Правила хранения документов в архиве: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях

Содержание

Статья 18. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации / КонсультантПлюс

Статья 18. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

1) постоянно — в государственных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях, включенных в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации;

(в ред. Федерального закона от 23.05.2016 N 149-ФЗ)

2) временно — в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района, муниципального округа или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

(в ред. Федерального закона от 30.04.2021 N 114-ФЗ)

2. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации, перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации. Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти и организациями с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

(часть 2 в ред. Федерального закона от 18.06.2017 N 127-ФЗ)

3. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

1) постоянно — в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

2) временно — в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

4. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также научную организацию, включенную в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм настоящего Федерального закона.

(в ред. Федерального закона от 23.05.2016 N 149-ФЗ)

5. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в собственности центров исторического наследия президентов Российской Федерации, прекративших исполнение своих полномочий, подлежат постоянному хранению.

(часть пятая введена Федеральным законом от 13.05.2008 N 68-ФЗ)

Открыть полный текст документа

Организация архивного хранения документов

Управление процессом хранения документации в архивах в нашей стране проводится согласно положениям закона РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который был принят 01 октября 2004 г.

В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов.

Разновидности архивного хранения документов

Согласно «Перечню типовых управленческих документов», который был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, есть определенные группы бумаг, имеющих конкретный срок и даже тип хранения.

Государственные структуры обязаны всегда передавать дела на архивное хранение исключительно в спецподразделения Архивных Фондов России. А коммерческие структуры имеют более богатый выбор способов хранения документации.

В отношении компаний всех имеющихся форм собственности работают следующие критерии:

Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.
Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, – 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании.

Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.
Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.

Порядок архивирования

В отношении каждой информационной группы документов ответственный сотрудник, основываясь на нормативно-правовой базе РФ, исключительно в индивидуальном порядке устанавливает конкретные сроки хранения. Всегда составляется подробная опись, где указываются даты изъятия бумаг в архив, а также время окончания срока их хранения. При этом дается ссылка на соответствующее положение действующего закона.

Организация архивного хранения документов внутри компании должна проводиться в локальных зонах или специальных помещениях. Важно наличие систем в виде коробов, архивных папок, боксов и профильного оборудования – каталожных полок, стеллажей. При этом бумаги, имеющие особую ценность, и те, которые несут высокую коммерческую значимость, обязательно размещают в металлических шкафах, где есть сейфовые замки. Когда установленные сроки истекают, уполномоченный сотрудник компании проводит ликвидацию документов и составляет соответствующий акт об уничтожении.

Если для хранения необходим неограниченный период времени, то проводится процедура фондирования с последующей передачей дел в спецучреждения.

Требования по организации архивного хранения документов

Архивное хранение документов подразумевает определенный вариант систематизации бумаг на предприятии, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных.

Архив располагают в специальном здании или в изолированном помещении. Недопустима его организация в комнатах с повышенной влажностью и усиленным отоплением. Также он не может находиться возле служб общественного питания, химических и пищевых складов.

Предприятие, которое занимается архивным размещением, должно располагать хранилищем для документов клиентов, комнатой для проведения исследовательских работ. Также в состав должно входить помещение, где принимают бумаги, выполняют их акклиматизацию, здесь же возможно временное хранение носителей информации.

Требования, предъявляемые к хранилищу бумаг

Организация архивного хранения документов требует четкого соблюдения следующих правил:

безопасность во всех отношениях – само помещение должно быть устойчивым к возгоранию, а также защищенным от возможных затоплений, обязательно наличие запасного выхода;
в самой комнате не должно быть магистральных трубопроводов, допускаются только те, которые изолированы посредством защитных приспособлений или материалов;
в архиве может быть только скрытая электропроводка и штепсельные герметичные розетки;
не разрешается применять огонь и любые нагревательные приборы в архиве, как и хранить там продукты питания, а также прочие посторонние предметы;
в помещении должны быть металлические стеллажи передвижного или стационарного типа.

Стеллажи, размещаемые в хранилище, также должны соответствовать ряду определенных требований. Например, главный проход между рядами должен занимать не менее 1,2 м, между стеллажами – 0,75 м. Расстояние от полок, которые стоят параллельно стене, до наружной стены должно быть равно не менее 0,75 м., а между торцом и стеной стеллажа должно быть больше 0,45 м. От нижней полки каждого стеллажа от пола необходимо расстояние в 0,15 м.

На самих стеллажах документы располагают исключительно в связках или коробках. Не допускается нахождение документации на полу или на подоконнике в не разобранном виде.

Стеллажи необходимо располагать только перпендикулярно в отношении стен с окнами и элементов питания. При этом расстояние от источника тепла или окна до стеллажа должно составлять больше 0,6 м. Прилегание стеллажей к тем же источникам тепла и наружным стенам не допускается.

Как правильно хранить документы

Свет в помещении, где хранятся архивы, может быть организован как искусственным, так и естественным путем. Если имеется только природное освещение, то важно полностью исключить попадание прямых солнечных лучей на бумаги. Для этого на окна вешают светозащитные шторы и жалюзи.

Искусственное освещение – это обычно лампы накаливания, обязательно находящиеся в закрытых плафонах. Если используются люминесцентное оборудование, то лучше чтобы это были приборы с небольшим УФ-спектром.

Организация хранения документов всегда подразумевает поддерживания правильного температурно-влажностного режима. Бумажные носители информации хранятся при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-55%. Если данные находятся на пленочных носителях, то влажность воздуха должна составлять 40–45%, температура для черно-белых пленок – около15°С, для цветных – 2-5°С. Если информация размещается на магнитных лентах и дисках, то влажность воздуха в диапазоне 50-65% и температурный режим в 15-20°С будет идеальным.

Учет и хранение документов в архиве: правила учета

Хранение и учет архивных документов для каждой организации является привычной и постоянной работой. Большая часть документов ежедневно проходит через несколько структурных подразделений организации и потом уходит в архивное хранение. Для документооборота бухгалтерии сроки хранения регламентированы ФЗ «О бухгалтерском учете». Однако на практике все равно возникает ряд трудностей с учетом и хранением документов, которые нельзя оставлять без внимания.

Как хранить архивные документы

За учет и хранение документов в архивах отвечает бухгалтерия. Именно бухгалтеры на небольших предприятиях занимаются хранением документов и заполнением архива. Но когда организация растет, возникает проблема – увеличение документооборота, что требует определенных навыков и опыта для организации архивной обработки.

В основном учет документооборота компании ведет один человек, который не всегда может грамотно сформировать архив. По этой причине многие компании обращаются к специализированным компаниям, которые принимают документы на хранение.

В крупных организациях для учета документооборота может создаваться архив для хранения бухгалтерских документов, который находится под надзором опытного архивариуса. Но для бухгалтера, в таком случае, возникают свои трудности, например, физическая доступность архива, который может находиться далеко за пределами офиса.

Правила хранения и учета архивных документов

Для грамотного обращения с документами организации необходимо знать, как хранить документы в архиве. Для этого были сформулированы способы организации документооборота, которые способны упростить хранение и учет документов.

Бумажный документооборот. Бумажный носитель требует реквизиты организации и подписи составителей. Главные минусы – временные и материальные затраты. К тому же существует риск утери документа, который после невозможно будет восстановить.
Электронный документооборот. Введение электронного способа предоставления документов для компании считается очень выгодным. Помимо быстрого доступа к документам и безопасности их хранения, данный вид документов может иметь юридическую силу. Для этого нужна специальная электронно-цифровая подпись, гарантирующая защиту от плагиата и несанкционированного доступа к информации.
Смешанный документооборот. Данный способ ведения документации в компании предполагает, что согласование и утверждение документов возможно только на бумаге, а передача документов между подразделениями компаний может происходить с помощью электронного документооборота.

Полезные материалы

Правила хранения документов

В этой статье перечислены основные моменты, на которые стоит обратить внимание при создании архива, учитывая правила хранения документов. Итак, рассмотрим основные правила хранения документов.

1. Бумага и чернила

Правила хранения документов подразумевают, что бумага, на которой напечатаны документы архива, остается физически и химически стабильна на протяжении долгого времени. В действительности же, это трудновыполнимое условие, так как в бумаге, используемой сегодня, повышена кислотность (древесная целлюлоза).

Чем это грозит?

Кислотность провоцирует гидролиз химических связей в целлюлозе, таким образом, разрушая бумагу. Кроме того, современные чернила зачастую растворимы в воде и тоже имеют повышенную кислотность. Загрязнение атмосферы также оказывает негативное воздействие на сохранность документов.

2. Основные враги бумаги

Без сомнения, правила хранения документов пишутся с целью обеспечения сохранности документов. Какие факторы могут нанести вред документам и как лучше защитить их? Чтобы ответить на эти вопросы, необходимо понимать, какие воздействия особенно пагубны для документов. Прежде всего, сама бумага представляет опасность для документа, на ней напечатанного. Этому виной кислотность, которая упоминалась выше.

Огонь — главный враг бумаги

Правила хранения документов предусматривают размещение коробов архива как можно плотнее друг к другу. При таком расположении в случае возгорания огонь распространяется значительно медленнее, следовательно, с большей вероятностью сохранятся документы.

Такое возгорание быстрее удастся ликвидировать

Итак, не оставляйте зазоров и щелей между коробами и папками в архиве. Правила хранения документов также гласят: чем больше разделителей, тем лучше. Иными словами, согласно правилам хранения документов, архивные короба должны быть разделены изнутри, документы должны храниться в папках и файлах подходящего размера.

Но не стоит забывать про воду

Правила хранения документов запрещают использовать для архива помещение с повышенной влажностью. Сырые документы быстро покрываются плесенью, а очистка от плесени и реставрация стоят дорого, кроме того, не гарантируют восстановление документа. По-настоящему действенный метод – это замораживание и сублимационная сушка, однако восстановление документа таким способом потребует колоссальных затрат. В случае потопа окажется эффективным правило большого количества барьеров и разделителей.

3. Короба для архивного хранения

Материалы, в которые упакованы документы, играют важную роль в продолжительности хранения документов. Короба и папки призваны защитить документацию от губительного воздействия высоких температур, влажности, они выполняют функции механической, и, иногда, химической защиты.

Требования хранения

Правила хранения документов требуют, чтобы документы архива хранились в специально предназначенных для этого архивных коробах. Согласно правилам хранения документов, недопустимо содержать документацию в пластиковых коробках. Также, следуя правилам хранения документов, не следует хранить документы в пластиковых файлах и папках, не предназначенных для архивного хранения.

Почему нельзя хранить в пластике

Со временем пластик неизбежно плавится, прилипает к бумаге и химически реагирует с чернилами. Для архивного хранения документов следует предпочесть безкислотные архивные короба и папки.

Условия хранения документов в архиве — Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве

В деятельности любого юридического лица образуются документы, хранение которых является обязанностью, вытекающей из ряда положений действующих нормативно-правовых актов. Каждое юридическое лицо должно обеспечить минимум условий хранения документов, обеспечивающих их наилучшую физическую сохранность.

Организация хранения документов – это целенаправленная система мер, основная задача которой заключается в рациональном размещении документов, подлежащих дальнейшему архивному хранению. Она обеспечивает не только их физическую сохранность, но и создает оптимальные условия для дальнейшего использования.

Любой руководитель юридического лица, столкнувшийся с проблемой хранения, обеспечения сохранности и доступа к информации к документам, независимо от формы собственности должен иметь четкое представление о том минимуме условий хранения документов, которые изложены в российском законодательстве.

В первую очередь это относится к обеспечению физической сохранности документов. Весь комплекс документов организации, подлежащих дальнейшему архивному хранению, должен храниться в условиях, обеспечивающих их физическую сохранность, создание необходимого учетно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем к документам.

Условия хранения архивных документов.

Рекомендации ВНИИДАД

Далеко не каждый руководитель имеет представление об условиях хранения документов в архиве. Вместе с тем соблюдение элементарных требований к хранению документов способно значительно увеличить срок службы корпоративной документации.

На основе многолетнего изучения практического опыта и проведенных экспериментальных исследований учеными Московского государственного историко–архивного института и Всероссийского научно исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) были разработан перечень общих условий хранения архивных документов на разных носителях:

Архив юридического лица должен иметь отдельное помещение в офисе юридического лица.
Архивное помещение должно отвечать необходимым минимальным требованиям:
- изолированность;
- пожарная безопасность;
- возможность быстрой эвакуации документов из архива в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств;
- соблюдение требований температурно-влажностного и светового режима.

Зачастую частные фирмы не готовы к выполнению даже минимального набора требований, поскольку считают это невыполнимым в рамках небольшой компании. Однако на деле обеспечить надлежащие условия хранения документов оказывается несложно, если руководствоваться здравым смыслом.

Например, ни в коем случае нельзя располагать архивохранилище в сыром теплом подвале, где проходят магистральные трубопроводы или канализация, несмотря на то что по метражу это помещение вроде бы, по мнению руководителя хозяйственного отдела, подходило бы для размещения архива. Сырость и излишнее тепло являются одними из самых главных факторов, крайне негативно влияющих на физическую сохранность документного носителя информации на любом (бумажном, пленочном, дискетном) носителях.

Температура архивохранилищ:

для документов на бумажной основе не должна превышать 19 градусов, влажность воздуха – 50%;
для документов на пленочных носителях (черно-белых) температура не должна превышать 15 градусов, влажность – 40%;
для цветных документов – 5 градусов, влажность – 40%;
для документов на магнитных носителях нужно обеспечить температуру 15 градусов, влажность – не более 40% .

Нельзя размещать архивохранилище выше второго этажа по соображениям пожарной безопасности. В последнее время при строительстве многоэтажных офисов крупных фирм зачастую предусматривается так называемый технический этаж для размещения структурных подразделений обслуживания офиса. Как правило, он располагается на последнем этаже здания. В большинстве случаев там же находится и место для архива. Это решение абсолютно неверно. Во-первых, с точки зрения противопожарной безопасности, эвакуация документов архива с верхних этажей здания невозможна. Во-вторых, перекрытия стандартного офисного здания по своей мощности не рассчитаны на монтаж на верхних этажах достаточно тяжелых металлических архивных стеллажей с архивными коробами. Несоблюдение такого простого условия хранения документов в архиве, как невысокая этажность способно привести к технической аварии со всеми вытекающими последствиями.

Архивное помещение должно быть подключено к системам охранной и пожарной сигнализации. На окнах архивохранилища (от подвального до второго этажей) устанавливаются металлические решетки. Дверь архивохранилища должна быть укреплена с внешней стороны металлическим листом и оборудована замком. Ключ должен находиться только в распоряжении должностных лиц, уполномоченных приказом руководства юридического лица.

Хранение электронных документов в архиве

Непростым вопросом является обеспечение условий хранения электронных документов, образовавшихся в деятельности юридического лица. Реальность такова, что эти документы в ряде юридических лиц становятся основными в документообороте. Несмотря на то что электронные документы до сих пор не имеют статуса официальных, их информационная значимость несомненна.

Место хранения электронных документов определяется руководителем организации, который решает вопрос о том, должны ли они храниться в архиве или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т. д.).

Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются:

Наличие в архиве или другом месте хранения программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи. (Если принять во внимание, что с начала массового внедрения в работу персональных компьютеров (1991 г.) сменилось уже пять поколений, то проблема совмещения программного обеспечения для архивных носителей является очень актуальной.) Не следует забывать, что и физический срок сохранности дискеты, как показывают последние исследования ВНИИДАД, непродолжителен (без перезаписи до 10 лет).
Обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей и обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических и правовых норм ее защиты).
Обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.
Технические параметры режимов хранения электронных документов, которые определяются следующими государственными стандартами:
- ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения;
- ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов автоматизированной системы управления. Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение;
- РД 50-524- 84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях;
- ГОСТ 2 501-88. ЕСКД. Правила учета и хранения.

Размещение документов в архиве

При планировании будущей расстановки документов и дел в архивохранилище следует провести анализ и выделить основные категории дел, подлежащих архивному хранению. Прежде всего, необходимо отделить от основной массы документы с грифами «конфиденциально», «коммерческая, банковская тайна» и обеспечить им отдельный режим хранения, вплоть до создания, если это возможно, отдельного хранилища или выгородки в основном хранилище отдельного отсека для их хранения. Все эти вопросы должны решаться в тесном рабочем контакте с руководством юридического лица и руководителем службы режима (безопасности).

Если в юридическом лице образуются виды документов, пользующиеся постоянным оперативным спросом и подлежащие архивному хранению, а их объемы велики (например, первичная банковская документация), то целесообразно создать для них отдельное хранилище с упрощенным учетом документов (например, не описям, а по журнальной форме, где записан лишь самый необходимый для поиска минимум данных). Также нужно обеспечить к ним облегченный доступ сотрудников подразделений, в которых образуются эти виды документов.

В случае с коммерческим банком, документальные комплексы этих подразделений, передающиеся в архив на оперативное хранение, должны размещаться по группам стеллажей, специально выделенных для данного подразделения, с соответствующими топографическими указателями, например «отдел вкладов физических лиц, документы дня за 2003 год».

Это также нужно учитывать при организации архивохранилищ страховых компаний, учреждений юстиции по регистрации прав на имущество и других юридических лиц, в деятельности которых образуется массовая документация, имеющая долговременное правовое или практическое применение. Например, архивы организаций технической инвентаризации жилого и нежилого фонда, где текущий архив, является информационным продуктом его деятельности.

Альбрехт Б. В.

специалист по архивоведению и
делопроизводству

Особенности хранения электронных документов — Диадок

Законодательство обязует компании хранить документы разных типов на протяжении определенных сроков. Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета закреплен ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и составляет пять лет. Счета-фактуры тоже требуется хранить пять лет, это предусмотрено Налоговым кодексом РФ (п. 1 ст. 23). Сроки хранения не зависят от того, в каком виде составлен документ — бумажном или электронном.

Но если по срокам хранения все понятно, то на вопросы по организации хранения электронных документов законодательство не дает четких ответов. Сегодня действует ряд нормативных актов, которые содержат отрывочные и разрозненные рекомендации на этот счет. Среди них Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации». Он не учитывает современных реалий, так как был издан более 10 лет назад, когда электронные документы с электронными подписями еще не были широко распространены в России.

21 сентября 2015 года вступил в силу Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». В нем выделены отдельные требования для хранения электронных документов. Минфин России документом № ПЗ-13/2015 сообщил, что придерживаться этих правил при организации хранения электронных документов бухгалтерского учета (в том числе первичных учетных документов), подписанных электронной подписью, должны и представители бизнеса.

Для электронных документов в приказе обозначены следующие обязательные условия хранения:

в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания (п.2.30 правил).

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Подключиться

Пробелы в «Правилах»

Казалось бы, появление четких правил, закрепленных на законодательном уровне, должно было внести ясность в вопросы хранения электронных документов и помочь организациям навести порядок. Но, к сожалению, документ учитывает далеко не все важные моменты, связанные с электронными документами. Все перечисленные правила в основном касаются сохранности документов, но не затрагивают тему подтверждения их легитимности. А одно без другого практически бессмысленно.

Во-первых, не предусмотрена процедура проверки электронной подписи (ЭП). Чаще всего сертификат ЭП действует год, тогда как срок хранения документов значительно больше. При этом организация должна иметь возможность при необходимости подтвердить их юридическую значимость, то есть — подлинность электронной подписи на момент подписания документа.

Если документ был передан через систему ЭДО Диадок — это не проблема. Оператор ЭДО СКБ Контур проверяет действительность ЭП в момент подписи документа, а также может подтвердить ее валидность на этот момент спустя любой промежуток времени. Если же электронный документ был передан, например, по e-mail, то проверить подпись будет уже гораздо сложнее.

Во-вторых, в «Правилах» сказано: «Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A» (п. 2.31). При этом не все электронные документы можно в полной мере преобразовать в этот формат. Например, если документ составлен в другом формате и подписан электронной подписью, то его преобразование повлечет потерю юридической силы.

В-третьих, согласно «Правилам», при хранении электронных документов в архиве не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости электронных документов. Если проверка показывает, что физическое состояние носителей изменено, то электронные документы перезаписывают на новые носители (п. 2.32 «Правил»). Но не стоит забывать, что физические носители стареют очень быстро и могут стать неработоспособными уже через пару лет. Оптические и полупроводниковые накопители со временем могут потерять контент, магнитные диски изнашиваются. Да и в целом за 5 лет может произойти смена технологий.

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Подключиться

Как быть?

Получается, что на 100% выполнить требования законодательства по хранению электронных документов проблематично. Возникает закономерный вопрос — чем чревато несоблюдение требований?

Законодательство обязует хранить документы в том числе для того, чтобы их можно было представить по требованию налоговой службы, судов и других ведомств. При этом, в первую очередь, проверяется наличие документа, его соответствие формату, подлинность электронной подписи, а также соблюдение правил оформления и регламентов передачи. Если документ хранился неправильно, но был представлен по требованию, то вопросов у контролирующих органов, скорее всего, не возникнет.

А вот если документ не был представлен по требованию, компания понесет ответственность. При этом будет неважно, правильно или неправильно хранился документ и при каких условиях был утерян. Есть очень небольшая вероятность, что ответственности получится избежать, если все требования по хранению были соблюдены, но документ все равно был утрачен (например, оба носителя оказались сбойными). Но она крайне низкая.

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Подключиться

Резюме

Несмотря на несовершенство законодательства в области хранения электронных документов, компании широко их используют. Поэтому уже накопилась определенная практика хранения ЭД. Компании прибегают к хранению документов в локальных архивах, в специализированных решениях, разработанных сторонними организациями (системах электронного документооборота), в облачных архивах и др.

Наиболее перспективный способ — хранение «в облаке». Если организация обменивается электронными документами с контрагентами через оператора СКБ Контур, то все переданные и принятые ею документы хранятся непосредственно в системе ЭДО Диадок. В ней они защищены троекратным копированием. Причем копии хранятся на разнесенных серверах, которые находятся в специализированном data-центре. Там обеспечивается отказоустойчивая система хранения данных, а также жесткий контроль доступа к серверам.

При этом пользователь может в любое время дня и ночи получить доступ к документам. В случае истребования документа он может легко найти его, используя удобный фильтр.

Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.

Подключиться

Требования к помещению архива организации

Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в удовлетворительном физическом состоянии (п. 2.14 Правил № 526).

В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации в первую очередь включаются предоставление помещения для размещения архивных документов и обеспечение нормативных условий хранения документов.

Архив организации должен быть размещен в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания. Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях (п. 2.16 Правил № 526).

В архиве запрещено находится в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранить посторонние предметы, оборудование, употреблять пищевые продукты (п. 2.29 Правил № 526).

Под обеспечением нормативных условий хранения документов понимаются (п. 2.15 Правил № 526):

1) оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов.

Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

2) оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией и соблюдение противопожарного режима.

Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами РФ в области пожарной безопасности.

3) соблюдение охранного режима.

Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации.

В случае выдачи архивных документов во временное пользование по запросам государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вынос из здания архива или здания организации архивных документов разрешается только по специальным пропускам;

4) создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Температура в помещении для хранения документов на бумажном носителе должна быть 17 — 19 °C, относительная влажность
воздуха – 50 — 55%.

Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.

Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Методические рекомендации и пособия

— Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, разработаны ВНИИДАД, 2016 г.

— Примерное положение об архиве организации, утверждено приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42.

Руководство по уходу за коллекциями | Раздел 1: Архивное хранение бумаги

Введение

Выбор материалов для хранения

Стандарты на материалы

Подготовка коллекций

Выбор мебели для хранения

Среда хранения

Тематические исследования

Документы, рукописи, гравюры, рисунки, брошюры, периодические издания, газеты, открытки и однодневки обычно изготавливается из бумаги — органического вещества, которое со временем портится.

Вся бумага портится при неправильном обращении или хранении. Некоторые типы бумаги особенно уязвимы — для например, кислая бумага из древесной массы, которая производилась на протяжении большей части 19 и 20 веков. в отличие более ранняя бумага, которая была сделана из волокон более высокого качества (обычно называемая тряпичной бумагой), бумага из древесной массы содержит природные примеси и побочные продукты производственного процесса, которые разлагаются с образованием кислот в присутствии тепла, света и влаги в воздухе.Загрязняющие вещества в воздухе и/или прямой контакт с некачественным хранилищем корпуса также вызывают обесцвечивание и охрупчивание бумаги.

Существует ряд шагов, которые можно предпринять для сохранения уязвимых коллекций бумаги. К ним относятся предоставление прохладная, сухая, чистая, темная и стабильная среда; защита коллекций от стихийных бедствий; обработка коллекций внимательно; выбор подходящей мебели для хранения; и использование защитных ограждений для хранения. Шкафы для хранения уменьшают влияние колебаний температуры и влажности и обеспечивают защиту от истирания и обращении, но они должны быть прочными, долговечными и химически устойчивыми, чтобы не повредить материалы, из которых они изготовлены. заключать.

Цель этого раздела — предоставить справочную информацию, необходимую для выбора наиболее подходящего системы хранения плоской бумаги (хранение фотографий рассматривается в следующем разделе этой публикации). Это ориентирован на коллекционеров, художников, архивариусов и библиотекарей, которые являются новичками в области сохранения. Нет введение, однако, может дать все ответы. Если ваши коллекции обширны, находятся в плохом состоянии или включать произведения искусства, было бы целесообразно проконсультироваться с профессиональным реставратором.Американский институт Консервация исторических и художественных произведений (AIC) предоставляет онлайн-сервис «Найти инструмент «Консерватор», который предоставляет имена консерваторов в вашем регионе.

Информация в этом разделе отражает наше текущее понимание требований к хранению бумаги. Будет пересматриваться по мере появления новой информации и продуктов.

Для обеспечения долговременной защиты контейнеры и кожухи для хранения должны быть изготовлены из прочных, прочный и химически устойчивый.Корпуса и коробки должны быть адаптированы к размеру, состоянию и ожидаемому использование вложенных объектов.

ТЕРМИНОЛОГИЯ

Термины «архивное» и «архивное качество» часто используются для описания продуктов хранения, но это нетехнические термины, которые сами по себе не передают каких-либо подробностей о пригодности этих продукты для использования в консервации. Важно оценить конкретные характеристики каждого продукта и выбрать подходящий тип продукта для предмета, который будет храниться.Для хранения материалов из бумаги и/или картона, эти характеристики включают (но не ограничиваются) кислотность, щелочность, наличие лигнин, тип волокна и используемые клеи. Обратите внимание, что к пластиковым материалам для хранения относятся разные характеристики, которые будут рассмотрены отдельно ниже.

Кислотность и щелочность измеряются рН с использованием логарифмической шкалы от 0 до 14. pH материалов для хранения из бумаги и картона в идеале должно быть 7–8.5 диапазон.

Бумага

, используемая для корпусов для хранения, должна быть бескислотной по стандарту . Бескислотные материалы для хранения имеют рН 7,0 или выше. Важно понимать, что, хотя бескислотные материалы не являются кислотными, когда они произведены, они могут стать кислыми с течением времени. Это может быть связано с внутренними примесями, внесенными в процессе производства. или к внешним примесям, таким как загрязняющие вещества, которые разлагаются с образованием кислот.

По этой причине щелочной резерв или буфер часто добавляют к бумаге или картону во время производство для нейтрализации кислот, которые могут образовываться с течением времени. Этот щелочной резерв обычно составляет 2-3% кальция или карбонат магния. Для большинства бумажных коллекций потребуются буферные вложения. В то время как щелочной буфер в корпуса для хранения, как правило, желательны, есть несколько типов коллекций, которые чувствительны к щелочные материалы, поэтому их следует хранить в корпусах с нейтральным pH, а не в щелочных. К ним относятся чертежи и диазорепродукции, произведения искусства с пигментами, реагирующими на высокий рН, альбомы и коллажи с шерстяные или шелковые компоненты и другие предметы, содержащие белки животного происхождения.Некоторые фотографии и текстиль также могут быть щелочечувствительный; см. последующие разделы этой публикации для получения дополнительной информации об этих материалах.

Материалы для хранения бумажных предметов также не должны содержать лигнина. Лигнин является естественным компонентом клеточные стенки растений и деревьев. Если его не удалить во время производства, он может реагировать со светом и теплом на производят кислоты и затемняют бумагу. Без лигнина на самом деле означает низкое содержание лигнина; материалы, не содержащие лигнин, обычно имеют максимум 1% лигнина.

Другие компоненты корпусов из бумаги или картона, которые следует учитывать при определении их пригодности для долгосрочная консервация включает в себя тип волокна и клеи, используемые в корпусах. В то время как хлопковое волокно делает наиболее химически стойкие бумага и картон, из древесной массы можно производить высококачественную бумагу и картон путем с использованием химического процесса, который удаляет примеси (получаемую целлюлозу обычно называют химической древесиной). целлюлоза или очищенная древесная целлюлоза ). Масса древесной массы (также известная как механическая древесная масса ), с другой стороны, всегда имеет низкое качество и не может использоваться для изготовления подходящие корпуса. Кроме того, клеи, используемые в корпусах, не должны обесцвечиваться, портиться или выходить из строя. не должен обесцвечивать или повреждать соседние материалы.

ТИПЫ КОРПУСА

Коробки: Коробочный картон, используемый для большинства коробок для документов, имеет толщину 60 мил или пунктов (пунктов) (есть 1000 точек в дюйме, поэтому 60 точек.имеет толщину 0,060 дюйма). Легкий приклад (40 pt.) иногда используется для маленькие коробки. Коробки, подходящие для длительного хранения бумажных изделий, доступны в нескольких типах картона, все которые не содержат кислоты, не содержат лигнина и забуферены с pH 8,0-9,0. Коробки также доступны из полиэстера. пленочное ламинированное покрытие (Gaylord Archival® DocuDry™) для защиты от повреждения водой. Все коробки должны быть прочными. достаточно, чтобы поддерживать содержимое и иметь усиленные углы и плотные крышки, которые предотвращают попадание грязи и загрязняющих веществ вход.

Набор папок: Бескислотные папки Различные размеры доступны как в буферном, так и в небуферизованном виде. Типичный вес 10-pt. с 7-пт. доступны для легких предметов и 20-pt. для больших карт и распечаток.

Прокладочный материал: Прокладочные листы иногда используются для защиты бумажных предметов в место хранения. Для этой цели можно использовать салфетки, пергамин, различные виды бумаги и прозрачную полиэфирную пленку.Бескислотная ткань доступна с щелочным буфером или без него, как и бумага. Пергамин – гладкий полупрозрачный бумага, которая не является абразивной и обычно может использоваться с рыхлыми (то есть легко крошащимися) материалами, такими как пастель или древесный уголь, но он не очень стабилен. Пергамин не содержит кислот и буферов, и его следует периодически заменять. если используется. Если для прокладки используется полиэфирная пленка, она должна соответствовать критериям безопасности, указанным ниже, и не следует использовать для предметов с рыхлой средой из-за ее электростатического заряда.

Матовый картон: При матировании и обрамлении произведений искусства на бумаге консервационный монтаж/матовый картон (либо тряпичная доска из 100% хлопка, либо доска из очищенной древесной массы) должны использоваться как для щита, так и для подоконник. Для большинства материалов матовый картон должен быть бескислотным, щелочным буфером и лигнином. за исключением чувствительных к щелочи материалов, упомянутых ранее. Для этих материалов подойдет небуферизованный 100% хлопок. имеется тряпичная доска.Матовый картон доступен в двух-, четырех- и восьмислойной толщине. Более тяжелые веса рекомендуется для негабаритных документов, которые нуждаются в дополнительной поддержке. Для петель, используемых для крепления произведений искусства к щит, японская бумага (легкая, без лигнина и с длинными волокнами) и клейстер на основе крахмала. рекомендуемые.

Пластик: Корпуса из прозрачного пластика особенно удобны для объектов, подвергающихся постоянному воздействию. обращения, слишком хрупкие, чтобы их можно было брать незащищенными, или, как открытки, необходимо просматривать изображения.В виде Как уже отмечалось выше, произведения искусства с рыхлыми материалами, такими как уголь или пастель, никогда не должны помещаться в пластик, потому что статическое электричество может поднять изображение с опоры. Помните, что пластиковые корпуса не обеспечивают защиты от света. Все предметы в прозрачных пластиковых корпусах должны быть помещены в ящики для длительного хранения.

Полиэстер, полипропилен и полиэтилен — это три типа пластика, подходят для хранения бумажных предметов.Они должны быть без покрытия и без добавок. Немелованный архивный полиэстер рекомендуется, потому что он очень стабилен. Используется для различных типов конвертов, рукавов и папки. Полиэстер также поставляется в рулонах или предварительно нарезанных листах толщиной 1–5 мил; 2–3 mil используется для документов среднего размера, в то время как для распечаток большого размера и карт требуется дополнительная поддержка 4–5 мил. Полипропилен обычно используется для контейнеров. Полиэтилен очень гибкий, но не такой прозрачный; это используется для рукавов и сумок.Корпуса из поливинилхлорида (ПВХ), иногда называемого винилом, неприемлемы. для использования, потому что они очень нестабильны.

Документы также могут быть заключены между листами полиэстера с помощью двустороннего скотча с полем 1/4 дюйма. между документом и лентой. Однако текущие исследования показывают, что кислая бумага портится сильнее. быстро, если запечатан в полиэстер. Рекомендуется подкладывать листы буферной бумаги за документы перед положить их в полиэстер или проконсультироваться с консерватором по поводу раскисления.Альтернатива инкапсуляция, особенно подходящая для негабаритных документов, представляет собой папку с обложкой из полиэстера.

Не существует единого стандарта, регулирующего материалы для хранения бумажных предметов. Фотографическая деятельность Тест (PAT) — это стандартизированный тест, который используется для определения того, безопасны ли материалы корпуса для использования с фотографии с изображением серебра. Это обсуждается далее в разделе о хранении фотографий.

Ответственность за соблюдение стандартов лежит на поставщиках.Продукты Gaylord Archival производятся для самые последние национальные стандарты консервации. Компания закупает или производит материалы по стандартам опубликовано Американским национальным институтом стандартов (ANSI), Национальным институтом информационных стандартов (NISO) и Международной организации по стандартизации (ISO), если таковые имеются, или общеотраслевым стандарты, установленные национальными учреждениями, такими как Национальное управление архивов и документации и Управление сохранения Библиотеки Конгресса.Информацию о спецификациях можно получить в Gaylord Archival на запрос.

После того, как вы выбрали соответствующие материалы для хранения, документы и другие бумажные предметы должны быть подготовлены для хранения. Всегда соблюдайте надлежащие процедуры обращения с коллекциями. Использование белых хлопчатобумажных перчаток защитит предметы от грязи и масла на ваших руках. Не ешьте и не пейте вблизи коллекций. При перемещении бумаги документы или произведения искусства, особенно хрупкие предметы, тщательно поддерживайте предмет снизу.

Удалить посторонние материалы — скрепки, резинки, упаковочный материал, старые папки и любой другой материал, не относящийся к делу. Если посторонние предметы (например, засушенные цветы) необходимо сохранить как артефактные доказательства, поместите их в отдельный корпус.
Разверните и разровняйте бумагу, где это возможно, не повреждая сгибы. Удалить письма из конвертов. Если бумага хрупкая или негибкая, возможно, ее необходимо увлажнить перед развертывание.Проконсультируйтесь с консерватором для надлежащих процедур. Гравюры, рисунки и чрезвычайно хрупкие или ценные предметы должны быть обработаны консерватором. После того, как материалы были развернуты, удалите поверхностную почву с помощью мягкой щетка.
Изолируйте газетную бумагу, поскольку она очень кислая и оставляет пятна на соседней бумаге. Газета вырезки можно заменить ксерокопиями на щелочной бумаге или вложить в отдельный конверт. Копии факсов также нестабильны и должны быть воспроизведены или изолированы.
Обратите внимание на все сильно поврежденные предметы, поместите их в отдельные папки и отложите для профессиональная консервационная обработка. Не предпринимайте никакой «скорой помощи», если вы не получили обучение и имеют соответствующую квалификацию.
Если необходимо разместить идентифицирующую информацию на самом объекте, используйте номер 2 карандашом и напишите на оборотной стороне или в правом нижнем поле. Повторить идентификацию на складе папки и конверты карандашом или наклеивая этикетки. Никогда не используйте шариковые ручки или фломастеры, которые могут испачкать или истекать кровью. Никогда не наклеивайте этикетки непосредственно на документ или произведение искусства; этикетки предназначены для коробок, папок и другие корпуса.
По возможности храните вместе предметы одинакового размера и веса. Если тяжелый или громоздкие предметы хранятся вместе с более легкими, от неравномерного давления могут возникнуть повреждения.
Этикетируйте коробки с соответствующей информацией об их содержимом. Это сокращает ненужные просматривать и рыться в документах.

После того, как бумажные предметы были помещены в корпуса и коробки, они должны храниться в неповрежденной мебели. Древесина мебель для хранения не рекомендуется, так как она может выделять кислоты и другие вредные вещества. можно используйте герметик для деревянной мебели, но это не обеспечит полной защиты, а сам герметик может выделять вредные пары. Даже если деревянные полки и ящики были запечатаны, они должны быть облицованы барьерным материалом, например, Marvelseal® для дополнительной защиты.

Металлическая мебель с покрытием из запекаемой эмали приемлема для целей консервации, но сталь с порошковым покрытием или предпочтение отдается мебели из анодированного алюминия. Как и в случае с вольерами, выбор мебели будет зависеть от бюджета. и типы материалов в коллекции.

Независимо от типа мебели, она должна соответствовать типам коллекций, которые будут в ней храниться.Открытые стеллажи лучше всего подходят для циркуляции воздуха, хотя закрытые шкафы иногда необходимы в целях безопасности. Полки должны быть регулируемыми, а коллекции не должны выступать за полки или тесниться друг к другу. То нижняя полка должна быть на высоте 4–6 дюймов от пола, чтобы уменьшить вероятность повреждения от затопления. Специализированный мебель, которая позволит хранить негабаритные предметы в горизонтальном положении (например, картографические ящики или стеллажи для негабаритных коробок) должен быть использован.

Прохладная, сухая и стабильная среда хранения имеет решающее значение для долгосрочного сохранения коллекций бумаги.Нагревать и влага ускоряют химические реакции, вызывающие порчу бумаги, а высокий уровень влажности может привести к росту плесени. Исследования показали, что более низкие температуры и более низкая относительная влажность значительно продлить срок службы бумажных коллекций.

Поддержание стабильной среды также очень важно. Хотя ящики и ящики для хранения могут обеспечить некоторые защиту от кратковременных колебаний окружающей среды, они не защитят коллекции от долговременных изменения условий окружающей среды.Со временем колебания климата могут привести к расширению и сжатию бумаги. приводит к деформации и ослаблению бумаги. Исследования показали, что большие и частые колебания, такие как как те, которые происходят ночью и в выходные дни, если системы климат-контроля выключены или изменены настройки, значительно ускорить износ бумаги.

Нет национального стандарта условий окружающей среды, но Национальная организация информационных стандартов (NISO) выпустила технический отчет под названием Экологические рекомендации по хранению Paper Records , в котором приведены рекомендуемые значения температуры и относительной влажности для хранения бумажные записи в библиотеках и архивах.В этом отчете рекомендуется температура не выше 70 ° F и относительная влажность где-то между 30% и 50%, которую можно постоянно поддерживать.

Некоторые практические советы по поддержанию умеренной и стабильной окружающей среды включают: использование портативных осушителей и кондиционеры летом для снижения влажности; снижение уровня тепла зимой, чтобы предотвратить влажность становится чрезвычайно низким; и избегать хранения коллекций в подвалах или на чердаках, где склонны к экстремальным климатическим условиям. происходить.

Рекомендуется следить за климатом в складских помещениях, чтобы убедиться, что он остается умеренным и стабильным. Инструменты мониторинга, начиная от индикаторных карт влажности и заканчивая гигротермографами и регистраторами данных, доступный. См. публикацию NEDCC для получения дополнительной информации о выборе подходящего монитора и реализации программа экологического мониторинга.

Выбор конкретных корпусов и коробок требует тщательного рассмотрения.Физическое состояние, размер коллекции, ожидаемое использование и бюджет — все это играет роль в окончательном выборе. Во второй половине этого раздела будут представлены несколько тематических исследований, чтобы показать, как продукты, доступные в Gaylord Archival, можно использовать для решения задач хранения бумажных коллекций.

ПРИМЕР I: ДОКУМЕНТЫ

Объем: Документы, рукописи и документы (формат Letter или Legal)

А.Выберите подходящие первичные корпуса, которые защитят содержимое и позволят снимать его на время. использовать без повреждений. Размер должен быть больше, чем развернутые листы, чтобы края не выступали и стать поврежденным.

Прочные, гибкие бумаги одинакового размера можно помещать непосредственно в бескислотные папки. количество элементов в папке зависит от толщины бумаги, состояния бумаги и характер документа.Например, в одну папку можно поместить один ценный отпечаток, 10–15 копий. старые рукописи или 50 современных офисных записей. Обеспечение адекватной защиты является первостепенной задачей. Папки поставляются с усиленными выступами и без них, в размерах Letter и Legal, с полными, половинчатыми, третьими или пятыми выступами.
Кислотная, хрупкая, ломкая или рваная бумага требует дополнительной поддержки и защиты перед размещением их в папках. Варианты защиты включают:
(a) Вставки или стропы для папок с файлами — Вставьте элемент в бумажную папку (она же вставка в папку с файлами) или перевязь конверта, прежде чем поместить его в папку. Бумага папки также можно использовать для группировки документов вместо использования скоб или скрепок, которые могут повредить бумагу.
Индивидуальные кожухи из полиэстера — защищают хрупкие или мелкие предметы от прикосновения. при сохранении видимости.
Чередование с 20-фунтовой буферной бумагой — это защищает документы от соседнего материала и обеспечивает поддержка при обработке, особенно для негабаритных документов. Объекты могут быть удалены из папок с помощью поднимая под собой большие прокладочные листы.Используйте прокладочную бумагу, конверты или папки для отделить ценные документы от сильно кислых материалов, таких как газетная бумага, или заменить газету вырезки с фотокопиями на щелочной бумаге.
Бумажные конверты также можно использовать для организации коллекций. Конверты, открывающиеся короткой или длинной стороной, могут домашние группы бумаг или тонкие брошюры на плотной бумаге. Конверты должны быть достаточно большими, чтобы предметы могли быть легко вставляется и снимается, не царапая края.Если хрупкие бумаги или брошюры должны храниться в конверт, они должны быть предварительно помещены в папку для бумаги или слинг для конвертов.

Имейте в виду, что конверты с бумажными коллекциями не следует прокладывать вместе с книжными коллекциями, т.к. конверты не обеспечивают достаточную поддержку для предметов, хранящихся внутри. Если брошюры или группы документов должны стоять на полках вместе с книгами, а не в коробках, предметы должны быть помещены в папки для брошюр (см. Пример IV).

Группы предметов могут быть помещены в большие корпуса, в зависимости от размера коллекции, где он будет храниться и как будет использоваться. Расширяемые папки хороши для временного хранения коллекции, которые быстро растут, такие как детские рисунки или активная переписка.

B. Поместите папки и конверты в прочные коробки. Ящики для хранения должны быть прочными, иметь армирование углы, и соответствовать размеру корпусов.Насколько это возможно, храните предметы одинакового размера и веса. вместе. Тяжелые или громоздкие предметы могут повредить более легкие предметы, хранящиеся в той же коробке.

Вертикальное хранение в футлярах для документов обычно рекомендуется для архивных коллекций. Все папки в коробка должна быть одинакового размера, и они должны соответствовать размеру коробки. Папки должны иметь адекватную поддержку чтобы документы не провисали и не деформировались.
Если папок недостаточно для заполнения ящика, используйте регулируемая прокладка, удерживающая папки в вертикальном положении и предотвращающая их скольжение или провисание.
Плоское хранение в ящиках с откидным верхом иногда уместно, но оно также имеет некоторые недостатки. Он обеспечивает общую поддержку, предотвращает повреждение от оседания и защищает края хрупких документов, но документы на дне коробки могут быть деформированы под давлением предметов сверху, особенно если предметы в коробке разные размеры и вес. Если используются плоские коробки, они должны иметь откидную конструкцию. чтобы упростить безопасное удаление папок.Их следует складывать не более чем в два ряда.
Другим приемлемым вариантом хранения бумажных документов является хранение в картотеке с подвесом. папки. Доступны буферизованные подвесные папки, не содержащие кислоты и лигнина. В зависимости от того, сколько предметов в каждой папке, одна или несколько папок могут быть помещены в каждую висячую папку.

C. Большие коллекции офисных документов следует хранить в коробках для хранения документов. Это доступны в буферизованной и небуферизованной плате. Небуферизованные картонные коробки следует использовать только для кратковременного хранения. Картонные коробки должны быть прочными и удобными для транспортировки.

ПРИМЕР II: ДОКУМЕНТЫ БОЛЬШОГО РАЗМЕРА

Объем: Документы, документы, карты, плакаты и эфемерные материалы (больше, чем допустимый размер)

A. Выберите первичные корпуса, обеспечивающие достаточную поддержку. Папки доступны в больших размерах и должны быть сделаны из более тяжелых 10 или 20-pt.папка стоковая (вместо 7 или 10-пт.). Аналогично полиэфирная пленка толщиной 4 мил. или следует использовать комбинацию 2–3 мил для переднего листа и 5 мил для заднего листа, если они слишком большие. документы должны быть инкапсулированы.

Листы должны быть отсортированы и сгруппированы по размеру, если это возможно. В папку помещайте не более 10–12 листов. См. на стр. 4 рекомендации по чередованию, которое рекомендуется для поддержки хрупких негабаритных предметов. Помните, что некоторые виды негабаритных документов (например,г., чертежи и диазорепродукции) потребуются бескислотные, а не буферизованные папки из-за их чувствительности к щелочи. Если вы покупаете оба типа папок, убедитесь, что они четко обозначены, и персонал знает, когда использовать каждый тип.

Папки для хранения/демонстрации с обложкой из полиэстера позволяют просматривать содержимое без повреждений и обеспечивают подложка из буферного материала. Это дороже, но стоит вложений, если негабаритные предметы хрупкие, ценные или часто используемые.Помните, однако, что они не должны использоваться для художественных работ с рыхлые среды, которые могут быть сняты с подложки пластиком.

B. Для небольших коллекций папки можно хранить в плоском виде в откидных ящиках для хранения. Из-за своего веса ящики следует хранить не выше двух в высоту. Другим вариантом является файловая система Экли, которая состоит из гофрированных коробок, папок, L-образных рукавов и коробочных этикеток и предназначен для горизонтального или вертикального хранение больших документов.

C. Большие коллекции крупногабаритных карт, плакатов и архитектурных чертежей лучше всего хранить внутри папки в металлических плоских папках. Неглубокие ящики глубиной 11/2 дюйма предпочтительнее, чтобы папки на дно не продавлено. См. стр. 6 для получения общей информации о мебели для хранения. Как и при хранении в коробках, папки должны соответствовать размеру ящика, и все папки должны быть одинакового размера.

D. Используйте свернутое хранилище, если элементы слишком велики для плоских файлов, при условии, что элементы достаточно гибкие выдерживать скручивание и раскручивание. Хотя плоское хранение всегда предпочтительнее, возможный. Хранение в свернутом виде — лучшая альтернатива разрезным картам или фальцованным чертежам.

Используйте бескислотную трубку диаметром 3 дюйма или более, которая на несколько дюймов длиннее самого большого предмета. катится. В зависимости от их размера и состояния, снаружи можно обернуть от 1 до 6 предметов. трубка с чередованием между отдельными элементами. Изображение должно быть обращено внутрь, чтобы оно не подвергалось воздействию светлый.Свернутый документ должен быть обернут снаружи бескислотной бумагой или полиэстером шире, чем документ и закрепить плоской липкой лентой из небеленого хлопка (минимум 5⁄16 дюйма в ширину). план, оберточная бумага или салфетка не должны быть буферизованы. Ящик для хранения рулонов обеспечит дополнительный защита.

ПРИМЕР III: ПРОИЗВЕДЕНИЯ ИСКУССТВА

Хранение отпечатков и рисунков выходит за рамки данной брошюры.Если в вашей коллекции есть такая работа, ваши потребности в хранении должны быть рассмотрены консерватором. А пока разделите пункты и следуйте этим методические рекомендации.

A. Хранить произведения искусства в квартире. Если возможно, поместите каждый элемент в свою папку или поместите чередование бумага между каждым произведением искусства для защиты поверхности. Помните, что художественные работы с рыхлыми материалами, такими как древесный уголь, или пастель никогда не следует помещать в пластик, потому что статическое электричество может поднять изображение с его подложки.Поместите папки в раскладные или откидные ящики для хранения.

B. Для длительного хранения гравюр и рисунков реставраторы рекомендуют подоконники. Эти должны храниться в плоском виде в усиленных ящиках. Описание процедур см. в брошюре AIC и Матирование и обрамление для произведений искусства и артефактов на бумаге и Как сделать собственное матирование и наложение петель в публикации NEDCC.

C. Для матовых работ требуются прочные коробки, способные выдержать дополнительный вес матов. Их внутренняя глубина должна быть только 1 1/2 или 2 дюйма, опять же, чтобы вес оставался управляемым.

ПРИМЕР IV: БРОШЮРЫ

Объем: Брошюры с одной подписью и небольшие буклеты

A. Папки для брошюр с внутренними вкладышами с четырьмя клапанами обеспечивают максимальную защиту от истирания, когда элементы вставляются и удаляются. Большинство папок для брошюр можно хранить в вертикальном положении при условии достаточного поддержка из соседних томов.

B. Конверты также можно использовать для брошюр, но хрупкие брошюры требуют защиты бумаги папка или перевязь для конвертов перед помещением в конверт. Выбирайте конверты достаточно большого размера чтобы брошюра могла быть вставлена и удалена без повреждения. Если предметы в конвертах необходимо разместить на полках книги, используйте папки для хранения конвертов или карманные папки для поддержки.

C. Если папки для хранения конвертов не используются, конверты следует хранить в коробках. Используйте регулируемая прокладка для частично заполненных ящиков. Коробки для брошюр с откидными крышками (или коробки-крокодилы) обеспечивают вертикальную место хранения. Брошюры среднего размера также можно рассматривать как документы и помещать в папки с файлами в брошюре. коробки. Эта обработка обычно используется, когда брошюры являются частью более крупной архивной коллекции.

D. Открытые файлы брошюр подходят только для временного хранения. Они позволяют легко извлекать, но не обеспечивают адекватную механическую поддержку для длительного хранения, а также не защищают предметы от света и колебания в окружающей среде.

ПРИМЕР V: ПЕРИОДИЧЕСКИЕ ИЗДАНИЯ И ГАЗЕТЫ

Объем: Свободные периодические издания и газеты

A. Сборники периодических изданий и газет должны храниться в прочных коробках в плоском виде из-за их размера а вес. Глубина ящика должна быть меньше для тяжелого содержимого. Когда в хорошем состоянии, вопросы могут быть помещены непосредственно в ящики. Полиэстеровые рукава доступны в больших размерах для газет. и обеспечит долгосрочную защиту при плоском хранении.Следует использовать регулируемые прокладки, чтобы избежать проскальзывания и провисание.

B. Отдельные выпуски среднего размера могут рассматриваться как брошюры .

C. Тонкие и хрупкие предметы требуют дополнительной защиты. Они должны быть вставлены в папки и конверты перед тем, как положить в коробки.

D. Полиэтиленовые пакеты обеспечивают временную защиту, особенно когда предметы подвергаются чрезмерным умение обращаться. Коллекционеры и дилеры могут найти их особенно полезными.Однако, учитывая доказательства того, что кислая бумага, по-видимому, быстрее портится в капсуле, не рекомендуется использовать герметичные пакеты для постоянное хранение кислых материалов. Если комиксы нужно хранить так, чтобы их можно было просматривать, полиэтилен доступны конверты с буферными панелями жесткости.

E. Открытые папки с брошюрами можно использовать для кратковременного хранения периодических изданий в хорошем состоянии. файлы позволяют легко извлекать их, но они не обеспечивают адекватной поддержки для долговременного хранения и не защищают периодические издания без вложений от света и пыли.

ПРИМЕР VI: ЭФЕМЕРА

Коллекции бумажных эфемеров представляют собой величайшую проблему из всех. Часто размер варьируется, запас бумаги плохой, и люди хотят видеть сам объект. Обычные однодневки включают открытки, поздравительные открытки, брошюры и стерео виды.

А. Коллекции эфемеров могут храниться согласно рекомендациям по архивным документам и брошюры (см. тематические исследования I и IV). Перед помещением в папки хрупкие или мелкие предметы следует помещены в бумажные папки, стропы для конвертов или отдельные корпуса из полиэстера для защиты.Полиэстер корпуса полезны для любых предметов, которые будут часто обрабатываться. Там, где это возможно, эфемеры должны быть отсортированы и хранятся по типу и размеру, чтобы предотвратить повреждение из-за разных размеров и веса.

B. Сборники материалов в едином формате можно хранить в конвертах из полиэстера в соответствующих коробки по размеру.

C. Альбомы и альбомы для вырезок, изготовленные из прочных материалов, являются еще одной альтернативой коллекциям однодневок, особенно для частных коллекционеров. Разнообразные альбомы с тремя кольцами, с пластиковыми альбомными страницами и альбомами для вырезок. доступны страницы для альбомов из неповреждаемых материалов.

Никогда не прикрепляйте эфемеры с помощью чувствительных к давлению лент, резинового клея или повреждающего клея. Отдельные предметы могут быть прикреплены к бескислотной или забуференной монтажной бумаге с помощью фотоуголков.

Когда объекты установлены на страницах, их можно поместить в защитные пленки из полиэстера (запечатанные с одной стороны). стороны), карманы из листа полиэстера (запечатанные с трех сторон) или защитные листы из полипропилена (запечатанные с трех сторон). стороны).В качестве альтернативы доступны полипропиленовые страницы с отдельными карманами различных размеров; Эти предназначен для популярных размеров фотографий, но может также подходить для небольших однодневок. Если эфемера коллекция включает фотографии, помните, что любые вложения или страницы, которые будут использоваться с фотографиями, должны пройти тест на фотографическую активность.

ПРИМЕР VII: КНИГИ И ДРУГИЕ ПЕРЕПЛЕТЕННЫЕ МАТЕРИАЛЫ

Объем: Ценные и хрупкие книги и другие материалы в переплете, требующие защиты.

Книжные переплеты предназначены для защиты текстового блока, но иногда сами переплеты настолько хрупкие или Ценно то, что сами книги требуют защитных корпусов. Примеры включают в себя: редкие книги, которые нуждаются дополнительная защита от загрязнения окружающей среды и света; хрупкие книги, которые не могут стоять вертикально на книжная полка без повреждений; ломкие книги с рыхлыми страницами; и поврежденные книги, которые нуждаются во временном до тех пор, пока консерватор не сможет их просмотреть и обработать. Поскольку все больше и больше библиотек полагаются на внешнее хранилище, Прочные корпуса также необходимы для защиты предметов при транспортировке.

Ниже приведены несколько вариантов защиты книг и других материалов в переплете. В идеале ограждения должны быть подгонка по индивидуальному заказу, чтобы предметы не были повреждены, когда их толкали в коробках. Если нестандартная коробка возможно, можно использовать бескислотную папиросную бумагу для заполнения коробки по всему объему.

A. Коробки для редких книг нестандартного размера обеспечивают максимальную защиту. Гейлорд предлагает широкий выбор от готовых коробок для папок для легких книг до наборов бескислотного гофрированного картона, которые можно забил, чтобы создать коробки для редких книг, которые подходят для больших или тяжелых книг. Третья альтернатива представляет собой готовая коробка для хранения раритетных книг, которая поставляется с запасом небуферизованной ткани, чтобы обернуть книгу и золото титульные этикетки для внешней стороны коробки.

B. Связывание и обертывание являются менее дорогими вариантами. Это краткосрочные решения для предметов, которые требуется ремонт или лечение у консерватора. Они также обеспечивают защиту менее ценных предметов, которые отправлено на стороннее хранилище. Оберните книгу бескислотной тканью или оберточной бумагой и завяжите тканевыми застежками или лента для завязывания ткани.

C. Фазовые ящики — это традиционные контейнеры для хранения библиотечных книг. Архив Гейлорда предоставляет все материалы, необходимые для изготовления фазовых коробок, в том числе 60 pt.сине-серая доска, шайбы и заклепки.

D. Книжные обложки обеспечивают эффективную защиту книжных обложек, которые либо ценны, либо уязвимый. Примеры включают книги в современных суперобложках в частных коллекциях, переплеты, которые быть повреждены отпечатками пальцев, и испорченные кожаные переплеты с «красной гнилью*», которая может распространиться на соседние книги. Для книг в твердом переплете из архивного полиэстера могут быть изготовлены полиэстеровые обложки нестандартных размеров. Не надо используйте клей, чтобы прикрепить обложку к вашей книге.Если вы используете ленту для крепления крышек, наклеивайте ее от крышки к обложка. Не наклеивайте ленту на сам переплет.

*Красная гниль представляет собой распад кожи в красный порошок. Gaylord Archival представляет продукт Cellugel. который укрепляет гнилую кожу, так что с портящейся обложкой книги можно безопасно обращаться без опасности от вдыхания рыхлой кожаной пыли или загрязнения рук и одежды. Тем не менее, рекомендуется проконсультироваться с профессиональным консерватором по правильному использованию Cellugel.А пока накройте архивным полиэстером переплетите обложку книги, как описано выше, или изолируйте книгу в отдельном ящике для хранения редких книг.

Архивы и хранилище документации | WBDG

Обзор

Здания для архивов и хранения документов — это объекты, которые обеспечивают надлежащую среду для хранения документов и материалов, требующих постоянной защиты для исторического и пожизненного хранения, обслуживания и сохранения. Здания архивов и хранилищ документации должны быть высокопроизводительными с системами, предназначенными для постоянной работы на очень высоком уровне с нулевой устойчивостью к сбоям.Часто незаменимый характер материалов, которые должны постоянно храниться и сохраняться в этом типе здания, требует анализа жизненного цикла и подхода к его проектированию и строительству с большим резервированием в его строительных системах.

Этот тип здания должен быть спроектирован таким образом, чтобы выдерживать нагрузки складируемых материалов; чувствительные экологические потребности различных материалов в постоянном хранении и сохранении; функциональная эффективность, безопасность, защищенность и удобство посетителей и обслуживающего персонала; защита архивных материалов от огня, воды и техногенных угроз.

Для выполнения этой сложной миссии эти здания выигрывают от инклюзивного, целостного, интегрированного или целостного подхода к проектированию здания, который оптимизирует и уравновешивает различные цели проектирования для достижения желаемого высокоэффективного здания. В этом процессе участвуют все заинтересованные стороны в строительстве и специалисты по проектированию с самого начала проекта и на всех этапах проекта. См. WBDG Задействуйте интегрированный процесс проектирования.

Здание Национального архива в Вашингтоне, округ Колумбия, было спроектировано известным архитектором Джоном Расселом Поупом как храм истории и было завершено в 1935 году.Поуп хотел, чтобы архитектура Национального архива отражала важность, безопасность и постоянство хранящихся в нем записей.
Фото: Национальный архивный музей

Величественный куполообразный потолок Ротонды, возвышающийся на 70 футов над полом, и бронзовые двери высотой 40 футов вызывают чувство благоговения и благоговения у посетителей этого величественного пространства. Для получения дополнительной информации об истории здания нажмите здесь.
Фото: Национальный архивный музей

Атрибуты здания

В здании архивов и архивов должна быть безопасная, надежная, здоровая, удобная, долговечная, эстетически приятная и доступная рабочая среда. Должны быть предусмотрены административно-служебные помещения, архивно-хранительские помещения и помещения для постоянного хранения хранимых архивно-документных материалов. Важные вопросы проектирования зданий архивов и архивов:

Хранение архивных материалов для максимальной эффективности, использование кубического пространства здания
Гибкость для изменения миссии, новых материалов для хранения и архивных технологий
Предусмотрено расширение архивов — вертикально, горизонтально
Защита архивных материалов является основной движущей силой проекта для этого типа здания
Разделение складских помещений на отсеки для ограничения зоны катастрофических потерь в случае пожара или отказа системы
Противопожарная защита складируемых материалов
Безопасность персонала и посетителей
Требования к температуре и влажности, которые могут различаться для разных типов материалов, хранящихся в архивных помещениях и в офисных помещениях архивов/хранителей
Дневное освещение для удобства сотрудников, но не для того, чтобы нанести ущерб архивным материалам или неблагоприятно повлиять на чувствительные условия окружающей среды в помещении
Контролируемый доступ к архивным хранилищам
Надежные и безопасные зоны погрузки и приема
Безопасный и контролируемый доступ общественности/исследователей

Типы и атрибуты пространств

Здание Архива и Хранилища Документов включает в себя несколько типов помещений для удовлетворения потребностей персонала и посетителей. Эти пробелы и их атрибуты могут включать:

Офисы

Административные офисы : Могут быть частными и/или полу-частными акустически и/или визуально
Помещения архивного офиса : Могут потребоваться отдельные помещения для сохранения и хранения различных материалов, может потребоваться специальная мебель и оборудование, защищенные от несанкционированного доступа публики/посетителей
Коридор безопасного доступа : Перемещение из архивных помещений в архивные помещения
Охраняемый офис(-а) для посетителей/исследователей : Для просмотра архивных материалов: рассмотрите несколько точек наблюдения с точки зрения безопасности, т.е.д., смотровое стекло из приемной офиса и из близлежащих административных помещений и/или камеры видеонаблюдения
Хранение архивных материалов : Для материалов, используемых персоналом для кураторских и офисных операций по сохранению. Могут потребоваться специальные/раздельные условия окружающей среды для различных обрабатываемых материалов
Санитарные помещения для персонала

Помещения для посетителей

Вестибюль : Укажите центральное место для входа в здание, содержащее каталог, расписания и общую информацию.Рассмотрите возможность включения розничного магазина для поддержки будущих выставок, общественных программ и образовательных инициатив. См. рекомендации по отображению ниже.
Охрана : Обеспечьте достаточно места для поста проверки безопасности на входе. Предусмотрите запирающиеся шкафчики для личных пакетов/сумок посетителей.
Рассмотрите возможность отдельного обращения и путей доступа для посетителей/туристов, которым не нужно будет знакомиться с архивными материалами, по сравнению с учеными/исследователями, которым это необходимо.
Доступ для ученого/исследователя : Обеспечьте охраняемое помещение в офисной зоне.
Архивная витрина или галерея : Выставка выбранных архивных предметов для посетителей. Рассмотрите витрину (витрины) или галерею в зависимости от количества/частоты посетителей.
Санитарные помещения для посетителей

Помещения для поддержки сотрудников

Вход для сотрудников с парковки или улицы : Рассмотрите возможность использования отдельных входов для сотрудников и общественных входов.
Зона обеденного зала кафетерия или торговые автоматы : Расположите их таким образом, чтобы предотвратить попадание пищи, жидкостей, влаги, химикатов и пищевых отходов в архивы и помещения архивных офисов.
Санитарно-гигиенические помещения для сотрудников
Выход : Обеспечьте доступ к внешним парковочным местам, закрытой парковке или общественному транспорту, если применимо.

Архивное хранилище

Коридор(ы) доступа к архиву

Соедините область архивного офиса со всеми разделенными архивными помещениями.
Обеспечьте необходимый аварийный выход из всех пространств архива.
Рассмотрите стратегии проектирования для достижения дневного света и видов в коридоре (ах) — окнах, световых люках и окнах фонарей.
Рассмотрите возможность проведения механических и электрических коммуникаций в потолках/пространствах коридоров для обслуживания архивных помещений и устранения проходов в стенах между архивными помещениями.
Ссылка на защищенную зону приема/погрузки без прохождения через другие помещения.
Обеспечьте ширину коридора и дверей, достаточную для проезда двух тележек или для хранения самых крупных предметов.

Операционные и ремонтные помещения

Входные помещения коммунальных служб
Помещения механического и электрического оборудования : расположение вдали от архивных складских помещений и архивных офисных помещений, в которых могут быть чувствительные измерительные приборы
Универсальные офисные шкафы для хранения : Обеспечение канцелярскими принадлежностями, офисным оборудованием и учебными материалами
Компьютерные/комнаты связи
Туалеты для техобслуживания с раковинами для уборщиков
Охраняемая зона приема/погрузки : В зависимости от требуемого уровня безопасности рассмотрите возможность включения отдельной комнаты для досмотра посылок.

Важные аспекты конструкции

Типичные характеристики зданий архивов и архивов включают список применимых элементов проектных целей, как указано ниже. Чтобы просмотреть полный список и определения целей проектирования в контексте проектирования всего здания, нажмите на заголовки ниже.

Доступный

Эстетика

Проектирование складских зданий является сложной задачей, поскольку они, как правило, представляют собой большие массивные конструкции с обширными пространствами безликих поверхностей стен.Эстетика может сосредоточиться на нескольких соображениях:

Степень публичного воздействия и посещаемости
Необходимость создавать положительный имидж организации
Эстетическое выражение, если хранящиеся архивные материалы имеют символическое значение и/или историческое значение
Важность окружающей среды и контекста, как искусственного, так и природного
Необходимость обеспечения регулируемым естественным освещением внутренних рабочих помещений
Необходимость сноса больших или массивных зданий складского типа. Рассмотрите возможность использования в проекте различных архитектурных массивов, материалов и элементов ландшафтного дизайна, таких как деревья и земляные насыпи.
Потребность в создании стимулирующего и интересного внутреннего пространства для сотрудников и посетителей
Шествие от внешнего пространства к внутреннему.

Экономичный

Высокопроизводительное здание Архива и Хранилища Записей должно быть оценено с использованием экономических моделей и моделей оценки жизненного цикла. Миссия этого типа здания состоит в том, чтобы сохранить ценные материалы и записи в течение длительного времени.Проектирование и строительство такого здания необходимо для выполнения миссии и экономии на долгосрочной эксплуатации и техническом обслуживании.

Процесс проектирования должен включать в себя анализ экономической выгоды и компромиссов между различными системами и методами хранения, конструкциями структурных нагрузок, количеством застроенных площадей и будущими потребностями в расширении. См. также WBDG Functional / Operational.
Для достижения оптимальной производительности инвестиций в объект, стоимостной инжиниринг предоставляет средства для оценки производительности по сравнению со стоимостью каждого элемента конструкции и компонента здания.На этапе проектирования при разработке здания правильно применяемая стоимостная инженерия рассматривает альтернативные проектные решения для оптимизации ожидаемого соотношения стоимости и стоимости проектов по завершении. Инжиниринг ценности выявляет идеи о том, как поддерживать или улучшать результаты при одновременном снижении затрат на жизненный цикл. См. WBDG «Рентабельность — использование расчета затрат и ценности на протяжении всего жизненного цикла проекта».
Поскольку методы хранения могут сильно повлиять на проектирование и стоимость здания, проектная группа должна включать в себя специалистов по системам хранения и обработке архивных материалов.Такой опыт также должен быть включен в группу инженеров по стоимости на этапе проектирования.

Функциональный / рабочий

Здания архива и хранилища документации должны иметь гибкие механизмы хранения для размещения растущих коллекций материалов с различными требованиями к хранению и окружающей среде. Полы могут быть рассчитаны на динамическую нагрузку 150 фунтов на квадратный фут (psf), что позволяет разместить стандартные полки во всю высоту в любом месте библиотеки.Поскольку в будущем рост может потребовать перемещения стеллажей, расчетная нагрузка 150 фунтов на квадратный фут позволит разместить стандартные полноразмерные стеллажи в любом месте, не беспокоясь о потенциальном повреждении конструкции из-за чрезмерных точечных нагрузок, вызванных перегруженными полками. Однако увеличение расчетной нагрузки до 300 фунтов на квадратный фут позволяет размещать компактные стеллажи высокой плотности, в отличие от стандартных стеллажей, в любом месте. Компактные стеллажи вмещают большее количество носителей, чем стандартные стеллажи.
Процесс проектирования должен включать в себя анализ экономической выгоды и компромиссов между различными системами и методами хранения, конструкциями структурных нагрузок, количеством застроенных площадей и будущими потребностями в расширении. См. также WBDG Functional / Operational.
Перемещение между пространствами архива должно быть удобным, логичным и оперативным. Стены и колонны должны быть расположены эффективно и спроектированы так, чтобы способствовать будущему расширению. Будущий рост и расширение должны учитываться в программе проектирования с самого начала. См. также WBDG Функциональность/Операция — Учет функциональных потребностей, Продуктивность — Дизайн для меняющегося рабочего места, Доступность — Помимо доступности для универсального дизайна.
Рассмотрите возможность использования высоких потолков для размещения вертикального хранилища высокой плотности, чтобы компенсировать увеличение площади здания и упростить вертикальное расширение в будущем. По мере роста коллекций пространство для хранения/полки уменьшается. В результате компактные стеллажи должны быть включены в любой дизайн. Хранение периодических изданий или правительственных документов в компактных стеллажах стало обычной практикой.
В программу должно быть включено достаточное пространство для хранения, сохранения и ремонта электронных информационных и мультимедийных систем.См. также WBDG Продуктивность — Интеграция технологических инструментов.
Включает место для использования персоналом и исследователями электронных технологий. Потребности в площади для рабочих станций имитируют потребности для размещения офисных рабочих станций площадью от 30 до 50 квадратных футов для каждой. См. также Продуктивный WBDG.
Если архивы хранятся более чем на одном этаже, выровняйте механические и электрические служебные помещения по вертикали, чтобы исключить горизонтальные проходы через архивные помещения.
Проектирование вертикальных стояков с достаточным пространством для будущего расширения и внедрения будущих технологий.

Производительный

Удовлетворенность работников, здоровье и комфорт : Безусловно, самые большие затраты в течение жизненного цикла здания — это заработная плата и льготы занимающих его сотрудников, которые обычно превышают затраты на аренду и энергию объекта в десять раз. основе квадратных футов. По этой причине здоровье, безопасность и комфорт сотрудников в высокопроизводительном здании имеют первостепенное значение.

Используйте такие стратегии, как увеличение скорости естественной вентиляции, использование нетоксичных и мало загрязняющих окружающую среду материалов и систем, а также мониторинг качества воздуха в помещении.Рассмотрим отдельно вытяжное или изолированное пространство для материалов, загрязняющих воздух, используемых в любом процессе архивного сохранения.
Желателен индивидуальный климат-контроль в офисных помещениях, который позволяет пользователям устанавливать свои собственные локальные параметры температуры, скорости вентиляции и движения воздуха. Однако критические требования к архивным материалам могут потребовать постоянной среды.
Хотя трудно дать количественную оценку, общепризнано, что удовлетворенность и производительность труда повышаются, когда офисным работникам предоставляется стимулирующая, динамичная рабочая среда. Доступ к окнам и видам, возможности для взаимодействия и контроль над своим непосредственным окружением — вот некоторые из факторов, способствующих повышению удовлетворенности рабочим местом. См. также WBDG «Психосоциальная ценность пространства».
Акустическая среда офиса должна быть спроектирована и интегрирована с другими архитектурными системами и мебелью офиса. Особое внимание следует уделить шумоподавлению в офисах открытого типа с использованием поглощающих отделочных материалов, маскирующих белый шум и обеспечивающих достаточное разделение людей.
Учитывайте эргономику и безопасность работников в отношении частоты необходимости доступа к определенным архивным материалам и используемого метода хранения. Системы хранения должны исключать необходимость использования лестниц и подъема тяжестей.

Технические возможности подключения

Технология

стала незаменимым инструментом для организационных операций и обеспечения безопасности. Учитывая, что технологии приводят к разнообразным изменениям в организационных и архитектурных формах зданий, при внедрении технологий, особенно информационных технологий (ИТ), в здание учитывайте следующие вопросы:

Планируйте новые здания с распределенной, надежной и гибкой ИТ-инфраструктурой, которая обеспечит доступ к технологиям практически во всех помещениях.Ограничьте проникновение кабелепровода периметром пожаробезопасных архивных хранилищ.
На этапе планирования определите все необходимые технологические системы (например, голосовые/кабельные системы/системы передачи данных, такие как аудио/визуальные системы, системы датчиков и сигнализации, акустические системы, доступ в Интернет и локальные вычислительные сети [LAN]/глобальные сети). [WAN] / Wireless Fidelity [WI-FI]), а также предусмотреть для них подходящие аппаратные помещения и кабелепроводы.
При необходимости рассмотреть и внедрить беспроводные технологии.
Для существующих зданий рассмотрите возможность улучшения ИТ-инфраструктуры и доступа для будущей гибкости по мере проведения ремонтных работ. См. WBDG Productive—Design for the изменяющееся рабочее место и Productive—Integrate Technology Tools для получения дополнительной информации о включении ИТ в проектирование объекта.

Публичная библиотека Милтона в Милтоне, Онтарио, присоединилась к Открытым библиотекам и пожертвовала 30 000 книг в Интернет-архив в ответ на пандемию в 2020 году, чтобы сделать материалы более доступными для общественности.
Фото: Интернет-архив Блог

Безопасный / Безопасный

Природные и техногенные угрозы в последнее десятилетие привлекли внимание к защите жителей и имущества. Благодаря комплексной оценке угроз, оценке уязвимости и анализу рисков определяются требования безопасности для отдельных зданий, а также соответствующие разумные проектные решения для интеграции в проект здания.

Учитывая миссию этого типа здания, защита жильцов, имущества и содержимого здания имеет первостепенное значение.Для защиты ценных архивных материалов от огня и дыма, воды и неблагоприятных условий окружающей среды потребуются прочные конструкции зданий и систем, а также надежные, долговечные и интегрированные системные датчики, мониторы, сигнализация и защитные устройства. Кроме того, для защиты от техногенных угроз потребуются системы контролируемого доступа и наблюдения.

Рассмотрите входы, которые не обращены к неконтролируемым точкам обзора с прямой видимостью и доступом к подъездной дороге к входу.
Используйте барьеры на площадке и расстояние отступа, барьеры по периметру и защиту от взрывов, контроль доступа и обнаружение вторжений, досмотр на входе, досмотр и контроль упаковок, открытые зоны, которые обеспечивают легкое визуальное обнаружение жильцами, и минимизируйте открытое остекление. См. WBDG Secure/Safe—Безопасность для жильцов и активов здания.
Основные модели циркуляции должны быть четко поняты и логичны. У посетителей, впервые посетивших здание, могут возникнуть проблемы с поиском наиболее безопасного маршрута выхода из здания.Рассмотрите возможность использования увеличенных указателей и/или размещения информации о безопасности и справочника по зданию в приветственных брошюрах или на веб-сайте учреждения. Кроме того, регулярно пересматривайте и оценивайте планы обеспечения безопасности. См. разделы WBDG «Безопасность/безопасность — противопожарная защита» и «Безопасность/безопасность — безопасность и здоровье жильцов».
Конструкция системы противопожарной защиты становится критическим элементом конструкции, включающей обширную огнестойкую конструкцию и подачу воды под давлением в спринклерные системы или системы водяного тумана. По возможности располагайте трубопроводы водопровода за пределами места для хранения архивов.Системы противопожарной защиты должны быть спроектированы так, чтобы тушить пожар как можно быстрее с минимальным побочным ущербом для конструкции и содержимого.
Также включает способность быстро отводить тепло и дым от огня. Этого может быть трудно достичь для архивов и хранилищ документации, расположенных в подвалах и подземных пещерах.
Если программа требует многоэтажного архивного хранилища, рассмотрите влияние на пожарных доступа к огню и отводу тепла и дыма с верхних этажей.
Обеспечьте системы резервного копирования для всех критических функций здания для обеспечения безопасности жильцов и сохранения архивного содержимого.
Рассмотрите возможность синергии между устойчивыми стратегиями энергосбережения и правильным подбором систем безопасности и аварийного резервного копирования. См. WBDG Баланс между безопасностью/надежностью и целями устойчивого развития.

Экологичный

Экологичный дизайн зависит от размера здания, местного климата, профиля использования, тарифов и скидок на коммунальные услуги и многих других факторов. Стратегии проектирования для достижения устойчивости могут включать:

Снижение энергетической нагрузки за счет интеграции здания с участком; корректировка ориентации здания и оконных проемов; оптимизация оболочки здания (уменьшение инфильтрации, усиление изоляции) и т. д.
Правильный расчет, оптимизация и ввод в эксплуатацию систем отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха
Установка высокоэффективного оборудования, включая механическое, электрическое, водопроводное и осветительное.
Внедрение принципов малоэффективных технологий разработки в дизайн участка.
Использование водосберегающих приспособлений внутри и снаружи для снижения общего потребления воды.
Обеспечение здорового качества окружающей среды в помещении
Обеспечение естественного дневного освещения и видов на природу, когда это возможно
Использование нетоксичных материалов, мебели и отделки с низким содержанием летучих органических соединений или без них

Учитывая большую площадь крыши и пола, типичную для этого типа здания, следует уделить внимание дизайну зеленой или прохладной крыши, применению альтернативных или возобновляемых источников энергии, таких как встроенные в здание фотоэлектрические системы для производства электроэнергии, солнечные тепловые системы для производства горячая вода для горячего водоснабжения (ГВС) или кондиционирования помещений, или системы геотермального теплового насоса для повышения производительности системы отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха.

Дополнительное внимание следует уделить применению других распределенных источников энергии, включая микротурбины, топливные элементы и т. д., которые обеспечивают надежность (аварийное и критическое питание) и независимость от сети, а также снижают зависимость от сети, работающей на ископаемом топливе.

Национальный архив II в Колледж-Парке, штат Мэриленд, является крупнейшим и наиболее технически совершенным архивным зданием в мире. Разработанный архитекторами HOK и инженерами Ellerbe Becket, дом 1.Здание площадью 8 миллионов квадратных футов включает в себя зоны обработки и хранения документов (стеки), пятиуровневый исследовательский центр, лаборатории консервации и специальных медиа, офисы, конференц-залы и помещения для обучения, аудиторию, кафетерий, детский сад и тренажерный зал. . В центре внимания проекта Archives II было создание здания с самыми современными системами и средами, которые соответствовали бы строгим условиям, необходимым для долгосрочной защиты документов. Особое внимание было уделено проектированию и строительству помещений для хранения документации, системы мобильных стеллажей, противопожарной защиты и безопасности.Кроме того, отделка и материалы, использованные при изготовлении стопок, были тщательно изучены и выбраны таким образом, чтобы свести к минимуму воздействие на пластинки вредных загрязняющих веществ.
Фото: Archives.gov

Возникающие проблемы

Учитывая долгосрочную перспективу, необходимую для архивного учреждения, здание должно будет приспосабливаться к меняющимся технологиям хранения и обращения с архивными материалами, изменению характера самих хранимых материалов, изменениям строительных систем и материалов с течением времени и возможным изменение или переопределение миссии.См. WBDG Продуктивно — Дизайн для меняющегося рабочего места и Продуктивно — Интегрируйте технологические инструменты.

Электронные носители — Программа должна предоставить достаточно места для размещения и использования цифровых материалов, поскольку в настоящее время в электронной форме хранится больше записей. Магнитные материалы и оптические носители данных требуют специального хранения для консервации и консервации. Архивные коллекции должны подвергаться особому обращению и обращению, а также требуют специальных температурных и влажностных условий для сохранения и хранения.

Образовательная/преподавательская функция —Учитывать потребности программы во внешних групповых образовательных и обучающих помещениях, а также во внутреннем обучении персонала учреждения и учебных помещениях. Такие учебные центры должны поддерживаться доступом к электронным информационным ресурсам, аппаратным средствам и соответствующему программному обеспечению для повышения производительности. Рассмотрите возможность внедрения технологий беспроводной связи, чтобы сотрудники архива могли классифицировать и определять местонахождение архивных материалов с помощью технологии штрих-кода, не привязываясь к рабочему столу.

Ввод в эксплуатацию — При наличии усовершенствованных и сложных строительных технологий и средств контроля крайне важно, чтобы высокопроизводительные здания были должным образом введены в эксплуатацию в рамках всеобъемлющего плана обеспечения качества. Процесс непрерывного ввода в эксплуатацию на протяжении всего жизненного цикла здания показал свою эффективность. Федеральные агентства и частные учреждения активно продвигаются в направлении обязательного ввода в эксплуатацию всех высокопроизводительных структур в их портфолио.

Модернизация — Обширный перечень старых архивов и хранилищ документации представляет собой серьезную проблему модернизации.Ключевые области, вызывающие обеспокоенность, включают: модернизацию внешней оболочки, механических систем, телекоммуникационной инфраструктуры, безопасности и внутренней отделки. Улучшение качества рабочих мест, энергоэффективности, безопасности, гибкости для учета оттока арендаторов, затрат на техническое обслуживание и ожидаемого жизненного цикла являются важными целями модернизации этих объектов. Надлежащее сохранение зданий, включенных в исторический реестр или имеющих право на включение в него, является частью усилий по модернизации.

Критерии унифицированных объектов Министерства обороны
Совет по международному кодексу
Национальная ассоциация противопожарной защиты
- NFPA 232 Стандарт защиты документации
- NFPA 232A Руководство по противопожарной защите для архивов и центров документации
- NFPA 750 Стандарт на системы противопожарной защиты водяным туманом
- NFPA 13 Стандарт по установке спринклерных систем
- NFPA 72 Национальный кодекс пожарной сигнализации и сигнализации
- NFPA 101, Кодекс безопасности жизнедеятельности®
- NFPA 1, Пожарный кодекс
- NFPA также публикует несколько кодексов и стандартов, которые охватывают конкретные аспекты противопожарной защиты и опасностей, связанных с пожаром.
Плата доступа США

Прочее

Дополнительные ресурсы

ВБДГ

Типы зданий

Библиотеки, Научная библиотека, Президентская библиотека, Административное здание, Автостоянка, Склад

Типы помещений

Атриум, Аудитория, Автоматизированная обработка данных: Мейнфрейм, Автоматизированная обработка данных: Система ПК, Конференц-зал/Класс, Общественное питание, Общее хранилище, Библиотека, Вестибюль, Почтовый центр, Офис, Парковка: Наружная/структурированная, Парковка: Наземная, Физическая подготовка ( Тренажерный зал), отдельный туалет, склад

Цели проектирования

Эстетика, Экономичность, Функциональность/Эксплуатация, Сохранение исторического наследия, Продуктивность, Надежность/Надежность, Устойчивость

Ввод здания в эксплуатацию

Ввод здания в эксплуатацию, определение требований к реализации проекта, соответствие и приемка документации по вводу в эксплуатацию, роль и обязанности владельца в процессе ввода в эксплуатацию

Организации и ассоциации

Каталожные номера

Национальное управление архивов и документации
- Архивы II Использование технологий для защиты архивных документов Технический информационный документ № 13

38-е место в серии из 50 компонентов управления знаниями (слайды 49, 102 и 103 в KM 102) исторических целях с использованием кассет, компакт-дисков или других долговременных носителей.Архивирование — это процесс перемещения файлов, которые больше не используются активно, на отдельное устройство хранения для долгосрочного хранения. Архивные файлы по-прежнему важны для организации и могут понадобиться для дальнейшего использования или должны быть сохранены для соблюдения нормативных требований. Архивы должны быть проиндексированы и доступны для поиска, чтобы файлы можно было легко найти и получить.

Как часть жизненного цикла информации архивирование является важным заключительным этапом. Хранение слишком большого количества старой информации, доступной в Интернете, занимает ценное хранилище, которое можно было бы лучше использовать для новой информации, увеличивает количество возвращаемых нерелевантных результатов поиска и увеличивает усилия, необходимые для обслуживания, переноса и реклассификации контента.

Есть веские причины архивировать содержимое, а не просто удалять его. Законы могут требовать хранения контента в течение определенного периода времени. Внутренние и внешние аудиты могут потребовать сохранения документов. Сохранение информации как части истории – еще одна достойная цель. И бывают случаи, когда информация, которая считалась уже бесполезной, позже оказывается необходимой. Архивирование информации отвечает каждому из этих требований.

Управление документами : отслеживание и хранение электронных документов и/или изображений бумажных документов, отслеживание различных версий, измененных разными пользователями, и архивирование по мере необходимости. Система управления документами (DMS) — это технология, обеспечивающая комплексное решение для управления созданием, сбором, индексированием, хранением, поиском и удалением записей и информационных активов организации.

Ведение документации : ведение документации организации с момента ее создания до ее окончательного уничтожения; это может включать классификацию, хранение, защиту, архивирование и уничтожение записей. Управление записями — это знание того, что у вас есть, где это у вас есть, как долго вы должны хранить это и насколько это безопасно.

1. Процесс управления документами. Идеальный процесс управления жизненным циклом информации обеспечивает простой способ проверки содержимого, при этом повторно используемое содержимое сохраняется, а другое содержимое архивируется на подходящем носителе. Например, в конце проекта перечислены все документы в пространстве проектной группы, пользователь устанавливает флажки для тех, которые можно использовать повторно, а затем нажимает кнопку архивации. В результате многократно используемые документы извлекаются из пространства группы и сохраняются в соответствующем репозитории с использованием связанных метаданных, а все остальные документы архивируются на компакт-диск, который затем сохраняется в указанной архивной библиотеке.

Требования к системе обмена знаниями, включая требования к таксономии и метаданным, должны быть сбалансированы с необходимостью управлять записями в соответствии с законодательными и нормативными требованиями.Знания, информация и записи образуют континуум, которым необходимо управлять целостно, и интегрированная политическая структура помогает поддерживать это.

Управление документами является частью управления информацией. Управление документами охватывает управление электронными документами, независимо от того, являются ли они знаниями или нет. Управление знаниями охватывает управление знаниями, некоторые из которых могут быть систематизированы в документах.Между ними есть пересечение, а также отдельные отдельные области.

Проблема с вики всегда заключалась в крахе двух принципиально разных операций: сохранения и публикации. Вы редактируете и сохраняете страницу. Что случается? Вы публикуете в мире. Нет одобрения. Нет возможности убедиться, что он согласуется с изменениями процесса, внесенными в другом месте, по сравнению с нормативно-правовыми актами или правилами управления, чтобы получить одобрение заинтересованных сторон или получить юридическое одобрение. Как правило, в вики-сайтах отсутствуют возможности управления контентом и рабочего процесса, а поскольку они не имеют дело с одобренными записями, им также не хватает средств управления записями и хранения записей.

Еще в 1940-х годах архивисты говорили о машиночитаемых записях. Споры и эксперименты продолжаются уже много десятилетий. Один из первых подходов заключался в том, чтобы заявить, что электронные документы не являются архивами, потому что архивы не могут с ними работать.(Он говорит, что у архивариусов и делопроизводителей всегда были разногласия, потому что RM касается графиков хранения, т. е. удаления записей.) Со временем архивариусы наловчились. К 2000 году некоторые из них имели дело с электронными записями. В 2010 многие делают, а многие нет. Продолжаются дебаты.

От Хоуи Коэна: Я предлагаю вам работать со своей командой по соблюдению требований. Существуют юридические аспекты управления записями и их хранения, которые различаются в зависимости от компании и отрасли.У ИТ-специалистов могут быть идеи, но чаще всего мы не знаем законов или правил. В своей практике я всегда работаю с юридическими, корпоративными коммуникациями, HR и комплаенс.
От Чака Джорджо: Стремление к архивированию обусловлено ограничениями пространства для хранения или внутренними политиками хранения? Первое можно решить, помогая приобрести дополнительное хранилище, второе будет сложно, поскольку они могут не захотеть сохранять определенный контент после определенного периода времени. Вы также можете попробовать отфильтровать содержимое, чтобы сохранить только то, что может быть наиболее полезным.
От Пола Макдауэлла: Архивирование имеет большое значение для меняющейся и растущей области, но произвольные правила архивирования хороши для менеджеров по документации и ИТ-менеджеров и часто не очень хороши для практиков. Правила должны быть понятны в первую очередь практикам, при условии, конечно, что для правил архивирования нет явных правовых оснований.
От Тэмми Бирден: Это может зависеть от объема, стоимости и видимости контента. Можете ли вы количественно оценить его ценность и, следовательно, потребность в наглядности? Если вы не можете заставить ИТ-специалистов сдвинуться с места, а ценность сохранения/повторного использования по-прежнему высока, вы можете рассмотреть вопрос о преобразовании контента с истекающим сроком действия в записи вики или записи другого типа в банке знаний или в коллекции рабочих продуктов.

Репозитории знаний часто настраиваются на автоматическое архивирование документов по истечении заранее определенного периода времени. Цель состоит в том, чтобы после того, как содержимое было доступно в течение 90 дней (или любой другой выбранной продолжительности), оно перестало быть актуальным и, следовательно, должно быть удалено из репозитория. Предполагается, что этот старый контент не должен отображаться в результатах поиска или в списках доступных документов.

В одной фирме, где я работал, был автоматический процесс архивирования. В результате я часто получал сообщения от разочарованных пользователей, которые искали контент, который они ранее нашли в репозитории, но больше не могли найти. Мне пришлось бы восстанавливать этот контент из архива в активный репозиторий. Это вызывало раздражение пользователей программой МЗ, приводило к потере времени и усилий, а иногда и к задержке получения важной информации, необходимой для работы клиента.

В книге «Управление знаниями и инновации» Стив Деннинг писал: «Качество знаний зависит не от того, старые они или новые, а от того, актуальны ли они, работают ли они до сих пор. Старая она или новая, значения не имеет. Вопрос: работает ли это? Динамика академических кругов иная. Здесь празднуется новое, полезное оно или нет. На старое смотрят свысока не потому, что оно бесполезно, а потому, что смысл существования академических кругов заключается в создании нового, а не полезного.Инновации в промышленности часто основываются на уроках прошлого, особенно на тех, которые были забыты, или на тех, которые можно объединить в новые комбинации для достижения новых результатов. Суть, однако, не в том, новые ли знания, а в том, работают ли они на практике».

В связи с неуклонным снижением стоимости запоминающих устройств, есть несколько веских причин для удаления контента из хранилищ знаний, если только не известно, что он устарел, неверен или бесполезен. Вместо этого разрешите поисковым системам ограничивать результаты на основе дат и других метаданных, чтобы пользователям было легче находить нужный им контент.

Не архивировать автоматически содержимое в хранилище знаний, дискуссиях или других собраниях знаний. Вместо этого убедитесь, что поисковая система может ограничить результаты датой объекта знаний. Можно установить значения по умолчанию, чтобы ограничить результаты последними 90 днями, одним годом или любой желаемой продолжительностью. Но пользователям должно быть легко изменить диапазон дат, чтобы включить более старый контент в результаты поиска.

Кроме того, разрешите помечать содержимое тегами «рекомендуется», «хороший пример» или «проверенная практика» авторитетным источником, а пользователями — «мне это было полезно» или с помощью кнопки «Нравится».Затем разрешите поиск по дате, атрибуту тега, наиболее понравившемуся пользователям и т. д. Дополнительные сведения о рекомендуемых тегах см. в разделе Оценка контента за пределами брандмауэра.

Products

Программное обеспечение для управления документами CMSWIRE
8 компаний, ведущих ECM в 2015 году David Roe
TOP документ Программное обеспечение для управления Capterra
Лучшее программное обеспечение для управления документами 2017 года Молли К. Маклафлин
Системы управления документами: Руководство покупателя Чад Брукс
Программное обеспечение для управления документами Крейг Боровски
Программное обеспечение Records Крейг Боровски , ECM и корпоративные информационные порталы по TAB
Сравнительная таблица программного обеспечения для управления документами по бизнесу.com
Топ-5 лучших систем управления документами в 2017 г., Николас Ферн
ECM и облачный обмен файлами, Real Story Group
The Forrester Wave™: ECM Business Content Services, Q2 2017 via M-Files
Gartner Magic Quadrant for Enterprise Управление контентом 2016 г. через Hyland
Gartner ECM 2016 г. — «Магический квадрант» — Изменения, шумиха и мошенничество? by Technology Services Group
Магический квадрант Gartner для ECM и обзора рынка Venus Tamturk
Books
Архивирование данных на предприятии — стратегический подход Christopher Moran
Молчание архива (принципы и практика управления записями и архивами) Валери Джонсон, Саймон Фаулер и Дэвид Томас
Сохранение цифровой информации Генри Глэдни
Управление документами на предприятии: принципы, методы и приложения Майкл Дж.Д. Саттон
Управление корпоративным контентом с помощью Microsoft SharePoint Кристофер Райли и Шадрах Уайт
Практическое управление корпоративным контентом SharePoint 2013 Стив Гудиер
Технология управления корпоративным контентом: что вам нужно знать Том Дженкинс, Дэвид Глейзер и Хартмут Шапер
Решения для управления корпоративным контентом: что вам нужно знать Билл Форкер, Питер Джелински и Том Дженкинс
Управление контентом в облаке — Управление корпоративным контентом 2. 0 Том Дженкинс
Управление записями Джудит Рид и Мэри Ли Джинн
Управление записями для чайников Блейк Ричардсон
Управление записями и информацией Патрисия К. Фрэнкс
Управление записями и информацией: основы профессиональной практики Уильям Саффади
Управление записями и метаданными SharePoint: цифровое архивирование в Office 365, Альфред де Верд.
Управление записями, Дебби Уэст.
Внедрение электронных систем управления документами и записями, Азад Адам. Ф.Смоллвуд и Роберт Ф. Уильямс
Управление записями: Справочник по принципам и практике Элизабет Шепард
Основы управления записями Кайли Уэлч
Политики и рекомендации в отношении цифровых записей
Пример политики в отношении электронных записей и изображений для использования местными агентствами
Департамент природных и культурных ресурсов Севера требует от любого агентства, которое создает изображения своих записей или ведет электронные записи со сроком хранения десять или более лет, создать и подписать Политику электронных записей и изображений. Политика электронных записей предназначена для использования в качестве инструмента самооценки, чтобы гарантировать, что электронные записи, созданные окружными и муниципальными учреждениями, могут храниться в течение установленного периода хранения, а также создаваться, воспроизводиться и иным образом управляться в соответствии с вышеизложенным. руководящие принципы и другие руководства, подготовленные Департаментом природных и культурных ресурсов. Политика электронных записей и изображений заменяет прежнюю Форму самогарантии.
Запрос на уничтожение оригинальных записей, скопированных с помощью электронных средств (только для местных органов власти)
Форма «Запрос на уничтожение оригинальных записей, дублированных с помощью электронных средств» используется местными органами власти для получения разрешения от Департамента культурных ресурсов на удаление непостоянных бумажных записей, которые были отсканированы, введены в базы данных или иным образом продублированы с помощью цифровых изображений. или другое преобразование в цифровую среду.Эта форма не применяется к записям, которые были микрофильмированы или фотокопированы, или к записям с постоянным хранением.
Руководство для цифровых систем обработки изображений
Эта серия предназначена для государственных и местных учреждений, рассматривающих проект обработки изображений (оцифровки) и внедрение системы обработки изображений. Он был опубликован в августе 2003 года. Серия состоит из пяти глав:
.
Фаза 1: Планирование проекта
Фаза 2: Оценка и выбор технологий
Этап 3: Внедрение системы
Предлагаемая литература
Глоссарий по сканированию
Удобочитаемые дубликаты для сохранения
Ведомства с постоянными записями должны создать резервную копию этих записей, как описано в §132-8.2: «Дубликаты для сохранения должны быть долговечными, точными, полными и четкими…» Согласно политике Департамента, дубликаты для сохранения должны быть либо бумажными, либо микрофильмированными копиями оригинальных записей. Постоянные записи с определенными характеристиками требуют сохранения удобочитаемых дубликатов. Политика «Человекочитаемые дубликаты сохранения» описывает эти характеристики и соответствующие форматы для удобочитаемых дубликатов сохранения.
Преобразование электронных записей в микрофильмы
В этом документе описывается платная услуга, которую Государственный архив может предложить государственным и местным учреждениям по преобразованию цифровых документов в архивные микрофильмы для недорогого долгосрочного хранения и доступа.Эта услуга доступна как для графических записей, так и для цифровых записей. В приведенном выше документе указано, какие записи являются приемлемыми, требования к представлению и результаты, которых должны ожидать агентства.
Контрольный список для сканирования контрактов
В этом документе приведен список соображений для государственных и местных органов власти при заключении контрактов с поставщиками сканеров.
Учебные пособия по образцам политики в отношении электронных записей и образов, а также по внедрению программы создания цифровых изображений см. в разделе «Учебные пособия по управлению записями» на этой странице.
Управление информацией в CoE
Какую ссылку я должен поставить в своем документе?
Источник
Ссылки обычно включают указание на источник, т. е. авторский орган, комитет или отдел.
Субъекты могут устанавливать свои собственные ссылки, которые указывают происхождение с использованием акронима, например. CM для Комитета министров или CDCPP для Руководящего комитета по культуре, наследию и ландшафту, если они принимают во внимание рекомендации, представленные в документе «Руководство по ссылкам на документы и классификации документов Совета Европы » (см. ниже).В этом случае им приходится самим управлять порядковыми номерами документов. Организации должны использовать сокращения, которые уже существуют для структуры.
Также можно использовать в качестве ссылки идентификатор, автоматически предоставленный Системой управления записями Совета Европы. В этом случае используется аббревиатура COE, например. СЕ (2012) 0001724. Для этих ссылок и год, и порядковый номер генерируются автоматически.
Год
Если ссылки включают календарный год выпуска, он должен иметь форму (ГГГГ), 4 цифры в круглых скобках, т.е.г. СМ (2004) 10. Если документ переиздается, он должен получить новую ссылку с указанием фактического года публикации.
Длина
Длина ссылки не должна превышать 25 цифр (исключая суффиксы).
Диакритические знаки/пробелы
В ссылке не должно быть ни диакритических знаков (ударений), ни пробелов.
Язык
Язык документа не является частью ссылки. Ссылка идентична для всех языковых версий.Не рекомендуется указывать языковую версию в документе.
Суффиксы
Можно использовать суффиксы для различения версий или частей документа. Рекомендуется использовать сокращенные суффиксы, и они должны быть одинаковыми для всех языковых версий, поскольку они не зависят от языка. Суффиксы можно дополнительно различать по номерам, например, add1 или part2.
Суффикс добавляется через дефис к основной ссылке без пробелов, т.е.г. СМ (2004) 10-ред. Если используется несколько суффиксов, они добавляются напрямую без добавления дефиса, например CM(2014)10-revadd. Соблюдение этих правил позволяет использовать «магические ссылки» в Системе управления записями Совета Европы: всякий раз, когда ссылка на документ упоминается в тексте документа Word, может быть создана автоматическая гиперссылка на документы, содержащие эту ссылку на документ. с помощью специальной функции, разработанной для MS Word.
Точный характер версии документа также должен быть указан в заголовке.
Сокращения суффиксов должны использоваться последовательно во всем Совете Европы. Рекомендуются следующие сокращения:
добавить (для Дополнения)
amdt (за Поправку, Поправку)
приложение (для Приложения, Приложение)
исправление (для исправления)
плавник (для Final, Definitif)
prov (для черновика, провизии)
часть (для Part, Partie)
rev (для Revised, Rév, Révisé)
том (для тома)
Дополнительную информацию см. в документе «Руководство по ссылкам на документы и классификации документов Совета Европы » в документации и архиве. Совместный сайт корреспондентов
.

Служба хранения документов | Железная гора AU
Каковы преимущества использования нашей системы управления записями?
Независимо от того, хранит ли ваша компания информацию в бумажных документах, цифровых PDF-файлах или других мультимедийных форматах, Iron Mountain поможет вам правильно управлять хранилищем данных.
Наши услуги могут:
Архивируйте важные файлы для вашего бизнеса
Iron Mountain позволяет хранить ваши файлы в безопасном месте, которое можно легко восстановить, когда вам это нужно.
Оцифровка документов для быстрого доступа
Iron Mountain предлагает услуги оцифровки, если у вас есть важные документы, которые вы постоянно используете. Оцифровав документ и загрузив его в нашу защищенную облачную систему, вы можете получить доступ к виртуальной копии этих данных даже после того, как ваш исходный документ будет удален.
Хранить информацию в соответствии с государственными и отраслевыми нормами
В зависимости от отрасли, в которой работает ваш бизнес, информация должна храниться в соответствии с государственными постановлениями. Решение о размещении ваших важных документов в Iron Mountain не только защитит вашу компанию от потенциальных утечек данных, но и от дополнительных штрафов, которые вы можете понести за неправильное хранение.
Очистите свое рабочее место
Одной из самых больших проблем при хранении документов на месте является пространственное неудобство.Если у вас есть большое количество бумажных документов с важной информацией, вашему бизнесу обычно приходится выделять большое пространство в вашем здании только для хранения. Эту комнату можно было бы лучше использовать для других функций.
Физические свойства ваших документов также сопряжены с потенциальными опасностями. Наводнения, пожары и другие внезапные бедствия могут быстро стереть физическую информацию, которая хранилась ненадлежащим образом. Ваши важные документы останутся в безопасности благодаря удаленному хранению.
Как работает внешнее хранилище документов
Хранение предметов не должно быть сложным процессом.
Когда вы решите хранить свои документы с помощью Iron Mountain, наши комплексные решения для хранения конфиденциальных записей означают, что у вас будет один надежный партнер для всех ваших потребностей в архивах. Iron Mountain может обрабатывать все, от транспортировки до архивирования документов и индексации.
Вот пример типичного процесса хранения документов:
Вы упаковываете свои архивные коробки ИЛИ мы можем упаковать их для вас.
Ваши коробки забираются и хранятся на охраняемом складе Iron Mountain.
Запланируйте быстрый поиск ваших картонных коробок онлайн.
Выбранные вами коробки будут доставлены вам обратно.
Iron Mountain предлагает вам гибкость в выборе того, какую услугу хранения вы хотите. Наши индивидуальные решения могут работать с вашим бизнесом и включать краткосрочное или долгосрочное хранение всех типов файлов.
Физические и облачные системы хранения
Два самых популярных способа хранения информации — физический или через облачную систему хранения, оба из которых предлагает Iron Mountain.В идеале физические и онлайновые системы хранения документов лучше всего работают в тандеме друг с другом. Однако, чтобы увидеть, как физическое хранилище сочетается с облачным хранилищем, рассмотрите следующие моменты:
Физическое хранилище может помочь сохранить оригинальную копию важного документа
Сканирование физического документа и его загрузка в облако могут сэкономить место, но только физическое хранилище в безопасном месте может сохранить исходную копию документа.
Облачное хранилище лучше всего подходит для резервного копирования
Облачное хранилище творит чудеса в качестве решения для резервного копирования, но есть определенные аспекты исходного документа, которые нельзя воспроизвести с помощью копии.
Защита от возможного простоя сервера
Если сервер облачного хостинга выйдет из строя, вы останетесь без доступа к важным документам. Сканирование документов также имеет очень небольшую вероятность повреждения данных. Физические документы осязаемы и могут быть получены в любое время.
Поиск документа
Поиск документа может быть простым процессом. Всякий раз, когда вам нужно иметь документ на руках, закажите его онлайн через веб-портал Iron Mountain Records Management.Мы можем запланировать доставку из нашего удаленного хранилища документов прямо к вам.
Как внедрить систему архивирования документов
Архивирование документов — это практика хранения статических документов в безопасном физическом или цифровом пространстве, и это важный аспект любой системы управления документами (DMS). Предприятия в различных отраслях и областях практикуют архивирование документов, особенно те, которые должны хранить записи и файлы, которые больше не используются активно.
Что такое архивирование документов?
Архивирование документов — это практика перемещения документов, которые больше не используются регулярно, но все же нуждаются в хранении, в хранилище.
Документы могут храниться по ряду причин, в том числе:
Юридические требования
Деловые документы
Налоговые документы
Освобождение места
Документы могут быть физическими или цифровыми, хотя многие компании делают переход от бумаги до цифрового управления документами и архивирования, чтобы уменьшить физическое пространство для хранения и упростить повседневные операции.Архивирование данных — важнейшая часть любого бизнеса, позволяющая сохранять важные документы и классифицировать их таким образом, чтобы их было легко найти, если они понадобятся в будущем.
Важно отметить разницу между данными резервного копирования и архивными данными. Резервное копирование данных — это временное средство восстановления активно используемых документов. И наоборот, архивные данные включают в себя документы, которые вы или ваши сотрудники не используете активно (и не будете использовать в обозримом будущем), но вам все же необходимо держать их под рукой.
Способы архивирования документов
Существует несколько способов архивирования документов, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы. Мы можем сравнить три наиболее распространенных метода, чтобы установить, что можно выиграть или потерять, выбрав любой из них. (Вам не обязательно выбирать только один метод; распространены множественные архивы и диверсификация.)
Хранение бумаги
Самый старый метод — это, конечно, традиционное хранение бумаги — картотечные шкафы, полные документов или копий. Это один из самых безопасных методов архивирования в цифровом мире: бумажное хранилище невозможно взломать, а отредактировать физически заархивированную информацию, не оставив следов, невероятно сложно.
Основным недостатком бумажных хранилищ является то, что они громоздки и медленны в использовании. Компьютер может извлекать цифровые документы, искать их содержимое, а также сортировать и каталогизировать информацию за считанные секунды. Поиск той же информации в бумажных документах может занять часы, а в некоторых случаях даже дни. Бумага повышает безопасность, но снижает эффективность.
Цифровые архивы
Цифровое хранение, вероятно, является сегодня наиболее распространенным методом архивирования. У вас есть цифровые копии всех ваших документов, и эти цифровые файлы могут храниться на жестких дисках, локальных серверах, облачных ресурсах или в любой другой компьютерной системе.Цифровые архивы чрезвычайно доступны и эффективны. Вот почему они были изобретены.
Недостатком цифровых архивов является то, что их можно взломать или взломать. Кроме того, если они недостаточно продублированы на нескольких устройствах, они могут быть потеряны в одном инциденте.
Сканирование по запросу
Еще одним распространенным методом хранения является сканирование по запросу. Он служит гибридом между цифровым и бумажным архивированием. Сканирование по запросу — это служба, которая сохраняет вашу информацию в виде бумажных документов, а также сканирует их и отправляет в виде цифровых документов.Вы получаете надежность и безопасность бумажных документов с удобством оцифровки. Конечно, наличие как бумажных, так и цифровых записей означает, что нужно иметь дело с недостатками обоих. Сканирование по требованию далеко не так быстро, как цифровые архивы, и создает риски цифровой безопасности для ваших бумажных архивов.
Что такое документооборот?
Архивирование документов — это часть управления документами, представляющая собой организованный подход к регистрации и хранению документов. DMS — это программное обеспечение, которое собирает, хранит, хранит и распространяет документы среди членов вашей организации.

Примечание редактора: Ищете программное обеспечение для управления документами для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Преимущества архивирования документов для вашего бизнеса
Электронное архивирование важно по многим причинам. Прежде всего, это позволяет вам упорядочивать важные файлы и обеспечивает простой способ найти эти файлы снова, если они когда-либо понадобятся.
Ваш бизнес будет производить множество данных и отдельных документов, независимо от того, в какой отрасли вы работаете, и вы, как владелец малого бизнеса, должны убедиться, что данные хранятся таким образом, чтобы их можно было эффективно использовать.
Архивирование документов может принести вашему бизнесу несколько преимуществ:
Высвобождает офисные и складские площади. Если в вашем бизнесе используется управление физическими документами, велика вероятность, что большая часть вашего офисного пространства занята рядами ящиков для хранения или картотечных шкафов, заполненных документами и бумагами, на просеивание которых уходят часы. Однако использование системы архивирования может освободить это пространство. Или, если вы уже используете цифровую систему, архивация может освободить место для хранения активных документов.
Обеспечивает безопасность. Многие компании имеют дело с документами, которые необходимо хранить в безопасности, особенно в таких отраслях, как здравоохранение, юриспруденция или финансы. Решения для архивации документов и DMS часто имеют встроенные меры безопасности, которые управляют доступом пользователей, отслеживают правки и контролируют пароли.
Документы защищены от физических повреждений. Коробки с физическими документами особенно подвержены физическим бедствиям или опасностям, таким как пожар, наводнение или кража.Архивирование ваших документов в цифровом виде или в облаке гарантирует, что ваши файлы и документы в безопасности, несмотря ни на что.
Повышает эффективность вашего бизнеса. Мир все больше переходит на цифровые технологии, и компаниям, которые все еще используют аналоговые системы, становится все труднее удовлетворять спрос. Использование системы цифрового архивирования может улучшить ваш рабочий процесс, позволяя вам и вашим сотрудникам вызывать любой документ всего несколькими щелчками мыши, избавляя от необходимости сортировать коробку за коробкой.
Помогает соблюдать требования. Для компаний в юридической, медицинской или финансовой отраслях часто существуют строгие правила в отношении хранения данных и информации клиентов, которые может быть трудно соблюдать, когда вы в основном обрабатываете и храните бумажные копии. Системы цифрового архивирования часто поставляются с автоматизированными мерами соответствия, чтобы помочь вашим деловым документам соответствовать требованиям.
Как внедрить архивирование документов в малом бизнесе
Архивирование документов и управление записями важны, и поэтому это непростая задача.Вы должны посвятить время и ресурсы и взять на себя обязательство делать все правильно, чтобы получить максимальную выгоду.
Есть шаги, которым вы можете следовать, чтобы сделать процесс максимально безболезненным с минимальным временем простоя.
1. Оцените свою текущую систему.
Во-первых, посмотрите на вашу текущую систему управления документами. Существует ли официальная система или документы обрабатываются ситуативно? Посмотрите, как создается, принимается, обрабатывается, хранится и удаляется каждый документ. Обратите внимание, что работает хорошо, а что нет.
Далее вам нужно будет провести инвентаризацию существующих документов, чтобы определить, сколько места вам нужно (физически и в цифровом виде).Вам также необходимо классифицировать свои запасы по функциям, таким как финансы, персонал, бюджет и т. д.
2. Определите свои цели.
Ваш следующий шаг — решить, что вы хотите, чтобы ваша система делала для вас. Вы стремитесь снизить затраты? Повысить продуктивность? Внедрить более простую в использовании систему? Автоматизировать меры по обеспечению соответствия?
Перечислите свои цели в порядке приоритета. Вы также должны определить, кто в вашей команде будет отвечать за надзор и управление этой новой системой, и включить их в свое планирование.
3. Определите график хранения.
График хранения определяет, как долго вы должны хранить документ. Для некоторых документов предусмотрены графики хранения, регулируемые извне, для других применяются передовые методы, поэтому важно сделать это ключевой частью вашей системы архивирования. Например, вы должны вести постоянный учет финансовых отчетов или документов о собственности, а все документы, связанные с налогами и IRS, должны храниться не менее семи лет.
Если вас беспокоит ответственность за удаление определенных документов, вы можете нанять поставщика Национальной ассоциации по уничтожению информации для безопасной транспортировки и уничтожения конфиденциальных документов.
4. Оцифровать все бумажные документы.
Это может занять много времени и утомительно, но преобразование бумажных документов в цифровые файлы окупится в долгосрочной перспективе. Это может помочь вам сократить расходы и сэкономить место на физическом хранилище, а также упростить доступ к важным документам. Вы можете продолжать хранить печатные копии определенных документов, но также оцифровывать их, чтобы быть в безопасности.
Для оцифровки бумажных документов вы можете использовать сканер, входящий в комплект поставки вашего принтера, или использовать мобильное приложение для сканирования.Самый простой способ обеспечить универсальный доступ к вашим заархивированным документам — отсканировать их в виде PDF-файлов.
5. Выберите поставщика хранилища.
Хотя вы можете сами хранить файлы на компьютерах вашей компании, если у вас очень малый бизнес, часто в ваших интересах найти поставщика, который будет хранить их для вас. Использование службы управления документами, которая предлагает архивирование документов, предоставляет множество функций, включая дополнительную безопасность, и может помочь с настройкой и устранением неполадок, когда вам это нужно.
6. Оцените процессы и хранилище.
Архивирование документов — это активный, непрерывный процесс, который требует постоянного внимания, чтобы гарантировать, что процесс работает должным образом. Сделайте частью политики своей компании ежегодную проверку всех процедур управления документами и архивирования и внесите необходимые коррективы.
Убедитесь, что ваши сотрудники понимают весь процесс от начала до конца, включив его в свой процесс адаптации, и предложите ежегодный курс повышения квалификации для сотрудников, которые этого хотят.
Вам также следует периодически просматривать архивные материалы, чтобы убедиться, что информация защищена и доступна, а также проверять, кто имеет – и не имеет – доступ к этим документам.
Лучшие практики архивирования документов
Архивирование документов и управление ими — постоянно развивающийся процесс, который требует постоянного контроля и корректировки. Сделайте свой архив документов максимально эффективным с помощью этих bпрактик.
1. Знать требования к хранению документации.
Изучите правила, регулирующие срок хранения каждого типа документов. Общее эмпирическое правило, за исключением документов, определенных финансовых отчетов и налоговых документов, составляет 10 лет, но во многих отраслях и организациях действуют особые правила и положения.
2. Определите, что представляет собой деловая запись.
Каждый бизнес уникален; документ, который необходим для архивирования одного бизнеса, может быть не так важен для вашей компании. Заранее определите, что такое бизнес-запись (и как вы хотите, чтобы она хранилась), и убедитесь, что это различие понятно вашим сотрудникам.
3. Иметь четкую систему хранения.
После того, как вы определили, какие записи будут храниться, тщательно продумайте систему того, как они будут храниться. Вы можете классифицировать документы по типу, функции, команде или клиенту и соответствующим образом назвать файлы. Что бы вы ни решили, добавьте это в список политик вашей компании и убедитесь, что они реализованы в масштабах всей компании.
4. Определите политику хранения документов.
Ваши сотрудники будут иметь доступ к сотням, если не тысячам, документов во время работы в вашей компании.Вам решать, кто просматривает или редактирует какие документы и как долго каждый сотрудник должен иметь доступ к этим файлам.
Политики должны определяться на основе уникальных видов использования и потребностей вашей компании, но ниже приведены некоторые общие политики, связанные с управлением документами и их архивированием: ваши потребности в безопасности.
Первым шагом в безопасном архивировании файлов является изучение соответствия.В каждой отрасли есть стандарты, которые часто устанавливаются государственными постановлениями. Вы должны знать эти правила и соблюдать их, чтобы избежать серьезных проблем.
Когда вы узнаете требования, вы захотите проверить безопасность своих файлов, чтобы найти недостатки и источники несоответствия. Вы можете поручить аудит безопасности архива профессиональным группам, что часто является хорошим способом выявить белые пятна, которые легко пропустить при внутреннем аудите.
Как решить, какие файлы архивировать
Хотя вы должны по своему усмотрению определять, какие файлы необходимо архивировать, вы можете следовать этим двум эмпирическим правилам, чтобы руководствоваться вашими решениями:
Архивировать все, что вам требуется , либо по закону, либо в соответствии с отраслевыми нормами, и храните эти файлы в записи до тех пор, пока этого требуют правила.