Регламент подписания документов в организации – Составляем регламент (на примере бизнес-процессов делопроизводства)

Утверждение документов

Утверждение документа является особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан (подп. 2.3.2.4 ГСДОУ[1]).

В ГСДОУ указывается, что утверждение документа может производиться посредством:

• грифа утверждения;

• издания соответствующего распорядительного документа (подп. 2.3.2.4).

В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, утверждение может производиться и другими документами.

В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» находим подтверждение этому: документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (п. 3.16). Как видим, ГОСТ Р 6.30-2003 дает более широкую трактовку второго способа утверждения: документ может утверждаться «специально издаваемым документом», в то время как ГСДОУ говорит об издании «соответствующего распорядительного документа».

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу, но какой из них выбрать?

Утверждение документа путем издания распорядительного документа

Такой вид утверждения используется в том случае, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения. Например, приказом утверждается какой-либо Регламент. В любой компании потребуется время на доведение данного приказа и, соответственно, Регламента до сведения работников, а также на ознакомление с данным Регламентом. Поэтому даты подписания приказа и утверждения и введения в действие Регламента могут отличаться, что и отражается  в приказе.

Также в приказе указывается перечень работников, до сведения которых должны быть доведены приказ и Регламент, и срок, в течение которого это должно быть сделано. Именно поэтому утверждение приказа путем издания распорядительного документа особенно актуально для компаний, которые имеют развитую сеть филиалов. В приказе обычно указываются Ф.И.О. работников, которые контролируют исполнение приказа. Если же такая формулировка отсутствует, то исполнение приказа контролирует тот работник, который подписал приказ.

Таким образом, издание распорядительного документа для утверждения какого-либо документа позволяет не только дать необходимые разъяснения, но и регламентировать работу, касающуюся не самого утверждаемого документа, а того, как наиболее эффективно ввести его в действие.

На практике документы могут утверждаться приказом, постановлением, решением, реже – протоколом.

Процедура утверждения  документа другим документом

Сначала необходимо подготовить документ (например приказ), которым будет утверждаться другой документ (например, Регламент) (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Приказ об утверждении Регламента

Открытое акционерное общество «ЭВЕРЕСТ»

ПРИКАЗ

03.10. 2011                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    № 52 о/д

Москва

Об утверждении

Регламента по работе

с дебиторской задолженностью

в ОАО «ЭВЕРЕСТ»

В целях совершенствования работы с клиентами ОАО «ЭВЕРЕСТ» (далее – Общество), а также для контроля за состоянием дебиторской задолженности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Регламент по работе с дебиторской задолженностью (Приложение) и ввести в его действие с 17 октября 2011 года.

2. Начальнику секретариата Маркиной А.П. ознакомить с настоящим приказом работников Общества в соответствии с Реестром рассылки в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на коммерческого директора Порошина А.М.

Генеральный директор                   Волков                                   Г.В. Волков

После подготовки утверждающего документа необходимо оформить на приложении к нему гриф утверждения.

Извлечение из ГОСТ Р 6.30-2003

 

3.16. […] При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

В нашем примере гриф утверждения Регламента по работе с дебиторской задолженностью будет выглядеть так:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      УТВЕРЖДЕНО

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      приказом ОАО «ЭВЕРЕСТ»

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      от 01.07.2011 № 52 о/д

Обратите внимание: утверждаемый документ будет являться приложением к документу, которым он утверждается. В ГОСТ Р 6.30-2003 дается лишь один вариант оформления приложения.

Извлечение из ГОСТ Р 6.30-2003

 

3.21. […] В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ №2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

В нашем примере это будет выглядеть следующим образом:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Приложение

                                                                                                                                                                                                                                                                                                            к приказу ОАО «ЭВЕРЕСТ»

                                                                                                                                                                                                                                                                                                           от 03.10.2011 года № 52 о/д

                                                                                                                                                                                                                                                                                                               УТВЕРЖДЕНО

                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Приказом ОАО «ЭВЕРЕСТ»

                                                                                                                                                                                                                                                                                                             от 03.10.2011 № 52 о/д

Этот вариант оформления грифа утверждения и приложения вызывал среди специалистов много вопросов.

В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Рриказом Росархива от 23.12.2009 № 76, были предложены два варианта оформления грифа утверждения и приложения:

• на приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Приложение № 5

                                                                                                                                                                                                                                                                                                             к приказу ЗАО «Северный путь»

                                                                                                                                                                                                                                                                                                             от 15.07.2011 № 56

• если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Приложение № 1

                                                                                                                                                                                                                                                                                                             УТВЕРЖДЕНО

                                                                                                                                                                                                                                                                                                             приказом Росархива

                                                                                                                                                                                                                                                                                                             от 12.11.2009 № 125

В нашем примере, учитывая, что приложение одно, оформление будет выглядеть следующим образом:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Приложение

                                                                                                                                                                                                                                                                                                             УТВЕРЖДЕНО

                                                                                                                                                                                                                                                                                                             приказом ОАО «ЭВЕРЕСТ»

                                                                                                                                                                                                                                                                                                            от 03.10.2011 № 52 о/д

Рекомендуем  использовать именно этот вариант как более рациональный, но сразу заметим: чтобы для коммерческих организаций этот вариант сделать нормативным, его необходимо закрепить в Инструкции по делопроизводству.

Утверждение документа должностным лицом (должностными лицами)

Обычно этот способ используют при утверждении должностных инструкций, положений об отделах, актов проверок и ревизий, актов приема законченных строительством объектов, оборудования, актов экспертизы, актов передачи дел, актов ликвидации организаций, учреждений, предприятий, расценок на производство работ, сметы расходов, отчетов и др., т.е. при утверждении тех документов, которые не требуют дополнительных пояснений. Оформление грифа утверждения на таком документе, как правило, не вызывает вопросов, и при его оформлении можно использовать рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003.

 

Извлечение из ГОСТ Р 6.30–2003

 

3.16. […] При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись В.А. Степанов

Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электронные технологии»

Личная подпись Л.В. Кузнецов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

[…]

Утверждаемый документ должен быть подписан. В соответствии с Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003* приложения должны быть подписаны исполнителем или руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы.

Какие документы подлежат утверждению?

В каждой организации должен быть определен перечень документов, подлежащих утверждению. Такой перечень можно включить в Табель унифицированных форм документов или Инструкцию по делопроизводству организации.

При составлении перечня можно руководствоваться примерным перечнем документов, подлежащих утверждению, который приведен в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

 

Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.)

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.)

Инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.)

Нормативы (расходов сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и т.д.)

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно0-исследовательских работах и т.д.)

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

Планы (производственные, строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.)

Положения (об организации, о структурном подразделении, о премировании и т.д.)

Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.)

Расценки на производство работ

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия, на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.)

Стандарты (государственные, национальные, организации, отраслевые)

Структура и штатная численность

Тарифные ставки

Уставы организаций

Формы унифицированных документов

Штатные расписания и изменения к ним

Основанием для составления перечня документов, требующих утверждения, являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. Причем законодательные акты могут касаться не только организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности, но и других видов документов.

Так, большое внимание при составлении перечня документов, которые требуют утверждения, следует уделить первичным учетным документам. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых и ведется бухгалтерский учет.

 В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 01.07.2011) и постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах» Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации. Примерный перечень первичных учетных документов, которые требуют утверждения, приведен в таблице. 

Примерный перечень первичных учетных документов, требующих утверждения 

Нормативно-правовой акт	Наименование документа, требующего утверждения
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»	• № Т-7 «График отпусков»; • № Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств»	• № ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»; • № ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)»; • № ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)»; • № ОС-4 «Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)»; • № ОС-4а «Акт о списании автотранспортных средств»; • № ОС-4б «Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)»; • № ОС-14 «Акт о приеме (поступлении) оборудования»
Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной первичной учетной формы первичной учетной документации № АО-1 “Авансовый отчет”»	№ АО-1 «Авансовый отчет»
Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»	• № КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»,  • № ТОРГ-1 «Акт о приемке товаров»; • № ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей»; • № ТОРГ-4 «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика»; • № ТОРГ-5 «Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика»; • № ТОРГ-6 «Акт о завесе тары»; • № ТОРГ-15 «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей»; • № ТОРГ-16 «Акт о списании товаров»; • № ТОРГ-20 «Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров»; • № ТОРГ-21 «Акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции»; • № ТОРГ-22 «Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц»

 

Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений). 

Кроме того, при составлении перечня следует учитывать и вид деятельности организации, т.к. унифицированные формы первичной учетной документации могут разрабатываться отдельно для различных направлений деятельности. Примером могут служить постановления Госкомстата России: от 29.09.1997 № 68 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья» и от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».

Кроме того, следует учитывать, что при составлении перечня документов, требующих утверждения, большое значение имеет организационно-правовая форма юридического лица, т.к. законы, регулирующие конкретную организационно-правовую форму юридического лица, содержат требования по поводу утверждения тех или иных документов (как правило, в них приводится перечень таких документов),  например:.

Извлечение

из Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ

«Об акционерных обществах»

(в ред. от 28.12.2010)

Статья 48. Компетенция общего собрания акционеров

1. К компетенции общего собрания акционеров относятся:

1) внесение изменений и дополнений в устав общества или утверждение устава общества в новой редакции;

[…] 10) утверждение аудитора общества;

[…] 11) утверждение годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (в том числе выплата (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года;

[…] 19) утверждение внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества…

[…].

Статья 65. Компетенция совета директоров (наблюдательного совета) общества

1. […]К компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества относятся следующие вопросы:

[…] 3) утверждение повестки дня общего собрания акционеров;

[…] 13) утверждение внутренних документов общества, за исключением внутренних документов, утверждение которых отнесено Федеральным законом к компетенции общего собрания акционеров, а также иных внутренних документов общества, утверждение которых отнесено уставом общества к компетенции исполнительных органов общества…

[…]

 

Извлечение

из Федерального закона от 06.02.1998 № 14-ФЗ

«Об обществах с ограниченной ответственностью»

(в ред. от 11.07.2011)

 

Статья 32. Органы общества

[…] 2.1. […] Уставом общества может быть предусмотрено, что к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества относятся:

[…] 6) утверждение или принятие документов, регулирующих организацию деятельности общества (внутренних документов общества)…

[…].

Статья 33. Компетенция общего собрания участников общества

1. К компетенции общего собрания участников общества относятся:

[…] 6) утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов;

[…] 12) назначение ликвидационной комиссии и утверждение ликвидационных балансов…

 […]

Извлечение

из Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ

«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»

(в ред. от 19.07.2011)

Статья 20. Права собственника имущества унитарного предприятия

1.       Собственник имущества унитарного предприятия:

[…] 4) утверждает устав унитарного предприятия, вносит в него изменения, в том числе утверждает устав унитарного предприятия в новой редакции;

5) принимает решение о реорганизации или ликвидации унитарного предприятия в порядке, установленном законодательством, назначает ликвидационную комиссию и утверждает ликвидационные балансы унитарного предприятия;

[…] 12) утверждает показатели экономической эффективности деятельности унитарного предприятия и контролирует их выполнение.

[…]

Обратите внимание

Чтобы документ был утвержден должностным лицом, такое лицо должно обладать правом утверждения (подписи) документа.

Как правило, в соответствии с учредительными документами право подписывать и утверждать все документы организации имеет единоличный исполнительный орган – генеральный директор (директор, президент). В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые также могут подписывать и утверждать документы наряду с единоличным исполнительным органом. На практике такие варианты встречаются редко. В основном право подписи и утверждения каких-либо документов (за исключением документов, связанных с трудовым правом) делегируется на основании отдельного приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать и утверждать в пределах своих полномочий.

Иначе обстоит дело с первичными учетными документами. В соответствии с Федеральным законом от 21.11.2006 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010) перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Но на практике часто встречаются такие формы документов, которые требуют утверждения руководителями сразу двух организаций, например: унифицированные формы № ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)», № ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)», № ОС-16 «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)», утвержденные постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7. При утверждении таких первичных учетных документов не единоличным исполнительным органом, а другими должностными лицами последние должны быть включены в перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, который утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером, а также должна быть подготовлена доверенность.

---

* Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова; Росархив, ВНИИДАД. М., 2003. 90 с.

Е.Г. Юсипова, член Гильдии Управляющих Документацией

www.profiz.ru

Регламент на право подписи | dtpstory.ru

• Документами, подтверждающими исполнение обязательств, являются: акты приема-сдачи выполненных работ, оказанных услуг, акты приема-передачи товара, товарная накладная, товарно-транспортная накладная.
• Типовые формы договоров, дополнительных соглашений, соглашений о расторжении договоров и актов приемки-сдачи товаров, работ, услуг, разработанные в соответствии с действующим законодательством РФ, размещаются на официальном сайте ТГУ (сайт Юридического отдела).
• При необходимости заключения договора, по которому отсутствует типовая форма, договор разрабатывается юридическим отделом по соответствующему обращению заинтересованного сотрудника, срок разработки – 3 рабочих дня.

Полномочия по подписанию документов

Внимание В свою очередь, если ту или иную документацию требуется подписать и затем передать на сторону (например, сопроводительные документы на перевозимый груз или счет-фактуру), то в этом случае может понадобиться доверенность. Как в доверенности, так и в приказе, важно отразить:

• персональные данные уполномоченного лица;
• перечень конкретных разновидностей документов, которые уполномоченное лицо вправе подписывать.

Также в обоих случаях руководителем хозяйствующего субъекта удостоверяется образец подписи уполномоченного лица, которая проставляется данным лицом в отдельной графе приказа или доверенности.

Где можно скачать приказ на право подписи первичных документов – образец Загрузить образец приказа на право подписи вы можете на нашем портале.

Подпись электронная и рукописная: инструкция по применению

Подписание документов Подпись — обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции.

Инфо

Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи.

Важно

К примеру, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Так же подписывается протокол. Две и более подписи ставятся на документах, за содержание кᴏᴛᴏᴩых отвечают несколько лиц.

Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны. Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все ее члены.
Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер.

Приказ о праве подписи первичных документов — образец

Предприятия с настоящим приказом согласно прилагаемому списку (лист ознакомления к настоящему приказу). Руководителям структурных подразделений довести настоящий приказ до сведения подчиненных сотрудников. 9. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Исполнительный директорООО «Бригантина» Шеянов В.Г. ШеяновСогласовано:Начальник юридического отдела Машкова Н.Н. Машкова(виза ставится на обороте или отдельном листе) Лист ознакомления с приказом N 3 от 15 января 2015 г. С приказом об упорядочении подписания исходящих и внутренних документов ООО «Бригантина» ознакомлены: Должность Ф.И.О.
Подпись Дата Исполнительный директор Шеянов Валерий Геннадьевич Шеянов 15.01.2015 Коммерческий директор Наумов Виктор Андреевич Наумов 15.01.2015 Главный бухгалтер Корнеева Наталья Сергеевна Корнеева 15.01.2015 Секретарь-делопроизводитель Ткачева Елена Сергеевна Ткачева 15.01.2015 … …

Подпись

Не желая ограничивать полномочия подписантов, руководители предприятий зачастую сталкиваются с проблемой разграничения полномочий указанных лиц в периоды обоюдного присутствия указанных лиц на своих рабочих местах. Это становится нужно прежде всего для работников предприятия, готовящих к подписанию тот или иной документ: к кому идти его подписывать, если лица, обладающие правом подписи, равны в своих полномочиях на подписание? Проще всего упорядочить полномочия подписантов в тех организациях, где правом первой подписи обладает лишь одно лицо, а финансовые документы вправе подписывать лишь главный бухгалтер, единолично осуществляющий на предприятии все бухгалтерские функции.

Сложнее приходится тем предприятиям, где имеются несколько директоров, курирующих разные сферы деятельности предприятия, но обладающих равными правами первой подписи.

Как правильно подписывать документы

Заместитель руководителя по административно-хозяйственной деятельности — руководство отделом материально-технического и хозяйственного обеспечения, организация работы транспорта, эксплуатация здания. 2. Заместители руководителя наделяются правом вести переписку на бланке агентства по вопросам их компетенции.
3. На период временного отсутствия заместителей руководителя вопросы исполнения их обязанностей в каждом конкретном случае решаются руководителем. Руководитель В. В. Уйба Библиографический список 1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М.: ИПК «Издательство стандартов», 2003.

2. Янковая В. Ф. Подпись на документе // Секретарь-референт. 2007. N 5. А.
Исполняющий обязанности руководителя Личная подпись В. В. Уйба Основание для права подписи Назначение должностного лица исполняющим обязанности оформляется приказом руководителя (приложение N 1).

В приказе должны быть указаны причина передачи полномочий, должность и фамилия лица, на которого возлагаются обязанности или дата начала исполнения обязанностей руководителя. Право подписывать документы, как правило, имеют руководитель организации и иные уполномоченные им лица.

Право руководителя издавать организационно-распорядительные документы закрепляются в учредительных документах (уставе, положении). Это право, а также право вести переписку могут быть делегированы руководителем другим должностным лицам. Оформляется это приказом о распределении обязанностей (о делегировании полномочий) (приложение N 2) или доверенностью на выполнение определенных действий от имени организации.

Регламент на право подписи

• Согласование проекта договора юридическим отделом заключается в проверке:

• учредительных и других правоустанавливающих документов контрагента, наличия у представителя доверенности и полномочий на заключение договора;
• соответствие проекта договора законодательству Российской Федерации;
• наличия существенных условий договора, установленных законодательством и требованиями настоящего Регламента;
• отсутствия в договоре условий, дискриминирующих ТГУ по сравнению с обычными для такого рода договоров условиями;
• правомочности должностных лиц сторон договора на его подписание;
• возможности применения мер гражданско-правовой защиты в случае несоблюдения контрагентом своих обязательств по договору, защиты имущественных интересов ТГУ в судебных органах.

Регламент на право подписи документов

Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учете» посвящен порядку подписания первичных учетных документов. В нем говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, кᴏᴛᴏᴩыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами». Подпись как реквизит Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в кᴏᴛᴏᴩой указываются инициалы и фамилия. Придавая большое значение указанию должностных лиц, подписывающих документ, в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (ст.
Как оформляется реквизит «подпись» Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству. Элементы подписи Подпись как реквизит состоит из трех частей.

1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами.

dtpstory.ru

Регламент на право подписи | viz-net.ru

Если в заголовочной части документа указывается, от кого исходит документ (должность, подразделение, фамилия сотрудника), подпись включает только роспись сотрудника. Например, в заявлениях: в заголовочной части: Руководителю ФМБА России В. В. Уйба от консультанта отдела кадров В. П. Воронова — в подписи — только личная подпись сотрудника. Если в заголовочной части документа указывается только адресат, в подписи указывается должность с указанием подразделения; например, в докладных (служебных) записках: Начальник мобилизационного отдела Личная подпись А. Д. Головин Удостоверение подлинности подписи Подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи, заверяют оттиском печати. Документы заверяют печатью организации.

Полномочия по подписанию документов

Внимание

При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком. На месте директора — подпись исполняющего его обязанности Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего.

Подпись электронная и рукописная: инструкция по применению

1. Контроль за исполнением обязательств по договору
   1. Контроль за полнотой и своевременностью соблюдения контрагентом своих обязательств по договору осуществляется исполнителем. Контроль за исполнением контрагентом финансовых обязательств осуществляется центром экономического развития ТГУ.
   2. Для оплаты выполненной работы, оказанной услуги, поставленного товара Исполнитель заполняет заявление по утвержденной форме и подписывает в структурных подразделениях, указанных в бланке заявления, с приложением акта выполненных работ/оказанных услуг, счета/счета-фактуры и накладной с отметкой склада (оригиналы и копии), и передает в ЦЭР.
   3. Информация об исполнении контрагентом своих обязательств по договору не позднее 2-х рабочих дней доводится исполнителем до соответствующего работника материального отдела ТГУ с приложением необходимых документов.

Приказ о праве подписи первичных документов — образец

Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» реквизит «подпись» разделен на два реквизита: «должность лица, подписывающего документ» и «подпись должностного лица». В документах, изготовленных на бланках, в название должности название учреждения не входит.

Важно

При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения. В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание.

Допускается в реквизите «подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки». Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующей занимаемой должности.
Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.

Подпись

Инфо

В случае если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне. Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись кᴏᴛᴏᴩого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «и.

о.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» будет грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам.». Электронная цифровая подпись Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определен в ст.

5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»:

1. Документирование информации будет обязательным условием включения информации в информационные ресурсы.

Как правильно подписывать документы

Договоры на подписание контрагенту передаются Исполнителем нарочно или по почте в случае нахождения Исполнителя в другом городе.

1. При наличии разногласий по договору сторона, не согласная с условиями проекта договора, сообщает о возражениях другой стороне путем направления протокола разногласий.
2. Все изменения и дополнения оформляются дополнительным соглашением к договору.
3. Расторжение договора производится путем заключения соглашения о расторжении договора. В случае одностороннего расторжения договора в связи с неисполнением или ненадлежащим исполнением договора, договор считается расторгнутым с момента получения контрагентом уведомления о расторжении договора в одностороннем порядке.
4. Пролонгация договора осуществляется путем заключения дополнительного соглашения, если иное не указано в самом тексте договора.

1. Подготовка проектов договоров, оформление, изменение,пролонгация и расторжение договоров
   1. Подготовка проекта договора осуществляется структурным подразделением ТГУ, заинтересованным в заключаемом договоре, либо Управлением закупок и материально-технического обеспечения (УЗиМТО), по служебной записке заинтересованного структурного подразделения на закупку товаров, работ, услуг.
   2. Руководитель заинтересованного структурного подразделения ТГУ назначает исполнителя – лицо, ответственное за подготовку и прохождение согласования договора.
   3. Исполнитель оформляет договор и лист согласования (образец листа согласования находится на сайте юридического отдела) и направляет их на согласование в соответствии с настоящим Регламентом либо оформляет служебную записку на закупку товаров, работ, услуг за подписью руководителя и направляет ее в УЗиМТО.

Регламент на право подписи

Основные документы, подлежащие подписанию заместителем директора по экономике и бизнесу Костромского филиала ООО «РОСИНКА» Нефедовым Е.Н.:

• договоры по хозяйственной деятельности, в том числе на обеспечение мебелью;
• договоры поставки;
• договоры транспортного обслуживания;
• договоры на техническое обслуживание служебных автомобилей;
• договоры на ремонт помещений, занимаемых ООО «РОСИНКА»;
• дополнительные соглашения ко всем указанным договорам и соглашениям, в том числе об их расторжении, а также подписывать акты приема-передачи и иные документы, связанные с исполнением, оформлением и регистрацией этих договоров и соглашений.

Образец N 4 Приказ о разграничении полномочий различных подписантов,обладающих правом первой, второй подписии правом визирования ООО «БРИГАНТИНА» ПРИКАЗ г.

Регламент на право подписи документов

Как удостоверить право подписи первичных документов – приказом или доверенностью Главный критерий разграничения приказа на право подписи первичных документов и доверенности в данном случае заключается в том, что действие документа первого вида распространяется только на сотрудников хозяйствующего субъекта, второго – на любых лиц, указанных в документе. Составление приказов и доверенностей регулируется разными отраслями права – соответственно, трудовым и гражданским.

Выбор приказа в качестве нормативного акта, удостоверяющего передачу права на подпись первички, будет оптимальным в тех случаях, если предполагается подписание только внутренних документов. При этом совершенно незачем (прежде всего, с точки зрения безопасности передачи корпоративной информации) наделять лишними полномочиями сторонних лиц.

1. В договорах, заключаемых ТГУ, в обязательном порядке должны отражаться следующие условия:

• предмет договора
• сроки исполнения обязательств
• права и обязанности сторон
• цена договора
• порядок расчетов
• ответственность сторон
• срок действия договора

1. Договор в обязательном порядке должен содержать:

• название договора
• место и дату заключения
• полные фирменные наименования контрагентов, под которыми они зарегистрированы в Едином государственном реестре юридических лиц (индивидуальных предпринимателей) либо Ф.И.О.

viz-net.ru

Регламент документооборота | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Документооборот существует в любой компании, но далеко не все уделяют внимание его регламентации, хотя с развитием бизнеса это становится необходимым. Грамотно составленный и внедренный регламент документооборота в организации не только упрощает работу, но и позволяет повысить эффективность финансового управления.

Из этой статьи вы узнаете:

• Зачем необходим регламент документооборота.
• Как регламент помогает повысить эффективность работы.
• Как формируется содержание регламента документооборота.
• Порядок согласования регламента документооборота.
• Как проводится внедрение регламента документооборота в организации.

Документооборот определяет инстанции и маршруты движения документов по предприятию. Упорядочить работу с документами в рамках организации можно с помощью регламента – набора особых принципов, которые обеспечивают быстрый проход документов по структурным подразделениям компании с минимальными затратами времени и средств. В каждой организации документация регламентируется с учетом конкретных особенностей: структуры управления, вида деятельности, объема документооборота и др.

Зачем необходим регламент документооборота

В документооборот предприятия входят разнообразные договоры, письма, инструкции, налоговые и бухгалтерские документы. От того, насколько четко налажен процесс их прохождения по инстанциям, зависит эффективность управления предприятием в целом.

Понять, зачем организации регламент документооборота, можно, рассмотрев работу предприятия в условиях увеличивающихся потоков неструктурированной информации. При отсутствии регламента документооборота они создают запутанные маршруты прохождения документов, что чревато не только существенной задержкой, но и потерями. Четкая организация потоков документооборота устранит проблемы с поиском документов, позволит получить оперативный доступ к истории любой сделки.

---

Технология работы с документами. Документооборот

---

Если регламент документооборота грамотно составлен и соблюдается должным образом, то улучшается контроль за исполнением документов, отчетность заполняется и сдается своевременно. Это позволяет эффективнее направлять деятельность организации на достижение поставленных целей.

Регламент документооборота как инструмент дисциплины

Регламент работы с документами является инструментом повышения дисциплины работников. С его помощью увеличивается продуктивность за счет строго определения обязанностей каждого сотрудника. Четкий порядок действий позволяет новым сотрудникам быстрее понять свои обязанности и специфику работы организации.

По образцу регламента документооборота 2016 года легко обучаются правильному исполнению документов даже новые сотрудники из регионов. Работник учится обращать внимание на детали, становится более дисциплинированным, а его работа продуктивной.

---

Технология работы с документами. Документооборот

---

Регламент работы с документами необходим при наличии в компании большого количества бизнес-процессов, в которых задействовано несколько подразделений и сотрудников. Наличие регламента позволит при необходимости быстро провести автоматизацию документооборота предприятия. Поэтому очень важно, чтобы документооборот в организации был упорядочен и выполнялся всеми ответственными лицами предприятия.

Содержание регламента документооборота

Регламент документооборота базируется на нескольких принципах:

• обработка всех поступающих документов в одной службе;
• сокращение маршрута прохождения документов;
• исключение попадания документа не в ту инстанцию;
• четко разработанная маршрутизация;
• однократная регистрация документа.

Разработка содержания регламента документооборота ведется по установленной форме, в которой должна быть представлена следующая информация:

• Назначение регламента и область его применения. Здесь должны быть упомянуты объекты или сотрудники организации, работы которых будет касаться данный порядок.
• Нормативные документы, на основании которых создается регламент. Порядок утверждения, изменений и отмены регламента.
• Определение терминов и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента. Источниками определений должны выступать законодательные акты, ГОСТы и иные нормативные документы.
• Пошаговое описание процесса. Этот самый большой раздел состоит из подразделов, каждый из которых соответствует определенному этапу процесса. Здесь описываются действие и результат, указываются задействованные в выполнении сотрудники.
• Ответственность участников процесса за неисполнение регламента (административная, дисциплинарная, уголовная).
• Указание должностного лица, контролирующего исполнение регламента, описание средств контроля.

Что указано в регламенте документооборота

В регламенте документооборота перечисляются выполняемые структурными подразделениями работы по созданию, проверке и обработке документов. К каждому процессу указывается срок выполнения и ответственные исполнители. В основной части регламента закрепляется порядок движения по предприятию конкретного вида документа, с момента его прихода в организацию или создания и до момента уничтожения или сдачи в архив (регистрация, подписание, передача, хранение).

Любой образец регламента документооборота должен быть составлен так, чтобы каждый сотрудник четко понимал свою связующую роль в этом процессе.

Как согласовать регламент документооборота

Регламент документооборота должен составляться компетентным сотрудником финансового отдела, которого назначает руководитель. После создания проект документа согласовывают с заинтересованными должностными лицами (начальниками отделов, подразделений), затем его утверждает вышестоящий руководитель. После чего участники процесса получают на руки свой образец регламента документооборота под роспись. Изменения в регламенте аналогичным образом согласуются и утверждаются вышестоящим руководителем. Важно согласовать регламент документооборота с ключевыми участниками процесса.

Внедрение регламента документооборота в организации

Утверждение регламента может выполняться напрямую, когда руководитель собственноручно расписывается на документе, или косвенно, путем издания соответствующего приказа. В приказе нужно закрепить дату вступления регламентов, а также конкретные санкции для сотрудников, нарушивших регламент.

Построение любой системы документооборота основано на минимизации этапов согласования и количества требующих утверждения документов. Поэтому при внедрении регламента документооборота в организации, прежде всего, нужно закрепить за структурными подразделениями строгие списки документов, с которыми они обязаны работать. Добиться этого можно через привлечение к созданию регламента руководителей всех подразделений.

---

Инструкция по делопроизводству. Раздел «Система электронного документооборота»

---

Скорее всего, сотрудники не сразу примут новый порядок работы и то, что их действия теперь строго регламентированы. Однако это позволит сэкономить время на выполнение обязанностей, а значит, работа будет эффективнее, что положительно скажется на мотивации сотрудников.

Чтобы работникам было проще учиться пользоваться регламентом, желательно организовать специальные тренинги. По их результатам с учетом возникших у сотрудников вопросов можно вносить корректировки в регламент документооборота.

www.sekretariat.ru

Согласование документов в организации

Одним из наиболее сложно решаемых вопросов в работе с документами является их согласование. Создание единого регламента или порядка согласования документов представляет собой долгий и сложный процесс, особенно если данная работа ведется в рамках большой компании. В данной статье мы расскажем, как решить вопрос с согласованием.

Из данной статьи вы узнаете:

• что такое согласование документов;
• регламент по согласованию документов.

Согласование документов в организации является сложным и длительным процессом. Он требует не только наличия минимальных знаний об оформлении документов у всех сотрудников организации (или хотя бы у тех, кто работает с документами), но и единства в соблюдении оформительной части. Как известно, даже во многих ГОСТах существуют разные варианты оформления документов (взять то же расположение реквизитов). Поэтому рекомендуем ознакомиться с правилами согласования документов, чтобы в дальнейшем их можно было применить в работе вашей организации.

Согласование документов

Прежде всего следует отметить, что согласование документов бывает двух видов: внутренним и внешним. Внутреннее согласование проводится среди заинтересованных сотрудников компании, когда документ находится на стадии проекта. Внешнее согласование подразумевает ознакомление с документом сотрудников сторонней компании. В данном материале мы рассмотрим преимущественно внутреннее согласование.

Внутреннее согласование документов также носит название визирование. Данная процедура предполагает ознакомление с документом до того момента, как он будет утвержден и подписан (т.е. введен в действие). При этом сама отметка о согласовании называется визой. Данный реквизит ставится после ознакомления непосредственно на документе либо на листе согласования.

Согласование документов выполняется всеми заинтересованными сотрудниками, которые так или иначе имеют отношение к документу или к деятельности, в рамках которой издается документ. Такая мера необходима для повышения качества принятых решений, минимизации числа ошибок при принятии управленческих решений и повышения ответственности сотрудников.

Визированию подлежат все документы, содержащие управленческие решения и принимаемые руководителем организации. К таким документам можно отнести правила, инструкции, графики, акты, договоры (трудовые и гражданско-правовые), распоряжения, приказы и т.д. Согласование не проводится в отношении документов, отражающих коллегиальную деятельность.

---

Как правильно согласовывать документы?

---

Регламент по согласованию документов

Как уже было написано выше, отметка о согласовании документа может быть проставлена как на самом листе документа, как и на листе согласования. Если отметка ставится на документе, то она должна располагаться под подписью лица, составившего документ, либо на оборотной стороне. Если речь идет о согласовании распорядительного документа, то в данном случае виза ставится на оборотной стороне или на листе согласования.

Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта приказа “О…”

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

…

Исполнитель – И.О. Фамилия, должность, подразделение, телефон

---

Какие виды согласования документов существуют в СЭД? Какие особенности есть при переходе с западной на отечественную СЭД?

---

Также, если необходимо, то данные о рассылке документа указываются на данном листе после строки исполнителя. Оформляется рассылка следующим образом:

РАЗОСЛАТЬ: (или: РАССЫЛКА)

Должность, фамилия работника, при необходимости – количество экземпляров.

Следует понимать, что лист согласования является частью документа и при передаче на архивное хранение он должен быть помещен в дело вместе с документом.

Также отметим, что зачастую документы, подлежащие согласованию, имеют приложения. В данном случае требуется наличие визы на каждом листе приложения. Приложения согласовываются руководителем подразделения-исполнителя.

Отметим, что ГОСТ Р 6.30-2003 содержит требования, согласно которым должна быть оформлена отметка о согласовании. Она должна содержать подпись и должность сотрудника, визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания.

---

Технология работы с документами. Документооборот

---

В случае, если сотрудник, визирующий документ, имеет замечания или просто не согласен с текстом документа, то виза должна иметь следующий вид:

Замечания прилагаются

Начальник коммерческого отдела

В.А. Сидоров

25.08.2017

или:

Не согласен

Начальник коммерческого отдела

В.А. Сидоров

25.08.2017

www.sekretariat.ru