пространство. Поэтому стоит для начала поинтересоваться, удобно ли ему обсуждать там рабочие вопросы.
• Старайтесь уместить свою мысль в одно сообщение. Людей раздражает, когда в деловой переписке приходится продираться через десяток реплик вроде «Привет!», «Не отвлекаю?» и «Просто тут такое дело…», чтобы добраться до сути вопроса.
• Не используйте стикеры и эмоджи. За редким исключением они не подходят для деловой переписки с клиентом, даже если вы давно общаетесь и в целом придерживаетесь неформального стиля. Люди по-разному воспринимают одни и те же изображения и могут неправильно считать ваш посыл.
• Соблюдайте деловой стиль. Хотя в мессенджерах мы общаемся в расслабленной манере, не нужно переносить эту привычку на деловую коммуникацию. Сленг, юмор, пренебрежение орфографией и пунктуацией недопустимы.
• Скажите «нет» аудио- и видеосообщениям. Во-первых, не всем и не всегда комфортно их прослушивать. Во-вторых, получатель может воспринять это как знак того, что вы не готовы приложить усилия и набрать текст.
• Представьтесь, если пишете человеку впервые. Это как минимум признак хорошего тона. Не заставляйте адресата гадать, кто вы — особенно если ваш никнейм не соответствует имени. 
• Используйте хэштеги для навигации в переписке. Так и вам, и собеседнику будет легче искать важную информацию в диалоге.
• Не пишите в нерабочее время. Не все готовы посвящать деловым вопросам 24 часа, а отвлекать человека от личных дел неэтично. 

Почта vs мессенджер

Для внутренней переписки каждая компания подбирает вариант на свое усмотрение. А чтобы выбрать оптимальный канал для внешней коммуникации, лучше прислушаться к мнению клиента. Просто уточните, где ему удобнее общаться. Главное, помните, что у каждого из способов есть свои недостатки и преимущества:

Почта

Плюсы:

• Письмо на почту выглядит более официально, его воспринимают серьезнее. 
• Можно скрыть часть получателей.
• Чаще всего на сайтах компаний в качестве контакта указывают именно почту, так что получатель готов, что вы ему напишете.

Минусы:

• Письмо может попасть в спам.
• В отличие от чата, в почте нельзя узнать, прочитал ли человек письмо (если вы не установили заранее специальное расширение, например, MixMax).
• Если в ветке переписываются сразу несколько человек, легко запутаться.
• Обычно интервал между письмами дольше, чем между сообщениями в чате.

Мессенджеры и чаты

Плюсы:

• Больше подходят для оперативной переписки.
• Во вложениях легко найти файлы, которыми вы делились с адресатом.
• Более широкий функционал. Например, можно удалять и редактировать сообщения после отправки или проводить голосования.

Минусы:

• Общение в мессенджере может показаться клиенту нарушением личного пространства.
• Во время переписки легко скатиться на фамильярный стиль общения.
• Сообщение может потеряться в диалоге, и его будет трудно найти.

Чтобы лучше разобраться в правилах письменной деловой коммуникации, предлагаем прочитать следующие книги:

1. «Принцип пирамиды Минто», Барбара Минто
Автор книги, первая женщина-консультант McKinsey & Company, рассказывает о построении суждений и оформлении документов по принципу пирамиды. Книга помогает логичнее выстраивать свои мысли и доносить их до получателей.

2. «Искусство делового письма», Саша Карепина
Книга о том, как сделать деловое письмо работающим инструментом, способным убеждать. Автор, специалист в области письменной коммуникации, разбирает все ее аспекты и иллюстрирует примерами.

3. «Новые правила деловой переписки», Максим Ильяхов, Людмила Сарычева
Книга научит избегать штампов и канцеляризмов в деловой переписке и строить ее по принципам уважения и заботы об интересах получателя.

4. «Пиши, сокращай», Максим Ильяхов, Людмила Сарычева.
Авторы культовой книги о работе с текстами рассказывают, как писать убедительно, понятно и кратко. После прочтения вы научитесь анализировать собственные тексты и избавляться от лишних конструкций.  

5. «Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц», Павел Безручко
Книга учит излагать мысли так, чтобы даже очень занятой человек смог быстро уловить суть написанного. Вы узнаете, как правильно формулировать цель своего обращения и создавать структуру документа. 

Теги

Как писать важные письма по ГОСТу

Руководитель компании «Центр Бизнес Решений»

Как увеличить прибыль, сократив налоги?

Узнайте 45 способов снижения налогов — бесплатно!

Попробовать бесплатно Каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю госкорпорации, высокопоставленному чиновнику или, на худой конец, в ЖЭК. Но если вы предприниматель или топ-менеджер, то обязаны научиться грамотно писать деловые письма.

Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов.

ГОСТ определяет общие правила оформления документов, виды и образцы, схемы расположения реквизитов на документе и т.п. ГОСТ распространяется на документы на бумажном и электронном носителях.

Систему стандартов можно приобрести в книжных магазинах или найти в интернете.

Обратим внимание на те критерии, без которых письмо не будет соответствовать стандартам деловой переписки.

1. Оформление реквизитов

С правой стороны или по центру должны стоять реквизиты вашей компании. Шапка делового письма должна содержать обращение к адресату. Оформляется ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф. И.О. адресата. Ниже можно указать Тему письма.

Ещё ниже по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа». В предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, сокращения «г-ну» и «г-же» были недопустимы, в новом это стало возможным.

Но лучше воспользоваться старым вариантом и писать обращение без сокращений. Места много не займет, а уважения к «подателю сего письма» прибавится. Шапку выделяют жирным шрифтом.

«ВАСИЛЁК»

Общество с ограниченной ответственностью

Васильковая ул. д. 22, Москва, 117393

Тел /факс (495) 788-78-78

e-mail: [email protected]; http://www.vasilek.ru

ОКПО 07878778; ОГРН 1027788788788; ИНН/КПП 7788777887/777887887

______________ № 08

Ha № 08 от 18.08.2018

Губернатору

Тмутараканской области

Господину Иванову И.И.

Уважаемый Иван Иванович!

2. Вступление

В вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения…», «Прошу Вас…», «В настоящее время…» и т.д. — если письмо пишется от первого лица.

Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).

Причём, как во вступлении, так и в последующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.

3. Основной текст

Деловое письмо предполагает чёткое понимание: «Кому», «Зачем» и «Почему». Многие из нас получают письма, и часто смысл в них ускользает, а к концу письма так и не проясняется, что же хотел попросить или предложить автор. В деловом письме это недопустимо.

Поэтому, чтобы смысл и идея письма не «растекались по древу», ответьте на следующие вопросы:

1. Кому пишете письмо, не ошиблись ли «адресатом»?
2. Зачем пишете письмо, что вы хотите предложить?
3. Понятны ли доводы, стиль изложения и убедительны ли аргументы?
4. Какую выгоду адресат получит от сотрудничества?
5. Почему вы это делаете?
6. Какой результат вы хотите получить?
7. На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» адресата?

После того, как ответите на вопросы и приступите к написанию, ваше письмо будет кратким и по делу.

Согласно правилам написания, основная часть делового письма последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы должны логически перетекать в последующие.

Приводите по необходимости конкретные факты и цифры. И не забывайте, что краткость — сестра таланта. Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата. И он может отложить письмо и не узнать, что вы предлагаете.

Обратите внимание на некоторые моменты, связанные с изложением. Стиль делового письма консервативен, и письма, которые не соответствуют ему, не проходят дальше «таможенного контроля» в лице секретаря компании. Поэтому откажитесь от экспериментов и пишите так, как того требует деловой стиль.

4. Заключение

В Заключении письма подводятся итоги написанного, пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».

Деловое письмо традиционно завершается фразой: «С уважением,…» — если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой «Искренне Ваш,…».

Например:

Искренне Ваш,

Директор (подпись) И.И. Васильков

Должность, подпись, потом — инициалы, имя и отчество, и затем фамилия. Подпись ставится собственноручно.

Если документ оформлен не на фирменном бланке, в наименование должности включается название организации.

С уважением,

Директор

ООО «Василёк» (подпись) И.И. Васильков

5. Постскриптум

Если в письме указывается контактное лицо (Ф.И.О.), то укажите его номер телефона и e-mail. Контактным лицом может быть секретарь или заместитель директора, который в курсе переписки. Не забывайте вместе с номером телефона указывать и код города.

Информацию о контактном лице можно указать в нижнем колонтитуле и напечатать шрифтом меньшего размера.

Если письмо по разным причинам нельзя сократить (факты, приложенные документы и прочее), то напишите отдельно Письмо и Приложение к нему.

В тексте документа при первом упоминании Приложения в скобках указывается: (приложение) или… (приложение 1). Перед номером приложения допускается ставить знак номера (приложение №1).

На первом листе Приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение №1

к письму ООО «Василек»
от 18.08.2018 № 08 

6. Шрифт документа

В ГОСТе регламентированы гарнитуры и их размеры. Остановимся на двух, которые имеются в каждом компьютере. Это Times New Roman № 13 и 14, с засечками, или Arial №12 и13, рубленный шрифт.

Если в письме необходима таблица, то допускается использование шрифтов меньших размеров. И чтобы не «мельчить», используйте Arial №10 или 9.

7. Формат документа

Для написания Письма подойдет бумага формата А4 (210 х 297мм), это стандартный формат, он продаётся в книжных и канцелярских магазинах. Обратите внимание на то, что бумага должна быть не менее 80 г/м2, но лучше использовать 100 г/м2.

Закажите бумагу с водяными знаками и логотипом компании. При печати на цветном лазерном принтере можно отпечатать логотип так, что бумага будет выглядеть как из типографии ГОЗНАК.

Но знайте, что всё хорошо в меру.

Не забываем о белизне бумаги и о качестве. Бумага для записей серого цвета не подойдет. Сами понимаете, что на такой бумаге хочется почеркать и тут же её выбросить.

Не забываем о полях. Каждый лист документа должен иметь поля:

20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.

Текст документа выравнивается по ширине страницы. Абзацный отступ текста документа ставим на отметке — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Текст документа печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала.

На что надо обратить особое внимание — это на нумерацию страниц. Начиная со второй страницы необходимо проставлять номера. Но не так, как все привыкли, не в правом нижнем углу страницы, а посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Деловое письмо будут встречать по «одёжке». Обратите внимание ещё раз на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, и на оформление. Подумайте, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки?

После того, как вы посчитали, что письмо окончательно написано, проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте ещё раз логическую последовательность и читабельность текста. Прочитайте его вслух нескольким людям. Узнайте их мнение — всё ли им ясно, нет ли разночтений.

Если по неосторожности или в спешке будут допущены орфографические ошибки, то это катастрофа. Как вести дела с компанией, которая присылает письмо с орфографическими ошибками?

Если вы подготовите деловое письмо грамотно, то во много раз увеличится вероятность того, что оно склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу.

Пишите письма!

Статья написана по заказу редакции

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

15 правил деловой электронной переписки | GeekBrains

Современный этикет.

https://gbcdn.mrgcdn.ru/uploads/post/1714/og_cover_image/5a9d63dc789b974445fb22510d3afaec

Электронная почта — основной источник связи на работе. Мы ежедневно переписываемся с коллегами, руководством, заказчиками и клиентами. Иногда адресаты не могут прийти к договоренности или тратят слишком много времени на письма. Мы составили 15 правил, которые помогут сэкономить время себе и контрагенту и быстрее решить рабочие вопросы.

Пишите тему письма

Тема — как заголовок, помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике. Обязательно указывайте ее, чтобы проще работать с письмами. Формулировка темы должна быть информативной. Получатель не поймет, что ему предлагают, если письмо назвать «Сотрудничество», «Фотографии», «Оно». Тема есть, но она бесполезна. Добавьте конкретики: «Предлагаем размещение в нашем журнале» или «Фотографии для раздела о путешествиях».

Если в ходе переписки тема стала другой, не меняйте ее в письме. Допустим, вы начали диалог о разработке сайта для стоматологии, но в процессе пришел новый заказ — сайт для детского центра. Не смешивайте проекты в одной переписке и не меняйте тему, когда открывается другой вопрос. Заведите для него новую цепочку писем. Соблюдайте правило: для каждого большого вопроса — отдельная переписка.

Называйте по имени

Если знаете, как зовут получателя, обязательно обращайтесь к нему по имени. Иначе непонятно, кому вообще адресовано письмо, и выглядит оно невежливым. Если получателей несколько, перечислите по именам всех, от кого ждете ответа или действий. Человек может посчитать, что письмо к нему не относится, если адресовано всем. Обращаясь по имени, мы снимаем эту проблему.

Говорите по делу

Рабочее письмо — короткий жанр. Представьте, сколько времени придется потратить получателю, чтобы продраться к сути письма через пространные рассуждения и абстрактные отступления. Не стоит писать, что было, что будет и чем сердце успокоится, если это не влияет на решение вопроса. Берегите свое и чужое время — переходите сразу к главному.

Указывайте точный срок

Не пишите в теме или теле письма «срочно». Это понятие растяжимое: для одного — час, для другого — неделя. Лучше укажите точное время и дату, когда вы ждете ответа или результата.

Форматируйте текст

Неотформатированный текст читать тяжело, поэтому разделяйте его. Сделайте по одному отступу после каждого абзаца и по два — после приветствия и перед подписью. Не вставляйте ссылки в середину текста — размещайте их в конце абзаца или письма, списком. Каждую ссылку поясняйте: на какой документ она ведет и зачем получателю переходить по ней. Старайтесь не злоупотреблять жирным шрифтом, курсивом и цветом. Пусть текст выглядит спокойно.

Пишите нейтрально и деликатно

Письмом легко вызвать негативные эмоции. Получатель может понять текст по-разному, поэтому пишите максимально нейтрально, чтобы избежать двоякого толкования. Будьте вежливы и деликатны. Если не знакомы близко, не стоит задавать личные вопросы, вторгаться в чужое пространство, шутить и поднимать темы, не относящиеся к работе.

Сохраняйте историю переписки

Оставляйте всю предыдущую цепочку сообщений в письме. В большом потоке информации легко забыть, о чем вы общались с отправителем — история переписки поможет вспомнить. Особенно это актуально для сотрудников, которые получают много писем с проблемами и вопросами.

Подписывайте письма

Называйте почту для рабочей переписки нейтрально, желательно — по принципу имя_фамилия@работодатель. Если нет корпоративной почты, просто создайте почтовый ящик вида [email protected] вместо svinkapeppa или superboy.

В подписи укажите имя, фамилию, должность и название компании. Добавьте способы связи: телефон, мессенджеры, соцсети, — и ссылку на корпоративный сайт. Ограничьтесь нейтральным «с уважением» или «с наилучшими пожеланиями». Не стоит расписывать в автоматической подписи слова благодарности на полстраницы, размещать рекламу, ставить ссылки на сбор подписей и подобные проекты.

Добавляйте сразу все ссылки и файлы

Бывает, что только после отправки обнаруживается, что важный файл не прикреплен или не указана нужная ссылка. Многие высылают вложения и дополнения отдельным письмом — «вот документ, который я забыл». И переписка раздваивается: в одной истории — обсуждение, в другой — нужные документы. На какое письмо ответит получатель, неизвестно — возможно, на то, в котором нет истории переписки. Поэтому лучше продублировать предыдущее и добавить к нему файл. В сообщении стоит попросить получателя удалить письмо без файла, чтобы избежать путаницы.

Еще я встречала людей, которые высылали пять файлов пятью отдельными письмами. Это засоряет почтовый ящик и отвлекает получателя. Пожалуйста, отправляйте все вложения вместе. Если их слишком много, присылайте ссылку на файлообменник.

Называйте понятно файлы и документы

Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится. Тяжело отличить в перечне изображений один IMG568909865 от другого IMG6789988901. Гораздо лучше, если это будут logotype и header.

Перечитайте перед отправкой

Каждый может ошибиться или допустить неточность, написать двусмысленно или непонятно объяснить. Поэтому перед отправкой перечитайте письмо и проверьте на ошибки. Если оно написано под воздействием эмоций, не высылайте сразу — дайте ему отлежаться минут 15. Затем просмотрите еще раз — возможно, вы были слишком резки в суждениях и оценках. Если это так — смените тон и перефразируйте «скользкие» моменты.

Отвечайте быстро

Отправители не ждут мгновенной реакции на письма, но почти половина респондентов из 2 миллионов человек отвечает на емейл-сообщения в течение часа. Напишите ответ при первой возможности. Если это входит в ваши прямые обязанности  — например, вы работаете в поддержке или координатором проекта — старайтесь отвечать в течение 15-30 минут.

Если ваша основная работа не связана с перепиской, запланируйте в течение дня два интервала на разбор почты и ответы. Например, в 11:00 и в конце дня, в 17:00. Так вы не пропустите важные сообщения и сохраните порядок в почтовом ящике. Не переживайте: если возникнет экстренный вопрос, с вами свяжутся другим способом — через мессенджер или по телефону.

Отправляйте письма в рабочее время

Три причины, чтобы следовать этому правилу:

1. Звуковое оповещение может разбудить адресата.
2. Некоторые считают переписку в нерабочее время, включая выходные, неприемлемой.
3. Ваше письмо может просто затеряться среди других.

Настройте отложенную отправку. Например, в почте Mail.ru есть функция «Отправить в точное время». Если вы пишете текст в субботу утром, запланируйте отправку письма на понедельник в 10:05. Так будет больше вероятность, что получатель его не пропустит. Если к этому времени в письмо станет неактуальным, зайдите в раздел «Исходящие» и отмените отправку.

Не отправляйте отдельным письмом слова «спасибо» и «пожалуйста»

Чтобы открыть и прочитать письмо, нужно время. Отправляя просто «спасибо», «пожалуйста» и подобные сообщения, вы просто отвлекаете собеседника. Лучше поблагодарить в следующий раз, когда будете высылать дополнительные документы или отвечать на новые вопросы. Так в одном письме будет и польза, и признательность.

Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть

Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних. Может случиться сбой в работе почтовых или поисковых систем, или контрагент выложит скрины закрытой переписки. Иногда обсуждения случайно попадают к человеку, для которого не были предназначены:

Всегда следите за тоном и выражениями. Не пишите того, что может обидеть другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.

Правил много, но все заучивать не обязательно. Главное — уважайте собеседника, его мнение и время и радейте за общее дело. А что вы хотели бы улучшить в рабочих письмах?

Деловая переписка на английском языке: фразы и советы

Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.

В деловой переписке нет места фигурам речи, сложным конструкциям и составным временам. Основная задача письма — без потерь донести ваше сообщение. Поэтому всё, что может затруднить понимание, должно быть удалено.

Нет 

You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нём ещё был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.

Да

John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над новой партнёрской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.

Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе. Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.

В русском языке всё просто: Иванова, — женщина, Иванов — мужчина. В английском языке всё не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чём не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:

Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.

Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.

Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте. К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy → «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting → «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».

Вместо фразовых глаголов come up with — придумать, и find out — выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine.

Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.

Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.

По словам Гая Кавасаки, если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более — это потеря времени.

Этот принцип особенно актуален для тех, кто работает с почтой с телефона или планшета: нужно быстро прочитать письмо, понять и ответить, размер экрана вносит ограничения. Чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.

Нет: The information was sentme by Peter → Информация была отправлена мне Петром.

Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.

Если вы интересуетесь мнением коллеги по вопросу и предлагаете ему выбор из альтернатив, перечислите их в виде нумерованного списка. Иначе вы рискуете получить в ответ односложное Yes. Собеседник хочет быстро ответить на сообщение. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других ситуациях списки структурируют текст и помогают пониманию.

Если вам нужна обратная связь к определённой дате, укажите её в письме. Это дисциплинирует собеседника, и он не будет затягивать с ответом.

Деловое письмо на английском языке

Блочная структура с открытой пунктуацией

В настоящее время для всей деловой документации характерно использование блочной структуры. Считается, что это в наибольшей степени соответствует современному деловому стилю. Такой стиль позволяет, во-первых, сэкономить время, а во-вторых, поддерживать единообразную форму для всей деловой документации.

Блочная структура означает, что письмо можно разбить на отдельные блоки — Дата, Адрес, Заголовок, Приветствие, Концовка и т.д. Четко определенная блочная структура позволяет легко составить письмо, а единообразная форма — быстро ориентироваться в потоке деловой корреспонденции.

Яркой характеристикой этого делового стиля является также открытая пунктуация, т.е. отсутствие ненужных точек и запятых. Это делает структуру письма более четкой и прозрачной.

Образец делового письма на английском языке

15 October 2008

Mr James Hilton
General Manager
JMK Co Ltd
34 Wood Lane
London
Great Britain WC2 5TР

Dear James

2009 BUSINESS CONFERENCE, 10/11 DECEMBER 2009

I have pleasure in inviting you to attend our special conference to be held at Sheraton Hotel, London on Thursday/Friday 10/11 December 2009.

This intensive, practical conference for businessmen aims to:

• increase your business productivity
• enable networking with business partners

The seminar is power-packed with a distinguished panel of professional speakers who will give expert advice on many useful topics.

If you would like to join us please complete the enclosed registration form and return it to me before 30 August with your fee of ₤50 per person.

I look forward to seeing you again at this exciting conference.

Yours sincerely

John Smith
Conference Secretary

Составные части делового письма

Дата

Дата должна быть приведена полностью. Для Великобритании характерен следующий формат даты: день/месяц/год. Запятые не используются.

Пример

12 June 2005

В некоторых других странах используется следующий формат даты: месяц/день/год, причем после дня часто ставится запятая.

Пример

June 12, 2005

Адрес

Имя и адрес получателя должны находиться на разных строках. Имя получателя нужно указывать в точности так, как он подписывает свои письма. Например, если получатель подписывается Douglas Parson, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Писать Mr D Parson не следует.

Пример

Mr Douglas Parson
General Manager
Parsons Co Ltd
14 Bracken Hill
Manchester
Great Britain M50 8FD

Специальные пометки

Если письмо имеет конфиденциальный характер, это обычно указывается в отдельной строке над адресом. Эту пометку можно делать с помощью символов верхнего регистра или подчеркивания.

Пример

CONFIDENTIAL

Mr Douglas Parson
General Manager
Parsons Co Ltd
14 Bracken Hill
Manchester
Great Britain M50 8FD

Приветствие

Если в адресе письма вы указали имя получателя (а не просто название компании), то необходимо начать письмо с личного приветствия.

Пример

Dear Mr Smith
Dear James
Dear Miss Hastings
Dear Margareth

Если письмо адресовано организации, а не конкретному человеку, то следует использовать более формальное приветствие Dear Sirs.

Пример

Dear Sirs

Если письмо адресовано руководителю отдела или организации, чье имя вам неизвестно, то следует использовать следующую форму приветствия.

Пример

Dear Sir or Madam

Заголовок

Заголовок кратко сообщает о содержании письма. Обычно он находится через одну строку после приветствия. Как правило, для заголовка используются символы верхнего регистра, но можно использовать также первые прописные буквы и подчеркивание всего заголовка.

Пример

Dear Mr Jackson

INTERNATIONAL CONFERENCE — 23 September 2006

Концовка

Обычно письмо заканчивают, используя вежливую концовку. Самые распространенные варианты концовок: Yours faithfully (используется только в сочетании с обращением Dear Sir/Sirs/Sir or Madam) и Yours sincerely (используется в сочетании с личными обращениями).

Примеры

Dear Sir Dear Sirs Dear Madam Dear Sir or Madam

Yours faithfully

Dear Mr Jackson Dear Mrs Tang Dear Jane Dear Tom

Yours sincerely

Имя отправителя и должность

После концовки нужно пропустить 4-5 строк, чтобы оставить место для подписи. Имя отправителя можно написать как угодно — целиком прописными буквами (т.е. с помощью верхнего регистра) или использовать верхний регистр только для первых букв. Должность отправителя (или название отдела) должна быть указана непосредственно в следующей строке под именем. Обратите внимание, что в приведенных ниже примерах Mr не используется, если автор письма — мужчина. Но если автор — женщина, что обычно в скобках добавляют (Mrs).

Пример

Yours faithfully PATRICK CLARK Director

Yours sincerely CAROLINE JAFFERSON (Mrs) General Manager

Если письмо за отправителя должен подписать кто-то другой, то обычно перед именем отправителя пишут for или pp. PP — это сокращенно per procurationem, что означает «от имени» кого-либо.

Пример

Yours faithfully

Martha Jason

for PATRICK CLARK
Chairman

Вложения

Самый распространенный способ указать на то, что в письме есть вложения, — это написать Enc или Encs внизу письма, пропустив одну строку после должности отправителя.

Пример

Yours sincerely

JINA TOMPSON (Mrs)
Sales Manager

for PATRICK CLARK
Chairman

Enc

Копии

Если нужно отправить копию письма третьему лицу (обычно из организации отправителя), на это можно указать с помощью аббревиатуры cc. Если нужно отправить копию письма третьему лицу (обычно из организации отправителя), на это можно указать с помощью аббревиатуры cc (copy circulated или courtesy copy) или слова Copy, за которым следует имя и должность получателя копии. Если копии нужно отправить двум или более получателям, то обычно их перечисляют в алфавитном порядке.

Пример

Copy Edgar Mason, Managing Director
Joanna Yung, secretary
Andrew Wilson, Accountant

Если автор письма не хочет, чтобы получатель письма знал, что данное письмо получит также третье лицо, то используйте аббревиатуру bcc (blind courtesy copy). Конечно, это не следует указывать на оригинале письма, а только на копиях.

Пример

bcc Mr Jeffrey Dowson, CEO

Сопроводительное письмо: полезные советы и нюансы

Муртазина Татьяна

Сопроводительное письмо при отклике на вакансию желательно писать всегда, но в некоторых случаях это просто необходимо.

В каких случаях наличие сопроводительного письма обязательно?

— Если в требованиях к вакансии работодатель пишет о необходимости сопроводительного письма при отклике на вакансию. Некоторые рекрутеры идут на различные ухищрения. Например, иногда они хотят убедиться, что соискатель внимательно прочитал требования к вакансии. В этом случае они могут попросить написать в сопроводительном письме определенное кодовое слово или фразу.

• Если вы откликаетесь на вакансию иностранной компании.
• В случае если вы хотите изменить сферу деятельности.

Сопроводительное письмо должно отражать:

• вашу мотивацию;
• релевантный опыт работы;
• навыки и личностные качества, необходимые для успешной работы на данной позиции;
• другие ваши преимущества как кандидата.

Четких рекомендаций, касающихся размера сопроводительного письма, не существует. Оно может быть как коротким, так и длинным. Главное, чтобы оно содержало конкретную информацию, совпадающую с требованиями к вакансии.

В подавляющем большинстве случаев сопроводительное письмо должно быть написано в официально-деловом стиле. Отступления от правил возможны, если вы претендуете на творческую работу. В этом случае юмор и креатив будут вполне уместны. Но и здесь необходимо чувство меры.

Перво-наперво нужно запомнить, что универсального шаблона для написания сопроводительного письма не существует. Любое сопроводительное письмо требует индивидуального подхода. Поэтому его создание отчасти можно назвать творческим процессом.

Перед написанием сопроводительного письма внимательно прочитайте текст вакансии и попытайтесь представить идеального кандидата для работы на данной позиции. Сопоставьте требования вакансии со своим опытом и сделайте акцент на релевантных компетенциях в письме.

Чтобы облегчить восприятие текста, сопроводительное письмо должно иметь четкую структуру.

Структура сопроводительного письма может быть следующей:

1. Поприветствуйте рекрутера.
2. Напишите, на какую вакансию вы претендуете.
3. Объясните, почему вас заинтересовала эта вакансия.
4. Опишите релевантный опыт, а в случае его отсутствия расскажите о навыках и личностных качествах, необходимых для успешной работы на данной позиции. Укажите другую информацию, которая может заинтересовать работодателя и убедить его остановить свой выбор на вас. Обоснуйте, почему ваш опыт и компетенции позволят вам успешно работать.
5. Поблагодарите за уделенное внимание.
6. Оставьте подпись и укажите контактные данные, по которым с вами можно связаться.
7. Если в требованиях вакансии работодатель пишет о необходимости портфолио, дополните сопроводительное письмо примечанием со ссылками на ваши работы.

Вот, например, как может выглядеть сопроводительное письмо на вакансию PR-менеджера:
«Добрый день!
Меня заинтересовала позиция PR-менеджера, т. к. хочу заниматься любимым делом в интересной и перспективной компании.
Я хорошо знакома с вашей компанией. С удовольствием слушаю ваши выступления и кейсы на конференциях, читаю соцсети, формат которых нахожу необычным и интересным. Хотела бы стать частью вашей команды, чтобы генерировать PR-идеи, работать со СМИ и создавать качественные тексты.
Имею высшее образование в сфере маркетинга и PR, а также успешный опыт работы на должности маркетолога. Занималась написанием и редактированием статей, а также рекламой, продвижением, общением с клиентами, подготовкой мероприятий и презентаций. Привыкла решать сложные задачи и быстро понимать, что от меня требуется.
Владею английским языком (уровень intermediate), в настоящее время продолжаю его изучение.
С более детальной информацией о моей профессиональной деятельности вы сможете ознакомиться в резюме. Благодарю за время, уделенное моей кандидатуре.
С уважением, Алиса. Тел. …, e-mail …»*.

Пример короткого сопроводительного письма на должность торгового представителя:
«Здравствуйте!
Очень заинтересовала вакансия вашей компании „Торговый представитель“. Я активный, мобильный, умею налаживать связи, вожу автомобиль и хорошо знаю город. Имею большой опыт работы в ретейле, в том числе мерчандайзером и торговым представителем, при этом всегда эффективно выполняю план и поставленные передо мной задачи.
Мой контактный телефон ….
С уважением, Максим».

Если релевантный опыт отсутствует, подумайте, какие навыки и личностные качества могут показать вас с максимально выигрышной стороны и убедить рекрутера в том, что вы подходите для работы на этой должности.

Пример:
«Надеюсь, что мои творческие навыки, умение налаживать контакты и ответственность позволят принести значительную пользу вашей компании».

Или:
«Здравствуйте! Очень хотел бы пройти стажировку в вашем интернет-издании. Я студент 5-го курса факультета Рекламы и связей с общественностью такого-то университета. Обладаю аналитическим складом ума и креативным мышлением. Участвовал в организации студенческого фестиваля, занимался подготовкой рекламных материалов. Также проходил летнюю практику в газете.
Связаться со мной можно по телефону…
С уважением, Илья».

Итак, мы разобрались с необходимыми составляющими сопроводительного письма. Теперь рассмотрим другие важные моменты.

• Не дублируйте в сопроводительном письме резюме или его части. При этом сопроводительное письмо должно дополнять ваше резюме и не противоречить ему.
• Перед написанием сопроводительного письма почитайте о компании, в которой хотите работать.
• Не рассказывайте свою биографию.
• Не задавайте вопросы, например об уровне заработной платы и рабочем графике. Подобные вещи стоит обсуждать на интервью.
• Избегайте формальностей и избитых штампов, например: «Добрый день! Высылаю свое резюме на вакансию менеджера по продажам. С уважением, Михаил». Или: «Здравствуйте! Ознакомьтесь, пожалуйста, с моим резюме. Татьяна». Или: «Я ответственна, дисциплинирована и стрессоустойчива. Стремлюсь к развитию и умею работать в команде».
• Не пишите о качествах, которые не соответствуют вакансии, нерелевантном опыте или, хуже того, о том, что вакансию, на которую вы откликаетесь, рассматриваете как запасной аэродром. Большой ошибкой, например, будет прислать сопроводительное письмо при отклике на вакансию маркетолога следующего содержания:
  «Добрый вечер! Я не могу найти работу преподавателем немецкого языка, поэтому рассматриваю другие предложения, так или иначе связанные или совсем не связанные с немецким языком.
  Интересуюсь всем новым. Легко обучаем. В процессе своей трудовой деятельности я получил опыт работы в продажах. У меня также есть опыт руководящей работы. Еще я очень много работал с деньгами.
  У меня есть превосходные навыки презентации продукта в качестве менеджера.
  Я думаю, что мне подойдет должность менеджера или высокая руководящая должность. Сейчас я ищу постоянную работу и готов рассмотреть любые варианты работы. Проживаю недалеко от вашей компании.
  С уважением, Иван».
• Не создавайте имитацию сопроводительного письма. Нередки случаи, когда соискатели в поле для сопроводительного письма ставят точки, восклицательные знаки или просто пишут «Добрый день».
• Будьте честными!
• Продемонстрируйте знание делового этикета. Не пытайтесь быть остроумным, заигрывать с работодателем и писать сопроводительное письмо в духе: «Здрасьте! Не знаю, что здесь написать, поэтому напишу без лишней скромности: я хороший. Жду ответа, Вася». Деловой стиль не допускает фамильярности и панибратства.
• Не давите на жалость. Сопроводительное письмо должно быть позитивным и убедительным.
• Будьте внимательны! Всегда проверяйте орфографию и пунктуацию. Если не уверены в своих знаниях — используйте программы проверки орфографии и пунктуации или попросите своих родных или друзей проверить ваше письмо. Нет ничего хуже неграмотного текста!

* Здесь и далее: все примеры и имена в примерах вымышлены, любое сходство с реальными ситуациями случайно.

Больше советов про поиск работы

10 способов улучшить написание текстовых сообщений для бизнеса

Создать сильное сообщение намного сложнее, чем кажется. Даже опытные текстовые мессенджеры, которые выросли с телефоном в руке, с трудом пишут текстовые сообщения. Но написание текстовых сообщений — это такой же навык, как и любой другой, и при достаточной практике и повторении вы тоже можете стать экспертом.

Вот несколько способов улучшить написание текстовых сообщений для бизнеса.

1. ПОЦЕЛУЙ – будь проще и понятнее

Знаете ли вы, что принцип KISS на самом деле был изобретен в США.С. Флот в 1960-х? Неудивительно, что он продолжает оставаться таким же влиятельным, как и тогда. Слишком много людей используют причудливые смайлики и запутанные аббревиатуры. Вместо того, чтобы пытаться быть умным, почему бы не попытаться быть простым? Простые сообщения дают четкие ответы и результаты. Старайтесь, чтобы ваше сообщение не превышало 160 символов. Это позволяет избежать разделения сообщения на два (если только у вас много информации, но не выходите за пределы трех сообщений).

Пример текста: Привет! Спасибо, что приняли участие в нашем опросе. Во-первых, пожалуйста, отправьте свое имя и номер комнаты, например. «Смит, 347»

2. Сделайте это личным

Вам не нравится получать массовые сообщения? Ничто так не кричит о корпоративности, как сообщение без намека на персонализацию. Скажите что-нибудь, что-нибудь, что сделает общение более искренним и прямым. Обращайтесь к ним по имени. Кроме того, не забудьте указать их историю заказов или местоположение. Проявите творческий подход к тому, как вы можете создать ценность, соответствующую их уникальному опыту.

Пример текста: Привет, Алан! Мы хотим отпраздновать ваш день рождения, подарив вам бесплатный кофе в любом из кафе Joe’s Coffee в Атланте.Не стесняйтесь выкупить его в любое время, когда захотите!

3. Предложите подлинную ценность

Покупатели задаются одним вопросом: «Что мне это даст?» У них также ограниченная продолжительность концентрации внимания и доступность. Таким образом, вы должны заслужить их внимание. Уметь ответить на это: зачем им открывать ваше сообщение. Помогает ли ваше сообщение им сэкономить деньги? Делает ли это их жизнь более удобной? Чем четче вы ответите на этот вопрос, тем больше вероятность, что они откроют ваше сообщение.

Пример текста: Добро пожаловать в Zach and Zoe’s.Ваша посылка уже в пути и прибудет в течение 3-5 рабочих дней!

4. Последующие действия

Текстовые сообщения имеют более высокий коэффициент открытия, чем электронная почта, около 98%. Но это не всегда означает, что клиенты запоминают то, что вы говорите. Отправьте второе сообщение через некоторое время. Вы также можете связаться через один день (если речь идет о встрече) или через неделю (последующий опрос или заказ).

Пример текста: Томас, мы давно ничего о вас не слышали. У вас все еще есть брошенная тележка для Bonsai Botanic.Закажите сейчас, пока не изменились цены или количество на складе!

5. Найдите свой голос и придерживайтесь его

У каждого бренда свой стиль письма. Некоторые из них более позитивны и оптимистичны, чем другие. Убедитесь, что вы используете голос бренда при написании текстовых сообщений. Кроме текстовых сообщений, обязательно используйте постоянный ритм и словарный запас в различных средствах массовой информации. И используйте свой голос, чтобы заинтересовать, но при этом остаться запоминающимся.

Пример текста: Приготовимся.Ваша ключ-карта дает доступ к любому из наших круглосуточных фитнес-центров. Мы скоро увидимся.

6. Вычитка, затем повторная вычитка.

Даже при наличии средства проверки правописания лучше иметь редактор для ваших сообщений. Опечатки легко не заметить даже в коротких сообщениях. Например, небольшая опечатка или изменение напряжения. Но в тот момент, когда вы нажмете «Отправить» с опечаткой, вы можете потерять доверие клиентов. Потратьте дополнительное время и постарайтесь не делать синтаксических или стилистических ошибок.

7. График оптимального времени.

Коэффициент открытия для текстовых сообщений составляет 98% по сравнению с 20-30% для электронной почты. Поэтому независимо от того, когда вы отправите сообщение, оно, скорее всего, будет открыто. Возникает вопрос: когда вы должны отправить сообщение. В течение нескольких часов у получателя будет больше времени, чтобы уделить внимание и ответить на сообщение. Обычно это происходит утром, когда они собираются на работу или в дорогу, или вечером перед сном.

Пример: Отправка сообщения на 6 утра или 6 вечера гарантирует, что они смогут поймать его до или после пробуждения.

8. Завершите призыв к действию

Как клиент продвигает свое взаимодействие или путешествие с вашим брендом? Какие действия им необходимо предпринять? Четко объясните, чего вы от них хотите и чего от них ожидать. Это может быть всего два-три слова. Например, Позвоните нам сегодня. Узнать больше. (Купить) пока есть в наличии.

Пример текста: Спасибо, что приняли Альфонсо! Приходите на наш летний пикник 21 июня, чтобы познакомиться с другими новыми питомцами. Надеюсь увидеть вас в ближайшее время!

9.Не спамьте их.

Слишком часто отправляйте слишком много сообщений, и ваша электронная почта будет помечена как спам. Вы потеряете доверие и поддержку клиента. Обязательно отправляйте им электронное письмо только тогда, когда у вас есть новая информация или обновления. Создайте ощущение волнения, не раздражая их.

Пример текста: Вы все зарегистрированы. Если у вас есть вопросы или сомнения, перейдите по этой ссылке. Напишите «Да», если хотите получать регулярные обновления и новости.

10.Напомните им о своем бренде

Учтите, что обычный взрослый американец отправляет в среднем 32 сообщения каждый день. В этих сообщениях можно легко забыть о фирменных сообщениях. Обязательно хотя бы один раз упомяните свое дело или компанию.

Пример текста: Вы успешно арендовали автомобиль в Ace’s Automobiles. Вот краткое изложение вашего заказа.

Заключение

Эффективные и профессиональные сообщения должны быть дотошными. Вы должны учитывать каждое слово, поскольку оно представляет ваш бренд.Поскольку он представляет вашу цель и их вознаграждение. Используйте эти точки в качестве трамплинов, а не ограждений. Обязательно экспериментируйте. Каждая компания уникальна, и предписание одной стратегии — это путь к провалу.

Используйте весь потенциал реализованной кампании по написанию текстовых сообщений. Следуя этим советам, вы тоже можете начать замечать изменения в цифровых отношениях, которые вы развиваете.

Хотите узнать больше? Начните с отделения мифов и заблуждений от правды о маркетинге текстовых сообщений.

---

Алекса Лемзи

Автор

Специалист по работе с клиентами. Заинтересованы в успехе клиентов, росте, маркетинге и технологиях. Увлечен контентом, чтением и путешествиями.

Контрольный список для написания деловых текстов [Инфографика]

Многочисленные тематические исследования доказали, что у бизнеса, будь то небольшая или крупная корпорация, есть как минимум три причины использовать текстовые сообщения для продвижения: это рентабельно, приносит результаты и делает клиентов довольными.

Теперь, независимо от того, участвовали ли вы в своей первой маркетинговой SMS-кампании или только думаете об этом, не помешает рассмотреть некоторые практические правила написания рекламного текстового сообщения. Вы же не хотите, чтобы ваша кампания провалилась из-за того, что вы упустили некоторые важные детали. Чтобы этого не произошло и помочь вам получить максимальную отдачу от ваших усилий по SMS-маркетингу, мы собрали инфографику ниже. В нем описываются все важные элементы текстового сообщения, перечислены вещи, которых следует избегать, и показаны методы доставки, которые гарантируют успех.

1. Привлеките внимание ваших клиентов

Это исследование показывает, что ничто не заинтересует вашего клиента больше, чем его имя на экране. Следовательно, было бы неплохо начать сообщение с имени получателя. Это заставит их чувствовать себя важными.

Следующий шаг — привлечь внимание клиента. Используйте слова силы, чтобы сделать это. Выберите один из инфографики и включите его в первое предложение и/или в свой призыв к действию.

Чтобы привлечь внимание клиентов, предложите им что-нибудь ценное.Разные перспективы могут хотеть разных вещей. Поэтому, прежде чем запускать текстовую маркетинговую кампанию, уделите некоторое время исследованию и сегментированию аудитории. Текстовые сообщения клиентам без надлежащей сегментации могут оказаться контрпродуктивными.

2. Пишите четкие инструкции

Все ваши усилия будут напрасными, если вы не дадите четких инструкций клиентам. Дважды проверьте, содержит ли сообщение ключевое слово, которое получатель должен отправить, чтобы получить скидку, адрес и время работы, если вы объявляете об открытии нового магазина, и ссылку на ваш веб-сайт, если вы хотите, чтобы покупатель для выполнения некоторых действий там.

3. Избегайте этих ошибок

Использование текстовой речи и чрезмерного количества восклицательных и вопросительных знаков, а также смайликов только выставит вас непрофессионалом, а аббревиатура смутит получателей, так как они могут не знать, что она означает.

Сохраните все вышеперечисленное для личных сообщений. Деловые сообщения должны быть краткими и по существу.

4. Придерживайтесь лучших практик доставки

Хотя универсальных правил отправки сообщений не существует, некоторые методы доказали свою эффективность.

Сегментация, во-первых, абсолютно необходима. Потратьте некоторое время, чтобы выяснить, какой тип сегментации лучше всего подходит для вашего бизнеса. Разумно ли ориентироваться на вашу аудиторию по географическому местоположению или возрасту? Или, может быть, имеет смысл сегментировать их по продуктовой линейке или программе лояльности?

Какая частота отправки считается приемлемой? Исследования OpenMarket показывают, что клиенты, как правило, отказываются от подписки после получения более 10–15 сообщений в течение 30 дней.Скорость отписки увеличивается на 60%, когда компания отправляет более 20 текстов. Итак, оптимальной частотой будет от двух до четырех сообщений в месяц.

Как и в случае любого другого вида маркетинга, ключевым моментом является своевременность. Старайтесь избегать понедельников, так как было доказано, что они показывают самый низкий уровень ответов. Не утруждайте себя перепиской с клиентами в час пик. Ответят не сразу, и ваше сообщение затеряется в куче других текстов. Придерживайтесь времени, когда они, скорее всего, будут на работе, не спят и не ездят на работу и поэтому могут прочитать ваше сообщение.

Теперь все готово для успешной SMS-кампании! Еще раз просмотрите контрольный список и начните писать текстовые сообщения.

---

Анастасия Свириденко

Автор

Специалист по контент-маркетингу. Всегда в погоне за новыми идеями контента и способами их продвижения. Люблю писать, смотреть научную фантастику и печь.

25 шаблонов деловых текстовых сообщений, которые вы можете использовать сегодня

Прошли те времена, когда текстовые сообщения предназначались исключительно для общения с друзьями и семьей.Вы, вероятно, переписывались с коллегами, клиентами или потенциальными клиентами за последние 24 часа. Сегодня 68% предприятий используют те или иные формы текстовых сообщений для связи со своими клиентами. С процентом открываемости SMS, достигающим 98%, неудивительно, что текстовые сообщения стали следующим рубежом для маркетологов. Так что можно с уверенностью сказать, что деловые текстовые сообщения никуда не денутся.

При таком большом количестве вариантов использования в сфере продаж, обслуживания клиентов, маркетинга и других сферах вашего бизнеса SMS-сообщения могут оказать огромное влияние на ваш рост.

Использование шаблонов текстовых сообщений может улучшить рабочий процесс и освободить время для других проектов.Вы можете легко найти множество примеров шаблонов текстовых сообщений для маркетинговых SMS-кампаний, автоматизации текстовых сообщений, программ лояльности, текстов подтверждения встреч и т. д.; однако они часто являются роботизированными и могут нанести ущерб вашим деловым отношениям. Чтобы помочь вам создать более индивидуальный и личный опыт, мы решили поделиться некоторыми шаблонами для эффективного делового общения.

---

При отправке деловых текстовых сообщений важно иметь доступ к нужным инструментам.

Шаблоны текстовых сообщений представляют собой заранее написанные ответы на распространенные вопросы.Использование текстовых шаблонов (также известных как фрагменты, готовые ответы, сохраненные ответы, шаблоны сообщений и т. д.)

Вот три причины, по которым вам следует использовать текстовые шаблоны.

1. Ускорьте ответы на общие вопросы

Настройка ответов на общие вопросы сэкономит вам и вашей команде время. Это означает, что вы сможете быстрее связаться со своими клиентами. Беспроигрышный.

2. Обеспечьте единообразие в команде

Вы хотите, чтобы ответы членов вашей команды были согласованными и скоординированными.Шаблоны помогают вашей команде поддерживать согласованный, «фирменный» голос.

3. Более быстрое подключение новых членов команды

Совместное использование шаблонов с новыми членами вашей команды может помочь им быстро освоить их. Используя шаблоны, новые коллеги узнают, как лучше всего отвечать на распространенные вопросы или проблемы.

---

25 шаблонов SMS, которые вы можете использовать уже сегодня

Чтобы упростить чтение шаблонов, мы разделили их по отделам продаж, маркетинга, адаптации клиентов и обслуживания клиентов.

Продажи

Используйте эти шаблоны текстовых сообщений о продажах, чтобы заключать больше сделок и следить за потенциальными клиентами, которые не отвечают на звонки.

1 – Дальнейшие действия после оставления голосовой почты

80 % вызовов направляются на голосовую почту, а средний показатель ответов на голосовую почту составляет 4,8 %. Что, если вместо этого вы отправили текст?

Здравствуйте, {{Имя}}, это {{Ваше имя}} из {{Компании}}. Только что звонил и попал на вашу голосовую почту. Я связываюсь с вами, поскольку вы оставили свой номер на нашем сайте и упомянули, что хотели бы узнать о наших услугах.Когда будет удобное время для звонка? Спасибо!

2 – Отслеживание пропущенных звонков

Превратите пропущенные звонки в потенциальный новый бизнес.

Эй! Спасибо, что позвонили в {{название компании}}. Извините, что пропустил ваш звонок! Мы будем рады помочь вам с помощью текстового сообщения или, если вы предпочитаете обратный звонок, выберите здесь удобное для вас время – {{Ссылка на календарь}} Спасибо!

3 – Ответить на запрос предложения

Если вы предлагаете услугу, вы, скорее всего, получите запросы на предложение. Этот фрагмент поможет вам упростить этот процесс.

Привет, {{Имя}}, спасибо за интерес, проявленный к {{Название компании}}. Мы будем рады предоставить вам индивидуальное предложение. Не могли бы вы заполнить короткую форму, чтобы мы могли предоставить вам наиболее точную оценку? Вот ссылка — {{Link}}

4 — Ответьте на запрос о консультации/демонстрации

Если ваш процесс приема клиентов включает консультацию, используйте это, чтобы направить людей на вашу страницу бронирования.

Привет, {{Имя}}, спасибо за интерес к работе со мной.Записываюсь на консультацию на август. Вы можете выбрать удобное для вас время здесь – {{link}}. С нетерпением жду разговора!

5 – Сравнение тарифных планов

Если вы предлагаете несколько тарифных планов, это будет удобно.

Здравствуйте, {{First Name}}, наш тарифный план Basic начинается с X долларов в месяц, а план Pro начинается с Y долларов в месяц. Наш базовый план лучше всего подходит для частных лиц. Наш тарифный план Pro оптимизирован для команд и имеет несколько замечательных функций для совместной работы. Вы ищете вариант для себя или своей команды?

6 – Сравнение с конкурентами

Будьте готовы к любым вопросам по сравнению с конкурентами.

Нас часто спрашивают об этом. Во-первых, доказано, что все наши продукты безопасны для использования рядом с койотами, в то время как Acme Corp может гарантировать безопасность только бегунам. У нас также есть это подробное руководство, в котором мы дополнительно сравниваем нас с Acme – {{link}}

7 – Напоминание о вебинаре/мероприятии

Вы тратите так много времени на продвижение своего мероприятия, но многие зарегистрированные люди не приходят . Не позволяйте вашему событию потеряться в их загруженном почтовом ящике.

Привет, {{Имя}} – {{Ваше имя}} в {{Компании}} здесь.Просто отправляю вам сообщение, так как мы начнем наш вебинар через 10 минут. Надеюсь увидеть тебя там! Ссылка для присоединения находится в вашем электронном письме — дайте мне знать, если у вас возникнут проблемы с присоединением.

8 – Повторное привлечение клиентов

Используйте это сообщение для повторного взаимодействия с вашими клиентами.

Привет, {{Имя}}! Это {{Имя}} из {{Компании}}. Я хотел связаться с вами по поводу вашего участия в {{Event Name}}. Вам это было бы интересно?

Фрагмент выше был вдохновлен этим замечательным текстом, который я получил от Ритуальной Йоги.

Маркетинг

Большинство компаний используют маркетинговые текстовые сообщения для информирования клиентов о специальных скидках, рекламных акциях, розыгрышах подарков, конкурсах, купонах и многом другом. Для наших шаблонов ниже мы включаем примеры маркетинговых текстовых сообщений, которые можно использовать в более личных целях вместо продвижения специальных предложений.

9 – Попросите своих клиентов оставить отзыв

88% потребителей доверяют онлайн-отзывам так же, как личным рекомендациям. Но многие компании не спрашивают у своих клиентов отзывы.

Если вы будете так любезны, мы будем очень признательны за обзор в Google. Отзывы помогают нам получать отзывы, чтобы улучшить сервис и привлечь больше людей к знакомству с {{название продукта}}. Вот ссылка – {{ссылка}} Большое спасибо!

10 – Следите за социальными сетями

Думаете, вашему клиенту понравится ваш контент в социальных сетях? Пусть они знают.

Приятно с вами разговаривать! Хотелось бы оставаться с вами на связи в социальных сетях. Думаем, вам понравится контент, которым мы делимся на нашей странице в Instagram – {{link}}

Регистрация клиентов

11 – Личное приветственное сообщение

Хотите произвести впечатление на своих клиентов? Отправьте им личное приветственное текстовое сообщение и запланируйте звонки с ними по мере необходимости.

Эй! Это {{Ваше имя}}, один из основателей. Я хотел бы лично поприветствовать вас в {{Product}}. Как дела? Дайте мне знать, если я могу чем-то помочь, когда вы начнете.

12 – Запрос функции отслежен

Не позволяйте отзыву ускользнуть.

«Здравствуйте, {{First Name}}, спасибо за отзыв. Мы поделились им с нашей командой. Запросы функций очень важны для нас, и они реализуются непосредственно в нашей дорожной карте продукта. Хотя в настоящее время у нас нет временной шкалы для этой функции, мы свяжемся с вами, как только она появится.”

13 – Запрос функции в дорожной карте

Вы работаете над функцией, о которой просил ваш клиент? Пусть они знают.

Здравствуйте, {{First Name}}! Спасибо за отзыв. Вы просили, и вы получите! Мы планируем выпустить эту функцию в следующем выпуске. Мы сообщим вам, когда он будет готов!

14 – Поделитесь стандартными политиками или процедурами

Если вам нужно следовать каким-либо политикам, создайте фрагмент, которым ваша команда сможет легко поделиться.

Мы с нетерпением ждем встречи с вами.Обратите внимание, что при входе на территорию требуется маска/покрытие для лица. Спасибо, что помогаете нам всем оставаться в безопасности!

Служба поддержки клиентов

Улучшите качество обслуживания клиентов с помощью этих шаблонов, чтобы повысить удовлетворенность клиентов и предоставить полезную информацию.

15 – Вступительное/приветственное сообщение

Первое впечатление важно, даже при переписке.

Привет! {{Ваше имя}} здесь от {{Название компании}}. Могу ли я чем-нибудь помочь вам сегодня?

16 – Направление клиентов к справочной документации/справочным статьям/часто задаваемым вопросам

Используйте этот фрагмент кода, если вам нужно немного больше времени для изучения проблемы или ответа на вопрос.

Здравствуйте, {{First Name}}! Спасибо за обращение. Я буду рад помочь с вашим вопросом, но сначала у вас была возможность ознакомиться с нашей базой знаний? {{link}}

17 – Отслеживание отчетов об ошибках клиентов

Если вы предлагаете программный продукт и предоставляете поддержку по SMS, вы, скорее всего, будете получать отчеты об ошибках в текстовом виде. Используйте этот шаблон в качестве подтверждения, чтобы сообщить клиентам, что проблема зарегистрирована вашей командой.

Здравствуйте, {{First Name}}! Спасибо, что сообщили нам об этой проблеме.Я уведомил нашу команду, и мы надеемся решить эту проблему очень быстро. Мы свяжемся с вами, как только получим обновление или нам понадобится дополнительная информация.

18 – Запрос разъяснений по проблеме

Когда вы помогаете своим клиентам с помощью текстовых сообщений, ключевым моментом является ясность.

Здравствуйте, {{First Name}}, мне жаль слышать, что у вас возникли проблемы. Не могли бы вы уточнить проблему, с которой вы столкнулись? Какие шаги вы предприняли до того, как это произошло? Спасибо!

19 – Информирование клиентов о текущих проблемах

Держите своих клиентов в курсе любых проблем, о которых они могли сообщить.

Здравствуйте, {{First Name}}! Спасибо за терпение. Наша команда все еще изучает вашу проблему. Мы надеемся, что скоро исправим проблему, и мы свяжемся с вами, если нам понадобится дополнительная информация.

20 – Информирование клиентов после устранения проблем

Поделитесь хорошими новостями, когда проблема будет устранена.

Привет {{Имя}}. Сообщаем вам, что проблема, о которой вы сообщали ранее, решена. Пожалуйста, попробуйте еще раз и дайте нам знать, как это происходит.Скрещенные пальцы!

21 – Решение проблем с выставлением счетов

Проблемы с выставлением счетов возникают довольно часто, и напоминание о платеже может помочь клиентам произвести оплату.

Здравствуйте! Срок действия кредитной карты в вашей учетной записи истек. Вы по-прежнему хотите, чтобы ваш сервис оставался активным? Если да, не могли бы вы обновить платежную информацию в файле? Вот ссылка – {{link}} Спасибо!

22 – Выдано возмещение

Относитесь к возмещению с классом и сочувствием.

Мы вернули вам деньги за покупку.Средства должны появиться на вашем счете в течение 5-10 рабочих дней. Пожалуйста, дайте нам знать, если у вас есть какие-либо вопросы или если мы можем сделать что-то еще для вас.

23 – Подписка отменена

Хорошо относитесь к своим клиентам, особенно если они уходят.

Привет, {{Имя}}, нам очень жаль, что ты ушел. Я пошел дальше и отменил вашу подписку. Не могли бы вы дать нам какие-либо отзывы о том, как мы можем улучшить? Большое спасибо!

24 – Сопровождение клиента

Соблюдайте краткость и доброжелательность.

Эй! Я хотел убедиться, что на все ваши вопросы были даны ответы. Пожалуйста, дайте нам знать. Рад помочь с чем-нибудь еще.

25 – Завершение разговора

Завершение разговора на позитивной ноте так же важно, как и хорошее начало.

Рад, что смог вам помочь. Если у вас возникнут дополнительные вопросы, обязательно сообщите нам об этом. Мы рады помочь и доступны здесь с 9:00 до 17:00 по тихоокеанскому стандартному времени ежедневно. Хорошего дня!

Как создавать шаблоны SMS

Приложение для обмена сообщениями по умолчанию (например,г. iMessage) не поддерживает шаблоны. Вам нужно будет использовать бизнес-сервис, такой как OpenPhone. Запишитесь на пробное занятие здесь.

Чтобы создать фрагмент (или шаблон) в OpenPhone, запустите веб-приложение. Введите /snippets в окно сообщения, и вы увидите возможность добавить фрагмент.

Как создать или вставить фрагмент на OpenPhone

Хотите узнать больше о настройке фрагментов на OpenPhone? Ознакомьтесь с нашим руководством — Как создавать, делиться и использовать фрагменты.

Начните отправлять текстовые сообщения с помощью OpenPhone

Почему вам следует использовать OpenPhone для текстовых сообщений? OpenPhone — это телефонная система для бизнеса для современных профессионалов. Он поставляется с расширенными функциями SMS в дополнение ко всему, что вам нужно в современной телефонной системе. Сюда входят:

• Отправка любых шаблонов деловых сообщений в виде текстов автоответчика
• Местные и бесплатные номера в США и Канаде
• Звонки и обмен сообщениями (SMS и MMS)
• Автосекретарь и маршрутизация вызовов
• Возможность разделить ответственность за номер телефона, например, за почтовый ящик
• Запись звонков
• Slack и интеграция с электронной почтой
• Мобильные приложения для iOS и Android
• Веб-приложение для всех браузеров

Что еще более важно, у нас есть сервис, который нравится клиентам о, и мы постоянно внедряем отзывы клиентов в продукт. Ознакомьтесь с нашим журналом изменений, чтобы узнать, чем мы занимаемся.

Готов попробовать? Начните с бесплатной пробной версии OpenPhone.

---

Спасибо Таю Хиллу за чтение черновиков и предоставление примеров.

Мы хотели бы поделиться другими примерами отличных текстовых шаблонов, созданных нашими клиентами. Какие типы фрагментов вы создали в OpenPhone? Отправьте нам пример на номер 855 746 6304 или напишите в комментариях ниже.

Полное руководство по обмену текстовыми сообщениями и общению с клиентами

Общение с клиентами — самая важная часть любого бизнеса.Вы должны убедиться, что они довольны вашими услугами и слушать то, что они говорят, а также обеспечивать поддержку клиентов. С таким количеством доступных инструментов и платформ социальных сетей никогда не было так просто напрямую общаться с вашими клиентами. Запрашивайте у них отзывы, уведомляйте их об обновлениях вашего продукта или услуги и отвечайте на запросы о продажах.

Но когда смартфоны сокращают продолжительность концентрации внимания каждого, как вы вообще можете быть уверены, что ваши клиенты примут к сведению сообщения вашей компании? Можно ли выделиться из шума в эпоху информационной перегрузки?

Только 20% электронных писем, в которых информация передается потребителям, открываются. Из-за того, что почтовые ящики часто автоматически фильтруют сообщения от компаний в папки рекламных акций, стало еще сложнее привлечь внимание вашего клиента. Многие компании связываются со своими клиентами напрямую через другие каналы, и одним из наиболее успешных способов прямого общения с вашим клиентом является обмен деловыми текстовыми сообщениями.

По данным Leftronic, мобильные устройства есть почти у 70% населения мира, а это 5,13 млрд человек. В то время как только 50% людей во всем мире используют электронную почту.Общение напрямую с устройством, которое обычно находится на расстоянии вытянутой руки, — отличный способ поговорить с людьми, которые используют ваш бизнес. Считается, что 90% текстовых сообщений прочитаны, а электронная почта — всего 20%. Обмен текстовыми сообщениями SMS дает вам гораздо лучшую возможность передать важную информацию в руки вашего клиента.

Исследования потребителей показывают, что миллениалы предпочитают взаимодействовать с бизнесом посредством текстовых сообщений, а не по электронной почте или по телефону. Обмен текстовыми сообщениями удобен, и клиенты могут выбирать, когда им взаимодействовать и отвечать, в отличие от телефонного звонка, когда они должны быть доступны во время звонка.При обмене деловыми текстовыми сообщениями бюджет не тратится впустую на наем операторов связи, а время не теряется из-за пропущенных вызовов.

В этой статье мы углубимся во все тонкости делового текстового обмена сообщениями; как это делается и правила этикета при использовании службы обмена текстовыми сообщениями для вашего бизнеса.

Что такое деловой текст?

Служба обмена текстовыми сообщениями для бизнеса — это платформа, которая позволяет предприятиям напрямую общаться со своими клиентами с помощью SMS-сообщений.Предприятия могут использовать службы массовых текстовых сообщений для отправки важных сетевых обновлений и оповещений сообщества, отправки напоминаний о встречах, статусов доставки, а также для открытия двустороннего диалога со своими клиентами. Деловые текстовые сообщения также можно использовать для обслуживания клиентов и повышения их удовлетворенности.

Деловые текстовые сообщения можно использовать для автоматизации текстовых сообщений и массовой рассылки текстовых сообщений клиентам. Это также эффективный канал для быстрого решения проблем клиентов и отправки персонализированных текстов для предоставления важной информации.

Некоторые из преимуществ использования деловых текстовых сообщений включают в себя:

• экономия времени
• быстро и легко получать отзывы клиентов
• улучшена связь между вашим клиентом и службой поддержки клиентов
• способность сообщать людям информацию в короткие сроки
• простая двусторонняя связь
• автоматизация связи

Как бизнес рассылает массовые тексты?

Существует множество платформ, предоставляющих услуги обмена текстовыми сообщениями для предприятий, и начать работу с ними очень просто (многие даже предлагают бесплатный пробный период). Онлайн-платформа обычно дает вам возможность решить, какой тип делового текстового сообщения вы хотите отправить, а затем импортировать номера телефонов контактов в систему. Служба обмена текстовыми сообщениями для бизнеса может помочь в управлении контактами и автоматически отфильтровывает телефонные номера, которые не могут получать текстовые сообщения.

Следующим шагом является написание сообщения с помощью используемой вами платформы обмена текстовыми сообщениями. Сообщения можно персонализировать с помощью полей для имен и заметок, таких как время встречи.После этого вы сможете просмотреть текстовое сообщение, прежде чем выбрать время и дату отправки. Платформы для обмена текстовыми сообщениями даже позволяют добавлять в текст фотографии и соответствующую графику. После того, как тексты были отправлены клиентам, члены команды могут отвечать на прямые ответы через платформу обмена текстовыми сообщениями SMS.

Платформы обмена текстовыми сообщениями для бизнеса также могут помочь вашему бизнесу с помощью параметров автоответчика и управления контактами. Они также предоставляют аналитику, чтобы вы могли отслеживать данные об открытии и уровне ответов от ваших клиентов.Платформы просты в использовании, и вы можете загрузить всю информацию, необходимую для отправки текста, за считанные минуты.

Приемлемы ли текстовые сообщения в бизнесе?

Как уже упоминалось, в эпоху цифровых технологий существует множество способов ведения бизнеса. Однако вы можете задаться вопросом, должны ли организации использовать текстовые сообщения как способ общения с клиентами. Может ли это показаться навязчивым или слишком личным?

Ключом к ответу на этот вопрос является анализ причин, по которым предприятия используют обмен текстовыми сообщениями.Если вы используете службу обмена текстовыми сообщениями для своего бизнеса, которая предоставляет клиентам информацию, которую они действительно хотят и в которой нуждаются, это ценный метод общения. Яркими примерами этого являются; отправка напоминаний о встречах, напоминаний об интервью или сведений об отправленном товаре. Еще один полезный способ использования деловых текстовых сообщений — поддержка клиентов.

Проблемы с деловыми текстовыми сообщениями начинают возникать, когда компании используют службу обмена текстовыми сообщениями для спама своих клиентов, для SMS-маркетинга или холодных продаж.Существует также этикет, когда компания получает телефонные номера из своего списка контактов. Вы не должны покупать телефонные номера и должны обмениваться сообщениями только с теми клиентами, которые дали разрешение на то, чтобы с вами связались посредством текстовых сообщений. Это не только означает, что они добровольно дали вам свой номер, но и явно согласились на то, чтобы с ними связались.

Все мы сталкивались с нежелательными сообщениями от компаний, которые рекламировали себя, призывали к продажам, продвигали политические программы или просили о пожертвованиях на благотворительность.Это неэффективное использование деловых текстовых сообщений, и люди часто чувствуют себя преследуемыми и враждебными по отношению к вашей работе. Существуют очень специфические правила, касающиеся массовых текстовых сообщений и SMS-маркетинга, о которых вы можете прочитать здесь.

Убедитесь, что ваши клиенты довольны тем, что с вами связываются представители вашей компании, и что вы используете службу текстовых сообщений для бизнеса, которая позволяет им легко отказаться от ваших сообщений, если они того пожелают. В дополнение к этому, будьте уважительны в отношении времени, которое вы планируете, чтобы ваши текстовые сообщения доходили до вашего клиента.Это особенно важно, если вы отправляете сообщения в разных часовых поясах.

Другое использование текстовых сообщений для бизнеса может быть между членами команды. Это сильно отличается от массовой рассылки текстовых сообщений вашим клиентам, однако может быть полезным способом быстрой связи. Опять же, здесь необходимо соблюдать границы, и у сотрудников должна быть возможность отказаться от связи с ними посредством текстовых сообщений, если они этого хотят. Отличным примером успешного использования деловых текстовых сообщений являются агентства по трудоустройству. Они могут легко информировать своих подрядчиков о наличии работы, а также отправлять напоминания о подаче табелей учета рабочего времени для расчета заработной платы.

Как набрать текстовое сообщение?

Деловые текстовые сообщения сильно отличаются от личных текстовых сообщений на телефоне. Обычно, когда вы используете службы обмена текстовыми сообщениями для своего бизнеса, вы будете писать свое сообщение через платформу на рабочем столе, а не на мобильном телефоне. Часто есть варианты того, как вы пишете свое сообщение, самые распространенные:

• написать сообщение самостоятельно
• с использованием предварительно разработанных шаблонов сообщений из платформы обмена текстовыми сообщениями для бизнеса

После того, как вы решили, какой тип сообщения вы хотите отправить, вам нужно выбрать, будете ли вы персонализировать определенные поля сообщения, такие как имя и заметки, которые вы хотите отправить.Службы деловых текстовых сообщений позволяют очень легко начать работу с этим, если вы никогда не делали этого раньше. Функции настройки будут интегрированы в платформу и просты в использовании. Вы сможете вставить имя и номер телефона каждого из ваших клиентов из буфера обмена или импортировать лист Excel со всей соответствующей информацией.

Всего за несколько простых шагов ваше сообщение будет готово к отправке.

О чем следует помнить при написании деловых текстовых сообщений:

• дайте понять, от кого пришло сообщение
• убедитесь, что у вас есть законная причина для отправки текста
• информация понятна и легко интерпретируется
• если есть призыв к действию, то он четко сформулирован
• вы не слишком неформальны
• сообщение не считается спамом или коммерческим предложением
• не используйте сокращения
• опечаток нет
• вы даете четкий способ связаться со службой поддержки (адрес электронной почты или номер телефона)
• вы не отправляете одно и то же сообщение несколько раз на разных платформах
• клиентов имеют возможность отказаться от получения ваших сообщений
• при отправке персонализированных сообщений вся информация верна

Как получить номер SMS для бизнеса

Чтобы начать работу с профессиональными SMS-сообщениями, вам понадобится рабочий номер. Есть два варианта выбора номера для вашего бизнеса:

Короткий код

Это номер телефона, содержащий от 4 до 9 цифр, который вы можете использовать для управления текстовыми сообщениями в масштабе вашего бизнеса. Чтобы получить короткий код для вашего бизнеса, вам нужно будет использовать SMS-агрегатор или провайдера, который может настроить код для вас. Шорткоды чаще всего используются для отправки:

• обновления статуса доставки
• напоминаний
• SMS маркетинговые сообщения

Наличие короткого кода может быть дорогостоящим в зависимости от того, сколько сообщений отправляет компания, и скорости передачи данных вашего сетевого провайдера.Тексты, отправляемые через шорткод, чаще всего представляют собой массовые тексты или массовые сообщения.

Длинный код

Стандартный 10-значный длинный код, скорее всего, будет использоваться для отправки текстовых сообщений, когда необходим двусторонний разговор. Например, текстовые сообщения напрямую клиентам из службы поддержки. Недостатком длинного кода является то, что одновременно можно связаться с меньшим количеством людей, и существуют ограничения на количество сообщений, которые можно отправлять в день.

Чтобы определить тип номера, который лучше всего подходит для вашего бизнеса и его потребностей, вам следует обратиться к поставщику услуг текстовых сообщений, который сможет оценить ваши потребности и дать вам экспертный совет.

В чем разница между массовыми текстовыми сообщениями и групповыми текстовыми сообщениями?

Массовая рассылка текстовых сообщений — это когда вы отправляете сообщение тысячам получателей одновременно. Групповые текстовые сообщения — это когда вы отправляете текстовые сообщения небольшой группе контактов. Ключевое отличие состоит в том, что в групповых сообщениях каждый в группе может отвечать и часто также видеть контактные данные других участников группы.

Подробнее о том, как отправлять массовые сообщения, можно узнать здесь. Массовые тексты, как правило, являются более эффективным способом общения компаний со своими клиентами, а также способом управления ответами.

Как использовать деловые текстовые сообщения для обслуживания клиентов

Использование текстовых сообщений может быть эффективным способом обслуживания клиентов. Во-первых, это экономия времени. Если вы используете общий адрес электронной почты службы поддержки клиентов для запросов и жалоб клиентов, сотрудникам может потребоваться много времени, чтобы просмотреть отдельные сообщения. Переписка между представителями службы поддержки клиентов и клиентами может занимать много времени, что продлевает любую проблему.

С помощью текстовых сообщений клиенты могут напрямую связаться с агентом и быстрее решить свой запрос или проблему.Это, в свою очередь, даст клиентам лучший опыт работы с вашей компанией и приведет к большему количеству положительных отзывов, а также к повторным сделкам.

Обмен текстовыми сообщениями также является эффективным способом установления взаимопонимания с вашими клиентами и управления отношениями. Это способ помочь клиентам чувствовать себя более лично связанными с вашим бизнесом, а эффективное решение проблем с помощью текстовых сообщений может стать способом завоевать доверие клиентов.

Вы можете использовать платформу обмена бизнес-сообщениями для настройки текстовых сообщений службы поддержки клиентов.После того, как вы создадите свою учетную запись, ее будет легко настроить, запланировать сообщения, управлять уведомлениями и эффективно общаться с вашими клиентами.

Другие виды использования для обмена текстовыми сообщениями

Хотя обслуживание клиентов является одним из наиболее распространенных способов использования текстовых сообщений для бизнеса, существует множество других способов эффективного использования службы текстовых сообщений для вашего бизнеса. Некоторые примеры:

SMS-опросы

Если вы хотите провести исследование нового продукта или услуги или просто получить отзывы о том, как ваш бизнес работает в настоящее время, общение с заинтересованными сторонами в вашем бизнесе имеет первостепенное значение. Один из самых успешных способов получить обратную связь — попросить ваших клиентов пройти опрос. Это легко сделать через текст. Если вы сделаете текстовый опрос простым и быстрым, вероятность того, что клиенты будут заполнять опросы текстом, а не электронной почтой, будет намного выше. Согласно исследованиям, 31% потребителей отвечают на опросы в течение 5 минут после их получения.

Отзывы покупателей

Положительные отзывы важны для любого бизнеса, особенно когда речь идет о продажах и привлечении новых клиентов.Только небольшой процент клиентов оставляет отзывы, и побуждение их оставить отзыв о вас может занять много времени и быть сложной задачей. Запрашивать обзор по электронной почте гораздо менее эффективно, чем просить обзоры с помощью текстовых сообщений.

Автоответы

Некоторые вопросы и запросы не требуют персонального ответа. Для работы с этими типами сообщений вы можете настроить автоматические ответы через свое программное обеспечение для SMS. Если на вашем веб-сайте есть номер, по которому клиенты могут отправлять текстовые сообщения, это может быть эффективным способом управления входящими сообщениями от потенциальных клиентов.

Подходит ли вам деловая переписка?

При рассмотрении вопроса об обмене текстовыми сообщениями для вашей компании вам следует подумать о типе связи, которую вы в настоящее время используете со своим клиентом. Обратите внимание на текущий уровень вовлеченности, который у вас есть с вашими сообщениями по электронной почте или телефонными звонками.

Кто ваш покупатель? Эффективность текстового общения во многом зависит от демографических данных ваших клиентов.

Оцените рабочие процессы и системы, которые вы в настоящее время используете для обслуживания клиентов.Можно ли управлять ими более эффективно и с меньшими затратами времени с помощью текстовых сообщений?

Наконец, подумайте, почему вы хотите связаться со своими клиентами с помощью текстовых сообщений. Это для саморекламы или для предоставления им информации, которая представляет для них ценность и принесет пользу их взаимодействию с вашей компанией?

После того, как вы обдумали эти вопросы и пришли к выводу, что текстовые сообщения будут полезны как для вас, так и для вашего клиента, вы можете подписаться на службу текстовых сообщений, которая поможет вам настроить номер и управлять своими сообщениями.

Будущее текстовых сообщений для бизнеса

Прогнозируется, что количество предприятий, использующих текстовые сообщения в качестве формы общения, будет только расти. Прогнозируется, что в 2023 году будет отправлено 3,5 триллиона деловых SMS-сообщений, что на 1 триллион больше, чем в 2019 году.

Можно с уверенностью сказать, что обмен текстовыми сообщениями в коммерческих целях никуда не денется в ближайшее время. Хотя это кажется более аналоговым способом обмена сообщениями в эпоху ботов Facebook и мгновенных чатов, он не пересекает грань между коммерческим и личным. Обмен сообщениями с помощью SMS останется важнейшим каналом для отправки сообщений предприятиями в обозримом будущем. На самом деле вы можете ожидать увидеть много улучшений в обмене текстовыми сообщениями в ближайшие годы.

Советы по деловым текстовым сообщениям

Если вам нужно легко и эффективно связаться с большим количеством людей, нет ничего лучше, чем деловые текстовые сообщения. Но текстовые сообщения — это личное дело, и существуют также определенные обычаи и правила текстового этикета, о которых следует помнить, когда вы отправляете текстовые сообщения клиенту.

Тем не менее, многие клиенты предпочитают общаться с бизнесом с помощью текстовых сообщений, а не голосовых вызовов, но это не означает, что вы можете начать рассылать массовые тексты, наполненные смайликами, всем и каждому. Помимо риска запятнать репутацию вашего бренда еще до того, как вы начнете, есть определенные вещи, которые вам необходимо учитывать, прежде чем начинать.

Создание отношений

То, что у вас есть чей-то номер мобильного телефона, не означает, что вы можете связаться по какой-либо старой причине.Текстовые сообщения обычно зарезервированы для существующих отношений, поэтому любое деловое общение с помощью текстовых сообщений должно соответствовать существующим правилам среды. Прежде чем отправлять текстовые сообщения, убедитесь, что они связались с вами, дали согласие на то, чтобы с вами связались, или первыми начали отношения.

Уважайте отношения

Это правда, что некоторые клиенты с радостью воспользуются возможностью общаться с помощью текстовых сообщений, другим эта идея может не понравиться. Вместо того, чтобы сразу начинать масштабную кампанию по обмену текстовыми сообщениями, почему бы не позволить своим клиентам сначала воспользоваться этой эксклюзивной услугой? Отправьте полезный текст заранее, давая возможность легко отказаться, но предоставляя им возможность выбрать текстовые сообщения в качестве предпочтительного канала связи.

Всегда представляйте

Хотя вы, скорее всего, сохраните контактную информацию своих друзей, вы, вероятно, не сохраните все компании, с которыми вы взаимодействуете на своем телефоне. Это означает, что для каждого нового взаимодействия, даже если вы общались с определенным клиентом десятки раз, вам нужно представиться — по крайней мере, это поможет избежать недоразумений и гневных ответов.

Будь подлинным

Возможно, вы участвуете в обмене деловыми текстовыми сообщениями, но вполне нормально оставаться настоящим.Если ваши сообщения будут слишком отстраненными, клиенты могут расстроиться и почувствовать, что общаются не с реальным человеком. Вам не нужно вести себя как лучшая подружка, хотя это может помочь привнести некоторую индивидуальность в ваше общение.

Знай свои границы

Независимо от того, привыкли ли вы отправлять текстовые сообщения семье и друзьям в предрассветные часы или нет, вы никогда не захотите отправлять текстовые сообщения клиенту в нерабочее время. Если кто-то не может позвонить вам по поводу вашего бизнеса в определенное время, не обращайтесь к клиентам, когда они, вероятно, спят или занимаются чем-то другим.

Не слишком полагайтесь на текстовые сообщения

Конечно, вы можете многое сделать, просто отправляя текстовые сообщения. Но иногда нужно знать, когда лучше взять трубку и поговорить по-настоящему. Вы можете сделать гораздо больше за несколько минут по телефону, чем когда-либо в тексте, особенно в отношении конфиденциальных платежных данных или другой информации, поэтому не используйте деловые текстовые сообщения в качестве костыля.

Попрощайтесь

Вы не закончите телефонный разговор с клиентом или покупателем, просто повесив трубку, но именно так многие люди заканчивают свои ветки текстовых сообщений.Как бизнес, вы должны быть очень четкими, когда текстовая цепочка завершается, хотя бы для того, чтобы клиент знал, чего ожидать дальше.

61 бесплатный шаблон текстовых сообщений для бизнеса

Если вы хотите быстро связаться с клиентами, отправка текстовых SMS-сообщений — один из самых эффективных способов связи, которые вы можете использовать. Наше исследование показывает, что 83% потребителей отвечают на текстовые сообщения в течение 30 минут или меньше, что означает, что текстовые сообщения считаются важными. И если в вашем тексте есть конкретный призыв к действию, люди, скорее всего, последуют ему.

Сила текст шаблоны для бизнеса

Текстовые шаблоны содержат много возможностей в крошечном корпусе; они также помогают предприятиям донести последовательное и четкое сообщение. Не все в организации говорят или пишут одинаково. Шаблоны позволяют компаниям использовать общий голос при общении с клиентами и потенциальными клиентами.

Некоторым пользователям может быть сложно составлять сообщения для клиентов. Говорить по телефону — это одно, а излагать свои мысли в письменной форме — совсем другое.Компании могут подготовиться, создав шаблоны для наиболее распространенных типов сообщений, отправляемых бизнесом.

После создания и сохранения текстового шаблона с именем, четко описывающим его назначение, сотрудники могут щелкнуть шаблон, при необходимости обновить ключевые поля и отправить его без изменения исходного шаблона.

Важные элементы для включения   

В зависимости от причины отправки текста детали сообщения будут различаться. Но для ясности большинство текстов должны включать имя отправителя, название их бизнеса и CTA (призыв к действию), если он необходим.Нужно ли получателю что-то делать, когда он получает ваш текст? Если да, укажите это в своем сообщении.

Тексты также должны включать способ отказаться от будущих сообщений, включив команду STOP, как показано в примере ниже. Чтобы убедиться, что вы соблюдаете TCPA (Закон о защите прав потребителей телефонных услуг), загрузите нашу бесплатную электронную книгу о соответствии TCPA.

Начало работы с SMS te mplates  

Для начала мы подготовили список из 56 текстовых SMS-сообщений для бизнеса, которые можно использовать прямо сейчас. Часть I включает шаблоны для общих случаев использования, которые могут применяться к любому бизнесу с небольшими изменениями в формулировках. Часть II включает шаблоны, адаптированные к конкретным отраслям, которые уже добились успеха в области текстовых сообщений. Многие из этих шаблонов предлагают новые и творческие способы связи с вашими клиентами.

Преимущества использования D динамических полей  

Если вы уже являетесь клиентом Zipwhip, просто скопируйте и вставьте примеры простого текста, показанные ниже, в свой текстовый блок и отредактируйте слова, написанные ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, чтобы они соответствовали вашему сообщению.[Слова в скобках] — это динамические поля. Они упрощают персонализацию сообщений, автоматически извлекая контактную информацию ваших клиентов и сотрудников в тексты, отправляемые с помощью нашего программного обеспечения для текстовых сообщений или решений API.

Шаблоны: Часть I ( Common Использование ) ) 9002 ) 4 Аварийные оповещения 4 Подтверждения
Напоминания
Маркетинг и акции
Продажа
Внутренние коммуникации
ОБЗОР ОБЗОР РАЗМЕЩЕНИЕ

шаблонов: Часть II ( OLDER Y U SE Чехлы ) ) ) ) ) ) Automotive
Фитнес
Страхование
Юридические
Медицинские
Спорт
Сотрудники
ветеринарный

Часть I.

Текстовые шаблоны общих вариантов использования

Примеры экстренного текстового оповещения

Когда вам нужно быстро поделиться важной информацией, шаблоны делового текста для экстренных ситуаций могут сэкономить драгоценное время.Делитесь важной информацией с клиентами и сотрудниками о быстро меняющихся ситуациях, таких как вспышка COVID-19, чтобы мобилизовать свои команды и держать всех в курсе.

Health Announcement
Поскольку ПРОБЛЕМА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ затрагивает наш регион, мы работаем над тем, чтобы потребности наших клиентов продолжали удовлетворяться, в то же время внося свой вклад в решение этой серьезной проблемы. Мы продолжим предоставлять дополнительные рекомендации по мере поступления новой информации.

Приемная врача  
Мы с нетерпением ждем встречи с вами сегодня на приеме.Для вашей безопасности мы просим вас зарегистрироваться из машины, когда вы приедете, ответив словом ЗДЕСЬ на этот текст. Затем вы получите текстовое сообщение, когда врач будет готов принять вас. Спасибо за сотрудничество.

Тяжелая З Земля З Арнинг
Из-за плохой погоды в этом районе местные власти рекомендуют всем оставаться дома в течение следующего ВРЕМЕННОГО РАМКА. Дополнительные обновления будут опубликованы по мере поступления новой информации.

Транзит S Расписание C Hange
Автобусные маршруты #XXX, #XXX, #XXX будут изменены до дальнейшего уведомления по ПРИЧИНЕ. Мы отправим обновление, когда маршруты вернутся к своему обычному расписанию. Подробности здесь: ССЫЛКА НА ВЕБ.

Школа Закрытие e
ПО ПРИЧИНЕ ШКОЛЬНЫЙ ОКРУГ будет закрыт ДАТА. Мы будем держать вас в курсе возможных будущих закрытий. Нажмите на эту ссылку, чтобы узнать подробности: ВСТАВИТЬ ССЫЛКУ.

Текстовые шаблоны подтверждения

Тексты подтверждения обеспечивают душевное спокойствие и ограничивают потребность в дополнительных сообщениях от клиентов. Потребители ценят получение текстового сообщения, подтверждающего встречу, доставку посылки или подтверждение того, что бизнес получил информацию, предоставленную клиентом.

A запись на прием
Благодарим вас за запись на прием в нашем офисе. Вы подтверждены на встречу с INDIVIDUAL ДАТА в ВРЕМЯ.Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, ответьте на этот текст или позвоните ЕМУ/ЕЕ по НОМЕРУ.

Доставка посылки 
Ваша посылка была доставлена ​​по указанному в файле адресу. Если у вас есть какие-либо вопросы, сообщите нам об этом.

Информация Получено
Спасибо за предоставление запрошенной нами информации. В ближайшее время мы свяжемся с вами относительно следующих шагов.

Шаблоны текстовых сообщений-напоминаний

В наши дни у всех нас много забот.Вот почему клиентам нравится получать быстрые текстовые напоминания о таких вещах, как предстоящие встречи, счета с приближающимися сроками оплаты и даже уведомления о графиках обслуживания автомобилей.
   

Встреча
Это дружеское напоминание о том, что у вас назначена встреча с ОТДЕЛЬНЫМ ЛИЦОМ ДАТА В ВРЕМЯ для [Пользовательское поле 1]. Если у вас есть какие-либо вопросы, вы можете ответить в сообщении или по телефону.

Запрос документа  
Мы просто хотели напомнить вам, что мы ждем ДОКУМЕНТА, который вы согласились отправить нам, чтобы мы могли завершить ТРАНЗАКЦИЮ, о которой мы говорили.Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, напишите или позвоните нам.

Просроченный счет  
Уважаемый [Имя], согласно нашим данным, на вашем счете есть просроченный остаток. Пожалуйста, перейдите по этой ссылке на нашу страницу онлайн-платежей: ВЕБ-ССЫЛКА до ДАТЫ, чтобы избежать штрафа за просрочку платежа. Пишите нам, если у вас есть вопросы.

Текстовые шаблоны для маркетинга и продвижения

Распространение информации о ваших продуктах с помощью маркетинговых и рекламных текстов может быть эффективным, особенно когда предложения доступны в течение ограниченного времени. Привлекайте внимание клиентов с помощью убедительных призывов к действию, побуждающих к немедленному ответу. Распродажи привлекают внимание людей, потому что они означают большие скидки. Используйте язык, который клиенты узнают, и мотивируйте их делать покупки.

Подарок
Привет, [Имя]! Чтобы поблагодарить вас за то, что вы такой замечательный клиент, мы приглашаем вас принять участие в конкурсе, чтобы получить шанс выиграть ПУНКТ! Чтобы получить дополнительную информацию и принять участие, посетите: ССЫЛКА НА ВЕБ-САЙТ. Удачи!

Событие  
Привет, [Имя]! Присоединяйтесь к нам в первый ДЕНЬ НЕДЕЛИ месяца, чтобы получить скидку на посещение нашего СОБЫТИЯ.Двери открываются в ВРЕМЯ. Для получения дополнительной информации посетите: ССЫЛКА НА ВЕБ-САЙТ. Мы с нетерпением ждем встречи с вами в ближайшее время!

День открытых дверей  
Мы очень рады сообщить, что мы открываем наши двери ДАТА В ВРЕМЯ. Присоединяйся к нам! Для получения более подробной информации посетите: ССЫЛКА НА ВЕБ-САЙТ. Мы с нетерпением ждем встречи с вами!

Текстовые сообщения позволяют информировать клиентов о появлении новой весенней линии одежды или о начале распродажи в конце сезона. Когда компания отправляет текстовое сообщение, сообщающее клиентам, что у них есть что-то полезное, это гарантированный способ повысить осведомленность и увеличить продажи.

Распродажа BOGO  
Событие BOGO [Пользовательское поле 1]! Распродажа начинается DATE и заканчивается DATE. Спешите воспользоваться этим ограниченным по времени предложением. Чтобы найти ближайший к вам магазин, посетите: URL.

Сезонная распродажа
Привет, [Имя]! Не пропустите нашу СЕЗОННУЮ распродажу ПУНКТОВ, ПУНКТОВ и многого другого! Сэкономьте до XX% на всем, что вам понадобится в этом сезоне. Для получения дополнительной информации посетите: URL.

Праздничная распродажа  
Привет, [Имя]! Не пропустите нашу грандиозную распродажу в честь ПРАЗДНИКА. Сэкономьте до XX% на всем, что вам нужно, чтобы сделать ПРАЗДНИК особенным. Для получения дополнительной информации посетите: URL ___________.

Шаблоны текстовых сообщений о продажах

Текстовое сообщение — это быстрый и ненавязчивый способ для продавца объяснить ценность своего продукта или услуги. Это также простой способ следить за потенциальными клиентами и оставаться на связи во время цикла продаж.

Знакомства
Привет, [Имя]. Это [Мое имя] из [Пользовательское поле 1]. Вы готовы сделать короткий звонок, чтобы обсудить [Пользовательское поле 2]? Пожалуйста, дайте мне знать, если вы заинтересованы, ответив на это сообщение.Я с нетерпением жду разговора с Вами. Спасибо.

Развитие отношений
Привет, [Имя]. Это [Мое имя] из [Пользовательское поле 1]. Я просто хотел проверить, есть ли у вас какие-либо вопросы о [Пользовательском поле 1]. Я доступен для быстрого звонка или текстового разговора, если хотите. Вы можете написать или позвонить мне по этому номеру: [Мой номер телефона]. Хорошего дня!

Отдел продаж
Привет, [Имя]. Это [Мое имя] из [Пользовательское поле 1].Я просто хотел продолжить [Пользовательское поле 1]. Пишите или звоните [Мой номер телефона] в удобное для вас время.

Бесплатная пробная версия Touchpoint
Привет, [Имя]. Это [Мое имя] из [Пользовательское поле 1]. Я хотел связаться с вами, чтобы узнать, как вам нравится бесплатная пробная версия [Пользовательское поле 2]. Дайте знать, если у вас появятся вопросы. Я всегда рад перезвонить, если это необходимо.

Дальнейшие действия после демонстрации
Привет, [Имя]. Это [Мое имя] из [Пользовательское поле 1].Спасибо, что позволили мне показать вам демо нашего [Пользовательского поля 1]. Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, дайте мне знать, и я буду рад ответить на них для вас. Отправьте сообщение или позвоните [Мой номер телефона] в любое удобное для вас время.

Больше текстовых шаблонов для продаж смотрите здесь.

Текстовые шаблоны внутренних коммуникаций

Независимо от того, работает ли ваша команда под одной крышей или удаленно, текстовые сообщения — это быстрый и эффективный способ поддерживать связь в вашей организации.Компания может настроить групповые текстовые сообщения для подключения определенных команд, а также использовать текстовые сообщения для разговоров один на один. Примечание: внутренние коммуникации не требуют команд отказа.

Волонтерские возможности  
Привет, команда! Кто заинтересован в том, чтобы присоединиться к нам на нашем волонтерском мероприятии FREQUENCY? Мы будем помогать ОРГАНИЗАЦИИ DATE между TIME и TIME. RSVP, если вы можете присоединиться к нам!

Сверхурочные Доступность  
Снова это время.Пожалуйста, сообщите нам, готовы ли вы работать сверхурочно в следующем месяце. Вопросы? Отправьте их нам, и мы свяжемся с вами как можно скорее. Спасибо!

Табель учета рабочего времени s 
Вниманию сотрудников: отправьте заполненные табель учета рабочего времени до ДНЯ В ВРЕМЯ , чтобы гарантировать получение зарплаты. Вопросы? Дайте нам знать, и мы ответим как можно скорее. Спасибо!

Шаблоны запросов действий

Приглашение клиентов оставить отзыв о вашем бизнесе на сайтах онлайн-обзоров, таких как Yelp и Google My Business, может привлечь новых клиентов и повысить вашу прибыль.Подумайте о том, чтобы связаться с довольными клиентами, которые могут рассказать о своем положительном опыте.

Онлайн-обзор
Привет [Имя], это ЛИЦО от КОМПАНИИ. Спасибо за то, что вы ценный клиент. Мы будем признательны, если вы оставите отзыв о своем опыте работы с нами. Для вашего удобства мы предоставили ссылку на стороннюю онлайн-страницу обзора: ДОБАВИТЬ URL.

Часть II : Отраслевые текстовые шаблоны

Текстовые шаблоны для автомобилей

Напоминание о замене масла
Здравствуйте, [Имя]. Это напоминание о том, что вашему АВТОМОБИЛЮ ГОДА скоро потребуется замена масла. Ответьте на это сообщение или позвоните по [Мой номер телефона], чтобы назначить встречу. ИНДИВИДУАЛЬНО в БИЗНЕС.

Служба Интервал Назначение
Здравствуйте, [Имя]. В наших записях указано, что ваш ГОД АВТОМОБИЛЯ должен пройти техническое обслуживание NUMBER миль. Чтобы назначить встречу, ответьте, написав нам или позвонив по МОЙ НОМЕР. ИНДИВИДУАЛЬНО в БИЗНЕС.

Автомобиль готов к отправке
Здравствуйте, [Имя].Ваш ГОД АВТОМОБИЛЯ готов к получению. Сегодня мы открыты с TIME до TIME. Мы с нетерпением ждем встречи с вами в ближайшее время. Если у вас есть какие-либо вопросы, ответьте на это текстовое сообщение или позвоните по МОЙ НОМЕР.

Текстовые шаблоны для тренажерного зала и фитнеса

Напоминание об оплате
Привет, [Имя]. Это [Мое имя] с [Пользовательское поле 1]. Просто хотел напомнить вам, что с вашей кредитной карты будут списаны средства [Пользовательское поле 2] ДАТА. Если у вас есть какие-либо вопросы, позвоните или отправьте текстовое сообщение на БИЗНЕС-НОМЕР С ТЕКСТОВОЙ ПОДДЕРЖКОЙ.

Напоминание о занятии или встрече
Привет, КЛИЕНТ! Не забывайте: вы зарегистрировались на CLASS сегодня в TIME. Если вам нужно отменить, ответьте на это сообщение. Иначе увидимся там!

Открытие занятий в последнюю минуту
Эй, ПОКУПАТЕЛЬ! У нас есть вакансия для сегодняшнего КЛАССА в ВРЕМЯ. Хотите занять место и зарегистрироваться на урок? Если да, ответьте на это сообщение и сообщите нам.

Поощрение целей в фитнесе
Привет, ПОКУПАТЕЛЬ! Не упустите нашу СЕЗОННУЮ экономию на КЛАССЕ/ПРЕДЛОЖЕНИИ.Будьте в форме с ВСТАВЬТЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ! Перейдите по этой ссылке для получения дополнительной информации: ДОБАВИТЬ URL.

P Проспект Последующие действия
Привет, ПРОСПЕКТ. Спасибо, что заглянули сегодня! Было здорово познакомиться с вами. Вот расписание занятий на эту неделю: ВСТАВЬТЕ ИЗОБРАЖЕНИЕ РАСПИСАНИЯ. Просто дайте мне знать, какой из них вы хотели бы посетить, и я зарегистрирую вас. ИНДИВИДУАЛЬНО в [Пользовательское поле 1].

Продление членства
Привет, ЧЛЕН. Срок действия вашего членства TYPE OF истекает DATE. Вы хотите, чтобы я продлил это для вас с картой, которая у нас есть в деле?

Шаблоны SMS для страховых

Напоминание о встрече
Привет, СТРАХОВОЙ КЛИЕНТ.Это REP NAME от СТРАХОВОЙ КОМПАНИИ. Пришло время для ежегодного пересмотра политики. Хотите назначить дату и время, чтобы обсудить ваши варианты? Если да, пожалуйста, ответьте на это сообщение. Я с нетерпением жду возможности помочь вам.

Подтверждение записи
Привет, СТРАХОВОЙ КЛИЕНТ. Это REP NAME от СТРАХОВОЙ КОМПАНИИ. Мы просто хотели подтвердить вашу запись REASON на завтра. ВРЕМЯ все еще работает на вас?

Последующие действия
Привет, СТРАХОВОЙ КЛИЕНТ.Это REP NAME от СТРАХОВОЙ КОМПАНИИ. Пожалуйста, не забудьте подписать и принести все документы на встречу завтра в ВРЕМЯ. Мы отправили вам все документы по электронной почте на [Email]. Пишите или звоните, если у вас есть вопросы.

Запрос документов
Привет, СТРАХОВОЙ КЛИЕНТ. Я хотел уточнить у вас ДОКУМЕНТ, который нам нужен для окончательного согласования вашего типа полиса. Если у вас есть четкое изображение на телефоне, вы можете отправить его сюда. Вы также можете отправить его по электронной почте [Моя электронная почта]. Если у вас есть какие-либо вопросы, мы здесь, чтобы помочь! [Мое имя] в [Пользовательское поле 1].

Пропущенная встреча
Здравствуйте, СТРАХОВОЙ КЛИЕНТ/ПОКУПАТЕЛЬ. Это [Пользовательское поле 1] из [Пользовательское поле 2]. Мы сожалеем, что пропустили вас сегодня и надеемся, что все хорошо. Если вы хотите перенести встречу, ответьте на это сообщение или позвоните мне по номеру [Мой номер телефона].

Связь с клиентом в течение 30 дней
Привет, КЛИЕНТ СТРАХОВОЙ СТРАХОВКИ. Благодарим за то, что являетесь клиентом страховой компании COMPANY NAME. Я знаю, что с тех пор, как вы зарегистрировались, вы получили много писем и документов.Есть ли у вас какие-либо вопросы о том, что вы получили? [Мое имя].

Отправка инструкций для личных встреч
Привет, СТРАХОВОЙ КЛИЕНТ/ПОКУПАТЕЛЬ! Я с нетерпением жду встречи с вами сегодня в LOCATION. Вот ссылка с направлением к моему офису: ВСТАВЬТЕ ССЫЛКУ НА GOOGLE MAPS. [Мое имя] в [Пользовательское поле 2].

Шаблоны юридического текста

Консультация Подтверждение
Привет, КЛИЕНТ. Спасибо, что запланировали консультацию с нашим адвокатским бюро.Вы подтверждены на встречу с [Пользовательское поле 1] ДАТА в ВРЕМЯ. Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, ответьте или позвоните [Мой номер]. ИМЯ АДВОКАТА в ЮРИДИЧЕСКОМ БЮРО.

Запрос юридического документа  
Здравствуйте, КЛИЕНТ. Я хотел напомнить вам, что мы ждем ДОКУМЕНТА, который мы обсуждали. Если у вас есть какие-либо вопросы, сообщите нам об этом, позвонив или отправив текстовое сообщение на [Мой номер]. ИМЯ АДВОКАТА в ЮРИДИЧЕСКОМ БЮРО. Спасибо.

Явка в суд  
Здравствуйте, КЛИЕНТ.Я хотел зайти и убедиться, что вы готовы предстать перед судом ДАТА В ВРЕМЯ. Если у вас есть какие-либо вопросы, напишите мне текстовое сообщение или позвоните мне по телефону [Мой номер]. ИМЯ АДВОКАТА в ЮРИДИЧЕСКОМ БЮРО.
 

«Когда мы пишем кому-то текст, наша скорость ответа составляет почти 100 процентов».

— Джастин Элснер, управляющий адвокат, Elsner Law Firm

 Шаблоны медицинских текстов

Напоминание о приеме
Привет, ПАЦИЕНТ. Это [Мое имя] из МЕДИЦИНСКОГО ОФИСА.Напоминаем, что мы запланировали для вас [Пользовательское поле 2] ДАТА в ВРЕМЯ. Свяжитесь с нами по BUSINESS TEXT LINE, если вам нужно перенести мероприятие. Мы с нетерпением ждем встречи с вами в ближайшее время.

Подтверждение записи
Привет, ПАЦИЕНТ. Это [Мое имя] из МЕДИЦИНСКОГО ОФИСА. Спасибо, что запланировали ежегодный осмотр у нас. Подробная информация о вашей встрече, а также некоторая полезная информация приведены ниже. Приложение: ДАТА в ВРЕМЯ. Свяжитесь с нами по BUSINESS TEXT LINE, если вам нужно перенести мероприятие.Хотите быстро начать работу с документами? Посетите ВСТАВИТЬ URL.

Направление нового пациента
Здравствуйте, ИМЯ ПАЦИЕНТА. Это [Мое имя] из МЕДИЦИНСКОГО ОФИСА. Мы получили направление от вашего врача и должны записаться на первичный прием. Чтобы записаться на прием, позвоните в нашу клинику по телефону [Пользовательское поле 2] или ответьте на это текстовое сообщение. Мы с нетерпением ждем заботы о вас!

Открытие в последнюю минуту
Привет, ПАЦИЕНТ. Это [Мое имя] из МЕДИЦИНСКОГО ОФИСА.У нас есть открытие в последнюю минуту сегодня в TIME, и мы хотели узнать, свободны ли вы, поскольку вы находитесь в начале нашего списка ожидания. Свяжитесь с нами по BUSINESS TEXT LINE, если вы можете это сделать. Мы надеемся услышать от вас в ближайшее время.

Последующая запись
Привет, ПАЦИЕНТ. Это [Мое имя] из МЕДИЦИНСКОГО ОФИСА. Мы хотели узнать, как вы себя чувствуете после REASON FOR FOLLOW-UP. Свяжитесь с нами по BUSINESS TEXT LINE, если у вас есть вопросы или вам нужна помощь.Мы доступны ДЕНЬ ЧЕРЕЗ ДЕНЬ между ВРЕМЕНЕМ и ВРЕМЕНЕМ.

Спортивные текстовые шаблоны

Продажа билетов
Привет, болельщики СПОРТА! Скоро начнется новый сезон, и сейчас самое время заказать билеты на матчи. Чтобы узнать даты и места, посетите наш сайт онлайн-заказа билетов: ВСТАВЬТЕ ССЫЛКУ. Спешите, пока лучшие места не были забронированы! [Мое имя] в СПОРТИВНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ.

Розыгрыш
Привет, фанаты СПОРТА! Мы вручаем ИМЯ ПУНКТА первым ЧИСЛО поклонников, которые покажут это текстовое сообщение сотрудникам на стенде DESCRIPTION, расположенном по адресу LOCATION.Запасы ограничены, поэтому приезжайте заранее. Двери открываются в ВРЕМЯ.

Часто задаваемые вопросы о Game Day
Мы знаем, что у вас есть вопросы о том, чего ожидать по прибытии на СОБЫТИЕ. Посетите нашу страницу часто задаваемых вопросов для получения информации о парковке, льготах, информации о билетах и ​​многом другом: ССЫЛКА НА ВЕБ-СТРАНИЦУ НА ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ.

Шаблоны SMS для подбора персонала и подбора персонала

Новый Кандидат
Привет, КАНДИДАТ НА РАБОТУ, это РЕКРУТЕР из АГЕНТСТВА. Наш клиент ищет ОПИСАНИЕ РАБОТЫ, и я думаю, что вы идеально подходите для этой роли: ВСТАВЬТЕ URL-адрес В ОПИСАНИЕ РАБОТЫ.Напишите мне, если вам интересно.

Последующий первый день
Привет, КАНДИДАТ НА РАБОТУ. Это РЕКРУТЕР из АГЕНТСТВА. Я хотел зайти к тебе в первый день, чтобы узнать, как идут дела. Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, отправьте текстовое сообщение обратно.

Последующая информация о Ярмарке вакансий
Привет, КАНДИДАТ НА РАБОТУ. Это РЕКРУТЕР из АГЕНТСТВА. Мы получили ваше резюме на недавней ярмарке вакансий и хотели бы назначить собеседование. Пожалуйста, сообщите нам, позвонив по сотовому телефону, чтобы сообщить о своей доступности.

Окончание задания
Привет, КАНДИДАТ НА РАБОТУ. Это РЕКРУТЕР из АГЕНТСТВА. Назначение JOB TITLE заканчивается сегодня. Спасибо за ваш труд! Если вам нужна дополнительная помощь, свяжитесь с нами по BUSINESS TEXT LINE.

Напоминание о работе
Привет, КАНДИДАТ НА РАБОТУ. Это РЕКРУТЕР из АГЕНТСТВА. Подтвердите, что все готово к работе в COMPANY NAME в ДЕНЬ В ВРЕМЯ, ответив на это текстовое сообщение.

Ветеринарные текстовые шаблоны

Напоминание о осмотре
Здравствуйте, ВЛАДЕЛЕЦ ЖИВОТНОГО.Это ИМЯ в ВЕТЕРИНАРИИ. Это напоминание о том, что PET NAME должен проходить ежегодный медицинский осмотр. Пожалуйста, ответьте здесь или позвоните в OFFICE NMBER, чтобы назначить встречу. Мы с нетерпением ждем встречи с вами обоими.

Подтверждение осмотра
Здравствуйте, ВЛАДЕЛЕЦ ЖИВОТНОГО. Это ИМЯ в ВЕТЕРИНАРИИ. Это подтверждение того, что у PET NAME назначена ежегодная проверка здоровья на ДАТУ в ВРЕМЯ. Мы с нетерпением ждем встречи с вами. Если вам нужно перенести встречу, ответьте или позвоните по номеру офиса.

Готов к выдаче
Здравствуйте, ВЛАДЕЛЕЦ ЖИВОТНОГО. Это ИМЯ в ВЕТЕРИНАРИИ. ИМЯ ЛЮБИМЦА чувствует себя хорошо после ЕГО/НЕЕ процедуры и будет готов к тому, чтобы его забрали в ВРЕМЯ. Наш офис открыт до HOUR pm. сегодня вечером. Пожалуйста, приезжайте как минимум за 30 минут, чтобы мы могли обеспечить беспрепятственный процесс регистрации отъезда. Мы с нетерпением ждем встречи с вами в ближайшее время.

Дополнительная полезная информация о связи с клиентами

Мы надеемся, что эти текстовые шаблоны помогут вашему бизнесу более эффективно привлекать клиентов.Чтобы узнать больше о деловых текстовых сообщениях и узнать, как лучше взаимодействовать с вашими клиентами, загрузите нашу бесплатную электронную книгу: The Ultimate Guide to Texting Your Customers. Он охватывает все, что вам нужно знать о лучших практиках, этикете текстовых сообщений, обучении сотрудников работе с текстовыми сообщениями и многом другом.

Если у вас есть какие-либо вопросы о том, чем мы занимаемся, или вы хотите начать работу с Zipwhip, не стесняйтесь обращаться к нам в любое время.

Лучшие службы маркетинга текстовых сообщений 2022 года

Почему компаниям следует использовать маркетинг текстовых сообщений?

Маркетинг с помощью текстовых сообщений — отличный способ лично связаться с вашими клиентами и предоставить персонализированные сообщения.Текстовые сообщения также быстрее, чем другие способы связи, что позволяет вам решать проблемы и общаться с клиентами, не заставляя их долго ждать.

Когда компаниям следует использовать маркетинг текстовых сообщений?

Владельцы бизнеса и специалисты по маркетингу текстовых сообщений должны соблюдать стандартный этикет делового общения. Ограничьте обмен сообщениями рабочим временем (т. е. будними днями с 8:00 до 18:00), помня о разных часовых поясах, в которых живут ваши подписчики, и не отправляйте слишком много сообщений одновременно.

Какие отрасли получают наибольшую выгоду от маркетинга текстовых сообщений?

Любой бизнес, который нуждается или хочет напрямую общаться с клиентами, может извлечь выгоду из маркетинга текстовых сообщений. Это отличный способ наладить связь с вашей потребительской базой, добавив индивидуальный подход к вашему деловому общению и поддержке клиентов. Тем не менее, некоторые конкретные типы компаний, которым часто нужно отправлять текстовые сообщения клиентам, — это компании в сфере гостеприимства и услуг, предприятия, основанные на встречах, и розничные продавцы, которые проводят частые распродажи и специальные предложения.

Эффективен ли маркетинг текстовых сообщений?

Да, маркетинг текстовых сообщений может быть очень эффективным способом связаться с вашими клиентами и связаться с ними на личном уровне, потому что большинство людей проверяют свои текстовые сообщения гораздо чаще, чем электронную почту. Кроме того, это рентабельно, позволяя вам привлечь большое количество клиентов за небольшую ежемесячную или годовую плату.

Как вы можете отправлять массовые текстовые сообщения?

Хотя точный способ отправки массовых текстовых сообщений зависит от провайдера, обычно необходимо импортировать список контактов, которым вы хотите отправить сообщение.Затем вы должны составить массовое текстовое сообщение для отправки в этот список контактов и запланировать его на подходящее время.

Законно ли отправлять маркетинговые сообщения в текстовом виде?

Предприятия могут на законных основаниях отправлять маркетинговые текстовые сообщения клиентам, если они следуют правилам, изложенным в Законе о защите прав потребителей телефонов (TCPA) и Законе о CAN-SPAM. Эти законы, введенные в действие Федеральной комиссией по связи (FCC), гарантируют, что предприятия не могут отправлять маркетинговые сообщения любым потребителям, которые не хотят их получать.Предприятия могут быть оштрафованы на сумму до 1500 долларов за умышленное нарушение, если они не соблюдают такие законы, как TCPA.

Как получить согласие на отправку текстовых сообщений своим клиентам?

TCPA требует, чтобы компании получали прямое письменное согласие на отправку маркетинговых SMS-сообщений любому клиенту. Лучший способ получить согласие — четко и ясно изложить условия общения в форме или рекламном объявлении. С помощью этого типа языка клиент может затем указать свой номер телефона (либо непосредственно в форме, либо отправив текстовое сообщение по номеру, указанному в вашем объявлении) с намерением дать разрешение на то, чтобы ваша компания связалась с ним.

Сколько людей открывают текстовые сообщения?

Ответ может быть больше, чем вы ожидали! Вообще говоря, 98 процентов SMS-сообщений открываются. Это отличная новость для маркетинговых стратегий текстовых сообщений, поскольку эти данные предсказывают высокий уровень успеха. Более того, три четверти потребителей предпочитают маркетинговые текстовые сообщения рекламе на веб-сайтах.

Как лучше всего отслеживать результаты маркетинговых кампаний текстовых сообщений?

Отслеживание маркетинговых кампаний текстовых сообщений — важный шаг в этом процессе.Важно знать, взаимодействуют ли ваши потенциальные клиенты с контентом, который вы отправляете. Чтобы отслеживать свою кампанию и знать ее успешность, начните с подтверждения доставки отправляемых вами SMS-сообщений. Существуют цифровые инструменты, которые помогают это отслеживать. Затем посмотрите, сколько людей заинтересовались отправленным вами контентом, который привел их на ваш сайт. Эти два шага — простые способы увидеть, как воспринимается ваша кампания.

8 лучших сервисов обмена текстовыми сообщениями для бизнеса в 2021 году

Обновлено в июле 2021 года

---

Охватывает ли ваш бизнес свои основы, когда дело доходит до общения с клиентами?

Конечно, телефон, электронная почта и даже видео сейчас обычно являются основными каналами продаж и маркетинга.

Но важность текстовых сообщений действительно невозможно переоценить, особенно для малого бизнеса.

Подумай об этом. Наши коллеги и клиенты постоянно в пути, верно? Мы не только больше привязаны к нашим смартфонам, чем когда-либо, но и покупателям становится все удобнее совершать мобильные покупки.

В RingCentral мы воочию увидели бум мобильной связи для компаний всех форм и размеров. Вот почему вам нужен надежный сервис обмена текстовыми сообщениями для бизнеса.

Мы составили исчерпывающий список услуг по обмену текстовыми сообщениями для бизнеса, чтобы передать вашу компанию в (буквальные) руки вашим клиентам. Если вы хотите, вы можете пропустить вперед, чтобы увидеть, какие инструменты обмена текстовыми сообщениями вошли в список:

Восемь ведущих сервисов обмена текстовыми сообщениями для бизнеса на сегодняшний день:

1. Центральное кольцо
2. ZipWhip
3. EZтекстовые сообщения
4. Текстовый запрос
5. Простой текст
6. Clicksend
7. СМС
8. Google Голос

---

🛒 Ищете надежную и доступную платформу для обмена сообщениями? Найдите подходящий для вашего бизнеса с помощью этого бесплатного контрольного списка.

---

 

Но сначала давайте посмотрим, почему мы уделяем особое внимание обмену текстовыми сообщениями в этом посте блога, когда все в восторге от видеоконференций.

Почему текстовые сообщения так важны для бизнеса сегодня

Если вы скептически относитесь к преимуществам текстовых сообщений для бизнеса, мы это понимаем.

Опять же, большая часть общения в вашей компании, вероятно, происходит по телефону или электронной почте. Концепция ведения бизнеса через текст может показаться жесткой из-за ограничения количества символов и меньшего количества личных взаимодействий.

Тем не менее, добавление обмена текстовыми сообщениями в ваш арсенал коммуникаций является обязательным для компаний сегодня. Ниже приведены некоторые ключевые преимущества, которые следует учитывать:

Текстовые сообщения нельзя пропустить по сравнению со звонками и электронными письмами

Звонки остаются без ответа. Электронные письма прячутся между сообщениями или застревают в папке «Спам».

Но текстовые сообщения — это совсем другая история.

Пища для размышлений: текстовые сообщения читаются на 98% по сравнению с электронными сообщениями (20%). ¹ Прибавьте к этому тот факт, что среднестатистический человек проверяет свой смартфон 96 раз в день. ²

Перевод? Тексты позволяют обращаться к вашим клиентам, не прерывая и не раздражая их, при этом размещая ваши сообщения на переднем плане и по центру там, где они, скорее всего, их увидят.

Так много клиентов предпочитают общаться с помощью текстовых сообщений

Вам необходимо общаться с клиентами на их условиях.

Судя по нашей собственной статистике взаимодействия с клиентами, подавляющее число клиентов в определенных ситуациях предпочитают получать сообщения от компаний через текстовые сообщения.Например, клиенты моложе 55 лет с радостью подтвердят встречи или примут предложения с помощью текстовых сообщений:

.

В частности, если ваша клиентская база состоит из молодежи, вы действительно не можете спать на SMS. Дополнительные исследования показывают, что 75% миллениалов предпочитают текстовое общение голосовой связи. ³ Здравый смысл подсказывает, что зависимость потребителей от текстовых сообщений будет только расти среди поколения Z и будущих поколений покупателей.

Но откуда такая любовь к смс? Ну, текстовые сообщения экономят время.В современном мире суеты время – деньги. Хотя SMS может быть не идеальным для построения личных отношений с вашими клиентами, это идеальный канал для быстрой регистрации и подтверждения.

Возьмем, к примеру, футболки 24 Hour. Как следует из их названия, они выполняют индивидуальные заказы на футболки за невероятные 24 часа. Это означает, что они должны быть в состоянии оставаться на связи со своими клиентами круглосуточно.

Вместо того, чтобы прибегать к длинным электронным письмам или телефонным звонкам туда и обратно, разъяснения и подтверждения с помощью push-уведомлений могут помочь.Такая скорость и доступность обеспечивают явное конкурентное преимущество компаниям, работающим с несколькими клиентами одновременно:

SMS — это простой способ убедиться, что ваш бизнес всегда «включен»

В дополнение к предыдущему пункту доступность через SMS позволяет вашему бизнесу быть «включенным» в любое время.

Например, любая служба обмена текстовыми сообщениями для бизнеса позволяет пользователям подтверждать заказы и встречи в нерабочее время, опять же, избегая необходимости в другом электронном письме или звонке клиенту.

Эти автоответчики делают ваш бизнес более доступным, а также привлекательным для клиентов, которые могут не захотеть общаться с кем-либо напрямую.

По крайней мере, написание текстов для вашего бизнеса не должно быть сложной задачей. В то время как сценарии электронной почты и звонков длиннее, ограничения на количество символов (~ 160 на текст) гарантируют, что средний деловой текст будет короче, чем твит.

Тот факт, что большинство служб обмена текстовыми сообщениями для бизнеса позволяют создавать и настраивать шаблоны и автоответчики, означает, что вы можете «настроить и забыть» многие SMS-кампании.Конечно, у вас всегда есть возможность связаться по телефону или электронной почте, если это необходимо.

Что отличает отличное бизнес-приложение для SMS?

Как и любой другой тип программного обеспечения, компании избалованы выбором, когда речь идет о приложениях для обмена текстовыми сообщениями.

Ниже приведены некоторые ключевые моменты, которые необходимо учитывать при выборе службы обмена текстовыми сообщениями для деловых целей.

Защищает ли он информацию ваших клиентов?

Как отмечено в нашем руководстве по безопасным приложениям для обмена сообщениями, люди по праву ценят свою конфиденциальность.

И если кто-то передаст свой номер телефона вашей компании, он будет доверять вам, чтобы сохранить его в безопасности. Это означает отсутствие спама и защиту личных данных от хакеров.

Вот почему компаниям следует с осторожностью относиться к таким инструментам, как WhatsApp ⁴ или Facebook Messenger ⁵ , в качестве замены для деловых текстовых сообщений, особенно потому, что они подвержены ошибкам безопасности.

Вместо этого вам нужно специальное приложение для обмена текстовыми сообщениями, привязанное к соответствующему рабочему номеру телефона.Полагаться на потребительские приложения небрежно для защиты личной и финансовой информации как вас, так и ваших клиентов.

Предоставляет ли он вам

масштабируемый обмен сообщениями, который растет вместе с вашим бизнесом (без ущерба для банка)?

Хорошей новостью для нашего списка является то, что все перечисленные услуги недороги даже для небольших компаний и команд.

Имейте в виду, что деловые текстовые сообщения должны быть масштабируемыми. Как только вы попадете на борт, вы обязуетесь отправлять и получать тексты от клиентов в течение длительного времени. Как часто и сколько вы собираетесь использовать текстовые сообщения, зависит от размера и масштаба вашего бизнеса.

Например, стоимость текстовых сообщений отличается, когда вы платите за услугу, которая охватывает несколько клиентов, а не сотни или тысячи из них. Некоторые сервисы предлагают систему оплаты на основе кредита, тогда как другие инструменты (например, RingCentral) предоставляют неограниченный доступ к SMS.

В любом случае убедитесь, что вы инвестируете в систему, которую вы можете взять на себя как стратегически, так и финансово.

Прост ли он в использовании и интегрируется ли он с инструментами, которые вы уже используете?

Ради экономии времени и денег вам следует использовать приложения, которые интегрируются друг с другом, а не переключаться между множеством различных инструментов.

Очевидно, что имеет смысл сочетать ваши SMS-кампании с вашими существующими средствами связи (например, телефонной системой, программным обеспечением для электронного маркетинга). Например, интеграция RingCentral позволяет вам отправлять текстовые сообщения своим клиентам в вашем почтовом ящике, CRM и т. д.

Кроме того, вам следует выбрать службу обмена текстовыми сообщениями для бизнеса с низкой кривой обучения. Такие инструменты, как RingCentral, упрощают отправку текстов через наше настольное приложение, которое выглядит как традиционный бизнес-мессенджер. Ниже приведена наша интеграция текстовых сообщений с Salesforce, для справки:

Итак, какие сервисы текстовых сообщений лучше всего подходят для бизнеса?

В добрый путь! Мы выделили восемь текстовых инструментов, которые помогут вам связаться с клиентами на ходу, все они просты в использовании и подходят для бюджета малого бизнеса.

1. RingCentral: полный коммуникационный пакет с неограниченным, удобным для интеграции текстовым сообщением, встроенным в .

Прежде всего: RingCentral — это гораздо больше, чем просто текстовые сообщения.

Платформа позволяет вам предоставлять многоканальное обслуживание клиентов, которое включает телефон, электронную почту, и SMS (среди прочего), чтобы связаться с вашими клиентами в любом месте и в любом месте:

Теперь к текстовым сообщениям.

Через RingCentral вы можете отправлять неограниченное количество текстов до 1000 символов с одного рабочего номера телефона.Это включает в себя приглашения на встречи, файлы, ссылки и все, что между ними. Независимо от того, хотите ли вы просто подтверждать встречи с клиентами или проводить полномасштабные маркетинговые кампании, у вас есть все необходимое.

Самым большим преимуществом использования RingCentral является то, что все коммуникации вашего бизнеса объединены в единую платформу. Например, вы можете отслеживать все свои текстовые сообщения с помощью панели управления RingCentral или , используя преимущества нашей интеграции в приложении для вашего почтового ящика или CRM.

Перевод? Вы можете мгновенно отправлять и получать текстовые сообщения через RingCentral независимо от того, какое бизнес-приложение вы используете.

Например, такие интеграции, как Trumpia Connect, позволяют внедрить возможности текстовых сообщений RingCentral непосредственно в Salesforce. Общаться с клиентами с помощью текстовых сообщений так же просто, как написать любое другое сообщение на рабочем столе:

.

Вот еще один пример, на этот раз интеграции RingCentral с amoCRM, который позволяет вам регистрировать все ваши взаимодействия с клиентами, включая звонки, электронные письма и текстовые сообщения. Это дает вам более полную историю ваших отношений с клиентами, и все это без каких-либо заметок с вашей стороны:

Между тем, такие инструменты, как SalesNexus, позволяют настраивать текстовые шаблоны и автоответчики для текстовых подтверждающих сообщений:

Еще одним преимуществом использования RingCentral является то, что наши возможности текстовых сообщений не ограничены.Другими словами, вы не привязаны к расценкам или ценам за сообщение. Если у вас большая клиентская база, это означает, что вам не нужно беспокоиться о расходе бюджета или нормировании текстов.

Кроме того, RingCentral является одним из лучших сервисов обмена текстовыми сообщениями для ваших клиентов и коллег . Например, вы можете использовать нашу платформу для отправки внутренних текстов членам вашей команды. У вас нет времени, чтобы позвонить или написать электронное письмо? Почему бы просто не сделать быструю регистрацию с помощью текстового сообщения?

---

🕹️ Узнайте, как работают надежные функции обмена текстовыми сообщениями для бизнеса RingCentral, заказав экскурсию по продукту:

💰 Вы также можете использовать этот калькулятор , чтобы приблизительно оценить, сколько ваш бизнес может сэкономить, используя RingCentral для поддержки общения вашей команды друг с другом и клиентами.

---

2. ZipWhip: элегантный, упрощенный набор текстовых сообщений с акцентом на автоматизацию и экономию времени

ZipWhip — довольно многофункциональный инструмент для работы с текстовыми сообщениями, призванный сэкономить пользователям как можно больше времени.

Например, платформа позволяет создавать различные шаблоны для текстовых объявлений и подтверждений, таких как регистрации, платежи и напоминания о встречах. Создавая рабочие процессы, которые вы можете поставить на автопилот, ZipWhip выполняет массу работы, когда дело доходит до утомительных задач от имени вашей команды обслуживания клиентов.

Еще одна интересная функция ZipWhip — возможность создавать автоответчики на основе определенных ключевых слов и запросов клиентов. Например, если чей-то текст содержит «часы», у вас может быть автоответчик с подробным описанием часов работы вашей компании.

Помимо этих средств автоматизации, ZipWhip также позволяет вам общаться один на один с помощью текстовых сообщений с вашими клиентами, как в чате в реальном времени. Вы также можете добавлять персонализированные подписи к своим деловым текстам, чтобы придать вашим сообщениям индивидуальный характер.

3. EZTexting: приложение для обмена сообщениями, созданное с учетом маркетинга

EZTexting — это инструмент для массовых текстовых сообщений с функциями, ориентированными на маркетинговые кампании. Например, платформа позволяет в несколько кликов настроить на своей платформе следующее:

• Конкурсы
• Коды купонов
• Ваучеры
• SMS-предложения

Эксклюзивные сообщения такого рода — фантастические инструменты не только для удержания клиентов, но и для стимулирования клиентов стать частью вашего списка текстовых сообщений.Тот факт, что EZTexting также включает в себя аналитику и интеграцию с инструментами электронного маркетинга, означает, что у вас есть более целостное представление о том, как SMS влияет на закрытие клиентов.

Помимо этих маркетинговых функций, вы также можете настроить автоматические напоминания и оповещения, аналогичные ZipWhip. Платформа проста и предлагает как гибкие планы использования, так и большие объемы в зависимости от ваших потребностей. Вы также можете добавить дополнительные рабочие номера или дополнительные сообщения, если вам нужны функции обмена сообщениями по меню.

4. TextRequest: массовая рассылка текстовых сообщений, предназначенная для малого бизнеса, предоставляющего услуги

TextRequest — это инструмент для отправки текстовых сообщений, созданный специально для малого бизнеса и компаний, предоставляющих услуги. Автоответчики и тексты подтверждения довольно стандартны, как и возможность сохранять текстовые кампании и создавать шаблоны для последующего использования.

Возможно, что отличает TextRequest от некоторых других приложений в этом списке, так это его функции лидогенерации. Например, такие функции, как «Нажмите, чтобы получить текст», позволяют мобильным клиентам сразу связаться с вашей компанией через ваш веб-сайт, рекламу в Google или профиль в Instagram.Это означает, что вы можете начать общаться с клиентами напрямую, а не связываться с ними через форму подписки.

5. SimpleTexting: элегантная платформа с мощными функциями текстовых сообщений

SimpleTexting вполне оправдывает свое название — это элегантная и простая в использовании платформа, которая дает вам возможность гибко переключаться между текстовыми сообщениями один на один с клиентами и специальными маркетинговыми кампаниями.

Встроены такие функции, как запланированные текстовые сообщения, автоответчики и прямое общение с клиентами с помощью текстовых сообщений. Между тем, вы можете быстро загрузить существующий список контактов, чтобы начать работу.

Выдающиеся функции, такие как текстовые опросы, голосование и push-уведомления, делают общение с клиентами более содержательным. Кроме того, аналитика отслеживания ссылок может помочь вам лучше понять, какие взаимодействия работают, а какие нет.

Ценообразование платформы основано на покупке «кредитов» для использования. Тем не менее, это также технически бесплатная служба обмена текстовыми сообщениями для бизнеса на срок до 14 дней (с 50 исходящими текстами и всеми функциями для начала).

6. Clicksend: текстовые сообщения с оплатой по факту использования для компаний, которым требуется большая гибкость

Платформа

Clicksend представляет собой «онлайн-SMS-шлюз» для компаний, желающих начать обмен текстовыми сообщениями с клиентами. Тот факт, что Clicksend оплачивается по мере использования, делает его уникальным среди нашего списка, предоставляя пользователям некоторую гибкость в отношении того, сколько или как мало они хотят отправлять текстовые сообщения.

Таким образом, платформа имеет смысл для компаний, которые хотят предоставлять простое текстовое обслуживание клиентов или запускать маркетинговые кампании по мере необходимости.Одной из примечательных особенностей Clicksend является возможность интеграции с вашей маркетинговой платформой электронной почты (например, Outlook) для отправки и преобразования электронных писем в виде текстовых сообщений.

7. Textedly: массовые сообщения и напоминания для малого бизнеса, плохо знакомого с текстовыми сообщениями .

Textedly — это платформа для обмена текстовыми сообщениями, которая на первый взгляд выглядит довольно стандартной, но на удивление мощной. Многие из его функций, такие как массовые текстовые сообщения, планирование и автоматические ответы, являются обычными для курса, основанного на других приложениях в нашем списке.

Тем не менее, огромный список готовых отраслевых шаблонов на платформе значительно экономит время для сервисных предприятий. Например, компании, работающие на основе встреч или бронирования, могут настроить большинство своих SMS-кампаний «из коробки» без особых хлопот. Textedly также известен своим отличным обслуживанием клиентов, идеально подходящим для тех, кому может понадобиться помощь, чтобы начать работу с SMS.

8. Google Voice: базовая служба обмена текстовыми сообщениями для компаний, которые уже используют Google Workplace (ранее Google Workspace)

Итак, Google Voice — не самый надежный инструмент для текстовых сообщений.

Тем не менее, этот инструмент представляет собой простой в использовании вариант для компаний, которые хотят иметь возможность отправить несколько текстовых сообщений клиентам и завершить работу.

Допустим, у вас всего несколько клиентов или ваша компания уже использует набор приложений Google. Если это так, вы, возможно, не заинтересованы в том, чтобы платить за массовые текстовые сообщения или проводить полномасштабные кампании.

Если вы используете Gmail для основной части своего общения, возможности текстовых сообщений Google Voice предоставляют еще один способ проверки клиентов и поддержания связи с ними на ходу.Обмен текстовыми сообщениями через настольный компьютер — это, пожалуй, самый минимум, который компании должны предлагать, когда речь идет об обмене мобильными сообщениями.

Тем не менее, приложение поможет вам в этом отделе. Ни больше, ни меньше.

И хотя возможности Google Voice ограничены в текстовом отношении, тот факт, что это инструмент Google, означает, что он заслуживает доверия и надежен.

Вы уже используете службу обмена текстовыми сообщениями для бизнеса?

Послушайте: текстовые сообщения — это не просто то, что должен предлагать бизнес.Это то, что вы должны делать хорошо.

Потому что мобильные сообщения в наши дни являются ключевым компонентом взаимодействия с клиентами.

С помощью специального инструмента для текстовых сообщений вы можете развертывать и масштабировать свои мобильные кампании, чтобы быстрее охватить больше клиентов. Это легко сделать с RingCentral, позволяя вам управлять всеми вашими внутренними и внешними деловыми коммуникациями в одном месте.

 

 

---

¹ кампанияmonitor.com/blog/email-marketing/2019/01/roi-showdown-sms-marketing-vs-email-marketing

² асурион.com/о/пресс-релизы/американцы-проверяют-их-телефоны-96-раз-в-день

³ openmarket.com/resources/millennials-still-love-text

⁴ cnn.com/2019/05/14/tech/whatsapp-attack/index.html

⁵ theverge.com/2019/3/7/18254788/facebook-messenger-vulnerability-attack-imperva-iframe-malicious

Первоначально опубликовано 3 ноября 2020 г., обновлено 21 июля 2021 г.

.