Слова официально делового стиля примеры слов: Официально деловые слова являются разновидностью. Официально-деловой стиль: черты и примеры

Если вам понравился этот пост, что-то мне подсказывает, что вам понравится FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

Деловой словарь | Слова для делового письма

Какие слова и фразы лучше всего подходят для делового письма? Хотя ответ на этот вопрос во многом зависит от вашего рода деятельности, необходимо пополнить профессиональный деловой словарный запас.Читайте о том, что можно и чего нельзя делать в деловой письменной форме, об общих словах делового английского и некоторых примерах лучших слов, которые можно использовать, чтобы оживить свое деловое письмо.

Что можно и чего нельзя делать в деловой письменной форме и лексике

Современный деловой мир основан на информации, поэтому запомните эту короткую азбуку: всегда говорите кратко. Это одно из самых важных и важных дел, и это одна из основных причин для построения прочного делового словаря. Вот несколько дополнительных советов, которые следует учитывать при написании статей для бизнеса, независимо от темы.

• Меньше значит лучше: Когда дело доходит до использования словарного запаса в ходе работы, важно подобрать слова и фразы, которые позволят вам выразить себя кратко. Избегайте извилистых предложений, переходите к сути и отправляйте свое сообщение.
• Обращайте пристальное внимание на титулы, имена и пол: Получали ли вы когда-нибудь сообщение, в котором к вам обращались неправильно? Если да, то вы знаете, насколько это раздражает.С точки зрения деловой лексики ошибка в названии, имени или поле кого-то невероятно разрушительна, не говоря уже о неловкости для вас и вашей компании.
• Будьте профессиональны, вежливы и сердечны: Выберите позитивные, профессиональные и дружелюбные слова из лексики делового английского. В прошлые десятилетия деловая переписка была довольно формальной. Это нормально для таких вещей, как заявления о приеме на работу и юридические документы, где каждое маленькое слово, вероятно, будет тщательно изучено, но излишне формальный жаргон может раздражать и труднее читать.
• В неформальной обстановке не становитесь непрофессионалом: Часто бывает уместно выбрать нормальные неформальные словарные слова для передачи сообщений в ходе работы. Оставайтесь профессиональными, избегая нецензурных шуток, язвительных замечаний, сплетен и личных комментариев из своего делового общения. Не рассылайте ничего — даже электронную почту, — что вам было бы неудобно транслировать на общественном форуме.
• One H, Five W’s: Всегда проверяйте и дважды проверяйте свою работу, чтобы убедиться, что отправляемое вами сообщение имеет смысл.Самый простой способ убедиться, что вы охватили все свои основы, — это следовать правилу делового письма, которое зародилось в журналистике. Ответьте на все вопросы, которые могут возникнуть у вашей аудитории, указав как? Кто? Какие? Когда? Где? и почему? покрыты.
• Избегайте жаргона и «ласковых словечек»: Люди не любят читать слова, которые ничего не значат. Уважайте время своих читателей, выбирая слова из деловой лексики, которые не оставляют читателю места для сомнений в намерениях или значении.Всегда приветствуется простой язык.
• Используйте слова из деловой лексики, которые побуждают к действию: Выберите слова, которые побудят ваших читателей совершить желаемое действие. Практически все деловые письма создаются для достижения определенной цели, поэтому призыв к действию является важным. Расскажите своим читателям, что нужно делать, чтобы добиться правильного результата.
• Напишите один раз, проверьте дважды: Независимо от того, какие словарные слова вы выбрали для написания, сделайте одолжение своему бизнесу и исправьте то, что вы написали.Сделайте это дважды, желательно один раз сразу после того, как закончите, и еще раз через несколько часов или дней после написания, если возможно. Мозг часто пропускает ошибки, которые были сделаны в недавнем прошлом, но улавливает их позже. Если нет возможности дождаться проверки вашей работы позже, попросите кого-нибудь провести второй этап корректуры за вас. Бывают небольшие ошибки, но люди будут судить вас за них. Ничто так не смущает, как опечатка в документе, который наполнен отличной деловой лексикой и в остальном идеален.

Замечательные слова: попробуйте их и оживите свой деловой словарь

Сегодняшняя бизнес-среда сильно отличается от той, что была в прошлом, и есть немало бизнес-лексики, которую лучше не использовать в общении. Нижняя граница? Если модное слово или фраза кажутся сложными, не используйте их. Оставайтесь искренними и всегда используйте ясный и ясный язык.

Вот несколько примеров:

• Повестка дня: Детальный план
• Преимущество: Особое преимущество или улучшение
• Выгода: Конкретный положительный результат
• Вычислить: Чтобы сделать что-нибудь с числами, т.е.е. считать, сложить, вычесть, умножить или разделить
• Develop: Раскройте возможности или возможности
• Оценка: Угадайте, сколько что-то будет стоить или сколько времени это займет
• Поощрение: Предоставьте вознаграждение или предложите что-нибудь по специальной цене
• Инвестировать: Потратить ресурсы, такие как время, деньги или усилия, на улучшение в будущем
• Обслуживание: Для ухода, покрытия расходов или содержания в определенном состоянии
• Договориться: Попробуйте договориться лучше или получить лучшую цену
• Цель: Конкретная цель или задача
• Принять участие: Принять участие в
• Процесс: Серия действий, которая приводит к определенной цели
• Расписание: Определенные сроки
• Структура: Сложная система, охватывающая всю точку зрения
• Цель: Измеримая цель
• Спасибо: Вежливая фраза для всех, с кем вы общаетесь; хотя простой, но долгий путь

Это лишь некоторые из множества замечательных слов, которые вы можете включить в свой деловой словарь.Если вы ищете новый способ сказать что-то, синоним имбиря мгновенно поможет обогатить ваши документы и улучшить ваш деловой словарный запас.

Пополнение словарного запаса делового английского

Один из лучших способов пополнить свой словарный запас делового английского — это пройти курс делового письма, если вы еще этого не сделали. Нет времени на школу? Вы можете увеличить силу слов, читая больше. Ежедневно уделяйте немного времени изучению советов по деловому письму и перечитыванию корреспонденции, которая включает язык, на котором вы хотели бы использовать.

Ginger содержит множество ресурсов, которыми вы можете пользоваться бесплатно. Воспользуйтесь ими так часто, как хотите.

Формальный и неформальный язык | Формальные и неформальные слова • 7ESL

Чрезвычайно важно знать, когда использовать формальный или неформальный язык. Это будет зависеть от бизнеса, в котором вы работаете, отрасли, в которой вы работаете, людей, с которыми вы разговариваете, и темы, о которой вы говорите. Изучение формальной и неформальной речи — также отличный способ выучить и выучить язык.

И формальный, и неформальный языки служат разным индивидуальным целям. Эти два стиля различаются в зависимости от тона, который вы используете, слов, которые вы выбираете для использования, и способа, которым вы составляете слова вместе. Использование формального языка менее личное, чем использование неформального языка. Всегда помните, что тип языка, который вы решите использовать в письменной или устной речи, будет зависеть исключительно от вашей цели и аудитории, с которой вы разговариваете. Вот несколько советов, которые вы должны помнить, чтобы понять, когда использовать формальный или неформальный язык.

Формальный и неформальный язык

Как упоминалось выше, формальный язык менее личный, чем неформальный. Это обычно используется при написании или выступлении в профессиональных или академических целях, таких как электронные письма для бизнеса, официальные письма, академические рецензии, профессиональные академические обстоятельства, презентации, отчеты, официальные и / или юридические документы, собеседования и любые сценарии, в которых используется формальный язык. соответствующий. Поскольку он менее личный, его можно использовать, когда вы общаетесь с человеком, которого не знаете лично, например, публичные выступления и тендеры.

Обратите внимание, что очень формальный английский в повседневных ситуациях может иногда казаться помпезным, поэтому всегда учитывайте контекст и целевую аудиторию. В более серьезных ситуациях, таких как собеседование при приеме на работу или электронное письмо профессору университета, настоятельно рекомендуется использовать формальный язык. Это поможет вам не показаться неуважительным и неуместным, а вместо этого — вежливо и профессионально. Помните, что формальный язык имеет более сложную грамматику, где предложения обычно имеют более длинные фразы и используют модальные глаголы.В произношении речь медленнее при использовании формального языка, и тон должен быть серьезным.

Неформальный язык более непринужденный и непринужденный. Это обычно используется с людьми, которых вы хорошо знаете, такими как ваша семья и друзья. Обычно вы используете это, когда находитесь в расслабленной обстановке. Когда ваша повестка дня состоит в том, чтобы поделиться своими личными мыслями или вы рассказываете историю, вы должны использовать язык, соответствующий сценарию. Неформальный язык имеет более разговорный тон, часто используются личные местоимения, неформальные выражения, предложения короче, а чувства более личные.

Этот тип языка лучше всего подходит для рассказа историй, личных повествований и социальных форм, таких как блоги и личные электронные письма. Это также можно использовать в рекламе, спонтанных выступлениях, нетворкинге или общении с вашими клиентами, встречах с вашими командами, текстовых сообщениях и повседневных разговорах с семьей и друзьями, которых вы хорошо знаете. В неформальных языках сокращения используются для облегчения речи и ускорения речи. Аббревиатуры и акронимы также используются для сокращения слов.Разговорный язык также используется для непринужденного разговора. Вы даже можете вставить смайлики здесь и там, используя неформальный язык!

Примеры различий между формальным и неформальным языком

Вот несколько примеров формальных и неформальных языков, используемых ниже в терминах:

схватки

Неофициально: Не включается.

Формально: Устройство не включается.

Фразовые глаголы

Неформальный: Я не хочу бросать школу.

Formal: Я не собираюсь бросать школу.

Сленг

Неофициальный: Имма, пойду, удари его.

Официально: Я с ним свяжусь.

Совместное использование

Неофициальный: Мой бизнес обанкротился.

Официально: Мой бизнес официально прекратил торговлю.

Сокращения

Неофициально: Я пришлю файлы как можно скорее.

Официально: Я пришлю файлы, как только смогу.

Местоимения от первого лица

Неофициальный: Я считаю, что мое исследование очень полезно.

Formal: Исследователь уверен, что проведенное исследование служит многим целям.

При письме обычно используется формальный язык. При разговоре обычно используется неформальный язык. Однако это не всегда так. Всегда обращайтесь к ситуации, в которой вы находитесь, когда решаете, когда использовать формальный или неформальный язык.Если вы когда-либо сомневаетесь в том, какой язык вам следует использовать в разговоре, особенно когда вы разговариваете с кем-то старше вас, или в рабочей среде, обратите особое внимание на то, как они разговаривают с вами, и постарайтесь последовать их примеру. Однако, когда вы пишете кому-то, кого не знаете, лучше всего использовать формальный язык, чтобы быть уважительным и вежливым по отношению к человеку, которому вы пишете.

Формальные и неформальные слова / фразы

Изучите обширный список из 400+ формальных vs.неформальные слова и фразы на английском языке.

Спросите >> ——- << Спросите

Спросите >> ——- << Запрос

Книга >> ——- << Резерв

Проверить >> ——- << Проверить

Получить >> ——- << Получить

Помощь >> ——- << Помощь

Требуется >> ——- << Запрос

Извините >> ——- << Извините

Начало / начало >> ——- << Начало

Конец >> ——- << Окончание / Окончание

Попробуйте >> ——- << Endeavour

Сделка с >> ——- << Ручка

Тел. >> ——- << Информ

Ждать >> ——- << Ждать

Борьба >> ——- << Борьба

Употребить / съесть >> ——- << Потребить

Вперед >> ——- << Отправление

Жесткий >> ——- << Сложный

Маленькое >> ——- << Уменьшенное

Объяснить >> ——- << Раскрыть

Разложить >> ——- << Показать

Вытолкнуть >> ——- << Вытолкнуть

Старый >> ——- << Пожилой

Скажи >> ——- << Экспресс

Боюсь >> ——- << Боюсь

В конце >> ——- << В конце

Удачливый >> ——- << Удачливый

Но >> ——- << Но

Неправильно >> ——- << Неправильно

Увеличить >> ——- << Увеличить

Недорого >> ——- << Недорого

Сначала >> ——- << Первоначально

Безумный >> ——- << Безумный

Формальные слова vs.Неформальные слова на английском языке | Изображение 1

Штифт

Яркий / интеллектуальный >> ——- << Интеллектуальный

Большой / Большой >> ——- << Огромный

Правый >> ——- << Правильный

Немного >> ——- << Немного

Нет на месте >> ——- << Отсутствует

Ускорение >> ——- << Ускорение

Хорошо, хорошо >> ——- << Допустимо

Помощь >> ——- << Помощь / помощь

Пусть >> ——- << Разрешить

Выключить >> ——- << Отменить

Дружелюбный >> ——- << Дружелюбный

Ожидайте >> ——- << Ожидайте

Вид >> ——- << Внешний вид

Набор высоты >> ——- << Подъем

Победить >> ——- << Нападение

Выпадение >> ——- << Ссора

Нетерпеливый >> ——- << Avid

Остановить >> ——- << Остановить

Вызов >> ——- << Вызов

Дети >> ——- << Дети

Расчет за >> ——- << Выбрать

Круглый >> ——- << Круглый

Подобрать >> ——- << Собрать

Представьте >> ——- << Представьте

Соединение >> ——- << Соединение

Подумайте о >> ——- << Подумайте о

Сборка >> ——- << Сборка

См. >> ——- << См.

Повреждение >> ——- << Повреждение, повреждение

Уменьшить >> ——- << Уменьшить

Хочу / надеюсь >> ——- << Желание

Недостаток >> ——- << Недостаток

Показать >> ——- << Показать

Смелый >> ——- << Отважный

Пин вниз >> ——- << Определить

Положить / выставить >> ——- << Залог

Выбросить >> ——- << Выбросить

Разглядеть >> ——- << Разобрать

Обсудить >> ——- << Обсудить / рассмотреть

Раздать >> ——- << Раздать

Отдать >> ——- << Пожертвовать

Удалить >> ——- << Удалить

Представьте себе >> ——- << Представьте

Прорыв >> ——- << Прорыв

Выходи >> ——- << Побег

Избегать >> ——- << Уклоняться

Перейти >> ——- << Проверить

Макияж >> ——- << Изготовить

Испытание >> ——- << Эксперимент

Удобство >> ——- << Упрощение

Следуйте за >> ——- << Следуйте за

Больной >> ——- << Больной

Спросите >> ——- << Пригласить

Уходите >> ——- << Выезжайте / выезжайте

Сразу >> ——- << Сразу

Бесплатно >> ——- << Освободить

Сделка с >> ——- << Управлять

Плохо >> ——- << Отрицательное

Посмотреть >> ——- << Исследовать

Возможность >> ——- << Возможность

См. >> ——- << Воспринимать

Доволен >> ——- << Доволен

Сдаться >> ——- << Уйти

Старшие >> ——- << Старшие

Использовать >> ——- << Использовать

Достаточно >> ——- << Достаточно

Конец >> ——- << Конец

Пусто >> ——- << Свободно

Богатый >> ——- << Богатый

Ремонт >> ——- << Ремонт

Идея >> ——- << Идея

В основном >> ——- << В основном

См. >> ——- << Соблюдайте

Пропустить >> ——- << Пропустить

Сопоставить >> ——- << Противостоять

Формальные слова vs.Неформальные слова на английском языке | Изображение 2

Штифт

Голодный >> ——- << Голодный

Детский >> ——- << Незрелый

Может быть >> ——- << Возможно

Хорошо >> ——- << Положительно

Подать >> ——- << Предоставить

Купить >> ——- << Купить

Скажи нет >> ——- << Отклонить

Бесплатно >> ——- << Версия

Искать >> ——- << Искать

Выберите >> ——- << Выберите

Получить >> ——- << Выжить

Итак >> ——- << Следовательно

Принять >> ——- << Допустить

Блок >> ——- << Подрыв

догнать >> ——- << понять

Прицел >> ——- << Видение

Молодые >> ——- << Молодые

Получить >> ——- << Получить

Требуется >> ——- << Требуется

Возврат >> ——- << Возврат

Live >> ——- << Reside

Укажите >> ——- << Укажите

Узнать >> ——- << Узнать / открыть

Уйти >> ——- << Ускользнуть

Введите >> ——- << Введите

Живой >> ——- << Энергетик

Прозрачный >> ——- << Прозрачный

Весь >> ——- << Весь / Полный

Взрыв >> ——- << Взрыв

Сбой >> ——- << Сбой / Сбой

Безнадежный >> ——- << Бесполезный

Ударить по >> ——- << Критиковать

Устал >> ——- << Устал / устал

Одежда >> ——- << Одежда

До >> ——- << До

Благодарности >> ——- << Благодарности

Спешите >> ——- << Спешите, поспешите

Приколы >> ——- << Юмористические, забавные

Лучше >> ——- << Улучшено

Разм. >> ——- << Нечетко

Хуже >> ——- << Низшее

Вставить >> ——- << Вставить

Ввести >> ——- << Ввести

Состав >> ——- << Инвент

Шутка >> ——- << Шутка

Обнаженная >> ——- << Обнаженная

Детский >> ——- << Инфантильный

Много >> ——- << Много

Упрямый >> ——- << Упрямый

Опасность >> ——- << Опасность

Отложить >> ——- << Отложить

Здесь >> ——- << Настоящее время

Сохранить >> ——- << Сохранить

Продолжить >> ——- << Продолжить

Продолжить >> ——- << Продолжить

В любом случае >> ——- << Тем не менее

Пусть >> ——- << Разрешение

Пот >> ——- << Пот

Посмотрите на >> ——- << Посмотри на

Непринужденный >> ——- << Расслабленный

Вынуть >> ——- << Вынуть

Поднять >> ——- << Накопить

Свыше >> ——- << В конце

Красивый >> ——- << Привлекательный

Подходит для >> ——- << Выгодно

Посредством >> ——- << Посредством

Привести к >> ——- << Причина

Комплекс >> ——- << Изогнутый

Выход из >> ——- << Выход

Смерть >> ——- << Смерть

Прекращение >> ——- << Приостановить / отложить

Также >> ——- << Дополнительно дополнительно

Древесина >> ——- << Древесина

Описать >> ——- << Изобразить

Продолжить >> ——- << Продолжить

Ответственный за >> ——- << Ответственный за

Удовольствие >> ——- << Удовлетворение

Загрязнен / загрязнен >> ——- << Загрязнен

Снова и снова >> ——- << Неоднократно

Великолепный >> ——- << Великолепный

Действительно большой >> ——- << Значительный

Банка >> ——- << Способна

Вилка >> ——- << Оплата (деньги)

Поговорите с >> ——- << Уговорите

Достигните >> ——- << Достигните / достигните

Сгладить >> ——- << Решить / преодолеть (проблема / сложность )

Далее / позже >> ——- << Впоследствии

Попробовать >> ——- << Испытать

Позвоните по >> ——- << Посетите

Исключить из >> ——- << Изъять (из)

Посмотреть до >> ——- << Respect

Похоже на >> ——- << Похоже на

Работа >> ——- << Профессия

Папа >> ——- << Отец

Головка >> ——- << Работодатель

Формальные и неформальные слова | Изображения

Официальные и неофициальные слова на английском языке | Изображение 3

Штифт

Список официальных и неофициальных слов на английском языке | Изображение 4

Штифт

Полезные официальные слова и неформальные слова на английском языке | Изображение 5

Штифт

Официальные и неофициальные слова на английском языке | Изображение 6

Штифт

форматов для различных типов деловых писем

Этот отчет сам по себе защищает от риска быть прочитанным.

— Сэр Уинстон Черчилль

Деловое письмо — это нечто большее, чем мы думаем; это не только меморандумы и предложения, но и человеческие эмоции и отношения.Если мы оторвемся от черно-белого делового письма, мы обнаружим, что диапазон и формы делового письма захватывающие и разнообразные, в отличие от клинического ощущения, с которым оно часто ассоциируется. Деловые письма — это письма, которые создаются кем-то в компании и обычно отправляются другому бизнесу или клиенту, в отличие от личных писем, которые являются более неформальными и, как правило, отправляются от человека к человеку.

Деловые письма: Если бы мы дали определение деловым письмам, мы могли бы сказать, что деловых писем — это просто деловые письма .Это может быть внешняя почта, отправляемая одной компанией другой, или внутренняя переписка сотрудникам компании. Деловые письма должны иметь определенный формат, независимо от их типа.

Часто деловые письма являются первым контактом с потенциальным клиентом или работодателем; Следовательно, становится критически важным, чтобы вы правильно понимали тон и смысл письма, чтобы произвести хорошее впечатление. Несмотря на то, что документ достаточно простой в изготовлении, написание эффективных деловых писем может оказаться довольно сложной задачей.

Вот краткий список отзывов, которые нужно знать при написании деловых писем.

• Будьте краткими и простыми. Используйте простые и сжатые слова вместо длинных. Деловые письма должны быть содержательными; этого можно достичь, используя ясные и краткие слова, короткие предложения и четкие абзацы.

  • Говорите прямо: ваш читатель — занятой профессионал, поэтому переходите прямо к сути письма, не теряя времени.
    
  • Лучший способ начать письмо — это сформулировать цель в самом начале. Это называется прямым подходом, и он задает тон тому, чему следует следовать в теле письма. Это привлекает внимание читателя.
    
  • Если ваше письмо содержит плохие новости, прямой подход не рекомендуется. Вместо этого используйте косвенный подход, при котором вы указываете плохие новости во втором или третьем абзаце письма.
    
  • Всегда держите преимущества читателей перед своими.Вместо того, чтобы говорить, что вы ожидаете от них сделать для вас, упомяните, что вы можете им предложить.
    
  • Будьте внимательны, чтобы правильно указать имя и титул получателя.
    
  • Сделайте свой тон разговорным, но в то же время профессиональным; не будьте слишком формальными.
    
  • Держитесь подальше от жаргона, если вы не уверены, что читатель его поймет.
    
  • Используйте в письме активный голос и личные местоимения.
    
  • Всегда заканчивайте письмо просьбой к действию.
    
  • Будьте осторожны с тоном письма; не производите впечатление самонадеянного, высокомерного или хвастливого.

Что касается форматирования письма, то ниже приведен стандартный формат любого делового письма:

• Фирменный бланк: У большинства компаний есть специальный бланк, на котором вам нужно будет печатать буквы. Это может привести к необходимости отрегулировать поля, чтобы слова не печатались на бланке.
  
• Имя и адрес: Всегда старайтесь называть имя того, кому должно быть отправлено письмо, даже если вам нужно позвонить, чтобы узнать это.
  
• Дата: Это дата написания письма. Следует выписать, например, 15 января 2018 года.
  
• Артикул: Здесь дается краткое описание цели письма. Например, можно написать «потерянный счет» или «номер счета 23654» или что-то в этом роде.
  
• Приветствие: Если вы не знаете этого человека, используйте более формальное обращение, например доктора Брайана Лоудена.
  
• Тема / текст: Одинарный пробел и выравнивание по левому краю для измененных блочных и блочных букв. Между абзацами должна быть одна пустая строка. Первый абзац должен иметь дружеское начало и указывать цель письма. Последующие абзацы должны поддерживать цель, которую вы указали в первом абзаце.
  
• Закрытие: Это должно быть «спасибо», «искренне» или что-то подобное.
  
• Подпись: Это настоящая подпись человека, от которого написано письмо, которое может отличаться от подписи человека, написавшего письмо.
  
• Инициалы машинистки: Это инициалы человека, напечатавшего письмо. Это не инициалы человека, от которого оно принадлежит. Если они оба одно и то же лицо. тогда эта строка не нужна. Обычно первые инициалы — это инициалы писателя, а вторые инициалы машинистки в нижнем регистре.Например: JW / sc.
  
• Приложения: Перечислите здесь все, что вы можете отправить, например брошюры, образцы и т. Д.

У каждой из этих областей есть подходящее место, в зависимости от того, какой тип письма вы создаете. То, что происходит в каждой области, также может отличаться в зависимости от того, кому отправляется письмо и кто его пишет. Существует три основных стиля делового письма: блок , модифицированный блок и полублочный стиль .Каждый из них написан примерно одинаково, включая ту же информацию, но макет для каждого из них немного отличается.

Если мы рассмотрим типы деловых писем дальше, их в основном шесть.

Благодарственные письма — это профессиональная вежливость, предназначенная для подтверждения получения чего-либо или подтверждения факта или ошибки.Обычно это краткая информация о дне, когда что-то было доставлено, и благодарственное письмо.

Письма-запросы: Это письма-запросы или ответ на отправленный кем-то запрос. Целью письма является получение запрошенной информации или объекта.

Письма с заказами: Эти письма, также известные как заказы на поставку, используются для заказа или покупки материалов.По сути, это юридический документ, подтверждающий сделку между покупателем и продавцом.

Ответные письма: Это ответ на полученное письмо. Как правило, они перечисляют выполнение запроса или подробно описывают шаги, предпринятые для выполнения запроса, сделанного кем-либо.

Поздравительные письма: Это письма «хороших новостей», и их довольно легко написать. Такие письма используются для поощрения или вознаграждения сотрудника, делового партнера или потребителя. Такие письма являются проявлением доброй воли и написаны для построения или укрепления любых деловых отношений.Когда вы пишете поздравительное письмо, делайте это как можно скорее после того, как произошло хорошее событие. Вначале упомяните, какое событие побудило вас написать письмо; последуйте за ним с одобрением или похвалой за достижение; и, наконец, сделайте его кратким и честным. Поздравительное письмо должно быть одностраничным и не должно звучать фальшиво или издевательски.

Письма с плохими новостями: В отличие от письма с хорошими новостями, с письмами с плохими новостями, такими как письма об увольнении и отказе, нужно обращаться осторожно.В деловом письме необходимо сохранять лаконичный и профессиональный тон, но при этом необходимо учитывать чувства читателя. В письме с плохой новостью вместо того, чтобы прямо сообщить читателю плохую новость, вам нужно поместить ее в середину текста.

Вот несколько рекомендаций, которые вы можете помнить при написании письма с плохой новостью:

• Письмо нужно открывать вежливо. Всегда придавайте важность усилиям и чувствам читателя.
• После открытия необходимо указать подробности проблемы.
• Укажите новости или решение.
• Сообщите читателю о причинах принятого решения.
• Закройте профессионально и вежливо.

Письмо с плохими новостями должно представлять плохие новости в положительном свете. Это должно убедить читателя в том, что все необходимые аспекты того или иного вопроса были учтены перед принятием решения. Письмо с плохой новостью не должно оставлять у читателя неприятный привкус во рту; вместо этого у человека должно остаться ощущение, что решение было справедливым и справедливым.

Письма-запросы: Судя по названию, это письма, отправленные компании или профессионалу с просьбой о помощи. Можно просить время, деньги, услуги или продукты; Дело в том, что когда вы просите кого-то о помощи, вы на подсознательном уровне потенциально ставите себя ниже, чем другой человек. Независимо от того, чувствуете ли вы это лично, это чувство должно проявляться через ваши слова, не звучая при этом надобно. Вот несколько вещей, о которых следует помнить:

• Письмо с просьбой должно быть скромным, но не звучать так, как будто вы унижаетесь.
• Язык письма не должен быть эмоциональным и нейтральным. Например, вместо того, чтобы сказать: «Нам действительно это нужно срочно», скажите: «Это нам очень поможет».
• Избегайте использования слишком большого количества прилагательных, так как это может сделать язык эмоциональным.
• В письме-запросе должна быть четко выражена потребность в чем-либо и выражена признательность за помощь, которую вы надеетесь получить.

Заметки: Другой наиболее распространенной формой делового общения являются меморандумы или служебные записки.Хотя они предоставляют информацию, похожую на письмо, они сильно различаются по своему формату. Вот основные отличия:

• Они почти всегда предназначены для обращения внутри организации.
• Они прямые по стилю и очень по делу.
• У них нет приветствий.
• У них нет бесплатного закрытия.
• Они используются для передачи нечувствительной информации.
• Они имеют формат, отличный от буквенного.

При форматировании заметки следует помнить о строгом формате, которого придерживаются заметки. Записки всегда начинаются с итогового заявления или изложения точной цели. Заметки очень четкие, по делу и в деловом тоне. Записки обычно представляют собой короткие фрагменты информации, которые быстро переходят к сути и информируют, объявляют или запрашивают что-то. Термины «меморандум» и «меморандум» могут использоваться как синонимы. Нет необходимости в строке для подписи или каких-либо других официальных окончаний или закрытий, которые требуются для писем.Иногда человек, от которого написана записка, ставит инициалы рядом с именем на записке, чтобы указать, что он или она прочитал и одобрил ее, прежде чем она будет распространена или опубликована. Думайте о служебной записке как о том, как сделать объявление компании по громкоговорителю для тех, кто находится в вашем офисе. Вы будете прямо и по делу и дадите людям информацию, которой вам нужно поделиться.

Краткое изложение: Как следует из названия, краткое изложение является более короткой и сжатой версией более длинного документа.Резюме предназначены для быстрого чтения. Читатель резюме не обязательно должен быть экспертом по определенной теме; но при чтении резюме он или она должны получить достаточно информации, чтобы иметь общее представление о более крупном документе. Ниже перечислены основные черты исполнительного резюме:

• Объем резюме не должен превышать одной страницы.
  
• Это сжатая форма всех основных моментов, описанных в полном объеме документа.
  
• Он должен указать проблему, предоставить справочную информацию, перечислить альтернативы и сделать выводы по данной проблеме.
  
• Он стоит в начале каждого документа.

Описав особенности резюме, давайте посмотрим, как его писать.

• Резюме должны быть написаны после составления основного отчета. Чтобы написать резюме, нужно просмотреть весь отчет и отметить важные моменты.
  
• Основные моменты, перечисленные в вашем резюме, должны отображаться в том же порядке, что и в основном документе.
  
• Укажите каждую точку в простом, декларативном и прямом утверждении.
  
• Если вам нужно уточнить вопрос, сделайте его кратким и лаконичным; держитесь подальше от жаргона и слишком большого количества технических терминов.
  
• По завершении проверьте документ на наличие ошибок и попросите непрофессионала просмотреть его. Если человек теряет интерес, другие нетехнические читатели могут отреагировать таким же образом.

Суть резюме заключается в его краткости и ясности. Избегайте ненужной информации и сокращайте технические термины. Простой и понятный подход лучше всего подходит для написания резюме.

Написание для международной аудитории: В сегодняшней меняющейся деловой среде любой профессионал в любой момент времени пишет для международной или глобальной аудитории. Деловой писатель должен знать читателя и его конкретные потребности.В некоторых случаях читателю, незнакомому с английским языком, может потребоваться перевод документа. Все эти факторы необходимо учитывать при написании для международной аудитории. Ниже приведены несколько полезных советов, как хорошо писать для глобальной аудитории:

• Пишите короткие предложения, не более 25 слов.
  
• Выберите слова, которые легко произносятся и не имеют разного значения.
  
• Не используйте жаргон, терминологию, сарказм или сленг при написании для международной аудитории.
  
• Старайтесь использовать активный голос и настоящее время везде, где можете.
  
• Избегайте двусмысленности.
  
• Не используйте латинские сокращения.
  
• Предоставьте глоссарий определений специальных слов, используемых в документе.

Ключ к написанию для международной аудитории — сделать его простым, но эффективным. При написании для международной аудитории писатель должен осознавать культурные факторы, чтобы не оскорблять чувства читателей.

Вот несколько советов писателю:

• Знайте целевую аудиторию, для которой вы пишете, и изучите, что можно и что нельзя делать для этой аудитории.
  
• Если возможно, найдите носителя языка, который вычитает культурные аспекты в вашем документе.
  
• Помните о политических и культурных факторах, к которым может быть чувствительна ваша аудитория.

Есть и другие типы писем, которые вам могут понадобиться, в том числе о увольнении и рекомендациях.Они очень похожи на те примеры, которые вы уже видели. Для этих типов писем вы должны выбрать стиль письма, которому вы хотите следовать, а затем обратиться к предмету.

Рекомендательные письма иногда запрашиваются от бывших коллег, которым требуется письмо для обращения к новому или потенциально новому работодателю. Их также можно отправить в школы или другие подобные учреждения. Обычно это ссылки на вакансии, ссылки на персонажей или академические ссылки.Для целей делового письма они обычно попадают в категорию справочных материалов о трудоустройстве. В рекомендательном письме должно быть сказано, почему человек, о котором идет речь, является подходящим человеком для найма. Основная цель — описание их сильных сторон и способностей.

Когда дело доходит до написания деловых писем, они в основном пишутся одинаково.Тема или ракурс могут измениться, но тот факт, что вы пишете профессионально, сохраняя чистоту и точность, остается неизменным. Будь то рекомендация, письмо сочувствия или заявление об увольнении, приведенные выше формулы можно применить практически к любым обстоятельствам.

Деловое письмо в формате с примерами

Деловое письмо — это официальный документ, который, например, часто отправляется из одной компании в другую или из компании своим клиентам, сотрудникам и заинтересованным сторонам.Деловые письма используются также для профессиональной переписки между физическими лицами.

Хотя электронная почта стала наиболее распространенной формой переписки, распечатанные деловые письма по-прежнему используются для многих важных и серьезных типов корреспонденции, включая рекомендательные письма, подтверждение трудоустройства, предложения о работе и многое другое.

Написать эффективное, безупречное деловое письмо может оказаться легкой задачей, если вы будете придерживаться установленных правил в отношении верстки и языка.

Помните, что ваш получатель регулярно читает значительный объем корреспонденции и будет отдавать предпочтение хорошо написанным письмам, не содержащим опечаток и грамматических ошибок.

Что включать в письмо

Объясните цель вашего письма простым и понятным языком, сохраняя краткий начальный абзац. Вы можете начать со слов «Я пишу в отношении…», а затем сообщать только то, что вам нужно сказать.

Последующие абзацы должны включать информацию, которая дает вашему читателю полное представление о ваших целях, но избегает извилистых предложений и излишне длинных слов.Опять же, сделайте это кратким, чтобы удержать их внимание.

Если вы намерены каким-либо образом убедить получателя, будь то инвестирование денег, предоставление вам рекомендации, найм вас, партнерство с вами или решение проблемы, создайте убедительные аргументы в пользу вашего дела.

Если, например, вы хотите, чтобы читатель спонсировал благотворительное мероприятие, определите любое совпадение с благотворительными целями их компании. Убедите читателя, что помощь вам будет взаимовыгодна, и вы увеличите свои шансы заручиться их поддержкой.

Разделы делового письма

Каждый раздел вашего письма должен соответствовать соответствующему формату, начиная с вашей контактной информации и информации получателя; приветствие; тело письма; закрытие; и, наконец, ваша подпись.

Ваша контактная информация

• Ваше имя
• Ваша должность
• Ваша компания
• Ваш адрес
• Город, штат Почтовый индекс
• Ваш номер телефона
• Ваш адрес электронной почты

Дата

• Дата написания корреспонденции

Контактная информация получателя

• Их имя
• Их титул
• Их компания
• Адрес компании
• Город, штат Почтовый индекс

Приветствие

• Используйте «Кому это может быть интересно», если вы не уверены, к кому конкретно обращаетесь.
• Используйте официальное приветствие «Уважаемый господин / госпожа / доктор. [Фамилия] », если вы не знаете получателя.
• Используйте «Уважаемый [Имя]», только если у вас неформальные отношения с получателем.

Кузов

• Используйте строки с одинарным интервалом с добавленным пробелом между каждым абзацем, после приветствия и над закрытием.
• Выровняйте букву по левому краю (по левому полю).

Заключительное приветствие

Заключительный абзац должен состоять из двух предложений.Просто укажите причину написания и поблагодарите читателя за рассмотрение вашего запроса. Вот несколько хороших вариантов закрытия:

• С уважением
• С уважением
• Сердечно
• С уважением

Если ваше письмо менее формальное, используйте:

• Всего доброго
• Лучшее
• Спасибо
• С уважением

Ваша подпись

Напишите свою подпись сразу под закрытием и оставьте четыре одинарных пробела между закрытием и напечатанным полным именем, титулом, номером телефона, адресом электронной почты и любой другой контактной информацией, которую вы хотите включить.Используйте следующий формат:

Ваша собственноручная подпись

Введено полное имя
Заголовок

Шаблон делового письма

Вы можете использовать этот образец делового письма в качестве модели и загрузить шаблон (совместимый с Google Docs и Word Online) для текстовой версии ниже.

Образец делового письма (текстовая версия)

Линда Лау
Северный государственный университет
123 Main Street
Anytown, CA 12345
555-555-5555
[email protected]

5 марта 2020

Оскар Ли
Главный редактор
Acme Graphic & Design
123 Business Rd.
Business City, CA 54321

Уважаемый г-н Ли,

Я хотел бы пригласить вас принять участие в нашем предстоящем мероприятии по установлению контактов с отделом гуманитарных наук. Мероприятие состоится во второй половине дня 1 мая 2020 года. Мы хотим предоставить нашим выпускникам возможность встретиться с лидерами бизнеса в этом районе, которые могут искать новых сотрудников, имеющих ученые степени в области гуманитарных наук.

Мероприятие будет проходить в Студенческом центре Кокса при Северном государственном университете и продлится около двух-трех часов. Если вы заинтересованы в посещении или отправке представителя компании для встречи с нашими студентами, сообщите мне об этом при первой же возможности, и я могу зарезервировать для вас столик.

Спасибо за уделенное время и надеюсь вскоре получить от вас известие.

С уважением,

( подпись письмо на бумажном носителе)

Линда Лау
Заведующая кафедрой гуманитарных наук

Пример электронной подписи

Если вы отправляете электронное письмо, ваша подпись будет немного отличаться.Вместо того, чтобы указывать свою контактную информацию в заголовке письма, укажите ее под своей подписью. Например:

Отправка делового письма по электронной почте

С уважением,

Имя Фамилия
Должность
Ваш адрес
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Объясните, почему вы отправляете сообщение. Включите тему, о которой вы пишете, в строку темы электронного письма, чтобы читатель понял, почему вы отправляете сообщение.

Советы по написанию делового письма

Просмотрите образцы писем, в том числе сопроводительные письма, благодарственные письма для собеседований, повторные письма, письма о принятии и отказе, письма об увольнении, благодарственные письма и другие образцы писем, связанных с бизнесом и работой, и советы по написанию.

Официальный и неформальный английский · engVid

Официальный английский: Мы используем его при написании сочинений для школы, сопроводительных писем при приеме на работу или электронных писем и писем на работе.

Неофициальный английский: Мы используем его с друзьями, детьми и родственниками.

Следующий список поможет вам распознать неформальные и формальные способы сказать одно и то же. Список разделен на разделы: глаголы, переходы, слова с ударением, сокращения и сленг.

Глаголы — неформальные и формальные

Переходы — неформальные и формальные

Ключевые слова — неформальные и формальные

Буквенные выражения — неформальные и формальные

Сокращения — неофициальные и формальные

Сленг — неформальный и формальный

Выбор слова и тон | Навыки делового общения для менеджеров

Что вы научитесь делать: обсудить влияние выбора слова и тона на деловое сообщение.

Слышали ли вы когда-нибудь фразу «не стреляйте в посыльного», когда кто-то обвиняет носителя плохих новостей в расстройстве? Эта распространенная метафорическая фраза восходит к временам, когда современные телекоммуникации получили широкое распространение, когда сообщения обычно доставлялись посланниками-людьми.Например, во время войны посыльного отправляли из одного лагеря в другой. Если сообщение было тревожным или описывало серьезное несчастье, получатели могли обвинить посланника в таких плохих новостях и переложить свой гнев на несчастного посланника.

Организация, выбор слов и тон вашего сообщения позволяют воспринимать и понимать общение, сохраняя при этом позитивные деловые отношения. Это предохраняет современного мессенджера (или отправителя электронной почты) от расстрела (или увольнения) при сохранении хороших деловых отношений.Правильные формулировки и формулировки ваших сообщений могут улучшить вашу репутацию и репутацию вашего бизнеса.

Результаты обучения

• Обсудить стратегии создания письма, ориентированного на читателя
• Обсудите стратегии, позволяющие избегать языка, который может запутать или исключить читателей
• Обсудить стратегии, позволяющие избегать выражений, выражающих предвзятость в отношении отдельных лиц или групп
• Обсудить стратегии повышения лаконичности при письме
• Обсудите стратегии повышения ясности в письменной форме
• Оцените параллельную структуру предложений и отрывков
• Обсудите подходящие способы подчеркнуть важность делового письма

Написание для читателя

Аудитория (ваш читатель, если сообщение написано) является получателем делового общения.Эта модель фокусируется на выборе, который автор или отправитель сообщения может сделать, чтобы наилучшим образом передать свое сообщение получателю. Если все варианты выбора связаны с рассмотрением потребностей получателя по сравнению с потребностями отправителя, сообщение, скорее всего, быстро достигнет своей цели.

Чтобы понять эту концепцию, подумайте об обучении замене шины. Один из способов узнать о замене шины — это описание в руководстве по эксплуатации, присланное автопроизводителем. С другой стороны, многие люди узнали, наблюдая за процессом или участвуя в нем, — получая практический опыт.Что проще? Для производителя (отправителя) информацию легко и дешево распечатать. Для шиномонтажного станка (ресивера) личный помощник проще, но дороже. Отправителю необходимо найти лучший баланс.

Или подумайте о стиральной машине. Руководства, как правило, печатаются на недорогой бумаге, а на изображениях в оттенках серого изображены элементы управления. Некоторые компании решили включить обучающие DVD-диски, демонстрирующие элементы управления. Какой из этих примеров больше ориентирован на приемник? Что более эффективно? Сначала положите трубку.

смотреть

Просмотрите этот тринадцатиминутный видеоролик о влиянии и силе сосредоточения внимания на аудитории. В этом модуле эта концепция называется you-view .

«Вы-взгляд», или ставя читателя на первое место, включает в себя два навыка:

1. Ставьте потребности получателя выше потребностей отправителя
2. Начните с того, что нужно знать получателю

В поисках утерянной посылки

Линнетт усердно работала, чтобы найти потерянный груз.Наконец-то у нее есть достаточно информации, чтобы написать клиенту по электронной почте и сообщить обновленную информацию о ситуации. Она начинает писать свой черновик: «Вы не поверите, сколько людей мне пришлось связаться, чтобы найти это для вас. Мне пришлось позвонить в Техас, отправить копию в Даллас, а затем… .. »Стоп! Вероятно, Линнетт думает, что покупатель будет впечатлен ее усилиями и почувствует себя ценным покупателем. Однако до сих пор в этом письме нет ответа на основную потребность клиента.

Давайте перемотаем назад и представим, что Линнетт написала свой первоначальный черновик, сосредоточившись на удовлетворении основных потребностей клиента: «Я нашла ваш продукт на складе в Техасе и запланировала доставку на 30 марта.Линетт довольна этим черновиком: он прямой и предоставляет необходимую информацию. Однако электронное письмо не учитывает ваше мнение.

Обратите внимание, как она сначала говорит о себе, используя личное местоимение «Я»? В качестве тонкого, но важного улучшения Линетт должна написать: «Доставка вашего товара запланирована на 30 марта. Ваш товар находился на складе в Техасе». В то время как обе версии электронного письма сообщают покупателю информацию о доставке продукта, вторая версия делает упор на покупателя и делает его наиболее важным.

Язык как препятствие

Каждый из нас может по-разному говорить и писать в зависимости от обстоятельств. Вы пишете благодарственное письмо своей тете за носки, которые она прислала, совсем не так, как вы пишете благодарственную записку после собеседования с вице-президентом подразделения. В деловом общении важно выбирать язык, который прямой и понятный вашей аудитории.

Когда вы пишете, важно учитывать понимание вашей аудитории по сравнению с вашим собственным.Например, если вы пишете информационный бюллетень для клиентов, вы будете использовать совершенно другой язык, чем если бы вы писали обновление статуса продукта для инженеров, которые изначально создавали продукт.

Во время написания не упускайте из виду следующие общие языковые проблемы:

• Клише
• Жаргон
• Сленг
• Эвфемизмы
• Даблспик

Клише

Клише, которые мы используем в повседневной беседе ( зеленый с завистью , обращенный к музыке , добавляют оскорбления к травмам и т. Д.) может сделать ваше письмо скучным. Словарь Мерриам-Вебстер определяет клише как «банальную фразу или выражение; избитая тема, характеристика или ситуация; что-то (например, пункт меню), которое стало слишком привычным или банальным ».

Как избежать клише

Обратите внимание на абзац и редакцию ниже.

Первоначальный пункт

Когда я начал думать о новой работе, я был совершенно не в курсе. Я знал, что хочу сделать что-то действительно крутое, но не понимал, что могло бы соответствовать всем требованиям.

Пункт с поправками

Когда я начал думать о поиске новой работы, я был поражен своими возможностями и не знал, что мне выбрать. Хотя я знал, что хочу сделать что-то интересное, я не знал, что это может быть.

Жаргон

Словарь определяет жаргон как «техническую терминологию или характерную идиому особого вида деятельности или группы». Поскольку эти термины используются в рамках деятельности, группы или профессии, они обычно плохо понимаются вне этого контекста. В контексте конкретной группы жаргон может помочь членам группы относиться к очень специализированным понятиям, но те, кто не входит в группу, могут найти жаргон непонятным или могут неправильно понять предполагаемое значение.

Например, сантехники могут использовать такие термины, как колено , ABS , обводка труб , редуктор , заслонка , змея и грубая . Другие сантехники поймут эти термины в контексте сантехники, но для людей, не являющихся водопроводчиками, эти термины могут иметь другое значение или быть совершенно бессмысленными.

Всегда помните о своей аудитории. Если вы обращаетесь только к членам специализированной области, использование специального жаргона будет сигнализировать вашей аудитории, что вы также являетесь ее членом, и может позволить вам говорить о более высоких или конкретных концепциях.Однако, если вы говорите с более широкой группой без специальных знаний, использование жаргона только оттолкнет или запутает вашу аудиторию. Если при обращении к аудитории абсолютно необходимы некоторые технические термины, обязательно объясните каждый термин и его контекст.

Например, если вы пишете служебную записку для всего отдела, было бы приемлемо использовать термины, характерные для вашей компании или отдела. Однако, если вы пишете информационный бюллетень для клиентов, было бы лучше избегать жаргона и использовать более широкий язык.

Сленг

Избегайте сленга или идиоматических выражений в официальных деловых или академических письмах. Сленг и идиоматические выражения делают ваше письмо неформальным и менее заслуживающим доверия. Они также могут затруднить понимание вас носителями английского языка, для которых английский не является родным.

Однако бывают случаи, когда сленг и идиоматические выражения могут быть уместными, в зависимости от того, кто ваша аудитория. Если вы пишете неформально или с юмором, сленг и идиоматические выражения могут помочь вам лучше выразить себя.

Если вы собираетесь использовать сленг, убедитесь, что используете его правильно. Клиенты, которые являются «носителями» сленга (т. Е. Люди, принадлежащие к той демографической группе, на которую вы можете ориентироваться с помощью сленга), могут очень легко обнаружить специалиста по маркетингу, который не понимает правильного использования сленгового термина.

Эвфемизмы и двоячие

Эвфемизмы — это слова или фразы, используемые для более вежливого разговора на неприятные или табуированные темы. Например, вместо того, чтобы сказать, что вы уходите с собрания, чтобы помочиться, вы можете сказать, что «идете в туалет».«Если вы говорите о человеке, который только что умер, вы можете сказать, что этот человек« скончался ».

Doublespeak — это более продуманная форма эвфемизма, которая маскирует значение слов, так что идея, которую представляют эти слова, кажется менее неприятной. Например, увольнение сразу многих людей может быть названо двояким языком как сокращение или правильный размер, или правительство, сбросившее бомбы, может сказать, что обслуживает цель .Двоякий язык обычно используется в бюрократии и политике, и его следует по возможности избегать. В деловой переписке (и вообще во всех письмах) вам следует избегать двусмысленности.

В деловой переписке вашей целью должно быть не сокрытие смысла, а четкое общение.

Запись без смещения

Почему тема беспристрастного письма следует за страницей о скрытом значении? Деловые писатели стараются излагать ясный и прямой смысл, и привлечение внимания к деталям, касающимся расы, возраста, страны происхождения, инвалидности и пола на рабочем месте, может вызвать сознательное или бессознательное предубеждение.

Давайте рассмотрим несколько примеров и способы их устранения. Простое правило беспристрастного письма — подумать, нужно ли включать личные данные, чтобы донести мысль.

Как избежать гендерных предубеждений

Для того, чтобы писать не по признаку пола, в первую очередь необходимо уметь распознавать сексизм.Следующее препятствие — найти способ избавиться от любого врожденного сексизма, не нарушая течения произведения. Вот несколько приемов, которые помогут избежать предвзятости.

Существительные рода

Первый способ избежать гендерной предвзятости в вашем письме — использовать нейтральные в гендерном отношении слова при обращении к людям, занимающим различные должности:

Родовые местоимения

Следующее, что нужно знать, — это использование вами родовых местоимений.Хотя некоторые по-прежнему используют он как родовое местоимение, это свидетельствует о сильной предвзятости к мужчинам. Вместо этого вы можете использовать «он или она» («его или ее» и т. Д.) В качестве местоимения для существительного общего вида:

Использование «он или она» — хорошее решение, но в больших дозах оно может стать неуклюжим: «Каждый сотрудник должен уточнить у своего начальника, правильно ли был составлен его отчет». Кроме того, многие люди не идентифицируют себя ни как мужчина, ни как женщина и используют , а как местоимения единственного числа для обозначения себя. Таким образом, использование «он или она» часто не лучшее решение.Лучшее решение — часто перефразировать предложение, чтобы иметь подлежащее во множественном числе, а не в единственном числе.

Единственное число

В то время как они обычно рассматриваются как местоимение множественного числа, когда человек выразил желание идентифицироваться с гендерно-нейтральными местоимениями ( они / их / их ), грамматически правильно использовать они как местоимение единственного числа (согласно Чикагскому руководству по стилю , одному из основных авторитетов по грамматике и стилю).

Однако бывают случаи, когда вы не можете просто превратить предложение во множественное число. Например, давайте посмотрим на это предложение: «Кто-то позвонит вам, чтобы обсудить проблему. Он или она позвонит завтра с 9:00 до 10:00 ». Только один человек будет звонить, поэтому мы не можем использовать это предложение во множественном числе. В этой ситуации решением может быть полное отсутствие местоимения: «Кто-то позвонит вам, чтобы обсудить проблему. Вы можете ожидать звонка с 9:00 до 10:00 завтра утром.”

Избегание предубеждений по поводу расы и этнической принадлежности

Когда речь идет о расовой или этнической группе, решение, какой термин использовать, может быть сложной задачей, потому что приписываемое значение определенным терминам и ярлыкам может часто меняться. Выбирая между терминами для обозначения группы, лучше всего спросить члена этой группы, что они предпочитают.

Как правило, в деловой среде не упоминайте расовую или этническую принадлежность человека, если это не имеет прямого отношения к ситуации.

Как избежать предвзятости по инвалидности

Как правило, избегайте употребления имен существительных, когда говорите о людях с ограниченными возможностями.Старайтесь использовать эмоционально нейтральные выражения, а не те, которые отводят роль, например жертва .

Краткое содержание

В основе бизнеса лежит идея, что «время — деньги.«Это может привести вас к мысли, что короткие сообщения всегда лучше; однако сжатое письмо — это не просто быстрое или короткое письмо; это письмо, которое уравновешивает ясность сообщения с эффективностью.

Длина и сложность предложения

В деловом письме основное внимание уделяется способности читателя быстро усвоить и отреагировать на сообщение. В кратком деловом письме используется четкая и понятная структура предложений для улучшения понимания и удержания. Это отличается от прозы романов или ритма поэзии, в которых получение удовольствия от сложности предложений является частью опыта.Деловые письма используют более простые предложения, чтобы быть более краткими и, следовательно, с меньшей вероятностью быть неправильно истолкованными.

Прямые предложения

Грамматически существует три вида предложений. Для вас не особенно важно уметь их идентифицировать, чтобы быть хорошим писателем о бизнесе. Однако подумайте о том, как они работают и что делают, и это поможет вам стать более лаконичным и ясным.

Простые предложения состоят из одного независимого предложения:

Фидо принесен. [Существительное и глагол — все, что нужно, чтобы составить простое предложение.]

Бакенбарды съели ее тунца. [Здесь добавляется прямой объект «тунец», но это все же простое предложение.]

Полли села на жердочку и присвистнула. [Сюда входит предложная фраза «на ее насесте» и составной глагол «сидел» и «свистнул», но это все же простое предложение.]

Составные предложения состоят из двух (или более, но это сложно) независимых предложений, соединенных запятой и союзом:

Amanita бросил мяч, а Фидо поймал его. [«Мухомор бросил мяч» может стоять отдельно как предложение, как и «Фидо принес его». Эта структура и делает это сложное предложение.]

Сложные предложения состоят как минимум из одного зависимого предложения, за которым следует как минимум одно независимое предложение:

Пока Мухомор искал мяч, Фидо гнался за кузнечиком. [Несмотря на то, что в части предложения перед запятой есть подлежащее «Мухомор» и глагол «посмотрел», добавление «пока» означает, что оно не может стоять само по себе в качестве предложения.«Фидо преследовал кузнечика» может стоять отдельно, поэтому это отдельная оговорка.]

Составно-сложные предложения — вы, вероятно, можете понять это из названия и примера:

Пока Мухомор искал мяч, Фидо гнался за кузнечиком, и Уискерс выглядел скучающим.

Итак, почему это имеет значение?

Использование составных и сложных предложений — это здорово! Однако убедитесь, что вы не собираете вместе длинные строки предложений, которым очень трудно следовать.Кроме того, вам следует варьировать типы предложений для более увлекательного чтения.

Чтобы писать простые предложения, уместные и эффективные в деловом общении, нужно помнить о нескольких вещах.

• Будьте осторожны, не объединяйте слишком много идей в одном предложении. Такое предложение не только сбивает с толку, но и становится действительно скучным для чтения, и оно не звучит очень замысловато:
  • Копия Майкла отредактировала отчет, и таблицы данных были составлены, и графика выглядела великолепно.
    • Все эти три действия являются частью завершения отчета, но на самом деле они не входят в одно предложение.
  • Копия Майкла редактировала отчет, а остальная команда составляла таблицы данных. Графика выглядела замечательно.
    • При использовании соединителя, отличного от и — в данном случае и — предложение фактически дает больше информации: редактирование и компиляция копии происходили одновременно.Если вы замените «после чего» на «пока», на самом деле вы рассказываете несколько иную историю. Кроме того, здорово, что графика впечатляет, но эта идея не относится к одному предложению.
• Начало предложения с придаточного предложения иногда может скрыть важные новости в конце предложения. Не запрещено начинать с зависимых предложений, но будьте очень осторожны, когда захотите. Подумайте об эмоциях, которые испытывает читатель, когда сталкивается с таким предложением:
  • В то время как первый квартал был удручающим из-за проблем с цепочкой поставок, а цена наших акций сильно колебалась из-за колебаний на японском рынке, из-за которых компания начала нацеливать сотрудников на увольнения, исполнительная команда рада сообщить, что мы находимся на пути к прибыльному году.
    • Это предложение почти жестоко с точки зрения того беспокойства, которое должен испытать читатель, прежде чем добраться до хороших новостей. Весь смысл этого предложения в том, что у компании все хорошо. Ура! Поэтому предложение следует начинать с важной части.
  • Исполнительная команда рада сообщить, что мы находимся на пути к прибыльному году, хотя мы и пострадали. . .
    • Когда в предложении сначала говорится о важных новостях, возникает совершенно другой ответ.
• Ясно — хорошо; простые могут быть ошеломляющими, поэтому меняйте структуру предложений. Представьте себе целый отчет, полный этого:
  • Прибыль выросла. Это хорошо. Производство увеличилось на шесть процентов. Сотрудники получали бонусы в двух из четырех кварталов. Разделение акций.
    • Несмотря на то, что вы читаете отличные новости, вы собираетесь расслабиться от однообразия, не так ли? Писать чисто и лаконично — не значит писать как робот.Подумайте о том, как маленькие кусочки информации соотносятся друг с другом, и объедините их в предложения, которые а) имеют смысл, б) ставят важные новости на первое место и в) показывают, что вы гордитесь тем, что хорошо пишете.
  • Мы рады сообщить, что прибыль увеличилась, и наши акции разделились. Это стало результатом шестипроцентного увеличения производства, и мы были счастливы вознаградить наших трудолюбивых сотрудников бонусами в двух из четырех кварталов.
    • Этот отрывок можно не только прочитать, не засыпая, он также дает больше информации, показывая взаимосвязь между битами данной информации.

Наконец, следите за своей многословностью. Когда вы пишете и редактируете, спрашивайте себя, используете ли вы несколько слов, когда одного вполне подходящего будет достаточно. В то же время старайтесь превратить отдельное предложение в абзац, связав воедино все идеи, которые у вас когда-либо возникали. Результаты Годдарда (1989) предполагают, что длина предложения связана с пониманием читателем. Это исследование показывает, что от 20 до 25 слов — это максимум для твердого понимания.

Помните, ваша цель — не делать предложения короткими, ваша цель — ясно передать свои идеи и избежать двусмысленности. Тем не менее, чем сложнее обсуждаемый материал, тем более простыми и ясными должны быть ваши предложения.

Будьте осторожны, не повторяйтесь снова и снова.

Наконец, осознайте свои собственные вредные привычки. Вы слишком часто используете «также», чтобы показать взаимосвязь между идеями? Вы слишком сильно обожаете сложные предложения? Используете ли вы «один» (например, «Кто-то надеется понять значение этого предложения.»), А потом увязнуть в трясине местоимений? Вы начинаете предложения со слов «Что это такое, то есть. . . «Какими бы ни были ваши особенности, осознавайте их и старайтесь находить и исправлять их при редактировании своей работы.

Узнать больше

Чтобы получить дополнительную полезную информацию о том, как работают предложения, и немного попрактиковаться, прежде чем вы начнете писать самостоятельно, ознакомьтесь с этой статьей о структуре предложений.

Активный и пассивный голос

Вы, наверное, слышали о пассивном залоге — возможно, в комментарии учителя английского языка или в программе проверки грамматики текстового процессора.В обоих случаях вас (вероятно) уводили от пассивного голоса. Почему это так? Почему так ненавидят пассивный залог? В конце концов, он уже использовался в этом абзаце (уже дважды!). Когда пассивный залог используется слишком часто, ваш текст может казаться скучным и тусклым. Однако в некоторых случаях пассивный залог лучше, чем активный.

Так в чем же разница между этими двумя голосами? Проще говоря, активное голосовое предложение записывается в форме «А делает Б.(Например, «Кармен поет песню».) Пассивное голосовое предложение записывается в форме «Б сделал А». (Например, «Песню поет Кармен».) Обе конструкции грамматически правильны и правильны. Давайте посмотрим на еще пару примеров пассивного залога:

АКТИВНЫЙ ГОЛОС: Тамара потеряла потенциальную продажу в Северной Дакоте.

ПАССИВНЫЙ ГОЛОС: Потенциальная продажа в Северной Дакоте была потеряна.

Возможно, вы заметили нечто уникальное в предыдущем примере с пассивным голосом: пассивный голос можно использовать для «сокрытия» того, кто выполнил действие.Несмотря на то, что эти предложения абсолютно грамматически верны, мы не узнаем, кто проиграл продажу, если читаем только пассивное предложение. Это может быть хорошим способом сосредоточиться на способах улучшения стратегии компании, а не на производительности отдельного человека (и избежать вызова одного сотрудника в потенциально публичной обстановке). Если, однако, важно, что Тамара проиграла продажу, но мы хотим сосредоточиться на убытке, а не на том, кто его потерял, говоря: «Потенциальная продажа в Северной Дакоте была потеряна Тамарой»,

Пассивное слово создается с помощью глагола как (напр.г., песня — исполнена ; это было нанесено сзади). Быть нерегулярно конъюгирует. Его формы включают в себя am, are, is, was, were, и , которые будут , были , были и были.

Деловое письмо известно тем, что в большинстве ситуаций прямолинейно и по существу, поэтому вам следует отдавать предпочтение активным, а не пассивным глагольным конструкциям. Но бывают случаи, когда излишняя прямолинейность может заставить вас казаться нечувствительным.Рассмотрим следующий отказ в запросе на повышение:

1. АКТИВНЫЙ ГОЛОС: Вы не можете получать повышение в это время.
2. ПАССИВНЫЙ ГОЛОС: Повышение ставки не может быть сделано в настоящее время.

В этом случае цель использования пассивного голоса для смягчения негативности сообщения сделала сообщение более внимательным. Если вы пытаетесь не бросить кого-то под автобус, одна из стратегий — уменьшить акцент на актере или субъекте в предложении. Раскройте свою чувствительную сторону, зная, как тактично применять пассивный залог.Зарезервируйте пассивные глаголы на тот момент, когда вам нужно сказать «нет» в сообщении.

Узнать больше

Для получения дополнительной информации о том, как и зачем использовать пассивный голос, ознакомьтесь с разделом Использование пассивного голоса в книге Lumen Guide to Writing .

Ясность

Выбор слова и фразировка приводит к успешной передаче смысла от отправителя к получателю. Если вы сделаете это правильно, то повысите репутацию писателя. Репутация бизнеса также растет — не явным образом, а негласно.Подумайте о совете, который дает домашний продавец перед днем ​​открытых дверей: приготовьте хлеб или варите яблочный сидр, чтобы создать аромат, который сделает дом более домашним. Этот небольшой шаг может помочь потенциальному покупателю сделать правильный выбор. Хорошие письменные навыки делают это за сотрудника. Сотрудник получает уважение и признательность благодаря письменным навыкам, которые внушают доверие и уверенность.

точность

Деловое общение должно быть четким, конкретным и наполненным смыслом.Точнее работать.

Простые слова

Пытаясь повысить свою репутацию, возникает соблазн использовать сложные слова, чтобы казаться умным и изощренным. К сожалению, это может затемнить ваши идеи и потенциально подорвать доверие к вам. Помните, что ваше письмо должно быть сосредоточено на том, чтобы читатель понял сообщение. Вместо того, чтобы сосредотачиваться на том, чтобы «звучать умно», сконцентрируйтесь на выражении точного содержания точными, недвусмысленными словами, чтобы сообщение передавалось четко.Будьте точны, но при этом понятны.

Списки

Списки можно использовать несколькими способами.Работа с нумерованными или маркированными списками — это быстрый способ привлечь внимание к нескольким элементам. Списки добавляют в документ пробелы, что помогает читателю. Они добавляют акцента, потому что выделяются на странице. Нумерованные списки используются, когда имеет значение порядок важности.

Параллельное строительство

Параллельное построение предложений, списков и даже заголовков значительно упрощает понимание читателем сообщений. Иногда для начинающего автора может быть легче придумать предсказуемый ритм или формат при работе над тем, как добиться параллелизма. Подумайте о ритме стихов или песен и о том, как они позволяют легко запоминать и предсказывать слова. Как писатель, вы можете использовать ту же структуру в своих интересах.

Сравните два следующих предложения:

• Яра любит бегать, плавать и кататься на велосипеде.
• Яра любит бегать, плавать и кататься на велосипеде.

Было ли легче понять второе предложение, чем первое? Во втором предложении используется параллелизм. Все три глагола являются герундиями, тогда как в первом предложении два — герундий, а один — инфинитив. Хотя значение первого предложения раскрывается, легко споткнуться о несовпадающих элементах. Применение параллелизма улучшает стиль письма и удобочитаемость, а также упрощает обработку предложений.

Сравните следующие примеры:

• Отсутствие параллелизма: «Ей нравится готовить, бегать трусцой, а читать .”
  • Параллель: «Ей нравится готовить, бегать трусцой и читать».
  • Параллель: «Она любит готовить, бегать трусцой и читать».
• Отсутствие параллелизма: «Он любит плавать, а бегает, ».
  • Параллель: «Любит плавать и бегать».
  • Параллель: «Он любит плавать и бегать».

И снова в приведенных выше примерах герундий сочетается с инфинитивом. Чтобы сделать их параллельными, предложения следует переписать, используя только герундий или инфинитив.Вы можете возразить, что первое предложение правильное в том, что «готовить», «бегать трусцой» и «читать» — все это грамматически верные выводы из «Она любит». Однако, когда вы соединяете их вместе, отсутствие параллелизма приводит к неправильному предложению. Подумайте об этом так: по отдельности брюссельская капуста, зефир и сардины восхитительны; вместе они были бы ужасны. Легкий способ подумать об этом — разбить предложение на три отдельных предложения:

Собака любит бегать.

Собака любит играть.

Собака любит ходить в собачий парк.

Помните, как мы говорили о стихах или песнях в начале этого раздела? Из этих трех предложений видно, что они «рифмуются» во всех словах, кроме нескольких последних. Чтобы добиться параллелизма, определите, где предложения начинают отличаться, в данном случае после «до». Следовательно, то, что идет после «до», — это то, из чего должен состоять ваш список, чтобы быть параллельным. Затем проверьте свой параллелизм, убедившись, что каждый из элементов представляет одну и ту же часть речи.В этом случае каждый элемент — «бегать», «играть», «идти» — это глагол в настоящем времени, так что параллелизм работает.

Собаке нравится

пробег .

играть получить.

пройдите в собачий парк.

Вот еще несколько примеров параллелизма, в которых все элементы имеют разную длину и тип:

Джексон и Криста готовят ужин, Дэвид и Рохелио накрывают на стол, а Олли и Рон собирают десерт. (Параллельные элементы — это независимые предложения, которые могут стоять отдельно как предложения.)

Хуана искала свой телефон под столом, наверху книжного шкафа и внутри шкафа. (Параллельные элементы — предложные фразы.)

Мэнди и Торренс посмотрели Крестный отец, Мэри Поппинс, и документальный фильм о пеликанах. (Это может показаться сложным, но все элементы в списке являются существительными, поэтому предложение является параллельным. Кроме того, у Мэнди и Торренс странный вкус к развлечениям.)

Параллелизм также может применяться к тому, как вы говорите о похожих элементах в целом.Если вы пишете исследовательскую работу, в которой есть ссылки на нескольких разных авторов, вы должны быть последовательны в том, как вы их цитируете. Например, если вы говорите о Джейн Гудолл и Генри Харлоу, вы должны сказать «Гудолл и Харлоу», а не «Джейн и Харлоу» или «Гудолл и Генри». Это то, что будет происходить через всю вашу статью. Вы должны использовать один и тот же способ адресации для каждого человека, которого вы упоминаете. Поддержание параллелизма также может уберечь вас от непреднамеренной предвзятости. Обращаясь к трем врачам как к докторуДжамиль Смит, доктор Сэмюэл Эванс и Кэти, вероятно, не сделают доктора Кэтлин О’Рурк очень счастливым.

Параллелизм действительно полезен при создании списков, таблиц или схем. Подумайте о разнице между этими двумя версиями списка во внутреннем отчете:

Какому из них легче следовать? Что более профессионально выглядит и ощущается? По сути, всякий раз, когда у вас есть список — будь то в пределах одного предложения или имеющий более широкий охват — вы должны сосредоточиться на параллелизме.

Акцент

Правильный акцент в деловом общении может помочь читателям легко получить доступ к предполагаемому сообщению. Однако то, что считается подходящим акцентом, может сильно отличаться в наш век текстовых сообщений и социальных сетей. Помните, что деловое общение — это часть профессионального окружения. Пока люди пишут сообщения, ситуация остается неизменной: одна компания общается с другой или с клиентом. Это не личное общение, которое может включать эмоции или символы эмоций.