Как правильно написать докладную записку на работника: Образцы докладной записки. Докладная записка на сотрудника

Докладная записка 2021: образец и пример написания

Докладная записка — это документально зафиксированная информация о том, что сотрудник не выполнил или выполнил не так, как нужно, свои должностные обязанности. Также в записке обычно предлагаются меры, которые необходимо применить руководству по отношению к нерадивому работнику.

Итак, вы руководитель среднего звена на опять-таки среднем производственном предприятии — скажем, начальник цеха. В вашем подчинении 40 работников цеха. В меру профессиональных, но каждый со своими бедами, проблемами и интересами. Когда и в каких случаях вам нужно писать на них докладные записки? Сейчас разберемся!

Как пишется докладная записка на сотрудника: образец

Докладная записка: образец (незаполненный) выглядит так:

Как написать докладную о нарушении трудовой дисциплины

Как известно, каждый, кто устраивается на работу, читает и подписывает должностную инструкцию. Если в процессе работы он не выполняет указанные в инструкции функции либо выполняет их не так, как надо, то это повод наказать его. Это может быть все что угодно: регулярные опоздания, прогул, неправильно оформленные документы…

Любые действия, которые влекут за собой убытки, — наказуемы. Вы, как непосредственный руководитель, можете решить эти проблемы путем предупреждений или бесед. Но если разговоры не действуют, то сотрудника нужно наказывать. Главное, делать это по закону.

Как утверждают многие, докладная записка о нарушении трудовой дисциплины может служить лучшим средством для борьбы с опозданиями.

Но как? Ведь все решения о дисциплинарных взысканиях в компании принимает только ее высшее руководство. Именно для того, чтобы уведомить начальство о проступке сотрудника, и пишется докладная записка, адресованная, допустим, генеральному директору фирмы.

Кстати, докладную может написать не только вышестоящее лицо, но и любой сотрудник. Однако внутренние документы ряда фирм предусматривают строгий порядок подачи жалоб. Согласно ему, рядовой сотрудник обязан не писать докладную, а пожаловаться непосредственному начальству.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Как пишется докладная? Специального формата этого документа в российском Трудовом кодексе нет. Однако в каждой организации могут быть внутренние документы, среди которых имеются и утвержденные шаблоны докладных. Писать ее можно и на компьютере, и от руки. Общие же правила составления официальных документов диктуют следующую форму написания. Докладная на сотрудника, вернее, ее схема, выглядит так.

1. Правый верхний угол: кому адресовано письмо (должность и Ф.И.О.).
2. Ниже: от кого (должность и Ф.И.О.).
3. Ниже по центру (с соблюдением отступа): название — докладная записка.
4. Далее — основной текст послания. Здесь заявитель перечисляет перечень тех обязанностей сотрудника (со ссылкой на внутренние документы, к примеру правила внутреннего распорядка или должностную), которые он не выполнил.
5. Далее указывается, к чему привели действия сотрудника, какие последствия повлекли за собой его проступки.
6. Завершается основной текст записки предложением о дисциплинарных мерах, которые, по мнению непосредственного руководителя, необходимо применить к проштрафившемуся сотруднику, чтобы ситуацию исправить.
7. Внизу слева ставится дата написания документа.
8. Внизу справа — подпись.

При необходимости к докладной можно приложить некие доказательства вины работника, скажем фотографию рабочего стола, если он целый день не работает, а сидит в интернете. Ссылки на такие приложения делаются в основном тексте записки.

Докладная: пример написания

Например, ваш сотрудник неправильно оформил накладную на товар. В результате этого машину с продукцией, которая проехала какое-то количество километров и спалила какое-то количество бензина, представители заказчика отказались разгружать. Исправленную версию заказчик отказался принимать в электронном виде, требуя оригинал. Вам пришлось срочно переоформлять документы и отправлять курьера на легковой машине на склад заказчика.

Докладная записка: пример

---

Директору ООО «Веселушка» Иванову С.П.

от начальника производственного цеха ООО «Веселушка» Петрова И.П.

докладная записка.

Довожу до Вашего сведения, что работник производственного цеха Сидоров Л.Е. неправильно оформил накладную на поставку товара (5 тонн) для компании «Потребитель нашей продукции». В результате неправильного оформления накладной заказчик отказался выгружать товар. Чтобы исправить ситуацию, пришлось задействовать автомобиль «Жигули» для передачи исправленной накладной заказчику.

Последствиями такого халатного отношения сотрудника, выписывавшего накладную, стали простой автомобиля на складе; использование легкового автомобиля; повышенный расход ГСМ; испорченная репутация поставщика.

За халатное отношение к работе прошу объявить Сидорову Л.Е. выговор.

Дата

Подпись

---

Все, докладная готова! Что дальше? Если во внутренних документах фирмы есть указание на порядок согласования подобных документов, например их должны сначала рассмотреть и поставить резолюцию, допустим, директор по производству или служба безопасности, значит, вы, следуя указанной нормативом навигации, передаете документ в соответствующие подразделения.

Докладная записка (образец по ГОСТУ) при плохом поведении

Если указания на порядок согласования нет, то идете с этой бумагой в приемную и отдаете секретарю, при этом он отмечает документ в списке входящих и присваивает ему номер.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей (образец)

И что делать дальше? Ничего! Только ждать последствий (а они обязательно будут, ведь на официальную бумагу, которой является докладная записка, обязательно должен быть официальный же ответ). Дисциплинарные меры воздействия обозначаются в приказе по организации. Но бывает и так, что изложенные факты потребуется проверить. Тогда приказ содержит информацию о мероприятиях, которые необходимы, чтобы подтвердить или опровергнуть указанные вами факты.

Докладная: образец о хамстве коллеге или клиенту

Об авторе статьи

Александр Борисович Букашка

Разрешите представиться: Букашка, Александр Борисович.
Коренной петербуржец.
Умею отстаивать свои права и разбираться в документообороте.

Последние публикации автора

comments powered by HyperComments

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте образец

Если работник в течение длительного периода времени не находится на своем месте, это считается дисциплинарным проступком. Обычно, за это администрация может применить наказание – увольнение работника за прогул. Но перед этим очень важно правильно задокументировать такое отсутствие, и первым шагом составляется докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте.

Обязательно ли составлять докладную записку об отсутствии сотрудника

Докладная записка на сотрудника — это документ, который оформляется на провинившегося работника с целью донесения до руководства сведений о его дисциплинарном поступке.

Вместе с этим бланком ответственные лица также  составляют акт об отсутствии работника на рабочем месте, который точно фиксирует время отсутствия, предпринятые меры для установления нахождения сотрудника и другие сведения.

После того, как оба этих документа передаются руководителю, он может изучить обстоятельства произошедшего, и вынести решение о досрочном прекращении трудового договора с сотрудником в связи с прогулом.

Но такой шаг требует полного и аккуратного оформления всех подтверждающих документов, поэтому докладную лучше всего составлять не «задним числом», а сразу в момент обнаружения этого нарушения.

Предварительно необходимо удостовериться, что это не вынужденный прогул,например, из-за болезни. Поэтому предварительно нужно попытаться связаться с работником и выяснить причину неявки. И если установить связь не удалось, либо работник не может достоверно объяснить причину, приступать к процедуре увольнения за прогул.

Закон не содержит обязательного требования по составлению докладной записки. В данной ситуации она является лишь еще одним документом, подтверждающим прогул, а также доносит сведения до руководства. Если компания небольшая, то ее можно и не составлять, поскольку директор обычно имеет возможность видеть и контролировать трудовую деятельность каждого своего подчиненного.

С другой стороны, оформление желательно в случае, когда работник не находится на своем месте уже более четырех часов, и у администрации есть желание уволить его за нарушение трудовой дисциплины.

В докладную можно включить не только информацию о проступке, который совершил работник, но также и порекомендовать руководству степень его наказания. Это имеет значение в больших компаниях, когда администрация может и не знать всех сотрудников в лицо, или непосредственный начальник хочет смягчить для него наказание. В этой ситуации записка поможет правильно оценить обстановку и выбрать адекватное наказание.

Внимание! Информация о возможном наказании должна иметь исключительно рекомендательный характер, поскольку окончательное решение об увольнении лежит на руководителе, и он может принимать решение не учитывая мнения подчиненных.

Важность составления записки повышается, если помимо дисциплинарной ответственности руководство хочет привлечь работника еще и к материальной.

Докладная будет входить в пакет подтверждающих документов, и может содержать все необходимые сведения.

бухпроффи

Важно! Докладная – это информационный документ, а потому ее составления мало для правильного обоснования увольнения из-за прогула. Главным бланком, который будет фиксировать неявку работника, является акт об отсутствии работника на рабочем месте.

Кто должен составить докладную

Закон не определяет, какой именно работник наделяется правом на составления докладной о прогуле другого. Теоретически, это может сделать любой. На практике же необходимо соблюдать принцип субординации.

В связи с этим, обычно докладные записки составляет непосредственный руководитель прогульщика. Он лучше всего знает своих подчиненных, и именно он должен, в первую очередь, пытаться выяснить, почему один из сотрудников не появился на работе.

Если руководитель бездействует, то составить записку может любой другой работник. Например, отсутствие нарушителя сказалось на работоспособности другого отдела (не вышел наладчик, и из-за этого остановилась работа цеха или станка). В этой ситуации с докладной к руководителю может обратиться «пострадавшая» сторона.

Если предприятие небольшие, и разделения на отделы в нем нет, то составлять докладную может кадровик, либо специалист, ответственный за ведение табеля учета рабочего времени — ведь он по характеру своих обязанностей должен фиксировать появление или неявку каждого работника в оформляемых документах.

Образец докладной записки

Как написать докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Такой документ обычно оформляется в произвольном виде, но с соблюдением правил составления делового письма. В ней обязательно должен присутствовать ряд реквизитов. Докладная может заполняться и распечатываться на компьютере, либо быть написана ручкой на листе бумаги.

Сверху листа в правой части записываются название должности директора, либо лица, кому направляется докладная, название фирмы, полные Ф.И.О. Все сведения записываются в дательном падеже.

Дальше посередине листа проставляется название документа.

Рядом можно предусмотреть графу для проведения регистрации — входящий номер и дата получения.

В следующей строке под заголовком можно кратко отразить содержание докладной, к примеру «О неявке на работу Иванова С. А.».

После этого повествовательно нужно рассказать о произошедшем событии. Сюда должны быть включены дата и время, когда обнаружилось, что работник не появился на своем месте, общая продолжительность отсутствия, название подразделения, в котором он работал, личные данные.

Далее нужно описать меры, которые составитель докладной предпринял, чтобы выяснить текущее место пребывания работника. К примеру, здесь можно написать, что производились звонки на сотовый телефон, городской телефон, отправлялись письма на e-mail и т. д.

Далее нужно описать, какие результаты были достигнуты, получилось ли выяснить причины отсутствия на работе. Здесь также можно описать, смог ли работник объясниться или отказался, если ли у него подтверждающие документы и т. д.

Если попытки связаться ни к чему не привели, это тоже нужно отразить в докладной. Далее можно описать — был ли причинен предприятию какой-либо ущерб из-за его отсутствия на рабочем месте. При положительном ответе можно указать степень этого ущерба.

Далее составитель докладной может посоветовать, какие именно меры следует применить к нарушителю. Это может быть как выговор, так и увольнение. Желательно обосновать, по какой причине рекомендуется сделать именно это. В этом же пункте можно указать сведения о том, привлекался ли данный работник к дисциплинарным наказаниям ранее.

На этом оформление документа завершено. Нужно отступить немного вниз, поставить свою подпись и дату составления.

Примеры и образцы докладной записки

Докладные записки могут быть информационными, инициативными и отчетными. Различают также докладные и объяснительные записки – вторые объясняют причины поступков и событий или разъясняют отдельные части документа.

Пример докладной записки

Классическим примером докладной записки может служить инициативный документ по поводу обеспечения рабочего процесса необходимыми предметами.

В верхней части справа размещаем информацию об адресате:

Директору ООО «Сфера».
Павлову Н.П.
Слева в верху — наименование структурного подразделения: Отдел документооборота
По центру: Докладная записка.
Далее — дата и номер документа в левой части: 07.05.2013 №1.
В правой – место: г. Москва.
Ниже — заглавие: О замене картриджа.

Текст: Довожу до Вашего сведения, что имеющийся картридж для принтера пришел в негодность в связи с превышением срока его использования. Данное обстоятельство не позволяет выполнять поставленные Вами задачи по ведению документации.

Прошу Вас рассмотреть вопрос о замене вышедшего из строя картриджа на новый.
Внизу – сведения об адресате и его подпись: заместитель начальника отдела – подпись — Власов Д.И.

Докладная записка образец

Предложенный образец написания докладной записки поможет проинформировать начальство о результатах – в том числе промежуточных – выполнения какого-либо поручения.

В правом верхнем углу:

Руководителю ЗАО «Стойка».
Ниже по центру: Докладная записка.
Далее дата и номер: 07.05.2013

Краткое содержание: О завершении первого этапа проведения конкурса.
Текст: В рамках проведения конкурса профессионального мастерства среди молодых строителей прошел первый отборочный тур, в котором приняло участие 14 специалистов. Успешно прошли испытание 11 человек. Второй этап конкурса состоится 14 мая в 14.00 в строении 1А.
С красной строки: Бригадир – подпись – Семенов С.А.

Докладная записка на ученика

Докладная записка может служить мерой воздействия на ученика, если иные воспитательные приемы не работают. Тогда учителем составляется докладная записка директору или завучу.

Например: О необходимости перевода учащегося
Довожу до Вашего сведения, что несмотря на проведенные беседы и встречи с родителями, ученик 7б класса Иванов В.В. продолжает нарушать дисциплину.

7 мая им был сорван урок литературы, а 8 мая – урок биологии.
В результате действий Иванова В.В. другие ученики не смогли получить знания. В связи с этим предлагаю поддержать решение педагогического совета и рассмотреть вопрос о переводе Иванова В.В. в 7а класс.

Докладная записка о прогуле

Распространенной разновидностью докладной является записка на руководителя о совершенном сотрудником прогуле без уважительной причины.

Например: О нарушении трудовой дисциплины.
Довожу до Вашего сведения, что 07.05.2013 бухгалтер Глазкова Нина Дмитриевна с 09.00 до 13.00 отсутствовала на рабочем месте.
Документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия, Глазковой Н.Д. не предоставлено. В связи с вышеизложенным предлагаю объявить Глазковой Н.Д. выговор.

Форма докладной записки

Докладные записки составляются в свободной форме: первая часть – изложение сути вопроса, вторая – выводы и предложения. Оформление зависит от адресата.

Внешняя докладная записка в вышестоящую организацию отправляется на фирменном бланке и содержит те же реквизиты, что и обычное письмо.
Внутренняя докладная записка включает: наименование структурного подразделения, название документа – докладная записка, дату, номер, адресат, заголовок текста, текст и подпись.

Интересное видео: Докладная записка (написана по мотивам реальной докладной записки)

Просмотров: 5 513

Докладная записка об алкогольном опьянении (образец)

Часть случается, что сотрудник пришёл на работу пьяным. Тогда должна быть составлена докладная записка об алкогольном опьянении. Какие сведения в нее включить? Есть ли единый установленный действующим законодательством бланк? Как сделать так, чтобы служебка свидетельствовала о факте нарушения трудовой дисциплины и с ее помощью можно было привлечь сотрудника к ответственности? Рассказываем, как выглядит правильная докладная записка об алкогольном опьянении. Образец, подготовленный нашими специалистами, поможет сэкономить время на составление собственного документа.

За грубое нарушение можно уволить

В некоторых случаях сотрудника можно уволить по инициативе работодателя. Одна из таких причин для увольнения – однократное грубое нарушение им трудовых обязанностей.

В частности, работника можно уволить (ч. 1 ст. 81 ТК РФ):

• за прогул – отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение дня или смены либо более 4-х часов подряд;
• появление на рабочем месте в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
• разглашение тайны – государственной, коммерческой, служебной и т. д.;
• совершение на работе хищения, растраты, умышленного повреждения или уничтожения имущества, факт которых установлен компетентными органами;
• нарушение требований охраны труда, если оно повлекло за собой тяжкие последствия в виде несчастного случае, аварии, катастрофы либо реальную угрозу их наступления.

Грубое нарушение трудовой дисциплины – это тот случай, когда никаких предупреждений, замечаний и выговоров не нужно. Работника можно уволить сразу.

Необходимо документальное подтверждение

При выявлении случаев нахождения на работе в нетрезвом виде составляют докладную записку об алкогольном состоянии сотрудника. Автором этого документа обычно выступает непосредственный руководитель провинившегося работника.

Составление записки служит отправной точкой для запуска процедуры увольнения. Ведь без документального подтверждения произошедшего инцидента нельзя составлять акт и издавать приказ об отстранении сотрудника от работы.

Добавим, что докладная записка об алкогольном опьянении работника может быть составлена не только начальником провинившегося, но и сотрудником службы персонала предприятия.

Учтите, что в служебной записке на имя руководителя организации нужно указать признаки, которые позволяют классифицировать состояние работника как опьянение. К таким признакам относят (Приложение № 2 к Порядку, утв. приказом Минздрава России от 18.12.2015 № 933н):

• неадекватное поведение, в том числе агрессия;
• несвязная речь;
• неустойчивость в позе Ромберга;
• раскоординация движений;
• расширение или наоборот сужение зрачков;
• возбуждение или заторможенность;
• нетвердая походка;
• запах алкоголя.

Когда служебка об алкогольном опьянении составлена, сотрудника желательно направить к медикам на освидетельствование в соответствии с Порядком проведения медосвидетельствования на состояние опьянения, утвержденным этим же приказом Минздрава № 933н. Результатом станет акт по форме, утвержденной этим же приказом Минздрава России (Приложение № 2):

Специально для читателей наши специалисты подготовили образец заполненной служебной записки об алкогольном опьянении:

Скачать этот образец служебки с нашего сайта можно по прямой ссылке бесплатно здесь.

 

Докладная записка: как правильно написать образец

Докладная записка, что это за документ,  как правильно написать и оформить, на эти вопросы вы найдете ответ в статье.

Докладную записку могут подавать руководители чтобы сообщить о нарушениях работников: опозданиях, нарушениях режима труда и отдыха, не выполнении должностных обязанностей и других или вносить предложения, направленные на  улучшение деятельности организации.

Докладная записка, что это за документ?

Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса производственной деятельности с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по вопросу.

Как правильно написать докладную записку?

Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, адресат, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа.

В первой части текста излагаются факты или события послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Датой докладной записки считается дата её подписания. Докладные записки по основной деятельности организации хранятся 5 лет.

По содержанию докладные записки подразделяются на:

• инициативные;
• информационные;
• отчётные.

Оформление докладной записка

Оформление докладной записки зависит от её адресата. Если она адресована руководителю организации, то считается внутренней, если направляется за пределы организации в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке и должны быть подписаны руководителем  организации. Внутренние докладные записки оформляются на обычном листе бумаги.

Докладная записка – образец

Докладная записка, состоит из реквизитов, которые оформляем в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», с 01 июля 2018 года оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Докладная записка имеет такой реквизит, как дата, которая оформляется в верхнем левом углу цифровым способом  05.10.2018 или словесно-цифровым  5 октября 2017г.

Реквизит. Адресат. При адресовании документа  должностному лицу инициалы указываем перед фамилией, а с 01 июля 2018 года  после фамилии. Должность лица, которому адресован документ указываем в дательном падеже.

Реквизит. Заголовок к тексту. Включает краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида  документа. Заголовок к тексту может отвечать на вопросы: О чем? О ком? Заголовок к тексту может содержать не более 5 строк. Его располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатается через 1 интервал, точка в конце не ставится.

Реквизит. Тест документа. Текст документа печатают, отступив  2-4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту», соблюдая 1,5 ный интервал.

Реквизит. Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращённое – на документе, оформленном на бланке),личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия). Подпись располагают после текста, отступив 2-3 межстрочных интервала.

Докладная записка – образец ГОСТ 2003

Докладная записка – образец ГОСТ  Р 7.0.97-2016 с 01 июля 2018 года

Ольга Софронова

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

Рубрика «Типовые инструкции по охране труда»

Подпись на документах

По каким признакам необходимо определять аналогичные рабочие места при проведении специальной оценки условий труда в организации?

Проведение СОУТ: методические рекомендации

Докладная записка на сотрудника за оскорбление: образец

Содержание

1. Как написать докладную записку на сотрудника за оскорбление
2. Образец докладной записки на сотрудника за оскорбление
3. Скачать

Докладная записка на сотрудника за оскорбление – это информационно-справочный документ, который информирует руководство об оскорбительном поведении работника на рабочем месте и содержит просьбу о принятии мер по недопущению подобного поведения в дальнейшем.

Как написать докладную записку на сотрудника за оскорбление

При написании докладной записки на работника за оскорбление следует учитывать такие реквизиты:

• наименование структурного подразделения;
• наименование документа – Докладная записка;
• дата и номер документа;
• данные адресата — должность, фамилия и инициалы лица, которому адресована записка;
• заголовок — начинается со слов «О …», «Касательно …»;
• текст документа — сначала идет информирование о факте оскорбления, затем излагается какая-то конкретная просьба;
• подпись – здесь указывается должность составителя, ставится подпись, пишется его фамилия и инициалы.

Образец докладной записки на сотрудника за оскорбление

Производственный отдел

Директору ООО «РЕКС» О. А. Софронову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
05.10.2013 № 2

Об оскорблении на рабочем месте

Довожу до Вашего сведения, что 04.10.2013 г. старший мастер, Воронов Алексей Иванович, некорректно выразился в мой адрес, оскорбил нецензурными словами.

Прошу рассмотреть вопрос о привлечении Воронова А. И. к дисциплинарной ответственности.

Начальник производственного отдела

Сорока

О.В. Сорока

Оформление докладной записки на сотрудника за оскорбление осуществляется на обычном листе бумаги формата А4.

Скачать

Скачать образец докладной записки на сотрудника за оскорбление в формате doc

Пример докладной записки на сотрудника за оскорбление проверен на актуальность 05.10.13

Похожие статьи

Докладная записка об отсутствии на работе сотрудника в 2021 году

Служебная записка является основанием для предъявления претензий или применения взысканий относительно работника отсутствующего в рабочее время.  Докладная записка о любом происшествии, в том числе и об отсутствии работника на рабочем месте должна составляться с учетом всех требований, как это показывает образец.

Важно: прогул является грубым нарушением закона, согласно которому однократное грубое нарушение влечет за собой увольнение – приказ об увольнении за прогул.

Для того чтобы отсутствие подчиненного не было прогулом необходимо иметь весомые аргументы в качестве объяснения, почему рабочее время не использовалось по назначению.

Среди таких причин может быть:

• Транспортные поломки;
• Болезнь самого работника или членов семьи;
• Форс-мажорные обстоятельства;
• Невозможность попасть на место работы из-за погодных условий.

Однако при этом необходимо учитывать степень тяжести проступка, отсутствие до 4 часов не считается прогулом согласно законодательным актам.

Дисциплинарные наказания за прогул.

Когда нужна докладная бумага

Служебная записка – носитель информации, она призвана для оповещения начальства об отсутствии на работе подчиненного в течение определенного времени или всего рабочего дня, чтобы согласно ей доступно было применить соответствующее дисциплинарное наказание.

Докладная составляется согласно образцу, если работника:

• Нет дольше 4 часов без предупреждения;
• Если данный прогул принес компании весомые убытки;
• Если рабочее место осталось без подмены в течение всей смены.

Служебная записка актуальна в больших организациях, где существует множество подразделений, и отсутствие работника дает сбой в работе целому организму.

Другие образцы докладных записок:

Правильное составление докладной записки

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте должна обязательно содержать следующие данные:

• Реквизиты организации в полном объеме;
• Наименование подразделения;
• ФИО составителя докладной;
• ФИО отправителя записки;
• Название документа о прогуле;
• Дата составления;
• Номер бумаги;
• Подпись руководителя отделения.

Бумага начинается примерно так «Касательно отсутствия…», продолжается она в деловом стиле с указанием на факт отсутствия работника в течение такого-то времени.

Образец документа можно детально изучить в конце статьи.

Докладная записка, как это показано в образце формируется согласно правилам и в конце содержит просьбу о наказании или смягчении решения относительно отсутствия на рабочем месте подчиненного.

Перед тем, как составить записку нужно попросить объяснительную записку у работника, почему место работы пустовало, согласно его пояснениям, как это показывает образец нужно указать:

• Дату отсутствия в рабочее время;
• ФИО работника, нарушившего порядок;
• Время до секунды, пустующего рабочего места;
• Причины прогула, согласно пояснениям;
• Последствия данного проступка.

Что следует еще знать о докладной?

Подписывается записка руководителем предприятия, в котором работает отличившийся работник.

Также она может быть зарегистрирована по месту составления, зависимо от того, куда она адресуется.

Докладная записка составляется в тот же день, когда было выявлено нарушение расписания рабочего графика.

С целью формирования доказательной базы можно внести факт отсутствия на рабочем месте в табель сотрудника.

Факт прогула фиксируется с помощью акта об отсутствии на работе.

Если нарушение было грубым и докладная записка составляется об отсутствии работника в необходимое время на рабочем месте с целью увольнения, работнику для оправданий предоставляется 2 дня.

 Образец оформления

Образец докладной записки об отсутствии на рабочем месте – скачать.

( Пока оценок нет )

Как адресовать памятку своим сотрудникам | Малый бизнес

Барбара Бин-Меллингер Обновлено 21 июля 2020 г.

Может показаться, что служебная записка — сокращенно от «меморандум» — это документ, который можно быстро отбросить, не задумываясь слишком долго. Но хотя записки по своей природе краткие (не более двух страниц), вы можете и должны уложить много на эту или две страницы, чтобы ее стоило прочитать. Это также зависит от того, кому адресована записка; в служебной записке президенту или сотрудникам писатель может сфокусироваться не только на своей команде.Независимо от того, передаете ли вы информацию или запрашиваете ответы, следование проверенному формату гарантирует, что вы предоставите всю информацию, которая нужна вашим получателям.

Начните с того, кому адресована памятка

Заголовок стоит первым в памятке, и это важно, потому что он сообщает получателям, о чем памятка и кто еще получает; Другими словами, к кому адресована служебная записка — например, отправляет ли автор записку сотрудникам в целом или только своей команде — и почему они должны ее прочитать.Согласно Lexico, образец заголовка должен включать:

• Кому: Имя и должность физического лица
• Копия: Все остальные получатели
• ОТ: Ваше имя и должность
• ДАТА: Месяц, день, год без сокращений
• ТЕМА: Конкретный тема служебной записки

Онлайн-лаборатория письма (OWL) Университета Пердью подчеркивает, что, хотя записки не являются самым формальным способом общения, вы все равно должны называть получателей их полными именами, даже если их псевдонимы используются в масштабах всей компании.Поэтому к сотрудникам, которых все называют «Рыбками» или «Красными», следует обращаться по их настоящим именам в адресной строке.

Понимание важности темы

Можно надеяться, что записка президента компании, генерального директора или собственного менеджера сотрудника будет полностью прочитана всеми получателями. Но многие читатели заметок автоматически смотрят на строку темы, чтобы быстро рассказать им, о чем эта заметка. Они хотят оценить, насколько на самом деле важна для них записка и нужно ли им ее читать.Строка темы также дает читателям ориентир, позволяющий отвлечь их внимание от того, что они делали ранее.

Согласно Purdue’s OWL, тема письма должна точно соответствовать реальному содержанию заметки. Да, он должен быть кратким, но четко указывать, что находится в служебной записке. Чтение примеров недостаточно конкретных тем и способов их улучшения может помочь вам понять разницу и улучшить свои темы, чтобы привлечь больше читателей:

1. ТЕМА: Безопасность ИЗМЕНЕНИЕ: Защитите свои личные вещи от кражи в офисе.
2. ТЕМА: Канцелярские товары ИЗМЕНЕНИЕ: Новый метод заказа канцелярских товаров.
3. ТЕМА: Недавние выпускники ИЗМЕНЕНИЕ: Недавние выпускники отправятся в турне на следующей неделе.

Сначала сформулируйте свою главную мысль

Заметки — это простые формы общения, а не дразнилки, которые доводят до сути. После прочтения строки темы большинство читателей сразу же переходят к первому предложению, чтобы увидеть основную мысль заметки, поэтому поместите основную мысль в начало, желательно в первую строку.В статье о написании деловых заметок на веб-сайте Центра письма Университета Джорджа Мейсона говорится, что наиболее важным моментом при написании заметок является начало заметки с вашей основной мысли. Это позволяет читателю сразу узнать, о чем говорится в памятке.

Если ваша тема — «Защитите свои личные вещи от офисной кражи», первая строка вашей служебной записки может быть такой: «В последнее время было несколько сообщений о краже личных вещей в офисе». Теперь вы привлекли их внимание.Тема письма была не просто предложением; в вашем офисе действительно произошли кражи. Затем добавьте дополнительные предложения, содержащие информацию, например: «Нам не удалось установить, кто несет ответственность за эти кражи, и из-за большого количества посетителей в наших офисах решение этой проблемы может занять некоторое время. Поэтому мы просим, ​​чтобы вы либо запираете личные вещи на столе, либо берете их с собой каждый раз, когда покидаете свое место ».

Если читатели захотят получить дополнительную информацию, они будут продолжать читать ваши вспомогательные тезисы.Но если вы предоставите самую важную информацию заранее, больше читателей узнают, о чем эта памятка, даже если они не будут читать дальше. Ваши сотрудники заняты своей работой и в течение дня могут получать сотни электронных писем и служебных записок, которые они не могут прочитать полностью. Однако, если они знают, о чем ваша записка, они, скорее всего, не забудут вернуться к ней после срочных встреч, телефонных звонков с клиентами и крайних сроков.

Используйте подзаголовки для направления читателей

Некоторые читатели любят просматривать документы, включая заметки, для поиска основных моментов, согласно Университету Джорджа Мейсона.Чтобы помочь им в этом, используйте информативные подзаголовки по всей заметке, чтобы, если все, что они прочитают, это тема и подзаголовки, они ушли, понимая суть заметки. Убедитесь, что ваши подзаголовки сильны и понятны, как и тема. Здесь не место быть умным и загадочным.

Продолжая записку о офисных кражах, вы можете написать подзаголовок для каждой резервной точки, которую вы хотите создать, и выделить их жирным шрифтом, например:

• Кражи произошли за последние две недели
• Есть другие объяснения исключено
• Действия, которые вы должны предпринять сейчас

Разверните каждый подзаголовок в абзаце под ним.В первом подзаголовке о сроках краж укажите фактические даты совершения краж или соответствующую информацию, например, что все они произошли по пятницам. По второму предмету объясните, что возможность того, что предметы были просто потеряны, обсуждалась, но исключалась, поскольку произошло слишком много инцидентов, расположенных слишком близко друг к другу.

Рассмотрите возможность добавления резюме

После написания основной части вашей заметки, если она занимает целых две страницы и содержит много информации, вы можете добавить краткое изложение — иногда называемое исполнительным резюме — которое читатели могут отсканировать, чтобы получить необходимую им информацию.Это необязательное резюме идет в начале памятки, поэтому вы фактически даете читателям предварительный просмотр того, что охватывает меморандум, хотя, согласно Purdue OWL, оно написано как резюме.

Начните с основного пункта памятки, затем следуйте пунктам, поддерживающим вашу основную идею, в том порядке, в котором они освещены в памятке. Затем четко укажите, какие действия вы хотите, чтобы читатели предприняли. Некоторые читатели предпочитают записки с резюме, потому что они могут прочитать заголовок и тему, а затем резюме и точно знать, о чем говорится в заметке, не читая целые две страницы.Однако, если ваша заметка составляет одну страницу или меньше, вам не нужно добавлять резюме.

Открывать, закрывать и правильно форматировать

Мэри Каллен, тренер по написанию руководящих кадров и основатель Instructional Solutions, отмечает, что служебные записки являются внутренними документами, а деловые письма — внешними, а электронные письма — и тем и другим. Однако иногда, если вы тесно работали с клиентом над проектом, при общении с ним могут использоваться памятки. Записки не начинаются с приветствия и не заканчиваются заключительной подписью.

Purdue OWL объясняет, что, поскольку служебные записки являются деловыми документами, абзацы должны соответствовать деловому формату и быть выровнены по левому краю, а не с отступом, как в академическом письме. Строки должны иметь одинарный интервал, с двойным интервалом между абзацами. В заключение Каллен предлагает закончить записку сильным призывом к действию. Скажите читателям, что вы хотите, чтобы они сделали дальше, будь то изменить способ выполнения процедуры, дать отзыв о теме заметки или просто запомнить информацию, когда она им понадобится.

Как написать памятку, которую сотрудники будут читать (+ шаблон)

Легко использовать неправильный метод для обмена важной деловой информацией.

Коммуникационные технологии сделали почти легким общение с большой группой людей. Однако для поддержания чувства профессионализма важно помнить, что определенные темы лучше всего обсуждать, используя определенные каналы связи.

При обращении к большой группе на работе может возникнуть соблазн отправить простое электронное письмо и покончить с ним, но есть некоторые темы, которые следует решить с помощью памятки.

Что такое памятка?

Меморандум или меморандум — это деловое сообщение, отправляемое сотрудникам организации. Цель памятки — проинформировать всю группу об изменении, которое может повлиять на них, и потенциально попросить их предпринять определенные действия.

Думайте о служебной записке как о массовом внутреннем сообщении. Один человек отправляет одно сообщение большой группе людей. Просто все они работают в одном месте.

Итак, одно дело написать и распространить деловую записку, а другое — сделать ее интересной для вашей аудитории.Давайте поговорим о том, как оформить привлекательную памятку, и о некоторых других качествах, которые следует учитывать при ее создании.

Коммуникационные подсказки для любого канала

На рабочем месте существует множество различных способов общения, но независимо от того, какой из них вы используете, используйте эти советы по этикету, чтобы вас услышали — без оскорбления.

Формат памятки

Формат вашей заметки либо привлечет, либо отпугнет ваших читателей. Ниже приведен простой, но эффективный формат, которому нужно следовать при создании памятки для распространения.

МЕМОРАНДУМ Кому: Кому отправляется служебная записка? CC: Есть ли еще кто-нибудь, кого следует включить, но не напрямую? ОТ: Кто отправляет записку? ДАТА: Какой сегодня день? ТЕМА: В двух словах изложите основную идею памятки. BODY: Здесь идет сообщение. ПАРАГРАФ 1: Первый абзац должен изложить основную идею передаваемой информации в простой, ясной и сжатой форме. ПАРАГРАФ 2: Второй абзац памятки должен содержать некоторую справочную информацию о том, почему эта информация необходима. Если в служебной записке обсуждается изменение политики, объясните, почему это происходит. ПАРАГРАФ 3: Последний полный абзац памятки должен сообщать сотрудникам, нужно ли им действовать. Если нет, не игнорируйте последний абзац. Четко укажите, нужно ли сотрудникам что-либо делать.После заявления о действии закончите положительной нотой с благодарностью за внимание и сотрудничество.

И с этим у вас есть надежная записка.

Хотите сохранить свою копию? Не стесняйтесь скачать шаблон памятки, который описывает все, что вам нужно включить.

Советы по написанию памяток

Формирование формата — хороший первый шаг в изучении того, как писать заметку, но не менее важно сосредоточиться на ее содержании.Если ваша памятка скучна или загружена ненужными деталями, вы можете рассчитывать на то, что сотрудники проигнорируют ее и упустят важную информацию.

Вот несколько советов по написанию памяток, которые помогут донести ваше сообщение.

Учитывайте свою аудиторию

При написании чего-либо нужно помнить о своей аудитории. Что касается меморандумов, ваша аудитория состоит из людей, с которыми вы работаете.

При написании памятки помните о культуре вашей компании. Если общение в вашем офисе обычно носит непринужденный и непринужденный характер, используйте правильный тон и соответствующие слова.С другой стороны, если вы ведете разговоры в офисе на профессиональном уровне, используйте этот подход.

Памятка считается элементом внутреннего маркетинга, поэтому важно представить сообщение таким образом, чтобы оно соответствовало культуре компании, ценностям и миссии вашего бизнеса. Внутренние коммуникационные сообщения, несовместимые с тем, что представляет собой компания, могут привести к путанице в отношении целей и задач компании.

Будьте краткими и простыми

Весь смысл памятки — отправить быстрое сообщение.Вы хотите, чтобы читатели постоянно проводили время.

Сделайте заметку краткой и по существу, а ваш язык — простым. Войдите, изложите свою точку зрения и уходите.

При необходимости приложить документы

Всегда будет больше информации, чтобы развить тему, которой вы рассказываете, но, возможно, не всей этой информации найдется место в вашей заметке. Если есть дополнительная информация, которая заинтересует даже нескольких людей, прикрепите дополнительные документы или ссылки на веб-сайты, чтобы они могли их изучить.

Сделать памятку

Хотите поделиться информацией с офисом? Сделайте это памяткой. Научиться писать записки — отличный навык для любого, кто несет ответственность за обмен деловой информацией внутри компании. Кто угодно может отправить сообщение, но потребуется немного больше времени и усилий и, возможно, шаблон, чтобы сделать его достаточно интересным для чтения.

Связь на рабочем месте может быть сложной. Ознакомьтесь с нашим ресурсом о том, как создать план внутренней коммуникации, который поможет держать ваших сотрудников в курсе, формировать корпоративную культуру и повышать вовлеченность сотрудников.

Как написать сотрудника за 8 простых шагов

Написание сотрудника — это не то, чего все ждут — или чей-то первый выбор. Часто письменные предупреждения являются признаком того, что дисциплинарные меры на раннем этапе пришли и ушли, и что сотрудник движется по маршруту увольнения. К этому моменту вы, вероятно, потратили много времени и усилий, чтобы помочь им измениться — с небольшими улучшениями или без них.

«Официальная» эскалация может показаться пугающей, но это также возможность.Письменное предупреждение создает бумажный след и предоставляет сотрудникам формальную структуру, позволяющую вернуть дела в нужное русло. Выполните эти восемь простых шагов, чтобы убедиться, что все сделано правильно.

1. Не делай этого, когда злишься

Может показаться странным начинать с «не надо», но этот шаг, безусловно, самый важный. Не работайте над описанием сотрудника, если вы уже злитесь или переживаете из-за ситуации. Вы должны уметь задокументировать вещи объективно (о чем мы поговорим дальше), а это может быть сложно, когда вы эмоционально вовлечены.

Скорее всего, вы уже прошли устный дисциплинарный процесс и, возможно, несколько раз получали отзывы разными способами. Возможно, вы готовы сообщить сотрудникам, насколько сильно они облажались. Как бы соблазнительно это ни было, не надо.

Важно сохранять хладнокровие в любой дисциплинарной ситуации с сотрудниками, особенно когда дело касается письменной документации. Официальная запись о сотруднике войдет в его личный кабинет, и вы не должны предполагать, что никто другой его никогда не увидит.В случае судебного иска о неправомерном увольнении вам необходимо предоставить всю имеющуюся у вас документацию о работе сотрудника, и вы хотите, чтобы все оставалось служебным, а не личным.

Официальная рецензия сотрудника — это также форма прогрессивной дисциплины, призванная помочь исправить поведение сотрудника ощутимым образом, а не быть письменной тирадой против них. Если это не является для них полезной информацией или вы просто выпускаете пар, включать ее не следует. Если сотрудник делает что-то не так, и он должен их записать, выделите день, выделите немного места и рассудите.

2. Задокументируйте проблему

А теперь о делах. Документация важна для оценки работы сотрудников — хорошей или плохой — и менеджеры должны привыкнуть к документированию всех типов взаимодействия сотрудников. Наличие надежной документации может защитить вас:

• Обеспечение документального следа в случае судебного иска служащего, даже в штатах, где они не действуют.
• Поддержка решений, лежащих в основе каждого действия сотрудника, которое вы предпринимаете, включая то, почему одни сотрудники продвигаются по службе, а другие увольняются, а также кто получает повышение и почему.
• Предоставление конкретного графика поведения сотрудников и прогрессивных дисциплинарных мер.

Когда вы будете готовы (и успокоитесь), начните писать для своего сотрудника с документации, объясняющей проблему с его работой:

• Обратитесь с описанием к сотруднику и запишите его поведение до этого момента.
• Используйте конкретные примеры со временем и датой.
• Прежде всего, придерживайтесь фактов. Оставайтесь объективными и говорите только о том, что и когда произошло.

В описании сотрудника убедитесь, что вы не добавляете свои собственные аргументы и не заставляете сотрудников чувствовать, что вы выполняете личную месть. Не говорите: «Том ленив и откладывает дела на потом». Скажите: «Том трижды опаздывал на свою смену» и укажите, какие смены это были, с точным временем прихода.

3. Используйте политику компании, чтобы поддержать вас

Вы когда-нибудь слышали, чтобы кто-то сказал, что их уволили потому, что они просто не нравились их руководителю? В то время как сотрудники могут сказать, что это предвзятость, или сделать собственные выводы из-за плохой оценки эффективности, цель менеджера должна заключаться в полной противоположности.

Дело не в том, что сотрудники не могут придерживаться произвольных стандартов. Дело в том, что они не соблюдают политику компании, с которой согласились при приеме на работу. Итак, после того, как вы выяснили, что не так с производительностью сотрудника, следующий шаг — объяснить свои аргументы и связать его действия с политикой компании и ожиданиями в отношении их роли. Вот несколько распространенных сценариев:

• Сотрудник постоянно опаздывает на работу: ознакомьтесь с вашей политикой посещаемости, согласно которой сотрудники могут опаздывать только дважды, прежде чем будут приняты дисциплинарные меры.
• Нарушение дресс-кода: укажите, что, согласно политике компании, сотрудники всегда должны быть в ожидаемой униформе на время.
• Сотрудник продолжает использовать социальные сети в рабочее время: процитируйте ваше правило использования мобильного телефона и запретите сотрудникам использовать социальные сети или личные устройства в рабочее время.

Когда дело доходит до прогрессивной дисциплины, рецензия — это объяснение, почему задокументированное поведение не соответствует стандартам и как сотрудники должны улучшиться.Если ваши сотрудники подписали руководство для сотрудников или правила посещаемости при приеме на работу, сейчас самое подходящее время, чтобы включить и это.

4. Включите все соответствующие свидетельские показания

Если рассматриваемая проблема производительности была поднята другим членом команды, затрагивает несколько сотрудников или ваш сотрудник тесно сотрудничает с другим руководителем или сменным менеджером между вами, включите их заявление в свою рецензию. Имейте в виду, что любое из этих утверждений может иметь значение позже в случае судебного иска.Поэтому важно, чтобы свидетельские показания соответствовали тем же правилам, что и хорошая документация:

• Все свидетельские показания должны быть фактическими наблюдениями, а не субъективными мнениями.
• Заявления свидетелей должны помочь построить убедительные доказательства продолжающегося поведения, ведущего к рецензии сотрудника.
• Показания свидетелей должны включать любые меры или дисциплинарные меры со стороны других руководителей для исправления поведения в процессе.

5. Установите ожидания для улучшения

После того, как вы подробно определили, где производительность вашего сотрудника должна улучшиться и почему, пришло время установить правила, как вы ожидаете, что они это исправят.Бесполезно просто рассказывать, что сотрудники сделали неправильно. Фактически, Harvard Business Review сообщает, что больше сотрудников предпочли бы получать корректирующую обратную связь от своего начальника, чем похвалу, и что 72% сотрудников считают, что их производительность улучшится, если бы они получили корректирующую обратную связь.

Корректирующая обратная связь является честной, фокусируется на проблеме (а не на человеке) и включает шаги по улучшению. Так что настройте своих сотрудников на то, что будет дальше, как только они получат рецензию.Включите необходимые корректирующие действия и каков будет результат, если они улучшатся или ситуация ухудшится. Если сотрудник не улучшается и следующим шагом после отзыва будет увольнение, проясните, чтобы он был готов именно к тому, о чем идет речь.

6. Доставить новости лично (с подтверждением получения)

После того, как вы закончите описание дисциплинарной ответственности, назначьте встречу со своим сотрудником и обсудите ее вместе лично. Возьмите с собой свидетеля, чтобы подтвердить, что встреча состоялась и что ваш сотрудник был осведомлен о проблемах с производительностью своей работы.Тогда пора начать разговор:

• Поделитесь своими проблемами и расскажите сотрудникам о каждом примере неэффективной работы. Если ваш сотрудник требует доказательств или утверждает, что возникла или не возникла определенная проблема, используйте свою документацию.
• Вернитесь к политике вашей компании. Каждый сотрудник прочитал и согласился с политикой при приеме на работу.
• Объясните, что будет дальше и какие шаги вы ожидаете от них предпринять в ответ на эту рецензию.
• В конце попросите вашего сотрудника подписать рецензию, подтверждающую, что он ее получил, и прочитал ее.

Ваш сотрудник может не воспринять новости хорошо. Они могут отказаться подписывать рецензию. Если вы беспокоитесь, что это может быть так, Общество управления человеческими ресурсами предлагает оставить место в описании для сотрудников, чтобы они могли добавлять свои собственные комментарии и подписанный ответ, или разрешить сотрудникам представить письменное опровержение со своей подписью, которую вы затем могут приложить к своей дисциплинарной рецензии.

7. Сохраните копию для себя

После того, как ваш сотрудник подписал рецензию, дайте ему копию и сохраните ее для своих собственных записей.Добавьте его в файл их сотрудников, чтобы у вас была запись и доказательство того, что они получили рецензию.

Если возникнет иск о неправомерном увольнении или дискриминации, у вас будет необходимая поддержка. Документация покажет, что вы правильно справились с процессом и что ваш сотрудник был проинформирован на каждом этапе его выполнения.

8. Последующие действия

Дисциплинарный процесс не заканчивается после того, как вы напишете сотруднику. Наконец, обязательно следуйте инструкциям в соответствии с графиком, который вы указали в дисциплинарном извещении.Посмотрите, улучшится ли производительность вашего сотрудника и сохранят ли он изменения, ожидаемые в их описании. Если нет, значит, вы уже наметили, что делать дальше.

Если ваш сотрудник действительно улучшится, рассмотрите возможность продолжения испытательного срока после даты его повышения. Чтобы восстановить доверие, нужно время, и они не станут сотрудниками месяца в одночасье. Требовалось время, чтобы дело дошло до стадии дисциплинарного извещения, и время, чтобы вернуть его.

Описание сотрудника — не волшебный ответ на дисциплинарные проблемы.Иногда требуется официальное уведомление, чтобы позвонить сотруднику, чтобы тот побудил его изменить свое поведение. Если они действительно улучшатся, возложите на них больше ответственности и посмотрите, продолжат ли они принимать вызов.

Формат

и примеры — Zippia

Коммуникация повышает продуктивность бизнеса. Один из методов, который многие компании используют для быстрого внутреннего взаимодействия, — это написание служебных записок. Большинство людей слышали термин «памятка» раньше, но не уверены в том, какое форматирование требуется для этого профессионального обмена.

Что такое памятка?

Офисная памятка — это метод передачи основной информации и предупреждений коллегам или служащим в компании. Обычно памятки рассылаются нескольким людям, чтобы привлечь внимание широкой публики к конкретному напоминанию, событию или обновлению политики.

Это декларация, которая информирует людей, работающих в компании, и часто требует, чтобы получатель памятки предпринял какие-либо действия.

Поскольку служебные записки рассылаются для оповещения всей группы сотрудников, он обрабатывает только информацию, полезную для нескольких сторон или целого подразделения.Предположим, есть ситуация, которая касается только одного или нескольких человек в компании. В этом случае этим людям будет отправлено простое деловое электронное письмо вместо широко распространенной памятки.

Профессиональная памятка отличается от электронного письма своей длиной и формальностью. Существуют определенные правила форматирования, которым нужно следовать при написании деловой электронной почты или письма, которые не требуются при составлении памятки, например приветствия.

Памятка имеет менее строгую структуру, потому что это позволяет отправителю сразу перейти к сути своего сообщения.

Почему формат памятки важен?

Формат памятки напрямую зависит от ее эффективности. Цель деловой памятки — привлечь внимание к чему-то, что волнует всех в организации. Формат памятки требует, чтобы общение было кратким и по существу.

Если не придерживаться этого форматирования, сообщение заметки может сбивать с толку.

Типы заметок

Тип памятки, используемой в профессиональном обмене, зависит от цели, которую он пытается достичь.Ниже приведены несколько примеров типов напоминаний для отправки в зависимости от ситуации:

1. Информационный запрос. Популярной причиной отправки служебной записки профессиональной команде является запрос информации. Каждый, кто работает в компании, выполняет определенную роль, о которой знает больше всего. Отправка короткой памятки — это эффективный способ собрать информацию из разных источников.

2. Призыв к действию. Цель деловой памятки часто — попросить получателей что-то сделать.Это памятка с призывом к действию — следует ли прекратить определенное поведение, внедрить новую политику всей компании или запросить присутствие на мероприятии.

3. Ход обновления. Если организация занимается долгосрочными проектами, они запрашивают у своих сотрудников периодические обновления относительно их прогресса. Памятка — отличный способ узнать о ходе работы, потому что она прямая.

4. Подтверждение. Рекомендуется отправлять подтверждение после обсуждения любого профессионального решения или деловой встречи.Это делается путем отправки записки с подтверждением заинтересованным сторонам.

   Памятка-подтверждение действует как запись общения или планов встречи на тот случай, если любой из сторон потребуется вернуться к деталям.

Пять шагов по форматированию памятки

Независимо от цели заметки форматирование остается неизменным. Ниже приведены пять шагов, как правильно отформатировать заметку:

1. Напишите заголовок. Первый шаг к форматированию заметки — это написание правильного заголовка.Заголовок памятки начинается с обращения к получателям по именам и заголовкам. Ваша информация как отправителя также должна быть четко указана в начале памятки.

2. Введите дату и тему. Поскольку служебная записка служит записью профессионального обмена, важно указывать дату как можно раньше. Также включите прямую строку темы, которая дает читателю краткий обзор информации, которой следует следовать.

3. Введение. Начните напоминание, как если бы вы начинали любое деловое письмо, представив тему, которую вы собираетесь обсуждать, в основных абзацах.Для памятки не обязательно профессиональное приветствие, так что сразу переходите к цели переписки.

4. Напишите тело. Самая важная часть заметки — это ее основная часть, потому что в ней описывается конкретный вопрос, требующий внимания. Подробно описывайте ситуацию или просьбу, но все же сделайте это как можно короче. Обычно текст заметки не превышает одного-двух абзацев.

5. Закройте профессионально. Завершите служебную записку традиционным завершением, указав свое имя и контактные данные или последний призыв к действию.Кроме того, укажите соответствующую контактную информацию, такую ​​как должность, адрес электронной почты и номер телефона. Памятка с просьбой к получателям сделать что-то дает им все ресурсы, необходимые для выполнения задачи.

Советы по написанию деловой памятки

1. Будьте прямолинейны. Памятка просто и напрямую передает информацию внутри компании. Когда вы пишете основную часть заметки, будьте максимально прямолинейны. В отличие от делового письма, которое начинается с любезностей, вы хотите включить только информацию, имеющую отношение к цели памятки.

2. Профессиональное приветствие необязательно. Поскольку служебная записка должна быть более целенаправленным разглашением информации, профессиональное приветствие не требуется. Отправляя массовую памятку каждому члену компании, многие люди предпочтут пропустить этот этап официального письма и начать с введения.

3. Закрытие с помощью подписи может быть более эффективным. Использование подписи в конце памятки необязательно. Иногда закрытие заметки без подписи может быть более эффективным, поскольку придает документу более формальный вид, а не разговорный.

4. Используйте маркированные точки. Один из приемов, который помогает сохранить краткость заметок, — это использование маркеров для четкого представления информации. Хотя маркированные списки обычно не используются в профессиональных письмах, они вполне подходят для деловых заметок.

5. Вычитайте заметку перед ее отправкой. Как профессионал, корректура любого письменного документа должна быть второй натурой. Несмотря на то, что памятка — это краткий и случайный обмен информацией, опечатки и грамматические ошибки по-прежнему отвлекают читателя.

Примеры памяток

Пример № 1 Информационная справка

Кому: Недавним сотрудникам маркетингового отдела Jackpot Brands

От: Скотт Трейнор, менеджер по маркетингу в Jackpot Brands

Тема: Налоговая информация для недавних сотрудников

Здравствуйте,

Эта памятка рассылается десяти недавним сотрудникам маркетингового отдела Jackpot Brands и касается их налоговой информации.

Прежде чем завершить процесс адаптации и предоставить вам право на получение зарплаты, нам необходимо проверить вашу информацию. Ниже прилагается пустая форма W-9. Нам нужна информация: ваше полное имя, адрес и номер социального страхования. Все остальные документы будут завершены в ваш первый день.

Спасибо и еще раз поздравляю с предложением о работе.

С уважением,

Scott Trainer
ScottTrainer @ Jackpot.ком
(853) -684-4648

Пример № 2 Памятка с призывом к действию

Кому: Ким Тейлор, младший административный менеджер, Бруклинский медицинский центр

От кого: Бетани Рейнольдс, директор по персоналу

Тема: Обязательный семинар по сексуальным домогательствам

Это сообщение информирует всех административных руководителей Бруклинского медицинского центра о предстоящем обязательном собрании.

Каждый год сотрудники Бруклинского медицинского центра принимают участие в семинаре, чтобы узнать больше о том, что представляет собой сексуальное домогательство и как с ним справиться в случае неприятного случая, когда оно возникает.Семинар будет охватывать различные темы, такие как словесные сексуальные домогательства и процесс сообщения.

Семинар по сексуальным домогательствам для административного персонала состоится 14 декабря 2020 года в 13:00 в конференц-зале A. Он должен длиться около двух часов с 10-минутным перерывом между лекциями.

Еще раз, явка обязательна.

Пример № 3 Памятка об обновлении хода выполнения

Кому: Всем учителям девятых классов исторического факультета средней школы Джона Грейвса

От: Райан Бойс, администратор по вопросам образования, средняя школа Джона Грейвса

Тема: Успеваемость учащихся девятого класса истории

Всем привет,

Я обращаюсь ко всем учителям девятых классов исторического факультета средней школы Джона Грейвса, чтобы узнать, как они готовятся к экзаменам штата.

Экзамены по истории в масштабе штата сдают учащимся девятых классов ближе к концу каждого учебного года, чтобы оценить их способность удерживать знания. Оценки учащихся отражают успехи нашего учебного заведения. В этом году экзамен по истории штата планируется провести 30 апреля 2021 года в 15:00.

Так как мы прошли примерно половину года, сильные и слабые стороны вашего ученика должны быть очевидны. Я прошу подробно рассказать об успехах вашего класса в этом вопросе.

Спасибо за предоставление обновления. С любыми вопросами обращайтесь к администратору системы образования Райану Бойсу по адресу [email protected].

Пример № 4 Подтверждающая записка

Кому: Тому Карсону, младшему продавцу, Deed’s Technology Company

От кого: Энтони Майклс, региональный менеджер по продажам, Deed’s Technology Company

Тема: Подтверждение запланированной встречи

Это электронное письмо подтверждает запланированную встречу с Томом Карсоном, младшим продавцом в Deed’s Technology Company.

Ваш запрос на официальную встречу для обзора вашей работы и возможности повышения с региональным менеджером по продажам был одобрен. Встреча назначена на понедельник, 21 декабря 2020 года, в 9:30. Он будет проходить в торговом центре Deed, расположенном по адресу: Blake Ave 73, Майами, Флорида, 64828, комната 748.

Проверка эффективности будет проводиться с вашим региональным руководителем Энтони Майклзом. Пожалуйста, приходите вовремя и будьте готовы обсудить детали вашего трудоустройства.

Спасибо.

Никогда не упускайте возможность, которая подходит именно вам.
Начать

Образец писем с выговором за выполнение служебных обязанностей

Вам нужно лучше понять, как используются выговоры на рабочем месте? Они являются полезным инструментом, если они написаны правильно и юридически, и позволяют лучше сообщить сотруднику о проблемах производительности. Менеджеры часто не хотят принимать дисциплинарные меры на работе.Они опасаются, что это повредит их отношениям с сотрудником и потенциально демотивирует человека до такой степени, что его производительность ухудшится еще больше.

Но на самом деле ситуация такова, что если вы думаете о дисциплинарных мерах, это доверие уже подорвано таким образом, что для восстановления доверия потребуются огромные усилия и глубокая приверженность. Вы больше не верите, что сотрудник будет выполнять какой-либо аспект своей работы; сотрудник думает, что вы собираетесь их получить, что подтверждается, когда вы их записываете.

Почему вы используете выговор

Письмо с выговором выдается сотруднику, когда менеджер сотрудника вместе с персоналом отдела кадров видит, что сотрудник не добивается прогресса в улучшении после поощрения с течением времени. Письмо обычно следует за консультациями и инструкциями менеджера, которые тщательно документируются, чтобы гарантировать наличие бумажного следа за возможностью судебного процесса.

Документальный след важен, поскольку он свидетельствует о том, что сотрудника информировали и консультировали на каждом этапе процесса улучшения.Это гарантирует, прежде всего, что сотрудник знал и проинформировал о том, что организация считает его или ее недостатками. Это рекомендуемый первый шаг в процессе улучшения производительности. Никогда не стоит ослеплять сотрудника проблемой производительности, которая впервые доводится до его сведения в письме с выговором.

На заключительных встречах с сотрудником перед объявлением официального выговора часто присутствуют сотрудники отдела кадров, чтобы убедиться, что менеджер эффективно сообщает о проблемах сотруднику.Сотрудник отдела кадров также предоставляет свидетеля, который может свидетельствовать о существовании и содержании совещаний по улучшению.

Цель любых прогрессивных дисциплинарных мер — убедиться, что выговор не ослепит сотрудника. Это должно происходить как логическое и ожидаемое продолжение прогрессивной дисциплины, чтобы помочь сотруднику улучшить свою работу.

Образец письма-выговора

Вы можете использовать этот образец в качестве модели для написания письма, которое требует официального, официального и документально подтвержденного выговора сотруднику.Загрузите шаблон (совместимый с Google Docs и Word Online) или прочтите текстовую версию ниже.

© TheBalance 2018

Образец письма-выговора руководителю

Такой выговор сотруднику выносится руководителю. Игнорирование конфиденциальности сотрудников является серьезным этическим нарушением. К менеджерам предъявляются более высокие стандарты, чем у этого менеджера.

Выговор менеджеру — редкость. Работодатели обычно отстраняют менеджера, нарушающего стандарты производительности, от его или ее руководящей роли до того, как потребуется дисциплинарное взыскание.

1. Выговор (текстовая версия)

Кому:
Откуда:

Дата:

Re: Выговор

Это официальный письменный выговор за то, что вы не выполняете свои должностные обязанности должным образом, чтобы сохранить полученные вами конфиденциальные знания о подчиненных вам сотрудниках. Раскрытие информации, которой сотрудник конфиденциально поделился с вами, другим сотрудникам является нарушением права сотрудника на конфиденциальность.

Это также нарушение вашей ожидаемой и возложенной на вас управленческой роли. Фактически, даже если сотрудник не указал, что информация, которой он поделился с вами, является конфиденциальной, обсуждение бизнеса сотрудника с другим сотрудником при любых обстоятельствах является невыполнением с вашей стороны ожидаемой управленческой роли. Серьезность ваших действий оправдывает дисциплинарные взыскания, которые могут привести к увольнению.

Вы получили устную консультацию в связи с ранее совершенным правонарушением, когда вы раскрыли конфиденциальную информацию, доверенную вам сотрудником.Этим письмом с выговором я напоминаю вам о критической важности защиты конфиденциальной информации, необходимой для вашей должности.

Я также напоминаю вам о критической важности, которую требует ваше надежное и здравое суждение в качестве сотрудника, на которого возложены управленческие обязанности. В связи с вашим положением в будущем потребуются дополнительные усилия при выполнении ваших обязанностей.

Еще одно нарушение нашей уверенности в вашей способности выполнять любую из ваших ожидаемых управленческих ролей приведет к дополнительным дисциплинарным мерам, вплоть до возможности увольнения.

Копия выговора будет помещена в ваше личное личное дело.

Подпись:
Имя руководителя:
Дата:
Подтверждение получения:

Подтверждаю получение данного письменного выговора. Мое подтверждение не обязательно означает мое согласие с его содержанием. Я понимаю, что копия этого выговора будет помещена в мое официальное личное дело и что я имею право подготовить письменный ответ, который будет приложен к оригиналу выговора.

Подпись:
Имя сотрудника:
Дата:

Расширять

Сотрудникам, которые упорствуют в поведении, которое заставляет их терпеть неудачу на работе, в конечном итоге необходимо официально услышать о проблемах. К тому времени, когда руководитель достигает точки необходимости написать официальное письмо с выговором, он или она, вероятно, потратят несколько часов на обучение и консультации, чтобы помочь сотруднику улучшить его или ее работу.

Создание бумажного следа, которое может привести к увольнению, является разумным для работодателя.Это также удерживает сотрудника от удивления, когда его или ее работа заканчивается. Всегда лучше четко изложить проблемы, потенциальные результаты и необходимое повышение производительности в письменной форме.

2. Выговор (текстовая версия)

Кому:
Откуда:

Дата:

Re: Выговор

Это письмо является официальным выговором за вашу работу. Ваша работа, несмотря на поддержку и регулярные наставления и предложения вашего руководителя, не улучшается.

Мы также предоставили вам обучение на рабочем месте у трех наших самых опытных сотрудников, но вы продемонстрировали, что не учитесь работе. Ваша работа была оценена как неудовлетворительная каждым из назначенных тренеров / наставников сотрудников.

Ваша производительность остается на 30% ниже, чем у ваших средних коллег. Итак, ваша скорость, последовательность и надежность являются проблемой, когда мы пытаемся выполнить заказы клиентов. Мы не можем рассчитывать на то, что вы внесете свой вклад.

У вас есть примерно две недели, хотя, если мы не увидим раннего прогресса, вы не получите полных двух недель, чтобы продемонстрировать, что вы можете учиться и выполнять эту работу.Если вы не продемонстрируете немедленного прогресса, мы уволим вас.

Мы поместим копию этого официального письменного выговора в ваше личное дело в отделе кадров.

Пожалуйста, отнеситесь к этому совету серьезно, поскольку мы всегда стремимся к успеху сотрудников.

Подпись:
Имя руководителя:
Дата:

Подтверждение получения:

Подтверждаю, что получил письменный выговор. Мое признание не означает, что я согласен с его содержанием.Я понимаю, что вы поместите копию этого выговора в мое личное личное дело. Я также подтверждаю, что имею право подготовить письменный ответ, который вы приложите к оригиналу письма с выговором.

Подпись:
Имя сотрудника:
Дата:

Расширять

Еще образцы писем с выговором

• Образец письменного выговора: явка

Обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и является достоверной, не гарантирует ее точность и законность.Сайт читают люди со всего мира, а законы и правила в области занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Обратитесь за юридической помощью или за помощью в государственные, федеральные или международные правительственные ресурсы, чтобы убедиться, что ваше юридическое толкование и решения верны для вашего местоположения. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.

Как написать эффективную деловую записку

Полезные подсказки:

Подумайте о своих читателях и их потребностях.

Будьте конкретны при изложении своих соображений.

Сделайте тему своей темы короткой и информативной.

Используйте маркеры или числа для уточнения пунктов или списков.

Охватите только одну тему.

Записки должны быть короткими и лаконичными; постарайтесь сохранить их на одной странице.

Для краткости, так называемые меморандумы, меморандумы обычно используются в организации для передачи различных идей, от новой политики в отношении больничных листов до кратких отчетов и предложений.Среди их многочисленных применений памятки подтверждают беседы, делятся идеями, инструктируют сотрудников и сообщают политику. Поскольку записки либо запрашивают, либо содержат важную информацию, они должны быть тщательно и кратко написаны, чтобы сообщение было ясным и точным. Плохо составленная памятка может запутать читателей, оскорбить сотрудников и привести к потере времени.

Как ни удивительно, несмотря на популярность электронной почты и телеконференций, эффективное написание заметок остается важным навыком при межофисной коммуникации.Заметки можно доставлять по электронной почте, но они должны соответствовать тем же профессиональным стандартам и стандартам форматирования, что и напечатанные на бумаге.

Обычно записки короткие и посвящены одной теме. Если вам нужно охватить две темы, подумайте о написании двух отдельных записок.

Вот основные шаги, которые нужно предпринять при написании деловой заметки:

1. Запишите список вопросов, которые вы хотите затронуть в письме.

2. Напишите первый черновик.

3. Корректура, проверка орфографических и грамматических ошибок. Не полагайтесь исключительно на программу проверки орфографии на вашем компьютере. Компьютеры не понимают контекста и никогда не узнают, имели ли вы в виду «ваш» вместо «вас» или «вы».

Написать памятку несложно и не займет много времени. Просто помните, что служебная записка оформляется в письменном виде, а это означает, что она постоянно документируется. Ваша памятка представляет вас и вашу компанию; любые вопиющие ошибки могут выставить вас в негативном свете среди ваших сверстников и подчиненных.

E Создание тона вашей заметки

В зависимости от типа памятки и того, кто ваши читатели, разные памятки должны быть написаны разным тоном. Например, если ваша записка объявляет о праздничной вечеринке компании, она должна иметь веселый и праздничный тон, а не серьезный и формальный.

Пример:

Изменение: было решено, что ежегодный праздник будет в пятницу, 16 декабря.Он начнется в 18:00. и заканчиваются ровно в 21:00.

To: Готовы к веселью и праздникам? Праздник у нас будет в пятницу, 16 декабря, с 18:00 до 21:00. Будет музыка, закуски, напитки и даже секретный обмен подарками Санты! Надеемся всех там увидеть. Счастливых праздников!

С другой стороны, если вы обращаетесь с просьбой о продлении крайнего срока от начальника, вы должны использовать профессиональный и формальный тон. Тем не менее, формальный — не значит скучный, болтливый или громкие слова из тезауруса.Когда вы так пишете, вы выглядите скучно и неаккуратно.

Пример:

Изменение: Из отсутствия прогресса в сборе числовых данных за второй квартал видно, что нам потребуется дополнительное время, чтобы завершить задание.

Кому: Из-за закрытия двухнедельного офиса в Шанхае мы не смогли собрать все данные за второй квартал. Теперь, когда офис в Шанхае вновь открылся, нам потребуется еще две недели, чтобы получить окончательные цифры и завершить проект.

Открытие памятки

Обычно памятка должна начинаться с того, что вы указываете точную цель ее написания. Это может начаться с краткого изложения проблемы, но следует осветить суть проблемы.

Примеры:

1. Офис будет открыт на следующий день после Рождества.

2. В связи с повреждением нижнего этажа здания в результате пожара все сотрудники с офисами на первом этаже временно будут использовать компьютеры в учебном зале для выполнения своей работы.

Исключения из того, что ставить основную идею на первое место:

· вы сообщаете плохие новости.

· когда читатели будут настроены скептически.

· когда вы не согласны с начальством.

В вышеупомянутых случаях вам будет выгодно использовать более убедительную тактику, сначала указав проблему, а затем представив пункты, поддерживающие вашу рекомендацию. Если все сделано правильно, этот метод может привести читателей к желаемому выводу, прежде чем вы даже скажете им, что это такое.

Сделайте памятку удобной для чтения

Длинные блоки текста плохо читаются и непривлекательны для просмотра. Часто рекомендуется использовать короткие абзацы, заголовки и списки, чтобы разбить текст и изложить свое сообщение в логическом формате.

Короткие абзацы: Постарайтесь ограничить каждый абзац одной идеей. Если идея, состоящая из одного абзаца, кажется слишком длинной, посмотрите, можете ли вы уточнить свою точку зрения, или попробуйте создать два абзаца, каждый из которых передает отдельную часть мысли.

Заголовки: В длинных записках заголовки — отличный способ разделить материал на управляемые сегменты. Они не только привлекают внимание к основным темам, но и информируют читателя о смене темы.

Списки: Использование списков для выделения критических моментов намного убедительнее, чем потерянный текст в длинном абзаце. Только не переусердствуйте с маркированными или пронумерованными пунктами. Записку, полную списков, трудно понять, потому что читателям нужно соединять моменты самостоятельно, а не руководствоваться текстом.

Окончание служебной записки

Обычно записки не требуют заключения, кроме необязательного «Свяжитесь со мной, если у вас есть вопросы» или чего-то подобного. Записки — это не письма, и от автора не требуется заключительная подпись. Чтобы обозначить, что вы написали и одобрили записку, писатель должен написать свои инициалы рядом с именем в строке «От» заголовка.

Части деловой заметки:

1.Дата

2. К

3. Из

4. Субъект

5. Кузов

Вот пример типичной деловой записки:

Школа танцев лихих

МЕМОРАНДУМ

ДАТА: 23 мая, 20-

г.

К: Рекламный отдел

ОТ: Мэнди Джойн

ТЕМА: Маркетинговые идеи на третий и четвертый кварталы

____________________________________________________

После нашей встречи во вторник у нас была возможность рассмотреть ваши маркетинговые предложения на третий и четвертый кварталы, и мы хотели бы немедленно перейти к серии рекламных объявлений «Снова в школу».

Основные моменты, которые мы хотели бы затронуть в каждой рекламе «Снова в школу»:

· Скидка 20% для всех участников класса в августе и сентябре.

· Бесплатная футболка Dashing Dance School для всех начинающих танцоров.

· Новые классы «Хип-хоп движения» и «Техно-фанк» начинаются 15 сентября и поставлены Джонни Джеймсом из телешоу «Dancing Shoes Kickoff».

· Внешкольные занятия начинаются в 15:00. и 3:30 р.м.

Мы все еще рассматриваем другие маркетинговые идеи, которые вы представили, но хотели бы дать вам добро на эту. Спасибо за вашу тяжелую работу, и мы примем решение по оставшимся идеям в течение недели или двух.

частей памятки // Лаборатория письма Purdue

Части памятной записки

Резюме:

Этот раздаточный материал поможет вам решить ваши проблемы с написанием заметок, обсуждая, что такое памятка, описывая части памятки, а также предоставляя примеры и объяснения, которые сделают ваши памятки более эффективными.

Стандартные записки разделены на сегменты, чтобы упорядочить информацию и помочь в достижении цели автора.

Сегмент заголовка

Сегмент заголовка имеет следующий общий формат:

TO: (имена и должности читателей)

ОТ: (ваше имя и должность)

ДАТА: (полная и текущая дата)

ТЕМА: (о чем записка, выделено каким-то образом)

Убедитесь, что вы обращаетесь к читателю по его или ее правильному имени и должности.Вы можете позвонить президенту компании «Макси» на поле для гольфа или в неформальной записке, но «Рита Максвелл, президент» больше подходит для официальной записки. Будьте конкретны и лаконичны в теме письма. Например, тема «Одежда» может означать что угодно, от обновления дресс-кода до производственной проблемы. Вместо этого используйте что-то вроде «Продвижение осенней одежды».

Открытие сегмента

Цель памятки обычно указывается в первом абзаце и включает: цель памятки, контекст и проблему, а также конкретное задание или задачу.Прежде чем побаловать читателя подробностями и контекстом, дайте ему краткий обзор того, о чем будет написана памятка. Выбор того, насколько конкретным будет ваше представление, зависит от стиля вашего плана памяток. Чем четче план памятки, тем более подробным должно быть введение. Включение цели памятки поможет прояснить причину, по которой аудитории следует прочитать этот документ. Введение должно быть кратким: примерно размером с короткий абзац.

Контекст

Контекст — это событие, обстоятельства или предыстория проблемы, которую вы решаете.Вы можете использовать абзац или несколько предложений, чтобы установить предысторию и изложить проблему. Часто бывает достаточно использовать начало предложения, чтобы полностью объяснить контекст, например,

«Посредством маркетинговых исследований и анализа …»

Включите только то, что нужно вашему читателю, но убедитесь, что оно ясно.

Сегмент задачи

Важной частью памятки является постановка задачи, в которой вы должны описать, что вы делаете, чтобы помочь решить проблему. Если действие было запрошено, ваша задача может быть обозначена предложением, начинающимся как,

«Вы просили, чтобы я посмотрел…. «

Если вы хотите объяснить свои намерения, вы можете сказать:

«Чтобы определить лучший метод продвижения новой осенней линии, я…»

Включите столько информации, сколько необходимо лицам, принимающим решения в контексте, но убедитесь, что существует реальная проблема. Не стоит останавливаться на пустяках. Если вам сложно выразить задачу словами, подумайте, прояснили ли вы ситуацию. Возможно, вам придется больше спланировать, прежде чем вы будете готовы написать заметку.Убедитесь, что ваш прогноз с изложением цели разделяет вашу тему на самые важные темы, которые нужны лицу, принимающему решение.

Сводный сегмент

Если ваша заметка длиннее страницы, вы можете включить отдельный сегмент сводки. Однако этот раздел не нужен для коротких заметок и не должен занимать много места. Этот сегмент содержит краткое изложение основных рекомендаций, которые вы сделали. Это поможет вашему читателю сразу понять ключевые моменты памятки.Этот сегмент может также включать ссылки на методы и источники, которые вы использовали в своем исследовании.

Сегменты обсуждения

Сегменты обсуждения — это самые длинные части памятки, в которые вы включаете все детали, подтверждающие ваши идеи. Начните с самой важной информации. Это может означать, что вы начнете с основных выводов или рекомендаций. Начните с самой общей информации и переходите к конкретным или подтверждающим фактам. (Обязательно используйте тот же формат при включении деталей: от самого сильного до самого слабого.) Сегменты обсуждения включают поддерживающие идеи, факты и исследования, которые подтверждают ваши аргументы в памятке. Включите сильные стороны и доказательства, чтобы убедить читателя следовать вашим рекомендуемым действиям. Если этот раздел неадекватен, памятка не будет столь эффективной, как могла бы.

Заключительный сегмент

После того, как читатель усвоит всю вашу информацию, вы хотите закончить учтивым финалом, в котором указывается, какое действие вы хотите, чтобы ваш читатель предпринял. Убедитесь, что вы обдумываете, какую пользу читатель получит от желаемых действий и как вы можете упростить эти действия.Например, вы можете сказать

«Я буду рад обсудить с вами эту рекомендацию во время нашей поездки в спа-салон во вторник и довести до конца все ваши решения».

Необходимые вложения

Обязательно задокументируйте свои выводы или при необходимости предоставьте подробную информацию.