Служебное письмо составляется: Оформление служебных писем | Администрация Губернатора Астраханской области

Содержание

Служебное письмо образец делопроизводства, разновидности и нюансы формирования

В крупных компаниях есть много отделов и подразделений. Для организации оптимального взаимодействия между ними используют служебные письма. Образцы данных документов разрабатываются в компаниях и утверждаются локальными внутренними актами. Письма могут быть классические — на бумаге или электронные, их отправляют по почте или другими способами. Они обеспечивает передачу информации между разными структурными подразделениями компании. Дополнительно, такие документы используют для взаимодействия с другими организациями или государственными органами.

Разновидности деловых писем

Служебные письма необходимо правильно оформлять

Данные документы представлены разными видами, они различаются содержанием, структурой и назначением. Служебное письмо образец делопроизводства, они делятся на исходящие или входящие. В них можно излагать пожелания, требования, претензии или приветствие.

Внимание! При составлении документов учитываются общепринятые правила, применяемые к деловым бумагам.

Письма составляются на обычных листах или фирменных бланках организации. Используют формат А4, но если количество строчек не превышает 7, то применяют формат А5. На каждом документе ставится дата составления.

Классификация и виды служебных писем

Служебные документы передаются между сотрудниками одной или нескольких компаний. Процесс передачи может осуществляться по почте, курьерской доставкой, с помощью факса или электронной почты.

Сопроводительное письмо

Его составляют, когда требуются пояснения к основной документации, присылаемой адресату. В нем приводятся данные о цели составления документа, а также задания, которые обязательны к выполнению в конкретные сроки.

Внимание! Сопроводительное письмо прилагается к документации, не обладающей адресной частью.

В тексте указывается организация, в которую направляется бумага, а также приводятся данные, объясняющие конкретную ситуацию. В него допускается включать разные просьбы или пояснения. Они должны иметь отношение к материалам, присланным вместе с письмом. Изначально указывается направление бумаг, а только после этого приводятся просьбы или пожелания. В тексте обязательно ставится отметка о приложенных документах.

Приглашение

Приглашение можно оформить в свободном стиле

Оно является подвидом письма-извещения. Его можно составлять не на фирменном бланке компании, а на обычном листе. Разрешается использование различных форматов, расцветок и украшений. Часто это орнамент, рисунки, диаграммы или таблицы.

Такой документ составляется конкретному лицу, которого требуется пригласить на событие или мероприятие. Форма обращения зависит от отношений, имеющихся между адресатом и составителем.

Информационное письмо

В него включаются данные официального характера. Такие документы составляются по типовому образцу, а также передаются государственным властям, подведомственным структурам или иным аналогичным предприятиям. Можно включать не только конкретные факты о событиях, но и предложения, советы.

К ним могут прикладываться приложения. Размер текста может составлять несколько предложений или страниц. Подписывается документ директором компании.

Гарантийное письмо

В него включается подтверждение или обязательство.Это может быть оплата выполненных работ, предоставленых услуг, покупка товаров, аренда оборудования. Обязательно указывают сведения о качестве и сроке выполнения работ.

В тексте гарантийного письма содержится обязательство совершить те или иные действия. Например, «гарантируем предоставление юридических услуг» или «оплату отправленных товаров гарантируем». Эти фразы имеют юридическую силу, поэтому считаются важной частью всего текста. Если обязательство связано с оплатой, то составитель включает реквизиты счета, откуда будут перечислены средства.

Подписывается текст руководителем компании, а также главбухом. На документе ставится печать предприятия.

Претензии

По-другому их называют рекламационными письмами. Это деловой документ, содержащий информацию о выявлении каких-либо проблем с товаром или услугой, заявленных в соглашении. Обычно обнаруживаются несоответствия, так как поставленные предметы не обладают параметрами, перечисленными в договоре.

Целью составления документации выступает получение компенсации за понесенные убытки, возникшие в результате нарушения условий контракта. К правилам формирования претензии относится:

  1. Составляется исключительно в письменном виде.
  2. Отсутствует единая форма, так как для претензии могут быть разные основания.
  3. В тексте должны фигурировать конкретные сведения и факты.

К претензиям предъявляются особые требования

В документе укажите следующие данные:

  • наименование компании, представленной адресатом;
  • адрес организации, к которой предъявляется претензия;
  • основания для составления письма, для чего оставляется ссылка на официальный договор, заключенный между двумя участниками;
  • предмет документа, для чего указывается нарушенное обязательство;
  • доказательства вины адресата, представленные ссылками на договор, фотографиями полученного товара или результатами услуги;
  • требования составителя. В письме указывают требования, которые обязательны к выполнению.

Это может быть выплата компенсации, замена товара низкого качества, снижение стоимости предметов, доставка недостающих изделий, возврат суммы, уплаченной за отсутствующий товар, предоставление скидки или расторжение контракта. Наиболее часто запрашивается компенсация, размер которой превышает стоимость неполученных или некачественных товаров. В отдельных случаях запрашивается досрочное расторжение договора. При таких условиях нарушитель забирает товар и возвращает ранее полученную сумму.

Претензия направляется только заказным письмом, а также оплачивается уведомление о вручении. К ней прикладываются бумаги, выступающие доказательством наличия нарушения. Они могут быть представлены договором, накладной, чеками, видеозаписями или свидетельскими показаниями. Приложения перечисляются непосредственно в тексте претензии. Нередко прикладывается даже акт проведенной экспертизы, транспортные документы или рекламационные акты. Фирма, отправившая претензию, сохраняет квитанцию об отправке письма.

Цель составления служебного письма

Она зависит от вида формируемого документа. Отправка любого письма должна иметь конкретные основания. Поэтому текст делается понятным, кратким и актуальным. Не допускается включать в него лишние или ненужные данные.

Каждое служебное письмо посвящается конкретной теме. Не следует включать в один документ несколько вопросов, поскольку это значительно усложняет его дальнейшее оформление в деловодстве. Составляется текст только от третьего лица, в единичном экземпляре. Только у руководителя фирмы имеется право подписи, но директор может передавать данные полномочия своим заместителям или другим сотрудникам организации.

Отправка служебного письма может выполняться по почте или другими методами. К ним относится телеграф, электронные письма или факсимильная связь. Все чаще организации начинают пользоваться электронным документооборотом, поэтому предпочитают отсылать письма по электронной почте.

Требования к документам

Хотя в деловодстве предусмотрено несколько видов служебных писем, правила оформления являются одинаковыми. Они довольно простые, поэтому у работников предприятий не возникают сложности по их составлению. Важно пользоваться только четкой структурой, ставить подпись руководства, а также указывать цель составления документации.

Структура

Создание делового документа

Текст формируется по схеме, позволяющей легко понять суть обращения. Письмо состоит из следующих частей:

Введение, содержащее цель и причины составления письма. В нем оставляются важные сведения о событиях или решениях, принятых руководством компании.
Доказательная часть. Здесь описывают основания для предъявления претензий или выкладывают важную информацию о каком-либо мероприятии.
Заключение. Делают выводы относительно предоставленной информации, выдвигают требования или предложения, а также указывают просьбы или приглашения.
Внимание! Разрешается включать в документ только заключительные выводы, без дополнительных объяснений.

Необходимые сведения

К служебным письмам относятся разные деловые документы, рассылаемые другим компаниям или гражданам. Поэтому их содержание может быть разным. Но в любом случае,документ должен быть оформлен согласно стандартного шаблона и включать в себя обязательные элементы:

  • дата составления документации;
  • порядковый номер;
  • ссылки на другие бумаги, к которым прилагается письмо;
  • правильное наименование документа;
  • название фирмы, являющейся составителем;
  • инициалы руководителя, ставящего подпись в конце текста;
  • адрес и ФИО получателя.

Письмо обязательно заверять подписью начальника

Внимание! Если письмо отправляется сразу нескольким адресатам, то первоначально указывается адрес основного получателя, а после перечисляются остальные лица.

Регистрация

Письма являются деловыми документами, поэтому отправители и получатели обязаны осуществлять их грамотную регистрацию. Этот процесс является обязательной процедурой деловодства и здесь есть свои правила:

  1. Регистрация может осуществляться любым структурным подразделением фирмы или же секретарем.
  2. Правила процесса приводятся во внутренней локальной документации предприятия;
    обычно назначается ответственное лицо, которое занимается составлением бумаг, поэтому в его должностных инструкциях указываются правила регистрации исходящих и входящих писем.
  3. Если нормативный акт отсутствует в фирме, но регулярно приходится составлять много таких документов, то целесообразно формализовать порядок, на основании которого делаются, оформляются, подписываются и отправляются письма.
  4. Регистрация выполняется в специальном журнале, созданном для фиксации деловых документов.

Если компания отказывается формировать нормативные акты, регулирующие правила составления и регистрации деловых бумаг, то ответственное лицо пользуется стандартной процедурой. Для этого заводится журнал, в который включаются реквизиты каждого письма. Приводится дата их отправки, требования и иные важные пункты.

Заключение

Деловые письма есть разных видов. Они предназначены для предъявления требований, предоставления гарантий или приглашения на какие-либо мероприятия представителей компаний или частных лиц. Хотя содержание может значительно отличаться, само оформление и последовательность изложения должні выполняться с учетом требований делопроизводства. В обязанности секрктаря-деловода входит не только их своевременная отправка, но и грамотная регистрация.

О важности документооборота в делопроизводстве вы узнаете из видео.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

4.9. Реквизиты служебных писем [ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНАХ УГОЛОВНО-ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ СИСТЕМЫ] — последняя редакция

4. 9. Реквизиты служебных писем

65. Служебные письма имеют следующий состав реквизитов, их расположение и оформление:

а) Бланк.

Служебные письма в учреждениях и органах УИС оформляются на бланках формата A4 (210 x 297 мм) шрифтом Times New Roman N 13, 14 без помарок и исправлений с соблюдением положений Инструкции.

Шрифт в письме (адресат, заголовок, текст, подпись) должен быть единым по размеру.

б) Адресат.

При оформлении адресата служебного письма 1-я строка располагается на бланке на уровне слов «Главное управление», «Управление». Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют вышестоящим органам и подведомственным учреждениям, иным организациям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

В состав реквизита «Адресат» входят: наименование учреждения или органа УИС, иной организации, наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если служебное письмо направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный список к рассылке, или гражданину, исполнитель документа указывает в реквизите «Адресат» полный почтовый адрес получателя.

Наименование учреждения или органа УИС, иной организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

При направлении служебного письма в учреждение или орган УИС, иную организацию наименование пишется в именительном падеже, например:

                                             Территориальное управление
                                                    Росимущества
                                                 по Амурской области

                                                  ул. Ленина, д. 1,
                                               г. Благовещенск, 101000

При направлении служебного письма должностному лицу наименование учреждения или органа УИС, иной организации указывается в родительном падеже, а должность и фамилия — в дательном падеже, например:

                                               Начальнику УФСИН России
                                                по Орловской области
                                          специальное звание (классный чин)

                                                    И.
 
 О. Фамилия

Наименование учреждения или органа УИС, иной организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочным интервалом.

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных учреждений и органов УИС, иных организаций, то их следует указывать обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в ФСИН России, органы государственной власти субъекта Российской Федерации, территориальные подразделения федеральных органов исполнительной власти и т.п.

При адресовании служебного письма в иную организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании служебного письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

                                                     Фамилия И.О.

                                              ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
                                            г. Липки, Тульская обл., 301264

При адресовании документа должностному лицу учреждения или органа УИС, иной организации инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу — после нее.

Служебное письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается руководителем структурного подразделения и руководителем службы делопроизводства.

в) Дата.

Дата служебного письма, как правило, оформляется в день его подписания при регистрации службой делопроизводства.

Дату служебного письма оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год -четырьмя арабскими цифрами.

Дата в соответствующем реквизите бланка оформляется цифровым способом:

___ 12.05.2010 N _____

На N 538 от 15.04.2010

В тексте служебных писем даты также печатаются цифровым способом, причем сначала дата, затем номер, например: от 12.05.2009 N 609.

Допускается написание дат словесно-цифровым способом, например, от 12 мая 2009 г. N 609.

По всему тексту служебного письма должно быть единообразное написание дат — или цифровым способом, или словесно-цифровым.

Не допускаются разрыв даты в словесно-цифровом способе и перенос на другую строку (28/декабря/2009 г.), знака N и самого номера (знак N на одной строке, сам номер — на другой).

г) Регистрационный номер.

Регистрационный номер служебного письма после его подписания состоит из цифровых индексов, указывающих на учреждение или орган УИС, его подготовившее, порядковый номер документа.

Например, N 2/ТО/1-55, где: 2/ТО/1 — индекс структурного подразделения территориального органа ФСИН России, которым подготовлено письмо; 55 — порядковый номер документа.

д) Ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается в специально отведенном на бланке месте, а также при необходимости в вводной части текста служебного письма.

е) Заголовок.

Заголовок к тексту служебного письма должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Он отвечает на вопросы о чем? (о ком?) и начинается с прописной буквы: «Об изменении…», «О выделении…», «Об отмене…» и т.д.

Заголовок составляется ко всем служебным письмам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 — 5 строк).

Заголовок располагается под угловым штампом служебного письма и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту может занимать 4 — 5 строк по 28 — 30 знаков в строке. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен быть выполнен единым шрифтом с текстом служебного письма.

ж) Текст.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» — в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части служебного письма, над подписью.

Текст служебного письма отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами (если имеются слова «Уважаемый…!», то от заголовка до этих слов и от них до текста по 2 межстрочных интервала).

Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию…», «Направляем отчет по форме…» и др.), от 3-го лица единственного числа («УФСИН России по Псковской области не считает возможным.

…», «УФСИН России по Орловской области предлагает рассмотреть возможность…»), на бланке письма — от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о….», «Считаю возможным принять участие в…»).

Текст служебного письма излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующими критериями:

официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;

конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающая их двойное толкование;

логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки.

з) Приложение.

Реквизит «Приложение» отделяется от текста служебного письма 2 межстрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается с абзаца, без подчеркивания, после него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1 межстрочный интервал.

Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

При отсутствии в тексте служебного письма наименования прилагаемых документов они обязательно указываются в реквизите «Приложение», затем количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

    Приложение: 1. Отчет " "
                   на 7 л. в 2 экз.
                2. Пояснительная записка к отчету на 3 л.

В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид:

Приложение: на 2 л. в 3 экз. только в первый адрес.

В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается:

Приложение: программа в 3 экз.

Приложение к прилагаемому документу оформляется следующим образом:

Приложение: письмо ФСИН России от 10.02.2011 N 1-12-01
с приложениями к нему, всего на 5 л.

и) Согласование.

Согласование служебных писем с подписью руководителя учреждения или органа УИС (лица, временно исполняющего его обязанности), со структурными подразделениями, к компетенции которых они относятся, с курирующими заместителями руководителя учреждения или органа УИС осуществляется исполнителем. Визируется второй экземпляр служебного письма на лицевой стороне внизу последнего листа.

Служебные письма, содержащие ссылки на нормативные правовые акты Российской Федерации либо разъяснение положений приказов (распоряжений), представляемые на подпись руководителю учреждения или органа УИС (лицу, временно исполняющему его обязанности), в обязательном порядке подлежат согласованию с юридической службой (юристом) учреждения и органа УИС.

к) Подпись.

Реквизит «Подпись» отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В его состав включаются: наименование должности лица, временно подписавшего документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке учреждения и органа УИС, полное — в иных случаях), специальное звание (классный чин), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается следующим образом:

Начальник
специальное звание                  Подпись                    И.О. Фамилия

Специальное звание (классный чин) в подписи указывается только тем адресатам, у которых они также имеются.

Несколько подписей лиц с одинаковыми должностями располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала.

Подписи лиц, замещающих разные должности, располагают одну под другой в соответствии с иерархией должностей.

Служебные письма, направляемые в адрес ФСИН России, подписывают только руководители территориальных органов ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России (лица, временно исполняющие их обязанности).

Если должностное лицо, реквизиты подписи которого заготовлены на проекте служебного письма, отсутствует, то документ подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, временно подписавшего служебное письмо, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «Врио»). Не допускается подписывать служебные письма с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

л) Служебное письмо, подготовленное в один конкретный адрес, готовится в 2-х экземплярах, визы собираются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра. Исполнитель служебного письма указывает свою фамилию, инициалы, номер телефона (служебного телефона) внизу на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра. В случае направления служебного письма по электрической связи документ готовится по аналогии с обзорным письмом — в одном экземпляре, визы собираются на обороте последнего листа, фамилия исполнителя и его телефон указываются на лицевой стороне.

м) Обзорные письма, направляемые территориальным органом ФСИН России в подведомственные учреждения, готовятся в одном экземпляре, с указанием на лицевой стороне последнего листа после реквизита «Подпись», фамилии исполнителя и его номера телефона, включая внутренний; визы собираются на обороте последнего листа. В подписи в обязательном порядке указывается специальное звание (классный чин) должностного лица.

н) К служебным письмам могут прилагаться приложения в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица готовится более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

о) Служебные письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства (гарантийные письма), заверяются печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которая ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, временно подписавшего документ.

п) В служебных письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности». В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».

66. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) на подлиннике документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать с наименованием учреждения или органа УИС, например: «Подлинник документа находится в деле (наименование учреждения или органа УИС) N _____ за ___________ г. «.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ______ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Оформление реквизитов служебного письма. Деловая служебная переписка

Делопроизводство в детском саду (ДОУ)

Деловая служебная переписка. Деловые письма

Оформление реквизитов служебного письма

2. Оформление реквизитов служебного письма

Обязательными реквизитами служебного письма являются: реквизиты бланка (наименование организации, справочные данные об организации, дата письма, регистрационный номер, ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа), адресат, заголовок к тексту (при необходимости), текст, отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе.

На бланке служебного письма может присутствовать изображение герба или эмблемы организации. Название вида документа (ПИСЬМО) не указывается.

Для составления писем используется специальный бланк письма, где название вида документа не указывается.

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

«Государственный герб РФ» или «Герб субъекта РФ» или «товар-ный знак».

«Наименование организации» являющейся автором документа.

«Справочные данные об организации» включают: почтовый адрес, номер телефона, факса (номера счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

«Дата документа» — дата его подписания.

«Регистрационный номер» — номер документа, присваиваемый ему организацией.

«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» — заполняется в том случае, если письмо является ответным.

«Заголовок к тексту» включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа (в данном случае письмо), отвечает на вопрос «о чем» («о ком»), начинается с предлога «О» или «Об». Например: О сроках поставки, Об участии в выставке.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): фирма, структурное подразделение, должность, почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Если письмо одного содержания направляется нескольким однородным адресатам, то адресат пишут обобщенно. Например (колледжам по г. Оренбургу).

«Текст» письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:

«В связи с тем, что при получении груза 26. 01. 2002 по накладной № 2342 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя… была установлена недостача… штук изделий на сумму… (коммерческий акт от 26. 01. 2002 № 43)…»

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например:

«Просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».

«Отметка о наличии приложений» — реквизит используется в сопроводительных письмах. Отметка о наличии приложения размещается под текстом.

«Виза» — отметка о согласовании документа внутри организации. Виза включает: должность визирующего, подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

«Подпись» оформляется на 2-3 интервала ниже текста документа (в сопроводительных письмах – под отметкой о наличии приложения). В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

«Печать» заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствам и др.

«Отметка об исполнителе» включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Назовите основные виды служебных писем и порядок их составления и оформления.

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов. Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную.

Рассмотрим основные виды служебных писем:

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще. Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия.

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части. Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения. Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др. В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем; Возврат кредита гарантируем и др. Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты.Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.

Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора  или в ответ на письмо-запрос. Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы.

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Письмо-просьба требует письма-ответа.

Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.

В деятельности, связанной с получением товаров и услуг, такое письмо может использоваться и как первичный документ, на основании которого предварительно рассматривается вопрос, оформляется заказ или составляется договор. Разновидностью заявок являются документы, представляемые в органы исполнительной власти и организации их подчинения в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п.

Заявка может составляться по унифицированной форме или иметь установленный состав реквизитов или составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма. Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах.

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.

Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия. Письмо-напоминание может содержать еще одну часть – указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.

Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, существо сложившейся ситуации, требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.

Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора. Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма

Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма. Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена.

Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа.

Особый статус имеют запросы, направляемые органами власти. В законодательстве определен порядок направления запросов представительных органов власти (парламентский, депутатский запросы), а также должностных лиц других ветвей власти.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.  При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.

Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью.

Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину  с выражением благодарности за совершенные действия.

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия. Письма-приглашения, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения. Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

Служебное  письмо это «официальный представитель» организации. Помимо содержание очень важно правильно оформить деловое письмо, как известно «встречают по одежке».

Рассмотрим порядок оформления делового письма.

Бланк. Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

—              название организации;

—              физический адрес организации;

—              телефон и факс;

—              web-сайт и e-mail.

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Поля. Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Обычно советуют  пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для удобства отправителя. Обычно письма ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться. Пример: Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками.

Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают руководители компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе. Информация об исполнителе должна содержать его Ф.И.О. и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты. Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.

Пример составления Информационного письма приведен в Приложении №2.

Поможем написать любую работу на аналогичную тему

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту

Узнать стоимость

Требования к оформлению служебных и деловых писем

Основные требования
Что должно содержать деловое письмо?
О реквизитах письма подробно

Служебное или деловое письмо – документ, выполняющий функцию связи между различными подразделениями организации либо между компаниями в процессе их деятельности.

Основные требования

  1. Оформление письма выполняется на фирменном бланке (формат А4 либо А5).
  2. Письмо должно подписываться руководителем организации либо его заместителями.
  3. Обязательные требования – грамотность текста, аккуратность, отсутствие исправлений, помарок.
  4. Стиль письма – официально-деловой, содержание – с включением объективных сведений о произошедших или будущих событиях, при необходимости – дополнение в виде соответствующих материалов (приложение).
  5. Письмо составляется в 2-х экземплярах. 1 вариант оформляется на бланке компании, копия – на обычном листе без подписи, с заверением секретарем.

Что должно содержать?

  • Дату, номер, данные адресата и отправителя;
  • Указание на дату, номер ранее полученного письма;
  • Заголовок о сути письма и текст;
  • Пометка о наличии приложений;
  • Подпись и при необходимости печать;
  • Отметка о сотруднике-исполнителе.

Перечисленные реквизиты обязательны для указания в служебном/деловом письме.

Допустимо изображение эмблемы компании, которое располагается в верхней части документа. В письме может присутствовать общепринятое изображение герба (российского или регионального). В этом случае эмблема в письме не воспроизводится.

Данные отправителя – полное либо сокращенное наименование компании, отправляющей письмо.

Номер часто состоит из нескольких частей, при этом каждая имеет свое значение. Пример — №3/17-3055.

Заголовок должен быть кратким, отображающим суть письма. Место расположения – перед текстом.

Пометка о том, что имеется приложение, проставляется в случае, если прилагаются какие-то материалы, документы. Место расположения – нижний угол письма.

Подпись – слева под текстом. Содержание: наименование должности подписывающего документ лица, личная подпись, ее расшифровка.

ВАЖНО! При отсутствии подписи письмо официальным не является, оно не имеет юридической силы.

Другие статьи по теме «Деловая переписка. Деловое письмо»:

  1. Написание делового письма
  2. 7 критических ошибок при ответе на письмо-агрессию
  3. Как ответить на агрессивное письмо клиента
  4. Этикет деловой переписки. О хорошем впечатлении
  5. Требования к письму. О времени ответа на письмо
  6. Правила ведения деловой переписки. О ‘хитростях’ финала письма
  7. Составление делового письма. Обращение и приветствие
  8. Особенности делового письма. Иглоукалывание и деловое письмо
  9. Особенности деловой переписки. Позови меня тихо по имени
  10. Правила электронной деловой переписки О теме письма
  11. Деловая е-mail переписка. Немного о стандартах
  12. Простые правила русского языка
  13. Как составить эффективное письмо для e-mail рассылки
  14. Этика электронной деловой переписки
  15. Как грамотно написать письмо-отказ
  16. Бизнес письмо или Как написать письмо партнеру по бизнесу
  17. Этика делового общения в электронной переписке
  18. Имидж делового человека в электронной деловой переписке
  19. Продающее письмо или  «Фишки убедительности»
  20. Коммерческое предложение. Как составить коммерческое предложение

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:

E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями

Деловая е-mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)

Деловая переписка. Имидж и деловые интересы