Приказ как правильно писать: Как правильно писать приказ \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

Примеры заполнения бумажной трудовой книжки

Примеры заполнения бумажной трудовой книжки

Записи в бумажную трудовую книжку вносятся на основании приказа или распоряжения руководителя и должны соответствовать правилам, установленным законодательством (Приказ Минтруда России №320н).

СБИС подскажет, что записать в трудовой при приеме, увольнении или переводе сотрудника.

Рассмотрим на примере кадровых ситуаций, как оформляются записи в бумажной трудовой книжке.

Заполнение титульного листа

1. Отразите данные работника: ФИО и дату рождения.
2. Укажите уровень образования, а также профессию или специальность нового сотрудника.
3. Проставьте дату заполнения трудовой книжки.
4. Дайте подписать бумажную трудовую книжку сотруднику и подпишите документ сами.

Запись о приеме на работу

1. В графе 3 укажите полное наименование организации и сокращенное, если оно есть.
2. В графе 1 поставьте порядковый номер новой записи. Он должен располагаться на следующей строке после названия организации.
3. В графе 2 укажите дату приема на работу, например «15.07.2021».
4. В графе 3 сделайте запись о приеме. Впишите наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации. Если сотрудник принят на работу в определенный отдел, впишите его название.
5. В графе 4 укажите дату и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят.

Если сотрудник принят на работу в обособленное подразделение, в графе 3 в качестве названия отдела укажите его наименование.

Запись о переводе

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — дату перевода.
2. В графе 3 сделайте запись о переводе с указанием подразделения, должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа о переводе.

Запись о работе по совместительству

Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.

По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
2. В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
3. В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.

Запись о выдаче бумажной трудовой книжки

1. В графе 1 поставьте порядковый номер новой записи, в графе 2 укажите дату выдачи бумажной трудовой книжки.
2. В графе 3 сделайте запись о том, что сотрудником было подано письменное заявление о выдаче бумажной трудовой — со ссылкой на статью ТК РФ.
3. В графе 4 укажите дату заявления.
4. Заполните книгу учета бумажных трудовых книжек:
   • в графу 12 — внесите запись из трудовой;
   • в графе 13 — должна стоять подпись сотрудника.

Исправить запись в трудовой книжке

Если в записи допущена ошибка, ее нельзя зачеркивать. Чтобы изменить данные, сначала сделайте отметку о том, что старая запись недействительна. После этого можно внести правильную запись.

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — дату ее внесения.
2. В графе 3 укажите, какая запись признана недействительной. Например «Запись за №2 недействительна».
3. Внесите правильную запись. В графе 4 повторите дату и номер приказа старой (неправильной) записи или нового распоряжения, на основании которого внесли правильную запись.

Запись об увольнении

1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
2. В графе 3 сделайте запись об увольнении, укажите причину. Она должна быть записана точно так же, как в приказе о расторжении трудового договора — со ссылкой на статью ТК РФ.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации.
5. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.

Увольнение в порядке перевода

1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
2. В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
5. В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
6. Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
7. В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
8. В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.

Увольнение в связи со смертью сотрудника

1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату увольнения из свидетельства о смерти.
2. В графе 3 укажите причину прекращения трудового договора — «в связи со смертью сотрудника» — со ссылкой на статью в ТК РФ.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил запись. Поставьте печать организации.

Внести изменения при смене фамилии

1. На титульной странице трудовой книжки зачеркните старую фамилию сотрудника и впишите новую.
2. На обратной стороне обложки впишите причину смены фамилии со ссылкой на документ-основание. Например, свидетельство о регистрации брака.
3. Укажите свою должность и фамилию. Распишитесь и поставьте печать организации.

Внести изменения в сведения об образовании

На титульной странице трудовой книжки впишите новые данные об образовании сотрудника.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

приказ, записка-расчет, отметки в табеле — СКБ Контур

Если работник идет в отпуск по графику, то заявление на отпуск ему писать не нужно. Задача работодателя — только уведомить его о начале отпуска за две недели.

Если сотрудник согласовал с работодателем перенос отпуска, то есть уходит отдыхать вне графика, то тогда ему нужно написать заявление. Работодателю при этом важно не забыть внести изменения в график отпусков. Как это сделать?

Если о переносе получается договориться с руководителем, работодатель готовит приказ о переносе отпуска и вносит соответствующие изменения в график отпусков.

Приказ можно составить в свободной форме. При этом важно отразить в нем причину переноса и внесения изменений в график отпусков, а также поручение перенести даты отпуска и внести изменения в график. Приказ подписывается руководителем компании и сотрудником.  

В целом предоставление отпуска включает несколько шагов.

1. Уведомление работника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска

 

Согласно ст. 123 ТК РФ у работодателя есть обязанность — известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели.

В Письме Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1 отмечается, что работодатель должен довести до сведения всех работников утвержденный график отпусков. Но помимо этого он еще должен напомнить каждому работнику о времени начала его отпуска. Причем извещать нужно не только тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и сотрудников, которые решили взять дополнительный отдых. Это можно сделать с помощью уведомления, оно составляется в свободной форме.

В другом Письме от 22.03.2012 № 428-6-1 Роструд говорит о том, что формы и способы выполнения требования об извещении сотрудников о начале отпуска работодатель вправе определять самостоятельно. При этом ведомство предлагает такие формы:

• отдельные извещения;
• ознакомительные листы и ведомости;
• проекты приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков.

2. Оформление приказа о предоставлении отпуска и составление записки-расчета

 

Для предоставления отпуска нужно выпустить приказ (распоряжение). Как правило, работодатели используют для этого форму № Т-6 (если в отпуск отправляется один работник). Также есть списочная форма – № Т-6А.

В приказе указываются: ФИО работника, структурное подразделение, к которому он относится, его должность, даты отпуска и другая информация.

Рассчитать отпускные автоматически и без ошибок

Записка-расчет о предоставлении отпуска необходима для расчета зарплаты и других выплат, причитающихся работнику при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. Она заполняется по форме № Т-60.

3. Расчет и выплата отпускных

 

При расчете отпускных учитываются различные детали, определяется отпускной стаж. Иногда приходится сталкиваться с нестандартными ситуациями. Например, когда на отпуск накладывается больничный или отпуск совпадает с праздником.

Расчет отпускных в 2021 году: правила и особенности

Читать

4. Внесение сведений в личную карточку работника 

В личной карточке (форма Т-2) отражается вся информация о работнике, в том числе и о предоставленных ему отпусках.

Информация вносится на основании приказов на отпуск. Это касается всех отпусков: и ежегодного оплачиваемого, и дополнительного, и отпуска по уходу за ребенком, и отпуска по беременности и родам, и др.

5. Проставление отметок в табеле учета рабочего времени

 

Дни, когда работник находится в ежегодном основном оплачиваемом отпуске, обозначается кодом «ОТ» (09).

Нерабочие праздничные дни, которые перечислены в ст.

112 ТК РФ, обозначаются в табеле кодом «В» (26). Ставить «ОТ» (09) в этом случае нельзя, иначе придется заплатить за эти дни средний заработок, а на нерабочие праздничные дни отпуск продлевается.

Сотрудник отказывается подписывать приказ — блог сервиса VK Работа о подборе персонала и поиске работы

Любые управленческие изменения в компании должны подтверждаться приказами — документами, которые подписывают работодатель и сотрудник. Иногда сотрудники отказываются это делать — рассказываем, почему так происходит и как поступать дальше.

Когда нужно составлять приказ?

Поводов много: при увольнении, понижении в должности, изменении внутреннего рабочего распорядка. Приказ нужен, если собираетесь оштрафовать работника, перевести его в другой филиал или оформить иное распоряжение руководства.

Согласование отпуска, привлечение к оплачиваемому сверхурочному труду и повышение в должности тоже требуют приказа, но с подписанием документов такого рода проблем обычно не возникает.

Почему сотрудник не хочет подписывать распоряжение?

Потому что не согласен с его содержанием или видит, что вы нарушаете закон. Например, работник отказывается подписывать приказ до того, как это сделает директор компании, или видит, что его просят подписать незаполненный бланк.

Есть компании, где вместо несогласного сотрудника подпись ставит кадровик — это противозаконно.

Сотруднику можно не подписывать приказ?

Можно. Все права и обязанности работников прописаны в федеральном законе — среди них нет такого действия, как проставление подписи на приказах. Зато есть понятие «отказа от подписи» — суд может расценить это как самозащиту трудовых прав.

Вместе с тем в законе сказано, что сотрудника нужно ознакомить с приказом под подпись, — возникает противоречие. Решают его так: работник может не подписывать документ, но написать «С распоряжением ознакомлен» — юридически это значит, что коллега видел приказ, но частично или полностью не согласен с его содержанием.

Если сотрудник не хочет писать вообще ничего, эйчар оставляет в документе отметку «От подписи отказался». Обязательно от руки: в случае, если дело дойдёт до суда, заготовленный заранее бланк отказа может показаться подозрительным.

В таком случае нужно оформить дополнительный акт об отказе. Если этого не сделать, у сотрудника будут основания судиться с компанией — скорее всего, закон встанет на сторону работника.

Как составлять акт об отказе?

Произвольно, но без противоречий ГОСТу — в законе нет унифицированной формы документа. Акт может составить только сотрудник кадровой службы, официально работающий в компании. Если кадровик — на фрилансе, это делает начальник фирмы.

В судебной практике чаще выигрывают предприятия, которые составляют акты из трёх частей.

Вводная часть

Дата составления и номер акта, ссылка на приказ, который сотрудник отказывается подписывать, состав рабочей комиссии, которая фиксирует нарушение (кто в неё входит, законом не регламентируется).

Основная часть

Суть проблемы — что и с кем произошло, а также прочие факты и выводы, имеющие отношение к делу.

Заключительная часть

Подписи всех участников комиссии, непосредственного руководителя сотрудника, который отказывается подписывать приказ, и желательно — двух свидетелей.

Акт хранят вместе с приказом, который работник не захотел подписывать.

Последствия для компании

Напрямую зависят от типа документа. Например, сотрудник может отказаться подписывать должностную инструкцию после изменений, внесённых в одностороннем порядке (и без составления допсоглашения к договору), — часто недобросовестные работодатели хотят таким образом добавить новые обязанности без повышения зарплаты. В этом случае суд встанет на сторону работника.

Если сотрудник не захотел подписывать правильно составленный приказ об увольнении, штрафе или снятии совмещения, а надпись «От подписи отказался» стоит в документе законно и по всем правилам, это не мешает дальнейшей процедуре — работника можно уволить, оштрафовать и лишить работы по совместительству.

Если же коллега не подписывает приказ о проведении медосмотра, командировке, понижении или переводе в другой филиал, разбираться, кто прав, должен суд. В противном случае несогласие с приказом могут расценить как самозащиту против нарушения работодателем трудовой дисциплины.

Иллюстрации: Георгий Вишневский

Пособие по безработице и другие социальные выплаты безработным гражданам

Заявители вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги (на любом этапе), действия (бездействие) должностных лиц и решений, принятых в ходе предоставления государственной услуги работниками и должностными лицами центра занятости населения, органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, путем обращения в письменной форме на бумажном носителе или в форме электронного документа по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно‑телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта органов и учреждений, участвующих в предоставлении государственной услуги, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя в досудебном порядке:

• в орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации на решение центра занятости населения, в Федеральную службу по труду и занятости — на действие (бездействие) должностного лица органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, ответственного за предоставление государственной услуги;
• руководителю органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации — на решение, действие (бездействие) должностного лица центра занятости населения, ответственного за предоставление государственной услуги;
• в администрацию высшего должностного лица субъекта Российской Федерации;
• в Федеральную службу по труду и занятости.

Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственной услуги (жалоба), в том числе в следующих случаях:

• нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;
• нарушение срока предоставления государственной услуги;
• требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации для предоставления государственной услуги;
• отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации для предоставления государственной услуги, у заявителя;
• отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
• затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;
• отказ работников и должностных лиц органов и учреждений, участвующих в предоставлении услуги, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Жалоба подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации или в Федеральную службу по труду и занятости.

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования действий (бездействий) должностных лиц (центра занятости населения, органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации), ответственных за предоставление государственной услуги, является подача заявителем жалобы.

Жалоба должна содержать:

• наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, работника учреждения решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
• фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), сведения о месте жительства заявителя — физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя — юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
• сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, работника учреждения;
• доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, работника учреждения.

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

При обращении заявителей с жалобой в письменной форме или в форме электронного документа, срок ее рассмотрения не должен превышать пятнадцать рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений — в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации, если Правительством Российской Федерации не установлен иной срок.

По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий государственную услугу, принимает одно из следующих решений:

• удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим государственную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в иных формах;
• отказывает в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы в общеустановленном порядке в письменной форме и, по желанию заявителя, в электронной форме.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Для получения информации о должностных лицах исполнительных органов государственной власти Санкт‑Петербурга, ответственных за регистрацию и рассмотрение жалоб на нарушение порядка предоставления государственной услуги, перейдите по ссылке.

5 способов уволить сотрудника

Что делать, иногда нужно уволить сотрудника, который не уходит сам. Разбираем популярные способы увольнения по Трудовому кодексу РФ.

В чём опасность увольнения без согласия работника

Бывает, работник не хочет писать заявление по собственному желанию и расставаться мирно. Предпринимателю приходится искать статью для увольнения. Запись в трудовой книжке становится клеймом, с которым сложно найти новую работу. И человек посвящает себя разборкам: находит юриста, жалуется в трудовую инспекцию, прокуратуру и суд.

При увольнении с ошибками работника вернут. Работодатель выплатит зарплату за время спора по ст. 234 ТК РФ и штраф государству по ст. 5.27 КоАП РФ. А за увольнение беременной и женщины с детьми до трёх лет заводят уголовное дело по ст. 145 УК РФ.

Безопаснее всего сделать так. Уволить по реальному поводу и правильно оформить кадровые документы.

Некоторых работников увольнять нельзя

Уволить без заявления по собственному желанию можно не всех. Есть работники с иммунитетом.

Беременных увольнять запрещено — ст. 261 ТК РФ. Даже за прогулы, хамство и недостачу в кассе. Исключение — когда фирма закрывается.

Матерей с детьми до трёх лет, а без мужа — до четырнадцати, нельзя сокращать и увольнять за низкую квалификацию. Полный список семейных работников под защитой — в ст. 261 ТК РФ.

На больничном и в отпуске сотрудника не увольняют. Надо ждать выхода на работу. Отпуском считаются не только четыре недели в году, но и декрет, дни без содержания и выход на сессию. 

Несовершеннолетнего увольняют только с согласия трудинспекции или комиссии по делам несовершеннолетних в своём городе — ст. 269 ТК РФ. Если чиновники против, человек работает дальше.

🎁

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Попробовать бесплатно

1. По соглашению сторон — ст. 78 ТК РФ

По соглашению сторон — когда работник и работодатель договорились разойтись. 

Можно предложить работнику соглашение с взаимной выгодой. Например, работодатель платит небольшую премию, а работник сдаёт документы коллегам и уже завтра не приходит. 

Способ удобный: избавляет от сотрудника без лишних бумаг и процедур. От подписанного соглашения нельзя отказаться, в отличие от заявления по собственному желанию (там две недели, чтобы передумать). Но риски всё же есть.

Суд отменит соглашение, если работник скажет, что на него давили. Приведёт свидетелей или покажет переписку. Поэтому предлагать условия лучше письменно. 

2. За неисполнение трудовых обязанностей и дисциплину — п. 5 ст. 81 ТК РФ

Каждый работник обязан выполнять трудовые обязанности и не нарушать дисциплину. 

Обязанности написаны в трудовом договоре и должностной инструкции. Например, продавец консультирует клиентов, принимает деньги, отправляет заявки поставщикам. 

Дисциплина — это рабочее время, дресс-код, правила общения с коллегами. Про дисциплину сказано в трудовом договоре и правилах внутреннего распорядка (если принимали).

За нарушение обязанностей и дисциплины делают замечание или выговор. Продавец не отбил чек — выговор, опоздал на смену — замечание. Это называется дисциплинарным взысканием по ст. 192 ТК РФ.

Когда выговоров и замечаний накопилось два или больше, работника можно уволить. Основание называется «за неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей». Подойдёт для увольнения за плохую работу, грубость с клиентами, опоздания.

Для увольнения надо минимум два раза в течение года оформить дисциплинарное взыскание. Делается это по ст. 193 ТК РФ: 

1. Зафиксировать проступок работника — докладной запиской об опоздании, актом о невыполнении обязанности.
2. Взять с работника объяснение, почему так вышло. Требование вручают под подпись. Потом ждут два дня, если человек молчит, делают акт об отказе.
3. Вынести приказ о выговоре или замечании. 

Приказ делают не позднее месяца с обнаружения проступка и шести месяцев с совершения. Время отпуска и больничного не считают. С приказом знакомят работника в течение трёх дней. Бунтует — делают акт об отказе. Если нарушить сроки, взыскание не сработает.

Пример: руководитель собрал косяки работника и уволил

Штатный разработчик не сдал в срок работу и сорвал сдачу проекта всего отдела. Ему оформили замечание. Потом ушёл с работы раньше на 40 минут — выговор.

Фирма собрала два приказа и уволила за неисполнение обязанностей. Оспорить не получилось — дело № 33-19370.

Статья про ответственность работника

3. За прогул и алкоголь — п. 6 ст. 81 ТК РФ

Нарушения дисциплины бывают грубые. За одно грубое можно сразу увольнять. Это тоже дисциплинарное взыскание. Но копить предыдущие не надо.

Все грубые нарушения записаны в п. 6 ст. 81 ТК РФ. Среди них прогул и алкогольное или наркотическое опьянение на работе.

Грубое нарушение оформляют по бумагам также как простое. Докладная записка или акт, объяснение, приказ об увольнении не позднее месяца с обнаружения.

Прогул

Прогул — когда человек не пришёл на работу или отсутствовал четыре часа подряд.

У прогула нет уважительной причины: болезнь, ДТП, смерть родственника. Отгулы и отпуска без спроса руководителя тоже считаются прогулами. Это пояснено в п. 39 Постановление Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2.  

Пример прогула:

Специалист в банке накануне рабочего дня в 23:30 часов через сообщение в WhatsApp попросила у директора отгул. Молчание посчитала согласием. Когда вышла на работу, ей оформили прогул и уволили.

Специалист обжаловала прогул, но суд не вернул работу. 

Отгул не одобрили — значит, это прогул. Есть акт об отсутствии на рабочем месте и служебная записка директора, объяснение, приказ. В сроки уложились. Увольнение за прогул справедливо и оформлено правильно — дело 33-12011/2019.

Опьянение

Алкогольное и наркотическое опьянение надо доказать. 

Подходит акт со свидетелями. Суд поверил свидетелям, что продавец в магазине стояла за прилавком пьяная — дело № 33-5383/10.  

Вариант сильнее — алкотестер или заключение врача. Например, алкотестер помог в споре об увольнении водителя троллейбуса — дело № 2-3639/2018. Есть возможность — сделайте тест или позовите врача.

4. За утрату доверия в работе с деньгами и товарами — п. 7 ст. 81 ТК РФ

Сотрудники отвечают за деньги и товары, с которыми работают. За недостачу, обсчёт клиентов, продажу без чеков и откровенно воровство можно уволить. 

Недостачу оформляют инвентаризацией, другие нарушения — актами, докладными записками. С работника берут объяснение и увольняют не позднее месяца после обнаружения проступка.

Как правильно оформить договоры полной материальной ответственности

5. Сокращение штата — п. 2 ст. 81

Суть сокращения штата следующая. Работодатель говорит: «Мне больше не нужно столько работников. Тебя и тебя я уволю. Даю время на поиск работы, помогаю деньгами и увольняю». 

Сокращение подходит, когда в фирме стало меньше заказов. Например, в гостинице снизился поток туристов и сократили одну должность администратора — дело № 33-1805/2013.

Сколько держать работников — дело предпринимателя. Захотел и сократил. Так сказано в Определении Конституционного Суда РФ от 24.09.2012 № 1690-О. 

Процедура сокращения такая. Сотруднику вручают персональное уведомление о сокращении, и он работает ещё два месяца за зарплату по ст. 180 ТК РФ. Через два месяца издают приказ об увольнении. До сокращения человеку предлагают другие вакансии в фирме, если есть. 

Уволенному платят два средних заработка по ст. 178 ТК РФ. Если через месяц он не найдёт работу и принесёт справку из центра занятости, добавляют ещё одну. Если сотрудник согласен, увольняют раньше с повышенной зарплатой.

Кто хуже работает, того сокращают первым. Например, у бармена выручка меньше, чем у сменщика — его увольняют. Если все работают одинаково, увольняют работника без иждивенцев. Подробно про выбор людей под сокращение написано в ст. 179 ТК РФ.

Другие основания увольнения

Мы рассказали про увольнения, которые встречаются часто в любом бизнесе. Но оснований в Трудовом кодексе гораздо больше. Вот список редких, но тоже реальных статей для увольнения:

— Ликвидация фирмы, закрытие ИП — п. 1 ст. 81 ТК РФ;

— Работник подделал диплом или трудовую книжку, когда устраивался — п. 11 ст. 81, ст. 84 ТК РФ;

— Провалил проверку знаний — п. 3 ст. 81 ТК РФ;

— Работника забирают в армию или отобрали водительские права, а он водитель — ст. 83 ТК РФ;

— Работник совместитель, а вы подыскали постоянного — ст. 288 ТК РФ.

Как оформить увольнение

В последний день работы оформляют кадровые документы и платят долги по зарплате. Сделайте это, как написано в ст. 84.1 и 140 ТК РФ:

1. Напечатайте приказ об увольнении с причиной и статьёй из Трудового кодекса. На следующий день после приказа человек уже не работает у вас.
2. Дайте сотруднику прочитать приказ, попросите расписаться под текстом. Это важный момент, который часто забывают.
3. Сделайте запись в трудовую книжку.
4. Выдайте зарплату и компенсацию за отпуск, иначе набегут пени. 
5. Выдайте трудовую книжку, попросите расписаться за получение.
6. Скопируйте работнику приказ по его просьбе.

Статья: как делать запись в трудовую книжку

Статья актуальна на 28.01.2022

Можно ли издать приказ раньше даты увольнения, указанной в заявлении работника? Когда в этом случае сдавать СЗВ-ТД?

В соответствии с ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Датой издания приказа об увольнении является дата его фактического оформления (Апелляционное определение Челябинского областного суда от 10. 09.2013 N 11-9329/2013, Определение Приморского краевого суда от 14.01.2013 N 33-255).

Обычно приказ об увольнении издают и подписывают в день увольнения. Но можно оформить его и заранее. Действующее законодательство не содержит положений, предусматривающих обязательное совпадение даты увольнения с датой издания приказа об увольнении. Судебная практика также допускает издание работодателем приказа об увольнении заранее, то есть до наступления согласованной даты увольнения (Апелляционное определение Челябинского областного суда от 12.08.2013 N 11-7130/2013, Определение Свердловского областного суда от 13.07.2010 N 33-7263/2010).

Постановлением Правительства РФ от 26.04.2020 N 590 установлено, что в случае увольнения работника с 28 апреля 2020 года по 31 декабря 2020 года форма СЗВ-ТД подается работодателем не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или иного документального оформления увольнения.

Из буквального толкования данной нормы следует, что срок сдачи отчета по форме СЗВ-ТД зависит не от даты кадрового события (в данном случае – даты увольнения), а от даты издания соответствующего приказа об увольнении.

При этом отметим, что работник вправе отозвать свое заявление об увольнении по собственному желанию в любое время до окончания дня, когда должно быть оформлено увольнение. Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора (ч. 4 ст. 80 ТК РФ, Определение Верховного Суда РФ от 10.08.2012 N 78-КГ12-10).

В случае возникновения обстоятельств, препятствующих увольнению в день, указанный в приказе, такой приказ подлежит отмене не позднее этого дня. Соответственно, при издании приказа об увольнении заранее работодатель несет риск, связанный с направлением в ПФР двух отчетов по форме СЗВ-ТД, в случае если работник передумает увольняться: форма СЗВ-ТД об увольнении, а затем форма СЗВ-ТД с отменой увольнения (форма СЗВ-ТД с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X»).

Во избежание вышеуказанных рисков рекомендуем издавать приказ об увольнении непосредственно в день увольнения и направлять отчет по форме СЗВ-ТД на следующий день после издания приказа и увольнения работника.

Читайте подробнее

7.7 Инструкции по написанию – основы технического письма

Одно из наиболее распространенных и важных применений технического письма — предоставление инструкций, пошаговых объяснений того, как собирать, эксплуатировать, ремонтировать или выполнять плановое техническое обслуживание чего-либо. Хотя они могут показаться интуитивно понятными и простыми в написании, инструкции являются одними из худших документов, которые вы можете найти. У большинства из нас, вероятно, было много раздражающих случаев с плохо написанными инструкциями. Эта глава покажет вам, что профессионалы считают лучшими методами предоставления инструкций.

Эффективный набор инструкций требует следующего:

• Четкое, точное и простое письмо
• Полное понимание процедуры во всех ее технических деталях
• Возможность поставить себя на место читателя, человека, пытающегося воспользоваться вашей инструкцией
• Способность детально визуализировать процедуру и зафиксировать это осознание на бумаге
• Готовность проверить свои инструкции на том человеке, для которого вы их написали.

В начале проекта по написанию набора инструкций важно определить структуру или характеристики конкретной процедуры, о которой вы собираетесь писать. Вот несколько шагов, которые нужно выполнить:

1. Проведите тщательный анализ аудитории и задач

В начале процесса определите аудиторию и ситуацию ваших инструкций. Помните, что определение аудитории означает определение уровня знакомства ваших читателей с темой.

2.Определить количество задач

Сколько задач в процедуре, о которой вы пишете? Давайте использовать термин процедура для обозначения всего набора действий, которые должны обсуждаться в ваших инструкциях. Задача — это полунезависимая группа действий внутри процедуры: например, установка часов на микроволновой печи — это одна задача в большой общей процедуре эксплуатации микроволновой печи.

Простая процедура, например замена масла в автомобиле, содержит только одну задачу; полунезависимые группировки деятельности отсутствуют.Более сложная процедура, такая как использование микроволновой печи, включает несколько полунезависимых задач: установка часов; установка уровня мощности; использование таймера; чистка и уход за микроволновой печью, среди прочего.

Некоторые инструкции содержат только одну задачу, но в ней много шагов. Например, представьте набор инструкций по сборке детских качелей. По моему собственному опыту, там было более 130 шагов! Это может быть немного пугающе. Хороший подход состоит в том, чтобы сгруппировать похожие и связанные шаги в фазы и начать перенумеровывать шаги на каждой новой фазе.Затем фаза представляет собой группу аналогичных шагов в рамках однозадачной процедуры. В примере с качелями установка рамы будет этапом; закрепить вещь в земле — другое дело; сборка коробчатых качелей — еще одно дело.

3. Определите наилучший подход к пошаговому обсуждению

Для большинства инструкций вы можете сосредоточиться на задачах или на инструментах (или функциях инструментов). В подходе к задаче (также известном как ориентация на задачу) к инструкциям по использованию службы автоответчика у вас будут следующие разделы:

• Запись приветствия
• Воспроизведение ваших сообщений
• Сохранение ваших сообщений
• Пересылка ваших сообщений
• Удаление ваших сообщений и т. д.

Это задачи — типичные вещи, которые мы хотели бы делать с машиной.

С другой стороны, в подходе инструментов к инструкциям по использованию копировального аппарата, скорее всего, будут разделы о том, как использовать определенные функции:

• Кнопка копирования
• Кнопка отмены
• Кнопка увеличения/уменьшения
• Кнопка подбора/сшивания
• Кнопка размера копии и т. д.

Если бы вы разработали набор инструкций для этого плана, вы бы написали шаги по использованию каждой кнопки или функции копировального аппарата. Инструкции, использующие этот подход к инструментам, трудно заставить работать.Иногда название кнопки не совсем соответствует задаче, с которой она связана; иногда вам нужно использовать больше, чем одну кнопку, чтобы выполнить задачу. Тем не менее, могут быть случаи, когда подход «инструменты/функции» может быть предпочтительнее.

4. Проектирование групп задач

Список задач может быть не всем, что вам нужно сделать. Может быть так много задач, что вы должны сгруппировать их, чтобы читатели могли легче найти отдельные. Например, следующие общие группы задач в инструкциях:

1. Задачи распаковки и настройки
2. Установка и настройка задач
3. Основные рабочие задачи
4. Текущие задачи обслуживания
5. Задачи устранения неполадок.

Ниже приводится обзор разделов, которые вы обычно найдете в инструкциях. Не думайте, что каждый из них должен быть в реальных инструкциях, которые вы пишете, или что они должны быть в порядке, представленном здесь, или что это единственные возможные разделы в наборе инструкций.

Альтернативные форматы см. в примерах инструкций.

Введение:  тщательно спланируйте введение к вашим инструкциям. Он может включать любой из следующих (но не обязательно в этом порядке):

• Укажите конкретные задачи или процедуры, которые необходимо объяснить, а также объем (что будет и что не будет охвачено)
• Укажите, какие знания и опыт необходимы аудитории для понимания инструкций
• Дайте общее представление о процедуре и ее результатах
• Укажите условия, при которых данные инструкции следует (или не следует) использовать
• Дайте обзор содержания инструкции.

Общее предупреждение, предостережение, примечания об опасности : инструкции часто должны предупреждать читателей о возможности испортить свое оборудование, испортить процедуру и причинить себе вред. Кроме того, в инструкциях часто должны подчеркиваться ключевые моменты или исключения. В этих ситуациях вы используете специальные уведомления — примечания, предупреждения, предостережения и уведомления об опасности. Обратите внимание, как эти специальные примечания используются в приведенных выше примерах инструкций.

Техническая основа или теория:  в начале некоторых видов инструкций (после введения) вам может потребоваться обсуждение предыстории, связанной с процедурой.Для некоторых инструкций эта предыстория имеет решающее значение, иначе шаги в процедуре не имеют смысла. Например, у вас может быть некоторый опыт работы с программными апплетами, в которых вы определяете свои собственные цвета, перемещая красный, зеленый и синий ползунки. Чтобы действительно понять, что вы делаете, вам нужно иметь представление о цвете. Точно так же вы можете себе представить, что для определенных инструкций с использованием камер может также потребоваться некоторая теория.

Оборудование и расходные материалы: обратите внимание, что в большинстве инструкций есть список вещей, которые необходимо собрать перед началом процедуры.Это включает оборудование , инструменты, которые вы используете в процедуре (например, миски для смешивания, ложки, формы для хлеба, молотки, дрели и пилы) и расходные материалы , предметы, которые используются в процедуре (например, дерево, краска , масло, мука и гвозди). В инструкциях они обычно перечислены либо в виде простого вертикального списка, либо в виде списка из двух столбцов. Используйте список из двух столбцов, если вам нужно добавить некоторые характеристики к некоторым или ко всем элементам, например, торговые марки, размеры, количества, типы, номера моделей и т. д.

Обсуждение шагов:  когда вы приступите к написанию шагов, нужно помнить несколько вещей: (1) структуру и формат этих шагов, (2) дополнительную информацию, которая может понадобиться, и (3) точка зрения и общий стиль письма.

Структура и формат:  обычно мы представляем набор инструкций в виде вертикальных нумерованных списков. И большинство на самом деле. Обычно вы форматируете фактические пошаговые инструкции таким образом.Однако есть некоторые варианты, а также некоторые другие соображения:

• Шаги фиксированного порядка — это шаги, которые должны выполняться в указанном порядке. Например, если вы меняете масло в автомобиле, слив масла — это шаг, который должен пройти перед заливкой нового масла. Это нумерованные списки (обычно вертикальные нумерованные списки).
• Шаги переменного порядка — это шаги, которые можно выполнять практически в любом порядке.Хорошими примерами являются те руководства по устранению неполадок, которые говорят вам проверить это, проверить то, где вы пытаетесь что-то исправить. Вы можете делать такие шаги практически в любом порядке. Для этого типа маркированный список является подходящим форматом.
• Альтернативные шаги представляют собой два или более способов выполнения одной и той же задачи. Альтернативные шаги также используются, когда могут существовать различные условия. Используйте маркированные списки с этим типом, со вставкой ИЛИ между альтернативами или вступлением, указывающим, что альтернативы вот-вот будут представлены.
• Вложенные шаги могут использоваться в случаях, когда отдельные шаги в рамках процедуры сами по себе достаточно сложны и должны быть разбиты на подэтапы. В этом случае вы делаете отступ дальше и упорядочиваете подшаги как a, b, c и так далее.
• Бесступенчатые инструкции . можно использовать, когда вы действительно не можете использовать нумерованный вертикальный список или обеспечить прямое руководство в стиле инструкций для читателя. Некоторые ситуации должны быть настолько обобщены или настолько разнообразны, что невозможно указать шаги.

Дополнительное обсуждение: часто бывает недостаточно просто сказать читателям сделать то или иное. Им нужна дополнительная поясняющая информация, например, как вещь должна выглядеть до и после шага; почему они должны заботиться об этом шаге; какой механический принцип стоит за тем, что они делают; еще более подробное объяснение шага на микроуровне — обсуждение конкретных действий, составляющих шаг.

Проблема с дополнительным обсуждением, однако, заключается в том, что оно может скрыть фактический шаг.Вы хотите, чтобы фактический шаг — конкретные действия, которые должен предпринять читатель, — выделялся. Вы не хотите, чтобы все это было похоронено в куче слов. Есть как минимум два способа избежать этой проблемы: можно разбить инструкцию из приложения на отдельные абзацы; или вы можете жирным шрифтом инструкции.

Выделение ключевых шагов пользователя жирным шрифтом может быть очень полезным способом четко указать, что читатель должен сделать. Часто командный глагол выделен жирным шрифтом; иногда жирным шрифтом выделяется обсуждаемый ключевой компонент.

Использование пассивного залога в инструкциях может быть проблематичным. По какой-то странной причине некоторые инструкции звучат так: «Кнопка Пауза должна быть нажата, чтобы временно остановить отображение». Мы не только беспокоимся о психическом здоровье кнопки паузы, но и задаемся вопросом, кто должен ее нажимать ( ниндзя ?). Было бы полезнее указать, когда читатель должен «нажать кнопку паузы». Рассмотрим такой пример: «Кнопка таймера установлена ​​на 3:00.Опять же, можно спросить: «установлено кем? Ниндзя ? Человек, следующий этим инструкциям, может подумать, что это просто отсылка к какому-то существующему состоянию, или задаться вопросом: «Они разговаривают со мной?» Использование третьего лица также может привести к неловкости: «Затем пользователь должен нажать кнопку «Пауза». Инструкции, как правило, должны быть написаны с использованием форм командных глаголов и с использованием «ты», чтобы читателю было совершенно ясно, что он должен делать.

Возможно, больше, чем в любой другой форме технического письма, графика важна для инструкций.Иногда слова просто не могут объяснить шаг. Иллюстрации часто имеют решающее значение для способности читателей визуализировать то, что они должны делать. Убедитесь, что графика представляет изображение с точки зрения читателя.

Поскольку люди редко хотят, чтобы читал инструкции, но часто заставляют читать инструкции, отформатируйте свои инструкции так, чтобы они неохотно читались. Постарайтесь, чтобы ваш читатель захотел, чтобы их прочитал, или, по крайней мере, не сопротивлялся идее консультироваться с ними.Легко читаемый формат позволит читателям, разобравшимся с некоторыми инструкциями самостоятельно, перейти к разделу, на котором они застряли. Используйте то, что вы узнали о заголовках, списках, визуальных элементах и ​​пассивном пространстве, для создания эффективных и удобочитаемых инструкций:

Заголовки : обычно вам нужны заголовки для любого справочного раздела, который у вас может быть, раздела оборудования и расходных материалов, общего заголовка раздела фактических инструкций и подзаголовков для отдельных задач или этапов в этом разделе.

Списки : аналогично, в инструкциях обычно широко используются списки, особенно пронумерованные вертикальные списки для фактических пошаговых объяснений. Простые вертикальные списки или списки из двух столбцов обычно хороши для раздела оборудования и расходных материалов. Списки в предложениях хороши всякий раз, когда вы даете обзор предстоящих событий.

Особые примечания : вам, возможно, придется предупредить читателей о возможностях, при которых они могут повредить свое оборудование, растратить расходные материалы, привести к сбою всей процедуры, травмировать себя или других — даже серьезно или со смертельным исходом.Компании предъявляли иски из-за отсутствия этих специальных уведомлений, из-за плохо написанных специальных уведомлений или из-за специальных уведомлений, которые были неуместны. См. специальные уведомления для полного обсуждения правильного использования этих специальных уведомлений, а также их формата и размещения в инструкциях.

Когда вы перечитываете и пересматриваете свои инструкции, убедитесь, что они делают следующее:

• Четко опишите процедуру, которую необходимо объяснить
• Предоставить обзор содержимого
• Укажите требования к аудитории
• Используйте различные типы списков, где это уместно; в частности, используйте нумерованные списки для последовательных шагов
• Используйте заголовки и подзаголовки для разделения основных разделов и подразделов в логическом последовательном порядке
• Используйте специальные примечания по мере необходимости
• Используйте графику для иллюстрации ключевых действий и объектов
• Предоставить дополнительное объяснение шагов по мере необходимости
• При необходимости создайте раздел со списком оборудования и расходных материалов.

---

Эта глава была адаптирована из онлайнового технического письма Дэвида МакМуррея, на которое распространяется международная лицензия Creative Commons Attribution 4. 0.

Техническое письмо онлайн: Инструкции

В этой главе основное внимание уделяется одному из наиболее важных видов использования технического письма — инструкциям. Как вы знаете, инструкции — это пошаговые объяснения того, как что-то делать: как строить, эксплуатировать, ремонтировать или обслуживать вещи.

Обязательно ознакомьтесь с примерами.

Инструкции по написанию

Одним из наиболее распространенных и наиболее важных способов использования технического письма являются инструкции — пошаговые объяснения того, как что-то делать: что-то собирать, что-то эксплуатировать, что-то ремонтировать или выполнять плановое техническое обслуживание чего-либо. Но для чего-то, казалось бы, такого простого и интуитивно понятного, инструкции — одни из худших документов, которые вы можете найти. Как и я, у вас, вероятно, было много случаев, когда плохо написанные инструкции приводили вас в бешенство.То, что следует в этой главе, возможно, не является надежным руководством по написанию инструкций, но оно покажет вам, какие методы профессионалы считают лучшими.

В конечном счете, хорошее написание инструкций требует:

• Четкое, простое письмо
• Полное понимание процедуры во всех ее технических деталях
• Ваша способность поставить себя на место читателя, человека, пытающегося воспользоваться вашими инструкциями
• Ваша способность визуализировать процедуру в мельчайших деталях и фиксировать это понимание на бумаге
• И, наконец, ваша готовность пойти дальше и проверить свои инструкции на том человеке, для которого вы их написали.

К настоящему моменту вы, вероятно, изучили заголовки, списки и специальные уведомления — написание набора инструкций с помощью этих инструментов, вероятно, кажется очевидным. Просто разбейте обсуждение на пронумерованные вертикальные списки и добавьте специальные примечания в очевидные моменты, и все готово! Ну, не совсем, но это отличное начало. В этой главе рассматриваются некоторые особенности инструкций, которые могут сделать их более сложными. Вы, в свою очередь, можете использовать эти соображения для планирования собственных инструкций.

Некоторые предварительные сведения

В начале проекта по написанию инструкций важно определить структуру или характеристики конкретной процедуры, о которой вы собираетесь писать.

Аудитория и ситуация. В начале процесса определите аудиторию и ситуацию ваших инструкций. Помните, что определение аудитории означает определение уровня ее знакомства с темой, а также других подобных деталей. См. обсуждение аудиторий и шаги, которые следует использовать для определения аудиторий.

Самое главное, если вы проходите курс письма, вам нужно будет написать описание вашей аудитории и приложить его к своим инструкциям. Это позволит вашему инструктору оценить ваши инструкции с точки зрения их правильности для целевой аудитории. И помните также, что на курсах технического письма предпочтительнее писать для неспециалистов — это гораздо более сложная задача для вас как для писателя.

Количество задач. Сколько задач в процедуре, о которой вы пишете? Давайте использовать термин процедура для обозначения всего набора действий, для обсуждения которых предназначены ваши инструкции.Задача — это полунезависимая группа действий внутри процедуры: например, установка часов на микроволновой печи — это одна задача в большой общей процедуре эксплуатации микроволновой печи.

Такая простая процедура, как замена масла в автомобиле, содержит только одну задачу; полунезависимые группировки деятельности отсутствуют. Более сложная процедура, такая как использование микроволновой печи, содержит множество таких полунезависимых задач: установка часов; установка уровня мощности; использование таймера; чистка и уход за микроволновой печью, среди прочего.(Инструкции по использованию камеры организованы по задачам.)

Некоторые инструкции имеют только одну задачу, но имеют много шагов в этой единственной задаче. Например, представьте набор инструкций по сборке детских качелей. По моему собственному опыту, там было более 130 шагов! Это может быть немного пугающе. Хороший подход состоит в том, чтобы сгруппировать похожие и связанные шаги в фазы и начать перенумеровывать шаги на каждой новой фазе. Затем фаза представляет собой группу аналогичных шагов в рамках однозадачной процедуры.В примере с качелями установка рамы будет этапом; закрепить вещь в земле — другое дело; сборка коробчатых качелей — еще одно дело.

Лучший подход к поэтапному обсуждению. Еще одно соображение, которое вы, возможно, не сможете определить заранее, — это то, как сфокусировать свои инструкции. Для большинства инструкций вы можете сосредоточиться на задачах или на инструментах (или функциях инструментов).

Используйте ориентацию на задачу. Сосредоточьтесь на задачах, которые хотят выполнить ваши читатели; используйте формулировку как или –ing в заголовках.

В подходе к задаче (также известном как ориентация на задачу) к инструкциям по использованию службы автоответчика у вас будут следующие разделы:

• запись приветствия
• воспроизведение ваших сообщений
• сохранение ваших сообщений
• пересылка ваших сообщений
• удаление ваших сообщений и так далее

Это задачи — типичные вещи, которые мы хотели бы делать с машиной. Для дальнейшего обсуждения см. главу об анализе задач.

С другой стороны, в подходе инструментов к инструкциям по использованию фотокопировального аппарата были бы следующие маловероятные разделы:

• кнопка копирования
• кнопка отмены
• кнопка увеличения/уменьшения
• Кнопка подбора/сшивания
• кнопка размера копии и т. д.

Если бы вы разработали набор инструкций для этого плана, вы бы написали шаги по использованию каждой кнопки или функции копировального аппарата.Инструкции, использующие этот подход к инструментам, трудно заставить работать. Иногда название кнопки не совсем соответствует задаче, с которой она связана; иногда вам нужно использовать больше, чем одну кнопку, чтобы выполнить задачу. Тем не менее, могут быть случаи, когда подход «инструменты/функции» может быть предпочтительнее.

Группировки задач. Список задач может быть не всем, что вам нужно сделать. Может быть так много задач, что вы должны сгруппировать их, чтобы читатели могли легче найти отдельные. Например, следующие общие группы задач в инструкциях:

1. задачи распаковки и настройки
2. установка и настройка задач
3. основные рабочие задачи
4. плановые задачи технического обслуживания
5. задач по устранению неполадок; и так далее

Общие разделы инструкций

Ниже приводится обзор разделов, которые вы обычно найдете в инструкциях. Не думайте, что каждый из них должен быть в реальных инструкциях, которые вы пишете, или что они должны быть в порядке, представленном здесь, или что это единственные возможные разделы в наборе инструкций.

Читая следующие общие разделы инструкций, ознакомьтесь с примерами инструкций.

Схематическое изображение инструкции. Помните, что это типичная или общепринятая модель содержания и организации — возможны и многие другие.

Введение. Тщательно спланируйте вступление к своим инструкциям. Убедитесь, что он выполняет какие-либо из следующих действий (но не обязательно в этом порядке), которые относятся к вашим конкретным инструкциям:

• Укажите конкретные задачи или процедуры, которые необходимо объяснить, а также объем покрытия (что не будет охвачено ).
• Укажите, какие знания и опыт необходимы аудитории для понимания инструкций.
• Дайте общее представление о процедуре и ее результатах.
• Укажите условия, при которых эти инструкции следует (или не следует) использовать.
• Дайте обзор содержания инструкции.

См. раздел о введении для дальнейшего обсуждения.

Общие предупреждения, предостережения, предупреждения об опасности.Инструкции часто должны предупреждать читателей о возможности испортить свое оборудование, испортить процедуру и навредить себе. Кроме того, в инструкциях часто должны подчеркиваться ключевые моменты или исключения. В этих ситуациях вы используете специальные уведомления — примечания, предупреждения, предостережения и уведомления об опасности. Обратите внимание, как эти специальные примечания используются в приведенных выше примерах инструкций.

Технический фон или теория. В начале некоторых видов инструкций (конечно, после введения) вам может понадобиться обсуждение предыстории, связанной с процедурой. Для некоторых инструкций эта предыстория имеет решающее значение, иначе шаги в процедуре не имеют смысла. Например, у вас может быть некоторый опыт работы с программными апплетами, в которых вы определяете свои собственные цвета, перемещая красный, зеленый и синий ползунки. Чтобы действительно понять, что вы делаете, вам нужно иметь представление о цвете. Точно так же вы можете себе представить, что для определенных инструкций с использованием камер может также потребоваться некоторая теория.

Оборудование и расходные материалы.Обратите внимание, что большинство инструкций включают список вещей, которые вам необходимо собрать перед началом процедуры. Это включает оборудование , инструменты, которые вы используете в процедуре (например, миски для смешивания, ложки, формы для хлеба, молотки, дрели и пилы) и расходные материалы , предметы, которые используются в процедуре (например, дерево, краска , масло, мука и гвозди). В инструкциях они обычно перечислены либо в виде простого вертикального списка, либо в виде списка из двух столбцов. Используйте список из двух столбцов, если вам нужно добавить некоторые характеристики к некоторым или ко всем элементам, например, торговые марки, размеры, количества, типы, номера моделей и т. д.

Обсуждение шагов. Когда вы приступите к непосредственному написанию шагов, нужно помнить несколько вещей: (1) структуру и формат этих шагов, (2) дополнительную информацию, которая может понадобиться, и (3) точку зрения и общий стиль письма.

Структура и формат. Обычно мы представляем набор инструкций в виде вертикальных нумерованных списков. И большинство на самом деле. Обычно вы форматируете фактические пошаговые инструкции таким образом.Однако есть некоторые вариации, а также некоторые другие соображения:

• Шаги фиксированного порядка — это шаги, которые должны выполняться в указанном порядке. Например, если вы меняете масло в автомобиле, слив масла — это шаг, который должен пройти перед заливкой нового масла. Это нумерованные списки (обычно вертикальные нумерованные списки).
• Шаги переменного порядка — это шаги, которые можно выполнять практически в любом порядке.Хорошими примерами являются те руководства по устранению неполадок, которые говорят вам проверить это, проверить то, где вы пытаетесь что-то исправить. Вы можете делать такие шаги практически в любом порядке. Для этого типа маркированный список является подходящим форматом.
• Альтернативные шаги представляют собой два или более способов выполнения одной и той же задачи. Альтернативные шаги также используются, когда могут существовать различные условия. Используйте маркированные списки с этим типом, со вставкой ИЛИ между альтернативами или вступлением, указывающим, что альтернативы вот-вот будут представлены.
• Вложенные шаги . В некоторых случаях отдельные этапы процедуры могут быть довольно сложными сами по себе и должны быть разбиты на подэтапы. В этом случае вы делаете отступ дальше и упорядочиваете подшаги как a, b, c и так далее.
• «Бесступенчатая» инструкция . И, наконец, существуют инструкции, которые действительно не могут использовать нумерованный вертикальный список и которые практически не направляют читателя прямо в стиле инструкций.Некоторые ситуации должны быть настолько обобщены или настолько разнообразны, что невозможно указать шаги.

См. главу о списках для ознакомления со стилем и форматом этих возможностей.

Дополнительное обсуждение. Часто бывает недостаточно просто сказать читателям сделать то или иное. Им нужна дополнительная поясняющая информация, например, как вещь должна выглядеть до и после шага; почему они должны заботиться об этом шаге; какой механический принцип стоит за тем, что они делают; еще более подробное объяснение шага на микроуровне — обсуждение конкретных действий, составляющих шаг.

Однако проблема с дополнительным обсуждением заключается в том, что оно может скрыть реальный шаг. Вы хотите, чтобы фактический шаг — конкретные действия, которые должен предпринять читатель, — выделялся. Вы не хотите, чтобы все это было похоронено в куче слов. Есть как минимум два способа избежать этой проблемы: можно разбить инструкцию из приложения на отдельные абзацы; или вы можете жирным шрифтом инструкции.

Выделение жирным шрифтом действий пользователя в инструкциях. Жирный шрифт помогает отличить фактическое действие от дополнительной информации.

Избегайте телеграфного письма — опускайте «понятные» артикли (the, a, an). Правда, так пишут роботы, но нам это не нужно.)

Стиль письма. То, как вы на самом деле пишете инструкции, предложение за предложением, может показаться противоречащим тому, чему вас учили на предыдущих уроках письма. Однако обратите внимание на то, как пишутся «реальные» инструкции — в них используется много императивных (командных или адресных) видов написания; они используют много «ты». Это совершенно уместно.Вы хотите попасть в лицо читателю, привлечь его внимание. По этой причине предложения в стиле инструкций звучат так: «Теперь нажмите кнопку «Пауза» на передней панели, чтобы временно остановить отображение» и «Вы должны быть осторожны, чтобы. ..»

Особая проблема связана с использованием пассивного залога в инструкциях. По какой-то странной причине некоторые инструкции звучат так: «Кнопка «Пауза» должна быть нажата, чтобы временно остановить отображение». Мы не только беспокоимся о психическом здоровье кнопки «Пауза», но и задаемся вопросом, кто должен нажимать на нее (ты говоришь со мной?).Или рассмотрим такой пример: «Кнопка таймера установлена ​​на 3:00». Опять же, как человек, следующий этим инструкциям, вы можете пропустить это; вы можете подумать, что это просто ссылка на какое-то существующее состояние, или вы можете задаться вопросом: «Они разговаривают со мной?» Почти так же плохо использовать вид от третьего лица: «Затем пользователь должен нажать кнопку «Пауза». Опять же, это старый двойной дубль: вы осматриваете комнату и задаетесь вопросом: «Кто я?» (Более подробно см. Проблема с пассивным голосом.)

Еще одна типичная проблема, связанная со стилем написания инструкций, заключается в том, что люди, кажется, хотят опустить статьи: «Нажмите кнопку «Пауза» на передней панели, чтобы временно остановить отображение информации» или «Землянин, пожалуйста, укажите адрес ближайшей пиццерии». «Почему мы это делаем? Мы все втайне хотим быть роботами? В любом случае, не забудьте включить все артикли ( и , и , и ) и другие подобные слова, которые мы обычно используем в инструкциях.

Графика в инструкциях

Вероятно, в большей степени, чем в любой другой форме письма (за исключением, может быть, комиксов), графика имеет решающее значение для инструкций. Иногда слова просто не могут объяснить шаг. Иллюстрации часто имеют решающее значение для способности читателей визуализировать то, что они должны делать.

В курсе технического письма инструкции могут потребовать от вас включения иллюстраций или других видов графики — всего того, что обычно используется в инструкциях. Проблема, конечно, может заключаться в том, что у вас нет доступа к графике, подходящей для ваших конкретных инструкций, и что вы не чувствуете полной уверенности в своих художественных способностях. Есть способы преодолеть эти проблемы! Взгляните на предложения в графике. В этой главе вы увидите не только предложения по созданию графики, но и требования к ее формату.

Формат в инструкциях

Заголовки. В своих инструкциях хорошо используйте заголовки. Обычно вам нужны заголовки для любого справочного раздела, который у вас может быть, раздела оборудования и расходных материалов, общего заголовка для раздела фактических инструкций и подзаголовков для отдельных задач или этапов в этом разделе. Взгляните на примеры в начале этой главы. Общие требования см. в заголовках.

Списки. Точно так же в инструкциях часто используются списки, особенно пронумерованные вертикальные списки для фактических пошаговых объяснений.Простые вертикальные списки или списки из двух столбцов обычно хороши для раздела оборудования и расходных материалов. Списки в предложениях хороши всякий раз, когда вы даете обзор предстоящих событий. Общие требования см. в списках.

Специальные уведомления. В инструкциях вы должны предупреждать читателей о возможностях, при которых они могут повредить свое оборудование, растратить расходные материалы, привести к сбою всей процедуры, травмировать себя или других — даже серьезно или со смертельным исходом. Компании предъявляли иски из-за отсутствия этих специальных уведомлений, из-за плохо написанных специальных уведомлений или из-за специальных уведомлений, которые были неуместны.См. специальные уведомления для полного обсуждения правильного использования этих специальных уведомлений, а также их формата и размещения в инструкциях.

Отступы примечаний в инструкциях. В первом примере обратите внимание на отступ уведомления к тексту предыдущего шага. Обратите внимание, что во втором примере уведомление о серьезном размещено в начале перед любым из шагов.

Число, сокращения и символы.В инструкциях также используется множество цифр, сокращений и символов. Рекомендации по этим направлениям.

Контрольный список изменений для инструкций

Когда вы перечитываете и пересматриваете свои инструкции, следите за такими проблемами, как следующие:

• Убедитесь, что вы даете настоящие инструкции — объяснения того, как что-то строить, эксплуатировать или ремонтировать.
• Напишите хорошее введение — в нем укажите точную процедуру, которую необходимо объяснить, укажите требования к аудитории и дайте обзор содержания.
• Убедитесь, что вы используете различные типы списков, где это уместно. В частности, используйте нумерованные вертикальные списки для последовательных шагов.
• Используйте заголовки, чтобы выделить все основные разделы и подзаголовки для подразделов. (Помните, что заголовок «Введение» между заголовком и первым абзацем не нужен. Помните, что в этом задании нельзя использовать заголовки первого уровня; начните со второго уровня.)
• Используйте специальные примечания по мере необходимости.
• Убедитесь, что вы используете стиль и формат для всех заголовков, списков, специальных примечаний и графики, как представлено в этих главах. Если это проблема, свяжитесь с вашим инструктором.
• Используйте графику для иллюстрации любых ключевых действий или объектов.
• При необходимости предоставьте дополнительное объяснение шагов.
• Не забудьте создать раздел со списком оборудования и расходных материалов, если это необходимо.

Буду признателен за ваши мысли, реакции, критику по поводу этой главы: ваш ответ — Дэвид МакМуррей .

5 лучших советов по составлению четких инструкций

Чтобы быть полезными, инструкции должны быть простыми.Но как вы можете это обеспечить? У нас есть пять советов, которые помогут вам написать четкие инструкции:

1. Напишите введение, объясняющее, что будет описано в инструкциях.
2. Разбейте задачу на четкие логические шаги.
3. Используйте повелительное наклонение при написании инструкций для ясности.
4. Пишите инструкции простым и понятным языком.
5. Проверьте свои инструкции, чтобы убедиться, что они не содержат ошибок.

Ниже мы рассмотрим эти советы по написанию четких инструкций более подробно.

1. Напишите введение

Начните свои инструкции с краткого вступления. Это должно быть подробно:

• Что конкретно будет описано в инструкциях и каков будет конечный результат.
• Как изложены инструкции и как их использовать.
• Любое оборудование или предварительные знания, необходимые для выполнения задания.
• Любые опасности, о которых пользователь должен знать перед началом работы.

Содержание вашего введения будет зависеть от того, для чего предназначены ваши инструкции, но ключевая идея заключается в том, чтобы подготовить вашего читателя к выполнению ваших указаний.

Представьте, например, что вы объясняете, как собрать мебель. Вы можете начать свои инструкции с краткого введения, которое:

• Кратко объясняет цель инструкции и иллюстрирует готовое изделие.
• Объясняет, как пользоваться инструкциями (например, как иллюстрации соотносятся с текстом).
• Список инструментов и навыков, необходимых для работы.
• Предупреждает, что использование неправильных инструментов может повредить мебель.

Затем читатель будет готов приступить к выполнению описанной задачи.

2. Разбейте задачу на этапы

Четкие инструкции разобьют процесс, который вы объясняете, на логические шаги. Затем вы можете представить эти шаги в виде пронумерованного списка, состоящего из коротких предложений.

Каждый шаг должен охватывать одно действие. Однако детали, в которые вы вдаетесь, могут зависеть от того, что, вероятно, знает ваш предполагаемый читатель. Например, если бы мы писали руководство по корректуре для опытных пользователей Microsoft Word, мы могли бы начать с:

.

1.Откройте документ и включите режим отслеживания изменений.

Но если бы мы писали для кого-то, кто плохо знаком с Word, мы могли бы разбить это поподробнее:

1. Дважды щелкните значок документа, чтобы открыть его в Microsoft Word.

2. Перейдите на вкладку Обзор на главной ленте.

3. Найдите раздел «Отслеживание» и нажмите кнопку «Отследить изменения».

Находите это полезным?

Подпишитесь на нашу рассылку и получайте советы по написанию от наших редакторов прямо на свой почтовый ящик.

Для более сложных инструкций с большим количеством шагов вы также можете разбить их на разделы. Например, в рецепте особенно сложного торта вы можете сгруппировать инструкции под заголовками для разных частей (например, один набор инструкций для основного торта, а затем отдельные разделы для начинки и глазури).

Это позволяет читателю выполнять по одному короткому набору инструкций за раз, что гарантирует, что они не станут запутанными или перегруженными.

3. Пишите четко и кратко

Помимо разбивки задачи на этапы, каждая инструкция должна быть четкой и лаконичной сама по себе. Вот несколько советов по обеспечению ясности при написании инструкций:

• Обращайтесь к читателю напрямую в повелительном наклонении. Это означает формулировку каждой инструкции как команды или запроса.
• Остерегайтесь повторений, избыточности и других форм многословия.
• Избегайте ненужного жаргона и по возможности используйте повседневный язык.

Ключевым моментом является адаптация сложности языка в ваших инструкциях к потребностям предполагаемого читателя. Более того, если вы считаете, что читатель не знаком с какими-либо техническими терминами, которые вы используете, дайте им четкое определение при их введении.

4. Используйте визуальные эффекты для резервного копирования текста

Наглядные материалы, такие как технические иллюстрации, могут дать точку отсчета, чего никогда не могут сделать чисто текстовые инструкции, что упрощает их использование.

Наглядные материалы также преодолевают языковые барьеры, поэтому чем больше вы сможете передать визуально, тем больше людей смогут воспользоваться вашими инструкциями.

Если это уместно, рассмотрите возможность добавления изображений в ключевых точках. Сосредоточьтесь на шагах, которые иначе было бы трудно понять, и убедитесь, что изображения четко обозначены.

Для цифровых или онлайн-инструкций вы даже можете встроить видео или дать ссылку на него. Это может быть для всего процесса. Или это может быть просто уточнение конкретных шагов (например,г., видео, демонстрирующее технику, используемую во время одного шага).

Остерегаться! Изображение без маркировки может скорее сбить с толку, чем помочь!

5. Проверьте свои инструкции

Когда у вас есть черновик инструкции, пришло время для контроля качества! Лучший способ для этого — попросить кого-нибудь следовать вашим инструкциям на практике.

Если они выполнят задание, основываясь только на ваших инструкциях, то у вас есть хороший, четкий набор инструкций! Но если они с чем-то борются, вернитесь к проблемному шагу (шагам) и переработайте для ясности.Не забудьте также попросить своего тестового пользователя оставить отзыв.

Если вы довольны своим черновиком, вы можете перейти к корректуре. Это гарантирует, что ваши инструкции будут безошибочными и четко сформулированными. Хорошей идеей будет воспользоваться для этого профессиональным сервисом корректуры, так как легко пропустить ошибки в собственной работе. А наши опытные корректоры всегда готовы помочь!

Инструкции по написанию – техническое письмо для технических специалистов

Одним из наиболее распространенных и важных применений технического письма являются инструкции — пошаговые объяснения того, как что-то делать: что-то собирать, что-то использовать, что-то ремонтировать или объяснять личный процесс (например, при поступлении в колледж). так что читатели могут лучше понять его и, возможно, использовать его самостоятельно.

Процессуальные тексты чрезвычайно распространены в школе и на профессиях. В школе учителя часто дают рабочие задания. Например, профессора гуманитарных наук могут попросить описать, как развивался художественный или литературный период; профессора истории, вклад лидеров культуры с течением времени; профессора социальных наук, хронология изобретений; профессора инженерии, объяснения того, как звук превращается в электрические сигналы; бизнес-профессора, как работает Федеральная резервная система или как продавать продукт.

Ежедневно мы читаем описательные процессы, в том числе рецепты, руководства пользователя для нового программного обеспечения или колонки советов о том, как похудеть или как добиться успеха в учебе или профессии. Эти тексты сосредоточены на ответе на один из следующих вопросов:

• «Как это делается?»
• «Как я могу это сделать?»

Несмотря на то, что темы отчета о процессе или набора инструкций могут различаться, многие из них имеют сходство: большинство из них написаны для объяснения того, как что-то работает, большинство из них структурировано в хронологическом порядке с использованием пронумерованных шагов, и большинство из них в значительной степени опирается на визуальные эффекты .Например, при написании инструкций по изучению новой программы авторы могут использовать снимки экрана и/или видеоролики, чтобы знакомить пользователей с учебным пособием.

Как правило, хорошо иметь как текст , так и изображения в инструкциях, так как ваша аудитория, скорее всего, состоит из людей с разными стилями обучения. Однако использование визуальных элементов может варьироваться в зависимости от вашей аудитории и предполагаемого использования инструкций. Визуальные эффекты помогают прояснить концепцию, которую трудно объяснить, используя только слова.Графика может использоваться, чтобы показать, как что-то выглядит, как что-то должно выглядеть после завершения шага, как что-то сделано или построено, показать тенденции или взаимосвязи, добавить живости проекту или просто помочь организовать информацию. Графика полезна, поскольку почти все (включая детей и других людей, говорящих на другом языке) могут понимать визуальные инструкции и точно видеть, что им нужно выполнить.

Типы инструкций

Существует три основных типа текстов процессов:

• • • Описательные процессы : они отвечают на вопрос «Как это делается?» Эти тексты описывают, как происходит процесс, чтобы читатели могли лучше понять его.Например, написание описательного процесса о том, как вы зарегистрировались на курс онлайн, а не лично, может быть полезно для тех, кто никогда не регистрировался онлайн.

• • • Предписывающие процессы : они носят разъяснительный характер; они предписывают, как что-то делается (или должно быть сделано), чтобы читатели могли сделать это сами. Это наиболее распространенный тип учебных документов. Например, вы можете написать предписывающее руководство для пользователей, объясняющее, как выполнять базовое техническое обслуживание их автомобилей, например, самостоятельно менять масло, проверять свечи зажигания или заменять тормозные колодки.*Перечисленные ниже образцы являются примерами предписывающих процессов.

• • • Смешанные описательные и предписывающие процессы делают основной упор в документе на описательный процесс, при этом в нескольких разделах обобщается, как читатели могут выполнять этот процесс. Другими словами, писатели могут обращаться как к «Как я могу это сделать?» и «Как это делается?» в разных частях одного текста. В качестве альтернативы они могут разработать разные версии одного и того же документа для двух аудиторий — аудитории пользователей и аудитории заинтересованных сторон.

Начало работы Рисунок 4.1

В начале проекта или задания по написанию инструкций важно рассмотреть вашу аудиторию и определить характеристики (количество задач и шагов) конкретной процедуры, о которой вы собираетесь писать.

Аудитория и ситуация n: В начале процесса определите аудиторию и ситуацию ваших инструкций. Помните, что определение аудитории означает определение уровня ее знаний и знакомства с темой.Иногда полезно сначала описать свою аудиторию для себя, а затем использовать это для оценки вашего сообщения в конце, чтобы убедиться, что оно подходит для вашей аудитории.

Количество задач :  Важным фактором является количество задач в процедуре, для которой вы пишете инструкции. Термин  процедура может использоваться для обозначения всего набора действий, обсуждаемых в ваших инструкциях, а задача может использоваться для определения полунезависимой группы действий в рамках процедуры.Например, настройка вашего модема — это одна задача в общей процедуре подключения компьютера к Интернету.

В качестве другого примера, простая процедура, такая как замена масла в автомобиле, содержит только одну задачу; нет полунезависимых группировок других видов деятельности. Более сложная процедура, такая как использование микроволновой печи, содержит множество полунезависимых задач, таких как установка часов, установка уровня мощности, использование таймера, очистка и обслуживание микроволновой печи и многое другое.

Некоторые инструкции содержат только одну задачу, но в ней много шагов. Например, представьте набор инструкций по сборке детских качелей. Один из эффективных подходов состоит в том, чтобы сгруппировать похожие и связанные шаги в фаз , а затем перенумеровать шаги на каждой новой фазе. Фаза — это группа аналогичных шагов в рамках однозадачной процедуры. В примере с качелями установка рамы будет одной фазой; закрепить вещь в земле — другое дело; и сборка качелей-коробок — еще одно дело.

Инструкции по фокусировке

Еще одно соображение, которое вы, возможно, не сможете определить на ранней стадии, — это то, как сфокусировать свои инструкции. Для большинства инструкций вы можете сосредоточиться на задачах, связанных , или вы можете сосредоточиться на необходимых инструментах .

• • • В  подходе к задачам к инструкциям по использованию телефонного автоответчика у вас будут разделы, посвященные записи приветствия, воспроизведению сообщений, сохранению сообщений, пересылке сообщений и удалению сообщений.Это задачи — типичные действия, которые пользователи хотели бы выполнять на машине.

• • • С другой стороны, в  инструментах инструкции по использованию фотокопировального аппарата будут разделы, посвященные кнопке копирования, кнопке отмены, кнопке увеличения/уменьшения, кнопке подбора/сшивания, лотку для бумаги. , кнопку размера копии и т. д. Если бы вы разработали набор инструкций для этого плана, вы, вероятно, написали бы шаги по использованию каждой кнопки или функции копировального аппарата.

Инструкции Содержание

Обязательно прочтите раздел « Дизайн документа » перед созданием инструкций. Включите следующие элементы:

Введение : При тщательном планировании введения инструкций обязательно:

• • • • Укажите конкретные задачи или процедуры, которые необходимо объяснить.
      • Укажите, какие знания и опыт необходимы аудитории для понимания инструкций.
      • Дайте общее представление о процедуре и ее результатах.
      • Укажите условия, при которых эти инструкции следует (или не следует) использовать.
      • Дайте обзор содержания инструкции.

Общее предупреждение, предостережение, уведомление об опасности s: Инструкции также должны предупреждать читателей о возможности испортить свое оборудование, испортить процедуру и/или причинить себе вред. Кроме того, инструкции должны подчеркивать ключевые моменты или исключения. В этих ситуациях следует использовать специальные уведомления , такие как Примечание , Предупреждение , Внимание и/или Опасность .

Техническая основа или теория: В начале некоторых инструкций (обычно после введения) вам может понадобиться обсуждение предыстории, связанной с процедурой. Для некоторых инструкций эта предыстория имеет решающее значение, иначе шаги в процедуре не имеют смысла.В некоторых случаях составителям инструкций может потребоваться потратить значительное время на объяснение вещей читателям, прежде чем перейти к фактическим этапам процесса.

Оборудование и расходные материалы :  Большинство инструкций включают список вещей, которые необходимо собрать перед началом процедуры. Это включает в себя  оборудование , инструменты, которые вы используете в процедуре (например, миски для смешивания, ложки, формы для хлеба, молотки, дрели и пилы), и  расходные материалы , предметы, которые потребляются в ходе процедуры (например, как дерево, краска, масло, мука и гвозди). В инструкциях они обычно перечислены либо в виде простого вертикального списка, либо в виде списка из двух столбцов в начале инструкций. Используйте список из двух столбцов, если вам нужно добавить характеристики к некоторым или ко всем элементам, например, торговые марки, размеры, количества, типы, номера моделей и т. д.

Обсуждение шагов : Когда вы приступите к написанию шагов, обязательно внимательно изучите структуру и формат этих шагов, любую дополнительную информацию, которая может понадобиться, а также точку зрения и общий стиль письма. инструкций.Одна точка зрения, используемая в техническом письме, — это второе лицо, которое обращается к аудитории как вы .

 

*Вообще говоря, составители инструкций должны стремиться к следующему:

• • • Используйте четкое, простое написание , когда это возможно.

• • • Иметь полное понимание процесса во всех его технических деталях.

• • • Работайте в направлении , поставив себя на место читателя , который будет пользоваться вашими инструкциями.

Рисунок 4.2

Образцы инструкций для учащихся

Образцы профессиональных инструкций

Дополнительные ресурсы

 
 
 
 

 
 ГЛАВА АТРИБУЦИЯ ИНФОРМАЦИЯ
"Инструкции и отчеты о процессах."  Writingcommons.org  . [Лицензия: CC: BY-SA 4.0]
"Инструкции." Lumen  Техническое письмо  . [Лицензия: CC: BY-SA 4.0]
Рисунок 4.1.1: Алекс, Михис.  Pexels.com  .
Рисунок 4.1.2: Чанг, Эбби.  Pexels.com.  
 
     
 Что такое инструкция по эксплуатации и как ее написать! (Шаблон прилагается) 
  Хотите создать классную инструкцию по эксплуатации ?  Вы пришли в нужное место! Эта запись в блоге сделает вас профессионалом в том, как создать звездное руководство по эксплуатации. Также есть бесплатный шаблон, который облегчит вам задачу! 
 Прежде чем обращаться к вам с вопросами о продукте, клиенты вашего бизнеса первым делом просматривают руководство по эксплуатации!
 Чтобы сделать путешествие клиента максимально комфортным, руководство пользователя должно быть неотъемлемой частью любого продукта. Компании часто откладывают создание этих руководств до тех пор, пока продукт не будет готов, что обычно не очень хорошо получается.
 Компании должны начать планировать эти документы как можно раньше, чтобы записывать каждый шаг и незначительную проблему, которая может вызвать проблему в будущем.
 Так что же такое руководства по эксплуатации и как их создавать? Давайте разберемся!
  
 Что такое инструкция по эксплуатации? (Определение) 
 Руководство по эксплуатации, также известное как « руководство пользователя », является важным документом, который поможет вашим клиентам быстро ознакомиться с вашим продуктом или услугой или поможет им решить проблему, если они застряли.
 Практически ко всем продуктам, физическим, аппаратным или программным, прилагается руководство по эксплуатации, которое помогает пользователям быстро освоиться с продуктом.
 Но проблема не в ценности руководства пользователя, мы все знаем, что его создание чрезвычайно важно. Проблема возникает, когда вы впервые садитесь за написание руководства по эксплуатации.
 Вот почему мы поговорим о том, что вам нужно включить в инструкцию по эксплуатации.
  
 Что включить в инструкцию по эксплуатации? 
 Инструкции по эксплуатации не являются новеллами. Клиенты читают их не для удовольствия и не для того, чтобы пройти мимо!  Они читают их, чтобы получить действенные советы о том, как ориентироваться в вашем продукте или решить проблему, когда они с ней столкнутся.
 Клиенты обычно просматривают оглавление, находят тему или страницу, которую ищут, а затем быстро читают ту часть, о которой хотят узнать больше. Никто не читает инструкции от начала до конца, но все читают их частями.
 Вот почему вы должны быть очень подробными при написании этого технического документа. Успешное руководство пользователя предоставляет пользователям  быстрые и подробные ответы на  вопросы, которые могут возникнуть у них о вашем продукте.
 Ниже приведены несколько советов по написанию руководств пользователя, которые помогут вам написать отличное руководство, которое ваши клиенты обязательно найдут полезным!
 1. Цель вашего руководства по эксплуатации 
 Первым шагом в создании эффективного руководства является четкое определение цели. Ответы на такие вопросы, как « Какова цель создания руководства по эксплуатации?»  и  «Какие действия должны быть включены в руководство по эксплуатации?»  следует хорошо подумать, прежде чем вы начнете писать.
 Убедитесь, что вы точно знаете, что должно быть описано в вашем руководстве по эксплуатации, чтобы избежать информационной перегрузки или путаницы.
 2. Подумайте о том, что вы хотите включить 
 Чтобы создать эффективное руководство пользователя, вы должны иметь четкое представление о том, какой контент вы хотите включить в него.
  Соберите всю информацию, знания, процессы, контрольные списки и т. д. , которые необходимо включить. Убедитесь, что вы внимательно изучили каждый пункт и имеете все необходимое для написания инструкций.Никогда, никогда не полагайтесь на свою память!
 Даже пропуск небольшого шага может привести читателей в замешательство. Например, если вы забудете сообщить читателю о важном переключателе в новом оборудовании, это может не только ввести в заблуждение, но и быть опасным.
 3. Помните о своих читателях 
 При написании руководства вы должны думать как пользователь. Мы знаем, что вы знаете о своем продукте все, но ваши клиенты этого не знают.
 Когда вы начинаете готовить инструкции, вам нужно выйти из своей головы и начать думать с точки зрения ваших клиентов, которые впервые в жизни взаимодействуют с вашим продуктом.
 Предположим, что ваши читатели совершенно не разбираются в предмете, и пишите! У вас больше шансов написать эффективное руководство, если вы хорошо понимаете, кто ваши клиенты и каковы их основные варианты использования.
 Если у вас есть возможность наблюдать, как пользователь тестирует ваш продукт, это может помочь вам определить, как клиенты взаимодействуют с продуктом и где они застревают и возникают проблемы.
 4. Ключ к сотрудничеству 
 Написание этих документов — непростая задача.Вы не можете относиться к этому небрежно. Ваши клиенты рассчитывают на вашу помощь, поскольку они полагаются на информацию, представленную в руководстве по эксплуатации.
 Хороший способ убедиться, что вы не упустили или неправильно написали важную информацию, — обратиться за помощью. Соберите своих коллег и начните совместную работу над документом.
 Один человек может отвечать за его написание, в то время как другие просматривают его, помогают систематизировать информацию и создавать визуальные ресурсы для руководства пользователя.
  
 5.Наведите порядок 
 Когда у вас появится представление обо всей информации, которую вы хотите включить в руководство по эксплуатации, пришло время систематизировать эту информацию.  Разделите поток  руководства на различные разделы или части.
 Подумайте о том, чтобы разбить его на категории в зависимости от того, что могут искать пользователи. Убедитесь, что руководство по эксплуатации составлено гладко и охватывает все подробные процессы от начала до конца.
 Систематизация информации важна, чтобы избежать путаницы среди читателей и облегчить чтение для них.
  
 6. Напишите четкие инструкции 
 Теперь, когда у вас есть все в общих чертах и ​​организовано с четкой структурой, следующим шагом будет начать писать! Всегда помните, что основная цель руководств пользователя — помочь пользователям выполнять задачи и решать проблемы.
 Таким образом, предоставление четких и конкретных инструкций поможет вашим клиентам быстро освоить ваш продукт или решить свои проблемы с ним. Постоянное использование  пронумерованных списков  для получения инструкций и краткость содержания — вот несколько отличных способов написания хорошего руководства.
  
 7. Добавление структуры с оглавлением 
 Добавление оглавления в руководство по эксплуатации является обязательным. Если в вашем руководстве по эксплуатации много страниц, важность наличия оглавления возрастает в геометрической прогрессии. Оглавление  предоставляет читателю навигацию  и помогает ему быстро перейти к определенной теме.
 Поскольку клиенты не хотят читать ваше руководство от начала до конца, а просто хотят решить конкретную проблему или изучить тему, добавление оглавления поможет им сэкономить время и силы.
 Использование редактора документов, который автоматически создает оглавление вокруг заголовков и подзаголовков, является отличным способом сделать это.
  
 8. Добавьте наглядное пособие к руководству по эксплуатации 
 Посмотрим правде в глаза. Инструкции по эксплуатации ну скучноваты. Они наполнены текстом и не очень интересны. Исследования показали, что мы можем получить представление о визуальной сцене менее чем за 1/10 секунды! Кроме того, визуальные эффекты обрабатываются мозгом в 60 000 раз быстрее, чем текст.
 Понятно, что изображения и видео обеспечивают более богатую коммуникацию, чем один только текстовый контент. Интерактивное онлайн-руководство   с практическими видео- и аудиоинструкциями может стать отличным способом повысить вовлеченность и эффективно помочь клиентам или клиентам.
 Однако большинство редакторов документов не позволяют добавлять в документы видео или аудио. Не волнуйтесь, мы снабдили вас изящным приемом добавления аудио/видео контента в ваши инструкции по эксплуатации в конце этого блога.Продолжайте читать!
  
 9. Время тест-драйва! 
 Поскольку руководство по эксплуатации играет решающую роль в том, чтобы помочь пользователям понять ваш продукт, важно постоянно улучшать руководство пользователя и стараться сделать его еще более совершенным.
 Поэтому всегда просите сотрудников, особенно тех, кто не знаком с продуктом или не работал с вами при создании руководства по эксплуатации, давать свои честные отзывы и предложения о том, как сделать его более эффективным.
  Подробнее: Техническое руководство: что, типы и как его создать? (Шаги включены) 
  
 Правильное создание руководств с помощью Bit.ai 
 Узнав обо всех ключевых моментах, которые необходимо включить в руководства, мы знаем, что вам не терпится приступить к их созданию.
 Однако что хорошего в знаниях, если у вас нет средств для их использования? Вот почему мы хотели бы познакомить вас с Bit, самым умным инструментом для совместной работы над документами, позволяющим бесплатно создавать руководства по эксплуатации и другие цифровые рабочие документы!
 Bit — это новый облачный инструмент для совместной работы с документами, который помогает командам создавать, управлять и отслеживать рабочие документы, в том числе:
 Bit помогает вам убедиться, что ваши инструкции по эксплуатации представляют собой нечто большее, чем просто скучный текст и изображения.Помимо возможности совместной работы нескольких пользователей над руководством, Bit также позволяет пользователям встраивать любые мультимедийные материалы, такие как видео YouTube, Документы Google, электронные таблицы One Drive Excel, GIF-файлы, твиты, интерактивные диаграммы и т. д., добавляя любую веб-ссылку в Bit’s. редактор. Bit автоматически превратит его в живую визуальную веб-ссылку или встроит контент, который живет в ваших рабочих документах!
 Просто скопируйте и вставьте URL вашего контента в пустую строку редактора документов и нажмите Enter. Затем Bit создает предварительный просмотр вашего цифрового контента в вашем документе в реальном времени.Представьте, насколько богатыми и интерактивными могут стать ваши инструкции по эксплуатации!
 Несколько потрясающих функций Bit.ai 
 Не знаете, как Bit может помочь вам написать идеальное руководство по эксплуатации? Давайте посмотрим на некоторые удивительные возможности Bit!
 1. Минималистичный, но мощный редактор 
 Bit имеет минимальный редактор документов, который позволяет вам написать инструкцию по эксплуатации,  не отвлекаясь на ненужные кнопки  и вкладки.
 В то же время он достаточно мощный, чтобы отформатировать документ любым удобным для вас способом.
  
 2. Соберите своих сотрудников под одной крышей! 
 Создание руководства по эксплуатации с нуля требует много времени и усилий. Вы должны исследовать контент, придумать схему, добавить потрясающие визуальные эффекты и создать общий интерактивный опыт для ваших читателей. Выполнение такого объема работы в одиночку может быть довольно сложным и трудоемким.
 Таким образом, Bit позволяет вам работать с вашими коллегами, чтобы как можно быстрее подготовить руководство по эксплуатации. Работа в команде также позволяет вам совместно обсуждать идеи и собирать контент и дизайн людей вместе на одном рабочем месте.
 Bit позволяет командам сотрудничать, давать обратную связь в режиме реального времени, предлагать изменения и быстрее выполнять работу. Самое главное, попрощайтесь с обратными и обратными электронными письмами.
 3. Создайте интерактивное и невиданное ранее руководство по эксплуатации! 
 В эпоху цифровых технологий вам нужно больше, чем просто текст, чтобы заинтересовать ваших читателей. Все остальные редакторы документов ограничивают ваше творчество, позволяя включать в документ только текст и статические изображения.
 Поскольку руководства по эксплуатации представляют собой длинные профессиональные документы, чтение такого большого количества текста может быть скучным и неэффективным.Вот почему мы даем вам возможность добавлять мультимедийный контент любого типа, например видео YouTube, электронные таблицы Google Docs, PDF-файлы, презентации, плейлисты Spotify, SlideShares, GIF-файлы, опросы, викторины и т. д. С помощью Bit вы можете создавать интеллектуальные инструкции по эксплуатации. объединяя сотни типов файлов и делая их динамичными и интерактивными.
  
 4. Экономьте время благодаря автоматизированному оглавлению 
 Bit также имеет автоматизированное оглавление на основе заголовков, которые вы добавляете в свое руководство по эксплуатации.Это быстрый способ прокручивать различные разделы вашего документа в качестве создателя, соавтора и для вашей аудитории, просматривающей окончательный вариант опубликованного руководства пользователя!
  
 5.
 Отслеживание этих руководств по эксплуатации
 Представьте, если бы вы могли отслеживать время, потраченное читателями на эти руководства по эксплуатации, как часто они просматривались и просматривались ли они вообще.
 Таким образом вы узнаете, действительно ли пользователи читали данные им инструкции. Bit позволяет отслеживать ваши документы и получать потрясающие сведения, помогая создавать еще более совершенные версии ваших документов.
  Наша команда на bit.ai   создала еще несколько шаблонов, чтобы сделать ваши бизнес-процессы более эффективными. Обязательно ознакомьтесь с ними перед поездкой. y   они могут понадобиться нашей команде! 
 🎥Посмотрите это видео, чтобы узнать больше👇 
 
 Заключение 
 Bit позволяет различным командам в области маркетинга, продаж, HR, технологий, обслуживания клиентов, дизайнеров и т. д. работать вместе, сотрудничать, проводите мозговой штурм и создавайте самые красивые внутренние и внешние документы быстро и легко.
 Поскольку создание руководства по эксплуатации — непростая задача — вы должны исследовать, написать и разработать его эффективно, чтобы извлечь из него максимальную пользу, — мы даем командам возможность выполнять работу в два раза быстрее и с большей уверенностью. Желаем приятно провести время, создав это руководство по эксплуатации вместе с Bit!
  Дополнительная информация:  
 Как написать рабочие инструкции, которым легко следовать 
 Предоставление сотрудникам четких рабочих инструкций является неотъемлемой частью успеха в работе.
  Рабочие инструкции  относятся к задокументированным руководствам, разъясняющим, как выполнять задания. Они обеспечивают точное описание шагов, связанных с задачей, чтобы уменьшить потенциальные неудачи, ущерб и неудобства. Рабочие инструкции также известны как рабочие руководства, рабочие пособия или руководства пользователя.
 Аббревиатура  RECS,  представляет собой успешный результат четко сформулированных рабочих инструкций : Надежность, Эффективность, Уверенность и Безопасность .
 К секторам, которые в значительной степени полагаются на рабочие инструкции, относятся производство, здравоохранение, наука и исследования, гостиничный бизнес и транспорт. В этой статье вы узнаете, как разработать эффективные рабочие инструкции, которые работают! Мы начнем с изучения взаимосвязи между рабочими инструкциями и стандартными операционными процедурами (СОП).
 Как писать рабочие инструкции (чтобы не было места путанице) 
 Разница между рабочими инструкциями и СОП 
 Менеджеры часто путают рабочие инструкции с СОП.Хотя оба документа существуют для сообщения бизнес-процедур, они    не одинаковы. СОП  описывает  шаги, необходимые для выполнения задачи от начала до конца. В качестве альтернативы рабочие инструкции  описывают , как работники должны выполнять отдельные этапы СОП. Другими словами, рабочие инструкции  подробно описывают, как выполнять СОП.   
 Означает ли это, что каждая СОП должна сопровождаться рабочими инструкциями? Нет, они должны быть только на шагах процесса, которые требуют более пары уточняющих предложений.Длинные разъяснения могут загромождать контрольные списки СОП, вызывать путаницу и приводить к тому, что работники пропускают важные шаги.
 Самый простой способ приступить к документированию процедуры — сначала наметить этапы СОП. Затем, как только СОП будет завершена, вернитесь и напишите рабочие инструкции для пунктов, которые требуют более подробного разъяснения. Этот порядок гарантирует отсутствие пробелов в понимании.
 Инструкции по 7 характеристикам хорошей работы 
 Самая важная часть написания хороших рабочих инструкций? Не оставляйте ничего открытым для неправильного толкования! Расплывчатые рабочие инструкции сбивают с толку сотрудников, снижают производительность и часто приводят к дорогостоящим ошибкам. Имея это в виду, вот семь характеристик, на которые следует ориентироваться при разработке рабочих инструкций:
  Ясность:  Хорошие рабочие инструкции содержат четкие, точные и исчерпывающие указания о том, как сотрудники должны выполнять задачи. Ясность означает, что любой сотрудник может прочитать описание задачи и сразу же понять ее смысл. Чтобы обеспечить понимание, избегайте использования сокращений, многосложных слов и необъяснимых технических терминов.
  Краткость:  Французский математик и философ Блез Паскаль печально сказал: «Я сделал это [письмо] длиннее обычного, потому что у меня не было времени сделать его короче.  Если вы когда-либо пытались лаконично объяснить сложную тему, вы понимаете трудности Паскаля. Стремитесь полностью понять задачи, о которых вы пишете, чтобы вы могли описать их в нескольких словах. Краткость равна простоте.
  Доступность:  Невидимые рабочие инструкции никому не нужны. Обеспечьте сотрудникам легкий доступ к рабочим инструкциям, где бы они ни находились на рабочем месте и за его пределами. Не удается сделать документы доступными, и некоторые сотрудники не будут утруждать себя их отслеживанием.Цифровые системы управления задачами, такие как MaintianX, позволяют работникам получать доступ к СОП, рабочим инструкциям и рабочим заданиям со своих мобильных устройств.
 Мобильное представление MaintenanceX CMMS
  Согласованность:  Убедитесь, что рабочие инструкции соответствуют назначенным наборам навыков сотрудников. Кроме того, они должны использовать одну и ту же методологию, терминологию и макет во всем черновике. По сути, следуйте СОП для разработки рабочих инструкций! Ошибки менее вероятны, когда сотрудники знают, чего ожидать от организационных документов.
  Точность:  Сотрудники должны считать рабочие инструкции точными, полезными и заслуживающими доверия. Поэтому инструкции должны соответствовать трудовой действительности работника. Руководителям следует консультироваться с более опытными сотрудниками, чтобы убедиться, что они не упускают важные детали. Только люди, которые последовательно выполняют задачу, знают все тонкости того, как это сделать.
  Визуальные материалы:  Сотрудникам часто удобнее обращаться к визуальным средствам массовой информации, чем к многостраничным рукописям.Почему? Исследования показывают, что люди обрабатывают визуальную информацию в 60 000 раз быстрее, чем текстовую. По возможности старайтесь включать в свои рабочие инструкции инфографику, изображения и фотографии.
 Помните: ответственность за разработку рабочих инструкций никогда не должна лежать на одном человеке. Лучше всего написанные процессы включают в себя вклад нескольких заинтересованных сторон, чтобы обеспечить соблюдение всех вышеперечисленных характеристик.
 Как составить рабочие инструкции 
 Написание рабочих инструкций и СОП может быть сложной задачей, особенно при разбиении сложного процесса на более мелкие этапы. Используйте следующую последовательность для составления следующей рабочей инструкции: 
 Шаг 1: Напишите четкий заголовок 
 Сначала напишите название документа. Название должно относиться к поставленной задаче. Например, «Как дезинфицировать столешницы» может быть названием рабочих инструкций, объясняющих  процедуры открытия ресторана .
 Шаг 2. Напишите краткое введение 
 Затем напишите краткое введение, которое содержит контекстную информацию, определяет владельцев задач и описывает цель задачи.Этот шаг поможет вам разработать документ с четкой целью. В нашем предыдущем примере цель дезинфекции столешниц ресторана — поддерживать безопасную среду для посетителей и следовать рекомендациям по COVID-19.
 Шаг 3. Опишите, как это сделать 
 Этот шаг говорит сам за себя: опишите, как работники должны выполнять задачу. Объясните, как дезинфицировать столешницы четким и подробным языком. Кроме того, перечислите все утвержденные материалы, необходимые для работы.Вы можете включить соответствующие ссылки — изображения, блок-схемы и таблицы — для лучшего понимания сотрудниками.
 Шаг 4. Форматирование рабочих инструкций 
 Выберите формат дизайна для последовательного использования во всем документе. Разбейте все необходимые шаги на пронумерованные последовательности, где каждый шаг представляет собой одно действие. Если вы используете инфографику, не просто размещайте ее на странице. Обратитесь к изображениям в тексте для дополнительного пояснения.
 В идеале размещайте изображения слева, а текст справа для оптимизации обработки информации.Кроме того, используйте  полужирный шрифт  ,  курсив  и ВЕРХНИЙ РЕГИСТР, чтобы выделить важную информацию.
 Шаг 5. Внесите изменения в документ 
 Когда вы закончите писать, просмотрите свой черновик на предмет возможности удалить лишние слова, упростить сложные предложения и улучшить читаемость. Вот несколько советов по редактированию:
  Сокращайте правильно:  Разъясняйте сложную терминологию при первом употреблении и заключайте аббревиатуры в круглые скобки рядом с начальным термином.Впоследствии вы можете использовать эту аббревиатуру во всем документе. В качестве примера обратитесь к термину  стандартных операционных процедур (СОП ), который я впервые написал в этой статье.
  Предоставьте глоссарий:  Если вы обнаружите, что часто используете аббревиатуры, рассмотрите возможность ссылки на глоссарий терминов.
  Поддержание согласованности:  Например, если вы используете термин «жидкое моющее средство» в одном шаге, продолжайте использовать этот термин во всем документе, чтобы избежать путаницы.
 Доступное программное обеспечение для редактирования, такое как Grammarly или Hemingway, помогает при редактировании улучшить читаемость и удалить грамматические ошибки.
 Шаг 6. Предоставление ресурсов 
 После того, как ваше первоначальное редактирование завершено, ищите возможности предоставить дополнительные ресурсы и материалы для чтения. Вы можете сделать это, добавив сноски или включив приложение в конце документа.
 Шаг 7: Эффективность теста 
 Наконец, проверьте эффективность своих рабочих инструкций, прежде чем сделать их доступными для всей компании.Попросите сотрудника или коллегу следовать указаниям и выполнить соответствующую задачу. Это упражнение выявит любые пробелы в обучении, которые требуют разъяснения. Наблюдайте и записывайте, как ваш коллега выполняет работу, чтобы вы могли вернуться и улучшить документ.
 После того, как вы убедитесь, что инструкции просты для понимания и выполнения, начните включать их в соответствующие СОП и рабочие задания.
 Пример пошаговой инструкции 
 Вот пример формата базовой рабочей инструкции:
  Рабочие инструкции по изготовлению металлоконструкций  :
  Рабочие инструкции №: 
 1. 0 ЦЕЛЬ
 2.0 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ: Перечислите области и процессы, применимые к инструкциям.
 3.0 ЗАПИСИ: Укажите конкретные записи, которые необходимо вести, и то, как они должны вестись.
 4.0 СОПУТСТВУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: См. другие соответствующие документы.
 5.0 ОПРЕДЕЛЕНИЯ: Определите задачи и любые фразы, которые могут запутать владельца задачи.
 6.0 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ: Перечислите лиц, ответственных за выполнение инструкций.
 7.0 ИНСТРУМЕНТЫ: Перечислите все инструменты, необходимые для выполнения намеченной задачи.
 8.0 ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ: Перечислите меры предосторожности, которые необходимо соблюдать.
 9.0 Инструкции: Шаг 1, Шаг 2, Шаг 3 и т. Д.
 10.0: Приложение
 
 
 
  Название руководителя:  
  Найти: 
 Оптимизация управления задачами с помощью MaintenanceX 
 Помните: рабочие инструкции эффективны только тогда, когда сотрудники используют их для улучшения бизнес-процессов. Документы, пылящиеся на полке, — не более чем пустая трата драгоценного места. Используйте цифровую платформу управления задачами, такую ​​как MaintenanceX, чтобы рабочие инструкции всегда были доступны, полезны и редактировались.
  Загрузите бесплатную версию MaintenanceX для iOS, Android или ПК  .
 Написание пошаговых инструкций — Microsoft Style Guide 
 Статья
  19.03.2020 
 2 минуты на чтение
 Полезна ли эта страница?
 Полезна ли эта страница? 
 да  Нет
 Любая дополнительная обратная связь?
 Отзыв будет отправлен в Microsoft: при нажатии кнопки отправки ваш отзыв будет использован для улучшения продуктов и услуг Microsoft. Политика конфиденциальности.
 Представлять на рассмотрение
 В этой статье 
 Следуйте этим рекомендациям, чтобы создавать четкие и понятные инструкции,
пишете ли вы простые одношаговые процедуры или сложные
процедуры, состоящие из нескольких шагов.
  См. также  
 Форматирование текста в инструкциях 
 Форматирование знаков препинания
 Сложные процедуры 
 Сложные инструкции часто состоят из нескольких шагов, отформатированных как
нумерованный список.Для многошаговых процедур в нумерованных списках:
 Согласованное форматирование процедур, чтобы клиенты могли легко найти их путем сканирования.
 Рассмотрите возможность использования заголовка, чтобы помочь клиентам быстро найти инструкции. Используйте заголовок, чтобы сообщить клиентам, что инструкции помогут им сделать. 
  Примеры  
 Чтобы добавить учетную запись 
 Добавить учетную запись
 Выберите один стиль формулировки для заголовков и напишите их все одинаково (в параллельной структуре).
 Используйте отдельный номер для каждого шага. Можно комбинировать короткие шаги, которые происходят в одном и том же месте пользовательского интерфейса.
 В большинстве случаев включают действия, завершающие шаг, например кнопки OK или Применить.
 Используйте полные предложения.
 Используйте формы повелительного наклонения. В инструкциях клиенты действительно хотят, чтобы вы сказали им, что делать.
 Используйте согласованные структуры предложений.Например, всегда используйте фразу, когда вам нужно сказать клиенту, с чего начать. В остальное время начинайте каждое предложение с глагола. 
  Примеры  
 На ленте перейдите на вкладку  Design . 
 Открыть фотографии. 
 Для  Выравнивание  выберите  Слева  .
 Делайте первое слово на каждом шаге заглавным.
 Используйте точку после каждого шага. 
  Exception  
 При указании клиентам вводить ввод без знаков препинания в конце, не используйте точку.Попробуйте отформатировать текст
чтобы пользовательский ввод отображался на новой строке.
 Ограничьте процедуру семью шагами, а лучше меньше. Постарайтесь разместить все шаги на одном экране. 
  Примеры 
  Для создания группы плиток 
 На начальном экране выберите плитки, которые вы хотите сгруппировать.
 Перетащите их на открытое пространство. Когда за ними появится серая полоса, отпустите плитки, чтобы создать новую группу.
  Для планирования спринтов 
 В представлении  Незавершенные работы  выберите первый спринт в разделе  Текущий  . Или откройте журнал спринта по следующему URL-адресу:
https://AccountName/DefaultCollection/TeamProjectName/_backlogs/iteration 
 Несколько предопределенных спринтов перечислены в разделе  Current  и  Future  . Фактические названия спринтов различаются в зависимости от шаблона процесса, используемого для создания командного проекта. Однако календарные даты не были назначены.
 Чтобы установить даты календаря, выберите первый спринт в разделе  Текущий  и выберите даты.
 Одношаговые процедуры 
 Если вы используете единый формат для пошаговых инструкций,
используйте тот же формат для одношаговых инструкций, но замените
номер с пулей.
  Пример  
  Для перемещения группы плиток 
 На начальном экране уменьшите масштаб и перетащите группу в нужное место.
 Советы по написанию шагов 
 Прежде чем описывать действие, убедитесь, что клиент знает, где должно происходить действие.
 Если инструкция появляется в том же пользовательском интерфейсе, где происходит действие, обычно нет необходимости указывать данные о местоположении.
 Если вам нужно убедиться, что клиент начинает с нужного места, укажите короткую фразу в начале шага.
  Пример  
 На вкладке  Design  выберите  Строка заголовка  .
 Если есть вероятность путаницы, укажите вводный шаг. 
  Пример  
 На ленте перейдите на вкладку  Design .
 Простые инструкции с угловыми скобами 
 Сокращайте простые последовательности, используя угловые скобки. Включить
пробел до и после каждой скобки, и не делайте
скобки полужирные.
  Пример  
 Выберите  Учетные записи  >  Другие учетные записи  >  Добавьте учетную запись  .
  Совет по специальным возможностям  Средства чтения с экрана могут пропускать скобки и читать инструкции, такие как  Меню  >  Перейти  >  Папки  как  Меню Перейти к папкам, , что может запутать клиентов.