Структура финансового отдела предприятия: Финансовый отдел предприятия. Чем занимается. Схема

Содержание

Финансовый отдел предприятия. Чем занимается. Схема

Любые компании, даже самые маленькие, делятся на отделы. Каждое подразделение выполняет возложенные на него функции. Одним из них является финансовый департамент, основной задачей которого названо управление финансами предприятия.

Содержание

  1. Чем занимается финансовый отдел предприятия
  2. Функции финансового отдела компании
  3. Профессиональные качества работников финансового отдела
  4. Объекты деятельности финансового отдела фирмы
  5. Прибыли и убытки компании, ценовая политика
  6. Отчетность
  7. Денежные средства и оборотный капитал
  8. Капитальные финансовые вложения
  9. Налоги
  10. Бизнес-процессы и KPI
  11. Структура финансового отдела компании
  12. Порядок формирования финансового отдела фирмы

Чем занимается финансовый отдел предприятия

Финансовый отдел компании – это структурное подразделение, работники которого выполняют возложенные на них функции. Главной его задачей является эффективное управление финансами.

Пройдите наш авторский курс по выбору акций на фондовом рынке → обучающий курс Бесплатный Экспресс-курс «Оценка инвестиционных проектов с нуля в Excel» от Ждановых. Получить доступ

При формировании финансового отдела нужно учитывать две важные детали. Необходимо руководствоваться стратегическими целями предприятия и спецификой его работы. Именно на их основании будет разрабатываться перечень задач структурного подразделения.

Характер деятельности компании также играет немаловажную роль при формировании отдела. Все дело в том, что для работы в определенной отрасли требуются специализированные финансисты, знакомые с отдельными направлениями. Например, если фирма планирует отпускать продукцию за рубеж, потребуется специалист, знакомый с особенностями валютного законодательства и умеющий производить вычисления в валюте.

Функции финансового отдела компании

Функции финансового отдела прописываются в нормативно-правовой документации, регламентирующей утверждение подразделения и его работу. К основным задачам, возложенным на департамент, относят:

  1. Планирование доходности, ведение отчетности, определение себестоимости товаров, формирование прогнозов инвестиций.
  2. Ведение оперативной деятельности. Сюда можно включить согласование заявок на совершение затрат и капиталовложений, контроль дебиторской и кредиторской задолженности, управление вложениями и др.
  3. Анализ финансовой и инвестиционной деятельности предприятия, правильности ведения бухгалтерского учета и основных показателей эффективности работы фирмы.
  4. Формирование положений, процедур, форм, программного обеспечения, схем оптимизации, финансовых договоров.

Важно! Функции финансового отдела напрямую связаны с управлением финансами предприятия.

Профессиональные качества работников финансового отдела

Пройдите наш авторский курс по выбору акций на фондовом рынке → обучающий курс Бесплатный Экспресс-курс «Оценка инвестиционных проектов с нуля в Excel» от Ждановых.

Получить доступ

Внедрение финансового отдела – сложная многозадачная процедура, требующая учета множества деталей. Главное для успешного функционирования департамента – профессиональный персонал. Сотрудники подразделения должны иметь особый образ мышления:

  • уметь переводить все операции в финансовое выражение;
  • слаженно работать со всеми структурными подразделениями предприятия;
  • на высоком уровне выполнять анализ экономической деятельности и выявлять слабые стороны финансирования;
  • компетентно планировать дальнейшую работу компании.

Специалисты финансового отдела должны иметь высокую квалификацию, высшее образование и приличный опыт работы в области экономики, бухгалтерского учета или планирования.

Объекты деятельности финансового отдела фирмы

Пройдите наш авторский курс по выбору акций на фондовом рынке → обучающий курс Бесплатный Экспресс-курс «Оценка инвестиционных проектов с нуля в Excel» от Ждановых. Получить доступ

Объектами деятельности финансового отдела фирмы называют материальные и нематериальные предметы, в отношении которых работники подразделения производят операции. В их перечень включают:

  • прибыли и убытки компании, ценовую политику;
  • отчетность компании, в том числе, локальную, управленческую и бухгалтерскую;
  • денежные средства и капиталы;
  • вложения, налоговые обязательства;
  • бизнес-процессы и ключевые экономические показатели.

Важно! Выполняя возложенные на финансовый отдел функции, работники подразделения, реализуют определенные действия с объектами. Например, планируют доходность компании, разрабатывают ценовую политику, управляют денежными средствами и т.д.

Прибыли и убытки компании, ценовая политика

Функции по планированию прибылей и убытков, а также по определению произведенных затрат и полученной доходности возложены на финансового контролера. В небольших компаниях он выполняет практически всю работу, связанную с учетом финансовых оборотов и их планированием.

Крупные предприятия создают финансовый отдел, где трудятся несколько финансовых контролеров, отвечающих за выполнение определенных задач. Например, один управляет финансами отдела производства, второй – маркетингового подразделения, а третий – департамента продаж.

Финансовый контролер также выполняет функции по разработке ценовой политики предприятия и по определению цены реализации продукции. Все дело в том, что конечная стоимость товаров напрямую зависит от произведенных компанией затрат, вычислением которых и занимается финансовый контролер.

Отчетность

Бухгалтерскую отчетность составляет бухгалтерия. Однако, если речь идет о формировании документации по международным стандартам или внутренним НПА, ее созданием занимается финансовый отдел. Также подразделение составляет прогнозы доходов и расходов, а также формирует плановую отчетность.

В дальнейшем финансовые аналитики занимаются сопоставлением плановых показателей с фактическими. На основании анализа они разрабатывают рекомендации по повышению эффективности деятельности предприятия.

Денежные средства и оборотный капитал

В небольших компаниях управлением денежных средств и оборотным капиталом занимается финансовый контролер. Крупные предприятия предпочитают организовывать внутри подразделения мини-отдел – казначейство во главе с казначеем, который и выполняет операции с финансами и капиталом.

Капитальные финансовые вложения

На финансовый отдел возложены функции управления денежными средствами. На основании анализа финансовые аналитики формируют рекомендации по использованию финансов. Они предлагают приобрести какие-либо капиталовложения или инвестировать средства с целью дальнейшего получения дохода.

Налоги

Если бухгалтерия занимается исчислением и уплатой налогов, то работники финансового отдела обязаны проанализировать исполнение налоговых обязательств и предложить пути оптимизации налоговой нагрузки, например, разработать новую схему совершения взносов, не противоречащую действующему законодательству РФ.

При заключении договоров важно участите работников финансового департамента. Они знакомятся с экономической составляющей контрактов, проводят анализ и указывают на допущенные в ходе формирования соглашения ошибки.

Бизнес-процессы и KPI

Финансисты обязаны знать, как происходит тот или иной бизнес-процесс, а, при необходимости, — принять участие в его реализации. Еще одной функцией финансового департамента является расчет ключевых экономических показателей.

Структура финансового отдела компании

Структура финансового отдела выглядит следующим образом:

  1. Во главе подразделения стоит финансовый директор, который управляет всем отделом. В основном, он контролирует работу специалистов департамента, а также принимает важные управленческие решения.
  2. В крупных компаниях финансовый отдел делится на подподразделения финансового контроля, бухгалтерского учета и отчетности, IT-сопровождения, а еще на казначейство и контрольно-ревизионный отдел.
  3. Каждым подразделением управляет руководитель. Он контролирует действия своих подчиненных.
  4. Основные функции выполняют специалисты, имеющие профильное образование и опыт работы с финансами.

Таким образом, финансовый отдел – это сложная налаженная система по управлению денежными средствами предприятия.

Порядок формирования финансового отдела фирмы

Организация финансового отдела предприятия начинается с его внедрения на предприятии. Решение о введении в действие департамента принимает руководитель компании. На основании его приказа утверждается работа подразделения. Основные функции, задачи, структура и этапы работы финансового отдела прописываются в положении:

Пункт положения Наименование пункта положения Описание пункта положения о финансовом отделе
1 Основные понятия Термины и определения, используемые в ходе составления положения
2 Общие положения Назначение финансового отдела, использование положения, разработка основных пунктов, их утверждение и порядок внесения коррективов.
2.1 Базовые принципы Принципы работы финансового отдела
2.2 Область использования Порядок применения настоящего положения
2.3 Разработка, утверждение пунктов, внесение коррективов Порядок разработки пунктов положения, правила их внесения в документ и особенности внесения изменений
3 Основные принципы Этапы работы финансового отдела, организационная структура подразделения, бизнес-процессы
3.1 Этапы деятельности отдела Планирование, учет, анализ, принятие управленческих решений
3.2 Организационная структура финансового подразделения Схема финансового отдела
3.3 Бизнес-процессы Основные операции и процессы, которыми руководит финансовый отдел
4 Организационная схема центров финансовой ответственности Графическое и табличное изображение структуры
5 Заключительные пункты Информация, не отраженная в иных положениях документа

После разработки положения о работе финансового отдела с документом знакомится руководитель.

В случае необходимости, в него вносятся дополнения или изменения. Если содержание положения удовлетворительное, руководитель утверждает его. С этого момента документ начинает действовать.

Финансовый отдел наделяется правами знакомиться с финансовой документацией, бухгалтерской отчетностью и бумагами, оформляемыми иными подразделениями компании. На основании представленной информации финансовые контролеры выполняют возложенные на них функции, проводят анализ и формируют рекомендации по повышению эффективности деятельности предприятия.

Структура финансово-экономической службы > Анализ системы управления финансами > Финансовый менеджмент

Структура финансово-экономической службы, наиболее характерная для российских предприятий, представлена на рис. 1.2.

Помимо перечисленных подразделений в составе финансово-экономической службы предприятия структурно могут быть выделены аналитический отдел, отдел налогового планирования, отдел труда и заработной платы и др.

Следует сделать оговорку, что указанная структура характерна для многих, но не для всех предприятий, поэтому на конкретном предприятии она может быть иной. Важны не подразделения сами по себе, а выполняемые ими функции. Основные функции, выполняемые финансово-экономической службой предприятия, представлены на рис. 1.3 .

Бухгалтерия отслеживает «факт». Ее деятельность ориентирована «в прошлое» (что на рис. 1.3 отражено стрелкой влево). Основная задача бухгалтерии — максимально точное отражение «факта», доведение его до подразделений-пользователей.

По своей природе бухгалтерия нериентирована на управление процессами на предприятии. Основные документы — отчетные: бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках (финансовых результатах предприятия).

Планово-экономический отдел (ПЭО) планирует объем производства (на базе объема продаж) в целом и по цехам, а также доходы, затраты и использование прибыли, координирует процесс ценообразования на предприятии.

Основной результирующий документ — план прибылей и убытков и анализ его исполнения.

Финансовый отдел (ФО) разрабатывает и реализует план движения денежных и других платежных средств, анализирует его исполнение, сводит (планирует) на базе данных отдела маркетинга и других подразделений денежные поступления и платежи.

Вопрос:
Какое подразделение занимается управлением капитала? Бухгалтерия? — Нет, ее основная функция — отслеживание факта.
ПЭО? — Только одним из компонентов пассивов — прибылью.
ФО? — Только движением денежных (платежных) средств, иногда — управлением дебиторской и кредиторской задолженностью.

По мнению некоторых специалистов, на большинстве российских предприятий отсутствует управление капиталом (в частности, нет подразделений, для которых эта задача является основной). Разумеется, отсутствие специального подразделения не означает невыполнения функции. Однако возложение значимой функции на другие подразделения, имеющие иной круг обязанностей, как правило, ведет к вытеснению менее «горящих» задач. Типичный результат такого подхода к распределению функциональных обязанностей — «у семи нянек дитя без глазу».

Вопрос:
Если предприятие не управляет важнейшим фактором (показателем), а агрессивная «капиталистическая» среда следит за ним (и ищет, где заработать), то увеличится или уменьшится капитал предприятия?
Ответ:
если и увеличится, то случайно или благодаря чрезвычайно выгодной рыночной нише.

Рациональная структура ФЭС. Любая из основных функций, выполняемых финансово-экономической службой, будь то управление прибылью, движением денежных средств (ДДС) или управление капиталом, требует значительных временных и интеллектуальных затрат. В связи с этим в составе ФЭС целесообразно выделение структурно обособленных подразделений, специализирующихся на выполнении той или иной основной функции управления финансами предприятия (рис. 1.4 ).

Возможная структура финансово-экономической службы предприятия, рациональная с точки зрения разделения функциональных обязанностей, представлена на рис. 1.5 . Естественно, это всего лишь один из возможных вариантов, который следует увязывать с другими функциями, выполняемыми финансово-экономической службой, ее подразделениями и персоналом.

Отдел труда и заработной платы целесообразнее подчинить службе управления персоналом. Главный бухгалтер часто подчиняется непосредственно генеральному директору, но на практике целесообразнее оперативное подчинение одному лицу — финансовому директору или введение должности «финансовый директор — главный бухгалтер».

Как структурировать современный финансовый отдел

  1. Библиотека ресурсов
  2. Общие финансы и бухгалтерский учет

Опубликовано • 11 мин. чтения

В этой статье мы рассмотрим, как различные организации структурируют свои финансовые команды и поделиться советом по созданию устойчивого финансового отдела. Мы рассмотрим:

  • Бизнес-факторы, повлиявшие на структуру финансового отдела
  • Сколько отделов должно быть в вашей финансовой команде
  • Как вы должны структурировать свой финансовый отдел
  • Наиболее важные роли в финансовом отделе
  • Передовые методы структурирования вашей финансовой команды

Технологии и цифровизация создали новые бизнес-модели в каждом секторе, и финансовые отделы ощущают на себе их влияние .

Например, бизнес-модели «программное обеспечение как услуга» (SaaS) изменили способ осуществления платежей в наши дни, сделав акцент на регулярных платежах. Это вызвало изменения в процедурах финансовых отделов, в частности, в составе дебиторской задолженности .

Вот еще пять тенденций в финансовых отделах, которые отражают уникальные потребности современного бизнеса.

Бизнес-факторы, влияющие на изменения в структуре финансового отдела

1. Акцент на оцифровке и автоматизации

Технологии добились больших успехов в устранении канцелярских задач и ручных процессов. Отчет от Versapay и PYMNTS показал, что почти 93% фирм в США с выручкой не менее 25 миллионов долларов в настоящее время интегрируют цифровые технологии в свои бухгалтерские операции.

Это оказывает заметное влияние на финансовые функции, такие как дебиторская задолженность (AR) и кредиторская задолженность (AP), которые исторически связаны с высокой степенью ручной работы.

По этой причине численность персонала в этих отделах может быть меньше, так как для выполнения повседневной деятельности требуется меньше персонала. Вместо этого финансовый отдел может сосредоточить свои усилия на стратегическом планировании.

2. Потребность в устойчивости

В условиях растущей инфляции и сбоев в цепочке поставок сохранение денежного потока важнее, чем когда-либо для бизнеса.

Это повысило роль финансовой функции в качестве движущей силы, поскольку главные исполнительные директора (CEO) все больше полагаются на прогнозы и прогнозы из офиса финансового директора (CFO), чтобы помочь им справиться с этими новыми проблемами.

Работа с дебиторской задолженностью становится особенно важным рычагом для увеличения денежного потока, поскольку позволяет быстрее инкассировать за счет цифровой трансформации , что может высвободить столь необходимые ресурсы.

AR и другие финансовые функции, таким образом, создают стоимость.

Нет никаких сомнений в том, что автоматизация функций бэк-офиса в платежах B2B является одной из самых больших возможностей для повышения качества обслуживания клиентов, повышения эффективности и повышения акционерной стоимости в течение следующих пяти лет. В частности, компании среднего размера, работающие за границей, могут многое выиграть от этого процесса. профессиональные требования. Современные финансовые группы должны обрабатывать большие объемы данных, что делает необходимыми базовые навыки работы с данными.

Gartner выделяет навыки в области автоматизации, грамотности данных и расширенной аналитики в качестве важнейших областей деятельности. Финансовые руководители должны тщательно учитывать навыки работы с данными при отборе новых потенциальных сотрудников.

4. Agile-команды и плоские организационные структуры

Финансовые отделы исторически полагались на жесткие организационные структуры с несколькими отдельными участниками, сосредоточенными на выполнении ручных процессов.

Автоматизация изменила эту картину, сделав финансовые команды более простыми и гибкими. Gartner выделил гибкость и автономность как критически важные качества для профессионалов в области финансов.

Ранее предназначенные для технических и инженерных функций, финансовые отделы могут извлечь выгоду из заимствования и внедрения элементов гибких рабочих процессов.

Благодаря менее жесткой структуре команд между отделами может быть больше взаимодействия, особенно финансового планирования и анализа (FP&A), AP и AR. Это предоставит критически важные данные членам команды, которые в противном случае могли бы не заинтересоваться ими.

5. Клиентоориентированность стала более приоритетной задачей

Одним из недооцененных навыков специалистов по работе с дебиторской задолженностью является способность эффективно взаимодействовать с клиентами. Их способность собирать неоплаченные счета зависит от того, как они общаются с клиентами, балансируя между управлением отношениями и бизнес-приоритетами.

По мере того, как финансовые отделы продолжают оцифровывать бухгалтерские процессы, они все больше внимания уделяют тому, как это улучшает качество обслуживания их клиентов.

Опрос, проведенный Versapay и PYMNTS, показал, что 95% финансовых директоров указали, что выгода для клиентов/поставщиков является причиной оцифровки их рабочих процессов AR и AP. Еще 70% считают, что оцифровка нескольких функций дебиторской и кредиторской задолженности важна для создания потребительской ценности на протяжении всей жизни.

Ваш финансовый отдел является неотъемлемой частью обеспечения высокого качества обслуживания клиентов. Опыт работы с клиентами и поддержка могут стать более важными факторами при найме на должности дополненной реальности.

Хотите узнать больше об общих финансах и бухгалтерском учете?

Подробные ресурсы, охватывающие все, от основ финансов до последних новых стандартов бухгалтерского учета.

Подробнее

Сколько отделов имеет финансовая служба?

Финансовые отделы могут иметь от трех до шести функций. Вот шесть основных отделов в типичной структуре финансовой команды.

1. Кредиторская задолженность

Кредиторская задолженность (AP) обрабатывает платежи поставщиков компании и выполнение условий контракта. AP традиционно является центром затрат, но данные могут помочь вам превратить его в центр прибыли. Вы можете получать скидки за досрочную оплату и определять наиболее эффективных поставщиков, чтобы увеличить свою прибыль.

Интегрируя управление поставщиками в процессы вашей точки доступа, вы можете исключить дублирование и несанкционированные расходы.

2. Дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность (AR) занимается обработкой и сбором платежей клиентов, включая выставление счетов, сокращение кредитных циклов и минимизацию споров. Автоматизация учета дебиторской задолженности является ключевым фактором эффективности в современных организациях.

Благодаря оптимизированному анализу данных и производительности дополненной реальности в режиме реального времени с помощью специального программного обеспечения также можно упростить прогноз денежных средств, высвободить оборотный капитал и упростить отчетность по бюджету.

3. Корпоративное казначейство

Корпоративное казначейство управляет ликвидностью и уровнем капитала компании. Казначейство отвечает за выявление потенциальных источников капитала для финансирования новых активов. Департаменты финансов также определяют требования к капиталу и помогают своим фирмам выполнять нормативные требования.

Казначейские отделы могут иметь одного или нескольких сотрудников, в зависимости от размера вашей фирмы.

4. Финансовое планирование и анализ

Благодаря технологиям финансовое планирование и анализ (FP&A) заняли значительное место в структурах финансового отдела. Команды FP&A оценивают тенденции в финансовых данных компании и моделируют будущие потребности. Они учитывают количественные и качественные факторы из финансовых данных компании.

Группы планирования и анализа тесно сотрудничают с ИТ-отделом для подготовки и предоставления финансовым директорам отчетов, таких как краткосрочный анализ денежных потоков и сравнение бюджета с фактическими показателями.

5. Налоги

Минимизация налогов и выявление кредитов возлагается на налоговый департамент. Как правило, в состав этого отдела входят бухгалтеры, специализирующиеся на налогообложении. Налогообложение — это просто расходы, но инвестирование в правильные ресурсы налогового департамента сэкономит вам деньги.

Квалифицированный налоговый бухгалтер может определить кредиты и вычеты, помогая снизить ваш налоговый счет.

6. Исполнительные функции

Такие должности, как финансовый директор (CFO) и директор по управлению рисками (CRO, не путать с директором по доходам), занимают исполнительные функции в финансовых отделах. В более крупных компаниях отдельные бизнес-подразделения назначают заместителей финансового директора, которые подчиняются финансовому директору организации.

Финансовые директора предоставляют ценные данные генеральному директору при планировании будущего курса своей организации.

Как вы должны структурировать свой финансовый отдел?

Независимо от того, является ли ваша организация небольшой и разрозненной или устоявшимся предприятием, ваш финансовый отдел может извлечь выгоду из принципов гибкой работы.

McKinsey & Company выделяет следующие признаки гибкой финансовой организации:

  • Быстро реагирует на действия заинтересованных сторон, будь то клиенты, конкуренты или партнеры.
  • Объединяет плоскую сеть команд, выполняющих транзакционные и стратегические задачи
  • Объединяет небольшие команды, работающие над четко определенными объемами проекта в быстрые спринты
  • Во главе с руководителями, которые поощряют членов команды выступать в качестве активных консультантов своих бизнес-подразделений

McKinsey дополнительно определяет классификацию сотрудников и новых сотрудников по следующим категориям:

  • Основные члены и балансирование бухгалтерских книг компании
  • Решатели проблем : Члены команды, которые работают в нескольких проектных группах для решения задач в короткие сроки
  • Специалисты : Сотрудники с опытом работы в таких областях, как аналитика доходов или налогообложение
  • Лидеры создания стоимости : Эти сотрудники объединяют свои знания, чтобы определить направление своего бизнес-подразделения. Благодаря автоматизации, устраняющей необходимость в значительной части ручной работы, связанной с такими процессами бухгалтерского учета, как AR и AP, это может высвободить больше ваших сотрудников, чтобы они стали лидерами ценности.

Вот как может выглядеть ваша финансовая команда в зависимости от размера вашей организации.

Быстрорастущие стартапы

Ресурсы стартапов различаются в зависимости от полученного финансирования. Ключевым моментом здесь является гибкость, поскольку несколько ролей подчиняются непосредственно финансовому директору. В этом случае особенно полезна возможность быстро использовать аналитические данные, основанные на данных.

Малый бизнес

Создание плоской структуры с сотрудниками, работающими в разных сферах, имеет важное значение для малого бизнеса.

Средние предприятия

Средние организации будут иметь финансовые отделы различной сложности, в зависимости от их размера.

Предприятия

Предприятия будут иметь множество финансовых функций с несколькими подразделениями. На изображении ниже показан один из возможных подходов к структурированию финансовой команды на уровне предприятия.

Какие должности есть в финансовом отделе?

Вне зависимости от организационной структуры финансовые отделы имеют несколько общих должностных обязанностей и основных обязанностей.

Подобно структурам отделов, некоторые из этих ролей могут не иметь отношения к вашей организации в зависимости от ее размера.

Финансовый директор

Вся деятельность, связанная с финансами, входит в компетенцию финансового директора. Их основная задача — предоставить информацию и финансовую стратегию генеральному директору.

Современные финансовые директора хорошо понимают потенциальные технологические предложения для своего отдела и осознают роль своего отдела в создании положительного клиентского опыта.

Финансовые директора стремятся повысить эффективность своей компании и используют показатели для отслеживания своего прогресса. Например, они могут искать:

  • Увеличить чистую прибыль на 10%
  • Снизить стоимость капитала на 5 %
  • Увеличить рентабельность собственного капитала (ROE) на 15 %
  • Снизить затраты на обработку на 5 %
  • Улучшить внутреннюю интеграцию и отслеживание нормативных изменений. Ликвидность является одной из основных задач казначея. Они применяют политику, обеспечивающую доступ компании к адекватному капиталу.

    В крупных организациях казначеи активно участвуют в поддержании отношений с банками и инвесторами. Наличие надежного доступа к данным может упростить их задачу, предлагая понимание таких показателей, как:

    • Темп увеличения/уменьшения стоимости капитала
    • Тенденция кредитного рейтинга
    • Применение денежных средств Тенденция точности
    • Изменения чистого процентного дохода , и начисление заработной платы. Они координируют ежегодные закрытия с внутренними и внешними аудиторами. Они также обеспечивают своевременное поступление платежей от клиентов и дебиторов.

      Люди в этой роли имеют дело с денежными потоками на ежедневной основе и озабочены такими показателями, как:

      • Тенденции DSO
      • Стоимость факторинга счетов
      • Тенденции оборотного капитала
      • Расходы на прием кредитных карт
      • Коэффициент безнадежных долгов

      Менеджеры

      Финансовые менеджеры работают в AR и AP. Их ключевые функции включают в себя мониторинг состояния счетов и повышение эффективности.

      Некоторые показатели, которые могут отслеживать менеджеры AR и AP:

      • Время разрешения споров
      • Процент скидок за досрочную оплату
      • DSO
      • Процент за просрочку платежа
      • Средняя продолжительность кредитного цикла

      Руководители обычно несут основную тяжесть ручных рабочих процессов. Такие технологии, как программное обеспечение для автоматизации AR и AP, могут упростить большинство их повседневных задач, позволяя им сосредоточиться на аналитической работе, добавляющей ценность.

      Клерки

      Клерки работают в отделах AR и AP, подчиняясь руководителям. Их обязанности аналогичны обязанностям менеджеров, за исключением того, что клерки занимаются более детальными повседневными процессами. Клерки размещают чеки клиентов, проверяют и инициируют платежи поставщиков, принимают наличные и разрешают споры.

      Выверка счетов и подготовка ежемесячных и годовых отчетов о состоянии счетов являются основной частью их работы.

      Потребность в сотрудничестве финансового директора и ИТ-директора

      Технологии переопределяют процессы принятия решений наверху организации. Как отражение этого, современные организации сблизили своих финансовых директоров и директоров по информационным технологиям (CIO) как никогда раньше.

      Pulse и Versapay опросили 500 руководителей финансовых и ИТ-отделов в марте 2022 года, чтобы понять взаимосвязь между этими двумя ролями в их организациях. 97% респондентов согласились с тем, что сотрудничество между финансовым директором и ИТ-директором имеет решающее значение для помощи организациям в определении будущих потребностей бизнеса.

      Поскольку мандат финансовых групп выходит за рамки базовой отчетности и включает более сложное прогнозирование, финансовые директора могут особенно извлечь пользу из более тесного сотрудничества со своим ИТ-директором.

      Завершение такого рода стратегического анализа требует доступа к надежным данным и времени вдали от рутинной повседневной бухгалтерской деятельности, поэтому все больше финансовых директоров стремятся внедрить бухгалтерское программное обеспечение в свою деятельность.

      Для обеспечения успешного продвижения этих проектов по внедрению программного обеспечения требуется уровень технических знаний, выходящий за рамки типичного набора навыков финансового директора. По этой причине жизненно важно, чтобы финансовые директора привлекали своих ИТ-директоров в качестве стратегических партнеров на ранних этапах реализации этих инициатив.

      При определении структуры финансового отдела стоит подумать о том, как вы будете поощрять сотрудничество между традиционными финансовыми ролями и ИТ-специалистами.

      5 рекомендаций по структурированию финансовой команды

      Структурирование вашей финансовой команды может быть пугающим. Вот пять лучших практик, которые помогут вам определить оптимальную структуру вашей финансовой функции, а также советы по найму на эти должности.

      1. Приведите финансы в соответствие со стратегией бизнеса

      Ваша финансовая команда должна иметь возможность использовать большой объем финансовой информации и доводить ее важность до заинтересованных сторон. При заполнении вакансий важно, чтобы вы привлекали людей, которые смогут определить ценность данных на основе бизнес-приоритетов и эффективно рассказать историю, которую они рассказывают.

      Например, отчеты об устаревании AR полезны при определении эффективности сбора . Однако представление отчета как есть генеральному директору на первый взгляд мало о чем говорит. Отчет о старении не дает количественной оценки влияния отложенных платежей на оборотный капитал или денежную позицию компании. Ваша финансовая команда должна сделать этот дополнительный шаг и говорить на языке генерального директора, переводя финансовые данные в бизнес-результаты.

      2. Интеллектуальная автоматизация

      В интересах любой финансовой команды автоматизировать как можно больше ручных процессов. При автоматизации элементов традиционно ручных процессов, таких как дополненная реальность, скорее всего, вам потребуется выделять меньше ресурсов сотрудников для этой функции.

      Благодаря тому, что вашим сотрудникам больше не нужно тратить большую часть своего времени на утомительные и повторяющиеся задачи, такие как отправка счетов по почте или подача наличных вручную, ваши сотрудники смогут посвятить время более важной работе.

      Сосредоточьтесь на повышении эффективности, которое приносит автоматизация, а не только на экономии средств. Вы лучше распределите ресурсы своих сотрудников и повысите рентабельность инвестиций.

      3. Поощряйте более тесное сотрудничество

      Хотя автоматизация облегчит многие проблемы ваших команд, она не решит серьезных проблем, возникающих из-за отсутствия связи между вашими финансовыми отделами и вашими клиентами.

      Подумайте, какие роли в вашей финансовой организации больше всего выигрывают от тесного сотрудничества, и как вы можете разместить их в структуре вашей команды, чтобы наилучшим образом обеспечить такое сотрудничество.

      Программное обеспечение также может быть чрезвычайно полезным для обеспечения такого сотрудничества. А 9Например, совместная платформа AR 0029 может упростить для ваших сотрудников общение с клиентами по вопросам выставления счетов и платежей в одной облачной системе. Это дает вам контрольный журнал всех сообщений, связанных с AR, с клиентами, к которым может получить доступ вся ваша команда.

      4. Стандартизируйте процессы

      По мере роста вашей организации повторение предыдущих успехов становится все более сложной задачей. Стандартизация процессов вместе с внутренними и внешними политиками приведет к тому, что все будут работать по одному сценарию. Важнейшие задачи, такие как адаптация и обучение новых сотрудников, упрощаются, что сокращает время простоя.

      Рассмотрите возможность создания внутренних вики-сайтов и документации, определяющих процедуры и стандарты связи. Они помогут вам расширить свой финансовый отдел.

      5. Нанимайте сотрудников с нужными навыками

      Хотя вы должны нанимать специалистов по финансам с необходимыми полномочиями, вы также должны проверять их на соответствие потребностям вашего современного бизнеса. Знакомство с данными, готовность принимать изменения и творческий подход чрезвычайно важны в современных финансовых функциях.

      Сотрудникам финансового отдела не обязательно быть ИТ-специалистами. Однако они должны понимать такие понятия, как целостность данных и проблемы с дублированием данных. Проверьте своих сотрудников на эти навыки, и вы создадите гибкую рабочую силу, которая сможет легко решать проблемы.

      Чтобы узнать, как адаптироваться к современной бизнес-среде, способствуя более тесному сотрудничеству между финансовым директором и ИТ-директором, прочитайте наш отчет здесь

      Об авторе

      Вивек Шанкар

      B2B финтех и технологии. Он неоднозначно относится к оксфордской запятой и освещает институциональные финансовые рынки в отраслевых торговых публикациях. Заядлый путешественник и рассказчик, Вивек ранее работал в финансовом секторе аналитиком данных.

      Подпишитесь на наш информационный бюллетень

      Общие финансы и бухгалтерский учет

      Подробные ресурсы, охватывающие все, от основ финансов до последних новых стандартов бухгалтерского учета.

      4 причины, по которым процесс закрытия месяца неэффективен, и как его улучшить Готов или нет: будущее финансов уже здесь

      Веб-семинар

      Узнать больше

      Узнать больше

      Всегда быть в курсе событий

      Присоединяйтесь к 50 000 специалистам по работе с дебиторской задолженностью, которые ежемесячно получают наши идеи, передовой опыт и истории

      Финансовый отдел Организационная структура | OpsDog

      Финансы

      Финансовый отдел управляет долгосрочными и повседневными финансовыми операциями и стратегией фирмы. Финансовые группы контролируют входящие и исходящие платежи, создание бюджета, управление денежными средствами (казначейство), бухгалтерский учет, финансовую отчетность и многие другие задачи, связанные с финансами компании. Размер финансовой организации варьируется в зависимости от общей численности персонала компании, доходов компании, отрасли и общей бизнес-стратегии.

      Общие Финансовые должности: Главный финансовый директор (CFO), исполнительный вице-президент/старший вице-президент по финансам, финансовый директор

      Кредиторская задолженность (AP)

      Функция счетов к оплате, или A/P, отвечает за сохранение света и обеспечение того, чтобы все поставщики компании получали оплату в полном объеме и вовремя. Они обрабатывают счета, выписывают чеки и управляют отношениями с кредиторами. С точки зрения управления поставщиками важно обеспечить своевременную и полную выплату долгов, чтобы избежать невыполнения обязательств и натянутых отношений со сторонними поставщиками.

      Общая кредиторская задолженность (AP) названия должностей: Аналитик по счетам к оплате, Клерк по счетам к оплате, Специалист по счетам к оплате или клиентов за предоставленные товары или услуги. Некоторым клиентам/заказчикам может быть предоставлена ​​кредитная линия. Группе A/R поручено следить за тем, чтобы платежи производились в сроки, указанные в исходном счете-фактуре или договоре (например, в течение 30 дней). Когда клиенты/заказчики не соблюдают эти условия, они направляются в Департамент по взысканию долгов (или Агентство по взысканию долгов) и могут столкнуться с дополнительными сборами или штрафами.

      Общая дебиторская задолженность (AR) Должности: Специалист по выставлению счетов, Клерк по работе с дебиторской задолженностью, Аналитик по работе с дебиторской задолженностью

      Бухгалтерский учет и отчетность (Группа контролеров)

      Группа контролеров отвечает за ведение бухгалтерского учета компании и обеспечение того, чтобы все бизнес-операции должным образом регистрируются и управляются. Главная бухгалтерская книга является основным источником для всех финансовых отчетов компании, поэтому важно, чтобы финансовый контролер и другие штатные бухгалтеры вели систематизированный учет всех кредитов и дебетов («журнал» главной бухгалтерской книги с двойной записью). Группа контроллеров также выполняет такие задачи, как учет затрат и учет основных средств.

      Общий бухгалтерский учет и отчетность (Группа контролеров) Должности: Бухгалтер, сертифицированный бухгалтер (CPA, штатный бухгалтер, бухгалтерский аналитик, бухгалтер

      Бюджетирование и прогнозирование

      Группа бюджетирования и прогнозирования отвечает за подготовку и оценку бюджет путем расчета разницы между запланированными и фактическими затратами. Они также прогнозируют доходы и расходы определенных групп или функций, позволяя «владельцам» бюджета планировать и расставлять приоритеты расходов. Группа прогнозирования также создает сценарии «что, если» для подготовки компании к разнообразие возможностей

      Общее бюджетирование и прогнозирование Должности: Аналитик бюджета, аналитик бюджетирования и прогнозирования, штатный бухгалтер

      Управление расходами

      Группа управления расходами отвечает за мониторинг и аудит всех расходов, инициированных сотрудниками. Расходы могут включать проезд, проживание, развлечения и питание. Группа также отвечает за определение и обеспечение соблюдения политик, связанных с расходами сотрудников, и во многих случаях за внедрение автоматизированной системы управления расходами (программное обеспечение; SaaS) для повышения эффективности.

      Общее управление расходами Должности: Аудитор отчетов о расходах, обработчик командировок и расходов, аналитик расходов

      Внутренний аудит и соблюдение нормативных требований

      Группа внутреннего аудита и соблюдения нормативных требований отвечает за надзор за финансовыми операциями компании, чтобы обеспечить их соответствие с внутренними и внешними политиками и правилами. Законодательство, такое как Закон Сарбейнса-Оксли от 2002 г., усилило давление на финансовые службы с целью улучшения отчетности и качества/частоты внутреннего аудита.

      Общие названия должностей отдела внутреннего аудита и нормативно-правового соответствия: Аудитор, аналитик по соблюдению требований, аналитик по финансовому соответствию

      Налоги

      Налоговая служба отвечает за управление и планирование всех налоговых расходов. Обстоятельства, связанные с налоговым управлением, могут быть сложными, особенно если принять во внимание различные правила налогообложения, с которыми сталкиваются компании, работающие по всему миру. Эта функция также гарантирует, что все налоговые платежи соответствуют любым требованиям правительства, чтобы избежать процентных платежей или штрафов.

      Должности в системе общего налогообложения: Бухгалтер по налогам, налоговый аналитик, налоговый помощник, специалист по составлению налоговых деклараций, штатный бухгалтер

      Управление казначейством

      Группа казначейства, также известная как Управление денежными средствами, управляет всеми активами компании, чтобы максимизировать ликвидность и снизить риск . Группа несет ответственность за обеспечение стабильного денежного потока компании и за обеспечение любого финансирования, которое может потребоваться. Группа также может изучить варианты инвестирования избыточных денежных средств.

      Общее управление казначейством Должности: Казначей, аналитик казначейства, специалист по казначейству, аналитик операций казначейства

      Расчет заработной платы

      Группа по расчету заработной платы отвечает за администрирование и документирование всех полученных зарплат, заработной платы, премий и отчислений (налог на заработную плату, социальное обеспечение).