Оформление протокола собрания образец: Образец протокола общего собрания 2020 (по новой форме) скачать

Содержание

Протокол общего собрания участников ООО в 2021 году

Если в обществе с ограниченной ответственностью несколько учредителей, для регистрации в ФНС в 2021 году будет необходим протокол общего собрания. Этот документ составляется в свободной форме. Однако некоторые данные указывать обязательно.

Содержание:

Пример протокола общего собрания участников ООО

Правила проведения собрания

Для того, чтобы открыть ООО, необходимо провести общее собрание учредителей. На нем должно быть единогласно принято решение об учреждении организации.

Протокол подписывают председатель собрания и секретарь. Их нужно выбрать из числа участников собрания. Готовый протокол прошивать не нужно. Достаточно скрепить его и пронумеровать листы.

Составляется протокол по числу участников собрания. Два экземпляра делают дополнительно: для ФНС и для внутренней документации фирмы.

Закон требует, чтобы протокол был заверен нотариусом. Для этого он должен присутствовать на собрании. Это требование можно обойти. Пропишите в уставе другой способ для заверения протоколов собраний:

  • видеофиксация
  • аудиозапись
  • подписание протокола всеми участниками собрания

Для хранения протоколов, видео и аудиозаписей у общества должна быть специальная папка. В нее вы будете вшивать эти документы.

Во время проведения собрания по поводу учреждения общества с ограниченной ответственностью нужно рассмотреть следующие вопросы:

  • фирменное наименование организации
  • ее местонахождение
  • размер уставного капитала и доли учредителей
  • утверждение устава
  • избрание органа управления
  • подписание договора об учреждении ООО

В течение 10 дней после проведения собрания председатель должен направить каждому участнику его копию подписанного протокола.

Способ направления документов прописывают в уставе.

Что нужно указать в протоколе

Очень важно составить протокол грамотно. Он входит в комплект документов для регистрации ООО. Протокол должен быть в письменном виде, его заверяют подписями председатель и секретарь. Их необходимо выбрать из числа присутствующих.

Сведения, которые необходимо включить в протокол обязательно:

  • название документа
  • наименование организации
  • паспортные данные учредителей, ФИО, прописка, указание, кто будет председателем заседания, а кто — секретарем
  • повестка дня — перечень вопросов, которые необходимо рассмотреть на собрании
  • по каждому вопросу пишется описание принятого решения и подсчет голосов «за» и «против», в протоколе о создании ООО не должно быть отрицательных голосов
  • подписи сторон. Лучше, если распишутся все участники общества, а не толкьо секретарь и председатель собрания;

На нашем сайте вы можете бесплатно сформировать верный протокол автоматически

Наш сервис подготовит все регистрационные документы быстро, без ошибок и по всем правилам ФНС. От вас требуется только вписать нужную информацию в поля формы. После чего вы сможете бесплатно скачать готовые документы и распечатать их для налоговой.

Протокол общего собрания учредителей ООО в 2021 году – образец, требования

Протокол общего собрания учредителей ООО создаётся всего один раз, и, крайне важно придерживаться определённых правил и механизмов при его изготовлении.

В данной статье мы ответим на вопрос «как оформить протокол собрания учредителей», чтобы его нельзя было оспорить или получить отказ при регистрации ООО.

Отличия участников от учредителей

С юридической точки зрения есть отличия:

  • Протокол общего собрания учредителей (иногда говорят: «учредительного собрания») готовится при учреждении фирмы.
  • Протокол внеочередного общего собрания участников ООО создаётся, если организация созывает участников, например, для смены генерального директора, продажи долей учредителя, смены места нахождения, либо внесения других изменений.
  • Протокол очередного общего собрания участников разрабатывается для годового собрания, которое по новому закону проводится ежегодно.

Требования к содержанию протокола собрания учредителей

Заголовок протокола собрания учредителей

Чтобы документ имел полную юридическую силу, заголовок должен начинаться со слов «Протокол N 1 общего собрания учредителей «Общество с ограниченной ответственностью»» и далее должно следовать полное наименование компании.

Дата документа проставляется исходя из времени проведения собрания, а не в тот момент, когда был оформлен сам протокол. Её обычно располагают на следующей строке после слова «ПРОТОКОЛ» или перед специальной линией-ограничителем.

После даты и номера необходимо указать место, где произошло собрание. При указании населённого пункта можно использовать сокращения: город — г., область — обл. и так далее.

В соответствии с ст. 181.2. ГК РФ в протоколе общего собрания должны обязательно быть указаны:

  • дата, время и место проведения собрания;
  • сведения о лицах, принявших участие в собрании;
  • результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
  • сведения о лицах, проводивших подсчёт голосов;
  • сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.

Вводная часть содержания протокола

Основной текст протокола состоит из двух частей. Первая — вводная, заполняется строго по образцу. Вторая — основная оформляется в свободной форме.

Во вводной части текста необходимо указать данные о составе учредителей, которые принимали участие в собрании, а также повестку дня. Сначала указываются сведения о председательствующем на общем собрании и секретаре собрания, а также отдельно о лице, проводившем подсчёт голосов, после этого через слово «Присутствовали» указываются все учредители. Нужно написать: их фамилии, имена, отчества, данные паспорта и адреса регистрации. Если речь идёт о юридическом лице, то указываются: название организации, ИНН, ОГРН, а также данные представителя компании.

Повестка дня

Повестка дня также прописывается в документе, а после этих слов идёт нумерованное перечисление вопросов, которые были рассмотрены на собрании. Здесь есть определённые правила:

  • Если на собрании предлагается какой-то доклад, то указываются фамилия, инициалы и должность докладчика.
  • Все вопросы нумеруются в зависимости от их важности. Сначала идут главные, затем — второстепенные.
  • Каждый вопрос должен быть чётко и лаконично сформулирован.

Главная часть текста состоит из нескольких блоков, которые идут в определённом порядке: «Слушали», «Выступили», «Постановили», «Голосовали».

  • В блоке «Слушали» нужно указать должность, фамилия и инициалы основного докладчика в родительном падеже. Затем можно кратко изложить суть самого доклада. Если речь большая и объёмная, то её можно оформить отдельно.
  • В блоке «Выступили» указываются фамилии и инициалы выступавших. Их доклады можно тезисно сформулировать через тире.
  • В блоке «Постановили» указываются принятые решения.

В протоколе собрания учредителей ООО, главными пунктами являются:

  • Избрание председательствующего и секретаря собрания. Они выбираются из состава учредителей.
  • Об учреждении общества, при этом нужно утвердить его фирменное наименование и местонахождение общества.
  • Об утверждении устава общества.
  • О размере, способе, порядке и сроках оплаты уставного капитала.
  • Размер и номинальную стоимость доли каждого из учредителей.
  • Об избрании органов управления общества (в основном — избрание только Генерального директора).
  • Если в уставе ООО будет указан контрольный орган, необходимо сразу сформировать ревизионную комиссию (ревизора) Общества.
  • Если в уставе будет указан обязательный ежегодный аудит общества, или он предусмотрен законодательством, то сразу нужно утвердить аудитора общества.
  • Определить, кто из учредителей будет оплачивать государственную пошлину за государственную регистрацию общества и осуществлять все иные действия необходимые для регистрации общества.

Все решения принимаются единогласно, за исключением решений об избрании органов управления общества, образовании ревизионной комиссии или избрании ревизора общества и утверждении аудитора общества, которые осуществляются большинством не менее трёх четвертей голосов от общего числа голосов учредителей общества.

Заключительная часть

  • Исходя из требований законодательства, в протоколе достаточно подписей председательствующего и секретаря, но лучше, если ниже протокол подпишут все учредители общества.
  • Если протокол больше, чем на одном листе, его необходимо прошить, пронумеровать страницы и на обороте заверить подписями председательствующего и секретаря.

Все правила, когда вы заполняете протокол общего собрания учредителей ООО можно посчитать чересчур формализированными однако их необходимо соблюдать, чтобы документ нельзя было оспорить.

Право оспорить правильно оформленный протокол имеет только тот участник собрания, который голосовал «против» по какому-то вопросу или не присутствовал на собрании. Участник собрания, голосовавший за принятие решения или воздержавшийся от голосования, вправе оспорить в суде решение собрания в случаях, если его волеизъявление при голосовании было нарушено.

Очень важно, чтобы протокол был обязательно подписан председательствующим и секретарём. Так как теперь это обязательное требование законодательства.

Рекомендуем сделать несколько экземпляров протокола о создании, так как в будущем при смене состава участников, в случае потери протокола, восстановить этот документ очень сложно.

Протокол общего собрания СНТ — образец 2020 года

В соответствии с определением понятия «протокол» — единственным официальным документом является протокол заседания правления СНТ собрания. Или как его еще называют — протокол общего собрания. Это значит:

  • Имея постоянный статус официального документа юр. лица, протокол заседания правления СНТ принимается к рассмотрению соответствующих законодательству России решений всеми юридическими и физ. лицами, гос. органами и органами самоуправления, а также судебными и правоохранительными системами.
  • Именно на основе протокола общего собрания и действуют органы управления СНТ. Поэтому нет причин считать протокол собрания СНТ пустой бумажкой, не имеющей особого значения. А поскольку это так — любому СНТ собранию следует обращать внимание на верное оформление своих управленческих документов — протоколов собраний, заседаний и комиссий, чтобы эти документы имели соответствующий юридический и правовой статус.

Садоводческое товарищество — это объединение не менее трех лиц, владеющих участком на одной территории и вместе осуществляющих какую-либо хоз. деятельность. Как юр. образование протокол СНТ оформляет устав, также он выбирает председателя и секретаря. Проводится его официальная регистрация. Все решения, принимаемые СНТ членами на всеобщих собраниях, оформляются через протоколирование.

История протокола

Оказывается существующая практика протоколирования подобного принятия решений была впервые применена в конце 18 века. Со временем в РФ к практике управления также добавилось коллективное и коллегиальное обсуждение. Вполне достаточный срок, чтобы в Россия научились оформлять протоколы.

Правила оформления протоколов

  • Следует заметить, что существуют и определённые нормативы, раскрывающие данные правила. Пример:
  • ГОСТ Р 6. 30-2003 или «Унифицированная система организационной документации», который приняли в действие Постановлением Гос. стандарта России.
  • Типовая инструкция в федеральных органе исполнительной власти (утверждена Министерством культуры России).

Или другой документ на эту же тему:

«Система стандартов информации и издательскому делу. Общие требования».

Образец протокола собрания СНТ 2017 года

Кроме того может понадобится выписка из протокола.

Образец выписки протокола общего собрания СНТ

Главное, что в них есть во всех — это то, что они обычно носят рекомендательный характер. И в последнем указанном документе прописано про то, что поскольку нормативные документы имеют некоторые разночтения и различные требованию к оформлению, то организациям и учреждениям следует разработать отдельные инструкции по делопроизводству, которые определят правила для каждой отдельной организации. Основу подобных инструкций составляли бы в любом случае вышеназванные документы.

Достаточным будет определить порядок делопроизводства и принять регламент проведения данного собрания. Это даст возможность расставить по местам все существующие нормы делопроизводства. Однако, правила по оформлению протоколов СНТ и общему собранию, где учтены последние требования к составлению такого протокола в письменной форме, определёны нормами Главы 9. 1 ГК РФ.

Следует помнить, что самая важная часть такого протокола — его постановляющая (или распорядительная) часть. И здесь «домашняя заготовка» просто необходима. Причём стоит оставлять свободное место для текста между пунктами решения на случай внесения изменений или дополнений во время собрания. После «утряски» обществом садоводов каждого пункта решения — целесообразно подписать решение. И после собрания, в спокойной обстановке оформить весь протокол. Если это необходимо, заготовленный лист можно подшить к протоколу.

Сроки оформления такого протокола законом не установлены. Однако, в статье 21 указано, что решения членов садоводческого и дачного некоммерческого объединения доводятся до сведения всех его членов в течение 7 дней. Это значит, что оформление протокола должно укладываться в такие сроки. Важно также понимать, что правилами ГОСТа для обычного протокола выставлен срок в 5 дней и регламент организации проведения собрания СНТ, принятый в товариществе может выставить какие-то иные сроки. Но они должны быть не больше 7 дней.

В каком виде проводить

Может проводиться в форме совместного присутствия и в форме уполномоченных. Чтобы собрание было правомерно, необходимо чтобы на нем присутствовало как минимум 50% от числа СНТ. Данную проблему легко решить, если каждый из тех, кто не в состоянии присутствовать, даст доверенность на участие от своего имени.
Данная доверенность должна быть заверена. Она может быть дана, в том числе и на другого участника, который будет голосовать.

Протокол общего собрания учредителей о создании ООО

Протокол общего собрания учредителей относится к обязательным документам для регистрации ООО в 2021 году. Его нужно составить если в обществе с ограниченной ответственностью больше одного учредителя. Для этого проводится общее собрание и по его итогам составляется протокол. Написать его можно в произвольной форме, но есть информация и реквизиты, которые нужно обязательно указать.

1. Пример протокола собрания учредителей

Образец протокола собрания учредителей

2. Правила проведения собрания

Собрания ООО нужно проводить в порядке, установленном ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью”. Аспекты, не урегулированные этим законом, в дальнейшем можно установить в уставе и других внутренних документах общества. Общие правила проведения собрания таковы:

  • Перед открытием собрания все его участники должны зарегистрироваться. Незарегистрированные участники не могут принимать участия в нем и голосовать
  • Участвовать в собрании учредители могут как лично, так и через своих представителей
  • Собрание начинается в то время, которое указано в уведомлении о его проведении. Раньше его можно начать только в случае, если все участники уже зарегистрировались
  • Из числа участников выбираются председательствующий на собрании и секретарь
  • Секретарь ведет протокол собрания, а также позднее рассылает его учредителям не более, чем через 10 дней после собрания
  • Для каждого собрания предусмотрена повестка дня. Принимать решения по вопросам, не указанным в ней, собрание может только при присутствии всех учредителей
  • Обычно решения принимаются большинством голосов, но на этапе регистрации ООО все учредители должны единогласно проголосовать “ЗА” по всем пунктам
  • Голосование по умолчанию открытое. В дальнейшем вы можете предусмотреть другие варианты голосования в Уставе ООО

По итогам собрания составляется протокол, его должны подписать секретарь и председатель собрания, но по желанию могут и все участники. Если в документе больше одной страницы, его нужно пронумеровать, но сшивать не обязательно — можно скрепить степлером или скрепкой. По одной копии протокола должно быть у каждого учредителя, одна в документации фирмы и еще одну нужно предоставить в ФНС при регистрации.

Учтите, что протокол необходимо будет заверить. По общему правилу, заверяет его нотариус, поэтому его обычно приглашают на собрание или проводят собрание в нотариальной конторе. Если вам неудобен этот способ заверения, в Уставе вы можете установить другие варианты — подписание всеми учредителями или всеми присутствующими участниками собрания, аудио- или видеозапись и т.д. Если в Уставе ООО не указа способ заверения иной, нежели нотариусом, значит протокол должен быть им заверен.

Скачайте правильно составленный протокол бесплатно

Внесите свои данные в простую форму и наш бесплатный сервис за 15 минут сформирует для вас протокол собрания и другие регистрационные документы. Система не допускает ошибок и учитывает все требования налоговой. Вам и другим учредителям останется только подписать документы.

3. Что нужно указать в протоколе

В протоколе общего собрания на этапе регистрации ООО обязательно укажите следующие сведения:

  • Название документа
  • Наименование организации
  • Дату и место проведения собрания
  • Список присутствующих учредителей
  • Данные секретаря и председателя
  • Повестка дня
  • Описание решений с подсчетом голосов по каждому
  • Подписи председателя и секретаря (или всех участников собрания)

В момент создания компании на повестку дня собрания вынесите следующие вопросы:

  • о фирменном наименовании компании
  • о месте нахождения ООО
  • о подписании договора об учреждении общества
  • об общем размере уставного капитала и долях в нем
  • об утверждении устава (или о том, что общество будет действовать по типовому уставу, утвержденному Правительством РФ)
  • об избрании органов управления обществом

Оформление протокола общего собрания участников ООО в 2019 году: правила, требования и сроки оформления

Занесение результатов голосования в протокол

Любое решение, принимаемое юридическим лицом, должно быть документально зафиксировано и заверено подписями участников и ответственных лиц. Документ, который составляется и содержит в себе все обязательные данные – это протокол общего собрания членов предприятия.

Такой документ представляет собой специальную форму, в которой фиксируются:

  • ход заседания участников компании;
  • краткое содержание повестки встречи;
  • результаты голосования;
  • принятое решение.

Протоколом оформляются решения, которые необходимо принимать коллегиально, а это значит, что оформление документа должно отвечать требованиям и нормам действующего законодательства, поскольку при нарушении установленных правил, протокол будет считаться недействительным, а с ним и принятое решение.

Согласно закону, протокол должен быть составлен и заверен не позднее 15 дней с даты проведения встречи. Правила оформления протокола общего собрания участников ООО требуют, чтобы в нем была отражена следующая информация:

  • дата и место проведения общего собрания;
  • количество голосов, которым распоряжаются участники собрания, в соответствии с долей уставного капитала;
  • общее число голосов предприятия, с учетом отсутствующих лиц;
  • личные сведения председателя;
  • состав президиума;
  • повестка дня.

Указанные сведения являются обязательными. В дальнейшем в виде тезисов прописываются основным вопросы и обсуждение. После этого проводится голосование, и результаты также фиксируются.

Процедура оформления акта представляет собой очень важное мероприятие, которое состоит из нескольких этапов:

  1. Подготовка вопросов, формирующих повестку дня.
  2. Оформление бумаг, обязательных для проведения встречи.
  3. Оповещение остальных членов компании о месте и времени проведения встречи.
  4. Перед заседанием в документ следует внести регистрационные данные всех членов компании.

Дальнейшая процедура документирования осуществляется во время собрания. Допускается использование технических средств. Обычно собрание документирует секретарь.

В протокол следует вписать названия и реквизиты документов, которые были рассмотрены перед принятием решения, во время обсуждения вопроса повестки встречи.

Акт составляется деловым языком, без нарушения законодательных положений. Протокол общего собрания учредителей ООО образца 2017 года можно посмотреть и скачать здесь: [Образец оформления протокола общего собрания].

По содержанию, протокол может быть развернутым или кратким. В полном варианте отображаются все моменты собрания, выступления, темы, речи участников. Краткий вариант подразумевает оформление протокола общего собрания в виде схемы с указанием обязательных сведений.

Нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ООО с 1 сентября 2014 года является обязательным мероприятием, если иной вариант не прописан в уставной документации компании.

Участники компании могут выбрать не нотариальное удостоверение протокола общего собрания участников ООО, а простое подписание документа ответственными лицами с проставлением печати общества.

Направление копий протокола

В течение десяти дней после оформления протокола собрания, копии документа должны быть направлены участниками предприятия. Порядок передачи документации закреплен законодательно и предусматривает направление копий таким же образом, как уведомления о проведении заседания. Копия протокола может быть передана по почте, лично в руки.

Если копии акта не были переданы в срок, то ответственные лица привлекаются к административной ответственности в соответствии со ст. 15.23.1 КоАП РФ.

Пример по оформлению протокола общего собрания

Мария Л. состояла в ООО. Девушке поступило оповещение о проведении собрания членов компании. На встрече были рассмотрены некоторые вопросы и проведено голосование.

Мария была не согласна с итогами голосования и решила обратиться в суд для того, чтобы оспорить результаты. Для этого ей необходимо было получить оформленный протокол. В течение месяца протокол так и не был передан участниками компании, поэтому Мария обратилась в суд с иском о признании решения общества недействительным в связи с тем, что порядок оформления протокола общего собрания участников ООО был нарушен, а сам акт не получен.

В итоге судья вынес решение о привлечении председателя собрания ООО к административной ответственности и предоставлении акта всем участниками предприятия.

В признании решения незаконным Марии было отказано, в связи с тем, что непредоставление протокола не является основанием для вынесения такого решения.

Заключение

В итоге можно сформулировать несколько выводов:

  1. Протокол представляет собой документ, который составляется во время проведения общего собрания участников компании, а также при необходимости принятия решения всеми членами предприятия.
  2. Законом предусмотрены определенные требования к оформлению протокола общего собрания и условия, которые необходимо соблюдать. В случае их нарушения, документ будет признан недействительным, а вынесенное решение не будет иметь юридической силы.
  3. Форма протокола – письменная, а варианты заверения документа, должны быть оговорены в уставе предприятия: нотариальный или не нотариальный.
  4. Протокол составляется в пятнадцатидневный срок после проведения собрания.
  5. В течение десяти дней после оформления акта, документ должен быть направлен в виде копии участникам общества.

Наиболее популярные вопросы и ответы на них по оформлению протокола общего собрания

Вопрос: Добрый день, меня зовут Михаил. Я являюсь участником компании, в которой на днях состоялось очередное заседание. Мы обсуждали несколько внутренних вопросов, и после принятия решения был оформлен соответствующий протокол. Насколько я понял, документ должен быть подписан конкретными лицами, чтобы иметь юридическую силу.

Подскажите, пожалуйста, кто подписывает протокол общего собрания участников ООО, и в какой срок я должен получить копию, как участник? Будет ли являться протокол подделкой, если необходимых подписей там не будет?

Ответ: Здравствуйте. Данный вопрос является спорным, поскольку в действующем законодательстве нет положений, указывающих на необходимость удостоверять составленный протокол подписями всех участников собрания.

Вместе с тем в ст. 37 ФЗ-14 указано, что каждый участник собрания обязан отметиться в специальной описи, прежде чем принять участие в голосовании. Таким образом, данная процедура как бы удостоверяет факт голосования гражданина на собрании.

Из судебной практики также следует, что подписывать протокол должны председатель и секретарь собрания, а участники встречи данное действие выполнять не обязаны.

Что касается срока получения копии, то протокол составляется в течение 15 дней после проведения собрания, а направляется в течение 10 дней с даты составления.

Список законов

Образцы заявлений и бланков

Вам понадобятся следующие образцы документов:

Вам могут быть интересны следующие статьи:


Остались вопросы и ваша проблема не решена? Получите бесплатную консультацию у юристов прямо сейчас

Внимание, акция! Получите бесплатную консультацию прямо сейчас по телефонам горячих линий!

  • По России бесплатно:

Заявки и звонки принимаются круглосуточно и без выходных дней.


Сохраните статью себе!

Образцы протоколов и заявлений

ОБРАЗЦЫ ПРОТОКОЛОВ

Образец протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме по вопросам проведения капитального ремонта (очная форма) — загрузить

Образец протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме по вопросам проведения капитального ремонта (очно-заочная форма) — загрузить

Образец протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме по выбору способа формирования фонда капитального ремонта на специальном счете — загрузить

Рекомендации по документальному оформлению проведения работ по капитальному ремонту при формировании фонда капитального ремонта на специальном счёте, владельцем которого выступает региональный оператор — загрузить

Поручение на оформление платёжных документов для списания денежных средств со специального счёта — загрузить

Форма протокола по размещению денежных средств на специальный депозит в соответстви со ст 175. 1 ЖК РФ — загрузить

 

 

ОБРАЗЦЫ ЗАЯВЛЕНИЙ

Заявление на возврат ошибочно оплаченой суммы — скачать бланк, скачать образец заполнения

Заявление на изменение адреса доставки — скачать бланк

Заявление на перенос переплаты по взносам на пени — скачать бланк, скачать образец заполнения

Заявление на перенос переплаты по пени на взносы — скачать бланк, скачать образец заполнения

Заявление на разделение лицевого счёта — скачать бланк, скачать образец заполнения

Заявление на соглашение о рассрочке — скачать бланк, скачать образец заполнения

Заявление на списание пени — скачать бланк, скачать образец заполнения

Образец протокола общего собрания учредителей ООО 2020

Протокол общего собрания учредителей ООО — образец 2020 года представлен в нашей статье. Это один из значимых документов ООО, посредством которого фиксируются итоги голосования его учредителей. Порядок оформления протокола и последствия неисполнения правил его составления мы опишем далее.

Фото: Фотобанк Лори

Протокол собрания учредителей ООО: правовые аспекты

Протоколом общего собрания учредителей общества с ограниченной ответственностью (далее — ООО) оформляются разные виды решений, принятых на заседании учредителей. Одним из первостепенных является решение о создании ООО (п. 1 ст. 11 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08. 02.1998 № 14-ФЗ, далее — закон об ООО).

В дальнейшем в процессе функционирования ООО учредители, после регистрации ООО именуемые участниками (далее все вместе — участники), могут собираться неоднократно, однако 1 раз в год обязательно (ежегодное собрание). На таком собрании должны рассматриваться вопросы по утверждению итогов деятельности ООО за год (ст. 34 закона об ООО). Участники вправе выносить на обсуждение и иные вопросы.

Остальные заседания проводятся по мере необходимости и именуются внеочередными. Например, по вопросам продления срока полномочий руководителя, реализации долей участников, утверждения изменений в устав ООО и пр. (ст. 35 закона об ООО).

Важно! Составление протокола требуется при принятии любых решений участников ООО, поскольку он выступает письменным подтверждением факта проведения собрания, где фиксируются принятые участниками решения (п. 3 ст. 181.2 Гражданского кодекса РФ). 

Пример (образец) протокола № 1 учредительного собрания ООО

Обратите внимание! П. 2 ст. 11 закона об ООО устанавливаются определенные требования к содержанию решения об учреждении ООО, которое оформляется протоколом № 1 собрания учредителей. Так, протокол № 1 решения общего собрания учредителей ООО (образец которого приведен ниже) должен включать следующие сведения:

  • Итоги голосования учредителей и рассмотренные ими решения по вопросам создания ООО.
  • Фирменное название ООО.
  • Местонахождение ООО.
  • Данные о величине уставного капитала (далее — УК).
  • Постановление об утверждении устава или использовании типового устава.
  • Сведения о назначении органов управления.
  • Постановление о формировании ревизионной комиссии (ревизора), если она необходима по уставу или закону.
  • Данные о выборе аудитора (по желанию учредителей или согласно требованиям законодательства, например для кредитных и страховых компаний).

Подробнее о том, как правильно выбрать название ООО, рассказывается в статье «Как правильно выбрать название ООО при открытии?».

Учредители также вправе рассмотреть и включить в протокол иные вопросы, касающиеся будущего функционирования ООО, например о порядке выдачи доверенностей от имени ООО и др.

Дополнительно о содержании протокола собрания учредителей ООО рассказывается в статье «Составляем протокол собрания учредителей о создании ООО».

Дополнительно согласно п. 4 ст. 181.2 ГК РФ в любом протоколе собрания, проводимого очным путем, обязательно указываются:

  • дата, время и место проведения собрания;
  • информация о лицах, участвовавших в собрании;
  • данные о лицах, осуществлявших подсчет голосов;
  • сведения об участниках, голосовавших против принятия решения и потребовавших указать это в протоколе.

Образец протокола общего собрания учредителей ООО можно скачать по ссылке: Протокол об учреждении ООО 2020 — образец. 

Рекомендации по оформлению: как прошить и заверить решение об учреждении ООО

По общему правилу решение участников должно быть оформлено в виде письменного документа — протокола (п. 3 ст. 181.2 ГК РФ).

Подписать протокол обязан как председательствующий, так и секретарь, которые тем самым подтверждают правильность его оформления (п. 3 ст. 181.2 ГК РФ).

Несмотря на отсутствие законодательных требований по сшивке документов, принимаемых налоговым органом в целях регистрации ООО (письмо Федеральной налоговой службы от 25.09.2013 № СА-3-14/[email protected]), документ, содержащий более 1 страницы, рекомендуется прошить, страницам присвоить порядковые номера. На обратной стороне прошивки необходимо также поставить подписи председательствующего и секретаря.

При составлении протокола следует учитывать и правила ст. 67.1 ГК РФ, согласно которым достоверность решения и состав лиц, принимающих участие в собрании, должны быть нотариально засвидетельствованы при отсутствии иного варианта подтверждения (например, визирования протокола всеми участниками) в уставе ООО или единодушном решении участников.

Подписанный протокол должен храниться в соответствующей книге протоколов, доступной для ознакомления любому участнику. После оформления протокола его копия отправляется всем участникам в пределах 10 дней. 

Последствия несоблюдения правил составления протокола заседания участников

Перечисленные выше правила составления протокола имеют существенное значение для будущего эффективного функционирования ООО. Так, например, отсутствие на протоколе подписей председательствующего и секретаря, а также несоблюдение письменной формы протокола влечет риски оспаривания и признания недействительным решения о создании ООО (п. 1 ст. 181.4 ГК РФ).

Важно! Оспорить протокол может участник, который не участвовал в заседании или отдал голос против принятого решения, а также участник, отдавший голос за утверждение решения или воздержавшийся от голосования при условии нарушения его волеизъявления (п. 3 ст. 181.4 ГК РФ, см., например, постановление Арбитражного суда Московского округа от 05.10.2016 № Ф05-14554/2016 по делу № А40-246734/2015).

Более существенным является нарушение требований ст. 67.1 ГК РФ по надлежащему заверению решения. Такое решение является ничтожным (п. 107 постановления пленума Верховного суда РФ «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» от 23.06.2015 № 25). 

***

Таким образом, при составлении протокола общего собрания учредителей (участников) должны быть соблюдены определенные требования законодательства, в том числе в отношении его содержания, письменной формы и подтверждения принятых решений. Неисполнение данных правил может негативно отразиться на деятельности ООО ввиду возможного внутреннего корпоративного конфликта и последующих за этим судебных разбирательств. 

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как писать протокол собрания

Существует так много информации о том, как составлять эффективные протоколы встреч, что это сбивает с толку. Из-за такого притока информации, которая не всегда прямолинейна, написание заметок может показаться обременительным. Это позор, потому что верно обратное: заметки о встречах являются мощным ресурсом для команд и важным средством обмена и распространения информации в вашей организации.

Поскольку написание протоколов встреч так важно, Fellow создал лучший пример протоколов встреч в игре.Мы подошли к делу и исключили всякую ерунду, чтобы вы могли раз и навсегда понять, что такое протокол собрания, какова его цель, и посмотреть на некоторые конкретные примеры официальных и неофициальных протоколов заседаний (вместе с полезными шаблонами ). Мы также включили список из 7 важных вещей, которые нужно учитывать при написании протокола встречи, чтобы не упустить ни одной детали. Заметки о встречах не должны быть сложными, поэтому давайте посмотрим, как их делать правильно.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это письменный отчет о разговоре и решениях, принятых в ходе собрания.Протоколы заседаний применимы к любому типу группы внутри компании, в том числе к заседанию совета директоров, в котором участвуют члены совета директоров.

Этот тип заметок о собраниях может быть написан для любого собрания, для которого требуется официальный протокол. Затем эту письменную запись можно использовать либо для информирования членов команды, которые не смогли присутствовать на том, что произошло, либо для отслеживания решений и действий, которые можно пересмотреть. Таким образом, протоколы предыдущих встреч можно использовать для принятия будущих организационных решений.

Для чего нужен протокол собрания?

Так что же такое шумиха вокруг протоколов заседаний? Для начала они предоставляют исторический отчет о краткосрочном и долгосрочном планировании компании. У участников есть возможность использовать протокол собрания в качестве записи для дальнейшего использования, чтобы понять, какие виды прогресса имели место.

Протокол также обеспечивает юридическую защиту организации. Часто комплексная проверка фиксируется в протоколах собраний компаний, которые затем могут быть оформлены и задокументированы для подтверждения этической и добросовестной практики организации.Заметки о встречах также служат доказательством того, почему и как компания пришла к определенным решениям. Это поможет ответить на любые вопросы, возникающие в связи с принятыми решениями.

В недавней статье о том, как использовать лучшие минуты, Business Training Works подчеркивает важность протоколов встреч:

  • Это запись решений и действий группы
  • Они напоминают о том, кому были даны задания
  • Они свидетельствуют о сроках
  • Они являются преимуществом для людей, которые отсутствуют при принятии решений составлены

Протоколы заседаний Примеры

1 Пример протокола официального собрания

Официальные протоколы собраний используются для документирования важных или официальных решений, которые часто требуют утверждения.Эти протоколы собраний составлены на формальном языке и составлены таким образом, чтобы впоследствии их можно было передать всем участникам собрания.

Официальные протоколы собраний обычно используются некоммерческими организациями, правительством, школами и государственными компаниями. Фактически, большинство профсоюзов, школ, городских и окружных властей составляют протоколы своих собраний на основе Правил Роберта.

Если вы составляете протокол для официального собрания, важно задокументировать как можно больше информации и поддерживать одинаковый формат встречи от встречи к встрече.

Разумно использовать шаблон встречи для более формального разговора, чтобы придать им необходимую структуру. Организация заметок является ключевым моментом, так как впоследствии вы будете делиться заметками со всеми.

Протокол официального собрания [Пример]

Название компании + отдела

Дата


1. Звоните для заказа

[Координатор собрания] вызвал для объявления очередного собрания [Организации] в [время] [дата] в [месте].

2. Перекличка

[Секретарь] провел перекличку. Присутствовали следующие лица:

[Список участников]

3. Утверждение протокола последнего заседания

[Секретарь] зачитал протокол последнего заседания. Протокол утвержден.

4. Открытые выпуски
  • Открытый выпуск + Сводка обсуждения
  • Открытый выпуск + Сводка обсуждения
5. Новый бизнес
  • Новый бизнес + Краткое содержание обсуждения
  • Новый бизнес + Краткое содержание обсуждения
6.Отсрочка

[Координатор собрания] закрыл собрание в [время окончания собрания].


Протокол предоставил: [Имя]

Протокол утвердил: [Имя]

2 Пример протокола неформальной встречи

Протоколы неофициальных встреч служат в качестве краткого справочника по важным темам, которые были затронуты на вашем собрании, таким как цели, препятствия, сроки или возникшие идеи.

Если ваша организация не требует от вас использования определенного шаблона протокола собрания, вы можете использовать и настроить более простой шаблон.В отличие от формального шаблона протокола собрания, никто не должен утверждать протокол для этого типа собрания, и он служит только для документирования ключевых моментов и следующих шагов.

Вот шаблон неформального протокола собрания, который вы можете использовать для записи решений на собраниях вашей команды:

Протокол неофициальной встречи [Пример]

Участники встречи

Дата


1.
Достижение цели

Назовите цель встречи: чего вы планируете достичь?

2.Очки для обсуждения
  • Новая тема для разговора
  • Новая тема для разговора
3. Действия
  • Новая позиция действия, срок исполнения и исполнитель
  • Новая позиция действия, срок исполнения и исполнитель

7 вещей, которые следует учитывать при написании протокола собрания

1 Дата и время проведения

Прежде чем вы начнете писать протокол собрания, отметьте дату и время собрания. Кажется очевидным, но об этом стоит упомянуть, поскольку очень важно иметь возможность вернуться к предыдущим встречам и понять, когда они произошли, что было достигнуто, а что еще не сделано.

2 Имена участников

Следующим шагом является документирование имен всех участников и всех людей, которые не смогли присутствовать. Обычно в начале собрания есть время, посвященное принятию или изменению протокола предыдущего собрания, чтобы вы могли посмотреть, кто присутствовал в последний раз, и получить черновой вариант списка участников. А еще лучше использовать приглашение в календаре, чтобы проверять имена, когда участники присоединяются или входят в комнату.

Если вы используете Fellow для составления повестки дня собрания и написания протокола собрания, дата, время и участники собрания будут отображаться автоматически! (A.K.A: одним поводом для беспокойства меньше) .

3 Цель собрания

Очень важно, чтобы «почему», стоящее за этой встречей, было задокументировано и стало очевидным. В этой части протокола собрания постарайтесь подробно объяснить, почему это собрание было созвано и чего оно пытается достичь.Это будет особенно полезно для тех, кто не смог присутствовать на собрании, и для всех, кто использует результаты этого собрания для принятия решений.

4 Обсужденные пункты повестки дня и темы

Попробуйте использовать повестку дня собрания как общий план для заметок собрания и используйте каждый пункт повестки дня как раздел для записи заметок, включая любые результаты или важные решения, которые были приняты.

Хорошая идея — заранее разослать повестку дня встречи, чтобы каждый мог внести свои предложения и внести свой вклад.Это также означает, что никто не входит в комнату, не замечая того, что будет обсуждаться.

Использование шаблона протокола собрания, который вы можете использовать на регулярной основе, также сэкономит вам много времени и энергии, а также поможет вам познакомиться. В недавней статье Стивена Рогельберга в Harvard Business Review он подчеркивает, почему повестка дня так важна:

«Важна не сама повестка дня, а актуальность и важность того, что в ней, и то, как руководитель способствует обсуждению пунктов повестки дня.”

Расписание встречи не стоит вашего времени, если вы не собираетесь обсуждать самые актуальные и актуальные темы в увлекательной манере. Определенно пища для размышлений.

Продуктивные встречи начинаются с повестки дня

Встречи заказываются без цели или совершенно не по теме? Коллективный подход Fellow превращает встречи в продуктивные рабочие встречи, которые вам захочется посетить.

5 Действия

Результатом продуктивных встреч является распределение действий между участниками.Записывайте любые решения или действия, как только они происходят, чтобы вы могли записать их с точностью.

Захватить все будет невозможно, поэтому вместо этого прислушивайтесь к действиям, которые необходимо предпринять в отношении основных решений, рекомендаций, проблем или решений, которые были определены.

Запись действий на собрании позволит вам как группе нести ответственность друг перед другом за свои обязанности и поддерживать друг друга в выполнении задач, которые приближают вас к достижению ваших более крупных организационных целей.

6 Дата и место следующей встречи

Если вы ведете официальный протокол встречи, для участников встречи важно знать, когда следует объявить о следующей встрече в связи с этим проектом или темой обсуждения. Это дает вам общий график того, как долго вы должны выполнять возложенные на вас обязанности.

Понимание того, когда у вас следующая встреча, поможет вам правильно распорядиться своим временем и правильно расставить приоритеты для всех ваших задач.Не менее важно знать место встречи, будь то онлайн или лично.

Убедитесь, что у вас загружено соответствующее программное обеспечение или, если это личная встреча, вы подсчитали, как долго вы собираетесь сидеть на шоссе — , и в этом случае вам, вероятно, следует загрузить подкаст и подготовить его к работе. идти!

7 Документы для включения в отчет

Последнее, что нужно включить, — это дополнительные документы, которые вы должны разослать вместе со своим протоколом в отчете о собрании.Подумайте, использовались ли на собрании какие-либо документы или упоминались ли они, которые могут быть полезны для включения членов вашей команды. Это может включать журнал действий или проблем, ключевые показатели эффективности, обновления или изменения проекта. В статье, опубликованной G2, подчеркивается важность отправки протокола собрания как можно скорее:

«По окончании встречи пора привести в порядок свои записи и передать их своей команде. Лучшее время для этого — сразу после встречи, пока все в вашей голове свежо.Это снижает вероятность ошибок и позволяет вам связаться с участниками встречи, если у вас возникнут вопросы ».

Даже если вы отправляете этот отчет как можно быстрее, убедитесь, что вы хорошо записываете протокол, уделяя особое внимание качеству, поскольку это служит минутной записью, на которую будут ссылаться в будущем.

Сводка

Написание протокола встречи не должно вызывать стресса. Фактически, вся их цель — сделать вашу жизнь менее стрессовой, имея возможность вернуться и сослаться на то, что обсуждалось, и каковы были ключевые результаты.В этой статье Fellow рассказал, что такое протокол собрания и почему он так важен. Мы предоставили формальные и неформальные шаблоны протоколов встреч, чтобы вы могли протестировать их и посмотреть, подходят ли они вам. Наконец, мы перечислили 7 вещей, которые необходимо учитывать при написании протокола собрания:

  1. Дата и время встречи
  2. Имена участников
  3. Цель встречи
  4. Пункты повестки дня и темы для обсуждения
  5. Пункты действий
  6. Дата и место следующей встречи
  7. Документы для включения в отчет о встрече

Обращайтесь к этому руководству всякий раз, когда вам нужно руководство по составлению эффективных протоколов встречи — и не забудьте опробовать один из наших шаблонов встреч, чтобы вы могли поддерживать единообразие и никогда не пропускать какие-либо необходимые детали.До скорого!

Шаблон бесплатного протокола

и основные советы по эффективному ведению протокола собрания | Процессная улица

Следование заранее запланированной повестке дня встречи может сократить время встречи на 80%.

Несмотря на это, менее половины (37%) встреч в США следуют установленной повестке дня.

Почему, когда это значительно экономит время? Когда время = деньги, не нужно быть гением, чтобы представить себе, какое влияние это оказывает на прибыль организации.

Использование шаблона протокола собрания установит процессы, чтобы четко определить и установить повестку дня собрания до начала собрания, что сэкономит ваше время и деньги.

Кроме того, шаблон протокола собрания обеспечивает правовую защиту, обеспечивает структуру собрания, документирует государственную собственность, стимулирует действия, служит ориентиром, помогает избежать повторений и предлагает платформу для открытого общения.

Звучит хорошо, правда?

Настолько хорошо, что команда по созданию контента здесь, на Process Street, предоставила вам это исчерпывающее руководство, чтобы вы могли эффективно записывать протоколы встреч в своем бизнесе и на работе.Вам предоставляется наш бесплатный шаблон протокола собрания, который можно использовать вместе с еще тремя наиболее популярными шаблонами процесса собрания.

Щелкните соответствующий подзаголовок ниже, чтобы перейти к этому разделу. Кроме того, прочтите все, чтобы узнать наши секреты о том, как стать ведущим заметок о встречах pro 🤓.

Давай застрянем!

Шаблон протокола заседания

Чтобы начать эту статью, я даю вам наш шаблон протокола собрания. Мощная машина для составления контрольных списков, которую вы можете использовать бесплатно , чтобы быстро, просто и эффективно записывать заметки о деловых встречах.

В конце этого контрольного списка составляются заметки о вашей деловой встрече для составления протокола встречи. Перенесите этот отчет как документ Google в желаемом формате и сохраните заметки о встрече в облаке. Благодаря облачному хранилищу ваши заметки о собраниях безопасны, легко доступны и имеют формат, поддерживающий систему электронного документооборота (EDMS). СЭД обеспечивает полный контроль и прозрачность заметок на ваших деловых встречах.

Щелкните здесь, чтобы получить доступ к нашему шаблону протокола собрания!

Что такое протоколы собраний, как их вести и почему они важны

Протокол собрания — это примечания, записанные на собрании.Они обеспечивают прозрачность того, что обсуждалось во время встречи, выделяют ключевые вопросы, предложения или голосование, а также пункты действий, которые необходимо предпринять с указанием сроков и назначенным ответственным персоналом.

Интересный факт : термин минуты , когда речь идет о записях собрания, не имеет ничего общего с хронометражем. Минуты — термин, имеющий латинские маршруты. Многие думают, что он возник в 16 веке, имея в виду черновик . Но другие утверждают, что оно появилось позже, в 18 веке, получено из minuta , что означает маленьких банкнот .

Как вести протокол собрания

Рекомендуется записывать следующие 3 вещи при минутном измерении:

  • Решения приняты,
  • Описание того, что было сделано,
  • Действия, которые необходимо предпринять в будущем.

Есть 5 основных шагов , связанных с записью протокола собрания, как указано в CFI:

  1. Предварительное планирование
  2. Запись
  3. Написание или расшифровка протокола
  4. Распространение протокола собрания
  5. Регистрация или хранение минут для дальнейшего использования

Наш шаблон протокола собрания, представленный выше, был разработан на основе этих 5 шагов, гарантирующих, что пользователь — в данном случае вы — охватит все основания.

Протокол встречи: почему важно записывать заметки о встрече

Документирование протокола вашей встречи требует времени и усилий, поэтому сотрудники не так часто решают эту задачу с воодушевлением. Тем не менее отсутствие энтузиазма не должно препятствовать процессу. Запись протокола собрания дает много преимуществ, от юридической защиты до действий, связанных с вождением.

Ниже приведены 9 основных преимуществ ведения протокола собрания:

  • Протоколы заседаний обеспечивают правовую защиту : Протоколы являются свидетельством того, как и кем было принято решение, обеспечивая форму государственной собственности .Эти доказательства пригодятся, если подан иск или требуется аудит.
  • Протоколы собраний обеспечивают структуру : Стандартизованного формата для протоколов собраний не существует, однако требуется определенная информация, такая как имя протоколиста, название организации, время собрания, кто был вызван к порядку и кто присутствовал. Следуя нашему шаблону протокола собрания, все важные элементы протокола собрания будут включены в ваши заметки.
  • Протоколы заседаний служат мерой. : Примечания к собраниям записывают решения собрания, что делает их полезными при оценке прогресса.Они также предоставляют информацию для , кто отвечает за , что .
  • Протокол собрания, государственная собственность : Протокол собрания, документ, кто голосовал за какое решение и кто за какое действие отвечает.
  • Протокол собрания помогает сэкономить время и деньги : Несмотря на первоначальные вложения, в долгосрочной перспективе протокол собрания сэкономит ваше время. Наличие письменной записи того, что обсуждалось, означает, что обязанности известны всей команде / организации, и ключевая информация о , как и , когда для выполнения задач, легко доступна.
  • Протокол собрания побуждает к действию : Хорошие записи собрания помогают выработать план действий для руководства и сотрудников. Пункты действий распределяются по срокам с назначением ответственного персонала.
  • Протокол собрания служит ориентиром. : Записи собрания служат объективным напоминанием о том, что обсуждалось и было принято решение во время собрания.
  • Протокол собрания помогает избежать повторения : Благодаря видимой записи того, что обсуждалось во время собрания, информация может быть распространена, и шансы повторения повестки дня собрания на последующих собраниях существенно уменьшаются.
  • Протокол собрания предлагает открытое общение для тех, кто не присутствует на собрании. : Наличие открытого протокола собрания для справки означает, что отсутствующие на предыдущих собраниях могут прочитать протокол, чтобы получить обновленную информацию о том, что обсуждалось.

Когда дело доходит до ведения протокола собрания, самое сложное — сделать записи собрания полезными для получения вышеуказанных преимуществ. Вот где на помощь приходит Process Street и наш шаблон протокола собраний 🦸.

Как вести эффективный протокол собрания (с помощью Process Street)

Вы слышали это раньше, но я повторю еще раз, Process Street — это сверхмощных, контрольных списков.

С Process Street вы можете создать контрольный список для любой бизнес-операции. От создания стандартизированных процессов до документирования и хранения информации о процессах, а также предоставления облачных решений, безопасных для всех соответствующих сотрудников.

Итак, как вы можете использовать Process Street для записи протокола собрания?

Что ж, с Process Street вы можете,

  1. Стандартизируйте процесс записи протокола собрания для единообразия,
  2. Документируйте и храните заметки о собраниях в облаке,
  3. Предоставляйте заметки о встречах, которые доступны всем соответствующим сотрудникам из любого места.

Наш шаблон протокола собрания — это интерактивный, динамичный процесс, который проведет любого, независимо от его опыта и знаний, на каждом этапе документирования протокола собрания — от предварительного планирования до документирования и публикации окончательного описания собрания. .

Наш шаблон протокола собрания включает в себя такие функции, как:

  • Условная логика, используемая для создания действительно динамических контрольных списков с если-то-то-то логики,
  • Остановить задачи для обеспечения порядка задач,
  • Динамические сроки выполнения, чтобы ни один крайний срок не был пропущен,
  • Утверждения для упрощения процесса принятия решений, дающие добро или отказ по важным вопросам.

Именно этими функциями наш шаблон протокола собраний превосходит больше всего с точки зрения удобства использования и применения. Вы также можете редактировать и адаптировать этот шаблон, чтобы он больше соответствовал вашим потребностям.

Для получения дополнительной информации о том, как это сделать, посмотрите видео ниже: Основы создания и редактирования шаблонов .

Чтобы составить полезные протоколы, вы хотите сделать успешные заметки в форме итогового протокола собрания.Таким образом, работа секундометристов распространяется как до, так и после собрания.

Для понимания я разбил процесс записи протокола собрания на 5 этапов:

  • Шаг 1 : Предварительное планирование,
  • Шаг 2 : Запись заметок на собрании,
  • Шаг 3 : Протокол записывается,
  • Шаг 4 : Утверждаются, распространяются и распространяются протоколы собрания,
  • Шаг 5 : Протоколы заседаний сохраняются.

Наш шаблон протокола собрания был создан с использованием этих 5 шагов в качестве структурного руководства.

Составление протокола собрания, шаг №1: предварительное планирование

Повестка дня собрания обсуждается на этапе предварительного планирования. Например, это может быть обновление процессов планирования на конец года, объявления о новых сотрудниках или раскрытие инновационных маркетинговых кампаний. Повестки дня собраний перечислены в порядке обсуждения.

Это на этапе предварительного планирования, когда уточняется ожидаемое количество участников, а также место, дата и время встречи.Другая информация, записанная на этапе предварительного планирования, включает документы, на которые участники должны ссылаться, список для чтения и информацию о том, что участникам необходимо принести.

Написание протокола собрания, шаг № 2: Запись заметок на собрании

Составление протокола собрания — это не простой способ записать сказанное на бумаге. Протоколы собраний имеют структуру, при этом определенная информация необходима для включения .

Важная информация включает время и дату собрания, имена участников, которые не могут присутствовать, и изменения, внесенные в ходе собрания.Однако наиболее важным шагом можно считать документирование важных действий .

Действия — это отдельные задачи, которые должны выполнить, назначенные отдельному человеку или группе людей. Во время встречи назначение важных действий стимулирует выполнение необходимых процедур / задач.

Например, на Process Street мы ежемесячно проводим встречи по планированию спринтов и встреч. Во время этих встреч статьи назначаются с указанием сроков их выполнения отдельным лицам в нашей команде по созданию контента.В этом случае каждая назначенная статья может упоминаться как элемент действия , управляющий регулярным качественным контентом для блога Process Street.

Составление протокола собрания, шаг 3: процесс написания протокола

По окончании встречи все записи собраны в понятный документ. В шаблоне протокола собраний Process Street информация о собрании автоматически сводится в единый итоговый отчет с подробным описанием важной информации в одном месте, как показано на изображении выше.

Используйте этот заключительный отчет вместе с приведенными ниже 5 советами, чтобы записать протокол собрания в официальный отчет протокола собрания.

  • Совет № 1 : Запишите минуты как можно скорее, пока все еще свежо в вашей памяти.
  • Совет № 2 : Просмотрите план своего протокола собрания, добавив при необходимости дополнительные примечания и пояснения.
  • Совет № 3 : Убедитесь, что вы включаете достаточно деталей. Для каждого элемента действия рекомендуется предоставить описание, а также обоснование данного решения.Если было много обсуждений для и против для данного элемента действия, убедитесь, что отмечены основные аргументы.
  • Совет № 4 : Отредактируйте, чтобы обеспечить краткость и ясность, чтобы протокол можно было легко читать.
  • Совет № 5 : С точки зрения формата, будьте объективны, пишите в одном и том же времени и резюмируйте другие документы, на которые вы ссылаетесь, или укажите, где эти документы можно найти.

Составление протокола собрания, шаг № 4: Протокол собрания утверждается, распространяется и распространяется

Перед тем, как поделиться своим протоколом собрания, получите одобрение соответствующего персонала.Ваш письменный протокол собрания не будет официальным протоколом собрания, если он не будет одобрен.

Составление протокола собрания, шаг № 5: Ведение или хранение протоколов для дальнейшего использования

Использование нашего шаблона протокола заседаний поддерживает совместное использование, хранение и управление вашими документами в электронном виде.

Показано, что системы электронного управления документами

превосходят более традиционные системы управления документами с точки зрения эффективности и действенности создания, хранения, управления, организации, поиска и защиты документации.Таким образом, использование нашего шаблона протокола собрания — беспроигрышная ситуация, дающая вам быстрый и простой способ документировать протокол собрания — с дополнительным преимуществом сохранения нескольких деревьев 🌳.

Как вести протокол встречи, основные советы и хитрости

Я знаю, что вам не терпится начать работу, но прежде чем вы начнете использовать наш шаблон протокола собрания, примите во внимание следующие советы и рекомендации, предоставленные The Hub:

  1. Знайте, как определить, что вам следует делать заметки на : Во время встречи вы не должны постоянно делать заметки.Наш шаблон протокола собрания поможет вам в этом, так как он был разработан, чтобы сосредоточить ваше внимание на важных аспектах встречи. Убедитесь, что вы провели исследование, чтобы понять тему встречи.
  2. Знайте, когда лучше всего сосредоточиться на слушании : когда вы уверены в том, какие элементы встречи включать в свои заметки, вы можете соответствующим образом сконцентрировать свое внимание — хотя ваша концентрация необходима на протяжении всей встречи.
  3. Найдите время для предварительной подготовки собрания : Вы, как ведущий записи, скорее всего, несете ответственность за подготовку повестки дня с изложением обсуждаемой встречи.Недостаточная подготовка будет отражена в ваших заметках. К счастью, наш шаблон протокола встреч поможет вам организовать и спланировать встречи.
  4. Используйте шаблоны : Использование шаблонов, таких как наш Шаблон протокола собрания 😉, гарантирует включение важной информации в заметки о встрече в дополнение к обеспечению профессиональной согласованности.
  5. Встретьтесь и обсудите встречу заранее. : Организатор и руководитель собрания, известный как председатель, будет вашим первым контактным лицом по любым вопросам или разъяснениям, которые могут у вас возникнуть.Будьте активны и заранее договоритесь о встрече.
  6. Поговорите с участниками перед собранием : Маловероятно, что у вас уже есть исчерпывающие знания тем, которые будут обсуждаться на собрании. Заранее поговорив с участниками, вы получите ценную информацию, которая поможет вам понять и сформулировать зондирующие вопросы.
  7. Будьте готовы : Чтобы оставаться организованным, вам необходима дополнительная подготовка. Такие случаи, как заканчиваются чернила в перьях или разряд батарей ноутбука, могут стать причиной ненужных сбоев.
  8. Сядьте рядом с председателем : Вы хотите слышать, что говорится во время собрания.
  9. Напечатайте свои заметки в итоговый документ : Напечатанные минуты заставят вашу память взбодриться. Использование нашего шаблона протокола собрания позволяет вам вводить протокол собрания.
  10. Пишите объективно : Протокол должен быть нейтральным. То есть письменный протокол должен давать объективное представление о том, что обсуждалось во время встречи.

Используйте Process Street, чтобы усовершенствовать процессы встреч

Знаете ли вы, что наличие процесса может сократить время встречи на 80%!

Имея это в виду, в дополнение к нашему шаблону протокола заседаний вам предоставляется бесплатный доступ к нашим основным ресурсам шаблонов, предоставляя вам тщательно продуманные структурированные процессы для ваших встреч.

Используйте эти шаблоны вместе с нашими для проведения первоклассных деловых встреч.

Ежедневная стендап-встреча

Выполняйте этот контрольный список ежедневных встреч каждый рабочий день, чтобы следить за успехами своей команды. Stand-up meeting, или scrum, — это короткие контрольные встречи, которые проходят утром каждого рабочего дня.

Цель ежедневного стендап-собрания — узнать результаты работы предыдущего дня, побудить каждого члена команды спланировать свой день и дать каждому возможность получить помощь в том, в чем он застрял.

Щелкните здесь, чтобы получить доступ к нашей Ежедневной встрече Standup!

Процесс встречи Рэя Далио

Рэй Далио — основатель крупнейшего в мире хедж-фонда Bridgewater Associates.

В этом процессе встречи Рэя Далио мы превращаем советы Далио по успешному проведению встречи в действенный шаблон.

Нажмите здесь, чтобы получить доступ к процессу встречи Рэя Далио!

Контрольный список виртуальных встреч

Как удаленная команда, мы в Process Street любим наш контрольный список виртуальных встреч, поэтому решили поделиться им с вами.Запустите этот контрольный список, чтобы провести виртуальную встречу любого типа для эффективных и результативных удаленных встреч.

Щелкните здесь, чтобы получить доступ к нашему контрольному списку виртуальных встреч!

Эффективно записывайте протоколы вашей встречи сегодня с помощью Process Street

Протоколы собраний — это жизненно важные записи, обеспечивающие прозрачность обсуждений на собраниях и принятых решений. Используя шаблон протокола заседаний Process Street, вы будете руководствоваться рекомендуемым процессом записи заметок о встрече.Это бесплатный шаблон, который может использовать любой, независимо от опыта ведения заметок.

Используйте наш шаблон протокола собрания вместе с другими нашими 3 основными ресурсами шаблонов собрания, которые помогут вам усовершенствовать процессы собрания.

Как вы ведете протокол собрания? Вы следуете рекомендованному в этой статье подходу? Прокомментируйте, пожалуйста, ниже, поскольку мы хотели бы услышать от вас. Кто знает, возможно, вы даже попадете в грядущую статью !

13 шаблонов протоколов заседаний, которые помогут вам повысить эффективность заседаний совета директоров некоммерческих организаций

Неудивительно, что протоколы заседаний совета директоров некоммерческих организаций часто либо игнорируются, либо используются недостаточно.

В конце концов, работаете ли вы в небольшой НПО или крупной международной организации или работаете в качестве члена правления, на вашей тарелке стоят десятки (миллионы?) Задач.

Однако протоколы собраний — это не просто лучшая практика для некоммерческих организаций; они необходимы и часто требуются местными и федеральными налоговыми органами. Кроме того, ведение точных протоколов заседаний совета директоров позволяет всем членам совета директоров и сотрудникам оставаться на одной странице и позволяет создавать письменную документацию для справок в будущем, например для аудита.

Несмотря на то, что в Интернете доступно множество шаблонов протоколов заседаний совета директоров некоммерческих организаций, то, какой из них выбрать, зависит от многих факторов, таких как информация, которую вы хотите сохранить, и ваши эстетические предпочтения.

Чтобы помочь вам сориентироваться, мы нашли 13 шаблонов минут встречи, которые вы можете сразу использовать для следующего собрания совета директоров некоммерческой организации.

На что обращать внимание в шаблоне протокола встречи

Хотя содержание вашего протокола будет меняться от одного собрания к другому, существует стандартный шаблон протокола собрания, которому следуют большинство организаций.Сюда входят:

Товарная позиция

  • Название организации

  • Дата встречи

  • Время созыва встречи по заказу

  • Члены Совета присутствуют

  • Имя председательствующего

  • Отсутствующие члены правления

  • Отметьте, соответствует ли сеанс кворуму

  • Присутствуют гости и сотрудники организации

Заказы бизнеса

* Запишите имена всех лиц, сообщивших, заявивших, несогласных, и всех результатов голосования

Заключение

  • Шаги будущих действий

  • Дата и время следующего заседания совета директоров

  • Время закрытия заседания

  • Подпись (цифровая или физическая) секретаря или назначенного протокольного делопроизводителя

Подробнее: 10 лучших советов для сверхэффективных встреч (как сделать каждую минуту на счету!)

13 бесплатных шаблонов минут встречи

Если вы не заинтересованы в создании собственного шаблона, у вас под рукой есть десятки качественных шаблонов протоколов встреч для некоммерческих организаций.Вот 13 наших любимых!

Шаблоны минут встречи в Google Документах

Люди, некоммерческие организации и предприятия обращаются к Документам Google за его удобный интерфейс и функции обмена документами. Поскольку несколько человек могут получить доступ к документу Google одновременно, это программное обеспечение полезно для тех, кто составляет, утверждает, распространяет и получает протоколы собраний. Кроме того, Google Docs бесплатен для пользователей Google.

К счастью, Google Docs предлагает варианты своего шаблона протокола встречи.Хотя они не предназначены специально для некоммерческих организаций, каждый шаблон содержит правильную последовательность и основные поля, необходимые для регулярного собрания совета директоров.

1. Google Docs Tropic

Шаблон Tropic

Документа Google чистый и функциональный, но по сравнению с большинством других шаблонов, доступных в Интернете, он не имеет ничего общего. В этом шаблоне есть подзаголовки, включая «Участники», «Повестка дня», «Заметки» и «Действия», но при необходимости вы всегда можете добавить больше, включая время начала собрания, заметки кворума и т.Как и другие шаблоны Google Doc, Tropic прост в доступе и изменении и имеет приятную универсальную цветовую схему.

2. Google Docs Modern Writer

Modern Writer моделирует структуру Tropic, но выглядит немного менее формально с серой и ярко-розовой палитрой. У него также есть более подробный заголовок, который включает время и место встречи.

3. Google Документы Coral

Coral также менее формален, чем Tropic, но имеет более сильный заголовок, приглушенный шрифт и цветовую схему.Опять же, эти шаблоны протоколов заседаний Google Doc красивы и практичны, а Coral — сильное дополнение к линейке.

Шаблоны минут встречи в Microsoft Office 365

Подписчики

Office лояльны к программному обеспечению, которое может похвастаться надежными возможностями универсального решения для обработки текстов и данных. Поскольку платформа представляет собой виртуальную электростанцию, очевидно, что Microsoft вложила значительные средства в свои шаблоны.

Однако имейте в виду: Office 365 стоит дороже по сравнению с бесплатными программами обработки текста, в среднем от 70 до 150 долларов США в год.

4. Офисная форма

Когда дело доходит до простых шаблонов, Office Formal — лучший выбор. Вы можете либо скачать шаблон, либо загрузить его прямо из Office, а затем настроить по мере необходимости.

5. Протокол организационного собрания

Протокол организационного собрания предлагает формат, аналогичный формальному, и включает ключевые подзаголовки, включая утверждение протокола, открытые вопросы и новые дела. Если ваша некоммерческая организация отслеживает множество тем от одной встречи к другой, этот шаблон идеально подходит.

6. Протокол заседаний Office Classic

Classic Meeting Minutes из Office более модный и менее формальный, чем другие варианты Office, но информация, которую вам нужно записать, по-прежнему правильно обрисована, и это прекрасный пример универсального шаблона.


Шаблоны минут встречи в Pages / Сообщество iWork

Пользователи Mac часто используют программное обеспечение Apple Pages для обработки текстов. Поклонникам Pages нравятся возможности системы для совместной работы и специальные шаблоны, в том числе ресурсы для некоммерческих организаций.Однако одна проблема, с которой сталкиваются пользователи Pages, — это несовместимость с некоторыми программами Windows, а это означает, что лучше использовать Pages только в том случае, если вы знаете, что большая часть вашей команды или совета директоров также использует продукты Mac. Сообщество iWork предлагает обширную линейку шаблонов Pages.

7. Протокол заседания комитета iWork

Член сообщества iWork поделился версией 1 шаблона протокола заседаний комитета, и это именно то, что вам нужно в качестве отправной точки для качественной записи. Хотя на первый взгляд это выглядит просто, эта версия включает в себя элементы действий и движения, гарантируя, что даже самый новичок не пропустит ни одного шага.Вкратце, этот шаблон описывает практически все необходимые примечания.

Шаблоны протоколов встреч от Propel Nonprofits

Чтобы лучше обслуживать некоммерческие организации в Северо-Центральном регионе США, Фонд помощи некоммерческим организациям и MAP for Nonprofits объединились в Propel Nonprofits. Эта организация предоставляет необходимые ресурсы для некоммерческих организаций, особенно в области управления и стратегии. Помимо того, что Propel является источником информации, он также предлагает отличный шаблон для регулярных собраний совета директоров.

8. Шаблон заседания совета директоров Propel

Один из наших любимых шаблонов — шаблон заседания совета директоров от Propel. В этом есть все, что вам нужно, и многое другое. Хотя он загружается в документ Word, этот шаблон читается как электронная таблица. Он отлично подходит для крупных некоммерческих организаций с несколькими пунктами повестки дня и необходимыми последующими действиями.

Его также можно персонализировать, с выделенной областью для добавления вашего логотипа или других характеристик бренда.

Это один из самых хорошо спланированных и подробных шаблонов, доступных в Интернете.

Шаблоны протоколов встреч от Rocket Lawyer

Rocket Lawyer оказывает юридическую поддержку в режиме онлайн. Поскольку протоколы заседаний совета директоров относятся к этой категории, Rocket Lawyer создал качественный шаблон протокола заседаний с учетом юридических вопросов.

9. Протокол некоммерческой организации Rocket Lawyer

Шаблон протокола некоммерческой организации

Rocket Lawyer определенно читается как юридический документ, и для многих некоммерческих организаций это хорошо, потому что он подчеркивает важность минутной задачи встречи.

Пользователи могут перемещаться по процессу создания документа, персонализировать протокол собрания, чтобы указать его местонахождение, юридический статус организации, тип собрания и т. Д.

Шаблоны минут встречи из документа Panda Doc

PandaDoc — это платная служба документов, которая помогает частным лицам, компаниям и некоммерческим организациям создавать, управлять и подписывать контракты и другие официальные документы. Некоммерческие организации могут либо оплатить услугу и заполнить информацию в шаблоне в режиме реального времени, либо бесплатно загрузить его PDF-файл.

10. Шаблон протокола собрания PandaDoc

Этот шаблон PandaDoc чистый, и его удобно использовать, если вы уже являетесь подписчиком службы PandaDoc. Однако он не очень хорошо переводится при загрузке по сравнению с другими шаблонами в этом списке.

Шаблоны минут встречи в Evernote

Организаторы радуются! Evernote — превосходное приложение для составления списков, заметок и всего остального, чтобы поддерживать порядок в личной и деловой жизни.Естественно, шаблоны — большая часть сервиса Evernote.

11. Шаблон заметок Evernote для совещаний

В шаблоне заметок для собраний Evernote есть что полюбить. После входа в свою учетную запись с помощью учетной записи Google или адреса электронной почты сохраните шаблон прямо на панели управления. Отсюда вы можете получить доступ к шаблону и делать заметки прямо на нем во время следующего заседания совета директоров. Evernote даже включает в себя профессиональные советы, которые помогут вам в процессе создания заметок!

Шаблоны минут встречи в Smartsheet

Платформа Smartsheet упрощает совместную работу на рабочем месте с помощью общих документов управления, таких как календари и контрольные списки.Они предлагают на выбор несколько шаблонов, отвечающих потребностям практически любой некоммерческой организации.

12. Шаблон официального протокола собрания Smartsheet для Microsoft Word

Прокрутите список шаблонов до «Официальный протокол собрания»; один из наиболее подробных примеров в этом списке. Smartsheet помогло выполнить этот шаблон, который предлагает полный обзор всего собрания.

13. Шаблон протокола заседания Совета директоров для Microsoft Word

Smartsheet’s Board Meeting Minutes — еще один высококачественный шаблон, также совместимый с Microsoft Word.Здесь есть четкий раздел посещаемости и подробный заголовок. Просто скачайте, и вы отправляетесь на организованное собрание совета директоров.

После того, как вы найдете лучший шаблон протокола заседания совета директоров некоммерческой организации для своей организации, без колебаний измените его в соответствии с вашими потребностями. К счастью, практически все описанные выше шаблоны полностью настраиваются для некоммерческих организаций. Будь то настройка цветов и шрифта, добавление логотипа вашей некоммерческой организации или изменение заголовков, наличие качественного документа позволит вам беспрепятственно проводить встречи и обеспечивать точный учет год за годом.

У вас есть любимый шаблон минутной встречи или вы создали свой собственный? Сообщите нам свою стратегию по оптимизации протоколов заседаний совета в комментариях!


Эти шаблоны минут встречи сделают вас мастером минут

Давайте выложим все карты на стол и расскажем, как это…

… писать протокол собрания — отстой.

Но давайте посмотрим правде в глаза — они неизбежное зло. Когда каждую неделю вы проводите на совещаниях бесчисленное количество часов, невозможно не упустить из виду каждое обсуждение, задачи и т. Д.

Вот где вступают в силу протоколы встреч.

Вся цель написания протокола встречи — помочь вам архивировать и классифицировать ключевые детали встречи и задачи, сокращая время, которое вы тратите на поиск важной информации, которую вы ищете.

Источник

Легко сформулировать общее заявление и классифицировать все шаблоны протоколов встреч как одинаковые, но не все встречи одинаковы. Вы можете перейти от стандартного собрания к статусному, но оба типа собрания сильно различаются.Стендовое собрание можно провести даже до того, как вы достанете блокнот, в то время как статусное собрание охватывает большой объем информации за более длительный период времени.

Шаблон протокола собрания может либо улучшить, либо испортить ваши минутные заметки — так как же узнать, какой из них выбрать?

Мы собираемся пролить свет на правильный шаблон, который нужно использовать в нужное время, чтобы у вас был правильный шаблон протокола встречи для ваших конкретных нужд.

Анатомия шаблона протокола собрания

Если вы не знаете, что искать в эффективном шаблоне протокола собрания, вот разбивка различных разделов, которые всегда следует включать в шаблон протокола собрания.

Участников

Когда у вас разные встречи с разными людьми, всегда полезно записать, кто присутствовал на встрече. Так вам будет легче:

  1. вспоминая воспоминания, если вы можете визуализировать лица, которые были в комнате. Отметьте участников и быстро вспомните прошедшие дискуссии на высоком уровне.
  2. следить за обязательствами, незавершенными обсуждениями или задачами, не забывая о ком-либо и не задаваясь вопросом, к кому обратиться.

Время и дата

Если вы ищете конкретный срок выполнения на статусном совещании в прошлый вторник, но у вас есть лишь смутное представление о том, где найти это резюме, гораздо легче найти эти протоколы, если вы организованы.

Важно вести точный исторический учет всех состоявшихся встреч, и если вы систематизируете встречи по дате и времени, их будет легче архивировать и находить через несколько лет.

Действия

Как гласит китайская пословица: «Самые бледные чернила лучше, чем лучшие воспоминания».

Записывание задач, которые необходимо выполнить, не только более эффективно фиксирует их в памяти, но также избавляет от догадок о том, что вам нужно сделать и когда это необходимо. В конце концов, все мы люди, а не машины, поэтому полагаться только на память просто нереально!

Если вы хотите, чтобы помощник на встрече с ИИ записывал за вас задачи, такая технология существует.

Сводка

Есть много разных стилей написания заметок на собраниях. Все мы работаем по-разному; единого стиля работы не существует. У всех нас разные способы мышления, и все мы выполняем задачи немного по-разному — так почему же протокол собрания должен быть другим? У нас уже есть несколько советов о том, как вы можете использовать протокол встречи в своем уникальном стиле, но, вкратце, ваше резюме должно быть кратким и точным.

Вам не нужно записывать весь разговор дословно.Записывайте только то, что важно — заголовок обсуждения, основные моменты по каждой теме, а также соответствующие действия (и тех, кто за них отвечает) и сроки их выполнения.

Избегайте написания таких вещей, как: заполнитель, разговоры не по теме, темы, которые будут более подробно обсуждены позже, и расплывчатые мозговые штурмы.

Шаблон собрания не создан равным

Теперь, когда у вас есть четкое представление о ключевых элементах, которые всегда следует включать в любые минуты, которые вы отнимаете, мы можем обратить внимание на различные доступные вам шаблоны.

Вы не станете вести неофициальные протоколы заседаний на заседании правления и не станете быстро записывать заметки на собрании по вопросам безопасности. Тон и содержание этих встреч влияют на ваше поведение, участие и подготовку, так почему бы не отражать ваши протоколы встреч таким же образом?

Излишне говорить, что приехали ли вы на официальную встречу или на неформальную встречу, вы настроите себя на успех, если вы:

  1. Приходите подготовиться к началу встречи
  2. Поймите, сколько усилий требуется для каждой встречи.

Во время неформальной встречи вам не нужно вести подробные записи встречи или соблюдать правила Роберта — это просто похоже на большие усилия, которые вы можете потратить в другом месте. Напротив, вы также не хотите наполовину устраивать официальную встречу.

Цель состоит в том, чтобы предоставить оптимальное количество усилий для каждого типа встречи, поэтому давайте проанализируем различия между шаблоном неформального протокола собрания и формальным шаблоном протокола собрания.

Шаблоны протокола неформальной встречи

Несмотря на то, что это неформальная встреча, все равно будут делиться важными деталями и назначаться действия — иначе зачем вы вообще встречаетесь ?! — так что протокол собрания по-прежнему требуется.

Всегда ошибайтесь в написании хорошо написанных заметок, независимо от типа встречи.

Неформальный не означает небрежный, но вы все равно можете присоединиться к встрече с чувством легкости и записать единственное, что имеет отношение к делу — вам не нужно вдаваться в подробные протоколы встречи.

Держите протокол неформальной встречи на одной странице. Никакая неформальная встреча не должна длиться более часа, и если это так, разговор должен быть случайным, а не информационным. Если вам есть о чем поговорить, закажите более официальную встречу.Помните, что неформальные встречи обычно бывают короче, но чаще.

Давайте рассмотрим несколько примеров шаблонов протоколов неформальных встреч. Мы рекомендуем вам разобрать эти шаблоны протоколов встречи и изменить шаблон протокола неформальной встречи на версию, которая лучше всего подходит для вас.

Используйте эти неформальные шаблоны встреч для этих типов встреч:

  • Встреча один на один
  • Учебно-практическое собрание
  • Стендовая встреча
  • Совещание команды
  • Встреча с последующими мерами по выполнению задач / ходом работы
  • Введение и интервью
  • Мозговой штурм
  • Встреча с обедом / ужином

Шаблон неформальной встречи 1:

Как бы мы ни старались всегда быть готовыми в повседневной рабочей жизни, неожиданные вещи возникают тогда, когда мы меньше всего этого ожидаем.Будь то встреча, запланированная на последнюю минуту, или встреча, которая приближается к неудобно близкому времени, когда вы чувствуете, что не будете полностью готовы. Неформальные встречи могут возникнуть в любой момент — они неформальные! Приглашение AI-помощника по встрече на ваши встречи позволяет вам оживить ваши встречи с помощью автоматической транскрипции и резюмирования. Идеально подходит для импровизированных встреч в дороге.

Попробуйте Hendrix на следующей встрече — бесплатно.

Шаблон неформальной встречи 2:

Этот шаблон встречи очень похож на тот, который использует помощник по встрече с искусственным интеллектом, Хендрикс.ai, использует — за исключением того, что он также включает список пунктов повестки дня, чтобы помочь держать ваши собрания в нужном русле. Помните, делайте это кратким, кратким и объемом не более одной страницы. Неформальный

Шаблон встречи 3:

Этот стиль шаблона группирует каждую тему повестки дня с отдельными итоговыми пунктами и пунктами действий. Если вы предпочитаете записывать более категоризированные протоколы собрания, но не считаете необходимым создавать шаблон собрания на основе таблицы, этот шаблон для вас. Такой дизайн позволяет вашему шаблону иметь краткие сводки по каждому пункту повестки дня.

Шаблон неформальной встречи 4:

Если вам ДЕЙСТВИТЕЛЬНО нужен табличный шаблон встречи без всяких безделушек, этот шаблон дает вам общее представление о неформальной встрече, сохраняя при этом аккуратный протокол встречи. Послушайте, он даже имеет цветовую кодировку для всех вас, профессионалов в области визуализации!

Помните, что неформальные встречи можно проводить в кафе и ресторанах, поэтому вам захочется взять с собой легкие вещи. (Храните тяжелую папку для встреч в офисе).

Перейти к…

Формальные шаблоны протоколов встречи

Мы искренне надеемся, что у вас все еще нет в офисе папки для встреч.Это очень неэффективный способ архивировать протоколы встреч. Давайте перейдем к 80-м годам и сократим время встречи, перейдя на более современный цифровой подход.

Когда дело доходит до официальных встреч, ваша компания может использовать правила Роберта или какой-то другой формат, чтобы навести порядок во время встреч.

Официальные встречи происходят реже, но более продолжительны, а это значит, что вам неизбежно придется иметь дело с длинным итогом встречи.

Это не означает, что вы будете ограничивать скорость освещения, чтобы гарантировать, что вы фиксируете каждую деталь встречи, ваши протоколы все равно должны быть кратко изложены в 2–4 предложениях для каждого обсуждения темы.

Подумайте, для кого будут эти записки — для руководителей высокого уровня, которые всегда в движении. У вас тоже плотный график, поэтому у вас не будет времени, чтобы проинформировать себя о протоколе встречи в стиле романа.

Но не волнуйтесь; вы справились с этим. Давайте рассмотрим несколько формальных шаблонов минут встречи, которые помогут вам сохранять спокойствие и организованность.

Как и в случае с протоколами неформального собрания, мы рекомендуем вам разбирать эти примеры шаблонов, чтобы создать официальный шаблон собрания, который лучше всего подходит для вас и вашей организации.

Используйте этот шаблон формальной встречи для этих типов встреч:

  • Годовое общее собрание (AGM)
  • Заседание Правления
  • Ежеквартальное собрание
  • Встреча по решению проблем
  • Собрание по решению проблемы
  • Решение / совещание по планированию
  • Комплексная встреча
  • Совещание по безопасности

Шаблон официального собрания 1:

Иногда официальные встречи требуют вашего полного внимания, и вы не можете позволить себе нарушить концентрацию, чтобы записывать протокол встречи.Опять же, приглашение помощника на встрече с искусственным интеллектом позволяет вам вести протокол встречи, не записывая ни единого слова. Вы действительно можете смотреть транскрипцию в реальном времени, где вы можете отмечать элементы действий, заметки и важные решения. После встречи вы можете внести изменения в стенограмму (если хотите). Идеально подходит для полного контроля и настройки ваших официальных протоколов встречи.

Шаблон официального собрания 1:

Официальные встречи могут быть внутренними или с участием сторонних организаций, таких как советники, государственные служащие, другие компании и т. Д.

Когда у вас так много разных людей из разных мест, вам необходимо собрать и включить контактную информацию каждого на первой странице официального протокола встречи. Скорее всего, вы будете распространять эти протоколы собрания среди всех присутствующих, поэтому убедитесь, что у вас есть эта информация до начала собрания.

Шаблон официальной встречи 2:

Этот шаблон формального собрания представляет собой классический шаблон собрания в виде таблицы, который часто используется на собраниях совета директоров.Этот конкретный шаблон дает хороший пример того, как кратко и надежно резюмировать каждую тему.

Помните: в вашем резюме встречи должен использоваться общий нейтральный язык. Избегайте мнений и осуждающих фраз, таких как: «Дженна была замечена…» или «Тим начал горячую дискуссию» (успокойся, Тим) .

В этом формальном шаблоне встречи замечательно наличие столбца «Цель встречи». Встречи всегда должны вести компанию на шаг вперед, и это хорошее напоминание о том, чтобы каждая встреча имела практический результат.

Шаблон официальной встречи 3:

Этот стиль шаблона также группирует каждую тему повестки дня с ее отдельными итоговыми пунктами и пунктами действий, но он включает дополнительные детали, такие как отображение: сколько времени отведено на каждую тему (что упрощает учет времени), кто конкретный выступающих по каждой теме обсуждения, а также список всех наблюдателей и экспертов, присутствующих на собрании, — что часто упускается из виду.

Это тоже легко читать. Когда вы сидите на трехчасовом собрании, чем больше у вас заголовков (или заголовков) для обсуждения каждой темы, тем легче будет пролистать.

Идите и составьте протокол встречи

Вместо того, чтобы думать о шаблонах протоколов заседаний как о документе, подходящем для всех, подумайте о типе встречи, которую вы посещаете, и о том, сколько усилий вам нужно приложить для этих встреч.

Мы выделили обязательные разделы, которые вы должны включать в каждый шаблон протокола встречи, и показали несколько примеров неформальных шаблонов встреч и формальных шаблонов встреч.

Не стесняйтесь брать эти примеры, разбирать их и объединять в свой идеальный шаблон протокола встречи. Только вы знаете, что лучше всего подходит для вас, все, что мы хотим сделать, это направить вас в правильном направлении, чтобы вы могли почувствовать себя настоящим мастером минуты встречи.

И если после этой статьи вы останетесь с вопросом: «Хорошо, теперь я знаю, как резюмировать свои заметки, но как лучше всего запечатлеть их на моем собрании?» прочтите наш пост о том, как писать протоколы встреч в своем уникальном стиле.

Образцы шаблонов протоколов деловых встреч

Если вы отвечаете за ведение протокола во время деловой встречи, может быть очень полезно использовать образец шаблона для упорядочивания информации. Чтобы просмотреть образцы минут, представленные здесь, просто щелкните изображение ниже. Он откроется в формате PDF, который вы можете редактировать, сохранять и распечатывать. Чтобы получить помощь в работе с документом, см. Это руководство по печатным формам.

Шаблон для печати протокола деловой встречи

Ищете шаблон для печати для организации протоколов собрания персонала или другого типа деловой встречи? Вы можете ввести текст непосредственно в этот образец шаблона или просто распечатать его, чтобы использовать в качестве руководства при наборе или написании заметок.

Статьи по Теме

Дополнительные образцы форматов протоколов деловых встреч

Конечно, приведенный выше образец — не единственный вариант, который следует учитывать, когда вы ищете ресурсы, которые помогут в написании протокола профессиональной встречи. Протоколы встреч могут быть составлены в различных форматах.

Простой протокол встречи

Один из способов вести записи о том, что произошло на собрании, — это систематизировать основные записи в простом, удобном для просмотра формате.Вот как их настроить:

Встреча [Название рабочей группы или проекта]

Дата:

Местоположение:

Повестка дня:

Имена людей, которые присутствовали на собрании:

Имена членов группы, которые отсутствовали:

Обсуждения:

Объявления (если есть):

Принятые решения (если есть):

Пункты для последующих действий:

Имя человека, ведущего протокол:

Традиционный формат записи минут с элементами действий

Используйте этот стиль для более традиционного формата ведения протокола деловой встречи:

Протокол собрания

(Дата)

Имя лица, записывающего протокол:

Повестка дня:

Старый бизнес

Здесь будут перечислены элементы, перенесенные с последнего собрания.

Новый бизнес

Перечислите новые вопросы, которые будут обсуждаться здесь, в виде точек.

Старый бизнес

Изложите подробный отчет об обсуждении старого дела в повестке дня, включая каждую обсуждаемую тему и имена всех, кто внес идеи или сделал презентации.

Новый бизнес

После того, как старый бизнес будет решен, изложите детали нового бизнеса для обсуждения.Опять же, имена и вопросы, комментарии или опасения людей, участвовавших в обсуждении, должны быть подробно записаны.

Пункты действий

  • Перечислите конкретные пункты, которые необходимо предпринять
  • Указание того, кто несет ответственность за каждый из них
  • Укажите крайние сроки, если они доступны в настоящее время

Следующее собрание

Укажите дату, время и место для следующей встречи.

Повестка дня следующего собрания

На следующем собрании участники обсудят старые дела, перенесенные из текущего.Для следующей встречи должна быть составлена ​​подробная повестка дня. Следует указать имена участников, которым необходимо собрать информацию или сделать презентации.

Перенос

Запишите время, когда собрание было отложено.

Оптимизация минут со следующими шагами

Если вы хотите вести подробные записи в минимальном формате, этот современный подход может вам понравиться.

Протокол собрания

Название проекта:

Местоположение:

Дата:

Имена участников:

Имена членов команды, не присутствующих:

03 Пункт № 909 повестки дня

  • Укажите имя человека, проводящего презентацию
  • Укажите, что обсуждалось после презентации и какие решения были приняты
  • Следующие шаги / элементы действий: укажите конкретную задачу, имя (имена) лиц, которые будут ответственный за них и конкретный срок

Пункт № 2 повестки дня:

Повторите информацию для каждого последующего пункта повестки дня собрания.

Распространение протоколов деловых встреч

После того, как протокол собрания подготовлен и отредактирован, его следует разослать всем членам команды или комитета. Это верно как для личных встреч, так и для виртуальных встреч. Протокол можно распечатать для распространения или отправить в виде PDF-документа, прикрепленного к электронному письму. В качестве альтернативы ваша компания может захотеть создать в интрасети место, куда можно загружать протоколы встреч.Несмотря на то, что протоколы собраний распределяются, они могут служить напоминанием всем присутствующим о том, что обсуждалось, о принятых решениях и о том, какими должны быть следующие шаги по рассматриваемой задаче или проекту.

Внесение исправлений

Если один из участников замечает в протоколе что-то, что было записано по ошибке, он или она должны связаться с человеком, который их подготовил, и попросить их исправить. Если элемент был пропущен, это также следует довести до сведения человека, который подготовил протокол, чтобы этот элемент можно было добавить.По этой причине вы можете поместить водяной знак, который указывает «черновик» на первую распространенную версию протокола, а также указать крайний срок для указания любых исправлений, которые могут потребоваться. Как только у всех будет время для обратной связи, обновленную окончательную версию можно будет распространить среди всех, кто присутствовал на собрании.

© LoveToKnow, Corp., 2006-2021, если не указано иное. Все права защищены.

Как писать протоколы заседаний быстрее

8 замечательных преимуществ протоколов заседаний

Мало ли вы знали, что простой шаблон протокола собрания содержит восемь мощных сверхспособностей:

1.Организуйте мысли так, чтобы следующие шаги были ясными и записывались в письменной форме

Люди, которые не делают заметок на собраниях, забывают 60 процентов того, что обсуждалось за 14 дней (источник). Для встреч, которые включают проекты, рассчитанные на двухнедельный срок, это проблема.

2. Подтверждение того, что вы правильно расслышали и что все согласны с вашей интерпретацией

Рассылка протокола собрания — это ваш шанс сказать: «Я слышал это».

Совет профессионала : отправляйте свои заметки по электронной почте и задавайте вопросы или проблемы к определенному дню / времени.Запланируйте электронное письмо с последним напоминанием за два часа до крайнего срока. Это позволяет отсутствие ответа служить документальным подтверждением того, что «да, я согласен с этим».

Мы проводим 60 процентов своего времени, слушая других людей, но запоминаем только четверть того, что они говорят. Скорее всего, люди будут благодарить вас за помощь с их недостатком памяти.

3. Решение для людей, которые мечтали или выполняли несколько задач во время встречи

Люди отключаются во время встреч, потому что их мозг работает слишком быстро.

И им становится скучно.

Большинство американцев говорят со средней скоростью 125 слов в минуту (слов в минуту).

Но мы читаем в среднем 250 слов в минуту. Это на 100 процентов быстрее, чем мы говорим.

Вы сейчас едете так быстро — или быстрее, если вы скользите.

Итак, представьте, как нетерпеливо мы замедляемся, чтобы говорить в темпе, когда мы способны работать быстрее.

4. Предотвращение превращения резюме для посетителей, не являющихся участниками, в игру «Телефон»

Для каждого следующего человека, которого вы добавите в беседу, это возможность разбавить сообщение.

Представьте, что итоги встречи постепенно искажаются. Он переходит от участника к боссу, затем от босса к лидеру в другой команде.

Новое сообщение не базовое, и из-за него начальник и докладчик, присутствовавший на собрании, выглядят плохо.

Вы можете избежать этого сценария с письменным протоколом встречи как источником истины.

5. Обеспечение соблюдения всеми участниками встречи согласованных дальнейших шагов

Одним из самых больших препятствий к действию является отсутствие ясности в отношении того, что делать.

Записывание следующих шагов в письменной форме перед всеми заинтересованными сторонами также разжигает огонь, побуждающий владельцев действий действовать. Это особенно полезно, когда вы отправляете протокол собрания команде.

Данные

Yesware показывают, что электронные письма с другими заинтересованными сторонами увеличивают количество открытий и ответов более чем на 10%.

6. Сохранение целенаправленности собрания, с владельцами и ETA для дальнейших шагов.

Кроличьи норы часто встречаются на собраниях. Вот как этого избежать:

Используйте свой шаблон, чтобы оставаться в центре повестки дня встречи, задавая такие вопросы, как:

  • Итак, что это означает для следующих шагов? Я хочу как следует их записать.
  • Похоже, люди X и Y должны быть частью этого обсуждения. Может быть, лучше отключить тему Z для более позднего разговора?
  • Итак, правильно ли я отмечу здесь, что консенсусом является Решение X и Пункт действий Y?

Это бамперы для разговора.

7. Сделать так, чтобы участники встречи почувствовали себя услышанными

Вы когда-нибудь участвовали в собрании, и ваша идея не была записана?

Отстой.

Вы читаете:

«Ваша идея не имеет значения».

Включение всех мнений в заметки к собранию позволяет избежать этого. Он также документирует полный разговор как для участников, так и для не присутствующих.

8. Создание группового мышления во время встречи и последующих действий

Во время встречи происходит много типов разговоров:

Обновление других участников о событиях, проблемах, потребностях сотрудников, потенциальных клиентах, клиентах

Обсуждение открытых вопросов

Принятие решения Следующие шаги или действия, которые необходимо предпринять перед принятием решения (например, консультации с другими заинтересованными сторонами)

Настройка коммитов (владельцев действий) и дедлайнов

Когда вы записываете их на бумаге, каждый участник уже не должен сам решать, что говорит докладчик.

И это уже не зависит от способности каждого говорящего правильно передать свое значение.

Хотите большего? Вот 2 бесплатных шаблона повестки дня встречи.

Как правильно вести протоколы ежегодных собраний вашей компании

Компании, которые зарегистрировались как корпорация или создали компанию с ограниченной ответственностью (LLC), должны тщательно документировать свою деятельность по соблюдению нормативных требований. Например, когда корпорация проводит свое годовое общее собрание (a.k.a, годовое собрание акционеров), он должен вести учет в целях соблюдения нормативных требований.

В большинстве штатов требуется, чтобы корпорации C (включая те, которые выбрали налоговый режим S Corporation) ежегодно проводили общее собрание своих акционеров. Обычно от них также требуется проводить по крайней мере одно собрание со своим советом директоров в год.

Компаниям, оформленным как LLC, возможно, потребуется ежегодно проводить ежегодные собрания со своими владельцами (членами LLC).Несмотря на то, что штаты не требуют от LLC проводить ежегодное собрание, LLC должна это делать, если этого требует операционное соглашение LLC. Если ООО выбрало налоговый статус S Corp, его обязательство по ежегодному собранию остается таким же, как и его основная бизнес-структура. Другими словами, если государство или операционное соглашение LLC требуют ежегодного собрания членов, LLC с избранием S Corp не обязана проводить ежегодное собрание.

Правильные протоколы собраний необходимы для поддержания хорошей репутации LLC или корпорации и защиты личной ответственности, которую они предоставляют владельцам бизнеса.До конца года компании должны хранить протоколы своих годовых собраний вместе с записями других организаций.

Что такое ежегодные собрания?

Вообще говоря, ежегодные собрания — это формальное обсуждение целей, стратегии, финансового положения компании, предлагаемых изменений в корпоративных документах или других ожидающих решения, которые требуют голосования или одобрения владельцев бизнеса. Должна ли компания проводить ежегодное собрание, зависит от штата и типа организации.

Протокол собраний содержит официальный отчет о том, о чем говорилось, и решениях (решениях и действиях), принятых на официальных собраниях.Как я упоминал ранее, хорошо составленные протоколы собраний имеют решающее значение для демонстрации корпоративного соответствия и поддержания защиты личной ответственности владельцев (известной как корпоративная вуаль).

В некоторых штатах также требуется, чтобы новые корпорации и LLC проводили первое собрание вскоре после их образования и записывали протокол этого собрания.

Обычно протоколы собраний ведет секретарь корпорации (или другое лицо, назначенное на собрании). Один из лучших способов обеспечить, чтобы протоколы собраний были хорошо организованными, подробными и последовательно структурированными от одного собрания к другому, — это использовать шаблон ежегодного протокола собрания, в чем CorpNet может вам помочь.Утвержденные протоколы собраний следует хранить вместе с другими жизненно важными документами LLC или корпорации.

Протокол собрания для корпораций

Акционеры C Corporation (или S Corporation) проводят ежегодные собрания для обсуждения потребностей компании, ее финансовых результатов за предыдущий год, избирают новых директоров в совет директоров.

Директора являются лицами, принимающими решения в корпорации, поэтому как акционеру это важная обязанность. Директора избирают должностных лиц, которые руководят повседневной деятельностью корпорации.Любые важные решения корпорации принимаются ее директорами, поэтому голоса акционеров имеют решающее значение. Директора совета директоров корпорации обычно избираются для работы в совете на один год или до следующего собрания акционеров для голосования за новых директоров.

Альтернативные названия годового собрания включают годовое собрание акционеров, годовое собрание акционеров и годовое общее собрание (или сокращенно ГОСА). Большинство корпораций проводят свои годовые собрания вскоре после окончания финансового года компании во время и в месте, указанном в корпоративном уставе.Устав также обычно устанавливает порядок уведомления о ежегодных собраниях, порядок ведения дел и кворум (минимальное количество присутствующих акционеров) для проведения голосования на собраниях.

На ежегодном собрании передается информация и проводятся различные мероприятия. Например, пункты повестки дня ежегодного собрания могут включать:

  • Разделение статуса организации (обычно это делает генеральный директор или президент компании)
  • Назначение членов совета директоров
  • Голосование по инициативам и сделкам, требующим одобрения акционеров.
  • Обзор финансовой информации
  • Разрешение акционерам задавать вопросы о направлении бизнеса

Протокол собрания акционеров

Протоколы годового корпоративного собрания служат официальным протоколом годового собрания предприятия.Большинство штатов, за исключением Делавэра, Канзаса, Невады, Северной Дакоты и Оклахомы, требуют, чтобы корпорации вели протоколы заседаний. Во время ежегодного собрания корпоративный секретарь компании делает подробные записи, чтобы зафиксировать все, что обсуждалось и принималось во время встречи. Протоколы собраний не обязательно должны включать каждую мелочь, но они должны документировать ключевую информацию и любые принятые решения или предпринятые действия. В общем, протоколы должны быть достаточно подробными, чтобы служить институциональной памятью корпорации.

Примеры информации, которая может фигурировать в протоколе ежегодного собрания корпорации, включают:

  • Дата, время и место собрания
  • Кто присутствовал, а кто отсутствовал на собрании
  • Кто вел протокол (обычно лицо, выполняющее функции корпоративного секретаря)
  • Пункты повестки дня собрания с кратким описанием каждого
  • Подробная информация о том, что обсуждалось во время собрания
  • Результаты проведенного голосования
  • Время, когда собрание было закрыто

После годового собрания протоколы были утверждены (в соответствии с уставом компании), корпорация должна хранить оригинал оформленной копии в надежном месте вместе со своими учредительными документами, поправками, подзаконными актами и другими корпоративными записями.

Иногда корпорации также проводят специальные собрания акционеров в дополнение к обычным годовым собраниям. Это происходит, если совет директоров предлагает важные действия, такие как слияния, преобразования предприятий или другие заметные изменения.

Даже если вы представляете малый бизнес и являетесь единственным директором или владельцем, неплохо было бы хотя бы час или два в кофейне и изучить эти пункты, как это сделала бы более крупная корпорация. Для корпорации, независимо от ее размера, важны одни и те же принципы целей, продаж, денег и всего остального.

Протокол заседаний совета директоров корпорации

В большинстве штатов требуется, чтобы корпорации проводили заседания совета директоров (как правило, не реже одного раза в год) для обсуждения деталей прошлого года и принятия решения о действиях и стратегии на следующий год.

Ниже приведены примеры вопросов, которые могут обсуждаться директорами:

  • Должностные лица корпорации
  • Заработная плата должностных лиц
  • Чистая и валовая прибыль корпорации
  • Выпуск или продажа акций, включая размер дивидендов на акцию
  • Решения об открытии новых кредитных линий на имя компании
  • Юридические и налоговые вопросы

Как и в протоколе ежегодного собрания, протокол собрания совета директоров должен фиксировать, кто присутствовал на собрании, что обсуждалось и любые принятые действия и решения.Протокол собрания должен быть внесен в корпоративную книгу записей.

Протоколы собраний для LLC

Как правило, штаты не требуют от компаний с ограниченной ответственностью проводить ежегодные собрания участников и составлять протоколы. Однако, если операционное соглашение LLC гласит, что участники должны проводить ежегодные собрания и вести протоколы, они должны выполнить это положение, чтобы продемонстрировать свою приверженность бизнес-нормам. Проведение ежегодного собрания и запись того, что обсуждалось, помогает подтвердить, что владельцы бизнеса рассматривают компанию с ограниченной ответственностью как отдельное юридическое лицо.Эта мера усиливает корпоративную завесу, которая защищает личные активы участников LLC от юридических и финансовых обязательств компании.

Примеры того, что участники LLC могут обсуждать на своем ежегодном собрании, включают введение новых участников, уход существующих участников, предлагаемые изменения распределения собственности, финансовые показатели LLC за последний год и цели компании на год вперед.

Информация, фиксируемая в протоколе ежегодного собрания LLC, обычно включает:

  • Дата, время и место собрания
  • Кто написал протокол
  • Имена присутствующих членов
  • Краткое описание повестки собрания
  • Подробности о том, что обсуждали участники
  • Принятые решения или принятые меры по голосованию
  • Время закрытия собрания

Все лица, присутствовавшие на собрании, должны иметь возможность просмотреть и изменить протокол, прежде чем сделать его официальной частью отчетов LLC .

Что делать с минутами после записи?

Протоколы не нужно подавать в штат, но их следует хранить вместе с другими корпоративными записями, такими как устав организации LLC, учредительные документы, подзаконные акты и решения.

Эксперты советуют хранить протоколы, как и другие деловые документы, не менее семи лет. В идеале они должны быть частью постоянного учета бизнеса. Члены ООО или корпорации (включая акционеров, должностных лиц и директоров) имеют право просматривать протоколы собрания по обоснованному запросу в компанию.

Хотя владельцы бизнеса не обязаны подавать протоколы собраний в штат, они все равно должны считаться важными документами и необходимы для защиты хорошей репутации LLC или корпорации и статуса с ограниченной ответственностью.

Чем может помочь CorpNet

CorpNet может составить и подготовить протоколы ваших годовых собраний, чтобы помочь вам соблюдать нормативные требования. Это можно сделать сразу после вашего ежегодного собрания или, если вам не удавалось составить протокол собрания в течение многих лет, CorpNet также может помочь вам создать многолетнюю документацию годового собрания, если вы отстали с протоколом ежегодного собрания за предыдущие годы.