Слова официально делового стиля примеры слов: Официально деловые слова являются разновидностью. Официально-деловой стиль: черты и примеры

Professional: Позже я сообщу , какие отчеты мне нужны.

Структура предложения: inform + [человек / местоимение]

Это было не так уж плохо, правда?

Теперь, когда вы усвоили эти 15 профессиональных глаголов, не забывайте практиковаться в ежедневном использовании их в своем деловом письме на работе. Удачи!

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного портативного PDF-файла. можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию.

Кит Лум — писатель-фрилансер, имеющий Кембриджский сертификат CELTA и степень в области бизнеса. По запросу она также преподает английский как второй язык. Она говорит на 4,5 языках и сейчас учится на пятом.

СТИЛЬ В БИЗНЕС-ПИСЬМЕ

СТИЛЬ В БИЗНЕС-ПИСЬМЕ

Термин «стиль» в этом руководстве по бизнесу. письмо относится к форме, голосу и силе предложений.

Деловой стиль письма существенно отличается от академического стиля письма.

Рассмотрим следующее предложение, рекомендованное для студенты-писатели в учебнике по академическому письму:

«Как студент третьего курса колледжа по специальности история, которая уже приобрела чуть более десяти тысяч долларов в задолженность по студенческому кредиту, я считаю, что Макферсон и Шапирос отвергают Национальная служба Клинтона планирует быть близорукой и бесчувственной к опыту многих студентов колледжей, которые изо всех сил пытаются поставить сами учатся в школе только для того, чтобы столкнуться с огромным финансовым бременем после окончания. «

Рассмотрим эти стилистические переменные:

Длина предложения : Длинные (50 слов)

Структура предложения : Сложный (1 основное предложение + хотя бы одно придаточное предложение)

Голос : Активный («I найти. «)

Точка зрения : Самоучитель, первое лицо единственного числа («I»)

Социальный справочник : да. (Автор ссылается на другие голоса, Макферсонов и Шапирос, по той же теме и формулирует тезис / позицию в отношении эти голоса.)

Идентифицированный агент действия : Да. («Я»)

Ссылка на психические состояния — лицо в Акт мышления : Да. («Я найти. «)

Приведенное выше предложение удовлетворяет требованиям за «хорошее» академическое предложение. Тем не менее, вы никогда не прочитаете предложение как в бизнес-документе выше. Деловые читатели не хочу знать, что происходит в голове писателя. Вместо этого они хотят, чтобы писатели предлагали планы или рекомендовали действия, которые принесут пользу компании, и сделать так, чтобы лаконично , насколько это возможно.

Для разработки эффективного делового письма стиль:

• Используйте короткие предложения.
• Используйте более простые структуры предложений.
• Активный голос.
• Пишите с точки зрения Компания.
• Пишите подробнее однозначно. (Голос компания всегда уже является социальным голосом).
• Определите агентов действий, если нет хороший повод для того, чтобы скрыть свое агентство.
• Избегайте именования глаголов. (изменение глаголов на существительные, то есть «решить» на «решение».)
• Рекомендовать действия, а не ссылаться на индивидуальные психические состояния.
• Избегайте квалификаторов, которые ослабляют рекомендации или выразить сомнение.
• Избегайте ссылок на себя и ссылок на индивидуальные душевные состояния.

Используйте короткие предложения:

«U. S. Research, Inc. провела интервью.«

Используйте более простые структуры предложений:

«Название продукта должно соответствовать следующим требованиям:» (Не « Если мы хотим, чтобы товар хорошо продавался на Северо-Западе и, в конечном итоге, на некоторых международных рынках, так как а также конкурировать с дистрибьюторами с аналогичным названием брендов , название должно соответствовать следующим тесты 🙂

Использовать активную голосовую связь:

«Термин« Каскад »вызывает в воображении образы природы». (Нет, «Изображения природы связаны с срок, Каскад.'»)

Пишите с точки зрения компания:

«Компания должна изменить название своей бутылки водный продукт ». (Нет, я рекомендую компании изменить название свой продукт. «)

Напишите подробнее однозначно. (Голос компания всегда уже является социальным голосом).

«Компания должна изменить название своей бутылки водный продукт ». (Не ,« Хотя Джерри в Департамент рекламы и Сью по связям с общественностью не согласен , компания mustetc.»)

Определите агентов действий:

«Торговые представители приняли новый подход ». (Не« Был принят новый подход ».)

Избегайте именования глаголов: (преобразование глаголов в существительные, т.е. «принять решение».)

«Менеджеры решили сменить название нашего проект «. (Не,» Менеджеры сделали решение . «

Рекомендовать действия, а не ссылаться на индивидуальные психические состояния:

«Мы рекомендуем имена, параллельные вековому и чистые качества продукта.»(Не,» Мы полагаю, что вам следует использовать «или» Мы думаю, , «» Мы представьте , » «Мы предполагаем ,» и т. д.)

Избегайте квалификаторов, которые ослабляют рекомендации или выразить сомнение:

«Мы рекомендуем вашей компании избегать земных поверхностные слова «. (Не» Мы ориентировочно рекомендуем, чтобы ваш компания, по возможности , избегайте слов на поверхности земли «)

Внимание! Эти правила могут меняться в зависимости от компания и риторическая ситуация, но они предлагают отправную точку чтобы улучшить свой деловой стиль письма.

Примечание. Многие из приведенных выше предложений взяты из фактический деловой документ — предложение маркетинговой компании Северо-Запада чтобы их компания-клиент сменила название своей бутилированной воды продукт от «Sweetwater» до «Earth3O».

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ПРИМЕРЫ И КОНСУЛЬТАЦИИ ПО СТИЛЬ

Чтобы помочь вам написать любой деловой документ, требует от вас рекомендаций, примите во внимание следующее совет.

1. Выберите слова в соответствующем регистре для ваш читатель.

Регистр: словарь и тон, который подходит определенная социальная группа.

Примеры:

• «почти как вступление в братство или женский клуб» (более эффективно для студенческой аудитории)
• «или что угодно» (более эффективно в неформальном, личные сообщения)
• «смена парадигмы» (более эффективна для академических аудитории)
• «Ваша существующая рабочая сила состоит из современные роботы ». (резкий тон)
• «Сегодня рабочие не хотят убивать себя за деньги.»(преувеличенный тон. )

2. Используйте активный, а не пассивный голос.

Активный голос: использует глаголы действия.

Пассивный залог: использует формы глагола «быть». (есть, быть, я, есть, был, был, был)

Примеры пассивного голоса:

• «То, чего не хватает компании».
• «Сделаны выводы и рекомендации были сделаны «.

Изменен на активный голос:

• Компания не имеет
• Отчет завершается рекомендации.

3. Используйте повелительный голос для рекомендации:

Повелительный голос: начинается с глагола, предполагает тема, «ты».

Пояснение: Повелительный голос краток и устраняет моральный тон «должен» и чрезмерно подчеркнутый тон «должен.»

Примеры:

• «Баланс работы с жизнями сотрудники.»
• «Признать ценность среднего управление. »
• «Создавайте самоуправляемые рабочие группы.»

4. Используйте словесные, а не именные формы слова.

Именные формы: глаголы заменены на существительные или прилагательные.

Примеры:

• «Проблемы соответствия человека и организации»
• «политика, направленная руководством»

Глагольные формы: преобразование существительных обратно в глаголы.

Примеры:

• «Политика компании соответствует ожидания сотрудников «.
• «Менеджеры прямой политики».

5.Используйте параллельную структуру, особенно внутри списки.

Параллельная структура: повторяющиеся фразы грамматическая структура.

Пояснение: Параллелизм позволяет читателям читать документы более эффективно.

Пример непараллельной структуры:

«В настоящее время в компании:

• Нет определенных целей на будущее.
• Близорукость без бюджета и долгосрочной перспективы миссия.
• Система заслуг.
• Не кажется готовым к быстрому изменения.»

Пример преобразования в параллельную структуру:

«В настоящее время компания:

• Отсутствует план на будущее.
• Требуется заявление о миссии.
• Награды только для физических лиц производство.
• Слишком медленно приспосабливается к рыночным силам «.

6. Избавьтесь от лишних слов для общения Кратко:

Пример:

«Я предлагаю начать общение наших сотрудников в культуру Lincoln, чтобы они усвоили основные ценности: сокращение затрат и высокое качество, которые Lincoln объятия.«

Пример изменен:

«Обучите сотрудников, чтобы они усвоили основную ценности компании ».

7. Делите длинные предложения на более короткие. предложения.

длинных предложений: 25 слов и более.

8. Избегайте квалификаторов.

Определители: слова, которые ослабляют претензии.

Примеры:

• «Это май быть необходимо «.
• «Ниже приведены рекомендации, которые может быть обдуманный:»
• «Линкольн наверное надо.»

9. Избегайте персонализации местоимений и, следовательно, проблемы персонализации.

Пример:

Измените « Вам, нужно» на « Lincoln Electric необходимо»

4.5 Стиль письменного общения — Деловое письмо для успеха

Цели обучения

1. Опишите и определите три стиля письма.
2. Продемонстрировать правильное использование разговорной, повседневной и формальной письменной речи хотя бы в одном документе каждого стиля.

Один из способов изучить письменное общение — со структурной точки зрения. Слова представляют собой серию символов, передающих значение, связанных в определенные узоры, которые объединяются для передачи сложных и сложных значений. Существительные, глаголы, прилагательные, наречия, предлоги и артикли — это строительные блоки, которые вы будете использовать при составлении письменных документов.Ошибки в написании отдельных слов или грамматические ошибки, связанные с неправильным размещением или неправильным выбором слов в предложении, могут вызвать путаницу, потерять смысл и негативно повлиять на прием вашего документа. Сами по себе ошибки не являются плохими по своей сути, но неспособность распознать и исправить их отразится на вас, вашей компании и ограничит ваш успех. Самокоррекция — это часть процесса написания.

Другой способ изучить письменное общение — с точки зрения целей, когда конкретные документы касаются заявленных (или неустановленных) целей и содержат ожидаемые и ожидаемые правила, обычаи и форматы.Нарушение этих правил, обычаев или форматов — намеренное или непреднамеренное — также может негативно повлиять на способ получения вашего документа.

Разговорное, повседневное и формальное письмо — три общих стиля, которые несут в себе свои собственные определенные наборы ожиданий. Какой стиль вы будете использовать, будет зависеть от вашей аудитории, и зачастую ваше сообщение будет прочитано только сотрудниками вашей компании (внутренние коммуникации) или теми, кто находится за пределами организации, например, поставщиками, покупателями или клиентами (внешние коммуникации).Как правило, внешние коммуникации имеют тенденцию быть более формальными, так же как корпоративные бланки и визитные карточки, предназначенные для представления «внешнему миру», более формальны, чем электронная почта и текстовые сообщения, которые используются для повседневного письма внутри организация.

Стиль также зависит от цели документа и его аудитории. Если ваше письменное задание связано с содержанием веб-страницы, важно четко и кратко использовать написанное слово. Если ваше письменное задание представляет собой тематическую статью для онлайн-журнала, вы можете позволить себе роскошь дополнительного места и подсчета слов в сочетании с графикой, изображениями, встроенными видео или аудиоклипами и ссылками на связанные темы. Если ваше письменное задание включает в себя вводное письмо, представленное на распечатанной странице, которое доставляется в конверте потенциальному клиенту, у вас не будет интерактивности, которая улучшит ваше письмо, что станет дополнительным бременем для вашего письма и того, как вы его представляете.

Разговорный

Разговорный язык — это неформальный разговорный стиль письма. Он отличается от стандартного делового английского тем, что в нем часто используются красочные выражения, сленг и региональные фразы. В результате его может быть сложно понять изучающему английский язык или человеку из другого региона страны.Иногда разговорный язык принимает форму различия слов; Например, разница между «колой», «тоником», «поп-напитком» и «содовой» в первую очередь зависит от того, где вы живете. Это также может принимать форму поговорки, как обсуждает Рой Уайлдер-младший в своей книге Вы все здесь говорите: Южные разговоры в своем доме лучше всего (Wilde, 2003). Разговорные высказывания, такие как «Он мог бы устроить ливень» или «Он не смог бы удариться о землю, если бы упал», красочно, но не универсально, сообщают о неумелости человека.На Тихоокеанском Северо-Западе кто-то мог бы «прогуляться» или медленно пройти к «кафе» или пекарне, чтобы взять «кленовый батончик» — кондитерское изделие, известное как «пончик Длинного Джона» людям в других частях страны. Соединенные Штаты.

Разговорный язык может быть отражен в текстовых сообщениях:

«Хорошо, черт возьми, я выполнил свою часть и положил ее туда, где вы просили, но моя? если группа не участвует, я все равно получаю кредит за свою часть того, что я сделал? также сколько мы все должны сделать Я имею в виду, что я изложил свое мнение по вопросам по порядку, должен ли я также отвечать другим члены команды что ли? Thxs »

Мы можем понять смысл сообщения и понять некоторые сокращения и коды, но когда дело доходит до бизнеса, этот стиль написания разговорного текста обычно подходит только для внутреннего общения один на один между коллегами, которые хорошо знают друг друга (и тех, кто не судит друг друга по орфографии или грамматике). Для внешних коммуникаций и даже для групповых коммуникаций внутри организации это обычно не подходит, поскольку некоторые коды нестандартны и могут даже быть незнакомы широкой аудитории.

Разговорное письмо может быть разрешено и даже предпочтительнее в некоторых деловых контекстах. Например, в маркетинговом письме с описанием простонародного продукта, такого как дровяная печь или старомодный попкорн, можно использовать разговорный стиль, чтобы создать ощущение расслабления дома с близкими.Тем не менее, важно учитывать, насколько разговорный язык будет казаться аудитории. Будет ли смысл выбранных вами слов понятен читателю из другой части страны? Будет ли народный тон звучать так, будто вы «свысока» говорите со своей аудиторией, предполагая, что они недостаточно умны или образованы, чтобы оценить стандартный английский? И наконец, следует помнить, что разговорный стиль не может служить оправданием для использования сексистских, расистских, профанных или иных оскорбительных выражений.

Повседневный

Повседневная речь включает повседневные слова и выражения в знакомом групповом контексте, например, в разговорах с семьей или близкими друзьями. Акцент делается на самом коммуникативном взаимодействии, а не на иерархии, власти, контроле или социальном статусе общающихся людей. Когда вы находитесь дома, иногда вы, вероятно, носите повседневную одежду, которую не носите в общественных местах, например пижаму или нижнее белье. Повседневное общение — письменный эквивалент такой повседневной одежды.Случалось ли вам когда-нибудь из членов семьи говорить что-то такое, чего никогда бы не сказал незнакомец или коллега? Или вы сказали члену семьи что-то такое, чего никогда не сказали бы в присутствии начальника? В обоих случаях используется обычный язык. Когда вы пишете для бизнеса, повседневный стиль обычно неуместен. Вместо этого уважительный профессиональный тон представит вас хорошо в ваше отсутствие.

Формальный

В деловом письме соответствующий стиль будет иметь некоторую степень формальности. Формальный язык — это общение, которое фокусируется на профессиональном самовыражении с уделением внимания ролям, протоколу и внешнему виду.Он характеризуется своим словарным запасом и синтаксисом или грамматическим расположением слов в предложении. То есть авторы, использующие формальный стиль, склонны использовать более сложную лексику — большее разнообразие слов и больше слов с несколькими слогами — не для того, чтобы бросить громкие слова вокруг, а для улучшения формального настроения документа. Они также склонны использовать более сложный синтаксис, в результате чего предложения становятся длиннее и содержат больше придаточных предложений.

Подходящий стиль для конкретного делового документа может быть очень формальным или менее строгим.Если ваш руководитель напишет вам электронное письмо, и вы ответите, обмен может быть неформальным, поскольку он будет плавным и непринужденным, без особой предусмотрительности или фанфар, но он все равно будет отражать формальность деловой среды. Скорее всего, вы будете осторожны, используя информативную тему, приветствие («Привет, [имя руководителя]» типично для электронных писем), слова благодарности за любую информацию или предложение, которое она вам предоставила, и указание на то, что вы стоите готов помочь в дальнейшем, если это будет необходимо. Вы, вероятно, также проверите свою грамматику и орфографию, прежде чем нажмете «отправить».”

Официальный документ, такой как предложение или годовой отчет, требует тщательного планирования и подготовки, а его стиль не может быть гибким или расслабленным. Вместо этого он может использовать другой язык, чтобы подчеркнуть престиж и профессионализм вашей компании. Допустим, вы собираетесь написать маркетинговое письмо, которое будет напечатано на фирменном бланке и разослано сотне потенциальных клиентов. Естественно, вы хотите представить свою компанию в положительном свете. В письме такого рода вы можете написать предложение вроде «Widget 300 — это наше премиальное предложение в линейке; мы разработали его для удобства передвижения и эффективности использования, думая прежде всего о вашем успехе. Но вместо этого в электронном письме или твите вы можете использовать неформальное предложение, читая «W300 — хороший степлер».

Письмо для бизнеса часто включает выбор подходящего уровня формальности для компании и отрасли, конкретного документа и ситуации, а также аудитории.

Ключевые вынос

Лучший стиль документа может быть разговорным, повседневным, неформальным или формальным, в зависимости от аудитории и ситуации.

Упражнения

1. Вернитесь к примеру электронной почты или текстового сообщения в этом разделе.Не могли бы вы отправить это сообщение своему профессору? Почему или почему нет? Какие нормативные ожидания существуют в отношении общения между профессором и студентом и где вы их усвоили? Обсудите свои мысли с одноклассниками.
2. Выберите бизнес-документ и опишите его стиль. Это формально, неформально или разговорно? Можете ли вы его переписать в другом стиле? Поделитесь своими результатами с одноклассником.
3. Напишите три слова или фразы, которые вы бы сказали своим друзьям. Перечислите три слова или фразы, которые передают те же значения, которые вы сказали бы авторитетному лицу.Поделитесь и сравните с одноклассниками.
4. Когда уместно писать небрежным тоном? Официальным тоном? Напишите эссе объемом от одной до двух страниц по этой теме и обсудите его с одноклассником.
5. Как целевая аудитория влияет на выбор слов и использование языка в документе? Подумайте об определенной теме и двух конкретных типах аудитории. Затем напишите короткий пример (250–500 слов) того, как эта тема может быть представлена ​​каждой из двух аудиторий.

Дополнительные ресурсы

Учебник по стилю профессионального письма: тон. Автор: : ProsWrite. Расположен по адресу : http://www.youtube.com/watch?v=xoWfy5Tik4E. Лицензия : Все права защищены . Условия лицензии : Стандартная лицензия YouTube

Коммуникация на работе — Часть 9 Избегание жаргона и сленга. Автор: : Channel 1 Creative Media. Расположен по адресу : http://www.youtube.com/watch?v=0YL1ELVY_sI. Лицензия : Общественное достояние: авторские права неизвестны . Условия лицензии : Стандартная лицензия YouTube

Подкаст «Коммуникационные стероиды»: «Написание для ушей». Автор : Тим Паттерсон. Расположен по адресу : http://www.youtube.com/watch?v=wEWkIROcqyE. Лицензия : Общественное достояние: авторские права неизвестны . Условия лицензии : Стандартная лицензия YouTube

Список литературы

Уайлд Дж. Младший (2003). Вы все здесь говорили: Южный разговор в своем лучшем виде .Афины: Издательство Университета Джорджии.

7 частей делового письма

1. Руководство по карьере
2. Развитие карьеры
3. 7 частей делового письма

25 июня 2021 г.

В какой-то момент вам может потребоваться написать официальный деловое письмо для отправки или запроса информации физическому лицу, организации, агентству или клиенту. Хотя в большинстве случаев деловое общение осуществляется виртуально или по телефону, печатные деловые письма остаются важным методом профессиональной переписки в некоторых отраслях.Традиционные деловые письма имеют особый формат, который позволяет получателям легко понять информацию, которую вы хотите передать, включая вашу и их контактную информацию, а также текст вашего письма.

В этой статье мы опишем каждую из семи ключевых частей делового письма с примерами, чтобы вы могли легко составить свой собственный.

Связано: Как написать профессиональное письмо

Элементы делового письма

Независимо от того, где вы находитесь в своей карьере или в какой сфере деятельности, знание того, как оформить деловое письмо, имеет жизненно важное значение.Вам следует использовать деловые письма при отправке документов в правительственное учреждение, заполнении официальных запросов, отправке профессиональных документов или составлении сопроводительного письма. Формат профессионального делового письма обычно включает семь ключевых элементов. Вот что вы должны включать в каждое деловое письмо:

1. Заголовок письма

Заголовок письма, который обычно находится в верхнем левом углу страницы, знакомит вас с получателем и включает важную контекстную информацию, такую ​​как ваше имя, обратный адрес, номер телефона, электронная почта и дата. Включайте только ту информацию, которая нужна вашей аудитории. При написании заголовка письма пропустите строку между контактной информацией и датой. Пропустите следующую строку и укажите контактную информацию получателя. Пропустите следующую строку и начните свое письмо.

Например:

Алисия Вашингтон
Офисы Бербанк и Брукс
105 Бербанк Стрит
[email protected]

21 июня 2021 г.

Г-жа Райли Джонс
River Tech

River Tech Dr.Ste 1

Уважаемая мисс Джонс,
…

Вам не нужно указывать обратный адрес, если письмо напечатано на фирменном бланке, который включает адрес. Фирменный бланк — это логотип компании, который обычно находится вверху по центру деловых документов, связанных с компанией, государственным учреждением или другой организацией.

2. Адрес получателя

Оставьте дополнительную строку между датой и адресом получателя, и она должна быть на левом поле. Вы должны указать имя человека, которому вы отправляете деловое письмо, включая префикс его имени. Убедитесь, что их имя написано правильно, а адрес как можно более полный, чтобы они могли получить письмо. Адрес должен отображаться в стандартном окошке конверта, когда бумага складывается втрое.

3. Тема

Тема должна быть краткой и прямой, ясно показывающей получателю, о чем ваше письмо. Если у вас есть ссылочный номер, такой как номер претензии, номер дела или ссылочный номер, вы должны указать его в этой строке. Тема не обязательно должна быть написана как полное предложение.

Ваша тема может также начинаться с «RE:», чтобы показать, что вы пишете в ответ на предыдущий разговор или запрос или касательно его. Например, в строке темы может быть указано «RE: Заявление № 129523 — Подача документов и информация о политике». Это позволит читателю найти вашу претензию и даст понять, чего ожидать от остальной части делового письма.

4. Приветствие

Приветствие должно быть формальным и вежливым. Лучше всего начать с профессионального приветствия, например «Уважаемый», и префикса человека, если вы его знаете. Например, вы не стали бы писать «Дорогой Тейлор Спенсер», если знаете, что они врач. В этом случае вы должны написать «Уважаемый доктор Спенсер». По возможности избегайте использования гендерных префиксов — используйте вместо этого имя человека. Например, «Дорогой Тейлор Спенсер» вместо «Дорогой мистер Спенсер».

Если вы не знаете, кто будет получать ваше письмо напрямую, вам следует использовать другие ссылки, такие как их должность, команда, организация или должностные обязанности. Например, «Уважаемый менеджер по персоналу», «Уважаемый отдел кадров» или «Уважаемый рекрутер компании».«По возможности избегайте использования фразы« Кому это может быть интересно », поскольку она может показаться безличной или устаревшей.

5. Тело

Тело — это место, где вы пишете детали своего делового письма. Начните с краткого вступления, объясняющего, почему вы их пишете. Введение должно состоять из одного или двух предложений и содержать наиболее важные детали. Остальная часть тела включает детали вашего письма.

Основная часть должна быть сосредоточена на том, почему вы пишете, и должна быть максимально прямой и как можно вежливее.Разделите каждый абзац с выравниванием по левому краю, пропуская пробел. Завершите текст заключительным абзацем из двух предложений, чтобы прояснить, почему вы пишете, и поблагодарить их за внимание. Убедитесь, что заключительный абзац соответствует тональности письма. Хороший заключительный абзац может выглядеть так: «Спасибо, что обновили мою претензию и изучили обстоятельства. Я с нетерпением жду вашего ответа».

6. Бесплатное закрытие

Всегда заканчивайте деловое письмо профессиональным закрытием.Вот некоторые примеры: «С уважением», «С уважением» и «Спасибо». У вас должно быть заключительное слово на отдельной строке, с заглавной первой буквой и запятой в конце.

Подробнее: 22 Примеры закрытия деловых писем

7. Подпись

Оставьте две-четыре строки между закрывающей строкой и вводом своего имени, чтобы вы могли подписать деловое письмо. Ваше имя должно быть вашим первым инициалом отчества (если он у вас есть) и вашей фамилией. Добавьте к своему имени соответствующие суффиксы, например MA или MD.Если вы пишете для компании или организации, вы должны указать свою должность сразу же под напечатанным именем. После того, как вы распечатаете деловое письмо, подпишите свое имя синими или черными чернилами непосредственно над напечатанным именем.

Связано: Рекомендательное письмо: Обзор и примеры

Описание изображения

Формат делового письма

1. Дата

2. Имя и адрес

3. Приветствие

4. Заключительный параграф

902

5. Бесплатное закрытие и подпись

Рекомендации по деловому письму

Вот еще несколько вещей, которые следует учитывать при написании делового письма:

Формат документа

Деловые письма составлены таким образом, чтобы обратный адрес и адрес получателя адрес появится в окошках стандартного девятидюймового конверта. Деловое письмо следует распечатать на бумаге размером 8,5 x 11 дюймов без подкладки и с полями в один дюйм со всех сторон. Не забудьте вычитать свое деловое письмо несколько раз, чтобы выявить возможные орфографические или грамматические ошибки. Вам следует использовать стандартный шрифт, например Times New Roman.

Каждый раздел должен быть разделен пропуском строки, и все должно быть выровнено по левому краю. Деловые письма могут быть сколь угодно длинными, поэтому вам не нужно помещать все, что вам нужно, на одной странице.

Приложения

Если вы отправляете с деловым письмом какие-либо другие документы, вы можете проинформировать читателя о том, что еще включено, набрав «Приложения» или включив названия документов в заголовок «Приложения». Это должно быть разделено, пропустив строку под вашим введенным именем, и должно быть выровнено по левому краю в соответствии с заголовками даты и адреса.

Другие форматы

В некоторых организациях может использоваться несколько иное форматирование, такое как отступ абзацев в теле письма или использование определенного шрифта. Если ваша организация использует другой шаблон, вы должны следовать ему, чтобы любая деловая переписка от организации была единообразной и последовательной.

Несколько получателей

Если вы отправляете деловое письмо нескольким людям, распечатайте по одному для каждого из них и отправьте письмо им напрямую. Обязательно меняйте имя и адрес получателя, а также приветствие каждый раз при печати письма. Вы также должны включить «CC:» и имена других людей, получающих копию письма, чтобы все, кому вы отправляете письмо, знали, у кого еще есть копия.

Письмо группе

Если вы пишете группе, например совету директоров или собранию заинтересованных сторон, вы должны написать одно письмо, адресованное группе, и отправить его по официальному адресу. Ваше приветствие также должно быть адресовано всей группе. Например, групповое приветствие может выглядеть так: «Дорогая ассоциация домовладельцев Уиллоу-Парк».

Шаблон делового письма

Вот шаблон делового письма, который вы можете использовать в качестве руководства, когда вам нужно создать свой собственный:

[Имя]
[Название компании]
[Почтовый адрес]
[Город, штат и почтовый индекс]
[Номер телефона]
[Номер факса]
[Адрес электронной почты]

[Дата]

[Имя получателя]
[Название компании]
[Почтовый адрес]
[Город, штат и почтовый индекс]

[Тема]

Уважаемый [Имя получателя]:

[Основной абзац 1]

[Основной абзац 2]

[Заключительный абзац]

С уважением,

[Ваше имя и суффиксы]
[Должность в компании]
[Название вашей компании]

[Приложения]

Примеры деловых писем

Вот пример делового письма, включая правильное форматирование и правильное использование слов:

Ms. Элиза Стоктон
1351 Weeping Willow Lane
Memphis, TN 37501
555-555-5555
[email protected]

16 октября 2019 г.

Г-жа Хуанита Родригес
Greene Insurance Agency
3516 Main St.
Greensboro, NC 27401

RE: Претензия 96792-01

Уважаемая г-жа Родригес:

Я пишу, чтобы запросить несколько документов по претензии 96792-01. Мне нужна копия полных условий страхового полиса, результатов контрольной проверки и самых последних записей о платежах.

Я обеспокоен тем, что по крайней мере за одну встречу был неправильно выставлен счет, что привело к просрочке платежа по моей учетной записи. По мере того, как мы продолжаем лечение, я хочу иметь четкое представление о том, что покрывает мой страховой полис. Я также хочу знать, какие врачи и медицинские учреждения входят в сеть.

Вы можете отправить документы по почте или электронной почте. Спасибо за ваше время и внимание в этом вопросе. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время.

С уважением,

Элиза Стоктон

62 фраз для деловой электронной почты, которые стоит использовать прямо сейчас

Установление и поддержание хороших отношений в бизнесе имеет важное значение.А поскольку большинство людей в корпоративном мире устанавливают связи с помощью электронной почты, необходимо обладать некоторыми коммуникативными навыками. В основном, чтобы избежать недоразумений, которые могут навредить вашим контактам.

Вот список с 62 фразами электронной почты, которые вы можете начать использовать в своих деловых письмах, чтобы лучше общаться со своими коллегами, потенциальными клиентами, клиентами, партнерами и другими получателями. Мы разделили их на десять категорий, которые могут вам понадобиться для формирования основного письма, от правильного вступления до прощания.

Кроме того, вы найдете как формальные, так и неформальные фразы, потому что написание электронных писем во многом зависит от тона голоса, который вы даете своему бренду, и от того, с кем вы обмениваетесь электронными письмами.

Но сначала, как правильно начать электронное письмо?

Ваше электронное приветствие имеет гораздо большее значение, чем вы думаете. Люди ценят, когда вы называете их по имени, потому что это показывает, что вы разговариваете с ними напрямую. Когда вы просто используете приветствие + имя, у них может сложиться впечатление, что вы отправляете одно и то же электронное письмо еще 100 людям — что может быть точным, но в настоящее время у вас есть ресурсы, чтобы разобраться в этом.Вот несколько распространенных способов начать электронную почту:

Уважаемый [имя]! Это больше подходит для официальных писем. Используйте его, когда обращаетесь к человеку с уважением.

Привет [name]: Он простой, дружелюбный и прямой, но также неформальный. Используйте его осторожно.

Приветствия: Используйте его, если не знаете имя получателя.

Привет (всем / ребятам): Это когда вы отправляете электронное письмо группе людей неофициально.

Теперь, когда вы знаете, как правильно отдавать честь, перейдем к следующим частям электронного письма.

1. «Надеюсь, ты…»

Надеюсь, у вас все хорошо / все хорошо: Это показывает, что вы заботитесь об этом человеке.Это уважительная и безопасная фраза для установления дружеского отношения.

Надеюсь, у вас были отличные выходные / неделя / день: Это зависит от того, в какое время или день недели вы обращаетесь. Эта фраза — одна из самых распространенных в деловых письмах.

Надеюсь, вам понравился отпуск: Это работает, когда у вас есть информация о том, что этот человек был в отпуске, и когда вы хотите продолжить разговор, который из-за этого пришлось прекратить.

Надеюсь, вы скоро почувствуете себя лучше: Когда вы знаете, что человек восстанавливается после операции или болезни и поэтому его нет на работе.Обратите внимание на его вариации, чтобы не показалось, что вы торопитесь с ними что-то сделать. Это может оттолкнуть их, а не выглядеть приятным желанием.

Надеюсь, вам понравился (название мероприятия): Когда вы обращаетесь к вам после корпоративного мероприятия, которое вы организовали, использование этой фразы производит отличное первое впечатление, особенно если вы попросите что-то по электронной почте.

2. «Пишу вам по поводу…»

Когда вы сначала отправляете электронное письмо, вам нужно представиться и рассказать о его назначении.Иногда вам нужно напомнить этому человеку о том, кто вы есть, если вы уже контактировали раньше.

Вы можете вести себя безлично или делать домашнее задание и исследовать получателя. Потому что, когда вы персонализируете свое сообщение, чтобы показать, что знакомы с их работой или делами, вы увеличиваете шансы получить ответ. Вот несколько примеров общих электронных фраз для знакомства и некоторые идеи для их персонализации.

Общие почтовые фразы

Это [ваше имя] из [вашей компании]: Начните с того, что представьтесь своим именем и компанией, в которой вы работаете.Если вы хотите опустить название компании в начале, это нормально, но убедитесь, что эта информация будет размещена где-нибудь в теле письма.

Я пишу вам о… Здесь вы можете вставить все, что связано с предыдущим разговором или встречей, которую вы имели с получателем. Кроме того, вы можете использовать это введение, чтобы поговорить о будущих событиях.

Я пишу, чтобы спросить / узнать / сообщить / подтвердить / пригласить вас / обновить вас / попросить… »: Используйте это, когда вы хотите запросить информацию, позиционировать, сделать приглашение без лишних слов .Это способ быть прямым и кратким.

Могу я уделить немного вашего времени…: Если вы хотите и / или должны вести себя очень формально, это лучший выбор.

Я обращаюсь к вам, потому что … : Это неформальный способ сообщить причину вашего обращения.

Персонализированные фразы для электронной почты

3. «Спасибо за…»

Выражение благодарности — отличный способ удержать внимание получателя и преодолеть проблемы, которые возникают при обслуживании клиентов.В основном потому, что вам нужно сосредоточиться на решении этих проблем как можно более плавно. А иногда покупатель задавал простой вопрос, даже не подозревая, что это ошибка, и в итоге вы раскрываете и выделяете его. Давайте посмотрим на несколько фраз для электронной почты, которые помогут в обоих случаях:

Спасибо, что сообщили мне: Это показывает, что вы признаете то, что вам сообщил человек, и выражаете признательность за это.

Спасибо за понимание / терпение: Такое сообщение делает клиента комплиментом, в то время как вы по-прежнему признаете проблему, с которой он столкнулся, без извинений за ненужные ошибки.

Спасибо за ваше письмо о…: Это помогает напомнить человеку о предмете, о котором вы говорите, и открывает более дружеский разговор, в зависимости от содержания предыдущих писем.

Спасибо за отправку / вопрос о / участие: Это показывает людям, что вы признаете их действия и цените их.

Спасибо, что обратились (ко мне): Это более неформальный способ оценить чей-то контакт.

Спасибо за ваш отзыв / ваше предложение: Он приветствует отзывы и предложения, чтобы человек чувствовал себя в безопасности, чтобы продолжать их вам.

Дополнительный совет: Если вам нужно извиниться за серьезный сбой, используйте что-нибудь простое, например: « Примите наши извинения за причиненные неудобства». Но не тратьте все свое письмо на извинения. Вместо этого предложите решения того, что произошло. Избегайте использования «Извините за неудобства» , потому что это звучит расплывчато, неформально и неискренне.

4. «

Вы можете использовать этот вид электронных писем для предоставления информации или адресных напоминаний вашим получателям.Это также полезно, когда вы хотите привлечь их внимание к другому вопросу в своем электронном письме, в основном, если вы пишете, чтобы обсудить несколько вопросов.

Обратите внимание…: Если вы хотите привлечь внимание получателя к определенному вопросу, используйте это.

Быстрое напоминание…: Это неформальный способ представить что-то, что вы хотите выделить, например, близкие даты истечения срока или входящие встречи.

Я хочу сообщить вам: Используйте эту фразу, чтобы рассказать вашим клиентам об устранении неполадок, которые еще не решены.Вместо того, чтобы открыто называть это «проблемой, которая не решена», используйте «обновление» как форму заявления о том, что вы работаете над ее решением.

Я хочу сообщить вам, что…: Официальный способ сделать специальное объявление или дать критический ответ.

Просто краткое сообщение: Неформальная фраза по электронной почте часто используется, чтобы известить кого-то о чем-то, например о предупреждении или полезном совете.

Надеюсь, вы найдете это полезным: Когда вы дадите им какую-либо информацию, совет или даже решение проблемы, с которой они столкнулись.

5. «Я посылаю вам…»

Если необходимо отправить вложения или даже дополнительную информацию, требующую особого внимания получателя, вот несколько примеров того, как это сделать:

Я отправляю вам [имя файла] в формате pdf: Не забудьте указать имя файла и его формат, чтобы человек чувствовал себя более уверенно при его открытии.

Я прикрепил [имя файла] для вашего ознакомления: Опять же, не забудьте указать имя файла и его цели. Может ли человек просматривать, проверять или редактировать?

Не могли бы вы подписать приложенный документ и отправить его обратно до [дата] ?: Используйте этот, когда вам нужно, чтобы получатель отправил вам обратно подписанную копию, и у вас есть срок для этого.

Пожалуйста, смотрите информацию ниже для получения более подробной информации о…: Если вы хотите выделить информацию, такую ​​как адреса или существенные цитаты.

Вот документ, который вы просили / мы обсуждали: Это привлекает внимание получателя к тому, о чем он просил раньше.

Дополнительная информация доступна на [веб-сайте]: Если вы хотите поделиться ссылками, расскажите, что человек найдет там.

6. «Пожалуйста, почувствуйте себя желанным гостем…»

Иногда вам нужно попросить кого-нибудь о помощи или дополнительной информации. Используйте фразы, которые создают открытую дверь в вашем общении с получателем таким образом, чтобы он чувствовал, что к вам можно обратиться в любой момент.

Не забудьте сначала описать, что вам нужно, когда вы просите о помощи.И всякий раз, когда вы предоставляете информацию, вы должны дать им возможность связаться с вами, если у них возникнут вопросы.

Пожалуйста, почувствуйте себя желанным гостем…: Фраза «Пожалуйста, почувствуйте себя желанной…» побуждает клиентов обращаться к нам еще раз и заставляет их чувствовать себя комфортно.

Не могли бы вы… ?: Это формальный способ сделать запросы и вежливо попросить дальнейших объяснений.

Я был бы признателен, если бы вы могли…: Еще один способ вежливо попросить о чем-то.

Было бы очень полезно, если бы вы отправили нам / мне…: Вы показываете человеку, что его помощь очень ценится. Вы можете использовать его для отправки дополнительной информации или файлов.

Пожалуйста, держите меня в курсе / сообщайте / обновляйте: Это делает общение открытым, так что человек может в любое время связаться с новой информацией по вопросу.

Если возможно, я хотел бы узнать (больше) о…: Вы ничего не требуете, просто позволяете человеку чувствовать себя комфортно, делясь с вами чем-то конкретным.

7. «

Если вы хотите предложить что-то сделать для кого-то в электронном письме, то продемонстрируйте, что вы счастливы это сделать. Покажите получателю, что вы готовы помочь во всем. Эти фразы показывают людям, что вы с радостью хотите им помочь:

Я был бы счастлив…: Это означает, что вы не против помочь, и цель состоит в том, чтобы заставить другого человека чувствовать себя комфортно, прося вас обо всем, что ему нужно.

Если мы сможем оказать дополнительную помощь, сообщите нам: это официальный способ предложить дополнительную помощь.

Сообщите мне, если вам понадобится помощь: это самая распространенная фраза в электронной почте в этой категории. Это неформальный способ показать людям, что вы готовы помочь им, когда они в ней нуждаются.

… пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне: Это работает как дополнение к таким фразам, как «Если вам нужна дополнительная информация…». Он подчеркивает, что вы готовы помочь.

… пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне / для связи: Это дает человеку знать, что он может связаться с вами в любое время.

Сообщать плохие новости по электронной почте всегда непросто, но есть способы сделать это правильно. Иногда случается, что вы каким-то образом не могли учесть ожидания человека, и вам нужно предоставить эту информацию.

К сожалению, мы не можем / не можем…: Это официальный и вежливый способ дать отрицательный ответ.

Боюсь, что будет невозможно…: Используйте эту неформальную фразу в отрицательном ответе, после чего следует краткое объяснение того, почему не удалось выполнить просьбу человека.

С сожалением сообщаем вам, что…: — вежливый и формальный способ сообщить плохие новости. Сразу после этого объясните причины, по которым этого не произойдет.

После тщательного рассмотрения мы решили (не)…: Это показывает, что вы учли то, что человек отправил вам ранее.Это также способ смягчить мрачный ответ.

Это противоречит политике компании…: это способ объяснить, почему вы не можете делать то, что просит человек, если это противоречит политике компании.

Несмотря на все мои усилия…: Вы показываете человеку, что вы приложили усилия, чтобы решить что-то, или даете ему положительный ответ.

9. «Жду ответа».

Заканчивая электронную почту, вместо того, чтобы использовать «Еще раз спасибо» или что-то подобное, создайте ожидание ответа.Позвольте диалогу открыться. Эти фразы побудят их предоставить любую дополнительную помощь или обратную связь, в которых вы нуждаетесь.

Пожалуйста, дайте мне знать, работает ли это / если вы доступны / если это звучит хорошо / если вы можете / если вы можете помочь / если вам нужно перенести расписание…: Это фраза, чтобы закончить электронное письмо, показывая, что вам нужен ответ о том, что вы отправили получателю.

Я с нетерпением жду встречи с вами: Используйте его, когда планируете личную встречу.

Любой отзыв, который вы можете мне дать по этому поводу, был бы очень / очень признателен: На случай, когда вам нужно закончить письмо с просьбой поделиться мыслями / отзывами от человека.

Я был бы признателен за вашу помощь в этом вопросе: Обычно вы заканчиваете электронное письмо этой фразой, когда описываете какую-либо ситуацию или проблему и вам нужно обратиться за помощью.

Наконец, вам нужно вставить прощание в конец текста электронного письма. В деловых письмах нельзя просто послать «До свидания» или «Увидимся позже». Используйте одну из этих фраз для электронной почты:

С уважением: это дружественный способ попрощаться и один из самых распространенных в деловом контексте.Это может быть лучше для людей, с которыми вы разговаривали раньше.

Всего наилучшего: это разговорный, но дружелюбный и общительный способ попрощаться.

С уважением: это официальное закрытие бизнеса, и вы никого не обидите, используя его.

Приветствия: Вы можете использовать эту подписку со своими друзьями и близкими коллегами по бизнесу. В зависимости от тона голоса, используемого для вашего бренда, это также может быть полезно.

Удачной недели / выходных / дня / ночи !: Это зависит от того, в какое время вы отправляете электронное письмо.Помните о часовых поясах, если вы обмениваетесь электронными письмами с людьми из другой страны.

Оставайтесь в безопасности: Вы можете использовать его во время конфликтов или трудных времен, таких как пандемия COVID-19.

Завершение

Знание того, как правильно написать электронное письмо, имеет решающее значение в получении или отсутствии ответа. Использование правильных фраз гарантирует, что вы не обидите или не произведете неправильное впечатление на получателя.

При написании делового электронного письма вам необходимо заранее знать, в каком контексте находится ваш получатель.Вам нужно быть формальным или неформальным? В конце концов, вы должны уважать наши слова, чтобы избежать недопонимания. Пришло время применить эти фразы для электронной почты, открыть свой почтовый ящик и начать изо всех сил отвечать на электронные письма.

4 типа стилей делового письма [и когда их использовать]

Мир делового письма может показаться огромным. Кажется, что в каждом офисе есть разные документы, каждый со своими индивидуальными шаблонами и отраслевой направленностью. Различные сценарии требуют разных форм делового письма.Однако бесчисленные документы можно разделить на четыре основные категории стилей.

Каждая категория имеет свою общую цель. Исходя из цели, каждый из множества деловых документов попадает в эти четыре широких сегмента. Понимание этих концептуальных разделов поможет вам принять решение о выборе документа и его цели.

1. Учебное письмо

Деловое письмо с инструкциями предоставляет читателю информацию, необходимую для выполнения задачи.Задачу, возможно, необходимо выполнить немедленно, или это может быть для использования в будущем.

Бизнес-документ этого типа должен разбивать процесс на шаги, понятные читателю. Письменный отчет должен учитывать знания читателя об области, объеме задачи, а также учитывать вариации или потенциальные проблемы.

Примеров инструктивного делового письма:

• Руководство пользователя: руководство, направленное на то, чтобы позволить покупателю использовать продукт. Эффективные руководства пользователя имеют решающее значение для хорошего пользовательского опыта и счастливых клиентов. Руководства пользователя часто считаются частью технического письма, которое тесно связано с деловым письмом.
• Спецификации: технический документ, в котором описывается продукт или процесс, позволяющий создавать или реконструировать его незнакомым, но знающим пользователем, обеспечивая эффективное распространение.
• Business Memo: короткое уведомление о новой информации, предоставленной большой группой в организации.Деловая записка может включать прямые инструкции или быть справочником о том, как выполнять будущие задачи.

2. Информационное письмо

Не все деловые письма требуют действий. Большой объем письма создается для справки или записи. В эту категорию могут входить менее привлекательные, но все же важные документы.

Точная и последовательная запись деловой информации важна для оценки прогресса, прогнозирования будущей работы, а также для соблюдения юридических и договорных обязательств.

Примеров деловой переписки:

• Финансы: документы, описывающие финансовое состояние компании.Эти отчеты предоставляют финансовую картину компании за определенный период.
• Протокол: краткое изложение протокола собрания. Запись обсуждений, решений и заданий для участников и других лиц.

3. Убедительное письмо

Задача двоякая: передать информацию и убедить читателя в том, что представленная информация предлагает наилучшую ценность. Текст написан, чтобы произвести впечатление на читателя и повлиять на его решение.

Примеров убедительного делового письма:

• Предложения: эти документы описывают предложение продукта или услуги конкретному потенциальному клиенту. В предложении клиента обычно представлен обзор проекта, преимущества, сроки, затраты и компетенция.
• Электронная почта для продаж: электронное письмо, написанное большому количеству людей для презентации продукта или услуги. Узнайте, как написать коммерческое письмо.
• Пресс-релиз: текст, написанный для журналистов и СМИ, представляющих новую информацию. Текст призван убедить читателя поделиться контентом через свои собственные каналы.

4. Транзакционная запись

Эти документы используются для выполнения общих операций. Они также используются для передачи хороших и плохих новостей, часто связанных с процессами управления персоналом.

Примеры транзакционного делового письма:

Примеры транзакционного делового письма:

• Электронная почта: документ, используемый для быстрого обмена информацией между сотрудниками или клиентами в деловой деятельности.

Узнайте, как написать деловую электронную почту.

Напоминания о стилях для каждого вида деловой переписки

Хотя цели документа меняются, суть делового письма — нет. Вот несколько полезных стилевых напоминаний для профессионального общения.

Эффективное деловое письмо написано с четко определенной аудиторией и целью. Это письмо, ориентированное на результат. Текст помогает читателю что-то сделать или узнать.

Конечно, хорошее письмо не содержит грамматических и орфографических ошибок и неточной информации.

Хотите узнать больше о различных типах делового письма и улучшить свои навыки делового письма? В Instructional Solutions мы предлагаем онлайн-курсы, виртуальные и выездные курсы делового письма, которые включают отмеченные наградами отзывы инструкторов и коучинг.Мы предлагаем групповые и индивидуальные занятия.

Наши курсы охватывают все типы стилей делового письма.

Наши онлайн, виртуальные и выездные курсы делового письма доступны как для отдельных лиц, так и для групп. Мы можем настроить обучение в соответствии с уникальными потребностями вашей команды.

Эта статья была первоначально опубликована в 2018 г. и обновлена ​​в декабре 2021 г.

9 способов улучшить свои навыки делового письма

Письменный 101

Навыки делового письма не всем даются от природы, но они часто составляют значительную часть жизни работающих профессионалов.К счастью, лучше писать на работе можно. А если вы готовы выполнять эту работу, со временем вы легко сможете улучшить свой стиль делового письма.

Большинство людей знают, что вы должны покрыть свои основы такими вещами, как правильная грамматика и пунктуация, а также следовать общепринятым практикам используемого вами носителя, будь то деловое письмо потенциальному клиенту, дополнительное электронное письмо или доложить своему боссу. Но немногие знают отдельные практики, которые вместе образуют четкие, действенные и понятные части делового письма.

В этом руководстве вы узнаете, как улучшить свой деловой стиль письма с помощью быстрых советов и ключевых примеров документов, которые вы можете использовать в своей повседневной работе.

Содержание:

Четыре вида деловой переписки

Стиль и тон вашего делового письма определяется типом письма, в котором вы собираетесь участвовать. Существует четыре основных типа:

Учебное пособие

Когда ваша цель — дать читателю информацию, которая поможет ему выполнить задание, это называется учебным письмом.Чтобы информация была удобной для понимания и поучительной, вы можете следовать пошаговому формату. Этот деловой стиль письма часто пишется нейтральным, компетентным тоном.

Примеры обучающего письма:

• Руководства пользователя: руководства для программного обеспечения или физических продуктов, например, руководство по эксплуатации духовки. Обычно они требуют специальных знаний и могут опираться на техническое письмо (узнайте больше о техническом письме).
• Спецификации: технические документы, содержащие важную информацию об определенном процессе или продукте (т.е. спецификации видеоигры, чтобы пользователь знал, что его компьютер может ее запустить).
• Заметки: выдаются определенной группе людей в компании, чтобы помочь им выполнить определенные задачи

Информационное

Информационная деловая переписка — важная часть управления организацией, обеспечивающая соблюдение юридических и договорных обязательств. Его часто используют в деловом мире, когда вам нужно предоставить доказательства того, что вы выполнили определенное действие. Этот деловой стиль письма написан нейтральным профессиональным тоном.

Примеры информационного письма:

• Отчеты: отчеты создаются для регистрации выполненной работы, регистрации инцидентов, завершения проектов или подтверждения того, что вы исследовали проблему. Они написаны таким образом, чтобы читатель мог понимать содержание и принимать обоснованные решения.
• Финансовые показатели: письменные отчеты, содержащие финансовый обзор компании за определенный период. Бухгалтер может запросить этот вид деловой переписки для подтверждения требования о налоговых льготах или чего-то еще, что требует финансовых доказательств.
• Протокол: описание встречи, включая запись обсуждения, решений и заданий для участников.

Убедительный

Убедительное деловое письмо — это когда вы хотите передать информацию, которая убеждает читателя (обычно клиента) в том, что вы предлагаете наилучшую ценность. Такой контент обычно связан с продажами и соответствует руководству по стилю бренда. Он может быть написан неформальным или профессиональным тоном.

Примеры убедительного письма:

• Пресс-релизы: объявление, написанное для журналистов и СМИ, делящихся новой информацией.Написание должно убедить читателя поделиться контентом через свои собственные каналы.
• Коммерческое письмо: деловое письмо, отправленное списку людей (подписчиков), которые рекламируют продукт или услугу. Обычно он содержит короткую и емкую структуру предложений и выбор слов.
• Предложения: профессиональный документ, созданный для информирования конкретного клиента о продукте или услуге. Предложения включают в себя обзор проекта, преимуществ, сроков, сборов и положений и условий.

Транзакционный

Вы, вероятно, занимаетесь написанием транзакций каждый день.Отправка электронного письма вашему коллеге — это форма транзакционного письма (да, в деловой переписке электронная почта тоже учитывается!). Также существуют более официальные способы связи, такие как письма, бланки и счета. Этот деловой стиль письма обычно лаконичен и целеустремлен.

Примеры транзакционного письма:

• Электронная почта: снимки информации, которую вы отправляете, чтобы поделиться подробностями о мероприятии, обсудить работу или предложить важные обновления вашим коллегам или клиентам. В зависимости от бизнеса они могут быть написаны как в неформальном, так и в формальном тоне.
• Официальные письма: например, уведомления об увольнении, счета-фактуры, рекомендательные письма или даже письмо с жалобой. Они могут быть написаны более профессиональным тоном, чем электронные письма, и часто отправляются сотрудниками отдела кадров.

Теперь, когда вы разбираетесь в различных типах делового письма, давайте посмотрим, как вы можете улучшить свои навыки профессионального писателя.

Девять советов по деловому письму для улучшения ваших навыков

Вот девять советов по деловому письму, которые помогут вам улучшить свои бизнес-отчеты, профессиональную электронную почту и деловое общение.

1. Определите свою основную цель в бизнес-коммуникациях

Прежде чем приступить к выполнению любого вида деловой переписки, вы должны знать, что вы хотите сказать. Иногда ваш ключевой момент будет очевиден, но в других случаях это потребует некоторого размышления.

В любом случае постановка основной цели — важный первый шаг для объединения ваших мыслей в связное сообщение. И это важный компонент успешного делового общения и письма в целом. Если вы четко представляете свою главную цель, вам будет легче придерживаться этой точки, избегать отклонений и передавать свое сообщение так, чтобы читатель легко усвоил его.

Один из способов быстро определить свою цель — описать цель вашего сообщения в одном предложении . Если оно слишком короткое или не может содержаться в одном предложении, вам, возможно, придется рассмотреть альтернативные методы, например, быстрый разговор или разбиение вашего содержания на несколько писем.

2. Сосредоточьтесь на потребностях читателей и профессиональных целях

Ваша аудитория будет во многом определять способ передачи вашего сообщения, поэтому вы должны понимать, кто они и что им нужно.Хорошие писатели сосредотачиваются на потребностях и желаниях своей аудитории, а не на собственных. Таким образом, читателю будет за что ухватиться и действовать, если это цель.

Пример 1: Как написать деловое электронное письмо, в котором четко изложены ваши цели и ожидания

Если вы пишете сотруднику электронное письмо о бизнес-целях на третий квартал, то роль, которую он играет в продвижении компании, будет наиболее важной. Однако в этой ситуации было бы легко предоставить больше контекста, чем необходимо.Но предоставление слишком большого количества информации может сделать текст длинным и менее эффективным, требуя от читателя рыться в информации, которая может не иметь для него отношения.

Пример 2: Как написать деловое письмо, которое решает вопрос или проблему клиента

С другой стороны, если вы пишете покупателю или клиенту, вы должны стремиться ответить на их вопросы о вашем продукте или услуге, чтобы они могли принять осознанное решение. Предоставление ценного контекста может означать разницу между быстрым «да» и медленным, затяжным разговором, который утихает. Чем проще вы можете сделать что-то для своего читателя в своем собственном письме, тем больше он будет склонен помочь вам в достижении ваших бизнес-целей.

3. Переходим к делу в деловой переписке: акцент на ясности, а не на количестве

Ясность легко сбивается с толку, когда дело доходит до письменного слова, но есть несколько способов легко и быстро решить этот аспект делового и профессионального письма (то же самое касается и вашего личного письма).

Избегайте жаргона и чрезмерного использования сокращений

Жаргон легко проникает в ваш деловой стиль письма. И хотя он может немного ускорить разговор, когда вы разговариваете с людьми, хорошо разбирающимися в вашей области, деловой жаргон может запутать тех, кто этого не делает. Опять же, вы должны знать, с кем разговариваете, и выносить суждения. Если вы пишете для новичка в вашей отрасли, используйте слова с понятным универсальным значением.

Сокращайте и упрощайте предложения

Для лучшего делового письма отредактируйте длину своих предложений, чтобы улучшить ясность делового общения.Например, вы можете написать «в результате», когда «потому что» будет столь же точным. Связывание каждого предложения с одной идеей также может помочь вам не запутать читателя повторяющимися или запутанными составными предложениями.

Пока вы занимаетесь этим, обязательно ищите дыры в контексте или сообщении — например, места, где вы совершили логический скачок или забыли включить информацию о том, как что-то имеет отношение к основной теме. Таким образом, каждое предложение и абзац могут поддержать другие в создании связного сообщения.

4. Оптимизация структуры и организации

Иногда бывает трудно понять, с чего начать деловое общение, особенно если у вас есть страницы и несколько колод бизнес-исследований, анализа и творческих идей. В общем, лучше сосредоточиться на основной идее или теме. Такая расстановка приоритетов помогает вам определить ожидания читателя и без промедления перейти к сути.

В качестве основы вы должны включить такие вещи, как переходы от абзаца к абзацу или предложения к предложению, чтобы слова сами по себе текли легче.Если вы хотите, чтобы ваши слова были более понятными, вы также захотите применить к организации подход, основанный на максимальном доходе.

Разделите длинное электронное письмо или документ на более мелкие части

Так же, как мы делаем в этом сообщении в блоге, мы предлагаем организовать деловую переписку по разделам с подзаголовками и выделением важной информации. Включите форматирование, такое как разрывы строк, заголовки и короткие абзацы, чтобы длинные копии можно было сканировать.

Визуально понятное форматирование особенно важно, когда вы разговариваете с кем-то, кому не обязательно вас слушать, например, с потенциальным клиентом, у которого может не хватить времени на чтение электронных писем.

Опять же, облегчение понимания вашего письма может помочь вам в достижении ваших целей.

5.

Настройте свой тон и стиль делового письма

Ваш стиль и тон письма определяют, что чувствуют ваши читатели. Профессиональный и дружелюбный голос помогает укрепить чувство близости между вами и вашими клиентами и коллегами.

Формальный — не обязательно то же самое, что профессиональный

Пример формальной формулировки:

«Сообщите мне как можно скорее.”

против

Пример профессиональной, но менее формальной формулировки:

«Заходи, когда у тебя будет минутка поболтать».

Оба эти утверждения передают одно и то же общее сообщение, но тон разный из-за выбора слов и их коннотаций. Первое утверждение опирается на формальную формулировку и потенциально подразумевает трудный разговор впереди.

Второй пример звучит дружелюбно и менее формально, но все же профессионально. То, как вы говорите то, что вам нужно сказать, важно, и оно может определять все, что следует за вами.Если вы не уверены, как ваше письмо будет воспринято, попробуйте прочитать его вслух — что бы вы подумали, если бы кто-то прислал вам такое же высказывание?

6.

Используйте активный человеческий голос

Каждый учитель английского языка в начальной школе тот или иной раз рассказывал о достоинствах активного письма. И они правы. Напоминаем, что активный голос — это когда подлежащее предложения действует на глагол. С другой стороны, пассивный залог — это когда глагол воздействует на подлежащее.

Пример использования активного голоса в деловой переписке:

Она написала бизнес-отчет.

Пример использования пассивного залога в деловой переписке:

Бизнес-отчет был написан ею.

В этих примерах «она» или «ее» является подлежащим, а «писала» или «была написана» — глаголом. Активный голос — ключ к убедительному деловому письму. Его можно использовать для создания срочности, ясности и более эффективного способа передачи информации в деловых коммуникациях.

Избегайте «роботизированного» делового языка

Люди предпочитают деловое письмо, которое звучит так, как будто оно написано человеком, а не роботом. Это означает, что нужно использовать сокращения и придерживаться своего обычного словарного запаса. Вы можете подумать, что необходимо улучшить свою прозу, чтобы добиться более профессионального тона, но ваши слова легко могут показаться высокопарными, и совсем не обязательно быть профессионалом.

Вы можете подумать, что необходимо улучшить свою прозу, чтобы она звучала более профессионально, но ваши слова легко могут показаться неестественными.Нажмите, чтобы написать в Твиттере

7. Включите ясный призыв к действию

CTA (призыв к действию) — ценный, но малоиспользуемый инструмент в деловой и профессиональной переписке. CTA сообщает, что именно вам нужно и когда вам это нужно.

Например: В электронном письме вы можете разместить CTA в двух областях: в строке темы, чтобы предупредить получателя о приближающемся крайнем сроке, и в самом сообщении, чтобы помочь контекстуализировать его.

В отличие от цели или фокуса электронного письма, оно не обязательно должно указываться в самом начале. На самом деле, слишком раннее включение призыва к действию может вызвать раздражение и вызвать раздражение. Например, включение CTA (например, «Пожалуйста, подпишите соглашение» или «RSVP здесь») в отдельной строке в конце электронного письма может быть полезным способом подвести итоги, не сталкиваясь с проблемой тона.

Сам призыв к действию должен быть конкретным и действенным. Сказать «Пожалуйста, передай мне это скорее» более абстрактно и менее эффективно, чем сказать: «Пожалуйста, пришлите подписанные файлы до полудня завтра (22 мая)». Четкое задание и крайний срок выполнить проще всего, поэтому предоставление такого задания даст вам больше шансов получить то, что вам нужно, вовремя.

8. Стремитесь к единообразию бренда в своем деловом стиле письма

Создание последовательной истории бренда — еще один принцип хорошего письма на работе. В конце концов, что такое бренд, как не совокупная репутация компании? И это часто передается в письменной форме.

Независимо от того, разговариваете ли вы с клиентом или коллегой, соблюдение рамок корпоративного сообщения создает более унифицированную систему. Он упрощает работу для всех, устанавливая ожидания как в отношении того, через какую линзу просматривать информацию, так и в отношении того, как лучше всего передать эту информацию другим.Это означает, что он оказывает значительное влияние на то, как вы хотите, чтобы читатель чувствовал себя, и на ваш тон.

Используйте стандартные шаблоны письма, которые можно настроить в соответствии со своими потребностями

Шаблоны

могут помочь вам найти ключевые слова и фразы в контексте определенных типов разговоров. Например, вы можете обнаружить, что часто отправляете потенциальным клиентам электронные письма, вы, вероятно, неоднократно писали объяснения о том, что компания стремится делать и о своей желаемой клиентской базе.

Наличие готового шаблона для извлечения может сэкономить время и при этом убедиться, что вы не отклоняетесь от желаемого сообщения. Со временем это помогает последовательно и позитивно строить бренд. Независимо от того, используете ли вы Google Doc, Salesforce, Marketo и т. Д., Обязательно настройте шаблон так, чтобы он оставался актуальным, привлекательным и последовательным.

9. Проведите последнюю проверку.

Прежде чем отправить свой текст в мир или даже одному человеку, важно не забыть провести последнюю проверку.Даже самым опытным писателям требуется какое-то редактирование, чтобы избежать ошибок при написании, таких как пропущенные буквы из переписанных предложений или выбор странных слов, которые могут привести к путанице или тональным проблемам.

Если вы прочитаете свою работу вслух, прежде чем нажмете кнопку «Отправить», или попросите кого-нибудь еще раз взглянуть на нее, это может дать столь необходимую перспективу и помочь вам увидеть мелочи, которые, возможно, ускользнули от дела.

И, конечно же, не забудьте запустить проверку орфографии. Использование помощника по грамматике AI, такого как Writer, поможет вам обнаружить те ошибки, которые ваш мозг не вычисляет.

Прочтите нашу статью о типичных письменных ошибках на работе, чтобы составить свой собственный контрольный список для корректуры.

Пять примеров деловой переписки

Теперь, когда вы знаете различные стили и советы по деловому письму, вот несколько эффективных примеров делового письма, которые вы можете использовать, чтобы вдохновить ваш следующий проект и помочь вам научиться писать лучше.

1. Маркетинговое содержание

Если вы новичок в контент-маркетинге, возможно, вам придется потратить время на развитие новых навыков в написании убедительного, актуального и понятного контента.Ключевым элементом является понимание своей аудитории: вам нужно писать контент, который находит отклик у них, например предлагая решения своих проблем или идеи, которых они не могут найти больше нигде.

Маркетинговый контент включает:

• Сообщения в блоге: контент, предлагающий решения проблем с помощью ценной и актуальной информации
• Целевые страницы: отдельная страница, подключенная к маркетинговой кампании, на которую клиенты попадают после нажатия на предложение продукта или информации
• Веб-страницы: домашняя страница, страница о странице, служебные страницы и т. Д.
• Электронные книги: подробное руководство по определенной теме
• Сообщения в социальных сетях: сообщения с маркетинговым текстом или изображениями, которые вы публикуете в Twitter, Instagram или LinkedIn
• Электронные информационные бюллетени — электронные письма, содержащие обновления новостей, ссылки на статьи, объявления о продуктах, полезные советы и т. Д.

Пример качественного маркетингового контента: розничный продавец скандинавской верхней одежды, целевая страница Fjallraven:

Активный голос в главном заголовке вызывает у любителей активного отдыха чувство срочности, побуждая их исследовать природу.Это напрямую связано с продуктами компании — вы не сможете исследовать природу без надлежащего снаряжения — которое удобно размещено на целевой странице, чтобы покупатели могли делать покупки сразу же.

Два урока на вынос:

1. Будьте последовательны: соединяйте свои слова со своими изображениями, ценностями и продуктами.
2. Будьте целеустремленными: убедитесь, что каждое слово имеет цель, связанную с вашей маркетинговой целью

2. Справочный центр

Представьте себе: покупатель хочет использовать ваш продукт, но у него есть вопрос, который его сдерживает.Они ищут ответы на часто задаваемые вопросы или справочный центр, но у вас его нет. Таким образом, путь покупателя заканчивается, потому что он не может получить информацию, необходимую для продвижения вперед.

Не теряйте клиентов благодаря хорошо написанному и удобному справочному центру. Они экономят время ваших существующих клиентов, чтобы они не звонили или писали вам по электронной почте. Вместо этого клиенты могут найти решение своей проблемы за несколько кликов.

В лучшем справочном центре используется простой и понятный текст, который направляет посетителей к решению их проблемы.Например, взгляните на справочную страницу Pinterest:

Окно поиска «Спросите нас о чем-нибудь» создает дружелюбный тон, побуждающий клиента обратиться за помощью в решении своих проблем. Заголовки краткие, в них используются ключевые слова и четкая структура, что упрощает переход к нужному решению.

Помните, ваша цель — предложить путь наименьшего сопротивления, когда дело доходит до решения проблем клиентов. Как и в Pinterest, вы можете добиться этого с помощью четкого и лаконичного выбора слов.

3. Состав продукта

Восхитительный опыт адаптации заставляет новых клиентов чувствовать, что они сделали правильный выбор, ведя дела с вами. Это также улучшает удержание клиентов и пожизненную ценность — и если есть что-то, что мы знаем о бизнесе, счастливые клиенты становятся вашим главным источником рекомендаций.

Если ваш информационный контент изобилует типичными грамматическими и орфографическими ошибками, это может привести к появлению новых клиентов.

Возьмем, к примеру, Оберло.Компания-поставщик прямой поставки использует четкий, хорошо написанный текст, чтобы показать пользователям, как начать работу с приложением, и еще раз подчеркнуть ценность своего продукта.

Оберло все разбирает и медленно распространяет информацию. Просить новых пользователей выполнять только одну задачу за раз и давать простые инструкции о том, как ее достичь. Используйте свои слова, чтобы направлять своих клиентов на каждом этапе пути.

Есть тонны содержания продукта, нуждающиеся в редактировании? Используйте бесплатную онлайн-версию Writer для проверки грамматики, чтобы улучшить качество вашего контента.

4. Электронная почта

В деловой переписке важны и электронные письма. Проблема в том, что многие люди не утруждают себя проверкой быстрого электронного письма, которое они отправляют коллеге или клиенту. Несколько грамматических и орфографических ошибок никому не повредят, верно?

Неправильно. Все это влияет на то, как вас воспринимают как профессионала. Если вы хотите, чтобы клиенты, покупатели или коллеги считали вас компетентным, внимательным и деловым человеком, ваши электронные письма (или деловые письма) должны быть качественным письмом.

При написании деловых писем используйте короткие и простые предложения, чтобы их было легко усвоить. Занятые профессионалы, скорее всего, будут сканировать электронную почту, когда у них мало времени. Убедитесь, что нет грамматических или орфографических ошибок. И дайте получателю четкие инструкции о том, что делать дальше, будет ли он отвечать на предложение, заказывать ли звонок и т. Д.

5. Пресс-релизы

Пресс-релизы — это информационные сообщения, которые компании рассылают различным средствам массовой информации. Цель пресс-релиза — побудить журналистов и редакторов рассказать об этом в своих публикациях.

Если у вас в разработке новый продукт или услуга, вы можете написать пресс-релиз, чтобы известить о нем. Они должны быть хорошо нацелены, с ярким заголовком, кратким изложением новостей в первом абзаце и убедительной цитатой. Обычно они пишутся от третьего лица.

Обычно пресс-релиз состоит из семи компонентов:

1. Название и подзаголовок, выделенный курсивом для резюмирования истории
2. Место, где базируются новости
3. Два-три подробных параграфа
4. Маркированные факты
5. Описание компании внизу
6. Контактная информация
7. «###» для обозначения конца

Для вдохновения ознакомьтесь с пресс-релизом Amazon по доставке в автомобиле:

Это отличный пример убедительного делового письма. Amazon начинается с привлекательного заголовка, который резюмирует историю. Затем четко определяет основные преимущества продукта и то, как он помогает своим клиентам. Если вы прочитаете полный пресс-релиз, то заметите, что они также используют отзывы клиентов, которым был предоставлен ранний доступ к услуге — отличный способ показать, что продукт работает.

В качестве упражнения по деловому письму напишите свой собственный пресс-релиз, используя эти различные повествовательные приемы. Это может быть единорог или НЛО, идея состоит в том, чтобы попрактиковаться. Когда вы закончите свой первый черновик, убедитесь, что вы следовали правильной иерархии информации.

Теперь у вас есть навыки делового письма, чтобы сиять.

Как видите, хорошее письмо может помочь вам выделиться и встряхнуть профессиональный мир. Благодаря тому, что вы узнали в этом руководстве, вы могли бы получить работу по деловому письму (например, копирайтинг, техническое или академическое письмо) или использовать полученные навыки письма, чтобы улучшить свои собственные маркетинговые и коммуникативные навыки.

Что бы вы ни решили делать, продолжайте целенаправленно, целенаправленно и целенаправленно практиковаться с упражнениями по деловому письму.Практикуйтесь в написании электронных писем, пресс-релизов, заголовков, контента о продуктах — всего, что вам нравится. Со временем вы станете мастером делового стиля письма.

Хотите улучшить свои навыки делового письма сегодня? Подпишитесь на бесплатную 14-пробную версию Writer.

Деловая переписка FAQ

Что такое деловая переписка?

Деловое письмо — это вид профессионального общения, который должен быть прямым, целенаправленным, кратким и ясным. Грамматика и орфография всегда должны быть правильными для поддержания профессионализма.

В чем важность делового письма?

Важность делового письма состоит в том, чтобы завоевать доверие и доверие к компании, для которой вы пишете. Каждый текст должен быть хорошо написан и без ошибок.

Как вы можете улучшить свои навыки делового письма?

Вы можете улучшить свои навыки делового письма, читая различные формы делового письма, используя разные стили, практикуя активный голос; устранение жаргона и использование инструмента проверки грамматики, такого как Writer.

Что нужно знать о деловом письме?

1. Завершено: укажите, когда, где, почему, кто и как
2. Лаконично: удалите повторяющиеся слова и стандартные фразы
3. Ясно: убедитесь, что нет двусмысленности или сомнений
4. Разговорный: пишите так, как будто вы разговариваете лицом к лицу
5. Правильно: используйте правильное написание, грамматику и информацию
6. Связно: запишите свои мысли и идеи логически
7. Достоверный: всегда проверяйте свои факты и свои источники
8. Бетон: избегайте расплывчатых слов и фраз
9. Вежливый: используйте позитивный тон и сначала поставьте читателя
10. Внимательно: упростите чтение и сканирование текста

Как мне научиться деловому письму?

1. Пройдите курсы обучения бизнес-письму на таких сайтах, как UDemy или LinkedIn Learning
2. Прочтите книги по деловому письму, например «Как правильно писать» или «Справочник делового писателя»
3. Практикуйтесь в письме каждый день
4. Избегайте жаргона и модных деловых словечек
5. Изучите хорошее деловое письмо
6. Поделитесь своими сочинениями с другими

.