Слова официально делового стиля примеры слов: Официально деловые слова являются разновидностью. Официально-деловой стиль: черты и примеры

Содержание

Напишите слова официально делового стиля речи и их лексическое значение

Лексические признаки официально-делового стиля речи

Лексическая (словарная) система официально-делового стиля, кроме общекнижных и нейтральных слов, включает:

1) языковые штампы (канцеляризмы, клише) : ставить вопрос, на основании решения, входящие-исходящие документы, контроль за исполнением возложить, по истечении срока.

2) профессиональную терминологию: недоимка, алиби, черный нал, теневой бизнес;

3) архаизмы: оным удостоверяю, сей документ.

В официально-деловом стиле недопустимо употребление многозначных слов, а также слов в переносных значениях, а синонимы употребляются крайне редко и, как правило, принадлежат одному стилю: снабжение = поставка = обеспечение, платежеспособность = кредитоспособность, износ = амортизация, ассигнование = субсидирование и др.

Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт, вследствие чего ее лексика предельно обобщена. В официальном документе предпочтение отдается родовым понятиям, например: прибыть (вместо приехать, прилететь, прийти и т. д.) , транспортное средство (вместо автобус, самолет, «Жигули» и т. д.) , населенный пункт (вместо деревня, город, село и т. д. ) и др.

Морфологические признакиофициально-делового стиля речи

К морфологическим признакам данного стиля относится многократное (частотное) использование определенных частей речи (и их типов) . В их числе следующие:

1) существительные – названия людей по признаку, обусловленному действием (налогоплательщик, арендатор, свидетель) ;

2) существительные, обозначающие должности и звания в форме мужского рода (сержант Петрова, инспектор Иванова) ;

3) отглагольные существительные с частицей не- (лишение, несоблюдение, непризнание) ;

4) производные предлоги (в связи, за счет, в силу, по мере, в отношении, на основании) ;

5) инфинитивные конструкции: (провести осмотр, оказать помощь) ;

6) глаголы настоящего времени в значении обычно производимого действия (за неуплату взимается штраф…) .

7) сложные слова, образованные от двух и более основ (квартиросъемщик, работодатель, материально-технический, ремонтно-эксплуатационный, вышеуказанный, нижепоименованный и т. п.) .

Использование указанных форм объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования.

Синтаксические признаки официально-делового стиля речи

К синтаксическим признакам официально-делового стиля относятся:

1) употребление простых предложений с однородными членами, причем ряды этих однородных членов могут быть весьма распространенными (до 8–10), например: … штрафы в качестве меры административного взыскания могут устанавливаться в соответствии с законодательством России за нарушение правил техники безопасности и охраны труда в промышленности, строительстве, на транспорте и в сельском хозяйстве;

2) наличие пассивных конструкций (платежи вносятся в указанное время) ;

3) нанизывание родительного падежа, т. е. употребление цепочки имен существительных в родительном падеже: (результаты деятельности органов налоговой полиции…) ;

4) преобладание сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, с придаточными условными: При наличии спора о размерах причитающихся уволенному работнику сумм администрация обязана уплатить указанное в настоящей статье возмещение в том случае, если спор решен в пользу работника.

Официально-деловой стиль и его подстили

Официально-деловой стиль – это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, то есть отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности. Таким образом, сфера применения деловой речи может быть представлена как широкая сеть актуальных официально-деловых ситуаций и как набор соответствующих жанров документов. Начало становления официально-делового стиля в русском языке можно отнести к X веку, к эпохе Киевской Руси, когда появляются первые тексты договоров между Киевской Русью и Византией. По мнению исследователей, язык договоров и других документов был тем языком, из которого позднее выработался литературный язык.

Основная функция официально-делового стиля – предписывающе-информационная. Лексическую основу официально-деловых текстов составляет нейтральная, употребительная в любом стиле лексика. Однако следует заметить, что выбор лексики всегда определяется тематикой текста, вследствие чего и в использовании нейтральной лексики автор текста не свободен. Так, он может употребить слова человек, гражданин, река, вода, но вряд ли обратится к словам кресло, лысина, страус.

Характерными признаками официально-делового стиля являются:

1.  Преимущественно письменная форма изложения.

2. Стандартизированность: в рамках каждого жанра официально-делового стиля существует особая «модель», шаблон, по которому строится текст вне зависимости от того, кто является его автором, при этом композиция официально-делового текста не претерпевает изменений.

3. Высокая степень регламентированности (определённый запас средств выражения и способов их комбинирования): обращение к ограниченному набору языковых средств позволяет строить текст таким образом, чтобы при его толковании не возникало разночтений.

4. Строгость и простота изложения: использование слов в их прямых значениях, отсутствие образности, предпочтительное употребление простых, однозначно трактуемых синтаксических конструкций.

5. Информативная насыщенность:

авторы текстов официально-делового стиля стремятся передать максимум информации, используя минимум языковых средств. Официальный характер изложения: для текстов данного стиля не характерно использование экспрессивно окрашенных слов и синтаксических конструкций.

6.  Безличность: тексты официально-делового стиля носят объективный характер, поэтому в них отсутствуют языковые средства, указывающие на автора.

Лексика и фразеология официально-делового стиля отличается умеренно книжной стилистической окраской и высоким процентом стандартных средств (так называемых канцелярских штампов).

Канцелярский штамп – это воспроизводимая в официально-деловом стиле лексико-фразеологическая единица, которая соотносится с часто повторяющимися ситуациями или распространёнными понятиями и облегчает их обозначение. Для официально-делового стиля характерно преобладание штампов как стандартных средств. К числу штампов относятся следующие:

отмечены следующие недостатки, принимая во внимание, выдана для представления, в конструктивной обстановке, договаривающиеся стороны, возбудить дело, привлечь к ответственности и т. д. В официально-деловых документах также употребляются так называемые «строевые» слова (в целях, с целью, согласно, в связи с, в части, в вопросе, в деле) и обороты со «строевыми» словами: показатель (качества, достижений), способ реализации (изготовления), в целях обеспечения (улучшения, предоставления), в дополнение к и т. д.

Терминология официально-делового стиля менее абстрактна, чем научная терминология в силу практической направленности. К терминологии официального стиля относятся:

1. Названия лиц по их функции в официально-деловых отношениях: истец, ответчик, квартиросъёмщик, налогоплательщик, вкладчик, арендатор, потребитель.

2. Названия документов: распоряжение, приказ, протокол, извещение, инструкция, служебное письмо, служебная телеграмма, докладная записка, справка, акт, лицевой счёт.

3. Обозначение частей документа, процесса его согласования и утверждения: повестка дня, присутствовали, слушали, постановили, согласен, приложение, не возражаю, в приказ, согласовано.

4. Специализированное употребление общелитературных слов и выражений: лицо (человек), юридическое лицо (учреждения, предприятия или организация как носитель прав и обязанностей), реализация (продажа), сторона (лицо, группа лиц, учреждение или государство, вступающее в официальные отношения с другим лицом, группой лиц, учреждением или государством»).

5. Сложносокращённые слова, преимущественно названий учреждений:

ЮРГУЭС, РГУ, МИД, НИИ, профком.

Употребляются также архаизмы и историзмы, например, в текстах дипломатических документов: уверение в почтении, сей, таковой,  Его Величество.

Официально-деловой стиль носит сугубо именной характер: доля существительных по сравнению с глаголами в нём даже выше, чем в научном стиле. Широко используются в документах отглагольные существительные, придающие тексту сдержанно строгую тональность, например: документированность, установление, унификация, стандартизация, содержание, хранение и использование и т. д. Одно и то же существительное в деловых текстах может повторяться даже в рядом стоящих предложениях и не заменяться местоимением. С помощью таких повторов удаётся избежать неверных толкований.

В официально-деловых документах широко представлены отглагольные существительные с префиксом

не-: неизбрание, непризнание, невозвращение, недополучение, невыполнение и т. д. Среди кратких прилагательных в документах наиболее употребительны прилагательные со значением долженствования: должен, обязателен, подотчетен, необходим, ответствен. Числительные в официально-деловом стиле пишутся цифрами, за исключением таких денежных документов, как счета, доверенности, расписки. Обезличенный характер официально-делового стиля подтверждается почти полным отсутствием личных местоимений 1-го и 2-го лица и соответствующих личных форм глагола (формы 1-го лица ед. ч. местоимений и глаголов употребляется  в таком жанре, как заявление, а форма 1-го лица ед. ч. глагола в слове  приказываю – в жанре приказа). Особенностью официально-делового стиля является также преимущественное употребление инфинитива по сравнению с другими глагольными формами. Часто употребляется так называемое «настоящее предписание»:
При
невозможности защитника явиться в этот срок следователь принимает меры, предусмотренные частью 3-й статьи 47-й настоящего кодекса.

Синтаксис официально-делового стиля подчёркнуто книжный и неэмоциональный. Предложения полные, повествовательные, как правило, двусоставные. Порядок слов прямой. Прямая речь, как правило, отсутствует, за исключением некоторых жанров, например, судебного протокола; отсутствуют вводные конструкции. Синтаксис официально-делового стиля отражает тенденцию к детализации и классификации, к рассмотрению в единстве конструирующей и предписывающей сторон, причинно-следственных и условно-следственных отношений. Это проявляется в использовании значительных по длине предложений, осложнённых однородными оборотами, причастными и особенно деепричастными. Также широко распространены конструкции с «нанизыванием» (повторением) родительных падежей существительных без предлогов, например:

Запрещается создание и деятельность общественных объединений, цели или действия которых направлены на насильственное изменение основ конституционного строя и нарушение целостности Российской Федерации (Конституция РФ, ст. 13).

Официально-деловой текст строится по шаблону (формуляру) – определенной модели, включающей в себя элементы, обязательные для текста данного жанра. Так, например, Конституция РФ, подобно конституциям других стран, разбита на главы, главы – на статьи, статьи – на пункты, пункты – на подпункты; официальное письмо содержит указание адресата (в правом верхнем углу), заголовок, называющий жанр документа (уведомление, ходатайство и т. д), основной текст, подпись и указание даты.Типичен параллелизм используемых конструкций, вплоть до дословного повторения сегментов предшествующих предложений (например, 4 из 5 пунктов статьи 32 Конституции РФ начинаются словами

«Граждане Российской Федерации имеют право»): такое строение текста помогает избежать двусмысленности в его толковании. Описанные особенности являются общими для текстов официально-делового стиля самых разных жанров.

В рамках официально-делового стиля выделяют три подстиля: юридический, дипломатический и канцелярско-деловой. Их названия демонстрируют, в каких именно сферах социальной деятельности человека они используются. В рамках каждого из подстилей выделяют множество жанров, особенности которых определяются тематикой, объемом и формой создаваемого текста.

К жанрам юридического подстиля относятся: конституция, кодекс, закон, постановление.

Жанрами дипломатического подстиля являются: верительная грамота, нота протеста, декларация, коммюнике.

Канцелярско-деловой подстиль представлен следующими жанрами: заявление, уведомление, приказ, контракт, резюме и т. д.

Следует заметить, что юридический и дипломатический подстили в гораздо большей степени похожи друг на друга, чем на канцелярско-деловой подстиль. Связано это с тем, что они регламентируют отношения на «высоком» социальном уровне: между государствами, государством и юридическим лицом, государством и гражданином, в то время как документы канцелярско-делового подстиля описывают разнообразные бытовые ситуации, связанные в том числе и с производственной деятельностью человека.

Различия между юридическим и дипломатическим подстилями объясняются тем, что первый из них используется в законодательстве и судопроизводственной деятельности внутри государства, а второй – на внешнеполитической арене. В связи с этим каждому из подстилей свойственно наличие особой терминологии и фразеологии. Юридический подстиль характеризуется употреблением следующих выражений: каждому гарантируется право, дееспособность несовершеннолетних, осуществлять права и обязанности. В документах дипломатического подстиля наиболее распространены такие устойчивые словосочетания: Высокие Договаривающиеся Стороны, Высокий и Полномочный Посол, договорились о нижеследующем, ратификационная грамота, нота протеста. Юридический и дипломатический подстили различаются и синтаксически: для закона важно четко выразить юридическую норму, поэтому предпочтение в нем отдается простым предложениям и сложным предложениям с небольшим количеством придаточных – тем конструкциям, которые удобны для восприятия:

Каждому гарантируется свобода мысли и слова. Не допускаются пропаганда или агитация, возбуждающие социальную, расовую, национальную или религиозную ненависть и вражду. Запрещается пропаганда социального, расового, национального, религиозного или языкового превосходства. Никто не может быть принужден к выражению своих мнений и убеждений или отказу от них. Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определяется федеральным законом. Гарантируется свобода массовой информации. Цензура запрещается (Конституция РФ, ст. 29).

Дипломатические же отношения требуют использования особого этикета, выработанного на протяжении веков, который включает в себя, в частности, употребление в текстах особых клишированных речевых формул (Прошу вас, господин Поверенный в делах, принять уверения в моем глубоком уважении) и сложных синтаксических конструкций с разветвленной союзной связью, причастными и деепричастными оборотами, инфинитивами, зависимыми предложениями, вводными и обособленными выражениями. Такие конструкции могут представлять собой одно сложное предложение, которое, однако, разбивается на несколько абзацев, каждый из которых начинается заглавной буквой. Такое строение свойственно преамбулам (вводным частям) дипломатических текстов, например преамбуле «Всемирной конвенции об авторском праве», подписанной в Женеве 6 сентября 1952 г.:

Договаривающиеся Государства, воодушевленные желанием обеспечить во всех странах охрану авторского права на литературные, научные и художественные произведения, уверенные в том, что режим охраны авторских прав, пригодный для всех наций и выраженный во Всемирной конвенции, являясь дополнением уже действующих международных систем охраны и не затрагивая их, способен обеспечить уважение прав личности и благоприятствовать развитию литературы, науки и искусства, убежденные в том, что такой универсальный режим охраны авторских прав облегчит распространение произведений духовного творчества и будет способствовать лучшему международному взаимопониманию,огласились о нижеследующем …

Тексты, написанные в канцелярско-деловом подстиле, называются документами. Они занимают значительное место в жизни современного человека. Документы описывают самые разнообразные ситуации, возникающие в жизни человека, и для каждой из них находится свой способ описания, свой жанр. Тексты определенного жанра составляются по шаблону, модели, задаваемой этим жанром. Чаще всего автор, создающий документ, не выбирает то или иное языковое средство из ряда синонимичных, а воспроизводит то, которое диктуется ему жанром: так, в заявлении о приеме на работу, он обязательно должен написать: «Прошу принять меня на должность», а не придумывать свои, отличные от стандартных, фразы. Таким образом, тексты канцелярско-делового стиля регламентированы в еще большей степени, чем тексты юридического и дипломатического подстилей. Существует два типа документов:

1. Служебная документация – документы, регламентирующие деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных.

2. Официально-деловая переписка – документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью.

В рамках служебной документации выделяют группы жанров, объединяемых по ряду признаков: функциональному, содержательному, временному (сроки исполнения):

1)  личные документы: автобиография, анкета, характеристика, доверенность, жалоба, заявление и т. д.;

2)  распорядительные документы: постановление, приказ, распоряжение и т. д.;

3)  административно-организационные: договор, контракт, отчет, устав и т. д.;

4)  информационно-справочные: акт, выписка, докладная записка, справка и т. д.

Жанры официально-деловой переписки определяются, прежде всего, целями, преследуемыми их составителями: письмо-приглашение содержит информацию о проведении мероприятия и приглашение адресату принять в нем участие, письмо-подтверждение указывает на согласие адресанта (отправителя) с предложениями адресата, в гарантийном письме говорится об обязательствах, которые берет на себя адресант перед адресатом и т. д.

Протокол – это официальный документ, содержащий точную запись всего, что было сказано, сделано и решено на собрании (заседании, совещании). В то же время протокол – не стенограмма, в нем находят отражение лишь основные положения, высказанные участниками собрания.

Краткий протокол – это точная, но лаконичная запись последовательности и содержания выступлений, в которой чаще используется форма косвенной речи. В подробном протоколе все выступления записываются подробно.

Доверенность – документ, дающий кому-либо право действовать от имени лица, его выдавшего.

Расписка – документ, подтверждающий получение чего-либо.

Заявление – документ, содержащий просьбу о чем-либо. При обозначении автора заявления допустимы две формы: родительного падежа без предлога и с предлогом от. В настоящее время предпочтительнее вариант без предлога, эта форма подчеркивает принадлежность документа.

Автобиография – документ, содержащий социально значимые сведения из жизни автора: год и место рождения, образование, место работы, местожительство, семейное положение. В деловой автобиографии принята хронологическая последовательность в изложении основных событий жизни, деловая автобиография содержит стандартизованное начало, каждый новый блок оформляется с красной строки.

Характеристика – документ, содержащий отзыв, заключение о чьей-либо служебной, общественной деятельности, о деловых качествах кого-либо.

Некоторые из официально-деловых документов имеют строго профессиональную сферу использования, другие приходится составлять почти каждому, и не только в профессиональной деятельности, но и в повседневной жизни. Документы составляются и оформляются на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Обычно в документе выделяются две смысловые части: первая часть – указание на причину и цель составления документа, вторая – предложения, просьбы, рекомендации и т. д. Рекомендуется начинать документ с просьбы, рекомендации, а затем обосновывать, указывать причины. Это значительно облегчает восприятие информации и, следовательно, ускоряет делопроизводство. Такие документы, как заявление, приказ, просьба, могут состоять из одной части.

Урок русского языка «Официально-деловой стиль» (6-й класс)

Оборудование:

  • иллюстративный материал с названием станций;
  • таблица “Официально-деловой стиль” и опорные карточки к её разделам;
  • карточки с терминами для повторения;
  • раздаточный материал к уроку.

Цели урока:

  • познакомить учащихся с особенностями официально-делового стиля, сферой его применения, лексикой;
  • научить отличать нейтральную лексику от официально-деловой;
  • выработать навык составления отдельных документов официально-делового стиля.

Ход урока

I. Организационный момент.

II. Слово учителя о целях и задачах урока.

Сегодняшний урок пройдёт в форме учебной игры “Я деловой человек”. В течение урока вы должны будете пройти по четырём станциям, выполнив ряд заданий, которые помогут вам не потеряться в деловом мире.

III. Основная часть урока.

Станция 1. Теоретическая

Задание: перед вами лежит сетка таблицы “Официально-деловой стиль” с незаполненными столбцами:

Цель Сфера применения (использования) Особенности стиля Жанры Лексика
         

А также опорные карточки с определённым содержанием:

В соответствии с постановлением,

принимая во внимание, следует завизировать, необходимо обратить внимание и т.д.

Устав, кодекс, закон, приказ, указ, доверенность, расписка, акт, объявление, инструкция, протокол, заявление Переписка граждан с учреждениями, учреждений друг с другом, составление государственных документов и деловых бумаг Информация Логичность и краткость высказывания.

Предельная точность изложения, которая должна исключить разное толкование

Ваша задача заключается в том, чтобы определить, к какому из озаглавленных столбцов таблицы относится каждая опорная карточка, и прикрепить её к таблице. Выполнив правильно задание, вы сможете узнать об этом важном господине очень много нужного и интересного.

Проверка задания.

Цель Сфера применения (использования) Особенности стиля Жанры Лексика
Информация Переписка граждан с учреждениями, учреждений друг с другом, составление государственных документов и деловых бумаг Логичность и краткость высказывания.

Предельная точность изложения, которая должна исключить разное толкование

Устав, кодекс, закон, приказ, указ, доверенность, расписка, акт, объявление, инструкция, протокол, заявление В соответствии с постановлением,

принимая во внимание, следует завизировать, необходимо обратить внимание и т.д.

Станция 2. Практическая

Задание:

1. На доске записаны словосочетания официально-делового стиля. К ним необходимо подобрать нейтральные синонимы, используя информацию для справок.

Вопрос для повторения:

— Какие слова мы называем синонимами? Приведите пример.

(Синонимы – слова одной и той же части речи, которые обозначают одно и то же, но отличаются друг от друга оттенками лексического значения и употребления в речи. Например, метель – вьюга, буран, пурга, метелица; мокрый – влажный, сырой.)

Словосочетания: оказать помощь, одержать победу, совершить побег, подвергнуть осмотру, провести ремонт.

Информация для справок: победить, отремонтировать, помочь, осмотреть, сбежать.

Проверка задания.

Словосочетания официально-делового стиля Нейтральные синонимы
Оказать помощь Помочь
Одержать победу Победить
Совершить побег Сбежать
Подвергнуть осмотру Осмотреть
Провести ремонт Отремонтировать

2. На доске записаны слова и словосочетания официально-делового стиля. К ним необходимо подобрать антонимы, используя информацию для справок.

Вопрос для повторения:

— Какие слова мы называем антонимами? Приведите пример.

(Антонимы – слова одной и той же части речи с противоположным лексическим значением. Например, горячий – холодный, прохладный; лёгкий – тяжёлый).

Слова и словосочетания: разрешить, присутствовать, положительно, удовлетворительный ответ, ответственность.

Информация для справок: неудовлетворительный ответ, отказать, отсутствовать, отрицательно, безответственность.

Проверка задания.

Слова и словосочетания официально-делового стиля Антонимы
Разрешить Отказать
Присутствовать Отсутствовать
Положительно Отрицательно
Удовлетворительный ответ Неудовлетворительный ответ
Ответственность Безответственность

Станция 3. Историческая

На этой станции вы можете потеряться, но те, кто вспомнит, какие слова мы называем устаревшими, смогут выполнить все задания.

Вопрос для повторения:

— Какие слова мы называем устаревшими? Приведите пример.

(Устаревшие слова – слова, вышедшие из активного повседневного употребления. Например, конка, дворецкий, прошение…)

Задание:

1. Вам даны устаревшие слова, которые очень давно использовались в делопроизводстве. Подберите к ним современные синонимы.

Устаревшие слова: ежели, безотлагательно, посему, сей (случай), надобно.

Проверка задания.

Устаревшие слова Современные синонимы
Ежели Если
Безотлагательно Срочно
Посему Поэтому
Сей (случай) Этот
Надобно Необходимо

2. Исправьте ошибки в предложениях, заменив устаревшие слова их современными синонимами. Запишите исправленный вариант.

  • Сей случай вызвал немало разговоров на заводе.
  • Надобно срочно отдать приказ директора в отдел кадров.

Проверка задания.

  • Этот случай вызвал немало разговоров на заводе.
  • Необходимо срочно отдать приказ директора в отдел кадров.

Станция 4. Сообразительная

Когда двое мальчишек в школе говорят между собой, никого не удивит реплика:

— Ты опять “пару” хватанул? Эх, ты! То “пара”, то “кол”. Смотри “всыпят” тебе”.

Но если вы увидите деловое письмо классного руководителя, в котором говорится: “Привет Александр! Поскольку твой сын опять “хватанул” “пару”, а в дневнике у него то “пара”, то “кол”, я буду вынужден “всыпать” ему как следует!” — вы решите, что классный руководитель совсем забыл официально-деловую лексику.

Задание: собери деловое письмо.

У вас на столах лежат обрывки этого письма. Вам необходимо соединить эти части, чтобы получилось настоящее деловое письмо.

систематически
Александр Николаевич
классный руководитель
неудовлетворительных
за последнюю неделю

Проверка задания.

Уважаемый Александр Николаевич!

Ваш сын систематически не готов к урокам. За последнюю неделю он получил семь неудовлетворительных оценок. Примите меры.

Классный руководитель

Смирнова Л.Н.

IV. Подведение итогов.

Наша учебная игра завершена. Все станции пройдены, но то, с чем мы сегодня знакомились, лишь малая часть того, что скрывает за собой важный господин “Официально-деловой стиль”.

Вопросы для повторения:

Назовите основную цель официально-делового стиля.

Какова сфера применения данного стиля?

В чём особенности официально-делового стиля.

V. Домашнее задание.

Чтобы вашим родителям никогда не пришлось получать деловые письма с содержанием, подобным тому, что мы составляли сегодня на уроке, вы должны выполнить домашнее задание на “отлично”. Составьте заявление на имя директора детского центра с просьбой зачислить вас в кружок или спортивную секцию.

VI. Оценивание работы учащихся на уроке.

Перевод украинского языка в Москве

Деловая речь присутствует в любом языке, и украинский язык тому не исключение. Миллионы документов пишутся согласно основам официально-делового стиля.


Функциональные жанры

 

  • Законодательный (законотворческая область, официально-деловые отношения между двумя и более частными лицами, между органами государства и частными или служебными лицами). Основные документы – укр. Конституція, закони України, укази, статути, постанови.
  • Дипломатический (межгосударственные официально-деловые отношения в политической, экономической, культурной сферах международных организаций или структур, а также обычных граждан). Основные документы – укр. конвенції, міжнародні угоди, протоколи, меморандуми, договора, заяви, ультиматуми.
  • Юридический (правовые и конфликтные отношения в судопроизводстве, расследовании, арбитраже). Основные документы – укр. акти, позовні заяви, посвідчення, постанови, паспорта, повідомлення.
  • Административно-канцелярский (официальная юриспруденция). Основные документы – укр. договора, заяви, автобіографії.

Признаки официально-делового стиля

1. Логическая основа, изложение последовательное, точное, объективно в оценках, предельно четкое, нейтральное в плане эмоциональной экспрессии.

2. Строгие требования к лексике и фразеологии (слова используются только в прямом значении; лексика деловая, общественно-политическая и производственная), активность профессиональной терминологии, канцелярских слов, аббревиатур, отсутствие диалектных слов, жаргонов, просторечных высказываний, слов с суффиксами любой субъективной оценки и др.

Примеры украинских канцеляризмов: доводжу до вашого відома, такий стан речей є неприпустимим, вищеназваний, мали місце, нижчезазначений.
3. Употребление устойчивых речевых оборотов, частые повторы слов, оборотов, целых конструкций, своеобразие синтаксиса в виде прямого порядка слов:

  • подлежащее — перед сказуемым и максимально близко к началу предложения;
  • определение — перед существительным;
  • дополнение — после глагола или существительного;
  • обстоятельства — ближе к объясняемому;
  • вставные слова — в самом начале предложения.


Примеры украинских речевых клише:
зважаючи на, оголосити подяку, рухоме майно, звільнити за власним бажанням, лікарняний лист.

4. Высокий уровень однообразия, стандартизация формы (наличие реквизитов), строго регламентированное размещение и строение текста (раздел его на параграфы, пункты, подпункты).


Основы официально-делового стиля
нужно знать каждому: ведь документы сопровождают самые разные области человеческой деятельности и встречаются на нашем пути очень часто.


И хотя для русскоязычных переводчиков
, в большинстве своем, подобные переводы не станут чем-то вызывающим большие затруднения, тем не менее, свои особенности и подводные камни есть и тут. Примеров множество, но не стоит забывать еще и о том, что официально-деловой стиль является одним из самых быстроразвивающихся стилей языка, наряду с, как это ни удивительно, разговорным.


Ведь именно официально-деловой стиль
находится на острие официального международного общения, и через это общение, эти коммуникации, он впитывает иностранные слова, понятия, заимствуя их в первозданном виде, или меняя в соответствии с исконными реалиями.

Тест с ответами: “Официально-деловой стиль”

1. Какие слова чаще всего используются в официально – деловом стиле речи:
а) однозначные +
б) многозначные
в) научные термины

2. Назовите основную черту официально – делового стиля речи:
а) постоянное изменение
б) устойчивость +
в) эмоциональная насыщенность

3. Назовите одно из основных ответвлений официально – делового стиля речи:
а) описание
б) рассуждение
в) собственно деловой +

4. Назовите одно из основных ответвлений официально – делового стиля речи:
а) юридический +
б) договор
в) повествование

5. Назовите одно из основных ответвлений официально – делового стиля речи:
а) служебная записка
б) постановление
в) дипломатический +

6. Назовите одну из основных черт официально – делового стиля речи:
а) эмоциональная насыщенность
б) точность +
в) простота

7. Назовите одну из основных черт официально – делового стиля речи:
а) простота
б) эмоциональная насыщенность
в) языковой стандарт +

8. Что такое собственно деловой подстиль:
а) официальные документы +
б) международные документы
в) судебные акты, законы

9. Что такое юридический подстиль:
а) научные статьи
б) официальные документы
в) судебные акты +

10. Что такое юридический подстиль:
а) международные документы
б) законы +
в) официальные документы

11. Что такое дипломатический подстиль:
а) международные документы +
б) официальные документы
в) научные статьи

12. Назовите одну из важных особенностей официально – делового стиля:
а) отсутствие языковых штампов
б) отсутствие эмоционально окрашенной лексики +
в) наличие эмоционально окрашенной лексики

13. Назовите одну из важных особенностей официально – делового стиля:
а) наличие языковых штампов +
б) наличие эмоционально окрашенной лексики
в) отсутствие языковых штампов

14. К какому подстилю относится такой документ, как закон:
а) международному
б) дипломатическому
в) юридическому +

15. К какому подстилю относится такой документ, как заявление:
а) собственно деловому +
б) международному
в) юридическому

16. Функциональный стиль речи, средство письменного общения в сфере деловых отношений: в сфере правовых отношений и управления:
а) публицистический
б) официально – деловой стиль +
в) художественный

17. Среди книжных стилей русского языка официально-деловой стиль выделяется своей относительной устойчивостью и:
а) постоянством
б) открытостью
в) замкнутостью +

18. Официально-деловой стиль – это стиль:
а) книг
б) документов +
в) журналов

19. Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт, таких как:
а) тенденция к употреблению простых предложений
б) развернутость изложения
в) компактность изложения +

20. Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт, таких как:
а) развернутость изложения
б) широкое использование терминологии +
в) редкое использование терминологии

21. Официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт, таких как:
а) частое употребление отглагольных существительных +
б) частое употребление отглагольных прилагательных
в) редкое употребление отглагольных существительных

22. Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт, таких как:
а) редкое употребление отглагольных существительных
б) повествовательный характер изложения +
в) развернутость изложения

23. Официально-деловой стиль в целом характеризует:
а) редкое употребление отглагольных существительных
б) развернутость изложения
в) прямой порядок слов в предложении +

24. Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт, таких как:
а) тенденция к употреблению простых предложений
б) тенденция к употреблению сложных предложений +
в) частое употребление отглагольных прилагательных

25. Официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт, таких как:
а) сильная индивидуализация стиля
б) тенденция к употреблению простых предложений
в) слабая индивидуализация стиля +

26. Неоднородность тематики и разнообразие жанров позволяют выделить в рассматриваемом стиле одну из разновидностей:
а) официально-художественный стиль
б) официально-документальный стиль +
в) официально-публицистический стиль

27. Неоднородность тематики и разнообразие жанров позволяют выделить в рассматриваемом стиле одну из разновидностей:
а) обиходно-деловой стиль +
б) обиходно-бытовой стиль
в) официально-художественный стиль

28. Также важно отметить, что в деловом стиле используется определенный набор языковых штампов, что сближает его с таким стилем:
а) публицистическим
б) художественным
в) научным +

29. В официально – деловых текстах не употребляе(ю)тся:
а) риторические вопросы +
б) деепричастные обороты
в) причастные обороты

30. Официально – деловую окраску имеет фразеологизм:
а) холодная война
б) актуальность темы +
в) воспрянуть духом

Официально-деловой стиль — Большая Энциклопедия Нефти и Газа, статья, страница 1

Официально-деловой стиль

Cтраница 1

Официально-деловой стиль имеет свою специфику.  [1]

Для официально-делового стиля речи характерны предложения, в которых подлежащее выражено не одним именным словом, а целостным по значению сочетанием слов. В целом при согласовании подлежащего со сказуемым в официально-деловой речи действует следующий принцип: субъект действия отождествляется не столько с индивидуальным лицом, сколько с его собирательным статусом.  [2]

Рассмотренные особенности официально-делового стиля играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах документов.  [3]

В служебных документах применяется официально-деловой стиль, характеризующийся наличием слов, применяющихся в основном в официальных документах, терминов и профессионализмов, стандартизацией деловой речи.  [4]

Языком делового общения является официально-деловой стиль — функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения.  [5]

Устаревшая лексика распространена в официально-деловом стиле. Употребление устаревших слов без учета их экспрессивной окраски становится причиной грубых стилистических ошибок. При частом повторении устаревшие слова теряют отличавший их ранее оттенок архаичности. Таким образом, пренебрежение стилистической окраской устаревших слов неизбежно приводит к речевым ошибкам.  [6]

Единая форма изложения характерна только для жанров официально-делового стиля. В других видах текста обычно наблюдается их чередование и разнообразные комбинации. Одна из форм изложения является организующей, играющей роль рамки, другая или другие носят подчинительный характер. Изложение от первого и второго лица в достаточно развернутом тексте обязательно предполагает участие изложения от третьего лица.  [7]

Среди языковых функций общения, сообщения и воздействия для официально-делового стиля важнейшей является последняя. Существует немало жанров официальных документов, однако большинство из них составляется с целью побудить персонального или коллективного адресата к определенным действиям.  [8]

Канцеляризмы — слова и выражения, употребление которых закреплено за официально-деловым стилем, но в других стилях речи они неуместны, являются штампами.  [9]

В научном стиле взаимодействуют элементы разных стилей, например, с официально-деловым стилем научный стиль объединяет широкое распространение языковых стандартов, хотя эти стандарты специфичны и в научном, и официально-деловом стиле. Научный стиль использует все средства общенационального языка, но специфика их использования, особая организация текста обеспечивает функционально-стилевое своеобразие научного стиля.  [10]

В научном стиле взаимодействуют элементы разных стилей, например, с официально-деловым стилем научный стиль объединяет широкое распространение языковых стандартов, хотя эти стандарты специфичны и в научном, и официально-деловом стиле. Научный стиль использует все средства общенационального языка, но специфика их использования, особая организация текста обеспечивает функционально-стилевое своеобразие научного стиля.  [11]

В деловой речи получили широкое распространение глагольные формы совершенного вида, образованные при помощи приставки за -: заактировать, завизировать, запроектировать, запротоколировать и др. Их употребление в пределах официально-делового стиля не должно рассматриваться как нарушение норм литературного языка.  [12]

В официально-деловом стиле речи при употреблении составных именных сказуемых также имеется своя специфика. Так, при наличии глаголов — связок ( быть, являться, делаться, сделаться, казаться, показаться, остаться, оставаться, стать, становиться и др.) именная часть ставится в творительном падеже.  [13]

Однако, несмотря на свободное образование подобных названий в форме женского рода, они используются не во всех стилях речи. Так, в официально-деловом стиле предпочтительно сохранять форму мужского рода, когда речь идет о номенклатурном наименовании должности; ср. Никитина и официальное: управляющий трестом Никитина.  [14]

Однако, несмотря на свободное образование подобных названий в форме женского рода, они используются не во всех стилях речи. Так, в официально-деловом стиле предпочтительно сохранять форму мужского рода, когда речь идет о номенклатурном наименовании должности; ср. Никитина и официальное управляющий трестом Никитина.  [15]

Страницы:      1    2

«Официально-деловой стиль речи» — русский язык, уроки

Урок 2 2. Официально-деловой стиль речи

Цели: познакомить с особенностями официально-делового пиля речи; учить составлять тексты официально-делового стиля; шкреплять умение определять стили речи.

Планируемые результаты: знание отличительных признаков официально-делового стиля; умения создавать тексты официаль­но-делового стиля, определять стили речи.

Ход урока

Организационный момент

Анализ тестовой работы

III. Проверка домашнего задания

(Упр. 87 — сообщения об алгоритме поиска информации it Интернете, устные высказывания об Иване Фёдорове.)

IV. Самоопределение к деятельности

С какими стилями речи вы знакомы? Коротко расскажите об их особенностях.

Всем нам приходится иметь дело с различными докумен­тами, обращаться по разным вопросам в какие-либо орга­низации. Как вы думаете, каким стилем речи вы при этом пользуетесь? (Ответы детей.)

Какие задачи мы поставим перед собой сегодня на уроке.’ (Познакомиться с новым стилем речи, который используете» при деловом общении, узнать о его особенностях, научиться грамотно составлять тексты документов.)

V. Работа по теме урока

1. Работа по учебнику

(Чтение теоретического материала (с. 49).)

2. Беседа

Вспомните ситуации, в которых вам приходилось стал­киваться с текстами официально-делового стиля. Что это были за документы?

Почему при составлении текстов официально-делового стиля важны точность, однозначность слов и выражений, строгая, формальная лексика, стандартные обороты?

Почему тексты официально-делового стиля неэмоциональны?

Почему в них не используются изобразительные средства языка?

3. Практическое задание

— Замените слова официально-делового стиля нейтральными словами.

Преподнёс (подарил), направился (пошёл), заявил (сказал), проживает (живёт).

4. Работа по учебнику

1. Упр. 88 — устное выполнение.

2. Упр. 89 — самостоятельное выполнение после предвари-
тельного обсуждения.

(Необходимо обратить внимание учеников на форматирова­ние документа: где и как расположены его части; на то, что слово заявление пишется со строчной буквы, а после него ставится точ­ка; заявление — завершающее слово шапки, а не заголовок.)

VI. Закрепление изученного материала

1. Работа по учебнику

1. Упр. 90 — чтение текста, обсуждение, самостоятельное вы полнение задания с последующей проверкой.

2. Упр. 91 — обсуждение вопросов.

2. Занимательная лингвистика

Знаете ли вы, что такое канцелярия? (Отдел учреждения, ведающий делопроизводством; деловые бумаги, документы.)

— Какой стиль речи используется в канцелярских делах?

— Как вы понимаете слово канцеляризм? Материал для учителя

В текстах официально-делового стиля неизбежно употребление кан­целяризмов — слов или оборотов речи, характерных для деловых бумаг, документов. Канцеляризмы уместны и даже необходимы в официаль­но деловой речи: отношение, предписание, заявление, внедрение, усиление 1от. оказать воздействие, обсудить вопрос, представить к рассмотрению.

Однако порой в живом разговорном языке можно услышать подоб­ные слова, совершенно неуместные в непринуждённой речи. В книге «Ж и ной, как жизнь» К. Чуковский метко назвал неумеренное, необос-ноианное употребление канцеляризмов, бюрократических штампов, ка-и’пного слога канцеляритом. Чуковский считал канцелярит болезнью. ( пмое страшное, что, хотя заболевание в основном свойственно людям, шнимающимся бумажной деятельностью, «канцелярский вирус» может поразить любого.

Вот один из примеров проявления «болезни» (по книге К. Чуков-ОКого):

«Молодой человек, проходя мимо сада, увидел у калитки пятилет­нюю девочку, которая стояла и плакала. Он ласково наклонился над ней и. к моему изумлению, сказал: «Ты по какому вопросу плачешь?»

Чуковский показывает, к чему может привести это тяжёлое заболе-шише, если бы им заразились все. Мы бы получили такие «пушкинские» е i роки:

Надо отметить, что в синем небе звёзды блещут, Необходимо сказать, что в синем море волны хлещут, Следует особо остановиться на том, что туча по небу идёт, Приходится указать, что бочка по морю плывёт. В этой же книге цитируется гротеск писателей Ильфа и Петрова: «Задание, например, следующее:

— Подметайте улицы.

Вместо того чтобы сейчас же выполнить этот приказ, крепкий парень поднимает вокруг него бешеную суету. Он выбрасывает лозунг:

— Пора начать борьбу за подметание улиц.

Борьба ведётся, но улицы не подметаются. Следующий лозунг уводит дело ещё дальше:

— Включимся в кампанию по организации борьбы за подметание улиц. Время идёт, крепкий парень не дремлет, и на неподметённых улицах

мывешиваются новые заповеди:

— Все на выполнение плана по организации кампании борьбы ш подметание.

И наконец, на последнем этапе первоначальная задача совершенно уже исчезает и остаётся одно только запальчивое, визгливое лопотанье:

Позор срывщикам кампании за борьбу по выполнению плана ор ганизации кампании борьбы».

VII. Подведение итогов урока

Назовите основные черты официально-делового стиля. (Официальность, преобладание письменной формы, стандар­тизация текстов, точность, строгость, неэмоциональность, безличность, широкое использование официально-деловой лек­сики.)

В каких сферах жизни, в каких ситуациях используется официально-деловой стиль?

А что бывает, если официально-деловой стиль речи исполь зуется не по назначению?

Домашнее задание

Выполнить работу над ошибками.

Учебник: § 19.

Рабочая тетрадь: задание 15.

15 английских глаголов для бизнеса, которые сделают вас профессиональным

Вы пишете своим друзьям и родственникам?

Вы публикуете сообщения на Facebook и твитнете в Twitter?

Вы также пишете отчеты и отправляете электронные письма на работе?

Конечно!

Но то, что вы видите в Твиттере, — это не тот английский, который вы должны использовать на работе.

Когда вы пишете своим друзьям, семье и подписчикам в социальных сетях, вы используете повседневный (неформальный) английский. Но когда вы пишете людям на работе, повседневный английский, вероятно, будет казаться слишком неформальным.

Итак, что вы можете сделать, чтобы звучать более профессионально и по-деловому?

Это не так сложно, как вы думаете. Давайте подробнее рассмотрим повседневный английский и деловой английский, а затем я дам вам список из 15 глаголов, которые можно использовать в деловом письме.

Загрузить: Это сообщение в блоге доступно в виде удобного переносимого PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно. Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

Обычный английский vs.Деловой язык

Вы, вероятно, уже используете повседневный (повседневный) английский, поэтому вы говорите естественно, дружелюбно и неформально. Например, чтобы поприветствовать друга, вы можете сказать «Эй!»

В

Business English используются официальные слова, которые звучат профессионально. Если вы встретитесь с коллегой или деловым партнером, вы можете, например, сказать «Привет». Мы также хотим быть более краткими (по существу) в бизнесе, что означает использование меньшего количества слов, чтобы передать (показать) то же значение.

К счастью, в вашем деловом письме нетрудно казаться профессионалом.Иногда это может быть так же просто, как заменить одно или два случайных слова или фразы профессиональным словом.

Обратите внимание, что хотя мы предлагаем их для записи, указанные ниже 15 глаголов могут использоваться как в письменной, так и в устной речи. Поэтому, помимо использования их в деловом письме, не бойтесь использовать все перечисленные ниже профессиональные глаголы, когда говорите на работе или в деловых ситуациях. И хотя профессиональные слова заставляют вас звучать более формально, вы все равно можете использовать эти глаголы в повседневной обстановке.

А если вы хотите выучить еще много глаголов, которые заставят вас звучать профессионально, попробуйте FluentU .

С FluentU вы узнаете, как и когда использовать каждое слово естественным и увлекательным образом. Попробуйте бесплатно сегодня и убедитесь в этом сами!

А теперь давайте посмотрим на 15 профессиональных глаголов, которыми вы можете заменить «случайные» глаголы в скобках.

У вас проблемы с английским во время деловых встреч?

Что, если бы вы могли свободно говорить по-английски во время звонков и комфортно общаться со своими клиентами, коллегами и руководителями?

Представьте себе… вы можете с нетерпением ждать этих звонков, а не беспокоиться о них.

Что эта вновь обретенная уверенность может сделать для вашей карьеры?

Знаете ли вы, что есть курс, который может вам в этом помочь?

Это называется Creativa.

Creativa предлагает увлекательные высококачественные видеокурсы, которые помогут вам показать себя с лучшей стороны на английском языке.

Creativa имеет профессиональных актеров и глубоко разбирается в языке тела и интонации.

Creativa показывает вам, как именно это сделать, с реалистичными реконструкциями.

Изучив курс Business Video Calls от Creativa, вы научитесь превосходно управлять встречами.

Не упустите возможность улучшить свой английский и карьеру — начните с Creativa сегодня.

15 английских бизнес-глаголов, которые заставят вас казаться профессиональным


1. Обеспечить (отдать)

Хотя «давать» имеет много значений, было бы правильно заменить его профессиональным глаголом «предоставить», когда что-то кому-то передаешь (например, документ или пин-код).

Обычный: Не могли бы вы, , дать мне номер вашего мобильного телефона?

Professional: Не могли бы вы, , предоставить нам копию отчета о продажах?

Структура предложения: предоставить + [лицо / местоимение] + с + [существительное]

Другая распространенная структура предложения: предоставить от + [существительное] + до + [лицо / местоимение]

Не могли бы вы предоставить копию отчета о продажах нам?

2.Получить (получить)

Глагол «получить» — еще один распространенный глагол, который может использоваться по-разному. Однако в этом случае «получить» можно заменить на «получить» только в контексте получения чего-либо от кого-либо (например, электронного письма или телефонного звонка).

Обычный: Вы, , получили сообщение, которое я отправил вам вчера?

Professional: Вы, , получили форму жалобы клиента?

Структура предложения: получить + [существительное / местоимение]

3.Приходите (приходите)

«Приходи» можно заменить профессиональным глаголом «присутствовать» только в контексте прихода или присутствия на мероприятии (например, семинаре или учебном курсе).

Обычный: Извините, но я не могу прийти на свадьбу вашего брата.

Professional: Извините, но я не могу посетить на встрече на этой неделе.

Структура предложения: присутствовать + [мероприятие]

4.Ассист (Помощь)

Хотя слово «помощь» может использоваться и как глагол, и как существительное, в этом примере оно используется как глагол. Вы можете использовать глагол «помогать» вместо того, чтобы получить от кого-то помощь или поддержку.

Обычный: Мне нужно, чтобы вы помогли Джону с домашним заданием.

Professional: Мне нужно, чтобы вы помогли клиенту с его ноутбуком.

Структура предложения: Assist + [существительное / местоимение]

Другая распространенная структура предложения: Assist + с

Мне нужно, чтобы вы помогли с написанием этого отчета.

«Помощь» также может использоваться как существительное. Точно так же вы можете заменить его существительной формой глагола «помогать», то есть «помогать».

Обычный: Мне нужна ваша помощь с моей домашней работой.

Professional: Этому клиенту нужна помощь с его портативным компьютером.

5. Резерв (Книга)

Хотя «книга» может использоваться как существительное, так и прилагательное, здесь оно используется как глагол.В этом случае глагол «книга» может быть заменен глаголом «зарезервировать» в контексте регистрации на будущее мероприятие (например, семинар или конференция) или проведения мероприятия (места) или предмета для будущего использования (например, как конференц-зал или арендованный автомобиль).

Обычный: Лучше бронировать билеты на поезд заранее во время курортного сезона.

Professional: Лучше зарезервировать место для семинара как можно скорее.

Структура предложения: резерв + [существительное / местоимение]

Другие профессиональные примеры:

  • Пожалуйста, зарезервируйте свое место у передней стойки.
  • Пожалуйста, немедленно зарезервируйте место.
  • Я хочу зарезервировать конференц-зал на следующий четверг в 14:00. Это доступно?

6. Ответить (Ответ)

Слова «ответ» и «ответ» можно легко использовать вместо друг друга.

Обычный: Когда вы собираетесь на ответить на мою электронную почту?

Professional: Когда вы, , ответите на мою электронную почту?

Структура предложения: ответ + на + [существительное / местоимение]

Другие профессиональные примеры:

  • Когда вы ответите в отдел продаж?
  • Мы должны на ответить (ему) до понедельника.

Слова «ответ» и «ответ» также могут использоваться как существительные.И здесь они могут использоваться как взаимозаменяемые.

Обычный: Вы приедете? Мне нужен ваш ответ к обеду.

Professional: Вы можете встретиться со мной завтра? Мне нужен ваш ответ сегодня днем.

7. Выбрать (Выбрать)

Здесь опять же, «выбрать» и «выбрать» можно довольно легко заменить друг друга.

Повседневная: Вы можете выбрать понравившийся вам цвет.

Professional: Вы можете выбрать образец отчета для печати.

Структура предложения: select + [существительное / местоимение]

Другая распространенная структура предложения: select + from + [существительное]

Вы можете выбрать из этого ассортимента.

8. Объясните (Расскажите)

Просим друзей рассказать о том, как они планируют провести отпуск.Если «рассказать о чем-то» означает дать некоторую информацию, «объяснить» означает рассказать о чем-то более подробно и прояснить это. В бизнесе мы часто используем «объяснить», чтобы дать или попросить более подробную информацию о чем-либо.

Распространенная ошибка изучающих английский язык — использовать фразу «объяснить о». Слово «примерно» здесь является избыточным (повторяющимся, ненужным), поскольку «объяснять» само по себе означает «рассказывать о».

Обычный: Можете ли вы, , рассказать мне о книге, которую вы только что прочитали?

Professional: Пожалуйста, объясните эти цифры продаж (мне).

Структура предложения: объяснение + [существительное] (+ к [человеку / местоимению])

Другие профессиональные образцы с различной структурой:

  • Пожалуйста, объясните мне , почему вы опоздали сегодня утром.
  • Пожалуйста, объясните , почему вы опоздали сегодня утром.
  • Я объясню , что я хочу, чтобы вы сделали.

9. Отправить (подать)

Мы используем фразовый глагол «сдавать», когда говорим о домашних заданиях и заданиях.Однако, когда мы обычно используем глагол «отправить», когда говорим о заявлениях о приеме на работу, деловых документах и ​​т. Д.

Обычный: Мне нужно сдать мое письменное задание на английском языке.

Professional: Мне нужно отправить мой еженедельный отчет в финансовый отдел.

Структура предложения: submit + [существительное / местоимение] (+ to)

Другие примеры:

  • Мне нужно отправить мой еженедельный отчет к пятнице.
  • Не могли бы вы, , отправить результаты Сандре?

10. Извинитесь (извинитесь)

Мы обычно используем фразу «извините» с детьми и в других случайных ситуациях. Поэтому эта фраза слишком случайна для использования в бизнесе, особенно в письменной форме, поэтому мы часто используем вместо нее глагол «извиняться».

Обычный: Вы должны извиниться, , за то, что заставили ее волноваться.

Professional: Мы должны извиниться, , , что заставили клиента ждать.

Структура предложения: извиняюсь + за + [ситуацию]

Другая распространенная структура предложения: apologize + to + [person]

Пожалуйста, принесите свои извинения клиенту за нашу ошибку.

В бизнесе мы часто используем слово «извинение», существительную форму глагола «извиняться». Если вы оказались в ситуации, когда вам нужно извиниться или извиниться, вы должны (кому-то) извиниться.

Мы должны принести клиенту извинений за то, что заставили его ждать.

11. Обсудить (обсудить)

С друзьями вы можете сказать, что вам нужно «поговорить» о своем отпуске или вечеринке по случаю дня рождения, которую вы планируете. Но в бизнесе вместо этого мы обычно используем глагол «обсудить».

Многие изучающие английский язык совершают ошибку, используя «обсудить». Здесь снова слово «о» излишне, потому что «обсуждать» само по себе означает «говорить о чем-то».

Обычный: Давайте поговорим о о том, как решить эту математическую задачу.

Professional: Давайте обсудим , какую информацию следует включать в этот отчет.

Структура предложения: обсудить + [тема обсуждения]

Другие примеры:

  • Можем ли мы обсудить график проекта?
  • Давайте обсудим , как мы собираемся завершить проект в срок.

12. Подготовка (Get Ready)

Обычно мы говорим детям или нашим друзьям «готовиться» к поездке или мероприятию.В бизнесе вместо этого часто используется глагол «подготовить».

Обычный: Мы упорно работаем, чтобы подготовить для нашей презентации класса.

Professional: Мы работали допоздна, чтобы подготовить к запуску продаж.

Структура предложения: подготовить + к + [задача / событие]

Другая распространенная структура предложения: приготовить + [существительное]

Мы работали допоздна, чтобы подготовить годовой отчет о продажах.

13. Убедитесь (убедитесь)

«Убедиться» и «Обеспечить» очень похожи по смыслу и использованию. Сказать «убедитесь» в разговорном деловом английском — это нормально, но в письменной форме слово «убедитесь» звучит более профессионально.

Часто вы можете увидеть использование «убедитесь, что», как в «Пожалуйста, убедитесь, что вы внимательно следуете моим инструкциям». Между двумя структурами предложений нет разницы в значении.

Обычный: Пожалуйста, убедитесь, что вы следуете рецепту, который я вам дал.

Professional: Пожалуйста, убедитесь, что вы внимательно следуете моим инструкциям.

Структура предложения: гарантировать + [существительное / местоимение] + [действие]

14. Связаться (связаться с)

И фраза «get in contact with», и глагол «contact» используются в разговорном повседневном и деловом английском. Однако в письменном деловом английском «контакт» короче и лучше передает смысл.

Обычный: Я пытался связаться с по поводу рождественской вечеринки.

Professional: Я пытался связаться с по поводу встречи по продажам на следующей неделе.

Структура предложения: контакт + [человек / местоимение]

15. Сообщите (пусть кто-нибудь знает)

В то время как фраза «let you know» обычно используется в разговорном деловом английском, глагол «inform» используется в деловой письменной форме, чтобы звучать более профессионально.

Обычный: Я дам вам знать позже, если я смогу встретиться с вами на обед.

Professional: Позже я сообщу , какие отчеты мне нужны.

Структура предложения: inform + [человек / местоимение]

Это было не так уж и плохо, не так ли?

Теперь, когда вы усвоили эти 15 профессиональных глаголов, не забывайте практиковать их ежедневное использование в своем деловом письме на работе. Удачи!

Загрузить: Это сообщение в блоге доступно в виде удобного переносимого PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)


Кит Лум — писатель-фрилансер, имеющий Кембриджский сертификат CELTA и степень в области бизнеса. По запросу она также преподает английский как второй язык. Она говорит на 4,5 языках и сейчас учится на пятом.

Если вам понравился этот пост, что-то мне подсказывает, что вам понравится FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

Деловой словарь | Слова для делового письма

Какие слова и фразы лучше всего подходят для делового письма? Хотя ответ на этот вопрос во многом зависит от вашего рода деятельности, необходимо пополнить профессиональный деловой словарный запас.Читайте о том, что можно и чего нельзя делать в деловой письменной форме, об общих словах делового английского и некоторых примерах лучших слов, которые можно использовать, чтобы оживить свое деловое письмо.

Что можно и чего нельзя делать в деловой письменной форме и лексике

Современный деловой мир основан на информации, поэтому запомните эту короткую азбуку: всегда говорите кратко. Это одно из самых важных и важных дел, и это одна из основных причин для построения прочного делового словаря. Вот несколько дополнительных советов, которые следует учитывать при написании статей для бизнеса, независимо от темы.

  • Меньше значит лучше: Когда дело доходит до использования словарного запаса в ходе работы, важно подобрать слова и фразы, которые позволят вам выразить себя кратко. Избегайте извилистых предложений, переходите к сути и отправляйте свое сообщение.
  • Обращайте пристальное внимание на титулы, имена и пол: Получали ли вы когда-нибудь сообщение, в котором к вам обращались неправильно? Если да, то вы знаете, насколько это раздражает.С точки зрения деловой лексики ошибка в названии, имени или поле кого-то невероятно разрушительна, не говоря уже о неловкости для вас и вашей компании.
  • Будьте профессиональны, вежливы и сердечны: Выберите позитивные, профессиональные и дружелюбные слова из лексики делового английского. В прошлые десятилетия деловая переписка была довольно формальной. Это нормально для таких вещей, как заявления о приеме на работу и юридические документы, где каждое маленькое слово, вероятно, будет тщательно изучено, но излишне формальный жаргон может раздражать и труднее читать.
  • В неформальной обстановке не становитесь непрофессионалом: Часто бывает уместно выбрать нормальные неформальные словарные слова для передачи сообщений в ходе работы. Оставайтесь профессиональными, избегая нецензурных шуток, язвительных замечаний, сплетен и личных комментариев из своего делового общения. Не рассылайте ничего — даже электронную почту, — что вам было бы неудобно транслировать на общественном форуме.
  • One H, Five W’s: Всегда проверяйте и дважды проверяйте свою работу, чтобы убедиться, что отправляемое вами сообщение имеет смысл.Самый простой способ убедиться, что вы охватили все свои основы, — это следовать правилу делового письма, которое зародилось в журналистике. Ответьте на все вопросы, которые могут возникнуть у вашей аудитории, указав как? Кто? Какие? Когда? Где? и почему? покрыты.
  • Избегайте жаргона и «ласковых словечек»: Люди не любят читать слова, которые ничего не значат. Уважайте время своих читателей, выбирая слова из деловой лексики, которые не оставляют читателю места для сомнений в намерениях или значении.Всегда приветствуется простой язык.
  • Используйте слова из деловой лексики, которые побуждают к действию: Выберите слова, которые побудят ваших читателей совершить желаемое действие. Практически все деловые письма создаются для достижения определенной цели, поэтому призыв к действию является важным. Расскажите своим читателям, что нужно делать, чтобы добиться правильного результата.
  • Напишите один раз, проверьте дважды: Независимо от того, какие словарные слова вы выбрали для написания, сделайте одолжение своему бизнесу и исправьте то, что вы написали.Сделайте это дважды, желательно один раз сразу после того, как закончите, и еще раз через несколько часов или дней после написания, если возможно. Мозг часто пропускает ошибки, которые были сделаны в недавнем прошлом, но улавливает их позже. Если нет возможности дождаться проверки вашей работы позже, попросите кого-нибудь провести второй этап корректуры за вас. Бывают небольшие ошибки, но люди будут судить вас за них. Ничто так не смущает, как опечатка в документе, который наполнен отличной деловой лексикой и в остальном идеален.

Замечательные слова: попробуйте их и оживите свой деловой словарь

Сегодняшняя бизнес-среда сильно отличается от той, что была в прошлом, и есть немало бизнес-лексики, которую лучше не использовать в общении. Нижняя граница? Если модное слово или фраза кажутся сложными, не используйте их. Оставайтесь искренними и всегда используйте ясный и ясный язык.

Вот несколько примеров:

  • Повестка дня: Детальный план
  • Преимущество: Особое преимущество или улучшение
  • Выгода: Конкретный положительный результат
  • Вычислить: Чтобы сделать что-нибудь с числами, т.е.е. считать, сложить, вычесть, умножить или разделить
  • Develop: Раскройте возможности или возможности
  • Оценка: Угадайте, сколько что-то будет стоить или сколько времени это займет
  • Поощрение: Предоставьте вознаграждение или предложите что-нибудь по специальной цене
  • Инвестировать: Потратить ресурсы, такие как время, деньги или усилия, на улучшение в будущем
  • Обслуживание: Для ухода, покрытия расходов или содержания в определенном состоянии
  • Договориться: Попробуйте договориться лучше или получить лучшую цену
  • Цель: Конкретная цель или задача
  • Принять участие: Принять участие в
  • Процесс: Серия действий, которая приводит к определенной цели
  • Расписание: Определенные сроки
  • Структура: Сложная система, охватывающая всю точку зрения
  • Цель: Измеримая цель
  • Спасибо: Вежливая фраза для всех, с кем вы общаетесь; хотя простой, но долгий путь

Это лишь некоторые из множества замечательных слов, которые вы можете включить в свой деловой словарь.Если вы ищете новый способ сказать что-то, синоним имбиря мгновенно поможет обогатить ваши документы и улучшить ваш деловой словарный запас.

Пополнение словарного запаса делового английского

Один из лучших способов пополнить свой словарный запас делового английского — это пройти курс делового письма, если вы еще этого не сделали. Нет времени на школу? Вы можете увеличить силу слов, читая больше. Ежедневно уделяйте немного времени изучению советов по деловому письму и перечитыванию корреспонденции, которая включает язык, на котором вы хотели бы использовать.

Ginger содержит множество ресурсов, которыми вы можете пользоваться бесплатно. Воспользуйтесь ими так часто, как хотите.

Формальный и неформальный язык | Формальные и неформальные слова • 7ESL

Чрезвычайно важно знать, когда использовать формальный или неформальный язык. Это будет зависеть от бизнеса, в котором вы работаете, отрасли, в которой вы работаете, людей, с которыми вы разговариваете, и темы, о которой вы говорите. Изучение формальной и неформальной речи — также отличный способ выучить и выучить язык.

И формальный, и неформальный языки служат разным индивидуальным целям. Эти два стиля различаются в зависимости от тона, который вы используете, слов, которые вы выбираете для использования, и способа, которым вы составляете слова вместе. Использование формального языка менее личное, чем использование неформального языка. Всегда помните, что тип языка, который вы решите использовать в письменной или устной речи, будет зависеть исключительно от вашей цели и аудитории, с которой вы разговариваете. Вот несколько советов, которые вы должны помнить, чтобы понять, когда использовать формальный или неформальный язык.

Формальный и неформальный язык

Формальный язык

Как упоминалось выше, формальный язык менее личный, чем неформальный. Это обычно используется при написании или выступлении в профессиональных или академических целях, таких как электронные письма для бизнеса, официальные письма, академические рецензии, профессиональные академические обстоятельства, презентации, отчеты, официальные и / или юридические документы, собеседования и любые сценарии, в которых используется формальный язык. соответствующий. Поскольку он менее личный, его можно использовать, когда вы общаетесь с человеком, которого не знаете лично, например, публичные выступления и тендеры.

Обратите внимание, что очень формальный английский в повседневных ситуациях может иногда казаться помпезным, поэтому всегда учитывайте контекст и целевую аудиторию. В более серьезных ситуациях, таких как собеседование при приеме на работу или электронное письмо профессору университета, настоятельно рекомендуется использовать формальный язык. Это поможет вам не показаться неуважительным и неуместным, а вместо этого — вежливо и профессионально. Помните, что формальный язык имеет более сложную грамматику, где предложения обычно имеют более длинные фразы и используют модальные глаголы.В произношении речь медленнее при использовании формального языка, и тон должен быть серьезным.

Неформальный язык

Неформальный язык более непринужденный и непринужденный. Это обычно используется с людьми, которых вы хорошо знаете, такими как ваша семья и друзья. Обычно вы используете это, когда находитесь в расслабленной обстановке. Когда ваша повестка дня состоит в том, чтобы поделиться своими личными мыслями или вы рассказываете историю, вы должны использовать язык, соответствующий сценарию. Неформальный язык имеет более разговорный тон, часто используются личные местоимения, неформальные выражения, предложения короче, а чувства более личные.

Этот тип языка лучше всего подходит для рассказа историй, личных повествований и социальных форм, таких как блоги и личные электронные письма. Это также можно использовать в рекламе, спонтанных выступлениях, нетворкинге или общении с вашими клиентами, встречах с вашими командами, текстовых сообщениях и повседневных разговорах с семьей и друзьями, которых вы хорошо знаете. В неформальных языках сокращения используются для облегчения речи и ускорения речи. Аббревиатуры и акронимы также используются для сокращения слов.Разговорный язык также используется для непринужденного разговора. Вы даже можете вставить смайлики здесь и там, используя неформальный язык!

Примеры различий между формальным и неформальным языком

Вот несколько примеров формальных и неформальных языков, используемых ниже в терминах:

схватки

Неофициально: Не включается.

Формально: Устройство не включается.

Фразовые глаголы

Неформальный: Я не хочу бросать школу.

Formal: Я не собираюсь бросать школу.

Сленг

Неофициальный: Имма, пойду, удари его.

Официально: Я с ним свяжусь.

Совместное использование

Неофициальный: Мой бизнес обанкротился.

Официально: Мой бизнес официально прекратил торговлю.

Сокращения

Неофициально: Я пришлю файлы как можно скорее.

Официально: Я пришлю файлы, как только смогу.

Местоимения от первого лица

Неофициальный: Я считаю, что мое исследование очень полезно.

Formal: Исследователь уверен, что проведенное исследование служит многим целям.

При письме обычно используется формальный язык. При разговоре обычно используется неформальный язык. Однако это не всегда так. Всегда обращайтесь к ситуации, в которой вы находитесь, когда решаете, когда использовать формальный или неформальный язык.Если вы когда-либо сомневаетесь в том, какой язык вам следует использовать в разговоре, особенно когда вы разговариваете с кем-то старше вас, или в рабочей среде, обратите особое внимание на то, как они разговаривают с вами, и постарайтесь последовать их примеру. Однако, когда вы пишете кому-то, кого не знаете, лучше всего использовать формальный язык, чтобы быть уважительным и вежливым по отношению к человеку, которому вы пишете.

Формальные и неформальные слова / фразы

Изучите обширный список из 400+ формальных vs.неформальные слова и фразы на английском языке.

Спросите >> ——- << Спросите

Спросите >> ——- << Запрос

Книга >> ——- << Резерв

Проверить >> ——- << Проверить

Получить >> ——- << Получить

Помощь >> ——- << Помощь

Требуется >> ——- << Запрос

Извините >> ——- << Извините

Начало / начало >> ——- << Начало

Конец >> ——- << Окончание / Окончание

Попробуйте >> ——- << Endeavour

Сделка с >> ——- << Ручка

Тел. >> ——- << Информ

Ждать >> ——- << Ждать

Борьба >> ——- << Борьба

Употребить / съесть >> ——- << Потребить

Вперед >> ——- << Отправление

Жесткий >> ——- << Сложный

Маленькое >> ——- << Уменьшенное

Объяснить >> ——- << Раскрыть

Разложить >> ——- << Показать

Вытолкнуть >> ——- << Вытолкнуть

Старый >> ——- << Пожилой

Скажи >> ——- << Экспресс

Боюсь >> ——- << Боюсь

В конце >> ——- << В конце

Удачливый >> ——- << Удачливый

Но >> ——- << Но

Неправильно >> ——- << Неправильно

Увеличить >> ——- << Увеличить

Недорого >> ——- << Недорого

Сначала >> ——- << Первоначально

Безумный >> ——- << Безумный

Формальные слова vs.Неформальные слова на английском языке | Изображение 1

Штифт

Яркий / интеллектуальный >> ——- << Интеллектуальный

Большой / Большой >> ——- << Огромный

Правый >> ——- << Правильный

Немного >> ——- << Немного

Нет на месте >> ——- << Отсутствует

Ускорение >> ——- << Ускорение

Хорошо, хорошо >> ——- << Допустимо

Помощь >> ——- << Помощь / помощь

Пусть >> ——- << Разрешить

Выключить >> ——- << Отменить

Дружелюбный >> ——- << Дружелюбный

Ожидайте >> ——- << Ожидайте

Вид >> ——- << Внешний вид

Набор высоты >> ——- << Подъем

Победить >> ——- << Нападение

Выпадение >> ——- << Ссора

Нетерпеливый >> ——- << Avid

Остановить >> ——- << Остановить

Вызов >> ——- << Вызов

Дети >> ——- << Дети

Расчет за >> ——- << Выбрать

Круглый >> ——- << Круглый

Подобрать >> ——- << Собрать

Представьте >> ——- << Представьте

Соединение >> ——- << Соединение

Подумайте о >> ——- << Подумайте о

Сборка >> ——- << Сборка

См. >> ——- << См.

Повреждение >> ——- << Повреждение, повреждение

Уменьшить >> ——- << Уменьшить

Хочу / надеюсь >> ——- << Желание

Недостаток >> ——- << Недостаток

Показать >> ——- << Показать

Смелый >> ——- << Отважный

Пин вниз >> ——- << Определить

Положить / выставить >> ——- << Залог

Выбросить >> ——- << Выбросить

Разглядеть >> ——- << Разобрать

Обсудить >> ——- << Обсудить / рассмотреть

Раздать >> ——- << Раздать

Отдать >> ——- << Пожертвовать

Удалить >> ——- << Удалить

Представьте себе >> ——- << Представьте

Прорыв >> ——- << Прорыв

Выходи >> ——- << Побег

Избегать >> ——- << Уклоняться

Перейти >> ——- << Проверить

Макияж >> ——- << Изготовить

Испытание >> ——- << Эксперимент

Удобство >> ——- << Упрощение

Следуйте за >> ——- << Следуйте за

Больной >> ——- << Больной

Спросите >> ——- << Пригласить

Уходите >> ——- << Выезжайте / выезжайте

Сразу >> ——- << Сразу

Бесплатно >> ——- << Освободить

Сделка с >> ——- << Управлять

Плохо >> ——- << Отрицательное

Посмотреть >> ——- << Исследовать

Возможность >> ——- << Возможность

См. >> ——- << Воспринимать

Доволен >> ——- << Доволен

Сдаться >> ——- << Уйти

Старшие >> ——- << Старшие

Использовать >> ——- << Использовать

Достаточно >> ——- << Достаточно

Конец >> ——- << Конец

Пусто >> ——- << Свободно

Богатый >> ——- << Богатый

Ремонт >> ——- << Ремонт

Идея >> ——- << Идея

В основном >> ——- << В основном

См. >> ——- << Соблюдайте

Пропустить >> ——- << Пропустить

Сопоставить >> ——- << Противостоять

Формальные слова vs.Неформальные слова на английском языке | Изображение 2

Штифт

Голодный >> ——- << Голодный

Детский >> ——- << Незрелый

Может быть >> ——- << Возможно

Хорошо >> ——- << Положительно

Подать >> ——- << Предоставить

Купить >> ——- << Купить

Скажи нет >> ——- << Отклонить

Бесплатно >> ——- << Версия

Искать >> ——- << Искать

Выберите >> ——- << Выберите

Получить >> ——- << Выжить

Итак >> ——- << Следовательно

Принять >> ——- << Допустить

Блок >> ——- << Подрыв

догнать >> ——- << понять

Прицел >> ——- << Видение

Молодые >> ——- << Молодые

Получить >> ——- << Получить

Требуется >> ——- << Требуется

Возврат >> ——- << Возврат

Live >> ——- << Reside

Укажите >> ——- << Укажите

Узнать >> ——- << Узнать / открыть

Уйти >> ——- << Ускользнуть

Введите >> ——- << Введите

Живой >> ——- << Энергетик

Прозрачный >> ——- << Прозрачный

Весь >> ——- << Весь / Полный

Взрыв >> ——- << Взрыв

Сбой >> ——- << Сбой / Сбой

Безнадежный >> ——- << Бесполезный

Ударить по >> ——- << Критиковать

Устал >> ——- << Устал / устал

Одежда >> ——- << Одежда

До >> ——- << До

Благодарности >> ——- << Благодарности

Спешите >> ——- << Спешите, поспешите

Приколы >> ——- << Юмористические, забавные

Лучше >> ——- << Улучшено

Разм. >> ——- << Нечетко

Хуже >> ——- << Низшее

Вставить >> ——- << Вставить

Ввести >> ——- << Ввести

Состав >> ——- << Инвент

Шутка >> ——- << Шутка

Обнаженная >> ——- << Обнаженная

Детский >> ——- << Инфантильный

Много >> ——- << Много

Упрямый >> ——- << Упрямый

Опасность >> ——- << Опасность

Отложить >> ——- << Отложить

Здесь >> ——- << Настоящее время

Сохранить >> ——- << Сохранить

Продолжить >> ——- << Продолжить

Продолжить >> ——- << Продолжить

В любом случае >> ——- << Тем не менее

Пусть >> ——- << Разрешение

Пот >> ——- << Пот

Посмотрите на >> ——- << Посмотри на

Непринужденный >> ——- << Расслабленный

Вынуть >> ——- << Вынуть

Поднять >> ——- << Накопить

Свыше >> ——- << В конце

Красивый >> ——- << Привлекательный

Подходит для >> ——- << Выгодно

Посредством >> ——- << Посредством

Привести к >> ——- << Причина

Комплекс >> ——- << Изогнутый

Выход из >> ——- << Выход

Смерть >> ——- << Смерть

Прекращение >> ——- << Приостановить / отложить

Также >> ——- << Дополнительно дополнительно

Древесина >> ——- << Древесина

Описать >> ——- << Изобразить

Продолжить >> ——- << Продолжить

Ответственный за >> ——- << Ответственный за

Удовольствие >> ——- << Удовлетворение

Загрязнен / загрязнен >> ——- << Загрязнен

Снова и снова >> ——- << Неоднократно

Великолепный >> ——- << Великолепный

Действительно большой >> ——- << Значительный

Банка >> ——- << Способна

Вилка >> ——- << Оплата (деньги)

Поговорите с >> ——- << Уговорите

Достигните >> ——- << Достигните / достигните

Сгладить >> ——- << Решить / преодолеть (проблема / сложность )

Далее / позже >> ——- << Впоследствии

Попробовать >> ——- << Испытать

Позвоните по >> ——- << Посетите

Исключить из >> ——- << Изъять (из)

Посмотреть до >> ——- << Respect

Похоже на >> ——- << Похоже на

Работа >> ——- << Профессия

Папа >> ——- << Отец

Головка >> ——- << Работодатель

Формальные и неформальные слова | Изображения

Официальные и неофициальные слова на английском языке | Изображение 3

Штифт

Список официальных и неофициальных слов на английском языке | Изображение 4

Штифт

Полезные официальные слова и неформальные слова на английском языке | Изображение 5

Штифт

Официальные и неофициальные слова на английском языке | Изображение 6

Штифт

Формальное vs.Неофициальные слова видео

форматов для различных типов деловых писем

Этот отчет сам по себе защищает от риска быть прочитанным.

— Сэр Уинстон Черчилль

Деловое письмо — это нечто большее, чем мы думаем; это не только меморандумы и предложения, но и человеческие эмоции и отношения.Если мы оторвемся от черно-белого делового письма, мы обнаружим, что диапазон и формы делового письма захватывающие и разнообразные, в отличие от клинического ощущения, с которым оно часто ассоциируется. Деловые письма — это письма, которые создаются кем-то в компании и обычно отправляются другому бизнесу или клиенту, в отличие от личных писем, которые являются более неформальными и, как правило, отправляются от человека к человеку.

Деловые письма: Если бы мы дали определение деловым письмам, мы могли бы сказать, что деловых писем — это просто деловые письма .Это может быть внешняя почта, отправляемая одной компанией другой, или внутренняя переписка сотрудникам компании. Деловые письма должны иметь определенный формат, независимо от их типа.

Часто деловые письма являются первым контактом с потенциальным клиентом или работодателем; Следовательно, становится критически важным, чтобы вы правильно понимали тон и смысл письма, чтобы произвести хорошее впечатление. Несмотря на то, что документ достаточно простой в изготовлении, написание эффективных деловых писем может оказаться довольно сложной задачей.

Вот краткий список отзывов, которые нужно знать при написании деловых писем.

  • Будьте краткими и простыми. Используйте простые и сжатые слова вместо длинных. Деловые письма должны быть содержательными; этого можно достичь, используя ясные и краткие слова, короткие предложения и четкие абзацы.

    • Говорите прямо: ваш читатель — занятой профессионал, поэтому переходите прямо к сути письма, не теряя времени.
    • Лучший способ начать письмо — это сформулировать цель в самом начале. Это называется прямым подходом, и он задает тон тому, чему следует следовать в теле письма. Это привлекает внимание читателя.
    • Если ваше письмо содержит плохие новости, прямой подход не рекомендуется. Вместо этого используйте косвенный подход, при котором вы указываете плохие новости во втором или третьем абзаце письма.
    • Всегда держите преимущества читателей перед своими.Вместо того, чтобы говорить, что вы ожидаете от них сделать для вас, упомяните, что вы можете им предложить.
    • Будьте внимательны, чтобы правильно указать имя и титул получателя.
    • Сделайте свой тон разговорным, но в то же время профессиональным; не будьте слишком формальными.
    • Держитесь подальше от жаргона, если вы не уверены, что читатель его поймет.
    • Используйте в письме активный голос и личные местоимения.
    • Всегда заканчивайте письмо просьбой к действию.
    • Будьте осторожны с тоном письма; не производите впечатление самонадеянного, высокомерного или хвастливого.

Что касается форматирования письма, то ниже приведен стандартный формат любого делового письма:

  • Фирменный бланк: У большинства компаний есть специальный бланк, на котором вам нужно будет печатать буквы. Это может привести к необходимости отрегулировать поля, чтобы слова не печатались на бланке.
  • Имя и адрес: Всегда старайтесь называть имя того, кому должно быть отправлено письмо, даже если вам нужно позвонить, чтобы узнать это.
  • Дата: Это дата написания письма. Следует выписать, например, 15 января 2018 года.
  • Артикул: Здесь дается краткое описание цели письма. Например, можно написать «потерянный счет» или «номер счета 23654» или что-то в этом роде.
  • Приветствие: Если вы не знаете этого человека, используйте более формальное обращение, например доктора Брайана Лоудена.
  • Тема / текст: Одинарный пробел и выравнивание по левому краю для измененных блочных и блочных букв. Между абзацами должна быть одна пустая строка. Первый абзац должен иметь дружеское начало и указывать цель письма. Последующие абзацы должны поддерживать цель, которую вы указали в первом абзаце.
  • Закрытие: Это должно быть «спасибо», «искренне» или что-то подобное.
  • Подпись: Это настоящая подпись человека, от которого написано письмо, которое может отличаться от подписи человека, написавшего письмо.
  • Инициалы машинистки: Это инициалы человека, напечатавшего письмо. Это не инициалы человека, от которого оно принадлежит. Если они оба одно и то же лицо. тогда эта строка не нужна. Обычно первые инициалы — это инициалы писателя, а вторые инициалы машинистки в нижнем регистре.Например: JW / sc.
  • Приложения: Перечислите здесь все, что вы можете отправить, например брошюры, образцы и т. Д.

У каждой из этих областей есть подходящее место, в зависимости от того, какой тип письма вы создаете. То, что происходит в каждой области, также может отличаться в зависимости от того, кому отправляется письмо и кто его пишет. Существует три основных стиля делового письма: блок , модифицированный блок и полублочный стиль .Каждый из них написан примерно одинаково, включая ту же информацию, но макет для каждого из них немного отличается.

Образец письма в стиле модифицированного блока


Имя отправителя
Адрес отправителя

(1 место)
Сегодняшняя дата

(четыре раскрывающиеся строки)

Фирменное наименование получателя

Внимание: человек идет на

Адрес получателя

(две выпадающие строки)

Уважаемое имя:

В этом типе измененной печатной буквы все абзацы выстраиваются в линию по левому краю.Вам вообще не нужно делать отступы для . Поля должны быть установлены на 1–1,5 дюйма по всей странице. Если вы используете фирменный бланк компании, вам нужно будет учесть это при расчете поля, на котором он будет размещен на странице.

Вам нужно использовать только один пробел между предложениями. Между абзацами оставляйте лишнюю свободную строку.


С уважением,


(раскрывающиеся четыре строки)


Подпись здесь


Добавить название,
Добавить заголовок

[Идентификационные инициалы]

Корпуса:

куб.см: название

Имя

Образец модифицированного письма в стиле полублока

Сегодняшняя дата

(четыре раскрывающиеся строки)

Фирменное наименование получателя

Внимание: человек идет на

Адрес получателя
(1 строка)
Уважаемое имя:
(1 строка)
В этом типе полумодифицированной печатной буквы все абзацы выстраиваются в линию по левому краю.Однако первое слово в каждом абзаце имеет отступ. Поля должны быть установлены на 1–1,5 дюйма по всей странице. Если вы используете фирменный бланк компании, вам нужно будет учесть это при расчете поля, на котором он будет размещен на странице.

(1 строчный интервал)
Вам нужно только разделять предложения одним пробелом. Между абзацами оставляйте лишнюю свободную строку. Имейте в виду, что эти образцы писем являются ориентировочными. Люди часто подстраиваются под свой предпочтительный стиль.


С уважением,


(через четыре строки вниз)

Подпись здесь

[Идентификационные инициалы]

Корпусов:

куб.см: Название

Имя

При наборе делового письма следует обратить особое внимание на шрифт .Даже если вы сделаете всю форму правильно и выберете неправильный шрифт, это все равно может сделать документ очень непрофессиональным и даже трудным для чтения. У некоторых компаний есть предпочтения, которые они хотели бы, чтобы вы использовали. В большинстве случаев рекомендуется использовать Times New Roman или Ariel с размером шрифта 12. Важно помнить, что если вы работаете на кого-то и пишете буквы на фирменном бланке компании, вы представляете эту компанию. Поэтому лучше не допускать личных намеков, глупостей и глупостей.

Образец письма о стиле блока

Адрес отправителя

Телефон отправителя

Сегодняшняя дата
RE: что это за буква
(раскрывающиеся 4 строки)


Имя получателя

Фирменное наименование получателя

Адрес получателя
(1 пробел)
Внимание: человек собирается на

(1 пробел)

Уважаемое имя:

(1 пробел)

В этом типе печатных букв все абзацы выстраиваются в линию по левому краю.Отступов абзацев нет. Поля должны быть установлены на 1–1,5 дюйма по всей длине страницы. Если вы используете фирменный бланк компании, вам нужно будет учесть это при расчете поля, на котором он будет размещен на странице.
(1 строка)
Вам нужно только разделять предложения одним пробелом. Между абзацами оставляйте лишнюю свободную строку. Имейте в виду, что эти образцы писем являются ориентировочными. Люди часто настраиваются в соответствии с их предпочтительным стилем.
(1 строка)
Некоторые люди предпочитают центрировать указанную выше информацию об отправителе.
(1 строка)
С уважением,

(через четыре строки вниз)

Подпись здесь

[Идентификационные инициалы]

Корпуса:

cc: Название

Имя

Если мы рассмотрим типы деловых писем дальше, их в основном шесть.

Благодарственные письма — это профессиональная вежливость, предназначенная для подтверждения получения чего-либо или подтверждения факта или ошибки.Обычно это краткая информация о дне, когда что-то было доставлено, и благодарственное письмо.

Письма с жалобами предназначены для уведомления об ошибке или дефекте. Они могут быть применимы к компании или частному лицу, и обычно они требуют возмещения или корректировки. Как правило, они описательны с формальным тоном, который должен выражать неудовольствие, но не должен быть откровенно злым. Вы должны решить проблему и попытаться предложить решение, чтобы исправить ситуацию.См. Пример письма с жалобой ниже.

Образец письма-жалобы

Адрес отправителя

Ваш номер телефона
(1 строка)
Сегодняшняя дата
(1 строчный интервал)

Бумажная компания Big C

Внимание: Лиза Лупи

Адрес получателя

(1 строка)
Уважаемая мисс Лупи:
(1 строка)
Я хотел написать вам письмо, чтобы решить проблему, с которой мы столкнулись с вашим отделом заказов в последние два раза, когда мы покупали у вас.Оба последних наших заказа с вашей компанией не были выполнены полностью. У них обоих не хватало одной пачки бумаги, всего 1000 листов. Хотя одна оплошность приемлема, я надеюсь, что это не станет закономерностью.
(1 строчный интервал)

Я хотел бы, чтобы эта ситуация была любезно исправлена, если две пачки бумаги были заменены и отправлены моему вниманию. Нам нравится вести дела с вашей компанией на протяжении многих лет, и мы надеемся, что эта ситуация будет исправлена, чтобы мы могли двигаться вперед и продолжать делать это.Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть какие-либо вопросы по этому поводу.

(1 строка)
С уважением,

(через четыре строки вниз)

Подпись здесь

Патти Пейпер Чейзер,

Супервайзер по контролю качества

Приложения: копии последних упаковочных листов и заказов

cc: Бухгалтерия

Отделение толкателя бумаги

Письма о корректировке: они следуют за письмом с жалобой и включают ответ компании или отдельного лица на жалобу.Тон должен быть скромным, так как это упражнение по укреплению доброй воли. Заявителю были причинены неудобства; это письмо должно признать ошибку и перечислить конкретные решения для решения проблем.

Письма-запросы: Это письма-запросы или ответ на отправленный кем-то запрос. Целью письма является получение запрошенной информации или объекта.

Письма с заказами: Эти письма, также известные как заказы на поставку, используются для заказа или покупки материалов.По сути, это юридический документ, подтверждающий сделку между покупателем и продавцом.

Ответные письма: Это ответ на полученное письмо. Как правило, они перечисляют выполнение запроса или подробно описывают шаги, предпринятые для выполнения запроса, сделанного кем-либо.

Поздравительные письма: Это письма «хороших новостей», и их довольно легко написать. Такие письма используются для поощрения или вознаграждения сотрудника, делового партнера или потребителя. Такие письма являются проявлением доброй воли и написаны для построения или укрепления любых деловых отношений.Когда вы пишете поздравительное письмо, делайте это как можно скорее после того, как произошло хорошее событие. Вначале упомяните, какое событие побудило вас написать письмо; последуйте за ним с одобрением или похвалой за достижение; и, наконец, сделайте его кратким и честным. Поздравительное письмо должно быть одностраничным и не должно звучать фальшиво или издевательски.

Письма с плохими новостями: В отличие от письма с хорошими новостями, с письмами с плохими новостями, такими как письма об увольнении и отказе, нужно обращаться осторожно.В деловом письме необходимо сохранять лаконичный и профессиональный тон, но при этом необходимо учитывать чувства читателя. В письме с плохой новостью вместо того, чтобы прямо сообщить читателю плохую новость, вам нужно поместить ее в середину текста.

Вот несколько рекомендаций, которые вы можете помнить при написании письма с плохой новостью:

  • Письмо нужно открывать вежливо. Всегда придавайте важность усилиям и чувствам читателя.
  • После открытия необходимо указать подробности проблемы.
  • Укажите новости или решение.
  • Сообщите читателю о причинах принятого решения.
  • Закройте профессионально и вежливо.

Письмо с плохими новостями должно представлять плохие новости в положительном свете. Это должно убедить читателя в том, что все необходимые аспекты того или иного вопроса были учтены перед принятием решения. Письмо с плохой новостью не должно оставлять у читателя неприятный привкус во рту; вместо этого у человека должно остаться ощущение, что решение было справедливым и справедливым.

Письма-запросы: Судя по названию, это письма, отправленные компании или профессионалу с просьбой о помощи. Можно просить время, деньги, услуги или продукты; Дело в том, что когда вы просите кого-то о помощи, вы на подсознательном уровне потенциально ставите себя ниже, чем другой человек. Независимо от того, чувствуете ли вы это лично, это чувство должно проявляться через ваши слова, не звучая при этом надобно. Вот несколько вещей, о которых следует помнить:

  • Письмо с просьбой должно быть скромным, но не звучать так, как будто вы унижаетесь.
  • Язык письма не должен быть эмоциональным и нейтральным. Например, вместо того, чтобы сказать: «Нам действительно это нужно срочно», скажите: «Это нам очень поможет».
  • Избегайте использования слишком большого количества прилагательных, так как это может сделать язык эмоциональным.
  • В письме-запросе должна быть четко выражена потребность в чем-либо и выражена признательность за помощь, которую вы надеетесь получить.

Заметки: Другой наиболее распространенной формой делового общения являются меморандумы или служебные записки.Хотя они предоставляют информацию, похожую на письмо, они сильно различаются по своему формату. Вот основные отличия:

  • Они почти всегда предназначены для обращения внутри организации.
  • Они прямые по стилю и очень по делу.
  • У них нет приветствий.
  • У них нет бесплатного закрытия.
  • Они используются для передачи нечувствительной информации.
  • Они имеют формат, отличный от буквенного.

При форматировании заметки следует помнить о строгом формате, которого придерживаются заметки. Записки всегда начинаются с итогового заявления или изложения точной цели. Заметки очень четкие, по делу и в деловом тоне. Записки обычно представляют собой короткие фрагменты информации, которые быстро переходят к сути и информируют, объявляют или запрашивают что-то. Термины «меморандум» и «меморандум» могут использоваться как синонимы. Нет необходимости в строке для подписи или каких-либо других официальных окончаний или закрытий, которые требуются для писем.Иногда человек, от которого написана записка, ставит инициалы рядом с именем на записке, чтобы указать, что он или она прочитал и одобрил ее, прежде чем она будет распространена или опубликована. Думайте о служебной записке как о том, как сделать объявление компании по громкоговорителю для тех, кто находится в вашем офисе. Вы будете прямо и по делу и дадите людям информацию, которой вам нужно поделиться.

Образец меморандума

МЕМОРАНДУМ

Кому: Все сотрудники

От кого: Номер Лизы, бухгалтерия

Дата: 15 апреля 2018 г.

Re: Обновления налоговой формы

Налоговое время снова настало.Важно, чтобы каждый сотрудник приходил в бухгалтерию в течение следующих 10 дней, чтобы подписать новые формы удержания. Каждый сотрудник должен обновить имеющуюся у нас форму, поэтому это необходимо сделать. Чтобы обновить форму, вам необходимо иметь с собой следующее:

· Водительское удостоверение

· Карточка социального страхования

· Значок сотрудника

Краткое изложение: Как следует из названия, краткое изложение является более короткой и сжатой версией более длинного документа.Резюме предназначены для быстрого чтения. Читатель резюме не обязательно должен быть экспертом по определенной теме; но при чтении резюме он или она должны получить достаточно информации, чтобы иметь общее представление о более крупном документе. Ниже перечислены основные черты исполнительного резюме:

  • Объем резюме не должен превышать одной страницы.
  • Это сжатая форма всех основных моментов, описанных в полном объеме документа.
  • Он должен указать проблему, предоставить справочную информацию, перечислить альтернативы и сделать выводы по данной проблеме.
  • Он стоит в начале каждого документа.

Описав особенности резюме, давайте посмотрим, как его писать.

  • Резюме должны быть написаны после составления основного отчета. Чтобы написать резюме, нужно просмотреть весь отчет и отметить важные моменты.
  • Основные моменты, перечисленные в вашем резюме, должны отображаться в том же порядке, что и в основном документе.
  • Укажите каждую точку в простом, декларативном и прямом утверждении.
  • Если вам нужно уточнить вопрос, сделайте его кратким и лаконичным; держитесь подальше от жаргона и слишком большого количества технических терминов.
  • По завершении проверьте документ на наличие ошибок и попросите непрофессионала просмотреть его. Если человек теряет интерес, другие нетехнические читатели могут отреагировать таким же образом.

Суть резюме заключается в его краткости и ясности. Избегайте ненужной информации и сокращайте технические термины. Простой и понятный подход лучше всего подходит для написания резюме.

Написание для международной аудитории: В сегодняшней меняющейся деловой среде любой профессионал в любой момент времени пишет для международной или глобальной аудитории. Деловой писатель должен знать читателя и его конкретные потребности.В некоторых случаях читателю, незнакомому с английским языком, может потребоваться перевод документа. Все эти факторы необходимо учитывать при написании для международной аудитории. Ниже приведены несколько полезных советов, как хорошо писать для глобальной аудитории:

  • Пишите короткие предложения, не более 25 слов.
  • Выберите слова, которые легко произносятся и не имеют разного значения.
  • Не используйте жаргон, терминологию, сарказм или сленг при написании для международной аудитории.
  • Старайтесь использовать активный голос и настоящее время везде, где можете.
  • Избегайте двусмысленности.
  • Не используйте латинские сокращения.
  • Предоставьте глоссарий определений специальных слов, используемых в документе.

Ключ к написанию для международной аудитории — сделать его простым, но эффективным. При написании для международной аудитории писатель должен осознавать культурные факторы, чтобы не оскорблять чувства читателей.

Вот несколько советов писателю:

  • Знайте целевую аудиторию, для которой вы пишете, и изучите, что можно и что нельзя делать для этой аудитории.
  • Если возможно, найдите носителя языка, который вычитает культурные аспекты в вашем документе.
  • Помните о политических и культурных факторах, к которым может быть чувствительна ваша аудитория.

Есть и другие типы писем, которые вам могут понадобиться, в том числе о увольнении и рекомендациях.Они очень похожи на те примеры, которые вы уже видели. Для этих типов писем вы должны выбрать стиль письма, которому вы хотите следовать, а затем обратиться к предмету.

Рекомендательные письма иногда запрашиваются от бывших коллег, которым требуется письмо для обращения к новому или потенциально новому работодателю. Их также можно отправить в школы или другие подобные учреждения. Обычно это ссылки на вакансии, ссылки на персонажей или академические ссылки.Для целей делового письма они обычно попадают в категорию справочных материалов о трудоустройстве. В рекомендательном письме должно быть сказано, почему человек, о котором идет речь, является подходящим человеком для найма. Основная цель — описание их сильных сторон и способностей.

Образец рекомендательного письма

Адрес отправителя

Ваш номер телефона
(1 строка)
Сегодняшняя дата

Имя получателя
Адрес получателя
(1 строка)
Уважаемый господин.Сильфоны:
(1 строка)
Я пишу, чтобы порекомендовать кандидата на собеседование на должность фотографа в вашей компании. Лиза Фототакер подала заявку на вакансию в вашей компании, и у меня есть опыт работы с ней.
(1 строка)
Лиза — очень творческий человек, с тонким чувством стиля и вниманием к деталям. Она является активом для любой команды, принося с собой чувство художественного дизайна и талантов, которые так часто востребованы.Я без колебаний рекомендую нанять ее на эту должность. Она отвечала за фотографирование и всю работу по оформлению и дизайну нашего последнего календаря, чему мы очень рады.
(1 строка)
Если я могу ответить на вопросы относительно этой рекомендации, не стесняйтесь обращаться ко мне.
(1 строка)
С уважением,

(четыре раскрывающиеся строки)

Подпись здесь

Линда видоискатель

Владелец

Когда дело доходит до написания деловых писем, они в основном пишутся одинаково.Тема или ракурс могут измениться, но тот факт, что вы пишете профессионально, сохраняя чистоту и точность, остается неизменным. Будь то рекомендация, письмо сочувствия или заявление об увольнении, приведенные выше формулы можно применить практически к любым обстоятельствам.

Деловое письмо в формате с примерами

Деловое письмо — это официальный документ, который, например, часто отправляется из одной компании в другую или из компании своим клиентам, сотрудникам и заинтересованным сторонам.Деловые письма используются также для профессиональной переписки между физическими лицами.

Хотя электронная почта стала наиболее распространенной формой переписки, распечатанные деловые письма по-прежнему используются для многих важных и серьезных типов корреспонденции, включая рекомендательные письма, подтверждение трудоустройства, предложения о работе и многое другое.

Написать эффективное, безупречное деловое письмо может оказаться легкой задачей, если вы будете придерживаться установленных правил в отношении верстки и языка.

Помните, что ваш получатель регулярно читает значительный объем корреспонденции и будет отдавать предпочтение хорошо написанным письмам, не содержащим опечаток и грамматических ошибок.

Что включать в письмо

Объясните цель вашего письма простым и понятным языком, сохраняя краткий начальный абзац. Вы можете начать со слов «Я пишу в отношении…», а затем сообщать только то, что вам нужно сказать.

Последующие абзацы должны включать информацию, которая дает вашему читателю полное представление о ваших целях, но избегает извилистых предложений и излишне длинных слов.Опять же, сделайте это кратким, чтобы удержать их внимание.

Если вы намерены каким-либо образом убедить получателя, будь то инвестирование денег, предоставление вам рекомендации, найм вас, партнерство с вами или решение проблемы, создайте убедительные аргументы в пользу вашего дела.

Если, например, вы хотите, чтобы читатель спонсировал благотворительное мероприятие, определите любое совпадение с благотворительными целями их компании. Убедите читателя, что помощь вам будет взаимовыгодна, и вы увеличите свои шансы заручиться их поддержкой.

Разделы делового письма

Каждый раздел вашего письма должен соответствовать соответствующему формату, начиная с вашей контактной информации и информации получателя; приветствие; тело письма; закрытие; и, наконец, ваша подпись.

Ваша контактная информация

  • Ваше имя
  • Ваша должность
  • Ваша компания
  • Ваш адрес
  • Город, штат Почтовый индекс
  • Ваш номер телефона
  • Ваш адрес электронной почты

Дата

  • Дата написания корреспонденции

Контактная информация получателя

  • Их имя
  • Их титул
  • Их компания
  • Адрес компании
  • Город, штат Почтовый индекс

Приветствие

  • Используйте «Кому это может быть интересно», если вы не уверены, к кому конкретно обращаетесь.
  • Используйте официальное приветствие «Уважаемый господин / госпожа / доктор. [Фамилия] », если вы не знаете получателя.
  • Используйте «Уважаемый [Имя]», только если у вас неформальные отношения с получателем.

Кузов

  • Используйте строки с одинарным интервалом с добавленным пробелом между каждым абзацем, после приветствия и над закрытием.
  • Выровняйте букву по левому краю (по левому полю).

Заключительное приветствие

Заключительный абзац должен состоять из двух предложений.Просто укажите причину написания и поблагодарите читателя за рассмотрение вашего запроса. Вот несколько хороших вариантов закрытия:

  • С уважением
  • С уважением
  • Сердечно
  • С уважением

Если ваше письмо менее формальное, используйте:

  • Всего доброго
  • Лучшее
  • Спасибо
  • С уважением

Ваша подпись

Напишите свою подпись сразу под закрытием и оставьте четыре одинарных пробела между закрытием и напечатанным полным именем, титулом, номером телефона, адресом электронной почты и любой другой контактной информацией, которую вы хотите включить.Используйте следующий формат:

Ваша собственноручная подпись

Введено полное имя
Заголовок

Расширять

Шаблон делового письма

Вы можете использовать этот образец делового письма в качестве модели и загрузить шаблон (совместимый с Google Docs и Word Online) для текстовой версии ниже.

@ Баланс 2020

Образец делового письма (текстовая версия)

Линда Лау
Северный государственный университет
123 Main Street
Anytown, CA 12345
555-555-5555
[email protected]

5 марта 2020

Оскар Ли
Главный редактор
Acme Graphic & Design
123 Business Rd.
Business City, CA 54321

Уважаемый г-н Ли,

Я хотел бы пригласить вас принять участие в нашем предстоящем мероприятии по установлению контактов с отделом гуманитарных наук. Мероприятие состоится во второй половине дня 1 мая 2020 года. Мы хотим предоставить нашим выпускникам возможность встретиться с лидерами бизнеса в этом районе, которые могут искать новых сотрудников, имеющих ученые степени в области гуманитарных наук.

Мероприятие будет проходить в Студенческом центре Кокса при Северном государственном университете и продлится около двух-трех часов. Если вы заинтересованы в посещении или отправке представителя компании для встречи с нашими студентами, сообщите мне об этом при первой же возможности, и я могу зарезервировать для вас столик.

Спасибо за уделенное время и надеюсь вскоре получить от вас известие.

С уважением,

( подпись письмо на бумажном носителе)

Линда Лау
Заведующая кафедрой гуманитарных наук

Расширять

Пример электронной подписи

Если вы отправляете электронное письмо, ваша подпись будет немного отличаться.Вместо того, чтобы указывать свою контактную информацию в заголовке письма, укажите ее под своей подписью. Например:

Отправка делового письма по электронной почте

С уважением,

Имя Фамилия
Должность
Ваш адрес
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Расширять

Объясните, почему вы отправляете сообщение. Включите тему, о которой вы пишете, в строку темы электронного письма, чтобы читатель понял, почему вы отправляете сообщение.

Советы по написанию делового письма

Просмотрите образцы писем, в том числе сопроводительные письма, благодарственные письма для собеседований, повторные письма, письма о принятии и отказе, письма об увольнении, благодарственные письма и другие образцы писем, связанных с бизнесом и работой, и советы по написанию.

Официальный и неформальный английский · engVid

Официальный английский: Мы используем его при написании сочинений для школы, сопроводительных писем при приеме на работу или электронных писем и писем на работе.

Неофициальный английский: Мы используем его с друзьями, детьми и родственниками.

Следующий список поможет вам распознать неформальные и формальные способы сказать одно и то же. Список разделен на разделы: глаголы, переходы, слова с ударением, сокращения и сленг.

Глаголы — неформальные и формальные

Неформальный Формальный
извини извинись, извинись
вверх увеличение
вниз уменьшение
установить установить
посмотреть изучить
взорвать взорвать
узнать узнать
вызвать вызвать
отложить отложить, отложить
вверх накопить
составить изготовить
подставка для представляет
узнать узнать, выяснить
исключить исключить
указать указать
пойти против против
свяжитесь с свяжитесь с
Это примерно Это касается, Это касается
необходимо требуется
подумайте о рассмотрите
получить получить
выставить выдержать
дело с ручка
казаться казаться
показать продемонстрировать, проиллюстрировать, изобразить
начало начало
сохранить сохранить
бесплатно релиз
действует на нервы беспокоит
позвонить позвонить
приехать приехать
разрешение разрешение
заполнить заменить, сообщить
блок подорвать
разрешить, зеленый свет авторизовать, авторизовать

Переходы — неформальные и формальные

Неформальный Формальный
В любом случае Тем не менее
Плюс / Также Более того / Более
Но Однако
Итак Следовательно / Таким образом
Также Дополнительно Дополнительно
как можно скорее как можно скорее / при первой возможности
Хорошо, хорошо приемлемо
Тем временем Промежуточно
Думаю На мой взгляд
В конце концов, Наконец
Итого Итог
В двух словах / В основном Подводя итог,
В любом случае, Несмотря на
Хорошо Допустимо
колодец,
В довершение ко всему,
Кроме всего прочего,
Для

Ключевые слова — неформальные и формальные

Неформальный Формальный
лотов / много много, много
тонн, отвалы больших партий, ряд
полностью полностью, сильно
действительно, очень определенно

Буквенные выражения — неформальные и формальные

Неформальный Формальный
Привет Роберт, Уважаемый господин или госпожа
Просто хотел сообщить вам… Пишу, чтобы сообщить вам…
Love, С уважением, С уважением,
Ура,
С уважением, С уважением, с уважением
Надеюсь на скорый ответ Я с нетерпением жду вашего ответа
Вы можете позвонить мне, если вам что-нибудь понадобится Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне

Сокращения — неофициальные и формальные

Неформальный Формальный
как можно скорее как можно скорее
т.В. телевидение
фото фото
сотовый сотовый
нетто Интернет

Сленг — неформальный и формальный

Неформальный Формальный
дети дети
плохо отрицательно
хорошее положительное
очень большой значительный
правый правильный
неверно неверно
умный умный
дешево недорого
загружено богато

Выбор слова и тон | Навыки делового общения для менеджеров

Что вы научитесь делать: обсудить влияние выбора слова и тона на деловое сообщение.

Слышали ли вы когда-нибудь фразу «не стреляйте в посыльного», когда кто-то обвиняет носителя плохих новостей в расстройстве? Эта распространенная метафорическая фраза восходит к временам, когда современные телекоммуникации получили широкое распространение, когда сообщения обычно доставлялись посланниками-людьми.Например, во время войны посыльного отправляли из одного лагеря в другой. Если сообщение было тревожным или описывало серьезное несчастье, получатели могли обвинить посланника в таких плохих новостях и переложить свой гнев на несчастного посланника.

Организация, выбор слов и тон вашего сообщения позволяют воспринимать и понимать общение, сохраняя при этом позитивные деловые отношения. Это предохраняет современного мессенджера (или отправителя электронной почты) от расстрела (или увольнения) при сохранении хороших деловых отношений.Правильные формулировки и формулировки ваших сообщений могут улучшить вашу репутацию и репутацию вашего бизнеса.

Результаты обучения

  • Обсудить стратегии создания письма, ориентированного на читателя
  • Обсудите стратегии, позволяющие избегать языка, который может запутать или исключить читателей
  • Обсудить стратегии, позволяющие избегать выражений, выражающих предвзятость в отношении отдельных лиц или групп
  • Обсудить стратегии повышения лаконичности при письме
  • Обсудите стратегии повышения ясности в письменной форме
  • Оцените параллельную структуру предложений и отрывков
  • Обсудите подходящие способы подчеркнуть важность делового письма

Написание для читателя

Аудитория (ваш читатель, если сообщение написано) является получателем делового общения.Эта модель фокусируется на выборе, который автор или отправитель сообщения может сделать, чтобы наилучшим образом передать свое сообщение получателю. Если все варианты выбора связаны с рассмотрением потребностей получателя по сравнению с потребностями отправителя, сообщение, скорее всего, быстро достигнет своей цели.

Чтобы понять эту концепцию, подумайте об обучении замене шины. Один из способов узнать о замене шины — это описание в руководстве по эксплуатации, присланное автопроизводителем. С другой стороны, многие люди узнали, наблюдая за процессом или участвуя в нем, — получая практический опыт.Что проще? Для производителя (отправителя) информацию легко и дешево распечатать. Для шиномонтажного станка (ресивера) личный помощник проще, но дороже. Отправителю необходимо найти лучший баланс.

Или подумайте о стиральной машине. Руководства, как правило, печатаются на недорогой бумаге, а на изображениях в оттенках серого изображены элементы управления. Некоторые компании решили включить обучающие DVD-диски, демонстрирующие элементы управления. Какой из этих примеров больше ориентирован на приемник? Что более эффективно? Сначала положите трубку.

смотреть

Просмотрите этот тринадцатиминутный видеоролик о влиянии и силе сосредоточения внимания на аудитории. В этом модуле эта концепция называется you-view .

«Вы-взгляд», или ставя читателя на первое место, включает в себя два навыка:

  1. Ставьте потребности получателя выше потребностей отправителя
  2. Начните с того, что нужно знать получателю

В поисках утерянной посылки

Линнетт усердно работала, чтобы найти потерянный груз.Наконец-то у нее есть достаточно информации, чтобы написать клиенту по электронной почте и сообщить обновленную информацию о ситуации. Она начинает писать свой черновик: «Вы не поверите, сколько людей мне пришлось связаться, чтобы найти это для вас. Мне пришлось позвонить в Техас, отправить копию в Даллас, а затем… .. »Стоп! Вероятно, Линнетт думает, что покупатель будет впечатлен ее усилиями и почувствует себя ценным покупателем. Однако до сих пор в этом письме нет ответа на основную потребность клиента.

Давайте перемотаем назад и представим, что Линнетт написала свой первоначальный черновик, сосредоточившись на удовлетворении основных потребностей клиента: «Я нашла ваш продукт на складе в Техасе и запланировала доставку на 30 марта.Линетт довольна этим черновиком: он прямой и предоставляет необходимую информацию. Однако электронное письмо не учитывает ваше мнение.

Обратите внимание, как она сначала говорит о себе, используя личное местоимение «Я»? В качестве тонкого, но важного улучшения Линетт должна написать: «Доставка вашего товара запланирована на 30 марта. Ваш товар находился на складе в Техасе». В то время как обе версии электронного письма сообщают покупателю информацию о доставке продукта, вторая версия делает упор на покупателя и делает его наиболее важным.

Язык как препятствие

Каждый из нас может по-разному говорить и писать в зависимости от обстоятельств. Вы пишете благодарственное письмо своей тете за носки, которые она прислала, совсем не так, как вы пишете благодарственную записку после собеседования с вице-президентом подразделения. В деловом общении важно выбирать язык, который прямой и понятный вашей аудитории.

Когда вы пишете, важно учитывать понимание вашей аудитории по сравнению с вашим собственным.Например, если вы пишете информационный бюллетень для клиентов, вы будете использовать совершенно другой язык, чем если бы вы писали обновление статуса продукта для инженеров, которые изначально создавали продукт.

Во время написания не упускайте из виду следующие общие языковые проблемы:

  • Клише
  • Жаргон
  • Сленг
  • Эвфемизмы
  • Даблспик

Клише

Клише, которые мы используем в повседневной беседе ( зеленый с завистью , обращенный к музыке , добавляют оскорбления к травмам и т. Д.) может сделать ваше письмо скучным. Словарь Мерриам-Вебстер определяет клише как «банальную фразу или выражение; избитая тема, характеристика или ситуация; что-то (например, пункт меню), которое стало слишком привычным или банальным ».

Как избежать клише

Обратите внимание на абзац и редакцию ниже.

Первоначальный пункт

Когда я начал думать о новой работе, я был совершенно не в курсе. Я знал, что хочу сделать что-то действительно крутое, но не понимал, что могло бы соответствовать всем требованиям.

Пункт с поправками

Когда я начал думать о поиске новой работы, я был поражен своими возможностями и не знал, что мне выбрать. Хотя я знал, что хочу сделать что-то интересное, я не знал, что это может быть.

Избегать Попробуйте Почему
Пожалуйста, решите эту проблему как можно скорее. Пожалуйста, решите эту проблему до 30 марта. ASAP — это не время, когда мы все понимаем одинаково.Возможно, вы думаете, что вам перезвонят завтра. Я мог бы подумать, что это исследование и необходимые формы займут неделю, так что семи дней будет достаточно.
Спасибо за вашу помощь. Теперь просто пинайте его через стойки ворот. Спасибо за вашу помощь. Теперь вам просто нужно завершить оформление документов для оформления сделки. «Пробить через столбы ворот» достаточно распространено и часто используется слишком часто, но это спортивная ссылка, которую многие могут не понять.Непонятно, какой шаг нужно делать дальше.

Жаргон

Словарь определяет жаргон как «техническую терминологию или характерную идиому особого вида деятельности или группы». Поскольку эти термины используются в рамках деятельности, группы или профессии, они обычно плохо понимаются вне этого контекста. В контексте конкретной группы жаргон может помочь членам группы относиться к очень специализированным понятиям, но те, кто не входит в группу, могут найти жаргон непонятным или могут неправильно понять предполагаемое значение.

Например, сантехники могут использовать такие термины, как колено , ABS , обводка труб , редуктор , заслонка , змея и грубая . Другие сантехники поймут эти термины в контексте сантехники, но для людей, не являющихся водопроводчиками, эти термины могут иметь другое значение или быть совершенно бессмысленными.

Всегда помните о своей аудитории. Если вы обращаетесь только к членам специализированной области, использование специального жаргона будет сигнализировать вашей аудитории, что вы также являетесь ее членом, и может позволить вам говорить о более высоких или конкретных концепциях.Однако, если вы говорите с более широкой группой без специальных знаний, использование жаргона только оттолкнет или запутает вашу аудиторию. Если при обращении к аудитории абсолютно необходимы некоторые технические термины, обязательно объясните каждый термин и его контекст.

Например, если вы пишете служебную записку для всего отдела, было бы приемлемо использовать термины, характерные для вашей компании или отдела. Однако, если вы пишете информационный бюллетень для клиентов, было бы лучше избегать жаргона и использовать более широкий язык.

Избегать Попробуйте Почему
Мы ценим вашу помощь 10-4. Ваша помощь очень ценится. Я точно знаю, что мне теперь делать с претензией. 10-4 началось в полицейских и военных кругах как стенограмма радио. Хотя многие могут знать, что это означает «хорошо» или «я понимаю», это не ясно для всех за пределами этих кругов.
Банкомат отлично подойдет в этой ситуации. Асинхронный режим передачи будет хорошо работать в этой ситуации. Если получатель не имеет отношения к технической стороне связи, возможно, кто-то думал о банковском автомате.

Сленг

Избегайте сленга или идиоматических выражений в официальных деловых или академических письмах. Сленг и идиоматические выражения делают ваше письмо неформальным и менее заслуживающим доверия. Они также могут затруднить понимание вас носителями английского языка, для которых английский не является родным.

Избегать Попробуйте
Эта тележка больше не работала.Все было взбудоражено. Эта тележка больше не работала. У него было сломанное колесо и погнутая рама.
Она умерла после стольких сверхурочных на прошлых выходных. Она была измотана после стольких сверхурочных на прошлой неделе.

Однако бывают случаи, когда сленг и идиоматические выражения могут быть уместными, в зависимости от того, кто ваша аудитория. Если вы пишете неформально или с юмором, сленг и идиоматические выражения могут помочь вам лучше выразить себя.

Если вы собираетесь использовать сленг, убедитесь, что используете его правильно. Клиенты, которые являются «носителями» сленга (т. Е. Люди, принадлежащие к той демографической группе, на которую вы можете ориентироваться с помощью сленга), могут очень легко обнаружить специалиста по маркетингу, который не понимает правильного использования сленгового термина.

Эвфемизмы и двоячие

Эвфемизмы — это слова или фразы, используемые для более вежливого разговора на неприятные или табуированные темы. Например, вместо того, чтобы сказать, что вы уходите с собрания, чтобы помочиться, вы можете сказать, что «идете в туалет».«Если вы говорите о человеке, который только что умер, вы можете сказать, что этот человек« скончался ».

Doublespeak — это более продуманная форма эвфемизма, которая маскирует значение слов, так что идея, которую представляют эти слова, кажется менее неприятной. Например, увольнение сразу многих людей может быть названо двояким языком как сокращение или правильный размер, или правительство, сбросившее бомбы, может сказать, что обслуживает цель .Двоякий язык обычно используется в бюрократии и политике, и его следует по возможности избегать. В деловой переписке (и вообще во всех письмах) вам следует избегать двусмысленности.

В деловой переписке вашей целью должно быть не сокрытие смысла, а четкое общение.

Избегать Попробуйте
Отдел поправляется. В следующую пятницу состоится собрание всего персонала. В этом отделе будут увольнения.В следующую пятницу состоится собрание всего персонала.
Отчет о прибылях и убытках на конец месяца показал отрицательный денежный поток. Отчет о прибылях и убытках на конец месяца показал убыток.

Запись без смещения

Почему тема беспристрастного письма следует за страницей о скрытом значении? Деловые писатели стараются излагать ясный и прямой смысл, и привлечение внимания к деталям, касающимся расы, возраста, страны происхождения, инвалидности и пола на рабочем месте, может вызвать сознательное или бессознательное предубеждение.

Давайте рассмотрим несколько примеров и способы их устранения. Простое правило беспристрастного письма — подумать, нужно ли включать личные данные, чтобы донести мысль.

Избегать Попробуйте
Франклин — новый афроамериканский бухгалтер. Франклин — новый бухгалтер.
Для человека, приближающегося к пенсии, она быстро освоила это новое программное обеспечение. Она быстро уловила это новое программное обеспечение.
У Абдула одни из самых высоких рейтингов колл-центров, хотя у него сильный саудовский акцент. Абдул имеет одни из самых высоких рейтингов колл-центров.
Джон — один из самых активных сотрудников, хотя ему приходится пользоваться инвалидной коляской. Джон — один из наших самых активных сотрудников.
Уборщица принесла новые мешки для мусора? Уборщица принесла новые мешки для мусора?
Достаточно ли у нас рабочей силы для завершения этого проекта? Достаточно ли у нас рабочей силы для завершения этого проекта?

Как избежать гендерных предубеждений

Для того, чтобы писать не по признаку пола, в первую очередь необходимо уметь распознавать сексизм.Следующее препятствие — найти способ избавиться от любого врожденного сексизма, не нарушая течения произведения. Вот несколько приемов, которые помогут избежать предвзятости.

Существительные рода

Первый способ избежать гендерной предвзятости в вашем письме — использовать нейтральные в гендерном отношении слова при обращении к людям, занимающим различные должности:

Избегать Попробуйте
бизнесмен, бизнес-леди исполнительный директор
председатель, председатель председатель
обычный человек средний человек
продавец, продавщица продавец, продавец, маркетолог
Родовые местоимения

Следующее, что нужно знать, — это использование вами родовых местоимений.Хотя некоторые по-прежнему используют он как родовое местоимение, это свидетельствует о сильной предвзятости к мужчинам. Вместо этого вы можете использовать «он или она» («его или ее» и т. Д.) В качестве местоимения для существительного общего вида:

Избегать Попробуйте
Каждый сотрудник должен сдать отчет до конца рабочего дня. Каждый сотрудник должен сдать отчет до конца рабочего дня.
При заполнении отчета каждый сотрудник должен убедиться, что он включил вчерашние данные. При подаче отчета каждый сотрудник должен убедиться, что он включил вчерашние данные.

Использование «он или она» — хорошее решение, но в больших дозах оно может стать неуклюжим: «Каждый сотрудник должен уточнить у своего начальника, правильно ли был составлен его отчет». Кроме того, многие люди не идентифицируют себя ни как мужчина, ни как женщина и используют , а как местоимения единственного числа для обозначения себя. Таким образом, использование «он или она» часто не лучшее решение.Лучшее решение — часто перефразировать предложение, чтобы иметь подлежащее во множественном числе, а не в единственном числе.

Избегать Попробуйте
Каждый сотрудник должен сдать отчет до конца рабочего дня. Все сотрудники должны сдать отчеты до конца рабочего дня.
При заполнении отчета каждый сотрудник должен убедиться, что он включил вчерашние данные. При заполнении отчета сотрудники должны убедиться, что они включили вчерашние данные.
Любой автор знает, что его первый набросок произведения не получится. Все авторы знают, что их первые наброски не получатся.

Единственное число

Они

В то время как они обычно рассматриваются как местоимение множественного числа, когда человек выразил желание идентифицироваться с гендерно-нейтральными местоимениями ( они / их / их ), грамматически правильно использовать они как местоимение единственного числа (согласно Чикагскому руководству по стилю , одному из основных авторитетов по грамматике и стилю).

Однако бывают случаи, когда вы не можете просто превратить предложение во множественное число. Например, давайте посмотрим на это предложение: «Кто-то позвонит вам, чтобы обсудить проблему. Он или она позвонит завтра с 9:00 до 10:00 ». Только один человек будет звонить, поэтому мы не можем использовать это предложение во множественном числе. В этой ситуации решением может быть полное отсутствие местоимения: «Кто-то позвонит вам, чтобы обсудить проблему. Вы можете ожидать звонка с 9:00 до 10:00 завтра утром.”

Избегание предубеждений по поводу расы и этнической принадлежности

Когда речь идет о расовой или этнической группе, решение, какой термин использовать, может быть сложной задачей, потому что приписываемое значение определенным терминам и ярлыкам может часто меняться. Выбирая между терминами для обозначения группы, лучше всего спросить члена этой группы, что они предпочитают.

Как правило, в деловой среде не упоминайте расовую или этническую принадлежность человека, если это не имеет прямого отношения к ситуации.

Как избежать предвзятости по инвалидности

Как правило, избегайте употребления имен существительных, когда говорите о людях с ограниченными возможностями.Старайтесь использовать эмоционально нейтральные выражения, а не те, которые отводят роль, например жертва .

Избегать Попробуйте
инвалиды человек с ограниченными возможностями
шизофреник человек с диагнозом шизофрения
жертва СПИДа человек со СПИДом
человек, страдающий эпилепсией человек с эпилепсией

Краткое содержание

В основе бизнеса лежит идея, что «время — деньги.«Это может привести вас к мысли, что короткие сообщения всегда лучше; однако сжатое письмо — это не просто быстрое или короткое письмо; это письмо, которое уравновешивает ясность сообщения с эффективностью.

Длина и сложность предложения

В деловом письме основное внимание уделяется способности читателя быстро усвоить и отреагировать на сообщение. В кратком деловом письме используется четкая и понятная структура предложений для улучшения понимания и удержания. Это отличается от прозы романов или ритма поэзии, в которых получение удовольствия от сложности предложений является частью опыта.Деловые письма используют более простые предложения, чтобы быть более краткими и, следовательно, с меньшей вероятностью быть неправильно истолкованными.

Прямые предложения

Грамматически существует три вида предложений. Для вас не особенно важно уметь их идентифицировать, чтобы быть хорошим писателем о бизнесе. Однако подумайте о том, как они работают и что делают, и это поможет вам стать более лаконичным и ясным.

Простые предложения состоят из одного независимого предложения:

Фидо принесен. [Существительное и глагол — все, что нужно, чтобы составить простое предложение.]

Бакенбарды съели ее тунца. [Здесь добавляется прямой объект «тунец», но это все же простое предложение.]

Полли села на жердочку и присвистнула. [Сюда входит предложная фраза «на ее насесте» и составной глагол «сидел» и «свистнул», но это все же простое предложение.]

Составные предложения состоят из двух (или более, но это сложно) независимых предложений, соединенных запятой и союзом:

Amanita бросил мяч, а Фидо поймал его. [«Мухомор бросил мяч» может стоять отдельно как предложение, как и «Фидо принес его». Эта структура и делает это сложное предложение.]

Сложные предложения состоят как минимум из одного зависимого предложения, за которым следует как минимум одно независимое предложение:

Пока Мухомор искал мяч, Фидо гнался за кузнечиком. [Несмотря на то, что в части предложения перед запятой есть подлежащее «Мухомор» и глагол «посмотрел», добавление «пока» означает, что оно не может стоять само по себе в качестве предложения.«Фидо преследовал кузнечика» может стоять отдельно, поэтому это отдельная оговорка.]

Составно-сложные предложения — вы, вероятно, можете понять это из названия и примера:

Пока Мухомор искал мяч, Фидо гнался за кузнечиком, и Уискерс выглядел скучающим.

Итак, почему это имеет значение?

Использование составных и сложных предложений — это здорово! Однако убедитесь, что вы не собираете вместе длинные строки предложений, которым очень трудно следовать.Кроме того, вам следует варьировать типы предложений для более увлекательного чтения.

Чтобы писать простые предложения, уместные и эффективные в деловом общении, нужно помнить о нескольких вещах.

  • Будьте осторожны, не объединяйте слишком много идей в одном предложении. Такое предложение не только сбивает с толку, но и становится действительно скучным для чтения, и оно не звучит очень замысловато:
    • Копия Майкла отредактировала отчет, и таблицы данных были составлены, и графика выглядела великолепно.
      • Все эти три действия являются частью завершения отчета, но на самом деле они не входят в одно предложение.
    • Копия Майкла редактировала отчет, а остальная команда составляла таблицы данных. Графика выглядела замечательно.
      • При использовании соединителя, отличного от и — в данном случае и — предложение фактически дает больше информации: редактирование и компиляция копии происходили одновременно.Если вы замените «после чего» на «пока», на самом деле вы рассказываете несколько иную историю. Кроме того, здорово, что графика впечатляет, но эта идея не относится к одному предложению.
  • Начало предложения с придаточного предложения иногда может скрыть важные новости в конце предложения. Не запрещено начинать с зависимых предложений, но будьте очень осторожны, когда захотите. Подумайте об эмоциях, которые испытывает читатель, когда сталкивается с таким предложением:
    • В то время как первый квартал был удручающим из-за проблем с цепочкой поставок, а цена наших акций сильно колебалась из-за колебаний на японском рынке, из-за которых компания начала нацеливать сотрудников на увольнения, исполнительная команда рада сообщить, что мы находимся на пути к прибыльному году.
      • Это предложение почти жестоко с точки зрения того беспокойства, которое должен испытать читатель, прежде чем добраться до хороших новостей. Весь смысл этого предложения в том, что у компании все хорошо. Ура! Поэтому предложение следует начинать с важной части.
    • Исполнительная команда рада сообщить, что мы находимся на пути к прибыльному году, хотя мы и пострадали. . .
      • Когда в предложении сначала говорится о важных новостях, возникает совершенно другой ответ.
  • Ясно — хорошо; простые могут быть ошеломляющими, поэтому меняйте структуру предложений. Представьте себе целый отчет, полный этого:
    • Прибыль выросла. Это хорошо. Производство увеличилось на шесть процентов. Сотрудники получали бонусы в двух из четырех кварталов. Разделение акций.
      • Несмотря на то, что вы читаете отличные новости, вы собираетесь расслабиться от однообразия, не так ли? Писать чисто и лаконично — не значит писать как робот.Подумайте о том, как маленькие кусочки информации соотносятся друг с другом, и объедините их в предложения, которые а) имеют смысл, б) ставят важные новости на первое место и в) показывают, что вы гордитесь тем, что хорошо пишете.
    • Мы рады сообщить, что прибыль увеличилась, и наши акции разделились. Это стало результатом шестипроцентного увеличения производства, и мы были счастливы вознаградить наших трудолюбивых сотрудников бонусами в двух из четырех кварталов.
      • Этот отрывок можно не только прочитать, не засыпая, он также дает больше информации, показывая взаимосвязь между битами данной информации.

Наконец, следите за своей многословностью. Когда вы пишете и редактируете, спрашивайте себя, используете ли вы несколько слов, когда одного вполне подходящего будет достаточно. В то же время старайтесь превратить отдельное предложение в абзац, связав воедино все идеи, которые у вас когда-либо возникали. Результаты Годдарда (1989) предполагают, что длина предложения связана с пониманием читателем. Это исследование показывает, что от 20 до 25 слов — это максимум для твердого понимания.

Длина предложения Уровень понимания текста
8 слов 100%
15 слов 90%
19 слов 80%
28 слов 50%

Помните, ваша цель — не делать предложения короткими, ваша цель — ясно передать свои идеи и избежать двусмысленности. Тем не менее, чем сложнее обсуждаемый материал, тем более простыми и ясными должны быть ваши предложения.

Избегать Попробуйте Почему
Я, , пишу, чтобы сообщить вам , что кошка съела мышь. Кот съел мышь. Разве не очевидно, что «я пишу»? Как еще читатель мог бы это увидеть?
На данный момент вам нужно заполнить новое заявление. Вам необходимо заполнить новое заявление. В какой еще период времени мы могли бы быть?
В очень редких случаях сумма была возвращена. Редко сумма возвращалась. Зачем использовать целую фразу, если одно слово подходит по существу?

Будьте осторожны, не повторяйтесь снова и снова.

Избегать Попробуйте
абсолютно необходимо, , чтобы мы быстро очищали эти очереди от клиентов. Мы должны быстро очистить эти очереди от клиентов.
Эти два предмета на полностью идентичны, за исключением добавленного нами ценника. Эти два предмета идентичны, за исключением добавленного нами ценника.
Это истинный факт, , что она снова опоздала. Это правда, что она снова опоздала. (В большинстве случаев даже лучше 🙂 Она снова опоздала.

Наконец, осознайте свои собственные вредные привычки. Вы слишком часто используете «также», чтобы показать взаимосвязь между идеями? Вы слишком сильно обожаете сложные предложения? Используете ли вы «один» (например, «Кто-то надеется понять значение этого предложения.»), А потом увязнуть в трясине местоимений? Вы начинаете предложения со слов «Что это такое, то есть. . . «Какими бы ни были ваши особенности, осознавайте их и старайтесь находить и исправлять их при редактировании своей работы.

Узнать больше

Чтобы получить дополнительную полезную информацию о том, как работают предложения, и немного попрактиковаться, прежде чем вы начнете писать самостоятельно, ознакомьтесь с этой статьей о структуре предложений.

Активный и пассивный голос

Вы, наверное, слышали о пассивном залоге — возможно, в комментарии учителя английского языка или в программе проверки грамматики текстового процессора.В обоих случаях вас (вероятно) уводили от пассивного голоса. Почему это так? Почему так ненавидят пассивный залог? В конце концов, он уже использовался в этом абзаце (уже дважды!). Когда пассивный залог используется слишком часто, ваш текст может казаться скучным и тусклым. Однако в некоторых случаях пассивный залог лучше, чем активный.

Так в чем же разница между этими двумя голосами? Проще говоря, активное голосовое предложение записывается в форме «А делает Б.(Например, «Кармен поет песню».) Пассивное голосовое предложение записывается в форме «Б сделал А». (Например, «Песню поет Кармен».) Обе конструкции грамматически правильны и правильны. Давайте посмотрим на еще пару примеров пассивного залога:

АКТИВНЫЙ ГОЛОС: Тамара потеряла потенциальную продажу в Северной Дакоте.

ПАССИВНЫЙ ГОЛОС: Потенциальная продажа в Северной Дакоте была потеряна.

Возможно, вы заметили нечто уникальное в предыдущем примере с пассивным голосом: пассивный голос можно использовать для «сокрытия» того, кто выполнил действие.Несмотря на то, что эти предложения абсолютно грамматически верны, мы не узнаем, кто проиграл продажу, если читаем только пассивное предложение. Это может быть хорошим способом сосредоточиться на способах улучшения стратегии компании, а не на производительности отдельного человека (и избежать вызова одного сотрудника в потенциально публичной обстановке). Если, однако, важно, что Тамара проиграла продажу, но мы хотим сосредоточиться на убытке, а не на том, кто его потерял, говоря: «Потенциальная продажа в Северной Дакоте была потеряна Тамарой»,

Пассивное слово создается с помощью глагола как (напр.г., песня — исполнена ; это было нанесено сзади). Быть нерегулярно конъюгирует. Его формы включают в себя am, are, is, was, were, и , которые будут , были , были и были.

Деловое письмо известно тем, что в большинстве ситуаций прямолинейно и по существу, поэтому вам следует отдавать предпочтение активным, а не пассивным глагольным конструкциям. Но бывают случаи, когда излишняя прямолинейность может заставить вас казаться нечувствительным.Рассмотрим следующий отказ в запросе на повышение:

  1. АКТИВНЫЙ ГОЛОС: Вы не можете получать повышение в это время.
  2. ПАССИВНЫЙ ГОЛОС: Повышение ставки не может быть сделано в настоящее время.

В этом случае цель использования пассивного голоса для смягчения негативности сообщения сделала сообщение более внимательным. Если вы пытаетесь не бросить кого-то под автобус, одна из стратегий — уменьшить акцент на актере или субъекте в предложении. Раскройте свою чувствительную сторону, зная, как тактично применять пассивный залог.Зарезервируйте пассивные глаголы на тот момент, когда вам нужно сказать «нет» в сообщении.

Узнать больше

Для получения дополнительной информации о том, как и зачем использовать пассивный голос, ознакомьтесь с разделом Использование пассивного голоса в книге Lumen Guide to Writing .

Ясность

Выбор слова и фразировка приводит к успешной передаче смысла от отправителя к получателю. Если вы сделаете это правильно, то повысите репутацию писателя. Репутация бизнеса также растет — не явным образом, а негласно.Подумайте о совете, который дает домашний продавец перед днем ​​открытых дверей: приготовьте хлеб или варите яблочный сидр, чтобы создать аромат, который сделает дом более домашним. Этот небольшой шаг может помочь потенциальному покупателю сделать правильный выбор. Хорошие письменные навыки делают это за сотрудника. Сотрудник получает уважение и признательность благодаря письменным навыкам, которые внушают доверие и уверенность.

точность

Деловое общение должно быть четким, конкретным и наполненным смыслом.Точнее работать.

Избегать Попробуйте
Возможность приветствовать множество клиентов, обслуживая многоканальный телефон. Способен приветствовать 25 клиентов в час, одновременно управляя входящими телефонными линиями для шести районных менеджеров.
Ваш заказ получен и будет отправлен в ближайшее время. Заказ № 1234, получен 1 августа, отправка 5 августа. Заказ должен быть получен 8 августа.

Простые слова

Пытаясь повысить свою репутацию, возникает соблазн использовать сложные слова, чтобы казаться умным и изощренным. К сожалению, это может затемнить ваши идеи и потенциально подорвать доверие к вам. Помните, что ваше письмо должно быть сосредоточено на том, чтобы читатель понял сообщение. Вместо того, чтобы сосредотачиваться на том, чтобы «звучать умно», сконцентрируйтесь на выражении точного содержания точными, недвусмысленными словами, чтобы сообщение передавалось четко.Будьте точны, но при этом понятны.

Избегать Попробуйте
Похоже, адвокат пытался скрыть смысл. Похоже, адвокат пытался сбить с толку смысл.
Вознаграждение подрядчика соразмерно затраченному времени и материалам. Заработная плата, которую получает подрядчик, равна затраченному времени и материалам.

Списки

Списки можно использовать несколькими способами.Работа с нумерованными или маркированными списками — это быстрый способ привлечь внимание к нескольким элементам. Списки добавляют в документ пробелы, что помогает читателю. Они добавляют акцента, потому что выделяются на странице. Нумерованные списки используются, когда имеет значение порядок важности.

Избегать Попробуйте Почему
Магазин нуждается в нескольких товарах для обработки возврата за неправильный счет. Если у вас есть квитанция, она нам понадобится.Найдя квитанцию, обведите неправильный платеж и добавьте аннулированный чек в конверт. Помните, что обратный конверт с печатью вернет ваши деньги быстрее. Пожалуйста, не забудьте это добавить. Чтобы оформить возврат, магазину потребуется несколько документов. Пожалуйста, сделайте следующее:
  1. Найдите оригинал квитанции
  2. Обведите неправильные позиции
  3. Найдите аннулированный чек
  4. Заполните конверт с собственным адресом и маркой

Включите все позиции в свой запрос.

Нумерованный список обеспечивает читателю правильный порядок и структуру. Он создает пустое пространство в сообщении.
Когда вы идете в магазин, можете ли вы не забыть получить предметы, которые мне нужны для моего рецепта? Я забыл взять один апельсин, яйца для смеси (2) и красный для глазури, так что мне понадобится одна бутылка красного пищевого красителя. Приобретите в магазине
  • один апельсин
  • два яйца
  • флакон красного пищевого красителя
Скорее всего, покупателю нужно только знать, что покупать, а не зачем это покупать.

Параллельное строительство

Параллельное построение предложений, списков и даже заголовков значительно упрощает понимание читателем сообщений. Иногда для начинающего автора может быть легче придумать предсказуемый ритм или формат при работе над тем, как добиться параллелизма. Подумайте о ритме стихов или песен и о том, как они позволяют легко запоминать и предсказывать слова. Как писатель, вы можете использовать ту же структуру в своих интересах.

Сравните два следующих предложения:

  • Яра любит бегать, плавать и кататься на велосипеде.
  • Яра любит бегать, плавать и кататься на велосипеде.

Было ли легче понять второе предложение, чем первое? Во втором предложении используется параллелизм. Все три глагола являются герундиями, тогда как в первом предложении два — герундий, а один — инфинитив. Хотя значение первого предложения раскрывается, легко споткнуться о несовпадающих элементах. Применение параллелизма улучшает стиль письма и удобочитаемость, а также упрощает обработку предложений.

Сравните следующие примеры:

  • Отсутствие параллелизма: «Ей нравится готовить, бегать трусцой, а читать .”
    • Параллель: «Ей нравится готовить, бегать трусцой и читать».
    • Параллель: «Она любит готовить, бегать трусцой и читать».
  • Отсутствие параллелизма: «Он любит плавать, а бегает, ».
    • Параллель: «Любит плавать и бегать».
    • Параллель: «Он любит плавать и бегать».

И снова в приведенных выше примерах герундий сочетается с инфинитивом. Чтобы сделать их параллельными, предложения следует переписать, используя только герундий или инфинитив.Вы можете возразить, что первое предложение правильное в том, что «готовить», «бегать трусцой» и «читать» — все это грамматически верные выводы из «Она любит». Однако, когда вы соединяете их вместе, отсутствие параллелизма приводит к неправильному предложению. Подумайте об этом так: по отдельности брюссельская капуста, зефир и сардины восхитительны; вместе они были бы ужасны. Легкий способ подумать об этом — разбить предложение на три отдельных предложения:

Собака любит бегать.

Собака любит играть.

Собака любит ходить в собачий парк.

Помните, как мы говорили о стихах или песнях в начале этого раздела? Из этих трех предложений видно, что они «рифмуются» во всех словах, кроме нескольких последних. Чтобы добиться параллелизма, определите, где предложения начинают отличаться, в данном случае после «до». Следовательно, то, что идет после «до», — это то, из чего должен состоять ваш список, чтобы быть параллельным. Затем проверьте свой параллелизм, убедившись, что каждый из элементов представляет одну и ту же часть речи.В этом случае каждый элемент — «бегать», «играть», «идти» — это глагол в настоящем времени, так что параллелизм работает.

Собаке нравится

пробег .

играть получить.

пройдите в собачий парк.

Вот еще несколько примеров параллелизма, в которых все элементы имеют разную длину и тип:

Джексон и Криста готовят ужин, Дэвид и Рохелио накрывают на стол, а Олли и Рон собирают десерт. (Параллельные элементы — это независимые предложения, которые могут стоять отдельно как предложения.)

Хуана искала свой телефон под столом, наверху книжного шкафа и внутри шкафа. (Параллельные элементы — предложные фразы.)

Мэнди и Торренс посмотрели Крестный отец, Мэри Поппинс, и документальный фильм о пеликанах. (Это может показаться сложным, но все элементы в списке являются существительными, поэтому предложение является параллельным. Кроме того, у Мэнди и Торренс странный вкус к развлечениям.)

Параллелизм также может применяться к тому, как вы говорите о похожих элементах в целом.Если вы пишете исследовательскую работу, в которой есть ссылки на нескольких разных авторов, вы должны быть последовательны в том, как вы их цитируете. Например, если вы говорите о Джейн Гудолл и Генри Харлоу, вы должны сказать «Гудолл и Харлоу», а не «Джейн и Харлоу» или «Гудолл и Генри». Это то, что будет происходить через всю вашу статью. Вы должны использовать один и тот же способ адресации для каждого человека, которого вы упоминаете. Поддержание параллелизма также может уберечь вас от непреднамеренной предвзятости. Обращаясь к трем врачам как к докторуДжамиль Смит, доктор Сэмюэл Эванс и Кэти, вероятно, не сделают доктора Кэтлин О’Рурк очень счастливым.

Параллелизм действительно полезен при создании списков, таблиц или схем. Подумайте о разнице между этими двумя версиями списка во внутреннем отчете:

~ Задачи, которые необходимо выполнить до конца квартала:
  • Составление квартальных и сводных данных о продажах
  • Мы должны попросить HR провести аудит заработной платы
  • Представление результатов Правлению
  • Джефф больше ищет офисные помещения
~ Задачи, которые необходимо выполнить до конца квартала:
  • Составление квартальных и сводных данных о продажах
  • Запросить аудит заработной платы в HR
  • Представить результаты на доске
  • Продолжить поиск офисных помещений

Какому из них легче следовать? Что более профессионально выглядит и ощущается? По сути, всякий раз, когда у вас есть список — будь то в пределах одного предложения или имеющий более широкий охват — вы должны сосредоточиться на параллелизме.

Акцент

Правильный акцент в деловом общении может помочь читателям легко получить доступ к предполагаемому сообщению. Однако то, что считается подходящим акцентом, может сильно отличаться в наш век текстовых сообщений и социальных сетей. Помните, что деловое общение — это часть профессионального окружения. Пока люди пишут сообщения, ситуация остается неизменной: одна компания общается с другой или с клиентом. Это не личное общение, которое может включать эмоции или символы эмоций.

Избегать Попробуйте Почему
Компания ABC любит возможность выполнить ваш заказ Pick n Pack. Компания ABC ценит возможность выполнить заказ Pick n Pack. «Любовь» — это сильная человеческая эмоция, а не эмоция вещи — компании.
Allied Sales очень сожалеет и приносит свои извинения за проблемы, вызванные задержкой доставки ваших питомцев. Allied Sales отправила опоздавший заказ за свой счет с доставкой в ​​течение ночи, чтобы компенсировать пропущенную отгрузку. Извинившись, можно обвинить компанию. Избегайте этого, если вы не проконсультируетесь с юристом корпорации.

Компания не может так сильно сожалеть, если заказчик не предоставил достаточно времени. Переходите к решению, а не сосредотачивайтесь на том, что пошло не так.

Ваш заказ приветствуется !!! Ваш заказ приветствуется. Восклицательный знак явно свидетельствует о личном энтузиазме. Тем не менее, в большинстве случаев деловое общение — это такая «вещь» — компания, а не человеческое общение.Появление этого символа в деловой письменной форме относительно ново. Из-за этого писатель может показаться незрелым на рабочем месте.
Пожалуйста, смотрите корпоративный запрос. Есть ПЯТЬ ВОПРОСОВ, НА КОТОРЫЕ НАДО ОТВЕТИТЬ. Пожалуйста, смотрите корпоративный запрос. Есть пять вопросов, на которые нужно ответить. Использование заглавных букв означает крик на кого-то. Этот эффект еще больше усиливается, когда речь идет о нисходящем сообщении. Пишите достаточно хорошо, чтобы слова ясно передавали значение.
В последнее время сотрудники ошибочно вводили проводную связь, а не повторно выполняли заказы на обслуживание. Недавно сотрудники ошибочно указали номер , подключенный к , а не , подключенный к в заказах на обслуживание. Использование курсивного шрифта обеспечивает выделение без поразительного воздействия всех заглавных букв.
Она хотела, чтобы ее звали Сьюзен, а не Сью. Она хотела, чтобы ее называли Сьюзен , а не Сью . Использование полужирного шрифта обеспечивает акцент без поразительного воздействия всех заглавных букв.
Если поставляется кабель RX5, вместе с ним необходимо отправить и EU45. Если поставляется кабель RX5, одновременно должен быть доставлен и кабель EU45. Использование подчеркнутого шрифта обеспечивает выделение без поразительного воздействия всех заглавных букв.