Официальный письмо: Официальное письмо. Образец написания

Содержание

Образец написания официального письма в организацию в 2021 году

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
при ведении бизнеса;
при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;

гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
вежливое обращение;
грамотность, краткость и лаконичность информации;
указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
невежливое обращение;
искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

используется как продольный, так и угловой бланк;
требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

Директору ООО «Общество»

Иванову И.И.

123456, Россия, Субъект РФ,

ул. Булочная, д. 5

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».

Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович

Исп. Федоров Ф.Ф.

8 (123) 456789

Как отправить письмо

Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;

если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.

Письмо солдату

Завершён приём работ на конкурс, организованный Уполномоченным при Президенте России по правам ребёнка и всероссийским движением «Юнармия» при поддержке Россотрудничества. Конкурс «Письмо солдату» проводится в четвёртый раз. В этом году он получил название «Победа без границ» и статус международного, благодаря чему значительно расширилась география участников. Авторами посланий, адресованных бойцам, защищавшим…

Уполномоченный при Президенте РФ по правам ребенка Анна Кузнецова в рамках онлайн марафона «ЮНАРМИИ», приуроченного ко Дню защитника Отечества, дала старт пятому конкурсу «Письмо солдату», который в этом году расширяет свои границы и становится международным. Конкурс проводится институтом Уполномоченных по правам ребёнка совместно с ВВПОД «ЮНАРМИЯ» и при поддержке Федерального…

Всероссийский конкурс “Письмо солдату. О детях войны”, посвященный 75-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне, был инициирован Уполномоченным при Президенте РФ по правам ребенка Анной Кузнецовой и Всероссийским детско-юношеским военно-патриотическим общественным движением «ЮНАРМИЯ». В рамках акции от школьников в результате окончательного подсчета было зарегистрировано около 11 тысяч работ. Победителями стали…

Всего в адрес организаторов фестиваля поступило более восьми тысяч детских сочинений. Победителями выбрано 25 авторов из разных регионов России. «Я благодарю всех участников фестиваля за участие в этом большом и значимом событии. Мы организовали фестиваль детских писем, чтобы вспомнить страницы истории, сохранить память о солдатах минувших войн и поддержать…

22 июня завершился прием работ для участия во Всероссийском фестивале детских эссе «Письмо солдату», который проводился с 23 февраля по инициативе Уполномоченного при Президенте РФ по правам ребенка Анны Кузнецовой. Дата завершения приема заявок на участие в конкурсе – 22 июня, выбрана не случайно. Именно в этот день в далеком…

На XV Съезде уполномоченных по правам ребенка в субъектах Российской Федерации состоялось торжественное награждение ребят-лауреатов Фестиваля детских эссе «Письмо солдату-2018». Первыми лауреатами этого года стали: 1. Алымов Егор, г. Орел, 2. Акимов Никита, Калужская…

//minobraz.egov66.ru/ Обращаем Ваше внимание, что Вы находитесь на старой версии сайта Министерства образования и молодежной политики Свердловской области

Тип:

Все документы2019 годАдминистративный регламентАдминистративный регламент оценки оказания общественно полезных услугАккредитационная экспертизаАпостильАттестация кандидатов на должность руководителя и руководителя ГОУАттестация пед кадров-информационные материалыАттестация экспертовВзаимодействие с родителямиВзаимодействие с СОНКОГИА и ЕГЭГосударственная пошлинаГосударственные услуги в сфере образованияДень пенсионера в Свердловской областиДетская оздоровительная кампания и межведомственное взаимодействиеДеятельность министерства по реализации полномочий в сфере профилактики терроризмаДобровольчество (волонтерство)Доклады и статистикаДокументыДостиженияЗаключения об оценке последствий принятия решений в отношении объектов социальной инфраструктуры для детейЗаключения по аккредитационной экспертизе (общеобразовательные организации)Заключения по аккредитационной экспертизе (профессиональные организации)Заключения по оценке последствий принятия решений о реорганизации ГООЗаключения по результатам независимой антикоррупционной экспертизыЗащита прав потребителейИнформационные письма Министерства образованияИнформация о результатах проведенных проверокКомплексная безопасностьКонкурсы НКО по дополнительному образованиюКонкурсы НКО по патриотическому воспитаниюКонкурсы НКО по психолого-педагогической, медицинской и социальной помощиКонкурсы НКО по работе с молодежьюКонкурсы НКО по этнокультурным проектамЛицензионный контроль за образовательной деятельностьюЛицензированиеМетодические материалы в сфере профилактики терроризмаМетодические материалы, семинары, совещанияМониторинг реализации указовНадзор и контроль в сфере образованияНадзор и контроль в сфере образованияНезависимая антикоррупционная экспертизаНКО – исполнители общественно полезных услугНормативно-правовая базаНормативно-правовые актыНормативные правовые акты в сфере профилактики терроризмаНПА по аттестации работниковНПБ по вопросам независимой оценки качества образованияОбластные документыОбщественные обсужденияОбязательные требованияОказание бесплатной юридической помощиОтветы на часто задаваемые вопросыОтчеты, доклады, выступленияПакет документов по лицензированию образовательной деятельностиПланы МинистерстваПланы проверокПовышение финансовой грамотностиПоложение о министерствеПоложение об отделеПорядок поступления на государственную службуПриказы аттестационной комиссии 2018Приказы Министерства образования и молодежной политики Свердловской областиПриказы Министерства образования и науки РФПриказы по аккредитационной экспертизеПрограммы и шаблоны для представления статистических отчетовПротоколыПрофессиональное образованиеПрофилактика ВИЧ, СПИДПрофилактика наркомании, ПАВПрофилактика нарушенийПрофилактика суицидовПсихолого-педагогическая, медицинская и социальная помощьпубличная декларацияРегиональные инновационные площадкиРегиональные приоритетные проектыРегиональный проект «Демография»Реестры лицензийРеестры свидетельств о государственной аккредитацииРезультаты проверокСоциально-психологическое тестирование лиц, обучающихся в образовательных организацияхСтатистический отчетСубсидии НДООСубсидия частным организациям на получение образования, питанияУказ от 07.05.2018 № 204Федеральные документыФедеральный государственный контроль (надзор) в сфере образованияФедеральный государственный контроль качества образования

Вид:

Все видыЗакон Свердловской областиПоложение об отделеПостановлениеПриказПротокол общественного обсужденияСтатистический отчетУведомлениеУказ Президента Российской Федерации

Благодарственное письмо Губернатора 25.12.2020 | Официальный сайт Уполномоченного по защите прав предпринимателей в Челябинской области

Обращение

Приветствую Вас на официальном сайте

Уполномоченного по защите прав предпринимателей в Челябинской области!

Наша структура создана и действует для того, чтобы помочь бизнесу не только выживать в нынешних сложных экономических условиях, но и нормально работать и развиваться.

В 2019 году институту Уполномоченного по защите прав предпринимателей в Челябинской области исполнилось семь лет. За этот относительно небольшой срок он стал действенным и востребованным инструментом защиты бизнес-сообщества.

Начав совершенно новое для нас дело, не имеющее аналогов, мы, совместными усилиями с предпринимательскими объединениями и благодаря поддержке Губернатора Челябинской области и председателя Законодательного Собрания Челябинской области, членов регионального правительства, депутатов южноуральского парламента и Госдумы РФ сумели создать эффективно действующую структуру. Удалось добиться признания и содействия со стороны контрольно-надзорных органов.

Наш сайт позволит Вам ознакомиться с полномочиями и компетенцией Уполномоченного, его деятельностью, с общественными представителями бизнес-омбудсмена по отраслям и в муниципальных образованиях Челябинской области. Также Вы можете узнать текущие новости в области предпринимательской деятельности, получить информацию о законодательных нововведениях в сфере бизнеса. Вы можете выбрать удобную для Вас форму обращения: посредством которой у Вас есть возможность в любое время обратиться к Уполномоченному. Помимо этого Вы можете обратиться к нам лично, в дни приема (по предварительной записи 737-04-00), или отправить жалобу по почте или на электронный адрес. Буду рад оказать помощь каждому и оказать содействие в восстановлении прав, нарушенных в результате действий (бездействия) государственных, муниципальных органов и должностных лиц.

Прием обращений

Уважаемые граждане!

Ваше обращение в форме электронного документа будет рассмотрено в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и приказом МВД России от 12 сентября 2013 г. № 707 «Об утверждении Инструкции об организации рассмотрения обращений граждан в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации».

Сообщения о происшествиях (преступлениях, событиях, угрожающих личной или общественной безопасности, а также иных обстоятельствах, требующих проверки возможных признаков преступления или административного правонарушения) круглосуточно принимаются и незамедлительно регистрируются в дежурных частях территориальных органов внутренних дел, по телефону 02 (со стационарных телефонов) или 102 (с мобильных средств связи).

При заполнении формы обращения Вам в обязательном порядке следует указать: фамилию, имя, отчество (при наличии), адрес электронной почты для направления ответа или уведомления, суть обращения. Также Вы вправе приложить к обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.

В соответствии с названным Федеральным законом без ответа остаются обращения, в которых отсутствует фамилия, имя, отчество (при наличии) или адрес электронной почты. В случае, если текст обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения направляется сообщение. Кроме того, без ответа по существу поставленных вопросов останется обращение, в котором содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

Поступившие обращения регистрируются в трехдневный срок и рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации. При необходимости срок рассмотрения может быть продлен не более чем на 30 дней, о чем направляется уведомление.

Если в обращении не содержится информация о результатах рассмотрения обозначенных вопросов соответствующими территориальными органами внутренних дел и разрешение этих вопросов не относится к исключительной компетенции подразделений центрального аппарата министерства, оно будет направлено для рассмотрения по существу в территориальные органы внутренних дел. При этом уведомление гражданину о переадресации обращения в органы, организации,и подразделения системы МВД России не направляется.

Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства внутренних дел Российской Федерации, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением об этом гражданина, направившего обращение.

Ответ на обращение будет направлен в форме электронного документа на указанный Вами адрес электронной почты.

Обжалование судебных решений осуществляется в соответствии с требованиями процессуального законодательства. Рассмотрение такого рода обращений не входит в компетенцию МВД России.

Обращаем Ваше внимание на недопустимость злоупотребления правом на обращение в государственные органы и предусмотренную законодательством ответственность в этой сфере общественных отношений. В случае, если в обращении указаны заведомо ложные сведения, расходы, понесенные в связи с его рассмотрением, могут быть взысканы с автора.

Просим Вас с пониманием отнестись к изложенным требованиям законодательства, внимательно заполнить все предложенные реквизиты и четко сформулировать суть проблемы.

Информация о персональных данных, направленных в электронном виде, хранится и обрабатывается с соблюдением требований российского законодательства о персональных данных.

С информацией ознакомлен

Подать обращение

образец составления и пример использования в email-маркетинге

Информационное письмо — это вид делового послания, в котором адресату сообщают о каких-то фактах либо событиях. В digital-пространстве информационными письмами часто называют email-сообщения, которые содержат полезный для подписчиков контент.

Какие задачи решает информационное письмо

Основная задача информационного письма — рассказать получателю, что что-то произошло. Например:

оповестить партнёров об изменениях внутри компании;
напомнить контрагентам об исполнении обязательств по договору;
рассказать клиенту о внедрении новых услуг или расширении ассортимента.

Информационное письмо просто констатирует факт и не предполагает мотивации к действию.

Объём инфо-письма варьируется от одного предложения до нескольких страниц. Как правило, информационное письмо подписывает руководитель организации или ответственное лицо. В случае массовой рассылки наличие ручной подписи необязательно.

Нередко информационные письма носят типовой характер — их оформляют по утверждённому шаблону. В содержании могут присутствовать рекомендации или цитаты из официальной документации. Также информационные письма могут содержать различные приложения — фотографии, документы, таблицы, pdf-файлы.

Разновидности информационных писем

Классификация информационных писем весьма условна, поскольку одно послание может выполнять сразу несколько функций. Но в целом существует несколько основных видов.

Письмо-уведомление

Сообщает о каком-либо факте, событии или процессе. Например: о смене руководства организации или ее реквизитов, об изменении политики компании или цен на товары.

Образец:

Уважаемый Имя Отчество,
ООО «Н» информирует вас о повышении цен на наш ассортимент на 10% в связи с подорожанием сырьевой продукции.
Подробно ознакомиться с изменениями вы можете в приложенном прайсе. Если есть вопросы — звоните по телефону +7 xxx xxx xx или пишите нам на email [email protected].
С уважением, …

Письмо-напоминание

Сообщает адресату про то, что ему нужно сделать. К примеру, выполнить договорные обязательства, дать ответ на предложение, явиться на встречу в указанное время.

Образец:

Уважаемый Имя Отчество,
Напоминаю, что 30.08.2020 г. пройдёт семинар по теме «…».
Чтобы подтвердить участие, не забудьте зарегистрироваться по ссылке.
С уважением, …

Письмо-подтверждение

Зачастую выступает гарантией ранее оговоренных условий и обещаний. Пример: «товар получили», «оплату провели», «ваше предложение утвердили».

Образец:

Уважаемый Имя Отчество,
Получили ваше коммерческое предложение.
О принятом решении сообщим до 01.09.2020 г.
С уважением, …

Письмо-заявление

Уведомляет адресата о планах автора, разъясняет причины сложившейся ситуации, формулирует позиции автора по определённому вопросу. Например: «мы решили пересмотреть условия сотрудничества», «по данному вопросу я считаю…», «сообщаю, что намерен предпринять следующие действия…».

Образец:

Уважаемый Имя Отчество,
Я изучил ваше предложение об изменении условий сотрудничества. Сообщаю, что…
С уважением, …

Рекламно-информационное письмо

Эти письма зачастую самые объёмные и похожи на коммерческие предложения. Они содержат информацию о товарах и услугах, о расширении ассортимента, об изменениях ценовой политики. От обычных коммерческих писем их отличает то, что в них отсутствует призыв к действию. Это просто констатация факта. Тем не менее, послания должны быть интересными, чтобы их прочитали.

Образец:

Уважаемый Имя Отчество,
Мы расширили ассортимент. Теперь вы можете купить… Подробнее читайте в приложении.
Приложение: «Каталог товаров»
С уважением, …

Как написать информационное письмо

Информационные письма в корпоративной переписке — обычные деловые сообщения, написанные в свободной форме. Однако оформлять послания лучше по правилам деловой переписки.

Например, для информационных писем часто используют такую структуру:

В левом верхнем углу листа либо по центру укажите реквизиты компании — наименование, юридический адрес, контактные данные. Укажите дату составления документа и его исходящий номер, если регистрируете корреспонденцию. Если отвечаете на чьё-то письмо, то обозначьте дату и номер входящего документа.
В правом верхнем углу пропишите сведения об адресате — Ф.И.О., должность, название и адрес компании.
По центру письма при необходимости напишите тему, отражающую содержание. Ниже темы добавьте обращение в уважительной форме или начните с вежливого приветствия — «Добрый день, …», «Уважаемая … (имя-отчество)».
Ниже обращения напишите вступление — кратко изложите суть послания. «Прошу Вас…», «Наша компания предлагает…»
В основной части после вступления изложите содержание сообщения. Пишите кратко и последовательно — только факты и самая необходимая информация. Деловое письмо должно чётко отвечать на вопросы: «Кому», «Зачем» и «Почему». Убедитесь, что стиль изложения и содержание будут понятны адресату. Если ваша цель состоит в сотрудничестве — постарайтесь описать выгоду для адресата.
В заключение письма подведите итог написанного и при необходимости кратко сформулируйте своё предложение или просьбу.
Если к письму прилагаются какие-либо материалы, перечислите их. Для каждого приложения напишите краткое пояснение — что это, о чём и для чего нужно адресату.
Завершите письмо стандартной фразой «С уважением…» (или что-то аналогичное). Укажите должность и имя отправителя. Если послание персональное — поставьте подпись. Ниже можно прописать контактные данные дополнительного контактного лица.

Образец информационного письма:

В корпоративной среде для деловой переписки обычно применяют бланки с водяными знаками и логотипом компании. При отсутствии утверждённого бланка можно использовать обычную бумагу формата A4.

Образец формы письма-напоминания

В деловой переписке также важно правильно форматировать текст. Проверьте, чтобы сообщение соответствовало рекомендациям ГОСТа:

Предусмотрите наличие полей. 10 мм — по правому краю. 20 мм — по левому краю. сверху и снизу.
Выровняйте содержание письма по ширине страницы.
Проставьте в тексте абзацный отступ на отметке 1,25 см.
Наименования разделов (при наличии) печатате с отступом абзаца либо центрируйте по ширине.
Печатайте текст с 1-1,5 межстрочным интервалом.
Проставьте нумерацию страниц со второго листа, если письмо включает несколько страниц. Номер проставляют посередине верхнего поля документа, отступая минимум 10 мм от верха листа.
Приоритетные шрифты — Times New Roman № 13/14 либо Arial №12/13.
В таблицах допустим мелкий шрифт — 9/10.

Готовое информационное письмо проверьте на орфографические и пунктуационные ошибки. Также ещё раз проверьте читабельность и логическую последовательность текста — всё ли понятно, не возникает ли разночтений.

Как правильно отправить информационное письмо

Для отправки инфо-письма в бумажном виде — почтой или курьером — используют фирменный конверт с логотипом и реквизитами компании. На нём указывают данные адресата — имя, должность. При использовании обычного конверта, лучше выбрать продолговатый конверт того же цвета, что и само письмо.

Но всё чаще деловую переписку ведут в электронном формате. Отправляя электронное информационное письмо:

Укажите тему письма. Постарайтесь отобразить самую важную информацию из содержания или указать, кому предназначено письмо. Например, тема «Супер выгодное предложение для вас» ни о чём не говорит адресату — от кого предложение, чем выгодно. А вот тема «Компания N снижает цены на 15% на весь ассортимент» понятно поясняет содержание.
Желательно использовать email, который содержит название компании или вашу фамилию.
При отправке ответа цитируйте исходное письмо.
Не прикрепляйте много приложений к сообщению без запроса.
Не забывайте про подпись.

Для электронной деловой переписки применяют практически все те же нормы, что и для бумажной корреспонденции. Но учитывайте, что чрезмерно длинные послания могут просто проигнорировать, особенно если это первое письмо и адресат его не ждёт. Старайтесь сделать электронное информационное письмо максимально лаконичным — 1-2 страницы.

Информационные письма в email-маркетинге

Чёткое определение информационного письма в email-маркетинге отсутствует. Кто-то называет так исключительно транзакционные сообщения — уведомления об оплате или статусе заказа, подтверждение регистрации. Но в большинстве случаев информационными письмами считают контентные рассылки, которые несут полезную информацию для пользователя.

Контентные письма в email-маркетинге помогают:

удерживать внимание подписчиков;
поддерживать регулярный контакт;
подтверждать статус эксперта;
периодически напоминать о продукте или компании;
привлекать трафик на сайт.

Некоторые компании полностью строят стратегию email-маркетинга на инфо-письмах. Но чаще информационные письма применяют в комплексе с промо-рассылками. Это позволяет продавать менее агрессивно — подписчики не устают от переизбытка коммерческих предложений и одновременно не забывают о компании.

Хотя информационные письма могут не содержать call to action (призыва к действию), направленного на привлечение продаж, но они тоже привлекают трафик. Подписчики переходят по ссылкам на интересные материалы сайта и со временем могут стать реальными клиентами.

Пример информационного письма в email-маркетинге. Дайджест интересных статей за неделю от Elle

О чём писать в инфо-письмах

Информационные письма в email-рассылках используют для информирования аудитории и привлечения потенциальных клиентов.

Инфо-письма могут содержать:

истории о вашем бизнесе;
истории и отзывы клиентов;
«закулисье» деятельности;
полезные для клиентов статьи;
ссылки на интересные материалы;
новости вашего бизнеса;
анонсы новых товаров и услуг;
напоминания об акциях.

Как быстро создавать информационные письма для email-рассылки

Допустим, вы уже решили, какой именно информационный контент вы хотите представить подписчикам. Вам нужно лишь «упаковать» материалы. Для этой цели можно использовать готовые шаблоны писем.

В сервисе UniSender предусмотрены шаблоны для самых разных типов писем — для e-commerce, по отраслям, универсальные. Для создания инфо-писем можно выбрать шаблоны категории «Блоги и новости» или «Универсальные».

Страница выбора готовых шаблонов в UniSender

Чтобы создать информационное письмо, вам нужно просто заменить шаблонный текст на свой. При необходимости можно доработать шаблон — добавить или удалить отдельные блоки, вставить видео или изображение и прочее.

Редактирование информационного письма в UniSender

Как создать письмо в UniSender

Регулярная рассылка полезных и интересных информационных писем укрепит отношения с подписчиками, удержит потенциальных клиентов и повысит лояльность со стороны читающей аудитории.

Письмо от 31.08.2020 № БВ-4-23/13939@ | ФНС России

77 город Москва

Дата публикации: 01.09.2020

О возможности представления заявления о проведении налогового мониторинга и приложений к нему в электронной форме по ТКС

Дата документа: 31.08.2020
Вид документа: Письмо
Принявший орган: ФНС России
Номер: БВ-4-23/13939@
Тип ситуации:

Федеральная налоговая служба (далее – ФНС России) в целях организации проведения заявочной кампании по переходу организаций на налоговый мониторинг с 2021 года, направляет рекомендуемые формы и форматы документов, используемых при проведении налогового мониторинга, а также формы и форматы внутренних документов, регламентирующих систему внутреннего контроля организации, представляемых вместе с заявлением о проведении налогового мониторинга, в соответствии со статьей 105.27 Налогового кодекса Российской Федерации:

форму заявления о проведении налогового мониторинга согласно приложению № 1 к настоящему письму;
формат представления заявления о проведении налогового мониторинга в электронной форме согласно приложению № 2 к настоящему письму;
форму уведомления об отзыве заявления о проведении налогового мониторинга согласно приложению № 3 к настоящему письму;
формат представления уведомления об отзыве заявления о проведении налогового мониторинга в электронной форме согласно приложению № 4 к настоящему письму;
форму заявления об отказе в проведении налогового мониторинга согласно приложению № 5 к настоящему письму;
формат представления заявления об отказе в проведении налогового мониторинга в электронной форме согласно приложению № 6 к настоящему письму;
форму регламента информационного взаимодействия согласно приложению № 7 к настоящему письму;
требования к регламенту информационного взаимодействия согласно приложению № 8 к настоящему письму;
формат представления регламента информационного взаимодействия в электронной форме согласно приложению № 9 к настоящему письму;
форму информации об организациях, о физических лицах, которые прямо и (или) косвенно участвуют в организации, представляющей заявление о проведении налогового мониторинга, и при этом доля такого участия составляет более 25 процентов согласно приложению № 10 к настоящему письму;
формат представления информации об организациях, о физических лицах, которые прямо и (или) косвенно участвуют в организации, представляющей заявление о проведении налогового мониторинга, и при этом доля такого участия составляет более 25 процентов, в электронной форме согласно приложению № 11 к настоящему письму;
форму учетной политики для целей налогообложения организации согласно приложению № 12 к настоящему письму;
формат представления учетной политики для целей налогообложения организации в электронной форме согласно приложению № 13 к настоящему письму;
форму информации об организации системы внутреннего контроля организации согласно приложению № 14 к настоящему письму;
формат представления информации об организации системы внутреннего контроля организации в электронной форме согласно приложению № 15 к настоящему письму.

На основании вышеизложенного ФНС России поручает межрегиональным инспекциям ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам и управлениям ФНС России по субъектам Российской Федерации довести до подведомственных налоговых органов и налогоплательщиков следующую информацию:

XML-схемы и справочники к вышеуказанным форматам документов, планируется опубликовать на официальном сайте ФНС России: www.nalog.ru в разделе «Документы» до 01.09.2020;
прием налоговыми органами вышеперечисленных документов, созданных в электронной форме по форматам, рекомендуемым ФНС России, по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота, будет реализован с 01.09.2020;
вышеперечисленные документы, созданные в электронной форме по форматам, рекомендуемым ФНС России, могут быть представлены по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота:
1. Налогоплательщиками, представившими заявление о проведении налогового мониторинга и планирующими перейти на налоговый мониторинг с 01.01.2021, — в срок до 01.10.2020;
2. Налогоплательщиками, в отношении которых проводится налоговый мониторинг за период 2020 года, — в срок до 01.12.2020.

ФНС России поручает начальникам (исполняющим обязанности начальников) межрегиональных инспекций ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам и руководителям (исполняющим обязанности руководителей) управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации под личную ответственность обеспечить исполнение настоящего письма.

Приложение: в электронном виде.

В.В. Бациев

Как написать официальное письмо

Хорошо написанное официальное письмо может произвести сильное впечатление — намного сильнее, чем даже самое элегантно сформулированное электронное письмо (и оно намного профессиональнее, чем корзина с фруктами). Если вы подаете заявление о приеме на работу, благодарите потенциального работодателя за собеседование или вежливо увольняетесь со старой работы (теперь, когда ваши красиво оформленные письма предоставили вам новую захватывающую возможность), умение писать официальное письмо — это навык. стоит освоить.

Официальные письма и неофициальные письма

Между неофициальными письмами (такими как благодарственные письма) и официальными письмами (такими как сопроводительные письма) есть несколько существенных различий. Может быть, вы думаете: «Но я уже знаю, как написать хорошее письмо! Моя тетя Мэйбл любит мои болтливые благодарственные записки. Что ж, хорошо знать разницу между ними!

Неофициальные письма

может быть написано от руки или на машинке,
использует разговорный английский, а
имеют слабую структуру.

Официальные письма, с другой стороны,

набираются всегда,
строго придерживаются правил стандартного письменного английского языка, а
имеют формальную структуру.

Когда вы учитесь писать официальное письмо, точная структура может показаться устрашающей, но на самом деле ее легко разбить на пять отдельных компонентов. Когда вы освоите основы, вы будете на правильном пути к тому, чтобы научиться писать официальное письмо.

Основная структура официального письма

В каждом официальном письме есть четыре элемента (и необязательный пятый элемент, который, к сожалению, не идет с Брюсом Уиллисом): заголовок, приветствие, текст и подпись — и, если необходимо, приложения. Вот образец официального письма, чтобы вы начали писать официальное письмо (или любое другое).

Заголовок

Если вам интересно, как написать заголовок для официального письма, не смотрите дальше! Заголовок официального письма состоит из двух вещей: вашего адреса (плюс дата) и адреса получателя.

Адреса

Ваш адрес. Это должно быть в верхнем правом углу страницы. Под своим адресом напишите дату. В США используйте формат «Месяц, день», «Год» (15 марта 2018 г.). В Европе и других странах можно указывать дату первым (15 марта 2018 г.).
Адрес получателя. Вторая часть заголовка официального письма — это имя и адрес человека, которому вы пишете. Хотя вы не указываете свое имя над адресом, здесь следует указать полное имя получателя (включая должность), название организации (компании, колледжа, публикации и т. Д.), А затем адрес.

Приветствие

Приветствие — это приветствие, которое вы используете в своем письме, будь то официальное или неформальное, и наиболее частым из них остается «Уважаемый» плюс имя или титул человека, которому вы пишете.

Примеры приветствия

Уважаемый Имя Фамилия. Если вы не знаете пол человека, опустите название и используйте его полное имя (например, Dear Pat Smiley ).
Уважаемый господин / госпожа./ Д-р. Фамилия. Если вам известно социальное или профессиональное звание (например, доктор или профессор ), используйте его вместе с фамилией человека. Используйте Ms. вместо Mrs . если вы не уверены, что получатель предпочитает Mrs . Лучше избегать использования Miss , что может быть сочтено снисходительным.
Уважаемые сэр или мадам. Это идеальное приветствие, когда вы не знаете имени получателя.

Кузов

Делайте текст официального письма как можно короче.

Первый абзац тела

Начните с четкого объяснения причин, по которым вы пишете это письмо.

Пишу пожаловаться на…

Я отвечаю на ваше объявление о вакансии в…

Претендую на должность…

Если это письмо является частью ранее установленной переписки, вы также должны отметить это здесь.

В ответ на Ваше письмо от…

На нашей недавней встрече вы запросили первые десять страниц моей рукописи…

Второй абзац основного текста

Здесь вы должны указать некоторые дополнительные сведения о вашей работе или образовательном опыте, о том, что делает вас подходящим для определенной работы, о вашем разочаровании продуктом компании или другую важную информацию.Этот абзац является продолжением первого абзаца.

Закрывающий элемент абзаца

Здесь вы можете повторить основную мысль своего письма, предложить следующий шаг, поблагодарить получателя за ее время — или все три!

Спасибо, что нашли время рассмотреть мою заявку.

Я с нетерпением жду встречи с вами на следующей неделе .

Я буду рад предоставить ссылки или другие образцы моей работы.

Подпись

Есть несколько подходящих заключительных фраз для подписи.

Примеры подписей писем

С уважением — наиболее распространенное закрытие. Краткая форма, С уважением, , также всегда является беспроигрышной ставкой.
С уважением или С уважением или аналогичные варианты также работают.
С уважением, благодарностью и признательностью также может быть уместным.

Однако есть две ловушки, которых следует избегать:

Не делайте тело слишком формальным. Будьте осторожны, не позволяйте формальному тону фирменной фразы перетекать в ваш текст. Не должно звучать так, будто вы пишете гусиным пером!
Но держите подпись уважительно. Не позволяйте своим современным хипстерским манерам соблазнить вас использовать более повседневную фирменную фразу. Здесь приветствуется немного формальности. Держись, чувак нет.

Корпуса

Официальные письма часто являются сопроводительными письмами, то есть они отправляются вместе с другим документом, например, резюме.Если вы вкладываете в конверт что-либо, кроме самого письма, рекомендуется написать Enclosure или просто Encl. после вашего имени. Это позволяет получателю узнать, что нужно искать еще одну или две страницы, и снижает риск того, что ваше письмо будет отделено от всего, что вы отправили.

Краткий обзор интервалов в официальных письмах

Хорошее расположение предметов улучшит общий вид вашего письма. Давайте еще раз взглянем на наш официальный образец письма!

Пошаговое руководство по написанию официального письма

Знайте свой формат. Перед тем, как начать писать, убедитесь, что ваши поля установлены равными одному дюйму по периметру и что вы используете простой, читаемый шрифт, например Times New Roman с двенадцатью пунктами (ваш лучший выбор), Arial или Calibri.
Укажите свой адрес и дату. Напишите свой адрес и дату в верхнем правом углу.
Включите адрес получателя. Выровняйте до левого поля, напишите имя, организацию и адрес человека, которому вы пишете. Если вы еще не связались с получателем, точно выясните, с кем лучше всего связаться.Внимательно обратите внимание на правильное написание имени этого человека.
Напишите приветствие. Помните, у вас есть как формальные, так и неформальные варианты приветствия.
Напишите письмо. Напишите свой первый абзац, ответив на вопрос: «Почему я пишу это письмо в этот день этому человеку?» Напишите свой второй абзац, ответив на вопрос: «Какую новую информацию я хочу, чтобы читатель знал?» Напишите заключительный абзац, ответив на вопрос: «Что я хочу сделать дальше?»
Включите подпись. Введите заключительную фразу для подписи, три или четыре раза нажмите Enter, а затем введите свое имя.
Помните о своих вольерах. Если вы что-то прилагаете (например, резюме), оставьте пустую строку под своим именем и введите «Encl.»
Следуйте четырем правилам Ps: P , прочтите свое письмо внимательно! P Напишите свое письмо! P Опи в конверт! P Остальное быстро!

Официальное письмо о том, что можно и нельзя

DO приложите все усилия, чтобы узнать имя человека, которому вы пишете.Этот индивидуальный подход может иметь решающее значение. Также убедитесь, что имя написано правильно!

НЕ используйте приветствие «Для кого это может касаться». Это устарело и безлично.

DO соблюдайте правила стандартного письменного английского языка и внимательно проверяйте свое письмо. Подумайте об использовании редактора, чтобы отшлифовать свое письмо и убедиться, что в нем нет ошибок.

НЕ используйте слишком знакомый или разговорный язык. Избегайте сокращений и используйте полные предложения.

DO звучит как ты — просто очень профессиональная версия самого себя.

НЕ используйте тезаурус, чтобы попытаться звучать более интеллектуально.

DO пишите кратко и по существу.

НЕ изменяйте размер шрифта, чтобы настроить внешний вид вашего письма.

DO используйте бумагу формата Letter и деловой конверт.

НЕ используйте цветную бумагу или канцелярские товары с добавлением каких-либо украшений или рисунков, кроме фирменных бланков, если они у вас есть.

DO отправьте ваше письмо по почте как можно скорее после того, как вы его напишете. Дата, которую вы указали в заголовке, должна идеально соответствовать почтовому штемпелю.

Типы официальных писем

Есть много типов официальных писем, и каждое из них служит определенной цели. Вот лишь несколько примеров:

Письма-запросы для получения информации. Они идеально подходят, когда вы ищете работу, нуждаетесь в юридической консультации или собираете пожертвования.
Дополнительные письма приходят после первоначального сообщения; отличный пример — благодарность после собеседования.
Письма с жалобами могут быть полезны, но не забывайте использовать профессиональный, вежливый тон.
Рекомендательные письма также известны как рекомендательные письма или просто ссылки и часто идут рука об руку с…
Письма о приеме в колледж поданы в приемные комиссии.
Заявления об увольнении обычно направляются непосредственному руководителю и часто содержат подробные сведения о причине ухода.
Другие типы официальных писем можно использовать в различных ситуациях, таких как подача заявки на грант, запрос повышения или ответ на запрос.

Электронная почта работает быстро и эффективно, но никогда не произведет такого сильного впечатления, как красиво написанное, профессионально отформатированное, невиртуальное письмо, которое можно держать в руках, что делает официальные письма идеальными для нескольких ключевых ситуаций.

Если вы точно знаете, как написать официальное письмо, вы будете впереди всех и выделитесь из толпы — это именно то, что вам нужно в современном мире. Так что попробуйте! Что касается деловой стороны, прочтите этот пост.Кроме того, в Интернете есть множество ресурсов (например, этот словарь, это руководство по стилю или эти сообщения в блоге), которые помогут вам усовершенствовать орфографию и грамматику.

Пример формата письма и советы по написанию

Сегодня печатное письмо обычно зарезервировано для важных профессиональных сообщений, таких как рекомендательные письма, сопроводительные письма о вакансиях, письма об увольнении, юридическая переписка и сообщения компании. Поскольку письмо — это формальный способ общения, вы захотите научиться писать профессионально.

Правильное форматирование особенно важно, если вы отправляете получателю бумажную копию, а не электронное письмо, потому что письмо должно соответствовать странице и хорошо выглядеть.

В следующем образце формата письма показана информация, которую необходимо включить при написании письма, а также советы по выбору шрифта, приветствия, интервала, закрытия и подписи для деловой переписки.

Пример формата письма

Контактная информация (Включите свою контактную информацию, если вы не пишете на фирменном бланке, который уже включает ее.)
Ваше имя
Ваш адрес
Ваш город, штат Почтовый индекс
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Дата

Контактная информация (Человек или компания, которой вы пишете)
Имя
Название
Компания
Адрес
Город, штат Почтовый индекс

Приветствие ( Примеры приветствия)

Уважаемый господин / госпожа. Фамилия:
Используйте формальное приветствие , а не имя, если вы не знаете человека хорошо.Если вы не знаете пол человека, вы можете написать его полное имя. Например, «Дорогой Пэт Кроуди» вместо «Дорогой мистер Кроди» или «Дорогая мисс Кроуди». Если вы не знаете имени получателя, по-прежнему можно использовать старомодное выражение «Кого это может касаться».

Тело письма

Первый абзац вашего письма должен дать представление о том, почему вы пишете, чтобы причина вашего обращения к этому человеку была очевидна с самого начала.
Затем в , следующем за параграфами , укажите конкретные детали вашего запроса или информации, которую вы предоставляете.
последний абзац вашего письма должен повторить причину, по которой вы пишете, и поблагодарить читателя за просмотр вашего запроса. При необходимости, он также должен вежливо попросить письменный ответ или возможность договориться о встрече для дальнейшего обсуждения вашего запроса.

Закрытие

С уважением , ( Примеры закрытия )

Подпись

Рукописная подпись (Для бумажной копии письма используйте черные или синие чернила, чтобы подписать письмо.)

Напечатанная подпись

Шаблон письма для загрузки

Вот образец письма, которое вы можете скачать (совместимое с Google Docs и Word Online), или вы можете увидеть текст ниже. Обратите внимание, что в этом примере Николь знает Джейсона Эндрюса достаточно хорошо, чтобы использовать его имя в приветствии.

@ Баланс 2020

Пример профессионального письма

Николь Томас
35 Chestnut Street
Dell Village, Wisconsin 54101
555-555-5555
nicole @ thomas.com

3 августа 2020

Джейсон Эндрюс
Менеджер
Компания LMK
53 Oak Avenue, Ste 5
Dell Village, Wisconsin 54101

Уважаемый Джейсон,

Я пишу об отставке с должности представителя службы поддержки клиентов с 14 августа 2020 г.

Недавно я решил вернуться в школу, и моя программа начинается в начале сентября. Я подаю заявление об отставке, чтобы быть максимально полезной для вас в переходный период.

Мне очень понравилось работать с вами и всеми остальными членами нашей команды в LMK.Редко можно найти должность по обслуживанию клиентов, которая предлагает столько возможностей для роста и обучения, а также такую позитивную, вдохновляющую команду людей, с которой можно расти и учиться.

Я особенно благодарен за ваше руководство, пока я думал о дальнейшем обучении. Ваша поддержка так много значила для меня.

Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я чем-нибудь помочь вам найти и обучить замену.

Спасибо и наилучшие пожелания,

Николь Томас (подпись на бумажном носителе)

Николь Томас

Расширять

Советы по форматированию письма

Чтобы ваше письмо выглядело профессионально, следуйте этим советам:

Ваше письмо должно быть простым и целенаправленным; проясните цель вашего письма.
Выровняйте письмо по левому краю.
Отдельный интервал между буквами и пробел между абзацами.
Используйте простой шрифт, например Arial, Times New Roman, Courier New или Verdana. Размер шрифта должен быть 10 или 12 пунктов.
После приветствия и перед закрытием оставить пустую строку.
Деловые письма всегда следует печатать на белой высокосортной бумаге, а не на цветной бумаге или личных канцелярских принадлежностях.
Если вы отправляете электронное письмо, вот что нужно включить и как отформатировать подпись.

Проверка на ошибки форматирования и опечатки

После того, как вы написали свое деловое письмо, вычитайте его и проверьте правописание на экране. Затем распечатайте его и прочтите хотя бы еще раз, проверяя наличие ошибок или опечаток. Это важно, поскольку часто легче обнаружить ошибки на бумажном носителе.

Прочитать его вслух — хороший способ поймать ошибку.

Следите за ошибками форматирования, такими как два абзаца без пробелов между ними или строки с неправильным отступом.Затем, прежде чем положить письмо в конверт, подпишите напечатанное имя черными или синими чернилами над напечатанным именем.

Если вы используете Microsoft Word или другой текстовый редактор для написания письма, существуют шаблоны, которые помогут вам правильно отформатировать письмо. Подробнее о бесплатных шаблонах писем Microsoft Word.

Другие примеры формата букв

Вот еще несколько примеров писем и форматов сообщений электронной почты, которые вы можете использовать в качестве отправной точки для собственной переписки:

Советы и рекомендации по написанию писем

Умение писать деловые письма — важный навык, поэтому вот несколько дополнительных статей, чтобы вы могли узнать больше:

Начните с основ

Начните с основ того, как написать деловое письмо в общем формате, и просмотрите различные шаблоны деловых писем.Кроме того, вы можете ознакомиться с этими примерами деловых писем, связанных с трудоустройством. Ознакомьтесь с дополнительными сведениями о форматировании и взгляните на еще один пример формата делового письма.

Примеры обзора

Если вам нравится учиться на примерах, вы можете выбрать из множества типов деловых писем, таких как сопроводительные письма, благодарственные письма для собеседований, дополнительные письма, письма о принятии или отказе от работы, письма об увольнении и письма с благодарностью. Вы найдете все это вместе с образцами деловых писем и писем, связанных с работой, в этом обзоре образцов писем.

Отправить деловое сообщение по электронной почте

Не все деловые письма распечатываются и отправляются по почте. Если вы планируете отправить электронное письмо, ознакомьтесь с этими рекомендациями для профессиональной электронной почты и написания писем.

Официальное письмо

| Образцы, формат, как написать официальное письмо?

Официальное письмо: Официальное письмо, также называемое официальным письмом, представляет собой документ, составленный для организации или физического лица в профессиональной среде. По сути, это означает, что такие типы писем используются для выражения интереса к работе / продукту / услуге или используются для передачи сообщений между бизнес-объектами.Некоторые официальные письма также носят транзакционный характер. Когда общение должно осуществляться между работодателями и работниками, также используется официальное письмо. Например, благодарственные письма, предупреждающие письма и письма о назначении являются примерами официальных писем, используемых в профессиональной среде. Официальные письма также могут использоваться между заказчиком и организацией.

Тем не менее, все официальные письма должны соответствовать формальным правилам составления письма, таким как соблюдение правил письменного английского языка, а также наличие формальной структуры.Более того, официальные письма всегда печатаются, а не пишутся от руки. А также официальные письма служат юридической записью важных событий или происшествий. Следовательно, эти письма должны быть составлены с учетом точности и однозначности. Читайте дальше, чтобы изучить различные форматы, подробные инструкции и образцы официальных писем.

Получите другие типы письма, такие как формальные, неформальные и различные типы писем.

Правила официального письма

Основной принцип отправки официального письма — дать читателю понять содержание письма с помощью простых и лаконичных предложений.Это не только экономит время, но и обеспечивает ясность содержания. Кроме того, на протяжении всего документа должна соблюдаться определенная структура.

Настройка шрифтов — Используйте простые шрифты, например Times New Roman или Arial. Следует избегать ярких или ярких шрифтов.
Создание заголовка — Начните с имени и адреса отправителя, за которыми следуют имя и адрес получателя.
Включить приветствие — Обычно используемые приветствия включают Уважаемый господин / госпожа (имя).Если получатель неизвестен, используйте Уважаемый господин / госпожа.
Используйте абзацы — Будьте точны и однозначны. Выражайте суть дела без жаргонов и сложных слов.
Используйте заключительный абзац в конце письма — кратко опишите намерение письма и дайте получателю знать, какие действия предпринять или ответить.
При необходимости добавьте приложения — они включают подтверждающие документы и т.п. Поставьте заключительную подпись, например «С уважением», «Искренне Ваш», «С уважением» и т. Д.
Обязательно тщательно вычитайте его перед отправкой.

Типы официальных писем

Официальными письмами считаются следующие типы писем:

Официальный формат письма

Ниже приводится формат, который обычно используется в большинстве официальных писем:

Имя отправителя

Обозначение отправителя

Название организации

Адрес организации

Дата

Имя получателя

Обозначение получателя

Название организации

Должность получателя

Уважаемый [Имя получателя]

Тема: Укажите причину написания письма

Тело письма

Знак закрытия

Имя отправителя

Подпись отправителя

(вложения, если есть)

Образец письма

В профессиональной среде наиболее распространенным типом официальных писем являются письма об увольнении.Сотрудник должен будет написать хотя бы одно письмо в своей профессиональной карьере. Ниже приведен пример официального письма:

Официальное письмо, образец 1 — Заявление об увольнении

Официальное письмо, образец 2 — Благодарственное письмо

FAQ в официальном письме

Вопрос 1.
Что такое официальное письмо?

Ответ:
Официальное письмо — это документ, составленный для организации или частного лица в профессиональной среде.

Вопрос 2.
Какие бывают типы официальных писем?

Ответ:
Официальные письма бывают разных типов — например, деловые объявления, сопроводительные письма, письма-жалобы, профессиональные благодарственные письма, письмо-заинтересованность, письмо-запрос, рекомендательное письмо, письма об увольнении.

Вопрос 3.
Как написать официальное письмо?

Ответ:
Официальное письмо должно гарантировать, что читатель легко поймет его содержание.Он также должен соответствовать всем формальным письменным соглашениям на английском языке.

Вопрос 4.
Что должно быть включено в официальное письмо?

Ответ:
Официальное письмо должно включать профессиональные шрифты, такие как Times New Roman или Arial. Следует избегать ярких или ярких шрифтов. Он также должен иметь заголовок, в котором должны быть указаны имя и адрес отправителя. За ним следует имя и адрес получателя. Официальное письмо также должно включать приветствия, такие как «Уважаемый господин / госпожа (имя)».Если получатель неизвестен, используйте Уважаемый господин / госпожа. По возможности используйте абзацы. Завершите письмо закрывающей подписью, такой как «С уважением», «С уважением» и т. Д. При необходимости добавьте приложения и всегда проверяйте письмо перед его отправкой.

Как написать официальное письмо: формат и шаблон

Как эксперты в управлении почтой, мы понимаем, что всегда важно правильно форматировать официальные письма. Их часто пересылают профессионалам, поэтому ваш тон, стиль и формулировка — это ваш шанс произвести хорошее впечатление.

Что представляет собой официальное письмо? Официальные письма — обычное дело при отправке деловой корреспонденции, контактах с людьми, с которыми вы еще не наладили отношений, и сценариях, в которых вы пытаетесь проявить профессионализм, таких как заявления о приеме на работу. Если вы пытаетесь решить, представьте себе встречу с этим человеком и подумайте, как бы вы поступили. Пожали бы вы им руку или качали бы кулаком? Если сомневаетесь, отформатируйте первое письмо формально и используйте их ответ, чтобы направлять дальнейшее общение.

Нажмите здесь, чтобы загрузить наш бесплатный шаблон официального письма.

Как отформатировать верхнюю часть официального письма:

Вверху справа: ваши данные в этом порядке

Полное имя и должность
Должность
Полный адрес
Сегодняшняя дата

a. Используйте полную дату без сокращений, например, 3 октября 2018 г.

a. Избегайте использования непрофессиональных адресов электронной почты, например [email protected]

Левая сторона: данные получателя в этом порядке

Полное имя и титул
Компания или организация
Полный адрес

Вводная строка

Уважаемый
Название получателя (если применимо)
Полное имя получателя

Совет. Если вы не знаете имя получателя, напишите «Уважаемый сэр или мадам».

Форматирование текста письма:

‍

Вводный абзац

Используйте первый абзац, чтобы представиться и представить причину написания письма. Очень важно, чтобы ваше сообщение было прямым и подчеркивало , почему вы обращаетесь к получателю. Считайте этот абзац прямым способом привлечь их внимание.

Основная часть

Используйте это место, чтобы углубиться в вопросы, поднятые в первом абзаце. Расскажите подробнее о том, что вы предлагаете или просите получателя, подкрепив соответствующей информацией.Считайте этот абзац исследованием вопросов, поднятых в первом абзаце.

Заключительное заявление

Убедитесь, что вы включили заключительное заявление, в котором благодарит получателя за его время, знания или помощь в обсуждении вопросов. Рекомендуется включить такую строку, как «свяжитесь со мной при первой же возможности», чтобы показать свой интерес к общению и готовность действовать.

Подпись

Подпись в конце письма — одна из последних возможностей произвести впечатление.В зависимости от ваших отношений и причины письма получателю вам доступны несколько вариантов. Если сомневаетесь, представьте себя получателем, как бы вы хотели, чтобы к вам обращались?

Очень формально

Эти варианты приемлемы, когда вы впервые обращаетесь к кому-то или обсуждаете серьезную проблему.

С уважением
С уважением
С уважением
С уважением — уместно, если вы не знаете имя получателя

Формально

Эти варианты будут приемлемы при первом обращении к кому-либо, но демонстрируют более дружелюбный тон.

С наилучшими пожеланиями
С уважением
С уважением

Непринужденный официальный

После того, как вы установили отношения с получателем, нет необходимости поддерживать официальный тон (если вы не обсуждаете серьезную проблему) .

С уважением
С наилучшими пожеланиями
С уважением
Спасибо
Лучшее

Подпись

Включение вашей подписи в конце официального письма свидетельствует о профессионализме.Вы можете либо поставить свою подпись вручную после печати письма, либо использовать этот инструмент для создания цифровой подписи.

Чего следует избегать при написании официального письма

Орфографические и грамматические ошибки. Grammarly — это бесплатный инструмент, который вы можете использовать для корректуры своей работы.
Использование сокращений, т. Е. «Я» следует читать «я». «Это» следует читать «то есть».
Включая ненужную информацию.
Повторение одной и той же точки несколько раз
Сложный язык, т.е.е. «Выделенные проблемы указывают на будущие ошибки». можно было бы прочитать в : «Я считаю, что эти проблемы приведут к проблеме».

‍

Как написать официальное деловое письмо (с форматом и примером) — Zippia

Хотя написание писем для некоторых может показаться немного старомодным, оно все еще находит множество применений в профессиональном мире. Написание официального письма — один из самых простых способов передать важную информацию или выразить точку зрения.Официальные письма профессионально разъясняют суть, не отнимая у читателя слишком много времени.

Существует множество различных букв, которые вы могли бы написать, которые принимают этот формат. Сопроводительные письма — отличный пример, так как любой соискатель знает, что он должен следовать правильному форматированию и правилам написания писем, чтобы только начать.

На противоположном конце спектра вы можете написать заявление об увольнении или официальную жалобу, оба из которых также будут иметь это официальное форматирование.В таких случаях необходимо написать официальное письмо, чтобы все заинтересованные стороны были осведомлены о важных деталях и подчеркнули серьезность ситуации (вежливо).

И есть еще множество примеров роли писем в профессиональном мире — от рекомендательных писем или рекомендательных писем до профессиональных благодарственных писем и писем с заинтересованностью — все они требуют одного и того же базового формата.

В этой статье вы узнаете, как написать официальное письмо, с некоторыми правилами и советами.Затем с помощью нашего шаблона и примера ниже мы покажем вам, как эти советы выглядят в действии.

Разделы официального письма

Профессиональное письмо всегда начинается с выбора подходящего формата и стиля. Вы захотите, чтобы макет был очень простым и понятным, чтобы улучшить читаемость и обеспечить понимание содержания вашего письма.

Сохраняйте поля стандартного размера в один дюйм со всех сторон и выбирайте простой шрифт, например Arial или Times New Roman. Что касается того, какие разделы вам понадобятся, включите все следующее по порядку:

Заголовок. В заголовке вашего письма следует указать, кто вы, кому вы собираетесь отправить письмо, и дату, когда письмо было отправлено. Это служит для краткого ознакомления с вами и защиты от возможной путаницы при отправке письма (например, оно приходит поздно, его открывает не тот человек и т. Д.)
Ваш заголовок должен быть примерно следующим образом структурирован. В самом верху вы поместите свое полное имя, адрес и дополнительную контактную информацию, например номер телефона и / или адрес электронной почты.
Под ним вы поместите дату, когда письмо было отправлено. Затем вы укажете контактную информацию человека, получившего письмо. Это включает их полное имя, должность, компанию и адрес компании.
Приветствие. После заголовка вам нужно будет добавить приветствие или приветствие, чтобы открыть письмо. Хотя электронные письма иногда могут отличаться от других, с точки зрения этикета написания писем, считается невежливым приступать к содержанию письма без официального приветствия.
Ваше приветствие почти всегда начинается с «Уважаемый» и заканчивается именем получателя и запятой.
Если у вас есть официальные отношения с получателем или нет с ним ранее отношений, используйте почетное обращение, например «Ms./Mr./Mx./Dr.» а затем их фамилия. Если у вас менее официальные отношения с этим человеком, вы можете использовать его имя.
Избегайте адресовать свое письмо «тем, кого оно может касаться», поскольку оно выглядит немного небрежным (если вы действительно не знаете, кому вы пишете это письмо, может быть довольно сложно убедить получателя заботиться о содержание).
Основные абзацы. Ваши основные абзацы составят содержание вашего письма. В то время как другие разделы важны для официальных целей, именно в этом разделе важна причина написания письма.
В официальном письме у вас будет около трех абзацев, но в некоторых случаях может быть уместным иметь два абзаца или четыре меньших абзаца.
Первый абзац будет вашим вступлением, где вы четко заявите о своих намерениях по написанию.В следующем абзаце более подробно рассказывается о том, что вы сказали в первом абзаце. Последний заключительный абзац завершит переписку и, возможно, расскажет о следующих шагах.
Закрытие и подпись. После того, как вы написали текст письма, вы должны приложить короткое выражение признательности получателю. Обычно это короткое предложение с благодарностью читателю за потраченное время и, возможно, с призывом к действию, если вы делаете запрос или спрашиваете о чем-то.
Закончите письмо подходящим заключительным приветствием. Что-то вроде «Всего наилучшего», «С уважением» или «С уважением» должно помочь. Наконец, напишите свое полное имя внизу письма.

Если вы прилагаете к этому письму другие документы, обязательно приложите заявление о приложении после вашей подписи. Просто введите «корпус» или «корпус». сопровождаемый прилагаемыми документами.

Как только вы поймете основы, написать отличный бизнес — простая задача.

Как писать основные абзацы письма (что включать)

Основные абзацы — это основные моменты вашего письма, и они имеют нечеткую структуру, которой следует придерживаться.

Начальный абзац должен быть кратким и по существу. Четко и кратко укажите, почему вы пишете в первом предложении. Обязательно дайте краткое представление о себе в первом абзаце, и если вы никогда раньше не встречались и не разговаривали с этим человеком, вы также можете указать, кто предоставил вам свою информацию или как вы ее нашли.

В следующем абзаце или абзацах углубитесь в основную мысль первого абзаца. Помогите читателю понять вашу цель и / или приведите примеры, подтверждающие вашу точку зрения. Излагайте столько деталей, сколько считаете нужным, но максимально кратко, чтобы не утомлять читателя.

Если ваша цель написания письма состоит в том, чтобы каким-то образом убедить читателя или заставить его предпринять какие-то действия, обязательно используйте абзацы в основной части текста, чтобы создать убедительные аргументы.

Ваш заключительный абзац должен резюмировать вашу главную мысль в последний раз и, при необходимости, включать призыв к действию или указание на следующие шаги.

Советы по написанию профессионального письма

Вот некоторые из лучших практик написания профессионального письма:

Вычитайте свое письмо. Убедитесь, что ваша мысль ясна и нет орфографических или грамматических ошибок.
Будьте лаконичны. Уважайте время вашего читателя, добавляя только релевантную и необходимую информацию.
Используйте одинарные пробелы с пробелом после каждого абзаца. Это стандартный формат букв, который, как правило, наиболее удобен для чтения.
Печать черными чернилами на белой бумаге. Распечатайте письмо на стандартной белой высокосортной бумаге, а не на цветной бумаге или канцелярских принадлежностях.

Что не следует указывать в профессиональном письме

Официальные письма должны иметь профессиональный тон, иначе их не воспримут всерьез или не поймут.По этим причинам вам следует избегать всего следующего:

Неполные или повторяющиеся предложения.
Слишком подробные или слишком сжатые абзацы.
«Мисс» как почетный знак.
Рисунки или графика (кроме логотипов)
смайликов.
Неформальный язык.
Слишком формальный язык, кажущийся скованным.
Неформальные канцелярские товары (например, открытки).
Все, что вы не хотели бы записывать в официальном документе.

Шаблон делового письма

Вот примерный шаблон для заполнения пустых полей, в котором используются все эти советы и требования:

[Ваше полное имя]
[Ваш адрес]
[Ваш город, штат и почтовый индекс]
[ваш номер телефона]
[ваш адрес электронной почты]
[Сегодняшняя дата]
[ФИО получателя]
[Должность получателя]
[Компания получателя]
[Адрес компании]
[Город, штат и почтовый индекс компании]
Уважаемая госпожа/ Г-н / Мисс / Д-р. [Имя получателя],
[Абзац первый — представьтесь и укажите цель написания]
[Абзац второй — более подробное описание вашей точки зрения с указанием причин или примеров]
[Последний абзац — завершите письмо, выразите благодарность и укажите, что делать дальше]
[Заключительное приветствие],
[Ваше полное имя]
Приложение: [документы, которые вы прикрепили]

Пример делового письма

Вот пример, следующий за шаблоном выше:

Джейн Смит
8761 Canal Drive
Колумбус, Огайо 43034
(777) -765-4321
janesmith89 @ gmail.com
23 сентября 2020
Лиза Мерфи
Менеджер
Программное обеспечение XYZ
1234 Cedar Street
Колумбус, Огайо 43035
Уважаемая г-жа Мерфи,
Я пишу, чтобы официально уведомить вас о моем решении оставить должность старшего графического дизайнера в XYZ Software. Последний день моей работы будет 7 октября 2020 года.
Я ценю возможность поработать с такой замечательной командой в XYZ Software. Было очень приятно создавать инновационную графику и помогать укреплять эстетику визуального дизайна XYZ Software.Я так много узнал о профессиональном дизайне и глубоко благодарен за личный рост, который способствовала эта должность.
Сообщите мне в ближайшие недели, как я могу лучше всего помочь в этот переходный период. Я приложил график завершения моих текущих проектов, и я рад обучить всех членов команды брать на себя мои обязанности, если это необходимо. Я желаю вам и команде XYZ Software всего наилучшего и надеюсь, что мы продолжим оставаться на связи.
Спасибо за уделенное время.
С уважением,
Джейн Смит
Приложено:
График завершения проекта

Никогда не упускайте возможность, которая подходит именно вам.
Начать

4 способа написать официальное письмо

Об этой статье

Соавторы:

Тренер по жизни и карьере

Соавтором этой статьи является Shannon O’Brien, MA, EdM.Шеннон О’Брайен — основатель и главный советник Whole U. (консалтинговая компания по вопросам карьеры и жизненной стратегии, базирующаяся в Бостоне, Массачусетс). Посредством консультаций, семинаров и электронного обучения Whole U. дает людям возможность заниматься делом своей жизни и жить сбалансированной и целеустремленной жизнью. По мнению обозревателей Yelp, Шеннон была названа карьерным тренером №1 и личным тренером №1 в Бостоне, Массачусетс. Она была представлена на Boston.com, Boldfacers и UR Business Network. Она получила степень магистра технологий, инноваций и образования Гарвардского университета.Эта статья была просмотрена 8 213 393 раз (а).

Соавторы: 101

Обновлено: 4 июня 2021 г.

Просмотры: 8,213,393

Резюме статьиX

Чтобы написать официальное письмо, начните с верхнего левого угла. Напишите имя или компанию отправителя, затем напишите его адрес в следующей строке и номер телефона в одну строку ниже. Пропустите одну строку и напишите дату, например «16 ноября 2015 года.«Пропустите другую строку, затем напишите имя получателя, должность и адрес в соответствующих строках. Пропустите следующую строку, затем напишите основной абзац вашего письма, который должен состоять не более чем из трех абзацев. Когда вы будете готовы подпишитесь, укажите свое имя, должность и контактную информацию, а также место для подписи. Если вы прилагаете к письму другие материалы, поставьте «Приложение» внизу страницы, а затем укажите имя прилагаемые документы. Для получения дополнительной информации о написании официальных и прямых служебных записок, продолжайте читать!

Печать
Отправить письмо поклонника авторам

Спасибо всем авторам за создание страницы, которую прочитали 8 213 393 раза.

Формат официального письма — Как написать официальное письмо

Помощь в написании официальных и деловых писем. Краткое изложение правил написания, включая наброски для обложки письма и письма-запросы, а также сокращения, используемые в письмах.

Макет официального письма

В приведенном ниже примере письма показан общий формат официального или делового письма. Наведите указатель мыши на различные области, чтобы получить дополнительную информацию (в вашем браузере должен быть включен JavaScript).

Правила написания официальных писем на английском языке

В английском языке существует ряд соглашений, которые следует использовать при форматировании официального или делового письма. Кроме того, вы стараетесь писать как можно проще и понятнее, а не делать букву длиннее, чем нужно. Помните, что нельзя использовать неформальный язык, например, сокращения.

Адреса

1) Ваш адрес
Обратный адрес должен быть написан в правом верхнем углу письма.
2) Адрес человека, которому вы пишете
Внутренний адрес должен быть написан слева, начиная с вашего адреса.

Дата

Разные люди ставят дату на разные стороны страницы. Вы можете написать это справа или слева на в строка после адреса, на который вы пишете. Напишите месяц словом.

Как начать официальное письмо

1) Уважаемый господин или госпожа,
Если вы не знаете имя человека, которому вы пишете, используйте это.Всегда желательно попробовать найти имя.
2) Уважаемый мистер Дженкинс,
Если вы знаете имя, используйте только титул (мистер, миссис, мисс или мисс, доктор и т. Д.) И только фамилию. Если вы пишете к женщина, и вы не знаете, использует ли она миссис или мисс, вы можете использовать миссис, которая предназначена для замужних и одиноких женщин.

Как закончить официальное письмо

1) С уважением
Если вы не знаете имя человека, завершите букву таким образом.
2) С уважением
Если вы знаете имя человека, завершите букву таким образом.
3) Ваша подпись
Подпишите свое имя, затем распечатайте его под подписью. Если вы думаете, что человек, которому вы пишете, может не знать, мужчина ли вы или женщина, поместите титул в скобки после вашего имени.

Содержание официального письма

Первый абзац
Первый абзац должен быть коротким и указывать цель письма — сделать запрос, пожаловаться, запрос что-то и т. д.

Абзац или абзацы в середине письма должны содержать соответствующую информацию, стоящую за написание письмо. Большинство писем на английском языке не очень длинные, поэтому постарайтесь максимально упростить информацию. концентрировать на организовать его в ясной и логичной манере, а не слишком расширять.

Последний абзац
В последнем абзаце официального письма должно быть указано, какие действия вы ожидаете от получателя — для возмещения, Отправить ты информация и др.

Схема: сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — это письмо, которое сопровождает ваше резюме, когда вы подаете заявление о приеме на работу. Вот довольно общепринятый план расположения абзацев.

Вступительный пункт
Кратко назовите себя и должность, на которую вы претендуете. Добавьте, как вы узнали о вакансия.
Параграф 2
Укажите причины, по которым вы заинтересованы в работе в компании и почему вы хотите, чтобы вас рассматривали. тот конкретный пост.Укажите свою квалификацию и опыт, а также личные качества. тот делать Вы подходящий кандидат.
Параграф 3
Сообщите им, что вы приложили свое текущее резюме, и добавьте любую дополнительную информацию, которая, по вашему мнению, может помощь ваше дело.
Заключительный абзац
Сообщите о своей доступности для собеседования, поблагодарите их за внимание, подтвердите свой интерес и Закрыть в письмо.

Краткое содержание: Письмо-запрос

Письмо-запрос — это когда вы обращаетесь к компании спекулятивно, то есть делаете подход без объявление или объявление о вакансии.

Вступительный абзац
Кратко представьтесь и объясните причину написания. Сообщите им, в какой должности вы являются поиск, почему вы заинтересованы и как вы о них узнали.
Параграф 2
Покажите, почему именно их компания вас особенно интересует, укажите свою квалификацию и опыт. с любой дополнительные подробности, которые могут заинтересовать их увидеть вас.
Параграф 3
Обратитесь к прилагаемому резюме и обратите их внимание на любые особенно важные моменты, которые вы хотели бы их к сосредоточиться на нем.
Заключительный параграф
Поблагодарите их, объясните, что вы готовы к собеседованию, и подтвердите свой энтузиазм по отношению к их компании и желание к учитываться для сообщений, которые еще могут быть недоступны.

РубрикаРазное