Когда пишется докладная а когда служебная записка: в каких случаях можно отказаться от бумаги #делопроизводство #СЭД #ECMJ
Что писать: докладную или служебную записку?
На практике часто вместо докладной составляют служебную записку. Статья дает четкое представление о том, в чем состоит разница между этими документами и возможно ли использование служебных записок вместо докладных.
Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п. 118 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее – Инструкция по делопроизводству).
Другими словами, докладная записка обеспечивает связь объектов управления на вертикальном уровне.
В Инструкции по делопроизводству, а также в УСОРД отсутствует такой вид документа, как служебная записка.
Справочно: унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм (приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25).
Унифицированные формы документов, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Если организация разработала и включила форму служебной записки в табель и альбом унифицированных форм документов организации, а также указала ее в инструкции по документообороту организации, то этот документ может использоваться в целях документооборота.
При составлении служебной записки в целях единства оформления управленческой документации следует руководствоваться:
– СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
– письмом Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.
В каких случаях составляют докладную, а в каких служебную записку?
Служебная записка, как и докладная, не относится к кадровым документам (приказы, распоряжения по личному составу; личные дела; график трудовых отпусков и др.). Как правило, ее
Служебные записки в отличие от докладных записок обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, т.е. составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.
Таким образом, служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса. В противном случае это будет
Ольга Полякова, юрист
Образец служебной записки 2020 и 2021
Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.
Для чего составляют
Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.
Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.
Взяться за ручку стоит, если:
- были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
- необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
- кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
- появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
- необходимо отправить кого-то в командировку;
- требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
- любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.
Виды писем
Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:
- запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
- сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
- сообщение о направлении в командировку;
- предложение о дополнительном премировании;
- информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.
Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.
Как оформить (образец по ГОСТу)
Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:
- наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
- название документа;
- текст — что необходимо сообщить руководству;
- дата, подпись и обязательно должность автора.
Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.
Пример 1
Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.
Пример 2
На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.
Есть и третий вариант.
Пример 3
Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.
Правила оформления
Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.
Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.
Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.
Образцы для разных случаев
Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки
Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.
Записка о выплате премии
Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.
Директору ООО «Домострой» Семину И. Г. от начальника отдела продаж ООО «Домострой» Настиной И.А. Служебная записка
Об увеличении премиального вознаграждения Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение. Начальник отдела продаж Настина И.А. |
Докладная об отсутствии на рабочем месте
Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.
Записка о списании ТМЦ
В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.
Письмо о необходимости ремонта оборудования
С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.
Письмо об отзыве из отпуска
Докладная о самоизоляции
Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.
Письмо о переводе на удаленную работу
В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.
Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.
Составляют ли в электронном виде
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.
Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.
Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.
Срок хранения
Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25. 08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.
Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.
Правовые документы
Образец служебной записки | Делопроизводство
Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.
Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).
Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.
Как написать служебную записку
Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.
Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).
Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).
В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.
Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.
Образец служебной записки
ОБЩИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела безопасности
В.Г. Куроедову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
14.10.2014 № 01-20/47
На №
О выходе на работу в выходной день
В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.
Начальник отдела Т.Ф. Хлопушко
Служебная записка – пример ответа на запрос
ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела информационных технологий
В. Д. Ганьшиной
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
24.11.2014 № 05-24/96
На № 02-18/304@ от 16.11.2014
О представлении списка работников
для участия в семинаре
Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:
1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела
2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист
3. Струйка К.Н. – старший специалист
Начальник отдела В.Н. Загодайкин
Еще пример оформления служебной записки
ОТДЕЛ ПРОДАЖ Начальнику отдела информатизации
Т.С. Гейдрих
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
18.12.2014 № 09-21/59
На №
О проверке работоспособности ПК
С 05. 12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.
Начальник отдела А.Н. Попугай
Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.
Евгения Полоса
Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:
К записи 1555 комментариев
Служебная записка 2020 и 2021 — образец написания
В каких случаях составляется и кем
В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:
- Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
- Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
- Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.
Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.
Требования к документу
В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.
Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.
Важные особенности и формулировки
В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».
Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.
Пошаговое составление
Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:
- Сотрудник создает служебку.
- Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
- Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
- Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
- Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.
Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.
Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».
Пример написания служебной записки для бюджетной организации
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
И.И. Иванову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
«02» сентября 2020 г.
В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:
- Аллюрова А.А., 10-А класс.
- Галопов Г.Г., 9-Б класс.
- Рысьев Р.Р., 10-Б класс.
Преподаватель верховой езды
П.П. Петров
Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
И.И. Иванову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
«02» сентября 2020 г.
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.
При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.
Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.
Преподаватель верховой езды
П.П. Петров
Как и сколько хранить
Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.
Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.
Служебная записка | Образец — бланк — форма
Служебная записка, как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) . При этом данный документ широко используется в деловой практике. В связи с этим оформлять служебную записку лучше всего в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях однотипности оформления документации.
Документ служебная записка, в отличие от докладной записки, обеспечивают коммуникацию подразделений организации на горизонтальном уровне, и составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует учитывать, что служебная записка направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.
В основном, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение или иную служебную информацию. Служебная записка объясняющая причины не выполнения планов и направляемая в вышестоящее подразделение является объяснительной запиской.
Состав полей служебной записки:
- Шапка, в которой указывается адресат записки, с указанием структурного подразделения, должности и ФИО получателя;
- Дата составления и регистрационный номер служебной записки;
- Собственно наименование «Служебная записка«;
- Предмет сообщения в виде подзаголовка к тексту;
- Непосредственно текст служебной записки;
- Подразделение и должность составителя, подпись и ее расшифровка подписи;
Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует привлечения внимания вышестоящего должностного лица. Это своеобразный вид переписки между структурными подразделениями. На практике, в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений отделов. В этих ситуациях и используются служебные записки.
Служебная записка жалоба на сотрудника. Докладная записка на ученика
Многим приходилось писать докладную записку, на не все понимают, что это такое, зачем она составляются, куда подаются, и чего можно ей добиться. В этой публикации будем разбираться.
После ее прочтения, Вы будете услышаны руководством. И для этого не нужно будет докрикиваться до высоких кабинетов.
Что такое докладная и зачем ее пишут
И хотя она называется запиской, во-первых это официальный документ. Она может быть направлена в следующие инстанции:
- Непосредственному начальнику.
- Начальнику смежного подразделения.
- Вышестоящему руководству.
- Руководителю главенствующего предприятия.
Как видно из списка, возможности у этого документа очень велики. Среди целей можно отметить несколько основных:
Пишется докладная, как по инициативе сотрудника, так и по требованию начальства. Это зависит от причин ее написания.
Исходя из преследованных целей записки, их можно разбить на три категории:
- Инициационная.
- Информативная.
- Отчетная.
Первый тип преследует цель инициировать определенные действия и решения руководства. Поэтому она содержит предложения о выходе из ситуации или улучшении производственного процесса и быта на предприятии.
Второй тип сообщает о происшествии или разъясняет его обстоятельства. Отчетные докладные записки, как правило, пишутся регулярно и содержат итоги и текущее состояние описываемого процесса.
В зависимости от принадлежности адресата, докладные делятся на внутренние (адресат — сотрудник того же предприятия) и внешние (адресат — сотрудник ведущей организации).
Правила написания докладной
По форме, внешняя и внутренняя докладные записки немного отличаются друг от друга. Например, внутренняя пишется от руки на листе формата А-4, а внешняя — распечатывается на фирменном бланке. Внутреннюю подписывает составляющий сотрудник, а внешнюю — руководитель организации-отправителя.
По содержанию, все докладные обладаю схожим оформлением. Она содержит заголовок, текст и подпись. В заголовке указываются адресат и составитель. Текст состоит из двух частей: в первой описываются причины и предпосылки появления докладной, во второй — выводы и предложения составляющего записку.
Итогом подачи докладной записки является резолюция руководителя. На основании его решения производятся взыскания, поощрение, модернизация производственного процесса, возлагаются обязанности, вносятся изменения в быт коллектива.
Ниже расположен типовой бланк и образец докладной записки вариант которой можно скачать бесплатно.
Докладные записки могут быть информационными, инициативными и отчетными. Различают также докладные и объяснительные записки – вторые объясняют причины поступков и событий или разъясняют отдельные части документа.
Пример докладной записки
Классическим примером докладной записки может служить инициативный документ по поводу обеспечения рабочего процесса необходимыми предметами.
В верхней части справа размещаем информацию об адресате:
Директору ООО «Сфера».
Павлову Н.П.
Слева в верху – наименование структурного подразделения: Отдел документооборота
По центру: Докладная записка.
Далее – дата и номер документа в левой части: 07.05.2013 №1.
В правой – место: г. Москва.
Ниже – заглавие: О замене картриджа.
Текст: Довожу до Вашего сведения, что имеющийся картридж для принтера пришел в негодность в связи с превышением срока его использования. Данное обстоятельство не позволяет выполнять поставленные Вами задачи по ведению документации.
Прошу Вас рассмотреть вопрос о замене вышедшего из строя картриджа на новый.
Внизу – сведения об адресате и его подпись: заместитель начальника отдела – подпись – Власов Д.И.
Докладная записка образец
Предложенный образец написания докладной записки поможет проинформировать начальство о результатах – в том числе промежуточных – выполнения какого-либо поручения.
В правом верхнем углу:
Руководителю ЗАО «Стойка».
Ниже по центру: Докладная записка.
Далее дата и номер: 07.05.2013
Краткое содержание: О завершении первого этапа проведения конкурса.
Текст: В рамках проведения конкурса профессионального мастерства среди молодых строителей прошел первый отборочный тур, в котором приняло участие 14 специалистов. Успешно прошли испытание 11 человек. Второй этап конкурса состоится 14 мая в 14.00 в строении 1А.
С красной строки: Бригадир – подпись – Семенов С.А.
Докладная записка на ученика
Докладная записка может служить мерой воздействия на ученика, если иные воспитательные приемы не работают. Тогда учителем составляется докладная записка директору или завучу.
Например: О необходимости перевода учащегося
Довожу до Вашего сведения, что несмотря на проведенные беседы и встречи с родителями, ученик 7б класса Иванов В.В. продолжает нарушать дисциплину. 7 мая им был сорван урок литературы, а 8 мая – урок биологии.
В результате действий Иванова В.В. другие ученики не смогли получить знания. В связи с этим предлагаю поддержать решение педагогического совета и рассмотреть вопрос о переводе Иванова В.В. в 7а класс.
Докладная записка о прогуле
Распространенной разновидностью докладной является записка на руководителя о совершенном сотрудником прогуле без уважительной причины.
Например: О нарушении трудовой дисциплины.
Довожу до Вашего сведения, что 07.05.2013 бухгалтер Глазкова Нина Дмитриевна с 09.00 до 13.00 отсутствовала на рабочем месте.
Документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия, Глазковой Н.Д. не предоставлено. В связи с вышеизложенным предлагаю объявить Глазковой Н.Д. выговор.
Форма докладной записки
Докладные записки составляются в свободной форме: первая часть – изложение сути вопроса, вторая – выводы и предложения. Оформление зависит от адресата.
Внешняя докладная записка в вышестоящую организацию отправляется на фирменном бланке и содержит те же реквизиты, что и обычное письмо.
Внутренняя докладная записка включает: наименование структурного подразделения, название документа – докладная записка, дату, номер, адресат, заголовок текста, текст и подпись.
Интересное видео: Докладная записка (написана по мотивам реальной докладной записки)
Если служебные или докладные записки необходимо составлять далеко не каждому сотруднику организации, то образец объяснительной записки может потребоваться рано или поздно почти любому работнику. Каждая из этих видов служебной документации имеет свое определенное назначение информационно-справочного характера. Рассмотрим, какие виды записок лучше всего подходят для того или иного случая.
Вид документа информационного или справочного назначения, адресованный уполномоченному лицу, например, начальнику отдела или руководителю предприятия, называют докладной. Законодательство не дает ей четкого определения, она предназначена для изложения выводов, предложений в целях побуждения руководителя к принятию какого-либо решения.
Составлена она может быть как по инициативе сотрудника, так и в соответствии с устным распоряжением руководителя . Чаще всего с ее помощью вносят предложения, связанные с улучшением технического оснащения на производстве, выражают несогласие с каким-либо решением руководства, излагают свою позицию при конфликтах с коллегами.
Oбъяснительная записка образец
В основном тексте этого документа предполагается формулировка своей позиции и четкое изложение доводов по существу вопроса.
Различают следующие виды докладных записок:
- Отчетные. Предполагают информирование об окончании каких-либо работ или этапов, исполнении распоряжений и т.д.;
- Информационные. Составляются для изложения результатов, деталей, хода и методов выполнения работ. Являются регулярными;
- Инициативные. Содержат инициативы, предложения, рекомендации и т.д.
Докладная записка образец
Докладные могут быть внешними или внутренними в зависимости от того, кто является адресатом документа.
Внешние адресованы руководителю вышестоящего предприятия или организации. Чтобы составить этот документ используют общие бланки предприятия. Согласно примеру, докладная записка должна состоять из нижеследующих элементов:
- названия учреждения, предприятия;
- даты;
- индекса;
- адреса оформления;
- данных адресата;
- заголовка к теме докладной;
- изложенного текста;
- подписи руководящего лица;
- ФИО исполнителя, с указанием контактного телефона.
Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей
Внутренние докладные записки составляются на имя главы организации, для их оформления используются обычные листы. Такой документ содержит следующие элементы:
- обозначение отдела;
- наименование документа;
- дату и регистрационный номер;
- заголовок к теме;
- текст;
- ФИО адресата;
- подпись, фамилию и инициалы, а также должность составителя.
Одним из видов внутренних документов является докладная записка о невыполнении должностных обязанностей. Она предназначена для информирования о невыполнении или ненадлежащем исполнении работником его непосредственных обязанностей, а также включает предложение о назначении этому сотруднику дисциплинарного взыскания.
Служебная записка — пример написания и журнал учета
К одной из разновидностей докладных записок относится служебная. Она является документом информационного характера и используется для взаимодействия различных горизонтальных (т.е. не подчиненных друг другу) объектов управленческой структуры в целях решения вопросов, касающихся их компетенции. Как пишется служебная записка?
В общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) не предусмотрен этот вид документации. При этом их используют в различных целях производственного назначения:
- для запроса информации;
- при выдаче инструкций;
- в качестве сопроводительного документа;
- как информационное письмо.
В тексте данного вида документа содержатся данные о том, что послужило причиной его оформления, т.е. просьба, заявка, предложение и т.д. В ней может содержаться информация о проведенных встречах, кадровых перемещениях сотрудников, каких-либо изменениях в работе организации и ее подразделений и т.д. Документ также может содержать информацию для службы охраны о сотрудниках, работающих в выходные дни с целью их допуска в помещение компании.
За трудовые успехи сотрудников могут , ценным подарком или званием, грамотой. Для этого оформляется служебная записка на премию, составленная начальником отдела, профсоюзом или коллективом.
Служебная записка на премию
В законодательстве отсутствуют строгие требования по оформлению служебной записки. Однако образец заполнения служебной записки схож по форме с докладной, он может быть разработан и составлен непосредственно в организации с учетом специфики предприятия.
В целях контроля документации следует завести специальный журнал. Согласно образцу журнала регистрации служебных записок, он может содержать данные о регистрационных номерах документов, их дате, наименовании или кратком содержании, данных о должностном лице, подписавшем документ и т.д.
Журнал регистрации служебных записок образец
Помимо журнальной регистрации, предусмотрен также карточный или автоматический учет документации.
Форма объяснительной записки
Для пояснения обстоятельств каких-либо событий и фактов предусмотрен такой вид документа, как объяснительная записка, составленная работником предприятия на имя вышестоящего должностного лица.
Подразумевается ее написание от руки в одном экземпляре на обычном бумажном листе на имя затребовавшего ее лица. В некоторых организациях предусмотрено оформление объяснительной записки на компьютере. Форма объяснительной записки на законодательном уровне не закреплена, тем не менее, в некоторых учреждениях существуют типовые формы ее оформления. В то же время объяснительная записка, составленная не по форме, является действительной.
Согласно ТК РФ (ст. 193), прежде, чем применять к сотруднику дисциплинарное взыскание, с него должна быть затребована объяснительная, где сотрудник может сообщить обстоятельства и причины совершенных действий.
Объяснительные могут быть составлены либо сотрудником, либо структурным подразделением в целом.
Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.
Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.
Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. Грощенко
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1
О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)
Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.
В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.
Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский
Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей
Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.
Пример докладной записка о невыполнении должностных обязанностей
ФАЙЛЫ
Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковскому К.Л.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2
О невыполнении должностных обязанностей
Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.
В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.
Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский
Докладная записка о некорректном поведении сотрудника
Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.
Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника
ФАЙЛЫ
Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3
О некорректном поведении сотрудника
Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.
Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.
Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.
Внутренняя докладная записка – это документ, в котором, обычно, затрагиваются важные вопросы, имеющие прямую связь с производственными неприятностями организации.
Он должен быть составлен на обычном листе бумаги формата А4 или на формальном бланке, характерном для определённого предприятия.
Стоит помнить, что при составлении такого документа указание конкретного адресата является обязательным условием .
Необходимо чётко прописать должностное лицо, которое имеет необходимые полномочия для рассмотрения подобной бумаги. Его полномочия должны подтверждаться должностной инструкцией, а также приписанными в ней функциональными обязанностями.
Важно! Подобная бумага несёт определённую юридическую силу. Таким образом, написавший её человек несёт ответственность за своё творчество.
Причины составления такого документа
Если проанализировать основные ситуации , возникающие на производстве, то можно сделать вывод, что причинами для составления подобных документов могут послужить:
- побуждение администрации к принятию определённых решений . В такой ситуации при составлении необходимо изложить 2 – 3 факта и краткий анализ того, как они влияют на производственную ситуацию. Необходимо сделать выводы , и изложить предложения относительно решения вопроса.
- Необходимость проинформировать начальство о разнообразных нюансах, а также ситуациях. Подобные документы обычно пишутся периодически и имеют аналитический характер .
- Предоставление отчёта. В записках такого типа обычно излагают результаты проделанной работы за конкретный период. Здесь также может быть изложено, насколько эффективно были проведены исследования, выполнены распоряжения руководителей или их указания. Стоит отметить, что правом на составление подобного документа обладают руководители отдельных и структурных подразделений.
Однако подобное правило не должно ущемлять права рядовых сотрудников обращаться к начальству.
Чем отличается от внешней?
- Как уже упоминалось выше, внутренняя записка представляет собой документ, посылаемый от одного руководящего лица другому в пределах одного предприятия. Примечательно, что при его оформлении допускается как использование фирменного бланка, так и простого листа бумаги.
- После составления подобная бумага подписывается составителем и отсылается адресату . При этом человек, составлявший документ должен в обязательном порядке обозначить свою фамилию, имя и должность.
- В отличие от своего внутреннего собрата внешняя записка всегда выходит за пределы одной фирмы . Такой документ, как правило, отправляется в вышестоящие инстанции.
- Стоит отметить существенное отличие подобной бумаги . Дело в том, что её составление должно обязательно производиться на бланке той организации, в которой производилось составление. Помимо стандартной информации, на нём должны быть обозначены реквизиты фирмы, а также её печать.
- Внешняя записка обязательно должна содержать подпись человека, занимающего должность руководителя предприятия.
Правила написания
Внутренняя докладная записка обладает определённой юридической силой , поэтому стоит серьёзно отнестись к оформлению.
Информация, которая в ней содержится, должна относиться сугубо к специфике работы , а также излагаться кратко и только по существу вопроса, изложение не относящихся к нему деталей не допускается.
- стиль изложения должен быть сугубо информационным. Никаких проявлений чувств или эмоций подобная бумага содержать не должна.
- Все обозначенные факты или рекомендации должны быть изложены по делу . Все детали должны быть чётко обозначены.
- Документ должен составляться в соответствии с определёнными правилами . Если в нём обнаружатся явные ошибки или будет отсутствовать обязательная информация, то на основании этого бумагу могут признать недействительной.
Важно! Именно изложение этих основных частей определяет информативность документа и его полезность для руководства предприятия.
Помимо дополнительных сведений разного рода, документ должен содержать основную текстовую часть, которую можно разделить на:
- констатирующую часть , подробно описывающую все факты и обязательства вопроса.
- Аналитическую часть , содержащую возможные последствия.
- Рекомендательную часть , в которой составитель излагает свои советы и рекомендации.
Пошаговая инструкция
Как уже упоминалось выше, текст внутренней докладной записки состоит из двух частей:
- в вводной части прописывают состояние вопроса , факты которые послужили поводом для составления. Ещё необходимо показать результаты их анализа.
- Основная часть должна содержать выводы, предложения, просьбы . Завершить основную часть необходимо чётким предложением или просьбой.
Что касается реквизитов, то бумага, о которой идёт речь, должна содержать :
Если при рассмотрении будут обнаружены какие любо нарушения, то документ признают недействительным с большой долей вероятности. Если же составитель с ходу сможет соблюсти все правила , касающиеся написания бумаги, то он может не сомневаться, что вышестоящее руководство получит её и тщательно изучит.
Важно! Стоит отметить, что план и форма бумаги должны неукоснительно соблюдаться.
Пример оформления
Для наглядности человеку, который никогда не писал ничего подобного, но собирается, стоит рассмотреть пример подобного документа . В конкретном примере будет изложено, как составить докладную записку , если человек нарушает дисциплину, то есть опаздывает или, вообще, не появляется на рабочем месте.
Составляется бумага так:
- первым делом, необходимо в верхнем правом углу указать адресата и отправителя , например, директору ПАО АКБ «БАНК» Кострову И.П, руководитель отдела продаж Махнов К.С.
- Далее, нужно обозначить наименование документа в подобном случае докладная записка и чуть ниже, и левее поставить дату составления, например, 31.03.2015.
- Следующим шагом, нужно написать основную часть . Например: Довожу до вашего сведения, что менеджер по клиентам Митрохина М.А. отсутствовала на рабочем месте с 8:00 до 17:00. Это превышает допустимый порог в 4 часа и считается прогулом. Сотрудница не предоставила объяснений и не показала документов, которые подтвердили бы уважительность причины отсутствия. В связи с изложенным выше, предлагаю применить к Митрохиной М.А. дисциплинарное наказание, а именно увольнение.
- Последним шагом, составитель должен указать свою должность, фамилию, инициалы, подпись, а также дату.
Пример на фото ниже:
Подобный документ должен составляться, только если есть весомый повод для этого. Если составитель планирует с помощью такой бумаги чего – то добиться, то ему необходимо чётко следовать правилам составления .
Рекомендуем также
в чем разница? Образец резюме менеджера и что входит в обязанности
Мне по должности приходится ежедневно составлять различные документы. Важно свободно ориентироваться в существующих разновидностях строгих и произвольных форм, а также, иметь представление о том, как написать тот или иной документ, какие данные указать и какие сведения в нем изложить.
Образец служебной записки можно легко найти в интернете и при составлении воспользоваться таким примером.
Поскольку причин для написания документу может быть немало, важно правильно написать документ и изложить суть вопроса в простой, лаконичной и понятной форме.
О некоторых особенностях составления формы служебной записки «Довожу до вашего сведения…» сегодня будет рассказано в моей заметке.
Пример написания любого документа сегодня можно найти в Сети, при составлении официального обращения, необходимо основываться на главных правилах и рекомендациях по составлению деловой корреспонденции.
Основным требованием является то, что в документе недолжно быть личного мнения гражданина, а также, различных приукрашиваний, текста с эмоциональной окрашенностью, угроз.
Крайне важна грамотность составления обращения, не допускается использование просторечий и разговорных выражений. Рапорты и служебные записки составляются по специальным шаблонам и имеют, обычно, следующую структуру:
- данные о составителе и получателе документа;
- краткое изложение сути вопроса;
- подпись исполнителя и дата обращения.
С учетом того, при каких обстоятельствах будет подан документ, в форму добавляются некоторые дополнительные элементы. О том, как пишется служебная записка, подробнее будет рассказано дальше.
В каких ситуациях составляется служебная записка
Адресуется данный документ руководителю предприятия или конкретного отдела. Обычно, документ используется для улучшения производственного процесса или при необходимости урегулировать сложную ситуацию в коллективе.
Иными словами, обращаясь к служебной записке, работник пользуется своего способом вертикальной коммуникации, когда нужная информация от работника поступают напрямую руководителю.
Основная цель написания такого документа заключается в том, чтобы привлечь внимание начальства к проблеме и побудить его предпринять необходимые действия для ее разрешения. При определенных обстоятельствах, записка составляется и подается по инстанции, исключительно в информативных целях.
Документ является строго внутренним и за пределы компании не выходит. Несколько слов стоит сказать о цели написания документа. На самом деле, основания для составления «служебки» могут быть различными:
- Чтобы снять с себя ответственность о совершенном нарушении со стороны подчиненных. При поступлении такого документа, начальник не сможет предъявить претензии к гражданину в будущем.
- Для получения защиты. Если работник испытывает на себе несправедливость и придирчивое отношение со стороны вышестоящего персонала, то можно использовать данную форму обращения для урегулирования вопроса мирным путем. Если этого сделать не удастся, то следующая инстанция – это суд, где служебная записка может стать дополнительным доказательством.
- С целью исправления ситуация, связанных с нарушением производственного процесса и подлежащих урегулированию.
- Для повышения эффективности труда.
С учетом оснований и целей составления такой документации, различаются и виды служебных записок.
Какие виды служебных записок бывают
Несмотря на то, что классификация таких форм весьма проста, иногда возникает недопонимание, какой вид документа использовать для конкретной ситуации. В частности, выделим наиболее известные разновидности записок:
- По содержанию документы бывают: информативные, отчетные и инициативные.
- С учетом адресата: внутренние и внешние.
- Различаются документы исходя из изложенных в них фактах.
Учитывают приведенную классификацию, стоит выбирать подходящий формат документа и составлять записку по имеющемуся примеру.
Кто может стать автором «служебки»
Формально, составить такой документ может любой сотрудник, однако здесь требуется четко соблюдать субординацию. Иными словами, перешагивать через голову непосредственного начальника не стоит, а нужно подавать записку именно ему.
В свою очередь, руководитель отдела или подразделения должен направить документ уже гендиректору, если решить вопросы по обращению он самостоятельно не может. Исключением в этом случае является начальник подразделения, который вправе сразу обратиться к вышестоящему руководству.
Подав обращение, гражданину не следует ждать письменного ответа, поскольку главной реакций не поступивший документ является наложение резолюции от начальника.
Заключение
Написание служебной записки встречается на крупных предприятиях, где работает немало людей и сложно уследить за ситуацией на местах. Такой подход позволяет руководству предприятия быть в курсе событий и своевременно предпринять необходимые меры по разрешению сложных, а порой и конфликтных ситуаций.
При составлении обращения важно учитывать различные нюансы и требования, которые предъявляют действующие стандарты. Лишь в этом случае документ будет иметь значимость.
Что такое служебная записка и когда она составляется? В случае того, если сотрудник не выполняет свои обязанности или делает это очень хорошо составляется служебная записка (как и при заключении сделок оформление , являющееся, по сути, опциональной мерой). В ней главным образом указывается должности и ФИО работника, а также вид наказания или поощрения, после чего соответствующая запись появляется в характеристике на работника, образец которой можно найти по .
Но есть и много других случаев. Например, на приобретение материалов, принтера материальных ценностей канцтоваров и других расходных товаров, на изменение сменного графика, на увольнение из МВД или машиниста по собственному желанию, о введении новой штатной единицы, на премию, об отсутствии на рабочем месте, на списание средств на покупку оборудования или на ремонт помещения, о переводе на другую должность, на выдачу денег подотчет, на обучение, о просьбе выполнения поручения, о штрафе сотрудника, невыполняющего свои обязанности (в последнем случае может потребоваться оформление о возбуждении исполнительного производства, если суд вынес соответствующий вердикт).
Как написать правильно служебную записку — форма
Если следовать примеру и образцу написания, то в шапке записывается, кому именно она адресована. Далее идет наименования (в данном случае два слова — «Служебная записка»). Дата составления и номер — два следующих обязательных поля. В заголовке к тексту говорится о предмете такого рапорта (он может являться даже одним из важных производственных объектов, указанных в формы Т-3 образца 2018 года). В тексте описывается ситуация и делаются по ней выводы. В конце ставится подпись, а также должность составителя.
Служебная записка: образец о невыполнении обязанностей должностных
Если вас интересует, как правильно писать такой акт, то следуйте вышеописанном алгоритму. Однако при невыполнении должностных обязательств, есть несколько особенностей, в соответствии с которыми пишется этот документ. Так что при нарушениях в работе о стороны сотрудника в заголовке ставится запись «О невыполнении должностных обязанностей». Далее максимально подробно описывается ситуация и предложение по наказанию(выговор, штраф, увольнение).
Оспорить наказание, связанное с должностными обязанностями вправе каждый сотрудник. Однако, чтобы доказать необоснованность обвинений, важно грамотно подойти к данному вопросу. Получить всю необходимую информацию можно у правоведа из вашего города. Детали
Служебная записка на командировку образец 2018
Для многих рабочих ситуаций у руководителя должны быть подготовлены бланки. По ним оформление и составление текста будет вестись проще. Если говорить о командировке, за которую предполагается доплата и увеличения объема зарплаты за текущий месяц, то в таком письме самое важное — указать точное количество дней, которые вы пробыли в указанном месте. Если вы ехали на собственной машине, то составить акт необходимо по другому шаблону с обязательным упоминанием этого факта.
Руководство в таком виде дает задание по ситуации. Составлять конкретные акты необходимо по правилам, после чего следует их исполнение. Именно такая система должна работать в каждом локальном подразделении.
Ст 162 с с последними правками 2018 года
Служебная записка о премировании сотрудников образец
В таком документе, адресованном на начальника, пишутся слова «довожу до вашего сведения» (упоминаются достижения и заслуги работника). В ней речь идет о поощрении работника.
Например, директор издания обязательно должен совершать оформление дисциплинарного денежного поощрения, если сотрудники ведут удачную переписку с клиентами.
О повышении заработной платы
Если вы считаете, что достигли прогресса в выполнении своих обязанностей и заслуживаете за это повышение оклада, то составьте таким образом служебную записку. Она пишется на руководителя, там уточняется, за что именно начальник должен пойти на такой шаг в отношении вас.
О выходе на работу в выходной день
Если возникла необходимость выхода в выходной день определенного сотрудника, то очень точно эта необходимость описывается в обращении. А уже далее по желанию начальника следует ответ о согласии или несогласии, ведь за этот день директору нужно будет выделить средства на возмещение сотруднику.
Повышение заработного оклада в таком случае — обязательство директора.
Служебная записка на возмещение расходов, выделении денежных средств на командировку
Так как в командировке зачастую присутствуют затраты, то все они должны возмещены. Поэтому сотрудник, который побывал там, должен написать акт с точным описанием всех затрат, которые были им сделаны. Особенно важно это, если вы ездили в нее на личном автомобиле. Заполнять его нужно строго по законодательству.
На доплату за увеличение объема работ
Если вы выполняете больше работ, чем полагается вам по должности, то за это также обязательно должно быть вознаграждение. Составляется рапорт по вышеприведенному алгоритму, где указывается, что именно вы делаете, после чего пишется просьба о доплате.
Чтобы правильно оформить такие документы, согласно требованиям и правилам ТК РФ (Трудовой кодекс), его нужно скачать. Все основные документы во всех случаях вносятся в журнал регистрации. Как вы поняли писаться они должны по ГОСТу и их есть несколько видов.
Вышестоящий руководитель подразделения или отдела рассматривает докладные и составляет приказы и положения. Важным основанием для принятия решения являются объяснительные. Если хотя бы один деловой документ пишется по ненадлежащему формату, то это причина для того, чтобы вопрос откладывался.
Это предусмотрено для того, чтобы в каждом внутреннем структурном отделе была дисциплина, чтобы все выполнялось строго правильно по инструкции. Наличие этого факт — большой плюс для компании.
Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):
Она представляет собой внутренний документ, служащий для общения сотрудников фирмы между собой и передачи необходимой информации, касающейся технологического процесса. При этом статусы сотрудников (или отделов организации) должны быть равнозначны между собой.
Если же документ подобного содержания подается вышестоящему руководству, то он уже считается не служебной запиской, а докладной.
Служебные записки, в отличии от докладных, служат для связи между различными отделами организации или ее отдельными сотрудниками по горизонтали. Таким образом, составлять записки может любой работник или начальник подразделения .
Записки, как правило, предназначаются для информирования соответствующих лиц о различных технических или организационных моментах, выполнить которые необходимо в ближайшее время.
О неисправности
Такие служебные записки, как правило, составляются лицами, работающими на данном оборудовании либо несущими за него ответственность. В качестве их получателя чаще всего выступают ремонтные бригады, в зоне ответственности которых находится вышедшая из строя техника.
При составлении документа обязательно нужно указать данные его адресата с указанием рабочей должности (например, начальнику ремонтного отдела Петрову П. П.) , а также дату составления. Затем идет тип записки (докладная либо служебная) и ее порядковый номер (если такая нумерация предусмотрена в компании).
Ниже указывается короткий заголовок, в данном случае «О выходе из строя оборудования». После него идет весь основной текст, рассказывающий о случившемся (например: «во время начала рабочей смены не удалось запустить станок, самостоятельно причину установить не удалось…» и так далее).
В конце текста обязательно указывается просьба, которую необходимо выполнить или на что обратить внимание (например: «прошу выслать ремонтную бригаду в цех…») Заканчивается служебная записка ФИО работника, ее составившего, а также его подписью.
Более детально о том, когда нужна служебная записка о неисправности, на приобретение или замену компьютера и как ее составить по образцу, узнайте в .
На покупку
При оформлении такой записки следует придерживаться общего правила их заполнения. Вся шапка записки берется как и в предыдущем примере – с указанием ФИО и должностей ее составителя и получателя, с проставление даты и заголовком (в данном случае следует указать «О покупке нового оборудования»).
Само основное содержание должно быть примерно следующего характера: «довожу до Вашего сведения то, что в цехе (отделе) число компьютеров (станков либо другого оборудования), является недостаточным для нормальной работы всех сотрудников. По этой причине прошу рассмотреть вопрос приобретения компьютеров (станков) в количестве 2 штук».
Если же новая техника приобретается взамен окончательно вышедшей из строя и не поддающейся ремонту, то тогда и в записке следует отразить эту причину. В конце записки обязательно ставятся фамилия, инициалы и подпись лица, ее заполнившего .
Подробнее о том, как написать служебную записку на приобретение, читайте .
На списание техники
В случае, если служебная записка подается на списание отработавшей свое техники, то она должна выглядеть следующим образом. Вступление делается точно таким же, как и во всех записках. Заголовок должен содержать фразу «О списании техники».
Основной же текст, если списанию подлежат две и более единицы, удобнее всего будет составить в виде таблицы. Она должна в обязательном порядке содержать наименование оборудования, его инвентарный или серийный номер, а также его балансовую стоимость.
Кроме этого, в таких документах кроме лица, подающего записку, ставит свою подпись и лицо, материально ответственное за данное оборудование .
Подробнее о правильном оформлении служебной записки на списание материальных ценностей, основных средств и прочего узнайте .
Как оформить готовый документ?
Служебные записки подлежат регистрации внутри компании . Чаще всего для этих целей служит специальный журнал регистрации записок. Он содержит в себе такую информацию: порядковый номер записки, дату, данные о лице, подавшем ее, а также о получателе. Кроме этого, коротко может быть указано и то, по какому вопросу она была направлена.
Пример
Начальнику ремонтного отдела Егорову Е. Е.
Служебная записка
О ремонте оборудования (компьютера)
Довожу до Вашего сведения то, что начиная с 17 июля сего года и по настоящий момент один из компьютеров, закрепленный за менеджером Васильевым П.Л. в отделе продаж, находится в нерабочем состоянии. Прошу Вас принять срочные меры по его ремонту или замене.
Руководитель отдела продаж Иванов И. Т.
Более детально о том, как написать служебную записку по правилам и образцу, читайте .
Таким образом, – это документ, позволяющий осуществлять связь между работники внутри компании . Он позволяет оперативно решать вопросы и быстро передавать необходимую информацию. Создавать такой документ имеет право каждый сотрудник компании.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Многие относятся к докладным запискам, как к формальности, отнимающей время и нервы. Но встречаются ситуации, когда эта формальность способна уберечь работника от несправедливых претензий руководства. Задокументированные прошения в любой момент подстрахуют вас от неприятностей, чего нельзя сказать о просьбах, изложенных в устной форме, которым даже не всегда придают значение. Таким образом, эти документы подтверждают факт взаимоотношений, их регистрируют как исходящую документацию.
Пишем докладную записку
Что такое докладная записка?
Докладная записка – это важный документ внутренней коммуникации , без него не обходится ни одно влиятельное учреждение. Для нормального функционирования организации образец докладной записки должен находится под рукой почти у всех работников. Отличие ее от служебной записки в том, что она имеет иерархическую направленность, то есть всегда поступает от подчиненного к вышестоящему руководству. Записка выступает документом информационного характера, которую пишут с целью вовремя проинформировать начальство вышестоящей инстанции или другого структурного отдела о событиях, влияющих на устойчивость системы менеджмента на предприятии.
Докладная имеет юридическую силу, потому что её цель не только проинформировать руководство организации, но и побудить к выносу определенного решения по озвученной ситуации. Составляется документ по личной инициативе сотрудника или же по требованию руководителя. Код записки согласно классификатору управленческой документации — 0286041 по ОКУД. В документе должна быть четко описана возникшая проблема, а так как он имеет юридическую силу, то в нем должны отсутствовать орфографические и юридические ошибки.
Определение докладной записки
В документе не только обстоятельно излагается происшествие, но и пишется вывод с приведением вариантов урегулирования ситуации. После этого руководитель обязан изучить документ и наложить свою резолюцию. В последующем эта резолюция выступает основанием для утверждения и осуществления различных мер (наложения взыскания, вынесения поощрения и т. п.). Таким образом, докладная записка — это элемент обратной связи между руководителем и подчиненным.
Цели докладных записок
Основные цели, преследуемые при формировании этого документа:
- Повысить эффективность личной работоспособности . Когда работнику что-то мешает, и он предлагает пути решения этой проблемы.
- Исправить ситуацию . Когда работнику известны определенные факты, не касающиеся его лично, но, по его мнению, мешающие стабильной и эффективной работе. Пишется докладная руководству, чтобы ситуация была разрешена в ближайшее время.
- Снять с себя ответственность . Если работник донес какую-то информацию до вышестоящих лиц и хочет снять с себя ответственность за исправление происшествия. После этого претензий к составителю быть не должно.
- Защититься, когда ущемляются права . Тут записка выступает попыткой мирного урегулирования инцидента.
Одна из целей докладной записки, снять с себя ответственность
Виды докладных записок
Они бывают двух типов:
- Внутренняя — пишется по желанию работника или его начальника с целью увеличить эффективность работы фирмы. Подпись здесь ставит автор. Раз документ считается внутренним, то, оформление осуществляют на бумаге формата А4.
- Внешняя — направляется в вышестоящие инстанции. Такой тип подписывает только руководитель компании,а печатается он на фирменном бланке.
В обоих случаях дата ставится в день написания и подписания.
- Информационные — как правило, составляются регулярно, они детально информируют о способах и особенностях проведения работы. Также с их помощью можно донести до руководства идеи по улучшению рабочего процесса.
- Отчетные — сообщают об итогах исполненного распоряжения в конкретный период. Составляют их, как правило, работники самого низкого звена.
- Инициативные — те, где работник предлагает начальству вынести определенное решение в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.
Внутренняя докладная записка
Нередко среди докладных приходится писать начальству «репрессивные» записки, на сотрудников хамов и лентяев. Составлять их следует особо внимательно, потому что даже малейший недочет способен привести к неприятностям в дальнейшем. Нарушение дисциплины, является поводом для финансового взыскания, только для этого в документе должны быть приведены веские аргументы. Неправильно сформулированный документ можно подать в суд, пожаловавшись на то, что начальство злонамеренно ущемляет права специалиста. Поэтому важно знать, как написать докладную записку правильно.
Структура документа
Докладная записка включает два или три смысловых раздела:
- Фактическая часть, где констатируют причины инцидента побудившие для ее формирования с подробным изложением сопутствовавших обстоятельств.
- Аналитическая — представляет анализ ситуации с потенциальными последствиями происшествия и различными вариантами устранения проблемы.
- Резюмирующая часть, где докладчик описывает свое мнение, приводит убедительные доводы и рекомендует принять какие-то конкретные действия по разрешению инцидента. А после руководитель сам решает, какие санкции предпринять. Так как у начальства нет времени на разбирательства, то чаще всего оно, соглашается с предложениями автора не вникая в подробности.
Внешняя докладная записка
Составлять докладную записку можно как в текстовом, так и в табличном варианте. Аналитический раздел в документе может отсутствовать в зависимости от вида вопроса. В таком случае документ имеет только фактическую часть и вывод с решениями проблемы. При помощи него можно вносить не только предложения по улучшению каких-то производственных процессов, но и выразить свое недовольство с принятыми мерами. Прежде чем приступить к оформлению докладной, нужно четко сформулировать проблему или свою точку зрения и уже потом начинать ее изложение на бумаге.
Служебная записка — это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.
Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже.
Особенности электронного документооборота
Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.
Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.
Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.
Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.
Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически. Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки. Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.
Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.
Тематические материалы:
Обновлено: 29.05.2020
103583
Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter
Как написать меморандум [Шаблон и примеры]
Меморандум (также известный как меморандум или «напоминание») используется для внутренней коммуникации, касающейся процедур или официальных дел внутри организации.
В отличие от электронной почты, памятка — это сообщение, которое вы отправляете большой группе сотрудников, например всему вашему отделу или всем сотрудникам компании. Возможно, вам потребуется написать памятку, чтобы проинформировать персонал о предстоящих событиях или сообщить о внутренних изменениях.
Если вам нужно проинформировать своих сотрудников об официальных внутренних делах, вот простой шаблон деловой заметки, а также примеры для дальнейшего руководства.
Шаблон бизнес-памятки
МЕМОРАНДУМ
Кому:
ОТ:
ДАТА:
ТЕМА:
Пишу, чтобы сообщить вам, что [причина написания служебной записки].
Поскольку наша компания продолжает расти… [свидетельство или причина в поддержку вашего начального абзаца].
Дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы. А пока я буду признателен за ваше сотрудничество, поскольку [официальная деловая информация] имеет место.
Заголовок:
В заголовке вы захотите четко обозначить свой контент «Меморандум», чтобы ваши читатели точно знали, что они получают. Затем вы захотите включить «TO», «FROM», «DATE» и «SUBJECT». Эта информация имеет отношение к предоставлению контента, например, к кому вы обращаетесь и почему.
Абзац первый:
В первом абзаце вам нужно быстро и четко указать цель своей памятки. Вы можете начать свое предложение с фразы «Я пишу, чтобы сообщить вам…» или «Я пишу по запросу»… «. Памятка должна быть краткой, ясной и по существу. Вам нужно заранее сообщить самую важную информацию, а затем использовать последующие абзацы как возможность для более подробного изучения.
Абзац второй:
Во втором абзаце вы захотите предоставить контекст или подтверждающие доказательства. Например, предположим, что ваша служебная записка информирует компанию о внутренней реорганизации. Если это так, во втором абзаце должно быть сказано что-то вроде: «Поскольку наша компания продолжает расти, мы решили, что имеет смысл отделить нашу команду по производству видео от нашей команды по контенту.Таким образом, эти команды могут больше сосредоточиться на своих индивидуальных целях ».
Абзац третий:
В третьем абзаце вы захотите включить свой конкретный запрос для каждого сотрудника — если вы планируете командную прогулку, это место, которое вы должны включить: «Пожалуйста, ответьте с диетическими ограничениями» или «Пожалуйста, напишите по электронной почте. меня с вопросами «.
Напротив, если вы информируете персонал о предстоящем строительстве здания, вы можете сказать: «Буду признателен за ваше сотрудничество в это время.«Даже если вы не ожидаете от сотрудников каких-либо конкретных действий, полезно указать, как вы надеетесь, что они отреагируют на новости и ожидаете ли вы от них каких-либо действий в ответ на записку.
Загружаемый шаблон памятки
Хотите увидеть указанный выше формат памятки в окончательном виде? Загрузите бесплатные шаблоны бизнес-заметок HubSpot, показанные ниже. Документ дает вам структуру, которая сортирует ваш меморандум по подтемам, чтобы помочь сотрудникам лучше усвоить информацию и понять, что от них ожидается после ее прочтения.
Загрузить этот шаблон
Примеры заметок
Руководство по составлению меморандумов с советами и примерами
Меморандум или меморандум — это письменный документ, который компании используют для передачи объявления или уведомления. Если когда-то записки были основной формой письменного внутреннего общения в компании, теперь они обычно отправляются в форме электронной почты.
Из этой статьи вы узнаете больше о том, как написать заметку с советами, которые помогут сделать ваши заметки четкими, краткими и эффективными.
Что такое памятка?
Памятка — это короткое сообщение, которое обычно используется для сообщения официальных бизнес-политик и процедур внутри компании. Записки обычно предназначены для массовой коммуникации для всех членов организации, а не для личного сообщения один на один.
Когда следует писать памятку
По большей части цель написания памятки — информировать. Однако записки могут иногда включать призыв к действию или убедительный элемент.
Вот несколько примеров того, когда памятка может быть полезной:
- Информирование сотрудников о политике компании или изменениях процессов
- Предоставление обновленной информации о ключевых проектах или целях
- При объявлении о компании, например о повышении по службе или новый найм
- Чтобы напомнить сотрудникам о задаче, которую необходимо выполнить
- Сделать запрос всем сотрудникам
- Когда вы передаете сообщение, на которое сотрудники будут ссылаться более одного раза, например, подробное предложение или рекомендация
Заметки также являются эффективным способом передачи кратких, но важных сообщений широкой аудитории в рамках бизнеса.Это может включать изменения продукта, расписания встреч, изменения процедур, дополнения к политике, краткое изложение условий соглашения и напоминания. Кроме того, вы можете отправить памятку, если хотите, чтобы ваша аудитория распечатала или сохранила информацию, содержащуюся в сообщении, для дальнейшего использования.
Типы заметок
Есть несколько основных типов заметок, которые вы можете написать в зависимости от ваших потребностей и содержания вашего сообщения. Ниже приведены некоторые из наиболее распространенных типов заметок.
- Памятка к отчету: Обычно отправляется для обновления или отчета о проделанной работе.
- Записка: Отправляется как запрос определенному человеку или группе. Убедительный язык хорошо работает в записках запроса.
- Подтверждающая записка: Написана для подтверждения соглашения, заключенного между двумя сторонами.
- Полезная записка: Обычно отправляется руководством с просьбой предоставить сотрудникам информацию о том, как решить определенную проблему.
Как написать заметку
Хотя каждая заметка должна быть написана с учетом ее уникальных потребностей, есть несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы создать четкий, легко читаемый документ.Как и многие другие профессиональные деловые документы, служебные записки будут включать введение, основной текст и заключение.
Начните с заголовка , который четко указывает, что сообщение является меморандумом, предполагаемыми получателями, отправителем, датой и темой.
Напишите введение , в котором декларативное предложение используется для объявления основной темы памятки.
Включите основной абзац с темами для обсуждения, которые уточняют или перечисляют основные идеи, связанные с темой памятки.Чтобы вашу заметку было легче читать, пишите короткие абзацы и разбивайте информацию на более мелкие, более управляемые части. Поскольку получатели, скорее всего, будут сканировать заметку, вам также следует по возможности использовать подзаголовки и маркированные списки.
Завершите записку , указав всю оставшуюся информацию после основного абзаца. Это краткое изложение памятки, которое должно четко информировать читателя о любых необходимых действиях.
Закройте , указав свое имя, адрес электронной почты и номер телефона на случай, если кому-то понадобится с вами связаться.
Если предполагаемым получателям нужно будет сослаться на другую информацию, такую как график, изображение или диаграмма, вы можете включить ее в качестве вложения под концом заметки.
Советы по написанию эффективных заметок
Вот несколько советов, которые следует учитывать, чтобы улучшить свои заметки:
Всегда учитывайте свою аудиторию при написании заметки. Хотя аббревиатура или аббревиатура обычно используются в отделе маркетинга, они могут быть неизвестны ИТ-отделу.Если вы пишете памятку для всей компании, используйте понятный и лаконичный язык, доступный каждому.
Используйте профессиональный язык и тональность. Отправляя сообщение в масштабе компании, вы говорите от имени организации. Используйте формальный деловой язык с понятными словами и понятиями.
Напишите тему прямо и ясно. Например, если вам нужно отправить памятку, объявляющую о соблюдении праздника, укажите название и дату праздника в строке темы.Отправьте памятку как минимум за неделю до мероприятия или срока, чтобы у людей было время соответствующим образом скорректировать свои планы.
Шаблон памятки
Ниже приведен пример памятки, которую вы можете использовать в качестве руководства для следующего документа:
Меморандум
Кому: Имена предполагаемых получателей
От: Ваше имя , Заголовок
Дата: Месяц День, ГодТема: Тема служебной записки
Начните записку с предложения, описывающего причину, по которой вы пишете.Он должен быть очень коротким — около одного или двух предложений. Во введении следует четко указать цель памятки, чтобы читатель сразу понял, о чем она. Если напоминание предназначено для ответа или продолжения по определенной теме или ситуации, включите это в первый абзац.
- Маркер для перечисления важной информации.
- Маркер для перечисления важной информации.
- Маркер для перечисления важной информации.
Используйте несколько последних предложений, чтобы завершить записку.Убедитесь, что вы включили запрос на любые действия, которые вам нужно предпринять после прочтения заметки.
Спасибо,
[Ваше имя]
[Ваш адрес электронной почты]
[Ваш номер телефона]Приложение: Вложение изображения, графика или диаграммы, которые могут понадобиться вашим предполагаемым получателям.
Заметки — важная форма общения внутри компании. Теперь, когда вы понимаете определение меморандума и у вас есть несколько четких советов о том, как написать меморандум, вы можете создавать памятки, которые будут эффективно сообщать то, что вам нужно, чтобы люди знали.
Когда писать памятку, а не электронное письмо
До того, как электронные письма потребовали всеобщего внимания, люди общались внутри через средство, называемое межведомственным меморандумом — меморандум. Мы напечатали и распечатали его, подписали или поставили инициалы и разослали по внутренней почте людям, которые читали его, чтобы принимать решения, действовать или располагать важной информацией.
В наши дни мы заменили записки безудержными электронными письмами. Мы зашли слишком далеко в электронной почте, ожидая, что она будет передавать длинные, сложные и важные сообщения всем.Наши почтовые ящики переполнены, а важные сообщения не читаются.
Пора снять напряжение с электронной почты. Если вы хотите, чтобы люди прочитали ваши важные идеи и информацию, вам нужно оживить памятку. Рассмотрим эти предложения:
1. Определите, как лучше всего использовать электронную почту. Электронные письма выигрывают для быстрых, временных сообщений, которые читатели быстро читают, действуют и удаляют. Электронные письма выделяются краткими запросами и ответами, быстрыми обновлениями, короткими напоминаниями или проверками, своевременными объявлениями и аналогичными краткосрочными сообщениями.Они идеально подходят для краткого представления вложений, например заметок.
2. Используйте памятку, когда пишете долговечное сообщение. Если ваше сообщение представляет собой подробное предложение, важный отчет, серьезную рекомендацию, техническое объяснение, протокол собрания, новую политику или что-то еще, с чем читатели будут обращаться более одного раза, сделайте это памяткой. Ваши читатели смогут сохранить документ, прочитать его и найти, когда информация понадобится снова.
3.Используйте памятку, когда форматирование имеет значение. Если фрагмент содержит маркеры, жирные заголовки, столбцы, таблицы, график или даже хороший баланс белого пространства, памятка поможет вам сохранить это форматирование. Чтобы гарантировать форматирование, сохраните заметку в формате PDF. Если ваша аудитория читает электронные письма на своих телефонах, вложение может быть единственным способом сохранить желаемое форматирование.
4. Если люди будут распечатывать ваше сообщение, используйте памятку, а не электронную почту. Если ваше сообщение размещено на доске объявлений — например, в комнате отдыха сотрудников — напишите памятку.Если люди будут обсуждать ваши идеи на встрече, напишите памятку, чтобы облегчить им распечатку задуманного вами документа.
5. Для официального общения выберите памятку. Заметки предоставляют место в верхней части сообщения для вставки названия и логотипа компании, а также профессиональных титулов отправителей и получателей. Эти включения делают сообщение более формальным. Кроме того, хорошо отформатированное сообщение передает значение.
6. Если вы беспокоитесь, что ваше сообщение слишком длинное, как электронное письмо, напишите заметку. Невероятно длинные электронные письма часто получаются, когда вы пытаетесь включить в них важную и длительную информацию. Но записки работают лучше всего, когда люди будут возвращаться к вашему сообщению за информацией. (См. Пункт 2.) Например, если вы сообщаете детали четырехэтапного строительного проекта, используйте памятку. Чтобы передать плюсы и минусы важного решения о покупке, изложите свое исследование в памятке.
Прикрепите свою заметку к электронному письму, которое дает вашим читателям краткое изложение содержания заметки. Некоторым читателям этого резюме будет достаточно.Те, кому нужна информация, прочитают и сохранят памятку.
7. Чтобы передать сложную информацию людям за пределами вашей организации (клиентам, гражданам и т. Д.), Рассмотрите записку или письмо. Письмо — это традиционный формат для внешней переписки, особенно с людьми, которых вы обслуживаете, такими как клиенты и пациенты. Но вы можете выбрать памятку для написания поставщикам, консультантам, участникам, клиентам, профессиональным коллегам и другим лицам, которые сотрудничают с вами для достижения результатов.
8.Чтобы отправить памятку, просто прикрепите ее к короткому электронному письму. Или отправьте печатную копию по внутренней почте, если такой подход имеет смысл.
На прошлой неделе я смотрел фильм «Мир юрского периода». Речь идет о динозаврах, процветающих сегодня, в то время как эти существа не принадлежат им. Вы можете думать о записках как о динозаврах, но подумайте еще раз. Памятка поможет сделать ваши сообщения профессиональными, актуальными и имеющими непреходящую важность.
***************
Эта статья изначально появилась в нашем ежемесячном электронном журнале Better Writing at Work. Подпишитесь, чтобы ежемесячно получать практическую статью на ваш почтовый ящик.
Lynn
Обучение синтаксису
Центр письма | Написание деловых заметок
Написание деловых заметок
ЧТО ТАКОЕ БИЗНЕС-ЗАПИСЬ?
Деловая записка — это короткий документ, используемый для передачи информации внутри организации. Заметки бывают краткими, прямыми и удобными. Они менее формальны, чем буквы, но должны быть профессиональными и лаконичными.Часто бизнес-памятка преследует двоякую цель: выявить проблему и предложить решение. В других случаях служебные записки могут содержать или запрашивать фактическую информацию.
Бизнес-заметкипредназначены для занятых читателей, которые хотят быстро и легко найти нужную информацию в заметке. При написании деловой заметки вы должны структурировать заметку так, чтобы она соответствовала трем типам читателей:
- Для тех, кто читает только резюме
- Тех, кто просматривает всю записку, выявляя ключевые моменты и некоторые детали, интересуют их
- Те, кто прочитал весь документ, чтобы узнать подробности, подтверждающие его основные утверждения или рекомендации
Имейте в виду, что у этих читателей могут быть разные цели при чтении памятки.Часто читателям необходимо принимать решения о политике и действиях на основе рекомендаций. Другие могут захотеть получить конкретную информацию (свидетельство), необходимую для понимания и обоснования решений о политике и действиях. Читатели также могут захотеть узнать о ваших профессиональных способностях и суждениях.
При определении цели и аудитории вашей памятки спросите себя: кто будет предполагаемым получателем этой памятки? Что я хочу, чтобы получатель сделал после прочтения записки? Какую информацию получатель будет искать в записке? Такие вопросы помогут вам выбрать контент, структуру и стиль.
КАК НАПИСАТЬ ЭФФЕКТИВНУЮ ДЕЛОВУЮ ЗАПИСЬ?
Как указано выше, эффективная деловая памятка должна быть краткой, прямой и простой в использовании. Следующие пять стратегий написания помогают читателям легко и быстро ориентироваться в деловых памятках:
- Сначала представьте главное. Это может быть самый важный указатель относительно структуры и содержания служебных записок. Читатели должны быстро понять содержание и значение памятки. Если у читателей есть вопрос или проблема, они хотят узнать ответ или решение немедленно — если читатели хотят получить больше информации, они могут продолжить чтение.Другими словами, вспомогательные детали должны следовать за основному пункту или заключению, а не предшествовать ему.
- Сохраняйте профессиональный лаконичный стиль. Стиль вашего письма должен соответствовать вашей аудитории: в этом случае ваша аудитория — это ваш начальник, ваши коллеги или и то, и другое. Итак, ваш стиль должен быть профессиональным, прямым, сердечным и легко читаемым. Чтобы добиться такого стиля, используйте короткие активные предложения. Избегайте жаргона и претенциозной лексики. Поддерживайте позитивный или нейтральный тон; по возможности избегайте негативных высказываний.Профессиональный стиль письма не только упрощает чтение заметок, но и повышает авторитет автора.
- Создайте очень конкретную строку темы, чтобы дать читателю немедленное представление о теме и цели заметки (или сообщения). Строка темы должна ориентировать читателя на предмет и цель памятки и обеспечивать удобную ссылку для хранения и быстрого просмотра. Предположим, например, что вы писали, чтобы запросить разрешение и финансирование для деловой поездки.Вы бы избегали общей темы, такой как «Съезд издателей» или «Поездка на конференцию AWP», в пользу чего-то более конкретного, например «Запрос средств: конференция AWP». В последнем примере читателю рассказывается о предмете и о том, что ее просят с этим сделать.
- Предоставьте краткое изложение или обзор основных моментов, особенно если заметка занимает более одной страницы. Часто называемый кратким изложением, первый абзац длинного меморандума или сообщения выполняет следующие функции:
- Представляет основной запрос, рекомендацию или заключение
- Обобщает, а затем предварительно просматривает основные факты, аргументы и доказательства
- Прогнозирует структуру и порядок информации, представленной в оставшейся части памятки
- Как и тема сообщения, краткое изложение дает краткий обзор цели и содержания памятки.Читатель использует его, чтобы направлять как быстрое первое чтение, так и последующие быстрые обзоры.
- Используйте функции формата, такие как заголовки, для обозначения структуры и направления читателей к информации, которую они ищут. Заголовки представляют собой схему заметки, позволяя читателю быстро увидеть, каковы основные темы или моменты и где их найти в заметке. Делайте заголовки параллельными друг другу и как можно более конкретными. Другие функции формата, которые сигнализируют о структуре и направляют читателей, включают короткие абзацы и блоки текста, списки, выделенные отступами, числами или маркерами, или обильное использование пробелов для направления взгляда.
СТАНДАРТНЫЙ ЗАГОЛОВОК ПАМЯТИ
Хотя формат памятки может варьироваться от одной организации к другой, стандартный заголовок состоит из серии четко обозначенных строк, которые передают ключевую информацию о содержании памятки и ее распространении. Ниже приведены стандартные элементы заголовка меморандума:
Дата: Дата выдачи памятки
Кому: Лицо (а), которому оно адресовано в первую очередь
(иногда с указанием должности)
cc: Имя (имена) всех, кто получит копию
(иногда с указанием должности)
От: Имя писателя, за которым обычно следует его / ее
рукописные инициалы (иногда с указанием должности)
Тема: или Re: Краткое изложение темы служебной записки
Сделайте памятку более эффективной
Если вы работаете в офисе, вам, вероятно, придется писать меморандумы.Меморандум, или для краткости меморандум, составить довольно легко. В своей основной форме меморандумы — это всего лишь краткая форма письма. Заголовок может быть выделен жирным шрифтом или курсивом для выделения. Кроме того, служебная записка может касаться определенной проблемы или запрашивать разрешение на какие-либо действия у руководителя высшего звена.
Простые шаги для формата памятки
Памятка — это письменное деловое общение, которое передает основную информацию. Это легко сделать с помощью простого и понятного формата.Всегда следует проверять, есть ли на вашем рабочем месте стандартная форма для меморандумов. Если нет, выполните следующие действия, чтобы получить универсально приемлемый формат заметок.
- Заголовок: Слово «Меморандум» следует набрать значительно более крупным шрифтом, жирным шрифтом и либо по центру, либо в верхнем левом углу.
- Получатель: начните этот заголовок с «Кому:» и запишите получателя (ов).
- Источник: Сразу после получателя напишите «ОТ:» вместе со своим именем и должностью.
- Тема: Напишите краткое изложение цели записки (не более четырех слов).
- Дата: укажите дату отправки напоминания.
Соблюдение строгих стилей, подобных этому, улучшает ясность и позволяет избежать опасности плохой грамматики или нечеткого общения.
Советы по написанию меморандумов
Вот несколько быстрых советов по написанию эффективных меморандумов:
- Проверяйте стилистические требования вашей работы. Есть ли у компании стандартная форма для написания служебных записок? Если да, то можно ли его загрузить?
- Убедитесь, что текст четкий, лаконичный и грамматически правильный.
- Будьте проще. Избегайте длинных предложений и многословных фраз.
- Не используйте приветствие. Вам следует сразу перейти к теме памятки.
- Используйте маркированные списки и заголовки для передачи вашего сообщения.
- Завершите записку любыми заключительными заявлениями, которые могут вдохновить получателя на действия.
- Упомяните все вложения в конце памятки, используя одно слово «Вложение».
- Закончив черновик, поделитесь им с коллегой.Дополнительная пара глаз всегда помогает обнаружить ошибки и улучшить читаемость.
Написание заметки
Начните с вводного абзаца, в котором вы представляете цель заметки. Вы можете начать свою заметку с такого простого предложения, как «цель этой заметки -…». После того, как вы сформулируете цель, вы можете перейти к следующему разделу.
В следующем разделе вашей заметки будет описана проблема, связанная с вашей заметкой. Затем вы захотите обсудить, что вы сделали, чтобы лучше изучить проблему, связанную с вашей запиской.Включите как можно больше основной информации. Кроме того, если требуется подтверждение от получателя, вам необходимо четко указать это.
Чтобы изложить всю необходимую информацию в кратчайшие сроки, ознакомьтесь с нашими советами по информативным эссе. Помните о различиях между деловым письмом и академическим письмом; служебные записки должны соответствовать правилам делового письма.
Вам не нужно пытаться втиснуть в служебную записку много информации, потому что это не обязательно проектное предложение.Вся цель памятки — информировать получателя о проблеме. Если вы сохраните простоту, это будет легкая задача.
Пример меморандума
Мы предоставили пример меморандума, который следует всем нашим инструкциям и советам по написанию служебных записок. Наш образец памятки также доступен в виде загружаемого PDF-файла для дальнейшего использования.
Кому: Всем сотрудникам
ОТ: Джон Реалман, менеджер по эксплуатации
ТЕМА: Реконструкция здания
ДАТА: 6 октября 2019 г. обеспечить сотрудничество.
- Во вторник бригада будет перекрашивать стоянки. Пожалуйста, припаркуйте автомобиль в крытом гараже, который будет бесплатным во вторник для этой цели.
- В среду начнется мойка фасада здания. По возможности уборка будет проводиться в нерабочее время, но некоторые из них могут совпадать с работой. Во избежание чрезмерного шума во время разговора используйте телефон вместо динамика и гарнитуры и наушников. Мытье окон будет проходить в четверг с 10 до 4.
- Уборка и ремонт интерьера дома начнутся в пятницу.
- В качестве благодарности за терпение в процессе пятница будет днем тимбилдинга вне офиса. Бесплатные напитки и закуски будут доступны в ресторане Matt and Mike’s Grill
Мы, сотрудники отдела технического обслуживания, благодарны за ваше сотрудничество. Ваше терпение в этом процессе будет вознаграждено красивым, более эргономичным зданием.
Мы просим всех сотрудников прочитать эту памятку.По всем вопросам обращайтесь по адресу [email protected].
Еще раз благодарим вас за терпение. Увидимся в M и M’s!
Посмотреть и скачать PDF
Memo Mentality
Memos — это самый простой вид корреспонденции, которую когда-либо придется писать профессиональному административному работнику. Важно просто поставить стандарты форматирования на первый план и минимизировать грамматические ошибки. Всегда старайтесь редактировать и вычитывать заметку перед ее отправкой.
Чтобы получить дополнительную помощь в распространенных формах профессионального письма, ознакомьтесь с нашими типами делового общения, а также с нашим подробным руководством по написанию писем в деловой обстановке!
Как написать четкую деловую записку
Урок 10: Как написать четкую деловую записку
/ ru / business-communication / how-to-write-an-effective-business-email / content /
Как написать четкую деловую записку
Когда вам нужно сообщить коллегам важную информацию или сделать объявление на рабочем месте, бизнес-заметка может стать идеальным способом обратиться к определенной аудитории в формальном контексте.
Посмотрите видео ниже, чтобы узнать, как написать деловую памятку.
Основы деловой заметки
Хотя на первый взгляд деловые записки и электронные письма могут выглядеть одинаково, у заметок есть несколько ключевых отличий. Записки обычно носят более формальный характер, чем электронные письма, и часто используются, когда вам нужно придать вашему сообщению более официальный вид. Их также можно распечатать и распространить там, где это сообщение будет иметь наибольшее влияние.
Заметки могут быть адресованы одному человеку или группе, поэтому адаптирует ваше сообщение , чтобы отразить заботы вашей аудитории.Как и в случае с любым деловым документом, всегда оставайтесь профессиональным и вежливым, даже если вам нужно затронуть негативную тему. В официальном меморандуме не место, чтобы выделить кого-то критически, поэтому сосредоточьтесь на фактах и конструктивных планах на будущее.
Написание деловой памятки
Деловые записки обычно начинаются с раздела заголовка , в котором перечислены получатели и другие сведения в следующем формате:
- Кому : укажите имя и должность каждого получателя (например, Миранда Лоусон, директор по маркетингу).Однако, если вы обращаетесь к определенной группе, просто укажите название группы (например, Бухгалтерия).
- От : укажите свое имя и титул.
- Дата : укажите полную дату (например, 30 июня 2017 г.).
- Тема : Сделайте тему краткой и описательной.
В большинстве деловых заметок приветствие (например, «Приветствую, мисс Лоусон») пропускается и сразу же помещается в основной текст. Всякий раз, когда вы начинаете абзац в заметке, всегда ставьте на первое место основную мысль этого абзаца, так как это сделает ваше письмо прямым и легким для понимания.
Как правило, напоминания не включают прощальных слов (например, «С уважением, Тоня»), но они могут быть уместными в зависимости от вашего сообщения или стиля вашей компании. Если вы все же добавите прощание, сделайте его кратким.
Редакция
Как обсуждалось на уроке «Основы делового письма», редактирование жизненно важно для любого качественного документа. Перечитайте свое письмо до , чтобы вырезать ненужного материала, прояснить, ваши основные моменты, и выровнять на предмет грамматических и фактических ошибок.И прежде чем отправлять заметку своей аудитории, подумайте о том, чтобы получить отзывов от коллеги, чтобы убедиться, что ваше сообщение является эффективным и профессиональным.
Примеры служебных записок
Давайте рассмотрим несколько деловых заметок, чтобы увидеть этот урок в действии. Начнем с примера плохо написанной служебной записки.
Пример выше неприемлем. Текст нечеткий и бессвязный, тема отсутствует, а суть каждого абзаца трудно найти.Само сообщение также невероятно непрофессионально, особенно потому, что оно негативно обращается к одному человеку.
А теперь рассмотрим более сильный пример.
Это намного лучше! Текст краткий и ясный, а главное — первое предложение в каждом абзаце. Также здесь сильная тема, и сообщение остается профессиональным, несмотря на негативные новости.
Если вы подробно излагаете новое изменение политики или информируете сотрудников о новой процедуре, деловые записки — мощный способ распространения информации среди ваших коллег.По мере того, как вы практикуетесь и учитесь, ваши заметки станут более эффективными и отточенными.
/ ru / business-communication / how-to-format-a-business-document / content /
Написание памяток — это своего рода искусство. Письмо не памятка, и записка не является письмом. Памятка — это короткое, по существу сообщение передача ваших мыслей, реакций или мнения о чем-либо. Памятка может призывать людей к действию или транслировать свежие новости. С написание памятки, короче лучше . Как и любое письмо, написание памятки требует структуры. Потому что они короткие, бессвязные извилины скоро разрушат записку эффективности и становятся пустой тратой времени для тех, кто прочтите это и тому, кто это написал. Если у вас что-то длиннее страницы, лучше отправить это как вложение или документ, следующий за памяткой, используемой как сопроводительное письмо.Никогда не делайте записки слишком длинными. Если кто-то взглянет в записке, которая кажется слишком длинной, есть хорошая шанс, что он будет отложен на время, когда они не будут заняты. Это может свести на нет цель вашей записки — своевременное общение. Базовые форматыКзаметкам можно подойти по-разному в зависимости от вашего назначение:
Части памятной запискиЕсть три основные причины написать служебную записку:
Независимо от вашей цели заметки обычно делятся на сегменты. для того, чтобы систематизировать информацию и достичь вашего намерения. Товарная позицияСегмент заголовка имеет следующий общий формат:
Открытие сегментаСуть памятки должна указываться в первых предложениях / абзацах. Рекомендуется включить некоторую информацию о контексте, формулировку задачи и, возможно, формулировку цели.
Сводный сегментЕсли ваша заметка длиннее страницы, вы можете включить отдельное резюме сегмент.В этом сегменте дается краткое изложение основных рекомендаций. вы достигли. Это поможет вашему читателю понять ключевые моменты памятка немедленно. Этот сегмент может также включать ссылки на методы и источники. вы использовали его в своем исследовании, но не забудьте его краткость. Вы можете помочь читателю лучше понять вашу заметку, используя заголовки для резюме и следующие за ним сегменты обсуждения. Попробуйте написать заголовки короткие, но поясняющие содержание сегмента.Например, вместо чтобы использовать «Резюме» для заголовка, попробуйте «Новую систему устранения крысиного тела», что гораздо более конкретно. Здесь вы выбираете те самые главные заголовки, которые появятся в вашем прогнозе цели. Сегменты обсужденияСегменты обсуждения — это части, в которые вы можете включить все пикантные детали, поддерживающие ваши идеи. Держи две вещи в разум:
Закрытие сегментаВы почти закончили. После того, как читатель прочитает вашу информацию, вы хотите закончить учтивым финалом, указав, какое действие вы хотите, чтобы ваш читатель взял. Убедитесь, что вы понимаете, как читатель извлекут выгоду из желаемых действий и как вы можете их действия проще. Например, вы можете сказать: «Я буду рад обсудим эту рекомендацию с вами во время нашей поездки во вторник в спа и выполняйте любые решения, которые вы принимаете.« Необходимые вложенияОбязательно документируйте свои выводы или предоставляйте подробную информацию всякий раз, когда нужно. Сделать это можно, прикрепив в конце списки, графики, таблицы и т. Д. вашей памятки. Обязательно обратитесь к своим приложениям в заметке и добавьте пометку. о том, что прикреплено под вашим закрытием, например:
ПримерыУбедительный меморандум Кому: Мэри МакГи, Алистер Варранка, Джордж Липтон Я заметил, что мы не можем общаться важные изменения, требования и отчеты о проделанной работе компания так эффективно, как мы должны.Предлагаю разработать один последовательный формат памятки, узнаваемый всеми сотрудниками как официальный средства передачи директив компании. Хотя я знаю, что это кажется простым решением, я считаю, что оно сократить ненужную электронную почту, улучшить универсальное общение и позвольте персоналу сохранить необходимую информацию для дальнейшего обращения. Пожалуйста, поговорите между собой, чтобы определить правильные точки напишите памятку и верните ее мне к 12 часам дня.Я тогда буду разошлите всему персоналу уведомление о новом формате памятки. Спасибо за то, что сразу обратили на это внимание. Меморандум о директиве Кому: Все сотрудники Чтобы упростить обмен данными между офисами, придерживайтесь к следующим рекомендациям по написанию эффективных заметок:
Если у Вас возникнут вопросы, звоните меня. Спасибо. Техническая записка Кому: Босс Когда мы вступаем в четвертую фазу испытаний Т-12, я хотел предоставить обзор хода тестирования третьего этапа. |