Распоряжение как писать образец: Распоряжение – образец оформления

Распоряжение – образец оформления

Руководитель компании может издавать распоряжения для того, чтобы проводить разрешение оперативных вопросов. Ниже вы можете найти образец оформления такого распоряжения. Как правило, такой документ касается интересов лишь небольшого количества сотрудников, а срок действия его ограничен.

Подготовить и оформить распоряжение можно практически в том же порядке, что аналогичные действия касательно приказов по основной деятельности, кроме того, имеет смысл ознакомиться со статьей о порядке согласования и регистрации приказов. Эти вопросы уже были подробно рассмотрены на нашем ресурсе, и вы сможете легко найти интересующую вас информацию. Поэтому, не будем повторяться, а в случае необходимости вы сможете ознакомиться с данными по приведенным выше ссылкам на соответствующие публикации.

В данной статье мы поговорим о том, как составляются и оформляются распоряжения. Поскольку порядок работы с этими документами аналогичен действиям, проводимым с приказами, мы обсудим только различия.

Распоряжения оформляют на специальном бланке распоряжения. Первая часть текста этого документа должна содержать изложение причин, которые послужили для составления документа. Эту часть текста принято заканчивать словом «обязываю» или «предлагаю», написанным с новой строки или прописными буквами, то есть:

ОБЯЗЫВАЮ

или

ПРЕДЛАГАЮ

Также допускается печатать данные слова вразрядку и в продолжение строки. В документах федеральных органов власти подобное написание является обязательным. То есть таким образом: о б яз ы в а ю или же п р е д л а г а ю, а дальше идет основной текст. Документы также могут быть оформлены и без этих слов. В таком случае первая часть должна заканчиваться обычным двоеточием, а затем переходят непосредственно к распорядительной части документа.

Предлагаем вашему вниманию образец оформления распоряжения

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «Торонто»

(ЗАО «Торонто»)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

«25» декабря 2014 г.

№ 214

г. Мытищи

О замене регистрационного знака на служебном автомобиле Ford Focus

В связи с плохой читаемостью регистрационных знаков на автомобиле Ford Focus, которая усложняет их идентификацию,

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Водителя Петракова И.Ю. оформить замену регистрационного знака на автомобиле Ford Focus № С 284 ЕТ.
2. Бухгалтера Молитвину Г.Л. внести изменения в данные бухгалтерского учета на основании отметки в паспорте транспортного средства данного автомобиля.
3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела обеспечения Брянского Л.А.

Директор

А.О. Шишкин

Предлагаем вашему вниманию еще один образец распоряжения руководителя – о закреплении автомобиля

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «Банановая роща»

(ЗАО «Банановая роща»)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

«21» сентября 2014 г.

№ 51

г. Нижнекамск

О назначении ответственных за автотранспорт лиц и выпуск автомобилей на линию в технически исправном состоянии

Для обеспечения сохранности, исправного технического состояния автомобилей и их безаварийной эксплуатации о б я з ы в а ю:

1. Назначить в качестве ответственных за обеспечение исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации следующих сотрудников:

Бородкина Е.С. за автомобиль Honda Civic № В 089 ОР,

Шумского Н.Т. за автомобиль Mitsubishi Lancer № Е 987 РА.

2. В случае служебной необходимости предоставить право управления данными автомобилями следующим сотрудниками отдела закупок:

Маркову Г.А. автомобилями Honda Civic № В 089 ОР, Mitsubishi Lancer № Е 987 РА,

Челищеву А.Д. автомобилем Honda Civic № В 089 ОР.

3. Назначить ответственным за проведение годового технического осмотра данных автомобилей, выпуск на линию автотранспортных средств в технически исправном состоянии, а также регистрацию автотранспорта ЗАО «Банановая роща» в органах ГИБДД специалиста отдела закупок Маркова Г. А., в его отсутствие специалиста отдела закупок Челищева А.Д.
4. Признать утратившими силу распоряжения ЗАО «Банановая роща» от 17.11.2011 № 62 «О назначении ответственного за автомобиль Honda Civic», от 03.03.2012 № 17 «О предоставлении права управления автомобилем Mitsubishi Lancer».
5. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на начальника отдела закупок Пальчикова В.В.

Директор

И.С. Ковылев

Мы уверены, что предложенные примеры распоряжения помогут вам с легкостью составить свой собственный документ, в соответствии с конкретными условиями вашей организации.

Консультация юриста

Писать ли слово «ОБЯЗЫВАЮ:» в распоряжении? Что писать дальше?

Слова «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которыми в распоряжениях констатирующая часть документа отделяется от распорядительной, являются терминами собственно делового стиля. Они отражают принцип принятия решения на основе единоначалия и определяют изложение текста от первого лица единственного числа (подразумевается: «Я обязываю»). Текст распоряжения (констатирующая и распорядительная части) должен содержать логические и грамматические связи:

• закрепляемые в речевой формуле «обязываю (кого?) (что сделать?) (к какому сроку?)»;
• оборот «обязываю (к чему?)» имеет «устаревший» оттенок значения и не соответствует деловому стилю русского литературного языка.

Пример. Текст распоряжения

В целях устранения замечаний, выявленных комиссией по проверке организации хранения и обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях,

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Руководителей структурных подразделений (что сделать? к какому сроку?);

2. Ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях (что сделать? к какому сроку?).

Но заметьте, что в ГОСТ Р 6.30-2003, который действовал почти 15 лет, термин «обязываю» вообще не упоминался, а п. 3.20 данного стандарта предполагал, что в распоряжениях используется термин «предлагаю». В ныне действующем ГОСТ Р 7.0.97-2016 требования к реквизиту «текст» (п. 5.18) излагаются вообще без упоминания особенностей распоряжения как вида документа.

Чтобы не спорить с руководителем, можно проявить инициативу и предложить внесение изменений в правила издания распорядительных документов (или в раздел Инструкции по делопроизводству) в связи с новой Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива 11.04.2018 № 44). Даже если ваша организация не является государственной, все равно полезно брать примеры и образцы из практики работы с документами в государственных организациях, чтобы «не изобретать велосипедов».

Рекомендуем обратить внимание на п. 3.29 Примерной инструкции, в котором зафиксировано, что в конце преамбулы распоряжения (его констатирующей части, в которой обычно обосновываются цели издания документа)

ставится двоеточие, а далее с красной строки и по пунктам излагается распорядительная часть текста по речевой модели: кому – что сделать – когда, к какому сроку? То есть в распоряжениях термин, отражающий принцип издания документа на основе единоначалия, «ОБЯЗЫВАЮ:» не употребляется. И констатирующая часть текста (по-новому – преамбула) в распоряжениях вообще может отсутствовать. В приложении 3 к Примерной инструкции приводится также рекомендуемый образец оформления распоряжения.

Фрагмент документа

Заголовок с текстом распоряжения из образца оформления в приложении 3 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)

О подготовке предложений
к плану НИОКР на 2018 г.

В связи с формированием Плана НИОКР на 2018 год, финансируемых из государственного бюджета:

1. Руководителям научно-исследовательских подразделений (Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.) подготовить и представить ученому секретарю предложения к плану НИОКР на 2018 год в срок до 15.06.2017.

2. Ученому секретарю (Фамилия И.О.) обеспечить формирование проекта плана НИОКР на 2018 год, финансируемых из государственного бюджета, в срок до 01.07.2017.

3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора по научной работе Фамилия И.О.

Распорядительные документы. Оформление   приказов по основной деятельности, указаний и распоряжений

Приказ по основной деятельности. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

• Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
• Подготовка проекта приказа
• Согласование проекта со специалистами
• Подписание приказа руководителем

Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

• Наименование вида документа – ПРИКАЗ
• Дата (датой приказа является дата его подписания)
• Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
• Заголовок  (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
• Текст

Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут :

• «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
• «что сделать» (указывают конкретную работу)
• «в какие сроки»

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

• Визы (приказ согласовывается  с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
• Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
• Отметка об исполнителе

Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.

 

Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» П Р И К А З 20.05.2001 № 23 __ Об образовании юридической службы В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе: Главного юрисконсульта – 1 штатная единица Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы 2. Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2001. Генеральный директор В.С.Семенов Визы: Главный бухгалтер Помощник генерального директора по коммерческим вопросам Главный юрисконсульт Антонова 265 76 88

Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п.

Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции.

Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

• Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ
• Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ»

Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» УКАЗАНИЕ _______________№______________ О введении в эксплуатацию автоматизированной системы документационного обеспечения управления На основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2001 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)» ПРЕДЛАГАЮ: 1. Руководителю службы документационного обеспечения фирмы Сергеевой О.Л. обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2001. 2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы. 3. Руководителям отдела информации Фокину И.Н. провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001. Генеральный директор В.С.Семенов Визы: Руководитель службы ДОУ В.Н.Кораблева Смирнова 233 45 80

Распоряжение  – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности фирмы

Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее). Подписывается распоряжением директором или его заместителями.

Распоряжение оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

• Наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ
• Распорядительная часть начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ»

Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» РАСПОРЯЖЕНИЕ _______________№______________ О проведении ремонтных работ В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате № 40 ОБЯЗЫВАЮ: 1. Провести ремонтные работы в комнате № 40. Ответственный – начальник технического отдела Антонов В.С. Срок исполнения – 01.06.2001 2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера Терехова А.В. Генеральный директор В.С.Семенов Визы: Главный инженер Б.К.Савельев 00.00.0000 Терентьева 233 67 88

Распоряжение руководителя организации: образец 2021 года

На чтение16 мин. Просмотров2005 Обновлено 14.08.2020

Содержание статьи (кликните, чтобы посмотреть)

Распоряжение № 177

В связи с необходимостью разработки и утверждения Плана закупок в соответствии с Федеральным законом от 18. 07.2011 г. № 223-ФЗ,

1. Структурным подразделениям ООО «КиноФинт» в срок до 14 декабря 2021 г. представить начальнику отдела организации закупок Сферовой Марии Викторовне перечень товаров, работ и услуг, необходимых для осуществления работниками ООО «КиноФинт» трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором в 2021 году.
2. Начальникам структурных подразделений (согласно прилагаемому к настоящему распоряжению списку) назначить ответственных за исполнение настоящего приложения, взять на контроль сроки исполнения требования распоряжения.
3. Начальнику отдела организации закупок Сферовой Марии Викторовне в срок до 20 декабря 2021 г. представить генеральному директору ООО «КиноФинт» оформленный в соответствии с требованиями законодательства РФ план закупок ООО «КиноФинт» на 2022 год.
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Приложение: список структурных подразделений

лист ознакомления с настоящим распоряжением

Заместитель генерального директора Яковлев Яковлев С.П.

к содержанию ↑

Чем отличается распоряжение работодателя от приказа

Ответ на этот вопрос носит больше теоретический характер. С точки зрения практики, стоит признать, что отличия не очевидны.

Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)

Конечно, теоретики трудового права найдут признаки и особенности каждого документа. Например, с помощью приказа решаются правовые вопросы, а распоряжение регулирует организационные вопросы.

А как быть с приказом о направлении в командировку? Разве это не вопрос организации труда? Или называют отличие: приказ носит длительный срок, а распоряжения ограничены во времени. Тоже спорное отличие.

Но даже Трудовой кодекс (статья 68, к примеру) употребляет эти термины как равнозначные. Хотя одно отличие все же «налицо». Приказ работодателя не может быть устным. А простое распоряжение руководителя иногда выражается в устной форме.

к содержанию ↑

Устная или письменная форма распоряжения?

Некоторые руководители предпочитают отдавать распоряжения подчиненным в устном виде: с их точки зрения это экономит время и избавляет от дополнительной бумажной работы. Однако такой вариант — не самое лучшее решение.

Например, бывают случаи, когда сотрудник выполняет распоряжение начальства ненадлежащим образом или совсем его игнорирует. Привлечь в такой ситуации его к дисциплинарному взысканию за неисполнение устного распоряжения будет невозможно.

Если же оформить документ в письменной форме, таких сложностей (да и многих других) удастся избежать.

Мнение эксперта

Куртов Михаил Сергеевич

Юрист-практик с 15-летним стажем. Специализируется на гражданском и семейном праве. Автор десятков статей на юридическую тематику.

Именно поэтому эксперты настоятельно рекомендуют все ключевые рабочие моменты в плане распорядительной деятельности оформлять в письменном виде: приказами или распоряжениями.

к содержанию ↑

Кто имеет право писать распоряжение

Приказ может исходить только от лица директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, в должностной инструкции которых указана данная функция в виде права.

Важно, чтобы сотрудник, издающий распоряжения имел представление о том, как правильно составлять и оформлять документ, знал основы трудового и гражданского законодательства, а также внутренние нормативно-правовые акты организации – именно на эти документы следует ссылаться при составлении документа.

к содержанию ↑

Надо ли согласовывать распоряжение с директором фирмы

Распоряжения, исходящие от имени руководителя структурного подразделения или отдела, обычно являются следствием проводимой в компании стратегической политики директора и администрации фирмы – своеволие при составлении такого рода бумаг для начальников среднего звена недопустимо.

Поэтому в большинстве случаев согласовывать распоряжение с директором нет необходимости.

к содержанию ↑

Надо ли давать обоснование в распоряжении

Распоряжение, ровно как и приказ, нужно обязательно обосновывать. Если есть возможность, следует указать норму закона, выполнение которой послужило основанием для написания распоряжения или внести объективную причину для создания документа (в виде «В связи с….»).

После изложения обоснования дальнейшую часть распоряжения следует заканчивать словом «Предлагаю» или «Обязываю».

к содержанию ↑

На что обратить внимание при составлении распоряжения

На сегодня нет единого унифицированного образца распоряжения, так что предприятия и организации имеют полное право писать его в произвольном виде или по типовому образцу, действующему на предприятии.
При этом при составлении документа важно придерживаться некоторых норм делопроизводства, касающихся распорядительной документации. В частности:

1. Распоряжению обязательно следует
   • присвоить номер,
   • поставить дату его создания,
   • написать наименование организации.
2. Далее в документе нужно указать
   • обоснование или основание для его формирования,
   • обозначить работника или группу работников, в отношении которых издается распоряжении (с указанием их должностей, имен и отчеств),
   • задачи, которые перед ними стоят,
   • сроки их решения.
3. Также необходимо назначить ответственное за выполнение распоряжения лицо (автор документа может оставить это право за собой).

Если к бланку прикладываются какие-то дополнительные бумаги, их наличие следует отметить в тексте отдельным пунктом.

к содержанию ↑

Основные нюансы в оформлении распоряжения

Как к содержанию распоряжения, так и к его оформлению, закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия. Текст можно набирать на компьютере или писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом).

Только один момент нужно соблюдать неукоснительно: документ должен быть подписан руководителем организации или лицом, уполномоченным на визирование таких бумаг.

При этом проштамповывать его строгой необходимости нет: это следует делать только тогда, когда норма по использованию штемпельных изделий закреплена в локально-правовых актах предприятия.

Распоряжение руководства, оформленное в письменном виде нужно обязательно регистрировать в журнале учета внутренних документов.

к содержанию ↑

Как, сколько времени и где хранить распоряжение

Распоряжение на период его действия нужно подшить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. После того, как срок актуальности пройдет, бланк можно убрать в архив организации, где он должен находиться период, прописанный для такого рода бумаг законодательством или нормативными актами фирмы.

Руководитель компании может издавать распоряжения для того, чтобы проводить разрешение оперативных вопросов. Ниже вы можете найти образец оформления такого распоряжения. Как правило, такой документ касается интересов лишь небольшого количества сотрудников, а срок действия его ограничен.

Подготовить и оформить распоряжение можно практически в том же порядке, что аналогичные действия касательно приказов по основной деятельности, кроме того, имеет смысл ознакомиться со статьей о порядке согласования и регистрации приказов. Эти вопросы уже были подробно рассмотрены на нашем ресурсе, и вы сможете легко найти интересующую вас информацию.

Поэтому, не будем повторяться, а в случае необходимости вы сможете ознакомиться с данными по приведенным выше ссылкам на соответствующие публикации.

В данной статье мы поговорим о том, как составляются и оформляются распоряжения. Поскольку порядок работы с этими документами аналогичен действиям, проводимым с приказами, мы обсудим только различия.

Распоряжения оформляют на специальном бланке распоряжения. Первая часть текста этого документа должна содержать изложение причин, которые послужили для составления документа. Эту часть текста принято заканчивать словом «обязываю» или «предлагаю», написанным с новой строки или прописными буквами, то есть:

Также допускается печатать данные слова вразрядку и в продолжение строки. В документах федеральных органов власти подобное написание является обязательным.

То есть таким образом: о б яз ы в а ю или же п р е д л а г а ю, а дальше идет основной текст. Документы также могут быть оформлены и без этих слов.

В таком случае первая часть должна заканчиваться обычным двоеточием, а затем переходят непосредственно к распорядительной части документа.

Предлагаем вашему вниманию образец оформления распоряжения

«25» декабря 2014 г.

№ 214

О замене регистрационного знака на служебном автомобиле Ford Focus

В связи с плохой читаемостью регистрационных знаков на автомобиле Ford Focus, которая усложняет их идентификацию,

1. Водителя Петракова И.Ю. оформить замену регистрационного знака на автомобиле Ford Focus № С 284 ЕТ.
2. Бухгалтера Молитвину Г.Л. внести изменения в данные бухгалтерского учета на основании отметки в паспорте транспортного средства данного автомобиля.
3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела обеспечения Брянского Л.А.

Директор

А.О. Шишкин

Предлагаем вашему вниманию еще один образец распоряжения руководителя – о закреплении автомобиля

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «Банановая роща»

«21» сентября 2014 г.

№ 51

О назначении ответственных за автотранспорт лиц и выпуск автомобилей на линию в технически исправном состоянии

Для обеспечения сохранности, исправного технического состояния автомобилей и их безаварийной эксплуатации о б я з ы в а ю:

1. Назначить в качестве ответственных за обеспечение исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации следующих сотрудников:

Бородкина Е.С. за автомобиль Honda Civic № В 089 ОР,

Шумского Н.Т. за автомобиль Mitsubishi Lancer № Е 987 РА.

1. В случае служебной необходимости предоставить право управления данными автомобилями следующим сотрудниками отдела закупок:

Маркову Г. А. автомобилями Honda Civic № В 089 ОР, Mitsubishi Lancer № Е 987 РА,

Челищеву А.Д. автомобилем Honda Civic № В 089 ОР.

1. Назначить ответственным за проведение годового технического осмотра данных автомобилей, выпуск на линию автотранспортных средств в технически исправном состоянии, а также регистрацию автотранспорта ЗАО «Банановая роща» в органах ГИБДД специалиста отдела закупок Маркова Г.А., в его отсутствие специалиста отдела закупок Челищева А.Д.
2. Признать утратившими силу распоряжения ЗАО «Банановая роща» от 17.11.2011 № 62 «О назначении ответственного за автомобиль Honda Civic», от 03.03.2012 № 17 «О предоставлении права управления автомобилем Mitsubishi Lancer».
3. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на начальника отдела закупок Пальчикова В.В.

Директор

И.С. Ковылев

Мы уверены, что предложенные примеры распоряжения помогут вам с легкостью составить свой собственный документ, в соответствии с конкретными условиями вашей организации.

Поскольку генеральный директор (или просто директор, президент, руководитель, и т.д.), является наемным работником, а не владельцем компании (и даже если одновременно является), для его вступления в должность необходимо оформить приказ о назначении.

Самое интересное, что назначает директора на должность (и заключает с ним трудовой договор) участник ООО (председатель собрания, если их несколько).

Но при этом приказ о назначении на должность директор составляет и подписывает «сам на себя».

к содержанию ↑

Полномочия генерального директора в организации

Мнение эксперта

Куртов Михаил Сергеевич

Юрист-практик с 15-летним стажем. Специализируется на гражданском и семейном праве. Автор десятков статей на юридическую тематику.

Полномочия генерального директора, или, как его называют в ФЗ «Об ООО», единоличного исполнительного органа общества, прописаны в упомянутом Законе. А именно статья 40, ч. 3:

• без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки;
• выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия;
• издает приказы о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;
• осуществляет иные полномочия, не отнесенные настоящим Федеральным законом или уставом общества к компетенции общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и коллегиального исполнительного органа общества.

Иными словами, это исполнительный орган — и «терминал» для общения ООО с внешним миром. Как указано выше, доверенность ему не нужна, он действует на основании полномочий, прописанных в уставе ООО.

Генеральный директор также принимает на работу других работников, он же их увольняет. Тут официальных действий собственников бизнеса не требуется.

к содержанию ↑

Процедура назначения руководителя

Поскольку назначить директора могут только участники (или единственный участник), то процедура тут состоит из нескольких этапов:

1. Принятие решения единственным участником или собранием участников о назначении на должность директора (соответственно, со снятием старого).
2. Государственная регистрация изменений в ЕГРЮЛ, в связи с изменением сведений о единоличном исполнительном органе.
3. Заключение трудового договора (со стороны ООО подписывает единственный участник, или лицо, председательствовавшее на собрании).
4. Подписание приказа о назначении, вступление в должность.

Трудовой договор можно заключить и до гос. регистрации, но для третьих лиц директор становится директором только после внесения сведений о нем в ЕГРЮЛ.

к содержанию ↑

Приказ №1 или как назначить директора ООО

Поскольку директор ООО является самым первым работником, который потом сам будет издавать приказы, то логично поставить для него номер 1. Хотя номер приказа никаких последствий для него не несет, хоть без номера, он нужен только для упрощения и удобства делопроизводства.

В целом, все достаточно прозаично — директор сам составляет (или скачивает готовый) текст приказа, распечатывает его, подписывает, ставит печать и кладет в папку с другими обязательными документами ООО.

Желательно сделать несколько экземпляров, пригодятся в банке, для получения лицензий, для тендеров, контрагентов и пр.

к содержанию ↑

Приказ или распоряжение?

Зачастую эти виды документов объединяют, полагая, что приказ и распоряжение – это одно и то же. На практике так часто и бывает, однако важно понимать, что:

• приказ выпускается только от имени директора всего предприятия;
• распоряжения издают руководители филиалов, обособленных подразделений компании.

Также распоряжения могут подписывать и начальники цехов, менеджеры отделов и др. Поэтому подписание приказа – это исключительное полномочие директора, а остальные руководящие сотрудники могут издавать только распоряжения.

При этом директор практически всегда подписывает приказ только лично, однако таким правом обладает и другой сотрудник, который официально уполномочен на это (имеет действующую доверенность).

к содержанию ↑

Суть и виды распоряжения

Назначение распоряжения руководителя может быть разным, и в зависимости от этого можно условно выделить 2 его вида:

1. Предлагающее – менеджер проявляет инициативу и вносит деловое предложение на рассмотрение своего начальника (директора по предприятию).
2. Обязывающее – документ содержит приказную часть, в которой излагаются требования к определенным отделам, конкретным сотрудникам и т.п. К такому типу распоряжений относится большинство документов.

к содержанию ↑

Структура и образцы распоряжения

Несмотря на отсутствие единой формы распоряжения, обычно документ составляется согласно такой структуре:

1. Название компании.
2. Номер распоряжение (обычно нумерация сквозная в этой категории документов, новый порядок начинается с января следующего года).
3. Место и дата подписания.
4. Обоснование решения: обычно начинается со слов «В связи с» либо: «Во исполнение», «На основании», «В соответствии».
5. Распорядительная часть: начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ», которое принято прописывать только заглавными буквами.
6. Отметка о том, кто будет контролировать исполнение распоряжения – конкретный сотрудник, несколько сотрудников либо сам руководитель: «Контроль за исполнением оставляю за собой».
7. Должность, подпись и расшифровка подписи (фамилия, инициалы).

Готовый образец документа, на который можно ориентироваться при составлении своего распоряжения, выглядит так.

к содержанию ↑

Как оформляется и сколько хранится документ

Технически текст можно составить как от руки (ручкой синего или черного текста), так и набрать на компьютере. При этом собственноручная подпись ставится обязательно (факсимиле использовать недопустимо), а печать ставится только в том случае, если это прямо предусмотрено нормативными актами самой компании.

Документ, как правило, составляется в количестве 1 оригинального экземпляра. Копию при необходимости может снять любой сотрудник, который должен выполнить поручение согласно этому распоряжению.

По истечении срока исполнения либо после завершения задачи документ отправляют в архив для хранения. Срок хранения зависит от вида регулируемой деятельности:

• основная деятельность – постоянно;
• вопросы административно-хозяйственного характера – 5 лет;
• по сотрудникам (личному составу) – 75 лет.

Реквизиты документа (номер, дата, название) всегда фиксируются в журнале учета внутренней документации.

к содержанию ↑

Порядок согласования текста распоряжения

В большинстве случаев текст распоряжения необязательно согласовывать с директором, поскольку документ составляется «в развитие» недавно вышедшего приказа. Например, директор приказал оптимизировать расходы, в связи с чем руководитель каждого из филиалов издает серию распоряжений об инвентаризации, изучении использования рабочего времени, выявлении причин недовыполнения плана и т.п.

Поэтому предполагается, что распоряжение составляется как вариант детализации общего приказа, и директор знает об этом.

Однако если инициатива исходит от самого руководителя, и его распоряжение не является реакцией на вышедший приказ, согласование текста документа с директором обязательно.

к содержанию ↑

О назначении ответственных лиц

ОБРАЗЕЦ

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

Приказ

от 22 октября 2012 г. N 125

О назначении уполномоченного лица,
ответственного за ведение, хранение,
учет и выдачу трудовых книжек

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, приказываю:

1. Назначить с 22.10.2012 ответственным за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров В.В. Ромашкину.

2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Лютиков А.В. Лютиков

Начальник отдела кадров Ромашкина В.В. Ромашкина 22.10.2012

к содержанию ↑

По предприятию

Как правильно составить распоряжение

Мнение эксперта

Куртов Михаил Сергеевич

Юрист-практик с 15-летним стажем. Специализируется на гражданском и семейном праве. Автор десятков статей на юридическую тематику.

Такой распорядительный документ должен составляться в письменном виде. Данный вид оформления предпочтительней, нежели устная форма изложения.

В некоторых случаях, форма распоряжения может быть установлена законным или подзаконным актом, а также внутренним, локальным документом фирмы.

В случае, если вид бланка распоряжения установлен нормативными актами, то такая форма должна быть в обязательном порядке соблюдена составителями, иначе принятый документ может быть признан недействительным.

Как правило, анализируемый распорядительный акт составляется в единственном оригинальном экземпляре и подлежит хранению в подразделении, выступившем инициатором его издания и применения. При необходимости, могут быть составлены копии такого акта, в достаточном количестве экземпляров.

Если документ носит внутренний характер, то подпись руководителя можно не заверять оттиском печати. Если распоряжение, в том числе, предназначено для передачи сторонним лицам, то подпись руководителя на нем может быть подтверждена печатью организации.

При необходимости, вступившее в силу распоряжение может быть отменено аналогичным управленческим актом.

к содержанию ↑

О проведении инвентаризации

РАСПОРЯЖЕНИЕ
О ПРОВЕДЕНИИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
N ________ ОТ «___»____________ 19__ Г.

Для проведения инвентаризации в _________________________________
(наименование предприятия)

у материально ответственного(ных) лица(лиц) __________________________
(фамилия, имя, отчество)

назначается инвентаризационная комиссия в составе:
1. председателя _________________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество)

2. членов комиссии ______________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество)

______________________________________________________________________
Инвентаризации подлежат _________________________________________
(указать, какие ценности,

______________________________________________________________________
расчеты подлежат инвентаризации)

К инвентаризации приступить внезапно ____________________________
(дата, часы начала)

и окончить ___________________________________________________________
Причина инвентаризации __________________________________________
(указывается: контрольная, смена

______________________________________________________________________
материально ответственных лиц, переоценка и т. п.)

Указанную инвентаризацию провести в полном соответствии с
действующей инструкцией о порядке проведения инвентаризации ценностей.
Инвентаризационные материалы сдать в бухгалтерию __________________ не
позднее ________ час «___»_________ 19__ г.

Руководитель ___________ _______________________
(подпись) (Ф.И.О.)

Главный бухгалтер ___________ _______________________
(подпись) (Ф.И.О.)

к содержанию ↑

О создании комиссии

Образец приказа о создании комиссии

Предлагаем вашему вниманию такой приказ на создание комиссии.

Как видно, данный образец приказа на создание комиссии объединяет все вышеуказанные характеристики бланка и является хорошим примером составления документа.

Приказы в любой компании — это основной распорядительный документ. Они могут быть разного назначения, но суть у них одна — внедрить, утвердить какое-либо решение или проинформировать сотрудников об изменениях.

Мнение эксперта

Куртов Михаил Сергеевич

Юрист-практик с 15-летним стажем. Специализируется на гражданском и семейном праве. Автор десятков статей на юридическую тематику.

Обычно выделяют три группы приказов: по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам и по основной деятельности. К последней группе относят те документы, которые касаются делопроизводственных процессов и затрагивают весь коллектив.

Давайте разберем, как правильно структурировать и написать приказ по основной деятельности, сделать шаблон и не допустить ошибок. Это статья, своего рода, шпаргалка для начинающих.

Автор статьи

Юрист-практик с 15-летним стажем. Специализируется на гражданском и семейном праве. Автор десятков статей на юридическую тематику.

Следующая

ЗаконыПросрочка по кредиту: что делать

Отличная статья 0

Распорядительные документы составление и оформление

Распорядительные документы составление и оформление приказов, распоряжений, постановлений, указаний.

Распорядительные документы  профсоюзной организации видами являются постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Все распорядительные документы должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации». Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений вышестоящих органов или в пределах полномочий и компетенции председателя профсоюзной и для выполнения задач, возложенных на профсоюзную организацию.

Подготовка распорядительных документов сложный процесс. Она может быть поручена одному из должностных лиц или рабочей группе, комиссии профсоюзного комитета.

Распорядительные документы подготовка  может включать следующие стадии:

• Изучение существа вопроса;
• Подготовка проекта распорядительного документа;
• Согласование документа;
• Подписание документа.

Для постановлений и решений коллегиального органа (профсоюзного комитета, президиума) добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

1 Постановление

Постановление – нормативный акт, принимаемый коллегиальным органом для решения важнейших вопросов деятельности профсоюзной организации.

Постановления оформляются как правило на бланках и имеют следующие реквизиты: название органа управления, вид документа, дату принятия, место его издания, заголовок к тексту. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа «постановляет», «решил». Слова «постановляет», «постановил», «решает», «решил» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и этим отделяют констатирующую часть документа от распорядительной.

Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей. В констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если постановление издаётся на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части даётся ссылка на него.

Распорядительная часть постановления начинается с наименования органа, его принимающего. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указывается исполнитель – должностное лицо, комиссия, предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте постановления называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением. Постановления и решения имеют две подписи – председателя и секретаря коллегиального органа.

Например:

ГОСТ Р. 6.30 — 2003

ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Красноярская территориальная (краевая) организация Профсоюзная  организация КГПУ  Президиум профсоюзного комитета  ПОСТАНОВЛЕНИЕ  26.04.2014                                                                            протокол № 7 об участии в первомайской акции профсоюзов 2014 г. В соответствии с постановлением Пленума Красноярской территориальной (краевой) организации профсоюзов от 05.04.2014 ПОСТАНОВЛЯЕТ: 1.Принять участие 1 мая 2014 года в митингах, шествиях, организуемых Федерацией профсоюзов Красноярского края. 2. Организовать участие работников вуза в митингах, шествиях, используя лозунги, отражающие актуальные требования Профсоюза по 5 человек от института, факультета отв. председатели профсоюзных организаций институтов, факультетов 3.Контроль за выполнением данного постановления возложить на председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисееву В.Н. Зам. председателя                                            Е.Н. Белова Секретарь                                                       В.Н. Моисеева

 

2 Приказ

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем для решения оперативных организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы в пределах своей компетенции.

Приказ оформляется на бланке профсоюзной организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем, если в тексте не указано другого срока.

По назначению приказы делятся на:

• приказы по основной деятельности;
• по личному составу.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписанных действий, причины издания приказа, даётся ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», которое печатается прописными буквами и ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. В каждом пункте указываются исполнитель (комиссия, должностное лицо) предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указать и обобщённо, например: председателям профсоюзных организаций.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределённой форме – «подготовить», «организовать», «обеспечить», «разработать» и другие.

Например:

ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Красноярская территориальная (краевая) организация Профсоюзная  организация КГПУ ПРИКАЗ  04.03.2015                                                     № 3 Красноярск О введении Инструкции по делопроизводству В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности, выполнения постановления президиума профсоюзного комитета от 02. 03.2015 ПРИКАЗЫВАЮ: 1.Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в профсоюзной организации. 2.Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 10.03.2015 ответственный: специалист Налимова Н.А. 3.Руководствоваться всем председателям профсоюзных организаций структурных подразделений правилами работы с документами, закреплёнными в Инструкции по делопроизводству. 4.Обеспечить специалисту Налимовой Н.А. тиражирование Инструкции по делопроизводству и передачу во все профсоюзные организации институтов, факультетов до 01.03.2015 5.Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя председателя Белову Е.Н. Председатель          Софронова                                           О.Г. Софронова

 

Заголовок приказа должен быть сформулирован чётко, кратко, выражать основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чём?». Заголовок может занимать не более 5 строк, печатается у левого поля, через 1 интервал.

Регистрация приказов – это присвоение порядковых номеров в пределах календарного года.

Приказы по личному составу оформляются на основе унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, утверждённых Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года № 1 и Трудовым кодексом РФ. Приказы по личному составу являются основанием для внесения записей в трудовые книжки, личные карточки по учёту кадров, наградные и другие документы и хранятся в течение 75 лет.

3 Распоряжение

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый председателем профсоюзной организации или заместителем, на отдельные работы, мероприятия. В правовом отношении распоряжение и приказ равноценны. Разница между ними в том, что приказы принимаются по общим вопросам, а распоряжение – по частным.

Поэтому по составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. Текст распорядительной части начинается со слов «предлагаю» или «обязываю».

Например:

ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Красноярская территориальная (краевая) организация Профсоюзная организация КГПУ РАСПОРЯЖЕНИЕ  14.05.2012                                                     № 12 Красноярск О проведении конкурса художественных и творческих работ работников вуза В связи с решением президиума профсоюзного комитета от 20.04.2012 ОБЯЗЫВАЮ: 1.Провести конкурс художественных и творческих работ работников вуза. Ответственный – член культурно-массовой комиссии профкома Тихомирова В.И., срок – 25.05.2012. 2.Контроль за проведением конкурса художественных и творческих работ работников возложить на заместителя председателя Ценюга И.Н. Председатель                                 Софронова                    О.Г. Софронова

 

4 Указание

Указание – правовой акт, издаваемый председателем или заместителем председателя профсоюзной организации по вопросам информационно-методического характера, по вопросам исполнения приказов, положений, инструкций.

Указание по составу реквизитов не отличается от приказа, а его распорядительная часть начинается со слова «предлагаю», «считаю необходимым», «рекомендую».

Например:

ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Красноярская территориальная (краевая) организация Профсоюзная  организация КГПУ УКАЗАНИЕ  03.06.2013 № 26 Красноярск О тематике обучения профсоюзного актива В целях выполнения постановления президиума профсоюзного комитета от 20.04.2013 «О программе кадры» ПРЕДЛАГАЮ: 1. Председателям профсоюзных организаций институтов, факультетов представить в профсоюзный комитет предполагаемые темы для обучения профсоюзного актива до 20.06.2013. 2.Организационно-массовой комиссии профкома составить план обучения профсоюзного актива и представить его на утверждение на президиум профкома до 01.07.2013. Ответственный — специалист Налимова Н.А. 3.Контроль за выполнением настоящего указания возложить на заместителя председателя Ценюга И.Н. Председатель                                 Софронова             О.Г. Софронова

 

Ольга Софронова

Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

Правила внутреннего трудового распорядка

Составление и оформление протоколов заседаний, собраний, конференций

На сайте Роструда появились перечни работодателей, которым чаще остальных стоит ждать проверок

Каковы действия работодателя по окончании проведения специальной оценки условий труда?

Унифицированная форма ИНВ-22. Приказ о проведении инвентаризации

Перед любой инвентаризацией обязательно издать приказ о проведении инвентаризации. Это первый документ, который необходимо оформить перед стартом процедуры.

В приказе об инвентаризации товарно-материальных ценностей должны быть указаны ее причины, состав комиссии, имущество, подлежащее проверке, а также даты ее начала и окончания. Члены инвентаризационной комиссии должны быть перечислены пофамильно и с указанием их должностей. Обязательно выделить председателя комиссии. Документ утверждает руководитель организации и подписывают все члены инвентаризационной комиссии.

Внешний вид приказа можно разработать самостоятельно, но проще воспользоваться готовым бланком. Отлично подойдет унифицированная форма ИНВ-22 «Приказ о проведении инвентаризации». Она утверждена постановлением Госкомстата России № 88 от 18 августа 1998 г.

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк или образец в формате Excel или Word
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Более 1 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад
Начать использовать

Образец приказа о проведении инвентаризации

Вы можете воспользоваться заполненным образцом приказа на проведение инвентаризации, который мы подготовили. Его можно скачать ниже. Чтобы все сделать правильно, откройте образец приказа о проведении инвентаризации и заполните бланк по аналогии.

Скачать образец заполнения приказа о проведении инвентаризации ИНВ-22

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк или образец в формате Excel или Word
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Приказ о проведении годовой инвентаризации. Образец

Годовая инвентаризация проводится перед ежегодным составлением бухгалтерской отчетности, не ранее 1 октября текущего года. Образец приказа на инвентаризацию перед годовым отчетом мало чем отличается от других. Обычно используют ту же форму ИНВ-22, только указывают соответствующую причину.

Скачать образец приказа о проведении годовой инвентаризации

Причины инвентаризации в приказе

В зависимости от того, по какому поводу планируется инвентаризация, указываются причины инвентаризации в приказе. Допустим, процедура будет проводиться в связи с передачей имущества организации в аренду. Тогда в графе «Причина инвентаризации» в приказе можно так и написать: «Подготовка к передаче имущества организации в аренду». Если это годовая инвентаризация, то формулировка будет такая: «Подготовка к составлению годовой бухгалтерской отчетности». Именно так и показано в нашем образце выше. Аналогично причины инвентаризации в приказе прописываются и для всех остальных случаев. Наиболее популярный вариант — «Контрольная проверка».

Распоряжение средствами (частью средств) материнского капитала

Заявление на распоряжение средствами материнского капитала подается после его оформления, но потратить средства можно только на определенные цели.  Воспользоваться можно сразу всей суммой либо только ее частью.

Ежемесячная выплата из средств материнского капитала

Выплата положена при рождении второго ребенка семьям, у которых средний доход за последние 12 месяцев не превышает двух региональных прожиточных минимумов на человека.

Подать заявление о назначении ежемесячной выплаты можно в любое время в течение трех лет со дня рождения ребенка, при этом дата рождения ребенка должна быть не ранее 1 января 2018 года.

Социальная адаптация и интеграция в общество детей‑инвалидов

Средствами материнского капитала можно компенсировать затраты на покупку товаров и услуг для социальной адаптации и интеграции в общество детей‑инвалидов по утвержденному перечню.

Подать заявление можно в любое время после рождения (усыновления) ребенка.

Накопительная пенсия мамы

Средства материнского капитала могут быть включены в состав пенсионных накоплений и переданы в доверительное управление управляющей компании или в негосударственный пенсионный фонд.

Подать заявление можно через 3 года после рождения (усыновления) ребенка.

Образование детей

Направить материнский капитал на образование любого из детей можно, когда ребенку, рождение которого дает право на сертификат, исполнится 3 года. Исключение составляет дошкольное образование — по этому направлению материнским капиталом можно распорядиться сразу после рождения (усыновления) ребенка, который дает право на сертификат.

Улучшение жилищных условий

Направить материнский капитал на улучшение жилищных условий можно, когда ребенку, в связи с рождением (усыновлением) которого возникло право на получение сертификата, исполнится три года. Исключение — уплата первоначального взноса или погашение долга по жилищному кредиту или займу, в этом случае воспользоваться материнским капиталом можно сразу.

При необходимости можно использовать средства сразу по нескольким направлениям в рамках суммы, указанной в сертификате.

Средства материнского (семейного) капитала не передаются наличными денежными средствами.

Вы можете получить подробную информацию на сайте Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР).

В период с 1 апреля 2020 по 1 марта 2021 года включительно ежемесячная выплата будет продлена автоматически без подачи заявлений гражданам с детьми, достигшими в указанный период возраста одного года или двух лет. В случае автоматического продления выплаты она назначается со дня, следующего за днем прекращения предыдущей выплаты, на срок до 1 марта 2021.

Полное наименование:

Государственная услуга по рассмотрению заявления о распоряжении средствами (частью средств) материнского (семейного) капитала

7.7 Инструкции по написанию — Основы технического письма

Одним из наиболее распространенных и важных способов использования технического письма является предоставление инструкций, этих пошаговых объяснений того, как собирать, эксплуатировать, ремонтировать или выполнять текущее обслуживание чего-либо. Хотя они могут показаться интуитивно понятными и простыми в написании, инструкции — одни из самых плохо написанных документов, которые вы можете найти. У большинства из нас, вероятно, было много неприятных опытов с плохо написанными инструкциями. В этой главе вы узнаете, какие методы обучения профессионалы считают лучшими.

Для эффективного набора инструкций требуется следующее:

• Четкое, точное и простое письмо
• Полное понимание процедуры во всех ее технических деталях
• Умение поставить себя на место читателя, человека, пытающегося использовать ваши инструкции
• Способность подробно визуализировать процедуру и зафиксировать эту осведомленность на бумаге
• Готовность проверить ваши инструкции на том, для кого вы их написали.

В начале проекта по написанию набора инструкций важно определить структуру или характеристики конкретной процедуры, о которой вы собираетесь писать. Вот несколько шагов, которые необходимо выполнить:

1. Тщательный анализ аудитории и задачи

На раннем этапе процесса определите аудиторию и ситуацию ваших инструкций. Помните, что определение аудитории означает определение уровня знакомства ваших читателей с темой.

2.Определить количество задач

Сколько задач в процедуре, о которой вы пишете? Давайте использовать термин процедура для обозначения всего набора действий, для обсуждения которых предназначены ваши инструкции. Задача — это полунезависимая группа действий в рамках процедуры: например, установка часов на микроволновой печи — одна из задач в большой общей процедуре работы с микроволновой печью.

Простая процедура, такая как замена масла в автомобиле, содержит только одну задачу; полунезависимых групп видов деятельности нет.Более сложная процедура, такая как использование микроволновой печи, включает в себя несколько полунезависимых задач: установка часов; установка уровня мощности; с помощью таймера; чистка и уход за микроволновой печью, среди прочего.

У некоторых инструкций есть только одна задача, но в ней много шагов. Например, представьте себе набор инструкций по сборке детских качелей. По моему собственному опыту, ступеней было больше 130! Это может быть немного пугающе. Хороший подход — сгруппировать похожие и связанные шаги по фазам и начинать перенумеровать шаги на каждой новой фазе.Таким образом, этап представляет собой группу аналогичных шагов в рамках однозадачной процедуры. В примере с качелями установка рамы была бы этапом; закрепить вещь в земле было бы другим; сборка качелей для коробки была бы еще одним делом.

3. Определите лучший подход к пошаговому обсуждению

Для большинства инструкций вы можете сосредоточиться на задачах или на инструментах (или функциях инструментов). В подходе к задаче (также известном как ориентация на задачу) к инструкциям по использованию службы автоответчика у вас будут следующие разделы:

• Запись приветствия
• Воспроизведение сообщений
• Сохранение сообщений
• Пересылка сообщений
• Удаление ваших сообщений и т. Д.

Это задачи — типичные вещи, которые мы хотели бы делать с машиной.

С другой стороны, в подходе инструментов к инструкциям по использованию копировального аппарата, вероятно, будут разделы о том, как использовать определенные функции:

• Кнопка копирования
• Кнопка отмены
• Кнопка увеличения / уменьшения
• Кнопка подборки / сшивания
• Кнопка размера копии и т. Д.

Если вы разработали набор инструкций по этому плану, вы должны написать шаги по использованию каждой кнопки или функции копировального аппарата. Инструкции, использующие этот инструментальный подход, сложно заставить работать.Иногда название кнопки не совсем соответствует задаче, с которой она связана; иногда вам нужно использовать больше, чем одну кнопку, чтобы выполнить задачу. Тем не менее, бывают случаи, когда подход с использованием инструментов / функций может быть предпочтительнее.

4. Конструкторские группировки задач

Задачи листинга могут быть не всем, что вам нужно сделать. Задач может быть так много, что вы должны сгруппировать их, чтобы читателям было легче находить отдельные. Например, следующие общие группы задач в инструкциях:

1. Задачи по распаковке и настройке
2. Установка и настройка задач
3. Основные рабочие задачи
4. Текущее обслуживание
5. Задачи по устранению неисправностей.

Ниже приводится обзор разделов, которые обычно встречаются в инструкциях. Не думайте, что каждый из них должен быть в фактических инструкциях, которые вы пишете, или что они должны быть в указанном здесь порядке, или что это единственные возможные разделы в наборе инструкций.

Для альтернативных форматов ознакомьтесь с примерами инструкций.

Введение: тщательно спланируйте введение в свои инструкции. Он может включать любое из следующего (но не обязательно в этом порядке):

• Укажите конкретные задачи или процедуры, которые необходимо объяснить, а также объем (что будет и что не будет охвачено)
• Укажите, что требуется аудитории с точки зрения знаний и опыта для понимания инструкций.
• Дайте общее представление о процедуре и ее достижении
• Укажите условия, при которых следует (или не следует) использовать эти инструкции
• Дайте обзор содержания инструкций.

Общие предупреждения, предостережения, предупреждения об опасности : инструкции часто должны предупреждать читателей о возможности испортить свое оборудование, нарушить процедуру и причинить себе вред. Кроме того, инструкции часто должны подчеркивать ключевые моменты или исключения. Для этих ситуаций вы используете специальные уведомления — примечания, предупреждения, предостережения и предупреждения об опасности. Обратите внимание, как эти специальные примечания используются в приведенных выше примерах инструкций.

Техническая подготовка или теория: в начале определенных видов инструкций (после введения) вам может потребоваться обсуждение предыстории, связанной с процедурой.Для некоторых инструкций этот фон имеет решающее значение — в противном случае шаги процедуры не имеют смысла. Например, у вас может быть некоторый опыт работы с этими программными апплетами, в которых вы определяете свои собственные цвета, перемещая красные, зеленые и синие ползунки. Чтобы по-настоящему понять, что вы делаете, у вас должен быть цветной фон. Точно так же вы можете представить, что для некоторых инструкций с использованием камер также может потребоваться некоторая теория.

Оборудование и расходные материалы: обратите внимание, что большинство инструкций включает список вещей, которые вам необходимо собрать перед началом процедуры.Сюда входит оборудование, , инструменты, которые вы используете в процедуре (например, миски для смешивания, ложки, формы для хлеба, молотки, дрели и пилы), и расходные материалы , то, что потребляется во время процедуры (например, дерево, краска , масло, мука и гвозди). В инструкциях они обычно перечислены либо в виде простого вертикального списка, либо в виде списка из двух столбцов. Используйте список из двух столбцов, если вам нужно добавить некоторые спецификации к некоторым или всем элементам, например, названия брендов, размеры, количества, типы, номера моделей и т. Д.

Обсуждение шагов: Когда вы перейдете к фактическому написанию шагов, нужно помнить о нескольких вещах: (1) структура и формат этих шагов, (2) дополнительная информация, которая может потребоваться, и (3) точка зрения и общий стиль письма.

Структура и формат: обычно мы представляем набор инструкций в формате вертикальных нумерованных списков. И большинство из них действительно так. Обычно так вы форматируете свои фактические пошаговые инструкции.Однако есть некоторые вариации, а также некоторые другие соображения:

• Шаги с фиксированным порядком — это шаги, которые должны выполняться в указанном порядке. Например, если вы меняете масло в автомобиле, слив масла — это шаг, который должен пройти перед заливкой нового масла. Это нумерованные списки (обычно вертикальные нумерованные).
• Шаги переменного порядка — это шаги, которые могут выполняться практически в любом порядке.Хорошими примерами являются те руководства по устранению неполадок, которые советуют вам проверить это, проверить то, где вы пытаетесь что-то исправить. Вы можете выполнять эти действия практически в любом порядке. Для этого типа маркированный список является подходящим форматом.
• Альтернативные этапы — это те, на которых представлены два или более способов выполнить одно и то же. Альтернативные шаги также используются, когда могут существовать различные условия. Используйте маркированные списки с этим типом, с OR, вставленным между альтернативами, или вводной, указывающей, что альтернативы скоро будут представлены.
• Вложенные шаги могут использоваться в случаях, когда отдельные шаги внутри процедуры довольно сложны сами по себе и должны быть разбиты на подэтапы. В этом случае вы увеличиваете отступ и упорядочиваете подэтапы как a, b, c и так далее.
• «Бесступенчатые» инструкции . может использоваться, когда вы действительно не можете использовать нумерованный вертикальный список или обеспечить прямое руководство читателя в виде инструкций. Некоторые ситуации должны быть настолько обобщенными или настолько разнообразными, что шаги не могут быть указаны.

Дополнительное обсуждение: часто недостаточно просто сказать читателям, чтобы они делали то или иное. Им нужна дополнительная пояснительная информация, например, как вещь должна выглядеть до и после шага; почему они должны заботиться об этом шаге; какой механический принцип стоит за тем, что они делают; еще более подробное объяснение шага на микроуровне — обсуждение конкретных действий, составляющих шаг.

Проблема с дополнительным обсуждением, однако, заключается в том, что оно может скрыть фактический шаг.Вы хотите, чтобы фактический шаг — конкретные действия, которые должен предпринять читатель, — выделялись. Вы же не хотите, чтобы все это было закопано в кучу слов. Есть как минимум два способа избежать этой проблемы: вы можете разделить инструкцию из приложения на отдельные параграфы; или можно жирным шрифтом инструкцию.

Выделение ключевых шагов пользователя полужирным шрифтом может быть очень полезным способом четко обозначить, что нужно делать читателю. Часто командный глагол выделяется жирным шрифтом; иногда жирным шрифтом выделяется обсуждаемый ключевой компонент.

Использование passive voice в инструкциях может быть проблематичным. По какой-то странной причине некоторые инструкции звучат так: «Чтобы временно остановить отображение, нужно нажать кнопку Pause ». Мы не только беспокоимся о психическом здоровье кнопки паузы, но и задаемся вопросом, кто должен ее подавлять ( ниндзя, ?). Было бы более полезно указать, когда читатель должен « нажать кнопку паузы». Рассмотрим следующий пример: «Затем кнопка таймера устанавливается на 3:00.Можно снова спросить: «Кто устанавливает? Ниндзя ? » Человек, следующий этим инструкциям, может подумать, что это просто ссылка на какое-то существующее состояние, или он может спросить: «Они разговаривают со мной?» Использование третьего лица также может привести к неловкости: «Затем пользователь должен нажать кнопку паузы». Инструкции обычно должны быть написаны с использованием форм командных глаголов и с использованием слова «вы», чтобы было ясно, что читатель должен делать.

Пожалуй, больше, чем в любой другой форме технического письма, графика важна для инструкций.Иногда словами просто не объяснить шаг. Иллюстрации часто имеют решающее значение для способности читателя визуализировать то, что они должны делать. Убедитесь, что графика представляет изображение с точки зрения читателя.

Поскольку люди редко хотят, чтобы читал инструкции, но часто имеют , отформатируйте свои инструкции для неохотной читаемости. Попытайтесь заставить вашего читателя хотеть, чтобы их прочитал, или, по крайней мере, не сопротивляется идее консультироваться с ними.Легко читаемый формат позволит читателям, которые самостоятельно разобрались с некоторыми инструкциями, перейти к разделу, в котором они застряли. Используйте то, что вы узнали о заголовках, списках, визуальных элементах и ​​пассивном пространстве, для создания эффективных и удобочитаемых инструкций:

Заголовки : обычно вам нужны заголовки для любого справочного раздела, который у вас может быть, раздела оборудования и расходных материалов, общего заголовка для раздела фактических инструкций и подзаголовков для отдельных задач или этапов в этом разделе.

Списки : аналогично, инструкции обычно широко используют списки, особенно пронумерованные вертикальные списки для фактических пошаговых объяснений. Простые вертикальные списки или списки из двух столбцов обычно хороши для раздела оборудования и расходных материалов. Списки в предложениях хороши всякий раз, когда вы делаете обзор предстоящих событий.

Особые примечания : вам может потребоваться предупредить читателей о возможностях, в которых они могут повредить свое оборудование, израсходовать расходные материалы, вызвать сбой всей процедуры, травмировать себя или других — даже серьезно или со смертельным исходом.Компании были привлечены к ответственности за отсутствие этих специальных уведомлений, за плохо написанные специальные уведомления или за специальные уведомления, которые были неуместны. См. Специальные уведомления для полного обсуждения правильного использования этих специальных уведомлений, а также их формата и размещения в инструкциях.

По мере того, как вы перечитываете и исправляете свои инструкции, убедитесь, что они соответствуют следующим требованиям:

• Четко опишите точную процедуру для объяснения
• Предоставить обзор содержания
• Указать требования к аудитории
• По возможности используйте различные типы списков; в частности, используйте нумерованные списки для последовательных шагов
• Используйте заголовки и подзаголовки, чтобы разделить основные разделы и подразделы в логическом последовательном порядке.
• При необходимости используйте специальные примечания
• Используйте графику для иллюстрации основных действий и объектов
• При необходимости предоставьте дополнительные пояснения к этапам
• При необходимости создайте раздел со списком оборудования и расходных материалов.

---

Эта глава была адаптирована из онлайнового технического письма Дэвида Макмерри, находящегося под международной лицензией Creative Commons Attribution 4.0.

Написание инструкций — Техническое письмо для техников

Одно из наиболее распространенных и важных применений технического письма — инструкции — эти пошаговые объяснения того, как что-то делать: что-то собирать, что-то управлять, что-то ремонтировать или объяснять личный процесс (например, поступление в колледж) так, чтобы читатели могли лучше понять это и, возможно, использовать его сами.

Технологические тексты чрезвычайно распространены в школе и профессиях. В школе учителя часто дают задания по процессу. Например, профессора гуманитарных наук могут попросить описать, как эволюционировал художественный или литературный период; профессора истории, вклад лидеров культуры с течением времени; профессора социальных наук, хронология изобретений; профессора инженерного дела, объяснения того, как звук превращается в электрические сигналы; профессора бизнеса, как работает Федеральная резервная система или как продавать продукт.

Ежедневно мы читаем описательные процессы, в том числе рецепты, руководства пользователя для нового программного обеспечения или колонки с советами о том, как похудеть или как добиться успеха в школе или профессии. Эти тексты сосредоточены на ответе на один из следующих вопросов:

• «Как это делается?»
• «Как я могу это сделать?»

Хотя темы отчета о процессе или набора инструкций могут различаться, многие из них имеют сходство: большинство из них написано для объяснения того, как что-то работает, большинство из них структурированы в хронологическом порядке с использованием пронумерованных шагов и в большинстве случаев основаны на визуальных элементах . Например, при написании инструкций по изучению нового программного обеспечения авторы могут использовать снимки экрана и / или видео с экрана, чтобы проводить пользователей по руководству.

Как правило, хорошо иметь в инструкциях и текст, , и визуальные элементы , , поскольку ваша аудитория, скорее всего, состоит из людей с разными стилями обучения. Однако использование визуальных элементов может варьироваться в зависимости от вашей аудитории и предполагаемого использования инструкций. Наглядные материалы помогают прояснить концепцию, которую сложно объяснить, используя только слова.Графика может использоваться, чтобы показать, как что-то выглядит, как что-то должно выглядеть после завершения шага, как что-то сделано или построено, показать тенденции или взаимосвязи, добавить живости проекту или просто помочь организовать информацию. Графика полезна, поскольку почти каждый (включая детей и людей, говорящих на другом языке) может понять визуальные инструкции и точно увидеть, что им нужно выполнить.

Типы инструкций

Существует трех основных типов текстов процесса :

• • • Описательные процессы : они отвечают на вопрос: «Как это делается?» Эти тексты описывают, как происходит процесс, чтобы читатели могли его лучше понять.Например, написание описательного процесса о том, как вы регистрировались на курс онлайн, а не лично, может быть полезно для тех, кто никогда не регистрировался онлайн.

• • • Предписательные процессы : они носят пояснительный характер; они предписывают, как что-то делается (или должно быть сделано), чтобы читатели могли сделать это сами. Это наиболее распространенный вид учебных документов. Например, вы можете написать инструктивное руководство по процессу для пользователей, объясняющее, как выполнять базовое обслуживание их автомобилей, такое как замена собственного масла, проверка свечей зажигания или замена тормозных колодок. * Примеры, перечисленные ниже, являются примерами предписывающих процессов.

• • • Смешанные описательные и предписывающие процессы делают основной упор в документе на описательный процесс, в то время как в нескольких разделах резюмируется, как читатели могут выполнять этот процесс. Другими словами, писатели могут обратиться к обоим: «Как я могу это сделать?» и «Как это делается?» в разных частях одного текста. В качестве альтернативы они могут разработать разные версии одного и того же документа для двух аудиторий — аудитории пользователей и аудитории заинтересованных сторон.

Начало работы Рисунок 4.1.

В начале проекта или задания по написанию инструкций важно, чтобы рассмотрела вашу аудиторию и определила характеристики (количество задач и шагов) конкретной процедуры, о которой вы собираетесь писать.

Аудитория и ситуация n: На раннем этапе процесса определите аудиторию и ситуацию ваших инструкций. Помните, что определение аудитории означает определение ее уровня знаний и знакомства с темой.Иногда бывает полезно сначала описать свою аудиторию самому себе, а затем использовать это для оценки вашего сообщения в конце, чтобы убедиться, что оно подходит вашей аудитории.

Количество задач : Важно учитывать, сколько задач содержится в процедуре, для которой вы пишете инструкции. Термин процедура может использоваться для обозначения всего набора действий, обсуждаемых вашими инструкциями, в то время как задача может использоваться для определения полунезависимой группы действий в рамках процедуры.Например, настройка модема — это одна задача в общей процедуре подключения компьютера к Интернету.

В качестве другого примера, простая процедура, такая как замена автомобильного масла, содержит только одну задачу; полунезависимых групп других видов деятельности нет. Более сложная процедура, такая как использование микроволновой печи, содержит множество полунезависимых задач, таких как установка часов, установка уровня мощности, использование таймера, чистка и обслуживание микроволновой печи и многое другое.

Некоторые инструкции имеют только одну задачу, но содержат много шагов в рамках этой единственной задачи. Например, представьте себе набор инструкций по сборке детских качелей. Один из эффективных подходов состоит в том, чтобы сгруппировать похожие и связанные шаги в этапов , а затем изменить нумерацию шагов на каждой новой фазе. Фаза — это группа аналогичных шагов в рамках однозадачной процедуры. В примере набора качелей установка рамы будет одной фазой; закрепить вещь в земле было бы другим; а сборка качелей для коробки была бы еще одним.

Инструкции по фокусировке

Еще одно соображение, которое, возможно, вы не сможете определить на ранней стадии, — это то, как сконцентрировать свои инструкции. Для большинства инструкций вы можете сосредоточиться на задачах, связанных с , или вы можете сосредоточиться на инструментах, необходимых .

• • • В подходе к задаче к инструкциям по использованию автоответчика у вас будут разделы по записи приветствия, воспроизведению сообщений, сохранению сообщений, пересылке сообщений и удалению сообщений.Это задачи — типичные вещи, которые пользователи хотели бы делать с машиной.

• • • С другой стороны, в инструментах приближается к инструкциям по использованию копировального аппарата, на кнопке копирования, кнопке отмены, кнопке увеличения / уменьшения, кнопке сортировки / сшивания, лотке для бумаги будут разделы. , кнопку размера копии и т. д. Если вы разработали набор инструкций по этому плану, вы, вероятно, напишете шаги по использованию каждой кнопки или функции копировального аппарата.

Содержание инструкции

Обязательно прочтите раздел « Document Design », прежде чем создавать свои инструкции. Включите следующие предметы:

Введение : При тщательном планировании введения в инструкции обязательно:

• • • • Укажите конкретные задачи или процедуры, которые необходимо объяснить.
      • Укажите, что необходимо аудитории с точки зрения знаний и опыта для понимания инструкций.
      • Дайте общее представление о процедуре и ее достижении.
      • Укажите условия, при которых следует (или не следует) использовать эти инструкции.
      • Дайте обзор содержания инструкций.

Общее предупреждение, осторожность, уведомление об опасности s: Инструкции также должны предупреждать читателей о возможности испортить их оборудование, нарушить процедуру и / или нанести себе вред.Кроме того, в инструкциях должны быть подчеркнуты ключевые моменты или исключения. В таких ситуациях следует использовать специальные уведомления , такие как Примечание , Предупреждение , Предупреждение и / или Опасно .

Техническая подготовка или теория: В начале некоторых инструкций (обычно после введения) вам может потребоваться обсуждение предыстории, связанной с процедурой. Для некоторых инструкций этот фон имеет решающее значение — в противном случае шаги процедуры не имеют смысла.В некоторых случаях составителям инструкций может потребоваться потратить значительное время на объяснение читателям, прежде чем переходить к фактическим этапам процесса.

Оборудование и расходные материалы : Большинство инструкций включают в себя список вещей, которые необходимо собрать перед началом процедуры. Сюда входят оборудование , инструменты, которые вы используете в процедуре (например, миски для смешивания, ложки, формы для хлеба, молотки, дрели и пилы), и расходные материалы , то, что потребляется во время процедуры (например, как дерево, краска, масло, мука и гвозди).В инструкциях они обычно перечислены либо в виде простого вертикального списка, либо в виде списка из двух столбцов в начале инструкций. Используйте список из двух столбцов, если вам нужно добавить спецификации к некоторым или всем элементам — например, названия брендов, размеры, количества, типы, номера моделей и т. Д.

Обсуждение шагов : Когда вы дойдете до фактического написания шагов, обязательно внимательно изучите структуру и формат этих шагов, любую дополнительную информацию, которая может потребоваться, а также точку зрения и общий стиль письма инструкции.Одна точка зрения, используемая в техническом письме, — это второе лицо, которое обращается к аудитории как вы .

* Вообще говоря, составители инструкций должны стремиться к следующему:

• • • По возможности используйте четкое и простое письмо .

• • • Иметь глубокое понимание процесса во всех его технических деталях.

• • • Работайте над , поставив себя на место читателя , который будет использовать ваши инструкции.

Рисунок 4.2

Образцы инструкций для учащихся

Образцы профессиональных инструкций

Дополнительные ресурсы

* Эта страница заимствована из следующих источников:
«Инструкции и отчеты о процессах." Writingcommons.org . Ссылка на источник.
"Инструкции." Люмен  Технический текст . Ссылка на источник.
Рисунок 4.1.1: Алекс, Михис.  Pexels.com .
Рисунок 4.1.2: Чанг, Эбби.  Pexels.com.  

Как написать рабочую инструкцию — простая пошаговая инструкция

НАПРАВЛЯЮЩИЕ НАПРАВЛЯЮЩИЕ

Более девяти из 10 несчастных случаев на производстве происходят из-за человеческой ошибки. Это приводит к серьезным травмам и ежегодно обходится отрасли в миллиарды долларов.Тем не менее, многого из этого можно было бы избежать с помощью более точных и четких рабочих инструкций. Это руководство покажет вам, как писать рабочие инструкции или стандартные рабочие процедуры.

Знание того, как писать рабочие инструкции или СОП, ясно и кратко для ваших коллег, гарантирует, что они точно знают, как должны выполняться их различные задачи. Это снижает риск, потому что уменьшается вероятность того, что что-то пойдет не так. Это также повышает эффективность; рабочие инструкции гарантируют, что самый лучший способ выполнения работы ясен и известен людям, выполняющим ее.

Это подробное руководство покажет вам, как писать рабочие инструкции, которые ваши коллеги могут понять и извлечь из них пользу. Помните, что сказал Эйнштейн:

Если вы не можете объяснить это просто , вы не понимаете его достаточно хорошо.

Говоря о простоте: если вы относитесь к тому типу людей, которые легче усваивают вещи с помощью визуального или звукового формата, посмотрите наше видео ниже о том, где начинаются рабочие инструкции и почему они важны:

(мы надеемся, что это видео даст вам веские аргументы в пользу важности этой области.)

В чем разница между рабочими инструкциями, рабочими руководствами, СОПами и т. Д.?

Рабочие инструкции также называются рабочими руководствами, стандартными рабочими процедурами (СОП), рабочими инструкциями или руководствами пользователя, в зависимости от ситуации. В любом случае цель рабочих инструкций — четко объяснить, как выполняется конкретная рабочая задача. Они похожи на пошаговые инструкции, которые мы получаем, когда учимся водить автомобиль: проверьте, находится ли рычаг переключения передач в нейтральном положении, включите зажигание, нажмите сцепление, переключитесь на первую передачу и так далее.

Важно то, что рабочие инструкции не следует путать с процессами или картами процессов. Давайте быстро посмотрим, как рабочие инструкции вписываются в наши общие уровни документации процесса:

1. Иерархия процессов показывает вашу общую архитектуру процессов и то, как она поддерживает ваш бизнес. (Подробнее об этом читайте в нашем Руководстве по созданию иерархий процессов)
2. Процесс — это цепочка действий, которые преобразуют входы в выходы.(Заинтересованы? Прочтите наше Руководство по простому отображению процессов)
3. Процедура описывает , как выполнять процесс — последовательность и кто что делает. В Gluu мы объединяем процесс и процедуру в единый простой формат (поскольку люди все время их путают).
4. Рабочая инструкция — или рабочее руководство, рабочая инструкция или стандартная рабочая процедура — подробно описывает, как выполняется действие в рамках процесса (или процедуры).

Таким образом, ваша рабочая инструкция должна быть частью общего плана улучшения процесса.

С этой ясностью перейдем к теме написания рабочих инструкций. (О, еще одна вещь: для ясности по всему жаргону BPM см. Наш Глоссарий BPM)

Почему так важны стандартные рабочие процедуры?

Они уменьшают воздействие, когда ключевые люди уходят

Рабочие инструкции или СОП создают и сохраняют знания внутри компании. Когда «как дела» передаются устно, остается место для интерпретации и человеческой ошибки. И знания о том, как наиболее эффективно выполнить задачу, теряются, когда указанный сотрудник покидает компанию и забирает эти знания с собой.Хорошие рабочие инструкции избегают всего этого.

Рабочие инструкции снижают риск

Они снижают риск, потому что наиболее безопасный способ выполнения работы ясен и известен тем, кто имеет значение.

Избегайте ошибок и «виноватых»

Четкость позволяет избежать ошибок. Что особенно важно, это позволяет избежать обвинений. Когда что-то идет не так, возникает тенденция обвинять или возлагать ответственность на людей, что естественно. Но если это происходит часто, это может повлиять на моральный дух персонала. Наличие четких рабочих инструкций сводит к минимуму эту проблему.

Экономия времени

В таблице ниже показано собственное исследование Gluu по рентабельности инвестиций при написании рабочих инструкций. Дело в том, что ваши первоначальные затраты времени окупаются после того, как ваша рабочая инструкция будет использована всего три раза. Это относится только к экономии времени — мы даже не упомянули о том, как важно избегать ошибок и доработок. Это также называется «Стандартная работа» в Lean:

.

Как выглядит хорошая инструкция?

Рабочие инструкции должны четко разъяснять, как сотрудники выполняют свои задачи.Не должно быть места для интерпретации. Они не должны быть расплывчатыми. Вы хотите свести к минимуму вероятность того, что они запутают ваших сотрудников. Это означает, что ваши инструкции должны быть максимально краткими и простыми. Интернет изобилует забавными примерами плохо написанных инструкций и других, имеющих смешное двойное значение. Вот несколько основных правил, которые помогут вам:

# 1 все ясно

Как сказал Джордж Оруэлл…

«Хорошее письмо — как оконное стекло».

Вы смотрите сквозь него и сразу понимаете смысл. Каждый сотрудник должен понимать ваши рабочие инструкции. Избегайте многосложных слов, сложных предложений, жаргона, сокращений, слишком большого количества технических терминов (без их объяснения) и ненужной болтовни.

Напишите свои рабочие инструкции таким образом, чтобы их было легко понять для каждого сотрудника, выполняющего задание. Используйте активный голос, чтобы помочь вашему читателю, который относится к структуре предложения подлежащее, глагол, существительное.Например, человек (субъект) потягивал (глагол) свое пиво (существительное), , не , его пиво, которое мужчина пил.

# 2 доступно

Хорошо иметь рабочие инструкции, но какая польза от них, если они доступны только в офисе, когда сотрудники, которые в них нуждаются, находятся в производственном цехе? Люди, выполняющие работу, должны иметь свободный доступ к ее инструкциям по работе, когда и где они им нужны. Путешественники или магазинные бумаги?

(Здесь такой инструмент, как Gluu, может помочь вам получить нужные инструкции в нужном формате в руки нужного сотрудника в нужное время.)

# 3 заслуживает доверия

Сотрудники должны рассматривать рабочие инструкции как достоверные, полезные и точные. В противном случае это просто еще одна хорошая идея, которая никого не волнует. Проконсультируйтесь с наиболее опытным сотрудником, выполняющим задание, и попросите его объяснить, как выполняется работа. Убедитесь, что ваши инструкции соответствуют действительности.

(Опять же, такой инструмент, как Gluu, может помочь вам привлечь нужных людей и сотрудничать в его обновлении по мере вашего обучения и развития.)

# 4 согласованно

Рабочие инструкции должны следовать единому стилю.Согласованность в терминологии, макете, средствах массовой информации и методах упрощает их отслеживание и усвоение. Также с точки зрения последовательности они должны придерживаться набора навыков сотрудников.

(Gluu помогает обеспечить единообразие формата во всей организации.)

# 5 это коротко и просто

Мы уже коснулись этого выше, но это действительно важный момент. Как сказал Альберт Эйнштейн: «Если вы не можете объяснить это просто, вы недостаточно хорошо это понимаете». Найдите время, чтобы понять это полностью.Это позволит избежать ошибок в дальнейшем. Написание рабочей инструкции — это не значит выглядеть умно. Вместо этого подумайте о языке, на котором написано руководство по эксплуатации вашего телевизора. А еще лучше взгляните на язык детской книги. Постарайтесь сделать его максимально коротким и простым.

# 6 это визуальный

Мы живем в визуальной культуре. Многим из нас удобнее работать с визуальными средствами массовой информации, чем с чтением книг и газет. Для этого постарайтесь по возможности использовать изображения, рисунки и видео в своих рабочих инструкциях.Подумайте о том, кто будет использовать ваши рабочие инструкции, и постарайтесь подготовить их соответствующим образом.

(Gluu позволяет добавлять и показывать изображения и видео прямо на планшетах или телефонах, используемых персоналом первой линии.)

# 7 написано людьми, которые знают

Рабочую инструкцию должен писать человек, имеющий наибольший опыт в выполнении задания. Не поручайте задачу по написанию рабочих инструкций человеку, который не на 100% знаком с работой.Вы не можете ожидать, что оператор будет знать, как писать рабочие инструкции в полной мере, если они еще не полностью знакомы с ролью. Это означает, что один человек никогда не сможет написать рабочие инструкции вашей компании, если она не маленькая. Мы спросили ряд отраслевых экспертов о том, почему участие является ключевым фактором, и вы можете увидеть их ответы в этой статье здесь.

(Gluu позволяет делегировать право собственности знающим людям — независимо от того, где они находятся.)

Итак, с этими основными правилами понятно, как это на самом деле написать? Об этом следующий раздел.

---

7 шагов для очистки рабочих инструкций

Вы когда-нибудь покупали мебель в разобранном виде, приходили домой, пытались следовать инструкциям по сборке и полностью запутались? Если да, то вы не одиноки. Это случилось со многими из нас. По этой причине очень нужны хорошие технические писатели. Техническое написание — это большая тема, выходящая за рамки этой статьи, но вот семь шагов, которые помогут улучшить ваши рабочие инструкции:

ШАГ 1

Напишите четкое название

Что во введении? Ну, на самом деле довольно много.Очень важно сделать эту часть правильно. Для этого убедитесь, что вы сделали следующее:

• Приведите контекст: кратко объясните, частью какого процесса является задача.
• Определите владельцев: кратко объясните, кто является владельцем процесса, а кто владельцем задачи
• Укажите результат: кратко объясните, какой результат или цель задачи
• Название должно относиться к работе: Хорошим примером может быть «как дезинфицировать руки».

ШАГ 2

Опишите цель — почему

Какова цель вашей рабочей инструкции? Зачем вы его готовите? Если вы спросите, почему вопросы, это поможет вам сделать шаг назад и подумать о том, чего вы пытаетесь достичь.Ответ на вопрос «почему» — это не просто результат, который вы уже определили. Прежде чем вдаваться в подробности, спросите, почему вы должны углубить свое понимание. Узнайте больше о ценности вопросов почему здесь.

Итак, четкой целью «как дезинфицировать руки» было бы «Избегать распространения бактерий, чтобы другие рисковали заболеть».

ШАГ 3

Опишите, как это сделать

Прежде всего, вам нужно перечислить материалы, необходимые для выполнения работы. Для удобства чтения лучше всего перечислить их в виде маркированного списка и различать предоставленные и непредоставленные материалы.Организуйте свой список маркеров логически. Например, в случае дезинфекции рук:

• Мыло хозяйственное
• Мыло жидкое противомикробное в дозаторе
• Проточная вода
• Полотенца

Включите любые релевантные или полезные ссылки прямо в текст в виде естественных гиперссылок. Это позволяет вашему читателю легко прояснить ситуацию.

Чтобы описать, например, как сотрудники должны дезинфицировать руки, вы должны сначала выбрать формат объяснения этого.Есть три основных варианта. Формат поваренной книги, таблица решений и блок-схема. Вы можете выбрать разные форматы для разных заданий, возможно, в зависимости от их сложности. Помните, что многие люди обучаются визуально, поэтому таблицы и блок-схемы, возможно, с изображениями, могут быть лучшим подходом.

ШАГ 4

Формат для удобного чтения

Считайте свою рабочую инструкцию учебным пособием. Поставьте себя на место читателя и подумайте, что поможет ему или ей переварить документ.

1. Выберите способ форматирования документа и придерживайтесь его. Если вы практикуете бережливое производство, то вот пример формата, который стоит рассмотреть.
2. Разбейте все шаги на числовую последовательность. Если шагов больше 10, разделите разные темы. Один шаг описывает одно действие, выполнение которого занимает не более 15 секунд.
3. Используйте изображения или рисунки. Убедитесь, что изображение соответствует тексту. Обратитесь к изображению в тексте. Разместите изображения на левой стороне листа бумаги и сохраните текст на правой стороне.
4. Выделите важную информацию заглавными буквами, полужирным шрифтом или курсивом.
5. Превратите любой список в маркированный или нумерованный список.

Инструменты, такие как функция рабочих инструкций Gluu в нашем продукте Understand, имеют встроенное форматирование, которое упрощает обеспечение единообразия. Например. полезно форматировать риски таким же образом, чтобы люди быстро научились их замечать:

ШАГ 5

Перепишите и упростите

Ключевое правило хорошего письма — краткость.Коротко, просто и понятно.

1. Используйте короткие и простые предложения. Предложения не должны быть длиннее 15 слов и не должны быть предложениями.
2. Используйте короткие и простые слова. Многосложные слова звучат умно, но замедляют читателя. Упростите им задачу и представьте, что вы пишете для пятилетнего ребенка.
3. Избегайте сокращений, и, если вы должны использовать их, произнесите их по буквам в первый раз и заключите аббревиатуру в скобки рядом с ней. С этого момента используйте аббревиатуру.
4. Включите список сокращений, к которым читатель может обратиться.
5. Решите, какое слово или термин вы будете использовать для описания чего-либо, и придерживайтесь его. Не используйте разные слова для обозначения одного и того же. Например, если вы используете термин «хозяйственное мыло», то используйте его только во всем документе.

Как обсуждалось выше, используйте активные предложения, а не пассивные:

Правильно : Тщательно вытрите руки.

Неправильно : Руки следует тщательно высушить.

ШАГ 6

Добавить ссылки

Всегда полезно предоставить источники и предложения для дальнейшего чтения и изучения.Добавьте сноски или добавьте приложение в конце документа.

ШАГ 7

Тест с коллегой!

Чтобы ваши рабочие инструкции были легкими для понимания и выполнения, попросите коллегу выполнить задание, следуя ему. Это покажет вам, сбивают ли вас с толку определенные части или объяснения или нуждаются в дополнительных разъяснениях.

1. Попросите соответствующего коллегу прочитать черновик вашей рабочей инструкции и высказать свое мнение о нем.Соответствует ли рабочая инструкция тому, как на самом деле выполняется задача? Это сбивает с толку? Что может быть яснее?
2. Попросите коллегу выполнить работу, следуя черновой рабочей инструкции. НЕ помогайте ему / ей и не давайте дополнительных объяснений. Наблюдать.
3. Сделайте заметки о том, что следует добавить или изменить в вашем экземпляре рабочей инструкции.

Пример проверенного формата СОП

Lean.org предлагает несколько полезных шаблонов для написания стандартных рабочих инструкций.В основном это более продвинутые заводские настройки:

Источник: https://www.lean.org/Search/Documents/53.pdf

---

Контрольный список вашей рабочей инструкции

Чтобы обобщить и упростить, вот контрольный список, который вы должны иметь под рукой, когда планируете написать следующую рабочую инструкцию.

• Идентифицированный процесс, в состав которого входит задача
• Определил цель задания
• Понимал объем задачи
• Именные лица, ответственные за задачу
• Заявленные инструменты, необходимые для выполнения задачи
• Упомянул о любых требованиях безопасности
• Выбран подходящий и полезный формат
• Б / у полезные наглядные пособия
• Проверено на простой язык и короткие предложения
• Удален ненужный жаргон и технические термины
• Проверено на коллеге.

Пришло время применить это на практике!

Как мы часто говорим, важно помнить, что

«Совершенное — враг хорошего».

Просто начни, учись и совершенствуйся по ходу дела. Одна из идей — сообщить своим коллегам, что вы делаете, и попросить их указать на любые ошибки или упущения. Это гарантирует, что ваша рабочая инструкция будет хорошо принята. Здесь, в Gluu, мы верим в написание рабочих инструкций в рамках интегрированной системы для управления бизнес-процессами.

---

Считаете ли вы это полезным?
Если да, то мы будем очень признательны, если вы поделитесь:

---

… или, если вы чувствуете себя готовым, ознакомьтесь с нашей функцией рабочих инструкций, чтобы прямо сейчас приступить к своим собственным рабочим инструкциям.

Пример набора инструкций | Техническое письмо

Найдите несколько минут, чтобы сравнить следующий черновой вариант и окончательную версию пресс-релиза:

ТЯГА:

Как вести официальные протоколы

Официальные протоколы для любого государственного органа жизненно важны для общего успеха организации.Если протокол не ведется должным образом, записи актов гражданского состояния будут искажены, что может привести к серьезным юридическим проблемам в случае оспаривания. Выполнение ряда простых, но важных шагов может обеспечить запись наиболее точных минут.

Перед встречей убедитесь, что у вас есть следующие предметы:

• Один блокнот
• От двух до трех заточенных карандашей с действующими ластиками
• Протокол предыдущего заседания
• Актуальная повестка дня
• Все необходимые раздаточные материалы для тела
• Одна бутылка воды

ВНИМАНИЕ: Убедитесь, что крышка бутылки с водой плотно закрыта, когда не пьете.Проливание воды в любые записанные минуты может иметь катастрофические последствия.

Выполните эти шаги по порядку; не отклоняйтесь от предоставленного хронологического списка:

1. Выберите место, расположенное рядом с председателем и обращенное к аудитории.

2. Откройте блокнот на первой странице и поместите заголовок вверху страницы, который идентифицирует название организации и дату встречи.

3. Отметьте официальное время, когда председатель объявляет собрание к порядку.Подсчитайте количество присутствующих членов.

4. Следуя повестке дня, создайте заголовки для каждой обсуждаемой темы, а затем резюмируйте все основные моменты, представленные председателем и органом. Назовите каждого выступающего по имени.

ВНИМАНИЕ: Не пытайтесь записывать комментарии дословно. Это приведет к катастрофе только тогда, когда вы обнаружите, что не успеваете за устным словом.

5. Попросите выступающих повторить комментарии, если вы считаете, что их стоит записать.

6.С заглавной буквы пишите имена всех участников, которые делают движения, и участников, которые повторяют движения. По запросу председателя подсчитайте количество голосов «да» и «нет» по каждому предложению. Если не спрашивают, просто определите, проходит ли движение или нет. Если предложение принято единогласно, сообщите об этом.

7. Отметьте официальное время, когда участник переходит на перерыв. Запишите имя человека.

8. После встречи как можно быстрее перенесите письменные заметки в текстовый процессор.

9. Передайте набранный протокол органу на рассмотрение до следующего собрания.

Трудно выделить минуты без ошибок, но практика со временем облегчит этот процесс. Не бойтесь просить о помощи, но приходите на каждую встречу с уверенностью, что вы справитесь с работой.

ОКОНЧАТЕЛЬНАЯ ВЕРСИЯ:

Как вести официальные протоколы

Официальные протоколы для любого государственного органа жизненно важны для общего успеха организации.Если протокол не ведется должным образом, записи актов гражданского состояния будут искажены, что может привести к серьезным юридическим проблемам в случае оспаривания. Выполнение ряда простых, но важных шагов может обеспечить наиболее точную запись минут.

Перед встречей убедитесь, что у вас есть следующие предметы:

· Один блокнот ( размер, который вы выбираете, зависит от вас — все, что вам удобно, подойдет лучше всего ).

· Два-три заточенных карандаша с действующими ластиками.

· Протокол предыдущего собрания.

· Актуальная повестка дня ( убедитесь, что вы уточняете у председателя до собрания, чтобы убедиться, что это самая последняя повестка дня — председатели известны тем, что обновляют в последнюю минуту ).

· Все необходимые раздаточные материалы для тела.

· Одна бутылка воды ( доказано, что хорошо гидратированный секретарь действует более точно ).

ВНИМАНИЕ: Убедитесь, что крышка бутылки с водой плотно закрыта, когда не пьете.Проливание воды в любые записанные минуты может иметь катастрофические последствия.

Выполните эти шаги по порядку; не отклоняйтесь от предоставленного хронологического списка:

1. Выберите место , расположенное рядом с председателем и обращенное к аудитории. Вы должны четко слышать с обеих сторон.

2. Откройте блокнот на первой странице и поместите заголовок вверху страницы, который идентифицирует название организации и дату встречи. Вы можете обвести дату, чтобы обеспечить правильную регистрацию при окончательном оформлении протокола.

3. Примечание — официальное время, когда председатель объявляет собрание к порядку. Возьмите и быстро подсчитайте количество присутствующих членов. Не волнуйтесь, если участники прибудут после открытия собрания.

4. Следуя повестке дня, создает заголовков для каждой обсуждаемой темы, а затем резюмирует все основные моменты, представленные председателем и органом. Определите каждого говорящего по имени.

ВНИМАНИЕ: Не пытайтесь записывать комментарии дословно.Это приведет к катастрофе только тогда, когда вы обнаружите, что не успеваете за устным словом.

5. Попросите выступающих повторить комментарии, если вы считаете, что их стоит записать. Они не будут возражать, если вы прервете их, чтобы проверить точные минуты.

6. Напишите с заглавной буквы имена всех участников, которые делают движения, и участников, которые поддерживают их. По запросу председателя подсчитывают голосов «да» и «нет» по каждому предложению. Если не спрашивается, то просто идентифицирует , проходит ли движение или нет.Если предложение принято единогласно, сообщите об этом.

7. Отметьте официальное время, когда член переходит на перерыв. Примечание имя человека.

8. Передайте письменных заметок в текстовый процессор как можно быстрее после встречи.

9. Передайте набранный протокол в организацию для рассмотрения до следующего собрания.

Трудно выделить минуты без ошибок, но практика со временем облегчит этот процесс.Не бойтесь просить о помощи, но приходите на каждую встречу с уверенностью, что вы справитесь с работой.

Пример инструкции

Что делать дома в случае землетрясения Введение Ежегодно в Соединенных Штатах Америки происходит более 10 000 подземных толчков. Эти землетрясения могут быть смертельными. Например, 27 июля 1976 года землетрясение, обрушившееся на город Таншань, Китай, унесло жизни 250 000 человек и еще 500 000 было ранено.В этом руководстве рассказывается, как подготовиться к землетрясению, что делать во время землетрясения и какие шаги предпринять после землетрясения. Как подготовиться к землетрясению Изучите основные процедуры оказания первой помощи. Красный Крест предлагает регулярные занятия. Подготовьте ящик для аварийного снабжения. Коробка должна быть большой и прочной. Включите следующие предметы: фонарики рация запасные батареи аптечка лекарства одеяла вода в бутылках консервы ручной консервный нож Прикрепляйте полки к стенам, а крупные предметы — к полкам. Установить гибкие газовые шланги и соединители к газовым приборам. Как защитить себя во время землетрясения Когда вы почувствуете урчание от первого шока, сохраняйте спокойствие. Большинство землетрясений длятся около 45 секунд и не разрушительны. Если в помещении, оставайтесь дома. Если на улице, оставайтесь на улице. Многие травмы происходят, когда люди входят в здания или выходят из них. Находясь в помещении, держитесь подальше от окон, подвала и высокой мебели.Укройтесь под письменным столом, столом или скамейкой. Если защиты нет, упадите на пол, свернитесь калачиком и накройте голову руками. На открытом воздухе держитесь под открытым небом вдали от линий электропередач, деревьев и зданий. Если вы находитесь в машине, съезжайте на обочину дороги (но не останавливайтесь на мосту или под эстакадой). Что делать после землетрясения Сохраняйте спокойствие. После землетрясения многие люди теряют контроль над своими эмоциями. У себя дома или в офисе проверьте, нет ли обрыва газовых линий. Для проверки используйте фонарик, а не открытое пламя. Остерегайтесь стен со слабой структурой. Ищите трещины или выпуклости, свидетельствующие о структурных повреждениях. Заключение Не существует надежной защиты от ущерба, причиняемого землетрясениями. Однако, подготовившись к землетрясениям в своем доме и на работе, зная, что делать во время землетрясения и предвидя опасности после того, как землетрясение прошло, вы можете значительно снизить свои шансы получить травму или смерть от землетрясения.

Ваше руководство по отправке образца письма

Ваше резюме занимает не более одной страницы. Ваше сопроводительное письмо запоминающееся, но профессиональное и объясняет, почему вы подходите для этой должности. Но вы еще не закончили.

Вы прокручиваете вниз до дополнительных требований и видите, что вы должны отправить образец письма. Что теперь? Следует ли вам отправить исследовательскую работу, которую вы написали в качестве студента, убедительное электронное письмо, личный пост в блоге, скучную речь (но которую вы произнесли на престижном мероприятии) или, может быть, информационный бюллетень, написанный вами в соавторстве?

Слишком часто вам говорят, что образцы письма служат просто для демонстрации ваших способностей к письму.Конечно, это его часть. И если вы начнете с процесса исключения, это не учитывает все, что связано с опечатками, недоработками или скучностью (прощальная речь).

Но уловка заключается в том, что вы делаете дальше: концептуализируйте свое приложение как целостную картину с вашим образцом письма в качестве вспомогательного элемента. Вот как это работает.

Шаг 1: Напишите свой слоган

Вы знаете, что изложение цели — это потраченное впустую место в вашем резюме (потому что, очевидно, ваша цель — получить работу).Однако вы должны придумать слоган для себя . Кто вы как соискатель? Ты лидер? Вы безумно креативны? Что вы хотите, чтобы интервьюер запомнил о вас?

Четко сформулируйте, какое впечатление вы хотите произвести — возможно, даже запишите несколько слов. Допустим, вы решили, что хотите, чтобы ваш слоган был «блестящим, вдумчивым профессионалом в сфере обслуживания клиентов, увлеченным политикой и технологическими стартапами». Просто чтобы нам было понятно, это только для ваших глаз, так что не стесняйтесь мыслить масштабно — и быть таким напористым — как хотите.

Шаг 2: Посмотрите, что требует подкрепления

Теперь, когда вы знаете, что хотите продемонстрировать, перечитайте свой слоган, резюме и сопроводительное письмо одно за другим. Сияют ли ваши желаемые атрибуты?

Например, может быть, вам не совсем понятно, насколько вы вдумчивы (потому что «учитывать все чувства клиентов» было бы странным маркером резюме). Посмотрите на свои образцы письменных работ: документ о преемственности президента — независимо от того, насколько он потрясающе хорошо написан — не продемонстрирует, как вы работаете с людьми.Итак, в этом случае вам нужно выбрать убедительную записку или, возможно, часть написанного вами гранта; то, что показывает, как вы обдумываете, как программы влияют на людей.

Или, возможно, это техническая должность, и вы хотите подчеркнуть свои исследовательские способности. Прочтите остроумный пост в блоге и выберите хорошо проработанную статью. В сопроводительном письме можно сказать, что вы быстро и талантливо изучаете, но образец письма — это возможность показать (а не просто рассказать).

Шаг 3. Примите во внимание классический совет

Теперь, когда вы нацелились на то, как ваш образец письма представит вас как кандидата, пора вернуться к классическому совету.Во-первых, никогда не отправляйте образец письма с опечаткой. Мне очень жаль, если вам нравится этот документ: представьте, что менеджер по найму читает его с мигающим знаком наверху, который говорит: «Плохое внимание к деталям и не знает разницы между там и их » (а затем бросает свой приложение в корзину).

Далее, вы, наверное, слышали, что образец письма должен быть актуальным. Итак, если вы подаете заявку в экологический аналитический центр, статья об изменении климата была бы идеальной.Это хороший совет, если он соответствует вашему личному лозунгу. Если вы хотите подчеркнуть свой опыт работы в этой области, обязательно используйте статью об изменении климата. Тем не менее, если все ваши степени имеют экологическую направленность и вы претендуете на роль по сбору средств, письмо, которое вы написали с просьбой к крупным донорам финансировать исследования рака, может лучше продемонстрировать вашу способность собирать деньги.

Наконец, учтите любые последствия. Любые документы, содержащие конфиденциальную информацию или написанные с помощью других лиц, запрещены.Рассматривайте их как лежащие в вашем резюме: это может привести к собеседованию, но как только характер вашего письменного образца будет раскрыт, ваша кандидатура (или работа) окажется под угрозой.

Шаг 4. Придерживайтесь разумной длины (и тона)

Как и ваше резюме и сопроводительное письмо, образец письма должен быть максимум на одной странице (если вас специально не просят отправить что-то более длинное, например исследовательскую работу) . У менеджера по найму есть , много для чтения. Если ваш образец длиннее страницы, он будет пролистан (или, возможно, даже не прочитан после определенного места).Вы запомните, если документ будет кратким и эффективным. Итак, если все ваши образцы длинные, рассмотрите отрывок, например, отрывок из длинной статьи или заключение захватывающей речи.

Что касается тона, см. Веб-сайт компании, блог и маркетинговые материалы. Язвительный пост в блоге может привлечь внимание рецензента, но вряд ли принесет вам интервью в консервативной фирме. С другой стороны, скучная выборка может заставить менеджера по найму творческой организации задуматься, соответствуете ли вы культуре.Если все будет по-другому, используйте формальный подход, так как позже вы всегда сможете расслабиться.

Шаг 5: Напишите вводный абзац

Вы знаете, почему вы выбрали пресс-релиз вместо академической аннотации (или наоборот). Но если вы подаете заявление о приеме на работу в фитнес-стартап, менеджер по найму может попросить вас объяснить ей, почему вы подали заявку (в отличие от эссе о беге).

Итак, дайте ей дорожную карту. Вверху вашего письменного образца напишите пару предложений, в которых укажите, когда вы написали документ, почему (или, если это отрывок, то из чего он взят) и что, по вашему мнению, это свидетельствует.Выглядит это так:

См. Ниже пресс-релиз, который я написал в июне 2016 года, чтобы продвигать запуск нового продукта. Я выбрал это в качестве образца письма, потому что считаю, что он демонстрирует мою способность кратко и эффективно вызывать интерес к новым идеям.

Наконец, не рассматривайте образец письма как дополнительную нагрузку. Это ваша возможность помочь сформировать то, как вас воспринимают как кандидата, поэтому используйте ее в полной мере.

Пошаговые инструкции по написанию — Microsoft Style Guide

• 19.01.2018
• 2 минуты на чтение

В этой статье

Следуйте этим рекомендациям, чтобы помочь вам составить четкие и простые инструкции, пишете ли вы простые пошаговые процедуры или сложные процедуры, состоящие из нескольких шагов.

См. Также
Форматирование текста в инструкциях
Форматирование знаков препинания

Комплексные процедуры

Сложные инструкции часто состоят из нескольких шагов, отформатированных как нумерованный список. Для многоэтапных процедур в нумерованных списках:

• Форматируйте процедуры единообразно, чтобы покупатели могли легко найти их при сканировании.

• Попробуйте использовать заголовок, чтобы помочь клиентам быстро найти инструкции. Используйте заголовок, чтобы рассказать клиентам, что инструкции помогут им сделать.
  Примеры
  Чтобы добавить учетную запись
  Добавить учетную запись

  Выберите один стиль фразировки для заголовков и напишите их все одинаково (в параллельной структуре).

• Используйте отдельные пронумерованные записи для каждого шага. Можно комбинировать короткие шаги, которые происходят в одном месте пользовательского интерфейса.

• В большинстве случаев включают в себя действия, завершающие шаг, такие как кнопки ОК или Применить.

• Используйте полные предложения.

• Используйте формы повелительного наклонения. В инструкциях клиенты действительно хотят, чтобы вы указали им, что им делать.

• Используйте согласованные структуры предложений. Например, всегда используйте фразу, когда вам нужно сказать клиенту, с чего начать. В остальное время каждое предложение начинайте с глагола.
  Примеры
  На ленте перейдите на вкладку Design .
  Открыть фотографии.
  Для Выравнивание выберите Левый .

• Делайте первое слово на каждом шаге заглавным.

• Используйте точку после каждого шага.
  Исключение
  При указании клиентам вводить данные без знаков препинания, не используйте точку. Попробуйте отформатировать текст так что ввод пользователя отображается в новой строке.

• Ограничьте процедуру семью шагами, а лучше меньше. Постарайтесь уместить все шаги на одном экране.
  Примеры

  Для создания группы плиток

  1. На начальном экране выберите плитки, которые нужно сгруппировать вместе.
  2. Перетащите их на открытое пространство. Когда за ними появится серая полоса, отпустите плитки, чтобы создать новую группу.

  Для планирования спринтов

  1. В представлении Backlogs выберите первый спринт под Current . Или откройте свой бэклог спринта по следующему URL-адресу: https: // AccountName / DefaultCollection / TeamProjectName / _backlogs / iteration
     Несколько предопределенных спринтов перечислены в Current и Future .Фактические названия спринтов различаются в зависимости от шаблона процесса, используемого для создания вашего командного проекта. Однако календарные даты не назначены.
  2. Чтобы установить календарные даты, выберите первый спринт под Текущий и выберите даты.

Пошаговые процедуры

Если вы используете последовательный формат для пошаговых инструкций, используйте тот же формат для пошаговых инструкций, но замените номер с пулей.
Пример
Для перемещения группы плиток

• На начальном экране уменьшите масштаб и перетащите группу в нужное место.

Советы по написанию шагов

Прежде чем описывать действие, убедитесь, что клиент знает, где должно произойти действие.

• Если инструкция отображается в том же пользовательском интерфейсе, где происходит действие, обычно нет необходимости предоставлять данные о местоположении.

• Если вам нужно убедиться, что клиент начинает с нужного места, дайте короткую фразу в начале шага.
  Пример
  На вкладке Design выберите Header Row .

• Если есть вероятность путаницы, сделайте вводный шаг.
  Пример
  На ленте перейдите на вкладку Design .

Простая инструкция с прямоугольными скобками

Для сокращения простых последовательностей используйте прямые угловые скобки.