Реквизиты в состав которых может входить подпись: Реквизит подпись оформление и что входит в состав в 2021 году

Реквизит подпись оформление и что входит в состав в 2021 году

Любая бумага становится официальным документом после того, как на ней появляется подпись. Этот реквизит имеет огромное значение в делопроизводстве и отчетности. Подпись может быть собственноручной и электронной, к ней применяются разные требования. Что входит в состав реквизита «Подпись» и как его правильно оформить в различных ситуациях, подскажет эта статья.

Казалось бы, в чем состоит сложность просто подписать документ? Если речь идет о типографском бланке какого-то отчета, так там вообще есть специальное поле для подписи. Но нюансов на самом деле очень много, и реквизит «Подпись» требует серьезного и внимательного подхода. Ведь при неправильном применении могут возникнуть тяжелые юридические последствия. Разберемся, как же правильно подписывать различные официальные документы.

Место имеет значение

Оформление реквизита «Подпись» всегда начинается с выбора правильного места для него. Обычно он всегда располагается под текстом, в самом конце бланка. Это связано с тем, что подписать бумагу означает удостоверить то, что в ней сказано. Вот типичный пример реквизита «Подпись», когда руководитель компании подписал официальное письмо к партнерам:

Обратите внимание, что для проставления подписи от текста нужно отступить 3 межстрочных интервала. Поскольку полномочия разных должностных лиц на подписание тех или иных документов отличаются, перед подписью принято указывать должность того, кто ее поставил. Должностные права и обязанности определяются учредительными документами, внутренними нормативными актами организации:

• приказами;
• положениями;
• инструкциями.

Иногда автографов может быть несколько, тогда они располагаются одна под другой в соответствии с иерархией лиц, которые их поставили.

Интервал между такими автографами обычно составляет одну строчку. Если, например, договор или акт сверки подписывают должностные лица двух организаций, то их автографы со всеми сопутствующими данными располагаются на одной строчке по разным краям бланка. При этом сам автограф располагается на строчку ниже наименования должности вместе с расшифровкой.

Очень важно помнить, что подписывать нужно именно текст, поэтому отрывать его заверение от основного документа и располагать этот реквизит на отдельном листе категорически нельзя. При недостатке места на другой лист переносится весь последний абзац написанного в бумаге. Страницы при этом должны быть пронумерованы. От краев документа этот реквизит обычно расположен по центру, но в некоторых случаях (обычно в типографских бланках) может быть смещен к левому краю.

Состав реквизита

В состав реквизита «Подпись» всегда входят такие данные, их всего три:

1. Название должности лица, которое ее поставило.
2. Сама подпись.
3. Инициалы и фамилия в качестве расшифровки.

Перед тем, как подписать, необходимо указать должность, отступая от левого поля документа, а расшифровка делается после:

Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ИВАНОВ С.П. Иванов

При использовании фирменного бланка организации название фирмы можно не дублировать и указать только должность подписанта. Вне зависимости от этого обстоятельства должность всегда указывается с заглавной буквы. Это не зависит от того, закончился ли текст точкой, таблицей или какими-то диаграммами и схемами. Название должности обязательно должно соответствовать штатному расписанию. Если этим пренебречь, весь документ может быть признан недействительным, так как в нем указана несуществующая должность, а значит, и лицо, ее занимающее.

Между названием должности и расшифровкой необходимо оставить достаточно места для самого размашистого автографа.

Внешний вид и содержание

К самой личной подписи никаких требований нет, и быть не может. Каждый человек подписывается так, как считает нужным и удобным. Конечно, в идеале в любой закорючке должны быть намеки на первые буквы фамилии и имени, но это необязательно. Более того, обычно облеченные властью граждане стараются сделать свой автограф максимально индивидуальным и сложным, чтобы его было сложнее подделать. Ставить точку после автографа не нужно. А вот расшифровка должна соответствовать паспортным данным. Особенно это касается таких взаимозаменяемых букв, как «е» и «ё».

Факсимиле

Если документов, которые требуют визы руководства, в организации много, то для таких «поточных» бумаг в крупных компаниях принято использовать факсимиле, то есть заменитель личного автографа. Оттиск ставят на письмах и претензиях, а также внутренних документах. Законодательно этот вопрос никак не урегулирован, поэтому желательно избегать проставления факсимиле на отчетах и договорах, то есть на тех бумагах, которые имеют важное юридическое значение.

Что касается документооборота по уже подписанному договору, то в силу статьи 160 ГК РФ, регламентирующей письменную форму заключения сделок, в случаях, предусмотренных законами, иными правовыми актами или соглашением сторон, разрешено использование факсимильного воспроизведения личной подписи с помощью средств механического или иного копирования. То есть нужно прописать такое условие в самом договоре. Иначе налоговики могут забраковать все подписанные таким способом документы для целей налогообложения.

Подписи третьих лиц

Иногда руководителя нет на месте, факсимиле использовать нельзя, а заверить какой-либо документ нужно срочно. Казалось бы, для таких целей у директора есть заместитель или даже несколько. Но вот правом подписи он может и не обладать, если это не прописано специально. Если в таких документах, как трудовой договор или учредительные документы, не сказано о праве заместителя заверять официальные бумаги, отбывая в командировку или отпуск, директор должен делегировать это право отдельным приказом с указанием точной должности и персоналии.

При указании такой должности в бумагах перед автографом ее нельзя сокращать. Например, неправильным будет такой вариант:

Первый зам. директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин

Нужно писать только так:

Первый заместитель генерального директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин

Если в компании принято, то словосочетание «генеральный директор» можно указать с заглавной буквы. Допустимы оба варианта. Другие названия должностей при заверении официальных бумаг сокращать также не нужно.

Отдельно нужно отметить практику, которая сложилась в некоторых организациях. При отсутствии нужного человека, например директора, за него бумагу может подписать другое лицо, например секретарь, поставив свой личный автограф, а перед должностью поместив косую черту, примерно так:

/Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ВАСИН С.П. Иванов

Но такая косая черта недопустима! Также нельзя использовать предлог «за» перед должностью. Подписывать имеет право только тот человек, данные которого указаны в бланке. С подписью другого лица бумага будет недействительной. Более того, этот вариант не заверит ни один нотариус, и его можно легко оспорить в суде. Поэтому таких ситуаций, а также исправлений этого важного реквизита желательно не допускать.

Правовые документы

область применения, состав, юридическая сила. Synerdocs

Три типа ЭП

В электронном документообороте принято использовать усиленную неквалифицированную, усиленную квалифицированную и простую ЭП. Какую лучше выбрать для обмена с контрагентами? На самом деле для этой цели подойдет любая электронная подпись, но с учетом требований ст.5 и ст.6 Федерального закона № 63 «Об электронной подписи».

Если вы собираетесь представлять налоговую отчетность в электроном виде, вам понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — УКЭП) и специальный оператор электронной отчетности. Для этой цели используют также сайты госорганов и некоторые программные решения 1С.

Область применения	Усиленная неквалифицированная ЭП	Усиленная квалифицированная ЭП	Простая ЭП
Внутренний и внешний обмен электронными документами	+	+	+
Арбитражный суд	+	+	+
Документооборот с физическими лицами	+	+	+
Госуслуги		+	+
Контролирующие органы (ФНС, ПФР, ФСС)		+
Электронные торги		+

Арбитражный процессуальный кодекс РФ гласит, что документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, подписанные усиленной электронной подписью, могут считаться письменным доказательством. Поэтому если между компаниями возникают споры, а доказать правоту можно с помощью документов в электронном виде, подписанных ЭП, то их разрешено представлять в суд.

О горизонтах, которые открывает электронная подпись для физических лиц. Удаленные сотрудники на основании договоров оказания услуг могут выставлять электронные акты приемки-сдачи работ, заверяя их своей ЭП. Еще одна возможность для владельца сертификата ЭП — это легкий доступ к получению госуслуг. Использование электронной подписи упрощает аутентификацию пользователя — можно навсегда забыть о долгой проверке данных.

На площадках электронных торгов ЭП тоже нашла применение. Именно ее наличие у поставщиков и заказчиков вселяет в участников уверенность в том, что предложения реальны. Плюс не нужно забывать, что юридическую силу заключенные на таких площадках контракты получают только в случае подписания ЭП.

Оформление реквизита «Подпись» в отсутствие должностного лица

Такой простой реквизит

В обычном порядке в оформлении реквизита «Подпись» нет совершенно ничего сложного – указания п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 весьма просты. Лицо, которое имеет полномочия подписывать данный документ:

• сначала указывает свою должность (от границы левого поля),
• ставит личный росчерк,
• затем – его расшифровку в виде инициалов и фамилии.

Если подписывается документ, изготовленный на бланке организации, то должность в подписи указывается кратко (без повторения в ней наименования организации, которое уже фигурирует вверху на бланке) – см. Пример 1. Если же подписывается иным способом изготовленный документ, то в должности необходимо указать наименование ­организации – см. Пример 2.

Пример 1

Оформление подписи на бланке организации

Оформление подписи не на бланке организации

А если подписант временно отсутствует?

Вот что говорят методические документы относительно нашей темы – подписания документов в отсутствие должностного лица:

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению ­документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующим направлением деятельности.

Фрагмент документа

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Из двух приведенных фрагментов можно сделать следующие выводы:

• проект документа может подписать работник, на которого должным образом «переложены» полномочия отсутствующего должностного лица;
• даже если в проект уже внесены должность и фамилия отсутствующего руководителя, подписывающий документ должен указать свои данные. Ничего не говорится о том, что в этом случае делать с проектом, но очевидно, что его придется переделать: ни зачеркивания, ни пустой реквизит с надписью от руки не украсят документ;
• заметим, что запрет на проставление косой черты или дописывания предлога «За» относится не только к федеральным органам исполнительной власти, но и входит во многие отраслевые инструкции по делопроизводству, например, в высших учебных заведениях, в службе судебных приставов, в Федеральной миграционной службе и др.

Варианты оформления замещения руководителя

Редкий директор покинет вверенную ему организацию или подразделение, не оставив заместителя. Но передать ему полномочия можно по-разному. Более того, в отсутствие основного лица его функции можно распределить по нескольким людям.

От способа передачи полномочий зависит способ оформления подписи дублера. Поэтому нужно понимать, какие есть варианты и чем они отличаются.

При штатном замещении в трудовом договоре или должностной инструкции работника прописано, что в отсутствие руководителя именно он возьмет на себя его обязанности. «Замена на поле» происходит автоматически: утром выясняется, что директору пришлось срочно отбыть в командировку, – и все вопросы сразу же переходят в ведение штатного заместителя.

Для оформления штатного замещения пунктов в трудовом договоре и / или должностной инструкции недостаточно. Необходимы приказ, а также доверенность, выданная этому работнику директором, с перечислением тех полномочий, которые передаются заместителю. Например, директор может разрешить заму заключать сделки ценой только до определенной суммы или запретить принимать людей на работу. Все эти нюансы прописываются в доверенности. И приказ, и доверенность издаются единожды.

На время отсутствия руководителя может быть оформлен временный перевод на его должность другого работника. Перевод оформляется в соответствии со статьей 72.2 Трудового кодекса РФ. Стороны заключают письменное соглашение, и на срок до 1 года или до того дня, когда выйдет отсутствующий руководитель, за которым на время отсутствия сохраняется его рабочее место, должность занимает другой работник. Кроме соглашения, оформляется приказ о временном переводе и доверенность.

С точки зрения трудового права это будет корректно. Но в случае временного перевода именно на должность единоличного исполнительного органа компании (которым обычно является генеральный директор) могут возникнуть дополнительные сложности. Во-первых, смена директора (пусть и кратковременная) обычно находится в компетенции владельцев бизнеса (участников или акционеров) либо совета директоров. Во-вторых, сведения о смене руководителя необходимо подавать в налоговый орган для внесения в ЕГРЮЛ. Поэтому целесообразно все-таки оформлять не временный перевод, а воспользоваться иными вариантами.

Пожалуй, самый распространенный сейчас вариант оформления замещения – это совмещение должностей в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ. Заместителю поручается, с его согласия, наряду с основной работой взять на себя дополнительную работу по другой должности за отдельную плату.

При совмещении может быть оформлен как приказ «О возложении обязанностей», так и приказ «Об исполнении обязанностей», что ­существенно повлияет на оформление реквизита «Подпись».

Юридическую силу документу придает подпись именно уполномоченного лица, а не любого работника этой организации. Потому-то и важно грамотно уполномочить дублера. Это делается разными документами. Поясним назначение каждого из них:

• в трудовом договоре либо ином письменном соглашении между работником и работодателем отражается состав обязанностей и прав сотрудника. Если он будет плохо их выполнять, то появляется основание для его ответственности за это. Часто в трудовом договоре не перечисляют детально все обязанности и полномочия, а ссылаются на должностную инструкцию. Документы, регулирующие трудовые отношения (между работником и работодателем), потребуется оформить для штатного замещения и временного перевода;
• приказ:
  • оформляет делегирование конкретных полномочий / обязанностей конкретному лицу на определенное время и на определенных условиях;
  • это внутренний документ, который извещает сотрудников родной организации о том, что произошла замена.
  Приказ нужен в обязательном порядке при любом способе передачи полномочий, в нем конкретизируется их состав. А вот условия оплаты за замещение лучше отражать в отдельном приказе, чтобы не будоражить воображение его читателей. Хотя и состав полномочий, если они передаются дублеру целиком без корректировок, можно не перечислять в приказе, а сделать ссылку на другой документ, где они есть, ­например, на «Положение о генеральном директоре Общества»;
• доверенность нужна для официального информирования сторонних для организации лиц о составе и сроке полномочий дублера. Если ему предстоит такое взаимодействие (подписывать договоры и другие документы для направления во внешнюю среду, представлять организацию в отношениях с налоговыми и судебными органами и т.п.), то доверенность обязательна! Без нее сторонние лица будут считать дублера не уполномоченным представлять интересы организации.

При оформлении на документе подписи дублера будьте готовы предоставить его получателю копии документов, доказывающих компетенцию подписавшего лица. В ряде случаев можно не дожидаться просьбы и сразу приложить, например, доверенность (так часто поступают при ­оформлении договоров).

Несомненно, из всех перечисленных способов замещения отсутствующего руководителя оптимальным вариантом является штатное замещение. Истории известны случаи, когда внезапно попавший в больницу директор в течение нескольких дней физически не мог назначить заместителя, так как сначала лежал на операционном столе, а затем в реанимации. Штатный заместитель в таких редких, но крайне неприятных ситуациях включается автоматически. И если для менеджеров среднего звена это не так ­актуально, то «топам» лучше подстраховаться.

Нюансы оформления замещения – это зона ответственности отдела кадров. А вам потребуется:

• выяснить точно, какой способ замещения выбран;
• раздобыть копию приказа;
• если у дублера есть доверенность, то взять и ее копию.

Тогда вы сможете:

• понять, какие документы имеет право подписывать дублер, а какие станут дожидаться отсутствующего директора. Любой здравомыслящий заместитель сам тщательно следит за тем, чтобы не подписать ­ничего лишнего, но и он может «проглядеть» что-то важное;
• правильно оформить его подпись на документе;
• подтвердить его полномочия для всех заинтересованных лиц.

Так как же оформить подпись?..

Мы уже выяснили, что никаких косых черт и приписок «за» в реквизите быть не должно. Теперь рассмотрим остальные варианты.

Буквы «и.о.» или «вр. и.о.» вносятся в реквизит только в том случае, если в приказе есть фраза «назначить исполняющим обязанности» или соответственно «назначить временно исполняющим обязанности». Тогда реквизит оформляется так:

Пример 3

Подпись исполняющего обязанности

Подпись временно исполняющего обязанности

Если же в документе стоит формулировка «возложить обязанности», то подпись дублера за отсутствующего руководителя должна быть оформлена как в Примере 5. Ведь в данном случае дублер остается на своей должности, дополнительно принимая на себя обязанности ­руководителя – это временное совмещение.

Пример 5

Подпись дублера с «родной» должностью

Но через несколько лет (а то и раньше) может возникнуть казус: какой-то вид документа должен подписывать генеральный директор Рокотов, но на нем порой встречаются то подпись финдиректора Соколова, то главбуха Комарова, у которых в должностных обязанностях подобное не прописано. Чтобы быстрее «найти концы», на важных документах к минимальному составу подписи можно добавлять объяснение нестандартной личности ­подписанта (тогда сразу видно, кто кого заменяет и на основании чего):

Пример 6

Подпись с указанием основания подписания документа данным лицом на внутреннем документе

В скобках можно указать реквизиты как приказа, так и доверенности. Хотя обычно на внутренних документах, которые не представляют интереса для сторонних лиц, достаточно данных приказа. И наоборот, если документ участвует во взаимоотношениях организации во внешней среде, обычно указывают в скобках только доверенность.

Если замещение было осуществлено путем временного перевода, то должность гендиректора временно занимает дублер (т.е. у Соколова должность меняется), тогда подпись будет оформлена следующим ­образом:

Пример 7

Подпись при временном переводе на вышестоящую должность

При штатном заместительстве полномочия по подписанию документа за гендиректора прописаны в трудовом договоре или должностной инструкции, потому они являются для дублера «родными». В подписи ­указывается его обычная должность:

Пример 8

Подпись штатного заместителя с «родной» должностью

Пример 9

Подпись штатного заместителя с «родной» должностью

Обратите внимание: в Примерах 1–9 должность указывается разная, но личный росчерк всегда соответствует его расшифровке в виде Ф.И.О.

Как видите, вариантов оформления подписи заместителя несколько. Не даст запутаться в них четкое понимание способа замещения отсутствующего руководителя.

…и гриф утверждения?

Аналогичная логика будет применяться и к реквизиту «Гриф утверждения»: дублер сможет утвердить документ, только если наделен соответствующими полномочиями. А какую должность указать в грифе утверждения в каждом из возможных случаев, вы теперь знаете. Впрочем, на практике, если документ, который нужно утвердить, может «потерпеть» до возвращения директора на работу, то принимается решение так и сделать. Объяснение простое: если в будущем понадобится использовать этот документ в качестве доказательства в суде или предоставлять его в контролирующие органы, одновременно придется доказывать, что утверждение совершено по правилам, и человек, расписавшийся в грифе, имел право это делать. Потому временные заместители утверждают ­только действительно неотложные проекты документов.

Можно ли использовать факсимиле?

Казалось бы, элементарный выход из ситуации. Директор будет через неделю, зато штамп с его подписью преспокойно лежит в сейфе ­помощника и доступен круглосуточно. Почему бы им не ­воспользоваться?

Если речь идет о подписании поздравительной открытки, приглашения на бизнес-ланч или почетной грамоты, то да – факсимиле воспользоваться можно. В отношении всех остальных, более важных документов, которые способны повлечь за собой экономические и правовые ­последствия, нужно помнить о ст. 160 ГК РФ:

Фрагмент документа

Пункт 2 статьи 160 «Письменная форма сделки» Гражданского кодекса РФ

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

«Закон» такой порядок все еще не «предусмотрел», потому нужно специально договариваться с контрагентом об использовании факсимиле на документах, фиксирующих ваши отношения, и оформить это соглашение письменно. Иначе никакие клятвы и заверения, что директор лично по телефону распорядился поставить факсимиле на документе, не помогут. Только письменное соглашение – в виде краткого пункта или подробного описания в договоре (см. Примеры 10 и 11) либо в виде отдельного документа.

В отношении внутренних документов нужно заглянуть в положение о факсимиле, действующее в организации. А о штампе-факсимиле на кадровых документах даже речи не идет (здесь не может быть никаких соглашений, только личная подпись директора или ­уполномоченного должностного лица).

Пример 10

Фрагмент гражданско-правового договора, дающий возможность использовать факсимиле

Пример 11

Фрагмент гражданско-правового договора, дающий возможность использовать определенные факсимиле на определенных документах

Если подписант указывается в тексте документа

Будьте внимательны – есть документы, в тексте которых указывается подписывающее их должностное лицо (не просто его должность, но и личность). Как правило, это делают в преамбуле. Она есть, например, в договорах и допсоглашениях к ним, важных документах об ­исполнении договоров (акты и др.), в доверенностях.

Это значит, что дублер должен фигурировать не только внизу документа (реквизит «Подпись»), но и вверху (в преамбуле, где и указывается основание полномочий подписанта):

Пример 12

Преамбула и подпись на договоре (если есть возможность изменить подписанта в проекте документа)

Если договор подписывал сам гендиректор, а в момент оформления допсоглашения к нему он отсутствует, то этот следующий документ может подписать и другое лицо, уполномоченное подписывать ­аналогичные договоры.

Когда нет возможности перепечатать проект документа

Итак, мы разобрались, где и как указывается должность при подписании документа дублером. Но что делать, если полученный проект документа с должностью и Ф.И.О. «основного» гендиректора исправить перед подписанием нереально? Зачеркивать устаревшие сведения и ­вписывать рядом новые?

Обратимся к устаревшим разъяснениям (т.к. ныне действующие этого момента вообще никак не проясняют).

Фрагмент документа

«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного ­обеспечения» (утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33)

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Данное положение дублировалось и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Однако в заменивших ее Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) оно отсутствует. Здесь говорилось о возможности внести исправления «чернилами или машинописным способом», хотя ничего не говорилось о зачеркивании.

Если же обратиться к общей юридической практике, то исправления в документах (не носящих финансового характера) делать допускается следующим образом (исправление должны подтвердить своими подписями все стороны документа – см. «!» в Примере 13, в данном случае ­приложение копии доверенности к договору обязательно):

Пример 13

Преамбула и подпись на договоре (если исправления приходится вносить «в полевых условиях»)

Если должность руководителя вакантна

Возможна ситуация, когда руководитель уволился (или его уволили), а постоянную замену ему еще не подыскали. Как быть в этой ситуации?

Мнение

Наталья Комова, эксперт журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»

Возможность образования временного единоличного исполнительного органа предусмотрена в п. 4 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Это возможно, если директор либо отстранен от должности, либо не может исполнять свои обязанности. Вопросы образования подобного «временного правительства» отнесены к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) либо общего собрания акционеров. В любом случае порядок образования временного исполнительного органа должен быть зафиксирован в уставе общества.

Что следует делать в возникшей ситуации «безвластия»? Обязательно ознакомиться с этим порядком и привести штатное расписание в соответствие с уставом. То есть если в уставе сказано, что временным единоличным исполнительным органом является, допустим, «вице-президент», ­убедиться, что в штатном расписании такая должность присутствует и делать его первым лицом в АО.

Отметим, что в Законе об ООО нет подобного пункта.

Как грамотно это оформить с позиции трудового законодательства? Начнем с того, что не существует ни должности, ни тем более профессии «исполняющий обязанности». Такое определение вы не встретите ни в ТК РФ, ни в другом нормативном правовом акте сферы труда. Однако существует понятие «исполнение обязанностей временно отсутствующего работника» (в ст. 60.2, 151 ТК РФ). Ключевые для нас слова – «временно отсутствующий», то есть это тот случай, когда определенный человек занимает должность руководителя, но он временно отсутствует на рабочем месте по причине отпуска, болезни, командировки и т.д. Для этих ситуаций ТК РФ предусмотрел совмещение должностей (расширение зон обслуживания, увеличение объема работ), временный перевод либо заключение срочного договора. Если же должность руководителя вакантна, будут действовать иные правила.

Итак, должности «исполняющий обязанности» кого бы то ни было не существует. Кроме того, в п. 2 Разъяснений 1965 года указано, что нельзя исполнять обязанности по вакантной должности. Исключение – должность, назначение на которую производится вышестоящим органом управления. И то в течение 2 месяцев вопрос о назначении на должность на постоянной основе должен быть решен. Данное исключение было актуально в период СССР, когда на высокие должности ­назначали «свыше». Сейчас оно может быть применимо к бюджетным учреждениям. Если вышестоящий орган назначил на вакантную должность временного исполняющего обязанности, то руководитель организации обязан не позднее месячного срока представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность. В свою очередь вышестоящий орган в месячный срок со дня получения документов должен сообщить руководителю о своем решении. Таким образом, временный исполняющий обязанности может оставаться в этом статусе не более двух месяцев: в итоге он назначается на должность постоянно либо в случае отрицательного решения ему должна быть предложена другая работа. При отсутствии соответствующей работы или отказе от предложения он освобождается от работы по основаниям, предусмотренным законодательством, например, по соглашению сторон.

Если на вакантную должность хотят временно назначить заместителя директора (или другого сотрудника организации), ТК РФ позволяет сделать это в порядке временного перевода сроком не больше 1 года (ст. 72.2 ТК РФ). И не забывайте уведомить налоговые органы о новом «временном» ­руководителе. Не позднее чем через 1 год должен быть решен вопрос о постоянном переводе бывшего заместителя на должность директора либо об ­обратном переводе его на прежнюю ­должность.

Для назначения человека «со стороны» потребуется заключение срочного трудового договора на должность руководителя. Еще раз повторяем: назначать на должность «исполняющего обязанности директора» нельзя, да и нет необходимости, ведь заключение срочного трудового договора уже предполагает временность такой работы.

Кожанова Евгения — специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству, эксперт журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии»

Требования к оформлению реквизитов документов

Примерный образец Приложение N 1 к Положению о документообороте ОАО «Корпорация-Кадровик» 1. Уставом ОАО «Корпорация-Кадровик» предусмотрено, что общество вправе иметь собственную эмблему и другие средства визуальной идентификации. На бланках общества, его филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений используется логотип открытого акционерного общества «Корпорация-Кадровик», состоящий из аббревиатуры «К-К» и эмблемы общества. 2. Код ОАО «Корпорация-Кадровик» по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) — 00000000. 3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН). 4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). 5. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 6. Уставом общества установлено его полное фирменное наименование — открытое акционерное общество «Корпорация-Кадровик» и сокращенное — ОАО «К-К». В документах общества допускается применять наименование — ОАО «Корпорация-Кадровик». Наименования филиала, представительства, иного структурного подразделения, учреждения общества располагают ниже наименования общества. 7. Справочные данные об обществе указываются на бланках документов и включают в себя почтовый адрес, номера телефона, факса, другие сведения по усмотрению общества. 8. Датой документа является дата его подписания (утверждения) или дата события, которое зафиксировано в документе. Документ, составленный совместно с несколькими филиалами, должен иметь одну (единую) дату. Если филиалы проставили на совместном документе разные даты, то датой документа считается самая поздняя дата. 9. Регистрационным номером документа является порядковый номер, присваиваемый издаваемому или отправляемому документу. Порядковый номер может дополняться индексом дела по номенклатуре дел и другими обозначениями. 10. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления (при указании Москвы и Санкт-Петербурга букву «г.» не ставят). 11. Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. В состав реквизита «Адресат» может при необходимости входить почтовый адрес. 12. Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. Утверждению подлежат нормативные и иные документы общества, в частности положения, правила и инструкции, структура и штатные расписания подразделений аппарата управления общества, акты контрольно-ревизионных проверок, акты приема в эксплуатацию законченных строительством зданий и сооружений, составы комиссий и советов, сметы расходов на содержание аппарата управления, другие документы, приобретающие юридическую силу после утверждения. Гриф утверждения состоит из слова «Утверждаю», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, расшифровки (инициалы и фамилия), даты утверждения и регистрационного номера. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают рядом. Подлежащий утверждению документ должен быть подписан руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего этот документ (с соблюдением правил оформления реквизита «Подпись»). 13. Резолюция может быть написана на самом документе или на отдельном листе, который прилагается к подлиннику документа. В состав реквизита «Резолюция» входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), которому направляется документ, предписываемое действие (указание о порядке и характере исполнения документа), срок исполнения, личная подпись должностного лица, дата подписания резолюции. На документе должно быть не более одной резолюции. Недопустимо давать по одному и тому же документу противоречащие друг другу указания и поручения. 14. Заголовок должен быть кратким и точно раскрывать содержание документа. Заголовок формулируют, как правило, с помощью отглагольных существительных в предложном падеже, отвечая на вопрос «О чем?» («Об отмене…», «О выделении…», «Об изменении…»). Точка в конце заголовка (подзаголовка) не ставится. 15. Текст документа отражает основное смысловое содержание документа — управленческое действие, решение и должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную объективно, кратко и четко, простым языком, без сложных грамматических конструкций. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Текст документа состоит из двух основных частей. В первой (констатирующей) части излагаются причины, основания, цели создания документа, во второй (заключительной) — решения, поручения, просьбы, предложения, рекомендации. В распорядительных документах применяют императивную форму изложения с использованием глаголов неопределенной формы: «провести», «установить» и т.д. Текст может излагаться от первого лица единственного числа («приказываю», «обязываю», «предлагаю», «прошу») либо — в совместных документах — от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). В документах, устанавливающих обязанности и права обособленных структурных подразделений общества, а также в документах, содержащих описание, оценку фактов или выводы (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («в состав филиала входят», «комиссия установила»). В текстах документов даты указывают словесно-цифровым способом. При упоминании в тексте документов должностных лиц сначала указывают их фамилии, затем — инициалы. 16. Документы подписываются должностными лицами общества в соответствии с их компетенцией. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). При подписании документа, составленного комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их положение (статус) в составе комиссии. Документ, издаваемый обществом совместно с другими организациями, подписывают в таком количестве экземпляров, чтобы каждая организация, его подписавшая, имела подлинный экземпляр. 17. Гриф и визы согласования документа. Реквизит «Гриф согласования документа» располагают, как правило, на последнем листе документа на свободном месте под текстом, а если документ подписан — ниже реквизита «Подпись». Если документ имеет титульный лист, то гриф согласования располагают в нижней части титульного листа. Внутреннее согласование документа оформляется путем проставления должностными лицами общества на проекте основного документа и приложения к нему (при наличии приложения) визы согласования. Согласование производят до представления документа на подпись (утверждение). Виза включает личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию), должность визирующего и дату визирования. 18. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми, материальными средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, не захватывая подписи должностного лица. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. 02 ноября 2009 Автор: «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 8 Поместить ссылку в: Читать также Как правильно сшивать документы В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы Кадровое делопроизводство. Как избежать ошибок. М.В.Васильев Избежать ошибок в кадровом делопроизводстве сложно, но возможно. Прочитав книгу, вы узнаете обо всех типичных ошибках при заключении, изменении и расторжении трудового договора, при издании приказов (распоряжений) по кадрам, а также при ведении трудовых книжек. Кроме того, автор расскажет о том, как с достоинством выдержать проверку кадрового делопроизводства Федеральной инспекцией труда. Статьи этого раздела Почему работодателям пора регулировать общение сотрудников в мессенджерах? Мессенджеры, к счастью или сожалению, прочно вошли в нашу жизнь. Кажется, иногда многим женщинам не так страшно потерять мужа, как телефон, в котором хранится почти вся твоя жизнь. Основное общение перешло в чаты: это удобно, ведь поддержать диалог можно в любой момент. Но в мессенджеры перешла не только дружба, но и рабочие отношения. Например, руководитель создает чат с сотрудниками отдела и общается в нем. Как организовать проверку кандидатов для микробизнеса без аутсорса? Эффективность деятельности микробизнеса напрямую связана с высокой трудовой мотивацией сотрудников. Поэтому так важно грамотно подбирать и проводить проверку кандидатов. Рассказываем, как решить эту задачу самостоятельно, без обращения к кадровым специалистам на аутсорсе. Что надо знать о приеме на работу подростков? Сегодняшняя молодежь часто начинает работать еще в школьном возрасте, желая стать независимыми. Они проходят стажировку, обучение и потом устраиваются на работу. Что важно знать в начале карьеры и какие риски надо учитывать работодателям? Прием на работу подростков таит немало трудностей. Трудовое право устанавливает четкие требования, которые должен соблюдать работодатель, но на них часто не обращают внимание. Появление сотрудника на работе в состоянии опьянении надо правильно доказывать Приход на работу в состоянии опьянения – вроде бы очевидная ситуация, не требующая дополнительных доказательств. К счастью, подобные истории единичны, но, возможно, именно поэтому не все HR-специалисты точно знают, как правильно действовать. Например, можно ли использовать алкотестер и пускать работника на территорию компании? Удержания по исполнительным листам При получении исполнительного листа на сотрудника нужно помнить о том, на какие виды доходов не может быть обращено взыскание, учитывать максимально возможный процент удержания по исполнительному листу и очередность погашения нескольких исполнительных листов. … Геолокация – на защите интересов работодателей? Как эффективно контролировать региональных сотрудников? Вопрос не праздный: они не под постоянным наблюдением, но отвечают за важную часть бизнеса. Это накладывает отпечаток на трудовые отношения. Надо и доверять человеку, и всегда знать, как он работает. Увы, свобода действий нередко приводит к безответственности, а конфликты – к судам. Факсимиле на трудовых договорах и соглашениях о совмещении Факсимиле представляет собой клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Разберемся, допускается ли использование факсимиле вместо собственноручной подписи в трудовых договорах и на соглашениях о дополнительной работе. Социальный налоговый вычет Социальный налоговый вычет на лечение и обучение может быть предоставлен работнику при определенных условиях. Рассмотрим особенности предоставления социального налогового вычета. Профстандарты станут обязательными в некоторых случаях В связи с вступлением в силу с 1 июля 2016 года изменений в Трудовой кодекс (Федеральный закон от 02.05.2015 № 122-ФЗ (далее — Закон № 122-ФЗ)) Минтруд России подготовил ответы на типовые вопросы по применению… Смерть ИП, работника, учредителя Могут ли налоги перейти по наследству? Кто сделает запись в трудовых книжках сотрудникам умершего индивидуального предпринимателя? Облагаются ли взносами и налогом на доходы выплаты, начисленные после смерти работника? Каков порядок действий в случае смерти директора ООО или его учредителя? Ответы читайте в статье. Банкротство работодателя за долги по зарплате Работники получили право обращаться в суд с требованием признать работодателя банкротом в случаях невыплаты заработной платы. Разбираемся, когда возможно банкротство работодателя за долги по зарплате и что необходимо сделать сотрудникам для начала процедуры банкротства. Локальные нормативные акты компании — как избежать ответственности при проверках Отсутствие некоторых локальных нормативных актов может быть расценено проверяющими из трудовой инспекции как нарушение трудового законодательства. В статье мы расскажем как избежать таких последствий. Замещение должностей и внутреннее совместительство Понятия «и.о.» или «врио» действующим законодательством не установлены. Поэтому во избежание споров с сотрудниками работодатель должен знать, как правильно оформить замещение должностей и каков порядок его оплаты. Локальные нормативные акты компании Конец года — самое время после сдачи квартальной отчетности без спешки заняться подготовкой к году грядущему: продумать штатное расписание, подготовить график отпусков на следующий год. Также при необходимости внести изменения и в прочие локальные нормативные акты. Вакантные места для сокращаемого сотрудника Законодатель установил обязанность работодателя предлагать сотруднику вакантные должности при сокращении штата. Эта должность должна быть свободной, соответствовать квалификации работника, а также может быть нижеоплачиваемой или нижестоящей. Кроме того, вакансия должна располагаться в той же местности. … Оформляем изменение личных данных сотрудника Персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Важно соблюдать последовательность действий при внесении в них изменений. Когда и как проводить кадровый аудит Ведение кадрового документооборота в точном соответствии с буквой закона необходимо, поскольку эти документы использует не только кадровая служба, но и бухгалтерия для расчета заработной платы. Их могут проверить трудовая инспекция и налоговая, работникам могут потребоваться выписки и справки. Кадровый аудит. Какие документы нужно иметь вашей компании? Аудит кадрового делопроизводства – одна из важнейших составляющих процедуры оценки эффективности всей системы управления персоналом и кадрового потенциала организации или самостоятельная процедура в рамках мер по снижению фискальных и репутационных рисков компании, в том числе при разрешении в суде трудовых споров. Организация ведения кадрового делопроизводства «с нуля» Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и экзотическая задача, непростая для начинающих кадровиков, частных предпринимателей и бухгалтеров, в чьи обязанности вошло кадровое дело. Впрочем, весь процесс можно описать простым поэтапным руководством к действию. Работа во время декрета: разбираем возможные ситуации Зачастую молодая мама, находясь в отпуске по уходу за ребенком, трудится на условиях неполного рабочего времени или на дому. Некоторые мамы умудряются работать на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности во время отпуска по беременности и родам, что законодательством прямо не предусмотрено. На практике документальное оформление такой ситуации вызывает немало вопросов у кадровиков. Как сделать из внешнего совместителя основного работника Переход совместителя на основное место в той же компании можно оформить через увольнение или через заключение допсоглашения к трудовому договору. Заполнение трудовой книжки зависит от того, когда и кем были внесены записи о приеме на работу совместителя и его увольнении. Документы, которые должен представить работник По материалам книги-справочника «Зарплата и другие выплаты работникам» под редакцией В.Верещаки Прежде чем с работником будет заключен трудовой договор, он должен представить ряд документов. Они перечислены в статье 65 Трудового… Положение об оплате труда Основная задача данного положения состоит в том, чтобы установить порядок оплаты труда всех категорий работников компании. Меняем название должности работника Если работодатель решил изменить наименование должности, он должен уведомить об этом сотрудника, работающего на ней. Дальнейшие действия сторон трудового договора зависят от согласия сотрудника на смену названия должности. Применение бестарифной системы оплаты труда. Особенности начисления зарплаты Эта система предусматривает распределение общего фонда оплаты труда по компании (или ее подразделению) между соответствующими сотрудниками. При этом общий фонд зависит от результатов работы компании (подразделения) в том или ином периоде времени (например месяце). По своей сути заработная плата конкретного сотрудника — это его доля в фонде оплаты труда всего коллектива. Заработная плата распределяется между сотрудниками на основании тех или иных коэффициентов (например трудового участия). Причем их может быть несколько. Расчет заработной платы при сдельной системе оплаты труда По материалам книги-справочника «Зарплата и другие выплаты работникам» под редакцией В.Верещаки (http://go.garant.ru/zarplata/) Принимаем на работу водителя Заключая с водителем трудовой договор, необходимо учитывать ряд нюансов, которые связаны с этой должностью. Некоторые из них необходимо прописать в трудовом договоре, на другие достаточно сделать ссылку. Изменения и исправления в трудовой книжке Статья опубликована в рамках сотрудничества журнала «Актуальная бухгалтерия» и HRMaximum. Трудовая книжка работника — главный документ, который подтверждает стаж и дает гарантии на получение пенсии. Именно поэтому оформлять трудовые книжки нужно правильно,… Хранение документов. Сроки хранения, уничтожение и утилизация первичных учетных документов Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов Приказы: форма, нумерация, исправления Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами. В каком порядке предоставляются копии документов бывшим работникам организации? Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008, далее — Правила), трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении, но бывают случаи, когда работник… Кто в штатном расписании… Директор по персоналу, Начальник отдела кадров, Руководитель службы HR? Как определить функции и полномочия директора по персоналу и отделить его обязанности от обязанностей других кадровых работников, рассказывает автор в материале, подготовленном на основе поступающих от кадровиков вопросов Расчёт графиков работы (Программа на основе Microsoft Excel) Данная программа позволяет рассчитать график работы на 12 месяцев, в том числе производственный календарь на любой год (с 1950 г. по 2050 г.). Для расчёта графика можно задать любой режим работы — нормальная продолжительность рабочего… Как правильно сшивать документы В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы Как оформить отсутствие работника, если он выполняет государственные обязанности? Представьте себе ситуацию: сотрудник организации является специалистом узкого профиля и привлекается в качестве эксперта следственного процесса. Или: военнообязанного, пребывающего в запасе, вызывают на военные сборы. А может быть, кому-то из ваших подчиненных нужно присутствовать в суде в качестве присяжного заседателя. О чем говорят все эти случаи? О том, что работника на время выполнения государственных обязанностей необходимо освободить от работы и особым образом оформить его отсутствие. Особенности регулирования труда работников работающих у работодателей-физических лиц Рядом особенностей обладает работа у работодателей — физических лиц. Принципиально все работодатели — физические лица подразделяются на две группы: индивидуальные предприниматели и физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Первые используют работников для осуществления предпринимательской деятельности… Какие кадровые документы должны быть на предприятии Ответственному сотруднику необходимо знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с… Права работника при продаже предприятия-должника Федеральный закон «О несостоятельности (банкротстве)» не содержит норм, обеспечивающих защиту трудовых прав работников при продаже предприятия-должника. Специфика возникающих при этом трудовых отношений требует специального анализа. Подтверждение трудового стажа При подсчете стажа периоды работы или иной деятельности, которые в него включаются, имевшие место до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете… Временный перевод на другую работу В N 8 журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения» за 2009 г. мы писали о постоянном переводе работника на другую работу у того же работодателя, при котором не планируется возвращение на прежнюю должность. Кроме этого, законодательством предусмотрена возможность временного перевода. В чем его отличие от постоянного, в каких случаях и в каком порядке он производится, расскажем в настоящей статье. Работники-пенсионеры Сотрудники-пенсионеры ответственны и надежны. Квалифицированный и опытный работник — настоящий клад для любого работодателя. В статье мы расскажем о некоторых особенностях трудовых отношений с пенсионерами. В Российском законодательстве выделяются три категории пенсионеров:… Кадровое делопроизводство с нуля. Краткое примерное пошаговое руководство Краткое примерное пошаговое руководство по постановке кадрового дела во вновь открывающейся фирме Перевод работника на другую работу Иногда сотрудника по собственному желанию, состоянию здоровья или в силу производственной необходимости нужно перевести на другую работу. В статье мы расскажем о процедуре перевода и ее документальном оформлении. Как закрепить делегирование полномочий по работе с кадрами Делегирование части полномочий руководителя другому должностному лицу компании, например, заместителю директора по общим вопросам, может существенно сократить и оптимизировать время, затраченное на оформление документов и других ежедневных дел кадровой службы. К вопросу о применении дисциплинарных взысканий к работникам По материалам семинара «Актуальные вопросы трудового законодательства. Дисциплинарные взыскания» (организатор — компания «Что делать консалт», лектор И.В. Журавлева — Научный редактор журнала «Кадровые решения» (www.profiz.ru). Открыла первую и, по сути, единственную в России «Школу Кадровика»… Особенности защиты трудовых прав руководителей В российском законодательстве закреплены особые условия защиты трудовых прав руководителя организации, однако продолжают оставаться отдельные нерешенные вопросы. Прекращение трудового договора с руководителем предприятия Принятие необоснованного решения руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером может стать основанием прекращения трудового договора по инициативе работодателя. На практике указанный случай расторжения трудового договора по п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ… Как подготовиться к приходу трудовой инспекции? Проверка организации государственной инспекции труда часто застает руководство врасплох. Особенно с учетом того, что по закону трудовой инспектор имеет право посетить организацию в любое время суток и без предупреждения. По результатам проверки к ответственности могут привлечь не только руководителя организации или его заместителя, но и руководителя кадровой службы, а также главного бухгалтера. Уведомление работнику: как и в каких случаях направлять Часто в работе кадровиков используется такой документ, как уведомление. При помощи этой бумаги работодатель извещает сотрудников о юридически значимых моментах. Например, о сокращении штата. Единой формы уведомления нет. Для каждого случая разрабатывается свой вариант. Мы расскажем о том, как составить уведомление о реорганизации компании и ликвидации филиала. Как уведомить сотрудников об изменении условий трудового договора. Как известить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой. Визит трудовой инспекции Любой работодатель должен быть готов к тому, что рано или поздно его посетит трудовая инспекция. К сожалению, в сложившейся ситуации, которая характеризуется массовыми сокращениями персонала, нежданный визит может произойти в любой момент. Поговорим о том, по какому поводу может прийти инспектор, в чем заключаются его полномочия и каковы действия работодателя при проведении контрольных мероприятий. Внештатный работник: «Опасные» моменты для работодателя и работника Во времена СССР под «внештатными работниками» понимали граждан, выполняющих работу для организации и не числящихся в штате. С развитием законодательства РФ изменилось понятие и статус «внештатного работника». Мышление же части руководителей организаций осталось на уровне правового регулирования труда «внештатных работников» в СССР. Работодатель не всегда задумывается о последствиях таких взаимоотношений. Служебные командировки и права работников Рассматриваются весьма важные для каждого работника, имеющего амплуа «выездного», проблемы. Оформляем беременность В последние годы в нашей стране наблюдается настоящий беби-бум. Сотрудниц, ожидающих прибавления в семействе, становится все больше. К появлению нового человека на свет готовятся не только будущие родители, но и… кадровая служба. Кроме заботы о том, на кого возложить обязанности отсутствующей по уважительным причинам работницы, необходимо еще собрать и подготовить много документов. Давайте рассмотрим, какие трудности возникают при оформлении «детских» отпусков и какие выплаты положены новенькой маме. Есть такая работа — болеть! Работодатель часто сталкивается с тем. что сотрудники злоупотребляют своим правом на оплачиваемую временную нетрудоспособность и гарантию сохранения за ними рабочего места на этот период. Понятие «купленный больничный» давно уже никого не удивляет. Можно ли избавиться от хитрого «бюллетенщика» законными способами? Можно. Главное — его распознать. Что делать с документами при ликвидации организации Вопросы обеспечения сохранности документов акционерных обществ при их ликвидации нашли свое отражение в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг. Процитируем наиболее важные для нас фрагменты. Делопроизводство в кадровой службе Ответы Андреевой Валентины Ивановны, профессора кафедры трудового права Российской академии правосудия, на вопросы о Документационном оформлении деятельности кадровой службы и графике отпусков в организации. Типичные заблуждения Наиболее частые заблуждения относительно трудовых взаимоотношений

Семинары / курсы / тренинги:

Цифровая подпись в PDF – как с ней работать?

Публикация: 16 Март 2011 — 15:03, редакция: 21.07.2011 13:35

Автор: Михаил Абрамзон

Исходная публикация: CNews Acrobat (03 марта 2011 г.)

Несмотря на широкое распространение электронных документов, в тех случаях, когда требуется обеспечение юридической значимости, подтверждения авторства и неотказуемости, в значительной степени используются бумажные. Аналогом собственноручной подписи в электронном документообороте признается электронная цифровая подпись. Как пользоваться ЭЦП в PDF документах и что для этого нужно?

Наиболее развитым направлением для применения ЭЦП можно считать системы сдачи налоговой отчетности, а вместе с ней – сдачу отчетности в ПФР, в ФСС, Росстат и иные государственные органы. Физические и юридические лица активно использую цифровую подпись при работе со своими банковскими счетами, игре на бирже. В последние годы резко возросло применение электронных документов, подписанных ЭЦП, при работе на торговых площадках, как коммерческих, так и государственных закупок. С 2011 года все государственные торги проводятся только в электронном виде, и применение ЭЦП здесь становится просто необходимым. Вскоре будет дан старт еще одному направлению использования ЭЦП – нотариат получает право заверения электронных документов цифровой подписью.

Электронная цифровая подпись в рамках делопроизводства уже используется и для нужд внутрикорпоративногого и межкопроративного электронного документооборота. С ее помощью подписываются договора и акты, письма и накладные, заявки и требования. После того, как будут подготовлены электронные формы счетов-фактур, на электронный вариант может быть переведена вся бухгалтерская работа. Электронная цифровая подпись получает значительное развитие и в системах инженерного проектирования – большинство современных систем поддерживает такую возможность.

«Подпись чернилами». Так называется возможность подписания документа с использованием графического планшета

В электронном документе электронная цифровая подпись (ЭЦП) является его реквизитом, предназначенным для защиты данного электронного документа от подделки и полученным в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи. ЭЦП позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе, но она не является средством защиты документа от подделок.

Одним из наиболее удобных форматов для обмена документами заслуженно считается формат PDF, с которым можно работать в любой операционной системе. В этом формате могут храниться не только сконвертированные текстовые документы и таблицы, но и чертежи, трехмерные модели, видео и аудиозаписи. Формат PDF поддерживает работу с формами, их заполнением, распространением и сбором данных для их обработки; в его состав включена поддержка скриптового языка JavaScript для осуществления функций проверки корректности заполнения полей на стороне клиента и любых других задач, которые можно осуществить при помощи программирования. Он представляет собой удобный документ с различными инструментами рецензирования и коррекции уже готовых документов.

Немаловажно, что продукты компании Adobe поддерживают использование ЭЦП. Разберемся теперь с тем, какие варианты подписей реализованы в решениях компании Adobe и в частности в их флагманском продукте Adobe Acrobat X Pro.

ВИДЫ И ЗАЩИТА ПОДПИСЕЙ

Первый вариант подписи – «подпись чернилами». Так называется возможность подписания документа с использованием графического планшета. Такая подпись представляет собой сделанную вручную пометку на странице, аналогичную рисунку произвольной формы. Подпись «от руки» не содержит никакой информации о человеке, который ее сформировал, соответственно, нет возможности его идентифицировать. Такая подпись не уведомляет об изменениях, которые могли быть произведены в документе после того, как он был подписан, для нее нет возможности проверки. Такая подпись не отображается на панели «Подписи». Подпись такого типа может использоваться только для придания документу вида, сходного с бумажным.

Иное дело – электронная цифровая подпись. Использование этого инструмента позволяет решить три важные задачи, возникающие при обмене электронными документами. Во-первых, появляется возможность установить личность человека или нескольких человек, которые поставили под документом свои подписи. Во-вторых, использование при формировании подписи сертификатов, выданных удостоверяющими центрами, обеспечивает неотказуемость. И, наконец, проверка подписи на соответствие ее подписанному документу позволяет определить, не изменялся ли документ после того, как эта подпись была сформирована.

В программах Adobe для формирования подписи применяются пары ключей («секретный» и открытый) и сертификаты открытых ключей (далее – сертификаты), полученные различными способами. Самый простой способ получения такого сертификата – использование встроенной в программу системы генерации ключей и получения сертификата (так называемый «самоподписанный» сертификат). У такого сертификата есть только один недостаток – нельзя проверить, действительно ли он сформирован именно тем человеком, чьи данные в него внесены. Вариант с самоподписанными сертификатами можно использовать в рамках одной организации, где для проверки и контроля сертификата можно будет создать специальное хранилище.

Проверка подписи на соответствие ее подписанному документу позволяет определить, не изменялся ли документ после того, как эта подпись была сформирована

Второй вариант – применение сертификата, полученного у стороннего удостоверяющего центра, которому будут доверять все участники системы электронного документооборота. В этом случае электронный сертификат выступает аналогом паспорта, по которому можно проверить принадлежность его владельцу.

В качестве программного обеспечения, используемого для формирования и проверки ЭЦП, используются, как правило, стандартные криптопровайдеры, предустановленные в операционной системе. В российской действительности, где существует свое законодательство в части использования ЭЦП и свои криптографические алгоритмы, использование международных алгоритмов затруднено. Но есть решения, которые позволяют в программах Adobe применять российские криптографические средства, что переводит электронный документооборот в разряд юридически значимого. Одним из таких решений, первым вышедшим на рынок документов в формате PDF, стало решение компании «КриптоПро» – «КриптоПро PDF».

С помощью имеющегося сертификата пользователь Adobe Acrobat (или Adobe Reader, если такая возможность предоставлена для данного документа) может подписать любой документ. В Adobe Reader возможно создание подписей только для файлов PDF с включенными для Reader правами использования (в Adobe Acrobat: «Дополнительно» — «Расширить функции Adobe Reader»). При этом необходимо понимать, что подписи под документом могут быть двух типов – сертификационная подпись и подпись для утверждения. Чем они отличаются? Сертификационная подпись обеспечивает более высокий уровень управления документом, чем подпись для утверждения. Поскольку эта подпись должна быть в документе первой, параметры меню «Сертификация» при наличии другой подписи становятся недоступны. Кроме того, можно управлять типами изменений, которые доступны другим пользователям.

Подпись для утверждения — это цифровая подпись, которая применяется к документу и не является сертификационной подписью. Все подписи кроме сертификационных классифицируются как подписи для утверждения. Как видим, подписей для утверждения может быть несколько, как и под реальными, «бумажными», документами.

Использование при формировании подписи сертификатов, выданных удостоверяющими центрами, обеспечивает неотказуемость

Сертификационная подпись позволяет утвердить содержимое файла PDF. При ее постановке можно разрешить (и это не будет влиять на состояние подписи) внесение данных в поля форм, которые могут присутствовать в документе, а также изменение комментариев. Но при любом изменении страниц (или комментариев, если их изменение не разрешено) документ утрачивает существующее сертифицированное состояние, а подпись становится недействительной.

Цифровые подписи могут использоваться для многократного подписания документов PDF различными лицами. При этом в поле «Подписи» появляется цифровая подпись. Вид подписи зависит от выбранных параметров. Если целостность документа важна для рабочего процесса подписания, лучше всего использовать функцию предварительного просмотра документа. При помощи этой функции проводится анализ содержимого документа, способный привести к изменениям его внешнего вида. Затем это содержимое блокируется, что позволяет просмотреть и подписать документ в статичном и безопасном состоянии.

ИНТЕРФЕЙС РАБОТЫ С ПОДПИСЯМИ

Кроме самой подписи Acrobat X позволяет добавить метку времени, полученную от независимого сервера меток времени. Эта метка позволяет подтвердить подлинность и существование документа в определенный момент времени. Формат хранения подписи и метки времени соответствует международным стандартам так называемой «улучшенной» подписи. Например, решение от «КриптоПро» позволяет включать в подпись метку времени. Метки времени отображаются в поле «Подписи» и в диалоговом окне «Свойства подписи». Если настроен сервер меток времени, метка времени отображается на закладке «Дата/Время» в диалоговом окне «Свойства подписи».

Все поставленные под документом подписи будут видны в поле «Подписи». Но Adobe позволяет еще и визуализировать их, сделать видимыми. При этом то, что будет включено в визуализацию, может быть настроено самим пользователем. В частности, к подписи можно добавить изображение факсимиле, логотип компании или фотографию. Можно также создать несколько видов подписи для различных целей. Вид подписи может также включать информацию, которая поможет другим проверить вашу подпись: цель подписи, контактную информацию и т.д. Настройка этих параметров выполняется в диалоговом окне «Установки».

Однако подпись документа – это только начало работы. Получатель подписанного документа должен иметь возможность еще и проверить ее. Такая проверка возможна при использовании не только программы Acrobat, но и Adobe Reader при установленном на компьютере соответствующем криптопровайдере (в первую очередь это относится к российским криптографическим продуктам). Поскольку сертификат, требующийся для проверки подписи, включается в состав подписи, то передавать его дополнительно получателю документа не требуется.

В панели «Подписи» отображается информация о каждой подписи в текущем документе, а также история изменения документа с момента его первого подписания. У каждой подписи есть значок, показывающий результат ее проверки (проверка может выполняться автоматически). Детали проверки перечислены под каждой подписью, и их можно просмотреть, развернув подпись. В зависимости от результатов проверки подпись может получить признак «действительна», «недействительна» или «не определена». Эта информация будет служить основанием для принятия решения о достоверности документа и дальнейшей работе с ним.

В панели «Подписи» отображается информация о каждой подписи в текущем документе, а также история изменения документа с момента его первого подписания

В лицензионной политике Adobe в части применения ЭЦП есть ограничение, связанное с возможностью подписания документа в Adobe Reader. Если при создании документа в Adobe Acrobat такую возможность разрешить, то распространение документа лицензионно будет ограничено пятьюстами получателями. В ряде случаев этого может и хватить, но при применении этой технологии в промышленном или государственном масштабе необходимо лицензировать дополнительную опцию — Adobe LiveCycle Reader Extensions.

Таким образом, продукты компании Adobe предоставляют полноценный набор инструментов для выполнения задач, необходимых для создания системы юридически значимого электронного документооборота, а универсальность формата PDF дает независимость от используемых операционных систем и программ, в которых будут создаваться исходные документы.

Создание и добавление подписи электронной почты в Outlook.com

Создание подписи электронной почты, которую можно автоматически добавлять ко всем исходящим сообщениям или добавлять вручную к определенным.

Создать подпись электронной почты

1. Войдите в Outlook.com и выберите Настройки > Просмотреть все настройки Outlook вверху страницы.

2. Выберите Почта > Написать и ответить .

3. В разделе Подпись электронной почты введите свою подпись и используйте доступные параметры форматирования, чтобы изменить ее внешний вид.

   Примечание: У вас может быть только одна подпись для каждой учетной записи.

   • Если вы хотите, чтобы ваша подпись отображалась внизу всех новых сообщений электронной почты, которые вы составляете, установите флажок Автоматически включать мою подпись в новые сообщения, которые я составляю .

   • Если вы хотите, чтобы ваша подпись отображалась в сообщениях, которые вы пересылаете или отвечаете, установите флажок Автоматически включать мою подпись в сообщения, которые я пересылаю или отвечаю на .

   • Если вы не выберете эти параметры, вы можете вручную добавить подпись к выбранному сообщению. Подробнее см. В разделе Добавление подписи к новому сообщению вручную.

4. По завершении выберите Сохранить .

   Примечание: Вы всегда можете вернуться на страницу Написать и ответить и установить или снять флажок для автоматического добавления вашей подписи.

Вручную добавить подпись к новому сообщению

Если вы создали подпись, но не выбрали автоматическое добавление ее ко всем исходящим сообщениям, вы можете добавить ее позже, когда напишете сообщение электронной почты.

1. Зайдите в свой почтовый ящик и выберите Новое сообщение .

2. Введите свое сообщение и выберите > Вставьте подпись внизу панели создания.

3. Когда ваше электронное сообщение будет готово, выберите Отправить .

Все еще нужна помощь?

Примечание. Для получения поддержки сначала необходимо войти в систему.Если вы не можете войти в систему, перейдите в службу поддержки учетной записи.

10 самых популярных адресов электронной почты Подпись Контактная информация ДЕЛАТЬ И НЕЛЬЗЯ

Контактные данные для подписи электронной почты важнее всех других элементов подписи. Они предоставляют всем получателям ценную информацию для связи с вами, а также подробную информацию об общей структуре вашей компании.

Убедитесь, что вы следуете передовой практике, следуя нашим 10 основным контактным данным для подписи электронной почты, которые можно и что нельзя делать, и превратите свою подпись в электронную визитку.

1. НЕ включайте все

Включите в подпись электронной почты только ВАЖНУЮ контактную информацию. К ним относятся имя, должность, название и адрес компании, номер телефона, URL-адрес веб-сайта и адрес электронной почты. Слишком много контактной информации может показаться немного безнадежным.

Кроме того, используйте только четыре-семь строк для контактной информации.Если вы используете что-то большее, подпись будет труднее читать и будет выглядеть неопрятно. Просто помните, что меньше всегда больше!

2. НЕОБХОДИМО включать полное имя в каждую подпись

Знаете ли вы, что более 30% профессионалов даже не указывают свое имя в подписи электронной почты? Не очень профессионально, правда?

Как правило, имя и фамилия всех пользователей должны быть указаны в верхней части подписи электронной почты без исключения. Имя всегда должно быть их собственным именем, а не псевдонимом.По желанию пользователя также можно указать отчество или инициалы.

3. ОБЯЗАТЕЛЬНО убедитесь, что все контактные данные актуальны.

Основная цель подписи электронной почты — предоставить контактную информацию получателям по электронной почте. Если подпись электронной почты не включает актуальную информацию, она становится несколько избыточной.

Люди меняют должности, номера телефонов, а организации меняют офисы, поэтому убедитесь, что это отражено в подписях электронной почты вашей организации.В идеале вы захотите взять контактные данные каждого пользователя из своей Active Directory, чтобы убедиться, что они верны.

4. НЕ забудьте указать свой адрес электронной почты со ссылкой «mailto:»

Часто думают, что бессмысленно включать адрес электронной почты в подпись электронной почты. Вы можете ясно увидеть, от кого пришло электронное письмо, посмотрев в поле «От:», верно?

Что ж, некоторые почтовые клиенты, такие как Outlook, используют отображаемые имена, а не адреса электронной почты, чтобы улучшить читаемость и удобство использования.Таким образом, когда электронное письмо пересылается другому человеку, отображается отображаемое имя, а не адрес электронной почты, например «[Email protected]» будет отображаться как «Joe Bloggs», что бесполезно, если вы хотите написать этому человеку по электронной почте.

Лучший способ избежать этого — включить адрес электронной почты и связать его ссылкой «mailto:», чтобы упростить отправку электронного письма исходному отправителю.

5. ДОЛЖНЫ иметь разные подписи для внутренних и внешних получателей

Это особенно важно, если у вас несколько офисов или большое количество сотрудников.Вам не нужно указывать адрес компании, но наличие вашей должности, отдела и добавочного номера облегчит другим коллегам возможность связаться с вами.

6. НЕ указывайте личную информацию

Это профессиональная подпись электронной почты, а не место для продвижения вашей личной страницы в Twitter. Персональные данные о себе не должны использоваться в деловых целях или для общения с профессиональными партнерами. Вероятно, их даже не заинтересует то, что вы хотите сказать, и вы, вероятно, не захотите, чтобы они знали, как с вами связаться каждый час в день.

7. НЕ забудьте ознакомиться с правилами

В зависимости от того, где вы находитесь, в вашей электронной подписи может потребоваться дополнительная информация, такая как регистрационный номер компании, адрес офиса и номер плательщика НДС.

Во многих европейских странах вышеперечисленное является юридическим требованием, поэтому не стоит рисковать, что ваша организация будет оштрафована. Убедитесь, что вы провели свое исследование и выяснили, какие правила применяются к вашей компании, чтобы вы могли применять правильный контент к своим подписям электронной почты.

8. НЕОБХОДИМО добавить фото

Используемая многими людьми, которые работают в сфере недвижимости, финансов и права, фотография в вашей подписи электронной почты добавляет гораздо больше человечности в корпоративную электронную переписку. Без фотографии вы — безликое существо по ту сторону сообщения электронной почты.

Позволить людям увидеть, как вы выглядите, — отличный способ укрепить доверие и построить позитивные деловые отношения.

9. ДОЛЖНЫ иметь разные подписи для разных отделов / локаций

Есть ли у вас продавцы, которые работают вне офиса? У вас есть сотрудники, работающие в разных местах? Убедитесь, что это отражено в их электронных подписях.

Сделайте всех счастливыми, разрешив каждой команде использовать разные шаблоны, соответствующие их потребностям в подписи электронной почты. Сделайте дополнительный брендинг подписи отдела маркетинга и сделайте рекламный баннер отделу продаж.

10. НЕ делай сам

Если все это звучит слишком устрашающе, не волнуйтесь. Существуют сторонние программные решения для подписи электронной почты, которые могут сделать всю тяжелую работу за вас.

Использование решения для подписи электронной почты означает, что вы всегда будете получать согласованные контактные данные для подписи электронной почты, такие как имена, отделы и должности, извлеченные из вашего Active Directory / Google Directory.Вы также можете точно контролировать дизайн подписи электронной почты и легко изменять его для разных команд / отделов.

Как Exclaimer может помочь:

Если вы ищете простой способ разрабатывать профессиональные подписи электронной почты и управлять ими во всей организации, мы здесь, чтобы помочь. Узнайте больше или начните бесплатную пробную версию сегодня!

Узнать больше Начать бесплатную пробную версию

---

Рекомендуемая литература

Получите больше от своих электронных подписей с бесплатной копией нашего официального руководства для чайников

Подробнее о продуктах для подписи по электронной почте Exclaimer

Создание и использование подписей электронной почты в Mail на Mac

Вы можете создать подготовленный текст, называемый подписью , для включения при отправке сообщений электронной почты.Например, вы можете создать одну подпись для своей рабочей электронной почты и другую подпись для своей личной электронной почты.

Откройте для меня Mail

Создайте подписи

1. В приложении «Почта» на Mac выберите «Почта»> «Настройки», затем нажмите «Подписи».

2. В левом столбце выберите учетную запись электронной почты, для которой вы хотите использовать подпись.

   Если при создании подписи выбран параметр «Все подписи», вам нужно будет перетащить новую подпись в учетную запись электронной почты, прежде чем вы сможете ее использовать.

3. Нажмите кнопку «Добавить» под средним столбцом.

4. В среднем столбце введите имя подписи.

   Имя отображается во всплывающем меню «Подпись» при написании сообщения.

5. В правом столбце (предварительный просмотр) создайте свою подпись.

   Вы можете использовать меню «Правка» или «Формат» в Mail, чтобы изменить шрифт или макет, преобразовать текст в ссылки или проверить орфографию. Чтобы добавить изображение, перетащите его в область предварительного просмотра.

Если вы хотите, чтобы ваша подпись отображалась после исходного текста сообщений, на которые вы отвечаете или пересылаете, снимите флажок «Ставить подпись над цитируемым текстом».

Удалить подписи

1. В приложении «Почта» на Mac выберите «Почта»> «Настройки», затем нажмите «Подписи».

2. Выберите подпись в среднем столбце, затем нажмите кнопку «Удалить».

Когда вы удаляете подпись из всех подписей, она удаляется из любой учетной записи, которая ее использует.

Автоматически добавлять подпись к сообщениям электронной почты

Вы можете выбрать подпись для автоматического добавления к отправляемым сообщениям.

1. В приложении «Почта» на Mac выберите «Почта»> «Настройки», затем нажмите «Подписи».

2. Выберите учетную запись в левом столбце.

3. Щелкните всплывающее меню «Выбрать подпись», затем выберите подпись.

   Если у вас более одной подписи для учетной записи, Mail может автоматически переключаться между ними — выберите «Случайно» или «В последовательном порядке» во всплывающем меню.

Если вы не хотите, чтобы подпись автоматически добавлялась к вашим сообщениям, щелкните всплывающее меню «Выбрать подпись», затем выберите «Нет».

Самостоятельное добавление подписи к сообщениям электронной почты

1. В приложении «Почта» на Mac щелкните всплывающее меню «Подпись» в создаваемом сообщении.

2. Выберите подпись.

   Если вы не видите ожидаемую подпись во всплывающем меню, выберите «Изменить подписи», чтобы открыть настройки подписей и убедиться, что подпись присутствует в учетной записи.

Удаление подписи из сообщений электронной почты

1. В приложении «Почта» на Mac в создаваемом сообщении щелкните всплывающее меню «Подпись».

2. Выберите «Нет».

В зависимости от того, как почтовый сервер получателя обрабатывает подписи, ваша подпись может отображаться для получателя как вложение или изображение.

Если вы используете iCloud Drive на Mac и других устройствах и в параметрах iCloud Drive выбрана почта, ваши подписи автоматически обновляются и становятся доступными на этих устройствах.См. Раздел Использование iCloud Drive для хранения документов.

Если вам нужно отправить подписанный документ PDF, вы можете использовать разметку в почте, чтобы создать собственноручную подпись и добавить ее в документ. Вы также можете использовать приложение Preview для заполнения и подписи PDF-форм.

Цифровая подпись документа Microsoft Word

Перед тем, как приступить к цифровой подписи документов, попросите свою службу технической поддержки проверить настройки цифровой подписи на вашем компьютере, выполнив действия, описанные в разделе «Проверка настроек цифровой подписи» ниже.

Это руководство проведет вас через шаги для цифровой подписи документа в Microsoft Word 2010, 2013 или 2016 с использованием ваших учетных данных PIV или цифрового сертификата.

Добавление цифровой подписи с помощью строки подписи

1. Чтобы добавить цифровую подпись, откройте документ Microsoft Word и щелкните в том месте, где вы хотите добавить строку подписи.

2. На ленте Word выберите вкладку Insert и затем щелкните Signature Line в группе Text .
   

3. A Появится всплывающее окно «Настройка подписи ». Введите свою информацию в текстовые поля и нажмите ОК .
   

4. Дважды щелкните строку подписи .
   

5. Появится всплывающее окно Sign . В поле X введите свое имя. Затем посмотрите на поле Signing as: . Выберите сертификат подписи. Чтобы убедиться, что это правильный сертификат, нажмите кнопку Изменить .
   

6. Щелкните Щелкните здесь, чтобы просмотреть свойства сертификата .
   

7. Появится поле Сведения о сертификате . Перейдите на вкладку Details и прокрутите вниз до Key Usage . Щелкните по нему один раз. В нижнем текстовом поле теперь должно отображаться Цифровая подпись, безотказность . Если да, то это правильный сертификат. Нажмите ОК .
   

8. Если это неправильный сертификат , нажмите OK .Затем нажмите Дополнительные варианты , чтобы увидеть другие сертификаты. Выберите другой сертификат и повторяйте эти шаги, пока не найдете правильный сертификат.
   

9. Нажмите кнопку Подписать , чтобы подписать документ. Вставьте карту PIV в устройство для чтения карт. Введите PIN-код смарт-карты (PIV) и нажмите OK .
   

10. Поле Подтверждение подписи сообщает вам, что Word сохранил вашу цифровую подпись. Нажмите ОК .
    

После того, как вы поставили цифровую подпись на документ, если вы его отредактируете, Word удалит цифровую подпись. Не волнуйся. Вы всегда можете вернуться к шагу 1 и снова поставить цифровую подпись.

Добавить невидимую цифровую подпись

Вы можете добавить невидимую цифровую подпись , чтобы ваше имя не отображалось в документе.

1. Откройте документ и щелкните вкладку Файл .

2. Щелкните Info , а затем щелкните Protect Document .
   

3. В раскрывающемся меню Защитить документ щелкните Добавить цифровую подпись .

4. Выберите тип обязательства , например, создал и утвердил этот документ , а затем нажмите Подписать .
   

5. Вставьте карту PIV в устройство для чтения карт.Введите PIN-код смарт-карты (PIV) и нажмите OK .
   

6. Поле Подтверждение подписи сообщает вам, что Word сохранил вашу цифровую подпись. Нажмите ОК .
   

Добавить несколько цифровых подписей с помощью линий подписи

После того, как вы поставили цифровую подпись на документе, вы можете попросить других подписать его. ( Примечание: Если вы являетесь первым утверждающим, вы должны создать строки подписи для всех утверждающих.Затем отправьте документ второму утверждающему.)

1. Если вы являетесь вторым (или другим) утверждающим, откройте полученный документ. Дважды щелкните строку подписи, чтобы подписать. Выполните шаги 4–10 из раздела «Добавление цифровой подписи с помощью линии подписи».
   

2. A Появится всплывающее окно «Настройка подписи ». Введите свою информацию в текстовые поля и нажмите OK
   

3. Дважды щелкните строку подписи .
   

4. Появится всплывающее окно Sign . В поле X введите свое имя.

5. Затем посмотрите на поле Signing as: . Вы должны увидеть свое имя и информацию о сертификате. Если нет, нажмите кнопку Изменить , чтобы выбрать другой сертификат, и нажмите Подписать .
   

6. Вставьте PIV-карту и введите PIN-код смарт-карты (PIV).Нажмите ОК .
   

7. Поле Подтверждение подписи сообщает вам, что Word сохранил вашу цифровую подпись. Нажмите ОК .
   

8. Отправьте документ с цифровой подписью следующему утверждающему.

Каждый последующий утверждающий сможет открыть документ и дважды щелкнуть строку для подписи со своим именем и завершить процесс подписания.

Добавить несколько невидимых цифровых подписей

Несколько утверждающих могут подписывать документ цифровой подписью. Используйте те же процедуры, что и для добавления одной невидимой цифровой подписи: Добавьте невидимую цифровую подпись.

Последний утверждающий увидит в документе несколько «невидимых» подписей.

Просмотр цифровых подписей

Если вы используете Word 2013 и открываете документ Word 2007 или 2010 с цифровой подписью, у вас могут возникнуть проблемы с совместимостью.

Вы можете просмотреть цифровые подписи в несовместимом документе Word одним из двух способов:

Нажмите кнопку Просмотреть подписи прямо под лентой Word.

ИЛИ

Щелкните вкладку Файл и выберите Информация . Затем нажмите Просмотреть подписи .

Для любого варианта вы сможете увидеть детали цифровой подписи в поле Подписи .

Удаление цифровой подписи

1. Если вы хотите удалить цифровую подпись, откройте документ Word и перейдите к строке подписи.
2. Если строки подписи нет, нажмите кнопку Просмотр подписей чуть ниже ленты Word.
3. В поле Подписи выберите подпись, которую нужно удалить.
   
   
4. Щелкните подпись правой кнопкой мыши и выберите Удалить подпись .
5. При появлении запроса нажмите Да .
   

Проверить настройки цифровой подписи

Обратитесь за помощью к сотрудникам службы технической поддержки. Для этих шагов требуются права администратора.

По умолчанию Microsoft Word использует алгоритм хеширования SHA-1 для создания цифровых подписей. Алгоритм хеширования SHA-1 больше не считается безопасным. Следует использовать более безопасные алгоритмы хеширования, такие как SHA-256. (См. Руководство NIST по хеш-функциям)

Вы можете использовать любой из приведенных ниже вариантов, чтобы проверить / изменить настройки алгоритма хеширования для Microsoft Office:

1. Параметры групповой политики : параметры цифровой подписи в Office 2013.(Для получения дополнительной информации см. Техническую документацию Microsoft.)
2. Реестр компьютера настроек. Измените алгоритм подписи Microsoft Office следующим образом:

  Word 2010: Компьютер \ HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Policies \ Microsoft \ Office \ 14.0 \ common \ signatures
Word 2013: Компьютер \ HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Policies \ Microsoft \ Office \ 15.0 \ common \ signatures
Word 2016: Компьютер \ HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Policies \ Microsoft \ Office \ 16.0 \ common \ signatures
  

• Добавьте или обновите эти значения:

Имя значения	подпись hashalg
Тип значения	REG_SZ
Значение	sha256

• Сохраните настройки реестра и перезагрузите компьютер.

(Для получения дополнительной информации см. Техническую документацию Microsoft.)

Дополнительные ресурсы

1. Добавление или удаление цифровой подписи в файлах Office
2. Цифровая подпись XML
3. Цифровые подписи в Office 2010
4. Параметры цифровой подписи в Office 2013
5. Политика NIST в отношении хэш-функций

Этикет подписи электронной почты: примеры хорошего и плохого

В повседневном наборе технических инструментов на рабочем месте подпись электронной почты часто упускается из виду и используется неправильно.Если вы давно не задумывались о своей электронной подписи, самое время пересмотреть ее.

Основные элементы подписи электронной почты

Outlook позволяет легко создавать несколько настраиваемых подписей — вы можете увидеть пошаговые инструкции на веб-сайте Microsoft. По словам эксперта по бизнес-этикету Жаклин Уитмор, наиболее важной частью подписи электронного письма является ваша контактная информация. Если кому-то нужно связаться с вами, они должны немедленно узнать, как это сделать. Это означает, что вы всегда должны включать следующее:

• Ваше ФИО
• Ваш номер телефона (а также номера факса или мобильного телефона, если необходимо)

Эти элементы необязательны, но часто полезны:

• Название вашей компании и веб-сайт
• Почтовый адрес Вашей фирмы
• Ссылки в социальных сетях на вашу компанию или на ваши личные аккаунты
• Ваш адрес электронной почты, если письмо будет переадресовано

Если вы отправляете электронную почту клиентам, а также внутренним контактам, вы можете подумать о создании пользовательских вариантов своей электронной подписи.Внутренняя подпись электронной почты может содержать только ваше имя, должность и добавочный номер. С другой стороны, внешняя подпись электронной почты может включать более подробную контактную информацию, а также строку, рекламирующую новейшие продукты или услуги вашей компании.

Ваш почтовый клиент может автоматически добавлять строку для подписи к каждому отправляемому вами электронному письму. Но если вы ведете с кем-то переписку по электронной почте, это нормально — и часто предпочтительнее — опустить подпись после первого раза.

Выведите свою деловую электронную почту на новый уровень с помощью нашего руководства по форматированию электронной почты в Microsoft Outlook.

Что не включать в подпись электронной почты

Когда дело доходит до вашей электронной подписи, лучше меньше, да лучше. Многие элементы, которые люди часто включают, в основном не нужны. Например:

• Ваша личная подпись — Несмотря на название, в строке подписи вашего электронного письма не должно быть реального изображения вашей подписи, поскольку посторонние изображения в электронных письмах могут активировать спам-фильтры и могут не отображаться в представлении электронной почты получателя по умолчанию .
• Веселые шрифты и цвета — У вас может возникнуть соблазн оживить свою подпись пользовательскими цветами и шрифтами, но Уитмор предлагает проявить сдержанность. «Я не фанат этого, потому что не у всех компьютер улавливает это. Лучше, чтобы все было просто, — говорит она. Пользовательские шрифты, на совершенствование которых вы потратили целый день, в лучшем случае могут отображаться как текст по умолчанию. В худшем случае пользовательские цвета и размеры шрифта могут быть неразборчивы на мониторе другого человека.Перебор со шрифтами и цветами тоже может показаться непрофессиональным. Пусть ваша индивидуальность проявится в том, что вы говорите, а не в подписи в электронной почте.
• Вдохновляющие цитаты — Использование этих цитат — еще один распространенный способ, которым люди пытаются придать индивидуальность своим электронным подписям, но Уитмор не рекомендует их, «если вы не занимаетесь бизнесом вдохновляющих цитат». Особенно нежелательны сверхдлинные цитаты, политические или религиозные цитаты, на которые некоторые могут обидеться, если вы не работаете в такой организации.
• Дополнительные сообщения — «Пожалуйста, обратите внимание на окружающую среду, прежде чем печатать это письмо» — хорошее высказывание, но оно просто занимает место. Строка подписи по умолчанию «Отправлено с мобильного телефона», которая отображается в мобильной электронной почте, тоже бесполезна, говорит Уитмор. И сделать вашу подпись милой, добавив «пожалуйста, не обращайте внимания на опечатки»? «Нет оправдания опечаткам. Вы должны прочитать его и перечитать, прежде чем отправлять электронное письмо », — говорит она.

Вот три примера подписей электронной почты — хорошая, плохая и ненужная.

Хорошая подпись электронной почты

Эта подпись электронного письма включает в себя всю необходимую информацию о том, как связаться с отправителем, и профессионально представляет компанию.

Плохая подпись электронного письма

Эта подпись электронной почты включает только частичную контактную информацию, странное использование заглавных букв и ненужные изображения. Все эти элементы затрудняют получение читателями важной контактной информации отправителя.

Ненужная подпись электронной почты

Эта подпись электронной почты начинается с хорошей информации, но не выходит за рамки ярких шрифтов и вдохновляющих цитат, в том числе одной, приписываемой отправителю.Не пытайтесь сделать это дома!

Роберт Халф может помочь вам быть в курсе последних тенденций на рынке труда, выявлять возможности и избегать препятствий на вашем профессиональном пути. Подпишитесь на наш блог.

Как работают цифровые подписи | DocuSign

Что такое цифровые подписи?

Цифровые подписи подобны электронным «отпечаткам пальцев». В форме закодированного сообщения цифровая подпись надежно связывает подписавшего с документом в записанной транзакции.Цифровые подписи используют стандартный общепринятый формат, называемый инфраструктурой открытых ключей (PKI), чтобы обеспечить высочайший уровень безопасности и всеобщее признание. Они представляют собой конкретную реализацию технологии подписи электронной подписи (eSignature).

В чем разница между цифровой подписью и электронной подписью?

Широкая категория электронных подписей (eSignatures) охватывает многие типы электронных подписей. В эту категорию входят цифровые подписи, которые представляют собой конкретную технологию реализации электронных подписей.И цифровые подписи, и другие решения для электронной подписи позволяют подписывать документы и аутентифицировать подписывающего лица. Однако существуют различия в назначении, технической реализации, географическом использовании, а также в юридическом и культурном признании цифровых подписей по сравнению с другими типами электронных подписей.

В частности, использование технологии цифровой подписи для электронных подписей значительно различается между странами, которые следуют открытым, технологически нейтральным законам об электронной подписи, включая США, Соединенное Королевство, Канаду и Австралию, и странами, которые следуют многоуровневым моделям электронной подписи, которые предпочитают локально определенные стандарты, основанные на технологии цифровой подписи, включая многие страны Европейского Союза, Южной Америки и Азии.Кроме того, некоторые отрасли также поддерживают определенные стандарты, основанные на технологии цифровой подписи.

Хотите подписаться онлайн, но не нуждаетесь в цифровой подписи?

Подробнее об электронных подписях

Как работают цифровые подписи?

Цифровые подписи, как и собственноручные подписи, уникальны для каждого подписавшего. Поставщики решений для цифровой подписи, такие как DocuSign, используют специальный протокол, называемый PKI.PKI требует, чтобы провайдер использовал математический алгоритм для генерации двух длинных чисел, называемых ключами. Один ключ является открытым, а другой — частным.

Когда подписывающая сторона подписывает документ электронным способом, подпись создается с использованием закрытого ключа подписывающей стороны, который всегда надежно хранится у подписывающей стороны. Математический алгоритм действует как шифр, создавая данные, соответствующие подписанному документу, называемые хешем, и шифруя эти данные. Полученные зашифрованные данные представляют собой цифровую подпись. В подписи также указывается время подписания документа.Если документ изменяется после подписания, электронная подпись становится недействительной.

Например, Джейн подписывает договор о продаже таймшера, используя свой закрытый ключ. Покупатель получает документ. Покупатель, получивший документ, также получает копию открытого ключа Джейн. Если открытый ключ не может расшифровать подпись (с помощью шифра, из которого были созданы ключи), это означает, что подпись не принадлежит Джейн или была изменена с момента подписания. В этом случае подпись считается недействительной.

Для защиты целостности подписи PKI требует, чтобы ключи создавались, обрабатывались и сохранялись безопасным способом, и часто требует услуг надежного центра сертификации (CA). Поставщики цифровой подписи, такие как DocuSign, соответствуют требованиям PKI для безопасной цифровой подписи.

Начало работы

Нужно поговорить с кем-нибудь или иметь более 10 пользователей?

Связаться с отделом продаж

Хотите попробовать DocuSign бесплатно? Получите бесплатную 30-дневную пробную версию.

Бесплатная пробная версия

Часто задаваемые вопросы о цифровой подписи

Как создать цифровую подпись?

поставщиков электронной подписи, таких как DocuSign, которые предлагают решения, основанные на технологии цифровой подписи, упрощают создание цифровой подписи для документов. Они предоставляют интерфейс для отправки и подписания документов в Интернете и работают с соответствующими центрами сертификации для предоставления надежных цифровых сертификатов.

В зависимости от того, какой центр сертификации вы используете, вам может потребоваться предоставить конкретную информацию.Также могут быть ограничения и ограничения в отношении того, кому вы отправляете документы на подпись, и в каком порядке вы их отправляете. Интерфейс DocuSign проведет вас через весь процесс и обеспечит соответствие всем этим требованиям. Когда вы получаете документ для подписи по электронной почте, вы должны пройти аутентификацию в соответствии с требованиями центра сертификации, а затем «подписать» документ, заполнив онлайн-форму.

Что такое инфраструктура открытых ключей (PKI)?

Инфраструктура открытого ключа

(PKI) — это набор требований, которые позволяют (среди прочего) создавать цифровые подписи.Через PKI каждая транзакция с цифровой подписью включает пару ключей: закрытый ключ и открытый ключ. Закрытый ключ, как следует из названия, не является общим и используется только подписывающей стороной для электронной подписи документов. Открытый ключ находится в открытом доступе и используется теми, кому необходимо проверить электронную подпись подписывающего лица. PKI предъявляет дополнительные требования, такие как центр сертификации (CA), цифровой сертификат, программное обеспечение для регистрации конечных пользователей и инструменты для управления, обновления и отзыва ключей и сертификатов.

Что такое центр сертификации (ЦС)?

Цифровые подписи основаны на открытых и закрытых ключах. Эти ключи должны быть защищены, чтобы обеспечить безопасность и избежать подделки или злонамеренного использования. Когда вы отправляете или подписываете документ, вам нужна уверенность в том, что документы и ключи созданы надежно и что в них используются действительные ключи. Центры сертификации, один из типов поставщиков услуг доверия, представляют собой сторонние организации, которые широко признаны надежными для обеспечения безопасности ключей и могут предоставлять необходимые цифровые сертификаты.И субъект, отправляющий документ, и подписывающий его получатель должны согласиться на использование данного ЦС.

DocuSign также является центром сертификации, когда подписывающие стороны подписывают документы с использованием цифровой подписи DocuSign Express. Это означает, что вы всегда можете отправить документ с цифровой подписью, используя DocuSign в качестве центра сертификации. Кроме того, вы можете безопасно создать свой собственный центр сертификации с помощью DocuSign Signature Appliance и по-прежнему получать доступ к богатым функциям облачных сервисов DocuSign для управления транзакциями. Некоторые организации или регионы полагаются на другие известные центры сертификации, и платформа DocuSign также поддерживает их.К ним относятся OpenTrust, который широко используется в странах Европейского Союза, и SAFE-BioPharma, который является удостоверением личности, которое организации, занимающиеся наукой о жизни, могут выбрать для использования.

См. Полный список поддерживаемых нами центров сертификации.

Зачем мне использовать цифровую подпись?

Многие отрасли и географические регионы установили стандарты электронной подписи, основанные на технологии цифровой подписи, а также определенные сертифицированные центры сертификации для деловых документов.Следование этим местным стандартам, основанным на технологии PKI, и работа с доверенным центром сертификации может гарантировать применимость и признание решения электронной подписи на каждом местном рынке. Используя методологию PKI, цифровые подписи используют международную, хорошо понятную и основанную на стандартах технологию, которая также помогает предотвратить подделку или изменение документа после подписания.

Какие решения для цифровой подписи предлагает DocuSign?

Подпись на основе стандартов

DocuSign позволяет автоматизировать и управлять всеми цифровыми рабочими процессами, используя мощные бизнес-возможности DocuSign, при этом соблюдая местные и отраслевые стандарты электронной подписи, включая CFR Часть 11 и постановление EU eIDAS.В ЕС DocuSign предоставляет все типы подписей, определенные в eIDAS, включая усовершенствованные электронные подписи ЕС (AdES) и квалифицированные электронные подписи ЕС (QES).

Имеют ли юридическую силу электронные подписи, основанные на технологии цифровой подписи?

Да. ЕС принял Директиву ЕС об электронных подписях в 1999 году, а Соединенные Штаты приняли Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (ESIGN) в 2000 году. Оба закона сделали подписанные электронным способом контракты и документы, имеющие обязательную юридическую силу, например, бумажные контракты.С тех пор законность электронных подписей неоднократно подтверждалась.

К настоящему времени большинство стран приняли законы и постановления, смоделированные по образцу Соединенных Штатов или Европейского Союза, с предпочтением во многих регионах ЕС. модель локально управляемых электронных подписей на основе технологии цифровой подписи. Кроме того, многие компании улучшили соблюдение правил, установленных в их отраслях (например, FDA 21 CFR Part 11 в области наук о жизни), что было достигнуто за счет использования технологии цифровой подписи.Эти отраслевые и отраслевые правила постоянно развиваются, ключевым примером которых является положение об электронных идентификационных и доверительных услугах (eIDAS), которое недавно было принято в Европейском Союзе.

Что такое цифровой сертификат?

Цифровой сертификат — это электронный документ, выпущенный центром сертификации (ЦС). Он содержит открытый ключ для цифровой подписи и определяет идентификатор, связанный с ключом, например название организации.Сертификат используется для подтверждения принадлежности открытого ключа конкретной организации. ЦС выступает гарантом. Цифровые сертификаты должны быть выпущены доверенным центром и действительны только в течение определенного времени. Они необходимы для создания цифровой подписи.

Создайте подпись для электронной почты

Подписи в электронных письмах обычно важны в бизнес-сценариях. Они придают электронным письмам профессионализм, а также позволяют получателям узнать о вашей организации, вашей должности и так далее.В настоящее время подписи электронной почты также имеют ссылки на страницы в социальных сетях вашей организации и помогают вам оставаться на связи со своими клиентами и покупателями даже за пределами электронной почты. Вы можете добавить свою должность, сведения об организации и контактные данные. Вы даже можете вставить свой корпоративный логотип в качестве изображения в свою подпись.

Zoho Mail поддерживает использование нескольких подписей и настраивает их в соответствии с используемым адресом электронной почты / псевдонимом электронной почты. Вы можете создавать и использовать подписи в формате RTF в Zoho Mail. Кроме того, вы можете вставить форматированный HTML в подпись, используя опцию «Вставить HTML» в редакторе.

Создание и добавление подписей

1. Вход в Zoho Mail
2. Щелкните значок Settings .
3. Перейти к Подписи
4. Щелкните значок + , чтобы создать новую подпись.
5. Появится всплывающее окно «Добавить подпись».
6. Укажите имя для подписи
7. Введите сведения о подписи и отформатируйте ее в соответствии с вашими предпочтениями.
8. Вы можете вставлять изображения (например, логотипы) в свою подпись, вставлять скопированные изображения, а также при необходимости делать гиперссылки на них.См. Инструкции здесь.
9. Нажмите Сохранить .
   

Вам необходимо связать подпись с адресом «От», чтобы подпись появлялась автоматически при составлении электронного письма. Вы можете использовать опцию « Associate Mail Address » для связи с адресом «От» при создании подписи или щелкнуть значок «+» в существующей подписи, чтобы связать его с требуемым адресом «От». Повторите шаги с разными заголовками, чтобы добавить несколько подписей.

Примечание:

Если администратор вашей организации настроил подпись для вашей учетной записи, вы не сможете редактировать подпись.Вы также не сможете связать новую подпись с адресом электронной почты, связанным с подписью, назначенной администратором. Подпись, назначенная администратором, обозначается значком замка. Посетите эту справочную страницу, чтобы узнать больше.

Настройка подписей по умолчанию

В только что созданной подписи щелкните значок +. Здесь перечислены адреса электронной почты отправителя, связанные с вашей учетной записью. Вы можете выбрать адрес электронной почты, для которого хотите настроить эту подпись.

Вы можете вручную изменить подпись при составлении электронного письма, используя значок Подпись или параметр «Вставить подпись».Выбранная подпись заменит подпись по умолчанию только для этого конкретного электронного письма.

Подпись в ответах

Вы можете не включать подписи при ответе на электронные письма. Перейдите на страницу настроек подписи и включите переключатель Подпись в ответах в правом верхнем углу, если вы хотите включать подписи при ответе на электронные письма. Подпись не будет отображаться в ответах, если переключатель отключен.

При ответе на электронное письмо вы можете выбрать место для вставки подписи в электронном письме.Его можно разместить либо внизу письма составителя (под цитируемым текстом), либо под только что написанным ответом (над цитируемым текстом).

Вставить изображения

Вы также можете вставлять изображения в свои подписи. Нажмите на опцию Insert Image , чтобы найти и вставить необходимое изображение. Используя параметры «Вставить изображение», вы также можете выбрать способ отображения изображения в подписи.