Служебное письмо составляется: Оформление служебных писем | Администрация Губернатора Астраханской области
Служебное письмо образец делопроизводства, разновидности и нюансы формирования
В крупных компаниях есть много отделов и подразделений. Для организации оптимального взаимодействия между ними используют служебные письма. Образцы данных документов разрабатываются в компаниях и утверждаются локальными внутренними актами. Письма могут быть классические — на бумаге или электронные, их отправляют по почте или другими способами. Они обеспечивает передачу информации между разными структурными подразделениями компании. Дополнительно, такие документы используют для взаимодействия с другими организациями или государственными органами.
Разновидности деловых писем
Служебные письма необходимо правильно оформлять
Данные документы представлены разными видами, они различаются содержанием, структурой и назначением. Служебное письмо образец делопроизводства, они делятся на исходящие или входящие. В них можно излагать пожелания, требования, претензии или приветствие.
Внимание! При составлении документов учитываются общепринятые правила, применяемые к деловым бумагам.
Письма составляются на обычных листах или фирменных бланках организации. Используют формат А4, но если количество строчек не превышает 7, то применяют формат А5. На каждом документе ставится дата составления.
Классификация и виды служебных писем
Служебные документы передаются между сотрудниками одной или нескольких компаний. Процесс передачи может осуществляться по почте, курьерской доставкой, с помощью факса или электронной почты.
Сопроводительное письмо
Его составляют, когда требуются пояснения к основной документации, присылаемой адресату. В нем приводятся данные о цели составления документа, а также задания, которые обязательны к выполнению в конкретные сроки.
Внимание! Сопроводительное письмо прилагается к документации, не обладающей адресной частью.
В тексте указывается организация, в которую направляется бумага, а также приводятся данные, объясняющие конкретную ситуацию. В него допускается включать разные просьбы или пояснения. Они должны иметь отношение к материалам, присланным вместе с письмом. Изначально указывается направление бумаг, а только после этого приводятся просьбы или пожелания. В тексте обязательно ставится отметка о приложенных документах.
Приглашение
Приглашение можно оформить в свободном стиле
Оно является подвидом письма-извещения. Его можно составлять не на фирменном бланке компании, а на обычном листе. Разрешается использование различных форматов, расцветок и украшений. Часто это орнамент, рисунки, диаграммы или таблицы.
Такой документ составляется конкретному лицу, которого требуется пригласить на событие или мероприятие. Форма обращения зависит от отношений, имеющихся между адресатом и составителем.
Информационное письмо
В него включаются данные официального характера. Такие документы составляются по типовому образцу, а также передаются государственным властям, подведомственным структурам или иным аналогичным предприятиям. Можно включать не только конкретные факты о событиях, но и предложения, советы.
К ним могут прикладываться приложения. Размер текста может составлять несколько предложений или страниц. Подписывается документ директором компании.
Гарантийное письмо
В него включается подтверждение или обязательство.Это может быть оплата выполненных работ, предоставленых услуг, покупка товаров, аренда оборудования. Обязательно указывают сведения о качестве и сроке выполнения работ.
В тексте гарантийного письма содержится обязательство совершить те или иные действия. Например, «гарантируем предоставление юридических услуг» или «оплату отправленных товаров гарантируем». Эти фразы имеют юридическую силу, поэтому считаются важной частью всего текста. Если обязательство связано с оплатой, то составитель включает реквизиты счета, откуда будут перечислены средства.
Подписывается текст руководителем компании, а также главбухом. На документе ставится печать предприятия.
Претензии
По-другому их называют рекламационными письмами. Это деловой документ, содержащий информацию о выявлении каких-либо проблем с товаром или услугой, заявленных в соглашении. Обычно обнаруживаются несоответствия, так как поставленные предметы не обладают параметрами, перечисленными в договоре.
Целью составления документации выступает получение компенсации за понесенные убытки, возникшие в результате нарушения условий контракта. К правилам формирования претензии относится:
- Составляется исключительно в письменном виде.
- Отсутствует единая форма, так как для претензии могут быть разные основания.
- В тексте должны фигурировать конкретные сведения и факты.
К претензиям предъявляются особые требования
В документе укажите следующие данные:
- наименование компании, представленной адресатом;
- адрес организации, к которой предъявляется претензия;
- основания для составления письма, для чего оставляется ссылка на официальный договор, заключенный между двумя участниками;
- предмет документа, для чего указывается нарушенное обязательство;
- доказательства вины адресата, представленные ссылками на договор, фотографиями полученного товара или результатами услуги;
- требования составителя.
В письме указывают требования, которые обязательны к выполнению.
Это может быть выплата компенсации, замена товара низкого качества, снижение стоимости предметов, доставка недостающих изделий, возврат суммы, уплаченной за отсутствующий товар, предоставление скидки или расторжение контракта. Наиболее часто запрашивается компенсация, размер которой превышает стоимость неполученных или некачественных товаров. В отдельных случаях запрашивается досрочное расторжение договора. При таких условиях нарушитель забирает товар и возвращает ранее полученную сумму.
Претензия направляется только заказным письмом, а также оплачивается уведомление о вручении. К ней прикладываются бумаги, выступающие доказательством наличия нарушения. Они могут быть представлены договором, накладной, чеками, видеозаписями или свидетельскими показаниями. Приложения перечисляются непосредственно в тексте претензии. Нередко прикладывается даже акт проведенной экспертизы, транспортные документы или рекламационные акты. Фирма, отправившая претензию, сохраняет квитанцию об отправке письма.
Цель составления служебного письма
Она зависит от вида формируемого документа. Отправка любого письма должна иметь конкретные основания. Поэтому текст делается понятным, кратким и актуальным. Не допускается включать в него лишние или ненужные данные.
Каждое служебное письмо посвящается конкретной теме. Не следует включать в один документ несколько вопросов, поскольку это значительно усложняет его дальнейшее оформление в деловодстве. Составляется текст только от третьего лица, в единичном экземпляре. Только у руководителя фирмы имеется право подписи, но директор может передавать данные полномочия своим заместителям или другим сотрудникам организации.
Отправка служебного письма может выполняться по почте или другими методами. К ним относится телеграф, электронные письма или факсимильная связь. Все чаще организации начинают пользоваться электронным документооборотом, поэтому предпочитают отсылать письма по электронной почте.
Требования к документам
Хотя в деловодстве предусмотрено несколько видов служебных писем, правила оформления являются одинаковыми. Они довольно простые, поэтому у работников предприятий не возникают сложности по их составлению. Важно пользоваться только четкой структурой, ставить подпись руководства, а также указывать цель составления документации.
Структура
Создание делового документа
Текст формируется по схеме, позволяющей легко понять суть обращения. Письмо состоит из следующих частей:
Введение, содержащее цель и причины составления письма. В нем оставляются важные сведения о событиях или решениях, принятых руководством компании.
Доказательная часть. Здесь описывают основания для предъявления претензий или выкладывают важную информацию о каком-либо мероприятии.
Заключение. Делают выводы относительно предоставленной информации, выдвигают требования или предложения, а также указывают просьбы или приглашения.
Внимание! Разрешается включать в документ только заключительные выводы, без дополнительных объяснений.
Необходимые сведения
К служебным письмам относятся разные деловые документы, рассылаемые другим компаниям или гражданам. Поэтому их содержание может быть разным. Но в любом случае,документ должен быть оформлен согласно стандартного шаблона и включать в себя обязательные элементы:
- дата составления документации;
- порядковый номер;
- ссылки на другие бумаги, к которым прилагается письмо;
- правильное наименование документа;
- название фирмы, являющейся составителем;
- инициалы руководителя, ставящего подпись в конце текста;
- адрес и ФИО получателя.
Письмо обязательно заверять подписью начальника
Внимание! Если письмо отправляется сразу нескольким адресатам, то первоначально указывается адрес основного получателя, а после перечисляются остальные лица.
Регистрация
Письма являются деловыми документами, поэтому отправители и получатели обязаны осуществлять их грамотную регистрацию. Этот процесс является обязательной процедурой деловодства и здесь есть свои правила:
- Регистрация может осуществляться любым структурным подразделением фирмы или же секретарем.
- Правила процесса приводятся во внутренней локальной документации предприятия;
обычно назначается ответственное лицо, которое занимается составлением бумаг, поэтому в его должностных инструкциях указываются правила регистрации исходящих и входящих писем. - Если нормативный акт отсутствует в фирме, но регулярно приходится составлять много таких документов, то целесообразно формализовать порядок, на основании которого делаются, оформляются, подписываются и отправляются письма.
- Регистрация выполняется в специальном журнале, созданном для фиксации деловых документов.
Если компания отказывается формировать нормативные акты, регулирующие правила составления и регистрации деловых бумаг, то ответственное лицо пользуется стандартной процедурой. Для этого заводится журнал, в который включаются реквизиты каждого письма. Приводится дата их отправки, требования и иные важные пункты.
Заключение
Деловые письма есть разных видов. Они предназначены для предъявления требований, предоставления гарантий или приглашения на какие-либо мероприятия представителей компаний или частных лиц. Хотя содержание может значительно отличаться, само оформление и последовательность изложения должні выполняться с учетом требований делопроизводства. В обязанности секрктаря-деловода входит не только их своевременная отправка, но и грамотная регистрация.
О важности документооборота в делопроизводстве вы узнаете из видео.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
4.9. Реквизиты служебных писем [ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНАХ УГОЛОВНО-ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ СИСТЕМЫ] — последняя редакция
4. 9. Реквизиты служебных писем
65. Служебные письма имеют следующий состав реквизитов, их расположение и оформление:
а) Бланк.
Служебные письма в учреждениях и органах УИС оформляются на бланках формата A4 (210 x 297 мм) шрифтом Times New Roman N 13, 14 без помарок и исправлений с соблюдением положений Инструкции.
Шрифт в письме (адресат, заголовок, текст, подпись) должен быть единым по размеру.
б) Адресат.
При оформлении адресата служебного письма 1-я строка располагается на бланке на уровне слов «Главное управление», «Управление». Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют вышестоящим органам и подведомственным учреждениям, иным организациям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.
В состав реквизита «Адресат» входят: наименование учреждения или органа УИС, иной организации, наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если служебное письмо направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный список к рассылке, или гражданину, исполнитель документа указывает в реквизите «Адресат» полный почтовый адрес получателя.
Наименование учреждения или органа УИС, иной организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.
При направлении служебного письма в учреждение или орган УИС, иную организацию наименование пишется в именительном падеже, например:
Территориальное управление Росимущества по Амурской области ул. Ленина, д. 1, г. Благовещенск, 101000
При направлении служебного письма должностному лицу наименование учреждения или органа УИС, иной организации указывается в родительном падеже, а должность и фамилия — в дательном падеже, например:
Начальнику УФСИН России по Орловской области специальное звание (классный чин) И.О. Фамилия
Наименование учреждения или органа УИС, иной организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.
Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочным интервалом.
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных учреждений и органов УИС, иных организаций, то их следует указывать обобщенно.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в ФСИН России, органы государственной власти субъекта Российской Федерации, территориальные подразделения федеральных органов исполнительной власти и т.п.
При адресовании служебного письма в иную организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
При адресовании служебного письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Фамилия И.О. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Тульская обл., 301264
При адресовании документа должностному лицу учреждения или органа УИС, иной организации инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу — после нее.
Служебное письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается руководителем структурного подразделения и руководителем службы делопроизводства.
в) Дата.
Дата служебного письма, как правило, оформляется в день его подписания при регистрации службой делопроизводства.
Дату служебного письма оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год -четырьмя арабскими цифрами.
Дата в соответствующем реквизите бланка оформляется цифровым способом:
___ 12.05.2010 N _____
На N 538 от 15.04.2010
В тексте служебных писем даты также печатаются цифровым способом, причем сначала дата, затем номер, например: от 12.05.2009 N 609.
Допускается написание дат словесно-цифровым способом, например, от 12 мая 2009 г. N 609.
По всему тексту служебного письма должно быть единообразное написание дат — или цифровым способом, или словесно-цифровым.
Не допускаются разрыв даты в словесно-цифровом способе и перенос на другую строку (28/декабря/2009 г.), знака N и самого номера (знак N на одной строке, сам номер — на другой).
г) Регистрационный номер.
Регистрационный номер служебного письма после его подписания состоит из цифровых индексов, указывающих на учреждение или орган УИС, его подготовившее, порядковый номер документа.
Например, N 2/ТО/1-55, где: 2/ТО/1 — индекс структурного подразделения территориального органа ФСИН России, которым подготовлено письмо; 55 — порядковый номер документа.
д) Ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается в специально отведенном на бланке месте, а также при необходимости в вводной части текста служебного письма.
е) Заголовок.
Заголовок к тексту служебного письма должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Он отвечает на вопросы о чем? (о ком?) и начинается с прописной буквы: «Об изменении…», «О выделении…», «Об отмене…» и т.д.
Заголовок составляется ко всем служебным письмам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 — 5 строк).
Заголовок располагается под угловым штампом служебного письма и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту может занимать 4 — 5 строк по 28 — 30 знаков в строке. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен быть выполнен единым шрифтом с текстом служебного письма.
ж) Текст.
В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» — в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части служебного письма, над подписью.
Текст служебного письма отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами (если имеются слова «Уважаемый…!», то от заголовка до этих слов и от них до текста по 2 межстрочных интервала).
Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию…», «Направляем отчет по форме…» и др.), от 3-го лица единственного числа («УФСИН России по Псковской области не считает возможным.
Текст служебного письма излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующими критериями:
официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;
конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающая их двойное толкование;
логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки.
з) Приложение.
Реквизит «Приложение» отделяется от текста служебного письма 2 межстрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается с абзаца, без подчеркивания, после него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1 межстрочный интервал.
Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
При отсутствии в тексте служебного письма наименования прилагаемых документов они обязательно указываются в реквизите «Приложение», затем количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Отчет " " на 7 л. в 2 экз. 2. Пояснительная записка к отчету на 3 л.
В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид:
Приложение: на 2 л. в 3 экз. только в первый адрес.
В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается:
Приложение: программа в 3 экз.
Приложение к прилагаемому документу оформляется следующим образом:
Приложение: письмо ФСИН России от 10.02.2011 N 1-12-01
с приложениями к нему, всего на 5 л.
и) Согласование.
Согласование служебных писем с подписью руководителя учреждения или органа УИС (лица, временно исполняющего его обязанности), со структурными подразделениями, к компетенции которых они относятся, с курирующими заместителями руководителя учреждения или органа УИС осуществляется исполнителем. Визируется второй экземпляр служебного письма на лицевой стороне внизу последнего листа.
Служебные письма, содержащие ссылки на нормативные правовые акты Российской Федерации либо разъяснение положений приказов (распоряжений), представляемые на подпись руководителю учреждения или органа УИС (лицу, временно исполняющему его обязанности), в обязательном порядке подлежат согласованию с юридической службой (юристом) учреждения и органа УИС.
к) Подпись.
Реквизит «Подпись» отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В его состав включаются: наименование должности лица, временно подписавшего документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке учреждения и органа УИС, полное — в иных случаях), специальное звание (классный чин), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается следующим образом:
Начальник специальное звание Подпись И.О. Фамилия
Специальное звание (классный чин) в подписи указывается только тем адресатам, у которых они также имеются.
Несколько подписей лиц с одинаковыми должностями располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала.
Подписи лиц, замещающих разные должности, располагают одну под другой в соответствии с иерархией должностей.
Служебные письма, направляемые в адрес ФСИН России, подписывают только руководители территориальных органов ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России (лица, временно исполняющие их обязанности).
Если должностное лицо, реквизиты подписи которого заготовлены на проекте служебного письма, отсутствует, то документ подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, временно подписавшего служебное письмо, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «Врио»). Не допускается подписывать служебные письма с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
л) Служебное письмо, подготовленное в один конкретный адрес, готовится в 2-х экземплярах, визы собираются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра. Исполнитель служебного письма указывает свою фамилию, инициалы, номер телефона (служебного телефона) внизу на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра. В случае направления служебного письма по электрической связи документ готовится по аналогии с обзорным письмом — в одном экземпляре, визы собираются на обороте последнего листа, фамилия исполнителя и его телефон указываются на лицевой стороне.
м) Обзорные письма, направляемые территориальным органом ФСИН России в подведомственные учреждения, готовятся в одном экземпляре, с указанием на лицевой стороне последнего листа после реквизита «Подпись», фамилии исполнителя и его номера телефона, включая внутренний; визы собираются на обороте последнего листа. В подписи в обязательном порядке указывается специальное звание (классный чин) должностного лица.
н) К служебным письмам могут прилагаться приложения в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица готовится более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
о) Служебные письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства (гарантийные письма), заверяются печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которая ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, временно подписавшего документ.
п) В служебных письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности». В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».
66. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) на подлиннике документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать с наименованием учреждения или органа УИС, например: «Подлинник документа находится в деле (наименование учреждения или органа УИС) N _____ за ___________ г. «.
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ______ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
Оформление реквизитов служебного письма. Деловая служебная переписка
Делопроизводство в детском саду (ДОУ)
Деловая служебная переписка. Деловые письма
Оформление реквизитов служебного письма
2. Оформление реквизитов служебного письма
Обязательными реквизитами служебного письма являются: реквизиты бланка (наименование организации, справочные данные об организации, дата письма, регистрационный номер, ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа), адресат, заголовок к тексту (при необходимости), текст, отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе.
На бланке служебного письма может присутствовать изображение герба или эмблемы организации. Название вида документа (ПИСЬМО) не указывается.
Для составления писем используется специальный бланк письма, где название вида документа не указывается.
В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:
«Государственный герб РФ» или «Герб субъекта РФ» или «товар-ный знак».
«Наименование организации» являющейся автором документа.
«Справочные данные об организации» включают: почтовый адрес, номер телефона, факса (номера счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
«Дата документа» — дата его подписания.
«Регистрационный номер» — номер документа, присваиваемый ему организацией.
«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» — заполняется в том случае, если письмо является ответным.
«Заголовок к тексту» включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа (в данном случае письмо), отвечает на вопрос «о чем» («о ком»), начинается с предлога «О» или «Об». Например: О сроках поставки, Об участии в выставке.
В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): фирма, структурное подразделение, должность, почтовый адрес получателя.
Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.
Если письмо одного содержания направляется нескольким однородным адресатам, то адресат пишут обобщенно. Например (колледжам по г. Оренбургу).
«Текст» письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы.
Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.
Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:
«В связи с тем, что при получении груза 26. 01. 2002 по накладной № 2342 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя… была установлена недостача… штук изделий на сумму… (коммерческий акт от 26. 01. 2002 № 43)…»
Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например:
«Просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».
«Отметка о наличии приложений» — реквизит используется в сопроводительных письмах. Отметка о наличии приложения размещается под текстом.
«Виза» — отметка о согласовании документа внутри организации. Виза включает: должность визирующего, подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
«Подпись» оформляется на 2-3 интервала ниже текста документа (в сопроводительных письмах – под отметкой о наличии приложения). В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
«Печать» заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствам и др.
«Отметка об исполнителе» включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.
Назовите основные виды служебных писем и порядок их составления и оформления.
Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов. Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную.
Рассмотрим основные виды служебных писем:
Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.
Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.
Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще. Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия.
Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части. Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения. Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом.
Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др. В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем; Возврат кредита гарантируем и др. Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты.Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.
Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора или в ответ на письмо-запрос. Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.
Внимание!
Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы.
Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Письмо-просьба требует письма-ответа.
Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.
В деятельности, связанной с получением товаров и услуг, такое письмо может использоваться и как первичный документ, на основании которого предварительно рассматривается вопрос, оформляется заказ или составляется договор. Разновидностью заявок являются документы, представляемые в органы исполнительной власти и организации их подчинения в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п.
Заявка может составляться по унифицированной форме или иметь установленный состав реквизитов или составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма. Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах.
Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.
Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.
Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия. Письмо-напоминание может содержать еще одну часть – указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.
Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, существо сложившейся ситуации, требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.
Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора. Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма
Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма. Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена.
Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.
В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа.
Особый статус имеют запросы, направляемые органами власти. В законодательстве определен порядок направления запросов представительных органов власти (парламентский, депутатский запросы), а также должностных лиц других ветвей власти.
Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п. При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.
Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью.
Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.
Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия. Письма-приглашения, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения. Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.
Служебное письмо это «официальный представитель» организации. Помимо содержание очень важно правильно оформить деловое письмо, как известно «встречают по одежке».
Рассмотрим порядок оформления делового письма.
Бланк. Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:
— название организации;
— физический адрес организации;
— телефон и факс;
— web-сайт и e-mail.
Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.
Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.
Поля. Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Обычно советуют пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.
Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для удобства отправителя. Обычно письма ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться. Пример: Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008
Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.
Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками.
Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.
Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают руководители компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе. Информация об исполнителе должна содержать его Ф.И.О. и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты. Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.
Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.
Пример составления Информационного письма приведен в Приложении №2.
Поможем написать любую работу на аналогичную тему
Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту
Узнать стоимостьТребования к оформлению служебных и деловых писем
Основные требования
Что должно содержать деловое письмо?
О реквизитах письма подробно
Служебное или деловое письмо – документ, выполняющий функцию связи между различными подразделениями организации либо между компаниями в процессе их деятельности.
Основные требования
- Оформление письма выполняется на фирменном бланке (формат А4 либо А5).
- Письмо должно подписываться руководителем организации либо его заместителями.
- Обязательные требования – грамотность текста, аккуратность, отсутствие исправлений, помарок.
- Стиль письма – официально-деловой, содержание – с включением объективных сведений о произошедших или будущих событиях, при необходимости – дополнение в виде соответствующих материалов (приложение).
- Письмо составляется в 2-х экземплярах. 1 вариант оформляется на бланке компании, копия – на обычном листе без подписи, с заверением секретарем.
Что должно содержать?
- Дату, номер, данные адресата и отправителя;
- Указание на дату, номер ранее полученного письма;
- Заголовок о сути письма и текст;
- Пометка о наличии приложений;
- Подпись и при необходимости печать;
- Отметка о сотруднике-исполнителе.
Перечисленные реквизиты обязательны для указания в служебном/деловом письме.
Допустимо изображение эмблемы компании, которое располагается в верхней части документа. В письме может присутствовать общепринятое изображение герба (российского или регионального). В этом случае эмблема в письме не воспроизводится.
Данные отправителя – полное либо сокращенное наименование компании, отправляющей письмо.
Номер часто состоит из нескольких частей, при этом каждая имеет свое значение. Пример — №3/17-3055.
Заголовок должен быть кратким, отображающим суть письма. Место расположения – перед текстом.
Пометка о том, что имеется приложение, проставляется в случае, если прилагаются какие-то материалы, документы. Место расположения – нижний угол письма.
Подпись – слева под текстом. Содержание: наименование должности подписывающего документ лица, личная подпись, ее расшифровка.
ВАЖНО! При отсутствии подписи письмо официальным не является, оно не имеет юридической силы.
Другие статьи по теме «Деловая переписка. Деловое письмо»:
- Написание делового письма
- 7 критических ошибок при ответе на письмо-агрессию
- Как ответить на агрессивное письмо клиента
- Этикет деловой переписки. О хорошем впечатлении
- Требования к письму. О времени ответа на письмо
- Правила ведения деловой переписки. О ‘хитростях’ финала письма
- Составление делового письма. Обращение и приветствие
- Особенности делового письма. Иглоукалывание и деловое письмо
- Особенности деловой переписки. Позови меня тихо по имени
- Правила электронной деловой переписки О теме письма
- Деловая е-mail переписка. Немного о стандартах
- Простые правила русского языка
- Как составить эффективное письмо для e-mail рассылки
- Этика электронной деловой переписки
- Как грамотно написать письмо-отказ
- Бизнес письмо или Как написать письмо партнеру по бизнесу
- Этика делового общения в электронной переписке
- Имидж делового человека в электронной деловой переписке
- Продающее письмо или «Фишки убедительности»
- Коммерческое предложение. Как составить коммерческое предложение
Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:
E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями
Деловая е-mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)
Деловая переписка. Имидж и деловые интересы
Поделиться в соц. сетях
Служебные письма. 7-й класс
Цели.
1. Создать условия для ознакомления детей с основными правилами создания текста эпистолярного жанра (служебные письма).
2. Способствовать развитию коммуникативной компетентности учащихся, формированию культуры письменной речи, предоставлению каждому ребенку возможности проявить себя.
3. Отработка навыка постановки запятой при обращении и вводных словах.
4. Воспитание аккуратности, доброжелательности, приветливости.
Оборудование: компьютерная презентация, мультимедийный проектор, экран, карточки с опорными словами, орфографические словари, памятка для каждого обучающегося. Презентация
Ход урока
1. Отгадай загадки (слайды с № 4–11. Презентация).
Заклеили клеем прочно
И ко мне прислали срочно.
Я его не пожалею:
Получу и вмиг расклею.
Я разного цвета,
Вишу на стене.
И много предметов
Хранится во мне…
Сбоку марка и картинка
В круглых штампах
Грудь и спинка.
Маленькое очень,
Быстрое, как птица,
Если ты захочешь
За море умчится.
2. Слово учителя.
О чем пойдет речь? Конечно же, о письме.
3. Словарная работа (слайд № 13).
(Работа с орфографическими, этимологическими словарями словарями)
- Почтальон –
- Адресат –
- Индекс –
- Эпистолярный –
- Этикет –
- Адресант —
4. Слово учителя. Повторение ранее изученного.
Что мы уже знаем о написании письма?
5. Подсказки (слайды №14-15).
а) Виды писем:
б) Алгоритм написания письма.
- Приветствие или обращение – имя того, кому предназначено письмо. (Здравствуйте, …)
- Вступление-вопросы, отражающие интерес к жизни адресата, добрые слова в его адрес, пожелания.
- Основная часть – изложение информации, интересующей адресата.
- Заключение – выражение уважения, любви, преданности, формулы прощания.
- Подпись, дата.
в) Правила заполнения конверта.
5. Самостоятельная работа. Напишите письмо:
1 вариант.
А) Письмо-просьба. Вы просите друга приехать к вам на каникулы.
2 вариант.
Б) Письмо-поздравление. Написать письмо-поздравление первой учительнице.
Слайды (слова-подсказки № 16):
Письмо-поздравление
- Поздравляю … .
- Разрешите поздравить … от всей души … .
- Позвольте пожелать … от всего сердца.
- Дорогая … .
- Уважаемая … .
Письмо-просьба
6. Проверка работ (слайд № 24).
7. Новая тема. Цели (слайд № 2, 3).
Слово учителя.
Ребята, мы живём с вами в современном мире информационных технологий, каких-то сверхскоростей, куда-то торопимся и совершенно забыли о письмах. Очень редко теперь в почтовом ящике можно увидеть письмо.
А ведь это целое искусство, которое, благодаря нам с вами, может исчезнуть. Сотовая связь, так прочно вошедшая в нашу жизнь, наряду с пользой приносит и вред.
Сегодня у нас речь пойдет о служебных письмах. Каждому из нас придется составлять деловые тексты. При поступлении в ВУЗ, на работу мы пишем заявление о приеме, у многих возникает необходимость подготовить текст служебного письма, составить акт, оформить протокол или написать отчет.
Но чтобы правильно и быстро составить подобный текст, важно хотя бы в общих чертах знать особенности языка служебных документов и предъявляемые к нему требования. Невыполнение этих требований в лучшем случае затрудняет работу с документом, в худшем — лишает его практической и юридической значимости.
Слайды(тема, цель урока).
8. Знакомство с классификацией служебных писем (слайд № 28).
- Информационные.
- Сообщение.
- Напоминание.
- Требование.
- Запрос.
- Ответ.
- Приглашение.
- Благодарность.
- Поздравление.
- Подтверждение.
- Извещение.
- Сопроводительное.
- Гарантийное.
- Предложение.
- Просьба.
- Заявка.
Помните!
— Перед тем как набрать какой-либо текст в новом письме, ответьте себе на 2 вопроса:
1. Зачем я это пишу?
2. Что должно быть результатом этого письма?
Если вы не можете дать четких ответов, повремените с отправкой письма до тех пор, пока вы это сможете. Люди получают десятки, сотни и даже тысячи писем ежедневно, и поэтому, естественно, они адекватно реагируют только на хорошо продуманные письма, авторы которых ценят время и внимание получателя. Как правило, письма, написанные “как попало”, не провоцируют нормального ответа. Поэтому если вам действительно что-то нужно, не поленитесь потратить время на то, чтобы ваши слова оказали требуемое воздействие.
— Укажите характер вашего письма.
— Краткость — залог получения ответа.
— Какого именно действия вы добиваетесь?
Учитель: При составлении писем необходимо строго соблюдать нормы современного делового языка в области лексики, морфологии, синтаксиса и стилистики. Нельзя допускать тяжеловесных синтаксических конструкций, неправильного употребления терминов. Но в деловых письмах не следует избегать стандартных оборотов речи, которые ускоряют и облегчают составление деловые бумаг, например: “Прошу сообщить…”, “В соответствии с тем-то…”, “Просим разъяснить”. Важно также придать безупречную внешнюю форму, обратить внимание на обращение.
Учитель: Итак, составим план, по которому пишутся деловые письма.
1) Наименование должности, или указывается инициалы, и фамилия лица и названия учреждения, организации, которым адресуется письмо.
2) Содержание просьбы или уведомление.
3) Подпись автора письма.
4) Дата.
(Учащиеся записывают план)
9. Самостоятельная работа. Составление служебных писем по образцам.
Работа в группах.
Написать письмо…
1 группа — написать письмо-благодарность.
2 группа — написать письмо-приглашение.
3 группа – написать письмо-сообщение.
4 группа – написать письмо-извещение.
Работа с раздаточным материалом.
Карточка №1
(слайд №30)
Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.
Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие письма. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:
- Благодарим за …
- Выражаем Вам свою благодарность за …
- Позвольте Вас поблагодарить за …
- И т.д.
Карточка №2
(слайд №30)
Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.д.
При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.
Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату.
- Уважаемый ..!, например:
- Уважаемый господин Лужков!
- Уважаемые господа! и т.п.
Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях используются следующие выражения:
Приглашаем Вас принять участие в …
Карточка №3
(слайд №30)
Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения - письма небольшого объема, нередко состоящие из 1-2 предложений.
Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:
- Сообщаем Вам, что …
- Доводим до Вашего сведения, что …
- Считаем необходимым поставить Вас в известность о …
Карточка №4
(слайд №30)
Письмо-извещение — деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях(конкурсах, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).
Письма-извещения, как правило, рассылают широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашению к участию в проводимых мероприятиях.
В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.
Письмо-извещение может иметь приложения. В них могут быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.
Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит “Адресат” оформляется обобщенно или не оформляется вообще.
Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведение мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.
10. Защита работ (слайд №32).
11. Рефлексия (слайд №33).
Как Вы считаете, что сегодня на уроке нам удалось, а над чем еще предстоит работать?
12. Подведение итога урока.
Презентация «Составление и оформление служебных писем» по профессии «Секретарь»
Тема урока: Оформление деловых писем
Цель урока:
- закрепить знания, умения и навыки, полученные на предыдущих уроках;
- получить практические навыки подготовки и оформления деловых писем в текстовом редакторе Word;
Дайте определение «деловое письмо»
Деловое письмо – это обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности
Какие письма бывают по характеру информации?
По характеру информации письма бывают:
- Сопроводительные
- Письмо – просьба
- Письмо – запрос
- Письмо – ответ
- Письмо – сообщение
- Письмо – подтверждение
- Информационное письмо
- Гарантийное письмо
- Письмо – извещение
- Письмо – приглашение
- Письмо – предложение
- Письмо – напоминание
- Письмо – требование
- Письмо – благодарность
- Письмо — поздравление
Что такое бланк письма? Назовите расположение реквизитов
Бланк письма – это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа
Какие бланки форматов писем используются в организациях?
В организациях используются бланки писем двух форматов:
Какие способы оформления письма Вам известны?
Письма могут оформляться угловым и продольным способами
Перечислите обязательные реквизиты письма
- Наименование организации
- Справочные данные об организации
- Код организации
- Основной государственный
регистрационный номер (ОГРН)
- Идентификационный номер
налогоплательщика/код причины поставки
на учет (ИНН/КПП)
- Дата
- Регистрационный номер
- Ссылка на дату и номер поступившего
документа
- Адресат
- Заголовок к тексту
- Подпись
- Отметка об исполнителе
ЗАО
«ЭКОНОМ»
Рязанский пр-т, 99, корп. 1, Москва, 109542
Тел.: (095) 371-39-22 (многоканальный)
Факс (095) 377-82-27
ОКПО 29903912 ОГРН 1027739260427
ИНН/КПП 7715004824/772501001
10.05.2002 № 01-18/195
На № 01-19/680 от 10.05.2002
«О предоставлении
выставочной площадки»
ТЕКСТ
Директор Подпись Н.Б. Пахомов
Ф.Д. Славин
377-65-45
Перечислите обязательные реквизиты письма
- Наименование организации
- Справочные данные об организации
- Код организации
- Основной государственный
регистрационный номер (ОГРН)
- Идентификационный номер
налогоплательщика/код причины поставки
на учет (ИНН/КПП)
- Дата
- Регистрационный номер
- Ссылка на дату и номер поступившего
документа
- Адресат
- Заголовок к тексту
- Подпись
- Отметка об исполнителе
ЗАО
«ЭКОНОМ»
Рязанский пр-т, 99, корп. 1, Москва, 109542
Тел.: (095) 371-39-22 (многоканальный)
Факс (095) 377-82-27
ОКПО 29903912 ОГРН 1027739260427
ИНН/КПП 7715004824/772501001
10.05.2002 № 01-18/195
На № 01-19/680 от 10.05.2002
«О предоставлении
выставочной площадки»
ТЕКСТ
Директор Подпись Н.Б. Пахомов
Ф.Д. Славин
377-65-45
4. Укажите верные варианты ответов:
Автором служебного письма является…
4.1. Организация, фирма, от имени которой посылается письмо
4.2. Должностное лицо, которое посылает письмо
4.3. Исполнитель, который готовит письмо
4.4. Лицо, отправившее письмо.
5. Какого реквизита нет в формуляре служебного письма?
5.1. Наименования учреждения – автора
5.2. Наименования вида документа
5.3. Заголовка к тексту документа
5.4. Адресата.
6. Реквизит служебного письма – это…
6.1. Часть текста письма
6.2. Фирменный бланк
6.3. Его отдельный элемент
6.4.Штамп организации, написавшей письмо.
7. Резолюцию на служебном письме можно писать… 7.1. По тексту письма 7.2. На отдельном листе бумаги 7.3. В отдельном специальном журнале 7.4. На свободном от текста месте. 8. Какая оргтехника используется для оперативной пересылки служебных писем? 8.1. Компьютер 8.2. Факс 8.3. Ксерокс 8.4. Телефон 9. Служебное письмо подписывается… 9.1. руководителем предприятия, организации 9.2. Составителем 9.3. Председателем и членами комиссии 9.4. Секретарем руководителя 10. Текст служебного письма должен заканчиваться… 10.1. Рассылкой по экземплярам 10.2. Подписями 10.3. Отметкой о приложении к документу 10.4. Печать
Задание на тему: «Найди ошибки»
Рязанский пр-т, 99, корп. 1, Москва, 109542
Тел.: (095) 371-39-22 (многоканальный)
Факс (095) 377-82-27
ОКПО 29903912 ОГРН 1027739260427
ИНН/КПП 7715004824/772501001
Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв. м выставочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 2002 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви.
Оплату гарантируем.
Наши банковские реквизиты: сч. № 4070581060000000003 в КБ «МЕНАТЕП», БИК 048222242, корр/сч. КБ «МЕНАТЕП» в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г. Москве — № 30100820600000000341.
ЗАО
«ЭКОНОМ»
1
№ 01-18/195 10.05.2002
На № 01-19/680 от 10.05.2002
2
«ОБ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ВЫСТАВОЧНОЙ
ПЛОЩАДКИ»
3
4
Директор Подпись Пахомов Н.Б.
Генеральному директору
6
Всероссийского выставочного центра г-ну В.С. Турову
Ф.Д. Славин
377-65-45
5
Напишите служебное письмо, продольным способом, на листе бумаги формата А4,
СЛУЖБА по контролю в области образования администрации Красноярского края, ул. Малиновского д. 20, г. Красноярск, 660133, телефон: (3912) 24-60-54, ОКОГУ 23280, ОГРН 1052466187883, ИНН/КПП 2466133458/246601001, 05.10.06 № 820 , на №________, руководителям образовательных учреждений начального и среднего профессионального образования Красноярского края. Текст: В соответствии с пунктами 4.1-4.3 Положение о службе по контролю в области образования администрации Красноярского края, утвержденного постановлением Совета администрации края от 20.10.05 № 277-п «Об утверждении Положения о службе по контролю в области образования администрации Красноярского края», служба осуществляет: надзор и контроль за исполнением государственных образовательных стандартов образовательными учреждениями независимо от форм собственности, расположенными на территории края; осуществление лицензирования, аттестации и государственной аккредитации образовательных учреждений. В этой связи просим направить одного специалиста для участия в обучающем семинаре «работа с компьютерной программой», которой состоится 13.10.06 в10 часов в актовом зале Красноярского кадетского корпуса по адресу: г. Красноярск, ул. Малиновского, 20 Г. Руководитель службы А. В. Храмцов, Т. Л. Назарова 20-60-54.
Дополнительное задание
Кроссворд
- По горизонтали:
- 2. Коллегиальный совещательный орган, создаваемый для выполнения определенной задачи. 4. Деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества. 6. Символическое обозначение организации посредством условного знака или изображения. 8. Идентификация журналиста как представителя средств массовой информации на пресс-мероприятии. 10. Документ, состоящий из краткого описания трудового пути работника, его деловых и нравственных качеств, трудовой и общественной активности. 12. Свод правил поведения, принятых в обществе. 14. Комплекс приобретенных путем специальной подготовки и опыта работы знаний, умений и навыков, необходимых для определенного вида деятельности. 16. Учетный документ архива, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно справочного аппарата и динамике.
- 1. Документ, официально подтверждающий какой-либо факт, имеющий юридическое значение (о рождении, о браке). 3. План чьей-либо деятельности, содержания какой-либо работы. 5. Индивидуальные особенности человека, определяющие динамику его психической деятельности и поведения. 7. Деление текста на части, разделы, главы, параграфы и т. п., выполненное по определенной системе. 9. Процесс приспособления, освоения личностью или группой новых для нее социальных условий или социальной среды. 11. Описание жизни и деятельности какого-либо лица, им составленное. 13. Документ, свидетельствующий об окончании высшего или среднего специального учебного заведения, а также о получении знания, учебной степени и т.п.. 15. Укажите на содержание письма, которое выражается формой предложного падежа с предлогом «о».
ИТОГИ УРОКА
Как написать хорошее письмо в службу поддержки клиентов — с примерами
Мы рассмотрим, как составить отличное письмо службы поддержки клиентов, приведя примеры, которые помогут воплотить в жизнь передовой опыт.
Четырехэтапный подход
Вот четырехэтапный подход, который поможет улучшить письма в службу поддержки, рекомендованный Фрэн Фиш из Mazaru.
1. Прозрачный
Используйте простой, понятный английский. Никакого жаргона.Используйте заголовки и маркированные списки, чтобы содержание было легко читаемым.
2. Достоверный
Убедитесь, что нет опечаток и вся предоставленная информация «верна». Но письмо также должно выглядеть и читать часть — оно должно «выглядеть и звучать как ваш бренд».
3. Ответил
Ответьте на все вопросы, которые были заданы (и любые, которые могут появиться после). Быстро переходите к делу, так как это лучший способ уменьшить разочарование и избежать повторных контактов.
4. Тон
Используйте правильный тон, соответствующий читателю (или покупателю) и причине, по которой вы с ним обращаетесь. Мы ожидаем, что тон письма с извинениями будет отличаться от тона электронного письма со специальным предложением.
Fran также рекомендует «сохранять личный и человечный характер и учитывать, действительно ли письмо или электронное письмо является правильным носителем. Иногда лучше всего работает быстрый старый добрый звонок ».
Сделайте это личным и человечным и подумайте, действительно ли письмо или электронное письмо является подходящим средством.Иногда лучше всего работает быстрый старый добрый звонок.
Fran Fish
Помните, что, хотя в большинстве случаев лучше придерживаться предпочтений клиента, иногда лучше взять трубку. Например, если клиент отправил три или более писем по поводу проблемы, лучше всего взять трубку, чтобы подавить растущее недовольство клиентов в зародыше.
Пример использования этого четырехэтапного подхода
В качестве примера того, как этот четырехэтапный подход может быть реализован, ниже приведены два примера писем службы поддержки клиентов, которые были написаны компанией по страхованию автомобилей в ответ на тот же запрос клиента.
Первый ответ — это то, как компания изначально думала отвечать клиенту, следуя своим старым процедурам. Второй пример — это переработка первого, который был создан под руководством четырехэтапного подхода.
Эти письма представляют собой ответы на запрос клиента: «Могу ли я получить страховку, если ноутбуки моих детей украдут из машины во время отпуска?» В письме-запросе клиента были указаны его имя и фамилия.
Оригинальное письмо (Плохой пример)
Уважаемый г-н [ФАМИЛИЯ] Спасибо за ваш запрос.
Приносим извинения за задержку с ответом.
Страхование«Личные вещи» распространяется на потерю или повреждение (некоторых) личных вещей во время пребывания в застрахованном автомобиле или на нем.
Застрахованный должен проявлять разумную заботу об имуществе, и это не распространяется на деньги, кредитные или дебетовые карты. Крышка также не предусмотрена для вагонов с откидным верхом / полувагона. Сумма к оплате будет указана в Приложении к политике . Это покрывает вам до 300 фунтов стерлингов за заявку.
Надеюсь, это ответ на ваш вопрос.
С уважением,
Переписанное письмо (хороший пример)
Привет, [Имя]! Спасибо, что связались с iPad по поводу iPad. Извините, мне потребовалось немного больше времени, чтобы ответить.
Если iPad был украден из вашей машины, мы компенсируем до 300 фунтов стерлингов их стоимости.
Совет: стоит проверить, покроет ли ваша страховка жилья более высокую стоимость.
Просто чтобы вы знали, если худшее все же произойдет (и вы хотите подать иск), нам потребуется, чтобы вы проявили «разумную заботу о собственности».Это означает:
- замок дверей, багажника и багажного отсека,
- закрыть крышу и окна,
- возьмите ключи от машины и
- убирает iPad из виду в бардачок, багажник или багажник, когда вы выходите из машины.
Я также должен вам сказать, что мы не покрываем кражи из автомобилей с открытым верхом и с тентованным верхом. Дополнительную информацию о том, что входит, а что нет, вы найдете в нашем Приложении правил в Интернете.
Если вы решите оформить страховку вместе с нами, самый быстрый и простой способ — это подать заявление онлайн.
Если я могу вам чем-то еще помочь, дайте мне знать.
Удачного праздника!
Как письмо было адаптировано к лучшему?
Фрэн Фиш показывает нам, как переписывание является улучшением с точки зрения «критериев ясности, достоверности, ответа и тона».
прозрачный
- Быстро переходят к делу
- Отвечает и соответствует потребностям клиента
- «Самый простой способ — подать заявку онлайн» — влияет на выбор клиентом канала обслуживания.
- Использует маркеры для размещения информации в удобном для чтения формате
Достоверный
- Включает детали страхования — демонстрирует знания и опыт
- «Наконечник» дает варианты страхования — укрепляет доверие
ответил
- Сначала отвечает на запрос клиента: «Мы покрываем до 300 фунтов стерлингов от их стоимости .
- Меньше усилий для клиента — не нужно копаться в Приложении правил
Тон
- Соответствует характеру запроса
- Используется чуткий и личный тон
Какую пользу принесло автомобильной страховой компании переход на четырехэтапный подход?
Mazaru и независимые исследователи ICM поделились обоими примерами писем о страховании автомобилей с 2000 потребителей.Потребителей попросили поделиться предпочтениями и «дальнейшими действиями» при сравнении двух букв.
Результаты показали, что автомобильная страховая компания могла бы получить выгоду от каждого из следующих способов, навсегда переключившись на стиль переписывания:
- Меньше общих контактов — на 19% меньше потребителей заявили, что им нужно получить больше информации
- Количество запросов о продажах увеличилось — на 24% больше потребителей заявили, что они захотят узнать цену
- Оценка удовлетворенности увеличилась — 27% больше оценили удовлетворенность своих клиентов ответом «высоко», т. Е.е. 7–10 из 10
- Сдвиг канала увеличился — На 9% больше потребителей заявили, что заходят в Интернет, чтобы узнать цену
- Адвокация / NPS увеличились — еще 22% заявили, что будут продолжать и рекомендовать страховщика друзьям или семье
Шаблон письма о хорошем обслуживании клиентов
Изучив отличные результаты переписанного письма службы поддержки клиентов, мы захотели создать шаблон для письма клиента, который был четким, достоверным, отвечал и использовал правильный тон.
Итак, мы вернулись к Фрэн Фиш, который предоставил нам следующее:
[название фамилия / имя], [название]
[Название компании]
[Почтовый адрес]
[Почтовый индекс]
[Дата]
Тема письма (не слишком формально, поясняйте)
Список литературы
Уважаемый [название фамилия / имя],
Если это ответ, скажите спасибо, что связались с [темой].
Прямо к делу
Что хочет знать заказчик? Почему вы отправили им это письмо? Если это извинение, то извинитесь здесь.
Привлечь внимание читателя
Разбивайте длинные фрагменты текста на короткие предложения.
Придерживайтесь одной идеи в абзаце / предложении. Это помогает прояснить ситуацию.
Вместо длинных списков используйте маркеры — запоминание:
- Написать
- В вашем
- Тон голоса
Окончательная информация, призыв к действию
Предоставьте клиенту необходимую информацию. Скажите им, что они должны делать, и дайте им все необходимое для этого.
Для дополнительного подтверждения
Сообщите нам, если вам что-нибудь понадобится. Сообщите им, как лучше всего получить информацию в Интернете или как с ними связаться (и когда).
Например. Вы можете написать нам по электронной почте на [адрес] или позвонить нам по [номеру]. Мы работаем с понедельника по пятницу с 8:00 до 17:00.
С уважением,
Имя советника
Хотя многие могут усомниться в использовании шаблонов, этот пример поможет контакт-центру создать основу, которая упростит общение консультантов по всем каналам.Он обеспечивает легкую для понимания структуру и дает рекомендации относительно того, где можно персонализировать ответ.
Шаблоныдействительно имеют свою ценность, как говорит нам Фрэн: «Они просто должны быть действительно хорошо построены, составлять часть общей структуры и поддерживаться обучением и контролем качества (QA). Когда шаблоны создаются произвольно и не обновляются, они становятся проблемой ».
Шаблоны просто должны быть действительно хорошо построены, составлять часть общей структуры и поддерживаться обучением и контролем качества (QA).
Fran Fish
Итак, когда мы советуем вам использовать шаблон, лучше представить рекомендации в виде структуры, подобной приведенному выше примеру. Избегайте шаблонов с большей частью уже заполненных формулировок, советников которых просят: «[ВСТАВИТЬ ИМЯ]» или «[ВСТАВИТЬ МЕСТОПОЛОЖЕНИЕ]».
Чтобы получить отличный совет по проверке шаблонов писем, прочтите нашу статью: Электронные письма и письма службы поддержки клиентов: как просматривать и улучшать свои шаблоны
10 ключей к отличному письму об обслуживании клиентов
Мы составили список советов по написанию писем, которые нужно передать консультантам вместе с шаблоном, выделенным выше.
1. Начните с выражения «Спасибо»
Вашим клиентам не нужно делать покупки вместе с вами. Признание этого — отличное начало разговора. Сразу после того, как вы получили благодарность, перейдите к «сути» разговора, ответив на все вопросы в порядке их важности для клиента.
После первоначальной благодарности не помешает продолжить подчеркивать, что «ваш бизнес очень ценится». Как клиент, вы не чувствуете, что вас воспринимают как должное.
2. Используйте повседневный язык и придерживайтесь одной идеи в предложении
Советнику лучше всего писать так, как если бы он объяснял что-то другу или члену семьи. Итак, постарайтесь разбить длинные фрагменты информации на короткие предложения, придерживаться одной идеи в предложении и использовать простые слова вместо сложных фраз и сокращений.
Как говорит Фрэн Фиш: «Писать для служения сложно. В школе нас учат составлять сложные предложения и абзацы и пополнять словарный запас.Для обслуживания нам нужно сократить это, чтобы делиться информацией было намного проще ».
«Итак, если организации пытаются найти каналы связи, они попадают в хорошую компанию!»
3. Используйте заголовки и маркированный список больших фрагментов информации
В длинных буквах заголовки могут быть отличным способом сегментировать текст и улучшить структуру.
Кроме того, хотя можно разбивать большие блоки информации на простые предложения, маркеры также полезны, поскольку они помогают обеспечить лучшее визуальное воздействие, чем большие абзацы информации.
Если вы открываете письмо и видите только слова и длинные абзацы, в первую очередь трудно понять, что важно.
Fran Fish
Фрэн добавляет: «Если вы открываете письмо и видите только слова и длинные абзацы, в первую очередь трудно понять, что важно. Для этого особенно полезны маркированные списки и заголовки ».
«Заголовки особенно хороши, поскольку они помогают указывать читателю на то, что для него важно, делая письмо максимально чистым и простым.”
4. Избегайте холодных, слишком формальных выражений
Существует много недоразумений в отношении того, что означает «профессиональный» при написании писем для обслуживания клиентов. Многие считают, что «мы должны звучать и писать как профессиональная компания», но это распространенное заблуждение, которое часто приводит к тому, что компании проявляют чрезмерную формальность.
Это согласно Фрэн, который говорит: «Формальный язык холоден и отстранен. Это не подходит для обслуживания клиентов. Есть простые методы, которым можно научиться, чтобы делать буквы профессиональными и четкими, не делая их формальными.”
Уловка заключается в выработке тона голоса, подходящего для вашего бренда. Обучайте консультантов быть теплыми, чуткими и позитивными, и вы на полпути, при этом также важно использовать активный язык вместо пассивного.
Активный язык помогает взять на себя ответственность за запрос клиента. Вы можете проверить, что пишете в активе, добавив слова «роботами» в конце каждого предложения. Если предложение все еще имеет смысл, оно пишется пассивным. Однако, если этого не происходит, он записывается в активный.
Совет «от роботов» более подробно обсуждается в нашей статье: 10 лучших практик для улучшения живого чата
5. Направьте клиента к любым подтверждающим документам
Чтобы повысить ценность письма, направьте клиента к любым дополнительным документам или инструкциям. Это может помочь клиенту легко найти информацию для себя и избавить его от необходимости снова писать в контакт-центр.
В свою очередь, это помогает сократить количество повторных контактов с клиентами. Тем не менее, убедитесь, что предлагаются дополнительные заверения, чтобы клиент был счастлив снова связаться с другим вопросом.
6. Определите ожидания с таймфреймами
Хотя это применимо не ко всем типам запросов, предложение следующих шагов и ожидаемые сроки являются ключевыми при обработке жалоб, поскольку они помогают успокоить клиентов.
Как говорит Фрэн: «При рассмотрении жалоб всех клиентов действительно интересует:« Ты меня слушаешь? »« Тебе небезразличен я? »И« Что ты собираешься с этим делать? »»
При рассмотрении жалоб все клиенты действительно заинтересованы в том, «ты меня слушаешь?», «Тебе небезразличен я?» И «что ты собираешься с этим делать?»
Fran Fish
Рекламные предложения, благодарственные письма и подтверждение бронирования не обязательно требуют «следующих шагов», и в некоторых случаях их предложение в письме может увеличить количество контактов.
7. Открывайте диалог, чтобы быстро исправить любые проблемы.
Шаблон, представленный ранее, дает покупателю дополнительную уверенность, предлагая ему возможность связаться еще раз и предоставить дополнительную контактную информацию. Это помогает открыть диалог дальше.
Большинству клиентов знакомо чувство страха, возникающее при подаче жалобы в компанию… Как долго я буду ждать в ожидании? Они мне поверят? Будет ли решена моя проблема?
Раннее начало диалога и обещание положительного ответа помогает избавиться от этого беспокойства при любом последующем контакте, который может потребоваться.
8. Помните, что слушать нужно не только для телефонных звонков
Fran считает, что «все мы способны лучше слушать, улучшать свои коммуникативные навыки и налаживать взаимопонимание с помощью языка и слов».
Клиентам нравится чувствовать, что их слушают. Фактически, это основное ожидание. Итак, постарайтесь использовать те же слова, что и покупатель, описывая свою проблему, чтобы подчеркнуть, что его выслушали, и отразите их предпочтительный выбор языка для установления взаимопонимания.
Также посмотрите, как в шаблоне примера советник просил сказать «спасибо за то, что связались по поводу…». Раздел «о нас» важен, поскольку он дает советнику возможность продемонстрировать, что они слушают, а также помогает персонализировать письмо.
9. Если вы спрашиваете об обратной связи, объясните, почему это важно.
Поощряйте клиентов оставлять отзывы на благо общества и помогать будущим клиентам в принятии решений о покупке.
Таким образом, консультант может помочь убедить клиентов в том, что время, которое они тратят на обратную связь, — это не просто упражнение по «похлопыванию».
10. Не соединяйте хорошие абзацы из разных букв
Фрэн Фиш
Согласно Fran: «Что вы можете сделать, если у вас есть действительно хорошо написанные предложения, хранящиеся в вашей базе знаний, — это связать их вместе, чтобы сформировать ваше письмо. Но это могло плохо кончиться ».
«Если кто-то решает собрать абзацы из разных типов писем, но предполагаемое письмо имеет дело с одной конкретной вещью, может быть нецелесообразно иметь там все это содержание.”
Письмо должно иметь логическую последовательность. Вы не хотите рассылать письма, которые начинаются с «извините», но заканчиваются рекламным предложением. Это только расстроит и без того разочарованного покупателя.
Узнайте, как правильно извиниться, в нашей статье: «Извинения из службы поддержки клиентов — извинения свежими и искренними»
Три хороших примера разных типов писем
Ниже приведены три отличных примера различных типов писем в службу поддержки клиентов.
Ответ на жалобу
Вот хороший ответ на жалобу клиента на его кредитный профиль.
Наш ответ на вашу жалобу
Уважаемый [название фамилия / имя],
Спасибо, что связались с нами по поводу вашего кредитного файла. Изучив это для вас, я включил свои выводы в это письмо.
Возможно, будет проще поговорить об этом по телефону, поэтому, пожалуйста, позвоните мне, если это будет полезно.Я пыталась дозвониться вам несколько раз [дата] и [дата], но не смогла с вами связаться.
Фон
Вы связались с нами, потому что считаете, что мы зарегистрировали «невыполнение обязательств» или «восстановление права собственности» в вашем кредитном файле.
Проверка кредитной истории
Я проверил вашу историю платежей между [дата] и [дата] и обнаружил, что каждый платеж производился вовремя. Я также мог видеть, что вы произвели последний платеж в размере [£ сумма] [дата], который погасил ваш счет досрочно.
Я могу подтвердить, что мы регистрировали каждый платеж, включая ваш окончательный расчет, как «оплаченный вовремя» и не регистрировали «невыполнение обязательств» или «повторное вступление во владение» в отношении вашего кредитного файла.
Надеюсь, что это ответ на ваш вопрос и рассмотрение вашей жалобы. Если вы хотите обсудить это со мной по телефону, свяжитесь с нами. Вы найдете мой номер вверху этого письма.
С уважением,
5 хороших моментов в этом примере
- Компания сразу скажет спасибо
- Предлагают телефонный звонок, если читатель хочет ускорить процесс
- Они используют заголовки, чтобы выделить различные этапы процесса
- Они используют «я», а не «мы» (как в компании), чтобы подчеркнуть, что кто-то берет на себя ответственность за проблему клиента.
- Они используют слова клиента, такие как «по умолчанию» или «восстановление права собственности», чтобы напрямую ответить на проблему клиента.
Уведомление об обслуживании
В этом примере письмо службы поддержки клиентов используется для предупреждения жителей о ремонте и техническом обслуживании.
Уважаемый житель,
Мы проводим работы на вашей улице.
Нам нужно провести важные ремонтные и профилактические работы за пределами [адрес].
Это означает, что парковка будет ограничена — мы поставим конусы, чтобы показать вам, где вы не сможете припарковаться.
Когда
[Время и дата]
Закончим к
[Время и дата]
Приносим извинения за неудобства — мы выполним работу как можно быстрее.Вы также можете узнать больше о том, почему это происходит, и прочитать регулярные обновления на нашем веб-сайте — просто перейдите на TheWaterCompany.com/streetworks
Если вы хотите связаться с нами напрямую, позвоните: 01234567890. Вы также можете написать по электронной почте: [email protected]
С уважением,
[Название]
Начальник участка
5 хороших моментов в этом примере
- Компания поставила самую важную информацию на первом месте, крупным шрифтом
- Они используют заголовки, чтобы четко указать, когда и где, так что это влияние на читателя становится очевидным
- Они заверяют читателя, что это не будет долгим процессом.
- Они используют активный тон голоса, чтобы подчеркнуть свою срочность
- Они указывают на то, где читатель может найти дополнительную информацию.
Благодарственное письмо
Хотя это может быть не идеальное письмо, в этом письме службы поддержки клиентов, созданном Барнярнсом, есть много вещей, которые могут понравиться.
Спасибо команде Barnyarns за то, что поделились с нами этим примером!
5 хороших моментов в этом примере
- Скотные животные начинают с «спасибо»
- Они продолжают подчеркивать, что «ваш бизнес очень ценится».
- Они ценят качество
- Они не просто спрашивают ваше мнение — они объясняют, почему это важно.
- Открывают диалог для быстрого устранения любых проблем
… И 2 вещи, которые они могли бы улучшить?
Но хотя он включает в себя ряд хороших «ингредиентов», вот два способа его улучшения:
- Подписание «Чарли из команды Barnyarns» придало бы этому немного больше индивидуальности — особенно если бы это было написано от руки!
- Это очень полезный шаблон для того, как должно выглядеть хорошее письмо службы поддержки клиентов, но персонализация его с помощью мистера Смита могла бы сделать его еще лучше…
Подробнее о составлении хорошего благодарственного письма читайте в нашей статье: Как написать благодарственное письмо клиенту
Спасибо Mazaru за то, что поделились каждым из примеров букв, которые мы использовали в этой статье.
Чтобы узнать больше о наших советах по написанию для службы поддержки клиентов, прочтите наши статьи:
Первоначально опубликовано в феврале 2016 г. Недавно обновлено.
Как оформить трудовой договор | Small Business
Используйте трудовой договор, чтобы описать условия работы кого-либо на вашем предприятии или условия использования подрядчика.Составление контрактов на работу не должно вызывать затруднений, поскольку у вас уже есть необходимая для контрактов информация, такая как размер оплаты, продолжительность контракта или работы. В некоторых случаях контракт не является обязательным требованием, но он дает вам и человеку, с которым вы заключаете контракт, чувство безопасности.
Укажите свое имя и название компании, а также имя человека, которого вы нанимаете или нанимаете по контракту. Если у этого человека есть свой бизнес, включите его в договор.Напишите что-нибудь вроде «Этот контракт заключен между Дженни Смит, генеральным директором Small Business, Inc., и Харви Джонсом, внештатным дизайнером, 2 января 2011 года».
Объясните продолжительность работы в следующем абзаце. Например, вы можете нанять помощника на неопределенный срок или на временной основе. Укажите дату начала работы или контракта.
Опишите работу или работу, которую должен выполнить подрядчик, в следующем абзаце контракта.Например, если вы нанимаете помощника по административным вопросам, опишите ее общие обязанности и ответственность. Если вы нанимаете подрядчика, например внештатного дизайнера, объясните, что именно подрядчик будет делать — например, создавать веб-сайт вашей компании.
Выпишите платеж, который получит работник, в другом абзаце. Включите сумму, будет ли это годовая или почасовая оплата, и как часто ей будут платить. Если вы пользуетесь услугами подрядчика, объясните, какой вид оплаты он получит.Например, она может выставить вам счет по фиксированной ставке в размере 1000 долларов за работу или почасовую оплату. Включите, как часто человеку будут платить и какими средствами. Если вы хотите, чтобы подрядчик выставил вам счет, включите эту информацию в этот абзац. Вы также можете указать любые льготы, которые получит сотрудник, например пенсионные счета или медицинское обслуживание. Объясните, как будут обрабатываться налоги — будете ли вы удерживать их или ответственность за них несет подрядчик.
Добавьте в абзац любые правила приема на работу или ожидания от работы, которая будет выполняться.Например, укажите, какие условия являются основанием для расторжения договора. Если сотрудник может уволиться в любой момент, укажите это.
Закройте контракт предложением, в котором говорится, что и вы, и работник понимаете условия контракта и желаете претворить его в жизнь. Введите свое имя, должность и название компании, а также имя, должность и место работы работника, если необходимо. Оставьте место для вас обоих, чтобы подписать контракт и поставить дату.
Ссылки
Биография писателя
Эмили Веллер, проживающая в Пенсильвании, профессионально пишет с 2007 года, когда она начала писать обзоры театров Off-Off Broadway productions.С тех пор она писала для журналов TheNest, ModernMom и Rhode Island Home and Design, в том числе. Веллер учился в CUNY / Brooklyn College и Temple University.
Определение письма-обязательства
Что такое письмо-соглашение?
Письмо-обязательство — это письменное соглашение, в котором описываются деловые отношения, которые должны быть заключены между клиентом и компанией. В письме подробно описывается объем соглашения, его условия и стоимость. Целью письма-обязательства является установление ожиданий с обеих сторон соглашения.
Письмо-помолвка менее формально, чем контракт, но все же является юридически обязательным документом, который может быть использован в суде.
Как работает письмо-соглашение
Письмо-обязательство служит той же цели, что и договор между двумя сторонами. Его формат менее формален, чем контракт, и, как правило, избегает юридического жаргона. Письмо предназначено для краткого, но точного описания предоставляемых услуг, условий, крайнего срока или крайних сроков, а также компенсации.Письмо-обязательство — это юридический документ, имеющий обязательную силу в деловой сделке.
Ключевые выводы
- Письмо-обязательство определяет деловые отношения между двумя сторонами.
- Письмо-обязательство прямо или косвенно ограничивает ответственность компании.
- Широкий круг предприятий, включая поверенных, аудиторов, бухгалтеров и консультантов, регулярно используют письма-обязательства, независимо от того, являются ли их клиенты частными лицами или крупными корпорациями.
Письмо-соглашение также служит для ограничения объема услуг компании. Например, когда физическое или юридическое лицо получает услуги поверенного, в письме может быть описана конкретная цель или область знаний, в которой их услуги могут быть использованы.
Подрядчик, который нанимает поверенного для оформления сделки по покупке земли, не может обращаться к нему за советом по поводу его развода. В письме-помолвке этот факт не будет заявлен так откровенно, но смысл будет ясен.
Преимущества письма-соглашения
Очень важно устанавливать ожидания. Клиент получает уверенность в том, что он знает, когда услуга будет завершена и сколько это будет стоить. В письме также уточняется, связаны ли другие расходы, не предусмотренные соглашением, например, необходимое программное обеспечение, которое клиент должен приобретать отдельно.
Компания установила границы ожидаемой работы. Это предназначено для предотвращения «расползания», чего опасается каждый налоговый бухгалтер и поверенный.В письме также могут быть указаны услуги, которые выходят за рамки текущего соглашения, но могут быть добавлены в будущем по мере необходимости, с оценкой стоимости этих дополнений.
Письмо-обязательство может включать пункт о посредничестве или обязательном арбитраже для отношений. Этот пункт содержит руководство по урегулированию любых споров, возникающих между сторонами.
Если отношения являются долгосрочными, многие компании требуют, чтобы их письмо-соглашение обновлялось и снова подписывалось клиентом на ежегодной основе.Это позволяет со временем вносить изменения в деловые отношения и укрепляет юридический статус документа. Это также напоминает клиенту о сфере действия соглашения, возможно, предотвращая «расширение сферы действия».
шаблонов для написания деловых писем — Xerox
Используйте профессиональный тон: Сохраните непринужденную болтливую речь для электронной почты — ваше печатное деловое письмо должно быть дружелюбным, но более профессиональным. Как предлагает Скотт Обер в своей книге «Современное деловое общение»: «Деловой писатель должен стремиться к тому, чтобы общий тон был уверенным, вежливым и искренним, с соответствующим акцентом и подчинением, который содержал недискриминационные формулировки, подчеркивал отношение« вы »; и это написано на соответствующем уровне сложности.»Тем не менее, убедитесь, что говорите как вы — вы не хотите, чтобы ваше письмо читалось так, как будто его написала машина.
Напишите четко: Изложите свою точку зрения в начале письма. Чтобы избежать недопонимания, используйте простой и лаконичный язык. Избегайте отраслевого жаргона и вместо этого выбирайте живые, активные слова, чтобы привлечь внимание читателя.
Организуйте свою информацию логически: Сгруппируйте связанную информацию в отдельные параграфы. В длинном, насыщенном информацией письме рассмотрите возможность организации информации по разделам с подзаголовками.Вы можете выделить ключевые слова, чтобы они «всплывали» — этот метод возможен с большинством текстовых редакторов и вашим цветным многофункциональным принтером.
Используйте цвет для выделения слов в тексте: Легко выделить несколько слов в цвете, чтобы привлечь к ним внимание. Просто выберите тип и щелкните стрелку справа от кнопки «Цвет шрифта», выберите нужный цвет и нажмите кнопку. Или попробуйте выделить несколько слов в тексте. Выберите тип, который вы хотите выделить, затем нажмите кнопку «Выделить».Примечание. При выделении частей документа, которые вы собираетесь распечатать, используйте светлый цвет, например желтый, светло-зеленый или голубой. Если вы хотите убрать выделение, выделите текст и снова нажмите кнопку «Выделить».
AutoText автоматизирует применение цвета (или любого стиля шрифта), что обычно требует множества щелчков мышью или команд. Предположим, вы создаете отчет, в котором сравнивается эффективность вашей организации с показателями вашего конкурента. Word может автоматически раскрашивать название вашей компании каждый раз, когда оно появляется, что упрощает поиск этих записей.
Будьте убедительны: Сразу же установите позитивные отношения со своим читателем. Если у вас есть связь с читателем — например, вы встречались раньше или у вас есть общий коллега, — укажите это во вступительном абзаце. Считаете ли вы, что ваш читатель согласится с сутью вашего письма или нет, важно найти точки соприкосновения и отталкиваться от этого.
Поймите своего читателя достаточно хорошо, чтобы предвидеть, как он или она отреагирует на ваше письмо.Обращайтесь к его или ее потребностям, желаниям или конкретной проблеме, а затем наметьте свое решение. Приведите доказательства в виде примеров и / или мнений экспертов, чтобы подтвердить свою точку зрения. Обязательно поддерживайте дружелюбный тон.
Завершите свое письмо «призывом к действию». Четко сформулируйте, что вашему читателю нужно сделать или во что он верит для достижения желаемого решения, а затем укажите, что вы, писатель, собираетесь делать дальше, чтобы продолжить.
Вычитайте свое письмо: Вся ваша тщательная обработка и печать не может скрыть орфографические или пунктуационные ошибки, которые оставляют неизгладимое негативное впечатление.
Теперь, когда вы узнали секреты написания эффективного делового письма, вы готовы приступить к написанию. Удачи!
Дополнительные советы для малого бизнеса см. В нашей статье «Статистика малого бизнеса».
Образец рекомендательного письма для поставщика услуг
Многих успешных деловых людей просили написать рекомендательное письмо для кого-то, кого они знают или с кем вели дела в прошлом. Иногда рекомендация предназначена для человека, который подает заявку на новую работу в вашей отрасли.В других случаях это может быть бизнес, с которым вы работали, который хочет расширить свою клиентскую базу.
Это лестно, когда тебя спрашивают. Всегда приятно помогать тому, с кем у тебя профессиональные отношения. Однако есть некоторые вещи, которые вам следует знать при написании рекомендательного письма для бизнеса.
Написание от имени физического лица или от имени организации
Если вы пишете письмо в качестве представителя своей организации, знайте, что, хотя некоторые компании позволяют своим сотрудникам свободно писать рекомендательные письма, другие могут подвергать их цензуре или полностью запрещать.Поэтому не забудьте узнать, какова политика вашего работодателя, прежде чем давать согласие.
Многие организации также имеют рекомендации, которые проходят процесс утверждения человеческими ресурсами (HR). Прежде чем продолжить, ознакомьтесь с политикой вашей компании.
Если вы являетесь владельцем бизнеса и текущий или бывший подрядчик запрашивает от вас рекомендательное письмо, прочтите следующее руководство на свое усмотрение.
Пример письма с рекомендацией профессиональных услуг
Это пример рекомендательного письма для рекомендации профессиональных услуг.Загрузите шаблон бизнес-справочного письма (совместимый с Google Docs и Word Online) или просмотрите ниже дополнительные примеры.
© TheBalance 2018Деловые рекомендательные письма, рекомендующие профессиональные услуги № 1 (текстовая версия)
Аннабель Себастьян
123 Main Street
Anytown, CA 12345
866-123-4567
[email protected]
1 сентября 2018 г.
Джек Эгглстон
Юридическая фирма Acme
123 Business Rd.
Business City, NY 54321
Уважаемый г-н.Эгглстон,
Я пишу, чтобы порекомендовать услуги Дэниела Лайтхарта, CPA. Дэниел работал в моей юридической фирме последние пятнадцать лет бухгалтером и бухгалтером. Его знания и внимание к деталям помогли нашей компании двигаться в правильном направлении во время недавней рецессии и в ходе крупной реструктуризации.
Я уверенно рекомендую бухгалтерские услуги Дэниела.
С ним не только тщательно, но и легко работать, и он всегда готов найти время, чтобы обсудить мои проблемы и ответить на вопросы.
Если у Вас возникнут дополнительные вопросы, свяжитесь со мной.
С уважением,
Аннабель Себастьян
РасширятьДеловые рекомендательные письма, рекомендующие профессиональные услуги № 2 (текстовая версия)
Лиза Мур
123 Main Street
Anytown, CA 12345
800-212-4444
[email protected]
1 сентября 2018 г.
Джоан Келли
Acme Software
123 Business Rd.
Business City, NY 54321
Уважаемая госпожаКелли,
Я вице-президент Time Watches. Я пишу, чтобы порекомендовать маркетинговые услуги Микаэлы Браун. Микаэла создала и реализовала для нас множество успешных кампаний с июля 2012 года по январь 2018 года.
Ее опыт разработки программного обеспечения в сочетании с ее коллективным и новаторским духом сделали ее экспертом в наших наиболее значимых проектах. Она в одиночку увеличила количество подписчиков в нашем Твиттере с 1000 до более 52000 всего за три месяца, используя дальновидные стратегии.Она была внимательна к деталям, организована и всегда открыта для конструктивной обратной связи, что сделало наши деловые отношения легкими и приятными.
Я рекомендую Микаэлу на любую роль, в которой она может проявить свои замечательные творческие способности и преданность делу. Если ее возьмут на работу, я уверен, что она поднимет ваши маркетинговые усилия на новый уровень.
Если у Вас возникнут дополнительные вопросы, свяжитесь со мной.
С уважением,
Лиза Мур
РасширятьКогда вы кого-то порекомендуете
Кандидатом должен быть человек, которого вы достаточно хорошо знаете и с кем недавно работали.Например, вы, скорее всего, не сможете порекомендовать того, с кем работали десять лет назад или с кем проработали всего месяц. Хотя это может показаться заманчивым, вы будете полагаться либо на старую, либо на недостаточную информацию, и то и другое может ввести в заблуждение. Просто нет способа узнать.
Поэтому, если вы действительно не можете поговорить с кем-то об имеющихся навыках, вежливо отклоните его просьбу.
Честность — лучшая политика
Вы должны знать кандидата на роль, которая позволит вам написать значимую ссылку. Например, если вы работали с этим человеком как писатель-фрилансер, но теперь он начинает бизнес по выгулу собак, вы не можете подтвердить его навыки в другой сфере.
В таких случаях лучше отказаться и, возможно, посоветовать, кто будет лучшим кандидатом. Если он хочет начать бизнес по выгулу собак, у него уже должна быть постоянная клиентура, которая может искренне поручиться за его способности.
Пишите письмо только в том случае, если вы честно можете дать положительный отзыв.Если вы не можете сказать ничего положительного об их работе, поступайте честно и говорите, что не можете внести свой вклад. Если вы чувствуете себя обязанным объяснить, почему:
- Будьте предельно честны и скажите, что вам неудобно писать от их имени.
- Скажите неправду, например: «Я не могу писать рекомендательные письма».
Хотя вы можете чувствовать себя неловко или виноватым, доверяйте своей интуиции. Кроме того, неподлинное письмо не сослужит хорошую службу ни соискателю, ни его потенциальному работодателю.
Придерживайтесь фактов
Согласившись написать письмо, сосредоточьтесь на нем и включите только фактическую и правдивую информацию. Избегайте высказываний строго мнения — это может сработать против того, чтобы кого-то рассматривали для будущей работы, и потенциально может привести к юридическим проблемам для вас и вашей компании. Само по себе возвышенное заявление типа «Луиза — блестящий писатель» опасно. Вы должны быть в состоянии поддержать это внешним признанием или наградой, которую получила ее работа.Если вы не можете, вы можете сказать: «Луиза постоянно создавала для нас отличный контент».
Точно так же избегайте преувеличенных и чрезмерно позитивных заявлений. Если вы слишком сильно настроите кого-то, письмо может не иметь никакого значения для будущих клиентов или работодателей.
Как составить рекомендательное письмо
1. Представьтесь в первом абзаце, чтобы обозначить свою позицию и свои отношения с кандидатом. Сообщите читателю, почему вы имеете право подготовить такое письмо.
2. Подтвердите факты о кандидате и о том, где он в настоящее время работает (если он есть):
- Должность лица и компания
- Как долго вы работали с этим человеком
- Когда вы работали с этим человеком, если вы в настоящее время не работаете
- Характер ваших деловых отношений или качество, в котором вы работали с кандидатом.
- Предложите свою оценку навыков и качеств кандидата в отношении его профессиональных услуг.Подчеркните их самые ценные качества, такие как навыки письма, решение проблем или управление временем. Вы можете выделить любые исключительные способности, заявить, что вы с радостью использовать их повторно, и особо отметить, какую пользу их профессиональные услуги принесли вам и вашей организации.
4. Используйте последний абзац, чтобы добавить любые дополнительные примеры или анекдоты по своему усмотрению.
5. Наконец, в завершение предложите ответить на любые дополнительные вопросы или предоставить дополнительную информацию.
Ответьте на любые дополнительные вопросы
Отправка рекомендательного письма жизненно важна для потенциального кандидата на работу или поставщика услуг, и, следуя этому формату, вы предоставите полезную информацию потенциальному клиенту или работодателю.Вы можете получить простой ответ «спасибо» или они могут задать более подробные вопросы о заявителе. В любом случае обязательно отвечайте оперативно.
15 типов деловых писем и когда их использовать
Деловые письма — важный инструмент коммуникации в профессиональной среде. Скорее всего, вам нужно будет знать, как писать разные типы деловых писем и электронных писем на протяжении всей вашей карьеры, от убедительного сопроводительного письма при подаче заявки на вакансию до убедительного коммерческого письма или официального письма об увольнении.В этой статье мы обсудим основные типы деловых писем, когда использовать каждый из них, а также советы, как эффективно написать собственное.
Описание изображения Формат делового письма
1. Дата
2. Имя и адрес
3. Приветствие
4. Вступительный параграф
5. Заключительный параграф
6. Бесплатное закрытие и подпись
Типы деловых писем
Вот некоторые из наиболее распространенных типов деловых писем и когда их использовать:
- Сопроводительные письма
- Рекомендательные письма
- Последующие письма интервью
- Письма-предложения
- Коммерческие письма
- Благодарственные письма
- Письма об отставке
- Благодарственные письма
- Письма с жалобами
- Письма с извинениями
- Служебная записка
- Приветственные письма
- Письма-запросы
- Письма с объявлениями
Письма об увольнении
1.Сопроводительные письма
Сопроводительное письмо — это деловое письмо, которое обычно отправляется вместе с резюме при приеме на работу. Хотя не всем работодателям требуется сопроводительное письмо, это отличная возможность объяснить свой профессиональный опыт, квалификацию и интерес к компании и работе.
Сопроводительное письмо должно включать следующие разделы:
Контактная информация
В верхней части сопроводительного письма укажите свое имя, номер телефона и адрес электронной почты, чтобы читатель знал, как с вами связаться после просмотра вашего заявления.
Приветствие
Начните письмо с адреса человека, которому вы пишете письмо. Это может быть менеджер по найму, руководитель отдела или другой представитель компании, указанный в списке вакансий. Используйте нейтральное с гендерной точки зрения приветствие, например «Дорогой Чарли Вашингтон».
Если вы не знаете их имя, используйте наиболее подходящее название должности, например «Уважаемый менеджер по найму», «Уважаемый рекрутер» или «Уважаемый руководитель группы XYZ». Избегайте использования «Для кого это может касаться», , так как он может показаться устаревшим или обезличенным.
Цель письма
Во введении обсудите, почему вы пишете, указав название должности, название компании и где вы нашли список вакансий. Продемонстрируйте свое исследование работы и компании, проявив конкретный интерес к обоим, объяснив, почему вас привлекло объявление о вакансии и что вас интересует в их организации.
Квалификационные навыки
В теле письма выделите конкретные навыки, которые делают вас сильным кандидатом на открытую позицию.Сопроводительное письмо должно дополнять ваше резюме, поэтому используйте информацию в своем резюме, чтобы предоставить более конкретные сведения о вашем профессиональном опыте. Если возможно, включите краткий анекдот, который представляет ваши соответствующие навыки, опыт и качества из описания должности работодателя.
Заключение
Завершите сопроводительное письмо запоминающимся заявлением о том, почему вы подходите для открытой позиции. Включите призыв к действию, который побуждает читателя следить за вашим заявлением, если он захочет взять у вас интервью и узнать больше о том, как вы могли бы вписаться в их компанию.
Другие типы сопроводительных писем включают:
По теме: Как оформить сопроводительное письмо (с примерами)
2. Рекомендательные письма
Рекомендательное письмо написано от имени другого профессионала, чтобы проверить их квалификация и трудовая этика. Рекомендательное письмо может усилить ходатайство о приеме на работу, получение высшего образования или другой профессиональной возможности.
Рекомендательное письмо должно включать следующие разделы:
Связь с рекомендацией
В письме должны быть указаны родственные связи лица, делающего рекомендацию, чтобы читатель знал, что дает писателю право выступать от имени заявителя.Рекомендательные письма часто пишут коллеги, руководители, наставники или учителя.
Оценка квалификации кандидата
Рекомендация часто является основной частью письма и напрямую касается навыков кандидата, черт характера, профессиональных целей и его потенциала в программе или должности. Квалификация в этом разделе должна соответствовать программе или работе, для которой автор рекомендует профессионала.
Примеры
Автор должен включить конкретные примеры того, как кандидат продемонстрировал свои навыки во время совместной работы.Эта информация может помочь потенциальным работодателям понять, как именно кандидат положительно влияет на своих коллег и работодателей.
Заключительное заявление
Рекомендательное письмо должно заканчиваться окончательным подтверждением квалификации кандидата с контактной информацией автора, если читатель захочет узнать больше.
К другим типам рекомендательных писем относятся:
По теме: Как написать рекомендательное письмо (с примерами)
3.Письма о ходе собеседования
После собеседования на вакансию вы можете отправить письмо с просьбой поблагодарить интервьюера за его время и продемонстрировать свой интерес к работе.
Дополнительное письмо должно включать следующие разделы:
Обзор собеседования: Включите ключевые темы, обсуждавшиеся во время собеседования, такие как конкретные рабочие задачи или интересующие вас темы для разговора. Обязательно укажите название должности.Эти детали демонстрируют активное слушание, выражая при этом ваш постоянный интерес к открытой позиции.
Навыки, связанные с должностью: Последующее письмо — хорошее время, чтобы повторить навыки, которые вы предлагаете, поскольку они относятся к открытой позиции.
Благодарность: Вы также можете использовать дополнительное письмо, чтобы поблагодарить менеджера по найму за то, что он нашел время встретиться с вами. Этот шаг демонстрирует профессиональную вежливость, которая может произвести хорошее впечатление на вашего потенциального работодателя.
Связано: Примеры электронной почты после собеседования
4. Письма с предложениями
Письмо с предложением — это официальное предложение о приеме на работу, в котором описаны конкретные условия должности. Если вы согласны с условиями, предложенными в письме, вы подпишете письмо с предложением и примете работу.
Письмо с предложением должно включать следующее:
Описание должности: В этом элементе излагаются конкретные рабочие задачи и требования к должности.
Должность: Письмо с официальным названием должности может гарантировать, что вас наняли на нужную должность.
Запрошенная дата начала работы: Это дата, когда вы начнете трудоустроиться. Вы можете обсудить со своим работодателем, если вам нужно изменить дату.
Заработная плата и льготы: Эта информация включает предлагаемую зарплату, бонусы и льготы, связанные с должностью. Некоторые работодатели могут указать, когда они распределяют бонусы и когда начинаются льготы, такие как медицинское обслуживание.
Срок принятия: Это дата, к которой вы должны ответить на письмо с предложением.
Связано: Как принять предложение о работе
5. Рекламные письма
Цель коммерческого письма — представить клиенту или покупателю услугу или продукт. Специалисты по продажам часто используют эти письма при установлении новых контактов с потенциальными покупателями или укреплении отношений с давними клиентами.
Коммерческое письмо часто включает следующее:
Описание продукта или услуги
Включите конкретную информацию о товаре или услуге, которые вы предлагаете.Рассмотрите возможность определения возможного решения, которое этот продукт или услуга предоставляет получателю, чтобы наилучшим образом продемонстрировать их ценность.
Стоимость
Некоторые письма содержат информацию о цене продукта или услуги, особенно если покупатель является постоянным клиентом. Он может быть включен, если стоимость уже обсуждалась на предыдущей встрече.
Призыв к действию
Предоставьте читателю инструкции, объясняющие, как им следует действовать, если они хотят купить.Вы можете указать свою контактную информацию, время, когда с вами лучше всего связаться, и дату, до которой они должны ответить, чтобы воспользоваться вашим предложением.
Связано: 15 хорошо оплачиваемых должностей в продажах
6. Благодарственные письма
Благодарственные письма являются формой признательности сотрудникам, и компании рассылают их всему персоналу, чтобы поздравить сотрудника с работа сделана хорошо. Они могут включать следующее:
Цель: Начать написание благодарственного письма с указанием того, кого и по какой причине поощряют.
Подробная информация о награде: Включите подробную информацию о конкретных задачах, достижениях или наградах, за которые был отмечен член команды.
Призыв к действию: Это письмо может содержать призыв к действию, побуждающий коллег поздравить члена команды с успехом.
К другим типам благодарственных писем относятся:
По теме: Важность положительных отзывов и способы их передачи другим
7.Заявления об увольнении
Заявление об увольнении информирует вашего работодателя о вашем намерении уйти в отставку. Хотя вы можете устно уведомить своих коллег и работодателя о своих планах увольнения, многие организации предпочитают получать официальное письмо для документации.
Заявление об увольнении часто включает следующее:
Заявление об увольнении
Начните это письмо с официального заявления о том, что вы уходите из компании.
Причина ухода
В зависимости от ситуации вы можете упомянуть причину вашего ухода, чтобы работодатель понял ваше решение. Это может включать получение возможности в другом месте, получение высшего образования или переезд.
Даты
Укажите дату доставки письма и дату вашего официального последнего дня работы. Этот шаг может гарантировать, что ваш работодатель сможет лучше подготовиться к вашему уходу и заполнить вашу вакансию.
Спасибо
Вы можете поблагодарить своего работодателя за возможность и навыки, которые вы приобрели, работая на него. Этот шаг — проявление профессиональной вежливости, которое может укрепить ваши профессиональные отношения с работодателем, если вам понадобится их рекомендация в будущем.
Другие типы писем об увольнении включают:
Связанные: Письма об увольнении: советы, шаблоны и примеры
8. Благодарственные письма
Профессиональное благодарственное письмо — важный способ позволить коллегам, работодателям , поставщики или другие деловые контакты знают, что вы цените их время или усилия.Отправив профессиональное благодарственное письмо, вы наладите взаимопонимание с получателем и расскажете о ваших намерениях на будущее. Было бы уместно отправить благодарственное письмо после того, как кто-то поможет вам в поиске работы, когда клиент совершит покупку или если компания заключает с вами контракт. Вы также можете отправить официальное письмо с благодарностью, чтобы просто выразить свою признательность кому-либо.
Деловое благодарственное письмо обычно включает в себя следующее:
Приветствие: Начните свое письмо с простого, но профессионального приветствия.Обдумайте свои отношения с получателем.
Причина благодарности с конкретными примерами: В одном или двух коротких абзацах четко выразите свою благодарность получателю, конкретизируя то, за что вы его благодарите.
Подробная информация из вашего разговора: Если вы поделитесь дополнительными подробностями из вашей встречи, это поможет персонализировать письмо и показать глубину вашей благодарности.
Вежливое завершение: Завершите свое электронное письмо заключительным заявлением, например «С уважением», «Еще раз спасибо», или другим представительным, но профессиональным заключением.
Другие типы благодарственных писем включают:
Связанные с: Как написать профессиональное благодарственное письмо (с примерами)
9. Письма с жалобами
Письма с жалобами обычно отправляются потребителями предприятиям, когда они: недовольны услугой или продуктом. Иногда компаниям может потребоваться написать письмо с жалобой. Например, сотрудника могут попросить написать письмо с жалобой от имени компании, которая недовольна продуктом.
Компоненты письма-жалобы включают:
Официальное приветствие: При письме в компанию допустимо использовать «Для кого это может касаться», поскольку может быть неясно, кто прочитает вашу жалобу и отреагирует на нее.
Описание покупки: Включите все относящиеся к делу детали, такие как номер счета или номер заказа, что и сколько продукта или услуги было куплено и когда была совершена транзакция.
Объяснение проблемы: Четко укажите проблему, с которой вы столкнулись с продуктом или услугой.Например, продукт не работает должным образом, услуга была оказана некорректно, вам выставили неверный счет, что-то не было четко раскрыто или было искажено.
Требуется конкретный запрос или решение: Предложите удовлетворительное решение, такое как возврат или скидка на выполненные услуги, ремонт или обмен.
10. Письма с извинениями
Письмо с извинениями — важный инструмент на рабочем месте, позволяющий признать ошибку, выразить сожаление и попросить прощения или терпения у получателя письма.Письма с извинениями представляют собой официальную запись вашего признания и попытки исправить ошибку или провал.
Письмо с извинениями должно включать следующее:
Признание ошибки
Начните с объяснения того, что вы сделали неправильно, и осознаете последствия своей ошибки. Признание своей ошибки с самого начала письма показывает искренность и поможет убедиться, что получатель узнает о вашей ошибке от вас, а не от кого-то другого.Если вы столкнетесь с ошибкой и напрямую обратитесь к пострадавшей стороне, это поможет вам решить проблему как можно быстрее.
Искренние извинения
Искренние извинения подразумевают извинение без каких-либо оговорок или попыток переложить вину на кого-либо еще. Выражение искреннего сожаления о последствиях, которые вы вызвали, может быть достаточным, чтобы заслужить прощение вашего получателя.
Ваш план по устранению проблемы
Заверьте получателя, что вы сделаете все, что в ваших силах, чтобы исправить проблему, и расскажите о конкретных шагах, которые вы предпримете для этого.Будьте готовы пойти на любые личные жертвы, чтобы наладить отношения с вашим читателем.
Подробнее: Как написать письмо с извинениями (с примерами)
11. Офисный меморандум
Офисный меморандум или бизнес-меморандум — это короткий, но формальный документ, используемый для общения между компанией и ее сотрудниками. Эффективные заметки краткие и удобные. Документ предназначен в первую очередь для внутреннего использования, например для объявления об изменениях в составе персонала в организации или обновлении информации о собраниях компании.
Служебные служебные записки должны включать:
Четкая и понятная тема: Если вы отправляете электронное письмо, укажите его сообщение в строке темы. Если памятка будет разослана сотрудникам на бумаге, вы все равно можете указать краткую тему письма в верхней части письма.
Цель служебной записки: Укажите цель служебной записки во вводном абзаце. Будьте лаконичны и используйте позитивный язык.
Разбивка информации: Используйте основной абзац и заключение, чтобы выделить информацию, которой вы делитесь.Включите подробную информацию о том, как сотрудники могут действовать в соответствии с этой памяткой, или обратиться к конкретному ответственному лицу с любыми дополнительными вопросами.
Подробнее: Как написать деловую памятку (с шаблоном и примерами)
12. Приветственные письма
Приветственное письмо — это формальный способ представить компанию или сотрудника и предоставить получателю основную информацию. Например, в то время как приветственное письмо нового сотрудника предоставляет сотрудникам информацию, которая поможет им лучше подготовиться к первому рабочему дню, новое приветственное письмо клиента благодарит клиента за его бизнес и дает им обзор компании.В целом, в этих письмах используется приветственный тон, чтобы помочь установить более тесные рабочие отношения.
Приветственное письмо обычно включает в себя следующее:
Теплое приветствие
Первые несколько строк вашего письма могут отличаться в зависимости от вашего намерения. Например, если вы пишете приветственное письмо новому сотруднику, подчеркните свой энтузиазм по поводу того, что он присоединится к вашей команде. Чтобы получить приветственное письмо нового клиента или клиента, начните с выражения признательности за их бизнес.
Персонализированная информация
Персонализируйте свое письмо, ссылаясь на предыдущие разговоры, которые у вас были. Если вы пишете приветственное письмо для нового сотрудника, объясните, почему вы так рады его видеть, упомянув то, что обсуждалось во время собеседования. Если вы пишете новому клиенту письмо, заверьте его в ценности продукта или услуг, которые они приобрели. В приветственном письме нового клиента заверьте его, как вы можете оправдать или превзойти их ожидания.
Важные сведения о вашем бизнесе
Убедитесь, что получатель знает все, что ему нужно знать, в начале этого нового партнерства. Например, в приветственном письме нового сотрудника объясните процесс ориентации, дайте ему представление о том, как будет выглядеть их первый день и куда они должны пойти. Вы также можете составить список необходимых документов, которые им нужно принести в первый день, и обозначить дресс-коды компании.
Другие типы приветственных писем включают:
Подробнее: Как написать приветственное письмо
13.Письма-запросы
Письмо-запрос — это способ официально попросить что-то на рабочем месте. Вы можете использовать это письмо, чтобы запросить повышение, учебный класс, рекомендацию или даже встречу, чтобы попросить о повышении. Письма-запросы также могут быть полезным способом получить конкретную информацию.
Письма-запросы должны включать:
Объяснение запроса
Начните свое письмо с ясного и краткого объяснения вашего запроса. Общий тон вашего письма с просьбой должен быть вежливым, но убедительным.
Подтверждающая документация
Если возможно, приложите доказательства или другую документацию, относящуюся к вашему запросу. Например, если вы запрашиваете рекомендацию, было бы полезно приложить свое резюме, чтобы они могли быстро освежить в памяти вашу квалификацию. Если вы запрашиваете повышение, вы можете включить абзац, объясняющий ценность, которую вы привносите в должность, или приложить документ с более конкретным подтверждением поставленных вами целей или средней заработной платы в отрасли в зависимости от ваших профессиональных навыков и уровня опыта.
Крайний срок для ответа
Для многих писем-запросов также может быть важно указать сроки. Например, если вы запрашиваете рекомендательное письмо, вам может потребоваться отправить его к определенной дате. Если вы поделитесь этим крайним сроком и попросите их сообщить вам, если они не смогут предоставить письмо к этому времени, вы сможете отправить свой запрос кому-то другому.
Другие типы писем с запросами включают:
14. Письма с объявлениями
Деловое письмо с объявлением — это письмо, рассылаемое сотрудникам, поставщикам, клиентам или прессе, чтобы сообщить о чем-то важном для компании, например об изменении политики, смены сотрудника или руководства, слияния, поглощения, выпуска продукта или события.Письмо, как правило, короткое и написано в виде официальной заметки.
Письма с объявлениями должны включать:
Вводный абзац с объявлением
Не хороните lede — представьте новости, которые вы объявляете, в первом или втором абзаце. Это заявление должно быть кратким и по существу.
Дополнительные сведения
Далее в вашем письме должно быть более подробно разъяснено ваше объявление. Если вы проводите мероприятие, расскажите о его цели здесь.Если вы объявляете об открытии своего бизнеса, поделитесь подробностями, например, как долго вы работали за кулисами, чтобы открыть свои двери, или о специальной акции, которую вы предлагаете, чтобы отпраздновать свое открытие.
Особенности
Самое главное, ваше объявление должно включать конкретные детали, относящиеся к вашему объявлению. Это может включать часы работы магазина или контактную информацию, такую как физический адрес, номер телефона или веб-сайт. Если вы объявляете сотрудникам о чем-то внутреннем, например о слиянии, вы можете предложить сотрудникам ответственного за вопросы.
Другие типы писем-объявлений включают:
15. Письма об увольнении
Письмо об увольнении — это уважительный, но эффективный способ уволить сотрудника с его текущей работы. Письма о расторжении контракта также называются «письмом о прекращении службы», «уведомлением об увольнении» или «письмом о расторжении договора».
Письма об увольнении должны включать:
Уведомление о дате увольнения
Во-первых, проинформируйте сотрудника о прекращении его работы и укажите дату его фактического прекращения.Это исключает любую потенциальную путаницу и позволяет сотруднику подготовиться к увольнению.
Причины увольнения
Ваше объяснение недобровольного увольнения сотрудника должно оставаться ясным и точным, чтобы избежать неправильного толкования. Если возможно, включите доказательства, подтверждающие вашу аргументацию.
Компенсация и льготы в будущем
Затем объясните, какие льготы или компенсации они получат после завершения работы.Это может включать выходное пособие, выплату за неиспользованные дни отпуска и любую другую причитающуюся заработную плату. Также сообщите им, что будет с их медицинским обслуживанием, страхованием жизни и пенсионными фондами. Напомните им о любых подписанных соглашениях, например о соглашении о неразглашении информации или других документах из процесса адаптации, которые могут повлиять на их компенсацию и выплату пособий.
Следующие шаги
Наконец, перечислите следующие шаги, которые должен предпринять сотрудник. Сообщите сотруднику обо всем имуществе компании, которое они должны вернуть, например о сотовом телефоне, ноутбуке, ключах, удостоверениях личности и пропусках на парковку.Затем укажите в письме контактные данные их представителя по персоналу, чтобы направлять любые вопросы, касающиеся компенсации, льгот и других деталей.
Подробнее: 3 примера писем о расторжении (с шаблоном)
Семь частей делового письма
Хотя многие типы писем имеют определенные требования к форматированию и содержат различную информацию, есть несколько компонентов, которые совпадают во всех деловых письмах, в том числе:
1.Контактная информация
Этот шаг очень важен, особенно когда заканчивается физическая копия делового письма. Ваша контактная информация должна включать ваше имя, номер телефона и служебный адрес или адрес электронной почты.
2. Строка темы
Строка темы используется при отправке делового письма по электронной почте. Эта короткая строка часто включает краткое изложение цели вашего письма.
3. Приветствие
Формальность приветствия будет зависеть от типа деловых отношений, которые у вас есть с читателем.Если вы ищете новую работу, ваше приветствие должно быть формальным. Если вы отправляете быстрое последующее сообщение клиенту, с которым у вас уже сложились отношения, вы можете использовать его имя.
4. Введение
Во введении описывается цель письма и то, чего вы надеетесь достичь с его помощью. Это ваш шанс привлечь внимание читателя такой информацией, как скидка на продукт, который вы продаете или что вы запрашиваете об открытой позиции.
5. Подробная информация
В тексте вашего делового письма содержится конкретная информация о вашей цели, включая вопросы и ответы на них, а также дополнительную информацию.
6. Заключение
Ваше заключение должно вызывать у читателя призыв к действию, например, как читатель может заказать продукт или обратиться к вам за дополнительной информацией.
7. Подпись
Подпись может быть такой простой, как написание вашего имени, или как сложной, включая ваши учетные данные и сертификаты.То, как вы подпишете деловое письмо, также будет зависеть от ваших текущих отношений с читателем.
Подробнее: 7 частей делового письма
Советы по деловому письму
Вот несколько рекомендаций, которые следует учитывать при написании делового письма:
- Настройте свое письмо. Все деловые письма должны быть написаны явно для предполагаемого получателя. Например, в сопроводительном письме должно быть указано, почему вы хотите работать в этой конкретной компании.
- Будьте пунктуальны с доставкой. Своевременные деловые письма могут продемонстрировать ваши навыки тайм-менеджмента потенциальному работодателю или сообщить получателю, что вы цените его время.
- Рассмотрим способ доставки. Ваши отношения с получателем, тип письма и степень срочности могут повлиять на то, отправите ли вы его по электронной или обычной почте.
- Выберите подходящий уровень формальности. Большинство деловых писем, которые вы пишете, будут написаны профессионально.Ваши отношения с получателем, тип письма и ваши намерения могут диктовать формальность языка вашего письма.
- Ограничьте свое письмо одной страницей. Краткие деловые письма, которые быстро переходят к сути дела, с большей вероятностью будут прочитаны полностью. Оценивайте каждый абзац на предмет релевантности и включайте только ту информацию, которую читатель должен знать.
Как написать эффективное письмо-жалобу
Проблема с продуктом или услугой может расстраивать.Когда вы пытаетесь решить проблему с компанией, первым делом следует обсудить ваши опасения с представителем компании. Если телефонный звонок или электронное письмо не помогли решить проблему, подумайте о том, чтобы написать письмо с жалобой.
Письмо важно. Он фиксирует вашу жалобу в компании, помогает сохранить любые законные права, которые вы можете иметь в данной ситуации, и дает компании понять, что вы серьезно относитесь к рассмотрению жалобы.
Используйте этот образец письма и эти советы, чтобы написать эффективную жалобу:
- Будьте ясны и лаконичны. Опишите купленный товар или услугу и проблему. Включите серийный номер или номер модели, а также имя и местонахождение продавца. Если вы следите за беседой, обязательно скажите, с кем вы разговаривали, и подтвердите детали вашего обсуждения.
- Точно укажите, что вы хотите сделать. и как долго вы готовы ждать ответа. Будь благоразумен.
- Не пишите гневных, саркастических или угрожающих писем. Человек, читающий ваше письмо, вероятно, не несет ответственности за проблему, но может очень помочь в ее решении.
- Включите копии соответствующих документов , таких как квитанции, заказы на выполнение работ и гарантии. Вы также можете отправить копии электронных писем и заметок из разговоров, которые вы вели с продавцом по поводу проблемы. Сохраните свои оригиналы.
- Укажите свое имя и контактную информацию . Если учетная запись задействована, обязательно укажите номер учетной записи.
Вы можете отправить письмо заказным письмом и запросить квитанцию о вручении.Таким образом, у вас будет доказательство того, что компания получила ваше письмо и кто его подписал.
Если ваше письмо не помогает, вы можете получить помощь извне и рассмотреть другие варианты. Для получения дополнительной информации см. Решение проблем потребителей.
.