Служебные записки образцы: Образец служебной записки о невыполнении должностных обязанностей

Служебная записка о простое: образец 2021

Служебная записка о простое — кем и в каких случаях составляется такой документ и как его оформить? Об этом — в нашем материале.

Зачем нужно информирование о начале простоя

Простой в работе возникает по разным причинам, которые (вне зависимости от их характера) может обнаружить как работодатель, так и работник. Однако определенные разграничения между простоями, выявляемыми работодателем и работником, провести можно:

• В первой ситуации виновником простоя, чаще всего, оказывается либо работодатель, либо обстоятельства, не зависящие от сторон трудового договора. Для руководства причина приостановления работы при этом обычно является вполне очевидной (не требующей дополнительного информирования) и достаточно масштабной (сказывающейся на работе всего трудового коллектива или какой-то его немалой части).
• Во второй ситуации простой обычно представляет собой локальное явление, влияющее на работу либо одного человека, либо всех или нескольких работников одного из подразделений. В возникновении такого простоя виноват либо работник, либо обстоятельства чрезвычайного характера. Руководство о приостановлении работы по причинам локального масштаба может узнать с опозданием, если его незамедлительно не проинформировать.

Чтобы информирование о простоях локального масштаба осуществлялось оперативно, за работником законодательно закреплена обязанность сообщать своему непосредственному руководителю или иному представителю работодателя о возникшей невозможности продолжения работы (ст. 157 ТК РФ). Способ такого информирования не оговаривается, т. е. извещение работник может сделать как устно, так и письменно.

Письменная информация о начале простоя является предпочтительной, поскольку позволяет документально зафиксировать обстоятельства, сопровождающие это событие. Такой документ впоследствии может быть предъявлен комиссии по трудовым спорам или суду и сыграть свою роль в выявлении истинного виновника простоя. Для работника пересмотр факта виновности повлечет за собой либо доплату за время простоя, если он окажется возникшим не по его вине, либо, напротив, удержание из зарплаты за простой, если вина работника будет доказана (ст. 137 ТК РФ).

Письменную форму сообщения придется использовать работнику, не участвующему в забастовке, но вынужденному приостановить работу из-за нее. Только при таком способе информирования приостановление работы для его будет расцениваться как простой (ст. 414 ТК РФ).

Устное информирование достаточно, если простой возникает сразу у нескольких работников одного и того же подразделения, и все они обращаются к одному и тому же руководителю, который затем письменно проинформирует руководство работодателя.

Письменно оформленное сообщение о начале простоя (вне зависимости от того, кто его оформит, — работник или его непосредственный руководитель) послужит основанием для издания руководством работодателя приказа о простое.

Если у вас остались вопросы по простою работников, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.

Правила составления служебной записки о простое

Информация о начале простоя подается в виде служебной записки, адресованной:

• непосредственному руководителю работника или иному представителю работодателя, если документ составляет сам простаивающий работник;
• руководителю работодателя, если извещение исходит от руководителя подразделения.

Утвержденной формы такой документ не имеет. В нем необходимо указать:

• кого конкретно касается факт простоя;
• с чем связан простой;
• дату и время его начала.

Как и любой официальный документ, служебная записка должна быть подписана и датирована.

Образец служебной записки о простое Скачать

Подводим итоги

• Информирование о начале простоя имеет значение для простоев локального характера. Такие простои возникают либо на одном рабочем месте, либо в пределах одного подразделения, и руководство работодателя может не узнать о них, если его целенаправленно не проинформировать.
• Законодательство требует от работника извещать о возникшем простое либо своего непосредственного руководителя, либо другого представителя работодателя. Такое извещение может быть как устным, так и письменным, но лучше оформлять его письменно. Сообщение, доведенное в виде документа до руководства работодателя, послужит основанием для издания приказа о простое.
• Информацию о возникновении простоя оформляют как служебную записку. В основном ее тексте указывают, у кого образовался простой, с чем это связано и когда именно он начался.

Образец служебной записки | Делопроизводство

Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.

Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

Как написать служебную записку

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Образец служебной записки

ОБЩИЙ ОТДЕЛ                                                                   Начальнику отдела безопасности

                                                                                         В. Г. Куроедову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

14.10.2014 № 01-20/47

На №

О выходе на работу в выходной день

В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

Начальник отдела                                                                                                Т.Ф. Хлопушко

Служебная записка – пример ответа на запрос

ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ                                     Начальнику отдела информационных технологий

                                                                      В.Д. Ганьшиной

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

24.11.2014 № 05-24/96

На № 02-18/304@ от 16.11.2014

О представлении списка работников
для участия в семинаре

Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела

2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист

3. Струйка К.Н. – старший специалист

Начальник отдела                                                                                          В.Н. Загодайкин

 

 
Еще пример оформления служебной записки

ОТДЕЛ ПРОДАЖ                                                         Начальнику отдела информатизации

                                                                                 Т.С. Гейдрих

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

18.12.2014 № 09-21/59

На №

О проверке работоспособности ПК

С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.

Начальник отдела                                                                                              А. Н. Попугай

Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 1555 комментариев

образец и форма, как правильно написать

Служебная записка представляет собой внутренний документ организации, благодаря которому начальству удается максимально быстро и эффективно решать рабочие ситуации. Ее главной целью является донесение до ведома руководящего состава информации, касающейся возникшей на производстве или внутри коллектива проблеме либо конфликтной ситуации.

Также в этом документе могут отражаться предложения сотрудников относительно увеличения эффективности труда, повышения производительности и прочих рабочих моментов.

Федеральным законодательством, действующим на территории России, не определяется служебная записка в качестве обязательного документа, поэтому не существует ее унифицированной формы. Но, несмотря на это, многими субъектами предпринимательской деятельности она закрепляется в локальных нормативно-правовых актах, например, в учетной политике.

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели самостоятельно разрабатывают форму документа, учитывая при этом основные рекомендации специалистов.

Содержание статьи

Аспекты составления и цели

Служебные записки носят справочно-информационный характер. Их задействуют при проведении деловой переписки внутри организации в качестве дополнительного документа.

Целью служебных записок является освещение вопросов, связанных с производственной деятельностью какого-либо отдела, цеха или подразделения, или с определенным сотрудником.

Такой документ не имеет унифицированной формы, поэтому составляется произвольно. Несмотря на отсутствие жестких требований со стороны Федерального законодательства относительно оформления, служебная записка должна содержать все обязательные реквизиты и сведения:

1. В верхнем правом углу необходимо написать ФИО и должность руководителя, которому адресовано обращение.
2. По центру, немного ниже, пишется наименование документа: «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»
3. Проставляется его регистрационный номер и дата составления.
4. В заголовке должна отражаться информация, касающаяся предмета записки (в предложном падеже).
5. В тексте должна содержаться информация, которая отражает цель составления документа: изначально описывается какая-либо ситуация, а после этого излагается просьба, замечание или предложение.
6. В нижней части записки следует указать ФИО составителя, его должность и подпись.

Стоит отметить, что служебная записка может быть не только объяснительной, но и докладной. Например, в первом случае документом обеспечивается между сотрудниками организации связь на горизонтальном уровне – начальник структурного подразделения готовит на имя другого начальника структурного подразделения служебную записку.

Во втором случае документ адресуется на имя вышестоящего руководства. В нем рассматривается какой-либо рабочий вопрос, по которому вносятся определенные предложения и конкретные выводы. На докладной записке руководитель проставляет свою резолюцию и обязательно заверяет ее подписью и датой.

Если рассматривать такой вопрос как цель составления служебной записки, то здесь нельзя не упомянуть о ее прямом отношении к бухгалтерскому учету. На основании этого документа бухгалтера имеют законное право списывать на издержки отчетного периода некоторые расходы. Например, сотрудник организации оплатил транспортные расходы, рекламу, приобрел оборудование и прочие товарно-материальные ценности, необходимые для осуществления хозяйственной деятельности.

В данном случае служебные записки будут рассматриваться в качестве документов первичного учета и им должно быть обеспечено такое же хранение.

В чем разница между докладными и служебными записками, можно узнать из видео.

Кто может писать

Служебные записки могут писать все, без исключения, работники организации, официально состоящие в ее штате. Как правило, необходимость в составлении этого документа возникает тогда, когда сотрудник сталкивается с какой-либо проблемой.

Но, при этом должно быть соблюдено одно условие – в записке излагается информация о вопросе, который входит в компетенцию оформляющего ее работника.

Посредством таких документов налаживается коммуникация между сотрудниками одного уровня. Очень часто записки отправляют руководители подразделений, отделов, цехов своему прямому руководству, в которых они хлопочут за своих подчиненных.

В том случае, когда рядовые работники направляют записки начальству, то они рассматриваются в качестве докладных. Отправитель должен понимать, что только правильно составленный документ позволит ему добиться выполнения озвученной в нем просьбы. Именно поэтому вся информация должна излагаться очень кратко, но емко.

Основные правила и инструкция

В связи с тем, что служебная записка является внутренним документом организации, ее форма должна утверждаться руководством и фиксироваться в учетной политике либо локальных нормативно-правовых актах. Ее можно составлять как на бумажном носителе информации, так и в электронной форме.

Но в любом случае в нижней части документа должна будет стоять «живая» подпись автора. В большинстве случаев такие записки оформляются в одном экземпляре. Но, если сотрудник работает на крупном предприятии, от него могут потребовать составления документа в двух, а то и в трех экземплярах.

В этом документе необходимо указывать точные количественные показатели:

• размеры премиальных, заработных плат, отпускных и прочих денежных выплат;
• даты, например, точный день отбытия работника в командировку;
• товарно-материальные ценности (указывается полный список всех объектов, о которых упоминается в обращении) и т. д.

Также придется перечислить все основания для мер, предпринимаемых при решении возникшей ситуации. Указываются данные о каждом фигуранте служебной записки.

Начинать составлять документ необходимо с шапки. Здесь следует указать полное название субъекта предпринимательской деятельности. В обязательном порядке проставляется дата и город, в котором оформляется документ.

Если документ составляется рядовым работником, то его необходимо будет заверить у начальника отдела, в котором он работает. Только после этого записка передается по месту назначения. В обязательном порядке сотрудник должен убедиться в том, что его официальное обращение было зарегистрировано в соответствующем учетном регистре.

Как правило, каждый субъект предпринимательской деятельности должен иметь журнал учета внутренней документации. В противном случае старательно составленная записка может легко затеряться среди плотного потока документов.

Чтобы не допустить никаких ошибок при оформлении документа, физические лица должны воспользоваться инструкцией:

1. Берется листок бумаги, формата А4.
2. В верхнем углу, с правой стороны, создается шапка. В первой строчке указывается полное наименование субъекта предпринимательской деятельности. В следующей строчке пишется Фамилия, Имя и Отчество того сотрудника, кому адресовано обращение. В третьей строчке пишется ФИО и должность работника, который составляет служебную записку.
3. Пропускается несколько строк и по центру пишется название документа. В нижней строчке указывается дата составления и регистрационный номер, который должен соответствовать записи из учетного регистра. В обязательном порядке пишется город, в котором официально зарегистрирован субъект предпринимательской деятельности, у которого трудится составитель записки.
4. Через строчку пишется короткое заглавие документа, составитель тезисно должен обозначить проблему, о которой будет вестись речь.
5. Во второй части записки необходимо описать суть возникшей проблемы. Крайне важно отметить имеющих к ней отношение ответственных лиц, с указанием ФИО и занимаемых должностей.
6. Предлагаются варианты решения вопроса.
7. В нижней части документа проставляется подпись составителя с указанием его ФИО и должности.

Документы для скачивания (бесплатно)

При составлении служебной записки в электронном виде следует действовать по инструкции. Готовый вариант документа перенаправляется по электронной почте адресату. Его следует сохранить в исходящей корреспонденции, а также на флешке, также необходимо обеспечить сохранность уведомлению о прочтении письма.

Состав, форма, типы

Служебные записки классифицируются в зависимости от смысла изложенной в них информации:

• аналитические;
• пояснительные;
• докладные;
• объяснительные.

Они могут предназначаться как для внутреннего, так и для внешнего использования. Во втором случае таким способом ведется переписка с компаниями-партнерами при возникновении каких-либо сложных рабочих моментов. Что касается внутреннего документа, то на его основании руководством принимаются ответственные решения, издаются приказы и распоряжения.

В большинстве случаев такая документация используется для коммуникации отделов. В ней отражаются просьбы и предложения, а также важная информация относительно хозяйственного или материально-технического обеспечения организации.

С их помощью обеспечивается связь на горизонтальном уровне. В том случае, когда статусы фигурантов будут разными, тогда документ будет считаться докладным.

Например, один работник направляется в командировку. Начальник его отдела пишет служебную записку на имя руководителя организации. На основании этого документа издается приказ, оформляется командировочное удостоверение, выдаются денежные средства на расходы.

Также можно рассмотреть еще один пример. В компании создана аттестационная комиссия. Начальник отдела подает ее членам служебную записку, в которой указывается, что конкретный сотрудник не соответствует занимаемой должности, например, на него постоянно поступают жалобы, он изготавливает много бракованных изделий и т. д. В этом случае члены комиссии на основании полученного документа могут принять решение о переаттестации работника.

Начальник отдела может написать служебную записку на имя руководителя организации о сокращении испытательного срока для новичка, так как он отлично справляется со своими обязанностями и имеет достаточный уровень квалификации для постоянного замещения вакантной должности. Такой документ может выступать в качестве основания для премирования какого-либо работника на основании производственных показателей. Он принимается к рассмотрению представителями закона в качестве доказательной базы, когда спорные ситуации разрешаются в рамках правового поля.

Отличия среди записок

Многие физические лица не понимают, в чем заключается отличие служебной записки от докладной. Это объясняется тем, что оба документа предназначаются для уведомления руководства о каких-либо рабочих моментах, происходящих в организации.

Им следует понимать, что докладная предназначена для сообщения начальству о возникших проблемах, а служебная, помимо такой информации, содержит еще предложения относительно решения возникших вопросов.

При составлении обращения, адресованного руководству, необходимо учитывать такие нюансы:

1. Документ оформляется в свободной форме.
2. Должна быть четко описана суть проблемы.
3. Следует указать все пути решения.
4. Документ необходимо зарегистрировать в соответствующем учетном регистре.
5. Чтобы предотвратить возможность утери записки, можно ее составить в двух экземплярах. Один передастся руководству через секретаря, а второй останется у сотрудника (на бланке будет стоять подпить, дата принятия, регистрационный номер).

Если планируется обмениваться служебными записками между обособленными подразделениями организации, то необходимо учитывать такие моменты:

1. Документ оформляется по стандартной схеме.
2. В его шапке необходимо четко обозначить оба обособленных подразделения.
3. Необходимо указать их адреса.
4. В теле записки отражаются все проблемы, возникшие на конкретном подразделении, со всеми нюансами.
5. Предлагаются варианты решения проблемы.
6. В обязательном порядке указывается исходящий номер документа и дата его составления, проставляется подпись ответственного лица.

В том случае, когда служебная записка будет направлена другому субъекту предпринимательской деятельности, то составитель должен учесть такие нюансы:

1. Служебная записка может иногда выполнять функции внешнего документа. Таким способом сотрудничающие между собой субъекты предпринимательской деятельности обмениваются информацией.
2. В данном случае служебная записка рассматривается в качестве документального подтверждения просьбы или претензии со стороны одного делового партнера к другому.
3. Документ оформляется на фирменном бланке организации в свободной форме.
4. К записке может прилагаться сопроводительная документация, подтверждающая изложенную информацию.
5. Составлять необходимо два экземпляра, один передается компании-партнеру, а второй остается у другой организации. На втором экземпляре адресат должен поставить мокрую печать, дату и подпись, а также указать регистрационный номер.
6. Храниться такой документ должен до тех пор, пока возникшая ситуация полностью не разрешится.
7. Если компания-партнер дала письменный ответ на полученное обращение, то его следует зарегистрировать и хранить вместе со служебной запиской.

Бывает ли электронный вариант

Федеральное законодательство, действующее на территории России, позволяет субъектам предпринимательской деятельности самостоятельно решать, каким способом они будут вести документооборот. Сегодня многие коммерческие организации и индивидуальные предприниматели используют электронные формы документов.

Составленные справки и служебные записки передаются по отделам посредством интернета. Но, если планируется информировать вышестоящее руководство о крайне важной ситуации, которая попадает под действие «коммерческой тайны», то сотруднику необходимо задействовать для заверения личную электронно-цифровую подпись.

В том случае, когда работник изложил свои мысли на бумажном носителе информации, он может отсканировать бланк и отправить его на электронную почту своей организации. Если он будет использовать при отправке личный почтовый ящик, зарегистрированный на его имя, то необходимость в подписи служебки отпадет.

Что касается формата электронного документа, то он ничем не отличается от своего бумажного аналога. Отправитель, во избежание досадных недоразумений, должен учитывать следующие нюансы:

1. При отправке электронного письма нужно запрашивать уведомление о том, что адресат прочел послание. Такое уведомление будет выступать в качестве доказательства того, что при возникновении какой-либо сложной ситуации ответственное лицо своевременно отправило записку.
2. Документ оформляется шрифтом «Times New Roman», размер которого должен быть в диапазоне 12-14.
3. Дата должна проставляться в формате: 01.01.2018 или 01 января 2018 года.
4. Название документа должно размещаться по центру листа.

Ниже представлен мастер-класс по переводу служебных записок в электронный вид.

Значимость документа

Польза от составления такого рода документа заключается в том, что он выступает в качестве доказательства работы конкретного специалиста, решающего находящиеся в его ведении проблемы. Например, если такой сотрудник не может самостоятельно справиться с конкретной ситуацией, то он может посредством служебной записки привлечь к ее разрешению других специалистов.

Таким образом, он автоматически снимает с себя ответственность за некачественное или несвоевременное решение вопроса.

Дополнительная польза от такого рода документа состоит в том, что он является прямым доказательством того, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения. В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.

При возникновении спорной ситуации, в которой руководство или контролирующие органы будут пытаться найти виновных, записка поможет понять, кто виноват.

Сроки хранения

Из-за того, что служебные записки не относятся к категории обязательных документов, используемых для внутренней коммуникации организации, многие кадровики очень несерьезно и безответственно подходят к вопросу их хранения.

Их следует располагать в сухих и проветриваемых помещениях, чтобы на бумажные носители информации не оказывалось негативного воздействия влагой и прочими агрессивными средами.

После передачи служебных записок по прямому назначению за их сохранность должны отвечать кадровики. Документы, оформленные на бумажных носителях, помещаются в сейфы, так как в них может присутствовать конфиденциальная информация.

Доступ к ним будет получать только ответственный сотрудник, утвержденный соответствующим приказом. Все бумаги подшиваются в отдельную папку, но если они подавались в электронной форме, то для их хранения задействуется флешка.

Что касается сроков хранения, то субъектам предпринимательской деятельности нужно учитывать такие нюансы:

1. Если в таких обращениях сотрудники делают важные доклады, вносят рационализаторские предложения и отражают другую важную информацию, то их срок хранения не должен быть менее 5 лет.
2. В том случае, когда служебные записки не содержат никакой важной для работы субъекта предпринимательской деятельности информации, то их хранить можно не более года.
3. Если служебные записки отражают информацию о сотрудничестве компании с ее иностранным партнером, то их минимальный срок хранения не должен быть меньше 15 лет.

Стоит отметить, что руководитель организации может по своему усмотрению продлевать срок хранения такой документации, издавая соответствующий приказ.

Какие бывают служебные записки? Ответ на вопрос — на видео.

Образец служебной записки для покупки и установки программного обеспечения

Рассмотрим ситуацию, когда пользователь, который работает в организации просит сисадмина установить программное обеспечение.

Программное обеспечение выпускается в нескольких вариантов: платное (коммерческое использование), условно-платное (пробный период, демо) и бесплатное (свободное использование).

Рассмотрим два варианта платное и бесплатное программное обеспение.

Платное программное обеспечение. Например в организации используют OpenOffice, но пользователю данная программное обеспечение не нравиться и он просит установить, например MS Office. Для того, чтобы не допустить нарушение авторских прав и законодательства необходимо пользователю, написать служебную записку для покупки (приобретении) программного обеспечения. Скачать образец

В данной служебной записке необходимо указать:

A) Причины для покупки программного обеспечения.

B) Название и производителя программного обеспечения.

С) Состав программного обеспечения (количество установочных дисков, лицензий, если предусмотрена платная техническая поддержка, то указать её стоимость, и в заключении ориентировочную стоимость программного обеспечения).

D) Служебная записка подписывается пользователем (руководителем отдела) и передается для рассмотрения вышестоящему руководству.

Если это руководство примет решение о покупке программного обеспечения, то далее необходимо приобретать данное программное обеспечение, если руководство откажет в приобретении данного программного обеспечения, у сисадмина на руках будет документальный отказ о приобретении программного обеспечения.

Программное обеспечение приобретено и его необходимо установить, для этого составляется служебная записка для установки программного обеспечения.  Данная служебная записка, так же необходима при установки бесплатного программного обеспечения, если в организации установлен контроль за использованием программного обеспечения. Скачать образец

В данной служебной записке необходимо указать:

A) Причины для покупки программного обеспечения.

B) Наименование программного обеспечения, тип лицензии (коммерческое использование или свободное).

С) Инвентарный № системного блока, адрес и № помещения, где установлен системный блок

D) Служебная записка подписывается пользователем (руководителем отдела) и передается для рассмотрения вышестоящему руководству.

Если приобретено платное программное обеспечение, то данную служебную записку можно приобщить к служебной записки о приобретении программного обеспечения.

Служебная записка на имя доцента кафедры терапии института дополнительного профессионального образования ФГБОУ ВО ЮУГМУ МЗ РФ

Служебная записка на имя кафедры института дополнительного профессионального образования ФГБОУ ВО ЮУГМУ МЗ РФ 

Уважаемые студенты! 

Просим Вас внимательно составлять служебную записку и указывать точные данные! При затруднении составления СЗ обращайтесь к ответственному за командирование студентов Абдрахмановой Валерии Рафаиловне. Вы можете отправить СЗ для проверки на адрес эл. почты [email protected]. 

Служебная записка  является документом, на основании которого оформляется приказ о командировании студента. Она  должна быть составлена в соответствии со стандартом  и содержать всю необходимую информацию.

1. Номер СЗ ставится на Кафедре, от которой Вы командируетесь.
2. Название мероприятия пишется полностью, без аббревиатур (например: ГБОУ ВПО «Новосибирский государственный медицинский университет» Минздрава России).
3. Если от одной Кафедры на мероприятие командируются несколько студентов, составляется одна служебная записка на всех.
4. При упоминании в СЗ нескольких студентов, перечень названий докладов указывается в соответствии с перечнем студентов-авторов.
5. ФИО указывается полностью без сокращений. Например: Иванов Петр Васильевич, НЕ Иванов П. В.
6. Даты отъезда и приезда, указанные вами в служебной записке (указанные также в приказе) должны совпадать с датами Вашего отъезда и приезда, указанными на проездном билете. При несоответствии дат в билете датам в приказе, оплата проезда не производится.
7. В пути следования указываются города, без городов, в которых была совершена пересадка.
8. Общая стоимость проезда указывается на две дороги в соответствии с данными на Ваших билетах или по данным сайта РЖД.
9. Оплата суточных: в командировках по России – 100 руб/сутки, в командировках за границей РФ – 400 руб/сутки.
10. СЗ без подписи научного руководителя студенческого научного кружка (лицо, ответственное на Кафедре за деятельность СНК) и без подписи заведующего Кафедрой не принимается.
11. Указание контактных данных необходимо для связи с командируемым и его научным руководителем (лицо, непосредственно осуществляющее руководство над студентом, при выполнении научной работы).

Служебная записка: образец 2019

Служебная записка — пример написания работником сообщения для другого сотрудника с целью решить конкретную проблему или рабочий вопрос. Это документ, применяемый во внутренней корреспонденции организации.

Кто, для кого и зачем пишет служебную записку

В отделе закончилась канцелярия: у одного нет бумаги, у второго карандашей, у третьего — папок. Начальник отдела составляет служебку начальнику отдела материально-технического снабжения, где фиксирует просьбу выделить отделу определенное количество канцелярских товаров.

Этот документ подразумевает общение на бумаге коллег, равных друг другу по должностному статусу: просьба или требование пишется начальником и для начальника, или рядовым сотрудником для такого же рядового сотрудника. Сотрудник одного отдела вправе напрямую обратиться к начальнику другого отдела письменно, если так заведено на этом предприятии.: ведущий менеджер отдела сбыта вправе написать записку начальнику отдела маркетинга и самостоятельно попросить подготовить определенное количество раздаточного материала к готовящейся выставке. Для этого ему необязательно отвлекать своего непосредственного начальника – подготовку подобных документов руководство часто доверяет подчиненным.

Обычно их пишут, когда решают вопросы:

Можно договориться и на словах. Но фиксирование требования на бумаге надежнее. Не стоит надеяться на чужую память.

Отличительные особенности документа

От других бумаг во внутрикорпоративном документообороте текст служебной записки отличается следующим:

1. От докладной — тем, что пишется не на имя непосредственного начальника, а должностному лицу из другого отдела.
2. От объяснительной — тем, что составляется в свободной форме, не регламентируемой ОКУД, и обычно не имеет целью оправдать действия или бездействия сотрудника.
3. От пояснительной — тем, что не привязан к какому-либо документу или событию.

Написать ее вправе любой сотрудник, если не сможет решить рабочий вопрос самостоятельно. Оповещая адресата, он снимает с себя ответственность за дальнейшее развитие событий. Служебка необходима для официального согласования различных вопросов между подразделениями или их сотрудниками.

Например, менеджер не готов гарантировать возвращение привлеченных клиентов, если нет возможности выдать им визитные карточки. Сам он их не изготовит.

Образец служебной записки на изготовление визитных карточек

	Начальнику отдела рекламы ООО «Мы круче всех» Козлову И.С. От менеджера отдела кредитования Жучкова П.П.
О выпуске дополнительных визитных карточек
Сообщаю, что запас визитных карточек, выданных мне в декабре 2018 года, закончился. Для проведения дальнейшей работы по привлечению клиентов прошу выпустить дополнительную партию. В противном случае не могу гарантировать эффективного обмена контактами с клиентами.
__________________ П.П. Жучков

Пример служебки от начальника отдела руководителю предприятия

Обычно автор и получатель связаны по горизонтали, то есть один не подчиняется другому. Но начальник отдела вправе направить такой документ директору с предложением повысить сотрудника в должности, и пример написания служебной записки выглядит следующим образом:

	Директору ресторана «Веселый дельфин» Засужуке И. Ф. от администратора зала Баклажки Н.Г.
Довожу до Вашего сведения, что официант Букашка А.Б. перевыполнил план на июль 2019 года по обслуживанию клиентов и увеличению суммы среднего чека на 47%. В связи с этим, рекомендую его к повышению до должности младшего менеджера зала с повышением заработной платы.
_________________________/ Н.Г. Баклажка

Имеет ли она юридическую силу

Служебка носит вспомогательную функцию и является элементом внутрифирменного документооборота. Никаких официальных приказов или распоряжений здесь не содержится – и однозначный образец, как написать служебную записку, чтобы она имела юридическую силу, никто дать не сможет.

О юридической силе этого документа говорить не приходится: нет строгих правил, оформление служебной записки – произвольное, необязательно даже составлять ее на фирменном бланке, достаточно обычного листа бумаги А4.

	Системному администратору Волкову Н. Д. от бухгалтера Коровкиной Г.И.
Прошу обеспечить ремонт моего рабочего компьютера или замену его на новый по причине регулярных неполадок, что препятствует своевременной подготовке финансовых документов.
______________________Г.И. Коровкина

Единственный важный элемент оформления — это порядковый номер. Его присваивает регистрирующий сотрудник для внесения в журнал исходящих и входящих писем.

Правила составления

При составлении записки (ее еще называют служебным письмом) стоит ориентироваться на универсальные правила и реквизиты делового документа:

1. В шапке документа следует указать, кому он адресован (Ф.И.О., должность, подразделение).
2. Не забыть о названии документа (чтобы ее не перепутали, к примеру, с докладной).
3. Описать значимые факты. В подробности углубляться не стоит, но обоснование опишите убедительно
4. Изложить свою просьбу. Сформулируйте ее конкретно: не «решить проблему нехватки одноразовой посуды», а «закупить 100 наборов одноразовых стаканов, тарелок и ложек».
5. Закончить текст датой, подписью и расшифровкой с указанием занимаемой должности.

Можно руководствоваться стандартом оформления деловой документации ГОСТ Р 7.0.97-2016. Хотя это и необязательно.

Если в решении вопроса заинтересованы несколько сотрудников, включите и их подписи – вот пример служебной записки из работы детского сада:

	Заместителю заведующей по АХЧ ДОУ №1 Мухиной С.Т. от старшего воспитателя Пчелкиной Л.В.
Служебное письмо
Сообщаю, что запас одноразовой посуды подходит к концу. Перерасход вызван проведением незапланированного детского праздника по инициативе родительского комитета, возглавляемого Коровкиной Г.И. (матерью Букашки Саши из старшей группы). Прошу закупить 100 наборов одноразовых стаканов, тарелок и ложек и обеспечить посудой все группы.
_________________ Л.В. Пчелкина _________________ А.Б. Мотылькова (воспитатель младшей группы) _________________ М. Н. Комаровская (воспитатель средней группы) _________________ О.Г. Жужелицына (воспитатель старшей группы)

Образцы документов для скачивания

Скачать образец служебной записки директору на ремонт компьютера

Скачать пример записки о повышении подчиненного в должности

Скачать образец служебной записки на приобретение материалов (визиток)

Скачать пример служебки директору о приобретении посуды в офис

Скачать образец ответа на служебную записку

Об авторе статьи

Лидия Иванова

Я главный редактор сайта Сашки Букашки.
Опыт работы с правовой информацией — более 15 лет.

Последние публикации автора

comments powered by HyperComments

Как правильно написать служебную записку на сотрудника: пример

На любой работе основная масса документов внутреннего оборота – это различного рода служебные или докладные записки, объяснительные и другие документы. Зачастую непонимание разницы между данными документами ведет к неправильному делопроизводству, особенно, если в начинающей фирме нет работников с достаточным опытом в этой сфере. Для того, чтобы «бумажная волокита» не стала тяжелым бременем, а наоборот – помогала в ведении дел, нужно разобраться с различиями в документах. Остановимся на наиболее часто употребляемом и востребованном документе – служебной записке.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону
+7 (804) 333-20-57
 
Это быстро и бесплатно!

Что такое служебная записка

Служебная записка необходима на любом предприятии – частном, или государственном. При помощи нее могут общаться между собой руководители однопорядковых структурных подразделений, сотрудники, ведущие свой круг дел и имеющие специфические обязанности. Цель этого документа – уведомление второй стороны о сложившейся ситуации и необходимости принятия делового решения.

Обратите внимание: как правило, служебка не несет распорядительный характер, а это значит, что просьба, изложенная в служебной записке не обязательна для исполнения.

Тем не менее, игнорировать их и отвечать на них отказами тоже не рекомендуется. Исключение составляют те документы, в которых изложена информация для ознакомления, и вторая сторона не должна принимать никаких решений, а только лишь ознакомиться с содержанием текста.

Служебка – это один из наиболее распространенных способов взаимодействия между сотрудниками предприятия и его начальством

Особенности составления служебной записки

Сложности с составлением этих бумаг не безосновательны, ведь правила написания служебных записок в делопроизводстве четко не определены. Конечно, в большинстве книг по делопроизводству будут помещены рекомендации к составлению таких документов. Однако, единого образца найти вряд ли удастся – каждое издание будет советовать свой образец, отличный от другой книги. Это вызывает недоумение у сотрудников, столкнувшихся с необходимостью написания бумаги.

Для понимания специфики служебной записки назовем некоторых особенности этого документа:

• документ чаще всего побуждает вторую сторону к действию. Как правило, речь идет о необходимости принятия деловых решений по некоторым вопросам;
• в бумаге должны отображаться те вопросы, которые нельзя решить устно, а также те, которые необходимо оформлять документально. Не стоит создавать документ, если он никоим образом не решает поставленный вами вопрос;
• текст может не только побуждать к решению делового вопроса, но и носить чисто информативный, разъяснительный характер. Например, это может быть дополнительная информация по уже ранее переданному запросу, уточненное задание для структурного подразделения; просьба или предложение о совместных мероприятиях двух структурных отделов и т.д.;
• стоит отметить, что бумага предполагает общение между собой руководителей равнозначных структурных подразделений, которые могут общаться на одном уровне. Служебную записку не создают для своих подчиненных, а также не формируют для высшего руководства, от которого подразделение отделено несколькими иерархическими ступенями;
• в тексте должны быть отображены вопросы, находящиеся в компетенции второй стороны. Классическим примером того, как пишется служебная записка является заявка на имя директора, от которого вы ждете решение вопроса вашего подразделения;
• документ по своей сути может быть трех видов: информативным, отчетным, побуждающим к принятию решения. Не следует смешивать все три вида в одном документе. Как правило, это приводит к нагромождению излишних фактов, среди которых трудно выделить суть документа;

Если бумага требует по своей сути расширенной подачи информации, то в этом случае необходимо придерживаться основных пунктов изложения материала:

• описание причин, побудивших создать документ;
• анализ ситуации, который приводит к мысли о необходимости решения вопроса второй стороной;
• конкретные предложения по решению данного вопроса.

Обязательные реквизиты служебной записки

Несмотря на то, что единого бланка записки в делопроизводстве до сих пор не выработано, есть определенные правила составления таких документов. Пример составления служебной записки второй стороне можно посмотреть в следующей иллюстрации.

Как видно на представленном образце, служебная записка должна содержать в себе следующие позиции:

• адресат, которому направлена бумага, с указанием должности, фамилии и инициалов;
• указывается тип документа и его исходящий номер согласно текущему списку;
• изложение сути служебной записки, описание проблемы, которую необходимо решить, или информации, которую стоит принять к сведению;
• предложение по решению вопроса, которое видит подающая сторона;
• дата подачи документа, подпись руководителя структурного подразделения;
• контакты, фамилия и инициалы лица, с которым можно связаться по решению данного вопроса.

Правила оформления служебной записки

Как правило, документ создается на компьютере, в формате .doc. Инициалы второй стороны пишутся в правом верхнем углу, все строчки должны быть выровнены по левому краю. Пример того, как правильно писать служебную записку руководителю, можно создать в виде бланка, если такие записки пишутся часто. Слова «служебная записка» размещаются по центру листа. Точка ставится после слов «служебная записка», поскольку именно это слово считается окончанием предложения.

Далее с абзаца идет изложение сути документа. Предложения по решению вопроса подаются с новой строки также с абзаца. В левом углу ниже указывается дата создания документа, а в правом углу размещается подпись должностного лица.

Немного ниже даты указываются контакты и данные особы, уполномоченной вести дальнейшие действия по сути служебной записки. Это может быть контакт руководителя подразделения, либо иного должностного лица, которому поручено решить вопрос.

Весь текст набирается шрифтом Times New Roman, как самым часто используемым шрифтом в делопроизводстве, кегль 14.

Обратите внимание: отступы со всех сторон строго не регламентированы, однако, они должны быть не менее полутора сантиметров с каждой стороны. Это необходимо для того, чтобы бумага была подшита в соответствующую папку внутренней документации.

Служебные записки могут быть написаны как от руки, однако чаще всего практикуется печатный вариант, набранный на ПК

Особенности подачи служебной записки

Служебные записки ранее подавались в физическом виде в двух экземплярах. На одном из них ставится дата и подпись лица, принявшего документ. Это может быть секретарь, помощник начальника подразделения или другое должностное лицо, уполномоченное принимать такие документы. Вторая копия документа остается в структурном подразделении на случай, если бумага будет утеряна, или срок давности решения вопроса истечет. Только при наличии второго экземпляра служебной записки можно доказать факт своего обращения ко второй стороне.

Оригиналы относятся либо помощником, либо секретарем, либо начальником подразделения лично. Некоторые служебные записки лучше согласовать с другими структурными подразделениями. Например, не зная, как правильно написать служебную записку на сотрудника, образец о дисциплинарном взыскании можно скачать по ссылке или же попросить в отделе кадров. Однако, такой способ передачи бумаг на сегодня используется не во многих компаниях. Большинство организаций перешло на электронный документооборот.

При наличии рабочего ящика электронной почты бумага может быть передана посредством Интернета. При этом рекомендации к оформлению остаются те же, единственное новшество – указание в электронном письме фамилии и инициалов второй стороны, в теме письма необходимо обозначить «служебная записка», а в теле письма – просьба о подтверждении получения вложения в письмо. В этом случае подтверждающим моментом будет исходящее письмо с датой и временем отправления. О принятии бумаги будет свидетельствовать пришедшее на подразделение ответное письмо.

Образец памятки // Лаборатория письма Purdue

Резюме:

Этот раздаточный материал поможет вам решить ваши проблемы с написанием заметок, обсуждая, что такое памятка, описывая части памятки, а также предоставляя примеры и объяснения, которые сделают ваши памятки более эффективными.

Кому: Келли Андерсон, руководитель отдела маркетинга

ОТ: Джонатон Фицджеральд, помощник по исследованию рынка

ДАТА: 14 июня 2007 г.

ТЕМА: Промо-акция «Осенняя одежда»

Исследование и анализ рынка показывают, что предлагаемые рекламные носители для новых осенних линий необходимо переориентировать и изменить.Результаты фокус-групп и опросов показали, что нам необходимо обновить наши рекламные усилия, чтобы привести их в соответствие со стилями и тенденциями современной молодежи. Молодые люди больше не интересуются ситкомами, когда смотрят реалити-шоу. Кроме того, становится все более важным использовать Интернет в качестве инструмента для общения с нашей целевой аудиторией, чтобы продемонстрировать наше доминирование в швейной промышленности.

Интернет-реклама

Компании XYZ необходимо сосредоточить рекламу на интернет-сайтах, которые нравятся молодежи.Согласно опросам, 72% нашего целевого рынка используют Интернет пять или более часов в неделю. В следующем списке представлены наиболее посещаемые сайты в порядке их популярности:

• Google
• Facebook
• Myspace
• EBay
• iTunes

Перенос наших усилий с других источников информации, таких как радио и журналы, на эти популярные интернет-сайты, будет более эффективно способствовать продажам нашей продукции. Молодые люди проводят все больше и больше времени в Интернете, скачивая музыку, общаясь и исследуя домашние задания, и все меньше и меньше времени уделяют чтению бумажных журналов и прослушиванию радио.В связи с тенденцией перехода культурных символов в цифровую форму должны быть и наши маркетинговые планы.

Телевизионная реклама

Раньше рекламировать нашу продукцию на таких шоу, как Friends и Seinfeld для нашей целевой аудитории было обычным делом, но даже лицо телевидения меняется. Молодые люди для развлечения настраиваются на реалити-шоу. Результаты фокус-группы показывают, что наша целевая аудитория больше всего интересуется такими шоу, как American Idol , The Apprentice и America’s Next Top Model .Единственное нереалитичное телешоу, вошедшее в десятку самых популярных шоу мужчин и женщин в возрасте от 18 до 25 лет, — это «Отчаянные домохозяйки» . В Blue Incorporated нам необходимо сосредоточить свой рекламный бюджет на реалити-шоу и сократить количество рекламы, расходуемой на другие программы.

Переориентируя наши рекламные усилия на новую линию одежды, мы сможем максимально увеличить присутствие нашего продукта на нашем целевом рынке и, следовательно, увеличить наши продажи.Знакомство с тенденциями молодежи поможет нам увеличить долю рынка и продажи за счет эффективной рекламы.

Приложения: Результаты фокус-группы, январь-май 2007 г .; Результаты опроса, январь — апрель 2007 г.

Это образец памятки; использованные факты и статистика вымышлены.

примеров памяток | Scribendi

Как и большинство других форм письма, памятки содержат столько правил, инструкций и предложений, что некоторые из них легко забыть. Поскольку мы уже рассмотрели, что можно и чего нельзя делать при написании заметок, давайте взглянем на эти правила на практике.

При чтении приведенных ниже примеров памяток обратите особое внимание на ключевые особенности памятки. Задайте себе следующие вопросы:

• Адресовано ли оно нужной аудитории?
• Точно ли в теме письма передается его содержание?
• Предвидит и устраняет возможные возражения?
• Отформатирован ли он четко и последовательно?

При рассмотрении основного текста каждой памятки обращайте особое внимание на структуру.В первом абзаце должна быть повторена цель записки, указанная в строке темы. Последующие абзацы должны основываться на этом вступительном слове и подробно объяснять цель памятки. Следует удалить ненужную информацию, а выбор слов должен оставаться простым и профессиональным.

Памятка

Пример 1: Общая служебная записка

МЕМОРАНДУМ

Кому: Все сотрудники

От кого: Менеджер

Дата: 27 мая 2010 г.

Тема: Неуместное использование времени в играх Google Doodle

Коллеги,

Я обратил внимание на то, что многие в офисе проводят время за микроиграми на главной странице Google.Эта памятка — напоминание о необходимости использовать свое рабочее время для работы.

Согласно недавней статье, расчетная дневная стоимость людей, совместно играющих в эти игры вместо работы, составляет более 120 миллионов долларов, что рассчитывается на основе среднего ежедневного увеличения времени, проведенного на главной странице Google (36 секунд).

Если эти оценки применить к нашим 600 офисным сотрудникам, это приведет к еженедельным убыткам почти в 700 долларов.

Это консервативная оценка, учитывая широкие дискуссии о том, чтобы побить текущий рекорд офиса.Дополнительные расходы быстро накапливаются.

Конечно, мы не хотим, чтобы вы рассматривали нашу организацию как место тяжелой работы и драконовских правил. Я поощряю веселую и конкурентную среду, и я понимаю, что мы определенно не будем прибыльными, если вы недовольны или недовольны своей работой. Это просто напоминание о том, что нужно осторожно использовать рабочее время.

Спасибо,

Менеджер

Артикул:

Райт, Тони. (2010). Трагическая цена Google Pac-Man — 4.82 миллиона часов . Получено 26 мая 2010 г. из: https://blog.rescuetime.com/2010/05/24/the-tragic-cost-of-google-pac-man-4-82-million-hours/

.

Памятка Пример 2: Ведомственная памятка

МЕМОРАНДУМ

Кому: Отдел компьютерного программирования

От кого: Вице-президент Lumbergh

Дата: 19 февраля 2016 г.

Тема: Прикрепление титульных листов к отчетам TPS

Напоминаем отделу, что, начиная с сегодняшнего дня, мы заполняем все отчеты Спецификации процедур тестирования (TPS) с новыми титульными листами.

Причина этого изменения проста. В дополнение к новому формату на титульных листах представлено резюме отчета, а также обновленная юридическая копия. Новые титульные листы также включают новый логотип Initech.

Хотя это изменение поначалу может показаться головной болью и лишним шагом, необходимо включить новые титульные листы из-за их обновленной информации. Невыполнение этого требования приведет к тому, что наши клиенты будут доставлены неточному и сбивающему с толку продукту.

Обязательно следуйте этой новой процедуре.

С уважением,

Вице-президент Lumbergh

Заключение

Следуя этим примерам памяток и обращаясь к своей аудитории ясным и лаконичным языком, вы сможете эффективно общаться со своими коллегами во всей своей переписке.

Как написать деловую памятку [Бесплатный шаблон PDF]

Памятка — это бизнес-документ, который передает информацию внутри организации .В этой статье рассказывается, как написать заметку, выбрать правильный формат и как закрыть.

Что такое внутренняя памятка?

Термин «служебная записка» на самом деле излишен, поскольку служебная записка (или меморандум) всегда является внутренним документом.

Пример формата памятки

Служебные записки часто пишутся на фирменных бланках. Чтобы начать напоминание, опустите на 1,5 дюйма от верхнего края бланка и добавьте поле «Кому».

Примечание автора: объем служебной записки не должен превышать двух страниц.

Кому: Имя человека и должность в организации
Откуда: Ваше имя Дата: Месяц, день, год
Тема: Будьте очень конкретны

(ПРИМЕЧАНИЕ: в памятке нет приветствия, как в письме или электронном письме.)

Предлагаю купить или арендовать фургон, который будет использоваться в качестве мобильного книжного магазина. Мы могли бы использовать этот фургон для увеличения продаж в отдаленных городах и деревнях по всему штату, куда не проникают наши розничные магазины.( Прямое и краткое введение, в котором лаконично резюмируется суть меморандума.)

Обоснование для фургона (информативный заголовок)
В течение некоторого времени мы знали, что во многих небольших городах по всему штату нет надлежащих книжных магазинов, но экономическая ситуация такова, что мы не сможем открыть полноценный филиал и работать с ним с прибылью. Тем не менее, мы могли позволить себе снабдить фургон книгами и использовать его в течение нескольких дней в различных небольших городах по всему штату.Как вы, вероятно, знаете, законы этого штата позволяют нам довольно легко и недорого получить лицензию на ведение бизнеса в масштабах штата. ( Предоставляет читателю краткую, но полную справочную информацию и информацию о возможностях реализации.)

При надлежащей предварительной рекламе мы сможем вызвать большой интерес к этой инициативе. Мне кажется, что эта идея имеет много достоинств из-за той гибкости, которую она нам предлагает. Например, мы можем адаптировать продолжительность нашего пребывания к размеру города и объему создаваемого бизнеса.Кроме того, мы можем настроить наш инвентарь в соответствии с потребностями и интересами конкретных регионов. (Дополнительная убедительная информация.)

Действия Запрос
Водитель фургона будет действовать как продавец, и у нас, конечно же, будут копии нашего полного каталога, чтобы также можно было принимать заказы по почте. Пожалуйста, дайте мне знать, что вы думаете об этом предложении. Если хотите, я могу изучить этот вопрос подробнее и составить смету затрат и продаж. (Четкое закрытие, требующее конкретных действий.)

Формат памятки PDF Пример

Онлайн-лаборатория письма Университета Пердью опубликовала этот загружаемый пример в формате PDF. Это еще один убедительный пример правильного форматирования.

Обратите внимание на формат:

• Весь текст выравнивается по левому краю страницы. Ни один из первых абзацев не имеет отступа. В деловых документах используется формат с выравниванием по левому краю, а в академическом формате отступ первого абзаца.
• Текст с одинарным интервалом между строками.
• Между абзацами двойной интервал

Как закончить памятку

Обратите внимание, что в служебной записке нет заключительной подписи, как в деловом письме или деловом письме.

Лучшее завершение записки — четкое завершающее действие, указанное в последнем абзаце. И четко сформулируйте, что вы хотите, чтобы ваш читатель узнал или сделал после прочтения памятки, чтобы ваш читатель мог легко ответить.

Памятка против письма против электронной почты

• Памятка — это бизнес-документ, который передает информацию внутри организации .
• Деловое письмо передает информацию за пределы организации.
• Электронная почта используется как внутри, так и за пределами организации.

Написание деловой памятки | UAGC Writing Center

Записки предназначены для кратких, поясняющих документов с одной темой. Они могут быть доставлены по электронной почте или по внутренней почте, но независимо от формы меморандум (он же «меморандум») всегда будет следовать формальному организационному образцу.Обычно служебные записки используются для внутреннего общения, а деловые письма — для контактов за пределами организации. Тем не менее, если вы работаете в тесном сотрудничестве с внешними клиентами в течение длительного времени, записка может быть более подходящей.

Прежде чем ломать голову над ожиданиями форматирования заметки, давайте рассмотрим несколько советов, которые пригодятся вам при выходе на бизнес-арену.

1. Знай свою аудиторию

   В зависимости от вашей аудитории тон вашей памятки может сильно различаться.Например, если вы писали служебную записку своим непосредственным подчиненным, приглашая их и их семьи на корпоративную вечеринку, которая состоится в местном зоопарке, вам следует использовать более неформальный стиль письма. Использование в высшей степени формального стиля письма для такой памятки может привести к прямо противоположному результату и непреднамеренно предположить, что корпоративная вечеринка может показаться еще одним днем ​​в офисе.

2. Знай свою цель

   Иногда писатель отправляет небольшую записку с конкурирующими темами, и получатель записки остается в недоумении и задается вопросом, какая из этих тем наиболее важна? Обязательно укажите в памятке одну тему / проблему / цель, а не просите читателя решить, какая тема наиболее важна.

3. Добраться до точки

   Деловые записки должны быть простыми, доступными и краткими. Как правило, они не превышают одну страницу с одинарным интервалом и имеют шрифт Times New Roman размером 11 или 12. Помните, что слово «меморандум» в основном определяется как сжатое и заслуживающее внимания. Таким образом, важно, чтобы ваше сообщение было кратким и актуальным. Если вы отправляете несколько заметок в день, которые на самом деле мало что говорят (например, при обсуждении корпоративной вечеринки вы отправляете заметку о вкусе торта, который будет подан), ваши коллеги, скорее всего, не потрудятся прочитать ваш памятки в будущем.

Как отформатировать деловую памятку

• Не указывайте адреса (обратные или почтовые), так как служебные записки предназначены для внутреннего общения.
• Нет необходимости во вступительном приветствии, например Уважаемый доктор Купер, или заключительная фраза, например С уважением.
• Отметьте «Заметка» вверху страницы.
• При создании заметки по электронной почте или бумажной копии для внутренней почты включите краткую и конкретную тему в строку темы.
• Вы можете отформатировать заметку самостоятельно (следуя нашему образцу заметки) или использовать один из шаблонов Microsoft Office.

Посмотреть образец

Как написать деловую записку: формат, шаблоны и примеры

Записка или меморандум — одна из наиболее распространенных форм делового общения. Хотя способ распространения заметок изменился — электронные письма заменили печатные заметки и физические доски объявлений компании — они по-прежнему играют решающую роль в удержании всех сотрудников на одной странице.

Давайте углубимся в то, что такое деловая записка и как ее эффективно написать.

Что такое деловая записка?

Записка — это заметка или документ, распространяемый внутри организации для обмена информацией . Термин происходит от латинского слова «меморандум», что означает «значительный» или «памятный».

Заметки часто используются для передачи идей, решений, запросов или объявлений большим группам сотрудников, таким как весь ваш отдел или все в компании — например, введение новой внутренней политики, напоминание о необходимости убрать общую комнату отдыха или приглашение на коллективную вечеринку.

Памятка позволяет компаниям распространять информацию среди своих команд асинхронно, без необходимости планировать дополнительные встречи или сообщать важные объявления по одной строке за раз в Slack.

Вот пример деловой заметки, созданной в Nuclino, инструменте для совместной работы с документами и обмена знаниями для команд:

Деловая заметка во внутренней вики (созданной в Nuclino)

Формат деловой заметки

Хотя они могут принимать разные формы, деловые записки — это всегда краткие, понятные, однотонные документы.Они имеют простую структуру и обычно включают следующие разделы:

• Дата: Включите полную дату меморандума.

• Кому: Укажите имя и должность каждого получателя. Если вы обращаетесь к группе — команде, отделу или всей компании — просто укажите название группы.

• От: Укажите свое имя и должность.

• Тема: Держите тему краткой и ясной.

• Корпус: Кратко опишите проблему.

Деловые записки обычно носят дружеский и неформальный тон. Подпись обычно не включается, но она может быть уместной в зависимости от вашего сообщения или стиля вашей компании.

Как написать деловую памятку

Когда дело доходит до написания служебных записок, следует помнить о нескольких простых правилах, которые следует и не следует делать:

• Немедленно переходите к делу. Составьте заметку так, чтобы самая важная информация была в начале.Не пишите подробных представлений и не давайте обширных обзоров темы, начните с причины, по которой вы пишете эту памятку.

• Используйте маркированные точки. Если вам нужно осветить несколько вопросов, составьте их в виде маркированного списка. Это упростит чтение и усвоение заметки.

• Используйте заголовки. Если заметка длиннее одного абзаца, подумайте о том, чтобы разделить ее на несколько частей, чтобы читатели могли быстро просмотреть содержимое.

• Будьте лаконичны. Сосредоточьте записку на одном главном моменте. Если вы хотите предоставить своим читателям больше информации, сделайте ссылку на другие ресурсы и храните документ не более 1-2 страниц.

• Используйте шаблон: Когда вы найдете формат, который работает для вашей компании или вашей команды, придерживайтесь его и используйте его последовательно. Создайте шаблон памятки и поделитесь им со своими коллегами.

• Не распечатывайте: Избегайте распространения распечатанных заметок — в конечном итоге вы получите важные записки, спрятанные под другими документами на столах ваших сотрудников, а устаревшие записки создадут путаницу.Вместо этого поделитесь заметкой в ​​Интернете, например, через внутреннюю вики-страницу или интранет компании.

• Не выбрасывайте старые заметки: Еще одна веская причина иметь специальный инструмент для ваших заметок — например, вики или базу знаний — заключается в том, что это дает вам одно центральное место для организации всех ваших заметок. Скорее всего, вы захотите вернуться к старой записке в будущем, и вы не захотите тратить время на поиски в своем почтовом ящике.

Если у вашей компании нет командной вики, вы можете легко создать ее в Nuclino.Nuclino — это совместное рабочее пространство, которое не только упростит обмен записками с вашей командой, но также позволит вашим коллегам внести свой вклад.

Ваша команда может задавать вопросы и делиться своими отзывами прямо в документе, так что вы можете быть уверены, что ваша заметка передала сообщение. Используйте комментарии и упоминайте отдельных участников или группы, чтобы отправить им уведомление и привлечь их внимание.

Шаблон деловой заметки

Обязательно создайте шаблон для своих заметок и используйте его всей командой.Если все ваши заметки будут иметь единый стиль и структуру, их будет намного легче написать и понять.

Когда дело доходит до написания заметок, не существует универсального решения, но большинство компаний используют аналогичный формат. Скопируйте и настройте этот шаблон памятки для своей команды:

Шаблон служебной памятки (созданный в Nuclino)

Написание служебных записок может показаться тривиальной задачей, но это фундаментальная часть внутренней коммуникации для каждой организации.

Если меморандум не доходит до предполагаемой аудитории или написан нечетко, это может в конечном итоге вызвать путаницу и привести к ненужным встречам только для того, чтобы собрать всех на одной странице.Однако, если все сделано правильно, памятка может стать одним из наиболее эффективных способов поделиться информацией и сохранить единство вашей команды.

Nuclino: единый источник истины для вашей команды

Nuclino — это единое рабочее пространство, которое помогает вам организовать всю работу вашей команды в одном месте. Вместо того, чтобы копаться в хаосе файлов и папок и тонуть в бесконечных встречах и уведомлениях, Nuclino позволяет вашей команде выйти из разрозненности и более вдумчиво сотрудничать.

• Создавайте документов для совместной работы в реальном времени для каждой темы или проекта и легко систематизируйте их, связывая связанные документы вместе.

• Общайтесь с помощью вдумчивых подробных описаний и тратите меньше времени на душераздирающие встречи и хаотичные каналы Slack.

• Непосредственно встраивайте презентации, электронные таблицы, проекты и другие файлы и поддерживайте доступ ко всем ресурсам вашего проекта и синхронизируйте их.

• Создайте центральную базу знаний , чтобы обеспечить прозрачность всей вашей команды по всему, что имеет значение, и положить конец повторяющимся вопросам.

Попробовать

Примеры бизнес-памяток | LoveToKnow

Если вам нужно написать деловую записку, для начала может быть полезно использовать шаблон для заполнения. Наличие уже настроенного формата и общего руководства по организации информации действительно может сэкономить время. Используйте одну из представленных здесь памяток для печати, когда в следующий раз вам понадобится составить памятку для распространения.

Примеры настраиваемых шаблонов бизнес-заметок

Примеры шаблонов бизнес-заметок настроены как документы PDF, которые вы можете редактировать, сохранять и распечатывать.Просто щелкните изображение того, которое вы хотите использовать, и оно откроется для настройки. Если вам нужна помощь в работе с документами, ознакомьтесь с этим руководством по печатным формам.

Статьи по Теме

Общая памятка

Эта базовая заполняемая форма памятки — отличный выбор, если вам нужен базовый шаблон с инструкциями по форматированию памятки.

Убедительная записка

Если вам нужно написать более убедительную памятку, выберите эту форму.Он включает в себя образец убедительного языка и руководство по формату.

Пример заметки о директиве

Этот образец документа является хорошей отправной точкой, если вам нужно написать памятку, которая сообщает директиву вместе с конкретным списком действий, которые необходимо предпринять,

Пример технической памятки

Если вы пишете памятку, в которой излагаются детали, относящиеся к техническому проекту или его спецификациям, выберите этот пример памятки.

Образцы служебных записок сотрудникам

Заметки часто используются для передачи важной информации сотрудникам.Шаблоны заметок могут быть особенно полезны для документирования разговоров между сотрудниками и руководителями, что необходимо для управления персоналом.

Пример памятки начальнику

Не все служебные записки между сотрудниками и их руководителями должны инициироваться начальником. Бывают ситуации, когда сотрудник может захотеть написать служебную записку своему руководителю или другому члену руководства компании. Например, сотрудник, получивший отрицательную оценку, с которой он не согласен, может извлечь выгоду из использования этой записки с опровержением в качестве руководства при составлении ответа.

Другие типы заметок

Конечно, это не единственные типы заметок, которые вам могут понадобиться. Другие варианты могут включать в себя служебные записки, объявляющие внутреннюю рекламную акцию, или служебные записки, такие как кредитовое или дебетовое авизо, и это лишь некоторые из них. Базовый макет остается неизменным независимо от причины создания документа.

Как работать с шаблонами заметок

Работать с этими шаблонами очень просто. После открытия файла щелкните в любом месте, чтобы отредактировать его и внести необходимые изменения.

• Например, вы можете щелкнуть, чтобы указать имя отправителя, имя получателя и имена людей, получающих копии.
• Вы также можете ввести текущую дату и ввести свою тему.
• Щелкните в текстовой области, чтобы удалить образец текста и добавить свой собственный.
• Вычитайте внимательно, убедившись, что он хорошо написан, не содержит ошибок и правильно передает сообщение, которое вы хотите передать.
• Сохраните документ на свой компьютер или USB-накопитель, чтобы иметь постоянную запись создаваемой заметки.
• Отправьте его получателям, распечатав и раздав копии, или отправив по электронной почте в виде вложения в формате PDF.
• Используйте заполненную памятку в качестве отправной точки при написании аналогичных документов в будущем.

Когда использовать памятку

Записки

следует использовать, если вы хотите передать информацию одному или нескольким лицам в вашей организации в письменной форме. Они особенно полезны для обмена информацией об изменениях политики или процедур, предоставления подробного списка инструкций или обмена информацией с одним человеком, которую необходимо скопировать другому.Например, менеджер может захотеть написать служебную записку, в которой хвалит сотрудника за достижение, с пометкой, что копия должна быть помещена в его или ее личное дело.

Заметки обычно используются для внутреннего общения вместо писем, которые чаще используются для внешней переписки. Например, записки обычно используются для общения с внутренней аудиторией, такой как сотрудники, коллеги и руководители, но не с внешней аудиторией, такой как клиенты или поставщики. Их можно распечатать для распространения или отправить по электронной почте получателям.

Советы по написанию памяток

Следуйте инструкциям по написанию ключевой памятки каждый раз, когда вам нужно создать этот тип документа. Как и вся переписка на рабочем месте, служебные записки должны отражать соответствующий уровень профессионализма. Они должны быть отформатированы для визуальной привлекательности и легко просматриваться, а также должны отражать качественный и понятный текст.

Memos — не то место, где можно проявить свои творческие навыки письма. Вместо этого говорите прямо и четко, чтобы не было шансов, что сообщение будет неправильно понято.Пишите на уровне, подходящем для целевой аудитории, и используйте соответствующий тон. Используйте короткие предложения и терминологию, которые будут легко понятны целевой аудитории. Переходите прямо к делу.

Удовлетворение потребностей аудитории

Получатели будут ожидать, что памятка будет содержать важную и своевременную информацию. Использование формата памятки обеспечивает последовательность в распространении этой информации.

© LoveToKnow, Corp., 2006-2021, если не указано иное. Все права защищены.

Заметок — будущее выборки тканей

[vc_row] [vc_column] [vc_column_text] Образцы памяток становятся все более популярными в мире выборки тканей. Они проще для производителя ткани, проще для изготовителя образцов и проще для покупателя. В то время как более традиционные методы, такие как стопка книг, требуют большого количества ткани, труда и инвестиций, памятки можно изготовить в два раза быстрее.

Так почему памятные записки — не единственный используемый сегодня образец ткани? Одна из причин заключается в том, что другие образцы, такие как стопочные книги, лучше демонстрируют большие шаблоны.Заметки лучше всего подходят для небольших рисунков, повторяющихся по всему материалу, или для одного сплошного цвета. Другая причина заключается в том, что большинство образцов попадает в розничные магазины, и покупателям там нравится иметь большие образцы и лично сравнивать артикулы, а не находить те, которые им больше всего нравятся, в Интернете и заказывать их в качестве памяток. Наконец, выполнение или рассылка служебных записок клиентам может съесть время производителя ткани и отвлечь его от основной деятельности.

Даже с некоторыми препятствиями, заметки все чаще используются и будут продолжать преобразовывать отрасль выборки по следующим причинам:

1.Образцы памяток используют меньше материала — Создание памятки требует гораздо меньше материала, чем образцы других типов, и это экономит производителю кучу денег. Вместо того, чтобы отправлять рулоны ткани только для одного типа SKU, теперь компании могут использовать больше своих материалов для ткани и меньше для отбора проб. Это одна из основных причин, по которой отбор проб может стоить производителям ткани таких больших затрат. Мало того, что они требуют много времени и труда, но и используемые материалы поставляются заказчиком, а их, как правило, много.

2. Образцы памяток занимают меньше времени — Еще одним преимуществом отсутствия необходимости в использовании большого количества материала является то, что образцы памяток занимают меньше времени на изготовление. Рулоны ткани разламываются и разрезаются по размеру прямым или режущим лезвием перед маркировкой или оформлением билета. Дополнительные опции, такие как зачистка, могут продлить процесс, но все же быстрее, чем изготовление других образцов. Чем быстрее будут изготовлены ваши образцы, тем больше образцов вы сможете передать своим клиентам.

3.Образцы памяток дешевле — С меньшим количеством используемого материала и меньшими трудозатратами нет сомнений в том, что продукт дешевле. Когда у вас есть количество, которое может исчисляться тысячами, экономия еще больше. Производители должны иметь образцы своих материалов, чтобы клиенты могли покупать их продукцию. Это само собой разумеющееся. Но почему бы не сэкономить, если можете.

4. Образцы памяток в Интернете — Обычно у розничных торговцев есть набор образцов, которые покупатели могут просмотреть.Традиционный метод заключается в том, что компании предоставляют людям все варианты, доступные в магазине, и позволяют им выбирать то, что они хотят. Мир движется не в этом направлении. Теперь клиенты хотят просматривать варианты в Интернете и получать товары, которые они хотят, чтобы они были доставлены к ним домой. Удобство смотреть на продукты, когда клиенты хотят, и получение желаемых образцов, не выходя из дома, — это большая причина, по которой за памятками будет будущее.

5.Примеры памяток для клиентов — Поскольку памятки рассылаются людям, которым интересны только несколько артикулов, они лучше ориентируются на клиентов, чем другие образцы. Это означает, что производители не только могут использовать меньше материалов, но и получать более высокую рентабельность инвестиций от служебных записок. Это проще, дешевле и приносит больше дохода с каждого образца. Если ваш материал можно правильно использовать в качестве памятки, то нет причин не двигаться дальше.

6. Образцы памяток могут быть выполнены — Большинство образцов отправляется обратно производителю перед распространением где-либо еще, но служебные записки могут быть отправлены непосредственно заказчику.Если вы работаете с производителем образцов, который предлагает выполнение, то это делает еще один шаг в сторону от уравнения и позволяет вам больше сосредоточиться на других ваших задачах.