Как составить опись журналов: Опись документов в архив | Делопроизводство

Содержание

Опись документов в архив | Делопроизводство

Опись документов в архив составляется сотрудником отдела организации по установленной форме (ниже приводится ссылка для скачивания образца). Еще вы могли слышать другие ее  названия – сдаточная опись, опись дел структурного подразделения. Во всех перечисленных случаях имеется в виду один и тот же документ.

Передачу дел в архив необходимо проводить только по описям, чтобы исключить любое проявление неоднозначности толкования ситуации – «я сдавал, это дело может быть только в архиве», «нет этого дела в архиве, не понимаю, о чем идет речь».

Опись документов в архив составляется в двух экземплярах (один – в отдел, другой – в архив). Основой для заполнения граф описи служит информация на обложках дел. Если данные сведения неполные, тогда изучают номенклатуру дел и дополняют их.

Каждое дело в описи получает свой самостоятельный номер. Если дело разделяется на несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым самостоятельным номером. Иными словами правило такое – одна строка в описи для каждого тома (или части).

 

 
В описи документов в архив не принято повторять одинаковые заголовки. Первый раз заголовок воспроизводится полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на «То же» (смотрите ниже пример). Но вначале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

Прием дел в архив проводится ответственным за архив по сдаточной описи в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом обязательно в двух экземплярах описи:

  • делается отметка о наличии каждого дела (используют графу «Примечание»),
  • указывается количество переданных дел (цифрами и прописью),
  • проставляется дата и подписи передавшего и принявшего дела,
  • должен утвердить начальник отдела.

Образец описи документов в архив.doc с примером заполнения.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 198 комментариев

Журнал «Секретарское дело» | Profmedia.

by

Наталия Кондакова

С какой целью создаются описи дел в организации? Обязательно ли их составление?

Пунктом 207 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, и п. 102 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 14, установлено, что отбор документов и дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Таким образом, до составления акта о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли, в организации необходимо составить и оформить в установленном порядке сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел) постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

До тех пор пока такие описи не составлены и не утверждены, акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, не может быть утвержден и, соответственно, ни один документ не может быть уничтожен, даже если нормативно установленный срок его хранения уже истек.

Описи дел обязательны для составления во всех организациях, независимо от того, являются ли они источниками комплектования государственных архивов. Если в деятельности организации не образуется документов определенного типа (например, постоянного хранения), то соответствующая опись дел в ней не составляется. Остальные категории дел подлежат включению в опись дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Опись дел структурного подразделения, сводная опись дел, годовой раздел сводной описи дел, законченная описи дел: понятие, взаимосвязь и различия

В структурных подразделениях составляются описи дел структурных подразделений, в архиве организации — сводные описи дел.

Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу, а также на дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и др.). Дела временного (до 10 лет) хранения не передаются на хранение в архив организации, а потому описи на эту категорию дел не составляются.

По описям дел структурных подразделений дела передаются в архив организации, где на их основе формируются сводные описи дел соответствующего типа (постоянного хранения, временно (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и т.д.).

Несколько годовых разделов или один годовой раздел сводной описи, число заголовков дел в которой достигло тысячи либо иной четырехзначной цифры (от 1000 до 9999), считается законченной описью дел. Количество заголовков дел в законченной описи может быть менее тысячи, при этом все заголовки дел, составляющих годовой раздел сводной описи дел, должны быть включены в одну законченную опись.

Сводная опись дел постоянного хранения может считаться законченной независимо от количества заголовков дел, включенных в нее, при передаче организацией дел в государственный архив, а также в случае ее ликвидации.

Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

Опись дел постоянного хранения — образец заполнения 2020 и 2021

Суть и назначения документа

В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время.

Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами.

Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись. Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому. Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.

Применяемые формы

В зависимости от ситуации, ответственному работнику придется заполнить специальный бланк. Их предусмотрено несколько. Так, Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 утверждены следующие формы перечней дел (ОД):

Ключевые требования к заполнению данных видов закреплены в разделе 3.7 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Такой документ — это не просто папка с разрозненными таблицами и файлами. Форма имеет свою индивидуальную структуру:

  1. Титульный лист.
  2. Содержание.
  3. Предисловие.
  4. Список сокращений.
  5. Указатели.

Причем для каждого вида они имеют унифицированные бланки, которые отличаются друг от друга. Рассмотрим особенности составления и примерные образцы документации.

Опись дел постоянного хранения

Такой перечень может быть составлен в отношении бумаг, которые имеют статус хранения «Постоянно». Опись дел постоянного хранения, образец заполнения отличается от остальных форм своей структурой. В табличной части формы отсутствует графа «Срок хранения», так как этот срок указывать не имеет смысла.

Подготовьте предисловие к описи дел постоянного хранения, образец должен содержать сведения об основных направлениях деятельности, а также информацию о структуре предприятия за период составления бланка. Дополнительно в предусловии дается краткая характеристика документации фонда, включенного в данный раздел. При наличии дел, выходящих за границы периода, их также следует расписать в отдельном порядке. Также в предисловии можно указать, имеет ли данная архивная опись дополнительные сведения.

Предисловие должно быть подписано ответственным составителем. Причем следует поставить не только подпись, но и указать должность составителя, Ф.И.О., дату оформления. Помимо составителя, предисловие к описи дел постоянного хранения (пример ниже) подписывает заведующий архивным отделом или иное ответственное лицо (например, начальник архива).

Описи по личным делам

Кадровый учет должен быть организован в каждом учреждении. Опись личных дел по личному составу также придется составить при передаче документации в архивный отдел. Данный перечень должен содержать следующие реквизиты в обязательном порядке:

  • название учреждения либо его структурных подразделений;
  • номера фондов и индексов дела;
  • заголовки документации;
  • даты их составления;
  • число страниц в деле;
  • дополнительные примечания.

Регистрируйте личные дела в ОД в хронологическом порядке. Если в течение переписи было выявлено дело, которое должно было быть указано ранее, то допустимо внести запись с литерой, например, 100/а, но зарегистрировать его придется в самом конце документа.

В нижней части ОД следует зафиксировать итоговые записи, которые отражают общее количество дел, а также номер первого и последнего дел. Затем информация визируется руководителем организации (структурного подразделения), ответственным исполнителем, а также начальником архивного отдела. Сведения об ответственных лицах отразите в следующем формате: должность, подпись, Ф.И.О. и дата.

Бланк описи дел постоянного хранения

Скачать

Пример заполнения описи дел постоянного хранения

Скачать

Бланк описи по личному составу

Скачать

Опись дел по личному составу, образец заполнения

Скачать

Примеры заполнения предисловия

Скачать

Об авторе статьи

Евдокимова Наталья

Бухгалтер-эксперт

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

Акт приема-передачи дел на архивное хранение. Бланк и образец 2021 года

Организации, как частные, так и государственные, обязаны хранить свою документацию определенные сроки. Бумаги не всегда находятся в архиве компании, их можно сдавать на хранение в государственные или муниципальные архивы. Это делается после заключения договора с учреждением. При сдаче бумаг заполняют акт приема-передачи документов на архивное хранение.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи дел на архивное хранение .docСкачать образец акта приема-передачи дел на архивное хранение .doc

Общая информация

Организации сдают документы в сторонние архивы, если истекли сроки их хранения либо имеет место ликвидация или реорганизация предприятия или компании. Процедура проводится в строгом порядке: организация заключает договор с архивом, составляет опись документов, работники архива проводят их тщательную проверку и экспертизу научно-практической ценности, формируя дела, исправляя ошибки до того, как бумаги попадут в архив. Процедура осуществляется в присутствии представителя организации, сдающей дела.

Вместе с делами работнику архива необходимо передать историческую справку компании (при первом обращении в учреждение), письмо на имя руководителя, где указано количество дел и их последние даты, описи дел в 3 экземплярах с предисловиями. Также при необходимости передают справку, фиксирующую неполную сохранность дел или отдельных бумаг в них.

Архив принимает дела на хранение только после экспертизы документов по описи и подписания акта приема-передачи.

Если компания сдает документы в собственный архив, то процедура проходит почти аналогично. Документы готовит ответственный работник подразделения, при необходимости после консультации с делопроизводителями, бухгалтерами и т. д. Бумаги сдают с описью, а по окончании проверки документов сотрудником архивного подразделения подписывают акт приема-передачи дел.

К сведению! Работа с архивными бумагами регламентируется ФЗ от 22 октября 2004 года №125 (ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

Как составить акт приема-передачи дел на архивное хранение

Для передачи дел в государственный архив законодательством был разработан специальный бланк. Он является Приложением №35 к «Основным правилам работы архивов организаций», которые были одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Также есть аналогичный бланк — Приложение №20 к Приказу Минкультуры РФ от 31 марта 2015 года №526. Эти формы компании могут использовать для составления собственного бланка акта, изменив или дополнив их под свои нужды. В качестве образца мы приводим форму из приказа Минкультуры №526.

В бланк необходимо внести следующие сведения:

    • Номер акта, дату и место его составления.
    • Причину передачи дел на хранение: истек срок хранения бумаг в организации, компания ликвидируется и т.д.
    • Название передаваемого фонда.

  • Полное наименование организации, сдающей бумаги в архив.
  • Полное наименование архива.
  • За какие годы сдаются бумаги.
  • Опись документов. Указывают название и номер описи, количество экземпляров описи, количество единиц хранения, примечание (в этом поле надо отметить, были ли какие-то расхождения между данными в описях и фактическим наличием).
  • Количество принятых на хранение единиц (указывают прописью).
  • Номер фонда в госархиве.
  • ФИО, должности и подписи лиц, которые произвели прием и передачу бумаг в архив, дату осуществления операции.

После заполнения и тщательной проверки формы руководители архива и организации должны утвердить документ. Для этого они расписываются в специальных графах в верхней части документа.

К сведению! 20 декабря 2019 года приказом №236 Росархив утвердил обновленный перечень документов организаций со сроками их хранения.

Опись личного дела: образец 2021

Для обеспечения полноценного учета и сохранности документов по персоналу необходимо ежегодно составлять опись дел по личному составу предприятия. Официальных требований ни к форме, ни к содержанию такого регистра не установлено, поэтому компании вправе самостоятельно определять его параметры. Вместе с тем, наличие подобного реестра обязательно. Рассказываем про опись личного дела с образцом 2021.

Нормативная база, закрепляющая обязательность вести опись дел

Основным документом, предписывающим компаниям обязательно регистрировать документацию по личному составу, выступают Правила, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. В них организациям предписано:

  1. Проводить ежегодную экспертизу ценности документов (п. 4.11 Правил).
  2. На основе проведенной оценки формировать описи дел по личному составу и обеспечивать их сохранность (п. 4.12 Правил).

Описи должны составлять все компании, независимо от того, являются ли они источниками формирования госархивов.

Правила составления описей дел по личному составу

Документы по личному составу должны быть непосредственно связаны с оформлением и регламентацией трудовых отношений сотрудника и нанимателя. Не относятся к данной категории документации (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ):

  • распоряжения руководителя, поступившие в службу персонала для выполнения, или иные документы организационно-распорядительного характера;
  • переписка, связанная с регулированием трудовых отношений;
  • организационно-правовая документация (инструкции, положения).

Все журналы для регистрации и учета включают в состав документации по личному составу. Они должны быть поименованы в описи.

Лучше составлять одну опись дел по личному составу за каждый год. Однако, если компания небольшая и имеет незначительный объем документооборота, возможно делать один подобный реестр за несколько лет.

Законодательно не регламентировано, составлять ли одну опись на все виды документов или делать отдельную под каждую категорию документации. Организации нужно самой принимать такое решение.

Для коммерческих компаний, не являющихся источником формирования госархивов, необходимо оформлять опись не менее чем в 3-х экземплярах (п. 5.5 Правил).

Регистрировать опись в каком-либо журнале при оформлении не нужно: ее зарегистрируют и присвоят номер при помещении в архив.

Форма описи и порядок ее заполнения

В качестве бланка описи дел по личному составу рекомендуем использовать форму из Приложения № 15 к Приказу № 526.

Законченная опись подписывается ответственным за ее заполнение работником и сотрудником архива. Ниже представлен образец заполнения описи дел по личному составу компании.

Особенности составления описи личных дел сотрудников

Если компания накапливает документацию по каждому сотруднику в отдельных папках, ей необходимо обеспечить учет личных дел работников и их сохранность. Опись составляют по тем же правилам. Единственное отличие в том, что в качестве заголовков таких дел указывают Ф.И.О. сотрудника.

Ниже приведен образец описи дел по личному составу на конкретных работников.

Подобные бланки могут быть организованы в течение года в виде журнала, состоящего из сшитых листов описи. В этом случае все листы описи нумеруют. Сшитый журнал заверяют подписью и печатью ответственного лица.

Согласование и утверждение описи в компании

В большинстве компаний, поскольку они не участвуют в формировании госархива, описи дел по личному составу согласовывают только специально созданной для этого экспертной комиссией. Она оценивает описи после проведения экспертизы ценности документов. В совсем маленьких организациях описи по итогам года можно сразу подавать на подпись директору.

В результате 3 экземпляра утвержденной руководителем описи личных дел распределяют так:

  • один – в ответственный за составление отдел;
  • один – помещают непосредственно в первое дело;
  • последний – остается у работника архива для текущей работы.

Составление секретарем судебного заседания внутренних описей

Библиографическое описание:

Хрык, А. В. Составление секретарем судебного заседания внутренних описей / А. В. Хрык. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2012. — № 5 (40). — С. 349-351. — URL: https://moluch.ru/archive/40/4770/ (дата обращения: 24.05.2021).

В обязанности секретаря судебного заседания входит следующее:

  • получать исковые материалы от помощников судей;

  • оформлять обложки дел;

  • подшивать исковые материалы и дополнительные документы в дела, нумеровать страницы, составлять описи дел;

  • направлять копии определений арбитражного суда лицам, участвующим в деле, а также иным лицам по указанию судьи (председательствующего в судебном заседании) о времени и месте судебного заседания через специалиста канцелярии;

  • вывешивать списки дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании на следующую неделю;

  • проверять явку лиц, прибывших в судебное заседание по вызову суда;

  • вести протокол судебного заседания, знакомить с ним лиц, участвующих в деле, по их ходатайствам;

  • контролировать поступление документов, истребованных судом по делу;

  • знакомить лиц, участвующих в деле, и иных лиц по указанию председательствующего в судебном заседании с материалами судебного дела;

  • контролировать поступление уведомлений из отделений связи о вручении писем с копиями судебных актов лицам, участвующим в деле, извещений о времени рассмотрения дел в суде;

  • вручать под расписку лицам, участвующим в деле, и иным лицам по указанию председательствующего в судебном заседании копий судебных актов, извещений о вызове в судебное заседание;

  • вводить необходимую информацию в автоматизированную систему «Судопроизводство», регистрационные журналы или карточки;

  • печатать судебные акты, поступившие в рукописном виде;

  • заполнять статистические карточки; передавать статистические карточки ведущему специалисту судебного состава для учета;

  • возвращать дела помощникам судей;

  • передавать дела с решениями ведущему специалисту судебного состава для проверки;

  • получать судебные дела от ведущего специалиста судебного состава после проверки;

  • выдавать и подшивать исполнительные листы, заносить данные о выдаче исполнительных листов в статистические карточки;

  • подшивать документы в дела и передавать дела ведущему специалисту судебного состава для проверки и сдачи в архив арбитражного суда;

  • обеспечение правильного хранения материалов судебных дел;

  • выполнять указания помощника судьи;

  • выполнять другую работу по поручению председателя судебного состава, судьи.

Основной обязанностью секретаря судебного заседания является ведение протоколов судебных заседаний. Секретарь обязан полно и правильно изложить в протоколе действия и решения суда, а также действия других участвующих в деле лиц в ходе судебного заседания. Секретарь судебного заседания подписывает протокол вместе с председательствующим по делу.

В обязанности секретаря судебного заседания входит обеспечение правильного хранения материалов судебных дел.

К хранению материалов судебных процессов предъявляются следующие требования:

  • все приобщенные к делу документы должны быть подшиты и пронумерованы;

  • документы в деле должны располагаться с соблюдением хронологии событий;

  • на отдельном листе составляется внутренняя опись, находящихся в деле документов, которая подписывается секретарем судебного заседания;

  • документы подшиваются и нумеруются все листы, на отдельном чистом листе делается заверительная надпись;

  • нумерация листов в делах производится с соблюдением следующих правил: листы дела, разделенного на тома, должны быть пронумерованы по каждому тому отдельно; фотографии и другие иллюстративные документы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу; подшитые в дело конверты с вложениями должны быть пронумерованы, причем каждое вложение в конверт нумеруется очередным номером вслед за конвертом; если при нумерации листов было допущено большое количество ошибок, листы нумеруются заново, при этом старые номера зачеркиваются, а не исправляются; все недочеты и исправления нумерации отмечаются в заверительной надписи;

  • на обложке дела указывается наименование суда, индекс (номер) дела по номенклатуре, заголовок дела, наименования истца и ответчика, дата начала и окончания дела, срок хранения и количество листов, номер тома.

Составление описей документов дел простая работа, но трудоемкая. Описи составляются либо вручную, либо на компьютере.

Внутренняя опись представляет собой таблицу с шестью столбцами: (№ п/п, Индекс документа, дата документа, Заголовок документа, номера листов, примечание). В заголовке таблицы указывается наименование «внутренняя опись» и номер дела, номер тома не указывается. После таблицы с перечнем документов указывается общее количество листов дела. Внутреннюю опись документов дела подписывает секретарь судебного заседания.

Правильная постановка делопроизводства в суде, соблюдение порядка работы с процессуальными и иными документами, выполнение единых правил организации текущего хранения документов и передачи на хранение в архив, является одним из существенных условий надлежащей организации работы суда, соблюдения процессуальных норм, своевременного рассмотрения судебных дел, исполнения приговоров, решений, определений и постановлений, четкого и своевременного обслуживания обращающихся в суд граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций, обеспечения реализации права на ознакомление с материалами дела, предусмотренного ч. 1 ст.41 АПК РФ.

Секретарь судебного заседания 80 % рабочего времени проводит в судебных заседаниях. На проведение работы по обеспечению правильного хранения материалов судебных дел, в том числе на составление описей документов дел у секретаря судебного заседания не всегда хватает рабочего времени.

Создание описи истребованных документов при помощи редактора

Для создания описи истребованных документов выполните действия:
  1. Перейдите на вкладку «Налоговая служба» — «Полученные».
  2. Подтвердите получение требования (см. Требования от НО).
  3. Выберите нужное сообщение с категорией «Требование НО».

  4. Окно «Наименование файла» содержит файлы, которые входят в требование.

    Файл, на который требуется сформировать опись, выделен красным.


    Нажмите правой кнопкой мыши по нему и из контекстного меню выберите пункт «Создать опись документов».

    Прим.: Вызвать окно редактора для создания описи истребованных документов можно в мастере создания документов. Создать пояснения к НД по НДС (КНД 1165050) вы можете только из контекстного меню к входящему сообщению с требованием.
  5. Откроется окно редактора «Создание описи».

    Внимание: На любом этапе создания описи вы можете:
    • Просмотреть исходное требование, нажав на ссылку (Ссылка отображается, если опись создается в ответ на требование от НО).
    • Отправить опись, нажав на кнопку .
    • Сохранить опись на вашем компьютере, нажав на кнопку .
    • Отменить создание описи, нажав на кнопку .
  6. Укажите получателя и подписанта:
    • В поле «Получатель» отображается код налогового органа, в который будет отправлена опись.

      При необходимости измените получателя, нажав на ссылку Выбрать.
    • Если вы работаете в режиме «Уполномоченный представитель» и формируете опись за контрагента в окне отображаются дополнительные поля:

    • В поле «Сертификат подписанта» указан сертификат, которым будет подписана опись.

      При необходимости замените сертификат, нажав на ссылку Выбрать.
    • Поля «ИНН подписанта» , «Адрес электронной почты», «Номер контактного телефона» необязательны для заполнения.

  7. Добавьте истребованные документы в опись:
  8. После того как в опись добавлены все истребованные документы для отправки в налоговый орган нажмите на кнопку , расположенную в нижней части окна.
  9. Далее запускается процесс подписания и отправки описи в указанный налоговый орган.
  10. В случае успешной отправки, опись появится на вкладке «Налоговая служба — Представление документов» со статусом .

Внесение записей инвентарного журнала в ваши книги

Если вы продаете товары на своем предприятии, у вас, вероятно, есть запасы в той или иной форме. Знание того, сколько запасов у вас под рукой, а также сколько вам нужно, является важной частью ведения вашего бизнеса. Чтобы отслеживать инвентаризацию, вам необходимо научиться делать записи в журнале инвентаризации.

Обзор инвентаря

Прежде чем мы углубимся в учет запасов, давайте кратко рассмотрим, что такое запасы и как они работают.

Товарно-материальные запасы, также известные как запасы, — это все товары и материалы, которые в конечном итоге продает ваш бизнес. В инвентаре есть такие вещи, как:

  • Товаров
  • Товары
  • Товары
  • Сырье
  • Принадлежности

Запасы вашего бизнеса включают сырье, используемое для создания готовой продукции, элементы производственного процесса и готовую продукцию.

Запасы могут быть дорогими, особенно если ваш бизнес склонен к потере или сокращению запасов.Потеря запасов может произойти в случае повреждения, истечения срока годности или кражи предмета или продукта.

Варианты постоянной и периодической инвентаризации

Что касается проводок инвентаризационного учета, у вас есть несколько вариантов:

  • Бессрочная инвентаризация
  • Периодическая инвентаризация
  • Смесь обоих методов

Бессрочные запасы — это метод учета, при котором продажа или покупка запасов регистрируется через компьютеризированную систему точек продаж (POS). Благодаря постоянной инвентаризации вы можете регулярно обновлять свои инвентаризационные записи, чтобы избежать таких проблем, как исчерпание запасов или затоваривание товаров.

Система постоянного учета запасов постоянно отслеживает остатки на складе. И он автоматически обновляется, когда вы получаете или продаете инвентарь. Не говоря уже о том, что покупки и возвраты немедленно записываются в ваши учетные записи.

С другой стороны, периодическая инвентаризация основывается на инвентаризации для определения стоимости проданных товаров и конечных сумм запасов. При периодической инвентаризации вы обновляете свои счета в конце отчетного периода (например, ежемесячно, ежеквартально и т. Д.).

Записи в инвентарном журнале

Теперь перейдем к тому, чего вы все ждали: к записи инвентарного журнала.

Ваш инвентарь — это тип актива. Актив — это физическая или нефизическая собственность, которая увеличивает стоимость вашего бизнеса. Как вы уже знаете, дебеты и кредиты влияют на каждый тип счета по-разному. Активы увеличиваются по дебету и уменьшаются по кредитам.

Для справки, пока вы делаете записи в журнале инвентаризации, ознакомьтесь с этой таблицей:

Существует ряд учетных записей, которые могут быть полезны, когда дело доходит до ведения журнала для инвентаризации. Вот некоторые из них, которые вы можете распознать при записи складских операций в своих книгах:

  • Опись (конечно)
  • Счета к оплате
  • Себестоимость проданной продукции
  • Опись сырья
  • Опись товаров
  • Незавершенное производство
  • Опись готовой продукции

Имейте в виду, что указанные выше учетные записи не являются исчерпывающими. В зависимости от ваших транзакций и книг ваши счета могут выглядеть или называться как-то иначе.

Примеры записей в инвентарном журнале

Давайте рассмотрим несколько сценариев того, как вы будете вести записи для складских операций.

Запись в журнале инвентаризационных закупок

Допустим, вы покупаете товар в кредит на сумму 1000 долларов. Чтобы увеличить его, снимите со своего инвентарного счета 1000 долларов. Затем пополните свой счет кредиторской задолженности, чтобы показать, что вы задолжали 1000 долларов.

Дата Счет Дебет Кредит
XX / XX / XXXX Запасы 1,000
Счета к оплате 1,000

Сейчас, допустим, вы приобрели инвентарь за наличные, а не за кредит. Ваша запись в журнале будет выглядеть примерно так:

Дата Счет Дебет Кредит
XX / XX / XXXX Запасы 1,000
Денежные средства 1,000

Потому что ваши наличные счет также является активом, кредит уменьшает счет.

Производство продукции

Обратите внимание на записи в журнале инвентаризации, которые необходимо сделать при производстве продукта с использованием приобретенных вами запасов.Для этого сделайте три отдельные записи в журнале.

Сырье

Теперь предположим, что вы купили сырье в кредит на 500 долларов, чтобы создать свой продукт. Дебитируйте свой счет инвентаря сырья, чтобы показать увеличение инвентаря. И внесите на свой счет кредиторской задолженности 500 долларов.

Дата Счет Дебет Кредит
XX / XX / XXXX Запасы сырья 500
Счета к оплате 500
В незавершенном производстве

После того, как вы получите сырье, вы в конечном итоге будете использовать его для создания своего продукта. Когда это произойдет, запишите это в свои книги.

Чтобы показать, что сырье перешло в стадию незавершенного производства, дебетуйте свой счет незавершенного производства, чтобы увеличить его, и уменьшите свой счет запасов сырья с помощью кредита.

Дата Счет Дебет Кредит
XX / XX / XXXX Запасы незавершенного производства 500
Запасы сырья 500
Готовая продукция

Наконец, когда вы закончите продукт, используя сырье, вам нужно сделать еще одну запись в журнале.

Дебетовать ваш счет инвентаризации готовой продукции и кредитовать ваш счет незавершенного производства.

Дата Счет Дебет Кредит
XX / XX / XXXX Запасы готовой продукции 500
Незавершенные производственные запасы 500

Товар готов к продаже

Когда предмет готов к продаже, переместите его из инвентаря готовой продукции в себестоимость проданных товаров, чтобы переместить его из инвентаря в расходы.

Дебетуйте ваш счет стоимости проданных товаров и кредитуйте ваш счет готовой продукции, чтобы показать перевод.

Дата Счет Дебет Кредит
XX / XX / XXXX Стоимость проданных товаров 500
Запасы готовой продукции 500

Продажа за наличный расчет

Когда вы продаете покупателю, вы избавляетесь от запасов.Значит, вам нужно это записать.

Допустим, покупатель платит за товар наличными. Дебитируйте свой денежный счет, чтобы записать увеличение наличных денег. Чтобы учесть, сколько вам стоил товар, дебетуйте свой счет стоимости проданных товаров. Вам также необходимо пополнить свой счет доходов, чтобы показать увеличение от продажи, и кредит вашего счета инвентаря, чтобы уменьшить его. Ваша запись в журнале должна выглядеть примерно так:

Дата Счет Дебет Кредит
XX / XX / XXXX Наличные 500
Стоимость проданных товаров 300
Выручка 500
Запасы 300

Внесение записей журнала инвентаризации в ваши книги не должно быть болезненным процессом. С помощью онлайн-программного обеспечения для бухгалтерского учета Patriot можно очень просто вести учет доходов и расходов, чтобы вы могли вернуться к делу. Попробуйте бесплатно сегодня!

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Журналы инвентаризации — Управление цепочкой поставок | Динамика 365

  • 5 минут на чтение

В этой статье

В этом разделе описывается, как можно использовать журналы инвентаризации для разноски различных типов проводок инвентаризации.

Журналы инвентаризации в Supply Chain Management используются для разноски операций инвентаризации различных типов, таких как проводка отпусков и поступлений, движения запасов, создание спецификаций и выверка инвентаризаций. Все эти инвентарные журналы используются одинаково, но делятся на разные типы.

Виды инвентарных журналов

Доступны следующие типы журналов учета запасов:

  • Механизм
  • Корректировка запасов
  • Передача
  • спецификация
  • Поступление товара
  • Объем производства
  • Подсчет
  • Подсчет тегов

Механизм

При использовании журнала движения запасов вы можете добавить стоимость к номенклатуре при добавлении запасов, но вы должны вручную распределить дополнительные затраты на конкретный счет главной книги, указав счет смещения главной книги при создании журнала.Этот тип журнала инвентаризации полезен, если вы хотите перезаписать учетные записи разноски по умолчанию.

Корректировка запасов

При использовании журнала корректировки запасов вы можете добавить стоимость номенклатуры при добавлении запасов. Дополнительные затраты автоматически разносятся на конкретный счет главной книги в зависимости от настройки профиля разноски группы позиций. Используйте этот тип журнала инвентаризации для обновления прибылей и убытков в количествах запасов, когда для номенклатуры следует сохранить счет смещения главной книги по умолчанию.При разноске журнала корректировки запасов проводится разноска поступления или отпуска запасов, изменяется стоимость запасов и создаются проводки главной книги.

Передача

Журналы перемещений можно использовать для перемещения номенклатур между складами, партиями или вариантами продукта без привязки к каким-либо последствиям для затрат. Например, вы можете перемещать товары с одного склада на другой в той же компании. При использовании журнала перемещений необходимо указать как инвентаризационные аналитики «из» и «в» (например, для сайта и склада).Запасы в наличии для определенных складских аналитик соответственно изменяются. Перемещение запасов отражает немедленное движение материала. Товар в пути не отслеживается. Если необходимо отслеживать находящиеся в пути запасы, вместо этого следует использовать заказ на перемещение. При разноске журнала перемещений для каждой строки журнала создаются две складские проводки:

  • Проблема инвентаризации в местоположении «из».
  • Квитанция об инвентаризации в месте назначения.

спецификация

Когда вы сообщаете о завершении спецификации, вы можете создать журнал спецификации.Используя журнал спецификаций, вы можете напрямую разнести спецификацию. Эта разноска генерирует складское поступление продукта вместе со связанной спецификацией и отпуском запаса продуктов, которые включены в спецификацию. Этот тип журнала инвентаризации полезен в простых или крупных производственных сценариях, когда маршруты не требуются.

Поступление товара

Журнал поступления номенклатур можно использовать для регистрации поступления номенклатур (например, из заказов на поставку). Журнал прибытия номенклатуры может быть создан как часть управления прибытием на странице Обзор прибытия , или вы можете вручную создать запись журнала на странице Поступление номенклатуры . Если вы включите имя журнала прибытия номенклатуры для проверки мест комплектования, Supply Chain Management ищет местонахождение для полученных номенклатур и, если есть место, генерирует места назначения для входящих номенклатур.

Объем производства

Журналы ввода в производство работают так же, как журналы поступления номенклатуры, но используются для производственных заказов.

Подсчет

Журналы подсчета позволяют скорректировать текущие запасы в наличии, зарегистрированные для номенклатур или групп номенклатур, а затем провести фактический физический подсчет, чтобы вы могли внести корректировки, необходимые для согласования различий.Вы можете связать политики подсчета с группами подсчета, чтобы сгруппировать элементы с различными характеристиками, чтобы эти элементы можно было включить в журнал подсчета. Например, вы можете настроить группы подсчета для подсчета предметов, которые имеют определенную частоту, или для подсчета предметов, когда запасы упадут до определенного уровня. Для получения информации о том, как определить группы подсчета, см. Определение процессов инвентаризации.

Подсчет тегов

Журналы подсчета меток используются для присвоения пронумерованной метки счетной партии.Тег должен содержать номер тега, номер позиции и количество позиции. Чтобы тег использовался только один раз и все теги использовались, каждый номер позиции должен иметь уникальный набор тегов, который имеет свою собственную числовую последовательность. Для каждого тега можно установить три значения статуса:

  • Используется — Для этого тега подсчитывается номер позиции.
  • Аннулировано — Номер позиции аннулирован для этого тега.
  • Отсутствует — для этого тега отсутствует номер позиции.

При публикации журнала подсчета тегов создается новый журнал подсчета на основе строк журнала подсчета тегов. Для получения дополнительной информации о подсчете тегов см. Подсчет инвентарных тегов.

Работа с журналами

К журналу может получить доступ только один пользователь одновременно. Если несколько пользователей должны получить доступ к журналам одновременно для создания строк журнала, эти пользователи должны выбрать журналы, которые в настоящее время не используются, чтобы предотвратить перезапись информации.В ситуациях, когда несколько отделов используют один и тот же тип журнала, полезно создать несколько названий журналов (например, по одному на отдел). Также может быть полезно разделить журналы, чтобы каждая процедура разноски вводилась в свой собственный уникальный журнал инвентаризации. Для процедур разноски, связанных с проводками запасов, создайте один журнал для периодических корректировок запасов, а другой — для подсчета запасов.

Строки журнала разноски

Вы можете разнести созданные вами строки журнала в любое время, пока вы не заблокируете позицию от дополнительных проводок.Данные, которые вы вводите в журнал, остаются в этом журнале, даже если вы закрываете журнал без разноски строк.

Поддержка объектов данных для журналов инвентаризации

Сущности данных поддерживают следующие типы сценариев интеграции:

  • Синхронная служба (OData)
  • Асинхронная интеграция

Для получения дополнительной информации см. Сущности данных.

Примечание

Не все журналы инвентаризации поддерживают OData, поэтому вы не можете использовать соединитель данных Excel для получения данных, опубликованных, обновленных и импортированных обратно в Supply Chain Management.

Еще одно различие между сущностями данных журнала — возможность использовать составные сущности, которые включают данные как заголовка, так и строки. В настоящее время вы можете использовать составные объекты для:

  • Журнал корректировки запасов
  • Журнал движения запасов

Эти два журнала инвентаризации поддерживают только сценарий Initialize stock как часть проекта импорта управления данными:

  • Если номер заголовка журнала не указан, но указана номерная последовательность для типа журнала, задание импорта автоматически создает заголовки журнала на 1000 строк. Например, импорт строк 2020 приведет к появлению следующих трех заголовков журнала:
    • Заголовок 1: будет содержать 1000 строк
    • Заголовок 2: будет содержать 1000 строк
    • Заголовок 3: будет содержать 20 строк
  • Предполагается, что уникальная информация о строке существует для каждой складской аналитики, которая может быть измерением продукта, хранилища и отслеживания. Следовательно, невозможно импортировать строки журнала, в которых отличается только поле даты, в строках одного и того же проекта импорта.

Дополнительные ресурсы

Объекты данных

Как сделать инвентаризацию в записях журнала в QuickBooks | Small Business

QuickBooks предлагает несколько методов отслеживания запасов. Все методы создают записи в журнале, когда происходят изменения запасов. Однако некоторые пользователи QuickBooks предпочитают вручную делать записи в журнале, чтобы приспособиться к колебаниям запасов. Формат записи в журнале более знаком некоторым бухгалтерам и владельцам розничных магазинов, чем другие системы отслеживания.Если вы решите записывать изменения инвентаря в свой журнал, вы должны создать учетную запись актива для своего инвентаря, прежде чем вы сможете вносить корректировки инвентаря в свои записи журнала.

Создать новую учетную запись актива

Щелкните вкладку «Списки» в верхней части экрана QuickBooks. Выберите «План счетов» и нажмите «Создать».

Выберите учетную запись «Другой актив» в раскрывающемся меню типа новой учетной записи.

Выберите имя для учетной записи актива.Вы можете назвать свою учетную запись «Инвентарь» или создать дополнительные учетные записи для классификации типов инвентаря, которые вы хотите отслеживать.

Нажмите «ОК», чтобы сохранить созданную учетную запись.

Сделайте записи в журнале

Щелкните меню «Компания» в верхней части экрана QuickBooks и выберите «Для вашего бухгалтера».

В раскрывающемся меню выберите «Внести общие записи в журнал». В столбце «Учетная запись» выберите учетную запись актива «Инвентарь», которую вы хотите настроить.

Введите корректировку.Увеличение запасов должно быть занесено в ваш журнал как дебетовое или отрицательное значение. Уменьшение запасов должно регистрироваться в вашем журнале как кредит или положительное значение. Дебет и кредит могут сбивать с толку. По сути, запись в журнале отличается от стандартной финансовой записи.

Введите новую учетную запись из вашего плана счетов, чтобы компенсировать вашу запись. Все записи журнала должны быть сбалансированы с другой учетной записью. Например, если ваши запасы уменьшаются, уменьшение может быть результатом продажи товаров.Соответствующий счет для этой транзакции будет счетом доходов или доходов. Выберите соответствующий счет и введите корректировку сальдо. Корректировка балансировки должна быть такой же, как и корректировка запасов, но в противоположных обозначениях. В этом примере счет доходов увеличивается в реальной жизни, поэтому вы вводите корректировку как дебетовую.

Нажмите «Сохранить и закрыть», когда записи журнала будут сбалансированы и у вас не будет дополнительных корректировок.

Ссылки

Автор биографии

Алия Николакопулос, имеющая опыт работы в области налогообложения и финансового консультирования, имеет более чем десятилетний опыт решения налоговых и финансовых вопросов.Она является зарегистрированным агентом IRS и писала по этим темам с 2010 года. Николакопулос получает степень бакалавра наук в области бухгалтерского учета в Столичном государственном университете Денвера.

Учет складских операций

Если ваш бизнес производит продукты, а не предлагает услуги, вам необходимо вести бухгалтерский учет операций с запасами. Некоторые компании покупают готовую продукцию по оптовым ценам и перепродают ее в розницу. Остальные производят продукцию.

Первый тип складских операций, которые вы совершите, будет включать покупку запасов сырья или материалов, которые вы используете для производства своих продуктов. Вам нужно будет иметь базовое представление о цикле инвентаризации и методах двойной записи, чтобы делать правильные записи.

Бухгалтерский учет с двойной записью

Бухгалтерский учет с двойной записью — это процесс двойной записи транзакций, когда они происходят. По одному счету делается дебетовая запись, по другому — кредитовая.План счетов может помочь вам решить, какую запись сделать.

В плане счетов перечислены все типы счетов, а также записи, которые необходимо сделать для увеличения или уменьшения каждой учетной записи.

Инвентарный цикл

Цикл инвентаризации для компании состоит из трех этапов: этап заказа (или администрирования), этап производства и этап готовой продукции и доставки. Фаза заказа — это время, необходимое для заказа и получения сырья.

Фаза производства — это фаза незавершенной работы.Последний этап — это время, необходимое для упаковки готовой продукции и ее доставки заказчику. Цикл инвентаризации измеряется количеством дней.

Например, цикл инвентаризации для вашей компании может составлять 12 дней на этапе заказа, 35 дней на стадии незавершенного производства и 20 дней на готовой продукции и доставке.

A Обзор транзакции

Во время производственного процесса, после того как запасы покидают стадию сырья, они переводятся в незавершенные запасы и регистрируются на соответствующем счете бухгалтером компании (вторая запись в таблице ниже).

Последний этап производственного процесса — готовая продукция. Последняя запись в таблице ниже показывает запись в бухгалтерском журнале для записи запасов, когда они выходят из незавершенного производства и переходят в готовую продукцию, готовую к продаже.

Обычно бухгалтер вносит эту информацию в журналы инвентаризации главной книги для всех продуктов, которые вы производите (если у вас нет бухгалтера, обычно записи делает владелец).

Бухгалтерский учет

Бухгалтерский журнал — это подробный отчет о финансовых операциях предприятия.Транзакции перечислены в хронологическом порядке по сумме, затронутым счетам и в каком направлении они затронуты.

В зависимости от размера и сложности бизнеса каждой транзакции может быть присвоен ссылочный номер, и может быть приложено примечание с объяснением транзакции.

Инвентарный учет
Дебетовая Кредит
Запасы сырья 100 $.00
Счета к оплате 100,00
Дебетовая Кредит
Незавершенное производство инвентаря 100,00
Запасы сырья 100,00
Дебетовая Кредит
Опись готовой продукции 100 $.00
Незавершенное производство инвентаря 100,00

Если вы покупаете сырье на 100 долларов для производства вашего продукта, вы должны списать свои запасы сырья и кредитовать свою кредиторскую задолженность. Как только эти 100 долларов сырья переведены в стадию незавершенного производства, счет запасов незавершенного производства дебетуется, а счет запасов сырья кредитуется.

Когда работа завершена, 100 долларов списываются на счет запасов готовой продукции.

Сделка при продаже

Когда товар готов к продаже, он переносится из запасов готовой продукции для продажи как продукта. Вы кредитуете запасы готовой продукции и списываете стоимость проданных товаров. Это действие переводит товары из инвентаря в расходы.

Когда вы продаете продукт за 100 долларов за наличные, вы должны записывать бухгалтерскую проводку для кассовой операции и кредитовать счет выручки от продаж для продажи. Эта транзакция переводит 100 долларов из расходов в выручку, что завершает процесс инвентаризации товара.

Журнал учета стоимости проданных товаров и кассовый журнал
Дебетовая Кредит
Себестоимость проданной продукции 100,00
Опись готовой продукции 100,00
Дебетовая Кредит
Наличные 100 $.00
Продажи 100,00

Записи в журнале для складских операций — AccountingTools

Дебет Кредит
Запасы сырья ххх
Товарный инвентарь ххх
Кредиторская задолженность ххх

Учет косвенных производственных затрат в составе накладных расходов

Существуют и другие виды производственных затрат, которые относятся к запасам, такие как аренда, коммунальные услуги и материалы для производственной операции.Эти расходы обычно начинаются с кредиторской задолженности и относятся к пулу накладных расходов, из которого затем распределяются на запасы и стоимость проданных товаров. Распределение в пул затрат может произойти позже, но мы предположим, что это происходит во время первоначальной записи кредиторской задолженности, с этой записью:

Дебет Кредит
Пул накладных расходов ххх
Кредиторская задолженность ххх

Рекорд производственного труда в накладных расходах

Различные типы производственной рабочей силы, такие как заработная плата за управление производством и заработная плата за управление материалами, также направляются через пул накладных расходов, из которого они позже распределяются на запасы.Запись для этого обычно представляет собой перенос расходов на заработную плату в пул затрат с такой записью:

Дебет Кредит
Пул накладных расходов ххх
Расходы на заработную плату ххх

Переместить сырье в незавершенное производство

Если вы управляете производственным предприятием, то сотрудники склада заберут сырье со склада и переместят его в производственный цех, возможно, по номеру задания.Для этого требуется еще одна запись в журнале, чтобы официально перевести товары на счет незавершенного производства, как показано ниже. Если производственный процесс короткий, может быть проще перенести стоимость сырья прямо на счет готовой продукции, а не на счет незавершенного производства.

Дебет Кредит
Незавершенное производство ххх
Запасы сырья ххх

Учет металлолома и порчи

Неизбежно возникнет определенное количество лома и порчи в результате производственного процесса, которое обычно регистрируется в пуле накладных расходов, а затем относится к запасам.Если эти суммы являются ненормальными, вы должны вместо этого списать ненормальную сумму на стоимость проданных товаров (чтобы они не учитывались как актив). Запись для первой ситуации:

.
Дебет Кредит
Пул накладных расходов ххх
Незавершенное производство ххх

Учет готовой продукции

После того, как производственное предприятие преобразовало незавершенное производство в готовую продукцию, вы переносите стоимость этих материалов на счет готовой продукции со следующей записью:

Дебет Кредит
Запасы готовой продукции ххх
Незавершенное производство ххх

Распределить накладные расходы

В конце каждого отчетного периода распределяйте полную сумму затрат в пуле накладных расходов на запасы незавершенного производства, запасы готовой продукции и стоимость проданных товаров, обычно на основе их относительных пропорций в стоимости или некоторых других легко поддерживаемое измерение.Запись в журнале:

Дебет Кредит
Незавершенное производство ххх
Запасы готовой продукции ххх
Cебестоимость проданной продукции ххх
Пул накладных расходов ххх

Запись сделки купли-продажи

Как только происходит продажа товаров из готовой продукции, отнесите стоимость проданной готовой продукции к расходному счету себестоимости проданных товаров, тем самым перенеся стоимость запасов из баланса (где это был актив) в доход. выписка (где это расход).Запись:

Дебет Кредит
Расходы на реализованную продукцию ххх
Запасы готовой продукции ххх


Существует также отдельная запись для операции продажи, в которой вы регистрируете продажу и компенсирующее увеличение дебиторской задолженности или денежных средств. Сделка продажи должна признаваться в том же отчетном периоде, что и соответствующая сделка по продаже товаров, с тем чтобы сразу признавать полную сумму сделки.

На этом завершаются записи в журнале для основного переноса запасов в производственный процесс и вывода клиенту в качестве продажи. Также периодически возникают две особые ситуации: корректировка на устаревшие запасы и на меньшую из затрат или рыночное правило.

Устаревшая инвентарная запись

Вероятно, некоторое количество устаревших запасов будет возникать на постоянной основе, поэтому лучше постоянно списывать небольшую сумму на стоимость проданных товаров и создавать резервный счет для устаревших запасов, используя следующую запись:

Дебет Кредит
Расходы на реализованную продукцию ххх
Резерв устаревания ххх


Затем, когда вы обнаруживаете устаревшие запасы и определяете их в качестве таковых, вы кредитуете соответствующий счет запасов и дебетируете счет резерва устаревания.При таком подходе стоимость устаревания начисляется на расходы небольшими приращениями в течение длительного периода времени, а не большими суммами только при обнаружении устаревших запасов.

Меньшая из затрат или выход на рынок

Необходимо периодически проверять запасы, чтобы видеть, не ниже ли рыночная стоимость какого-либо элемента запасов, чем его стоимость по правилу наименьшей из стоимости или рыночному правилу. В результате вам может потребоваться уменьшить балансовую стоимость объекта запасов до его рыночной стоимости и списать убыток по расходам на оценку запасов на уменьшение зарегистрированной стоимости запасов.Соответствующая запись:

Дебет Кредит
Убыток от оценки запасов ххх
Запасы сырья ххх
Незавершенное производство ххх
Запасы готовой продукции ххх


Интересный момент, связанный с записями журнала инвентаризации, заключается в том, что они редко предназначены для сторнирования записей (т. Е. Которые автоматически сторнируются в следующем отчетном периоде).Вместо этого записи обычно являются разовыми событиями.

Могут потребоваться дополнительные записи помимо указанных здесь, в зависимости от характера производственной системы компании и товаров, которые производятся и продаются.

Общие сведения о журналах инвентаризации в MS Dynamics 365 F&S

Журналы инвентаризации в управлении цепочкой поставок — это журналы подсчета, которые позволяют отслеживать инвентарь и вносить изменения по мере необходимости. В этом смысле доступ к такой информации очень важен для вашего производственного процесса и целей отчетности.Особенно, когда приближается финансовый период.

Чудо использования подобных инструментов заключается в том, что у вас есть вся необходимая информация в одном месте. Вы можете распечатать свои инвентаризационные журналы, например, для бухгалтерии, если им нужны ресурсы для ежегодного подсчета. В этой части нашей серии Supply Chain and Logistics Management Series мы сосредоточимся на журналах инвентаризации в Microsoft Dynamics 365.

Вот краткий обзор того, что мы рассмотрим:

  • Что такое журналы инвентаризации в Microsoft Dynamics 365?
  • Типы журналов в Dynamics 365
  • Лучшие практики для журналов инвентаризации в Microsoft Dynamics 365?
  • Как настроить журналы инвентаризации в Microsoft Dynamics 365?

Без лишних слов, приступим прямо сейчас!

Что такое журналы инвентаризации в Microsoft Dynamics 365?

Журналы инвентаризации

— это инструмент бухгалтерского учета в MS Dynamics 365 , который позволяет проводить различные проводки инвентаризации.

Операции физической инвентаризации имеют место, когда вы перемещаете предметы инвентаризации с их места по определенным причинам.

Либо для обязательства продаж через упаковку для Продажи Заказ , либо для выстраивания Товара в производственных целях с помощью Списка комплектации для производства; Все эти требования приводят к разным Операциям физической инвентаризации .

Это типы физической инвентаризации в D365:

  • Проводка выдач и приходов
  • Движение запасов
  • Создание ведомостей материалов (BOM)
  • Выверка инвентаризации

Однако в Dynamics 365 существует несколько типов физической инвентаризации.Давайте посмотрим на эту классификацию!

Типы журналов в Dynamics 365

В Microsoft Dynamics 365 существуют различные типы журналов инвентаризации. типов журналов инвентаризации , доступных на этой платформе, включают:

  • Механизм
  • Корректировка запасов
  • Передача
  • спецификация
  • Поступление товара
  • Объем производства
  • Подсчет
  • Подсчет тегов

Журнал движения

Эти типы журналов инвентаризации используются для перезаписи учетных записей разноски по умолчанию.

Вы можете добавить стоимость к предметам, когда добавляете инвентарь в этот журнал. Если вы хотите добавить дополнительную стоимость к позиции, вы должны вручную распределить ее по определенному счету главной книги. Это можно сделать, указав счет компенсации главной книги при создании журнала.

Журнал корректировки запасов

Иногда случается, что ваш инвентарь имеет количественные приросты или убытки. Чтобы обновить статус запасов в соответствии с этим, вы можете использовать журнал корректировки запасов .

Журналы корректировки запасов

удобно использовать, когда для позиции необходимо сохранить счет смещения главной книги по умолчанию. С помощью этого журнала вы можете добавить стоимость предмета при добавлении инвентаря.

Что касается дополнительных затрат; в отличие от журнала перемещений, вам не нужно вручную выделять элемент, чтобы добавить его. В этом случае он автоматически разносится по конкретному счету главной книги на основе настройки профиля разноски группы позиций.

Каждый раз, когда вы проводите журнал корректировки запасов, значения запасов изменяются и создаются проводки главной книги.

Журналы переводов

Как видно из названия, Журналы перемещения используются для перемещения Предметов между местоположениями внутри одной компании (то есть со склада или другого) без каких-либо затрат. Во время транспортировки местонахождение Товаров (Инвентарь в пути) не отслеживается. Чтобы отслеживать товарно-материальные запасы в пути, вам необходимо использовать заказ на перемещение вместо журнала перемещений.

Каждый раз, когда вам нужно указать перенос с помощью этого журнала, вам необходимо определить инвентаризационные аналитики «от» (с проблемой инвентаризации) и «до» (с инвентарной распиской).Таким образом, наличные запасы изменяются в соответствии с новыми измерениями. Если вы хотите узнать больше о журналах перемещения запасов, ознакомьтесь с нашим журналом переноса запасов «Процесс в Microsoft Dynamics 365 ». Эта статья является частью нашей модели данных Techno-Functional Dynamics 365 F&S Объяснение модели данных для серии отчетов .

Журнал ведомости материалов (BOM)

Этот журнал используется после сообщения Спецификации как «завершенной» для непосредственной проводки спецификации.Это создаст складское поступление продукта со связанной спецификацией и отпуском инвентаризации продуктов, включенных в спецификацию.

Журнал прибытия товаров

Журнал прибытия отправлений регистрирует получение отправлений. Вы можете создать этот тип журнала на странице Обзор прибытия или на странице прибытия номенклатуры как часть процесса управления прибытием. С помощью этого типа журнала вы можете проводить проводки по позициям напрямую, если вам нужно скорректировать запасы в связи с покупками, продажами, положительными и отрицательными корректировками без использования дополнительных документов.У вас также есть возможность проверить место сбора. В этом случае программа ищет местоположение и даже может генерировать пункты назначения для входящих предметов.

Журналы производственных затрат

Журналы производственных входов аналогичны журналам поступления номенклатуры. Но с той разницей, что в журналах производственных затрат регистрируется сырье, которое отбирается из инвентаря для производственных целей.

Счетные журналы

Используйте журналы подсчета для корректировки наличных запасов, регистрации предметов или групп предметов для проводки физического количества предметов. Согласно Microsoft : « Вы можете связать политики подсчета с группами подсчета, чтобы сгруппировать элементы с различными характеристиками; эти предметы затем могут быть включены в счетный журнал. Например, вы можете настроить группы подсчета для подсчета предметов, которые имеют определенную частоту, или для подсчета предметов, когда запасы упадут до определенного уровня. Для получения информации о том, как определить группы подсчета, см. Определение процессов инвентаризации .”

Журналы подсчета тегов

Эти типы журналов позволяют вам назначить пронумерованный тег с номером тега, номером позиции и количеством позиции для счетной партии. Все номера позиций должны иметь уникальный набор тегов с собственной числовой последовательностью.
Вы можете установить теги в 3 различных состояниях:

  • Используется: при подсчете Номер позиции
  • Аннулировано: когда номер позиции аннулирован
  • Отсутствует: когда отсутствует номер позиции

Резюме. Журналы инвентаризации — это инструмент учета в MS Dynamics 365, который позволяет проводить различные проводки инвентаризации.

Операции физической инвентаризации имеют место, когда предметы инвентаризации перемещаются со своего места по определенным причинам.
Типы физической инвентаризации в D365:

  • Проводка выдач и приходов
  • Движение запасов
  • Создание ведомостей материалов (BOM)
  • Выверка инвентаризации

Рекомендации для журналов инвентаризации в Microsoft Dynamics 365

Создание нескольких журналов

журналов могут использоваться одним пользователем одновременно.Если второй пользователь хочет получить доступ к Журналу, который используется другим пользователем, ему будет отказано в доступе. Это способ предотвратить перезапись информации несколькими пользователями одновременно.

Совет: Вы можете создать несколько журналов одного типа для каждого отдела. Вы также можете разделить их, чтобы каждый отдел вводил свои процедуры разноски в свои собственные журналы.

О разноске строк журнала

Строки журнала могут быть разнесены в любое время, пока вы не заблокируете какую-либо позицию от дополнительных проводок.

Обратите внимание: когда вы вводите данные в журнал, эти данные останутся там даже без проводки строк.

О поддержке объектов данных Сценарии для журналов инвентаризации

Существует два сценария для поддержки объекта данных : первый — это синхронная служба ( OData ), а второй — асинхронная интеграция.

Следует иметь в виду, что не все журналы инвентаризации включены для OData. По этой причине вы не можете использовать соединитель данных Excel для публикации, обновления или импорта данных из Excel обратно в Supply Chain Management .

Вы можете использовать составные объекты (те, которые включают данные заголовка и строки) для журнала корректировки запасов и журнала движения запасов .

Примечание. Журнал корректировки запасов и Журнал движения запасов поддерживают сценарий Инициализировать запас только тогда, когда он является частью проекта из Управления данными.

Кроме того, при использовании журналов инвентаризации необходимо учитывать следующее.

  1. Если порядковый номер указан, но нет номера заголовка, задание импорта автоматически создает заголовок каждые 1000 строк. Например, представьте, что вы импортируете 2100 строк. В этом случае задание импорта создаст 3 заголовка:
  • Первый заголовок: 1000 строк
  • Второй заголовок: 1000 строк
  • Третий заголовок: 100 строк
  1. Невозможно импортировать строки журнала, если поле даты отличается в строках одного и того же проекта импорта, главным образом потому, что существует уникальная информация о строке для каждой складской аналитики.Это могут быть размеры продукта, хранения или отслеживания.

Как настроить журналы инвентаризации в Microsoft Dynamics 365?

Настройка журналов инвентаризации очень удобна, особенно когда вам нужно обновить уровни инвентаризации, чтобы убедиться, что информация инвентаризации, зарегистрированная в D365, соответствует физической инвентаризации.
Это то, что вам нужно сделать, чтобы настроить журнал инвентаризации для корректировки уровней инвентаризации:

Шаг 1. Поиск на странице журнала инвентаризации

Введите «журнал инвентаризации» в строке поиска Business Central и щелкните ссылку

Шаг 2. Расчет запасов

На странице инвентаризации нажмите кнопку «подготовить».После этого нажмите «подсчитать инвентарь».

Шаг 3: Установите дату разноски.

Установите дату проводки и введите номер документа для журнала

Шаг 4: Выберите элементы и местоположение.

В разделе «Товар» вы можете выбрать товары для расчета или задать определенные местоположения для подсчета запасов.
Нажмите «ок».

Когда вы закончите, вы увидите окончательное количество товаров, имеющихся на складе.
Теперь вы можете обновить поле «Физическая инвентаризация количества» с помощью счетчика количества. Когда вы обновляете поле, платформа автоматически обновляет количество строк журнала и тип записи.
Возможны два сценария:

  • Когда количество меньше расчетного : Если количество меньше расчетного, тип ввода станет «отрицательной корректировкой».
  • Когда количество больше, чем рассчитанное количество : Если количество больше, тип ввода станет «положительная корректировка».”

Теперь, когда все строки обновлены, вы можете обновить журнал, чтобы зарегистрировать корректировки.

Плюсы и минусы журналов инвентаризации в управлении цепочками поставок

Плюсы использования журналов инвентаризации в управлении цепочкой поставок:
  • Вы можете создать несколько журналов одного типа для доступа разных пользователей
  • Позволяет корректировать ваш цифровой инвентарь в соответствии с вашим физическим инвентарем.
  • Они также позволяют отслеживать доступность товара, чтобы корректировать заказы на закупку для поддержания запасов.
  • У него есть возможность отфильтровать количество предметов в соответствии с вашими предпочтениями (например, по предмету или местоположению)
  • Вы можете установить дату проводки по мере необходимости
  • С помощью журналов инвентаризации вы можете перемещать товары из разных мест (внутри компании) без дополнительных затрат.

Минусы использования журналов инвентаризации в управлении цепочкой поставок
  • Пользователи не могут получить доступ к журналу, если его использует другой пользователь
  • Их нельзя использовать для отслеживания элементов трафика, когда они перемещаются из одного места в другое (в пределах одной компании)

Наконец: журналы инвентаризации в управлении цепочкой поставок

Существуют различные сценарии, в которых использование журналов инвентаризации очень полезно, и не только для управления цепочкой поставок. Журналы также очень полезны для целей Финансы .

Кроме того, когда дело доходит до управления цепочкой поставок, вы можете использовать журналы для внесения положительных или отрицательных корректировок в свой инвентарь, перемещения запасов между местоположениями или подсчета предметов и т. Д. Это важная часть функций склада и управления ; оказывается отличным для целей подотчетности.

Как обычно, у вас есть дополнительные сведения о журналах инвентаризации в управлении цепочкой поставок .
Из этой статьи у вас будет четкое представление о том, с чего начать. Если вы хотите узнать больше о запасах в управлении цепочкой поставок; будь то товарно-материальные запасы , Резервирование запасов или Подсчет цикла запасов , вы можете посетить наш блог и изучить наши учебные курсы Dynamics 365 . В инструктор Брэндон , мы всегда работаем над полноценным и расширенным образованием Microsoft. Если вы только начинаете свой путь в Microsoft, не стесняйтесь обращаться к нам.

Кроме того, мы искренне надеемся, что вам понравилась эта часть нашей захватывающей серии «Управление цепочкой поставок». Более того, если вам нужно связаться, свяжитесь со мной здесь . — Brandon Ahmad , основатель Instructor Brandon и Dynatuners .
Оставьте комментарий ниже, если у вас есть какие-либо вопросы. Увидимся позже!

Что такое инвентарные журналы?

Журналы инвентаризации — это инструмент учета в MS Dynamics 365.Посетите наш блог, чтобы узнать больше о журналах инвентаризации

Как разместить инвентарные журналы?

Чтобы опубликовать журналы инвентаризации, вам необходимо установить дату публикации. Чтобы узнать больше о журналах инвентаризации в Dynamics 365, прочтите наш блог.

Какие типы инвентарных журналов?

Есть счетные журналы, журналы перемещений, журналы передачи.Чтобы узнать больше о журналах инвентаризации, посетите наш блог.

Когда размещать журналы инвентаризации?

Журнал инвентаризации можно опубликовать в любое время. Чтобы узнать больше о журналах инвентаризации, посетите наш блог.

Как пользоваться журналами инвентаризации?

Вы можете использовать журналы инвентаризации для регистрации операций инвентаризации.Чтобы узнать больше о журналах инвентаризации, прочтите наш блог.

Как пользоваться журналом инвентаризации?

Для чего вы используете журнал инвентаризации?

Журнал инвентаризации — это журнал для подсчета складских запасов в местах, не предназначенных для размещения, то есть без галочки в указанном размещении и подборке.

Вот что происходит на видео

В качестве примера, если я ввожу свое местоположение, отмеченное этой галочкой, я получу результат проверки, потому что невозможно использовать журнал инвентаризации для таких местоположений, но я могу использовать его во всех других местах, все другая комбинация галочек на вкладке склада.

Прежде всего, в журнале вы обычно рассчитываете запасы, чтобы выяснить, каков фактический уровень запасов прямо сейчас в соответствии с системой.

Рекомендуется добавить дату разноски, когда вы планируете разнести документ. Это означает, что если вы ожидаете, что расчет запасов продлится несколько дней, укажите дату разноски в будущем.

Вы можете рассчитать предметы, которых нет в инвентаре, которые составят список всех предметов, или вы можете просто взять предметы, у которых действительно есть движения.

Я отфильтровал два элемента и три местоположения, и обычно, конечно, вы не будете делать три местоположения одновременно.

Это просто для примера.

Итак, обычно вы вычисляете одно местоположение за раз, бегаете и считаете его, а затем вводите в журнал.

Итак, как вы можете видеть здесь, он вводит или вычисляет код местоположения, код ячейки для местоположения, в котором есть обязательная ячейка, рассчитанное количество и столбец для количества, которое я могу изменить после расчета.

Следующим шагом будет печать отчета, чтобы иметь возможность предоставить сотруднику склада отчет для использования его для подсчета, и здесь можно поставить галочку, хотите ли вы отображать рассчитанное количество или нет.

Итак, в этом сценарии я покажу количество, и это, конечно, зависит от вашей стратегии, хотите вы этого или нет.

Как вы можете видеть здесь, он отображает все строки с кодом местоположения, кодом ячейки и рассчитанным количеством, если вы установите флажок, и есть строка, в которой вы можете ввести подсчитанное количество.

После подсчета на складе вы введете фактическое физически подсчитанное количество в столбец количество (физическая инвентаризация).

Так что, может быть, у нас было только 272 таких, но почему-то шесть других и т. Д.

Итак, когда вы вводите количество в вычисляемый столбец, он автоматически создает столбец количества, который мы фактически собираемся публиковать, и выясняет, является ли это отрицательной или положительной корректировкой в ​​соответствии с введенными вами числами в количестве, которое вы рассчитали.