Реквизиты в состав которых может входить подпись: 5 Оформление реквизитов документов / КонсультантПлюс

Содержание

Реквизит подпись документов в 2021 году

Что это такое

Подпись в официальных бумагах соответствует требованиям, которые регламентируются ГОСТом Р 7.0.97-2016, пришедшим на смену ГОСТу Р 6.30-2003 и вступившим в силу с 01.07.2018. По действующему ГОСТу, в состав реквизита подпись входят:

наименование должности расписавшегося лица;
его собственноручная подпись;
расшифровка (инициалы, фамилия).

Перечислили базовые составляющие, раскрывающие, что входит в состав реквизита подпись, они варьируются в зависимости от того, на каком бланке этот атрибут документа проставляется. Если это не фирменный бланк, то в реквизит добавляется наименование организации. Если применяется бланк должностного лица, то наименование должности с указанием организации исключается. Примеры подписывания (здесь и далее представлены варианты, представленные в ГОСТ 7.0.97-2016):

Как правильно расписаться

Если требуются автографы нескольких должностных лиц, они располагаются один под другим по иерархии должностей.

Если указанные лица занимают равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Оформление реквизита подпись допускает центрирование наименования должности единственного расписавшегося лица по отношению к самой длинной строке. На этом предписания ГОСТа заканчиваются. Примеры центрирования:

В то же время на практике нередко возникает вопрос, как правильно подписывать документы, какими чернилами и ручками следует ставить подпись в официальных бумагах? Если речь не идет об отдельных банковских формах, то единого законодательного требования не существует. Тем не менее, предпочтение рекомендуется отдавать шариковой ручке с синими или фиолетовыми чернилами. Это позволит обеспечить внешние признаки оригинала, тогда как автограф, выполненный черной (особенно гелевой) ручкой, может быть расценен как ксерокопия.

Где расписаться исполнителю

Еще один реквизит, в котором задействована собственноручная подпись, — это отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Она проставляется, когда вопрос, описанный в тексте, решен или на него подготовлен письменный ответ. Отметка об исполнении во внутренних системах документооборота сопровождается указанием даты и номера, свидетельствующего об этом документе.

Наличие этого реквизита означает, что работа сделана конкретным специалистом, который несет персональную ответственность за содержание ответа. Подпись исполнителя на документе оставляется на втором и последующих экземплярах, которые хранятся в подразделениях документационного обеспечения предприятия. В случае отсутствия такового следует оставить краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором хранится документ (п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В том и другом случаях отметка подписывается исполнителем (разработчиком) документа или руководителем структурного подразделения. Располагается этот реквизит в левом нижнем углу листа бумаги, но иногда его указывают в нижнем колонтитуле. Чиновники предлагают ориентироваться на такой вариант:

Для чего нужна

Функция подписи в широком смысле заключается в заверении человеком содержания написанного и в защите написанного от фальсификации. Что касается официальных документов, то значение собственноручно написанной фамилии, по пункту 1 статьи 160 Гражданского кодекса РФ, состоит в закреплении документа, выражающего письменное согласие с содержанием сделки. Под сделкой понимаются любые «действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение и прекращение гражданских прав и обязанностей» (ст. 153 ГК РФ). Таким образом, подпись придает документу юридическую силу, подтверждает его подлинность и позволяет идентифицировать расписавшееся лицо. Правила оформления реквизита подпись регламентируются внутренними локальными нормативными актами, а в случае их отсутствия — ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Особое мнение

Наталья Чередниченко

Подпись — обязательный элемент официального документа, подтверждающий его подлинность и придающий ему юридическую силу. Требования к оформлению этого реквизита установлены ГОСТом Р 7.0.97-2016, который вступил в силу 01.07.2018 и заменил собой ранее действовавший Госстандарт Р 6. 30-2003. Но несмотря на это, революционных изменений здесь не произошло.

Как и ранее, подпись должна содержать информацию о лице, подписавшем документ, — его должность, собственноручный автограф, его расшифровку (инициалы и фамилию). Правильное оформление расшифровки подписи в реквизите подпись регламентируется на локальном уровне. ГОСТ Р 7.0.97-2016 аналогично прежнему Госстандарту прописывает правила оформления подписи не на бланке организации, а на бланке должностного лица либо на документе, составленном комиссией. Но и здесь изменений не прослеживается. Однако, по сравнению с утратившим силу ГОСТом Р 6.30-2003, новый госстандарт описывает требования к оформлению подписи на документе, который визирует не руководитель организации, а лицо, временно исполняющее его обязанности. В этом случае указывается не должность этого лица, а статус, которым он наделен по приказу, например, и. о. генерального директора либо исполняющий обязанности генерального директора.

Отмечу, что недопустимо ставить косую черту или предлог «за» на уже подготовленном и прошедшем согласование проекте документа. В этом случае исправления в реквизите подпись вносятся от руки или с применением соответствующих штампов.

Госстандарт Р 7.0.97-2016 ввел новый реквизит, который используется при визуализации документов, подписанных электронной подписью. Требования к его оформлению детально изложены в пункте 5.23 ГОСТа. Размещать этот реквизит необходимо в месте, где на аналогичном документе, составленном на бумажном носителе, была бы собственноручная подпись должностного лица. Кроме того, «отметка об электронной подписи» должна быть читаемой и наноситься без перекрытия собой элементов текста.

Предъявляются требования и к содержанию реквизита, в нем необходимо указывать:

фразу «Документ подписан электронной подписью»;
номер сертификата ключа электронной подписи; фамилию, имя и отчество владельца сертификата ключа, срок его действия;
допустимо дополнять этот реквизит изображением герба, эмблемы или товарного знака (знака обслуживания).

Встречается информация, что изменились требования к написанию расшифровки подписи, но это утверждение неверно. Если анализировать образцы, представленные в ГОСТе Р 7.0.97-2016, видно, что никаких изменений тут не произошло. Как и в прежнем Госстандарте, сначала указываются инициалы и только потом фамилия должностного лица, подписавшего документ.

Делопроизводство + Реквизиты

Реквизиты

В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

Государственный герб РФ
герб субъекта РФ
эмблема организации или товарный знак
код организации
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП
код формы документа
наименование организации
дата документа
регистрационный номер документа
ссылка на регистрационный номер и дату документа
место составления или издания документа
адресат
гриф утверждения документа
резолюция
заголовок к тексту

отметка о контроле
текст документа
отметка о наличии приложения
подпись
гриф согласования документа
визы согласования документа
оттиск печати
отметка о заверении копий документов
отметка об исполнителе
идентификатор электронной копии документа

Документы, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документа — состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используются два стандартных формата бланков документов A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный…

Реквизиты документов

01 — ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В соответствии с положением «О Государственном гербе Российской федерации» воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным:

на бланках и печатях
на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти
на бланках иных органов исполнительной власти

02 — ГЕРБ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами и т.д.) субъектов Федерации.

Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города и района и регламентируется нормативными актами городов и районов Российской Федерации.

03 — ЭМБЛЕМА или ТОВАРНЫЙ ЗНАК ОРГАНИЗАЦИИ

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров». Изображение эмблемы помещают на бланках организации в соответствии с учредительными документами (уставом, положением). Эмблему не воспроизводят, если на бланке помещен Государственный Герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

04 — КОД ОРГАНИЗАЦИИ

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации документа и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

05 — ОСНОВНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР (ОГРН) ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА

Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 — ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА/КОД ПРИЧИНЫ ПОСТАНОВКИ НА УЧЕТ (ИНН/КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 — КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в Унифицированные системы документации (УСД).

08 — НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование организации является собирательным обозначением автора документа и должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и располагается ниже наименования на русском языке или справа от него.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения, должностного лица указывают в том случае, если они являются авторами документа и располагают ниже реквизита «Наименование организации».

Если документ подготавливается двумя или более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций располагаются в соответствии с рангом. Если организации одного ранга, их наименования располагают на одном уровне, в противном случае наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

09 — СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес номера телефонов, код по ОКПО, код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, счетов в банке адрес электронной почты и др.).

10 — НАМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением организации) и должно соответствовать видам документов предусмотренным ОКУД. В бланке письма наименование вида документа не указывается.

11 — ДАТА ДОКУМЕНТА

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — это дата заседания, для акта — это дата события. Если автором документа являются две или более организаций, то датой является наиболее поздняя дата подписания. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, например: 6 июля 2006 года, а в остальных случаях — цифровой способ, например: 06.07.2006. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. Допускается оформление даты в иной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2006.07.06. Место проставления даты зависит от бланка и вида документа.

12 — РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА

Регистрационный номер документа — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и документы, поступающие от других организаций и частных лиц. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Для внутренних документов, таких как приказы, распоряжения и т.п., регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер документа, составленного двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 — ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка используется только в таких видах документов, которые являются ответами на запрос, например: письма, справки, докладные записки и др. Сведения в реквизит переносят с поступившего документа.

14 — МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ или ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.

15 — АДРЕСАТ

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Управление юстиции

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО «Автодизель»

С.

И. Сергееву

или

ОАО «Автодизель»

Бухгалтерия

Старшему бухгалтеру

А.А. Власову

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их указывают обобщенно, например:

Администрации районов

Костромской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Администрации районов

Костромской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большом числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывается наименование организации, затем почтовый адрес, например:

Ярославский строительный техникум

ул. Чайковского, д. 7

г. Ярославль, 150003

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем его почтовый адрес, например:

Соколову А.А.

ул. Радищева, д.5, кв.6,

г. Ростов, Ростовского района,

Ярославской обл., 152100

16 — ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Электронприбор»

Личная подпись А.

И.Круглов

14.04.2006

или

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Электронприбор»

Личная подпись А.И.Круглов

14.04.2006

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (А,Ы,О), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 05.07.2006 №2

или

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 05.07.2006 №2

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17 — РЕЗОЛЮЦИЯ

Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе. В резолюции определяются организация, структурное подразделение или должностное лицо, которым поручается выполнение задания. Этот реквизит включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Ивановой О.Б.

Соколовой А.А.

Прошу подготовить проект

акционеров от 05.07.2006 №2

Личная подпись

04.06.2006

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 — ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ

«Заголовок к тексту» — реквизит документа, выражающий краткое содержание текста документа и должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем? (о ком?), например:

Приказ о создании экспертной комиссии,

чего? (кого?), например:

Должностная инструкция главного специалиста.

К тексту документа, составленного на бланке формата А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журналы, карточки и др.

19 — ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ

Реквизит «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения. В соответствии с ГОСТом отметку о контроле за исполнением обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20 — ТЕКСТ ДОКУМЕНТА

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например; приказы — распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления — просьбу без пояснения).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

21 — ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ

Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:	1) Протокол собрания учредителей ОАО «Автодизель» на 7 л. в 1 экз.
	2) Проект плана реконструкции цехов ОАО «Автодизель» на 3 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила и т.п.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение 3» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение №1

к приказу директора школы №1

от 06.02.2006 № 12

или

Приложение №1

к приказу директора школы №1

от 06.

02.2006 № 12

Приложения должны быть подписаны исполнителем или его руководителем.

22 — ПОДПИСЬ

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, сокращенное — на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Генеральный директор		Личная подпись		А.А. Круглов
ОАО «Полимермаш»

или на бланке:

Генеральный директор

Личная подпись

А.А. Круглов

При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор		Личная подпись		А. А. Круглов
Главный бухгалтер		Личная подпись		И.А. Зайцев

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Генеральный директор		Генеральный директор
АО «Медтехника»		АО «Юкон»
Личная подпись Ю.А.Соколов		Личная подпись А.А.Пашин

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	Личная подпись	А.А. Крылов
Члены комиссии	Личная подпись	И. И. Орлова
	Личная подпись	А.Н. Михайлов
	Личная подпись	Н.Н. Иванов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.

23 — ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

«Гриф согласования документа» — реквизит, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом и др. Гриф согласования оформляют следующим образом:

24 — ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

Согласование документа оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания, например:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа, а также на копии отправляемого документа (письмо).

25 — ПЕЧАТЬ

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.

26 — ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:

Верно
Инспектор отдела кадров	Личная подпись	П. И. Лаврова
05.06.2006

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 — ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ

Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:

28 — ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, например:

29 — ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуту). Этот реквизит проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

30 — ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ КОПИИ ДОКУМЕНТА

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Приложение А

(справочное)

Схемы расположения реквизитов документов

Рисунок А.1 — Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок А.2 — Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Приложение Б

(справочное)

Образцы бланков документов

Рисунок Б.1 — Образец общего бланка организации

Рисунок Б.2 — Образец углового бланка письма организации

Рисунок Б. 3 — Образец продольного бланка письма организации

Рисунок Б.4 — Образец продольного бланка письма должностного лица

Рисунок Б.5 — Образец бланка конкретного вида документа организации

Часто задаваемые вопросы | ОТКРЫТОСТЬ. КОМПЕТЕНТНОСТЬ. РЕЗУЛЬТАТ.

В случае если действующий трудовой договор руководителя Организации не предполагает выполнения работ по реализации научных, научно-технических проектов, финансируемых за счет грантов, полученных Организацией, с целью реализации пунктов 1.6, 2.3.4 грантового соглашения (в части дополнения действующего трудового договора в соответствии с грантовым соглашением) руководителю Организации необходимо обратиться к учредителю Организации с предложением о внесении соответствующих изменений в действующий трудовой договор руководителя Организации или об ином, предусмотренном трудовым договором и/или Трудовым кодексом Российской Федерации, поручении со стороны учредителя выполнять работы по соответствующему проекту.

Например, для руководителей учреждений ФАНО России форма такого заявления установлена письмом ФАНО России от 11 декабря 2015 г. № 007-18.1-14/СК-317.

По мнению Минтруда России (письмо Минтруда России от 15 октября 2015 г. № 14-3/10/В-7506) возможность заключения с руководителем учреждения трудового договора по внутреннему совместительству трудовым законодательством не предусмотрена.

4.9. Реквизиты служебных писем [ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНАХ УГОЛОВНО-ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ СИСТЕМЫ] — последняя редакция

4. 9. Реквизиты служебных писем

65. Служебные письма имеют следующий состав реквизитов, их расположение и оформление:

а) Бланк.

Служебные письма в учреждениях и органах УИС оформляются на бланках формата A4 (210 x 297 мм) шрифтом Times New Roman N 13, 14 без помарок и исправлений с соблюдением положений Инструкции.

Шрифт в письме (адресат, заголовок, текст, подпись) должен быть единым по размеру.

б) Адресат.

При оформлении адресата служебного письма 1-я строка располагается на бланке на уровне слов «Главное управление», «Управление». Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют вышестоящим органам и подведомственным учреждениям, иным организациям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

В состав реквизита «Адресат» входят: наименование учреждения или органа УИС, иной организации, наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если служебное письмо направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный список к рассылке, или гражданину, исполнитель документа указывает в реквизите «Адресат» полный почтовый адрес получателя.

Наименование учреждения или органа УИС, иной организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

При направлении служебного письма в учреждение или орган УИС, иную организацию наименование пишется в именительном падеже, например:

                                             Территориальное управление
                                                    Росимущества
                                                 по Амурской области

                                                  ул. Ленина, д. 1,
                                               г. Благовещенск, 101000

При направлении служебного письма должностному лицу наименование учреждения или органа УИС, иной организации указывается в родительном падеже, а должность и фамилия — в дательном падеже, например:

                                               Начальнику УФСИН России
                                                по Орловской области
                                          специальное звание (классный чин)

                                                    И. О. Фамилия

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочным интервалом.

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных учреждений и органов УИС, иных организаций, то их следует указывать обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в ФСИН России, органы государственной власти субъекта Российской Федерации, территориальные подразделения федеральных органов исполнительной власти и т.п.

При адресовании служебного письма в иную организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании служебного письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

                                                     Фамилия И.О.

                                              ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
                                            г. Липки, Тульская обл., 301264

При адресовании документа должностному лицу учреждения или органа УИС, иной организации инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу — после нее.

Служебное письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается руководителем структурного подразделения и руководителем службы делопроизводства.

в) Дата.

Дата служебного письма, как правило, оформляется в день его подписания при регистрации службой делопроизводства.

Дату служебного письма оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год -четырьмя арабскими цифрами.

Дата в соответствующем реквизите бланка оформляется цифровым способом:

___ 12.05.2010 N _____

На N 538 от 15.04.2010

В тексте служебных писем даты также печатаются цифровым способом, причем сначала дата, затем номер, например: от 12.05.2009 N 609.

Допускается написание дат словесно-цифровым способом, например, от 12 мая 2009 г. N 609.

По всему тексту служебного письма должно быть единообразное написание дат — или цифровым способом, или словесно-цифровым.

Не допускаются разрыв даты в словесно-цифровом способе и перенос на другую строку (28/декабря/2009 г.), знака N и самого номера (знак N на одной строке, сам номер — на другой).

г) Регистрационный номер.

Регистрационный номер служебного письма после его подписания состоит из цифровых индексов, указывающих на учреждение или орган УИС, его подготовившее, порядковый номер документа.

Например, N 2/ТО/1-55, где: 2/ТО/1 — индекс структурного подразделения территориального органа ФСИН России, которым подготовлено письмо; 55 — порядковый номер документа.

д) Ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается в специально отведенном на бланке месте, а также при необходимости в вводной части текста служебного письма.

е) Заголовок.

Заголовок к тексту служебного письма должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Он отвечает на вопросы о чем? (о ком?) и начинается с прописной буквы: «Об изменении…», «О выделении…», «Об отмене…» и т.д.

Заголовок составляется ко всем служебным письмам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 — 5 строк).

Заголовок располагается под угловым штампом служебного письма и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту может занимать 4 — 5 строк по 28 — 30 знаков в строке. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен быть выполнен единым шрифтом с текстом служебного письма.

ж) Текст.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» — в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части служебного письма, над подписью.

Текст служебного письма отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами (если имеются слова «Уважаемый…!», то от заголовка до этих слов и от них до текста по 2 межстрочных интервала).

Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию…», «Направляем отчет по форме…» и др.), от 3-го лица единственного числа («УФСИН России по Псковской области не считает возможным. …», «УФСИН России по Орловской области предлагает рассмотреть возможность…»), на бланке письма — от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о….», «Считаю возможным принять участие в…»).

Текст служебного письма излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующими критериями:

официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;

конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающая их двойное толкование;

логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки.

з) Приложение.

Реквизит «Приложение» отделяется от текста служебного письма 2 межстрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается с абзаца, без подчеркивания, после него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1 межстрочный интервал.

Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

При отсутствии в тексте служебного письма наименования прилагаемых документов они обязательно указываются в реквизите «Приложение», затем количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

    Приложение: 1. Отчет " "
                   на 7 л. в 2 экз.
                2. Пояснительная записка к отчету на 3 л.

В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид:

Приложение: на 2 л. в 3 экз. только в первый адрес.

В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается:

Приложение: программа в 3 экз.

Приложение к прилагаемому документу оформляется следующим образом:

Приложение: письмо ФСИН России от 10.02.2011 N 1-12-01
с приложениями к нему, всего на 5 л.

и) Согласование.

Согласование служебных писем с подписью руководителя учреждения или органа УИС (лица, временно исполняющего его обязанности), со структурными подразделениями, к компетенции которых они относятся, с курирующими заместителями руководителя учреждения или органа УИС осуществляется исполнителем. Визируется второй экземпляр служебного письма на лицевой стороне внизу последнего листа.

Служебные письма, содержащие ссылки на нормативные правовые акты Российской Федерации либо разъяснение положений приказов (распоряжений), представляемые на подпись руководителю учреждения или органа УИС (лицу, временно исполняющему его обязанности), в обязательном порядке подлежат согласованию с юридической службой (юристом) учреждения и органа УИС.

к) Подпись.

Реквизит «Подпись» отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В его состав включаются: наименование должности лица, временно подписавшего документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке учреждения и органа УИС, полное — в иных случаях), специальное звание (классный чин), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается следующим образом:

Начальник
специальное звание                  Подпись                    И.О. Фамилия

Специальное звание (классный чин) в подписи указывается только тем адресатам, у которых они также имеются.

Несколько подписей лиц с одинаковыми должностями располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала.

Подписи лиц, замещающих разные должности, располагают одну под другой в соответствии с иерархией должностей.

Служебные письма, направляемые в адрес ФСИН России, подписывают только руководители территориальных органов ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России (лица, временно исполняющие их обязанности).

Если должностное лицо, реквизиты подписи которого заготовлены на проекте служебного письма, отсутствует, то документ подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, временно подписавшего служебное письмо, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «Врио»). Не допускается подписывать служебные письма с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

л) Служебное письмо, подготовленное в один конкретный адрес, готовится в 2-х экземплярах, визы собираются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра. Исполнитель служебного письма указывает свою фамилию, инициалы, номер телефона (служебного телефона) внизу на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра. В случае направления служебного письма по электрической связи документ готовится по аналогии с обзорным письмом — в одном экземпляре, визы собираются на обороте последнего листа, фамилия исполнителя и его телефон указываются на лицевой стороне.

м) Обзорные письма, направляемые территориальным органом ФСИН России в подведомственные учреждения, готовятся в одном экземпляре, с указанием на лицевой стороне последнего листа после реквизита «Подпись», фамилии исполнителя и его номера телефона, включая внутренний; визы собираются на обороте последнего листа. В подписи в обязательном порядке указывается специальное звание (классный чин) должностного лица.

н) К служебным письмам могут прилагаться приложения в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица готовится более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

о) Служебные письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства (гарантийные письма), заверяются печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которая ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, временно подписавшего документ.

п) В служебных письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности». В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».

66. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) на подлиннике документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать с наименованием учреждения или органа УИС, например: «Подлинник документа находится в деле (наименование учреждения или органа УИС) N _____ за ___________ г. «.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ______ л. «. Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Цифровая подпись в PDF – как с ней работать?

Публикация: 16 Март 2011 — 15:03, редакция: 21.07.2011 13:35

Автор: Михаил Абрамзон

Исходная публикация: CNews Acrobat (03 марта 2011 г.)

Несмотря на широкое распространение электронных документов, в тех случаях, когда требуется обеспечение юридической значимости, подтверждения авторства и неотказуемости, в значительной степени используются бумажные. Аналогом собственноручной подписи в электронном документообороте признается электронная цифровая подпись. Как пользоваться ЭЦП в PDF документах и что для этого нужно?

Наиболее развитым направлением для применения ЭЦП можно считать системы сдачи налоговой отчетности, а вместе с ней – сдачу отчетности в ПФР, в ФСС, Росстат и иные государственные органы. Физические и юридические лица активно использую цифровую подпись при работе со своими банковскими счетами, игре на бирже. В последние годы резко возросло применение электронных документов, подписанных ЭЦП, при работе на торговых площадках, как коммерческих, так и государственных закупок. С 2011 года все государственные торги проводятся только в электронном виде, и применение ЭЦП здесь становится просто необходимым. Вскоре будет дан старт еще одному направлению использования ЭЦП – нотариат получает право заверения электронных документов цифровой подписью.

Электронная цифровая подпись в рамках делопроизводства уже используется и для нужд внутрикорпоративногого и межкопроративного электронного документооборота. С ее помощью подписываются договора и акты, письма и накладные, заявки и требования. После того, как будут подготовлены электронные формы счетов-фактур, на электронный вариант может быть переведена вся бухгалтерская работа. Электронная цифровая подпись получает значительное развитие и в системах инженерного проектирования – большинство современных систем поддерживает такую возможность.

«Подпись чернилами». Так называется возможность подписания документа с использованием графического планшета

В электронном документе электронная цифровая подпись (ЭЦП) является его реквизитом, предназначенным для защиты данного электронного документа от подделки и полученным в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи. ЭЦП позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе, но она не является средством защиты документа от подделок.

Одним из наиболее удобных форматов для обмена документами заслуженно считается формат PDF, с которым можно работать в любой операционной системе. В этом формате могут храниться не только сконвертированные текстовые документы и таблицы, но и чертежи, трехмерные модели, видео и аудиозаписи. Формат PDF поддерживает работу с формами, их заполнением, распространением и сбором данных для их обработки; в его состав включена поддержка скриптового языка JavaScript для осуществления функций проверки корректности заполнения полей на стороне клиента и любых других задач, которые можно осуществить при помощи программирования. Он представляет собой удобный документ с различными инструментами рецензирования и коррекции уже готовых документов.

Немаловажно, что продукты компании Adobe поддерживают использование ЭЦП. Разберемся теперь с тем, какие варианты подписей реализованы в решениях компании Adobe и в частности в их флагманском продукте Adobe Acrobat X Pro.

ВИДЫ И ЗАЩИТА ПОДПИСЕЙ

Первый вариант подписи – «подпись чернилами». Так называется возможность подписания документа с использованием графического планшета. Такая подпись представляет собой сделанную вручную пометку на странице, аналогичную рисунку произвольной формы. Подпись «от руки» не содержит никакой информации о человеке, который ее сформировал, соответственно, нет возможности его идентифицировать. Такая подпись не уведомляет об изменениях, которые могли быть произведены в документе после того, как он был подписан, для нее нет возможности проверки. Такая подпись не отображается на панели «Подписи». Подпись такого типа может использоваться только для придания документу вида, сходного с бумажным.

Иное дело – электронная цифровая подпись. Использование этого инструмента позволяет решить три важные задачи, возникающие при обмене электронными документами. Во-первых, появляется возможность установить личность человека или нескольких человек, которые поставили под документом свои подписи. Во-вторых, использование при формировании подписи сертификатов, выданных удостоверяющими центрами, обеспечивает неотказуемость. И, наконец, проверка подписи на соответствие ее подписанному документу позволяет определить, не изменялся ли документ после того, как эта подпись была сформирована.

В программах Adobe для формирования подписи применяются пары ключей («секретный» и открытый) и сертификаты открытых ключей (далее – сертификаты), полученные различными способами. Самый простой способ получения такого сертификата – использование встроенной в программу системы генерации ключей и получения сертификата (так называемый «самоподписанный» сертификат). У такого сертификата есть только один недостаток – нельзя проверить, действительно ли он сформирован именно тем человеком, чьи данные в него внесены. Вариант с самоподписанными сертификатами можно использовать в рамках одной организации, где для проверки и контроля сертификата можно будет создать специальное хранилище.

Проверка подписи на соответствие ее подписанному документу позволяет определить, не изменялся ли документ после того, как эта подпись была сформирована

Второй вариант – применение сертификата, полученного у стороннего удостоверяющего центра, которому будут доверять все участники системы электронного документооборота. В этом случае электронный сертификат выступает аналогом паспорта, по которому можно проверить принадлежность его владельцу.

В качестве программного обеспечения, используемого для формирования и проверки ЭЦП, используются, как правило, стандартные криптопровайдеры, предустановленные в операционной системе. В российской действительности, где существует свое законодательство в части использования ЭЦП и свои криптографические алгоритмы, использование международных алгоритмов затруднено. Но есть решения, которые позволяют в программах Adobe применять российские криптографические средства, что переводит электронный документооборот в разряд юридически значимого. Одним из таких решений, первым вышедшим на рынок документов в формате PDF, стало решение компании «КриптоПро» – «КриптоПро PDF».

С помощью имеющегося сертификата пользователь Adobe Acrobat (или Adobe Reader, если такая возможность предоставлена для данного документа) может подписать любой документ. В Adobe Reader возможно создание подписей только для файлов PDF с включенными для Reader правами использования (в Adobe Acrobat: «Дополнительно» — «Расширить функции Adobe Reader»). При этом необходимо понимать, что подписи под документом могут быть двух типов – сертификационная подпись и подпись для утверждения. Чем они отличаются? Сертификационная подпись обеспечивает более высокий уровень управления документом, чем подпись для утверждения. Поскольку эта подпись должна быть в документе первой, параметры меню «Сертификация» при наличии другой подписи становятся недоступны. Кроме того, можно управлять типами изменений, которые доступны другим пользователям.

Подпись для утверждения — это цифровая подпись, которая применяется к документу и не является сертификационной подписью. Все подписи кроме сертификационных классифицируются как подписи для утверждения. Как видим, подписей для утверждения может быть несколько, как и под реальными, «бумажными», документами.

Использование при формировании подписи сертификатов, выданных удостоверяющими центрами, обеспечивает неотказуемость

Сертификационная подпись позволяет утвердить содержимое файла PDF. При ее постановке можно разрешить (и это не будет влиять на состояние подписи) внесение данных в поля форм, которые могут присутствовать в документе, а также изменение комментариев. Но при любом изменении страниц (или комментариев, если их изменение не разрешено) документ утрачивает существующее сертифицированное состояние, а подпись становится недействительной.

Цифровые подписи могут использоваться для многократного подписания документов PDF различными лицами. При этом в поле «Подписи» появляется цифровая подпись. Вид подписи зависит от выбранных параметров. Если целостность документа важна для рабочего процесса подписания, лучше всего использовать функцию предварительного просмотра документа. При помощи этой функции проводится анализ содержимого документа, способный привести к изменениям его внешнего вида. Затем это содержимое блокируется, что позволяет просмотреть и подписать документ в статичном и безопасном состоянии.

ИНТЕРФЕЙС РАБОТЫ С ПОДПИСЯМИ

Кроме самой подписи Acrobat X позволяет добавить метку времени, полученную от независимого сервера меток времени. Эта метка позволяет подтвердить подлинность и существование документа в определенный момент времени. Формат хранения подписи и метки времени соответствует международным стандартам так называемой «улучшенной» подписи. Например, решение от «КриптоПро» позволяет включать в подпись метку времени. Метки времени отображаются в поле «Подписи» и в диалоговом окне «Свойства подписи». Если настроен сервер меток времени, метка времени отображается на закладке «Дата/Время» в диалоговом окне «Свойства подписи».

Все поставленные под документом подписи будут видны в поле «Подписи». Но Adobe позволяет еще и визуализировать их, сделать видимыми. При этом то, что будет включено в визуализацию, может быть настроено самим пользователем. В частности, к подписи можно добавить изображение факсимиле, логотип компании или фотографию. Можно также создать несколько видов подписи для различных целей. Вид подписи может также включать информацию, которая поможет другим проверить вашу подпись: цель подписи, контактную информацию и т.д. Настройка этих параметров выполняется в диалоговом окне «Установки».

Однако подпись документа – это только начало работы. Получатель подписанного документа должен иметь возможность еще и проверить ее. Такая проверка возможна при использовании не только программы Acrobat, но и Adobe Reader при установленном на компьютере соответствующем криптопровайдере (в первую очередь это относится к российским криптографическим продуктам). Поскольку сертификат, требующийся для проверки подписи, включается в состав подписи, то передавать его дополнительно получателю документа не требуется.

В панели «Подписи» отображается информация о каждой подписи в текущем документе, а также история изменения документа с момента его первого подписания. У каждой подписи есть значок, показывающий результат ее проверки (проверка может выполняться автоматически). Детали проверки перечислены под каждой подписью, и их можно просмотреть, развернув подпись. В зависимости от результатов проверки подпись может получить признак «действительна», «недействительна» или «не определена». Эта информация будет служить основанием для принятия решения о достоверности документа и дальнейшей работе с ним.

В панели «Подписи» отображается информация о каждой подписи в текущем документе, а также история изменения документа с момента его первого подписания

В лицензионной политике Adobe в части применения ЭЦП есть ограничение, связанное с возможностью подписания документа в Adobe Reader. Если при создании документа в Adobe Acrobat такую возможность разрешить, то распространение документа лицензионно будет ограничено пятьюстами получателями. В ряде случаев этого может и хватить, но при применении этой технологии в промышленном или государственном масштабе необходимо лицензировать дополнительную опцию — Adobe LiveCycle Reader Extensions.

Таким образом, продукты компании Adobe предоставляют полноценный набор инструментов для выполнения задач, необходимых для создания системы юридически значимого электронного документооборота, а универсальность формата PDF дает независимость от используемых операционных систем и программ, в которых будут создаваться исходные документы.

Личный кабинет участника информационного обмена

Личный кабинет используется для электронного взаимодействия между Банком России и участниками информационного обмена, в том числе поднадзорными организациями.

Личный кабинет представляет собой раздел на официальном сайте Банка России, доступ к которому осуществляется по защищенному соединению.

Участникам информационного обмена предоставлена возможность отправки инициативных запросов, а также ответов на предписания и запросы Банка России.

Некредитные финансовые организации предоставляют отчетность посредством личного кабинета, в том числе в формате XBRL.

Открытие личного кабинета участника информационного обмена

Необходимым условием открытия личного кабинета является наличие активной записи участника в государственных и иных реестрах, ведение которых осуществляется Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации (далее — реестр). При включении участника в соответствующий реестр Банк России направляет ему письмо с уведомлением о создании личного кабинета.

Проверить наличие открытого личного кабинета

В случае если участник информационного обмена не получил от Банка России уведомление о создании личного кабинета, ему необходимо пройти по ссылке и ввести свой ИНН, ОГРН/ОГРНИП, e-mail и актуальный сертификат открытого ключа электронной подписи. После успешной активации, система автоматически направит пользователю письмо с зашифрованным файлом, где указаны логин и пароль.

При возникновении информационного сообщения «Не обнаружен соответствующий абонент» участнику необходимо подать заявку на создание личного кабинета.

Кто может подать заявку на создание личного кабинета

Юридические и физические лица — соискатели соответствующего статуса/лицензии, а также приобретатели акций (долей) финансовой организации и (или) лица, устанавливающие контроль в отношении акционеров (участников) финансовой организации, эмитенты ценных бумаг, а также иные лица, в том числе операторы товарных поставок, информационные агентства, которые проводят действия по раскрытию информации о ценных бумагах и об иных финансовых инструментах в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе при осуществлении защиты прав и законных интересов акционеров и инвесторов на финансовых рынках, и лица, обжалующие решение о признании их не соответствующими требованиям к квалификации и (или) деловой репутации в Комиссию Банка России по рассмотрению жалоб.

Страница была полезной?

Да Нет

Последнее обновление страницы: 24.12.2021

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) Обменивайтесь всеми видамиэлектронных документов с Почтой России

Поиск удостоверяющего центра (УЦ)

Получить КЭП можно в любом УЦ, аккредитованном Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Найти ближайший к вам УЦ можно здесь.

Все операции с КЭП (прием заявок, проверка и хранение персональных данных заявителя, выпуск, выдача заявителю, сопровождение, отзыв КЭП) в соответствии с 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» могут выполнять только УЦ, аккредитованные Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Для получения КЭП необходимо подготовить пакет документов в бумажном виде (точный перечень указан на сайте УЦ), произвести оплату услуг УЦ по выпуску квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, лично явиться в УЦ для получения КЭП с документом, удостоверяющим личность.

Тарифы каждого УЦ указаны на его сайте.

Срок действия КЭП, в соответствии с действующим законодательством, составляет 1 год. По истечении этого периода процедура получения КЭП повторяется, с обязательной регистрацией вновь выданной КЭП в ЛК ЮЗЭДО.

Список аккредитованных УЦ.

Резюмируя список аккредитованных УЦ хотелось бы обратить Ваше внимание на следующие крупные УЦ, имеющие максимальное покрытие филиальной сетью территорию РФ:

Среднее время изготовления КЭП зависит от УЦ и составляет от 1 (одного) до 3(трех) дней с момента подачи заявки на изготовление.

Если у Вашей организации уже есть КЭП для сдачи отчетности в ФНС и другие гос. органы то с большой долей вероятности данный КЭП можно использовать и в целях ЮЗЭДО. Для того чтобы убедиться в этом нужно пройти процедуру регистрации на сайт Системы юридически значимого документооборота АО «Почта России» — edo.pochta.ru. В процессе регистрации, Вам будет предложено зарегистрировать имеющийся у Вас КЭП. Если Ваш КЭП будет успешно зарегистрирован – значит он подходит и для ЮЗЭДО.

Определение, советы и 10 лучших примеров

Что такое подпись электронной почты?

Подпись электронной почты — это настраиваемый текстовый блок в конце электронного письма, который может включать фирменную символику и контактную информацию. Профессиональная подпись электронной почты может быть настроена и служить многим целям, включая

демонстрирует профессиональную вежливость;
повышение узнаваемости бренда;
генерирующих лидов;
привлечения трафика на ваш сайт и в социальные сети; и
, создавая положительные ассоциации с собой и бизнесом, который вы представляете.

В то время как тема электронного письма — еще один ключевой элемент профессионального электронного письма — влияет на открываемость писем, эффективная подпись имеет значение в глазах вашего читателя и влияет на скорость чтения и ответа. Вот как.

Зачем нужна подпись делового электронного письма?

Создание подписи электронной почты занимает несколько минут, а преимущества ее использования во всей вашей переписке многочисленны. Если мы посмотрим на примеры подписей электронной почты без тепловых карт, разница все еще очевидна.

Но давайте углубимся в каждую выгоду.

Профессионализм в вопросах передачи

Когда вы впервые связываетесь с кем-то, он не имеет ни малейшего представления, кто вы и что вы, а также заслуживает ли доверия то, что вы говорите.

С другой стороны, если электронное письмо также содержит своего рода визитную карточку, это может быть доказательством того, что вы являетесь законным. Это показывает, что вы являетесь опытным предпринимателем или управляете законной компанией с большим количеством клиентов и последователей. У вас гораздо больше шансов получить ответ, когда люди увидят ваши контактные данные, веб-сайт и ссылки в социальных сетях.

Создание прямого контакта

Контактная информация также является отличным средством поднять ваши отношения с получателем на новый уровень. Затем вы можете творить чудеса, чтобы завоевать доверие и превратить лида в клиента или даже в заинтересованного делового партнера.

Как работает магия? Через баннеры с призывом к действию или социальные доказательства. Но об этом позже.

Забота о клиентах

Вашим знакомым требуется время, чтобы проникнуться к вам и вашему бренду, так что же в этом случае бесценно? Направляйте их на свои страницы в социальных сетях, где они могут общаться с другими клиентами, читать обзоры и последние сообщения, а также использовать функцию чата, чтобы быстро получить информацию из первых рук от вашей команды.

Повышение узнаваемости бренда

Постоянное использование цветов вашего логотипа и бренда в электронных письмах вызывает ассоциации с ними. Однако качество ассоциаций будет зависеть от других ваших усилий по охвату, таких как предоставление практической, своевременной, а иногда и развлекательной информации для создания положительного взаимодействия с вашим брендом.

Рассмотрите как форму, так и функцию в своих маркетинговых усилиях по электронной почте.

Что такое наука, стоящая за профессиональными подписями электронной почты?

Давайте начнем с самого банального примера электронного письма, которое вы можете получить:

Отправитель этого письма, скорее всего, потерял вас из-за второго предложения, и это может быть подтверждено наукой.Исследование, проведенное Sigstr и EyeQuant , в котором использовалась технология отслеживания взгляда для построения карт восприятия и внимания и определения горячих точек, изучало, как люди читают электронные письма.

Вот что они нашли.

Электронное письмо со стандартной подписью, подобной приведенной выше, привлечет больше внимания к основному тексту и лишь частично подтвердит подпись. Это хороший знак в случае внутреннего общения, когда вам нужно, чтобы коллеги действительно обращали внимание на то, что написано в сообщении.

Но электронное письмо выше явно предлагает продукт. Вызывает ли это желание ответить?

Дальнейшие результаты исследования показывают, что фирменная подпись привлечет больше внимания, чем небрендированная, но только при определенных условиях. Взгляните на эти два примера карт внимания:

Второй пример привлек столько внимания к баннеру. Что касается первого — если вы не проверяли первый пример, вы, вероятно, пропустили ссылку CTA.

Эти данные говорят нам о том, что подпись в корпоративном электронном письме может использоваться в качестве маркетингового инструмента. Чтобы подтвердить это, опрос, проведенный NewOldStamp среди 750 маркетологов, выдвигает на первый план специалисты по метрикам, которые отслеживают с его помощью, например:

переходов — 79% респондентов;

Отправлено
писем — 40%;
показов — 32%; и
Посещаемость сайта
— 30%.

Неудивительно, что клики являются основным показателем, по которому мы измеряем наши кампании. В конце концов, клики обычно приводят к доходу.Ключевым словом здесь является «Обычно». С точки зрения атрибуции вашей кампании ситуация может стать довольно туманной, если вы не используете инструменты управления кампанией, которые отслеживают конверсии и источники кликов.

Как создать подпись для деловой электронной почты

Как мы уже установили, подпись в электронной почте может помочь бизнесу. Но как на самом деле добиться профессионального согласия?

Тенденции подписи в деловой электронной почте

Давайте начнем с некоторых ключевых тенденций в создании эффективных блоков подписи для бизнеса.

Простой, лаконичный дизайн

Часть электронного письма, содержащего вашу подпись, будь то для профессионального или индивидуального бизнес-аккаунта, легко настраивается. Однако будьте осторожны, у вас может возникнуть соблазн добавить сразу слишком много функций.

Чрезмерное количество элементов и блоков, разнообразие цветов и шрифтов, а также сочетание статических и анимированных изображений может стать ошеломляющим и неприятным для зрителей.

Некоторые эксперименты приветствуются, однако они должны зависеть от характера вашего бизнеса и уникальности вашего бренда.Например, если вы работаете в творческой сфере, есть место для необычных и веселых анимаций или дизайнов.

С учетом этих особенностей минимализм и некоторые общие практические правила могут помочь вам достичь идеального баланса, например, использование

шрифтов с засечками;
малонасыщенных цветов;
простая геометрия; и
плоских иконок, CTA и баннеров.

Шрифты с засечками

Шрифты
Serif очень популярны и предлагают множество вариантов.Некоторые примеры включают Times New Roman, Garamond, Georgia, Caledonia, Didot и Baskerville.
Конечно, вы можете выбрать другой тип шрифта, но убедитесь, что он соответствует вашему логотипу и бренду и правильно отображается на разных устройствах. Последовательность является ключевым моментом, когда вы используете подпись электронной почты в качестве маркетингового инструмента.
Цвета с низкой насыщенностью
Приглушенные цветовые палитры действуют успокаивающе, поэтому они являются хорошим выбором для вашего дизайна. Удивительно, но люди чаще нажимают неяркий цвет, чем яркий, на вашей кнопке CTA.
Это связано с тем, что, с одной стороны, люди на 80% чаще читают что-либо, если речь идет о цвете. С другой стороны, вокруг так много яркого информационного шума, что приглушенные цвета с большей вероятностью будут выделяться и привлекать внимание.
Также лучше использовать цвета вашего бренда. Но вы также можете использовать генератор палитры или проконсультироваться с профессиональным дизайнером, чтобы выбрать лучшую цветовую схему для вашего бизнеса.
Простая геометрия
Простые формы, такие как квадраты, круги и прямоугольники, являются основной тенденцией дизайна подписей электронной почты, поскольку они поддерживают минимализм и порядок. Геометрические формы могут добавить стиля вашим баннерам и привлечь внимание к важным деталям.
Плоские иконки
Когда дело доходит до значков социальных сетей, кнопки должны быть легко узнаваемыми, чтобы побуждать людей к действию. Но как вы вписываете эту потребность в простой и лаконичный дизайн подписи?
Используя плоские значки, которые добавляют к контактной информации, вместо того, чтобы отвлекать внимание от вашего призыва к действию.
HTML-подписи
HTML-подписи — отличный помощник в электронном маркетинге.Они закодированы в HTML, поэтому на каждую часть можно нажимать и вести читателей именно туда, куда они хотят попасть. Вы можете использовать их для отображения изображений разных размеров, цветов и форм; добавить элементы дизайна и линии; и многое другое.
Еще одним преимуществом блоков подписи HTML является правильное соотношение текста и изображения. Это снижает вероятность того, что спам-фильтры заблокируют ваше сообщение.
Последовательная идентичность бренда
Если вы индивидуальный предприниматель, вы можете персонализировать свою подпись, чтобы она идеально отражала вашу личность и ценности.Однако сотрудники, работающие в одной компании или корпорации, должны соответствовать бренду своей компании.
Это необходимо для узнаваемости бренда. Шрифты, цвета и дизайн в подписи каждого сотрудника должны быть согласованы для единообразия и профессионализма. В блоке по-прежнему будут уникальные элементы, такие как личное имя и фотография, а также должность в компании; однако основные элементы дизайна должны отражать единство всей организации или отдела.
Автоматизация с использованием генераторов подписей
Число пользователей автоматических генераторов подписей растет.До 70% профессионалов сообщают, что они хотя бы раз использовали программное обеспечение для подписи электронной почты для создания деловой подписи. Те, кто активно общаются по электронной почте, обнаружат, что это хорошее дополнение к другим инструментам создания списков рассылки для создания и преобразования потенциальных клиентов.
Есть много вариантов на выбор, поэтому мы рассмотрим тройку претендентов:
Моя подпись. Он предоставляет бесплатный онлайн-генератор подписей электронной почты, идеально подходящий для предпринимателей и малого бизнеса.С MySignature вы можете создавать собственные дизайны, добавлять призывы к действию или копировать существующую подпись и создавать из нее шаблон.
Newoldstamp. Это платный генератор подписи электронной почты, созданный для крупных компаний. Что отличает этот инструмент от конкурентов, так это его интеграция с Microsoft 365 и G Suite. Для крупных компаний это означает, что подпись, ориентированная на бренд, находится всего в нескольких щелчках мыши для каждого сотрудника.
Шаблоны подписи электронной почты HubSpot. Они бесплатны и просты в использовании.Вы можете выбрать шаблон, настроить любой элемент по своему желанию и создать свою уникальную HTML-подпись. Этот инструмент для создания подписи электронной почты имеет меньше функций, чем два предыдущих, но делает создание подписи быстрым и простым.
Использование подписи на основе сегментации
Мы уже упоминали о важности согласования подписей электронной почты с брендом компании. Но не менее важна сегментация. В этом контексте это означает включение разных подписей в зависимости от маркетинговой кампании, этапа воронки продаж или отдела в вашей компании.
Элементы, которые можно настроить для различных нужд, включают призывы к действию, ссылки, демонстрации, баннеры и многое другое.
Различные подписи также могут использоваться при отправке внутренних и внешних электронных писем или преобразовании потенциальных клиентов в последователей и клиентов.
Автоматизация баннерной кампании
Рекламные баннерные кампании в 2021 году росли в результате увеличения автоматизации кампаний. Все стало настолько продвинутым, что менеджеры по маркетингу могут использовать программное обеспечение для генерации подписей, чтобы обновлять баннеры по нескольким подписям с централизованной панели управления, устанавливать даты и время кампании и отслеживать аналитику.
По сути, баннеры с подписями к электронной почте теперь могут использоваться в качестве рекламы, и отслеживать их успех очень просто.
Аналитика и отслеживание
Цель настройки подписок для вашего бизнеса — повысить производительность по различным аспектам вашего бизнеса. Таким образом, имеет смысл, что аналитика отслеживания может помочь вам принимать обоснованные решения о дизайне и функциональности вашей подписи.
Как и в случае с другими кампаниями электронной почты, вы можете отслеживать электронные письма, отправленные для каждой кампании, и использовать скорость чтения для тестирования различных подписей и просмотра их эффективности.
Элементы подписи электронной почты
Trends задает направление для создания подписи, но есть конкретные элементы, которые вы можете объединить в хорошо продуманную профессиональную подпись по электронной почте. Посмотрим, что они из себя представляют.
Полное имя
Профессиональная подпись должна начинаться с вашего имени и фамилии. Это позволяет получателю узнать, кто с ним связывается.
Должность и отдел
После того, как вы представитесь, укажите информацию о вашей аффилированности, чтобы было ясно, какую должность вы занимаетесь в компании, которую представляете.Это может включать вашу должность и название организации или даже вашего отдела.
Дополнительная контактная информация
Для некоторых разговоров может потребоваться телефонный звонок или другой вид прямого общения. Здесь в игру вступает дополнительная контактная информация. Вы можете указать свой номер телефона или даже личный веб-сайт, если поначалу не хотите предоставлять прямую линию.
Иконки социальных сетей
Связанные значки социальных сетей предлагают получателям возможность изучить ваш личный бренд и лучше понять ваш бизнес.Для вас это может означать увеличение количества контактов и подписчиков в социальных сетях и усиление вашего влияния. Иконки на 80% более заметны, чем текстовые ссылки, поэтому выбор наиболее эффективных сайтов может повысить ваши конверсии.
Призыв к действию
Поскольку электронные письма используются в качестве маркетинговых инструментов, имеет смысл добавить призыв к действию и в вашу подпись. Но, опять же, делайте его чистым и простым и согласовывайте со стилем своего электронного письма, чтобы оно не выглядело просто еще одним коммерческим предложением.Прелесть этих CTA в том, что вы можете часто обновлять их в соответствии с вашими целями и делать их похожими на постскриптум, который может быть полезен вашим читателям.
Заявление об отказе от ответственности или требования законодательства
В зависимости от вашей отрасли вам может потребоваться включить некоторые вещи в подпись электронной почты. Например, финансовые, страховые и юридические компании должны соблюдать строгие правила защиты конфиденциальной информации, содержащейся в их электронных письмах. Если есть юридические требования, весьма вероятно, что вы также найдете примеры точного текста для использования в подписи.
Изображение или логотип
Добавить индивидуальный подход к вашей электронной подписи проще всего с помощью изображений. Например, вы можете использовать профессиональную фотографию, чтобы общение было более естественным. Кроме того, добавление логотипа вашей компании также может помочь повысить узнаваемость вашего бренда.
Примеры профессиональной подписи электронной почты
Теперь вы знаете, зачем вам нужна профессионально оформленная подпись электронной почты, что добавить и как сделать ваш дизайн уникальным. Вот несколько примеров для вдохновения:
Давайте познакомимся с Уильямом Бейкером и его 10 личностями:
Подпись электронной почты представителя по маркетингу
Как маркетинговый представитель, вы должны сделать свои подписи популярными.Один из лучших способов сделать это — добавить в дизайн привлекательный призыв к действию.
Подпись электронной почты разработчика программного обеспечения
Для разработчиков программного обеспечения полезно указывать свое положение и принадлежность на самом верху. Соедините это с красивым изображением и несколькими ссылками, чтобы продемонстрировать свой опыт и портфолио, и все будет готово.
Генеральный директор Подпись электронной почты
Как руководитель компании, имеет смысл разместить вверху личное фото, за которым следует имя, должность и информация о компании.Здесь мы также можем увидеть основную контактную информацию, веб-сайт компании, значки социальных сетей и отказ от ответственности.
Подпись электронной почты бренд-менеджера
В этом примере показан шаг вперед по сравнению с предыдущими подписями, поскольку он включает видео CTA. Это повышает доверие и побуждает читателей к дальнейшему изучению материалов.
Подпись электронной почты электронной коммерции
Когда дело доходит до электронной коммерции, имеет смысл включить баннер продукта в блок подписи. Демонстрация ваших предложений — это надежная стратегия роста бизнеса, потому что вы можете быстро вовлечь пользователей в воронку продаж.
HR Подпись электронной почты
Грамотное использование цвета в сочетании с упрощенным дизайном и убедительным призывом к действию может помочь вам в достижении ваших целей в качестве менеджера по персоналу.
Графический дизайнер Подпись электронной почты
Мы ожидаем от графического дизайнера не меньше, чем анимированный логотип электронной почты в сочетании с контактной информацией и ссылками для просмотра примеров вашей работы.
Электронная подпись владельца ресторана
Индивидуальное приветствие и логотип сразу расскажут, чем занимается эта компания.Кроме того, владельцам ресторанов имеет смысл включать в подпись служебный адрес для привлечения клиентов. Наконец, CTA повышает доверие и дает получателю что-то ценное.
Подпись электронной почты службы поддержки клиентов
Представителям службы поддержки клиентов следует сделать выбор в пользу фотографии в голову вместо логотипа компании, и этот снимок в голову является прекрасным примером. Он сразу же разъясняет, чем занимается этот человек, и включает контактную информацию, которая является наиболее важной частью блока подписи.Вы также можете увидеть красивое дополнение, которое дает клиентам возможность оценить свой опыт.
Директор по маркетингу Подпись электронной почты
Для директоров по маркетингу имеет смысл дополнительно продвигать бренд, добавляя логотип компании вместо фотографии в голову. Простой дизайн и эффективное использование цветов также делают подпись эффектной и профессиональной.
Как создать подпись электронной почты в Mailbird
Создание подписи электронной почты с использованием ключевых элементов и передового опыта — это одно.Но как насчет добавления его в свою учетную запись электронной почты? Давайте потренируемся на Mailbird.
Что такое Mailbird?
Mailbird — это почтовый клиент, который помогает упростить управление несколькими учетными записями электронной почты. Если у вас всего одна учетная запись для всей электронной почты и вы не используете ее так часто, веб-почты, вероятно, будет достаточно. Но когда это происходит в бизнесе?
С Mailbird вы можете использовать любое количество учетных записей практически любого почтового провайдера в одном пространстве. Нет необходимости переключаться между вкладками в браузере или открывать разные приложения — добавляйте аккаунты в единый почтовый ящик и обрабатывайте их вместе.
Ваши учетные записи также являются вашей личностью. Вы можете добавить профессиональную подпись к каждой учетной записи и отредактировать ее в любое время, если это потребует изменений.
Шаги по добавлению автоматической подписи в Mailbird
Mailbird позволяет создавать и настраивать подписи электронной почты в приложении. Кроме того, вы можете добавить свою подписку из профессионального генератора подписи электронной почты или в виде изображения.
Чтобы настроить новую профессиональную подпись, выполните следующие действия.
1. Откройте вкладку «Персональные данные» в настройках
.
Когда вы открываете Mailbird, перейдите в меню в верхнем левом углу экрана и выберите «Настройки». Оттуда найдите «Личности», чтобы выбрать и отредактировать свою учетную запись электронной почты.
2. Выберите счет
Найдите учетную запись, которую хотите обновить, выберите ее и нажмите «Редактировать» на правой панели. Вы попадете в окно, где сможете обновить свою личную информацию и подпись.
3. Добавьте и настройте подпись электронной почты
Вы можете вставить существующую подпись или создать новую в блоке подписи.Вы можете выбрать желаемый шрифт, размер текста, стиль и форматирование, а также добавить ссылки и другие элементы.
4. Добавьте изображение
Чтобы добавить изображение, щелкните значок изображения и выберите файл из локального хранилища или введите URL-адрес с веб-сайта, на котором размещены изображения. Лучше всего оставлять изображение маленьким, чтобы оно не создавало задержек при отправке писем и не попадало в спам-фильтры.
5. Сохранить изменения
Когда вы закончите настройку своей подписи, нажмите «Сохранить изменения», и вы готовы к работе!
Советы по созданию отличной деловой подписи электронной почты
Давайте рассмотрим несколько важных моментов, чтобы подвести итог всему, что мы обсуждали в этой статье.
Сохраняйте подпись чистой и простой
Если вы не проводите сложную маркетинговую кампанию по электронной почте, то часто можно ограничить подпись электронной почты основными элементами. Под основными здесь понимаются ваше имя и фамилия, название компании и должность, а также номер телефона. При желании вы также можете указать свой веб-сайт и юридический адрес.
Используйте цвета с умом
Если вы не очень креативны и не искусны в дизайне, не используйте более двух цветов в линии подписи.Как правило, вы хотите использовать цвета, связанные с вашим брендом, логотипом или другим аспектом бизнеса. Приглушенные цветовые палитры работают лучше всего, если они успокаивают глаза, но при этом выделяются на фоне обычного текста.
Другая рекомендация — использовать в блоке подписи только два цвета из одной палитры. Если вы плохо разбираетесь в дизайне, использование более двух цветов может привести к несогласованным сочетаниям цветов. Цвет также эффективно привлекает внимание к важной информации. Использование слишком большого количества цветов может разбавить ваше сообщение и создать путаницу.
Используйте иерархию треугольников
Добавьте наиболее важную информацию вверху своей подписи. Затем используйте цвет, чтобы выделить определенные элементы. Вы можете использовать иерархию треугольников, чтобы направлять просмотры там, где они вам нужны больше всего, например, к вашему имени, логотипу или другой информации.
Иерархия информации также важна, потому что читатели не всегда прокручивают письмо до конца.Вы хотите привлечь их внимание как можно быстрее.
Дизайн для мобильных
Во всех демографических группах около половины пользователей электронной почты открывают и читают свою почту на мобильных устройствах. Цифры выше у более молодого поколения, поэтому при создании писем нужно обращать внимание на адаптивный дизайн. Вы можете использовать удобные для мобильных устройств шаблоны подписи электронной почты, чтобы убедиться, что ваши подписи подходят для разных устройств.
Заключение
Подпись корпоративного электронного письма — удобный инструмент для повышения узнаваемости бренда.Скорее всего, люди запомнят вас тем, как вы заканчиваете свои электронные письма. Таким образом, ваша подписка должна содержать важные элементы, такие как ваше личное имя, контактную информацию и информацию о компании.
С развитием электронного маркетинга имеет смысл включить призыв к действию, чтобы побудить ваших подписчиков и дальше взаимодействовать с вами и вашим брендом. Вы можете использовать множество других элементов и настроек для более сложных кампаний и можете экспериментировать с ними.
Кроме того, многие инструменты и генераторы подписей могут помочь вам создать идеальную подпись и оптимизировать использование электронной почты.С Mailbird вы можете эффективно управлять всеми своими учетными записями электронной почты и добавлять профессиональную подпись к каждой, чтобы вывести свою переписку на новый уровень.
Часто задаваемые вопросы о подписке на электронную почту
Как создать классную подпись электронной почты?
Чтобы создать классную подпись электронной почты, начните с основ. Включите свое полное имя, должность, номер телефона, URL-адрес веб-сайта, фотографию или логотип, а также значки социальных сетей. Затем вы можете добавить анимированный GIF или баннер, который сделает его популярным.
Вы можете немного повеселиться, но убедитесь, что это соответствует тому, чем занимается ваш бизнес.
И, конечно же, добавьте любые другие полезные ссылки, например, для встречи Zoom или галереи Instagram. И последнее, но не менее важное: вы можете обогатить свою подпись каким-нибудь цветом. Предлагаем использовать цвета вашего бренда.
Что должна включать личная подпись электронной почты?
Личная подпись в электронной почте должна включать ваше полное имя, вашу фотографию, прямой номер телефона, гиперссылку на адрес веб-сайта и значки социальных сетей со ссылками на ваши личные профили.
Если вы в настоящее время работаете, укажите свою должность. Лучше использовать то же название должности, что и в профиле LinkedIn. Если вы все еще учитесь в колледже, вы можете указать свою степень и учебное заведение.
И название должности, и диплом о высшем образовании являются необязательными элементами, но добавляют профессионализма в подпись в электронном письме. Добавляя их, убедитесь, что они четкие и краткие, например, менеджер по продажам или доктор философии. доктор философии, Гарвард.
Должен ли рабочий адрес электронной почты содержать подпись?
Деловое письмо обязательно должно содержать профессиональную подпись.Электронные подписи позволяют продвигать свой бренд и компанию. Это отличный маркетинговый инструмент, который придает вашей переписке профессиональный вид.
По мере того, как все больше людей узнают ваш логотип и ассоциируют его с позитивным взаимодействием, репутация вашего бренда будет расти. Подписи также оказались более эффективными инструментами брендинга, чем реклама, информационные бюллетени и рекламные материалы.
Отсутствие подписи в электронном письме — это упущенная возможность представить себя и свой бизнес клиентам, партнерам и потенциальным клиентам.
10 самых популярных адресов электронной почты Подпись Контактная информация ДЕЛАТЬ И НЕЛЬЗЯ
Контактные данные для подписи электронной почты важнее всех других элементов подписи. Они предоставляют всем получателям ценную информацию для связи с вами, а также подробную информацию об общей структуре вашей компании.
Убедитесь, что вы следуете передовой практике, следуя нашим 10 основным контактным данным для подписи электронной почты, которые можно и что нельзя делать, и превратите свою подпись в электронной почте в электронную визитную карточку.
1. НЕ включайте все
Включите в подпись электронной почты только ВАЖНЕЙШИЕ контактные данные. К ним относятся имя, должность, название и адрес компании, номер телефона, URL-адрес веб-сайта и адрес электронной почты. Слишком много контактной информации может показаться немного безнадежным.
Кроме того, используйте только четыре-семь строк для контактной информации.Если вы используете больше, подпись будет труднее читать и будет выглядеть неопрятно. Просто помните, что меньше всегда лучше!
2. НЕОБХОДИМО включать полное имя в каждую подпись
Знаете ли вы, что более 30% профессионалов даже не указывают свое имя в подписи к электронной почте? Не очень профессионально, правда?
Как правило, имя и фамилия всех пользователей должны быть указаны в верхней части подписи электронной почты без исключения. Имя всегда должно быть их собственным именем, а не псевдонимом.По желанию пользователя также можно указать отчество или инициалы.
3. ОБЯЗАТЕЛЬНО убедитесь, что все контактные данные актуальны.
Основная цель подписи электронной почты — предоставить контактную информацию получателям по электронной почте. Если подпись электронной почты не включает актуальную информацию, она становится в некоторой степени избыточной.
Люди меняют должностные обязанности, меняются номера телефонов, а организации меняют офисы, поэтому убедитесь, что это отражено в подписях электронной почты вашей организации.В идеале вы захотите взять контактные данные каждого пользователя из вашей Active Directory, чтобы убедиться, что они верны.
4. НЕ забудьте указать свой адрес электронной почты со ссылкой «mailto:»
Часто думают, что бессмысленно включать адрес электронной почты в подпись электронной почты. Вы можете четко увидеть, от кого пришло электронное письмо, посмотрев в поле «От:», верно?
Что ж, некоторые почтовые клиенты, такие как Outlook, используют отображаемые имена, а не адреса электронной почты, чтобы улучшить читаемость и удобство использования.Таким образом, когда электронное письмо пересылается другому человеку, отображается отображаемое имя, а не адрес электронной почты, например «[Email protected]» будет отображаться как «Joe Bloggs», что бесполезно, если вы хотите написать этому человеку по электронной почте.
Лучший способ избежать этого — включить адрес электронной почты и связать его ссылкой «mailto:», чтобы упростить отправку электронного письма исходному отправителю.
5. ДОЛЖНЫ иметь разные подписи для внутренних и внешних получателей
Это особенно важно, если у вас несколько офисов или большое количество сотрудников.Вам не нужно указывать адрес компании, но наличие вашей должности, отдела и добавочного номера облегчит другим коллегам возможность связаться с вами.
6. НЕ указывайте личную информацию
Это профессиональная подпись электронной почты, а не место для продвижения вашей личной страницы в Twitter. Персональные данные о себе не должны использоваться в деловых целях или для общения с профессиональными партнерами. Вероятно, им даже не будет интересно то, что вы говорите, и вы, вероятно, не захотите, чтобы они знали, как с вами связаться каждый час в день.
7. НЕ забудьте ознакомиться с правилами
В зависимости от того, где вы находитесь, в вашей электронной подписи может потребоваться дополнительная информация, такая как регистрационный номер компании, адрес офиса и номер плательщика НДС.
Во многих европейских странах вышеперечисленные требования являются юридическими, поэтому не рискуйте подвергнуться штрафу для вашей организации. Убедитесь, что вы провели свое исследование и выяснили, какие правила применяются к вашей компании, чтобы вы могли применить правильный контент к своим подписям электронной почты.
8. НЕОБХОДИМО добавить фото
Используемая многими людьми, которые работают в сфере недвижимости, финансов и права, фотография в вашей электронной почте добавляет гораздо больше человечности в корпоративную электронную переписку. Без фотографии вы — безликое существо по ту сторону сообщения электронной почты.
Позволить людям увидеть, как вы выглядите, — отличный способ укрепить доверие и построить позитивные деловые отношения.
9. ДОЛЖНЫ иметь разные подписи для разных отделов / локаций
Есть ли у вас продавцы, которые работают вне офиса? У вас есть сотрудники, работающие в разных местах? Убедитесь, что это отражено в их электронных подписях.
Сделайте так, чтобы все были довольны, позволив каждой команде использовать разные шаблоны в соответствии с их потребностями в подписи электронной почты. Сделайте дополнительный брендинг подписи отдела маркетинга и сделайте рекламный баннер отделу продаж.
10. НЕ делай сам
Если все это звучит слишком устрашающе, не волнуйтесь. Существуют сторонние программные решения для подписи электронной почты, которые могут сделать всю тяжелую работу за вас.
Использование решения для подписи электронной почты означает, что вы всегда будете получать согласованные контактные данные для подписи электронной почты, такие как имена, отделы и должности, взятые из вашего Active Directory / Google Directory.Вы также можете точно контролировать дизайн подписи электронной почты и легко изменять его для разных команд / отделов.
Чем может помочь Exclaimer:
Если вы ищете простой способ разрабатывать профессиональные подписи электронной почты и управлять ими во всей организации, мы здесь, чтобы помочь. Узнайте больше или начните бесплатную пробную версию сегодня!
Узнать больше Начать бесплатную пробную версию
Рекомендуемая литература
Получите больше от своих электронных подписей с бесплатной копией нашего официального руководства для чайников
Узнайте больше о продуктах для подписи электронной почты Exclaimer
Топ-15 вещей, которые нельзя включать в подписи электронной почты
То, как вы создаете электронную подпись, может повлиять на восприятие вашей компании ее контактами.Добавление лишних, ненужных элементов в вашу подпись выглядит непрофессионально и беспорядочно. Если ваша подпись электронной почты плохо оформлена, это может негативно сказаться на вашей репутации.
Ознакомьтесь с 15 основными вещами, которые вы никогда не должны включать, чтобы создать лучшую возможную электронную подпись:
1. Ненужные контактные данные
Не перегружайте свою подпись всеми возможными способами связи с вами. Придерживайтесь основ:
Имя
Должность
Название и адрес компании
Телефон
URL веб-сайта
Адрес электронной почты
Сделайте это короче для внутренних писем и ответов.
2. Пользовательские шрифты
В подписи к электронной почте можно использовать собственные шрифты, но это не рекомендуется. Это связано с тем, что на большинстве устройств получателя не установлен пользовательский шрифт, поэтому он автоматически изменится на шрифт по умолчанию, например Times New Roman или Arial.
Если вам необходимо использовать собственный шрифт, убедитесь, что вы используете безопасный для Интернета резервный шрифт. Вы можете найти список веб-шрифтов здесь.
3. Маркировка
В хороших подписях электронной почты не используются маркеры.Это потому, что они странно отображаются в разных почтовых клиентах и могут испортить формат вашей подписи. Маркер в Outlook будет выглядеть совершенно иначе, чем в Gmail.
4. Анимированные гифки
Многие почтовые клиенты не воспроизводят анимированные GIF-файлы. Вместо этого будет отображаться только первый кадр GIF или страшный красный крестик, показывающий изображение, сломан.
Подробнее об использовании анимированных GIF-файлов в подписях электронной почты.
5. Видео
К сожалению, невозможно встроить видео прямо в подпись электронной почты, поскольку большинство почтовых клиентов не поддерживают это.Это связано с тем, что видео рассматривается как проблема безопасности, поэтому контент не воспроизводится.
Если вы хотите поделиться видео в подписи к электронному письму, вы можете использовать ссылку с альтернативным текстом или рекламный баннер.
6. Цитаты
Лучшие подписи электронной почты никогда не содержат мотивационных и вдохновляющих цитат. Не все ценности совпадают с вашими; у получателя может сложиться неверное впечатление, он может обидеться и, возможно, даже не обратит внимания на сообщение.
7.Личная информация
Если это рабочая подпись, сделайте ее профессионально. Не размещайте ссылки на вашу страницу сбора средств или личные страницы в социальных сетях.
8. Многоцветные шрифты
Наличие подписи электронной почты с несколькими цветами шрифта выглядит неаккуратно, особенно если они слишком яркие. Используйте не более двух нейтральных цветов, соответствующих бренду вашей компании.
9. Изображение в качестве подписи к электронной почте
Никогда не используйте просто изображение в качестве подписи к электронной почте по нескольким причинам:
Большинство почтовых клиентов не загружают и не отображают изображения автоматически.
Получатель не может скопировать ваши контактные данные.
Вы не сможете включить в изображение несколько гиперссылок.
Регулярно обновлять будет сложно.
Если вы используете изображение для своей подписи, ваша электронная почта также с большей вероятностью попадет в папку нежелательной почты получателя или может быть заблокирована спам-фильтрами.
10. Ссылки на неиспользуемые аккаунты или старые сообщения
Никогда не включайте в свою подпись электронной почты ссылки на старые записи в блогах или аккаунты в социальных сетях, которые не использовались более 6 месяцев.Будет выглядеть непрофессионально, если покупатель перейдет на страницу, которую вы давно не обновляли.
11. Устаревшие рекламные баннеры
У вас все еще есть рождественский рекламный баннер в электронной подписи в мае? Пора его убрать! Все рекламные баннеры должны быть актуальными и регулярно обновляться.
12.
Слишком много значков социальных сетей
Ваша подпись будет выглядеть беспорядочно, если вы добавите значок для каждого канала социальных сетей, который использует ваша компания. Мы рекомендуем использовать в подписи к электронному письму не более четырех значков.Выбирайте только те каналы, которые обновляются чаще всего.
13. Бессмысленные сертификаты
Если полученная степень или сертификаты не имеют отношения к вашей работе, лучше не включать их в подпись по электронной почте.
Для подписей корпоративной электронной почты добавьте только сертификаты, полученные вашей компанией за последние пять лет. Сертификат 1999 года очень устарел!
Ознакомьтесь с 10 лучшими изображениями для подписей электронной почты, чтобы узнать о том, что делать и нельзя.
14. Слишком много содержания
Слишком много содержимого может испортить форматирование вашей электронной подписи. Если у вас более 72 символов в одной строке вашей подписи, она, вероятно, будет перенесена на следующую строку, особенно на мобильных устройствах.
Отформатируйте свои подписи так, чтобы они были равномерно распределены по нескольким строкам, как лучше всего.
15. Файлы больших изображений
Если вы используете логотип или свою фотографию в подписи к электронному письму, убедитесь, что вы изменили размер изображения до нужного размера.
Если у вас есть файл изображения размером 2000×1500 пикселей, связанный в HTML, но он закодирован для отображения размером 500×375 пикселей, это может игнорироваться почтовыми клиентами и фактически отображаться как исходный размер файла.
Посмотрите наше видео ниже о 17 том, что можно и чего нельзя делать с подписью электронной почты, чтобы убедиться, что вы не допускаете других ошибок с подписью электронной почты.

Чем может помочь Exclaimer:
Если вы ищете простой способ разрабатывать профессиональные подписи электронной почты и управлять ими во всей организации, мы здесь, чтобы помочь. Узнайте больше или начните бесплатную пробную версию сегодня!
Узнать больше Начать бесплатную пробную версию
Рекомендуемая литература
См. Наши 10 лучших советов по созданию отличного дизайна электронной подписи
Узнайте больше о программном обеспечении и решениях для подписи электронной почты Exclaimer
Как создать хороший блок подписи?
В этой статье вы найдете множество полезных советов и передовых методов создания подписи электронной почты для современного бизнеса.Вы узнаете, какие элементы следует включить в подпись электронной почты, каких элементов лучше избегать и как получить больше от подписей электронной почты. Есть также примеры бесплатных шаблонов подписи электронной почты, которые вы можете использовать прямо сейчас.
Элементы профессиональной подписи для новых сообщений электронной почты
В деловом общении принято использовать две версии блока подписи корпоративной электронной почты. Первая версия, которую вы используете при отправке новых писем. Вторую версию, гораздо более простую, вы используете при ответе или отправке электронных писем внутри компании.Давайте сначала сосредоточимся на подписи, которую вы можете добавить в новые электронные письма, когда начинаете деловую беседу в Интернете.
Хорошая подпись для новых писем должна включать следующие элементы:
Имя и фамилия
Должность и отдел
Адрес электронной почты и номер телефона
Логотип и название компании
Физический адрес компании
Социальные значки СМИ, связанные с официальными профилями компании
Заявление об ограничении ответственности
Баннер (необязательно)
Вот пример того, как может выглядеть профессиональная подпись для новых писем:
Теперь давайте внимательно рассмотрим все эти элементы.
Имя и фамилия
Это настолько очевидный компонент каждой подписи электронной почты, что мне, возможно, даже не стоит о нем упоминать. Но когда я говорю о хорошей подписи, это первый элемент, который нужно добавить в вашу подпись — ваше имя и фамилию. В настоящее время кажется, что все больше и больше компаний пытаются вести себя более непринужденно в повседневных деловых разговорах, поэтому вы можете оказаться в ситуации, когда получатели начнут называть вас по имени, заменяя холодное «Привет, мистер Доу» дружеским «Привет, Джон». ».
Должность и отдел
Может показаться, что не всегда необходимо указывать эту деталь в вашей электронной подписи, но я заметил, что это помогает получателям сориентироваться, с кем они разговаривают, и при необходимости они могут попросить поговорить с кем-нибудь еще. Например, они могут попросить поговорить с кем-то из другого отдела (хотят связаться с продавцом во время разговора с сотрудником службы поддержки) или с кем-то, занимающим другую должность (поговорите с менеджером, а не с младшим специалистом, если дело не продвигается).
Адрес электронной почты и номер телефона
Я знаю, что некоторые из вас могут подумать сейчас — «какого черта мне нужен адрес электронной почты в подписи EMAIL?» Что ж, на то есть веская причина. Ваше электронное письмо не всегда останавливается в почтовом ящике получателя — его можно просто переслать другим получателям, а затем снова, так что конечному получателю может быть трудно связаться с вами напрямую. Особенно, когда в отображаемом имени отображаются только ваше имя и фамилия, а не адрес электронной почты. И если характер вашей работы предполагает частые звонки с вашими деловыми партнерами, то указание вашего номера телефона в блоке для подписи может иметь важное значение.
Логотип компании и название компании
Название компании является почти таким очевидным элементом надежной подписи электронной почты, как ваше собственное имя. Ваш получатель хочет знать, с кем он разговаривает. А если вы хотите сделать его еще более понятным, не бойтесь использовать логотип своей компании в подписях электронной почты. Это не только делает ваши электронные письма более привлекательными, но и позволяет получателю быстро идентифицировать вас и вашу компанию. Это очень важный элемент, особенно при обмене деловой электронной почтой.
Физический адрес компании
В первом отправленном вами электронном письме рекомендуется использовать подпись, в которой вы указываете физический адрес своей компании. Есть даже определенные законы, регулирующие этот аспект общения по электронной почте, требующие от компаний указывать свои физические адреса в подписях электронной почты. Если вы ведете бизнес на основе физического местоположения (например, магазин или ресторан), вашим потенциальным клиентам может быть еще проще найти вас.
Иконки социальных сетей связаны с официальными профилями компаний
В современном мире я не знаю компании, у которой нет официального профиля в социальных сетях.Ну, а точнее любая серьезная компания. Тем не менее, вы все еще можете найти компании, которые не имеют социального присутствия. Но это не в их пользу. Лично я ищу компанию, с которой хочу иметь деловое взаимодействие, я пытаюсь проверить ее надежность, выполнив поиск по ее учетным записям в Facebook или Twitter. Если компания есть и их сообщения актуальны, то я, скорее всего, буду доверять такой компании. А если компания активно работает в социальных сообществах, отвечая на вопросы пользователей, это еще лучше.Так что постарайтесь облегчить жизнь своим потенциальным клиентам и поместите значки социальных сетей в свою подпись в электронной почте. Конечно, каждый значок социальной сети должен указывать на ваш официальный профиль на данной платформе.
Заявление об ограничении ответственности
Заявление об отказе от ответственности — это блок юридического текста, который вы должны добавлять в каждое новое электронное письмо, отправляемое за пределами вашей организации. Если вы хотите узнать больше об отказе от ответственности и о том, почему важно включить его в блок подписи, ознакомьтесь с этими советами и примерами хороших заявлений об отказе от ответственности по электронной почте. Информация, которую вы указываете в тексте отказа от ответственности, может спасти вашу компанию в случае судебных исков.
Баннер (необязательно)
Баннеры — прекрасная возможность сообщить дополнительную информацию о продуктах, достижениях, важных объявлениях и т. Д. Вашей компании. Это может привлечь внимание получателей и сделать вашу подпись более отличной от фона. Если сделать его интерактивным, подпись может превратиться в дешевый инструмент для маркетинговых кампаний. Но баннер также может испортить дизайн вашей электронной подписи, если он не соответствует внешнему виду компании, слишком большой, слишком маленький или плохого качества.
Элементы хорошей простой подписи для ответов
Простая подпись электронной почты — это счастье при обмене электронными письмами в длинных цепочках разговоров. Вы же не хотите добавлять полноценную подпись каждый раз, когда нажимаете кнопку ответа. Чтобы упростить жизнь каждому и сократить объем писем (никто не хочет пролистывать онлайн-беседы), делайте блоки подписей в ответах как можно короче. Этих элементов будет достаточно:
Имя и фамилия
Должность и отдел
Название компании
Прямой номер мобильного телефона и адрес электронной почты
Логотип компании или фотография пользователя (необязательно)
При ответе вы не отвечаете Не нужно отправлять подпись с указанием полной контактной информации.Ваш получатель уже получил это, когда вы отправили первоначальное электронное письмо с полной подписью электронной почты. В ответах вы можете упростить задачу, просто добавив основную информацию, такую как ваше имя, фамилия, должность и отдел, название компании и прямой номер мобильного телефона или адрес электронной почты.
Вот пример простой подписи, которую вы можете использовать для ответов:
Получатели по достоинству оценят такой простой и минималистичный дизайн подписи электронной почты. Благодаря этому им (и вам самим) будет намного проще следить за беседой и не отвлекаться на массивные блоки подписи.
Композиция
Композиция — это способ, которым вы объединяете все элементы подписи для достижения определенных визуальных и эстетических результатов. Хорошая композиция — непростая задача, и перед тем, как приступить к созданию собственного шаблона подписи, неплохо посмотреть на несколько хороших примеров подписи электронной почты. Это просто даст вам больше идей о том, как расположить элементы подписи, чтобы они выглядели со вкусом и не казались подавляющими.
Чего следует избегать в подписях электронной почты
Чтобы составить привлекательную, но профессиональную подпись электронной почты, попробуйте избегать :
Различные шрифты в одном блоке подписи
Несколько цветов в одной подписи
Слишком большие или слишком маленькие маркетинговые баннеры
Слишком много графических элементов разных размеров и стилей
Огромное количество контактных данных
Непрофессиональные фотографии пользователей
Слишком много данных, изображений, текста затрудняют чтение и поиск нужной информации в подписи
Вдохновляющие цитаты
Слишком много значков социальных сетей или в том числе значки социальных сетей для порталов, которые больше не существуют (например,г. Google+)
Советы по сбалансированному составу подписи электронной почты
Чтобы ваша подпись электронной почты оставалась привлекательной и профессиональной, попробуйте следовать этим трюкам и уловкам:
Используйте только один тип шрифта, убедитесь, что Выбранный вами шрифт — безопасный шрифт.
Сведите к минимуму цветовую палитру вашей подписи до 2-3 цветов. Используйте свои фирменные цвета.
Сохраняйте небольшой размер баннера и отрегулируйте его размеры, чтобы они соответствовали другим элементам подписи, e.г. ширина текстового блока.
Визуально унифицируйте значки социальных сетей (по размеру, цвету, стилю, форме и т. Д.).
Попробуйте использовать макс. 3-4 иконки социальных сетей в одном блоке подписи.
Пользовательские фотографии должны быть одинакового характера и стиля, сняты в профессиональной среде или на спокойном фоне.
Используйте только те контактные данные, которые абсолютно необходимы (например, требуются по закону).
Сделайте подпись адаптивной, чтобы она хорошо смотрелась на мобильных устройствах.
Текст отказа от ответственности должен располагаться под блоком подписи.
Вы можете использовать вертикальные и горизонтальные разделители для разделения логических частей подписи.
Дополнительные примеры того, как выглядит хорошая композиция подписи электронной почты, можно найти в шаблонах подписей электронной почты этого бесплатного генератора подписей электронной почты.
Технические советы для электронных подписей
Электронные подписи — это не только их визуальная сторона. Не менее важны и технические ожидания, которые следует учитывать при создании подписей электронной почты.Чтобы убедиться, что подпись корпоративной электронной почты правильно выглядит в различных почтовых клиентах и мобильных устройствах, обратите внимание на:
Правильный размер и размеры изображений
Семейство шрифтов и размер шрифта
Тесты перед развертыванием
Оптимизация для мобильных устройств
Размер и длина электронной подписи
Подпись должна быть краткой, с легкой (но качественной) графикой и короткими текстовыми блоками. Рекомендуется использовать изображения и баннеры размером около 500 пикселей максимальной ширины и около 150-190 пикселей максимальной высоты.Изображения большего размера могут ошеломить получателя и излишне увеличить размер сообщения. Что касается длины, некоторые почтовые клиенты просто не позволяют использовать электронные подписи, если они слишком длинные. Например, Gmail не позволяет использовать подписи электронной почты, содержащие более 10 000 символов.
Семейство шрифтов и размер шрифта
При выборе шрифта для подписи электронного письма следует обращать внимание не только на его эстетическую сторону, но и на их технические характеристики.Другими словами, используйте только безопасные шрифты, которые доступны в самых популярных почтовых клиентах (например, Outlook, Gmail, Outlook.com) и устройствах (например, iOS, Android, MAC, ПК). В противном случае вы можете обнаружить, что ваша подпись электронной почты выглядит идеально в вашем почтовом клиенте, но это беспорядок, когда ее открывает получатель, который не поддерживает модные шрифты, используемые в вашей подписи.
Что касается размера шрифта, он не должен быть слишком большим или слишком маленьким. Крупные буквы в подписи могут произвести впечатление безвкусицы и слишком эгоистичного человека.Маленькие буквы, с другой стороны, трудно расшифровать, особенно на маленьких экранах. Рекомендуется использовать стандартный размер шрифта 10–12 пунктов.
Проверка подписи перед запуском в производство
Совершенно очевидно, но все же стоит упомянуть. Любые изменения, которые вы вносите в подписи корпоративной электронной почты, должны быть тщательно протестированы перед их развертыванием в реальной среде. Вам следует проверить, как подпись ведет себя в различных почтовых клиентах, устройствах, браузерах и т. Д. Конечно, это не гарантирует, что подпись будет выглядеть должным образом в 100% случаев.Но, по крайней мере, вы можете настроить его так, чтобы он работал в большинстве распространенных почтовых клиентов и устройств.
Оптимизация под мобильные устройства
Современный офисный работник — это в большинстве случаев мобильный работник. Это означает, что большую часть своей онлайн-переписки они получают и читают на своих смартфонах. Вот почему вы должны убедиться, что ваша корпоративная подпись электронной почты удобна для мобильных устройств — другими словами, сделать ее адаптивной. Также не забудьте использовать изображения с высоким разрешением в своих подписях к электронной почте.Затем вы можете уменьшить изображение с помощью кодирования HTML и CSS. Благодаря этому изображения на мобильных устройствах не должны размываться.
Идеи электронной подписи
Нет необходимости изобретать велосипед, когда дело касается дизайна электронной подписи. Вы можете наблюдать за другими и вдохновляться на создание собственных профессиональных подписей для электронной почты. Но вам не нужно создавать электронную подпись с нуля самостоятельно. Вы можете просто загрузить один из этих бесплатных шаблонов подписи электронной почты или использовать бесплатный генератор подписи электронной почты, чтобы получить прочную основу для своей подписи HTML. Все шаблоны подписей по ссылкам выше можно использовать как в личных, так и в деловых целях.
Не стесняйтесь получить несколько советов о том, как использовать бесплатный генератор подписи электронной почты.
Централизованное управление подписями электронной почты
Надеюсь, вы не знакомы с трудностями управления подписями электронной почты в организациях с сотнями или тысячами сотрудников. Без централизованного решения это может стать кошмаром, особенно если вам нужно регулярно обновлять подписи. Здесь вы можете увидеть, насколько болезненным может быть развертывание электронных подписей в компании с 250 сотрудниками.
Вот почему компании любого размера и профиля ищут сторонние решения, такие как CodeTwo Email Signatures для Office 365 или CodeTwo Exchange Rules, которые могут помочь им централизовать, упростить и ускорить процесс создания, развертывания и управления подписями электронной почты в Среды Office 365 и Exchange.
Каждое решение CodeTwo поставляется с бесплатной пробной версией, поэтому вы всегда можете попробовать его, не принимая на себя никаких обязательств. Стоит получить личный опыт и иметь собственное мнение.
Зачем централизовать управление подписями электронной почты с помощью CodeTwo?
Просто потому, что это дает вам больше контроля над подписями в вашей компании. Для базовых нужд вполне подойдут собственные подписи. Но если встроенные подписи слишком просты, чтобы соответствовать стандартам вашей компании, то пора инвестировать в профессиональное программное обеспечение для управления подписями электронной почты. Решения CodeTwo позволяют, например:
Унифицировать дизайн подписи для всех сотрудников и реализовать глобальные обновления в несколько щелчков мышью.
Добавляйте подписи под последним ответом, а не в конце цепочки писем.
Имейте подписи электронной почты в формате HTML в сообщениях электронной почты, отправляемых с любых почтовых клиентов и мобильных устройств.
Встраивайте логотипы, баннеры, фотографии пользователей и другую графику в подписи электронной почты (не как вложения).
И многое другое.
Для получения дополнительной информации вы также можете увидеть это сравнение продуктов CodeTwo и собственных правил потока почты. Это поможет вам проверить потребности вашего бизнеса и подобрать правильное решение для вашей компании.Удачи в создании впечатляющих электронных подписей!
Вам также может быть интересно прочитать :
Этикет подписи электронной почты: примеры хорошего и плохого
В повседневном наборе технических инструментов на рабочем месте подпись электронной почты часто упускается из виду и используется неправильно. Если вы давно не задумывались о своей электронной подписи, самое время пересмотреть ее.
Основные элементы электронной подписи
Outlook позволяет легко создавать несколько настраиваемых подписей — вы можете увидеть пошаговые инструкции на веб-сайте Microsoft.По словам эксперта по бизнес-этикету Жаклин Уитмор, наиболее важной частью подписи в электронном письме является ваша контактная информация. Если кому-то нужно связаться с вами, они должны немедленно узнать, как это сделать. Это означает, что вы всегда должны включать следующее:
Ваше ФИО
Ваш номер телефона (и номера факса или мобильного телефона, если необходимо)
Эти элементы необязательны, но часто полезны:
Название вашей компании и веб-сайт
Почтовый адрес Вашей фирмы
Ссылки в социальных сетях на вашу компанию или на ваши личные аккаунты
Ваш адрес электронной почты, если письмо будет переадресовано
Если вы отправляете электронную почту клиентам, а также внутренним контактам, вы можете подумать о создании пользовательских вариантов своей электронной подписи.Внутренняя подпись электронной почты может содержать только ваше имя, должность и добавочный номер. С другой стороны, внешняя подпись электронной почты может включать более подробную контактную информацию, а также строку, рекламирующую новейшие продукты или услуги вашей компании.
Вы можете легко настроить ваше почтовое приложение на автоматическое добавление строки вашей подписи к каждому отправляемому вами электронному письму. Но если вы ведете с кем-то переписку по электронной почте, это нормально — и часто предпочтительнее — опустить подпись после первого раза.
Выведите свою деловую электронную почту на новый уровень с помощью нашего руководства по форматированию электронной почты в Microsoft Outlook.
Что не включать в подпись электронной почты
Когда дело доходит до вашей электронной подписи, лучше меньше, да лучше. Многие элементы, которые люди часто включают, в основном не нужны. Например:
Ваша личная подпись — Несмотря на название, в строке подписи вашего электронного письма не должно быть реального изображения вашей подписи, поскольку посторонние изображения в электронных письмах могут активировать спам-фильтры и могут не отображаться в представлении электронной почты получателя по умолчанию. .
Веселые шрифты и цвета — У вас может возникнуть соблазн оживить свою подпись пользовательскими цветами и шрифтами, но Уитмор предлагает проявить сдержанность. «Я не фанат этого, потому что не у всех это улавливается компьютером. Лучше, чтобы все было просто, — говорит она. Пользовательские шрифты, на совершенствование которых вы потратили целый день, в лучшем случае могут отображаться как текст по умолчанию. В худшем случае пользовательские цвета и размеры шрифта могут быть неразборчивы на мониторе другого человека.Перебор со шрифтами и цветами тоже может показаться непрофессиональным. Пусть ваша индивидуальность проявится в том, что вы говорите, а не в подписи в электронной почте.
Вдохновляющие цитаты — Использование этих цитат — еще один распространенный способ, которым люди пытаются придать индивидуальность своим электронным подписям, но Уитмор не рекомендует их, «если вы не занимаетесь бизнесом вдохновляющих цитат». Особенно нежелательны сверхдлинные цитаты, политические или религиозные цитаты, на которые некоторые могут обидеться, если вы не работаете в такой организации.
Дополнительные сообщения — «Пожалуйста, подумайте об окружающей среде, прежде чем печатать это письмо» — хорошее высказывание, но оно просто занимает место. Строка подписи по умолчанию «Отправлено с мобильного телефона», которая отображается в мобильной электронной почте, тоже бесполезна, говорит Уитмор. И сделать вашу подпись милой, добавив «пожалуйста, не обращайте внимания на опечатки»? «Нет оправдания опечаткам. Вы должны прочитать его и перечитать, прежде чем отправлять электронное письмо », — говорит она.
Вот три примера подписей электронной почты — хорошая, плохая и ненужная.
Хорошая подпись электронной почты
Эта подпись электронного письма включает в себя всю необходимую информацию о том, как связаться с отправителем, и профессионально представляет компанию.
Плохая подпись электронного письма
Эта подпись электронной почты включает только частичную контактную информацию, странное использование заглавных букв и ненужные изображения. Все эти элементы затрудняют получение читателями важной контактной информации отправителя.
Ненужная подпись электронной почты
Эта подпись электронной почты начинается с хорошей информации, но выходит за рамки ярких шрифтов и вдохновляющих цитат, в том числе одной, приписываемой отправителю.Не пытайтесь сделать это дома!
Роберт Халф может помочь вам быть в курсе последних тенденций на рынке труда, выявлять возможности и избегать препятствий на вашем профессиональном пути. Подпишитесь на наш блог.
Правила подписи по электронной почте — Университет Хьюстона
Электронное письмо, которое вы отправляете с «uh.edu», считается официальным сообщением университета, а ваша подпись по электронной почте является представлением бренда UH.
Подписи электронной почты
UH должны быть краткими и включать только следующую информацию:
Имя
Должность
Название колледжа / школы или факультета
Название университета
Номер телефона
Веб-сайт (необязательно)
Шрифт
Требушет, 10 пунктов
Цвет
Черный шрифт, кроме названия университета красным.
Пример
Джейн Доу
Руководитель отдела
Название отдела
Университет Хьюстона
713-743-0000
uh.edu
Что можно и чего нельзя делать
Выпускники
UH гордится своими выпускниками, они могут добавить год окончания после своего имени.
Примеры:
Джейн Доу (’14) — бакалавриат
Джейн Доу (J.D. ’18) — высшее образование
Джейн Доу (’14, J.D. ’18) — двойное образование
Цвет фона
Не используйте водяные знаки, цвета или фотографический фон.Белый — единственный допустимый цвет фона.
Комитеты
Не добавляйте комитеты в подпись электронной почты.
Положение о конфиденциальности
Если вы работаете с конфиденциальной информацией, пункт о конфиденциальности может быть включен в конце подписи электронного письма.
Пример
Уведомление о конфиденциальности. Информация в этом электронном письме может быть конфиденциальной и / или конфиденциальной. Если вы не являетесь предполагаемым получателем, любое рассмотрение, распространение или копирование этого электронного письма и его вложений, если таковые имеются, или информации, содержащейся в нем, запрещены.Если вы получили это электронное письмо по ошибке, немедленно сообщите отправителю обратным письмом и удалите это электронное письмо со своего компьютера.
Номера факсов
Номера факсов не требуются, если они используются, они помещаются под офисным телефоном.
Логотипы, цитаты и слоганы
Не используйте кавычки, слоганы и логотипы в электронной подписи.
Частная практика
Государственные правила запрещают сотрудникам университетов использовать государственные ресурсы для продвижения частных лиц.Не указывайте другую работу в электронной подписи университета.
Профессиональные степени, лицензии или сертификаты
Могут быть включены профессиональные степени, лицензии и / или сертификаты, они помещаются сразу после имени.

Пример: Джон Доу, Ph.D.
Социальные сети
Не включайте ссылки на социальные сети или изображения значков в подписи электронной почты.
Изменить настройки подписей в почте на Mac
Используйте настройки подписей в почте, чтобы создавать подписи, которые вы можете добавлять к отправляемым сообщениям.
Чтобы изменить эти настройки в приложении «Почта» на Mac, выберите «Почта»> «Настройки», затем нажмите «Подписи».
Open Mail for me
Option
Описание
Левый столбец
Выберите подписи для работы, щелкнув Все подписи или учетную запись электронной почты.
Средний столбец
Список подписей во всех подписях или учетной записи.
Чтобы изменить подпись для учетной записи, щелкните учетную запись в левом столбце, затем щелкните подпись в среднем столбце.
Когда выбрано Все подписи, вы можете добавить существующую подпись к другой учетной записи, перетащив подпись из среднего столбца в учетную запись в левом столбце. Вы можете использовать одну и ту же подпись в нескольких учетных записях.
Добавить, удалить
Создайте новую подпись для выбранной учетной записи или удалите подпись.
Если вы создаете подпись, когда в левом столбце выбрано Все подписи, вы должны перетащить подпись в учетную запись, прежде чем вы сможете ее использовать.
Правый столбец
Введите текст своей подписи, измените форматирование, добавьте изображения и просмотрите, как будет выглядеть ваша подпись.
Чтобы изменить шрифт или макет, преобразовать текст в ссылки или проверить орфографию, используйте меню «Правка» и «Формат» в Mail.
Чтобы добавить изображение, перетащите его в столбец.
Чтобы быстро добавить свою контактную информацию, перетащите карточку из приложения «Контакты» в столбец.
Всегда соответствовать моему шрифту сообщения по умолчанию
В выбранной подписи используется шрифт сообщения, указанный в настройках шрифтов и цветов.
Выберите подпись
Выберите подпись по умолчанию для автоматического включения в сообщения для выбранной учетной записи, или вместо этого используйте все подписи учетной записи в последовательном или случайном порядке.
Поставьте подпись над цитируемым текстом
Поместите свою подпись, когда вы отвечаете или пересылаете сообщение.
Если вы используете iCloud Drive, ваши подписи будут доступны на других компьютерах Mac, на которых iCloud Drive включен и в параметрах iCloud Drive выбрана почта.

Option	Описание
Левый столбец	Выберите подписи для работы, щелкнув Все подписи или учетную запись электронной почты.
Средний столбец	Список подписей во всех подписях или учетной записи. Чтобы изменить подпись для учетной записи, щелкните учетную запись в левом столбце, затем щелкните подпись в среднем столбце. Когда выбрано Все подписи, вы можете добавить существующую подпись к другой учетной записи, перетащив подпись из среднего столбца в учетную запись в левом столбце. Вы можете использовать одну и ту же подпись в нескольких учетных записях.
Добавить, удалить	Создайте новую подпись для выбранной учетной записи или удалите подпись. Если вы создаете подпись, когда в левом столбце выбрано Все подписи, вы должны перетащить подпись в учетную запись, прежде чем вы сможете ее использовать.
Правый столбец	Введите текст своей подписи, измените форматирование, добавьте изображения и просмотрите, как будет выглядеть ваша подпись. Чтобы изменить шрифт или макет, преобразовать текст в ссылки или проверить орфографию, используйте меню «Правка» и «Формат» в Mail. Чтобы добавить изображение, перетащите его в столбец. Чтобы быстро добавить свою контактную информацию, перетащите карточку из приложения «Контакты» в столбец.
Всегда соответствовать моему шрифту сообщения по умолчанию	В выбранной подписи используется шрифт сообщения, указанный в настройках шрифтов и цветов.
Выберите подпись	Выберите подпись по умолчанию для автоматического включения в сообщения для выбранной учетной записи, или вместо этого используйте все подписи учетной записи в последовательном или случайном порядке.
Поставьте подпись над цитируемым текстом	Поместите свою подпись, когда вы отвечаете или пересылаете сообщение.

РубрикаРазное