Пример текста официально деловой стиль: Официально-деловой стиль: черты и примеры

особенности, сферы применения, виды текстов и примеры

Чтобы написать действительно хороший текст, вам нужно понимать, во-первых, с какой целью вы пишите, во-вторых, кому вы адресуете свое послание. Поэтому для начала надо определиться со стилем речи.

В данной статье разберем, что такое научный и официально-деловой стиль текста, характеристики и особенности этих стилей, сферы применения, а также какие виды и жанры текстов относятся к каждому из этих стилей.

В широком смысле, научный стиль — это стиль обучающих, научных материалов (книг, диссертаций, отчетов об исследованиях и пр.).

Научный стиль текста отличается строгой последовательностью изложения и логической связью между всеми элементами текста, каждый из которых отражает движение мысли автора от общего к частному или наоборот.

Особенности научного стиля

Такой текст всегда имеет четкую структуру, характеризуется ясностью, сжатостью изложения и, одновременно, максимально насыщенным содержанием.

Обычно около 20% текста занимают термины и научные понятия. Меньше используются глаголы и больше — существительные.

Все эти характеристики имеют место быть, если мы берем научный текст в его «чистом виде». Например, эссе — это уже более свободный жанр повествования, но тем не менее тоже относится к научному стилю. Инструкция по написанию эссе: виды, план, структура и рекомендации.

Данный стиль можно охарактеризовать одним словом — документы.

Официально-деловой стиль охватывает довольно широкую область применения: международная политика, экономика, право, реклама, административная и управленческая сфера. То есть к данному стилю относятся все виды деловой документации.

Особенности делового стиля

Такие тексты отличаются компактностью изложения. При написании часто используются формы и шаблоны. Конечно же, применяется много терминов, наименований и профессиональная лексика. Предложения в тексте, в основном, сложные.

В таблице приведены виды текстов, которые относятся к научному и официально-деловому стилю, некоторые из них встречаются в обоих стилях:

Виды текстов научного и официально-делового стилей речи

Теперь рассмотрим определения этих видов текста с примерами для лучшего понимания:

Определение и примеры различных видов текста, относящихся к научному и официально-деловому стилю речи

Знание стилей и видов текста поможет вам справиться с поставленной задачей быстро и «на ура».

Ведь каждый жанр имеет свои особенности написания: это и обьем текста, и стиль повествования, и даже шаблонный формат создания.

Теперь вы сможете различить, какой текст написан в научном стиле, а какой используется в деловой переписке. «Предупрежден — значит вооружен». Удачи!

P.S.: Не забывайте делиться ссылкой на статью в социальных сетях. Спасибо!

По материалам курса «Academic and business writing» www.edx.org.

Поделиться ссылкой:

Новости Ханты-Мансийска / Официальный портал Администрации города Ханты-Мансийска

.	На этой неделе после длительных выходных продолжили работу молодежные трудовые отряды. 53 подростка заступило в майскую смену, пройдя вводный инструктаж, получив необходимую спецодежду и инвентарь. Все участники обеспечены масками, перчатками и антисептиками, которые необходимы для работы в условиях пандемии.
.	В Ханты-Мансийске продолжается онлайн-голосование по выбору объектов благоустройства в 2022 году в рамках федерального проекта «Формирование комфортной городской среды» нацпроекта «Жилье и городская среда».
.	Заведующая отделом по здравоохранению администрации Ханты-Мансийска Анастасия Трофимик во время прямого эфира в официальном Instagram аккаунте города  рассказала о вакцинации против коронавируса. Она отметила, что у вакцины против COVID-19, как и у любой другой, есть свои показания и противопоказания.
.	Полвека – на одном рабочем месте, в окружении десятков внимательных, требовательных, растерянных маленьких глаз – карих, голубых, зеленых. Полвека радости, тревог, забот, потерянных заколок, надетых на левую ногу правых сандалий, нелюбимой манной каши и любимых утренников. Вы можете представить себя на месте воспитателя детского сада – на пятьдесят долгих лет? Вот именно. А вот Зинаида Ивановна Угрюмова до сих пор не может привыкнуть к своему «гражданскому» статусу и при этом ничуть не жалеет о своей жизни, которая прошла под знаком любви к детям.
.	В рамках поддержки Всероссийского экологического субботника «Зеленая Весна-2021», постановлением Администрации города Ханты-Мансийска от 29. 04.2021 года №428 «О мероприятиях по санитарной очистке (уборке) территории города Ханты-Мансийска в 2021 году», 14 мая 2021 года объявлен вторым днем санитарной очистки.
.	Постановление о продлении отдельных мер, принятых в целях предотвращения распространения новой коронавирусной инфекции в Ханты-Мансийском автономном округе, рекомендациях гарантирующим поставщикам энергетических ресурсов, а также о внесении изменений в постановление губернатора №29 «О мерах по предотвращению завоза и распространения новой коронавирусной инфекции» подписала Глава региона Наталья Комарова.
.	Главное увлечение Сергея Бибика – бег, причем, на самые серьезные дистанции. И вся жизнь его подобна изнуряющему марафонскому забегу, на финише которого ждет ни с чем не сравнимая радость достижения цели. Каждый день инструктор-методист ЛФК отделения медицинской реабилитации Окружной клинической больницы не просто стремится к победе, но и тянет вместе с собой десятки самых тяжелых пациентов…
.	II (региональный) этап фестиваля всероссийского физкультурно-спортивного комплекса «Готов к труду и обороне» (ГТО) среди семейных команд состоится в Ханты-Мансийске с 14 по 16 мая.
.	Вчера, 11 мая, россиян потрясла ужасная трагедия произошедшая в Татарстане. 19-летний молодой человек устроил стрельбу в одной из школ Казани. В связи с этим в Республике 12 мая объявлен траурным днем.
.
.	Вчера, 11 мая, 19-летний житель Казани устроил стрельбу в школе. В связи с этим в Татарстане 12 мая объявлен траурным днем.
.	Вторая очередь средней школы № 8 будет введена в эксплуатацию в августе этого года. Сейчас готовность объекта составляет 70%, идут отделочные работы. Об этом сообщил Глава Ханты-Мансийска Максим Ряшин на координационном совете по вопросам возведения объектов капитального строительства, влияющих на достижение показателей национальных проектов.
.	Губернатор Югры Наталья Комарова и Глава города Максим Ряшин накануне проверили готовность строящихся объектов в микрорайоне «Иртыш-2».
.	В столице Югры в 2021 году завершится строительство велодорожки и многофункциональной детской спортивной площадки по ул. Коминтерна, 8. Их состояние проверили депутаты Думы Ханты-Мансийска, кандидаты – участники предварительного внутрипартийного голосования партии «Единая Россия» и представители общественности.
.	Речь о путешественниках, которые отдыхали за границей. По прибытии в Россию, в течение 3-х дней жители региона должны сдать ПЦР-тест на COVID-19.
.	10.05.2021 диспетчеру центрального пункта пожарной связи поступило сообщение о возгорании сухой растительности в пойме реки Иртыш вдоль СОТ «Фиалка». На место была направлена оперативная группа из числа пожарных 7 пожарно-спасательного отряда, специалистов Главного управления МЧС России по Югре, «Центроспас-Югория», Авиабазы, Департамента недропользования и природных ресурсов Югры, добровольных пожарных. В том числе, активное участие в тушении ландшафтного пожара приняли сотрудники рыбоводного завода.
.	Сегодня Губернатор Югры Наталья Комарова и Глава Ханты-Мансийска Максим Ряшин поздравили Почётного жителя города, труженицу тыла, ветерана труда Нину Семеновну Панову с Днем Победы.
.	В окружной столице прошли праздничные мероприятия посвящённые 76 годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов.
.	Сегодня в Ханты-Мансийске проходят праздничные мероприятия, посвященные 76-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов.
.	Вторую неделю идет голосование за общественные пространства города, которые благоустроят по программе «Формирование комфортной городской среды» нацпроекта «Жилье и городская среда» в 2022 году.
.	Сегодня в окружной столице жители города, волонтеры Победы, ветераны, военнослужащие, представители власти возложили цветы к мемориалу Славы в Парке Победы и почтили память погибших во имя Отечества минутой молчания.
.	Уважаемые земляки! Дорогие наши ветераны!
.	Поздравление Председателя Думы Ханты-Мансийска
.	Дорогие ветераны! Уважаемые земляки! Весь мир отмечает 76-годовщину Великой Победы над фашизмом.
.	Накануне Дня Великой Победы, в культурно-досуговом центре «Октябрь» состоялся показ театрализованного концерта «Письма, опаленные войной».
.	Рано утром, 8 мая молодежь города Ханты-Мансийска встретила первый рассвет мирного времени. Акция «Рассвет Победы» вновь объединила неравнодушных, чтобы почтить память тех, кто не вернулся с той страшной войны, и чтобы увидеть своими глазами, тот самый рассвет, когда выстрелов уже не было слышно.
.	Продолжается рейтинговое голосование по отбору общественных территорий и дизайн‑проектов благоустройства в рамках программы «Формирование комфортной городской среды» нацпроекта «Жилье и городская среда» .
.	В преддверии 9 мая жители окружной столицы могут принять участие в акции «Окна Победы».
.	9 мая в окружной столице состоятся праздничные мероприятия, посвященные 76-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов.
.	В преддверии подготовки и проведения выборов депутатов Госдумы РФ и совмещенных с ними выборов депутатов окружной и Тюменской областной Дум, а также выборов в представительные органы МСУ члены территориальной избирательной комиссии и председатели нескольких участковых избирательных комиссий города Ханты-Мансийска приняли участие в семинаре-совещании на тему «Подсчет голосов избирателей при совмещении федеральной, региональной и муниципальной избирательных кампаний», организованном Избиркомом Югры в городе Нефтеюганске.
.	В преддверии Дня Победы культурно-досуговый центр «Октябрь» поздравил с наступающим праздником подопечных Ханты-Мансийского комплексного центра социального обслуживания населения.
.	Очередная героиня рубрики «Спасибо за город» — Раиса Ивановна Тимофеева, заведующая складом МБОУ «Средняя общеобразовательная школа» №8.
.	В соответствии с постановлением Администрации города Ханты-Мансийска от 29. 04.2021 года №428 «О мероприятиях по санитарной очистке (уборке) территории города Ханты-Мансийска в 2021 году», а также мероприятий по уборке береговой полосы реки Иртыш в рамках реализации  портфеля  проекта «Экология» (паспорт регионального проекта «Сохранение уникальных водных объектов») 07 мая 2021 года объявлен первым днем санитарной очистки.
.	Накануне Департамент здравоохранения Югры подвел итоги Второго этапа Всероссийского конкурса врачей 2021 и определил самых лучших кандидатов для участия в третьем заключительном этапе. Ими стали специалисты Окружной клинической больницы Ханты-Мансийска: врач-терапевт Оксана Тулинова и врач-инфекционист Алена Курганская.
.	По всей стране продолжается Всероссийская акция «Письмо Победы». Ученики школ города Ханты-Мансийска приняли участие в патриотическом проекте. Ребята написали добрые слова и пожелания в адрес дорогих ветеранов.
.	В разные годы в Ханты-Мансийске жили уникальные люди – краеведы, фотографы, натуралисты, изучавшие историю и природу Югры. Они трудились тихо и незаметно, но их вклад в дело сохранения духовного богатства неоценим. Назову лишь несколько имен: Юрий Гордеев, Новомир Патрикеев, Хрисанф Лопарев, Анатолий Лахтин – каждый из этих энтузиастов достоин благодарности потомков. На мой взгляд, к этому списку можно причислить и Андрея Бородина, старшего научного сотрудника отдела природы Музея Природы и Человека…

особенности и основные характеристики, важные требования к изложению, правила написания

Знание принципов написания деловых текстов важно для специалистов многих сфер, поскольку нет такого направления деятельности, в котором можно было бы обойтись без использования обращений, заявлений, объяснительных записок или запросов.

Деловой текст — это способ общения там, где есть место официальным отношениям, и в их успешности соблюдение стилистики играет не последнюю роль.

Деловая переписка требует точности и пунктуальности.

Особенности официально-делового стиля

Законы, начиная с конституции страны, локальные акты отдельно взятого учреждения, бизнес-переписка и правовые нормы выдержаны в официально-деловом стиле.

На его языке государственные структуры общаются с гражданами и друг с другом. Он находит применение и в устной речи, например, когда ведутся переговоры.

Низкая вариативность используемых конструкций делает стиль достаточно устойчивым и консервативным, т. е. с течением времени он мало подвергается изменениям.

Области применения

Общение в официально-деловом стиле принято в следующих сферах:

• законодательство;
• государственная служба и работа правительства;
• отношения между странами;
• бизнес и экономика;
• юриспруденция;
• взаимодействие в учреждениях.

Основные характеристики

Для стиля характерны небольшие объемы текстов, точные слова и формулировки, которые не трактуются двояко, а также безэмоциональность и краткость.

Если речь идет о документации, то удачным будет клишированный вариант. Правовые тексты должны содержать юридически обоснованную информацию, а договорные — иметь стандартное расположение реквизитов.

Каждая область применения имеет свои особенности использования делового языка. Это продиктовано задачами, которые она решает. Но можно выделить общие черты, позволяющие отличать официальный стиль от остальных.

Главной характеристикой считается точность. Умение называть вещи своими именами — обязательное свойство автора делового текста.

Если 2 человека читают один и тот же официальный документ, то его смысл должен восприниматься ими одинаково. Если они делают разные выводы исходя из просмотренного материала, значит, допущена стилистическая ошибка.

Отсюда следует и второй обязательный признак. Текст должен быть написан в соответствии с языковым стандартом. Т. е. при создании обращения или делового письма не стоит стараться удивить своей оригинальностью. Лучше, как конструктор, составлять его из фраз и выражений, принятых для такого рода документов.

Лексические признаки

1. Данный стиль сохраняет устаревшие и вышедшие из употребления слова, архаизмы. Например: сей документ, оным удостоверяю.
2. Часто используются узкопрофессиональные понятия, термины: коморбидный пациент, аутоимунное заболевание, очная ставка.
3. В большом количестве присутствуют речевые шаблоны, канцеляризмы, штампы, типовые схемы словосочетаний. Например: в соответствии с поручением, в установленные сроки, на основании решения.
4. Смыслы обобщаются, а не конкретизируются. Для этого включаются родовые понятия: образовательное учреждение (вместо школа, лицей, колледж), транспортное средство (вместо троллейбус, мотоцикл, катер).
5. Редко употребляются синонимы.
6. Запрещены для использования многозначные слова, а также переносное значение.

Не используйте в деловом тексте слова архаизмы.

Морфологические

Добиться однозначного толкования смысла помогает повторяющееся использование одних и тех же частей речи:

1. Сочетаний неопределенной формы глагола с существительным: рассмотреть возможность, стать свидетелем, осуществить процесс.
2. Существительных в форме мужского рода — должности и звания — вместе с фамилиями. Например: ефрейтор Карасева, советник Епифанцева.
3. Девербативов (существительных, образованных от глагола), используемых с приставкой «не»: неприсоединение, невмешательство, неявка.
4. Предлогов, образованных от других частей речи (производных). Например: ввиду, вследствие, согласно, включая, в отличие от.
5. Названий людей по тому действию, которое они выполняют. Выражаются существительным: поручитель, заемщик, квартиросъемщик, истец.
6. Слов, состоящих из 2 основ (сложных): нижеподписавшийся, взяткодатель.
7. Глаголов в настоящем времени со значением повторяющегося действия. Например: за опоздание назначается штраф.

Синтаксические

Официально-деловой стиль характеризуют:

1. Большое количество сложноподчиненных предложений, в основном с придаточными условия. Например: «В отсутствие сведений о количестве необходимых обозначенному сотруднику дней отпуска, руководство обязано предоставить зафиксированную в положении компенсацию в том случае, если решение принято в пользу работника».
2. Много однородных членов предложения в одной синтаксической конструкции (иногда бывает 9-10): «В соответствии с инструкцией на место ликвидации чрезвычайной ситуации должны прибыть врачи, медицинские сестры, санитарки, сотрудники администрации, специалисты хозяйственной части, оперативного отдела, повара, экономисты, охранники, заведующие отделениями».
3. Использование сразу нескольких подряд существительных в родительном падеже. Например: «итоги визита представителей органов исполнительной власти».
4. Частое использование пассивных конструкций: «проверка проведена представителями департамента», «проект разрабатывается инженерами».

Жанровое многообразие

Содержательная часть текстов, написанных в официально-деловом стиле, будет отличаться в зависимости от той сферы, в которой они используются. Их тематика многообразна и неоднородна.

Однако в основу классификации ложится другой принцип. Это разделение на «язык документов» (официально-документальный стиль) и «язык официального общения» (обиходно-деловой стиль).

Официально-документальный стиль

В нем оформляются нормы отношений между странами, дипломатические бумаги, написаны все законодательные документы, регламентируется работа государственных органов. Исходя из области применения подразделяется на 2 большие группы: язык дипломатических актов и язык законодательных документов.

Первая группа включает такие жанры, как:

• конвенция;
• нота;
• коммюнике;
• меморандум.

В группе законодательных документов:

• устав;
• конституция;
• акт;
• закон;
• указ.

Обиходно-деловой

Все тексты в этом подстиле можно поделить на служебную переписку и частные деловые бумаги.

Жанры языка служебной переписки:

• корреспонденция в сфере коммерции и бизнеса;
• деловое письмо.

Язык деловых бумаг:

• резюме;
• протокол;
• расписка;
• заявление;
• справка;
• удостоверение;
• доверенность.

Расписка относится к обиходно-деловому стилю написания.

Важные требования к изложению

Способность доступно, понятно и правильно изложить содержание и не нарушить ни один стилистический принцип зависит от понимания многих факторов.

Например, в каком жанре текст пишется, в какой профессиональной плоскости и какую преследует цель. Составление социологического опроса будет отличаться от создания буклета, посвященного открытию нового филиала. Деловые тексты многообразны, но для них существуют общие требования.

Качественный объем

Писать в официально-деловом стиле нужно строго по теме. Коротко. Сжато. Никаких пространных конструкций, эпитетов и уходов от основного смысла.

Не приветствуются лишние детали, изложение должно быть лаконичным. Это тот самый случай, когда количество не равно качеству. Маленький текст — не значит плохой.

Четкая структура

Написать хороший текст без предварительной подготовки не получится. Лучше заранее составить план, продумать основные тезисы и порядок их изложения. Уместно построить его на соблюдении причинно-следственных связей или на хронологии развивающихся событий.

Когда повествование предполагается длинное, то стоит чаще начинать предложения с красной строки.

Абзацы придадут тексту не только визуальную структурированность. Если в каждом из них будет содержаться одна полностью сформулированная мысль, то воспринимать такой текст будет легче.

Основные элементы структуры делового письма.

Отсутствие эмоций

Беспристрастность делает любой текст официальным. Нельзя выражать эмоции, высказывать собственное мнение и тем более строить предположения. В деловом тексте личное восприятие ситуации автором не играет никакой роли. В нем должны быть изложены только факты и проверенные сведения.

Простота изложения

Выполнение этого требования дается сложнее всего. Причина проста — стиль предполагает использование канцеляризмов, сложных синтаксических конструкций, терминов и понятий.

Злоупотребляя ими, авторы загромождают тексты. Здесь поможет использование 2-3 коротких предложений вместо одного, занимающего целый абзац.

Использование предлогов и сложных союзов

Активное употребление союзов и производных предлогов считается нежелательным для большинства письменных стилей речи. Но деловой формат разрешает автору не ограничивать себя в их использовании.

Эти служебные части речи прекрасно выполняют связующую функцию и помогают стилизовать текст в формате делового послания.

Лексика

В деловом тексте чаще остальных частей речи используются имена существительные, а отглагольные — занимают особое место. Встречается много терминов, аббревиатур без расшифровки, сложносокращенных наименований, устойчивых и вводных выражений.

Речь имеет констатирующий характер.

Не рекомендуется употреблять личные местоимения, прилагательные в сравнительной степени, модальные слова, междометия.

Традиционные грамматические формулы построения предложений

В текстах используются стандартные схемы построения предложений, прямой порядок. В таких конструкциях на первом месте стоит подлежащее, за ним — сказуемое, а затем — второстепенные члены. Разнообразия могут добавлять цитаты. В начале предложения допустимо вводное слово или производный предлог.

Не стоит использовать деепричастные обороты, это противоречит принципам лаконичности официального текста. Излишним будет также обратный порядок слов, употребление сравнений.

Стоп-слова

Все лишнее, что можно убрать из текста, не нанеся его смыслу никакого ущерба, называют стоп-словами. Например: «я бы хотел», «безусловный», «значит». Избавляя текст от стоп-слов, автор делает его более простым и понятным для восприятия.

Использование списков

Маркированные и нумерованные списки помогают придать тексту структуру и избежать «утяжеления» длинными предложениями. Визуально на них легче сосредоточиться и они привлекают внимание.

Запрет на «личное присутствие»

Деловой стиль — это официальное общение, которое исключает индивидуальную составляющую. Поэтому использование местоимений 1-го и 2-го лица (я, ты, мы, вы), недопустимо.

Правила и нюансы написания

Прежде чем взяться за написание делового текста, нужно определить, какие задачи он призван решать. От этого зависит выбор формата, жанра, объема.

Следующий шаг — структурирование. В этом может помочь составление плана или предварительная запись тезисов и основных положений.

При написании текста лучше воспользоваться советами опытных авторов. Они подскажут, как соблюсти все стилистические требования.

После того как работа будет завершена, текст обязательно надо отредактировать. Следует обращать внимание не только на орфографические, пунктуационные, стилистические ошибки. Важно сократить все, что не имеет прямого отношения к главной теме.

Если речь идет о написании делового письма, то стоит обратить внимание на следующие нюансы:

1. Не позволяйте эмоциям переходить из личного пространства на бумагу. Что бы вы ни думали о человеке, послание должно иметь нулевую эмоциональную окраску.
2. Если письмо содержит отказ, объясните получателю, почему было принято такое решение.
3. Правило хорошего тона — предварительно проверить текст на наличие ошибок.
4. Нельзя использовать элементы неформального общения, например, смайлы.
5. В письме обязательно должна быть указана тема.

В остальном принципы написания писем почти не отличаются от общих норм официального языка.

Образец делового письма.

Примеры деловых текстов

Ответ на обращение:

Татьяна Ивановна! Мы благодарим Вас за обратную связь. В связи с Вашим обращением мы провели проверку, по результатам которой выяснилось следующее. Вечером 22.09.2020 из-за урагана произошел обрыв проводов. По этой причине телефонная линия не работала. Приносим свои извинения. Все неполадки устранены.

Ходатайство:

В соответствии с судебным приказом №5 прошу возбудить исполнительное производство по взысканию алиментных платежей с Иванова И.И. в отношении Иванова Сергея и Ивановой Татьяны. Сумму долга прошу исчислять с момента вступления судебного приказа в силу.

Письмо клиенту:

Анатолий Дмитриевич! В ответ на Ваш запрос об установке кухонного гарнитура сообщаем, что представитель компании «Светоч» прибудет к Вам 17 ноября. Просим обеспечить личное присутствие заказчика для осуществления работ и подписания необходимых документов.

Запрос:

В соответствии с постановлением администрации области №100 от 23 мая 1997 года, прошу предоставить информацию о мероприятиях, проводимых в Семеновском районе в апреле 2020 года. Сведения нужны для формирования новостной повестки и освещения событий в средствах массовой информации.

Ответ на негативный отзыв:

Ангелина Ивановна, здравствуйте! Мы сожалеем, что работа нашего учреждения оставила у Вас негативные впечатления. Мы разобрались в ситуации в кратчайшие сроки и спешим сообщить, что сотрудник, нарушивший этикет, получил административное взыскание. Надеемся, что впредь посещение салона будет приносить Вам только радость. Ждем Вас снова!

Распространенные ошибки

Наиболее часто встречающийся недочет — это сознательное усложнение текста. Считается, что тяжеловесность конструкций послужит и весомости смысла. Но это не так. Несмотря на шаблонные принципы написания, текст может и должен быть простым для восприятия.

Еще одна крайность — употребление эмоциональной лексики и использование креативного подхода. В данном случае это недопустимо.

Вместе с тем нельзя полностью полагаться только на затертые и избитые клишированные фразы. Они разрешены, но лучше, чтобы их было поменьше.

примеры текстов короткие. Пример маленького текста научного и делового стиля

Взаимоотношения людей в официальной сфере сформировали особый стиль языка. Он призван обслуживать правовые отношения, складывающиеся между гражданами и государством. Его основное применение – составление различных документов. Пример текста делового стиля, который часто встречается в повседневной жизни, – это содержание заявления. В этой статье приведены различные образцы официального языка. А также пойдет о главных особенностях и основных функциях этого стиля.

Предназначение

Документы, составленные на официальном языке, сопровождают человека на протяжении всей жизни. Когда он появляется на свет, оформляется свидетельство о рождении. Этот документ – первый пример текста делового стиля на жизненном пути человека. Затем – паспорт, аттестат о среднем образовании и множество различных справок.

Обслуживая официально-деловую сферу, этот стиль реализуется почти всегда в письменной форме. В устной речи значительно реже. На сухом официальном языке составляются государственные акты, международные документы и так далее. Пример текста делового стиля в устной форме – это доклад на совещании. Предназначение официального языка – обслуживание различных правовых сфер.

Виды, на которые делится деловой стиль речи

Примеры текстов – короткие лаконичные или длинные пространные сообщения о каком-либо событии. Все они являются официальными документами, и согласно области, в которой они применяются, их можно разделить на три вида:

• законодательные;
• дипломатические;
• административно-канцелярские.

В соответствии с такой классификацией можно выделить виды делового языка или подстили. Каждый из них, обладая общими признаками деловой речи, имеет свои специфические особенности. Рассмотрим каждый из них подробнее.

Канцелярские документы

Административный стиль обслуживает следующие сферы:

• право;
• государственная политика;
• сфера деловых отношений.

Деловая речь возникла давно. Административный стиль – самый древний из прочих книжных стилей. Он возник еще во времена Киевского государства. Пример текста делового стиля X века – это «Русская правда» – сборник норм, являющихся памятником древнерусского права. Благодаря этому историческому источнику, можно судить о зарождении и развитии официального языка.

Стиль, о котором идет речь в этой статье, меняется не особенно интенсивно. Все же воспринимать современному человеку тексты «Русской правды» не просто. Однако даже при существенных лексических и синтаксических изменениях в языке, в этом документе присутствуют характерные признаки делового языка. Один из них – употребление специфических терминов.

Канцелярский язык отличается сложностью. В документах часто употребляются сложноподчиненные предложения, могут присутствовать длинные списки из однородных членов. В приказах, как правило, преобладают побудительные предложения. Такие особенности недопустимы в художественной литературе. Нечто общее имеет текст научного и делового стиля. Пример текста: «Приставка является значимой частью слова и находится перед корнем». Эта фраза составлена в научном стиле. Деловой от нее отличается тем, что задача его заключается не только в сообщении точных сведений, но и в передаче рекомендаций и указаний.

Законодательные документы

В статьях на юридическую тему нередко встречаются цитаты и ссылки. Краткая формулировка закона – это и есть небольшой текст делового стиля речи. Примеры:

• Мать-одиночка вправе получить жилье по договору социального найма из государственного и жилого фонда, если будет признана нуждающейся в улучшении жилищных условий.
• Иностранный гражданин вправе претендовать на оформление гражданства РФ вне зависимости от соблюдения пятилетнего срока проживания в России, если он рожден на территории РСФСР.

Язык законов обладает такими характерными признаками, как краткость и простота. Главной в этом подстиле является это точность выражения мысли. Законы предполагают однозначность восприятия. Лексика некоторых документов (например, права человека из Всеобщей декларации) может быть не лишена высокопарности. Особенно если речь идет о международных договорах. Но, все же, среди законодательных документов больше таких, которые написаны скучным сухим языком. Подобное впечатление создают специальные слова, выражения и так называемые канцеляризмы. К тому же стандартные формулировки неоднократно повторяются. В небольшом тексте можно встретить повторы таких слов, как жилплощадь, проживает, надлежащий, завизировать, по истечении и так далее.

Дипломатические документы

Тексты, составленные в этом подстиле, применяются в сфере международных отношений. Язык этих документов исключает использование оценочной лексики, сниженных или высоких слов, то есть имеет все те черты, которые от литературного отличают официально-деловой стиль речи. Примеры текстов – короткие или длинные документы и сообщения, составленные в следующих жанрах:

• договор;
• соглашение;
• конвенция;
• меморандум;
• нота;
• коммюнике.

Самый известный образец, созданный в этом стиле – Женевская конвенция по международному гуманитарному праву. Дипломатический язык весьма разнообразен. В нем присутствует своя лексика (демарш, саммит, атташе). Дипломатические документы составляются по особым строгим формам. Личная нота всегда написана от первого лица. В обращении непременно присутствует слово «Уважаемый». А подпись содержит своеобразную форму вежливости.

Общие особенности делового стиля

Отличительная особенность официального языка – строгое соответствие литературным нормам. В деловых документах никогда не используются лексико-фразеологические средства разговорного или просторечного характера. Официальная лексика исключает диалектные и профессионально-жаргонные слова.

В документах не используются неологизмы. Или встречаются, но лишь в том случае, если обладают терминологическим смыслом. Специальные слова не могут быть изменены или заменены профессионализмами или жаргонизмами.

В деловом стиле существуют значительные различия между подстилями и жанрами. Но, несмотря на это, деловой стиль может сливаться и с другим – публицистическим.

В чем отличие официального языка от литературного?

В художественных произведениях присутствуют образы, ирония, различные словоизменение, которые, порою, создают сами авторы. В официальных документах все это исключено. Полное отсутствие эмоциональности характеризует маленький текст делового стиля.

Пример текста: «Иван обратился с просьбой к своему близкому родственнику предоставить ему жилье. Предполагая, что это событие может быть сопряжено с определенными материальными затратами, он выразил желание, получить место приказчика или иную должность, позволяющую решить ряд финансовых вопросов». Этот отрывок – не что иное, как часть письма персонажа Антона Чехова из рассказа «Ванька». Переложив слова главного героя на деловой язык можно получить краткое сообщение. Оно составлено в стиле, главная особенность которого – бесстрастность изложения фактов. Еще одной характерной чертой официально-делового языка является объективность.

Пожалуй, можно привести еще не один пример делового стиля речи – маленький текст, представляющий собой перевод прозаического или даже поэтического произведения на официальный язык. Но подобный перенос из одной формы в другую едва ли будет правильным. Деловой стиль обладает такими признаками, какие не встречаются в художественной литературе. А потому сравнивать их почти невозможно.

Особенности устной речи в деловом стиле

Официальный язык чаще встречается на письме. Устный пример делового стиля речи – маленький текст общественных и государственных деятелей. Хотя, несомненно, на собраниях и торжественных заседаниях он может быть довольно долгим. Характерные признаки этого стиля: логические ударения и выразительность интонации. В устной речи может присутствовать некоторая эмоциональная приподнятость. Но выступающий не должен нарушать литературных норм.

Лексика официального языка

Для делового стиля свойственно широкое применение терминов и специфических понятий. Эти слова могут относиться к юридической, дипломатической, бухгалтерской, военной сфере. Нередко в документах встречаются аббревиатуры. Стремление к краткости характеризует небольшой текст делового стиля речи. Примеры:

• Минздрав России разработал закон, целью которого является обеспечение повышения безопасности дорожного движения.
• В НИИ действует особое отделение, в котором производится протезирование большей части суставов.
• В последние годы в ЛПУ применяются новые медицинские технологии.

В деловых текстах встречаются также слова и выражения, не характерные для других стилей. К ним относятся такие лексические единицы, как вышеуказанный, вышеперечисленный, нижеследующий, надлежащий, содеянное, мера пресечения. Специфические словосочетания (акт неповиновения, кассационная жалоба, подписка о невыезде) – особенность, которая отличает деловой стиль речи. Примеры текстов:

• Короткие, краткие, кратковременные, краткосрочные, короткометражные. Все вышеперечисленные слова являются однокоренными.
• Рассмотрев все вышеперечисленные события, автор доказал, что каждое из них обладает определенной степенью возможности: одни – меньшей, другие – большей.
• Каждый сотрудник обязан выполнять надлежащим образом все вышеперечисленные требования.

Морфологические черты делового стиля

Помимо вышеперечисленных, строение официальной речи обладает и другими характерными признаками. В ней, например, чаще встречаются прилагательные и существительные, нежели глаголы. Поскольку экспрессивная окраска в тексте документов исключена, в нем не может быть междометий, частиц и слов с суффиксами, служащими для создания субъективной оценки. Имена существительные, как правило, встречаются в форме мужского рода. К таким словам относятся в первую очередь названия профессий: бухгалтер, лаборант, контроллер.

Среди относительно небольшого количества существительных большая часть является составляющими устойчивых оборотов. Громоздкими конструкциями может обладать даже маленький текст делового стиля. Пример текста, в котором присутствуют подобные словосочетания: «В целях сокращения сроков возмещения НДС предлагается внести изменения в законодательство».

Прилагательные и причастия нередко имеют значения существительного. Такими лексическими единицами обладать может небольшой текст делового стиля, примеры которого встречаются медицинской сфере: «При сердечной астме больной может жаловаться на острую нехватку воздуха».

Местоимения в деловом языке встречаются крайне редко. Причина редкого использования этой части речи объясняется полным отсутствием конкретности и индивидуализации речи. Вместо указательных местоимений используются канцеляризмы: настоящий, данный, известный соответствующий и так далее. Не может включать в себя неопределенные местоимения (некто, какой-то, что-либо) текст в деловом стиле. Примеры:

• Короткие тексты, относящиеся к категории продающих, являются специализацией этого автора.
• Данная ситуация сложилась в силу ухудшения жилищных условий.

Глаголы в официальной речи

Эти части речи имеют самую высокую частотность в художественной литературе. В научной их значительно меньше. И реже всего глаголы встречаются в официальных документах. В этом заключается самая характерная морфологическая особенность, которая от всех остальных отличает деловой стиль речи. Примеры текстов из литературы демонстрируют также то, что многие глаголы, встречающиеся в официальном языке, имеют значение долженствования (надлежит, вменяется, обязуется и так далее).

Синтаксические конструкции в деловой речи

Такие словосочетания представляют собой преимущественно клишированные обороты. Обилие таких выражений, как в целях, по линии, на основании, в связи, является специфической чертой, которой обладает официально-деловой стиль речи. Примеры текстов – короткие фрагменты из заявлений, претензий и других видов документов: «На основании вышеизложенного требую провести ремонт оборудования и предоставить сведения и произведенной работе.

Стилистические особенности

Прямая речь довольно редко встречается в документах. Используется она преимущественно тогда, когда есть необходимость в дословном цитировании законодательного акта. Преобладание косвенной является признаком, на основании которого от художественного произведения существенно отличается официально-деловой стиль. Примеры текстов – короткие официальные документы, в которых преобладают небольшие абзацы, реквизиты и рубрикации.

Признаки делового стиля, перечисленные выше, являются главным условием в составлении официальных документов. Широкое использование бланков и форм – неслучайно. В некоторых случаях без них текст перестает быть деловым.

Документы, которые необходимо чрезвычайно часто составлять и оформлять в повседневной жизни, требуют соблюдения четких норм. А потому так важно ознакомиться с особенностями, которыми обладает официально-деловой стиль речи. Примеры текстов, котороткие фрагменты которых представлены в этой статье, дают общее представление о важной теме одного из разделов языкознания. А именно — стилистики.

Стиль речи (официально-деловой) | сочинение, краткое содержание, анализ, биография, характеристика, тест, отзыв, статья, реферат, ГДЗ, книга, пересказ, сообщение, доклад, литература | Читать онлайн

Тема: Лингвистические термины и определения

Официально-деловой стиль — один из книжных стилей, который об­служивает сферу деловых отношений. Этот стиль характерен для законов, документов, постановлений, приказов, протоколов и т. п.

Задача официально-делового стиля — регулировать деловые от­ношения: передать информацию, распоряжение, выдать инструкцию, заключение и т.п. Официально-деловой стиль характеризуется точно­стью, однозначностью, стандартностью и обязательностью построения текста по образцу. Часто при оформлении документа такой образец прилагается, иногда для написания официальных бумаг подготавлива­ют специальные бланки. Таким образом, главная черта официального документа — стандартная форма, благодаря чему в документе легко можно найти необходимую информацию: кому адресована бумага, от кого она, от какого числа, что именно излагается в документе.

Чтобы написанное было принято в качестве официального доку­мента, необходимо соблюдать жесткие правила оформления текста, в том числе и стандартный набор языковых средств. Составляя доку­мент, необходимо проставить точную дату, указать полностью фами­лию, имя и отчество (часто и паспортные данные) лиц, которые фигу­рируют в официальном документе.

Для официально-делового стиля типично использование стан­дартных оборотов — клише: прошу предоставить, по истечении сро­ка, в установленном порядке и т.п. В документе неуместны элементы разговорного стиля, экспрессивная и оценочная лексика, фамильяр­ное обращение. Материал с сайта //iEssay.ru

В языке документа почти не употребляются личные местоимения 1 -ого и 2-ого лица, что также делает язык документа официальным, казенным. Деловой стиль не дает возможности автору выразить свои эмоции, личную точку зрения на вопрос. Синтаксис документа отлича­ется большим количеством придаточных предложений, тяжеловесными и запутанными конструкциями, неестественными в разговорной речи.

На этой странице материал по темам:

• официально-деловой стиль речи определение
• скачать бесплатно стиль речи официально деловой
• официальный деловой стиль краткое содержание
• образец официально деловое сочинение
• официально-деловой стиль речи примеры текстов

Официально-деловой стиль речи — ТЕКСТ

Цели: познакомить с особенностями официально-делового пиля речи; учить составлять тексты официально-делового стиля; закреплять умение определять стили речи.

Планируемые результаты: знание отличительных признаков официально-делового стиля; умения создавать тексты официаль­но-делового стиля, определять стили речи.

Ход урока

1. I. Организационный момент
2. II. Анализ тестовой работы

III. Проверка домашнего задания

(Упр. 87 — сообщения об алгоритме поиска информации в Интернете, устные высказывания об Иване Фёдорове.)

1. Самоопределение к деятельности

— С какими стилями речи вы знакомы? Коротко расскажите об их особенностях.

— Всем нам приходится иметь дело с различными докумен­тами, обращаться по разным вопросам в какие-либо орга­низации. Как вы думаете, каким стилем речи вы при этом пользуетесь? (Ответы детей.)

— Какие задачи мы поставим перед собой сегодня на уроке. (Познакомиться с новым стилем речи, который используете” при деловом общении, узнать о его особенностях, научиться грамотно составлять тексты документов. )

1. Работа по теме урока
2. Работа по учебнику

(Чтение теоретического материала (с. 49).)

2. Беседа

Вспомните ситуации, в которых вам приходилось стал­киваться с текстами официально-делового стиля. Что это были за документы?

Почему при составлении текстов официально-делового стиля важны точность, однозначность слов и выражений, строгая, формальная лексика, стандартные обороты?

Почему тексты официально-делового стиля неэмоциональны?

Почему в них не используются изобразительные средства языка?

3. Практическое задание

— Замените слова официально-делового стиля нейтральными словами.

Преподнёс (подарил), направился (пошёл), заявил (сказал), проживает (живёт).

4. Работа по учебнику
5. Упр. 88 — устное выполнение.
6. Упр. 89 — самостоятельное выполнение после предварительного обсуждения.

(Необходимо обратить внимание учеников на форматирова­ние документа: где и как расположены его части; на то, что слово заявление пишется со строчной буквы, а после него ставится точ­ка; заявление — завершающее слово шапки, а не заголовок.)

1. Закрепление изученного материала
2. Работа по учебнику
3. Упр. 90 — чтение текста, обсуждение, самостоятельное выполнение задания с последующей проверкой.
4. Упр. 91 — обсуждение вопросов.
5. Занимательная лингвистика

Знаете ли вы, что такое канцелярия? (Отдел учреждения, ведающий делопроизводством; деловые бумаги, документы.)

— Какой стиль речи используется в канцелярских делах?

— Как вы понимаете слово канцеляризм?

Материал для учителя

В текстах официально-делового стиля неизбежно употребление кан­целяризмов — слов или оборотов речи, характерных для деловых бумаг, документов. Канцеляризмы уместны и даже необходимы в официаль­но деловой речи: отношение, предписание, заявление, внедрение, усиление, оказать воздействие, обсудить вопрос, представить к рассмотрению.

Однако порой в живом разговорном языке можно услышать подоб­ные слова, совершенно неуместные в непринуждённой речи. В книге “Жизнь, как жизнь” К. Чуковский метко назвал неумеренное, необоснованное употребление канцеляризмов, бюрократических штампов, нового слога канцеляритом. Чуковский считал канцелярит болезнью. Самое страшное, что, хотя заболевание в основном свойственно людям, занимающимся бумажной деятельностью, “канцелярский вирус” может поразить любого.

Вот один из примеров проявления “болезни” (по книге К. Чуковского):

“Молодой человек, проходя мимо сада, увидел у калитки пятилет­нюю девочку, которая стояла и плакала. Он ласково наклонился над ней и. к моему изумлению, сказал: “Ты по какому вопросу плачешь?”

Чуковский показывает, к чему может привести это тяжёлое заболевание, если бы им заразились все. Мы бы получили такие “пушкинские” строки:

Надо отметить, что в синем небе звёзды блещут, Необходимо сказать, что в синем море волны хлещут, Следует особо остановиться на том, что туча по небу идёт, Приходится указать, что бочка по морю плывёт. В этой же книге цитируется гротеск писателей Ильфа и Петрова: “Задание, например, следующее:

— Подметайте улицы.

Вместо того чтобы сейчас же выполнить этот приказ, крепкий парень поднимает вокруг него бешеную суету. Он выбрасывает лозунг:

— Пора начать борьбу за подметание улиц.

Борьба ведётся, но улицы не подметаются. Следующий лозунг уводит дело ещё дальше:

— Включимся в кампанию по организации борьбы за подметание улиц. Время идёт, крепкий парень не дремлет, и на неподметённых улицах вывешиваются новые заповеди:

— Все на выполнение плана по организации кампании борьбы ш подметание.

И наконец, на последнем этапе первоначальная задача совершенно уже исчезает и остаётся одно только запальчивое, визгливое лопотанье:

— Позор срывщикам кампании за борьбу по выполнению плана организации кампании борьбы”.

VII. Подведение итогов урока

— Назовите основные черты официально-делового стиля. (Официальность, преобладание письменной формы, стандар­тизация текстов, точность, строгость, неэмоциональность, безличность, широкое использование официально-деловой лек­сики.)

— В каких сферах жизни, в каких ситуациях используется официально-деловой стиль?

— А что бывает, если официально-деловой стиль речи используется не по назначению?

Домашнее задание

Выполнить работу над ошибками.

Учебник: § 19.

Рабочая тетрадь: задание 15.

Официально деловой стиль речи – примеры текстов: что это, признаки, стилевые черты, сфера применения

Русский язык позволяет излагать свои мысли в пяти разных стилях, каждый из которых чем-то особенным характерен и используется в конкретной сфере деятельности. В административно-общественной используется официально-деловой стиль речи, который применяется, как в письменной, так и в устной форме….

Особенности

У данного стиля есть ярко выраженные характерные признаки, которые отчетливо прослеживаются в лексике, морфологии и синтаксисе текстов. Стилевые черты следующие:

1. Точность – все данные, изложенные в тексте, имеют конкретику.
2. Однозначность изложения – в подобных текстах нет домысла или размышлений. Все детали прописаны очень чётко, с максимальной точностью и изложением всех фактов.
3. Стандартизация – при составлении документов и бумаг, используют стандартные приемы, которые позволяют авторам удержаться в рамках и не привнести в бумаги субъективизма.
4. Безличность – не предусмотрено никакой эмоциональной окраски. Недопустимо излагать собственную оценку ситуации, выражать субъективную оценку в отношении кого-либо. Все данные выкладываются сухо и безлико, позволяя читателю самому делать выводы, не манипулируя его чувствами. Личная информация может быть изложена только в заявлениях или объяснительных, где это требуется.

Что касается лексических особенностей, то их всего три:

1. Определенный набор лексических оборотов и использование официальных слов: предписываю, разрешаю, уведомляю, истец, закон и пр.
2. Сухая лексика, полная сугубо канцелярских выражений: имеет место быть и пр.
3. Использование устойчивых словосочетаний: исходя из, принимая во внимание и пр.

Важно! Несмотря на необходимую безличность, данные тексты допускают использование глаголов первого лица и местоимений.

Синтаксические конструкции – это те признаки, которые легко позволяет чтецу определить тип изложения. В данном типе текстов есть несколько характерных синтаксических особенностей:

1. Наличие малых конструкций – простые предложения, отсутствие однородных членов предложения или вводных слов.
2. Высокая структурная стандартизация – каждый вид документа имеет свои структурные особенности. Так, все заявления начинаются со штампа в верхней части листа, а все протоколы характеризуются подписями в конце документа.

Такая форма изложения мыслей достаточно активно применяется в разных сферах жизнедеятельности. Каждый должен уметь пользоваться ею, поскольку любые взаимоотношения с организациями происходят на деловом языке.

Использование

Сфера применения чрезвычайно узка ,и в то же время достаточно обширна. Примеры текста такого характера часто встречаются в государственных организациях и делятся на:

1. Законодательный уровень – законодательные документы, служебные бумаги, уставы, правила.
2. Обиходно-деловой уровень служебные переписки, частное делопроизводство.

Оба вида используются в разных сферах:

• юриспруденции,
• экономике,
• политике,
• бизнесе,
• международных отношениях,
• маркетинге.

Пример документов официально-делового стиля – это служебные и официальные бумаги, начиная с объяснительных и заканчивая Конституцией.

Клише

Как и в любом другом, в официально-деловом тексте присутствуют некоторые клише. Обычно, использование подобных штампов находят неприемлемым и негативным явлением.

Штампы – это слова, которые чрезмерно употребляются, и обладают неопределенным значением (определенные, следовательно, некоторым), деформируя смысл, или теряя его в обилии ненужных фраз вовсе.

Несмотря на отрицательное значение штампов, они могут и должны употребляться в деловых разговорах и бумагах. Выше было указано, что деловая речь использует стандарты, как главное средство языка. Наличие некоего стандарта или штампа в разы упрощает создание и заполнение всех анкет, бланков и прочих документов.

Важно! В подобных формах неприемлемо вольно излагать свои мысли: секретарю нельзя ответить в деловой переписке «Ждем ответа, как соловей лета» это недопустимо.

Официальная речь, стандартные ситуации – все это и определяет сущность и цель подобных документов, а также их четкую структуру и расположение всех элементов предложения. В ней недопустимы:

• разговорные элементы,
• поэтизмы,
• архаизмы,
• эмоциональные слова и окраски,
• художественные элементы: гиперболы, метафоры и пр.,
• фразеологизмы.

Любой текст данной категории, который верно построен с точки зрения грамматики и лексики, является правильным и полностью соответствует требованиям официально-делового стиля речи. А при наличии в нем вышеуказанных элементов, даже при верной структуре, его воспринимают как некорректный. Стандартность в данном типе речи является лексической особенностью, и имеет свои маркеры, например:

• наложить штраф,
• объявить благодарность,
• призвать к ответу,
• выдвинуть аргумент,
• нести ответственность,
• уведомление о вручении.

Таким образом, клише в целом – это негативное явление, но использование их в данной категории допустимо и даже приветствуется.

Однако, существует и другая сторона чрезмерного употребления канцеляризмов – тексты должны нести в себе информацию, несмотря на использование множества клише.

Поэтому следует тщательно вычитывать все бумаги, чтобы убедиться, что получатель и читатель получить из них необходимую информационную нагрузку.

Анализ стилевого текста

Любой текст подлежит анализу, для определения стиля, к которому он принадлежит и других особенностей. Примеры текстов можно найти в законодательных документах, официальных уведомлениях и прочих официальных бумагах. Для определения стиля, необходимо провести анализ текста:

Выявить стилевые черты:

• точное изложение информации и детальное,
• строгость композиции,
• отсутствие экспрессии и эмоций.

Лексические особенности:

• использование специальной терминологии,
• обилие канцеляризмов (принимая во внимание, имеют право),
• слова необходимости и долженствования.

Морфологические особенности:

• использование инфинитива и глаголов в настоящем времени,
• частое употребление отглагольных существительных,
• именование людей по признаку действием.

Синтаксические:

• высокая частность однородных членов,
• наличие осложненных предложений,
• частое использование родительного падежа,
• использование страдательных и безличных конструкций,
• наличие простых безэмоциональных предложений,
• прямой порядок слов.

Если в тексте обнаружены все эти черты, то он принадлежит к официально-деловому стилю. Примеры текстов подобного плана встречаются в учебной литературе, канцелярских бумагах и личных документах. К примеру, автобиография зачастую пишется подобным языком, и при ее написании следует придерживаться определенных правил:

1. Структурированность текста: каждая важная дата начинается с абзаца и после нее следует новый абзац, в конце документа всегда указывается дата.
2. Четкое соблюдение хронологической последовательности, начиная с рождения и заканчивая последним годом до написания документа, нелогичные переходы не допускаются.
3. Лаконичность: автобиография не пишется более чем на 2-3 листа.
4. Изложение точных, достоверных фактов, которые всегда можно подтвердить доказательными бумагами.

При написании биографии допускается использование слов из других стилей, но приветствуется наличие клише. Зачастую можно встретить автобиографии и в полностью художественном стиле, но такой документ более походит уже на автобиографичный рассказ, чем на сухое изложение фактов.

Диалог

Устная речь также может быть поставлена в деловом стиле. Соблюдение клише официального стиля приветствуется и в диалогах, несмотря на то, что обычное расположение информации на бумагах отличается от устной речи.

Она обычно преисполненная эмоциями и довольно асимметрична. Если устная речь подчёркнуто логична, обстановка общения явно официальная.

Главная характеристика устного делового общения это протекание беседы в положительным в ключе сочувствия, уважения или доброжелательности. Устная речь отличается в зависимости от разновидностей стиля:

• канцелярско-делового – устная речь преисполнена канцеляризмами и клише, но допускает и употребление обычных, не деловых слов,
• государственного управления – недопустимо употребление фразеологизмов, анархизмов, сленговых выражений и прочих, не относящихся к деловому стилю слов.

К основным особенностям устной официальной речи относятся:

• краткость,
• точность,
• влиятельность,
• соответственные слова,
• правильно составленные конструкции,
• правильный синтаксис,
• стандартизация мысленно приготовленной речи.

Устная деловая речь не может быть эмоционально окрашенной. Хорошим примером может служить следующий деловой диалог:

Здравствуйте!

Здравствуйте. Чем я могу вам помочь?

Я хотел бы подать в вашу компанию свое резюме.

У вас есть высшее образование?

Да, я закончил университет по курсу «Менеджмент».

Вы ознакомлены с нашими условиями?

Да, в полном объеме.

Хорошо. Тогда возьмите свое резюме и другие документы, и приходите завтра в 9.00 в главный офис на собеседование. Всего доброго!

Спасибо. До свидания.

Диалог в деловой речи сухой, сжатый и полный информации, в нем начисто отсутствуют слова-паразиты. Именно такой должна быть устная речь, в ней возможно будет на порядок меньше канцеляризмов, но по своей характеристике она будет полностью соответствовать правилам данной категории языка.

Официально-деловой стиль в русском языке, примеры, где применяется

Изучаем стили речи в русском языке официально-деловой стиль

Вывод

Деловая речь может показаться скучной и сухой на первый взгляд, но при ее освоении становится понятно, что она также богата, как и художественная, просто сфера ее применения требует определенных условий и правил, которым она и соответствует. Официально-деловой стиль – это особенность государственной и деловой сферы, и рано или поздно придется учиться владеть ею, чтобы стать полноценным членом общества.

Деловое письмо в формате с примерами

Деловое письмо — это официальный документ, который, например, часто отправляется из одной компании в другую или из компании своим клиентам, сотрудникам и заинтересованным сторонам. Деловые письма используются также для профессиональной переписки между физическими лицами.

Хотя электронная почта стала наиболее распространенной формой переписки, распечатанные деловые письма по-прежнему используются для многих важных и серьезных типов корреспонденции, включая рекомендательные письма, подтверждение трудоустройства, предложения о работе и многое другое.

Написать эффективное, безупречное деловое письмо может оказаться легкой задачей, если вы будете придерживаться установленных правил в отношении верстки и языка.

Помните, что ваш получатель регулярно читает значительный объем корреспонденции и будет отдавать предпочтение хорошо написанным письмам, не содержащим опечаток и грамматических ошибок.

Что включать в письмо

Объясните цель вашего письма простым и понятным языком, сохраняя краткий начальный абзац.Вы можете начать со слов «Я пишу в отношении…», а затем сообщать только то, что вам нужно сказать.

Последующие абзацы должны включать информацию, которая дает вашему читателю полное представление о ваших целях, но избегает извилистых предложений и излишне длинных слов. Опять же, сделайте это кратким, чтобы удержать их внимание.

Если вы намерены каким-либо образом убедить получателя, будь то инвестирование денег, предоставление вам рекомендации, найм вас, партнерство с вами или решение проблемы, создайте убедительные аргументы в пользу вашего дела.

Если, например, вы хотите, чтобы читатель спонсировал благотворительное мероприятие, определите любое совпадение с благотворительными целями их компании. Убедите читателя, что помощь вам будет взаимовыгодна, и вы увеличите свои шансы заручиться их поддержкой.

Разделы делового письма

Каждый раздел вашего письма должен соответствовать соответствующему формату, начиная с вашей контактной информации и информации получателя; приветствие; тело письма; закрытие; и, наконец, ваша подпись.

Ваша контактная информация

• Ваше имя
• Ваша должность
• Ваша компания
• Ваш адрес
• Город, штат Почтовый индекс
• Ваш номер телефона
• Ваш адрес электронной почты

Дата

• Дата написания корреспонденции

Контактная информация получателя

• Их имя
• Их название
• Их компания
• Адрес компании
• Город, штат Почтовый индекс

Приветствие

• Используйте «Кому это может быть интересно», если вы не уверены, к кому конкретно обращаетесь.
• Используйте официальное приветствие «Уважаемый господин / госпожа / доктор. [Фамилия] », если вы не знаете получателя.
• Используйте «Уважаемый [Имя]», только если у вас неформальные отношения с получателем.

Тело

• Используйте строки с одинарным интервалом с добавлением пробелов между каждым абзацем, после приветствия и над закрытием.
• Выровняйте букву по левому краю (по левому краю).

Заключительное приветствие

Заключительный абзац должен состоять из двух предложений.Просто укажите причину написания и поблагодарите читателя за рассмотрение вашего запроса. Вот несколько хороших вариантов закрытия:

• С уважением
• С уважением
• Сердечно
• С уважением

Если ваше письмо менее формальное, попробуйте использовать:

• Все самое лучшее
• Лучшее
• Спасибо
• С уважением

Ваша подпись

Напишите свою подпись сразу под закрытием и оставьте четыре одинарных пробела между закрытием и введенным полным именем, титулом, номером телефона, адресом электронной почты и любой другой контактной информацией, которую вы хотите включить.Используйте следующий формат:

Ваша собственноручная подпись

Введено полное имя
Заголовок

Расширять

Шаблон делового письма

Вы можете использовать этот образец делового письма в качестве модели и загрузить шаблон (совместимый с Google Docs и Word Online) для текстовой версии ниже.

@ Баланс 2020

Образец делового письма (текстовая версия)

Линда Лау
Северный государственный университет
123 Main Street
Anytown, CA 12345
555-555-5555
[email protected]

5 марта 2020

Оскар Ли
Главный редактор
Acme Graphic & Design
123 Business Rd.
Business City, CA 54321

Уважаемый г-н Ли,

Я хотел бы пригласить вас принять участие в нашем предстоящем мероприятии по установлению контактов с отделом гуманитарных наук. Мероприятие состоится во второй половине дня 1 мая 2020 года. Мы хотим предоставить нашим выпускникам возможность встретиться с лидерами бизнеса в этом районе, которые могут искать новых сотрудников, имеющих ученые степени в области гуманитарных наук.

Мероприятие будет проходить в Студенческом центре Кокса при Северном государственном университете и продлится около двух-трех часов. Если вы заинтересованы в посещении или отправке представителя компании для встречи с нашими студентами, сообщите мне об этом при первой же возможности, и я могу зарезервировать для вас столик.

Спасибо за уделенное время и надеюсь вскоре получить от вас известие.

С уважением,

( подпись бумажное письмо)

Линда Лау
Заведующая кафедрой гуманитарных наук

Расширять

Пример электронной подписи

Если вы отправляете электронное письмо, ваша подпись будет немного отличаться.Вместо того, чтобы указывать свою контактную информацию в заголовке письма, укажите ее под своей подписью. Например:

Отправка делового письма по электронной почте

С уважением,

Имя Фамилия
Должность
Ваш адрес
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Расширять

Объясните, почему вы отправляете сообщение. Включите тему, о которой вы пишете, в строку темы электронного письма, чтобы читатель понял, почему вы отправляете сообщение.

Советы по написанию делового письма

Просмотрите образцы писем, в том числе сопроводительные письма, благодарственные письма для собеседований, повторные письма, письма о принятии и отказе, письма об увольнении, благодарственные письма и другие образцы писем, связанных с бизнесом и трудоустройством, и советы по написанию.

Как написать официальное деловое письмо

Урок 7: Как написать официальное деловое письмо

/ ru / business-communication / business-writing-essentials / content /

Как написать официальное деловое письмо

Если вам нужно пообщаться с другой компанией или поделиться важными новостями, деловых писем могут представить ваше сообщение в классическом изысканном стиле.В отличие от внутренних служебных записок, деловые письма обычно отправляются от одной компании к другой, поэтому они настолько формальны и структурированы, как . Однако письма также довольно универсальны, так как их можно использовать для официальных запросов, объявлений, сопроводительных писем и многого другого.

Несмотря на формальность, письма могут иметь дружественный тон , особенно потому, что они включают краткое введение перед тем, как перейти к основному вопросу. Независимо от тона, который вы используете в своем письме, ваше письмо должно оставаться кратким, ясным и легко читаемым.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать об официальных деловых письмах.

Этот урок посвящен американской деловой литературе. Письма, написанные в других частях света, могут иметь незначительные различия в форматировании.

Структура делового письма

Деловое письмо четкая структура имеет решающее значение для его внешнего вида и удобочитаемости. При написании письма вы можете следовать приведенной ниже структуре, чтобы создать эффективный документ.

• Открытие : Укажите свой почтовый адрес, полную дату (например, 30 июля 2017 г.), а также имя, компанию и адрес получателя. Пропустите одну строку между вашим адресом, датой и информацией о получателе. Не добавляйте свой адрес, если вы используете фирменный бланк, который уже содержит его.
• Приветствие : Обращайтесь к получателю, используя «Уважаемый» вместе с его титулом и фамилией, например «Уважаемый мистер Коллинз» или «Уважаемый директор Кинкейд.«Если вы не знаете пол получателя, используйте его полное имя, например« Уважаемый Тейлор Дин ». Наконец, не забудьте добавить двоеточие в конце приветствия.
• Body : В первом абзаце представьтесь и представьтесь и представьте суть вашего письма. Следующие абзацы должны подробно описать вашу основную мысль, в то время как ваш последний абзац должен повторить цель письма и при необходимости содержать призыв к действию.
• Закрытие : Рекомендуемые официальные закрытия включают «С уважением» или «Искренне Ваш.»Для более личного завершения рассмотрите возможность использования« Сердечно »или« С наилучшими пожеланиями ». Независимо от того, что вы выберете, добавьте в конец запятую.
• Подпись : пропустите четыре строки после закрытия и введите свое имя. Пропустите следующую строку и введите название должности и название компании. Если вы отправляете бумажную копию, подпишите свое имя в пустом месте синими или черными чернилами.
• Приложения : Если вы прилагаете документы с этим письмом, укажите их здесь.

Другой важной частью структуры является макет , который определяет, как форматируется текст.Наиболее распространенный макет делового письма известен как формат блока , при котором весь текст выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойных пробелов между абзацами. Благодаря такому расположению письмо выглядит чистым и легко читаемым.

Редакция

Как указано в Business Writing Essentials, версия является важной частью письма. Просмотрите свое письмо, чтобы оно было кратким, и выровняйте его на предмет орфографических и грамматических ошибок. Когда вы закончите писать, попросите кого-нибудь прочитать ваше письмо и дать вам отзывов , поскольку они могут обнаружить ошибки, которые вы могли пропустить.Также убедитесь, что к вашему документу приложены все приложения и что все бумажные копии подписаны.

После проверки содержания рассмотрите вид вашего письма. Если вы печатаете бумажную копию, обязательно используйте качественную бумагу. Также попробуйте использовать фирменный бланк, чтобы придать вашему документу более официальный вид.

Пример делового письма

Чтобы увидеть этот урок в действии, давайте взглянем на безупречное деловое письмо, рассмотрев приведенный ниже пример.

Это письмо выглядит великолепно! Структура идеальная, текст выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом.Корпус формальный, дружелюбный и лаконичный, а приветствие и завершение выглядят хорошо. Он также содержит собственноручную подпись, что означает, что он готов к отправке в бумажном виде.

Умение написать деловое письмо пригодится вам на протяжении всей вашей карьеры. Продолжайте практиковаться и изучать его, и вы сможете общаться в классическом стиле.

/ ru / бизнес-коммуникация / как написать мощный бизнес-отчет / контент /

примеров стиля написания деловых писем | Small Business

Умение написать деловое письмо — важный навык.Даже в сегодняшнем мире электронной почты и текстов возникает много случаев, когда неформальное общение неуместно и требуется официальное деловое письмо. Практически каждый научился основам написания делового письма еще в школе. Но написание делового письма — это не только его структура и формат; вы также должны учитывать содержание и стиль.

Содержание и стиль

Содержание и стиль на самом деле означают только то, что вы говорите в письме и как вы это говорите. Большинство деловых писем носят относительно формальный характер и требуют использования одного из небольшого набора приветствий или заключительных слов, написанных на уровне сложности, подходящем для читателя колледжа, и общим тоном, отражающим сочетание уверенности и вежливости.

Официальные деловые письма

Официальное деловое письмо должно быть достаточно формальным, чтобы выказать должное уважение к корреспонденту, но не настолько формальным, чтобы препятствовать общению. Вы должны упоминать названия должностей, но старайтесь использовать нейтральные названия должностей и старайтесь использовать название только один раз в письме. Избегайте чрезмерного использования местоимений мужского рода и старайтесь избегать фраз, отражающих возраст или пол. Постарайтесь как можно чаще использовать активный голос и тщательно структурируйте свое письмо, чтобы подчеркнуть важные моменты и донести свое сообщение.

Менее формальные деловые письма

С точки зрения континуума, вероятно, лучше думать о менее официальных деловых письмах, чем о неформальных деловых письмах, потому что даже относительно неформальные деловые письма по-прежнему достаточно структурированы и, как ожидается, будут соответствовать соглашениям по сравнению с в личное письмо. Если вы выберете менее формальный тон, который оставляет вам возможность использовать более восторженный и позитивный язык, если это необходимо, и немного больше свободы в структурировании основного содержания вашего письма, чтобы оно было максимально коммуникативно эффективным.Выделение жирным шрифтом, курсивом, подчеркиванием и т. Д. Приемлемо в менее формальном деловом письме, но должно использоваться с осторожностью.

Деловые письма для особых ситуаций

Деловые письма охватывают диапазон от приглашений вступить в совет директоров компании до уведомления о расторжении контракта, а к деловым письмам в особых ситуациях, например, к письму-заявке на получение школа или программа стажировки или сопроводительное письмо при приеме на работу. В большинстве деловых писем для особых ситуаций требуется что-то от адресата, поэтому такое деловое письмо должно быть вежливым, позитивным и содержать всю информацию, необходимую для другой стороны, чтобы выполнить запрос отправителя.Быть конкретным. Не рассказывай историю своей жизни. Ближе к сути, излагайте аргументы как можно более красноречиво, включая всю необходимую информацию, и двигайтесь дальше. В большинстве случаев основной текст письма не должен превышать трех-четырех абзацев.

Ссылки

Автор биографии

Клейтон Браун профессионально пишет с 1994 года. Он написал и отредактировал все, от научной фантастики до патентов на полупроводники и диссертаций по лингвистике, работая на Holt, Rinehart & Winston, Steck-Vaughn и The Psychological Corp.Браун имеет степень магистра лингвистической антропологии Университета Висконсин-Милуоки.

The Basic Business Letter // Purdue Writing Lab

Написание основного делового письма

Части делового письма

Этот ресурс организован в том порядке, в котором вы должны написать деловое письмо, начиная с адреса отправителя, если письмо написано не на фирменном бланке.

Адрес отправителя

Адрес отправителя обычно указывается на фирменном бланке.Если вы не используете фирменный бланк, укажите адрес отправителя в верхней части письма на одну строку над датой. Не пишите имя или титул отправителя, так как они указаны в конце письма. Включите только почтовый адрес, город и почтовый индекс.

Дата

Линия даты используется для обозначения даты написания письма. Однако, если ваше письмо будет заполнено в течение нескольких дней, используйте дату, когда оно было написано в строке даты. При письме в компании в США используйте американский формат даты.(Согласно принятому в США соглашению о форматировании даты месяц перед днем. Например: 11 июня 2001 г.) Напишите месяц, день и год на расстоянии двух дюймов от верхнего края страницы. В зависимости от того, какой формат вы используете для своего письма, выровняйте дату по левому краю или перейдите к центру табуляции и введите дату. В последнем случае укажите адрес отправителя на фирменном бланке, а не выровняйте его по левому краю.

Внутренний адрес

Внутренний адрес — это адрес получателя.Всегда лучше писать конкретному человеку в фирме, которой вы пишете. Если у вас нет имени этого человека, проведите небольшое исследование, позвонив в компанию или поговорив с сотрудниками компании. Включите личный титул, например мисс, миссис, мистер или доктор. Следуйте предпочтениям женщины, когда к вам обращаются как мисс, миссис или мисс. Если вы не уверены, что женщина предпочитает, чтобы к вам обращались, используйте мисс. существует вероятность того, что человек, которому вы пишете, является доктором или имеет другое звание, используйте это звание.Обычно люди не возражают, когда к ним обращаются с более высоким титулом, чем они на самом деле обладают. Чтобы написать адрес, используйте формат почтового отделения США. Для международных адресов введите название страны заглавными буквами в последней строке. Внутренний адрес начинается на одну строку ниже даты. Его следует выровнять по левому краю, независимо от того, какой формат вы используете.

Приветствие

Используйте то же имя, что и внутренний адрес, включая личный титул. Если вы знаете человека и обычно обращаетесь к нему по имени, в приветствии можно использовать только имя (например: Дорогая Люси :).Однако во всех остальных случаях используйте личные титулы и фамилию / фамилию, за которыми следует двоеточие. После приветствия оставьте одну строку пустой.

Если вы не знаете пол читателя, используйте несуществующее приветствие, например название должности, за которым следует имя получателя. Также допустимо использовать полное имя в приветствии, если вы не можете определить пол. Например, вы можете написать «Дорогой Крис Хармон: если вы не уверены в половой принадлежности Криса».

Кузов

Для блочного и модифицированного блочного форматов: одиночный пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца в теле письма.Между каждым абзацем оставляйте пустую строку. При написании делового письма помните, что краткость очень важна. В первом абзаце рассмотрите дружеское начало, а затем изложите основную мысль. Следующий абзац должен начать с обоснования важности главного пункта. В следующих нескольких абзацах продолжите обоснование, указав справочную информацию и вспомогательные детали. В заключительном абзаце следует повторить цель письма и, в некоторых случаях, требовать каких-либо действий.

Закрытие

Закрытие начинается в той же вертикальной точке, что и ваша дата, и через одну строку после последнего основного абзаца. Используйте только первое слово с заглавной буквы (например: «Спасибо») и оставьте четыре строки между закрытием и именем отправителя для подписи. Если после приветствия следует двоеточие, после закрытия должна стоять запятая; в противном случае после закрытия знаки препинания не ставятся.

Корпуса

Если вы приложили к письму какие-либо документы, например, резюме, вы указываете это, просто набрав Приложения под закрытием.Как вариант, вы можете указать название каждого документа, который вы вкладываете в конверт. Например, если вы включили много документов и хотите убедиться, что получатель знает о каждом документе, может быть хорошей идеей перечислить имена.

Инициалы машинистки

Инициалы машинистки используются для обозначения человека, который напечатал письмо. Если вы набирали письмо самостоятельно, не указывайте инициалы машинистки.

Примечание о формате и шрифте

Формат блока

При написании деловых писем необходимо обращать особое внимание на используемый формат и шрифт.Наиболее распространенный формат делового письма известен как блочный формат. При использовании этого формата вся буква выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойного пробела между абзацами.

Модифицированный блок

Другой широко используемый формат известен как модифицированный блочный формат. В этом типе тело письма, а также адреса отправителя и получателя выравниваются по левому краю и разделяются одинарным интервалом. Однако для даты и закрытия перейдите к центральной точке и начните вводить текст.

Полублок

Последний и наименее используемый стиль — полублочный. Он очень похож на модифицированный стиль блока, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю.

Имейте в виду, что разные организации предъявляют разные требования к формату профессионального общения. Хотя примеры, предоставленные OWL, содержат общие элементы для основного делового письма (жанровые ожидания), формат вашего делового письма, возможно, должен быть гибким, чтобы отражать такие переменные, как бланки и шаблоны.Наши примеры — просто ориентиры.

Если на вашем компьютере установлен Microsoft Office 2000, можно использовать Мастер писем, чтобы не гадать при форматировании деловых писем. Чтобы получить доступ к мастеру писем, щелкните меню «Инструменты» и выберите «Мастер писем». Мастер представит три упомянутых здесь стиля и введет дату, адрес отправителя и адрес получателя в выбранный формат. Letter Wizard следует использовать только в том случае, если у вас есть базовые представления о том, как написать деловое письмо.Его шаблоны применимы не для всех настроек. Поэтому вам следует обратиться к руководству по деловому письму, если у вас возникнут какие-либо вопросы или вы сомневаетесь в точности Мастера писем.

Шрифт

Еще одним важным фактором читабельности буквы является шрифт. Общепринятым шрифтом является Times New Roman, размер 12, хотя могут использоваться и другие шрифты, такие как Arial. Выбирая шрифт, всегда учитывайте свою аудиторию. Если вы пишете в консервативную компанию, вы можете использовать Times New Roman.Однако, если вы пишете в более либеральную компанию, у вас будет немного больше свободы при выборе шрифтов.

Пунктуация

Пунктуация после приветствия и закрытия — используйте двоеточие (:) после приветствия (никогда не запятую) и запятую (,) после закрытия. В некоторых случаях вы также можете использовать менее распространенный формат, известный как открытая пунктуация. В этом стиле после приветствия и закрытия знаки препинания исключены.

Стиль письма | Деловая переписка

То же самое и в деловой переписке.В отличие от некоторых других видов письма, таких как поэзия или художественная литература, деловое письмо не дает возможности для самовыражения. Вместо этого он требует довольно консервативного и неприукрашенного стиля. Стиль письма, также известный как голос или тон, — это манера, в которой писатель обращается к читателю. Он включает в себя такие качества письма, как словарный запас и фигуры речи, фразировка, ритм, структура предложения и длина абзаца. Разработка соответствующего стиля делового письма хорошо отразится на вас и увеличит ваш успех в любой карьере.

Формальное против неформального

Было время, когда многие деловые документы писались от третьего лица, чтобы создать впечатление объективности. Этот формальный стиль часто был пассивным и многословным. Сегодня он уступил место активному, ясному, лаконичному письму, иногда известному как «Обычный английский» (Bailey, 2008). Поскольку бизнес и промышленность все чаще торгуют через границы и языки, приемы письма, скрывающие смысл или затрудняющие понимание, могут вызвать серьезные проблемы. Эффективные стили письма стали нормой.Тем не менее, вы испытаете в своих собственных усилиях по письму эти дебаты по письму «старая школа против новой школы» по поводу сокращений, сокращений и использования неформального языка в том, что когда-то считалось формальным бизнес-контекстом. Рассмотрим следующее сравнение неформального, формального и бюрократического стилей.

Бюрократический: прилагаются последние данные о доставке, представленные в топографических формах в соответствии с директивой ABC123 руководства по воздушным перевозкам, предоставленного Федеральным управлением гражданской авиации в сентябре 2008 года.

• Официально — обратите внимание на прилагаемые данные о доставке за июль 2009 г.
• Неофициально — вот данные о доставке за последний месяц.

Хотя общепризнано, что бюрократические формы могут скрывать смысл, ведутся споры об использовании формального и неформального стилей в деловом общении. Формальные стили часто требуют большего количества деталей, придерживаются правил этикета и избегают сокращений, таких как сокращения и простонародные выражения. Неформальные стили отражают повседневные модели речи и могут включать сокращения и разговорные выражения.Многие менеджеры предпочитают не видеть сокращения в формальном деловом контексте. Другие укажут, что запятая перед последним элементом в серии (известная как «порядковая запятая») является стандартом, а не исключением. Некоторые дадут общую рекомендацию, что вы всегда должны «делать это профессионально». В этом суть дебатов: что такое , , профессиональный писатель в контексте бизнеса? Если вы ответили «это зависит от обстоятельств», вы правы.

Помните, что у аудитории есть ожидания, и ваша задача — оправдать их.Некоторые бизнес-аудитории предпочитают достаточно формальный тон. Если вы включаете схватки или используете слишком повседневный стиль, вы можете потерять их интерес и внимание; вы также можете произвести отрицательное впечатление о вашем уровне знаний. Однако, если вы пишете для аудитории, которая ожидает неформального языка, вы можете потерять их интерес и внимание, если будете писать слишком формально; ваше письмо также может показаться высокомерным или напыщенным. Дело не в том, что один стиль лучше другого, а просто в том, что стили письма различаются в зависимости от диапазона вариантов.Деловые письма, возможно, должны соответствовать юридическим стандартам и включать ссылки, как мы видим в приведенном выше бюрократическом примере, но это обычно не является нормой для общения внутри организации. Квалифицированный бизнес-писатель знает свою аудиторию и адаптирует сообщение, чтобы облегчить общение. Выбор правильного стиля может существенно повлиять на восприятие вашего письма.

Вы можете услышать упоминание разговорного тона в письменной форме как один из вариантов делового общения.Разговорный тон, как следует из названия, по стилю, тону и выбору слов напоминает устное общение. Это может быть подходящим для некоторых аудиторий и может хорошо служить вам в определенных контекстах, но легко может показаться менее профессиональным.

Если вы используете выражения, которые подразумевают отношения или особую осведомленность об информации, такие как «вы знаете» или «как мы обсуждали», без объяснения необходимой предыстории, ваше письмо может быть сочтено слишком знакомым, интимным или даже секретным.Доверие — это основа всех коммуникационных взаимодействий, и небрежное слово или фраза могут подорвать доверие.

Если вы хотите использовать юмор, хорошо подумайте, как ваша аудитория будет его интерпретировать. Юмор — хрупкая форма общения, которая требует осознания иронии, сопоставления или общего чувства взглядов, убеждений и ценностей. Разные люди находят юмор в разных ситуациях, и то, что смешно для одного человека, может показаться скучным или даже обидным для другого.

Хотя есть деловые ситуации, такие как собеседование или самооценка работы, когда вам нужно указать свои достижения, в общем деловом письме лучше избегать самореференциальных комментариев, намекающих на ваши предыдущие успехи.Они могут показаться эгоистичными или высокомерными. Вместо этого проявите щедрость, отдавая должное, когда это необходимо. Используйте любую возможность, чтобы поблагодарить своих коллег за их усилия и поблагодарить тех, кто внес хорошие идеи.

Жаргон — это словарь, который был разработан людьми из определенной группы, дисциплины или отрасли, и он может быть полезным сокращением, если аудитория знает его значение. Например, когда вы пишете для клиентов банка, вы можете сослаться на «транзакции через банкомат» и быть уверенными, что ваши читатели поймут, что вы имели в виду.Было бы ненужным и неуместным писать «транзакции с банкоматом». Точно так же, если бы вы работали в больнице, вы, вероятно, использовали бы много медицинских терминов при общении с другими медицинскими работниками. Однако, если бы вы были сотрудником больницы, пишущим пациенту, использование медицинского жаргона было бы неуместным, поскольку это не способствовало бы пониманию пациентом.

Наконец, в деловом контексте помните, что разговорный стиль не является оправданием для использования плохой грамматики, неуважительного или оскорбительного сленга или ненормативной лексики.Общение служит мостом между умами, и ваши написанные слова будут представлять вас в ваше отсутствие. Одна из стратегий при попытке использовать разговорный тон — спросить себя: «Могу ли я сказать это так им в лицо?» Следует рассмотреть следующий вопрос: «Могу ли я сказать это таким образом перед всеми?» Ваше профессиональное использование языка — один из отличительных навыков в бизнесе, и степень вашего владения языком отразится на вашем успехе. Позаботьтесь, найдите время и убедитесь, что то, что вы пишете, передает профессиональный тон, который позитивно представляет вас и вашу организацию.

форматов для различных типов деловых писем

Этот отчет сам по себе своим объемом защищает от риска быть прочитанным.

— Сэр Уинстон Черчилль

Деловое письмо — это нечто большее, чем мы думаем; это не только меморандумы и предложения, но и человеческие эмоции и отношения. Если мы оторвемся от черного и белого делового письма, мы можем обнаружить, что диапазон и формы делового письма захватывающие и разнообразные, в отличие от клинического ощущения, с которым это часто ассоциируется.Деловые письма — это письма, которые создаются кем-то в компании и обычно отправляются другому бизнесу или клиенту, в отличие от личных писем, которые являются более неформальными и обычно отправляются от человека к человеку.

Деловые письма: Если бы мы определяли деловые письма, мы могли бы сказать, что деловых писем — это просто деловые письма . Это может быть внешняя почта, отправляемая одной компанией другой, или внутренняя переписка сотрудникам компании.Деловые письма должны иметь определенный формат, независимо от их типа.

Часто деловые письма являются первым контактом с потенциальным клиентом или работодателем; Следовательно, становится критически важным, чтобы вы правильно понимали тон и смысл письма, чтобы произвести хорошее впечатление. Несмотря на то, что документ достаточно простой в изготовлении, написание эффективных деловых писем может оказаться довольно сложной задачей.

Вот краткий список отзывов, которые нужно знать при написании деловых писем.

• Будьте краткими и простыми.Используйте простые и сжатые слова вместо длинных. Деловые письма должны быть содержательными; этого можно достичь, используя ясные и сжатые слова, короткие предложения и четкие абзацы.

  • Говорите прямо: ваш читатель — занятой профессионал, поэтому переходите прямо к сути письма, не теряя времени.
    
  • Лучший способ начать письмо — это указать цель в самом начале. Это называется прямым подходом, и он задает тон тому, чему следует следовать в теле письма.Это привлекает внимание читателя.
    
  • Если ваше письмо содержит плохие новости, прямой доступ не рекомендуется. Вместо этого используйте косвенный подход, при котором вы указываете плохие новости во втором или третьем абзаце письма.
    
  • Всегда держите читательские выгоды перед своими. Вместо того, чтобы говорить, что вы ожидаете от них сделать для вас, упомяните, что вы можете им предложить.
    
  • Будьте внимательны, чтобы правильно указать имя и титул получателя.
    
  • Сделайте свой тон разговорным, но в то же время профессиональным; не будьте слишком формальными.
    
  • Держитесь подальше от жаргона, если вы не уверены, что читатель его поймет.
    
  • Используйте в письме активный голос и личные местоимения.
    
  • Всегда заканчивайте письмо просьбой к действию.
    
  • Будьте осторожны с тоном письма; не производите впечатление самонадеянного, высокомерного или хвастливого.

Что касается форматирования письма, то ниже приведен стандартный формат любого делового письма:

• Фирменный бланк: У большинства компаний есть специальный бланк, на котором вам нужно будет печатать буквы.Это может привести к необходимости отрегулировать поля, чтобы слова не печатались на бланке.
  
• Имя и адрес: Всегда старайтесь называть имя того, кому должно быть отправлено письмо, даже если вам нужно позвонить, чтобы узнать это.
  
• Дата: Это дата написания письма. Следует выписать, например, 15 января 2018 года.
  
• Артикул: Это краткое описание цели письма.Например, можно написать «потерянный счет» или «номер счета 23654» или что-то в этом роде.
  
• Приветствие: Если вы не знаете этого человека, используйте более формальное слово, например доктора Брайана Лоудена.
  
• Тема / текст: Одинарный пробел и выравнивание по левому краю для измененных блочных и блочных букв. Между абзацами должна быть одна пустая строка. Первый абзац должен иметь дружеское начало и указывать цель письма. Последующие абзацы должны поддерживать цель, которую вы указали в первом абзаце.
  
• Закрытие: Это должно быть «спасибо», «искренне» или что-то подобное.
  
• Подпись: Это настоящая подпись человека, от которого написано письмо, которое может отличаться от подписи человека, написавшего письмо.
  
• Инициалы машинистки: Это инициалы человека, напечатавшего письмо. Это не инициалы человека, от которого оно принадлежит. Если они оба одно и то же лицо. тогда эта строка не нужна.Обычно первые инициалы — это инициалы писателя, а вторые инициалы машинистки в нижнем регистре. Например: JW / sc.
  
• Приложения: Перечислите здесь все, что вы можете отправить, например брошюры, образцы и т. Д.

У каждой из этих областей есть подходящее место, в зависимости от того, какой тип письма вы создаете. То, что происходит в каждой области, также может отличаться в зависимости от того, кому отправляется письмо и кто его пишет. Существует три основных стиля делового письма: блок , модифицированный блок и полублочные стили .Каждый из них написан примерно одинаково, включая ту же информацию, но макет для каждого из них немного отличается.

Образец письма в стиле модифицированного блока Имя отправителя Адрес отправителя (1 пробел) Сегодняшняя дата (четыре раскрывающиеся строки) Фирменное наименование получателя Внимание: человек идет на Адрес получателя (две выпадающие строки) Уважаемое имя: В этом типе измененной печатной буквы все абзацы выстраиваются в линию по левому краю.У вас , а вообще не нужно делать отступы. Поля должны быть установлены на 1–1,5 дюйма по всей странице. Если вы используете фирменный бланк компании, вам нужно будет учесть это при расчете поля, на котором он будет размещен на странице. Вам нужно только одинарный пробел между предложениями. Между абзацами оставляйте лишнюю свободную строку. С уважением, (раскрывающиеся четыре строки) Подпись здесь Добавить имя, Добавить заголовок [Идентификационные инициалы] Корпусов: куб.см: Название Имя

Образец модифицированного письма в стиле полублока Сегодняшняя дата (четыре раскрывающиеся строки) Фирменное наименование получателя Внимание: человек идет на Адрес получателя (1 строчный интервал) Уважаемое имя: (1 строчный интервал) В этом типе полуизмененной печатной буквы все абзацы выстраиваются в линию по левому краю.Однако первое слово в каждом абзаце имеет отступ. Поля должны быть установлены на 1–1,5 дюйма по всей странице. Если вы используете фирменный бланк компании, вам нужно будет учесть это при расчете поля, на котором он будет размещен на странице. (1 строчный интервал) Вам нужно только разделять предложения одним пробелом. Между абзацами оставляйте лишнюю свободную строку. Имейте в виду, что эти образцы писем являются ориентировочными. Люди часто подстраиваются под свой предпочтительный стиль. С уважением, (через четыре строки вниз) Подпись здесь [Идентификационные инициалы] Корпуса: куб.см: Имя Имя

При наборе делового письма следует обратить особое внимание на шрифт .Даже если вы правильно сделаете всю форму и выберете неправильный шрифт, это все равно может сделать документ очень непрофессиональным и даже трудным для чтения. У некоторых компаний есть предпочтения, которые они хотели бы, чтобы вы использовали. В большинстве случаев рекомендуется использовать Times New Roman или Ariel с размером шрифта 12. Важно помнить, что если вы работаете на кого-то и пишете буквы на фирменном бланке компании, вы представляете эту компанию. Поэтому лучше не допускать личных намеков, глупостей и глупостей.

Образец письма о стиле блока Адрес отправителя Телефон отправителя Сегодняшняя дата RE: что это за буква (раскрывающиеся 4 строки) Имя получателя Фирменное наименование получателя Адрес получателя (1 пробел) Внимание: человек собирается на (1 пробел) Уважаемое имя: (1 пробел) В этом типе печатных букв все абзацы выстраиваются в линию по левому краю.Отступов абзацев нет. Поля должны быть установлены на 1–1,5 дюйма по всей странице. Если вы используете фирменный бланк компании, вам нужно будет учесть это при расчете поля, на котором он будет размещен на странице. (1 строчный интервал) Вам нужно только разделять предложения одним пробелом. Между абзацами оставляйте лишнюю свободную строку. Имейте в виду, что эти образцы писем являются ориентировочными. Люди часто настраиваются в соответствии с их предпочтительным стилем. (1 строчный интервал) Некоторые люди предпочитают центрировать указанную выше информацию об отправителе. (1 строчный интервал) С уважением, (через четыре строки вниз) Подпись здесь [Идентификационные инициалы] Корпуса: куб.см: Имя Имя

Если мы рассмотрим типы деловых писем дальше, их в основном шесть.

Благодарственные письма — это профессиональная вежливость, предназначенная для подтверждения получения чего-либо или подтверждения факта или ошибки.Обычно это краткая информация о дне, когда что-то было доставлено, и благодарственное письмо.

Письма с жалобами предназначены для уведомления об ошибке или дефекте. Они могут быть применимы к компании или частному лицу, и обычно они требуют возмещения или корректировки. Как правило, они описательны с формальным тоном, который должен выражать неудовольствие, но не должен быть откровенно злым. Вы должны решить проблему и попытаться предложить решение, чтобы исправить ситуацию.См. Пример письма с жалобой ниже.

Образец письма-жалобы Адрес отправителя Ваш номер телефона (1 строчный интервал) Сегодняшняя дата (1 строчный интервал) Бумажная компания Big C Внимание: Лиза Лупи Адрес получателя (1 строка) Уважаемая мисс Лупи: (1 строчный интервал) Я хотел написать вам письмо, чтобы решить проблему, с которой мы столкнулись с вашим отделом заказов в последние два раза, когда мы покупали у вас.Оба наших последних двух заказа для вашей компании не были выполнены в полном объеме. У них обоих не хватало одной пачки бумаги, всего 1000 листов. Хотя одна оплошность приемлема, я надеюсь, что это не станет закономерностью. (1 строчный интервал) Я хотел бы, чтобы эта ситуация была любезно исправлена, если две пачки бумаги были заменены и отправлены моему вниманию. Нам нравится вести дела с вашей компанией на протяжении многих лет, и мы надеемся, что эта ситуация будет исправлена, чтобы мы могли двигаться вперед и продолжать делать это.Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть какие-либо вопросы по этому поводу. (1 строка) С уважением, (через четыре строки вниз) Подпись здесь Патти Пейпер Чейзер, Супервайзер по контролю качества Корпуса: копии последних упаковочных листов и заказов cc: Бухгалтерия Отделение толкателя бумаги

Письма о корректировке: они следуют за письмом с жалобой и включают ответ компании или отдельного лица на жалобу.Тон должен быть скромным, так как это упражнение по укреплению доброй воли. Заявителю причинены неудобства; это письмо должно признать ошибку и перечислить конкретные решения для решения проблем.

Письма-запросы: Это письма-запросы или ответ на отправленный кем-то запрос. Целью письма является получение запрошенной информации или объекта.

Письма с заказами: Эти письма, также известные как заказы на поставку, используются для заказа или покупки материалов.По сути, это юридический документ, подтверждающий сделку между покупателем и продавцом.

Ответные письма: Это ответ на полученное письмо. Как правило, они перечисляют выполнение запроса или подробно описывают шаги, предпринятые для выполнения запроса, сделанного кем-либо.

Поздравительные письма: Это письма «хороших новостей», и их довольно легко написать. Такие письма используются для поощрения или вознаграждения сотрудника, делового партнера или потребителя. Такие письма являются проявлением доброй воли и написаны для построения или укрепления любых деловых отношений.Когда вы пишете поздравительное письмо, делайте это как можно скорее после того, как произошло хорошее событие. Вначале упомяните, какое событие побудило вас написать письмо; последуйте за ним с одобрением или похвалой за достижение; и, наконец, сделайте его кратким и честным. Поздравительное письмо должно быть одностраничным и не должно звучать фальшиво или издевательски.

Письма с плохими новостями: В отличие от письма с хорошими новостями, с письмами с плохими новостями, такими как письма об увольнении и отказе, нужно обращаться осторожно.В деловом письме необходимо сохранять лаконичный и профессиональный тон, но при этом необходимо учитывать чувства читателя. В письме с плохой новостью вместо того, чтобы прямо сообщить читателю плохую новость, вам нужно поместить ее в середину текста.

Вот несколько рекомендаций, которые вы можете помнить при написании письма с плохой новостью:

• Письмо нужно открывать вежливо. Всегда придавайте важность усилиям и чувствам читателя.
• После открытия необходимо указать подробности проблемы.
• Укажите новость или решение.
• Сообщите читателю о причинах принятого решения.
• Закройте профессионально и вежливо.

Письмо с плохими новостями должно представлять плохие новости в положительном свете. Это должно убедить читателя в том, что все необходимые аспекты того или иного вопроса были приняты во внимание перед принятием решения. Письмо с плохими новостями не должно оставлять у читателя неприятный привкус во рту; вместо этого он должен оставить у человека чувство, что решение было справедливым и справедливым.

Письма-запросы: Судя по названию, это письма, отправленные компании или профессионалу с просьбой о помощи. Можно просить время, деньги, услуги или продукты; Дело в том, что когда вы просите кого-то о помощи, вы на подсознательном уровне потенциально ставите себя ниже, чем другой человек. Независимо от того, чувствуете ли вы это лично, это чувство должно проявляться через ваши слова, не звучая при этом как нужда. Вот несколько вещей, о которых следует помнить:

• Письмо с просьбой должно быть скромным, но не звучать так, как будто вы унижаетесь.
• Язык письма не должен быть эмоциональным и нейтральным. Например, вместо того, чтобы сказать: «Нам действительно это нужно срочно», скажите: «Это нам очень поможет».
• Избегайте использования слишком большого количества прилагательных, так как это может сделать язык эмоциональным.
• В письме-запросе должно быть четко указано, что вам что-то нужно, и выражена признательность за помощь, которую вы надеетесь получить.

Заметки: Другой наиболее распространенной формой делового общения являются меморандумы или записки.Хотя они предоставляют информацию, похожую на письмо, они сильно различаются по своему формату. Вот основные отличия:

• Они почти всегда предназначены для обращения внутри организации.
• Они прямые по стилю и очень по делу.
• У них нет приветствий.
• У них нет бесплатного закрытия.
• Они используются для передачи нечувствительной информации.
• Они имеют формат, отличный от буквенного.

При форматировании заметки следует помнить о строгом формате, которого придерживаются заметки. Записки всегда начинаются с итогового заявления или изложения точной цели. Заметки очень четкие, по делу и в деловом тоне. Записки обычно представляют собой короткие фрагменты информации, которые быстро переходят к сути и информируют, объявляют или запрашивают что-то. Термины «меморандум» и «меморандум» могут использоваться как синонимы. Нет необходимости в строке для подписи или каких-либо других официальных окончаний или закрытий, которые требуются для писем.Иногда человек, от которого написана записка, ставит инициалы рядом с именем на записке, чтобы указать, что он или она прочитал и одобрил ее, прежде чем она будет распространена или опубликована. Думайте о служебной записке как о том, что объявление компании через громкоговоритель для тех, кто находится в вашем офисе. Вы будете прямолинейны и по делу и дадите людям информацию, которой вам нужно поделиться.

Образец меморандума МЕМОРАНДУМ Кому: Все сотрудники От кого: Номер Лизы, бухгалтерия Дата: 15 апреля 2018 г. Re: Обновления налоговой формы Налоговое время снова настало.Важно, чтобы каждый сотрудник приходил в бухгалтерию в течение следующих 10 дней, чтобы подписать новые формы удержания. Каждый сотрудник должен обновить имеющуюся у нас форму, поэтому это необходимо сделать. Чтобы обновить форму, вам необходимо иметь с собой следующее: · Водительское удостоверение · Карточка социального страхования · Значок сотрудника

Краткое содержание: Как следует из названия, краткое изложение представляет собой более короткую и лаконичную версию более длинного документа.Резюме предназначены для быстрого чтения. Читатель резюме не обязательно должен быть экспертом по определенной теме; но при чтении резюме он или она должны получить достаточно информации, чтобы иметь общее представление о более крупном документе. Ниже перечислены основные черты исполнительного резюме:

• Объем резюме не должен превышать одной страницы.
  
• Это сжатая форма всех основных моментов, описанных в полном объеме документа.
  
• Он должен указать проблему, предоставить справочную информацию, перечислить альтернативы и сделать выводы по данной проблеме.
  
• Он стоит в начале каждого документа.

Описав особенности резюме, давайте посмотрим, как его написать.

• Резюме должны быть написаны после составления основного отчета. Чтобы написать резюме, нужно просмотреть весь отчет и отметить важные моменты.
  
• Основные моменты, перечисленные в вашем резюме, должны появиться в том же порядке, что и в основном документе.
  
• Укажите каждый пункт простым, декларативным и прямым утверждением.
  
• Если вам нужно уточнить вопрос, сделайте его кратким и лаконичным; держитесь подальше от жаргона и слишком большого количества технических терминов.
  
• По завершении проверьте документ на наличие ошибок и попросите непрофессионала просмотреть его. Если человек теряет интерес, другие нетехнические читатели могут отреагировать таким же образом.

Суть резюме заключается в его краткости и ясности. Избегайте ненужной информации и сокращайте технические термины. Простой и понятный вариант лучше всего подходит для написания резюме.

Написание для международной аудитории: В сегодняшней меняющейся деловой среде любой профессионал в любой момент времени пишет для международной или глобальной аудитории. Деловой писатель должен знать читателя и его конкретные потребности.В некоторых случаях читателю, незнакомому с английским языком, может потребоваться перевод документа. Все эти факторы необходимо учитывать при написании статей для международной аудитории. Ниже приведены несколько полезных советов, как хорошо писать для глобальной аудитории:

• Пишите короткие предложения, не более 25 слов.
  
• Выберите слова, которые легко произносятся и не имеют разного значения.
  
• Не используйте жаргон, терминологию, сарказм или сленг при написании статей для международной аудитории.
  
• Постарайтесь использовать активный голос и настоящее время везде, где это возможно.
  
• Избегайте двусмысленности.
  
• Не используйте латинские сокращения.
  
• Предоставьте глоссарий определений специальных слов, используемых в документе.

Ключ к написанию для международной аудитории — сделать его простым, но эффективным. При написании для международной аудитории писатель должен осознавать культурные факторы, чтобы не оскорблять чувства читателей.

Вот несколько советов писателю:

• Знайте целевую аудиторию, для которой вы пишете, и изучите, что можно и что нельзя делать для этой аудитории.
  
• Если можете, найдите носителя языка, который вычитает культурные аспекты в вашем документе.
  
• Помните о политических и культурных факторах, к которым может быть чувствительна ваша аудитория.

Есть и другие типы писем, которые вам могут понадобиться, в том числе о увольнении и рекомендациях.Они очень похожи на те примеры, которые вы уже видели. Для этих типов писем вы должны выбрать стиль письма, которому вы хотите следовать, а затем обратиться к предмету.

Рекомендательные письма иногда запрашиваются от бывших коллег, которым требуется письмо для обращения к новому или потенциально новому работодателю. Их также можно отправить в школы или другие подобные учреждения. Обычно это ссылки на вакансии, ссылки на персонажей или академические ссылки.Для целей делового письма они обычно попадают в категорию справочных материалов о трудоустройстве. В рекомендательном письме должно быть сказано, почему человек, о котором идет речь, является подходящим человеком для найма. Основная цель — описание их сильных сторон и способностей.

Образец рекомендательного письма Адрес отправителя Ваш номер телефона (1 строчный интервал) Сегодняшняя дата Имя получателя Адрес получателя (1 строчный интервал) Уважаемый господин.Сильфоны: (1 строчный интервал) Я пишу, чтобы порекомендовать кандидата на собеседование на должность фотографа в вашей компании. Лиза Фототакер подала заявку на вакансию в вашей компании, и у меня есть опыт работы с ней. (1 строчный интервал) Лиза — очень творческий человек, с тонким чувством стиля и вниманием к деталям. Она является активом для любой команды, принося с собой чувство художественного дизайна и талантов, которые так часто востребованы.Я без колебаний рекомендую нанять ее на эту должность. Она отвечала за фотографирование и всю работу по оформлению и дизайну нашего последнего календаря, чему мы очень рады. (1 строчный интервал) Если я могу ответить на вопросы относительно этой рекомендации, не стесняйтесь обращаться ко мне. (1 строчный интервал) С уважением, (четыре раскрывающиеся строки) Подпись здесь Линда видоискатель Владелец

Когда дело доходит до написания деловых писем, они в основном пишутся одинаково.Тема или ракурс могут измениться, но тот факт, что вы пишете профессионально, сохраняя чистоту и точность, остается неизменным. Будь то рекомендация, письмо сочувствия или заявление об увольнении, приведенные выше формулы можно применить практически к любым обстоятельствам.

форматов деловых писем | Примеры форматов деловых писем [Шаблоны]

Форматирование деловых писем

В наши дни общение — это отправка электронной почты, набор текстовых сообщений или подключение через социальные сети.Составление настоящего письменного делового письма и проверка правильности формата делового письма может показаться устаревшим, но все же это остается более важным, чем когда-либо, для владельцев малого бизнеса.

Если вам нужно написать сопроводительное письмо, чтобы убедить кого-то прочитать отчет, представиться потенциальному клиенту или выразить благодарность, хорошо составленное деловое письмо может отличиться. Письменные письма остаются важной — и, возможно, даже решающей — частью коммуникационной стратегии каждого владельца малого бизнеса.

Различные исследования показали, что бумажные коммуникации могут быть более запоминающимися и полезными, чем те, что показаны на экранах, таких как электронная почта. Поскольку американские офисные работники получают в среднем 121 электронное письмо в день, письмо также может выделяться, когда оно доставляется через ваш почтовый ящик, а не через ваш почтовый ящик. (Некоторые эксперты, в том числе эксперт по деловому этикету Жаклин Уитмор, также утверждают, что рукописные письма для деловых целей даже более эффективны, чем печатные.)

Настоящее деловое письмо демонстрирует приверженность, потому что автор достаточно заботился о рассматриваемом вопросе, чтобы сесть и положить чернила на бумагу.Письма демонстрируют уровень профессионализма и класс. Они также предоставляют письменный отчет о том, что выяснилось, что обе стороны могут хранить в архиве. Иногда события, которые отмечаются буквами, настолько важны для компании, что становятся ценными сувенирами.

Деловые письма по-прежнему имеют значение, но они могут навредить вашей профессиональной репутации, если содержат орфографические и грамматические ошибки. Неправильно оформленное деловое письмо также может указывать на то, что автор неопытен, непрофессионален или не разбирается в деталях — все это первое (или второе) впечатление, которое владельцы бизнеса не хотят производить.

Таким образом, для каждого владельца малого бизнеса важно знать, как правильно составить и отформатировать профессионально оформленное деловое письмо. Типы форматов деловых писем могут включать в себя сопроводительные письма, благодарственные письма, письма с жалобами, корректировочные письма и многое другое в зависимости от деловой ситуации.

Типы форматов деловых писем

Общие типы деловых писем включают:

• Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо, отправляемое вместе с посылкой, отчетом или другим предметом, состоит в том, чтобы описать то, что прилагается, и дать описание того, что получатель должен с этим делать.
• Благодарственные письма. Они могут быть полезны для нетворкинга и построения отношений. Не стоит просто писать «Спасибо за» и оставлять все как есть. Расскажите подробнее о том, что они сделали и как это помогло вам, а затем завершите свое выступление вторым выражением благодарности.
• Письма-жалобы. Ключ к этим типам писем — продемонстрировать, что вы недовольны, без чрезмерной злости. Подскажите, как получатель письма может исправить ситуацию.
• Буквы регулировки. Это ответ на письмо с жалобой. Суть в том, чтобы отвечать скромно и предлагать возможные решения. Вы хотите избежать сжигания мостов и вместо этого использовать свой ответ как инструмент для построения отношений.
• Письма с плохими новостями. Ключ к письмам с плохими новостями — смягчить удар. В деловой переписке ценится прямолинейность. Но при написании писем с плохими новостями лучше всего напомнить получателю о том, что на самом деле работает в ваших деловых отношениях, прежде чем сообщать ему плохие новости.
• Благодарственные письма. Они предназначены для подтверждения того, что вы получили товар от кого-то или что вы знаете о факте или ошибке, на которые он указал. Сообщите получателю, когда вы получили посылку или информацию, а затем поблагодарите его за это.
• Заметки Часто используемые для распространения важных новостей и директив внутри компании. Смысл заметок — быть быстрым и точным при общении.
• Поздравительные письма. Смысл этих типов букв в том, чтобы оставаться в курсе и избегать чрезмерных или насмешливых звуков.Опишите, что побудило вас отправить поздравление и положительный отзыв, который вы уже слышали. Письмо должно быть кратким.
• Ответные письма. Речь идет об объяснении или перечислении того, как был выполнен запрос.
• Письмо-запрос. Ключевым моментом в таких письмах является просьба о помощи, не унижаясь и не проявляя чрезмерных эмоций. Внимательно посмотрите на прилагательные, которые вы используете в письме.
• Рекламные письма. Эти письма требуют сильного призыва к действию или крючка в начале, чтобы получатель продолжал читать и обнаруживал преимущества того, что вы продаете.Обязательно предоставьте информацию, чтобы они могли легко ответить.
• Заявления об увольнении. Это уведомление о том, что вы покидаете должность, указание последнего дня работы и объяснение причин вашего увольнения.

Вот основы, которые вам нужно знать, когда дело доходит до написания делового письма:

Примеры формата деловых писем

Допустим, Таня Смит, генеральный директор Acme Corp. в Миннеаполисе, хочет отправить письмо в NewTech из Сан-Хосе, Калифорния, с просьбой о бесплатной консультации по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech.Что Смит нужно указать в письме? Как оформить ее деловое письмо?

Части делового письма

Большинство экспертов сходятся во мнении, что деловое письмо должно состоять как минимум из следующих семи частей:

1. Адрес отправителя. Вы не хотите, чтобы получателю приходилось искать ваш адрес, чтобы написать ответ. Также можно указать номер телефона и адрес электронной почты.
2. Дата. Это должно быть сразу видно, когда письмо было написано.Таким образом, получателю будет легче напомнить о том, когда и почему было написано письмо, особенно если оно связано с конкретным событием или деловой ситуацией.
3. Адрес получателя. Вы не хотите, чтобы вашему помощнику приходилось искать адрес для отправки письма (или вы не хотите, чтобы вам приходилось искать адрес снова).
4. Приветствие. «Для кого это может касаться» — верный способ поместить ваше письмо в корзину для бумаг. Важно указать имя в адресе получателя и приветствовать, даже если вам нужно позвонить в компанию или выполнить поиск в LinkedIn, чтобы узнать, кому должно быть отправлено письмо.
5. Кузов. Как правило, разумно оставаться профессионалом и переходить к делу. Как и в любом другом общении, ясность и краткость лучше всего отражаются на писателе.
6. Закрытие / подпись. Подпись придает индивидуальный характер письму, точно показывает, от кого оно и что вы одобряете содержание письма.
7. Корпуса. Важно иметь список любых дополнительных элементов, приложенных к деловому письму, на случай, если получатель потеряет их.

Интервалы и форматы шрифтов

Презентация также важна, когда дело касается выражения профессионализма в деловом письме. Основное правило заключается в том, что полезность и удобочитаемость важнее индивидуальности. Вы не отправляете письмо старому другу по колледжу — вы занимаетесь бизнесом. Вот правила использования интервалов и шрифтов, которые обычно встречаются в деловом письме:

Выравнивание. Все правильные деловые письма должны быть выровнены по левому краю. На протяжении десятилетий распространено мнение, что такое выравнивание лучше всего для удобочитаемости.

Расстояние. Буквы должны располагаться между предложениями через один интервал, чтобы на странице было больше места. Включите четыре разрыва строки между заключительным предложением или абзацем письма и вашим напечатанным именем, чтобы оставить место для вашей подписи.

Шрифт. Стандартный стиль шрифта — Times New Roman, размер 12, хотя допустимы и другие широко используемые шрифты, такие как Arial и Helvetica. Читаемость имеет решающее значение, когда дело доходит до шрифтов, поэтому избегайте творческих подходов и использования трудночитаемых готических или курсивных шрифтов.Если в теле письма не хватает места на одной странице, лучше сократить его, чем уменьшить размер шрифта.

Поля. Большинство экспертов сходятся во мнении, что лучше всего подходят поля размером 1 дюйм, поскольку они увеличивают пространство, хотя вам, возможно, придется освободить место для фирменного бланка, если вы его используете. (Подробнее о фирменных бланках см. Ниже.)

Блочная форма и форматы с отступом

С отступом или без отступа? Вот в чем вопрос. Это действительно вопрос того, насколько формальным вы хотите, чтобы письмо выглядело.Например, если вы на что-то жалуетесь, вы можете захотеть, чтобы формат блока отображал формальность, а полублок может придать благодарственный вид приятному, «формальному» виду, особенно если это кто-то, кого вы уже знаете.

Обычно используются три стиля: блок, модифицированный блок и полублок. Вернемся к нашему примеру, когда Смит писал Уайльда. Вот как ее письмо будет выглядеть в каждом из трех форматов: форматирование блока, форматирование измененного блока и форматирование полублока.

Форматирование блока

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave,
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

1 июня 2018 г.

Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый мистер Уайлд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет).Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: брошюра Acme Corp.

Обратите внимание, что это более формальный тип делового письма: без отступов, все находится слева.Если вы сомневаетесь, насколько формальным должно быть письмо, вероятно, лучше перестраховаться и использовать блочный формат.

Измененное форматирование блока

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.

Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый мистер Уайлд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech.Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: брошюра Acme Corp.

Обратите внимание, что углублений по-прежнему нет, но не все выровнено по левому краю.Это немного менее формально. В этом случае Смит, возможно, будет разумнее придерживаться формата блока, но она может переключиться на модифицированный блок, когда у нее появятся рабочие отношения с Уайльдом.

Полублочное форматирование

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave,
Миннеаполис, Миннесота 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.
Г-н Оскар Уайлд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый г-н.Уайльд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: Acme Corp.брошюра

Обратите внимание, что это в значительной степени блочный формат, но абзацы имеют отступы. Если вы обсуждаете, использовать ли блочный или модифицированный блочный формат (или просто ненавидите смотреть на абзацы без отступов), полублок — хороший компромисс.

Тон для форматирования деловых писем

Помимо формата, тон письма может иметь решающее значение, если оно предназначено для достижения ваших бизнес-целей или, по крайней мере, для того, чтобы к вам относились серьезно.Вот несколько важных советов по установке подходящего тона в письме:

• Не производите впечатление высокомерного или хвастливого.
• Сделайте свой тон разговорным, но профессиональным.
• Как правило, лучше перейти к делу как можно быстрее. Как любил говорить Бенджамин Франклин: «Время — деньги».
• При написании писем с жалобами используйте формальный тон, чтобы выразить недовольство, но тон не должен быть откровенно злым. «Сначала мы были рады подписаться на ваше программное обеспечение для управления продажами, но были разочарованы, обнаружив, что…» Кратко опишите проблему, а затем объясните, как вы в идеале хотели бы ее решить.
• При написании писем, содержащих плохие новости, сохраняйте лаконичный и профессиональный тон делового письма, но также будьте внимательны к чувствам читателя. Вы же не хотите сжигать мосты. Это тот случай, когда вы не хотите быстро переходить к сути. Вы хотите смягчить удар: «Мы были рады узнать об интересе вашей компании к программному обеспечению для управления продажами». Важно проявить серьезность и попытаться убедить получателя увидеть вашу точку зрения: «Мы тоже быстрорастущая компания, поэтому у нас, к сожалению, пока нет ресурсов, чтобы предоставить бесплатную консультацию каждому потенциальному клиенту.”Закройтесь с доброй волей, а также потенциальным решением. «Мне очень жаль, что у нас нет бесплатных консультаций, но мы очень хотим начать с вами деловые отношения. Я прилагаю брошюры о том, как наше программное обеспечение может удовлетворить потребности вашей компании. Я рад обсудить больше по телефону, а также организовать бесплатную пробную версию нашего программного обеспечения ».
• При написании заметки обязательно используйте предельно четкий, точный, деловой тон. Записки часто используются внутри компании, поэтому имеет смысл не тратить время сотрудников на мелочи.«Брошюры о наших новейших программных продуктах готовы к отправке в типографии. Пожалуйста, разместите заказы в течение следующих 10 дней в зависимости от ваших предполагаемых потребностей ».

Выбор слов и грамматика

Выбор слова может повысить или снизить эффективность делового письма. Старайтесь говорить откровенно, избегая таких слов, как «попробуй», «просто», «возможно» и «может быть». Держите свой язык простым, избегайте непонятных слов или жаргона, к которым люди иногда прибегают, когда они пытаются казаться более умными, чем они есть на самом деле.

Хотите знать, правильно ли слово передает то значение, которое вы имеете в виду? Попробуйте поискать в словаре и тезаурусе в Интернете. В случаях, когда письмо особенно важно, также полезно, чтобы кто-то другой отредактировал и прочитал письмо, чтобы оставить отзыв.

Любой ценой избегайте грамматических ошибок. Они предполагают, что вам не хватает внимания к деталям и профессионализма.

Также используйте глаголы с активным и пассивным голосом. Активный голос показывает, что вы несете ответственность за свои действия.(Пример: «Мы установим ваше программное обеспечение до 1 сентября». Не… «Ваше программное обеспечение будет установлено до 1 сентября»)

Форматы подписи

Когда дело доходит до подписи, важно избегать штампов и компьютерных подписей. Рукописная подпись — это знак того, что вы подтверждаете содержание письма. Под расшифрованной подписью вы должны ввести свое имя и титул, чтобы избежать путаницы с вашим почерком. Если вы представляете компанию, название компании должно быть написано заглавными буквами.Также не забудьте включить четыре пробела между дополнительным закрытием и напечатанным именем, чтобы оставить достаточно места для подписи.

Электронная почта в форматах деловых писем

Письменное деловое письмо действительно может иметь значение, потому что оно говорит о серьезности того, кто его отправил. Легко быстро отправить кому-то электронное письмо и нажать «отправить», но письменное письмо требует времени. Вам нужно серьезно подумать о том, что вы пишете, дважды проверить, чтобы убедиться в отсутствии глупых ошибок, а затем сложить письмо в конверт и отправить по назначению.

Иногда, однако, время настолько важно, что вам просто нужно отправить электронное письмо. Однако даже в этом случае использование блочного формата может добавить к нему некоторую формальность.

Распространенные ошибки и ошибки

Избегайте рутинных ошибок в деловом письме, потому что они предполагают небрежность. Пропустите текст через Grammarly, чтобы дважды проверить грамматические ошибки, опечатки, повторяющиеся слова, ошибки пунктуации и другие проблемы. Не забудьте также проверить орфографию, пока вы это делаете.Любые собственные имена, которые вы используете в письме — выполните поиск в Google, чтобы дважды проверить правильность их написания.

Форматы бланков

Вы также можете использовать фирменные бланки для деловых писем вашей компании, потому что они имеют профессиональный вид и информативны. Наличие канцелярских товаров с фирменным бланком похоже на веб-сайт компании: это указывает на то, что ваш бизнес является законным.

На фирменном бланке должен быть указан почтовый адрес компании, номер телефона и любая другая контактная информация.При использовании фирменных бланков вам нужно не забыть соответствующим образом настроить поля и форматирование.

Написание деловых писем — фундаментальный навык для любого владельца бизнеса и вашей профессиональной жизни в целом. Хорошо написанное письмо показывает, что вы серьезно относитесь к делу, потому что вы уделили внимание и время, чтобы написать, отформатировать, распечатать и отправить его по почте. Если компания получит по почте письменную жалобу, велика вероятность, что автор не оставит этот вопрос в покое. Точно так же письменное благодарственное письмо намного эффективнее и эффективнее, чем благодарность, отправленная по электронной почте.

Деловое письмо, однако, теряет свою силу, если его форматирование непрофессионально, если оно задает неправильный тон, если оно плохо написано или если оно содержит грамматические и орфографические ошибки. Поэтому важно научиться делать их правильно.

Как владелец малого бизнеса, вы тоже являетесь экспертом. Мы хотим узнать, как вы относитесь к деловым письмам. Сообщите нам — и вашим коллегам по бизнесу — об этом, поделившись комментарием ниже.