Система согласования документов: Система согласования документов Листоход

Программа согласования договоров. Система согласования документов

В любой организации, независимо от ее масштаба и количества сотрудников, общее число документов, требующих согласования, ежегодно растет. Помочь упростить и ускорить этот процесс может программа для согласования договоров и документов, такая как система электронного документооборота ТЕЗИС.

Очень часто согласование документов является сложным и длительным процессом. В СЭД ТЕЗИС есть все необходимое для автоматизации согласования любых документов: договоров, приказов, инструкций, коммерческих предложений, финансовых заявок и т.д.

Используя в своей работе ТЕЗИС вы сможете:

• ускорить процесс согласования, сделав его более прозрачным;
• создавать шаблоны договоров и иных документов;
• контролировать сроки согласования;
• отслеживать на каком этапе и у кого сейчас находится документ;
• принимать дальнейшие решения по документу, необходимые после завершения процесса согласования;
• хранить все документы в едином информационном пространстве.

Поскольку самый распространенный вид документа в организации — договор, то рассмотрим на его примере, как организован процесс согласования в СЭД ТЕЗИС.

Создание договора

В системе электронного документооборота ТЕЗИС создать новый договор можно двумя способами: при помощи соответствующей кнопки в пункте меню, а также кликнув по иконке на основном экране. При создании договора потребуется указать его вид и при необходимости использовать готовый шаблон. Стоит отметить, что все виды договоров, которые могут использоваться в каждой конкретной организации, настраиваются индивидуально.

Карточка договора

В карточке договора содержится вся основная информация по документу, которую можно указать в дополнительных полях:

• номер и дата договора;
• организация;
• контрагент;
• контактное лицо контрагента;
• куратор;
• начало и окончание обязательств по договору;
• краткое описание;
• сумма договора и др. Данные поля могут быть расширены в зависимости от потребностей организации и деталей, которые необходимо указывать в договорах.

В карточке договора можно также установить связь между несколькими карточками в системе. Если данный документ появился на основании ранее созданного коммерческого предложения и т.п., то его можно указать в поле «основание». В таком случае все решения, которые уже были приняты по первоначальному документу, будут доступны участникам нового процесса согласования.

Немаловажно то, что система ТЕЗИС позволяет не только согласовывать договора, но и хранить в одном месте всю информацию, которая так или иначе может быть связана с данными документами. Например, помимо самого договора, который требуется согласовать, можно прикрепить дополнительные файлы, которые могут помочь другим участниками процесса более оперативно принять решение по документу. Здесь же можно вести переписку по всем возникающим вопросам касательно этого документа и сразу же их решать.

Все это дает возможность участникам процесса всегда быть в курсе того, как движется согласование и какие трудности возникают.

Согласование договора

Программа для согласования договоров и документов ТЕЗИС позволяет запускать процесс согласования по двум схемам:

• последовательное согласование, когда каждый следующий участник согласования получит договор только после принятия положительного решения по документу предыдущим согласующим;
• параллельное согласование, когда все участники согласования одновременно получат договор на согласование.

Инициатор согласования может направить договор одному или нескольким сотрудникам, при этом указав очередность согласующих. Кроме этого, при запуске процесса согласования инициатор может задать количество времени, отведенное на принятие решения каждому участнику процесса на том или ином этапе, установить, до какого времени необходимо завершить все работы по договору, а также проверить вложения и добавить недостающие.

Повторное согласование договора

При наличии каких-либо замечаний по тексту договора согласующий может направить его на доработку инициатору. После того, как все замечания будут учтены, документ направляется на повторное согласование. Причем на данном этапе возможно запустить процесс как на всех участников процесса согласования, так и только на не согласовавших ранее договор пользователей.

Стоит отметить, что в тот момент, когда вариант договора отклоняется, в карточке документа автоматически фиксируется ее состояние до внесения каких-либо корректировок, то есть в дальнейшем в любой момент можно сопоставить нынешнее состояние карточки с тем, что было до внесения каких-либо изменений. Данная информация отображается на вкладке «версии».

Уведомления

После того, как договор будет направлен на согласование, все участники процесса в порядке очередности, которую определил инициатор, получат уведомление о необходимости согласования договора.

Уведомления направляются несколькими способами:

• в панель уведомлений СЭД ТЕЗИС;
• на электронную почту;
• всплывающие сообщения, если настроено приложение ТЕЗИС. Помощник.

Открыть договор можно непосредственно из любого пришедшего уведомления.

Лист согласования

Все внесенные предложения, замечания и правки хранятся в соответствующей карточке программы для согласования договоров и документов. При необходимости они могут быть распечатаны и представлены руководителю в виде листа согласования вместе с договором для ознакомления перед его подписанием. Распечатать лист согласования можно сразу из карточки договора.

Согласование договоров в системе электронного документооборота | Флексби

Ведение документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договоров, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок, контроля соблюдения обязательств сторон. Полный цикл работы с договором – это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок в ходе работы с договором и весьма размытые сроки его введения в силу.

Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным.

В чем же плюсы СЭД?

СЭД – система электронного документооборота, которая переводит в автоматический режим процессы согласования договоров и любой другой документации организации, например, приказов или документов отдела кадров. Но, прежде чем, внедрять электронный документооборот, необходимо разработать положение о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.

Первый этап автоматизации – подготовка договора. Сперва создается проект или типовой бланк, на основе которого будут формироваться все последующие договоры. На этом этапе вам нужно будет указать тип договора, стадию работы, сроки и суммы платежей, а также всех ответственных лиц для его согласования и подписания. При внедрении автоматизации документооборота, вы можете создавать несколько подобных шаблонов и настраивать их таким образом, чтобы для редактирования были доступны только необходимые поля. Подобный конструктор шаблонов ускорит в том числе и процесс движения договора между согласующими лицами. Так как их перечень можно установить в зависимости от типа, предмета, подписантов договора и др.

Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования. На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.

При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования. После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.

На этапе подписания договора контрагентом, система безопасности СЭД исключает риски подлога и фальсификации договора, имея возможность интеграции с определителем текста и сверки подписанного документа с оригиналом. Дальнейшее хранение договоров предусматривает уровни доступа, исходя из которых возможна та или иная работа с документом.

Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами. Кроме того, система электронного документооборота предполагает и создание электронного архива, модуль которого входит в СЭД. Управлять документами и согласованиями становится просто, удобно и прозрачно. Если при этом СЭД представляет собой роботизированную технологию, то есть, когда всеми процессами самостоятельно и в автоматическом режиме управляет интеллектуальный робот, тогда компания получает дополнительные преимущества. Например, система электронного документооборота Flexbby от флексби, внутри которой находится умный робот-бот, позволяет увеличить производительность в 4 раза и снизить себестоимость на 65%. С помощью него возможно вносить изменения в уже автоматизированные бизнес-процессы и добавлять новые. Это особенно актуально при частой смене модели ведения бизнеса компании, а это неизбежно в условиях быстро меняющейся конъюктуры рынка. Именно с такой разработкой можно обогнать конкурентов на 3-5 лет вперед и соответствовать при этом современным мировым трендам, предъявляемым к IT-инфраструктуре компании.

Смотрите больше полезной информации на нашем YT канале.

Дополнительная информация о возможностях решений Флексби:

Документооборот

автоматизация согласований договоров, документов и контрагентов;

CRM и Продажи

автоматизация продаж, взаимодействия с клиентами и маркетинга;

Финансовые Документы

согласование счетов, актов, отгрузок, контроль оплат и графики платежей;

Электронный Архив

автоматизация хранения скан-копий и оригиналов;

Управление Закупками

автоматизация закупочных и тендерных процедур в компании;

Заявки и Сервис

автоматизация обработки заявок сотрудников, клиентов и партнеров;

Dialogforce

чат-боты, боты-консультанты, лидогенераторы, делопроизводители и роботы технической поддержки;

Соглавование документов в ЭДО

Разбираемся, как согласовывать документы в электронном виде, оповещать исполнителей и отправлять документы на доработку.

Как согласовывать документы в СЭД

Пользователи систем электронного документооборота (СЭД) могут оставлять поправки к документу, прикреплять файлы и согласовывать документы. Система сохраняет хронологию изменений в документе — так можно отследить, как менялся документ.

Все записи ЭДО разделены на папки: «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Архив», «Удалённые». Напротив каждого документа в папке обозначен статус: «Требует согласования», «Требует обработки», «Подписать и отправить». При необходимости администратор может создать другие папки и статусы. СЭД автоматически создаёт протокол перемещений документа, который можно посмотреть онлайн, передать или распечатать.

Внутренний ЭДО

• задания находятся в папке «Входящие»;
• входящую запись открывают и вносят правки;
• после устанавливают новый статус: согласовать, отправить на доработку, отказать;
• затем документ подписывают электронной подписью (ЭП).

Новый статус документа видят все участники системы.

Внешний ЭДО

Порядок действий такой же, как и во внутреннем ЭДО — кроме последнего пункта.

После внесения правок пользователь нажимает кнопку «Подписать и отправить». СЭД автоматически проверяет сертификат ЭП, форму и внесённые данные. Если система обнаружит ошибку, пользователь увидит сообщение. СЭД не отправит документ контрагенту, пока ошибку не исправят.

После того как стороны подпишут документ, данные фиксируются — внести изменения больше не получится. Если документ подписывает только одна сторона — как в случае со счётом-фактурой — запись закрывается, когда её подтвердит получатель.

Плюсы согласования в СЭД

• замечания вносят в сам текст;
• все комментарии и замечания сохраняются в истории изменений документа;
• автоматическая проверка ошибок не даёт отправить контрагенту неправильно составленный документ;
• документы подписываются электронной подписью, которую невозможно подделать.

Редактировать можно только внутренние документы — комментарии для документов внешнего ЭДО вносят в «Лист согласования», но не сам проект.

Как подписать документ из СЭД на бумаге

• распечатайте итоговый текст и лист согласования;
• попросите ответственных за документы сотрудников проверить информацию;
• подпишите итоговый текст и лист согласования;
• измените статус документа в СЭД.

Какие подписи можно использовать в СЭД

При внутреннем документообороте можно использовать простую, усиленную квалифицированную и неквалифицированную электронные подписи. Квалифицированные электронные подписи (КЭП) — самые надёжные, и не требуют дополнительного соглашения об использовании ЭП между контрагентами.

Простые и неквалифицированные подписи подходят для внутреннего и внешнего документооборота, но требуют отдельного соглашения. Их используют в ЭДО с деловыми партнёрами, в арбитражном суде и при обмене документами с физическими лицами. Часть услуг портала «Госуслуги» можно получить с простой подписью, но этот вид ЭП не подходит для работы с контролирующими органами (ФНС,‎ ФСС, ПФР) и электронными торговыми площадками. Поэтому многие организации, работающие по ЭДО, заказывают КЭП для должностных лиц.

Совместная работа

Во всех СЭД и учётных программах доступна совместная работа с документами.

Администратор устанавливает роли и разрешения в системе. Для каждого документа можно выбрать сотрудников, у которых будет доступ, а также отделы, которые должны согласовать файл перед подписанием.

Ход работы над документом отражается в разделе «Процессы». Когда все сотрудники рассмотрят предложение и выдадут своё решение, программа создаст задание — «Ознакомиться с результатами».

Согласование документов в «Астрал.ЭДО»‎

На главной странице пользователь видит 3 подраздела: основная информация, список ответственных лиц, подписи (организация, дата подписания, сертификат ЭП). Чтобы изменить статус, нажмите левой кнопкой мыши и выберите «Согласовать» или «Отказать в согласовании». В случае отказа, укажите причину.

После сохранения статуса система ЭДО отправит исполнителю уведомление. Чтобы узнать причину отказа, перейдите на вкладку «Ответственные», нажмите на статус «Отклонено» и посмотрите данные в колонке «Результат». После внесения правок отправьте запись на повторную проверку.

При утверждении, система автоматически подписывает документ и создаёт ответное сообщение для отправителя. Если файл предназначен для контрагента, то после согласования документ отправляется партнёру. При желании можно добавить дополнительные этапы движения документа — как внутри отделов компании, так и во внешнем ЭДО.

Вывод

• ЭДО оптимизирует внутренний и внешний документооборот, сокращает время обработки информации, позволяет работать удалённо.
• Сразу несколько пользователей могут работать над заданием.
• В ЭДО можно настроить схему движения документации.
• В ЭДО можно задавать разные параметры для группы проектов и пользователей, или для каждой записи в отдельности.
• Изменения документа отражаются в истории правок.
• Согласование занимает минимум времени — документы не нужно распечатывать, относить лично, отсылать по email или курьером.
• Об изменении данных или статуса узнают сразу все участники проекта.

Как организовать согласование документов

В  ELMA365 согласование документов можно быстро настроить на основе готового встроенного решения. Сначала в системе создается новый документ, затем он направляется на рассмотрение согласующим. Если кто-то из них решает, что документ нужно доработать, то система возвращает документ автору и ставит задачу внести изменения. Все рассматривающие документ сотрудники и вынесенные ими решения отмечаются на карточке документа.

Раздел Договоры

Для организации документооборота возьмите за основу раздел Договоры. Он находится на главной странице системы. Этот раздел уже настроен для работы с договорами, доп. соглашениями и актами.

В дальнейшем вы можете его доработать и улучшить, исходя из особенностей вашего бизнеса, например, добавить другие виды документов, изменить порядок согласующих или настроить дополнительные бизнес-процессы.

Маршрут договора

У каждого документа есть свой маршрут. Это значит, что он переходит от одного сотрудника к другому в заданной последовательности. Маршрут для обработки договора выглядит следующим образом.

Новый договор создается в системе и отправляется на рассмотрение юристу. Юрист проверяет, соответствует ли договор законодательству, правильно ли указаны реквизиты сторон и т.д. Если все в порядке, то договор уходит следующему согласующему – специалисту по финансам, а затем – генеральному директору. Этот тип согласования называется последовательным. При желании, вы можете настроить параллельное согласование, в этом случае договор будет отправлен всем согласующим одновременно. Подробно про настройку согласования читайте в статье Согласование.

На каждом этапе договор может быть отклонен, например, если финансовый специалист решит, что условия расчетов нужно доработать. В этом случае, автор получит задачу доработать документ и заново отправить его на согласование.

Обратите внимание, задачи в процессе располагаются в прямоугольниках — зонах ответственности. В каждой зоне ответственности указано, кто именно должен выполнять находящиеся в ней задачи. В нашем процессе задачи выполняют Юрист, Специалист по финансам, Генеральный директор.

На каждую из этих ролей вам нужно кого-то из своих сотрудников. Например, на роль Специалист по финансам вы можете назначить как руководителя отдела, так и финансового консультанта. Именно этому человеку система назначит задачу рассмотреть и согласовать договор.

Для этого откройте меню раздела Договоры и нажмите на Настройки групп.

Нажмите на название роли и отредактируйте ее. Если в вашей компании за согласование договоров отвечают другие люди, вы можете переименовать роль или вовсе удалить какую-либо из зон ответственности с диаграммы процесса.

Подробнее про настройку зон ответственности читайте в этой статье. Подробнее про роли – в статье Группы и роли.

Дополнительные настройки

Время для вынесения решения ограничено – пользователи должны согласовать или отклонить договор в течение четырех часов. Это легко настраивается – вы можете указать любой нужный вам промежуток времени, за который задача должна быть выполнена. Задачи в диаграмме процессе выглядят как прямоугольники. Нажмите на прямоугольник Согласовать договор и задайте нужные сроки во вкладке Сроки выполнения.

Новый договор, отправленный на согласование, автоматически получает статус На согласовании. Согласованный договор, соответственно, получает статус Согласован. Вы можете добавить любые другие статусы, которые считаете нужными. Например, после того, как договор получил одобрение юриста, можно установить статус Одобрен юристом, а после того, как его подписал клиент – статус Подписан. Для этого добавьте на карту процесса элемент Управление статусом, подробнее о котором вы можете почитать в этой статье.

Статусы удобны тем, что наглядно показывают, на каком этапе согласования находятся договоры, хранящиеся в приложении. Подробнее про то, как это настроить, вы можете прочитать в статье Канбан-доска.

После того, как все участники рассмотрят и согласуют договор, его можно направлять на подписание клиенту. Сам договор будет хранится в приложении, вы в любой момент сможете открыть его карточку, посмотреть и изменить внесенную информацию, а также скачать и посмотреть файл.

Добавление документа

Для того, чтобы добавить новый договор в систему, зайдите в приложение Договоры и нажмите на кнопку +Договор. Откроется карточка, на которой нужно указать данные договора: наименование контрагента, номер договора, дату, сумму, приложить файл с документом. Все эти данные будут в дальнейшем отображаться на карточке договора и в задачах, которые система будет назначать согласующим.

Обратите внимание, название договора формируется автоматически по шаблону. Указывается его номер и наименование контрагента – «Договор №12 с Восток Сервис». Вы можете изменить шаблон так, как вам нужно, например, добавить в него текущую дату – «Договор №12 с Восток Сервис от 26. 12.2019». Подробнее про настройку наименования элементов приложения читайте в этой статье.

После того, как вы заполните все данные, система сохранит договор в приложении и отправит его первому согласующему. На каждом шаге  ELMA365 будет держать вас в курсе и уведомлять о решениях, которые принимают согласующие. Для этого используется элемент Уведомление, в котором вы можете указать получателя и текст сообщения, который он увидит.

Также информация о согласовании отображается в листе согласования. Лист согласования – это список согласующих, а также дата и время принятия решения. Лист согласования виден на карточке договора справа, вы всегда можете посмотреть, кто и когда согласовал документ.

Подобным образом в  ELMA365 настраивается согласование счетов, актов, распорядительных документов и т.д.

О системе документооборота TESSA

TESSA — универсальная и гибкая платформа с современным интерфейсом для создания высокопроизводительных решений по автоматизации документооборота и бизнес-процессов компаний в различных сферах бизнеса. СЭД нового поколения. 

Основные преимущества TESSA: 

• Высокая скорость работы — меньше секунды на все основные операции: система оптимизирована для работы в современных условиях распределенных сетей, в том числе на слабых каналах передачи данных
• Современный интерактивный пользовательский интерфейс, разработанный с применением самых современных технологий
• Полнофункциональный мультиплатформенный веб-клиент
• Широкие возможности настройки и разработки расширений для системы на всех уровнях платформы, в том числе на уровне полей системных таблиц, гармоничное сочетание визуальных настроек и программирования
• Мощная подсистема ролевого доступа к объектам и функциям: иерархия простых ролей, динамические вычисляемые и контекстные роли
• Большие возможности в части представления данных: обычные представления, зависимые представления, подмножества, программные представления
• Возможность организации сложных бизнес-процессов с наглядной визуализацией хода выполнения процесса
• Широкие возможности по интеграции с другими информационными системами
• Передача данных по защищенному протоколу https, возможность работы через Интернет, в т. ч. поверх VPN
• Наличие типовых решений
• Невысокая стоимость владения системой, быстрая окупаемость проекта внедрения

Платформа TESSA разработана на основе практического опыта реализации более 150 проектов внедрения СЭД в организациях различного масштаба и различной сферы деятельности.

Видеодемонстрация основных возможностей

Видео демонстрирует пользовательский интерфейс со стационарных и мобильных рабочих мест, а также дает представление об основных функциональных возможностях СЭД TESSA.

Эффекты от автоматизации документооборота и бизнес-процессов с помощью TESSA:

• Оптимизация сроков согласования и обработки документов и выполнения бизнес-процессов
• Исключение издержек за счет оптимизации поиска нужных документов, исключения потерь, экономии на печати/хранении/перемещении бумажных документов
• Обеспечение контроля исполнения и обработки документов
• Обеспечение прозрачности автоматизированных процессов
• Повышение уровня управляемости компании

Решение на базе TESSA — красивое, быстрое, современное и интерактивное. Безупречная внутренняя архитектура, гибкие возможности настройки и современные технологии WPF обеспечивают плавную и безупречную работу рабочего места пользователя и минимальное время отклика приложения даже в условиях ограничений каналов передачи данных.

Функциональные блоки документооборота, которые могут быть автоматизированы на платформе TESSA:

• электронный архив документов: 
  • обеспечена высокая скорость работы с большими объемами данных и большим количеством пользователей
• автоматизация работы канцелярии:
  • регистрация входящей и исходящей корреспонденции
  • сканирование документов и доведение до исполнителей в электронном виде
  • согласование договоров
  • согласование платежей
  • организация тендерных процедур
  • согласование и контроль исполнения организационно-распорядительных документов
  • обработка заявок/служебных записок
  • обработка жалоб и претензий
  • работа с протоколами совещаний/коллегиальных органов
  • кадрово-хозяйственные процессы (прием на работу, увольнение, командировки и пр)
  • автоматизация работы сервис-деска
  • обработка хранение первичной бухгалтерской документации

• автоматизация процессов, специализированных для различных сфер бизнеса:
  • автоматизация урегулирования убытков страхования (страховая компания)
  • рассмотрение на выдачу кредитов (банк)
  • процедура открытия нового магазина (ритейл)
  • вывод на рынок новой единицы продукции (производство)
  • и др.

Система оптимизирована для работы с большими объемами данных. Обеспечить хранение десятков миллионов карточек документов с вложенными скан-образами, дать доступ к электронному архиву нескольким тысячам одновременно работающих пользователей и сохранить при этом быстрые навигацию и поиск — задача не вызывающая трудностей для TESSA.

С системой приятно работать:

• функциональный, но не перегруженный интерфейс
• использование функций плавных переходов, прозрачности и затемнения рабочей зоны
• возможность настройки фона и темы рабочей области
• интерактивные кнопки с эффектами анимации и всплывающие меню
• переключение между карточками объектов системы в рамках рабочей области системы
• фоновая загрузка файлов в карточку документа

Эти, а также многие другие функции наряду с возможностями гибкой настройки обеспечивают процесс работы в системе интуитивно простым, удобным и приятным. Ниже представлен пример интерфейса основного окна системы:

Пример регистрационной карточки договора с заданием согласующему сотруднику:

TESSA предоставляет все необходимые возможности для создания быстрого и удобного в работе электронного архива различных типов документов:

Конструктор бизнес-процессов позволяет без программирования (концепция «low code») настроить в системе процессы любой сложности и с любыми типами заданий.

	Организация бизнес-процессов любой сложности с наглядной визуализацией хода выполнения процесса для пользователя
	Мгновенный (менее 1 секунды) переход между этапами бизнес-процесса при любом количестве активных процессов
	Динамическая генерация схемы в контексте выполнения каждого бизнес-процесса
	Цветовая индикация пройденных этапов процесса

Для наглядного отражения хода обработки автоматизированного бизнес-процесса для пользователей в TESSA встроен визуализатор процессов.

Ниже приведен пример графической карты процесса, сформированной с помощью визуализатора:

В платформе доступен простой и эффективный инструмент для оперативной проработки вопросов по документу или объекту TESSA в процессе работы над ним. По одной карточке документа можно организовать несколько обсуждений, без ограничения по количеству участников обсуждения. Пользователь может самостоятельно форматировать сообщение: изменять размер и стиль шрифта, выбирать цвет, вставлять списки, картинки, цветные блоки и таблицы, прикладывать файлы, ссылки на другие объекты системы и внешние ссылки.

Для удобства работы с форумом предусмотрена возможность вставки форматированного текста из документов Word и писем Outlook. Вся история обсуждений по объекту системы хранится непосредственно в карточке этого объекта. 

TESSA имеет эффективные средства контроля за процессами исполнения заданий, ходом бизнес-процессов обработки документов, а также отражение сводной статистической информации по состоянию электронного документооборота компании. С помощью конструктора отчетов в системе можно построить любые отчеты в табличном или графическом виде (диаграммы).

  

TESSA имеет трёхуровневую архитектуру:

• СУБД на базе: 
  • MS SQL Server
  • Postgre SQL, Postgres Pro
  + возможность хранения файлов в файловой системе
• Сервер приложений
  • Windows Server и IIS
  • ОС Linux (Astra Linux, АЛЬТ Линукс, РЕД ОС) и nginx 
  + возможность кластеризации с организацией фермы серверов приложений
• Клиентские рабочие места (связь с сервером приложений по протоколу HTTPS)

Полнофункциональный web-клиент с адаптивным дизайном  Доступ ко всем функциям СЭД посредством современных веб-браузеров Поддержка работы на всех современных ОС (в т. ч. IOS, Android, Windows, ОС семейства Linux и др.) Дизайн автоматически адаптируется под размер экрана мобильного устройства Работа в локальной сети и через Интернет
Desktop-клиент (windows-приложение)  Доступ со стационарного компьютера или ноутбука с установленной ОС Windows Работа в локальной сети и через Интернет Максимальная скорость работы Доступны расширенные функции Автоматическое обновление Мобильное согласование (почтовый клиент) Работа с заданиями через электронную почту Поддержка работы офлайн

TESSA предоставляет исключительные возможности для интеграции с другими системами:

• Использование справочников из других систем как собственных, без необходимости синхронизации данных
• Использование и поиск информации из других систем как собственной
• Ссылки на объекты других систем и виртуальные карточки (карточки с информацией, собранной из других информационных систем, без дублирования данных)
• Отображение смешанной информации на форме карточки (карточки с информацией как из TESSA, так и из других информационных систем
• Представление информации как виртуального файла, приложенного к карточке
• Обмен данными с другими системами по ходу бизнес-процесса
• Веб-ссылки на объекты TESSA из других систем
• Обращения к объектам TESSA через веб-сервис

Для полноценной работы с любого современного мобильного устройства в TESSA существует полнофункциональный легкий клиент с адаптивным дизайном. Легкий клиент не требует отдельной настройки и доработки для его использования и поддерживает все сценарии для полноценной работы с СЭД. С помощью конструкторов платформы TESSA, клиентские рабочие места легко адаптируются как топ-менеджмента компании, так и рядовых исполнителей.

Кроме того, TESSA предоставляет возможности пользователям участвовать в автоматизированных процессах согласования документов при помощи любого почтового клиента без прямого доступа к серверу приложений TESSA (модуль «Мобильное согласование»). Решение не требует установки дополнительных компонентов на компьютер (ноутбук, КПК, смартфон) пользователя и допускает работу офлайн.

Платформа TESSA оптимизирована под работу в распределенных сетях в т.ч. со слабыми каналами передачи данных.

В TESSA поддерживаются следующие технические и функциональные возможности масштабирования решений:

• Нет ограничений по количеству пользователей, подразделений и компаний, подключенных к системе 
• Нет ограничений по количеству функциональных блоков и бизнес-процессов, автоматизированных в СЭД TESSA
• Доступна кластеризация серверов приложений (для балансировки нагрузки или для отказоустойчивости)
• Кластеризация сервисов фоновых процессов
• Использование нескольких СУБД и файловых хранилищ данных
• Организация локальных файловых хранилищ для удаленных подразделений
• Фоновая загрузка файлов в карточки документов без блокировки интерфейса и без ограничений в работе остальных компонентов системы

Вышеуказанные возможности и функции доступны в базовой поставке платформы и отдельно не лицензируются

Для одновременной разработки и установки нескольких конфигураций для различных функциональных блоков решения, в состав платформы TESSA включен «умный» модуль управления конфигурациями.

TESSA гибко настраивается даже под самые специфические требования. Платформа спроектирована таким образом, что при построении решений на всех уровнях архитектуры может быть добавлено функциональное программное расширение. Таким образом, то, что выходит за рамки стандартных возможностей настройки может быть добавлено без нарушений целостности системы.

Стоимость проекта внедрения составляется из стоимости клиентских лицензий платформы и услуг по настройке и внедрению решения. Трудоемкость услуг зависит от функциональных требований и рассчитывается индивидуально в каждом конкретном случае.

Процесс развертывания и внедрения типового решения по регистрации и согласованию документов может занять всего несколько часов. Настройка и модификация решений на базе платформы TESSA имеет набор встроенных конструкторов с помощью которых конкретное решение на платформе может быть гибко адаптировано под новые требования без привлечения вендора и без модификации базовых компонентов платформы.

Для администратора системы доступны следующие инструменты:

• Конструктор модели данных
• Конструктор карточек
• Конструктор бизнес-процессов
• Конструктор ролей
• Конструктор дерева папок
• Конструктор представлений
• Конструктор отчетов (с использованием инфографики)
• Конструктор системы поиска
• Сервис фоновых процессов
• Обработчики различных событий
• Адаптивный визуализатор бизнес-процессов
• Модуль инфографики (диаграммы)
• Модуль мобильного согласования
• Серверные и клиентские программные расширения
• Интеграционные модули к различным системам
• Подробный комплект документации и обучающие видеоматериалы

Система электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО»

CЭД «ДЕЛО» упрощает и автоматизирует подготовку и согласование различных видов проектов документов (приказы, служебные записки и др.) 

 

Формирование документов по шаблону

На этапе подготовки инициатором СЭД «ДЕЛО» обеспечивает использование утвержденного шаблона для выбранного вида документа. При формировании файла   необходимые атрибуты будут перенесены в текст.  Для быстрого и корректного заполнения карточки проекта документа применяются подстановка из справочников и копирование атрибутов из связанных документов.

 

Наглядная маршрутизация

Система «ДЕЛО» обеспечивает всё необходимое для реализации параллельных, последовательных и смешанных этапов согласования и совместной работы с проектами документов. Настройка маршрутов возможна в наглядном графическом виде с применением шаблонов маршрутов и их отдельных элементов. Информация о ходе работы с проектом документа, визах согласующих, возникающих замечаниях и предлагаемых исправлениях наглядно отображается в карточке проекта документа.

 

Согласование и коллективная работа с проектом

Система «ДЕЛО» поддерживает возможности предопределенной, заранее заданной, и свободной, определяемой инициатором, маршрутизации проекта документа. Поддерживаются параллельные, последовательные и смешанные этапы согласования.

В процессе работы с проектом участники могут добавлять в маршрут дополнительных согласующих (подчиненное визирование).

Логика движения и условия перехода на последующие этапы согласования адаптируются в соответствии с принятыми в организации правилами с помощью настроек процесса согласования соответствующей группы документов.

При согласовании проекта документа участник может согласиться с проектом либо отправить на доработку инициатору. Для отслеживания истории изменений в системе «ДЕЛО» поддерживается версионность проектов.

Для эффективного взаимодействия инициатора и участников согласования предусмотрена возможность обсуждения по проекту документа в свободной форме.

 

Применение электронной подписи

При необходимости, виза согласующего может быть подтверждена электронной подписью.

Поддерживается работа с различными видами электронной подписи (как квалифицированной, так и неквалифицированной).

 

Можно ли в системе 1С:Документооборот использовать разные варианты повторного согласования документа?

Очень часто при согласовании документов возникает необходимость приложить к бумажному документу лист его согласования. Это актуально, когда в параллельном согласовании документа участвует большое количество должностных лиц и лист согласования должен содержать последние результаты или лист согласования должен быть с историей при нескольких циклах согласования. Особенно, когда количество циклов согласования документа для разных согласующих лиц разное.

Процесс согласования документа организуется с использованием типового функционала. После завершения процесса согласования автор процесса получает задачу «Ознакомиться с результатами». Результат согласования может содержать как положительные, так и отрицательные результаты.

В процессе ознакомления с результатом согласования, автор процесса должен для себя ответить на ряд вопросов:

• Требуется повторить согласование или нет;
• Требуется повторить согласование со всеми согласующими или с теми, кто не согласовал документ;
• Требуется ли печатать лист согласования;

Лист согласования должен содержать результаты только последнего цикла согласования или последнего, плюс все положительные результаты предыдущих циклов.

Пользователю при организации процесса согласования документа необходимо четко понимать, что он должен получить в результате электронного согласования документа.

В зависимости от ответов указанные выше вопросы могут быть разные дальнейшие действия.

1. Повторение согласования не требуется.

В задаче на ознакомление с результатом согласования нажать на кнопку «Завершить согласование».

При необходимости распечатать лист согласования.

 2. Повторить согласование со всеми согласующими. Лист согласования должен содержать результат только последнего цикла согласования.

Внести изменения в предмет согласования согласно комментариям согласующих лиц.

В задаче ознакомления с результатом согласования нажать на кнопку «Повторить согласование».
 
Нажать на кнопку «Отправить на повторное согласование».

После запуска процесса все результаты предыдущего цикла согласования автоматически перейдут в историю. На закладке «Визы», а, следовательно, и в листе согласования останутся согласующие из последнего (текущего) цикла согласования.

3. Повторить согласование с согласующими лицами, которые на предыдущем цикле не согласовали документ. Лист согласования должен содержать результат только последнего цикла согласования.

Внести изменения в предмет согласования в соответствии с комментариями согласующих лиц.

В задаче ознакомления с результатом согласования нажать на кнопку «Повторить согласование».

В списке согласующих оставить тех, с кем необходимо повторить согласование, и запустить процесс, нажав на кнопку «Отправить на повторное согласование».

После запуска процесса все результаты предыдущего цикла согласования автоматически перейдут в историю. На закладке Визы, следовательно, и в листе согласования останутся согласующие из последнего (текущего) цикла согласования.

4. Повторить согласование с согласующими лицами, которые на предыдущем цикле не согласовали документ. Лист согласования должен содержать как положительный результат предыдущего цикла согласования, так и последнего (текущего).

В задаче ознакомления с результатом согласования нажать на кнопку «Закончить согласование».

Внести изменения в предмет согласования согласно комментариям согласующих лиц.

Из закладки «Визы», предмета согласования, удалить тех согласующих, с которыми необходимо повторить согласование.

Ответить «Да», на сообщение системы «Виза с заполненным результатом будет перемещена в историю согласования».

Из предмета согласования, создать процесс «Согласование».

В процессе «Согласование» выбрать тех согласующих лиц, с которыми необходимо повторить согласование и запустить процесс нажатием на кнопку «Стартовать и закрыть».

Ответить на вопрос системы «В согласуемом документе уже присутствуют результаты согласования других сотрудников. Поместить их в историю или оставить актуальными?», нажав на кнопку «Оставить актуальными».

После запуска процесса на закладке Визы останутся все результаты предыдущего и последнего (текущего) циклов согласования, а, следовательно, и в листе согласования.

При необходимости можно распечатать лист согласования или лист согласования с историей.

Найдите лучшее программное обеспечение для утверждения документов, соответствующее вашим потребностям

Утверждение новых документов компании — абсолютно необходимый шаг в процессе для любого бизнеса, независимо от размера или типа операции.

Однако, когда дело доходит до утверждения, организации слишком часто полагаются на запутанные и устаревшие средства, такие как электронная почта, распечатки и устное общение (или сочетание вышеперечисленного).

Что такое программное обеспечение для утверждения документов?

Программное обеспечение для утверждения документов помогает руководителям проектов упростить процесс получения одобрения от различных заинтересованных сторон.Он обеспечивает формальный, установленный и рутинный процесс утверждения новых документов.

В дополнение к обновлению процесса проверки содержимого, программное обеспечение также предоставляет пространство для совместной работы для отправки, редактирования, рецензирования и общего отслеживания хода работы с документами.

10 Программные решения для рабочего процесса утверждения документов, которые вам стоит попробовать

Чтобы помочь вам в поиске лучшего программного обеспечения для утверждения документов для вашего бизнеса, мы собрали десять самых лучших программных решений для документооборота на рынке.

Этап файла

Filestage предоставляет командам комплексное решение для утверждения документов и любых других типов файлов. Платформа упрощает совместную работу с помощью настраиваемых рабочих процессов, автоматизации задач и встроенного управления версиями.

Это программное обеспечение для проверки и утверждения легко настроить, изучить и использовать. Следовательно, это повышает продуктивность команд за счет сокращения усилий и времени, затрачиваемых всеми участниками процесса утверждения.

С Filestage вы можете управлять всеми своими утверждениями в одном месте и всегда иметь обзор статуса каждого документа.Таким образом, это идеальный инструмент для ясной, простой и эффективной организации процесса обратной связи с документом и его утверждения.

Интегрифи

Integrify — это программное обеспечение для управления документами, которое обеспечивает тщательный, профессиональный и оптимизированный переход к автоматизированному рабочему процессу.

С помощью этого инструмента маркетинговые группы могут использовать централизованный портал для совместной работы для доступа к формам, отслеживания хода своего рабочего процесса, а затем просмотра и утверждения любых новых частей документации.Многофункциональное программное обеспечение предназначено для поддержания формальных, надежных и четко установленных процессов во всем бизнесе.

Файловый лагерь

Filecamp — это облачный инструмент для организации медиа, который можно редактировать в соответствии с уникальными правилами брендинга вашей компании. Это программное обеспечение для управления цифровыми активами специализируется на предоставлении общего пространства для совместного создания цифровых носителей.

Что касается утверждения документов, Filecamp сохраняет все активы хорошо организованными и четко распределенными по категориям.Это позволяет полностью управлять рабочим процессом и создавать аккуратную систему утверждения документов.

PandaDoc

PandaDoc — это программное решение для утверждения документов, которое было создано для отделов продаж. Он разработан для упрощения рабочего процесса при заключении деловых сделок, позволяя предприятиям улучшать операции, а также обеспечивая лучший опыт для покупателя.

На этапе утверждения PandaDoc предлагает тщательное управление юридическими документами от разработки до окончательного подписания.Таким образом, команды могут убедиться, что каждый документ соответствует руководящим принципам компании.

Smartsheet

Smartsheet помогает компаниям контролировать свои документы. Возможности управления, предлагаемые этим онлайн-программным обеспечением для управления проектами, позволяют контент-менеджерам планировать, отслеживать, просматривать и в конечном итоге утверждать новые документы компании.

По мере внедрения новой системы утверждения документов Smartsheet помогает пользователям сделать этот шаг прозрачным и доступным для всех участников рабочей группы.

Kissflow

Kissflow упрощает совместный рабочий процесс, а также позволяет менеджерам более четко контролировать весь процесс.

Это программное обеспечение для цифрового рабочего места предлагает удобное решение для совместной работы в группах в виде бескодовой и легко устанавливаемой платформы. Хотя некоторые пользователи сообщили, что они хотели бы получить дополнительные дополнительные функции по этой цене, это программное обеспечение действительно представляет собой простой и эффективный вариант для процесса утверждения документов.

FileHold

Это программное обеспечение можно масштабировать, чтобы обеспечить общую платформу для тысяч пользователей и миллионов документов. Вот почему FileHold в основном рекомендуется для больших команд, например, с 20 и более людьми. Объем пространства, который предлагает FileHold, также является оправданием его более высокой ежемесячной платы.

Это программное обеспечение в основном рекомендуется для высокотехнологичных компаний, производителей и организаций здравоохранения. Кроме того, пользователи FileHold могут либо установить программное обеспечение на свое устройство, либо получить к нему доступ через облако.

ПАПКА

FOLDERIT — это платформа для совместного управления документами, предназначенная для малого и среднего бизнеса. Согласно обзору программного обеспечения Capterra, FOLDERIT предлагает удобную систему управления документами.

Это программное обеспечение для утверждения обеспечивает легкий доступ к документам. Он предоставляет пользователям автономный доступ к документам, а также обеспечивает безопасность документов благодаря возможностям их хранения и восстановления файлов.

Битрикс24

Битрикс24 предназначен для использования удаленными командами и предприятиями меньшего масштаба.В настоящее время более четырех миллионов компаний по всему миру подписаны на использование этого программного обеспечения.

Он позволяет пользователям работать совместно, что побуждает команды сохранять свою эффективность и организованность. Битрикс24 хранит идеи и знания, а также документы, файлы и проекты в безопасности, к которым можно легко делиться и легко найти.

Wrike

Программное обеспечение

Wrike предназначено для того, чтобы удаленные рабочие группы могли сотрудничать в сети, как если бы они работали при личной встрече. Это позволяет пользователям комбинировать 44 различных инструмента в одной интегрированной рабочей системе.

Plus предлагает ключевые инструменты управления проектами, такие как диаграммы Ганта, доски Канбан, синхронизированные календари и обновления в реальном времени. Оптимальное использование этого инструмента управления работой — команды из более чем 20 человек, и Wrike особенно ориентирован на команды по маркетингу и дизайну.

Общие варианты использования программного обеспечения для утверждения документов

Система утверждения документов может использоваться для обновления широкого спектра повседневных процедур компании. К ним относятся все: от утверждения нового сообщения в блоге на веб-сайте до масштабных усилий по ребрендингу компании.

Когда вы создаете новые части проектной документации, важно тщательно ими управлять. Именно здесь необходимо внедрение таких процессов, как система утверждения документов.

Ниже мы привели три примера, показывающих, как процесс утверждения документов может использоваться в маркетинговых командах:

Утверждение презентации

Иногда вам просто нужно что-то проверить с коллегами, чтобы закончить презентацию к следующему собранию команды.Несмотря на то, что это небольшая задача, требующая быстрого прочтения, проведя ее через установленный процесс утверждения документа, вы можете гарантировать, что отзывы, которые вы получаете для этой презентации, будут быстро возвращены вам, и что они конструктивны и просты в применении. .

Утверждение отзыва

Отзывы

— отличный способ подтвердить свой опыт, продемонстрировав отзывы существующих клиентов. Но прежде чем вы сможете опубликовать свою новую историю на своем веб-сайте или в блоге, она должна быть одобрена вашим менеджером по работе с клиентами и / или самим клиентом.

С помощью программного обеспечения для утверждения документов вы можете легко поделиться текстом и быстро и без усилий получить окончательное утверждение. Это поможет вам оставаться организованным и быть в курсе ваших проектов.

Утверждение текстов новых сайтов

Будь то полностью новый раздел веб-сайта или просто обновленный раздел, пропустив этот текст через вашу систему утверждения документов, вы убедитесь, что он не содержит ошибок и соответствует руководящим принципам вашей компании и устоявшемуся тону голоса.

Пример процесса проверки и утверждения цифрового документа

А теперь пора взглянуть на то, как выглядит этот процесс.Используя приведенный выше пример отзыва, мы проведем вас через типичный процесс проверки и утверждения цифрового документа.

1. Создайте новый проект.

Когда вам нужно получить одобрение для новой истории с отзывами, первое, что нужно сделать, — это обрисовать в общих чертах все необходимые шаги проверки. Например, для документа может потребоваться одобрение некоторых членов вашей внутренней маркетинговой группы, вашего менеджера по работе с клиентами и клиента.

2. Загрузите файл.

Используя выбранную вами платформу утверждения, следующим шагом будет загрузка файла в папку вашего проекта и приглашение участвующих членов группы для просмотра документа.В нашем примере ваши коллеги по внутреннему маркетингу будут первой группой, которую пригласят.

3. Запустите первый раунд обратной связи.

После того, как ваши коллеги оставят свой отзыв о тексте отзыва, вы можете соответствующим образом отредактировать документ и загрузить его снова на том же этапе проверки, чтобы получить одобрение вашей команды.

Как руководитель проекта, если вы хотите улучшить способ наблюдения за процессом, вам следует рассмотреть ряд различных инструментов и методов управления.Помимо внедрения системы утверждения документов, вы можете рассмотреть возможность гибких инструментов управления проектами.

4. Пройдите документ через каждый этап проверки.

После утверждения отзыва на первом этапе проверки вы можете передать документ на следующий этап проверки и утверждения и повторить процесс. Это означает, что вы приглашаете менеджера по работе с клиентами просмотреть отзыв и оставить свой отзыв и / или немедленно утвердить его, если дальнейшие изменения не требуются.

5. Получите окончательное одобрение.

На последнем этапе вы передаете одобренный внутри компании отзыв на последний этап проверки, который включает в себя приглашение клиента предоставить свое окончательное одобрение. После того, как ваш клиент тоже доволен историей отзыва, вы можете опубликовать ее.

Начало работы с программным обеспечением для утверждения документов

Внедряя эффективный пошаговый рабочий процесс утверждения документов в свой бизнес, руководители проектов могут значительно укрепить совместные рабочие усилия своей команды.

Интуитивно понятное и надежное программное обеспечение для утверждения документов обеспечивает большую скорость, эффективность, организацию и ясность, обеспечивая более тонкий уровень управления всей операцией. Этот инструмент представляет собой идеальное решение для всех проблем, связанных с попыткой удаленного ведения совместной работы.

Мюриэль любит создавать любой контент и является большим поклонником графики, которая визуально привлекает внимание и представляет ценность для читателя.

Рабочие процессы утверждения документов, цифровое утверждение документов

Процессы утверждения документов

легко настроить!

Утверждение документов в электронном виде с помощью рабочего процесса утверждения документа или рабочего процесса утверждения счета-фактуры необходимо во многих организациях, где, как правило, счет, например, не должен быть оплачен до его утверждения.Иногда достаточно, если один человек — возможно, менеджер — одобряет документ, но часто несколько человек должны дать свое одобрение, чтобы продолжить. Было бы трудоемким и очень неэффективным (а значит, и дорогостоящим!) Обходиться и просить всеобщего одобрения по очереди. Как можно сосредоточиться на своей работе, если они проводят много времени на работе, просто пытаясь заставить людей одобрить необходимые документы!

Тем не менее, такие утверждения рабочих процессов во многих организациях до сих пор основываются на бумажных документах, поэтому в офисе — и довольно часто между офисами — циркулирует реальный физический документ.Это может быть связано с отчетностью о расходах, отпуском сотрудников или по многим другим причинам. Просто должен быть более простой и разумный способ сделать это, и он есть! Представляем рабочий процесс утверждения управления документами Folderit:

Посмотрите, как можно утверждать документы в электронном виде, в этом учебном пособии по процессу:

Утверждение документов в электронном виде с помощью рабочего процесса утверждения документов и рабочего процесса утверждения счетов

Облачная система управления документами

Folderit, признанная самой удобной в мире, поможет вам сделать ваш офис практически безбумажным.Вы можете хранить / архивировать файлы в зашифрованном виде, делиться ими, устанавливать напоминания и добавлять к ним метаданные. И, конечно же, вы можете утвердить документы в электронном виде , запустив документ Утверждение рабочих процессов . Просто выберите документ и выберите, нужно ли людям утверждать его по одному в определенном порядке (электронное приглашение, отправленное на утверждение, переходит ко второму в очереди только после того, как первый вынесет свое решение) или в параллельном режиме, когда все одновременно получает приглашение на утверждение.Вы можете легко отследить, кто одобрил документ, кто его отклонил (и свои комментарии к нему), а кто еще не дал свой ответ.

Рабочий процесс утверждения счетов и документов

Программное обеспечение для управления документами

Folderit основано на облаке, и, поскольку устанавливать нечего, с ним не связаны расходы на ИТ . Никаких сборов за посадку или чего-нибудь еще. По низкой фиксированной цене вы получаете до 2 ТБ хранилища; совместное использование, напоминания, метаданные, мощные рабочие процессы поиска и утверждения, управление версиями файлов, возможность предварительного просмотра документов, не загружая их сначала прямо в Интернете, детализированная система уведомлений и многое другое.Сделайте свою организацию более прозрачной и эффективной — сделайте рабочие процессы утверждения документов цифровыми!

Управление утверждением документов в DMS (системе управления документами) позволяет сэкономить время и деньги. Или, может быть, это действительно то же самое, поскольку в бизнесе время часто приравнивается к деньгам. Эта система предназначена для обеспечения более быстрого и точного способа управления документами, требующими утверждения или даже простой обратной связи, чем было доступно ранее.

Управление утверждением документов может относиться к разным вещам.В небольшом офисе с этим можно справиться, просто раздав распечатанную копию документа и попросив всех подписать ее. В немного большем офисе его можно отправить по электронной почте для цифровой подписи. У обоих методов есть свои проблемы. Распечатка копии в большом, загруженном офисе может означать необходимость связать одного человека только для работы с документами. Раньше так делали раньше, до автоматизации. Слишком часто документ терялся у кого-то на столе, и процесс утверждения приходилось начинать заново с самого начала.Чтобы избежать этого, иногда можно было поручить человеку передать документ нужным лицам для подписи. Затем этому человеку придется ждать, пока получатель прочитает документ, тем самым сокращая количество человеко-часов и увеличивая почасовую заработную плату.

Электронная почта избавляет от необходимости носить бумажный документ из офиса в офис или доверяет персоналу надлежащим образом передать этот документ, но у этого есть свои собственные недостатки. Электронные письма иногда могут быть искажены, неправильно поняты или просто пропущены.Одно отключение электроэнергии в решающий момент и информационные пакеты, составляющие сообщение, могут быть полностью потеряны. Даже при наличии обратной связи о том, было ли получено и прочитано письмо, отслеживание того, кто прочитал важные электронные письма и ответил на них, может стать постоянной работой. Независимо от того, является ли ваш офис бизнесом — маленьким или большим, школой или, возможно, даже кабинетом врача, ни у кого нет времени на выяснение того, кто что-то подписал, а кто нет. Folderit имеет гораздо более простой, более эффективный и экономичный метод работы с документами, требующими утверждения или даже ответа.

Система управления документами и утверждения

Вот где действительно может проявить себя специализированная система управления документами и утверждения от Folderit. Система предоставляет определенные группы средств для просмотра и подписания различных документов. Благодаря предоставлению быстрых, безопасных и точных средств передачи соответствующей информации, а также простой и удобной системы отслеживания, отслеживать документ, требующий утверждения или внимания, никогда не было так просто. Подписание может быть организовано серийно (по одному человеку за раз) или может быть выполнено как параллельное действие (сообщение отправляется всем сразу.) Ответы отслеживаются с помощью цветных радиальных кнопок рядом с именем каждого адресата. В некоторых случаях документ можно прочитать, отреагировать на него и проверить список дел исполнительного директора за считанные минуты, а не дни или часы.

Давайте посмотрим, как это может работать:

Система утверждения счетов

Вариант использования № 1:

Счет за телефон пришел. Каждый должен изучить его, определить междугородные или специальные звонки, которые были сделаны, и просмотреть любые специальные расходы, которые добавляются к нему.Счет сканируется в компьютер и отправляется в облако управления документами. Затем он переходит к списку людей, начиная с самых младших, чтобы идентифицировать и одобрять звонки. Он продвигается вверх по служебной лестнице к лицу, ответственному за оплату счетов. Только когда каждый определил свою часть счета и подписался на нем, он может быть оплачен.

Допустим, счет сначала идет Сюзи, секретарше. Она получает уведомление на своем рабочем столе о том, что у нее есть сообщение, требующее внимания.Она позвонила боссу за границу. Она сверяет его со своим телефонным журналом (также хранящимся в облаке), подписывает этот звонок и несколько других, подписывает счет и отправляет его. Затем он переходит к Томасу, специалисту по компьютерам. У него нет особых звонков, поэтому он расписывается и отправляет счет. Этот процесс повторяется на всем протяжении цепочки до владельца бизнеса, который затем может просмотреть счет, отметить, что все междугородные или специальные сборы учтены, подписать его и отправить лицу, ответственному за оплату счетов.Более того, ему не нужно задаваться вопросом, кто выполнил или не завершил свою часть процесса, потому что бухгалтер, который инициировал процесс подписания, может видеть, кто подписал или не подписал. Рядом с именем каждого получателя есть точка.

Когда документ отправляется человеку, точка становится желтой. Когда он приходит и читается, он может стать зеленым (если одобрено) или красным (если не одобрено). Серые точки — это люди, которые еще не получили документ. Наблюдая за этими цветными точками, можно быстро определить, кто получил документ, а кто нет.Если сотрудник, которому необходимо подписаться на этом счете, отсутствует или находится вне своего рабочего места, быстрый телефонный звонок может напомнить этому человеку, что есть документ, требующий внимания. Это намного эффективнее, чем простое электронное письмо, которое может потребовать отдельного контрольного списка для всех получателей.

Рабочий процесс утверждения управления документами

Вариант использования № 2:

Босс решил купить обед для всех, чтобы отметить месяц отсутствия травм и несчастных случаев на работе.Однако ему нужна помощь с заказом. Он хочет, чтобы это доставляло удовольствие, даже если праздничным ужином будет пицца — простая еда, которую легко приготовить и легко съесть без чего-то особенного. Время имеет значение, поэтому он одновременно рассылает всем копию меню. Как они видят, они делают выбор — выбирая одну из четырех комбинаций начинки для пиццы.

Получатели могут использовать раздел комментариев системы утверждения документов, чтобы отметить любые особые соображения. Например, человек с аллергией на глютен может заметить, что этого угощения нет в его или ее одобренном списке, или кто-то может запросить простую пиццу с сыром в качестве одного из вариантов.Секретарь босса следит за дисплеем, звонит в офис одного или двух работников, которые не успевают ответить, и вскоре все проголосовали.

Пицца выбрана, и при ее получении отправляются сообщения. Угощение выставлено в комнате для отдыха, и люди могут принять его, если позволяет их график. Приятного аппетита!

Система утверждения креативного дизайна

Вариант использования № 3:

Сообщения — не единственный вид документов, требующий подписи.Проекты могут также нуждаться в подписях по окончании дизайна или проекта. Им также нужны способы, чтобы члены команды могли комментировать и принимать или отклонять изменения. Облачные программы, такие как Folderit, позволяют ученым, художникам, авторам и даже разработчикам бизнес-моделей сотрудничать на огромных расстояниях, не совершая длительных путешествий и не сталкиваясь с медленными темпами физической доставки почты.

Команда проекта работает над новым рекламным макетом. Они приближаются к своему крайнему сроку.Это могло бы быть легко, если бы все они находились в одном здании или даже в одной стране, но это не так. Они предоставили общий доступ к папке проекта в облаке Folderit и работали взад и вперед. У них есть выбор до трех или четырех вариантов. Используя рабочий процесс утверждения управления документами, они могут быстро вносить соответствующие изменения, голосовать за варианты и, наконец, выбирать дизайн, с которым все согласны.

Нет никаких догадок относительно того, было ли разрешено члену команды высказывать свое мнение в процессе принятия решений, потому что подсвеченные кнопки рядом с именами пользователей в программном обеспечении для управления документами позволяют легко отслеживать обработку — даже для членов группы, которые мутнеют от недосыпания!

Вариант использования № 4:

Процесс утверждения цифрового документа

Не каждое использование процесса утверждения Folderit DMS требует серьезного применения.Группа долгосрочных фэнтезийных ролевых игр участвовала в еженедельных сессиях борьбы с воображаемыми противниками в ландшафте, который они сами придумали. Группа возникла, когда многие из ее членов были первокурсниками местного колледжа. Но теперь, после четырех лет игры, они должны столкнуться с неизбежным распадом группы, поскольку участники ищут работу и уезжают из этого района.

Выделенная папка и процесс утверждения ответа могут спасти их заветную игру. Мастер может разослать сценарий, используя специальную систему электронной почты Folderit, вместе с животрепещущим вопросом: «Вы входите в темницу или ждете снаружи?» Ответы и комментарии могут быть отправлены обратно, и мастер игры может соответствующим образом настроить следующую встречу.Таким образом, можно сохранить долгосрочные дружеские отношения и, возможно, даже стать деловыми партнерами благодаря совместному опыту.

Поддержание контактов в социальных клубах может и не являться изначальной целью Folderit, но это возможное использование.

Процесс утверждения системы управления документами

Так как же именно работает этот процесс утверждения системы управления документами?

Это начинается с того, что кто-то отправляет сообщение с документом, который требует утверждения.Как уже упоминалось, документ может быть отправлен последовательно, по одному по порядку, или он может быть отправлен параллельно, при этом все получат сообщение одновременно.

Отправитель добавляет к документу список получателей. Желтая точка рядом с именем адресата означает, что документ отправлен, серая точка означает, что нет. Это особенно важно, когда документ пересылается серийно. Точка не изменит цвет, пока получатель, получивший документ, не ответит и не отправит его.Каждому получателю отправляется электронное письмо с использованием собственной системы электронной почты Folderit с уведомлением о том, что у него есть документ, требующий внимания. Затем они могут прочитать отправленный документ и либо принять его — зеленая кнопка, готово, либо отклонить — красная кнопка. Если они отклонят его, есть место для комментария, объясняющего, почему они не одобрили документ.

После обхода документа он возвращается отправителю для обработки. После обработки результат можно разослать всем, держать их в курсе или внести изменения, а документ отправить обратно для новой серии утверждений или отклонений.

Преимущества системы документооборота с одобрением

Не нужно много думать, чтобы определить преимущества системы управления документами с одобрением. Во-первых, это высвобождает персонал, время которого можно лучше потратить на другие задачи, чем переносить документы на утверждение вручную. Во-вторых, это намного быстрее, чем обычные средства доставки документа, даже при использовании серийного метода доставки. Документы могут быть переданы, одобрены и возвращены за меньшее время, чем раньше, чем когда-то ходили в почтовое отделение, а процесс утверждения отслеживается в режиме реального времени!

Для сложных задач область комментариев, предназначенная для отклонений, обеспечивает запись диалога, окружающего документ.Это упрощает исправление или изменение информации, которая может потребовать корректировки. Поскольку процесс утверждения управления документами является краеугольным камнем управления бизнесом, возможность делать его быстро помогает обеспечить вашему бизнесу лучшие конкурентные преимущества — именно там, где вы хотите быть.

Управление документами с утверждением для вашего бизнеса

Вы можете спросить, как получить одобрение управления документами для вашего бизнеса. Ответ — нет ничего проще.Все, что вам нужно сделать, это подписаться на план Folderit Gold или Platinum или, возможно, просто начать с 30-дневной пробной версии без кредитной карты. У вас будет не только до двух терабайт хранилища, метаданные, напоминания, связывание документов, управление версиями файлов и многое другое, но вы также получите управление документами с разрешения вашей компании.

Кроме того, облако Folderit зашифровано и имеет тройные резервные копии на стороне сервера. Если этого недостаточно для вас, или если у вашей компании есть политика, которая требует этого, вы также можете загрузить копию своей информации в любое время, чтобы включить внешнее хранилище, не связанное с Интернетом.Мы полностью понимаем теорию информационной безопасности, основанную на поясе и подтяжках.

Если у вас есть вопросы о том, как что-то работает или почему что-то не работает, наши специалисты всегда рады ответить на многие вопросы, которыми Folderit DMS может работать на вас.

Начните 30-дневную бесплатную пробную версию здесь!

Программное обеспечение электронного документооборота | FileHold

FileHold можно сделать еще более продуктивным за счет добавления электронного документооборота и системы утверждения, чтобы исключить бумажные процессы.Работники экономят время и деньги, перемещая документы по рабочему месту в электронном виде для просмотра и утверждения.

В организациях обычно есть несколько внутренних процессов для выполнения таких задач, как обработка заказов, запросы на покупку, командировочные расходы и т. Д. Модуль электронного документооборота упорядочивает эти независимые процессы прозрачным, динамичным и надежным образом, делая его ключевой частью жизненного цикла документа.

Механизм рабочего процесса упрощает процесс проверки и утверждения документов по мере их жизненного цикла.В условиях совместной работы именно на этом трудоемком этапе развития документа можно добиться максимальной экономии времени за счет использования рабочего процесса.

Гибкость программного обеспечения рабочего процесса позволяет пользователям делать свои рабочие процессы настолько простыми или сложными, насколько это необходимо. Шаблоны рабочих процессов можно настроить с помощью установленных правил или сделать неформальными (ad-hoc), где конечные пользователи могут определять все аспекты рабочего процесса.

Шаблоны рабочего процесса состоят из задач двух типов: задач проверки и задач утверждения.Задачи обзора облегчают сбор комментариев и отзывов о документах от других пользователей. Задачи утверждения облегчают формальный сбор подписей на документах. При выполнении задач утверждения документы могут быть утверждены, не утверждены или утверждение может быть отложено на более поздний срок.

Рабочие процессы могут запускаться (инициироваться) вручную пользователем или выполняться автоматически в зависимости от типа документа. Рабочие процессы также можно запускать для одного или нескольких документов.Рабочие процессы с несколькими документами могут содержать как основные документы, так и дополнительные документы, где основные документы — это те, которые проверяются и / или утверждаются, а дополнительные документы служат только для помощи в процессе проверки и / или утверждения.

После запуска рабочего процесса он запускается и запускается первое действие, заданное в шаблоне рабочего процесса. Все участники первого действия получат уведомления в программном обеспечении для управления документами и по электронной почте.Задачи также отображаются в функции календаря FileHold. Шаблон рабочего процесса можно настроить так, что один или все пользователи, которым назначена первая задача, должны выполнить задачу. После завершения задачи рабочий процесс переходит к остальным действиям, определенным в шаблоне рабочего процесса.

Документы можно проверять, обновлять и возвращать в процессе рабочего процесса. Метаданные также можно обновлять, пока документы находятся в рабочем процессе. Это позволяет продолжить рабочий процесс, если требуются обновления документов, вместо того, чтобы отменять или не утверждать документы.При необходимости рабочие процессы также можно перезапустить.

Состояние рабочих процессов может отслеживаться пользователями, участвующими в рабочем процессе, любыми наблюдателями, наблюдающими за рабочим процессом, и может контролироваться администраторами библиотеки в отчете о состоянии рабочего процесса, чтобы гарантировать, что все рабочие процессы выполняются. Журнал рабочего процесса каждой версии документа также записывается и может использоваться для просмотра записи утверждений.

Основные элементы рабочего процесса можно увидеть на диаграмме ниже.

Автоматизация процесса электронного документооборота

Документооборот — это автоматизация бизнес-процессов, в ходе которых документы передаются от пользователя к пользователю для выполнения действий в соответствии с правилами, определенными в шаблоне рабочего процесса документа. Процесс документооборота можно автоматизировать еще больше, автоматически инициируя рабочие процессы в системе управления документами.

Традиционно рабочие процессы в системе управления документами выполнялись вручную по каждому документу.Система управления документами может автоматизировать этот ручной процесс для конкретной схемы документа и шаблона рабочего процесса, чтобы рабочий процесс мог запускаться автоматически. Таким образом, все документы определенного типа, добавленные в систему, могут быть автоматически «запущены» для запуска рабочего процесса.

Например, у вас есть документы типа «Счет-фактура», и эти документы-фактуры всегда необходимо направлять финансовому директору для утверждения оплаты. Когда документы «Счета-фактуры» добавляются в систему управления документами, они автоматически направляются на утверждение финансовому директору без какого-либо ручного вмешательства.

Mobile FileHold — документооборот в пути

Не оставляйте задачи рабочего процесса без присмотра, находясь вне офиса. С Mobile FileHold, самой простой программой для управления мобильными документами, которую вы когда-либо использовали, задачи проверки и утверждения могут быть выполнены на вашем мобильном устройстве. На ходу вы можете добавлять комментарии и отзывы к своим задачам, а также просматривать документы и метаданные, связанные с рабочим процессом. Вы также можете инициировать рабочий процесс при добавлении новых документов или поиске документов в зависимости от статуса утверждения.С Mobile FileHold вы всегда можете получить доступ к своим документам, когда они вам понадобятся.

Посмотрите видео о программном обеспечении для мобильного рабочего процесса!

 Запланируйте демонстрацию без обязательств сегодня!

Как создать процесс утверждения

Процессы утверждения

могут принести пользу организациям любого типа и размера во всех отраслях. Вы можете создать процесс утверждения для любой повторяемой системы, который можно разбить на отдельные шаги для формального утверждения представленной работы.Некоторые из наиболее распространенных типов процессов утверждения включают отправку счетов-фактур, документы и творческие ресурсы, заказы на закупку, прогнозируемые бюджеты, планы проектов, заявки на поступление в колледж и прием или одобрение лекарств Управлением по контролю за продуктами и лекарствами (FDA).

Ниже мы покажем вам основные аспекты каждого из этих процессов утверждения, а также то, как разработать сам процесс. Хотя конкретные шаги, которые вы предпринимаете для создания процесса утверждения, будут различаться в зависимости от системы, которую вы выберете для его создания, эти логические карты помогут вам определить рабочий процесс, который лучше всего подходит для ситуации и ваших конкретных требований.

Как создать процесс утверждения контента или документа

Утверждение содержания повсеместно применяется во всех отраслях и во всех типах организаций. Они включают любые творческие ресурсы, письменные работы, такие как статьи или копии в социальных сетях, или любую другую документацию, которая требует утверждения перед публикацией.

Чтобы создать процесс утверждения контента, выполните следующие действия:

• Content Manager назначает задачи: Редактор создает расписание задач и назначает определенные рабочие элементы каждому производителю контента (в данном примере — писателю).
• Writer получает уведомление по электронной почте: Создайте стандартный способ уведомления авторов об их задачах. Уведомления по электронной почте просты в использовании и содержат запись о назначении.
• Автор рецензирует Задачи: Писатель просматривает задание и, при необходимости, запрашивает у редактора разъяснения по задачам.
• Автор отправляет первый черновик редактору: Это начальный этап отправки, когда автор отправляет первый черновик своей работы на рецензию редактору.
• Редактор возвращает Комментарии: В большинстве процессов утверждения контента будет как минимум один раунд редактирования. Итак, создайте шаг, на котором редактор вносит изменения и возвращает отправку автору, чтобы при необходимости внести дополнительные изменения.
• Автор отправляет окончательный черновик: После внесения необходимых правок они возвращают содержимое редактору для повторной проверки.
• Редактор утверждает или отклоняет контент: Здесь редактор имеет возможность одобрить или отклонить контент.
  
  • Утвердить: Содержание официально одобрено.
  • Отклонить: Автор должен внести больше правок. Этот цикл редактирования может продолжаться до тех пор, пока редактор не будет удовлетворен и содержание не будет официально одобрено.
• Продюсер публикует контент: После завершения всех правок контент публикуется.

Как создать процесс утверждения счета

Подача счетов-фактур — еще одна распространенная практика, которую можно улучшить с помощью стандартизированного процесса утверждения.Ежемесячно вы можете получать счета-фактуры от поставщиков, подрядчиков или даже внутренних сотрудников, требующих возмещения, поэтому создание повторяемого и надежного процесса утверждения поможет обеспечить своевременную оплату всем должным образом.

Чтобы создать процесс утверждения счета, выполните следующие шаги:

1. Поставщик пересылает или отправляет счет-фактуру через онлайн-портал в отдел расчетов с поставщиками: Поставщик отправляет счет в нужный отдел или единственному утверждающему (обычно бухгалтерскому учету или счетам к оплате).При использовании онлайн-портала счет автоматически направляется соответствующему лицу или отделу.
2. Проверка счета на соответствие: Это первоначальная проверка, проводимая утверждающим органом. Соответствие будет отличаться в зависимости от конкретной организации, но в целом счет следует проверять на точность и включать всю необходимую сопроводительную документацию. Здесь есть два варианта:
   
   • Счет-фактура соответствует требованиям: Счет-фактура может перейти к следующему этапу процесса утверждения.
   • Счет-фактура не соответствует требованиям: Счет-фактура возвращается поставщику, который обновит и повторно представит счет.
3. Внутренний отдел имеет требуемую информацию от поставщика: Для обработки счета и отправки платежа утверждающий орган часто должен включать подтверждающую информацию или документацию о том, как и почему они утвердили счет. Итак, сделайте шаг в свой процесс, чтобы убедиться, что в него включена необходимая вспомогательная документация.
   
   • Включены вспомогательные материалы: Счет-фактура помещается в очередь платежей, обрабатывается и отправляется отправителю.
   • Вспомогательные материалы не включены: Счет-фактура приостанавливается до тех пор, пока утверждающий орган не соберет всю необходимую документацию. Как только это произойдет, счет-фактура возвращается на этап окончательной проверки и, если он одобрен, помещается в очередь платежей, а затем обрабатывается.

Как создать процесс утверждения заказа на поставку

Заказ на покупку (ЗП) — это документ, отправляемый покупателем продавцу с просьбой запросить определенное количество товаров или услуг по согласованной цене.Создание процесса утверждения для заказов на покупку может помочь вам отслеживать скорость входящих запросов, управлять запасами и ресурсами, а также вести журнал вашего внешнего бизнеса.

Чтобы создать процесс утверждения заказа на поставку, выполните следующие действия:

1. Заказ на поставку получен: Покупатель официально отправляет первоначальный запрос на товары или услуги от продавца. Опять же, подумайте о создании онлайн-портала для подачи заявок. Отсюда путь утверждения может отличаться в зависимости от того, поступил ли заказ на покупку от существующего или нового клиента.Вот оба возможных сценария:
   
   • ЗП от существующего клиента: Если ЗП от существующего клиента, он обрабатывается одним из двух способов:
     
     • Утверждено: Если все верно и у клиента нет непогашенного остатка, заказ на покупку утверждается и заказ обрабатывается.
     • Непогашенный остаток: Если у клиента есть непогашенный остаток, он отправляется другой стороне для рассмотрения и утверждения (шаг 2 ниже).
   • ЗП от нового клиента: Новому покупателю, возможно, придется заполнить заявку на кредит, чтобы убедиться, что он оборудован для оплаты товаров или услуг, запрошенных в ЗП.
2. Представлено контроллеру для утверждения: Утверждающий орган проверяет ЗП и любые подтверждающие документы (кредитная заявка, история платежей и т. Д.) И либо утверждает, либо отклоняет ЗП.
   
   • Утверждено: Заказ на поставку утвержден, и заказ обработан.
   • Не утвержден: Заказ на поставку не соответствует требованиям и отклонен. Иногда покупатель запрашивает другую платежную форму, или продавец может пересмотреть ЗП и повторно отправить его контроллеру для утверждения.

Как создать процесс утверждения годового прогнозируемого бюджета

Большинство компаний должны предложить годовой или квартальный бюджет, прежде чем они смогут официально принять проекты и выделить средства.Поскольку большая часть — если не все — операции организации зависят от предварительно утвержденного бюджета, очень важно иметь процесс утверждения.

Чтобы создать процесс утверждения бюджета, выполните следующие действия:

1. Запрос бюджета: Исполнительный совет представляет свой проект бюджета.
2. Настройка бюджетной системы: Если у вас еще нет системы для управления и распределения бюджета, вы можете встроить ее в свой процесс утверждения.Завершите этот шаг как можно раньше, так как он проинформирует остальную часть вашего процесса анализа бюджета и распределения средств.
3. Разработайте базовый бюджет и распределите: Бюджетный координатор определяет базовый годовой бюджет, на основе которого вы будете измерять предлагаемые бюджетные потребности.
4. Просмотр, уточнение правил и распространение: Это первоначальная проверка, обычно выполняемая аналитиком.
5. Изменить и отправить бюджет: Внутренние составители бюджета изменяют предлагаемый бюджет на основе отзывов проверяющего (аналитика) и повторно представляют его.В некоторых случаях первоначальный отправитель (в данном случае исполнительный совет) также может нести ответственность за изменение и повторное представление бюджета.
6. Проверка бюджета: Назначенный рецензент бюджета сейчас проверяет самый последний проект бюджета.
   
   • Утверждено: В случае утверждения специалист по бюджетной проверке отправляет окончательную версию бюджета обратно аналитику для следующего раунда проверок.
   • Отклонено: Бюджет возвращается составителю бюджета для следующего раунда редактирования, а затем повторно передается рецензенту бюджета.Для утверждения бюджета этот процесс может потребовать нескольких попыток.
7. Проверка представленного бюджета: Аналитик выполняет еще одну проверку представленного бюджета, который теперь утвержден рецензентом бюджета.
8. Консолидировать бюджеты и представить: Теперь, когда бюджет утвержден всеми аналитиками и аналитиками, координатор бюджета собирает информацию и представляет ее исполнительному совету для окончательного утверждения.
9. Проведение обсуждения бюджета: Исполнительный совет рассматривает изменения, внесенные утверждающими органами, и утверждает или отклоняет бюджет.
   
   • Утверждено: Бюджет официально утвержден и включен в годовое планирование организации. Средства выделены.
   • Отклонено: Исполнительный совет повторно представляет предлагаемый бюджет (возможно, с изменениями) координатору бюджета; цикл снова начинается с шага 3.

Как создать план проекта и процесс утверждения бюджета

Каждый проект, который принимает организация, должен сначала пройти серию одобрений.При таком большом количестве конкурирующих проектов, бюджетов и отделов процесс утверждения помогает организовать проекты и расставить приоритеты.

Чтобы создать план проекта и процесс утверждения бюджета, выполните следующие действия:

1. Отправить проектное предложение: Это первоначальная отправка, когда команды определяют и запрашивают проект, за который они хотят взяться. Здесь вы можете найти шаблон плана проекта.
2. Оцените базовые затраты и графики, а также расставьте приоритеты для проектов: На этих этапах составьте проект бюджета и сроков на основе вашего проектного предложения и примерно установите приоритеты проектов.Перед переходом к следующему шагу между этими двумя шагами может быть некоторое время назад и вперед.
3. Оцените альтернативы и сценарии финансирования: Важно рассмотреть альтернативы — как спецификациям вашего проекта, так и бюджету — в случае отклонения вашего предложения. Постройте шаг, чтобы набросать другие варианты или аспекты вашего первоначального плана.
4. Утвердить или отклонить проекты: Предложение рассматривается утверждающим органом и либо утверждается, либо отклоняется.
   
   • Утверждено: В случае одобрения для вашего проекта выделяется финансирование, и вы можете провести его начало.
   • Отклонено: В случае отклонения предложение аннулируется. Тем не менее, вы также можете создать шаг для отправителей, чтобы они пересмотрели план проекта и повторно отправили его на утверждение.

Как создать процесс приема и поступления в колледж

Колледжи и университеты принимают большое количество абитуриентов и, как таковые, должны создать автоматизированный, последовательный процесс утверждения для приема и зачисления студентов.Хотя перечисленные ниже шаги — это то, что могут выполнять академические учреждения, вы также можете изменить схему процесса приема на другие программы.

Чтобы создать процесс приема и поступления в колледж, выполните следующие действия:

1. Заявление на поступление в колледж получено и направлено регистратору колледжа для первоначального утверждения: Заявление подается (обычно через портал, такой как общее приложение или веб-сайт университета). Регистратор или любой другой административный утверждающий орган выполняет первоначальную проверку и либо утверждает, либо отклоняет заявку.
   
   • Утверждено: Заявка проходит первоначальную проверку, и информация о следующем шаге отправляется студенту, подающему заявку.
   • Отклонено: Заявка студента прекращается, и информация отправляется заявителю.
2. Проведите индивидуальное собеседование: Многие академические учреждения требуют собеседования как части процесса подачи заявления. Однако некоторые этого не делают, поэтому этот шаг не является обязательным.
   
   • Интервью прошло успешно: Если собеседование прошло успешно, колледж или университет делает условное предложение кандидату и переходит на следующий этап.
   • Собеседование не выполнено: Заявка студента отклонена.
3. Условное предложение, выданное студенту: Университет официально предлагает абитуриенту зачисление. Студент может принять или отказаться от предложения.
   
   • Студенты принимают предложение: Студент принимает условия предложения университета и оплачивает обучение в школе.
   • Студент отказывается Предложение: Заявка отброшена.На этом этапе университет может также запросить обратную связь от заявителя для использования в будущих циклах подачи заявок.
4. Проблемы колледжа Прием студента: После того, как колледж получает оплату за обучение, студент зачисляется в университет.

Как создать процесс утверждения лекарственных средств Управлением по контролю за продуктами и лекарствами (FDA)

Каждый фармацевтический препарат, представленный сегодня на рынке США, должен пройти длительный процесс утверждения в соответствии с требованиями Управления по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов (FDA).Следующий план взят непосредственно с веб-сайта FDA.

Этап первый: доклинический: На этом этапе лицо или организация, спонсирующая препарат (спонсор препарата), обнаруживает и проверяет препарат.

1. Разработано лекарство и протестировано на животных: После того, как спонсор разработал новое лекарство и хочет, чтобы оно было одобрено FDA, они проводят испытания на животных, чтобы получить информацию о безопасности и эффективности лекарственного соединения.
2. Заявка на новый исследуемый препарат (IND): Спонсор препарата подает заявку IND в FDA для получения разрешения.Это приложение содержит информацию о результатах испытаний на животных, а также о составе и производстве препарата.

Этап второй: Клинический: Этот этап состоит из клинических исследований спонсора лекарственного средства и испытаний предлагаемого лекарственного средства.

1. Фаза 1 (20-80 добровольцев): Эта фаза тестирования в первую очередь связана с выявлением наиболее распространенных побочных эффектов и того, как лекарство перерабатывается в организме человека. Это подчеркивает безопасность.
2. Этап 2 (сотни добровольцев): Эта фаза подчеркивает эффективность и проверяет, как лекарство влияет на определенное заболевание или недомогание.
3. Этап 3 (тысячи добровольцев): На этом этапе испытатели собирают больше информации о безопасности и эффективности предлагаемого препарата. Они также тестируют его в сочетании с другими лекарствами, в разных дозировках и в разных группах населения, чтобы понять эффекты.

Этап третий: рассмотрение заявки на новый лекарственный препарат (NDA): FDA проводит всестороннюю проверку нового лекарственного средства, чтобы убедиться, что оно соответствует требованиям и безопасно для утверждения.

1. Обзорная встреча: FDA встречается со спонсором препарата для обсуждения результатов тестирования.
2. Заявление о неразглашении информации: Спонсор подает официальную заявку и включает в себя все данные проведенных тестов на животных и людях.
3. Проверка заявки: У FDA есть 60 дней, чтобы рассмотреть заявку о неразглашении и решить, подавать ее или нет.
   
   • Зарегистрирован: Если FDA подает NDA, оно переходит к следующему этапу проверки.
   • Не подано: FDA также может отказаться от подачи NDA. На этом предложение препарата прекращается.
4. Заявка проверена: Если FDA решает подать NDA, они проводят рассмотрение заявки для оценки исследований спонсора и самого препарата.
   
   • Одобрено: В случае одобрения препарат переходит к следующему этапу.
   • Отклонено: В случае отклонения предложение аннулируется.
5. Маркировка лекарств: FDA проверяет официальную маркировку лекарств и редактирует ее, чтобы обеспечить надлежащий обмен сообщениями с профессионалами здравоохранения и потребителями.
6. Инспекция предприятия: FDA проводит инспекцию объектов, на которых будет производиться препарат, для обеспечения безопасности.
7. Одобрение лекарств FDA: Препарат официально одобрен FDA.

Этап четвертый: постмаркетинговый: Постоянные усилия предприятий здравоохранения по надлежащему маркетингу препарата среди населения.

Простые рабочие процессы утверждения для вашего бизнеса

Запросы на утверждение с использованием электронной почты, онлайн-форм или вашего любимого приложения.

Превратите отправленные материалы в отслеживаемые и автоматизированные рабочие процессы.

Преимущества

Лучшая командная работа.

Управляйте запросами на утверждение команды в одном месте. Определите, кому именно нужно действовать, чтобы получить одобрение для более эффективного бизнеса.

Больше ответственности.

Настройте рабочие процессы утверждения, чтобы получать запросы в руки нужных людей в нужное время. Добавьте подотчетность с помощью оптимизированных процессов утверждения.

Мгновенные обновления

Будьте в курсе и будьте в курсе с полным набором обновлений статуса, которые можно отправлять на свою электронную почту, или используйте нашу интеграцию Zapier, чтобы получать обновления статуса, отправленные в ваше любимое приложение, такое как Slack, Trello или Google Листы и т. Д.

Автоматизируйте свои процессы

Автоматизируйте любой процесс, требующий утверждения, например покупки, запросы на отгулы, заявления о расходах и многое другое, чтобы вы могли выполнять менее рутинные задачи, которые с большей вероятностью принесут реальную пользу.

Онлайн-согласования

Удобный для мобильных устройств дизайн означает, что вы выбираете подключенное к Интернету устройство и любимый веб-браузер, который вам больше всего подходит в данный момент.

Экономьте время

Автоматизируйте процессы и повышайте эффективность в вашей организации при каждой отправке онлайн-формы или запросе утверждения без изменения внешнего вида вашей формы или выхода из приложения.

Как это работает…

СОЗДАТЬ

Панели настройки (рабочие процессы утверждения) для всех целей утверждения, отправки форм и принятия решений.

ADD

Добавьте нужных людей и столько шагов, сколько захотите. Применяйте индивидуальные правила и автоматизацию к каждой панели.

ОТПРАВИТЬ

Отправляйте запросы на утверждение из онлайн-формы, в приложении, по электронной почте или через нашу интеграцию с Xero или Zapier.

Подключения

Используйте приложения, которые вы уже используете.Approval Donkey обеспечивает интеграцию с рядом ваших любимых приложений, включая Xero, Zapier, Gmail, Trello, Asana и др., Что упрощает рабочие процессы утверждения.

Цены

Доступны две разные модели ценообразования — Member и Plus.

Вы можете бесплатно зарегистрироваться и использовать Approval Donkey в качестве учетной записи только для участников (что означает, что вы можете утверждать рабочие процессы). Если вы хотите настроить свои собственные рабочие процессы, запросы на утверждение и условия, вам необходимо зарегистрировать учетную запись Plus.

Для обеих моделей доступна бесплатная пробная версия на 1 месяц.

(все сборы 30 новозеландских долларов, другие валюты указаны только ориентировочно)

УЧАСТНИК

0 долларов в месяц

0 долларов в месяц

(бесплатно навсегда)

(бесплатно навсегда)

Включает:

Участники могут БЕСПЛАТНО участвовать в любом количестве рабочих процессов, в которое они были приглашены.

(Без обязательств или кредитной карты)

(Идеально, если вы получаете и отвечаете на запросы об одобрении.)

PLUS

19 долларов США в месяц

(30 новозеландских долларов, 27 австралийских долларов, 17 евро, 15 фунтов стерлингов)

БЕСПЛАТНАЯ 30-дневная пробная версия для настройки рабочих процессов и приглашения любого необходимого количества участников, под одной учетной записью.

(Идеально подходит для настройки, приглашайте кого хотите за одну зарядку.)

Отзывы

Часть благотворительной роли Aktive заключается в выполнении функции общих служб для организаций спорта и отдыха в Новой Зеландии, чтобы уменьшить их вспомогательный офис расходы.Одобрение Donkey помогло сыграть в этом свою роль как для Aktive, так и для организаций, которые он поддерживает. Благодаря интеграции Approval Donkey с Xero, Aktive удалось сэкономить около часа в неделю для каждого из 28 сотрудников, а также получить более надежный процесс утверждения счетов.

ИЭН ДЖАГГЕР / МЕНЕДЖЕР КОРПОРАТИВНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ / AKTIVE

Утверждение Осел — важная часть нашего рабочего процесса, экономит нам массу времени и работает намного лучше, чем то, что мы придумали бы сами.

Д-р ДЖОН ХОЛБРУК / FRESH CLINICS

Мы регулярно используем одобрительного осла для успешного одобрения поездок и мероприятий в нашей школе. Когда запрос отправляется через форму Cognito соответствующему лицу, осел утверждения позволяет нашему рабочему процессу в Zapier продолжаться после того, как событие было одобрено. Рабочий процесс Zapier берет информацию о запросе и сохраняет ее в строке в таблицах Google, а также отправляет эту информацию ослу утверждения. Запрос попадает в почтовый ящик лица, принимающего решение, и о каждом решении сообщается лицу, первоначально отправившему запрос, поэтому все постоянно находятся в курсе.Затем рабочий процесс Zapier активируется после утверждения запроса осла утверждения и встраивает данные события в календарь. Это сэкономило нам много работы и позволяет легко автоматизировать процесс. Осел одобрения — ключевое звено в процессе, которое позволяет ему работать так хорошо.

ENDA O’ROURKE / WESLEY COLLEGE

ZDNet Feature

24 облачных сервиса, которые обязательно нужно попробовать вашему бизнесу

Approval Donkey, недавно занявший первое место в этой статье ZDNet вместе с такой прославленной компанией, как Asana, Джира и наши друзья в Xero.Мы также были особенно взволнованы приведенным ниже комментарием автора Дэвида Гевирца.

«Осел утверждения» (который номинирован как лучший облачный сервис в истории) »

ДЭВИД ГЕВИРТЦ / DIY-IT / 27 АПРЕЛЯ 2018 г.

Как создать рабочий процесс процесса утверждения

Компании должны ежедневно утверждать всевозможные документы, от счетов-фактур до запросов на отгулы и заказов на покупку. Без хорошей системы рабочего процесса утверждения все время (и деньги), потраченное на утверждения, может быстро начать накапливаться.

Некоторые компании обходятся ручным процессом утверждения, возможно, полагаясь на силу высокоэффективного менеджера по операциям. Они рассылают электронные таблицы Excel для подписей или, что еще хуже, полагаются на бумажные формы. Но скромная сумма денег, сэкономленная за счет отказа от более сложного или автоматизированного решения для утверждения, может быстро испариться из-за пропущенных документов, утерянных скидок и других человеческих ошибок, типичных для ручных процессов.

На предприятиях

Savvier используются автоматизированные рабочие процессы процесса утверждения.

Присоединяйтесь к нам, чтобы изучить основы утверждения рабочих процессов, какие бизнес-процессы следует автоматизировать, как оптимизировать процесс и как использовать одно программное обеспечение для этого.

Основы процессов утверждения

Так что же такое процесс утверждения?

Рабочие процессы процесса утверждения, определение

Проще говоря, процесс утверждения может быть любым, что организация использует для утверждения документов для повседневных деловых операций, таких как заявки на командировки и заказы на закупку.Это также может применяться к новым процессам или системам, которые компания может захотеть внедрить. Чем лучше процесс утверждения, тем больше шансов, что операции будут работать бесперебойно.

Процессы утверждения рабочего процесса также систематизированы в рамках бизнес-структур, даже неофициально, чтобы гарантировать, что документы проходят надлежащую проверку и ничего не проскальзывает. Он может предотвратить пропадание платежей и документов, помогая компаниям соблюдать строгие нормативные требования.

Недостатки ручных разрешений

Для компаний, которые не автоматизируют утверждения, это означает, что каждый заказ на поставку, контракт, табель рабочего времени сотрудника или любое количество других документов должны вручную проверяться сотрудником и отправляться всем в цепочке утверждения.

Как можно догадаться, процесс утверждения вручную может легко превратиться в неэффективный, трудоемкий и разочаровывающий процесс. Это также может быстро стать дорогостоящим, так как в среднем бумажный счет стоит от 12 до 30 долларов за обработку согласно Sterling Commerce.

Другие ключевые проблемы, связанные с ручным утверждением, включают отсутствие централизованных знаний о том, где элементы, документы и другие вещи, требующие утверждения, находятся в процессе.

Также возможны задержки в доставке, пропущенные платежи клиентам и поставщикам, а также небрежное управление документами.

Самый большой разрыв может быть связан с производством. Исследование iPayables показало, что сотрудники могут обрабатывать в электронном виде в 12 раз больше счетов, чем вручную, или от 479 до 42 в день, соответственно.

Использование программного обеспечения для создания единого согласованного утверждения

Лучшим вариантом, чем полагаться на устаревший процесс утверждения вручную, является использование программного обеспечения для согласованного и единообразного рабочего процесса.

Программное обеспечение может направлять пользователей через процесс утверждения, помогая гарантировать, что работа выполняется одинаково для предприятий каждый раз. Преимущества включают экономию времени, повышение эффективности и большую уверенность в том, что компания будет соблюдать все, что она делает.

Основные этапы процесса утверждения

Компании, конечно, захотят настроить свои процессы утверждения в зависимости от множества факторов, от требований соответствия в их конкретной отрасли до особенностей корпоративной культуры. Если одна компания может настаивать на том, чтобы их главный финансовый директор одобрял каждый заказ на покупку на сумму более 500 долларов, другая может установить лимит на уровне 10 000 долларов. Никогда не знаешь.

При этом есть несколько общих основных шагов для многих процессов утверждения.Компаниям понадобится портал для подачи заявок, а также способы определения того, кто будет их получать. Также можно установить сроки выполнения, при этом проверяющие будут получать автоматические уведомления и предупреждения о том, когда должно быть завершено утверждение. Наконец, в большинстве решений есть способы автоматического хранения всего одобренного в них, что обеспечивает безопасное, надежное и централизованное обслуживание документов.

Сертификаты для бизнеса: 6 процессов для автоматизации

Теперь, когда мы рассмотрели основы процессов утверждения, вот шесть процессов, которые компании могут автоматизировать сегодня, чтобы начать экономить время и деньги.

1. Прием новых сотрудников

Ничто не может быть препятствием для роста компании, как найм и адаптация.

Обычно, когда вам нужны новые сотрудники, это означает, что вы уже перегружены работой и нуждаетесь в новой помощи, чтобы все работало гладко. Таким образом, утомительный процесс оформления вступительных документов может показаться непреодолимым препятствием для растущих компаний.

Автоматизация процесса приема на работу нового сотрудника — налоговые документы, процессы расчета заработной платы и юридические документы — может помочь вашему бизнесу быстро укомплектовать персонал, когда он вам нужен больше всего, и убедиться, что в процессе ничего не будет упущено.

3. Подтверждение творческой работы

В наши дни во многих компаниях есть фрилансеры или младшие сотрудники, которые выполняют прекрасную работу, которая, к сожалению, превращается в пустоту после ее завершения. Возможно, работа прикрепляется к письму и отправляется случайному менеджеру. Возможно, он загружается на общий канал в Slack, и люди, которым нужно его увидеть, пропускают уведомление.

С другой стороны, с программным обеспечением рабочего процесса утверждения, представления творческого отдела могут автоматически перенаправляться менеджерам, директорам и другим членам команды, которые должны их проверять.Ничего не пропадает.

Творческие работники получают кредит за свою работу, а компании получают то, за что им платят. Все счастливы.

3. Отчеты о расходах

Почему сотрудники тратят примерно 1/5 времени в 21-м веке на передачу старых рукописных отчетов о расходах в бухгалтерию или отдел кадров? Даже заставлять людей прикреплять и отправлять электронные таблицы Microsoft Excel непросто и может привести к потере времени и денег.

Многие платформы утверждения рабочих процессов в наши дни включают автоматизацию отчетов о расходах, которая позволяет автоматически отправлять отчеты о расходах с включенными PDF-файлами квитанций.Помимо эффективного проектирования, обработка отчетов о расходах в электронном виде также обходится гораздо дешевле: по расчетам Abacus, это стоит 20,65 доллара, чтобы сделать это вручную, и 7,50 доллара — с помощью программного обеспечения.

4. Запросы на отпуск

Для заявок на отпуск действует то же самое, что и для отчетов о расходах. Конечно, в определенные дни компании могут попросить сотрудников отправить электронное письмо своим менеджерам или в отдел кадров с просьбой о отпуске. Для небольших компаний это может сработать. Однако скромные и крупные фирмы могут столкнуться с кошмаром, позволяющим вручную подавать заявки на отпуск.

Запросы на отпуск, которые, с другой стороны, проходят через программное обеспечение для автоматического утверждения запросов на отгул, попадают к нужному менеджеру, утверждаются или отклоняются в течение нескольких минут и автоматически сохраняются на время отпуска.

Эффективный процесс обработки запросов также может принести пользу сотрудникам. Ассоциация путешествий США обнаружила, что сотрудники потеряли 212 миллионов дней отпуска в 2017 году, что равняется 62,2 миллиардам долларов потерянных льгот.

5. Утверждение счетов

Когда компания покупает товары или услуги, у них часто есть бизнес или независимый подрядчик, у которого они покупают, выставляют счет-фактуру.Но если компания просто ждет, пока клерк по кредиторской задолженности получит и оплатит этот счет, у них возникнут проблемы.

Компании захотят иметь процесс утверждения, который автоматически включает их стандартное окно оплаты для счетов, будь то 10 рабочих дней, два месяца или что-то еще. Правильное автоматизированное решение также может гарантировать включение и рассмотрение номеров счетов и другой соответствующей информации.

Программное обеспечение для автоматического утверждения счетов не только способствует единообразию, но и экономит деньги.Исследование Concur показало, что автоматизация привела к снижению затрат на обработку счетов на 29%.

6. Заказы на продажу

Многим предприятиям потребуется предсказуемое количество запасов в определенный период. Обзор управления цепочкой поставок отметил, что ручная обработка таких заказов «может привести к значительным сбоям, вызванным ошибками ввода заказов, отсутствием интеграции между базой данных заказов и другими внутренними системами, а также отсутствием прозрачности на всех этапах. процесс создания, заполнения и доставки заказов.”

Программное обеспечение для автоматизированных заказов на продажу выполняет заказы быстро и точно, позволяя вашей команде продаж сосредоточиться на продажах, а не на бумажной волоките, утверждениях и выполнении заказов.

Шесть шагов для автоматизации утверждения заказа на поставку с frevvo

Существует не только множество ручных процессов утверждения, которые можно автоматизировать для экономии времени и денег, но и простое решение.

frevvo — это комплексное решение без кода для автоматизации большинства наиболее важных бизнес-процессов.

Вот как это работает.

Шаг 1. Начните с готового шаблона рабочего процесса

Начните с входа в систему frevvo, которая доступна для бизнеса в течение одного месяца бесплатно. Исходя из этого, frevvo предлагает более 30 шаблонов рабочих процессов. Для наших целей выберите шаблон «Утверждение заказа на закупку».

Шаг 2. Настройте готовую форму заказа на поставку

Как отмечалось ранее, для использования frevvo не требуется никаких знаний о кодировании.Просто перетащите, чтобы настроить формы по мере необходимости.

Шаг 3. Используйте Visual Rule Builder frevvo для установки бизнес-правил

С помощью Visual Rule Builder frevvo условную логику можно применять по мере необходимости для конкретных заказов на покупку и рабочих процессов, обеспечивая их правильную обработку на каждом этапе процесса утверждения. Визуальные бизнес-правила могут автоматически заполнять поля, автоматически выполнять вычисления и отображать поля только тогда, когда они актуальны. Это упрощает для сотрудников выполнение заказа на поставку быстрее и с меньшим количеством ошибок.

Шаг 4. Настройка шагов рабочего процесса

С frevvo также легко настраивать каждый шаг рабочего процесса, чтобы обеспечить плавность его выполнения от одного шага к другому. Еще раз, просто перетащите и используйте визуальных мастеров для настройки каждого шага. Визуально добавлять и удалять шаги, включая бизнес-логику, не составит труда.

Шаг 5. Определите, что произойдет после завершения рабочего процесса

Также можно настроить в frevvo, где рабочий процесс заканчивается, будь то выполнение определенных условий утверждения или выход клиента.

Проверьте в «Свойствах потока»: «Действия потока», которые задают сообщение, которое пользователь получит при отправке формы; «Действия с документом», чтобы определить, где документ будет автоматически сохранен: и «Настройки», чтобы включить такие инструменты экономии времени, как «Быстрое завершение».

Шаг 6. Добавьте рабочий процесс в пространство

frevvo предоставляет встроенный портал для развертывания и использования вашего автоматизированного рабочего процесса. Посмотрите вкладку «Пробелы» в своей учетной записи. Spaces обеспечивает аутентификацию и авторизацию, автоматически работает на смартфонах и планшетах и ​​предоставляет единый портал, через который пользователи могут получить доступ ко всем вашим рабочим процессам.

Вот и все. За считанные минуты любой может использовать frevvo для создания автоматизированного процесса утверждения рабочего процесса, который работает на любом устройстве, от смартфона до планшета и настольного компьютера. Программное обеспечение генерирует документы, поддерживает цифровые подписи, совместимо с ADA и многое другое.

Попробуйте frevvo бесплатно в течение первого месяца. Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию сегодня.

Как автоматизировать процесс утверждения с помощью системы управления документами?

В больших или малых организациях документы выступают в качестве основы, обеспечивающей бесперебойное выполнение повседневных бизнес-процессов.Это делает еще больший упор на создание безупречных выигрышных документов, чего можно легко достичь с помощью системы электронного документооборота.

Деловые документы отправляются внутренним группам для проверки и утверждения, а затем передаются внешним пользователям для окончательного утверждения.

Компании используют Revv — комплексное программное обеспечение для управления документами — для автоматизации рабочих процессов утверждения документов, экономии драгоценного времени и ресурсов и повышения производительности.

Облачная система управления документами Revv позволяет пользователям создавать правила, назначать утверждающих и получать одобрение / отклонение документов с помощью функции «отправить на внутреннее одобрение».

Что такое система рабочего процесса утверждения документов?

Давайте сначала разберемся, что такое рабочие процессы.

Рабочие процессы — это правила, которые запускают набор действий, когда в документах выполняется определенное условие.

Итак, что такое рабочий процесс утверждения документа?

Как внутренние, так и внешние, все документы представляют собой конфиденциальные документы, наполненные информацией, которая крутится вокруг вашего бизнеса. Хотя некоторые документы не нуждаются в тщательной проверке, некоторые документы содержат важную информацию, которая должна быть проверена внутренними группами перед отправкой получателям.

Таким образом, рабочий процесс утверждения определяет правила того, как файл должен перемещаться и какие остановки он должен сделать, прежде чем достигнет места назначения.

Вот пример рабочего процесса утверждения —

Г-н Стив, менеджер по продажам в компании XYZ, хочет убедиться, что если какой-либо из его торговых партнеров предлагает «годовой» расчетный период вместо «ежемесячного» в коммерческом предложении, такие документы должны автоматически отправляться ему на утверждение.

Также он хочет, чтобы его коммерческий директор (мисс Эмма) одобрил эти документы.Но он хочет, чтобы цитата была отправлена ​​мисс Эмме только после того, как он ее утвердит.

Теперь давайте разберемся, что такое система рабочего процесса утверждения документов.

Система документооборота для утверждения документов оптимизирует и расширяет бизнес-операции. Он автоматически направляет электронные документы соответствующим утверждающим и предоставляет информацию о действиях утверждающих и незавершенных задачах.

Почему системы управления документами являются «решением» для автоматизации рабочих процессов утверждения?

Во-первых, что такое система управления документами (DMS)? Какова цель системы управления документами?

Системы управления документами — это облачное программное обеспечение, которое позволяет создавать рабочие места без бумажных документов.Он защищает организации от ужасов беспорядочного, болезненного и подверженного ошибкам управления документами. Программное обеспечение помогает создавать, систематизировать, оцифровывать, хранить и управлять файлами, а также защищает их с помощью встроенной системы безопасности.

Список функций системы управления документами включает: настраиваемые шаблоны, электронную подпись, автоматизацию рабочего процесса без кода, совместную работу, интеграцию с бизнес-платформами, интеграцию API, уведомления, отслеживание в реальном времени, контроль версий, контроль доступа, управление информацией, данными и записями. управление и преобразование типов файлов — наряду с дополнительным уровнем безопасности.

Далее, зачем вам DMS для автоматизации рабочего процесса утверждения?

Автоматизация рабочего процесса утверждения документов — это верхушка айсберга, когда дело доходит до управления документами. Чтобы повысить эффективность системы, компаниям также необходимо ускорить процесс утверждения документов до и после него.

Например —

• Профессионально ли составлен документ?
• Что с ним происходит после внутреннего утверждения?
• Отправляется ли оно клиентам для электронной подписи или программных знаков?
• Подписано?
• Где застрял?

… и так далее.

Интегрированная система управления документами оснащена инструментами рабочего процесса, интеграцией бизнес-приложений, машинным обучением, возможностями составления, хранения и отслеживания. Это устраняет проблемы NIGO (Not-in-in-Good-Order) и делает весь процесс документа автоматизированным, интуитивно понятным и быстрым.

Давайте рассмотрим тот же пример документооборота, описанный выше, чтобы объяснить процесс автоматизации.

• Коммерческое предложение автоматически создается в DMS при добавлении нового интереса в CRM
• Коммерческое предложение редактируется в DMS в соответствии с требованиями и отправляется для внутреннего утверждения
• Файл отправлен для электронных подписей в DMS для внутреннего утверждения
• После электронной подписи , уведомление об этом же доставляется в канал чата в Slack

Кому нужно автоматизировать рабочий процесс утверждения документа?

Обработка документов является неотъемлемой частью каждого отдела в организации — продаж, закупок, управления персоналом, маркетинга, финансов, поддержки клиентов, юриспруденции и т. Д.

Документы в каждой бизнес-функции проходят различные утверждения в зависимости от установленных правил.

Если процесс утверждения осуществляется с помощью бумажных документов или отправки по электронной почте веб-документов, таких как Microsoft Office Word или PDF, —

• Отслеживание каждого документа вручную в цепочке утверждения становится сложным и трудоемким
• Отправитель должен пройти нескончаемую цепочку писем, чтобы проверить отзывы утверждающих и узнать, утвержден ли документ или отклонен
• Все это еще больше увеличивает время обработки время и задерживает обмен файлами с конечными получателями

Таким образом, каждому предприятию нужна система управления документами для автоматизации этих рабочих процессов утверждения.Это освобождает их от подверженных ошибкам и трудоемких ручных методов и позволяет сосредоточить их сильные стороны на более плодотворной работе.

Произведите революцию в рабочих процессах утверждения документов с Revv — универсальное программное обеспечение для управления документами

Revv — это простая в использовании и продвинутая система программного обеспечения для управления документами. Его удобные для пользователя функции переопределяют процесс утверждения, улучшают повседневные операции, повышают производительность и гарантируют, что ничто не пропадет без промедления.

Как настроить рабочие процессы утверждения в документах с Revv?

1.

Уровень шаблона

Бизнес-отделы организации ежедневно работают с несколькими документами. Некоторая информация остается общей в этих документах, а некоторые поля требуют настройки.

Также, в зависимости от важности информации, некоторые поля могут потребовать утверждения.

Решение для управления документами

Revv ускоряет этот процесс с помощью шаблонов на основе форм.

a) Уровень полей формы — Поля формы являются заполнителями в документе.

Информация, которую вы заполняете в этих полях, автоматически обновляется в соответствующих полях по всему документу, что сокращает повторяющиеся процессы повторения работы.

Он помогает без проблем составить проект документа всего за три шага — выбрать шаблон, создать документ и заполнить поля формы для его завершения.

Например, отдел продаж в организации рассылает коммерческие предложения потенциальным клиентам. Некоторая информация хранится стандартизированной для каждого коммерческого предложения, в то время как некоторая нуждается в настройке, например, пакеты, расчетный период, название компании, адрес компании и т. Д.

Поля, которые необходимо обновлять каждый раз, можно создать как поля формы в шаблоне коммерческого предложения.

Затем создайте процесс утверждения для полей, которые требуют тщательной проверки со стороны коллег или старших сотрудников, прежде чем отправлять их за границу. Например, рабочий процесс можно создать для всех коммерческих предложений, для которых расчетный период превышает два месяца.

После запуска такие запросы на утверждение направляются в список утверждающих, указанный в настройках рабочего процесса.

Примечание — Предложения, не требующие утверждения, утверждаются автоматически.

b) Уровень предложения или текста — Создайте несколько вариантов для предложений и используйте их в документах по мере необходимости. Например, у вас может быть три варианта пункта для трех разных условий ценообразования. Если какой-либо конкретный выбранный пункт требует проверки, пользователи могут настроить рабочие процессы на основе текста или уровня предложения в шаблоне.

2.

Уровень котировки

Revv спасает отдел продаж от хаотичного и неэффективного утверждения предложений по электронной почте.

В Revv вы можете указать критерии на уровне продукта или цены и выбрать утверждающих. Например, автоматизированный рабочий процесс утверждения может быть создан, когда отдел продаж увеличивает количество сверх порогового значения или предоставляет большую скидку, чем указано в предложении.

Преимущества беспрепятственного процесса утверждения документов Revv

Revv — это универсальный пакет, который оптимизирует и устанавливает правильную систему управления документами. Его расширенные функции рабочего процесса утверждения обеспечивают плавное и легкое управление документами.

Включить последовательные или параллельные рабочие процессы утверждения — Revv позволяет пользователям указывать порядок, в котором документы должны быть утверждены.

В системе последовательного утверждения файл перемещается к следующему утверждающему только после получения утверждения от предыдущего утверждающего.

При параллельном утверждении файл доставляется всем утверждающим в целом.

Стандартизированные процессы — Это избавляет компании от хаотичного цикла повторных обращений по электронной почте.Он автоматизирует рабочий процесс утверждения на основе правил и критериев для документов и стандартизирует весь процесс для бизнес-функций и групп в организации.

Быстрые действия — Функция «отправить на внутреннее утверждение» позволяет ответить на документ, нажав кнопку «одобрить» или «отклонить». Утверждающие также могут оставлять свои комментарии / причины своих решений в поле обратной связи.

Отслеживание статуса — механизм отслеживания рабочего процесса Revv дает представление о действиях, выполненных с документом, о том, где задерживается утверждение и кем.Четкая видимость каждого шага помогает выявить препятствия и принять необходимые меры.

Faster — Автоматизация сертификации ускоряет весь процесс и не оставляет места для путаницы. Он также информирует утверждающих о необходимости действовать по задачам с помощью уведомлений по электронной почте.

Легко доступный — Revv обеспечивает легкий доступ к файлам, будь то с настольного компьютера или мобильного устройства. Это означает, что при наличии подключения к Интернету решения по документам можно принимать немедленно из любого места.

Highly secure — Revv обеспечивает безопасность и защиту всех документов в соответствии с последними отраслевыми стандартами.

Пошаговый процесс для автоматизации и оптимизации рабочего процесса утверждения документов с помощью Revv

В этом блоге мы создадим и внедрим внутренний процесс утверждения документов для полей формы. Аналогичным образом можно создавать рабочие процессы для статей и предложений.

Следуйте приведенным ниже инструкциям и научитесь создавать рабочий процесс утверждения документов и управлять им в Revv:

Шаг 1. Как добавить поля формы в шаблон?

1.Перейдите в раздел «Шаблоны».

2. Выберите шаблон в «Мои шаблоны».

3. Вы также можете импортировать шаблон из более чем 1000 шаблонов Revv. Добавьте его в раздел «Мои шаблоны» в Revv.

4. Щелкните шаблон.

5. Чтобы внести какие-либо изменения в шаблон, убедитесь, что он находится в режиме «Черновик шаблона», а не в режиме «Опубликованный». Если он находится в режиме «Опубликован», нажмите кнопку «Редактировать» на странице и измените его.

6. Отредактируйте и заполните шаблон.Настройте его с помощью многофункционального редактора Revv с перетаскиванием, добавьте дополнительные блоки в шаблон и отредактируйте их в соответствии с вашими требованиями. Другой способ сделать это — щелкнуть значок плюса (+), выбрать нужный блок и отредактировать его.

7. Выделите текст, который хотите изменить.

8. Нажмите кнопку «Добавить поле формы».

9. Выберите соответствующее поле формы и сохраните его. Например (на изображении ниже) поле «Штат» в разделе «Юрисдикция и регулирующее право» связано с полем формы «Юрисдикция (США)».

Шаг 2. Как создать и реализовать рабочий процесс утверждения для полей формы?

1. Перейдите на панель полей формы, наведите указатель мыши на созданное поле и нажмите «Присоединить рабочий процесс».

2. Создадим рабочий процесс. Например, направьте соглашение на одобрение, если юрисдикция подпадает под «Калифорния».

Для этого сначала создадим условие и выберем значение «Калифорния».

3. Далее мы выберем действия, которые будут активированы для этих условий.

Выберите между последовательным и параллельным утверждением.

4. Добавьте утверждающих в список. Вы также можете создать группу утверждающих в Revv. Например, корпоративная команда, команда юристов, команда продаж, команда финансов и т. Д.

При создании рабочего процесса утверждения вы можете выбрать пользователя или группу, которые будут отвечать на запросы утверждения. Узнайте, как создавать группы пользователей.

5. Напишите сообщение, которое будет отображаться при запуске рабочего процесса.

6. Нажмите кнопку «Сохранить».Рабочий процесс создан и будет запускаться при добавлении этого условия.

7. Нажмите кнопку «Опубликовать», когда шаблон будет готов.

8. Выберите вкладку «Шаблон формы» и нажмите кнопку «Опубликовать как шаблон формы».

Шаг 3. Как работает процесс «Отправить на внутреннее утверждение» в Revv?

1. Перейдите в раздел «Документы» в Revv. Нажмите кнопку «Создать документ».

2. Выберите шаблон. Здесь давайте выберем шаблон договора аренды, который мы адаптировали на вышеуказанных шагах.

3. Вы можете просмотреть все поля формы, включенные в шаблон.

4. Заполните поля формы. Детали, введенные в поля формы, автоматически обновляются в соответствующих полях документа.

5. По завершении нажмите кнопку «Отправить» и выберите «Отправить для внутреннего утверждения» в раскрывающемся списке.

6. Документы, связанные с рабочими процессами, нельзя отправлять напрямую получателям без внутренней проверки. По умолчанию такие документы сначала направляются на внутреннее согласование.Позже, после утверждения файл может быть отправлен конечным получателям для электронной подписи или принятия.

Как вы можете видеть на изображении ниже, Калифорния является выбранным значением в поле юрисдикции. Поскольку он связан с рабочим процессом, появляется всплывающее сообщение со списком назначенных утверждающих и полем для комментариев. Добавьте комментарий с указанием причины утверждения и отправьте его на внутреннее рассмотрение.

7. Утверждающие немедленно получают уведомление по электронной почте. Нажмите «Просмотреть документ».’

8. Откроется страница регистрации Revv. Введите учетные данные — логин и пароль.

9. Принять / отклонить.

Шаг 4 — Как отслеживать действия утверждающих над документами?

1. Вкладка «Действия» обеспечивает четкую видимость всех действий, предпринятых или ожидающих выполнения в документах. Отправитель может легко отследить, кто его утвердил, ожидает утверждения, где оно задерживается и кем.

2. Revv также отправляет отправителю уведомления по электронной почте, когда документ утвержден.

3. Список утверждающих также доступен через вкладку «Команда».

Посмотреть видео:

Как создавать рабочие процессы утверждения документов с полями формы?

Как запустить рабочие процессы утверждения документов с помощью функции «Отправить на внутреннее утверждение»?

Соедините точки: выходите за рамки утверждения документов — используйте автоматизацию документов с беспрецедентными функциями Revv

Рабочие процессы утверждения документов являются частью ландшафта управления документами.

В 2018 году Nintex провела опрос 1000 штатных сотрудников в США в различных отраслях и отделах и составила список пяти основных неработающих процессов на рабочих местах в США. В отчете «Окончательное руководство по наиболее нестабильным процессам Америки» 39% опрошенных отметили нарушение процессов управления документами / продаж в своей организации. В частности: — 49% заявили, что им сложно найти документы — 43% испытывают трудности с запросами на утверждение документов и совместным использованием документов — 34% затрудняются заполнить и подать документы для новых клиентов

Решение Revv для управления документами наполнен обширными возможностями, которые связывают до и после этапов процесса утверждения документа и помогают осуществлять сквозное управление документами.Вот ключевые особенности —

Предварительно проверенная библиотека шаблонов — Revv предоставляет более 1000 проверенных законом шаблонов, которые просты в использовании и полностью настраиваются с помощью редактора форматированного текста. Это значительно экономит время поиска, которое уходит на поиск нужного шаблона в поисковой системе.

Электронные подписи — Встроенная система электронной подписи Revv с безопасностью банковского уровня предоставляет набор расширенных возможностей для получения электронной подписи для юридических документов.

Пользователи могут выбрать, как они хотят, чтобы получатели подписывали пунктирную линию — путем написания своего полного имени, рисования подписей или подписания только своими инициалами.

После отправки получатели могут подписать документы в мобильном приложении в течение нескольких минут.

Для обеспечения безопасности документов Revv предлагает аутентификацию личности на основе OTP через SMS.

Если у пользователей есть собственные файлы, которые необходимо подписать, Revv позволяет и это. Revv поддерживает следующие типы файлов: PDF или DOCX.Все, что нужно сделать пользователям, — это загрузить эти типы файлов, добавить заполнитель подписи и отправить его для электронной подписи.

Revv также предоставляет возможность мягкой подписи с помощью функции «Отправить на принятие». С помощью этой функции можно закрыть документы, для продвижения которых требуется согласие получателя.

Интеграция API — Система управления документами Revv позволяет интегрировать сторонние приложения, такие как управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), бухгалтерское программное обеспечение и многие другие, через собственные API.Это обеспечивает согласованное управление информацией и записями во всех приложениях.

Интеграция бизнес-приложений — Revv также обеспечивает интеграцию с Zapier, которая позволяет бизнес-приложениям взаимодействовать друг с другом. Автоматизируйте задачи в соответствии с вашим бизнес-процессом и позвольте данным и документам эффективно перемещаться на нескольких платформах.

Автоматизированные рабочие процессы — Идет ли речь об автоматизации внутреннего утверждения документов или автоматизации рабочих процессов между несколькими приложениями, рабочий процесс системы управления документами Revv превосходит другие подобные системы облачных решений.

Контроль доступа к шаблонам с управлением пользователями — Добавьте безопасность и предотвратите конфиденциальность данных и информации в шаблонах, выбрав пользователей каждого шаблона.

Машинное обучение данных — Revv — это программное обеспечение для управления документами на основе машинного обучения. Его функция Metalens позволяет пользователям извлекать соответствующие данные и идентифицировать важную информацию из любого типа файла PDF или DOCX в Revv. Эти извлеченные данные раскрывают новые идеи, которые помогают создавать рабочие процессы и оптимизировать бизнес-процессы.

И список возможностей на этом не заканчивается! Revv также предоставляет —

• Интеграция Stripe для сбора онлайн-платежей
• Совместная работа в рамках документа с помощью функций @mentions, заметок и комментариев
• Организованное облачное хранилище файлов, которое упрощает поиск электронных документов
• Право от создания до утверждения, распространения, электронных подписей , и хранилище в облаке, Revv приводит в порядок систему управления документами.Компании получают обширный обзор и отслеживание документов и информации, что позволяет контролировать документы и улучшает соблюдение нормативных требований.

  Revv предоставляет доступ ко всем этим функциям автоматизации с щедрыми тарифными планами, которые подходят как для небольших, так и для крупных организаций, фрилансеров или индивидуальных предпринимателей.

  Revv предлагает три тарифных плана, включая бесплатный.

  В отличие от других систем управления документами, Revv взимает плату на основе потребления, а не на человека, что снижает затраты и позволяет нескольким пользователям использовать одну учетную запись.

  Небольшие организации или стартапы, где управление документами ограничено 10 сотрудниками, могут использовать машинное обучение для работы с данными документов, интеграцию с Zapier, 10 электронных подписей, хранилище объемом 30 ГБ и многое другое всего за 15 долларов в месяц.

  Если вы большая корпорация, вы можете выбрать план Pro plus менее чем за 50 долларов в месяц.Он позволяет 50 пользователям, до 50 электронных подписей, интеграции API, машинному обучению, рабочим процессам, хранилищу 100 ГБ и многому другому.

  Попробуйте Revv! Подпишитесь на бесплатную пробную версию и начните свое путешествие по управлению документами.

  Пора действовать

  Revv освобождает команды и отделы от вялых рабочих процессов утверждения. Утверждение вручную или по электронной почте утомительно и может дорого обойтись компании с точки зрения денег, времени и стоимости бренда.

  Revv ускоряет весь процесс и экономит время, автоматически распределяя документы по рабочему месту.Он отслеживает и выявляет узкие места в режиме реального времени и позволяет командам принимать оперативные меры.

  Благодаря расширенным функциям автоматизации Revv предприятия идут на шаг впереди утверждения и управляют всем жизненным циклом документов, от создания до хранения.

  Станьте партнером Revv и сделайте управление документами интеллектуальным и интеллектуальным.

  Часто задаваемые вопросы

  Что такое рабочий процесс утверждения?

  Рабочий процесс утверждения — это серия задач, которые направляют документы получателям для утверждения.Здесь документ проходит несколько проверок утверждающими, чтобы исключить объем неверной информации.

  Как создать рабочий процесс утверждения?

  Рабочий процесс утверждения создается путем установления правил и критериев и автоматического перемещения документов утверждающим при срабатывании условия. Вот как это делается в Revv —

  • Создайте условие, выбрав значение
  • Выберите метод маршрутизации утверждения — последовательный или параллельный
  • Добавьте, кто должен утверждать рабочий процесс
  • Добавьте сообщение, которое должно появиться у утверждающих, чтобы дать им контекст

  Что лучшие системы управления документами?

  Revv — одна из лучших систем документооборота.Он оснащен более чем 1000 простых в использовании шаблонов, редактором форматированного текста, интеграцией платежей, шаблонами режима форм, совместной работой с помощью комментариев, заметок и вложений, электронными подписями, трекерами активности, обменом в Интернете и мягкой подписью, автоматизацией рабочего процесса без кода, Google Таблицы, интеграция бизнес-приложений с Zapier и многое другое.

  Каковы три преимущества системы управления документами?

  Лучшее соответствие — DMS повышает соответствие автоматическим рабочим процессам, контролю версий и системе отслеживания.Это исключает объем ошибок и делает все идентифицируемым и готовым к аудиту.

  Повышенная безопасность — Данные, хранящиеся в легко доступных папках или картотеках, уязвимы для кражи или взлома. DMS обеспечивает безопасность и конфиденциальность данных за счет управления доступом на основе пользователей. Только выбранные пользователи могут просматривать или редактировать документы.