Реквизиты документа это: РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ — это… Что такое РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ?

Содержание

Реквизиты документов — это что? Требования к реквизитам документов :: BusinessMan.ru

Российские компании, госучреждения, предприниматели и иные субъекты правоотношений в процессе коммуникации между собой регулярно используют официальные документы. Важнейший аспект корректного взаимодействия организаций и физлиц — использование реквизитов. Их перечень определяется российским законодательством. Реквизиты документов — это важнейший атрибут официальных источников, издаваемых предприятиями, органами власти или же составляемых физлицами при обращении в какие-либо структуры. Каковы особенности работы с ними?

Определение

Реквизиты документов — это обязательные, утвержденные на уровне государственных, отраслевых или корпоративных стандартов элементы визуального оформления различных источников информации, представленных, как правило, в печатном, бумажном виде.

Те виды документации, которые относятся к категории организационно-распорядительных, оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Данный источник норм включает унифицированные критерии, обязательные к применению в ходе обмена документов с участием российских предприятий, органов власти и иных учреждений с официальным статусом.

Рассмотрим важнейшие реквизиты документов, определяемые указанным государственным стандартом.

Основные реквизиты по ГОСТ: герб РФ

Многие официальные документы должны включать герб России. Данный государственный символ может быть представлен в трех разновидностях: как многоцветный на геральдическом щите, как одноцветный — с аналогичным элементом или без него. Многоцветный герб РФ должен размещаться на документах, содержащих положения федеральных конституционных законов и ФЗ, нормативных актов, издаваемых Президентом, Правительством, Федеральным Собранием.

Одноцветный герб РФ без геральдического щита должен размещаться на документах, которые издаются:

  • Межведомственной комиссией по государственной тайне;
  • федеральными судами;
  • прокуратурой;
  • Следственным комитетом и иными органами аналогичного профиля.

Герб РФ используется в качестве элемента в письмах и иных документах.

Герб субъекта РФ и муниципальных образований

В состав реквизитов документов, принимаемых в субъектах РФ, включается собственный герб региона. Правила его размещения регламентируются нормативными актами, принимаемыми в конкретном субъекте. Также на уровне региона могут утверждаться правила размещения герба РФ на тех или иных бумагах. Реквизиты документов, издаваемых на уровне муниципальных территорий, в свою очередь, могут содержать герб города и иного населенного пункта или муниципального образования. Правила размещения данного реквизита устанавливаются нормативными актами, принимаемыми органами местной власти.

Товарный знак

Оформление реквизитов документов в организациях может предполагать использование эмблемы или товарного знака. Размещаются такие элементы в соответствии с положениями устава компаний. При этом эмблема не размещается на документах одновременно с гербом РФ, субъекта РФ или муниципального образования. В качестве товарных знаков могут выступать слова и изображения. Цвет соответствующего реквизита может быть любым.

Код организации

В соответствии с Общероссийским классификатором предприятий реквизитом документа также может быть код организации. Данная информация обычно выполняет справочную функцию. Основной документ, в структуре которого присутствует код организации, — письмо.

ОГРН

В большинстве случаев реквизиты первичных документов организации требуют включения в свою структуру ОГРН. В письмах данный элемент указывается как часть справочных сведений об организации. Также ОГРН используется при выпуске фирменных бланков компании. Для предпринимателей существует похожий реквизит — ОГРН ИП. Он используется в основном в тех же целях, что и соответствующий элемент в документообороте с участием юридических лиц.

ИНН и КПП

Данные реквизиты, наряду с ОГРН, чаще всего используются в первичной документации, а также в бланках писем, составляемых сотрудниками организации. КПП — элемент, свойственный для юридических лиц. Индивидуальные предприниматели подобный реквизит не используют.

Код формы документа

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации в структуре реквизитов различных источников должен присутствовать код формы. Данный элемент главным образом задействуется для оптимизации темпов передачи файлов по электронным каналам.

Название фирмы

Обязательные реквизиты документа включают такой элемент, как название организации. Важно, чтобы оно соответствовало тому, что указано в учредительных документах фирмы. На бланках обязательно указывать полное наименование компании. Сокращенное можно располагать рядом (под ним или за ним).

Справочные сведения

Следующий элемент реквизитов документов — справочные данные о фирме. Их структура предполагает включение почтового адреса, телефонов и иных сведений, которые компания посчитает нужным разместить. Также, как правило, проставляются код организации, ОГРН, ИНН и КПП.

Название вида документа

Документ должен быть корректным образом классифицирован по виду. Соответствующее наименование вида фиксируется в уставе фирмы. Также оно должно соответствовать критериям, включенным в ОКУД. Обычно рассматриваемый элемент фиксируется в бланках. Для писем данный реквизит (наименование документа) не характерен. Пишется прописными буквами.

Дата документа

Следующий важный реквизит — дата документа. Он должен отражать время создания соответствующего источника или же, например, подписания его. Дата проставляется человеком, который имеет полномочия, связанные с подписанием документа, или же внутренней службой организации, ответственной за обмен соответствующими источниками. В некоторых случаях дату может проставлять составитель документа.

Регистрационный номер

Регистрационный номер (индекс) — реквизит, который фиксируется для облегчения классификации источника во внутренних реестрах и архивах организации, а также как идентификатор в процессе документооборота с другими фирмами. Правила проставления соответствующего реквизита отражаются в распорядительных источниках, утверждаемых компанией.

Также в ряде случаев рассматриваемый элемент может быть дополнен ссылкой, которая включает в себя, собственно, регистрационный номер, а также дату документа, требующего ответа. То есть данный реквизит часто используется в письмах, которые составляются в ответ на обращения в фирму.

Место составления

В ряде случаев может указываться место составления того или иного документа. Например, если определить его на основе других реквизитов сложно. Но если место составления уже указано в других элементах документа, то соответствующий реквизит включать в структуру источника не обязательно.

Адресат

Следующий значимый реквизит — адресат. Он указывается, если есть необходимость направить документ в конкретное структурное подразделение фирмы, с которой ведется переписка. Также адресатом может быть должностное лицо или гражданин в статусе физлица.

Гриф утверждения

Может потребоваться использование грифа утверждения источника. Данный реквизит может придавать документу нормативный характер. Например, директор компании может использовать гриф типа «утверждаю», после чего положения в источнике приобретут характер обязательных для исполнения сотрудниками компании.

Резолюция

Другой интересный реквизит — резолюция. Он задействуется, если должностное лицо, например директор компании, желает озвучить решение, принятое по существу информации в документе. Данный реквизит содержит также Ф.И.О, содержание распоряжения, срок, к которому оно должно быть выполнено, подпись, дату. Могут указываться исполнители поручения.

Заголовок

В некоторых документах используется заголовок. Его предназначение — изложение краткой сути сведений, присутствующих в источнике. По смыслу он должен коррелировать с наименованием документа. Пример заголовка: «Приказ о формировании аттестационной комиссии».

Отметка о контроле

В ряде случаев документ требует такого реквизита, как отметка о контроле. Данный элемент свидетельствует о том, что источник принят компетентной структурой в фирме и по нему ведется работа. Обычно данный реквизит выглядит в виде штампа со словом «контроль».

Текст документа

Вероятно, ключевой реквизит документа. Он отражает суть информации, передаваемой посредством бумажного носителя. В общем случае он составляется на русском языке или том, который имеет статус официального в субъекте РФ. Текст может включать таблицы, различные элементы форматирования.

Структура текста обычно представлена в виде двух частей: в первой отражаются причины и цели отправки документа, во второй — основная идея обращения, просьба, рекомендация и т. д. В некоторых случаях допустимо использовать только вторую часть структуры соответствующего реквизита.

Отметка о приложении

Бывает так, что в тексте документа проблематично отобразить все необходимые данные. В этом случае источник может быть дополнен приложениями. Этот факт должен отображаться на документе посредством соответствующего реквизита. Каким образом отметка, о которой идет речь, может быть включена в структуру источника? Как правило, пишут: «Приложение на таком-то количестве листов в таком-то объеме экземпляров». В некоторых случаях может возникнуть необходимость в указании наименования документа, содержащего приложение.

Подпись

Важнейшие виды реквизитов документов включают такой элемент, как подпись. Ее ставит должностное лицо, фиксируя тем самым достоверность информации, содержащейся в источнике. И это не просто автограф — подпись как самостоятельный реквизит должна содержать название должности человека, который подписывает документ, а также расшифровку.

Гриф согласования

Требования к реквизитам документов, устанавливаемые в некоторых организациях, предполагают наличие грифа согласования. Он используется в тех случаях, когда нужно зафиксировать тот факт, что информация в источнике одобрена компетентным лицом или структурой в фирме.

Гриф должен включать слово «согласовано», а также сведения о должности лица, которое одобряет соответствующую информацию, его подпись и расшифровку. Ключевой признак грифа согласования — использование при документообороте с участием нескольких организаций.

Виза согласования

Достаточно близким к грифу элементом можно назвать визу согласования. Ее ключевой признак — используется только внутри организации. При этом виза может быть проставлена несколько раз по мере последовательной проверки документа теми или иными отделами.

Печать

Практически всегда реквизиты платежных документов, а также иных видов первичных источников требуют от организаций проставления печати. В РФ она, как правило, чернильная. В структуре печати обычно содержится информация о фирме — название, ОГРН, ИНН и иные реквизиты.

Оформление документов: нюансы

Мы определили, что реквизиты документов — это важнейший критерий организации корректных процедур взаимодействия фирмы с партнерами, государственными органами, а также осуществления внутрикорпоративных коммуникаций. Какие можно отметить нюансы, характерные для практического осуществления документооборота в российских фирмах?

Можно отметить, что проставление всех предусмотренных ГОСТом реквизитов — редкое явление. Каждый документ требует использования соответствующего набора элементов. Например, что касается официальных писем, то в них чаще всего используются такие реквизиты, как герб РФ, субъекта федерации, города или же эмблема фирмы, код предприятия, ОГРН, ИНН, КПП, а также название организации.

Наименование вида документа на письмах обычно не ставится. В то время как, например, такие виды источников, как приказ, акт, докладная записка или решение, должны содержать в своей структуре соответствующий элемент. В письмах необходимо указывать полное наименование компании, в которую отправляется документ, а если есть предусмотренное официальными источниками сокращенное название, его также следует указывать (писать в скобках после полного наименования).

Есть несколько корректных методов сокращения названий организаций: по первым буквам (то есть получается аббревиатура наподобие НИИ), по начальным слогам (например, может получиться «Уралмаш») или же иным способом, утвержденным в официальных документах фирмы-адресата.

Другие важные реквизиты документов — это почтовый адрес, а также номера телефонов, факсов. Также в официальных письмах обычно указываются банковские реквизиты организации. Другой важнейший элемент соответствующего документа — дата, которая отражает момент его подписания. Затем официальная бумага подписывается, на ней ставится печать компании.

Реквизит документа — Энциклопедия по экономике

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА — обязательные данные, отдельные элементы первичного документа-(адрес, подпись, резолюция и т.д.) для признания его действительным.  [c.271]

Реквизит документа — элемент официального документа.  [c.341]

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА — обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.  [c.257]

Текст — основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования.  [c.70]

Реквизит документа — обязательный элемент, присущий определенному виду документа.  [c.20]

Постоянный реквизит документа — реквизит, наносимый при изготовлении бланка документа.  [c.20]

Переменный реквизит документа — реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.  [c.20]

Постоянный реквизит документа — реквизит документа, наносимый при изготовлении бланка документа. Признак классификации — признак, по которому производится деление заданного множества на подмножества. Реквизит документа — обязательный элемент, присущий определенному виду документа.  [c.170]

Реквизит документа — обязательный элемент определенного вида документа. Каждый документ должен содержать такие основные реквизиты  [c.49]

Другой обязательный реквизит документа — автор. Авторами служебных документов являются учреждения, авторами личных — лица, подписавшие составленные ими документы (например, заявление сотрудника на очередной отпуск).  [c.57]

Подпись — обязательный реквизит документа. Документ должен быть подписан должностным лицом. Не подписанный документ не имеет юридической силы. Подписью удостоверяется правильность документа, соответствие его содержания требованиям закона и нормативным актам вышестоящих органов.  [c.61]

Что означает реквизит документа  [c.69]

Визы согласования документа — реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица либо организации — автора документа с его содержанием  [c.38]

ПРАВО ПОДПИСИ — полномочие должностных лиц предприятий, учреждений, организаций, объединений и других на подписание исходящих от них документов. Подпись — обязательный реквизит документов, которые служат основанием для приемки и выдачи денежных средств и товарно-материальных ценностей. Такие документы снабжаются двумя подписями. Право первой подписи принадлежит руководителю, а также должностным лицам, им уполномоченным право второй подписи — главному бухгалтеру и лицам, на то уполномоченным.  [c.142]

Постоянный реквизит — это реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа.  [c.185]

Переменный реквизит — это реквизит документа, наносимый при составлении документа.  [c.185]

Текст — основной реквизит документа. Текст документа печатают через 2—4 межстрочных интервала после реквизита заголовок к тексту от 0-го положения табулятора. Абзацы в тексте печатают от 1-го положения табулятора (после 5 печатных знаков от границы левого поля документа). Для облегчения работы машинисток в некоторых бланках документов начало текста обозначается ограничительными отметками.  [c.202]

Подпись — обязательный реквизит документа. Документ подписывается руководящими работниками учреждения или другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством или иными правовыми актами.  [c.207]

Подпись — обязательный реквизит документа.  [c.129]

Реквизит документа — элемент официального документа, наиболее, часто используемый сегодня в практике оформления документов в управлении.  [c.177]

Часто в АСУ организационного управления используются термины документы и реквизит . Документ — носитель данных, который используется в АСУ и имеет юридическую силу. Это некоторая, заранее установленная совокупность обязательных показателей. Так, документом является полученный из ЭВМ и утвержденный уполномоченным на то лицом оптимальный суточный график перетоков мощности в объединенной энергосистеме. Часто говорят, что документ содержит некоторый набор реквизитов. Реквизит — это то же самое, что показатель, но его присутствие в  [c.378]

Подпись документа — важнейший реквизит документа, придающий ему юридическую силу и состоящий из указания должности, личной подписи и ее расшифровки.  [c.182]

Реквизит документа — отдельный элемент документа (адрес, подпись, резолюция  [c.183]

Переменный реквизит документа — реквизит документа, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения. Показатель в документе — совокупность реквизита-признака и реквизита-основания. Это, введенное стандартом определение требует пояснения и уточнения. В отношении содержания показатель является в системе контролируемым параметром объекта по форме под показателем понимают количественное значение (число) с набором идентифицирующих его качественных признаков. Идентифицирующих признаков, придающих количественному значению качественную определенность, может быть несколько, и поэтому определение, данное в стандарте, отражает лишь частный случай. В табличных документах число показателей равно количеству заполненных графоклеток, поэтому при таком его понимании показатель является удобным объектом подсчета количества данных, применяемых в документах .  [c.170]

Датирование документа. Дата, т. е. число, месяц, год — обязательный реквизит документа, который может иметь различное назначение. Так, дата, проставляемая в бланке, должна быть датой подписания документа. Однако нередко дату в бланке ставят при его регистрации или даже в момент отправления — в тaknx случаях дата подписания и отправки документа должна совпадать. Для официальных документов существует также дата опубликования документа, дата утверждения, дата вхождения документа в силу.  [c.526]

Реквизит 20 – текст документа

Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке.

Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста.

Широкое распространение в официальных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому в текстах документов используются общепринятые сокращения. При первом употреблении сокращения в тексте в скобках может быть дана его расшифровка. Это же относится и к употреблению в текстах документов профессиональных терминов.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже («фамилия», «возраст», «место рождения») или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки — со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, при этом дата оформляется словесно-цифровым способом.

Например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одного или нескольких предложений и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Реквизиты документа — Общее документоведение Библиотека русских учебников

Термин»реквизит»латинского происхождения, переводится как»потребность»В средневековой. Италии ним означали необходимые и обязательные элементы долговых обязательств ценных бумаг, в первую очередь векселей ли першу чергу векселів.

Широкое распространение векселя имели с середины XII до середины XVII в, и именно. Италию называли их родиной. При этом необходимость проставления тех или иных элементов при формулировке векселей опреде ачалась вексельным правом, нормы которого различались в каждой из краяїн.

Со второй пол XIX в содержание векселя связывался с наличием на нем тех или иных обязательных элементов и должен был соответствовать тем существенным признакам, указанным в законе. В 1848 г прусским правительством был принят общегерманский вексельный устав, закрепивший правила пользования векселями. В начале XX века (в 1930 г.) в. Женеве была принята конвенция, унифицировал элементы векселей и основные нормы международного вексельного права, которые действуют и по сей день донині.

В терминологическом словаре слово»реквизит»подается как обязательный элемент официального документа. Это означает, что реквизиты проставляются только на официальных документах. В национальном стандарте. Ук ны. ДСТУ 2732:2004″Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»под реквизитом понимается информация, зафиксированная на служебном документе для его идентификации, организования обращения и (или) предоставление ему юридической силы [2]. В примечании к стандарту указано, что реквизит это элемент, отражающий процесс оформлению служебного документа, т.е. фиксирование его реквизитов, необходимых дл я придания ему юридической силання йому юридичної сили.

Анализируя модель документа, которая уже получила название формуляр (от лат -«собственно судебно-правовым формулам»), основатель документоведения проф. КГ. Митяев в шестидесятых годах прошлого века отмечал в, что документ может состоять из 8-10 элементов или признаков, при этом одни из этих признаков являются обязательными для предоставления документа юридической силы, а другие -«украшениями», или дополнительнымquot;, або ж додатковими.

Сам термин»реквизит»проф. КГМитяев перенял из финансово-бухгалтерской документации, где по его мнению, особенно»тщательно этот вопрос разработан», и ввел его для определения обязательных элементов дока один момент»Отсутствие или неверное значение реквизита делают документ недействительным», подчеркивал автор [7сним», підкреслював автор [7].

Несколько позже, в трудах русского ученого. АМКорольова под реквизитом понимал логически неотъемлемый элемент любой сложной информационной совокупности, подпадает под определенные качества отраженного инфо ормациею объекта или процесса. В тексте обрабатываемой реквизиты»подаются как бы атомы», из которых компонуются все остальные, более сложные по структуре совокупности документной информации, отмечал научное ц [4науковець [4].

Отечественный документовед проф. НМ. Кушнаренко, отмечая правовую природу реквизитов, подчеркивает, что это»совокупность обязательных данных документа, установленных стандартом или нормативным актом»[6]. О. Основную функцию реквизитов автор видит в обеспечении социальных коммуникаций касается книг, исследовательница утверждает, что основные реквизиты находятся, как правило, в выходных данных документданих документа.

Российский ученый. ЮА. Шрейдер предложил рассматривать документ как носитель информации, содержащий два ее вида: сайты метаинформацию

. Информация — это текст, имеет форму сообщения, может иметь как статическое, динамическое изображение, звуковое сообщение, так и их комбинацию

. Метаинформация — это информация об информации, содержащейся в системе реквизитов. Именно благодаря этим информационным признакам, содержащие метаинформацию документ может быть включен в конкретно-информационной системы и выполнять свои определенные функции [16].

Характерным отличием между информацией и метаинформацией является то, что информация может существовать отдельно от метаинформации в форме сообщения и выполнять определенные социальные функции без включения в конкретных тную информационную систему, например, в виде надпись.

Метаинформация может возникнуть лишь в системе, поскольку ее содержание определяется структурой локального документного массива, его реквизитами, а также особенностями технологии фиксирования информации [14]

Представитель структурно-правового подхода, русский. СИСемилетов в структуре документа выделил смысловую информацию и реквизиты, замечая, что природа реквизитов обусловливается целевым напра авленням содержательной информации и характеру правоотношений. Реквизитами он называет»элементы о событиях, факты, действия и обстоятельства, с которыми связаны определенные правоотношения или юридические последствия»[15ки» [15].

Опираясь на теоретические разработки источниковедов, исследователь выделяет в документе внешнюю и внутреннюю формы. При этом внешняя содержится в»форме и формате представления материального носителя», а внутренняя -«в организации внутренней структуры представления содержательной информации и реквизитов»По мнению ученого, организация внутренней структуры обусловливается возможностями человека воспринимать информациии сприймати інформацію.

Так, например, различные по содержанию документы могут иметь один и тот же состав реквизитов и соответственно признаки метаинформации и, наоборот, документы подобного содержания текста могут иметь различные реквизиты и, состав которых»определяется технологией фиксации, материалом носителя и особенностями движения документа»[15]. Реквизиты же служат отражением структуры документно-информационной системы, в рамках которой действует д окуменіє документ.

Выделение реквизитов из метаинформации и последовательное закрепление за ними определенного места позволяет создавать формуляр документа в его современном понимании

Так, формуляр-образец служебного документа, согласно. Государственного стандарта»Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения:. ДСТУ 2732-2004″, это модель его построения, устанавливает сферу приме вания, формат, размеры берегов, требования к построению конструкционной сетки и реквизиты [2квізити [2].

В электронном документе под реквизитами надо понимать отдельные информационные элементы, превращающие информационное сообщение в документ,»через включение его в конкретную информационно-документной си. Систему, то есть обеспечивают технический доступ к документу и выполнения им определенных общественных функций»[14quot; [14].

Всю совокупность реквизитов служебного документа, в зависимости от тех функций, которые они выполняют, можно условно разделить на следующие группы:

— сигнификацийни реквизиты; — синтакцийни реквизиты;

— прагмацийни реквизиты; — коммуникативные реквизиты;

— семантические реквизиты; — реквизиты движения

Характеристика классификационных признаков реквизитов служебного документа приведена в таблице 32

. Таблица 32. Классификация реквизитов

Название

Характеристика

1

Сигнификацийни (знаковые)

Реквизиты, фиксирующие признаки принадлежности: изображение государственного герба, эмблемы или торговой марки, изображения наград, код предприятия, учреждения или организации по ЕГРПОУ, код формы документа по ГКУ УД (1 -5

2

Коммуникативные

Реквизиты, обеспечивающих включение документа в систему коммуникаций: наименование автора, его почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке (6-9)

3

Семантические

Реквизиты, облегчающие работу 3 информацией: название вида документа, дата документа, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер документа, на который дают ответ, место составления или выдан ния (10-14

4

Синтакцийни

Реквизиты, отражающие технологию создания текста и работу над Его структурой: заголовок к тексту, текст документа, резолюция, отметка о наличии приложений, адресат, гриф согласования и утвер ердження документа, гриф ограничения доступа к документу (15-22

5

Прагмацийни

Реквизиты, обеспечивающие защиту документа от подделки и придают Ему юридическую силу: подпись, гриф согласования, визы, печать, отметка о заверении копий, заверительную надпись (23-28)

6

Движения

Реквизиты, фиксирующие передвижения документа в информационной сети: отметка о поступлении документа в организацию, отметка о контроле, выполнение документа и направлении его в дело, отметка ка о наличии документа в электронной форме, запись о государственной регистрации (29-32

Журнал «Секретарское дело» | Profmedia.by

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный профессионально-технический колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

Независимо от того, каким способом ведется делопроизводство в организации, существуют единые требования и правила оформления документов. Любой документ состоит из ряда элементов, которые называются реквизитами. Правила их оформления, а также место расположения должны соответствовать Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и методическим указаниям по его практическому применению.

Формуляр документа — это набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Иначе говоря, формуляр документа — это схема его построения. Она определяет особенности любого документа конкретной исторической эпохи, системы документации, ее отдельного вида.

В делопроизводстве выделяют индивидуальный и типовой формуляры. Типовой формуляр — это формуляр, характерный для конкретного вида документов. Индивидуальный формуляр — формуляр конкретного документа (акт, приказ по основной деятельности и т.д.).

Каждому реквизиту на документе отводится свое место.

При подготовке конкретных документов применяется не весь набор реквизитов, закрепленных в СТБ 6.38-2004. Также важно помнить о взаимоисключающих реквизитах, таких, которые не могут быть одновременно использованы в одном документе, например, «Адресат» и «Гриф утверждения», «Коммуникационные и коммерческие данные» и «Название вида документа» и др. При оформлении конкретных документов следует использовать только один из них.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит — это реквизит, который наносится при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа (эмблема, наименование организации, название вида документа и др.). Переменный реквизит — это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа (адресат, виза, текст, дата и др.).

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал

Самоконтроль по теме «Реквизиты. Правила оформления документов»

1. Самоконтроль по теме «Реквизиты. Правила оформления документов»

1 Реквизит документа — это:
а) стандартный лист бумаги, на котором отображена
постоянная информация и отведено определенное
место для переменной;
б) совокупность расположенных в определенной
последовательности записей, присущих определенным
видам документов;
в) обязательный элемент официального документа.
2. Реквизит «Наименование вида документа»:
а) позволяет судить о назначение документа,
определяет состав реквизитов и структуру текста;
б) позволяет судить о названии организации — автора
документа;
в) придает содержанию документа нормативный или
правовой характер.
3.Регистрационный номер документа — это:
а) дата его подписания или утверждения;
б) условное обозначение документа, под которым
он введен в информационно-поисковую систему
организации;
в) отметка для автоматического поиска документа
(может включать имя диска, директории и файла,
содержащего данный документ).
4. В каком случае правильно оформлен реквизит
«Адресат»?
а) Директору школы № 269
Ивановой Тамаре Петровне
б) Директору школы № 269
Ивановой Т. П.
в) 129128, Москва, ул. Ростокинская, 7
Директору школы № 269 г-же Ивановой Т. П.
г) Директору Московской школы № 269
Т. П. Ивановой
5. План работы колледжа на 2001/02 учебный год утвержден решением
педагогического совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф
утверждения документа»?
а) УТВЕРЖДАЮ
Решение педагогического совета
от 12.08.2006 г. № 14
б) УТВЕРЖДЕН
Решением педагогического совета
от 12.08.2006 № 14
в) УТВЕРЖДЕНО
Решением педагогического совета
от 12.08.2006 г. № 14
6. Делопроизводство — это:
а) движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения;
б) отрасль деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию работы с
официальными документами;
в) запись информации на различных носителях по
установленным правилам.
7. Расположение реквизитов на бланке документа
определяется:
а) составителем документа;
б) правилами унификации документов;
в) государственным стандартом.
8. Реквизит «Заголовок к тексту»:
а) отражает краткое содержание документа;
б) позволяет судить о назначении документа,
определяет состав реквизитов и структуру текста;
в) необходим для оперативной связи с тем, кто
составил документ.
9. В каком месте документа проставляется реквизит
«Отметка о контроле»?
а) на левом поле документа, напротив реквизита
«Справочные данные об организации»;
б) в верхнем правом углу первого листа документа;
в) в нижнем правом углу первого листа документа.
10. Найди ошибку:

12. Проверь себя!

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
в
а
б
г
б б в
а
а
УДАЧИ НА ИТОГОВОМ
КОНТРОЛЕ!!!

Переменный реквизит — Большая Энциклопедия Нефти и Газа, статья, страница 1

Переменный реквизит

Cтраница 1


Переменный реквизит — это реквизит документа, наносимый при составлении документа.  [2]

Переменный реквизит документа — реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.  [3]

Переменный реквизит документа — реквизит документа, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.  [4]

Площадь переменного реквизита определяется характеристиками шрифтов стандартных печатающих устройств и числом знаков в составе переменного реквизита.  [5]

К переменным реквизитам карты относятся: шифр подразделения нефтебазы; дата и шифр изменения состояния объекта.  [6]

Площадь, необходимая для размещения переменного реквизита, определяется характеристиками шрифтов стандартных печатающих устройств, применяемых при изготовлении документов, и числа знаков, входящих в состав переменного реквизита.  [7]

Описанное определение числа знаков в переменных реквизитах нужно не только для экономии бумаги, но и для наиболее достоверного определения потребных мощностей ЭВМ. Не случайно при проектировании АСУ необходимо определять эти величины для реквизитов, вводимых в ЭВМ.  [8]

В последнем случае число знаков для размещения переменного реквизита предлагается определять на основе статистических данных. Расчетное число знаков, используемое в дальнейшем для определения потребных площадей документа, можно установить путем рассмотрения представительной выборки из генеральной совокупности значений этого переменного реквизита.  [9]

Площадь переменного реквизита определяется характеристиками шрифтов стандартных печатающих устройств и числом знаков в составе переменного реквизита.  [10]

Площадь, необходимая для размещения каждого реквизита, может быть установлена как сумма площадей, необходимых для размещения постоянной ( постоянного реквизита) и переменной ( переменного реквизита) его частей. Площадь, необходимая для размещения постоянного реквизита, определяется на основе количества печатных знаков, входящих в его состав, характеристики шрифтов, примененных при изготовлении бланка, и пробелов, оставленных при его наборе.  [11]

Площадь, необходимая для размещения переменного реквизита, определяется характеристиками шрифтов стандартных печатающих устройств, применяемых при изготовлении документов, и числа знаков, входящих в состав переменного реквизита.  [12]

При гектографическом способе изготовления документов необходима матрица, на которую в зеркальном изображении наносятся переменные реквизиты, подлежащие включению в бланки документов унифицированной серии. Для каждого вида, документа серии изготавливается трафарет с окнами против мест, занимаемых переменными реквизитами, подлежащими переносу с матрицы на бланк документа.  [13]

В последнем случае число знаков для размещения переменного реквизита предлагается определять на основе статистических данных. Расчетное число знаков, используемое в дальнейшем для определения потребных площадей документа, можно установить путем рассмотрения представительной выборки из генеральной совокупности значений этого переменного реквизита.  [14]

Так, анализ форм документов, принадлежащих к разным системам документации, показал, что одни и те же обобщенные реквизиты составитель документа, получатель, коды занимают площади, отличающиеся друг от друга в 4 раза и более. Это говорит о значительном завышении площадей для реквизитов заголовочной и табличной частей документов. Это подтверждает проведенное в МГИАИ сопоставление необходимого, числа знаков в переменных реквизитах с фактически отведенной для этого площадью в типовых формах табличных документов, применяемых в течение нескольких лет.  [15]

Страницы:      1    2

подробный документ в предложении

Эти примеры взяты из корпусов и из источников в Интернете. Любые мнения в примерах не отражают мнение редакторов Cambridge Dictionary, Cambridge University Press или его лицензиаров.

Это подробный документ , который содержит важную информацию о странах, портах и ​​морских регионах захода в кругосветное плавание.

Однако, исходя из прошлого опыта, создание такого подробного документа с описанием наилучших доступных технологий занимает в среднем два года.

Это исчерпывающий и подробный документ и неизбежно длинный.

Не будет обсуждаться подробный документ , и не будет возможности внесения поправок.

Интересно, что тот самый подробный документ категорически отвергает аргументы в пользу легализации наркотиков.

Это никогда не должно быть подробным документом .

Это длинный подробный документ , который был составлен с большой тщательностью.

Предварительный документ уже подготовлен, и в настоящее время готовятся мероприятия по подготовке подробного документа .

Это подробный документ , и внимание к деталям в нем жизненно важно.

Почему бы нам не дать эту таблицу в подробном документе , чтобы мы могли сравнить цифры?

С внесенными в него поправками, теперь это очень подробный документ .

подробный документ предусматривает временное соглашение на три года.

Отчет рабочей группы о будущем судоремонтных техникумов представляет собой подробный документ , не предназначенный для широкой публикации.

Это длинный и подробный документ , выданный советом, который необходимо изучить.

Мы приняли консенсусом исчерпывающий и подробный документ , содержащий практические и реалистичные идеи для достижения дальнейшего прогресса.

Ранее в этом году губернаторы представили подробный документ , описывающий работу, проводимую в настоящее время центром, и аргументирующую ее продолжение.

В то же время будет выпущен подробный документ с изложением нашего ответа на консультацию.

Например, нет ни одного детального документа по оборонному бюджету, за исключением одной страницы из четырех абзацев о ресурсах.

Мы объяснили это в 32-страничном подробном документе .

Они будут изложены в подробном документе , который мы опубликуем.

Эти примеры взяты из корпусов и из источников в Интернете. Любые мнения в примерах не отражают мнение редакторов Cambridge Dictionary, Cambridge University Press или его лицензиаров.

документов и типов документов — синонимов и родственных слов

Родственные слова


сертификат

существительное

официальный документ или запись, подтверждающая достоверность конкретных фактов. Например, в свидетельстве о рождении содержатся официальные факты о вашем рождении, а в свидетельстве о состоянии здоровья — сведения о состоянии вашего здоровья.

форма согласия

существительное

документ, который кто-то подписывает, чтобы показать, что он позволит чему-то случиться

черновик

существительное

что-то вроде плана, письма или рисунка, в которые могут быть внесены изменения до того, как он будет завершен

файл

существительное

набор бумаг, документов или записей, которые вы храните, потому что они содержат информацию

форма

существительное

официальный документ, в котором есть пробелы, в которые вы можете вставить информацию

Зеленая книга

существительное

в основном британский опубликованный документ правительством США.K. или Канада, в которой приводится подробная информация о предложениях, чтобы их можно было обсудить до принятия новых законов

ID

существительное

документ, в котором указаны подробные сведения о вашем имени, адресе и дате рождения, иногда с фотографией

ID карточка

существительное

официальный документ или карточка, которая показывает, кто вы

идентификация

существительное

кое-что, подтверждающее вашу личность, особенно документ с вашим именем и фотографией

удостоверение личности

существительное

американец удостоверение личности

удостоверение карточка

имя существительное

британское удостоверение личности

приглашение к участию в торгах

существительное

официальное приглашение небольшому количеству поставщиков сделать подробное предложение по выполнению определенной части работы

почтовый ящик

существительное

британское письмо по почте

мастер

существительное

документ, фотография, запись и т. д.с которого сделаны копии

палимпсест

существительное

очень старый документ, с которого было удалено письмо, а поверхность написана снова. Иногда все же можно прочитать более старые надписи на палимпсесте.

петиция

существительное

документ, подписанный многими людьми, который просит кого-то, кто уполномочен что-то сделать,

планировщик

существительное

документ или компьютерная программа, которую вы можете использовать для планирования чего-либо

предложение письмо

существительное

в U.S., имеющее обязательную силу письменное соглашение между обвинением и обвиняемым в рамках сделки о признании вины

представление

существительное

документ, который вы официально передаете тому, кто примет решение по нему

машинопись

существительное

документ, имеющий набрано

Английская версия тезауруса документов и типов документов

В Word напечатана дополнительная страница, содержащая информацию о документе.

Признаки

При печати документа в Microsoft Word 2000, Microsoft Word 2002, Microsoft Office Word 2003 или Microsoft Office Word 2007 печатается дополнительная страница, содержащая информацию о документе.

Причина

Такое поведение наблюдается, если вы установили флажок «Свойства документа» на вкладке «Печать» в диалоговом окне «Параметры».

Разрешение

Чтобы решить эту проблему, снимите флажок «Свойства документа». Для этого выполните следующие действия:

Word 2007

  1. Щелкните кнопку Microsoft Office, а затем щелкните Параметры Word.

  2. В области «Параметры печати» снимите флажок «Свойства печати документа» и нажмите кнопку «ОК».

Word 2000, 2002 и 2003

  1. В меню «Сервис» щелкните «Параметры», а затем перейдите на вкладку «Печать».

  2. В области «Включить в документ» снимите флажок «Свойства документа» и нажмите кнопку «ОК».

Дополнительная информация

Если печатается только дополнительная страница, содержащая свойства документа, в настройках печати можно установить флажок «Свойства документа». Чтобы решить эту проблему, выполните следующие действия:

Word 2000, 2002 и 2003

  1. В меню «Файл» выберите «Печать».

  2. В списке «Что печатать» щелкните «Документ», затем щелкните «ОК».

Word 2007

  1. Щелкните кнопку Microsoft Office, а затем щелкните Печать.

  2. В диалоговом окне «Печать» щелкните «Документ», затем щелкните «ОК».

Просмотр или изменение свойств файла Office

Подробнее о свойствах документа

Существует четыре типа свойств документа:

  • Стандартные свойства — По умолчанию документы Office связаны с набором стандартных свойств, таких как автор, заголовок и тема.Вы можете указать свои собственные текстовые значения для этих свойств, чтобы упростить организацию и идентификацию ваших документов. Например, в Word вы можете использовать свойство Ключевые слова (также называемое тегами), чтобы добавить ключевое слово «клиенты» в ваши торговые документы. Затем вы можете искать все торговые документы по этому ключевому слову.

  • Автоматически обновляемые свойства — Эти свойства включают как свойства файловой системы (например, размер файла или даты, когда файл был создан или последний раз изменен), так и статистику, которая поддерживается программами Office (например, количество слов или символов в документе).Вы не можете указать или изменить автоматически обновляемые свойства.

    Вы можете использовать автоматически обновляемые свойства для идентификации или поиска файлов. Например, вы можете искать все файлы, созданные после 3 августа 2015 года, или все файлы, которые в последний раз были изменены вчера.

  • Настраиваемые свойства — Вы можете определить дополнительные настраиваемые свойства для документов Office.Вы можете присвоить настраиваемым свойствам текст, время или числовое значение, а также можете присвоить им значения да или нет . Вы можете выбрать из списка предложенных имен или определить свое собственное.

    Для получения дополнительной информации см. Просмотр или создание настраиваемых свойств для файла

  • Свойства библиотеки документов — это свойства, связанные с документами в библиотеке документов на веб-сайте или в общей папке.Когда вы создаете новую библиотеку документов, вы можете определить одно или несколько свойств библиотеки документов и установить правила для их значений. Когда вы добавляете документы в библиотеку документов, вам предлагается включить значения всех необходимых свойств или обновить любые неверные свойства. Например, библиотека документов, в которой собраны идеи продуктов, может запрашивать у человека такие свойства, как «Кем отправлен», «Дата», «Категория» и «Описание». Когда вы открываете документ из библиотеки документов в Word, Excel или PowerPoint, вы можете редактировать и обновлять эти свойства библиотеки документов, щелкнув Файл > Информация .Все необходимые свойства из библиотеки документов обведены красными рамками на вкладке «Информация» в Word, Excel и PowerPoint.

Если вы хотите вставить любое из этих свойств в документ Word, см. Добавление имени файла, даты, автора или других свойств документа в верхний или нижний колонтитул.

Просмотр и изменение стандартных свойств текущего файла

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Нажмите Информация .

  3. Щелкните ссылку Просмотр и изменение свойств базы данных вверху страницы.

  4. В диалоговом окне Свойства щелкайте вкладки, чтобы выбрать свойства, которые вы хотите просмотреть или обновить.

  5. Нажмите ОК . Любые сделанные вами изменения сохраняются автоматически.

  6. Щелкните вкладку Файл еще раз, чтобы вернуться в свою базу данных.

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Щелкните Информация , чтобы просмотреть свойства книги.

  3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое вы хотите обновить, и введите информацию.

  4. Щелкните вкладку Файл еще раз, чтобы вернуться в свою книгу.Любые сделанные вами изменения сохраняются автоматически.

    Дополнительные шаги:

    • Для просмотра дополнительных свойств щелкните ссылку Показать все свойства внизу страницы.

    • Чтобы открыть диалоговое окно свойств, в котором можно добавить или изменить все свойства одновременно и просмотреть информацию и статистику документа, щелкните Свойства вверху страницы, а затем щелкните Дополнительные свойства .

      На вкладке Сводка вы можете добавить или отредактировать заголовок, тему, автора, менеджера, компанию, категорию, ключевые слова (также называемые тегами) и комментарии.

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Щелкните Информация , чтобы просмотреть свойства презентации.

  3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое вы хотите обновить, и введите информацию.

  4. Щелкните вкладку Файл еще раз, чтобы вернуться к презентации.Любые сделанные вами изменения сохраняются автоматически.

    Дополнительные шаги:

    • Для просмотра дополнительных свойств щелкните ссылку Показать все свойства внизу страницы.

    • Чтобы открыть диалоговое окно свойств, в котором можно добавить или изменить все свойства одновременно и просмотреть информацию и статистику документа, щелкните Свойства вверху страницы, а затем щелкните Дополнительные свойства .

      На вкладке Сводка вы можете добавить или отредактировать заголовок, тему, автора, менеджера, компанию, категорию, ключевые слова (также называемые тегами) и комментарии.

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Нажмите Информация , чтобы просмотреть свойства проекта.

  3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое вы хотите обновить, и введите информацию.

  4. Щелкните вкладку Файл еще раз, чтобы вернуться в свой проект.Любые сделанные вами изменения сохраняются автоматически.

    Дополнительные шаги:

    Для просмотра дополнительных свойств или статистики щелкните Информация о проекте вверху страницы, а затем щелкните Дополнительные свойства или Статистика проекта .

    На вкладке Сводка в диалоговом окне Свойства вы можете добавить или отредактировать заголовок, тему, автора, менеджера, компанию, категорию, ключевые слова (также называемые тегами) и комментарии.

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Нажмите Информация , чтобы просмотреть свойства.

  3. Щелкните вкладку Файл еще раз, чтобы вернуться к публикации.Любые сделанные вами изменения сохраняются автоматически.

Дополнительные шаги:

Чтобы открыть диалоговое окно свойств, в котором можно добавить или изменить все свойства одновременно и просмотреть информацию и статистику документа, щелкните Свойства публикации вверху страницы, а затем щелкните Дополнительные свойства .

На вкладке Сводка вы можете добавить или отредактировать заголовок, тему, автора, менеджера, компанию, категорию, ключевые слова (также называемые тегами) и комментарии.

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Нажмите Информация , чтобы просмотреть свойства.

  3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое вы хотите обновить, и введите информацию.

  4. Щелкните вкладку Файл еще раз, чтобы вернуться к публикации.Любые сделанные вами изменения сохраняются автоматически.

    Дополнительные шаги:

    • Чтобы открыть диалоговое окно свойств, в котором можно добавить или отредактировать все свойства одновременно и просмотреть информацию о документе, щелкните Свойства вверху страницы, а затем щелкните Дополнительные свойства .

      На вкладке Сводка вы можете добавлять или редактировать такие свойства, как заголовок, тема, автор, менеджер, компания, категория, ключевые слова (также называемые тегами) и комментарии.

    • Чтобы добавить ссылку на связанные документы, щелкните Связанные документы внизу страницы Информация и выберите Добавить ссылку на связанный документ .

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Щелкните Информация , чтобы просмотреть свойства документа.

  3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое вы хотите обновить, и введите информацию.Обратите внимание, что для некоторых метаданных, таких как «Автор», вам нужно будет щелкнуть свойство правой кнопкой мыши и выбрать Удалить или Изменить .

  4. Щелкните вкладку Файл еще раз, чтобы вернуться к документу. Любые сделанные вами изменения сохраняются автоматически.

    Дополнительные шаги:

    • Для просмотра дополнительных свойств щелкните ссылку Показать все свойства внизу страницы.

    • Чтобы открыть диалоговое окно свойств, в котором можно добавить или изменить все свойства одновременно и просмотреть информацию и статистику документа, щелкните Свойства вверху страницы, а затем щелкните Дополнительные свойства .

      На вкладке Сводка вы можете добавить или отредактировать заголовок, тему, автора, менеджера, компанию, категорию, ключевые слова (также называемые тегами) и комментарии.

Просмотр или создание настраиваемых свойств для текущего файла

Настраиваемые свойства — это свойства, которые вы определяете для документа Office. Вы можете присвоить настраиваемым свойствам текст, время или числовое значение, а также можете присвоить им значения «да» или «нет».Вы можете выбрать из списка предложенных имен или определить свое собственное.

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Нажмите Информация .

  3. Щелкните Свойства вверху страницы, а затем выберите Дополнительные свойства .

    Примечания:

    • В Access выберите Просмотр и редактирование свойств базы данных

    • В Project выберите Информация о проекте

    • В Publisher выберите Publication Properties

    • В настоящее время вы не можете просматривать или создавать настраиваемые свойства для файлов Visio

  4. Щелкните вкладку Custom .

    • В поле Имя введите имя настраиваемого свойства или выберите имя из списка.

    • В списке Тип выберите тип данных для свойства, которое вы хотите добавить.

    • В поле Значение введите значение свойства.Вводимое вами значение должно совпадать с выбором в списке Тип . Например, если вы выбрали Число в списке Тип , вы должны ввести число в поле Значение . Значения, не соответствующие типу свойства, сохраняются в виде текста.

  5. Нажмите ОК .

Подробнее о свойствах документа

Существует пять типов свойств документа:

  • Стандартные свойства По умолчанию документы Office связаны с набором стандартных свойств, таких как автор, заголовок и тема.Вы можете указать свои собственные текстовые значения для этих свойств, чтобы упростить организацию и идентификацию ваших документов. Например, в Word вы можете использовать свойство Ключевые слова (также называемое тегами), чтобы добавить ключевое слово «клиенты» в ваши файлы продаж. Затем вы можете искать все файлы продаж по этому ключевому слову.

  • Автоматически обновляемые свойства Эти свойства включают в себя как свойства файловой системы (например, размер файла или даты, когда файл был создан или последний раз изменен), так и статистику, которая поддерживается для вас программами Office (например, количество слов или символов в документе).Вы не можете указать или изменить автоматически обновляемые свойства.

    Вы можете использовать автоматически обновляемые свойства для идентификации или поиска документов. Например, вы можете искать все файлы, созданные после 3 августа 2005 г., или все файлы, которые в последний раз были изменены вчера.

  • Настраиваемые свойства Вы можете определить дополнительные настраиваемые свойства для документов Office.Вы можете присвоить настраиваемым свойствам текст, время или числовое значение, а также можете присвоить им значения да или нет . Вы можете выбрать из списка предложенных имен или определить свое собственное.

  • Свойства для вашей организации Если ваша организация настроила панель информации о документе, свойства документа, связанные с вашим документом, могут быть специфичными для вашей организации.

  • Свойства библиотеки документов Это свойства, связанные с документами в библиотеке документов на веб-сайте или в общей папке. Когда вы создаете новую библиотеку документов, вы можете определить одно или несколько свойств библиотеки документов и установить правила для их значений. Когда вы добавляете документы в библиотеку документов, вам предлагается включить значения всех необходимых свойств или обновить любые неверные свойства.Например, библиотека документов, в которой собраны идеи продуктов, может запрашивать у человека такие свойства, как «Кем отправлен», «Дата», «Категория» и «Описание». Когда вы открываете документ из библиотеки документов в Word, Excel или PowerPoint, вы можете редактировать и обновлять эти свойства библиотеки документов на панели информации о документе.

Просмотр и изменение свойств текущего файла

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Нажмите Информация .

  3. Щелкните ссылку Просмотр и изменение свойств базы данных вверху страницы.

  4. В диалоговом окне Свойства щелкайте вкладки, чтобы выбрать свойства, которые вы хотите просмотреть или обновить.

    Примечание: Если ваша организация настроила панель информации о документе или если документ, свойства которого вы хотите просмотреть, сохранен в библиотеке документов или на сервере управления документами, могут быть доступны дополнительные просмотры свойств документа.

  5. Нажмите ОК .Любые сделанные вами изменения будут сохранены автоматически.

  6. Щелкните вкладку Файл еще раз, чтобы вернуться к своему файлу.

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Щелкните Информация , чтобы просмотреть свойства книги.

  3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое вы хотите обновить, и введите информацию.

  4. Щелкните вкладку Файл еще раз, чтобы вернуться в свою книгу. Любые сделанные вами изменения будут сохранены автоматически.

    Дополнительные шаги:

    • Для просмотра дополнительных свойств щелкните ссылку Показать все свойства внизу страницы.

    • Чтобы открыть диалоговое окно свойств, в котором можно добавить или изменить все свойства одновременно и просмотреть информацию и статистику документа, щелкните Свойства вверху страницы, а затем щелкните Дополнительные свойства .

      На вкладке Сводка вы можете добавить или отредактировать заголовок, тему, автора, менеджера, компанию, категорию, ключевые слова (также называемые тегами) и комментарии.

      Для просмотра настраиваемых свойств щелкните вкладку Custom .

    • Чтобы просмотреть свойства на панели в книге, щелкните Свойства вверху страницы и выберите Показать панель документа .

    Примечание: Если ваша организация настроила панель информации о документе или если документ, свойства которого вы хотите просмотреть, сохранен в библиотеке документов или на сервере управления документами, могут быть доступны дополнительные просмотры свойств документа.

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Щелкните Информация , чтобы просмотреть статистику формы.

  3. Чтобы изменить имя , ID или Описание формы, щелкните Свойства шаблона формы и внесите необходимые изменения в эти поля.

  4. Чтобы отобразить эту форму в настраиваемой категории в InfoPath Filler, установите флажок Включить настраиваемую категорию и введите имя настраиваемой категории.

  5. Нажмите ОК .

  6. Щелкните вкладку Файл еще раз, чтобы вернуться в свою книгу.Любые сделанные вами изменения будут сохранены автоматически.

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Щелкните Информация , чтобы просмотреть свойства презентации.

  3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое вы хотите обновить, и введите информацию.

  4. Щелкните вкладку Файл еще раз, чтобы вернуться к презентации. Любые сделанные вами изменения будут сохранены автоматически.

    Дополнительные шаги:

    • Для просмотра дополнительных свойств щелкните ссылку Показать все свойства внизу страницы.

    • Чтобы открыть диалоговое окно свойств, в котором можно добавить или изменить все свойства одновременно и просмотреть информацию и статистику документа, щелкните Свойства вверху страницы, а затем щелкните Дополнительные свойства .

      На вкладке Сводка вы можете добавить или отредактировать заголовок, тему, автора, менеджера, компанию, категорию, ключевые слова (также называемые тегами) и комментарии.

      Для просмотра настраиваемых свойств щелкните вкладку Custom .

    • Чтобы просмотреть свойства на панели в книге, щелкните Свойства вверху страницы и выберите Показать панель документа .

    Примечание: Если ваша организация настроила панель информации о документе или если документ, свойства которого вы хотите просмотреть, сохранен в библиотеке документов или на сервере управления документами, могут быть доступны дополнительные просмотры свойств документа.

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Нажмите Информация , чтобы просмотреть свойства проекта.

  3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое вы хотите обновить, и введите информацию.

  4. Щелкните вкладку Файл еще раз, чтобы вернуться в свой проект. Любые сделанные вами изменения будут сохранены автоматически.

    Дополнительные шаги:

    Для просмотра дополнительных свойств или статистики щелкните Информация о проекте вверху страницы, а затем щелкните Дополнительные свойства или Статистика проекта .

    На вкладке Сводка в диалоговом окне Свойства вы можете добавить или отредактировать заголовок, тему, автора, менеджера, компанию, категорию, ключевые слова (также называемые тегами) и комментарии.

    Для просмотра настраиваемых свойств щелкните вкладку Custom в диалоговом окне Properties .

    Примечание: Если ваша организация настроила панель информации о документе или если документ, свойства которого вы хотите просмотреть, сохранен в библиотеке документов или на сервере управления документами, могут быть доступны дополнительные просмотры свойств документа.

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Нажмите Информация , чтобы просмотреть свойства.

  3. Щелкните вкладку Файл еще раз, чтобы вернуться к публикации. Любые сделанные вами изменения будут сохранены автоматически.

    Дополнительные шаги:

    Чтобы открыть диалоговое окно свойств, в котором можно добавить или изменить все свойства одновременно и просмотреть информацию и статистику документа, щелкните Свойства публикации вверху страницы, а затем щелкните Дополнительные свойства .

    На вкладке Сводка вы можете добавить или отредактировать заголовок, тему, автора, менеджера, компанию, категорию, ключевые слова (также называемые тегами) и комментарии.

    Для просмотра настраиваемых свойств щелкните вкладку Custom .

    Примечание: Если ваша организация настроила панель информации о документе или если документ, свойства которого вы хотите просмотреть, сохранен в библиотеке документов или на сервере управления документами, могут быть доступны дополнительные просмотры свойств документа.

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Нажмите Информация , чтобы просмотреть свойства.

  3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое вы хотите обновить, и введите информацию.

  4. Щелкните вкладку Файл еще раз, чтобы вернуться к публикации. Любые сделанные вами изменения будут сохранены автоматически.

    Дополнительные шаги:

    Чтобы открыть диалоговое окно свойств, в котором можно добавить или отредактировать все свойства одновременно и просмотреть информацию о документе, щелкните Свойства вверху страницы, а затем щелкните Дополнительные свойства .

    На вкладке Сводка вы можете добавлять или редактировать такие свойства, как заголовок, тема, автор, менеджер, компания, категория, ключевые слова (также называемые тегами) и комментарии.

    Примечания:

    • Чтобы добавить ссылку на связанные документы, щелкните Связанные документы внизу страницы Информация и выберите Добавить ссылку на связанный документ .

    • Если ваша организация настроила панель информации о документе или если документ, свойства которого вы хотите просмотреть, сохранен в библиотеке документов или на сервере управления документами, могут быть доступны дополнительные просмотры свойств документа.

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Щелкните Информация , чтобы просмотреть свойства документа.

  3. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое вы хотите обновить, и введите информацию.

  4. Щелкните вкладку Файл еще раз, чтобы вернуться к документу.Любые сделанные вами изменения будут сохранены автоматически.

    Дополнительные шаги:

    • Для просмотра дополнительных свойств щелкните ссылку Показать все свойства внизу страницы.

    • Чтобы открыть диалоговое окно свойств, в котором можно добавить или изменить все свойства одновременно и просмотреть информацию и статистику документа, щелкните Свойства вверху страницы, а затем щелкните Дополнительные свойства .

      На вкладке Сводка вы можете добавить или отредактировать заголовок, тему, автора, менеджера, компанию, категорию, ключевые слова (также называемые тегами) и комментарии.

      Для просмотра настраиваемых свойств щелкните вкладку Custom .

    • Чтобы просмотреть свойства на панели в книге, щелкните Свойства вверху страницы и выберите Показать панель документа .

    Примечание: Если ваша организация настроила панель информации о документе или если документ, свойства которого вы хотите просмотреть, сохранен в библиотеке документов или на сервере управления документами, могут быть доступны дополнительные просмотры свойств документа.

Просмотр или создание настраиваемых свойств для файла

Настраиваемые свойства — это свойства, которые вы определяете для документа Office.Вы можете присвоить настраиваемым свойствам текст, время или числовое значение, а также можете присвоить им значения да или нет . Вы можете выбрать из списка предложенных имен или определить свое собственное.

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Нажмите Информация .

  3. Щелкните ссылку Просмотр и изменение свойств базы данных вверху страницы.

  4. Щелкните вкладку Custom .

    • В поле Имя введите имя настраиваемого свойства или выберите имя из списка.

    • В списке Тип выберите тип данных для свойства, которое вы хотите добавить.

    • В поле Значение введите значение свойства. Вводимое вами значение должно совпадать с выбором в списке Тип .Например, если вы выбрали Число в списке Тип , вы должны ввести число в поле Значение . Значения, не соответствующие типу свойства, сохраняются в виде текста.

  5. Нажмите Добавить , а затем нажмите ОК .

  6. Щелкните вкладку Файл еще раз, чтобы вернуться в свою книгу.

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Нажмите Информация .

  3. Щелкните Свойства вверху страницы, а затем выберите Дополнительные свойства .

  4. Щелкните вкладку Custom .

    • В поле Имя введите имя настраиваемого свойства или выберите имя из списка.

    • В списке Тип выберите тип данных для свойства, которое вы хотите добавить.

    • В поле Значение введите значение свойства. Вводимое вами значение должно совпадать с выбором в списке Тип . Например, если вы выбрали Число в списке Тип , вы должны ввести число в поле Значение . Значения, не соответствующие типу свойства, сохраняются в виде текста.

  5. Нажмите Добавить , а затем нажмите ОК .

  6. Щелкните вкладку Файл еще раз, чтобы вернуться в свою книгу.

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Нажмите Информация .

  3. Щелкните Свойства вверху страницы, а затем выберите Дополнительные свойства .

  4. Щелкните вкладку Custom .

    • В поле Имя введите имя настраиваемого свойства или выберите имя из списка.

    • В списке Тип выберите тип данных для свойства, которое вы хотите добавить.

    • В поле Значение введите значение свойства. Вводимое вами значение должно совпадать с выбором в списке Тип .Например, если вы выбрали Число в списке Тип , вы должны ввести число в поле Значение . Значения, не соответствующие типу свойства, сохраняются в виде текста.

  5. Нажмите Добавить , а затем нажмите ОК .

  6. Щелкните вкладку Файл еще раз, чтобы вернуться к презентации.

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Нажмите Информация .

  3. Щелкните Информация о проекте вверху страницы, а затем выберите Дополнительные свойства .

  4. Щелкните вкладку Custom .

    • В поле Имя введите имя настраиваемого свойства или выберите имя из списка.

    • В списке Тип выберите тип данных для свойства, которое вы хотите добавить.

    • В поле Значение введите значение свойства. Вводимое вами значение должно совпадать с выбором в списке Тип . Например, если вы выбрали Число в списке Тип , вы должны ввести число в поле Значение . Значения, не соответствующие типу свойства, сохраняются в виде текста.

  5. Щелкните Добавить , затем щелкните ОК .

  6. Щелкните вкладку Файл еще раз, чтобы вернуться в свой проект.

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Нажмите Информация .

  3. Щелкните Свойства публикации вверху страницы, а затем выберите Дополнительные свойства .

  4. Щелкните вкладку Custom .

    • В поле Имя введите имя настраиваемого свойства или выберите имя из списка.

    • В списке Тип выберите тип данных для свойства, которое вы хотите добавить.

    • В поле Значение введите значение свойства. Вводимое вами значение должно совпадать с выбором в списке Тип .Например, если вы выбрали Число в списке Тип , вы должны ввести число в поле Значение . Значения, не соответствующие типу свойства, сохраняются в виде текста.

  5. Щелкните вкладку Файл еще раз, чтобы вернуться к публикации.

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Нажмите Информация .

  3. Щелкните Свойства вверху страницы, а затем выберите Дополнительные свойства .

  4. Щелкните вкладку Custom .

    • В поле Имя введите имя настраиваемого свойства или выберите имя из списка.

    • В списке Тип выберите тип данных для свойства, которое вы хотите добавить.

    • В поле Значение введите значение свойства.Вводимое вами значение должно совпадать с выбором в списке Тип . Например, если вы выбрали Число в списке Тип , вы должны ввести число в поле Значение . Значения, не соответствующие типу свойства, сохраняются в виде текста.

  5. Щелкните вкладку Файл еще раз, чтобы вернуться к документу.

Отключение печати свойств документа (Microsoft Word)

Джон использует Word 2016, и программа распечатывает страницу свойств документа с каждым распечатываемым им документом.Он задается вопросом, как это изменить, чтобы свойства документа не печатались, если он этого не хочет.

Вы не поверите, но на самом деле это параметр, которым вы можете управлять в Word. Этот параметр предоставляется, потому что некоторые люди хотят, чтобы свойства документа печатались каждый раз при печати документа. Если вы не хотите, чтобы они печатались, выполните следующие действия:

  1. Отображение диалогового окна «Параметры Word». (В Word 2007 нажмите кнопку «Office», а затем выберите «Параметры Word».В Word 2010 или более поздней версии откройте вкладку Файл на ленте и щелкните Параметры.)
  2. В левой части диалогового окна нажмите «Показать». (См. Рисунок 1.)
  3. Рисунок 1. Параметры отображения диалогового окна Параметры Word.

  4. Убедитесь, что в разделе «Параметры печати» (внизу диалогового окна) флажок «Свойства печати документа» снят.
  5. Нажмите ОК.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (5924) применим к Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Word в Office 365.

Автор биографии

Аллен Вятт

Аллен Вятт — всемирно признанный автор, автор более чем 50 научно-популярных книг и многочисленных журнальных статей.Он является президентом Sharon Parq Associates, компании, предоставляющей компьютерные и издательские услуги. Узнать больше о Allen …

Изменяющиеся единицы по умолчанию

Word позволяет вам указать единицу измерения, которую вы хотели бы использовать в диалоговых окнах по всей программе. Может получить …

Открой для себя больше

Использование строки состояния

При разработке макроса вы можете захотеть отобразить в строке состояния, что делает макрос.Вот как это использовать …

Открой для себя больше

Управление затенением поля

Если вы используете поля в своих документах, вы можете выделить их каким-либо образом, чтобы их было легче найти. Слово …

Открой для себя больше

Перемещение текста сноски в документ

Нужно переместить содержание сноски в основную часть документа? Вы можете использовать обычные методы редактирования…

Открой для себя больше

Формат цитирования IEEE

Различные руководства по стилю описывают различные способы форматирования информации, отображаемой в документе. Одно такое руководство по стилю …

Открой для себя больше

Просмотр сносок и концевых сносок

Сноски и концевые сноски обычно видны вместе с остальной частью документа, но такая видимость зависит от того, какой …

Открой для себя больше

Глава 8.Форматирование документов — Основы инженерно-технических коммуникаций

  • Обзор общих стандартов форматирования документов и важность использования последовательного и четкого форматирования.
  • Советы и ресурсы по использованию стилей и шаблонов Microsoft Word для упрощения форматирования.

Форматирование документа относится к тому, как документ размещен на странице — как он выглядит и визуально организован — и касается таких вещей, как выбор шрифта, размер шрифта и его представление (например, полужирный или курсивный), интервалы, поля и т. Д. выравнивание, столбцы, отступы и списки.В основном механика того, как слова появляются на странице. Хорошо оформленный документ является последовательным, правильным (с точки зрения соответствия всем заявленным требованиям) и легким для чтения.

Визуальная привлекательность документа влияет на читателя и на то, как он воспринимает информацию, поэтому в любом тексте или документации важно учитывать его форматирование. Форматирование также делает информацию более доступной для читателя за счет создания и маркировки разделов (заголовков), выделения ключевых слов или идей (жирным шрифтом, курсивом или списками) и создания хорошего впечатления (профессиональный внешний вид, соответствующий выбор шрифта для типа документа. ).

Существует множество способов отформатировать технический или профессиональный документ. Назначения могут определять требования к форматированию, но если стиль не продиктован, поддерживайте четкий и последовательный формат во всем документе.

Особенно при объединении работы нескольких членов команды такие детали, как небольшие различия в размере шрифта или межстрочном интервале, легко упустить, но эти тонкие несоответствия снижают общий профессионализм вашего документа. Небрежное форматирование плохо отразится на ваших способностях, и ваша аудитория может потерять доверие к вашему сообщению.

Несколько стандартов, которые следует использовать в большинстве лабораторных документов, если не указано иное:

  • 11-12 пт. шрифт в едином стиле повсюду, включая верхние и нижние колонтитулы и визуальные метки
  • Шрифт размером 14 пунктов для заголовков разделов (и «Заметка» или другой метки документа в заголовке)
  • Стандартный профессиональный шрифт (например, Times New Roman, Cambria, Calibri)
  • Одинарный или 0,15 междустрочного интервала, без отступа в первой строке абзаца
  • Дополнительный разрыв строки между абзацами
  • Выровненный по левому краю основной текст
  • Номера страниц в правом нижнем углу (начиная с первой страницы основного текста, т.е.е. не обложка или оглавление)
  • 1 дюйм. маржа

Writing Common Technical Documents подробно описывает содержание документов, которые вы, вероятно, будете писать в первый год разработки. Вы должны просмотреть их, чтобы узнать, какую информацию следует включать в заголовки, титульные страницы и т. Д. Каждое руководство по содержанию демонстрирует общее форматирование, которое вы можете увидеть в документе этого типа, но это не полные шаблоны для форматирования.

Использование встроенных функций Microsoft Word может помочь сохранить правильное форматирование, даже если вам нужно внести изменения в документ.

  • Редактор формул Word должен использоваться для всех уравнений и вычислений (см. «Эффективное использование графики и визуальных эффектов» для получения дополнительной информации о форматировании формул, рисунков и таблиц).
  • Все разрывы страниц должны использовать параметр «Разрыв страницы» в Word. Это гарантирует, что правильный интервал будет поддерживаться независимо от изменений в окружающем тексте или типе файла.
  • Во многих стилях цитирования в списке литературы используются выступы. В Word есть возможность сделать отступ для всех строк абзаца, кроме первой.Это доступно в разделе Параметры абзаца и должно использоваться для всех списков литературы, требующих выступающих отступов. Эта опция сохранит ваш висячий отступ, если текст или размер шрифта будут изменены.
  • Используйте функцию форматирования списка, чтобы обеспечить единообразие интервалов и выравнивания во всем документе. Обратите внимание, что когда списки расширяются до более чем одной строки, текст остается выровненным по вертикали.

Если ваш инструктор предоставляет шаблон Word , используйте его для создания документа.Шаблоны можно применить позже, но это может быть сложнее. Сохраните шаблон как документ, используя желаемое имя файла, затем начните редактирование и добавление содержимого. В шаблонах часто используются функции, упрощающие добавление таблиц, рисунков и оглавления.

Если шаблон не предоставлен, вы можете использовать стиль для форматирования документа. Word имеет множество встроенных стилей, которые можно изменять и сохранять. Стиль — это набор форматирования, который автоматически применяется к документу по мере его создания и изменения.Вполне вероятно, что не будет стиля с точно теми характеристиками, которые вы ищете, но потратив несколько минут на обновление стиля, вы, скорее всего, сэкономите время позже, позволив вам легко добавить оглавление, настроить метки рисунков и таблиц, и легко переходите от раздела к разделу с помощью функции Outline. Использование этих функций не является обязательным, но вы можете найти их полезными, особенно для лабораторных отчетов.

How-To Geek создал «Microsoft Word: основы форматирования документов», серию уроков по созданию документов в Word.

Дополнительные сведения об использовании абзацев, разделов и символов в стилях см. В «Шесть советов по лучшему форматированию в Microsoft Word».

См. Поле Дополнительные ресурсы ниже, где приведены ссылки на дополнительную информацию об эффективном использовании Word для форматирования. Если вы не знаете, как использовать функцию или тратите слишком много времени на изменение форматирования вручную, не бойтесь спрашивать Google, как что-то сделать. Word — одна из наиболее широко используемых программ в мире; в Интернете есть много ресурсов и руководств по его использованию.Знайте, что многие аналогичные функции форматирования также доступны в Документах Google.

  • Если форматирование не указано вашим инструктором, используйте общепринятые стандарты для технической документации.
  • Сохраняйте единообразное форматирование, чтобы не отвлекаться и производить впечатление профессионального человека.
  • Всегда используйте встроенные инструменты, такие как разрывы страниц и отступы, для создания документов.
  • Рассмотрите возможность использования шаблонов или стилей, чтобы упростить единообразное форматирование.

Процедура разработки стандартных деловых документов (OWL)
Настройка или создание новых стилей в Word (Microsoft)
Как упростить форматирование документов Word с помощью стилей (TutsPlus)
Как использовать, изменять и создавать шаблоны в Word (PCWorld)

Документы функциональных спецификаций

: ваше полное руководство

Документы функциональных спецификаций помогут вам создать продукт, который понравится пользователям. Узнайте, что они из себя представляют и как их собрать!

Снижение риска — одна из самых ценных вещей, которые вы можете сделать в проекте.Уменьшение любых потенциальных дорогостоящих проблем или расточительных действий обеспечивает очень плавный процесс проектирования и разработки. Это также вызывает улыбку на лицах заинтересованных сторон и повышает эффективность.

Получите функциональные спецификации с Justinmind

Скачать бесплатно

Один из способов облегчить головную боль UX-дизайна и улучшить коммуникацию между вашей командой — создать и использовать документ функциональной спецификации, который действует как единый источник достоверной информации для предстоящего проекта.

В этой статье мы узнаем, что такое документ с функциональной спецификацией, зачем он нужен вашей команде и как его создать.

Что такое документация по функциональным характеристикам?

Документация по функциональным спецификациям звучит скучно, но для разработчика это то же самое, что план для архитектора. Обычно он включается в передачу дизайнер-разработчик вместе с другими важными файлами, такими как ресурсы из вашего инструмента для создания прототипов, такие как изображения, CSS, спецификации дизайна и сам прототип.

Документы функциональной спецификации разработаны таким образом, что они информируют разработчиков о том, что им нужно создавать и почему. Они описывают, как именно указанные функции решат определенные проблемы для пользователей. Это проблемы, которые вы обнаружите на этапе сбора требований, когда вы проводите исследование своих пользовательских образов, чтобы проверить проблемы, определенные клиентом.

Что включают в себя документы с функциональными характеристиками?

В зависимости от компании, типа и масштаба проекта и клиента, документы функциональной спецификации могут содержать один или несколько из следующих элементов:

В разделе «Заинтересованные стороны» вы должны указать имена и должностные инструкции всех, кто участвует в проекте.

В категории «Утверждения» у вас будут все функции, которые были одобрены клиентом и другими заинтересованными сторонами, например менеджером по продукту.

Объем проекта будет содержать краткое изложение требований и спецификации функций, которые будут соответствовать этим требованиям, то есть в общих чертах: проблемы и решения.

Что касается рисков и предположений, вы расскажете обо всех рисках, с которыми сталкивается ваш проект, с точки зрения технических аспектов, времени и денег.Практически все, что может повлиять на функциональный дизайн продукта.

Вариант использования или пользовательский вариант — это обзор ситуации, в которой находится пользователь, то есть проблемы, с которой он сталкивается, и того, как ваш продукт помогает им ее решить. Вы можете разбить вариант использования на пользовательские сценарии и пользовательские потоки, которые описывают с помощью диаграмм каждый этап в процессе использования функции.

Здесь вы указываете, что ваш продукт должен делать, чтобы помочь пользователю и решить бизнес-цели, т.е.е. функции, которые он должен иметь.

Здесь вы можете включить все, что вы предлагаете создать для решения проблемы (карты сайта, потоки пользователей и т. Д.).

Здесь вы подробно перечислите шаги, необходимые для настройки будущего продукта. Примером этого может быть то, что необходимо для создания учетной записи пользователя.

Нефункциональные спецификации подробно описывают общие характеристики системы. Этот раздел больше описывает внешний вид продукта, удобство использования, уровень интуитивности, кривую обучения и время, необходимое для выполнения с ним определенных задач.

Отчет об ошибках и обработка исключений

Здесь вы укажете, как продукт будет обрабатывать ошибки, введенные пользователем, а также как он будет себя вести, когда пользователь совершит «ошибку», а не просто начнет альтернативный поток.

Требования к системе оформления заявок

Здесь вы покажете, как будет осуществляться оформление заявок на устранение любых ошибок или проблем, возникающих на этапе разработки и даже после.

Для кого предназначена документация по функциональным спецификациям?

Документы функциональных спецификаций предназначены в основном для разработчиков, поскольку именно они будут кодировать ваш продукт, чтобы предоставить конечное решение для пользователя.

Тем не менее, ваша функциональная спецификация должна быть доступна для чтения всем и доступна всем в вашей команде, включая клиента. Крайне важно, чтобы каждый мог обращаться к этому общему источнику истины на протяжении всего цикла разработки продукта. Это будет клей, который скрепит проект.

Это особенно полезно для разработчиков, поскольку простой язык и схемы значительно упрощают представление программных решений до того, как они начнут писать код.Разработчики, которые начинают программировать программную систему, не имея под рукой этого документа, часто обнаруживают, что впоследствии у них возникают проблемы с кодом.

Роли, участвующие в определении функциональных спецификаций

Итак, кто именно пишет документы функциональных спецификаций? Конкретный человек или группа, чья роль может варьироваться в каждой компании или организации, но редко пишется одним человеком.

Обычно менеджер по продукту составляет документы функциональной спецификации в компании других лиц, таких как UX-специалисты, клиенты и другие участники проекта.Собравшись с членами других отделов для написания документов функциональных спецификаций, вы сможете получить поддержку на ранней стадии и убедиться, что все согласны с текущим направлением.

Зачем нужна документация по функциональным спецификациям?

Подумайте о том, чтобы начать писать роман, не планируя. Является ли это возможным? Может быть. Есть ли вероятность успеха? Вы держите пари, что это не так. Итак, представьте, что вы пишете часть программного обеспечения в виде кода, не планируя! Документация по вашей функциональной спецификации служит дорожной картой для ваших разработчиков.

Разработка сложна и достаточно подвержена ошибкам, поскольку это без того, чтобы они писали строку за строкой кода на краю своего места, без какой-либо структуры или плана, которым они могли бы руководствоваться. Фактически, большинство достойных разработчиков с самого начала не станут писать код без него.

Джоэл Спольски, безусловно, согласен с тем, что отсутствие документа функциональной спецификации означает тратить гораздо больше времени на кодирование и создание менее эффективного и более низкого качества кода, что затруднит исправление ошибок в более позднее время.Вы также рискуете получить несвязный продукт, который не служит своей цели.

Избегает разработки комитетом: повышает коммуникацию

Еще одна причина для использования документов функциональных спецификаций перед проектированием продуктов или характеристик продукта — это не столкнуться с печально известной головоломкой комитета. Это связано с тем, что документы функциональных спецификаций — это способ вовлечь всех и опровергнуть личные предположения о функциях продукта, чтобы вы могли создавать функции, которые решат реальные проблемы ваших пользователей.

Как только процесс сбора требований и функциональная спецификация будут установлены, вы обнаружите, что все идет гораздо более гладко. Все будут знать, что они делают, и будут действовать, исходя из одного и того же источника истины, с меньшим количеством перебоев между различными отделами.

Тот факт, что все вовлечены и определены все роли заинтересованных сторон, а также то, что ожидается от каждого отдела, означает, что когда дело доходит до выполнения задач, не существует серых зон.В документе с функциональными характеристиками не осталось камня на камне, а это означает, что каждый может продолжить свою работу и гарантировать, что ни одна деталь не будет упущена.

Наконец, наличие с самого начала документа функциональных спецификаций со всеми четко определенными функциями решения, которое вы решаете для пользователя, поможет предотвратить появление ужасных функций.

Документы функциональной спецификации предотвращают нежелательные изменения конструкции, внезапные повороты или изменения направления, инициированные клиентом или другими заинтересованными сторонами.Это связано с тем, что, если вы правильно составили документ с функциональными спецификациями, он уже дает исчерпывающий ответ на вопрос, поднятый проблемой пользователя, и предлагает адекватное решение. Ничего лишнего к этому не нужно.

Как определять функциональные спецификации

Собирайте требования, выслушивая клиентов и проводя тщательные исследования пользователей. На этом этапе вы запишете много информации. Чтобы управлять всей этой информацией, вы можете использовать инструмент сбора требований.

После того, как ваш прототип будет готов, вы можете начать свой первый раунд пользовательского тестирования, чтобы проверить себя и исходные предположения вашего клиента, то есть все, что касается пользовательского потока, ментальных моделей пользователей и того, как они используют программное обеспечение. Но что наиболее важно, вы можете проверить, действительно ли эти функции применимы для ваших основных персонажей.

Если тестирование подтвердит ваши предположения, вы начинаете составлять документ функциональной спецификации, чтобы ваши разработчики могли кодировать конечный продукт.

Сядьте вместе с важными членами вашей команды

Не пытайтесь создать документ функциональной спецификации изолированно. Лучше, если это возможно, постарайтесь включить хотя бы одного человека из каждого отдела, участвующего в разработке продукта, включая клиента.

Совместное написание — это способ работать с документами функциональной спецификации, а не работать изолированно.

Используйте программное обеспечение, которое позволяет легко отслеживать изменения

Во-первых, это помогает использовать программное обеспечение с хорошим контролем версий.Многие документы функциональных спецификаций написаны в Microsoft Word, однако Google Docs имеет тенденцию обеспечивать лучший контроль версий, что имеет решающее значение при разработке продукта.

Часто разработчики жалуются на беспорядочный контроль версий в документах Word и невозможность увидеть, когда и где было внесено определенное изменение. Также бывает, что намного проще сохранить изменения в документе, синхронизированном в облаке, с помощью Google Doc.

По большей части ваш документ функциональной спецификации будет написан на несложном языке.Причина этого в том, что легче обсуждать функции и проектировать решения продукта на простом языке и пересматривать эти идеи, чем делать это в коде.

Это основная причина, по которой вообще существуют документы функциональных спецификаций. Простой язык и схемы делают все понятнее с самого начала. Разработчики, которые начинают работать, не имея под рукой этого документа, часто обнаруживают, что впоследствии у них возникают проблемы с кодом.

Короче говоря, документация по функциональным спецификациям не содержит слишком много технического языка и жаргона, а скорее представляет собой описание различных вариантов поведения и решений проблемы, которую необходимо решить для пользователя.

Экономьте время — используйте шаблон

Для самого документа использование шаблона документа функциональной спецификации не составляет труда. Фактически, мы даже включили несколько примеров документов с функциональными спецификациями ниже, которые вы можете загрузить и сразу же заполнить.

Эти шаблоны уже содержат оглавление, и многие из них содержат все разделы и заголовки, которые вам понадобятся. Оттуда все, что вам нужно сделать, это отредактировать каждое поле, чтобы включить соответствующую информацию из вашего собственного проекта.Большинство из них можно даже скопировать и вставить в свой любимый текстовый редактор.

Создайте свои варианты использования и пользовательские сценарии

Как мы упоминали выше, вам нужно будет иметь несколько вариантов использования, готовых для добавления в документ функциональной спецификации. Они объясняют обоснование каждой функции и предоставляют некоторый контекст относительно того, как эта функция должна работать. Это не обязательно должна быть большая длинная история, просто что-то, что подчеркивает проблему, которую решит функция. Представьте себе следующий вариант использования приложения по аренде автомобилей:

«Пользователь идет на парковку и обнаруживает, что зарезервированной машины там нет.Они проверяют бронирование в нашем приложении, которое сообщает им, что автомобиль все еще не был возвращен предыдущим пользователем, и предлагает им другой автомобиль на стоянке по сниженной цене. Затем пользователь может выбрать, принять этот автомобиль или отклонить его. «

Пользовательский поток покажет, как пользовательский случай и сценарии преобразуются в продукт. В этом разделе вы должны включить схему различных экранов вашего макета или прототипа, чтобы показать, как пользователь будет перемещаться по вашему приложению.

В эти потоки вы также должны убедиться, что вы включили альтернативные потоки и потоки исключений.

Альтернативные потоки могут продемонстрировать различные способы, которыми пользователь может добраться до экрана недоступности автомобиля — либо путем нажатия на уведомление, либо путем открытия приложения и перехода к бронированию. Поток исключений возникает, когда пользователь переходит не в ту часть приложения, как «раздел зарезервировать новый автомобиль».

Укажите условие публикации продукта

Условие публикации будет указывать на состояние системы приложения после запуска варианта использования.В случае упомянутого выше приложения по аренде автомобилей, состояние публикации продукта будет зависеть от того, выберет ли пользователь новый автомобиль или нет. Если они это сделают, начнется отсчет времени аренды. В противном случае пользователь может вернуться к экрану бронирования.

Включите ссылку на прототип, CSS и ресурсы

В документ функциональных спецификаций вы также должны включить ссылку на ваш каркас или прототип, а также на вашу общую библиотеку ресурсов и любые дополнительные результаты, которые помогут разработчикам , например таблицы стилей CSS, интервалы между элементами, отступы и цветовые коды.

Определите временную шкалу для пользовательского тестирования и развертывания продукта

Вы можете включить временную шкалу или дорожную карту, которая устанавливает, когда пользовательское тестирование происходит, например, после разработки каждой функции. Кроме того, вы можете указать, в какой момент вы достигнете стадии MVP вашего продукта, которую вы будете использовать с ранними последователями.

Наконец, как только разработчик закодировал все спецификации функций, вы достигли конечного продукта. Однако в большинстве случаев будет некоторая возможность для будущих итераций продукта в виде функций, новых версий и обновлений.

В этом случае цикл просто повторяется, для чего вы начнете с совершенно нового заявления о требованиях и конкретизируете новый документ спецификации функций.

Шаблоны документов функциональных спецификаций

Вот несколько отличных примеров документации функциональных спецификаций, которые вы также можете использовать в качестве шаблонов, чтобы начать писать свои собственные. Быстро и легко, не нужно начинать все с нуля!

Он отмечает все поля полного документа функциональной спецификации, поскольку он содержит риски и предположения, объем проекта, бизнес-потребности, функциональные спецификации и участников (пользователей в сценариях использования).Есть даже предложенная часть документа, в которой можно оставить ссылку на ваш макет или прототип, а также таблица для команды разработчиков, чтобы заполнить проблемы с билетами.

2. Шаблон функциональных требований к веб-сайту Smartsheet

Если вы создаете веб-сайт, будь то электронная торговля или блог, и вам нужен базовый шаблон, то этот шаблон документа функциональных спецификаций от Smartsheet — это то, что вам нужно.

Этот короткий шаблон содержит вопросы, в которых вас просят подробно описать планируемый веб-сайт без каких-либо технических знаний.Он включает в себя такие разделы, как цель и бизнес-цели веб-сайта, целевые персоны пользователей и организация веб-сайта.

В нем также есть раздел, предлагающий вам набросать информационную архитектуру, а также то, как должны вести себя функции веб-сайта, а также другие полезные разделы, такие как веб-сайты конкурентов.

Он служит блестящим примером того, как объединить варианты использования, макеты экранов и пользовательские потоки в одном документе. Его четкая иерархическая числовая структура означает, что любой, кто читает документ, может легко перейти к любому элементу в документе с помощью индекса.

Klariti — это веб-сайт, который предлагает на продажу различные шаблоны для множества различных документов, необходимых, если вы работаете в разработке программного обеспечения, веб-сайтов и приложений. Они предлагают документы для тестирования, разработки программного обеспечения, проектирования бизнес-процессов и тематических исследований.

27-страничный шаблон функциональной спецификации

Klariti поставляется в формате MS Word. Это помогает вам определить, как часть программного обеспечения будет работать и как она будет себя вести, когда пользователь предоставляет ей определенные входные данные или когда определенные условия возникают из конкретной ситуации.

Шаблон Кларити позволяет вам вводить спецификации для функций, связанных с манипулированием данными, обработкой данных, вычислениями, условиями и т. Д. Его можно купить на их сайте по цене 9,99 доллара.

Он включает пять основных разделов, начиная с введения, в котором описываются цель, объем, история вопроса и ограничения. За этим разделом следует методология, а затем функциональные требования, в которых вы устанавливаете контекст, пользовательские требования и диаграммы пользовательского потока.

В последнем разделе вы добавите требования к пользовательскому интерфейсу, требования к конфигурации системы, преобразованию данных и эксплуатационные требования — в основном все, что не соответствует функциональным характеристикам.

Визуализация функциональных спецификаций и создание документов

Тестирование функциональных спецификаций с помощью прототипов

Знаете ли вы, что вы действительно можете протестировать свои функциональные спецификации и подтвердить их, когда вы достигнете стадии прототипа?

Используя Justinmind, вы можете быстро и легко протестировать функциональность вашего продукта на своих пользователях, прежде чем перейти к этапу кодирования, используя его в сочетании со встроенными инструментами, такими как UserTesting и Hotjar.Именно этим и занимается одна из наших клиентов, Юдит Казакуберта Баго из Скитля!

Юдит использует систему Justinmind Events для добавления сложных взаимодействий, позволяющих ей воссоздавать рабочий процесс на основе требований. Это, в свою очередь, позволяет ей и команде оценить, как каждая точка соприкосновения влияет на продукт в целом.

Затем ее команда экспортирует свои прототипы в HTML. Впоследствии Юдит обычно знакомит своего клиента с основными рабочими процессами, целевыми пользователями и функциональными возможностями.

Когда дело доходит до создания требований и документации функциональных спецификаций, вы также можете использовать инструмент для создания прототипов, такой как Justinmind.

Поскольку инструменты прототипирования используются до написания исходного кода, возможность автоматического создания документации полезна и быстро. Быстро, потому что вам не нужно тратить время на создание длинных документов, и полезно, потому что ваш разработчик сможет понять, что именно вы хотите.

В интерфейсе Justinmind есть вкладка в правом верхнем углу под названием Требования .Здесь, в модуле требований, вы найдете исчерпывающий обзор всех требований, включая истории версий, связанные компоненты и комментарии.

Модуль требований в Justinmind

Виджеты, которые вы размещаете на холсте, можно превратить в требования, просто щелкнув их правой кнопкой мыши. Эти функции позволяют командам работать по-настоящему совместно, что удобно, если вы когда-нибудь захотите достичь консенсуса.

Также возможно категоризировать требования, используя цвета и метки, что приводит к более сильному контролю за версиями (потому что нет ничего хуже, чем потеря в двенадцати разных версиях одного и того же).

Чтобы обеспечить полную видимость всей вашей команды и улучшить совместную работу, Justinmind также позволяет легко интегрироваться с JIRA. Щелчок по кнопке (точнее: Файл> Экспорт в документ), и у вас будет документация — визуальные эффекты и все такое!

Лучшие практики говорят нам, что создание документации сэкономит ваше время, деньги и, возможно, рабочие отношения.