Как правильно написать докладную на работника образец: Образцы докладной записки. Докладная записка на сотрудника

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте — образец 2021

Зачем нужна записка о прогуле

Прогул — серьезное нарушение трудовой дисциплины, являющееся основанием для увольнения. В соответствии со ст. 81 ТК РФ, отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин в течение всего трудового дня либо более четырех часов подряд в течение трудового дня является причиной, по которой работодатель вправе расторгнуть с сотрудником трудовой договор.

Этот поступок нельзя оставить без внимания. Недобросовестного подчиненного, не явившегося на работу без уважительной причины, привлекают к ответственности. Но сначала составляется служебка об отсутствии работника на рабочем месте, и готовит ее начальник отдела на имя вышестоящего руководителя. Сообщить работодателю о прогуле коллеги вправе любой сотрудник по собственному желанию.

С помощью докладной записки не только сообщают о нарушении трудовой дисциплины работником, но и выражают недовольство тем, как он относится к выполнению своих трудовых обязанностей.

Потому составителю документа надо понимать, как написать докладную на сотрудника за невыход на работу, чтобы его позицию приняли к сведению и отреагировали на инцидент.

Правила составления

Поскольку нет утвержденных правил, как пишется докладная записка на сотрудника за прогулы, учтите следующие обязательные пункты:

• в шапке указывается наименование организации, в которой трудится человек;
• Ф.И.О. работодателя;
• ниже указывается Ф.И.О. и должность автора;
• указывается название документа — «Докладная»;
• далее описывается ситуация. Обязательно надо указать должность и Ф.И.О. коллеги, не явившегося на рабочее место, продолжительность его отсутствия на работе, последствия этого. В документе следует обратиться к руководителю с просьбой рассмотреть инцидент и принять меры в связи с прогулом;
• в конце указывается Ф.И.О. составителя, его должность и дата.

Мы подготовили образец служебной записки об отсутствии работника на рабочем месте, который легко взять за основу. Но обратите внимание, возможно, в вашей организации введен специальный бланк для такого случая.

В случае невыхода на работу составляется не только служебная записка о прогуле без уважительной причины, но и акт об отсутствии на рабочем месте. Эти документы направляются на рассмотрение руководителю.

После возвращения сотрудника на работу он обязан изложить причину отсутствия в объяснительной и передать ее руководителю. Ее тоже примут и учтут при разбирательстве.

После изучения позиций всех сторон руководство примет решение о дальнейших действиях. Если решат уволить нарушителя дисциплины, такое решение оформляют соответствующим приказом.

Как писать докладную записку на сотрудника образец. Докладная записка образец

В статье рассказывается, как составить и оформить докладную записку, а также приводятся универсальные шаблоны записок.

Из статьи вы узнаете:

Для чего нужна докладная записка

Руководитель не всегда может лично зафиксировать происшествие или нарушение работником трудовой дисциплины.

Как правило, о такой ситуации ему докладывают сотрудники, которые присутствовали при происшествии, или коллеги нарушителя. В некоторых компаниях обязанность сообщать об инцидентах и нарушениях правил работодатели закрепляют в локальных актах.

Многие специалисты, особенно работающие на государственных предприятиях, считают докладные формальностью, отголоском бюрократии, отнимающим время и место. Тем не менее, это распространенное мнение во многом ошибочно. В некоторых случаях соблюдение подобных формальностей может защитить сотрудника от несправедливости со стороны работодателя, помочь подстраховаться от возможных неприятностей. Как показывает практика, устные просьбы не всегда воспринимаются всерьез и быстро забываются. Официальное обращение подтверждает сам факт взаимоотношений. Оно регистрируется как исходящий документ, поэтому менее вероятно, что оно потеряется. Кроме того, такой подход свидетельствует о серьезности намерений работника, его ответственном отношении к работе.

Для чего нужен документ

Если ситуация требует конкретных решений, например, привлечь нарушителя к дисциплинарной ответственности, устного сообщения недостаточно. Сотрудник обязан доложить о произошедшем в письменном виде. Для этого используют докладную

записку . Работники пишут ее как по своему желанию, так и по требованию. Адресуют документ руководителю подразделения или организации.

Унифицированных форм записок нет. Поэтому организация может разработать собственный шаблон и включить в него реквизиты по рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003.

Кто составляет

С позиции отдела кадров, докладные делятся на входящие и исходящие. В первом случае их составляют сотрудники других отделов, а во втором – записки оформляет сам кадровик. Так, работники отдела кадров могут проинформировать генерального директора о нарушении линейными руководителями установленных правил, например, о несвоевременной сдаче табелей учета рабочего времени. Однако чаще в отдел кадров попадают докладные линейных руководителей. Они сообщают, что сотрудники не соблюдают дисциплину, и требуют принять меры, например, отстранить от работы, вынести дисциплинарное взыскание.

Что нужно писать

Как правильно оформить докладную записку

Составляют записки на обычном листе бумаги формата А4. Обязательно оставляют поля – не менее 10 мм по правому краю и не менее 20 мм – по прочим сторонам (п. 4.1 ГОСТ Р 6.30-2003). Это важно, так как документ потом нужно подшить в дело для хранения. Если документ займет более одной страницы, их нумеруют. Номер страницы указывают сверху посередине верхнего поля (п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003). Допустимо писать документ от руки, но чаще используют печатную форму.

После того как составили или получили докладную, зарегистрируйте ее в журнале учета внутренней документации. Он может быть как в бумажном, так и в электронном виде. Укажите дату, когда документ поступил или когда его отправили, а также регистрационный номер. В инструкции по делопроизводству работодатель определяет, где присваивать регистрационный номер документа: по месту, где документ составили или где получили. Как правило, чтобы присвоить номер, используют хронологический порядок составления документации, буквенное обозначение структурного подразделения.

об опоздании работника, отсутствии его на рабочем месте вместе с актом, объяснениями сотрудника и пояснениями коллег служит основанием для дисциплинарного взыскания, в том числе и увольнения, поэтому должна быть составлена корректно. Чтобы работники меньше допускали ошибок в докладных, разработайте и утвердите шаблон, который они смогут использовать в дальнейшем.

Оформляйте докладные записки по правилам ГОСТа

Документ должен иметь в правом верхнем углу шапку (п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Здесь нужно указать наименование адресата и составителя. Также при необходимости можно вписать наименование структурного подразделения, чтобы руководитель смог идентифицировать, откуда поступил документ. Ниже по центру нужно указать наименование вида документа (п. 3.10 ГОСТ Р 6.30-2003). Под наименованием укажите место, где составили документ, дату и регистрационный номер (п. 3.11, 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003). Ниже впишите заголовок, который отражает краткое содержание документа.

ГОСТ допускает их расположение как по центру, так и по левому краю документа. Далее идет текст документа и приложения (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003). Внизу обязательно должна стоять подпись (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).

Полезные советы, как составить докладную записку, можно найти в статье «Что вы тут понаписали». Используйте наши шаблоны для идеальных докладных и служебок

Чем отличается служебная записка от докладной

Служебная записка по назначению близка к докладной, но имеет исключительно внутренний характер.

Для чего нужен документ

Составляют записки на обычном листе бумаги формата А4. После того как составили или получили докладную, зарегистрируйте ее в журнале учета внутренней документации. об опоздании работника, отсутствии его на рабочем месте вместе с актом, объяснениями сотрудника и пояснениями коллег служит основанием для дисциплинарного взыскания, в том числе и увольнения, поэтому должна быть составлена корректно.

Служебная записка помогает решать хозяйственные, организационные и прочие внутренние вопросы, но в отличие от докладной обеспечивает взаимодействие в компании в двух направлениях: информация идет снизу вверх от работников к руководству или между подразделениями.

Докладная записка является нормативным служебным документом. Она относится к организационно-справочной документации, применяемой для осуществления управленческих функций на предприятии. Докладная записка используется наряду с другими информационными записками, но в отличие от них её структурное оформление строго регламентировано трудовым законодательством.

Общие понятия

Основной целью составления докладной записки является информирование о ситуации и происшествиях в организации, о случаях нарушения трудовой дисциплины или невыполнении сотрудниками своих обязанностей. Она может быть направлена руководителю структурного подразделения, всей компании или вышестоящей организации. Докладная записка составляется таким образом, что побуждает к действиям по устранению создавшегося положения.

Разница между докладной, служебной и объяснительной записками

Докладной записке присвоен код ОКУД 0286041. То есть, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации, она входит в перечень нормативных документов, структура и оформление которых определены законом.

Служебная записка составляется в произвольном виде, и её форма никаким кодом ОКУД не предусматривается. Она обычно пишется сотрудником организации по своей личной инициативе и касается информации, распространяемой «по горизонтали», между персоналом одного уровня, а не «по вертикали», как докладная записка.

Для объяснительной записки тоже предусмотрен код ОКУД, и, так же как и докладная записка, она даёт информацию «по вертикали», то есть от подчинённого к начальнику. Но она пишется исключительно по указанию или просьбе руководителя. Содержание ограничивается только разъяснением обстоятельств, связанных с дисциплинарными нарушениями.

Классификация докладных записок

В зависимости от способа классификации докладные записки можно разделить на виды. Если за основу взять инициатора оформления, то можно выделить:

• докладные записки, оформленные по указанию или требованию руководства;
• докладные, составленные по личной инициативе подателя документа.

Если в качестве принципа принять содержание, то выделяются информационные и отчётные докладные записки.

Важным является разделение докладных записок на основании их адресации на внешние и внутренние документы.

Структура докладных записок

Построение докладной записки в первую очередь определяется тем, является ли она документом для внутреннего пользования (внутренней докладной запиской) или передаётся в вышестоящую организацию (внешняя докладная записка).

Основные требования предъявляются к содержанию документа. Текст делится на две части. Первая часть содержит информацию, послужившую причиной написания документа, и анализ возникшей ситуации. Во второй части составитель записки должен указать свои выводы и предложения по оптимизации произошедших событий.

Внешние докладные записки

Внешние докладные записки составляются для руководства вышестоящей организации на официальном бланке той нижестоящей организации, где они оформляются.

К документу предъявляются жёсткие требования по структурному плану. Регламентируемыми пунктами записки являются:

• полное название предприятия, направляющего документ;
• реквизиты предприятия: юридический адрес, телефоны, электронный адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;
• полное название должности руководителя внешней организации, куда направляется докладная записка;
• инициалы и фамилия руководителя;
• название документа, раскрывающее его основное содержание;
• текст;
• должность руководителя предприятия, направляющего докладную записку, его Ф. И. О. и подпись;
• фамилия исполнителя и его телефон;
• дата составления документа.

Внешняя докладная записка оформляется в случае её направления в вышестоящую или материнскую организацию

Внутренние докладные записки

Внутренние докладные записки подготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5. Структура такого документа менее строгая, чем для внешнего пользования, но здесь обязательно должны присутствовать следующие элементы:

• должность руководителя, на рассмотрение которого направляется документ, его инициалы и фамилия;
• название записки, раскрывающее её суть;
• текст;
• должность работника, оформляющего записку, с локализацией производственного участка, цеха или отдела, его инициалы и фамилия;
• подпись служащего;
• дата.

Внутренняя докладная записка составляется для подачи руководству своего предприятия

Правила составления, подачи и архивации докладных записок

В деловой жизни наиболее часто встречаются следующие основания:

1. Нарушение трудовой дисциплины.
2. Премирование или отказ от выдачи премии.
3. Невыполнение или ненадлежащее выполнение сотрудником своих служебных обязанностей.
4. Антисоциальное поведение работника.
5. Хищение и нанесение вреда имуществу.

Для каждого из этих типичных случаев существует свой распространённый на практике шаблон, облегчающий составление документа.

Подача и регистрация докладных записок

Регистрация внешних докладных записок происходит так же, как и всех исходящих документов в виде писем или справок.

Регистрация внутренних докладных записок производится в Журнале регистрации служебных (докладных) записок и поощрений, составляемом в табличной форме. Никаких особых требований по ведению или не ведению такого журнала в трудовом законодательстве РФ не существует. Однако на средних и крупных предприятиях, а также в государственных организациях они обычно создаются с целью накопления информации по поощрению работников. Согласно ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов», время хранения такого журнала составляет 75 лет.

В него вносятся:

• порядковый номер записки;
• должность и фамилия ведущего журнал работника;
• тезисное содержание документа.

Обычно такой журнал ведётся работником отдела кадров.

Докладная записка после своей регистрации попадает к руководителю для рассмотрения и организационных выводов. В результате рассмотрения документа руководитель принимает решение. Оно фиксируется в виде резолюции, написанной на самой докладной записке между адресом и текстом, или оформляется в виде отдельного документа, прилагаемого к записке. Следует заметить, что писать резолюцию на полях страницы неправильно.

Резолюция начальника является основанием для выполнения написанного в ней решения.

Типы докладных записок

Наиболее часто употребляется докладная записка о нарушении трудовой дисциплины. Автор такой записки информирует своих вышестоящих руководителей о произошедшем трудовом нарушении: прогуле, опоздании или неявке на работу, употреблении спиртных напитков и прочих проступках. Одновременно с фактическим материалом в докладной записке должно быть предложение о мерах по пресечению подобных случаев, о наложении взыскания на виновных в их совершении.
В докладной записке укакзываются все детальные обстоятельтва совершения дисциплинарного проступка

Близка по содержанию к докладной записке о дисциплинарном нарушении записка о невыполнении работником своих служебных обязанностей. Она составляется, когда сотрудник не должным образом соблюдает свои обязанности и в результате этого фирма терпит убытки. В качестве дополнения к докладной записке можно приложить, например, образцы неправильно составленных сотрудником документов или результаты видеонаблюдения за его рабочим местом. Определённой спецификой такого рода докладной является необходимость её согласования с непосредственным руководителем проштрафившегося работника.
К докладной записке желательно добавить документы, свидетельствующие о невыполнении работником своих служебных обязанностей

Довольно распространённым поводом написания докладной записки является неуместное или антисоциальное поведение работника, выражающееся в его грубости, хамстве, игнорировании просьб клиентов и тому подобном.

Написание такой записки обычно является более сложным делом, чем докладной о дисциплинарном нарушении. Здесь необходимо не только отразить факт самого некорректного поведения, но и обрисовать саму личность нарушителя.

Для избежания обвинения в предвзятости или голословности автору докладной записки необходимо иметь свидетелей некорректного поведения сотрудника

Наиболее сложным поводом написания докладной записки являются факты кражи или умышленной порчи имущества. Такие случаи должны быть тщательно задокументированы. И первоначальным документом установления факта кражи нередко является докладная записка. При этом не так важна форма изложения, как точная передача всех обстоятельств. Такую записку необходимо зарегистрировать в журнале входящей документации, так как именно дата, поставленная на входящем документе, считается официальной датой извещения начальства о произошедшей краже или злостной порче имущества.
К докладной записке необходимо приложить Акт о порче имущества, подписанный комиссией в составе не менее трёх человек

Извещение работника о поступившей на него докладной записке и возникающая при этом ответственность

После поступления записки, в которой приводятся факты нарушения трудовой дисциплины, кражи или другого проступка, следует, в зависимости от обстоятельств, служебное или даже судебное разбирательство. Однако сама записка представляет собой всего лишь сообщение, приводящее факты, а не обвинительный приговор. В Трудовом кодексе РФ отсутствуют указания о необходимости ознакомления работника с содержанием докладной записки.

Докладная часто составляется в случае, если начальнику отдела нужно доложить вышестоящему руководству о прогуле работника. В этой статье мы расскажем вам, как составляется докладная записка о прогуле работника. Образец смотрите ниже.

Для чего она необходима?

Прогул считается серьезным нарушением трудовой дисциплины, являющимся основанием для увольнения. Согласно , отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня, а также отсутствие на рабочем месте более четырех часов подряд в течение рабочего дня — является причиной, по которой работодатель имеет полное право .

Этот поступок работника нельзя оставить без внимания. Недобросовестный сотрудник, не явившийся на рабочее место без уважительной причины, должен понести ответственность за такое поведение. Сообщить работодателю о прогуле работника может непосредственный руководитель с помощью официального документа.

Докладная о прогуле работника (образец смотрите ниже) может составляться как по указанию работодателя, так и по собственному желанию сотрудников. С ее помощью можно сообщить о нарушении трудовой дисциплины работником, выразить недовольство тем, как он относится к выполнению своих трудовых обязанностей а также изложить свою точку зрения на ситуацию. Поэтому составителю документа важно правильно сформулировать свою позицию и привести доводы в ее пользу.

Готовый документ передается работодателю.

Правила составления докладной о прогуле

В случае невыхода на работу составляется записка, а также акт об отсутствии на рабочем месте. Эти документы направляются на рассмотрение руководителю. После их рассмотрения он будет принимать решение о дальнейших действиях. Если будет принято решение об увольнении, оно будет оформлено соответствующим .

После возвращения сотрудника на работу, он будет изложить причину своего отсутствия в объяснительной и передать ее руководителю.

Докладная за прогул (образец смотрите здесь) состоит из следующих пунктов:

в шапке указывается наименование организации, в которой работает сотрудник;

ФИО работодателя;

указывается название документа — докладная.

далее пишется формулировка, содержащая в себе описание ситуации. Обязательно нужно указать должность и ФИО сотрудника, не явившегося на рабочее место, а также период его отсутствия на работе. В документе следует обратиться к руководителю с просьбой рассмотреть инцидент и принять меры;

ниже указывается ФИО человека, написавшего докладную, его должность и дата.

В организациях для обеспечения дисциплины сотрудников и повышения производительности труда принято излагать имеющие отношение к рабочим процессам факты, предложения, жалобы в письменном виде.

Одним из наиболее распространенных документов является докладная записка на сотрудника. О том, зачем и как писать данный документ, и пойдет речь в нашей статье.

Что это за документ, цели его написания и виды

Докладная записка представляет собой письменный документ, составленный в установленной форме, излагающий факты или информацию по конкретному вопросу. Целью его написания является побуждение руководителя или вышестоящего по должности лица принять решение по изложенному вопросу.

Записка бывает нескольких видов. В зависимости от содержания она может быть:

• информативного характера;
• инициативного характера;
• отчетного характера.

Информативный характер выражается в изложении фактов касаемых, например, завершения поручения, поставленных задач, работ или о ходе их осуществления конкретным сотрудником или рабочей группой.

Инициативный характер выражается в изложении автором предложений или рекомендаций в отношении работника и его трудовой деятельности. В основном, это сообщение о нарушении дисциплины конкретным лицом: о хамском поведении, опоздании, нахождении на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения и т. д.

Отчетная докладная своей целью имеет донесение до начальника сведений об окончании выполнения поручения конкретным лицом или рабочей группой.

Служебная записка также может быть двух видов в зависимости от предполагаемых последствий за совершение или не совершение действий, касаемых дисциплины или трудовых обязанностей конкретного человека:

• с вынесением предложения на поощрение;
• с вынесение предложения о взыскании (дисциплинарном или материальном).

В зависимости от того, кому она адресуется, она может быть внутренней (в пределах организации или структурного подразделения) или внешней (за пределы предприятия, в вышестоящую структуру). Инициатором написания могут быть как сами работники любой из структур компании, так и ее руководитель.

Особенность документа в том, что он направляется строго в порядке прямого подчинения от нижестоящего должностного лица к вышестоящему.

Основания

Основаниями для составления документа могут послужить следующие факты:

• ухудшение производственных процессов по вине сотрудника или группы лиц;
• улучшение производственных процессов благодаря особой работе и достижениям работника или группы лиц;
• поддержание контакта между руководителем предприятия и ответственными за выполнение конкретного поручения лицами;
• изложение точки зрения при возникновении разногласий между сотрудниками по вопросам, касаемых непосредственно рабочего процесса;
• выражение несогласия с решением, принятым вышестоящим лицом в структурном подразделении или непосредственно в организации.

Форма и структура документа

Докладная записка – это официальный документ, излагаемый на бумаге формата А4 или на бланке в зависимости от ее вида. В полном варианте она должна состоять из следующих частей: причины и события ее написания, анализ ситуации, выводы и предложения решения возникшей проблемы. В некоторых случаях вторая часть может отсутствовать: в таком случае сразу за изложением фактов или событием следуют конкретные предложения по принятию мер в сложившихся обстоятельствах.

С юридической точки оформления записка должна содержать определенные реквизиты. В случае, если она внутренняя, это:

• наименование структурного подразделения, в котором работает инициатор докладной;
• наименование документа;
• дата написания;
• адресат с указанием должности и ФИО;
• непосредственно текст с заголовком;
• подпись и полная расшифровка подписи.

В случае, если она внешняя, к реквизитам добавляются:

• наименование организации, в которую она направляется;
• исходящий регистрационный номер;
• город составления и место составления (организация и структура).

Заголовок в докладной обязателен. Из него должно быть понятно, о чем пойдет речь. Так, это может быть:

• «О невыходе на работу»;
• «Об опоздании»;
• «О хамстве на рабочем месте»;
• «О ходе проведения работ»;
• «О повышении производительности труда»;
• «О премировании» и т. д.

Внутренняя записка может быть оформлена в более свободной форме. Внешняя же должна быть оформлена на бланке установленного образца.

Если документ составляется рядовым сотрудником структурного подразделения, то перед поступлением на рассмотрение непосредственно к руководителю предприятия ее визирует (подписывает) начальник этого структурного подразделения или отдела. Если он предназначен непосредственно начальнику структурного подразделения или отдела, то подпись ставит ее составитель.

Докладная оформляется, как правило, машинописным способом. Однако внутренняя записка может быть написана от руки с соблюдением установленных норм и требований.

Если она не помещается на одном листе, то каждый последующий лист нумеруется согласно существующим правилам нумерации: в верхней правой части арабскими цифрами. Если она имеет приложения, они перечисляются согласно правилам оформления деловой документации с приложением копий.

Виды и формы записок одинаковы для предприятий и организаций любых форм собственности, государственных или частных, и любых видов деятельности. Документ, составленный с нарушениями, не имеет юридической силы и не является основанием для принятия руководителем предприятия или начальником структурного подразделения мер для решения изложенной проблемы или вопроса.

Рекомендуем также

пример, как писать докладную на сотрудника в 2022 году

Докладная записка — это документ, адресованный руководителю структурного подразделения, учреждения, организации, в котором излагается информация о фактах, событиях, ситуации, выполненной работе и т.

п., а также приводятся собственные выводы и предложения. Предлагаем пример, как написать докладную записку на украинском языке

Реквізити доповідної записки:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).
2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).
3. Назва документа.
4. Дата.
5. Номер.
6. Заголовок (Про…).
7. Текст.
8. Посада адресанта.
9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Генеральному директору
_______________  
____________________.

Доповідна записка

про виявлення факту порушення техніки безпеки

______ року о ____ перебуваючи на робочому місці, за адресою:_____, _______(ПІБ), порушуючи заходи особистої безпеки ____________________. Внаслідок чого ___________________. В результаті підприємству завдано матеріальний збиток на _______ грн.

      Подія підтверджена актом №____, який було складено в присутності __________ та поясненням _________.

      На підставі викладеного,

Вважав би:

1. Повністю покласти вину на _______ з подальшим вирішення питання про перебування останнього на посаді _______.
2. Накласти штрафні санкції ______________ на відшкодування завданих ним матеріальних збитків, згідно з розпорядженням компанії №__.

Інженер по техніці безпеки

ПІБ

“ ” ________ 20__ року

Обновлено: 04.02.2021

Автор: Prostopravo

Докладная записка на работника. Образец.

На любом предприятии бывают ситуации, когда подчиненным нужно донести до руководства важные сведения. Как нужно правильно написать докладную на работника или сообщить начальству какую-то информацию в письменной форме, знают немногие; между тем это не представляет особой сложности.

Виды докладных записок

По своему содержанию докладные делятся на:

• информативные – содержат информацию о конкретных деталях и способах проведения работ, имеют периодический характер;
• отчетные – несут в себе данные о проделанной работе и выполненных указаниях руководства;
• инициативные – обычно содержат какие-то предложения и рекомендации начальству.

В зависимости от адресата докладные бывают внутренние и внешние:

• внутренние – адресуются непосредственному руководителю внутри организации, пишутся на простом листе бумаги;
• внешние – пишутся на специальных бланках лицу, которое находится за пределами предприятия.

Структура докладной записки и её оформление

В зависимости от целей, преследуемых составителем, структура и написание некоторых докладных могут отличаться.

Повышение эффективности работы. Бывают ситуации, когда полноценная работа отдела или целого подразделения ухудшается из-за плохого выполнения отдельными сотрудниками своих обязанностей на рабочем месте, и руководство необходимо поставить в известность о сложившейся ситуации для применения соответствующих мер к нарушителям.

Изменение сложившейся ситуации. Если работнику стали известны обстоятельства, не позволяющие нормально работать или служащие источником какой-то опасности, то такую информацию нужно немедленно докладывать начальству.

Защита от унизительного отношения. Никто из сотрудников не должен терпеть несправедливого и дискриминирующего отношения к себе, написание докладной в данном случае является попыткой защитить своё достоинство и урегулировать конфликт, не обращаясь в контролирующие органы.

Желание снять с себя ответственность за происходящее. Если на предприятии сложилась непростая или критическая ситуация, а остальные сотрудники бездействуют или не считают ситуацию таковой, то работник, написав докладную и сообщив должностному лицу о сложившейся ситуации, может снять с себя дальнейшую ответственность за происходящее.

После того как цель определена, можно приступать к написанию самого документа. К оформлению докладной записки предъявляются определённые требования. Содержание должно быть кратким, но емким, выдержанным в стиле деловых документов. При написании докладной можно руководствоваться следующим планом:

1. Адресат – конкретное лицо, уполномоченное помочь в разрешении описанной в докладной ситуации. Фамилия и должность адресата указывается обычно вверху справа, также здесь можно указать и данные человека, который обращается к руководству посредством докладной.
2. Описание причины – краткое изложение сути произошедшей ситуации и причины обращения к вышестоящему должностному лицу.
3. Полное описание случившегося – здесь уже автор должен подробно рассказать о проблеме с указанием всех дат, мест и фамилий участников.
4. Причиненный ущерб – анализ составителем докладной сложившейся ситуации и описание возможного ущерба.
5. Предложения и пожелания – изложение возможных путей решения проблем и предложений по предотвращению возникновения в будущем подобных ситуаций.
6. Заключительная часть – в конце указываются данные автора докладной: должность и фамилия, ставится дата и подпись.

Докладная записка составляется в двух экземплярах, один из которых отдаётся адресату, а на втором ставится отметка о его принятии.

В целом в написании докладных записок нет ничего сложного, главное – соблюдать структуру, чётко излагать суть проблемы и возможные пути её решения.

Образец докладной записки о премировании работника

Докладная записка про большой объем работы. Докладная записка о прогуле работника

докладная записка…

Вопрос юристу:

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста! заведующая отделением, где я работаю, написала главному врачу на меня докладную. Как я могу узнать ее содержание? На ковер вызывали, содержание докладной, практически не озвучили.

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Елена, Вам должны предложить написать объяснение по тому или иному факту нарушения дисциплины, из этого предложения Вы можете узнать в общем содержание докладной.
———————————————————————

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Здравствуйте,Елена.

Вы имеете полное право ознакомится с докладной, потребуйте текст. Обращайтесь.
———————————————————————

докладная записка…

Вопрос юристу:

Могут ли составить докладные записки задним чеслом, и при этом работник даже не будет знать что на него составлена служебная записка?

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Составление любого документа «задним числом» является нарушением
———————————————————————

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Докладная записка это документ на основании которого работодатель должен провести разбирательство и при наличии вины работника привлечь его к дисциплинарной ответственности (приказом). Просто докладная без разбирательства — это просто бумага. В случае если Вас уволят смело обращайтесь в суд по вопросу незаконного увольнения.
———————————————————————

Докладная записка о не исполнении сотрудником трудовых обязанностей пишется от руки или можно распечатать с компьютера…

Вопрос юристу:

Докладная записка о не исполнении сотрудником трудовых обязанностей пишется от руки или можно распечатать с компьютера?

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Можно распечатать с компьютера. Подпись от руки.
———————————————————————

Как написать ответ на докладную записку, и надо ли на нее отвечать, а также регистрировать?…

Вопрос юристу:

Здравствуйте! как написать ответ на докладную записку, и надо ли на нее отвечать, а также регистрировать? спасибо.

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Смотря какая докладная записка. Если она в отношении вас и фиксирует какой-либо ваш проступок, то от вас должна быть затребована объяснительная. Конкретизируйте вопрос.
———————————————————————

докладная записка…

Вопрос юристу:

Написал докладную записку руководителю на своего подчиненного. Руководитель показал докладную записку моему подчиненному. Это правомочно?

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Правомочно. потому что подчиненный должен дать объяснения руковоству. а для этого он должен знать, о чем.
———————————————————————

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
да, все верно.
———————————————————————

Я написала докладную записку, не позднее какого срока после случившегося должна её отдать?…

Вопрос юристу:

Я заведующий отделом, мой подчиненный не первый раз ходит жалуется на меня директору, сегодня она сама создала конфликтную ситуацию перед началом рабочего дня, затем пошла на меня нажаловалась. Возможно, написала служебную записку. Что я могу предпринять в этой ситуации. Я написала докладную записку, не позднее какого срока после случившегося должна её отдать?

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Я заведующий отделом, мой подчиненный не первый раз ходит жалуется на меня директору

Наталья, докладную можете подать, а можете и не подавать руководителю, исключительно на ваше усмотрение, -нет таких сроков.
———————————————————————

КАК НАПИСАТЬ ДОКЛАДНУЮ ЗАПИСКУ О ДИСЦИПЛИНАРНОМ НАРУШЕНИИ, (НАПРИМЕР ОПОЗДАЛ СОТРУДНИК НА РАБОТУ) МОЖНО ЛИ НАПИСАТЬ ЕЕ В…

Вопрос юристу:

КАК НАПИСАТЬ ДОКЛАДНУЮ ЗАПИСКУ О ДИСЦИПЛИНАРНОМ НАРУШЕНИИ, (НАПРИМЕР ОПОЗДАЛ СОТРУДНИК НА РАБОТУ) МОЖНО ЛИ НАПИСАТЬ ЕЕ В ПЕЧАТНОЙ ФОРМЕ НА КОМПЬЮТЕРЕ. И НУЖНА ЛИ ОНА (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) ДЛЯ ДЕ ПРЕМИРОВАНИЯ СОТРУДНИКА, ЕСЛИ ОН НАПИСАЛ ОБЪЯСНИТЕЛЬНУЮ.

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Можно такую записку написать, если причина опоздания неуважительная, пишется в произвольной форме, можно напечатать, можно от руки. Если положениями о премировании предусмотрено депремирование, то оно применяется за нарушение трудовой дисциплины, невыполнение трудовых заданий и т.п. Однако прежде депремирования должен быть приказ (распоряжение) о наложении дисциплинарного взыскания, вынесенный на основании докладной непосредственного начальника и письменной объяснительной работника, из которых прямо следует, что причина опоздания является неуважительной. Как правило, за единичное опоздание меры дисциплинарного воздействия не применяются, тем более, депремирование.
———————————————————————

Как написать докладную записку коллективную против увольнения начальства…

Вопрос юристу:

Как написать докладную записку коллективную против увольнения начальства

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Такие записки пишутся в свободной форме.В ней нужно указать причины несогласия
———————————————————————

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
кому будете писать? Лучше не пишите заявление на увольнение по собственному желанию и вас никто не сможет уволить, а так — пока фактов нет — ваша докладная ни к чему не приведет
———————————————————————

Мною была составлена докладная записка о нарушении трудовой дисциплины сотрудника и отдана руководителю, но руководитель…

Вопрос юристу:

Мною была составлена докладная записка о нарушении трудовой дисциплины сотрудника и отдана руководителю, но руководитель не отреагировал. В течении какого времени должны ответить на докладную записку.

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Уважаемая Ольга Александровна!

Срок ответа Трудовым кодексом не конкретизирован. Кроме того, работодатель не обязан принимать решение о проверки сообщения о нарушении трудовой дисциплины.

Статьей 192 ТК РФ установлено, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить одно из дисциплинарных взысканий. До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение.
———————————————————————

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Трудовым кодексом не предусмотрена обязанность руководителя ответить вам на докладную записку, также не предусмотрена обязанность привлечь работника к дисциплинарной ответственности на основании докладной записки, вообще привлечение работника к дисциплинарной ответственности это право руководителя, а не обязанность, причем для привлечения к дисциплинарной ответственности статьей 193 предусмотрена определенная процедура, в ходе которой от работника берется объяснения в письменной форме и по результатам объяснений работодатель вправе посчитать, что оснований для привлечения к ответственности не имеется. Вы сами вправе обратиться к руководителю и поинтересоваться его позицией по вашему обращению (докладной записке), что я вам и рекомендую сделать
———————————————————————

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Такого понятия как служебная записка в законодательстве не существует. Таким образом к данному документу можно применить понятие заявление. Если работодатель гос учреждение то ссылаться можно на 59 ФЗ. Если коммерческая структура то ответ должен быть подготовлен в соответствии со сроками утвержденным федеральным законодательством , а именно в течении 30 дней с момента регистрации.
———————————————————————

Мне необходимо написать докладную записку на добавление вакансии — помощник инженера — конструктора производства. Помогите…

Вопрос юристу:

Здравствуйте! Мне необходимо написать докладную записку на добавление вакансии — помощник инженера — конструктора производства. Помогите пожалуйста. ..Спасибо!

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Пишите в произвольной форме

и обоснуйте необходимость вакансии — помощник инженера — конструктора производства
———————————————————————

Мой коллега написал на меня докладную записку, будто бы я ему на грубила и отказалась принимать клиента.

Но это не правда…

Вопрос юристу:

Мой коллега написал на меня докладную записку, будто бы я ему на грубила и отказалась принимать клиента. Но это не правда. Инцидент произошел 06.06.2014г., о докладной записке я узнала от третих лиц 13.06.2014г. Мне передали чтоб я написала заявление на увольнениепо собственному желанию. С 16.06.2014г. я нахожусь в отпуске, но естественно в нашей компании никаких документов подтверждающих мое нахождение в отпуске нет. Сейчас мне начальник угрожает, говорит либо я напишу по собственному желанию либо он меня уволит по статье за прогулы. Что мне делать?

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Поскольку у Вас в компании все так «естественно», думаю, что Вам самой надо решить и либо договариваться с руководством либо выполнить их требование
———————————————————————

Имеет ли право маз директора написать докладную записку сотрудника на другого сотрудника?…

Вопрос юристу:

Имеет ли право маз директора написать докладную записку сотрудника на другого сотрудника?

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Здравствуйте. Нет, не может — только от своего имени.
———————————————————————

Хочу написать докладную записку директору с жалобой на заведующую….

Вопрос юристу:

Хочу написать докладную записку директору с жалобой на заведующую.

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
пишите конечно, если считаете что ваши права нарушены, специальных познаний не требуется, можете изложить все в свободной форме.
———————————————————————

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
добрый день. данная записка пишется в свободной форме.
———————————————————————

Как написать докладную записку на проверяющего, в том что он пишет пункты предписания о нарушении нами работниками, но…

Вопрос юристу:

Как написать докладную записку на проверяющего, в том что он пишет пункты предписания о нарушении нами работниками, но они не были нарушены. Дезинформирует начальство? Спсб.

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
тогда уж жалобу, а не докладную
———————————————————————

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составлена и прикреплена к приказу об отстранении от работы однако в…

Вопрос юристу:

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составлена и прикреплена к приказу об отстранении от работы однако в ней отсутствует подпись

Как мне обжаловать эту докладную записку которая не содержит подписи составителя

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Не обходимо обажаловать приказ, если он нарушает права работника. Докладная записка может быть основанием для издания приказа.
———————————————————————

Подскажите, как правильно составить докладную записку вышестоящему руководству. Дело в том, что была выявлена крупная…

Вопрос юристу:

Здравствуйте. Подскажите, как правильно составить докладную записку вышестоящему руководству. Дело в том, что была выявлена крупная недостача. Налицо, умышленное присвоение материальных ценностей за которые несет ответственность весь коллектив. Обычная практика — поделить недостачу на всех, никого не устраивает. К тому же, все работники подозревают одного сотрудника. Доводы, хоть и заслуживают внимания, но прямыми доказательствами не являются. Как правильно изложить в докладной записке не только суть проблемы и просьбу о соответствующей проверке, но и обратить внимание на деятельность конкретного человека?

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Пишите записку в прооизвольной форме.
———————————————————————

Подскажите, пожалуйста, нужно ли цитировать нанесенное оскорбление в докладной записке директору?…

Вопрос юристу:

Здравствуйте!

Подскажите, пожалуйста, нужно ли цитировать нанесенное оскорбление в докладной записке директору?

С уважением, Julia!

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Добрый день!

Цитирование оскорбления излишне, особенно если в нем содержится ненормативная лексика. Если будет необходимость, сообщите директору суть оскорбления при личной беседе.
———————————————————————

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Да, думаю. что необходимо процитировать.
———————————————————————

Имеет ли право написать на сотрудника докладную записку директору за уход с субботника раньше времени и не поставив в…

Вопрос юристу:

Имеет ли право написать на сотрудника докладную записку директору за уход с субботника раньше времени и не поставив в известность ответственного заместителя директора?

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Здравствуйте.

Да, можно
———————————————————————

Докладная записка на руководителя…

Вопрос юристу:

Здравствуйте!

Я работаю менеджером по продажам в оптовом отделе 3 года. Несколько месяцев назад у нас появился новый сотрудник — его назначили руководителем оптового отдела. Этот человек не вникая в специфику компании, не пройдя никакого обучения, стал заставлять делать меня и ещё несколько менеджеров работу, которая не входит в наши обязанности, стал постоянно отвлекать от рутинной работы, грубить. Совершив какие-то ошибки в работе, во всем обвиняет окружающих, высказывает претензии, ходит жаловаться высшему руководству. Вносит дисбаланс в слаженную до этого работу, отнимает время, не умеет общаться с людьми.

Хотим с коллегами написать на него докладную записку, как это грамотно сделать? Могут ли его уволить? Заранее спасибо!

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Здравствуйте, Вероника Юрьевна.

Нужно написать докладную записку руководителю. Потом можете писать претензию руководителю за привлечение к работе не обусловленным трудовым договором . Обращайтесь.
———————————————————————

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Сначала убедитесь, что в вашей организации на каждого из вас есть должностная инструкция, из которой видно, что вы обязаны делать, а что нет. С этой инструкцией вас должны были под роспись ознакомить еще при приеме на работу. Если ее вообще нет, то вам тем более ничего не могут навязывать дополнительно. Если она есть, возьмите копию и покажите этому руководителю. что там таких обязанностей нет. Можно через приемную подать докладную с описанием ситуации в отделе. Только обязательно регистрируйте докладную, секретарь обязан это сделать в журнале входящей документации. Копию докладной с отметкой секретарая о приеме оставьте себе (т.е. сразу два экз. делайте). На будущее всегда сложные ситуации фиксируйте докладными, чтобы потом можно было доказать свою невиновность, и виновность иных лиц.Будут вопросы, пишите мне.
———————————————————————

Нужно ли регистрировать докладную записку об оскорблении и если да, то у кого?…

Вопрос юристу:

Нужно ли регистрировать докладную записку об оскорблении и если да,то у кого?

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Любое заявление подаваемое Вами регистрировать в Ваших интересах. Заявление подлежит регистрации у сотрудника в чьи обязанности входит регистрация входящей корреспонденции (зачастую это секретарь руководителя) Удачи.
———————————————————————

Как нужно грамотно написать докладную записку руководителю, чтобы ее уволили?…

Вопрос юристу:

На нашем предприятии охранница проходной постоянно грубит и хамит работникам. как нужно грамотно написать докладную записку руководителю, чтобы ее уволили?

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Докладные пишутся в произвольной форме. Опишите что конкретно и когда произошло.
———————————————————————

Докладная записка чем грозит?…

Вопрос юристу:

Работаю в организации 3 года, никаких нареканий никогда не было всегда отчетность сдаю в срок, всю работу выполняю быстро. В мае я заболела у меня есть на руках больничный, Но начальник отдела зная как я работаю и постоянно остаюсь после работы (большие объемы работы) не стала проводить больничный и закрыла табель как за полностью отработанный месяц. Заместитель директора узнав об этом написала на директора докладную записку для служебного расследования на каком основании начальник отдела закрыла мне табель, когда я болела. А я не предоставила больничный в отдел кадров (больничный у меня на руках). Что нам грозит за это. Пожалуйста ответьте очень важно.

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Ничем это Вам не грозит. Представьте в кадры закрытый листок нетрудоспособности и выписной эпикриз из поликлиники.
———————————————————————

Я написала докладную записку на сотрудницу которая меня оклеветала. скажите пожалуйста я имею право не присутствовать на…

Вопрос юристу:

Я написала докладную записку на сотрудницу которая меня оклеветала.скажите пожалуйста я имею право не присутствовать на разбирательстве этого факта по докладной,чтобы не встречаться с этой сотрудницей.

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
ну как бы это надо подтверждать ее действия то зачем тогда писали и при разбирательстве должны присутствовать
———————————————————————

Пыталась подать докладную записку. Получила по электронной почте ответ, что она не принята по ряду причин.

Какими юридическими…

Вопрос юристу:

Пыталась подать докладную записку. Получила по электронной почте ответ, что она не принята по ряду причин. Какими юридическими документами регулируется порядок приема докладных записок

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Докладная записка подается за личной подписью.
———————————————————————

Можно ли писать докладную записку директору о нарушении должностных обязанностей на несколько человек? Или нужно писать…

Вопрос юристу:

Можно ли писать докладную записку директору о нарушении должностных обязанностей на несколько человек? Или нужно писать на каждого? У нас есть группа инженеров службы эксплуатации. Им была поставлена задача на месяц. В течении месяца задача не выполнена. Они тупо проигнорировали её.

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Здравствуйте Константин!

Если задача ставилась группе, то и докладную пишите на группу. В ином случае, индивидуально на каждого.
———————————————————————

Хамское поведение в обыденной жизни — очень неприятное явление. Споры о мотивах и целях такой жизненной позиции оставим психологам, но факт остаётся фактом — некоторые люди за бранным словом в карман не лезут. Особенно неприятна такая ситуация в пределах рабочего коллектива, где имеет место этика деловых отношений. Помимо откровенного хамства, некоторые личности могут досаждать рабочим моментам посредством уклонения от выполнения должностных обязанностей или невыполнения вовсе. Для противодействия таким сотрудникам необходимо уметь писать докладную записку, с образцами котрой можно легко ознакомиться.

Понятие докладной записки и её виды

Бороться с нарушителями необходимо при помощи докладной записки, которая представляет собой особую деловую бумагу информационно-справочного характера, содержащую изложение сложившейся ситуации, возникшего вопроса, следствия по ним и действия по их решению.

Впрочем, не всегда докладная имеет вид жалобы. Документ может предполагать информацию о процессе выполняемой задачи, её окончании, декларировать завершение распоряжений вышестоящего начальства. Цель докладной в качестве жалобы состоит именно в информативном указании на сложившуюся ситуацию и побуждению к мерам решения.

Записка по направленности имеет вид внутренней или внешней. Первая оформляется на имя начальника подразделения. Например, рядовой сотрудник может написать жалобу на имя бригадира, менеджера. Начальник среднего звена указывает директора. Внешняя записка пишется на лицо высшей инстанции. Например, управляющий дочерним отделом оформляет докладную на имя директора центрального (головного) офиса. К тому же для написания внешней докладной требуется специальный бланк, тогда как внутренняя может быть написана на обычном листе А4. Такие бланки выдаются отделами самого предприятия. А также докладной документ классифицируется следующим образом:

• Инициативная записка. Её пишут сотрудники, которые имеют цель повлиять на другого работника. Им может быть как коллега, так и непосредственный руководитель. Документ описывает одну или несколько ситуаций, а также способы решения сложившихся обстоятельств;
• Информативная записка. Не имеет цели жалобы на сотрудника, и используется только как отчётность по текущему состоянию дел;
• Отчётная записка. Заполнение этого документа происходит только на этапе полного окончания работы и служит отчётом по выполнению задачи. В ней так же могут содержаться сведения по проделанной работе каждого сотрудника.

Интересный факт: Составить документ можно исходя из собственного желания или по просьбе руководства.

Структура и форма правильного заполнения

По форме написания, а также по содержанию докладную можно сравнить со служебной запиской. Основную разницу документов составляет лишь подчинённость между отправителем и получателем. Докладная записка пишется на руководящее лицо рангом выше, а служебная равнозначному. Структура документа подразумевает следующее:

• Название фирмы;
• Указание типа документа;
• Номер, под которыми зарегистрирован документ и его дата;
• При написании докладной внешнего типа указывается место;
• ФИО, занимаемая должность лица, к которому обращён документ;
• Заголовок. Обычно начинается словами «О…», «Касательно…»;
• Основной текст. Его состав делится на две части. Первая повествует о возникшем конфликте или случившейся ситуации, вторая подразумевает конкретные способы по решению либо просьбу;
• В конце документа ставится подпись составителя с расшифровкой, указывается его должность.

Интересный факт: докладная записка не имеет законодательно утверждённой формы.

Приведённая выше структура действительна для любого типа докладной.

Образцы

Хамское поведение

Жалоба на хамское поведение пишется только на имя вышестоящего руководства.

Прогул

К документу прилагается объяснительная сотрудника.

Нарушение трудовой дисциплины

Невыполнение должностных обязанностей

Оскорбление

Найти меры воздействия на неадекватное поведение сотрудников в коллективе не так трудно. Составленный материал поможет правильно классифицировать и написать служебную записку. Помните, что профилактика нездорового поведения в рабочем обществе также необходима. Подбор сотрудников имеет важную роль. Учитывайте все факторы и, возможно, вам не доведётся брать в руки листок бумаги для написания докладной.

В докладных записках, которые используются во внутреннем документообороте организаций, отображаются результаты деятельности отдельных сотрудников или подразделений. Такой документ может быть составлен по требованию руководства для отчетности, но в ряде случаев докладная записка составляется инициатором, в роли которого могут выступать руководители подразделений или сами работники.

В зависимости от целей и задач докладная записка может быть информационной, отчетной или инициативной. Последний вид встречается чаще остальных, и среди таких записок преобладают жалобы на сотрудников, связанные с нарушением дисциплины, нарушением техники безопасности и рабочего графика.

В этом случае докладная записка составляется непосредственным начальником такого работника и помимо доведения до сведения вышестоящего руководства такого факта может содержать требование применить соответствующее наказание.

Образец докладной записки отчетного характера используется при необходимости уведомить руководство о выполнении определенных приказов или поручений, а также для отчетов по проделанной работе с указанием их текущего статуса, если они еще не завершены. В большинстве случаев такие документы являются формальными бумагами, которые запрашивает руководство для соблюдения общей отчетности.

В отличии от отчетной информационная докладная не составляется в обязательном порядке, при этом строгого и точного отчета в таком документе от составителя не требуется.

Для общения между отделами организации в информационных целях применяется . Например, если необходимо донести информацию директору, о том, что следует провести обслуживание оборудование, в результате выхода его из строя.

Если вы не уверены в том, как писать докладную правильно – вы можете использовать готовый бланк и заполнить ее по образцу. Но в некоторых случаях такой возможности нет, и документ приходится оформлять самостоятельно. В силу того, что документ такого характера считается официальной бумагой, при его составлении необходимо придерживаться официально-делового стиля и соблюдать основные требования:

1. Для докладной записки можно использовать как фирменный бланк организации, так и использовать стандартный чисты лист формата А4.
2. В верхней части документа указываются реквизиты организации.
3. Далее составитель пишет свою должность, фамилию и инициалы в родительном падеже (например – «от мастера участка Федосеева Н.Н.).
4. Обязательно пишется заглавие «Докладная записка» без кавычек.
5. В основной части документа располагается текст записки, после которого ставится подпись составителя и ее расшифровка, а также полная дата составления документа: без нее документ будет не действительным.

Такой пример докладной записки подходит как для внутреннего использования в пределах одной организации, так и для отправки за ее пределы в случае взаимодействия с другими компаниями.

Нюансы составления докладной

Смысл и цели такого документа достаточно прозрачны, но иногда при его составлении люди допускают ряд ошибок, касающихся основного текста. Например, докладная записка о невыполнении должностных обязанностей – это официальный служебный документ, который может рассматриваться не только в пределах организации, но и представителями других структур.

Соответственно, в такой бумаге нет места эмоциональным высказываниям, личным претензиям и развернутым красочным описаниям. Документ должен быть выдержан в деловом стиле и содержать саму суть обращения и указание мер, которые составитель считает необходимыми для выполнения адресатом.

Докладная записка часто служит «отправной точкой» при внутренних расследованиях, которые касаются дисциплинарных нарушений сотрудников. Например, если непосредственный руководитель сотрудника застал его на работе в нетрезвом виде – вина за возможные последствия работы человека в таком состоянии ляжет не только на самого нарушителя, но и на начальника.

Если желание начальника наказать сотрудника за данное нарушение возникнет спустя несколько дней или хотя бы на следующее утро – «следов преступления» уже просто не будет, и доказать факт пребывания сотрудника на рабочем месте в пьяном виде не получится. Для этого необходимо составить такой документ по факту, указав дату и точное время события.

Важно отметить, что докладная записка сама по себе в таких случаях не может являться доказательством нарушения дисциплины. Для этого к документу необходимо приложить соответствующие дополнительные бумаги, на пример – акт о появлении работника в пьяном состоянии, который должен быть подписан двумя свидетелями. В самой записке таких подписей быть не должно.

Стандартный образец докладной должен быть на каждом предприятии: это избавит сотрудников от необходимости придумывать что-то свое и при этом допускать ошибки в оформлении. Конечно, такой образец не может быть универсальным для каждого случая, но общие правила оформления в данном случае будут понятны.

И последнее: докладная записка может отклоняться, на нее может быть составлен ответ, не устраивающий составителя, такой документ даже может игнорироваться в течение определенного времени. Все эти вопросы решаются внутри организации, но для того, чтобы документ можно было рассматривать вне организации (например – в судебных процессах), он обязательно должен быть завизирован получателем, который таким образом подтверждает, что с документом он ознакомлен.

Административная работа сотрудников управленческого звена зачастую связана с написанием по той или иной причине докладных записок, на основании которых выносятся решения по административно-хозяйственным и дисциплинарным вопросам.

Рассмотрим, что из себя представляет этот документ, каков его статус, и как написать докладную записку в связи с тем или иным обстоятельством.

Докладная: определение и цели

Докладная записка должностного лица – это документ, содержащий сведения и предложения по конкретному вопросу, предполагающие вынесение и последующую реализацию определенных решений. Наличие докладной записки при разрешении производственных ситуаций, предусматривающих вынесение дисциплинарных решений.

Докладная предусмотрена ОКУД, где значится под № 0286041. Установленного стандарта она не имеет, и составляется по общему для документов принципу. Форма, по которой составляется докладная записка, образец ее написания для конкретных нарушений, должны быть предусмотрены в Правилах внутреннего распорядка , и прикреплены к ним в качестве приложения.

Целью написания докладной записки на сотрудника обычно является доведение до вышестоящего руководства служебной информации в части, касающейся дисциплинарных нарушений. Документ адресуется руководителю предприятия, подать его имеет право уполномоченное или должностное лицо, в подчинении которого находится работник, допустивший нарушение трудовой дисциплины.

Как написать докладную записку на сотрудника: образец общей формы

Как и каждый внутренний документ, докладная состоит из:

«шапки» – часть, содержащая информацию о наименовании предприятия, фамилии и инициалах адресата – руководителя предприятия, должности, фамилии, инициалах лица, составившего документ;

информационно-уведомительной части — раздел, содержащий информацию о дисциплинарном нарушении;

резолютивной части — часть документа, содержащая выводы должностного лица относительно нарушения дисциплины работником;

подписи должностного лица и даты составления документа.

Оформленную в соответствии с данной структурой должностную записку в установленном порядке подают руководителю, который после ознакомления выносит решение, и указывает его в резолюции, заверенной подписью.

Обзор образцов написания докладной записки

Следует отметить, что в подаваемом на имя руководителя предприятия документе в обязательном порядке должны быть указаны дополнительные сведения. Так, правильно написанная

докладная записка на работника должна содержать сведения о категории специалиста и обслуживаемом участке, для рабочих производственного цеха или участка, помимо указания должности, можно указать разряд или классность специалиста, участок работы;

докладная записка на ученика, должна содержать информацию о том, в какой специальности он проходит обучение (ученик слесаря, столяра, токаря, и проч.) в течение какого периода времени проходит стажировку в данном качестве, является ли штатным работником или проходит курс практической подготовки по направлению учебного заведения.

Формулировка докладных записок руководителей участков, структурных подразделений, отделов и цехов различаются по типу нарушения, допущенного работником. В случае если на предприятии образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины не утвержден внутренним распорядительным документом, при написании докладной следует руководствоваться общепринятыми стандартами.

Рассмотрим правильное написание информационно-уведомительной части докладной записки, применительно к конкретным видам нарушения трудовой дисциплины, приведя далее образцы докладной записки.

За оскорбление сотрудника (образец):

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 20.09.2018 года, автослесарь 5 разряда Шевелев Виктор Сергеевич, находясь на территории автомастерской, спровоцировал конфликтную ситуацию и в присутствии рабочих цеха, используя ненормативную лексику и личное обращение, нанес личное словесное оскорбление газоэлектросварщику Иванову П.П.

В связи с совершением аморального поступка и имевшиеся ранее аналогичные нарушения трудовой и рабочей дисциплины, прошу вынести автослесарю 5 разряда Шевелеву В. С. дисциплинарное взыскание — выговор.

К настоящему прилагаю: объяснительные записки Шевелева В.С., Иванова П.П., служебные записки Трифонова А.И., Соколова Ю.В. »

Образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины

Докладная записка – образец на рабочего, совершившего прогул:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 20.09.2018 года, водитель1 класса гаража Приходько Виталий Николаевич, не вышел на работу без уважительной причины. При выяснении обстоятельств невыхода на работу пояснений не дал.

В связи нарушением трудовой дисциплины, выразившемся в невыходе на работу без уважительной причины, прошу вынести водителю 1 кл. гаража Приходько В.Н. дисциплинарное взыскание — выговор.

К настоящему прилагаю: объяснительная записка Приходько В.Н.»

Докладная записка – образец на сотрудника за выход на работу в нетрезвом виде:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 21. 09.2018 года, водитель 3 класса гаража Стародубцев Петр Семенович, вышел на работу в нетрезвом виде. К выезду допущен не был. Ранее имел аналогичные нарушения и дисциплинарное взыскание «выговор» за употребление спиртных напитков в рабочее время.

В связи нарушением трудовой дисциплины, выразившимся в выходе на работу в нетрезвом виде, предлагаю уволить Стародубцева П.С. в связи с неоднократным появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

К настоящему прилагаю: объяснительная записка Стародубцева П.С.»

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей (образец написания при однократном отказе без уважительных причин):

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что токарь 4 разряда мастерских Митрофанов П.П. 18.09.2018 г. без объяснения причин отказался выполнять непосредственные должностные обязанности, не приняв в работу заказ на нарезку многозаходных резьб, в связи с чем был сорван производственный процесс в мастерских.

В связи отказом от выполнения должностных обязанностей, прошу вынести Митрофанову П.П. дисциплинарное взыскание – выговор.

К настоящему прилагаю: объяснительная Митрофанова П.П.»

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника (образец написания) по отношению к сослуживцам:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 22.09.2018 года, механик гаража Николаев Анатолий Федорович, находясь на территории предприятия, допустил некорректное поведение по отношению к водителям гаража, готовившимся к выезду на линию, выразившееся в употреблении ненормативной лексики и недвусмысленных жестах, грубом поведении.

В связи с совершением аморального дисциплинарного проступка прошу вынести механику гаража Николаеву А.Ф. дисциплинарное взыскание — замечание.

К настоящему прилагаю: служебные записки Прохорова И.Т., Сазонова Д.Ф., Ивановой Л.И, объяснительную Николаева А.Ф. »

Следует отметить, что некорректное поведение работника может быть проявлено не только в сторону сослуживцев, но и в отношении клиентов и заказчиков, партнеров, предприятия, и иных лиц. В этом случае, когда составляется докладная записка о поведении сотрудника, образец ее информационно-уведомительной части пишется аналогично приведенному выше, при этом следует указать фамилию и инициалы лица, по отношению к которому допущено некорректное поведение, его место работы и полномочия.

Некорректное написание служебного документа

Нередко в написании докладных записок должностные лица – руководители структурных подразделений, допускают ошибки в формулировании информационно-уведомительной и резолютивной ее частей.

Приведем пример. Докладная записка – образец некорректно написанного документа:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что автослесарь 5 разряда Шевелев В.С., спровоцировал конфликтную ситуацию — оскорбил газоэлектросварщика Иванова П.П.

К настоящему прилагаю: объяснительная записка Иванова П.П. »

Ошибки в написании приведенного образца:

не указаны основные ситуационные обстоятельства – когда и где был совершен дисциплинарный проступок, в чем был выражен и в чьем присутствии он был совершен;

не сформулирована резюмирующая часть – не дана оценка проступку и не предложены меры наказания виновного;

не отобраны объяснительные записки от виновника конфликта, и пояснения присутствовавших при этом лиц.

Полный образец докладной записки

И в заключении приведем полный образец докладной записки на нарушение трудовой дисциплины:

Докладная записка

Настоящим довожу до Вашего сведения, что 18.09.2018 года, водитель 2 класса гаража Хромов Захар Викторович, вышел на работу в состоянии остаточного алкогольного опьянения. Медсестрой по выпуску Фроловой М.Н. к выезду допущен не был. Ранее Хромов уже имел аналогичные нарушения. Имеет неснятое дисциплинарное взыскание — выговор.

В связи с нарушением трудовой дисциплины, выразившемся в выходе на работу в состоянии алкогольного опьянения, прошу уволить Хромова З.В. за неоднократное нарушение трудовой дисциплины — появление на работе в состоянии алкогольного опьянения.

К настоящему прилагаю: объяснительные записки Фроловой М.Н., Хромова З.В.

Докладная записка является информационно-справочным документом, который может составляться как по инициативе сотрудника организации, так и по указанию руководства. Обычно в таких записках отражается результат выполнения распоряжений начальства, информация о ходе каких-либо работ или жалобы на невыполнение определенным лицом своих обязанностей.

Докладная записка может быть одного из трех возможных видов:

• отчетная;
• инициативная;
• информационная.

В первом случае записка в большинстве случаев носит формальный характер и содержит отчет о завершении определенного этапа работ или о выполнении поручений, приказов или предписаний руководства.

Записка информационного характера также содержит информацию о состоянии и ходе работ, и в отличие от отчетной записки такой документ описывает текущее положение дел.

В инициативной записке может содержаться побуждение адресата к выполнению определенных действий и принятию решений. Это может происходить не в прямой форме, а в виде констатации каких-то фактов или выражения пожеланий, которые могут привести к ответным действиям адресата. Кстати, докладные записки, в которых сообщается о нарушениях со стороны сотрудников, относятся именно к этому виду.

Для составления такого документа нужны основания, так как писать докладную записку целесообразно по определенным поводам. К ним относится ухудшение или улучшение рабочих процессов в связи с действиями одного или нескольких лиц, необходимость разрешения различных конфликтных ситуаций, выражение несогласия с принятыми вышестоящими лицами решениями.

Для осуществления переписки между сотрудниками одной организации применяется , которая применяется для освещения возникающих в ходе работы вопросов. Например, ее можно составить на имя руководителя с объяснением необходимости приобретения деталей для станка, в случае его поломки, или при необходимости замены картриджа на принтер и т.д.

Как написать докладную записку

Докладная записка составляется в официальном стиле, при этом для использования внутри подразделения для этого подойдет обычный лист бумаги А4, а для отправки за пределы этой структуры записку необходимо оформлять на . В любом случае – написание докладной записки на бланке или на чистом листе допускается, гораздо важнее придерживаться структуры документа.

Образец докладной записки предполагает следующий вид документа:

• реквизиты организации или структурного подразделения;
• «шапка» с указанием составителя и адресата;
• название и заглавие;
• текст записки;
• дата и подпись составителя с расшифровкой.

Сам текст состоит из двух условных частей, в первой из которых составитель указывает суть обращения, а во второй просит принять соответствующие меры или дает адресату рекомендации по поводу того, какими путями обрисованную ситуацию можно исправить.

Нюансы

В некоторых случаях вопрос о том, как написать докладную записку , касается правильного оформления. Иногда такой документ может быть достаточно большого объема и на одной странице текст не умещается. В этом случае достаточно лишь пронумеровать все листы, проставив номера страниц арабскими цифрами в верхней правой части листов.

Яркий пример докладной записки, которая занимает несколько листов – отчетная записка, в которой содержится полный отчет о деятельности большого предприятия за определенный период. В этом случае в документе может содержаться различная информация о функционировании всех подразделений. Часто в таких отчетах требуется перечисление сотрудников, руководителей и ответственных лиц по фамилиям, что и увеличивает объем записки.

Вне зависимости от того, составляется ли докладная записка о невыполнении должностных обязанностей конкретного сотрудника или это лишь формальный отчет, на таком документе обязательно должна быть проставлена дата составления и отправки.

Для больших предприятий, где такого рода документы составляются регулярно, рекомендуется составить и утвердить образец докладной, чтобы сотрудники не тратили время на составление такого документа и не допускали при этом ошибок.

На малых предприятиях и в частных организациях такой документ практически не используется, но в больших компаниях докладные записки составляют неотъемлемую часть внутреннего документооборота и даже могут проверяться внешними контролирующими организациями.

Например, начисление больших премий или безосновательная задержка выплат на государственных предприятиях не могут производиться без соответствующих подтверждающих документов, которые в большинстве случаев являются либо приказами руководства, либо докладными записками. В случае их отсутствия предприятие может быть оштрафовано.

Любая докладная, даже если она предназначена для внутреннего использования, может использоваться в судебных разбирательствах, но только в том случае, если она завизирована соответствующим образом, а адресат ее получил и ознакомился с ее содержанием.

Как правильно писать объяснительные для работодателя

От опозданий и других мелких нарушений дисциплины на работе никто не застрахован. Обычно в такой ситуации руководство просит написать объяснительную.

Дмитрий Сергеев

работодатель

Профиль автора

Наталья Куулар

специалист по кадровой работе

Я расскажу, как сделать это правильно — так, чтобы и отношения с начальником не испортить, и работу не потерять.

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — это документ, в котором работник объясняет своему руководителю, почему на рабочем месте возникла та или иная ситуация.

Чаще всего она связана с проступками работника — например, прогулял, опоздал на работу или потерял важные документы.

А бывает и так: отчет вовремя не сдан, потому что коллега прогулял и не предоставил данные. В этом случае объяснительная поможет руководству разобраться, кто виноват на самом деле. И грамотно составленная объяснительная записка помогает избежать ответственности или смягчает ее.

Если отказаться писать объяснительную, обычно это означает, что работник признает свою вину, и чаще всего приводит к дисциплинарному взысканию или даже увольнению.

Юридическое значение. Порядок, как требовать объяснения с работника, есть в трудовом кодексе: если работодатель считает, что работник в чем-то виноват, сразу наказывать его нельзя. Надо предложить письменно объяснить причины произошедшего — именно для этого и нужна объяснительная записка. Работнику дают не менее двух рабочих дней, чтобы ее подготовить.

Если два дня прошло, а работник так и не предоставил пояснений, об этом составят акт. После этого можно наказывать. Работодатель имеет право наказать работника дисциплинарным взысканием, например замечанием, выговором или даже увольнением. Получается, что объяснительная тесно связана со взысканиями. Но если отказаться писать объяснительную, от взыскания это не спасет.

Когда работодатель получил объяснительную или отказ работника писать ее, у него есть два варианта.

Первый — понять и простить работника. Такое случается редко, но бывает. Например, работник приведет уважительные причины, которые объяснят проступок. Или начальник перестанет сердиться и решит его не наказывать. Наложить дисциплинарное взыскание — право руководителя, а не обязанность.

Второй — в течение месяца со дня, когда проступок обнаружат, издать приказ о дисциплинарном взыскании. Такой приказ нужно объявить работнику под подпись в течение трех рабочих дней со дня издания. Работник может отказаться с ним знакомиться, но приказ от этого не становится недействительным. Дальше работник на свое усмотрение либо соглашается с этим приказом, либо обжалует его в государственной инспекции труда или в суде.

В каждой организации есть вот такая папка: в ней хранятся объяснительные работников

Зачем пишут объяснительную записку

Объяснительная — это способ оправдаться перед руководством. Даже в самых, казалось бы, сложных случаях это может помочь. Как это работает — объясню на примерах.

Петров может отказаться от дачи объяснений совсем — за сам отказ его не накажут. Но подождут два рабочих дня и накажут уже за опоздание: объявят выговор или замечание. Сказать потом в суде, что наказывать без объяснительной было нельзя, не получится, ведь у Петрова была возможность ее написать. А то, что он по собственной воле отказался, не оправдание.

На мой взгляд, отказ — не лучший вариант. Это выглядит как конфронтация сотрудника с руководством. И руководству непонятна не только причина, но и то, что работник собирается делать потом — вдруг он и дальше собирается опаздывать.

Петров может поступить по-другому. Например, написать в объяснительной так:

Иван Петрович, я проспал, поэтому не успел на работу вовремя. Больше такого не повторится.

Работника, скорее всего, накажут: причина опоздания неуважительная. Но даже такая объяснительная лучше, чем никакой. Начальник видит, что работник осознает свою неправоту, не уходит в оппозицию и готов исправиться.

Но объяснительная может быть и такой:

11.12.2019 года я действительно явился на рабочее место с опозданием на 1 час. Причина: в моем подъезде прорвало трубу отопления, в результате чего подъезд залило кипятком и выйти в него из квартиры было невозможно.

Поскольку опоздание произошло по независящим от меня причинам, прошу не применять ко мне дисциплинарные взыскания.

Справку из УК о прорыве трубы прилагаю.

В этом случае наказать человека уже сложнее: он опоздал по независящим от него причинам. Работодатель должен проверить информацию: если она подтвердится, работника не накажут, поскольку основания для взысканий нет.

Изумительная история 14.03.18

Работодатель уволил сотрудника за прогул и поплатился

Даже если начальник не примет доводы сотрудника и решит его наказать, при наличии такой объяснительной и справки приказ будет проще обжаловать в трудовой инспекции и в суде.

Когда могут потребовать объяснений от сотрудника. Писать объяснительную — это право работника. Он может им воспользоваться, а может и отказаться.

А вот потребовать от работника объяснительную — обязанность работодателя, и отказаться от нее работодатель не может. Без этого нельзя издать приказ о дисциплинарном взыскании или удержать деньги из оклада работника. Без объяснительной работника или без попытки ее истребовать такой приказ незаконен.

Но на практике объяснительную требуют при любом нарушении на работе. Причем требовать могут не только с виновного, но и со свидетелей происшествия, очевидцев или с непосредственного руководителя виновного.

Например, приехал водитель в гараж на поврежденном автомобиле. Начинают собирать объяснительные у всех: у водителя, пассажиров, начальника гаража. При этом, возможно, руководство знает, что водитель не виноват, — возможно, ДТП произошло по вине другого водителя. Но объяснительные нужны, чтобы подтвердить невиновность водителя и не взыскивать с него деньги за ремонт.

Особенность объяснительной — ее требуют до того, как наказать человека. И не факт, что в результате человека накажут. Бывает, что руководство удовлетворяют пояснения и приказ о дисциплинарном взыскании не издается.

Давать объяснения — это не обязанность работника. Отказаться от дачи объяснений может любой. И у работодателя нет права обязать работника давать письменные пояснения. Работодатель — не следователь, а объяснительная — это не показания на допросе.

ст. 21, 22 ТК РФ

Все о работе и заработке

Как сменить профессию, получать больше и на чем заработать. Дважды в неделю в вашей почте

Виды объяснительной

На практике есть всего два вида объяснительных записок. В законе они не закреплены, но в реальной жизни их пишут всего в двух ситуациях.

Оправдательная. В ней работник поясняет причины собственного бездействия или неправильных действий.

Пояснения или описание действий других лиц. Такую объяснительную пишут, если виновников проступка несколько и работодателю непонятно, кто из них виноват в произошедшем. В этом случае всех участников просят написать, что происходило, кто и что делал. Написанное анализируют — и уже после этого делают выводы о виновности или невиновности участников.

Уведомление работника о даче объяснения

Часто бывает такая ситуация: начальник врывается в кабинет и заявляет работнику: «Пиши объяснительную!» В этом случае нарушен порядок уведомления работника. Даже если он напишет объяснительную и его потом обоснованно накажут, он сможет оспорить взыскание в суде. И велика вероятность, что взыскание отменят. Суд может решить, что работодатель нарушил порядок привлечения к дисциплинарной ответственности.

На самом деле наказать работника правильно, по закону и так, чтобы он не смог потом оспорить взыскание в суде, не так-то просто. Хотя процедура наложения взыскания прописана в трудовом кодексе, работодатель должен соблюсти все формальности, чтобы взыскание потом не отменили.

Что делать? 10.09.18

Хочу уволить плохого сотрудника

Но так бывает не всегда: часто руководители действуют исходя из собственных соображений о дисциплинарных взысканиях. Это работает, но только до тех пор, пока один из наказанных не обратится в суд или в трудовую инспекцию. Там начинают проверять все, в том числе соответствовала ли процедура формальным требованиям трудового кодекса. И если работодатель хоть что-то пропустил — велик шанс, что взыскание отменят, а работник потом получит право на возмещение ущерба.

Поэтому в интересах любого работника — знать обо всех формальностях. Если начальник что-то сделает не по закону, шанс оспорить взыскание увеличивается. С точки зрения закона работодатель должен соблюдать следующий алгоритм:

1. Составить акт о нарушении. В акте зафиксировать время нарушения и его суть — что именно произошло. А еще перечислить всех участников событий.
2. Потребовать от работника написать объяснительную. Можно сделать это двумя способами. Первый — издать распоряжение или приказ с требованием, чтобы работник объяснил обстоятельства. Но так обычно делают в случае, если ситуация может привести к разбирательствам в суде или крупному конфликту. Второй способ — устно предложить работнику написать объяснительную. Этот способ проще, но доказать позицию в суде в случае конфликта будет сложнее.
3. Дать работнику после этого минимум два рабочих дня, чтобы написать объяснительную. За это время он может ознакомиться со своими должностными инструкциями, приказами или даже проконсультироваться с юристами. Торопить работника при этом нельзя. Издавать приказы или распоряжения о наказании в течение этих двух дней тоже нельзя — их потом можно оспорить именно по той причине, что была нарушена процедура.
4. Если работник подготовил объяснительную — ее рассматривает руководитель.
5. После рассмотрения объяснительной издают приказ о взыскании или не издают его. Это решает руководитель. Если работник отказался писать объяснительную, составляют акт об отказе. Но даже в этом случае в обязательном порядке должны подождать два рабочих дня.
6. С момента составления акта о нарушении до дня издания приказа не должно пройти больше 30 дней. В этот срок не входит отпуск или болезнь виновника. Если прошло больше 30 дней — приказ о взыскании также можно оспорить.

Уведомить работника о необходимости дать объяснения не всегда просто. Обычно процедура выглядит так: уведомление о даче объяснений прописывается в приказе или распоряжении о проведении служебной проверки, а работник расписывается в нем. С этого момента он ознакомлен и все формальности соблюдены.

Но бывают ситуации, когда работник знает, что его накажут или уволят, и всячески уклоняется от ознакомления. А потом, когда его все же увольняют, — идет в суд и заявляет, что его права нарушены.

Такая тактика работает не всегда. В этом случае работодатель имеет право уведомить работника любым доступным способом: телеграммой, смс, сообщением в мессенджере или заказным письмом с уведомлением о вручении.

Вот пример из суда. Мужчина прогулял работу. Его уволили, и он пошел в суд. Он считал, что, раз работодатель не требовал у него объяснительную, можно претендовать на восстановление на работе и оплату вынужденного прогула. И компенсацию морального вреда он тоже попросил.

В суде выяснилось, что после прогула мужчина перестал появляться на работе, и его пытались уведомить о необходимости дать объяснения телеграммой. Правда, он не стал получать телеграмму, но вручить ему ее пытались.

Суд решил, что работодатель все сделал правильно. В трудовом кодексе сказано, что уведомлять работника обязательно, а вот в какой форме это делать — не сказано. И если человек на работу не является — можно сделать это и телеграммой. А то, что он не захотел ее получать, — не проблема работодателя. Свои обязанности он выполнил. Увольнение мужчины признали законным, никакой компенсации он не получил.

Правила составления объяснительной

Форма. Единой установленной законом формы для объяснительной нет. Она может зависеть от ситуации. Но, как правило, ее составляют коротко и сухо, ограничиваясь изложением фактов и обстоятельств.

Структура текста. Я рекомендую составлять текст объяснительной следующим образом:

1. Укажите полное наименование должности руководителя и наименование организации, например «генеральному директору ООО „Рога и копыта“ Петрову В. В.».
2. Укажите автора объяснительной — полностью напишите свою фамилию, имя, отчество и должность в организации.
3. Название документа — «объяснительная».
4. В некоторых случаях можно указать место составления документа. Иногда это важно — например, если работник находится на больничном и пишет объяснительную не на рабочем месте, а дома.
5. Изложите обстоятельства нарушения и причины, по которым оно произошло, место и время.
6. Опишите собственную роль в нарушении: что делали, почему и чем руководствовались.
7. Укажите последствия нарушения. Это важно: иногда отсутствие последствий смягчает тяжесть наказания. Например, если важный документ потеряли безвозвратно — это может привести к серьезным убыткам. А если этот документ потеряли, но быстро нашли, — последствий нет, значит, и взыскание может быть мягче.
8. К чему это привело.
9. В конце обязательно поставьте подпись и укажите дату написания.

В результате получится примерно такой документ:

Автора решили не наказывать, да и объяснительных у нас на самом деле не требуют. А если вы захотите использовать эту объяснительную как шаблон — можете скачать ее по этой ссылке

Формулировка причины. Объяснительные пишут не только из-за нарушений. Например, в тексте работник может указать так:

Я написал объяснительную по устному указанию мастера производственного участка.

Если взыскание, которое наложат после такой объяснительной, будут оспаривать в суде, работодатель может оказаться в неприятной ситуации. Особенно если не сможет подтвердить, что письменно уведомлял работника о необходимости написать объяснительную.

А если в объяснительной написано по-другому — все в порядке.

Объяснительная подготовлена на основании приказа директора предприятия о проведении служебной проверки.

Обязательные реквизиты. В законе обязательные реквизиты объяснительной записки не перечислены. Но это не значит, что писать можно что и как угодно. Документ составляют по общим правилам делопроизводства вашей организации. Проще всего узнать эти правила в отделе кадров, секретариате или в канцелярии.

Но в любом случае нужно указать следующее.

Адресат объяснительной — как правило, это руководитель организации или человек, который по своим должностным обязанностям вправе принять решение о наказании.

Адрес — полное наименование организации.

Приложения — любые документы, которые подтверждают доводы работника. Это могут быть справки — например, о болезни, травме или о ДТП. В некоторых случаях они могут подтвердить, например, что опоздание или прогул произошел не по вине работника.

А еще это может быть постановление о возбуждении уголовного дела или справка из травмпункта — если работник стал жертвой преступления. В этом случае тоже можно избежать наказания.

А вот прикладывать к объяснительной документы, подтверждающие собственную вину, работник не обязан.

Сроки написания

На написание объяснительной работнику обязаны предоставить не менее двух рабочих дней. В этот срок не входит период отпуска и болезни.

Как это работает — проще объяснить на примере. Например, работника попросили написать объяснительную сегодня, а с завтрашнего дня у него отпуск по графику. Торопиться в этом случае не стоит — можно спокойно уйти в отпуск, отгулять его, а после выхода останется еще один день — его как раз хватит для того, чтобы написать объяснительную.

Иногда бывает такая ситуация: работник находится в отпуске, а начальник требует срочно явиться, чтобы написать объяснительную. Чтобы все было по закону, работника должны приказом отозвать из отпуска — хотя бы на один день.

Сделать так можно только с письменного согласия работника, а если он не согласится — заставить его нельзя. После этого он пишет объяснительную, а этот день ему либо прибавляют к отпуску, либо предоставляют в другое, удобное для работника время.

Отозвать человека с больничного, чтобы он написал объяснительную, по закону нельзя. Это законом не предусмотрено — придется ждать, пока больничный лист не закроют.

Можно ли отказаться писать объяснительную

Конституция РФ разрешает не свидетельствовать против себя. Причем это относится не только к уголовно наказуемым деяниям и административным правонарушениям. В трудовом праве действует тот же самый принцип.

ст. 51 Конституции РФ

Если человек считает нужным оправдываться — он может использовать для этого любые законные методы и приводить в объяснительной любые доводы.

Но если он считает, что объяснения могут ему навредить, или просто не хочет их давать — можно отказаться. Это не нарушение.

Последствия отказа от составления объяснительной. Отказаться от составления объяснительной можно в любой момент. Но не всегда это разумное решение. Такой отказ не решает проблему и не освобождает от ответственности за совершенный проступок.

Чаще всего отказ дать объяснения работодатель расценивает как признание вины. Логика такая: мы человеку предложили все объяснить, а он отказался. Значит, виноват. В любом случае право на защиту и объективное разбирательство работнику предоставляют.

А еще молчание может быть расценено так, будто работник совершил проступок намеренно и умышленно. И наказание в этом случае может оказаться более жестким, чем если проступок совершен случайно и без злого умысла.

Работники должны понимать: их руководство не может знать, что у них происходит, пока они сами об этом не расскажут. Объяснительная — одна из форм такого рассказа. Она официальная, не всегда приятная и часто заканчивается применением мер дисциплинарного характера. Но именно от содержания объяснительной и зависит жесткость этих мер. И разница здесь — от устного замечания до увольнения.

Когда могут уволить. Уволить за то, что работник отказался писать объяснительную, нельзя. Уволить или наказать могут только за сам проступок — то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

А обязанности писать объяснительную у работника нет. Хотя отказ и не освобождает от дисциплинарного взыскания.

Акт об отказе. Может возникнуть ситуация, когда сотрудник категорически отказывается писать объяснения. Тогда отказ нужно зафиксировать. Для этого составляют акт об отказе.

Такой акт впоследствии позволяет работодателю подтвердить, что работнику на самом деле предлагали объясниться, но он от этого права отказался. Составлять его можно только по истечении двух дней, которые по закону положены на объяснительную. Раньше составить акт нельзя — вдруг работник все же передумает.

Составляется такой акт комиссией. В нее обычно входит не менее трех человек: представитель руководства и еще два сотрудника. Это должны быть незаинтересованные лица, иначе правомерность такого акта можно будет оспорить.

В акте указывают следующее:

1. Название организации.
2. Заголовок — акт об отказе в даче объяснений.
3. Дата и место составления.
4. Краткое описание нарушения, которое отказался объяснять работник.
5. Причины отказа — они записываются со слов работника. Если человек не хочет о них говорить — можно написать, что пояснить причину отказа он не захотел.
6. Подписи руководителя и двух членов комиссии, составившей акт.
7. Регистрационный номер документа.

Не пожелавший объясняться сотрудник должен ознакомиться с актом под подпись.

Сроки хранения объяснительной

Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и обязательно — дату приема.

Срок хранения объяснительной зависит от ее содержания.

Сложнее всего с государственными гражданскими или муниципальными служащими. Объяснительные записки о фактах коррупционных нарушений, о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов или по служебным проверкам в отношении госслужащих нужно хранить постоянно.

Для руководителя важно соблюдать эти сроки — так он всегда сможет подтвердить, что сделал все правильно и ничего не нарушил.

Многие руководители считают, что, если складывать объяснительные в папку, потом можно уволить работника в любой момент. Просто достать все его объяснительные из этой папки, объявить ему разом взыскания за все допущенные нарушения — и можно увольнять.

Но так не получится. Если в течение месяца работника не наказали, потом, даже если он признается, что совершил нарушение, это не поможет его уволить. Считается, что, если руководитель за месяц не воспользовался своим правом наложить взыскание, потом это сделать уже нельзя.

Образцы объяснительных записок

Работники, когда составляют объяснительные, часто допускают ошибки. Бывают ситуации, когда правильные и грамотные пояснения помогают или исправить ситуацию, или избежать наказания. Но вместо этого работник своими пояснениями только усугубляет ситуацию.

Люди начинают объясняться по одному факту, а после прочтения объяснительной становится видно, что тут не одно нарушение, а несколько и допускались они систематически. В этом случае наказание всегда бывает строже.

Я советую при написании объяснительных следовать следующим правилам:

1. Не пишите много. Длинные и красивые повествования только запутывают руководство. Ему сложно разобраться и понять, кто на самом деле виновен. По моему личному опыту, чем длиннее объяснительная записка — тем длиннее приказ о взысканиях.
2. Пишите только то, что имеет отношение к делу. Не нужно начинать описание с того, как вы встали и позавтракали. Начинайте сразу с момента нарушения.
3. Объясняйте ситуацию руководителю. Вам никто не запрещает приводить доводы в свою защиту — пользуйтесь этим.
4. Будьте объективны. Не стоит перекладывать вину за пьяный загул на рабочем месте на звезды и полнолуние или на соседку с пустыми ведрами, которую вы встретили в подъезде. Если объективных доводов в свою защиту нет — проще признать вину.
5. Не пишите красиво — пишите просто. Чем сложнее предложения, тем хуже воспринимается текст.
6. Хорошая объяснительная — краткая объяснительная. В ней все просто, понятно и нет бессмысленных слов.
7. Грамматические ошибки, помарки и зачеркивания, нечитаемый почерк и грязная бумага раздражают руководство.

Приведу несколько примеров реальных объяснительных и расскажу, как их можно было написать правильно.

По поводу происшествия. К сожалению, чаще всего возникают такие происшествия, как распитие спиртных напитков на рабочем месте.

Вот пример: несколько сотрудниц распивали спиртное на работе. Попались. Пришлось объясняться перед руководством. В результате появилась вот такая объяснительная.

У девушек не хватило денег на сауну, зато хватило на «2 колы пива» — то есть на две двухлитровые бутылки А здесь — рассказ об отсутствии денег, безработном муже и безмерном уважении к руководству

Девушки честно старались оправдаться, но из этого текста руководству видно, что они договаривались весело провести время заранее, все спланировали. И не появились на рабочем месте пьяными случайно после работы, а целенаправленно употребляли спиртное именно там.

В данном случае о намерениях идти в сауну можно было умолчать, а просто признать факт появления на рабочем месте в нетрезвом виде. И написать, например, так:

Факт появления на рабочем месте в нетрезвом состоянии признаю. Обещаю, что больше такого не повторится.

За прогул, опоздание и за нарушение трудовой дисциплины. Это распространенное нарушение.

У опозданий и прогулов часто бывают уважительные причины. Например, человек может сам заболеть, попасть в больницу, в ДТП или у него может заболеть ребенок.

Как правило, если работник может это подтвердить, наказывать его не за что. За дисциплинарный проступок можно наказать, только если он произошел по вине работника. Если вины работника нет — не будет и наказания.

Объяснительная при опоздании на работу: образец, как не стоит писать объяснительные

Из этой объяснительной видно, что человек знал о рабочем распорядке, но умышленно оставил рабочее место, чтобы заплатить кредит. При этом и офисы банков работают не только с 8:00 до 17:00, и банкоматы, личные электронные кабинеты и мобильные приложения работают круглосуточно. Но человек решил, что в рабочее время можно решать личные проблемы.

В этом случае тоже лучше не вдаваться в подробности, а признать факт отсутствия на работе. А если были другие уважительные причины — сослаться на них.

За несоблюдение должностной инструкции, если допущена ошибка, по жалобе клиента. Оправдываться в конкретном проступке всегда намного тяжелее.

Уборщица плохо убрала служебное помещение. Руководитель прочтет такую объяснительную следующим образом: объективных причин для ненадлежащего исполнения должностной инструкции не было. Работника нужно наказывать без вариантов

В этом случае я рекомендую писать объяснительную следующим образом:

1. Изложить суть ошибки.
2. Объяснить причины. Они редко бывают объективными, но все же случается разное.
3. Описать последствия ошибки. Если их нет — наказание будет гораздо мягче.
4. Если есть возможность — предложить способ решения проблемы.
5. Отметить, что подобное больше не повторится.

Например, объяснительная может выглядеть так:

Я допустил ошибку в расчетах заработной платы, поскольку сломался компьютер и мне пришлось считать вручную.

Вины с себя не снимаю, готов понести наказание. Подобное больше не повторится. Если возникнут неисправности в дальнейшем, буду обращаться сразу к системному администратору.

О невыполнении плана, о невыполнении поручения, о нарушениях после проверки. Бывает, запланировали мероприятие, но исполнить не смогли. Дали человеку задание, потом проверили — а он ничего не сделал. Бывает. Но как-то надо объяснить руководству, почему так произошло. Могут быть разные варианты.

Если причина объективная — указываем ее. Например:

Запланированная на первый квартал закупка компьютерной техники не состоялась, поскольку не было финансирования. Прошу перенести закупку на второй квартал текущего года.

Тут все в порядке: причина объективная и предложили, как устранить проблему. Так можно.

Хуже, если объяснять нечем. Тогда избежать наказания не удастся.

При производственной травме. С производственной травмой всегда все непросто. Грамотно написанная объяснительная может увеличить выплаты, а написанная с ошибками — снизить их.

Когда человек просто заболел, размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от стажа. Если страховой стаж 8 лет и более — выплатят 100% среднего заработка. При страховом стаже от 5 до 8 лет — 80% среднего заработка. При страховом стаже меньше 5 лет — только 60% среднего заработка.

ст. 7 ФЗ об обязательном социальном страховании

Поэтому для правильного расчета больничного кадровики часто просят работника дать объяснения не только по производственным, но и по бытовым травмам. Логика тут простая: если что-то произошло, работника просят объяснить, где и как это было. И исходя из пояснений произведут начисления.

Например, принес работник больничный — у него перелом. Где он его получил — руководителю в принципе понятно, но все надо зафиксировать и правильно оформить. Поэтому работнику предлагают написать объяснительную. А дальше у работника три варианта.

Первый — отказаться писать. Это законно. Но если работник застрахован от несчастных случаев на производстве и ему положены страховые выплаты — претендовать на них он потом не сможет. Не заявил о том, что травма получена на производстве, — право на страховые выплаты не возникает. И больничный оплатят не из расчета 100% от заработка, а с учетом трудового стажа.

Второй вариант — работник пишет в объяснительной так:

После работы был дома, поскользнулся на мокром полу, упал и сломал руку.

В этом случае все в порядке: время не рабочее, никто не виноват, кроме самого работника, наказывать некого и не за что. Поскольку о несчастном случае на производстве речь не идет, пособие будет зависеть от стажа работника.

Но есть еще третий вариант. Он может выглядеть примерно так:

Я поскользнулся на мокром полу на рабочем месте, упал и сломал руку.

В этом случае нужно проводить служебную проверку и выяснять, были ли нарушены какие-нибудь правила. Если выяснится, что нарушены, — устанавливать, кто виноват. Виновного нужно будет наказывать. Не факт, что это будет сам работник, — возможно, накажут того, кто пролил воду на пол.

А есть еще один вариант объяснительной:

Слесарь Иванов А. А., находясь на рабочем месте, поскользнулся и сломал руку. Свидетели Петров и Сидоров пояснили, что Иванов употреблял спиртные напитки на рабочем месте.

После этого Иванов был направлен на медицинское освидетельствование в медучреждение. При проведении медицинского освидетельствования у него установлено алкогольное опьянение. Заключение об установлении состояния алкогольного опьянения прилагается.

А вот в этом случае могут и размер выплат по больничному снизить, и вообще уволить. Работодатель имеет на это право. Даже если работник застрахован от несчастного случая — на выплаты можно не рассчитывать.

Поэтому я рекомендую ограничиваться в объяснительных только фактами, которые имеют отношение к происшествию. Сломать руку дома — это одно. Написать в объяснительной, что был в отпуске, пил неделю, очнулся и увидел гипс — это другое. Если есть возможность не сообщать работодателю факты, которые дискредитируют, — можно этого не делать.

Как писать объяснительную

1. Объяснительная — дело добровольное. Отказаться можно всегда. Но от ответственности это не освобождает.
2. За отказ писать объяснительную не накажут, но лучше пояснить работодателю, что именно произошло. Объяснение часто помогает избежать взыскания или смягчить его.
3. Работодатель обязан письменно уведомить работника, что у него есть право написать объяснительную. Если человек перестал ходить на работу — уведомляют телеграммой или смс.
4. Если объективных причин для проступка нет — их лучше не придумывать. Признайте вину и укажите, что это больше не повторится.
5. Пишите кратко и понятно. Так меньше шансов, что раскроете лишнюю информацию.

Как создать заметку (с шаблоном и примерами)

1. Руководство по карьере
2. Развитие карьеры
3. Как создать заметку (с шаблоном и примерами)

Автор: редакция Indeed

22 февраля 2021 г.

0 распространенный метод общения на многих рабочих местах. Когда вам нужно передать краткую конкретную информацию группе людей в вашей организации, служебная записка может стать хорошей альтернативой организации встречи. В этой статье мы объясним компоненты заметки и предоставим руководство о том, как создать хорошо написанную заметку.

Что такое памятка?

Меморандум или меморандум — это сообщение, используемое для передачи информации в рамках бизнеса. Заметки можно использовать для объявления новых политик, напоминаний сотрудникам о существующих правилах и общего информирования людей. Записка менее формальна, чем письмо, которое вы будете использовать при общении с людьми за пределами организации.

Цели записки

Записки должны быть информативными и содержать краткое, ясное и прямое сообщение. Хотя многие памятки содержат схожие элементы, вы можете использовать их для самых разных целей, в том числе:

• Документирование политики компании

• Информирование сотрудников о ситуации

• Объяснение процедур

3 использовать новое оборудование

• Информирование сотрудников об изменении компании

• Объявление о смене роли или повышении

  Связанные: Документация на рабочем месте

Части памятки или введение о повышении

15 90 новая политика, все меморандумы имеют одинаковые основные части.Заметки могут различаться по длине, но большинство из них составляют одну или две страницы, чтобы аудитория была сосредоточена и заинтересована в вашем сообщении. Памятка включает в себя каждое из следующих действий:

1. Header

2. 0

   Тема линии

3. Декларация

4. Обсуждение

5. Сводка (необязательно)

1. Заголовок

Первый компонент

памятка — это заголовок, список информации, которая обеспечивает контекст для остальной части памятки.В заголовке указывается, кому адресовано сообщение и от кого оно отправлено, а также справочные примечания, такие как дата, время или местоположение. Включение заголовка в заметку помогает создавать точные записи. Заголовок также помогает сотрудникам отслеживать, какие сообщения наиболее важны для них и когда изменения компании вступили в силу.

2. Строка темы

Строка темы резюмирует тему записки и обычно идет сразу после заголовка. Каждая памятка должна быть посвящена только одному предмету.Тема должна быть короткой и ясной, предоставляя основную тему вместо полного объяснения. Если ваша записка будет храниться для справки, точная и простая тема может помочь поддерживать порядок в вашем офисе.

3. Объявление

Объявление — это первая часть тела вашего сообщения. Здесь вы делитесь целью памятки и представляете свою основную идею. Просто укажите информацию, которой вы делитесь со своими коллегами. Если есть какая-либо важная справочная информация, вы можете включить ее в эту часть памятки.

4. Обсуждение

В разделе обсуждения разъясняются внесенные вами изменения, признаются возможные проблемы и приводятся дополнительные сведения. В зависимости от цели вашей заметки вы также можете использовать этот раздел, чтобы запросить отзыв или попросить своих коллег выполнить определенное действие. Этот раздел должен оставаться сосредоточенным на наиболее важных частях вашего сообщения, чтобы информация оставалась ясной.

5. Резюме (необязательно)

Некоторые заметки содержат краткое резюме, которое связано с темой.В резюме также могут быть перечислены последние напоминания и слова благодарности сотрудникам за их усердную работу и сотрудничество.

Как создать заметку

Создание хорошо написанной заметки, содержащей четкую информацию, может сэкономить вам время на разъяснение запутанных сообщений. Чтобы создать заметку, выполните следующие действия:

1. Перечислите основную мысль

Чтобы объяснить другим, вы должны четко понимать свое сообщение. Перечислите основные моменты, которые вам нужно объяснить в памятке. Если их слишком много, рассмотрите возможность использования формата отчета или разделения сообщения на несколько более конкретных заметок.

2. Поймите свою аудиторию и тон

Записка, объявляющая о корпоративной вечеринке или ежегодных премиях, скорее всего, будет иметь более радостный и непринужденный тон, чем записка, объявляющая о больших изменениях в политике компании. Ваш выбор слов и стиль письма должны быть понятны вашим коллегам или сотрудникам.

3. Используйте шаблон

Вы можете использовать шаблон, чтобы убедиться, что вы используете правильный формат для вашей заметки. Заполнение шаблона также может гарантировать, что вы поделитесь всей необходимой информацией.

4. Делайте абзацы короткими

Пишите заметки короткими абзацами, чтобы их было легче читать. Если возможно, используйте маркеры и списки, чтобы подчеркнуть ключевую информацию.

5. Вычитка

Перед отправкой служебной записки перечитайте каждый раздел, чтобы убедиться в правильности грамматики и ясности. Убедитесь, что ваш заголовок адресован правильным людям, а тема соответствует сообщению.

6. Распространение памятки

Своевременно публикуйте памятку, чтобы информировать свою организацию.Многие организации отправляют заметки по электронной почте, а также размещают их на видном месте на рабочем месте. Сохраните копию заметки для ваших файлов на случай, если вам понадобится сослаться на нее.

Шаблон заметки

На вашем рабочем месте может использоваться определенный формат заметок, но большинство заметок обычно можно создавать с помощью шаблона служебной заметки. Вот один из примеров шаблона базовой служебной записки:

*Кому: Получатель(и) записки*

*От: Лицо или группа, отправившая записку*

*Дата: Дата выдачи*

*Тема: Строка темы*

[В первом абзаце вашего меморандума четко изложите основную мысль.Перечислите любую важную информацию, которая непосредственно влияет на получателя записки.]

[Ваш второй абзац должен расширять основную идею и содержать дополнительные детали. Подведите итоги любого обсуждения темы вашего меморандума и попросите сотрудников внести свой вклад, если это применимо.]

[Вы можете включить необязательный третий абзац, резюмирующий меморандум. После этого раздела вежливо завершите и подпишите.]

[Закрытие, например, С уважением/С наилучшими пожеланиями/Спасибо,]

[Ваше имя]

[Контактная информация, если применимо]

Приложения: [Перечислите любые документы ссылки в служебной записке]

Примеры служебных записок

Возможно, вам будет полезно прочитать служебные записки, разосланные другими сотрудниками вашей организации.Сопоставление тона и формата вашей заметки с другими, которые вы видели на рабочем месте, поможет вашим коллегам понять ваше сообщение. Просмотрите следующие примеры заметок, которые помогут вам в написании:

Пример 1. Объявление о повышении

*Кому: Всем сотрудникам*

*От: Мико Томпкинс, директора по персоналу*

*Дата: 6 августа 2019 г.*

*Тема: Джеймс Ндеба становится директором по бухгалтерскому учету*

С 10 августа 2019 года наш нынешний главный бухгалтер Джеймс Ндеба переходит на должность директора по бухгалтерскому учету.Во время этого перехода любые новые проекты будут переданы остальной команде бухгалтеров.

За три года работы в качестве нашего главного бухгалтера Джеймс продемонстрировал исключительные лидерские качества, и мы с нетерпением ожидаем того влияния, которое он окажет на нашу организацию в качестве директора по бухгалтерскому учету. Если у вас есть какие-либо вопросы об этом переходе, не стесняйтесь обращаться ко мне по электронной почте.

Спасибо всем за помощь в максимально плавном переходе. Пожалуйста, зайдите в офис Джеймса, чтобы поздравить его с повышением.

С уважением,

Мико Томпкинс

Пример 2: Напоминание о правилах

*Кому: отдел продаж*

*От: J’naya Burroughs, руководитель отдела продаж*

*Дата: 21 сентября 2019 г.*

*Тема: Процесс возмещения*

Поскольку у нас есть несколько новых сотрудников, пожалуйста, ознакомьтесь с нашей политикой возмещения командировочных расходов. Для каждой отдельной покупки вы должны заполнить форму расходов на продажу и предоставить ее в бухгалтерию до последнего числа месяца.Расходы, представленные после установленного срока, не подлежат возмещению.

Спасибо за своевременную отправку всех транспортных расходов. Это помогает нам управлять нашим ежемесячным бюджетом на поездки и гарантирует, что мы сможем финансировать все запланированные поездки. Вы можете остановиться у моего стола или написать мне по электронной почте с любыми вопросами.

Спасибо,

J’naya

*Приложения: Форма расходов на продажу*

Как написать деловую записку (с шаблоном и примерами)

1. Руководство по карьере
2. Развитие карьеры

(с шаблоном и примерами)

Автор: редакционная группа Indeed

16 августа 2021 г.

Деловая записка — это один из основных способов передачи информации всем сотрудникам вашей организации.Меморандумы предназначены для быстрого и эффективного распространения информации, и они могут включать важное резюме, в котором излагаются важные моменты меморандума.

В этой статье мы поговорим о том, что такое деловая записка, объясним, как написать деловую записку, и покажем шаблон и два примера, которые помогут вам написать ее для вашей собственной компании.

Подробнее: 5 шагов к написанию отличного делового письма (с советами)

Что такое деловая записка?

Деловая записка — это короткий, но формальный документ, используемый для общения между сотрудниками.Заметки кратки, эффективны и просты в навигации. Они могут выполнять ту же роль, что и пресс-релизы, за исключением того, что документ предназначен в первую очередь для внутреннего использования, а не для местных и национальных журналистов. Примеры заметок, которые могут понадобиться вашему бизнесу, включают в себя изменения в персонале в организации или обновления о собраниях компании, таких как праздничные вечеринки или встречи.

Подробнее:Понимание основ разработки стратегии

Как написать деловую записку

Выполните следующие действия, чтобы помочь вам написать следующую деловую записку:

1. Перечислите цель записки во вступительном абзаце.

2. Будьте лаконичны и сохраняйте положительный тон во всем.

3. Сообщите сообщение записки в теме письма.

4. Используйте основной абзац и заключение, чтобы разбить информацию.

1. Укажите цель меморандума во вступительном абзаце

Читатели должны сразу понять, что вы сообщаете своей аудитории во вступительном абзаце. Вам необходимо составить содержание своей заметки, чтобы ответить на вопросы, которые могут возникнуть у сотрудников.Перечислите цель служебной записки, прежде чем подробно рассказывать о принятии решения или о том, что привело к текущей ситуации. Таким образом, вы даете хронологическую последовательность событий, чтобы дать больше ясности о действиях, которые должны предпринять сотрудники, если таковые имеются.

2. Будьте лаконичны и сохраняйте позитивный тон на всем протяжении

Поскольку вы пишете эту записку коллегам и руководителям, с которыми вы общаетесь ежедневно, используйте позитивный тон. Короткие и четкие предложения с использованием активного залога помогут вам донести свою цель, что может повысить доверие к вам со стороны коллег.

3. Сообщите содержание служебной записки в строке темы

Строка темы должна сообщить читателю, что именно он должен узнать из служебной записки, и указать, куда поместить ее в папке электронной почты. Например, обновление бюджета для отдела маркетинга помогает читателям понять тему служебной записки и предварительно просматривает потенциальные действия, которые повлияют на отдел и его деятельность в будущем.

4. Используйте основной абзац и заключение, чтобы разбить вашу информацию

В основном абзаце подробно рассказывается о решении, которое объявляет компания, и о том, как оно повлияет на каждого сотрудника в будущем.Вы хотите обратиться к потенциальным чувствам к сотрудникам, но вам нужно сделать это таким образом, чтобы они были понятны сотрудникам. Выразите свою благодарность за их тяжелую работу и ваш план работы с сотрудниками, чтобы справиться с повторяющимися изменениями.

Подробнее: 10 Навыки общения: определения и примеры

Шаблон деловой записки

Просмотрите этот шаблон деловой заметки при планировании собственного:

Описание изображения

Деловой меморандум

Дата: текущий месяц, день, год

: Имена сотрудников организации

От кого: Ваше имя и фамилия, официальное название вашей компании

Тема: Тема, связанная с бизнесом

Текст: Начните с перечисления причин, почему вы пишете эту записку на от имени компании.Идеальная длина — одно предложение, но не более двух предложений. Затем вам необходимо предоставить необходимые сведения о том, что все сотрудники, от руководителей до сотрудников начального уровня, должны знать об этих последних событиях в компании. Объясните, является ли эта записка ответом или продолжением ранее письменного сообщения, отправленного компанией.

Изложите здесь свое заключение относительно служебной записки, но вы можете использовать этот раздел для определения потенциальной реакции со стороны сотрудников и планов, которые ваша компания стремится реализовать, которые дополняют пункты выше.Если вам нужно, чтобы сотрудники действовали в соответствии с этой памяткой или связались с конкретным ответственным лицом, также укажите эту информацию здесь.

Спасибо,

Имя и фамилия
Адрес электронной почты компании
Номер телефона компании

Если применимо, вы можете перечислить приложение, подтверждающее решение, о котором объявляется в служебной записке. Возможно, вам придется скоординировать собрание всех сотрудников, чтобы объяснить записку, и в этом случае вы можете вместо этого представить эти вложения лично.

Загружаемый шаблон бизнес-памятки
Чтобы отредактировать шаблон в Документах Google, выберите «Файл» > «Открыть» > «Загрузить» > и выберите нужный файл на своем устройстве.

Если применимо, вы можете перечислить вложение, подтверждающее решение, о котором объявляется в служебной записке. Возможно, вам придется скоординировать собрание всех сотрудников, чтобы объяснить записку, и в этом случае вы можете вместо этого представить эти вложения лично.

Подробнее: Руководство по написанию заметок с советами и примерами

Примеры деловых записок

Ниже приведен образец деловой записки, который вы можете использовать в качестве руководства для своего следующего документа:

Описание изображения

Обновление продукта для GHY Компьютер

Дата: дек.17, 2020

Кому: Всем сотрудникам

От: Джейсона Саксона, вице-президента по маркетингу

Тема: Обновление продукта для компьютера GHY

Принимая во внимание ответы, которые мы получили за последние три месяца от тестировщиков продуктов и клиентов опросов, я пишу, чтобы сообщить вам, что запуск продукта для компьютера GHY будет отложен со 2 января 2021 г. до 2 апреля 2021 г.

Мы считаем, что дополнительное время для проверки возможностей компьютера с обновленные программы помогут клиенту расширить использование программного обеспечения для выполнения повседневных задач.Некоторые сотрудники выразили убеждение, что эта задержка приведет к увеличению продаж конкурентов, поэтому организация решила продавать наши нынешние компьютеры со скидкой 30 % до момента запуска компьютера, предлагая праздничные распродажи со скидкой 50 % в течение новый год. Торговые представители могут делиться этой информацией с текущими клиентами и лидами.

Отдел маркетинга будет информировать организацию о новых обновлениях. Мы понимаем, что это изменение может повлиять на доход и прибыль, получаемые отделом продаж.Менеджеры имеют право отказаться от текущих целей продаж на четвертый квартал и работать с представителями над удержанием текущих клиентов для обеспечения обслуживания клиентов, когда это необходимо.

Хотя эта задержка является неприятной новостью для всех нас, мы верим в обещание наших сотрудников оправиться от этого и добиться процветания в 2021 финансовом году. Мы верим, что наши нынешние клиенты останутся преданными нам, несмотря на эту новость.

Спасибо,

Джейсон Саксон
[email protected]
458-983-6470

Пример загружаемой заметки
устройство.

Вот еще один образец бизнес-памятки, который вы можете использовать в качестве руководства для следующего документа:

Описание изображения

North Star Lighting
17 декабря 2019 г.

Кому: Всем сотрудникам

От: Эйвери Андерсон, менеджер по маркетингу продукции

Тема: Выход Лорен Райли на пенсию

Я пишу это сообщение, чтобы сообщить вам, что Лорен Райли уйдет на пенсию из North Star Lighting с 1 марта 2020 года. Лорен была преданным сотрудником North Star Lighting, проработавшим более трех десятилетий. с компанией, восемь из них в качестве вице-президента по продажам.

Мы чувствуем, что Лорен отдала нам все за время своего пребывания в должности, и мы ценим ее усилия по оказанию помощи в расширении отдела продаж с 20 до 40 сотрудников.

Мы знаем, что это будет переходный период для всех нас, и компания находится в процессе найма ей замены, что будет сложно, учитывая ее большую роль. На праздничной ноте мы планируем устроить ей вечеринку в честь выхода на пенсию, так что следите за новостями от меня по этому поводу.

Я призываю вас зайти в офис Лорен, чтобы поздравить ее с этим заслуженным достижением.Еще раз спасибо, Лорен, за всю вашу тяжелую работу.

С уважением,
Avery
Avery Anderson
[email protected]
(458) 317-1234

Загружаемый образец заметки
с вашего устройства.

Формат и примеры – Zippia

Вы когда-нибудь оказывались на работе в ситуации, когда вам нужно сообщить важную информацию своим товарищам по команде, но вы не хотите беспокоить всех планированием встречи? Как насчет времени, когда вам нужно было поделиться информацией, но было невозможно согласовать графики всех встреч?

В подобных ситуациях отличным решением будет написание и распространение заметки.Записки достаточно формальны, чтобы передать любую информацию, которой вы хотите поделиться, но они не такие громоздкие, как планирование встречи.

Любой может написать записку, и важно знать, как ее написать, чтобы быть готовым к работе, когда представится такая возможность. Как только вы научитесь писать заметки, вы обнаружите, что они могут быть очень полезными, независимо от вашей роли. Однако некоторым ролям, таким как координаторы или администраторы, может потребоваться писать их чаще.

Мы рассмотрим основы написания заметок, в том числе объясним формат и покажем вам образец записки.Прочтите наше руководство, и вы быстро начнете писать эффективные заметки.

Что такое памятка?

Заметки — это тип сообщения для обмена новостями, обновлениями или соответствующей информацией в рамках бизнеса. Как правило, они короткие и содержательные, так как могут заменить официальные встречи и охватывать обновления команды, напоминания о политике и быстрые корпоративные обновления.

Размышляя о том, нужно ли вам писать служебную записку, подумайте о том, какой информацией вы делитесь, и о ее важности.Заметки находятся где-то между официальными профессиональными письмами и электронными письмами с быстрыми обновлениями.

Если вы хотите просто отправить электронное письмо или сообщение коллеге, вам, вероятно, не нужно писать официальную записку. Если ваша информация немного важнее, и многие люди внутри и за пределами вашей компании увидят ее, письмо может быть лучшим способом.

Важен ли формат памятки?

Заметки имеют свой уникальный тип связи, поэтому важно следовать формату заметок. Поскольку большинство заметок имеют общий формат, если вы будете следовать стандартной практике, вашим получателям будет проще сканировать документ и находить важную для них информацию.

Это также может помочь вам следовать протоколу заметок, поскольку, как только вы его узнаете и поймете формат; гораздо проще повторить процесс и написать много заметок.

Как выбрать формат памятки

Есть несколько типов записок, которые обычно отправляются, поэтому знание того, какой тип вы пишете, является ключом к написанию четкой и эффективной записки. Наиболее популярными типами являются заметки-отчеты, заметки-запросы, заметки-подтверждения и заметки-предложения. Каждый из них имеет свою цель и может изменить способ форматирования вашей заметки, поэтому посмотрите и решите, что лучше для вас.

• Отчетная записка. Они предназначены для предоставления обновленной информации о проекте или отправки отчета о ходе выполнения. Вам нужно будет включить график проекта и обобщить, на каком этапе процесса вы находитесь, поэтому подумайте, какую информацию вы могли бы передать в этом формате.

• Запросить памятку. Если вам нужна помощь другого товарища по команде или целого отдела, вы должны написать меморандум с просьбой. Обычно в них нужно объяснить предысторию проекта, над которым вы работаете, где вы застряли и как другой человек или люди могут вам помочь.

  Вам нужно будет объяснить проект или проблему, поэтому подумайте о том, насколько ваш получатель знает о проблеме, когда пишете ее.

• Подтверждающая записка. Предположим, вы хотите получить план или соглашение в письменной форме; Подтверждающие записки — отличный способ сделать это. Вы можете обобщить свой план и делегировать задачи в памятке, чтобы все были на одной волне и знали, что вообще происходит и какова их роль.

• Памятка с предложениями. Они могут принимать разные формы, но менеджеры обычно рассылают их, чтобы получить отзывы или предложения от своих сотрудников. Иногда руководителям нужна помощь в поиске наилучшего решения проблемы, поэтому это отличный способ обозначить проблему и попросить других людей о помощи.

Формат памятки

Независимо от того, какую заметку вы пишете, есть один формат заметок, который вы можете использовать, чтобы помочь вам структурировать заметку. Вы можете переключать разделы по мере необходимости, но этот шаблон — отличный способ убедиться, что вы упорядоченно доносите всю свою информацию:

1. Заголовок. Начните с профессионального заголовка, который включает ваше имя и должность, имя получателя и должность, дату и тему.

   Вы должны постараться быть точным в названии темы, так как ваш получатель может получать много записок в день, и если вы будете конкретны, они смогут точно знать, чего ожидать от вашей записки.

2. Открытие. В первом абзаце должно быть указано, почему вы пишете служебную записку, дается некоторый контекст вашей проблеме или сообщению, а затем поясняется обновление, задача или вопрос, который у вас есть.

   Думайте об этом разделе как о кратком обзоре, чтобы ваш читатель знал, что он будет читать позже в памятке. Вы можете пойти более подробно позже, но дайте хорошее резюме и обзор здесь.

3. Контекст. Это место, где можно углубиться и объяснить любую справочную информацию, которая важна для цели вашей записки. Вы можете объяснить любой жаргон или технические термины, объяснить, как возникла ваша проблема, или рассказать о более широком проекте, над которым вы работаете.

   При написании этого раздела важно помнить о читателе. Если вы пишете близкому товарищу по команде, который работал с вами над всем проектом, вам потребуется меньше информации, чем если бы вы обращались к кому-то из другого отдела, который никогда не слышал о вашем проекте.

4. Раздел задач. Здесь вы можете написать, как вы решаете проблему или готовитесь к следующему этапу проекта. Вы хотите убедиться, что вы даете подробное объяснение своей задачи, и вы можете попросить других людей помочь в этом разделе.

   Если у вас нет четкого представления о том, каковы ваши следующие шаги, вам следует провести еще немного мозгового штурма и составить четкий план. В противном случае вы можете попросить своего получателя посоветовать лучший следующий шаг.

5. Резюме. Если у вас есть длинная записка, вы можете включить в нее краткий раздел. Это может быть хорошим способом напомнить вашему читателю о ключевых моментах и ​​действиях. Вам нужен раздел резюме только в том случае, если ваша записка занимает одну или две страницы, поэтому не беспокойтесь о включении этой части.

6. Обсуждение. Разделы обсуждения составляют основную часть служебной записки и включают в себя все факты, данные и сведения, поддерживающие остальную часть служебной записки. Здесь вы можете углубиться и предоставить столько информации, сколько считаете необходимым для поддержки вашего аргумента или запроса в остальной части меморандума.

   Рекомендуется начать с общей информации, затем перейти к конкретным деталям и организовать свои мысли от самой сильной до самой слабой поддержки. Так читателю будет легче просмотреть и понять ключевые части вашего аргумента.

7. Закрытие. После того, как вы записали все, чем хотите поделиться, вы можете написать заключение, чтобы повторить все основные моменты. Это хороший раздел, чтобы включить любые действия, которые вам нужно, чтобы ваш читатель предпринял, или любые задачи, которые необходимо выполнить после прочтения заметки.

   Завершение может быть коротким, так как раздел резюме служит подведением итогов всего, что вы написали.

8. Дополнительные приспособления. Если у вас есть что-то, что вы хотите включить, например графики, данные или дополнительную информацию, вы можете добавить это в виде дополнительного приложения в конце заметки.Эта часть необязательна, и вы должны включать только то, что действительно необходимо, но не совсем вписывается в вашу записку.

Пример памятки

Вот образец памятки для обновления всей команды. Это соответствует общему формату служебной записки и передает информацию в виде служебной записки.

От: Джейн Смит, Директор по персоналу
Кому: Отдел разработки продуктов
Дата: 20.01.21
Тема: Обновленная информация о найме на разработку продуктов

В связи с недавними изменениями в бюджете найма мы не можем продолжить поиск нового дизайнера продуктов по запросу отдела разработки продуктов в ноябре 2020 года.Мы отложим поиск как минимум до второго квартала 2021 года.

Административная группа приостановила прием на работу, поскольку финансы компании пересматриваются. Насколько мы понимаем, команда разработчиков продуктов отправила запрос на новый набор, и мы начали предварительный процесс поиска в четвертом квартале 2020 года, но из-за текущих ограничений мы не можем продолжать этот процесс.

Мы сохраним все полученные нами резюме и заявки в файле, а затем перезапустим процесс поиска, когда административная группа разрешит нам продолжить.Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к моей команде и запрашивать резюме, если вы хотите начать просмотр кандидатов, но знайте, что мы не можем продолжать процесс найма, пока административная команда не даст нам согласие.

Если есть какие-либо изменения, которые вы хотели бы внести в описание работы (прилагается ниже), сообщите нам об этом.

Благодарим вас за понимание ситуации, в которой мы находимся, и, пожалуйста, сообщите нам, можем ли мы сделать что-нибудь, чтобы поддержать команду разработчиков продукта в течение этого периода.Мы будем держать вас в курсе процесса, когда что-то изменится.

(Здесь можно прикрепить описание вакансии)

Никогда не упускайте подходящую для вас возможность.
Начать

Как написать служебную записку, которую сотрудники действительно прочитают (+Шаблон)

Легко использовать неправильный метод для обмена важной деловой информацией.

Благодаря коммуникационным технологиям общение с большой группой людей стало почти без усилий. Однако для сохранения чувства профессионализма важно помнить, что определенные темы лучше всего обсуждать с использованием конкретных каналов связи.

При обращении к большой группе на работе может возникнуть соблазн отправить простое электронное письмо и покончить с этим, но есть некоторые темы, которые следует обсудить с помощью памятки.

Что такое памятка?

Памятка или меморандум — это деловое сообщение, отправляемое людям в организации.Цель служебной записки — проинформировать всю группу об изменении, которое может повлиять на них, и потенциально попросить их предпринять определенные действия.

Воспринимайте служебную записку как массовую внутреннюю коммуникацию. Один человек отправляет одно сообщение большой группе людей. Просто все работают в одном месте.

Одно дело написать и распространить деловую записку, а другое — сделать ее привлекательной для вашей аудитории. Давайте рассмотрим, как отформатировать привлекательную записку и некоторые другие качества, которые следует учитывать при ее создании.

Советы по общению для любого канала

Существует множество различных способов общения на рабочем месте, но независимо от того, какой из них вы используете, воспользуйтесь этими советами по этикету, чтобы вас услышали, не оскорбляя.

Формат памятки

Формат вашей записки либо привлечет, либо отпугнет ваших читателей. Ниже приведен простой, но эффективный формат, которому следует следовать при создании памятки для распространения.

МЕМОРАНДУМ КОМУ: Кому отправляется записка? CC:  Есть ли кто-то еще, кого следует включить, но не напрямую? ОТ:  Кто отправляет записку? ДАТА:  Какое сегодня число? SUBJECT:  В нескольких словах изложите основную мысль записки. BODY:  Сюда отправляется сообщение. ПУНКТ 1: В первом абзаце должна быть изложена основная идея передаваемой информации в простой, ясной и краткой форме. ПУНКТ 2: Второй абзац меморандума должен содержать некоторую справочную информацию о том, зачем нужна эта информация. Если в меморандуме обсуждаются изменения в политике, объясните, почему это происходит. ПУНКТ 3: Последний полный абзац памятки должен сообщать сотрудникам, нужно ли им предпринимать какие-либо действия.Если нет, не игнорируйте последний абзац. Четко укажите, должны ли сотрудники что-либо делать. После заявления о действии завершите позитивной запиской, поблагодарив их за внимание и сотрудничество.

И с этим у вас есть надежная памятка.

Хотите сохранить свою копию? Не стесняйтесь загружать шаблон памятки, в котором описано все, что вам нужно включить.

Советы по написанию заметок

Освоение формата — хороший первый шаг в обучении написанию меморандума, но не менее важно сосредоточиться на содержании меморандума.Если ваша записка скучна или перегружена ненужными деталями, вы можете рассчитывать на то, что сотрудники проигнорируют ее и упустят важную информацию.

Вот несколько советов по написанию заметок, которые помогут донести ваше сообщение.

Учитывайте свою аудиторию

Когда вы что-либо пишете, вы должны помнить о своей аудитории. Для заметок ваша аудитория состоит из людей, с которыми вы работаете.

При написании служебной записки помните о культуре вашей компании. Если общение в вашем офисе обычно непринужденное и непринужденное, используйте правильный тон и слова, соответствующие этому.С другой стороны, если ваши разговоры в офисе ведутся профессионально, используйте этот подход.

Памятка считается частью внутреннего маркетинга, поэтому важно представить сообщение таким образом, чтобы оно соответствовало культуре компании, ценностям и миссии вашего бизнеса. Внутренние коммуникационные сообщения, несовместимые с тем, за что выступает компания, могут вызвать путаницу в отношении целей и задач компании.

Говорите кратко и просто

Весь смысл записки в том, чтобы послать быстрое сообщение.Вы хотите, чтобы читатели были в и из и в их день.

Пишите кратко и по делу, а язык простым. Заходи, доноси свою точку зрения и уходи.

Приложите документы, если необходимо

Всегда будет дополнительная информация по теме, которой вы делитесь, но не вся она может найти место в вашей записке. Если есть дополнительная информация, которая будет интересна даже нескольким людям, прикрепите дополнительные документы или ссылки на веб-сайты, чтобы они могли их изучить.

Сделать памятку

Нужно поделиться информацией с офисом? Сделайте это памяткой. Научиться писать служебную записку — отличный навык для любого, кто отвечает за обмен бизнес-информацией внутри компании. Любой может отправить сообщение, но требуется немного больше времени и усилий, а также, возможно, шаблон, чтобы сделать его достаточно привлекательным для прочтения.

Коммуникация на рабочем месте может быть сложной. Ознакомьтесь с нашим ресурсом о том, как создать план внутренней коммуникации, который поможет информировать ваших сотрудников, укрепить корпоративную культуру и повысить вовлеченность сотрудников.  

Формат // Purdue Writing Lab

Эта страница предоставлена ​​вам OWL Университета Пердью. При печати этой страницы вы должны включить полное официальное уведомление.

Copyright © 1995-2018 The Writing Lab & The OWL в Университете Пердью и Пердью. Все права защищены. Этот материал нельзя публиковать, воспроизводить, транслировать, переписывать или распространять без разрешения. Использование этого сайта означает принятие наших условий добросовестного использования.

---

Формат

Сводка:

Этот раздаточный материал поможет вам решить проблемы с написанием заметок, обсуждая, что такое заметки, описывая части записок и предоставляя примеры и пояснения, которые сделают ваши заметки более эффективными.

Формат служебной записки соответствует общим правилам делового письма. Заметка обычно состоит из страницы или двух, с одинарным интервалом и выравниванием по левому краю. Вместо того, чтобы использовать отступы для отображения новых абзацев, пропускайте строку между предложениями.Деловые материалы должны быть краткими и легко читаемыми. Поэтому полезно использовать заголовки и списки, чтобы помочь читателю точно определить определенную информацию.

Добавить заголовки: Вы можете помочь читателю лучше понять вашу записку, используя заголовки для резюме и разделов обсуждения, которые следуют за ним. Пишите короткие, но уточняющие содержание сегмента заголовки. Например, вместо заголовка «Сводка» попробуйте «Новые рекомендации по рекламе», что гораздо более конкретно.Основные заголовки, которые вы выбираете, — это те, которые должны быть включены в ваше заявление о цели в первом абзаце.

Используйте списки: Для облегчения чтения по возможности помещайте важные моменты или детали в списки, а не в абзацы. Это привлечет внимание читателей к разделу и поможет аудитории лучше запомнить информацию. Использование списков поможет вам быть кратким при написании заметки.

Разделы: Разделы меморандума должны быть расположены следующим образом:

• Заголовок: 1/8 памятки
• Открытие, контекст и задача: 1/4 памятки
• Резюме, Дискуссионный сегмент: 1/2 меморандума
• Заключительный сегмент, необходимые приложения: 1/8 меморандума

Это рекомендуемое распределение материала для облегчения написания заметок.Не все памятки будут одинаковыми, и структура может меняться по вашему усмотрению. В разных организациях могут быть разные процедуры форматирования, поэтому будьте гибкими в адаптации своих навыков письма.

Как написать четкую деловую записку

Урок 10: Как написать четкую деловую записку

/ru/бизнес-коммуникация/как-написать-эффективное-деловое-письмо/содержание/

Как написать четкую деловую записку

Когда вам нужно сообщить коллегам важную информацию или сделать объявление на рабочем месте, деловая записка может стать идеальным способом обращения к определенной аудитории в официальном контексте.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать, как написать деловую записку.

Основы деловой записки

Хотя на первый взгляд деловые заметки и электронные письма могут выглядеть одинаково, у заметок есть некоторые ключевые отличия. Записки обычно более формальны, чем электронные письма, и часто используются, когда вам нужно придать вашему сообщению более официальный вид. Их также можно распечатать и распространить там, где это сообщение будет иметь наибольшее влияние.

Заметки могут быть адресованы одному человеку или группе, поэтому адаптируйте свое сообщение так, чтобы оно отражало интересы вашей аудитории.Как и в любом деловом документе, всегда оставайтесь профессиональным и вежливым, даже если вам нужно затронуть негативную тему. Официальная записка — не место для критической оценки кого-то, поэтому сосредоточьтесь на фактах и ​​конструктивных планах на будущее.

Написание деловой записки

Деловые записки

обычно начинаются с раздела заголовка , в котором перечислены получатели и другие сведения в следующем формате:

• Кому : Укажите имя и должность каждого получателя (например, Миранда Лоусон, директор по маркетингу).Однако, если вы обращаетесь к определенной группе, просто укажите название группы (например, «Бухгалтерия»).
• От : Укажите свое имя и должность.
• Дата : укажите полную дату (например, 30 июня 2017 г.).
• Тема : Сделайте тему краткой и описательной.

В большинстве деловых заметок приветствие отсутствует (например, «Здравствуйте, мисс Лоусон») и сразу переходит в основной текст. Всякий раз, когда вы начинаете абзац в служебной записке, всегда ставьте основную мысль этого абзаца на первое место, так как это сделает ваш текст прямым и легким для понимания.

Как правило, служебные записки не включают прощание (например, «С уважением, Тоня»), но оно может быть уместным в зависимости от вашего сообщения или стиля вашей компании. Если вы включаете прощание, сделайте его кратким.

Редакция

Как обсуждалось в уроке «Основы делового письма», пересмотр жизненно важен для любого качественного документа. Перечитайте свое письмо до , отрежьте ненужного материала, проясните основные моменты и откорректируйте на наличие грамматических и фактических ошибок.И прежде чем отправить записку аудитории, подумайте о том, чтобы получить отзыв от коллеги, чтобы ваше сообщение было эффективным и профессиональным.

Примеры деловых записок

Давайте рассмотрим несколько деловых заметок, чтобы увидеть этот урок в действии. Начнем с примера плохо написанного меморандума.

Приведенный выше пример неприемлем. Основная часть нечеткая и бессвязная, темы нет, а основной смысл каждого абзаца трудно найти.Само сообщение также невероятно непрофессиональное, особенно потому, что оно негативно отзывается об одном человеке.

Теперь давайте рассмотрим более сильный пример.

Это намного лучше! Основная часть краткая и четкая, а главное — первое предложение в каждом абзаце. Также есть сильная тема, и сообщение остается профессиональным, несмотря на то, что он делится негативными новостями.

Независимо от того, детализируете ли вы новое изменение политики или информируете сотрудников о новой процедуре, деловые заметки — это эффективный способ распространения информации среди ваших коллег.По мере того, как вы будете практиковаться и учиться, ваши заметки станут более эффективными и отточенными.

/ru/бизнес-коммуникация/как-форматировать-деловой-документ/контент/

Как написать межофисную записку с примерами и шаблонами

Сотрудники вашей организации ежедневно просматривают более сотни сообщений и электронных писем. Одно из электронных писем представляет собой межведомственную записку или межведомственную записку, отправленную одним из руководителей офиса.

Как сделать так, чтобы сообщение привлекло внимание читателей и четко передало его?

Часто эти внутренние коммуникационные сообщения в виде электронной почты могут оставаться совершенно незамеченными вашими коллегами.Это может произойти, когда сообщение или средство массовой информации недостаточно вдохновляют или не содержат чуткого подхода.

Большинство межофисных служебных записок не требуют реальных действий или изменений. Это потому, что они безличны, плохо составлены и перегружены информацией. Есть способ изменить это и сделать межофисный меморандум более привлекательным и вдохновляющим.

Давайте посмотрим, как это можно сделать!

Формат межведомственной записки

Вот указатели на формат межофисной записки.

Заголовок: Четко обозначьте свой контент как «Меморандум», чтобы ваша аудитория знала, что они получают. Также укажите «кому», «от», «дата» и «тема».

Тело: Здесь напишите о проблеме, возможных решениях, необходимых действиях и ожидаемых результатах.

Заключительный абзац: Если применимо, здесь вы можете запросить предложения, отзывы или подтверждения от адресатов.

---

Примеры межофисных меморандумов

Если вам необходимо проинформировать свою команду об официальных внутренних бизнес-задачах, вот несколько простых для понимания примеров внутренних служебных записок:

Межстанционная памятка Пример 1:

Меморандум

Кому: Всем коллегам

От кого: XYZ, директор по разработке продуктов

Дата: 19 апреля 2021 г.

Тема: Запуск продукта B

Я пишу это, чтобы сообщить вам, что, глядя на успех Продукта А, мы запускаем Продукт Б 28 апреля 2021 года, чтобы удовлетворить растущий спрос.

Поскольку наша организация продолжает завоевывать рынок Продуктом А, совету директоров пришла в голову выгодная идея производить Продукт Б.

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо проблемы или вопросы, связанные с этим запуском. В настоящее время я был бы признателен за вашу помощь при запуске продукта B.

Межстанционная памятка Пример 2:

Меморандум

Кому: Весь персонал

От кого: ABC, Директор по развитию маркетинга

Дата: 21 апреля 2021 г.

Тема: Рекламная вечеринка X

Рад сообщить, что Mr.X преуспел в нашем последнем проекте MN и был повышен до должности «менеджера по маркетингу».

Рекламная вечеринка состоится в столовой 25 апреля 2021 года в 16:00.

Для празднования будут предоставлены бургеры и картофель фри. Ответьте на вопросы в ABC до 23 апреля 2021 г.

Улучшите способ внутренней коммуникации вашей организации

Начните создавать внутреннюю коммуникацию для своей организации с помощью Cloud Tutorial.

---

Формат межведомственного меморандума: как его составить?

Роль межофисного меморандума или деловых служебных записок состоит в том, чтобы доводить вопросы до сведения сотрудников, напоминать им о главных событиях и сроках или информировать их о задачах или повестках дня в различных отделах.

Совет: Внутренний меморандум должен быть кратким и кратким. Вы должны писать так, как будто вы говорите непосредственно со своей аудиторией. Кроме того, формируйте короткие предложения и настраивайте свой тон в соответствии с вашей целевой аудиторией.

Как написать служебную записку?

Использование соответствующего формата внутренних заметок необходимо для того, чтобы документ реализовывал свое предназначение. Межведомственный меморандум может быть неофициальным или формальным, в зависимости от того, кто будет на них ссылаться.

1. Запланируйте информацию, которая будет включена
2. Отформатируйте памятку
3. Создайте подходящий заголовок
4. Напишите раздел «Тело»
5. Завершите его, запросив действия, которые нужно предпринять

---

Шаблоны заметок InterOffice

Шаблон межведомственной записки 1 : Информировать сотрудников об изменении политики

Шаблон межведомственной записки 2: Приветствие нового члена команды

Шаблон межведомственной записки 3 : Прекращение производства продукта/услуги

Получите ценную информацию от своих сотрудников

Взаимодействуйте с сотрудниками и получайте информацию и идеи от их общения с CloudTutoral

---

Какие существуют типы внутриофисных служебных записок?

Межофисный меморандум крайне важен для компании, когда речь идет о внутренних коммуникациях.Такие документы следует формировать очень осторожно, так как они включают в себя различные важные разделы создания знаний. Большинство офисных записок несут рутинную коммуникацию, в то время как некоторые содержат негативную информацию или посты убеждения. Типы внутриофисных записок:

1. Директива Межведомственная записка

   В служебной записке с директивными указаниями указывается процедура или политика, которой вы хотите, чтобы сотрудник или читатель следовал. Длина этого шаблона внутренней записки зависит от того, сколько места необходимо для правильного объяснения процесса.

2. Техническая записка между офисами

   Технический межведомственный меморандум представляет собой четкое изложение последствий с логическим продвижением от идеологии, лежащей в основе исследования, к выводам, сделанным на основе результатов.

3. Убедительная межведомственная записка

   В убедительной служебной записке вы должны постоянно заботиться о чувствах своего читателя. Подумайте, как человек отреагирует на то, что вы хотите сказать.Насколько вы можете полагаться на честную логику и насколько вы можете апеллировать к эмоциям? Что может убедить ее или его наиболее охотно?

---

Что такое действующая служебная записка?

Современный шаблон служебной записки не должен быть бесполезным или скучным. Более чуткий и умный метод составления и передачи внутренних записок может помочь ответить на вопросы сотрудников, вдохновить их на действия и привлечь их внимание.

Изменяя содержание, способ доставки и формат, руководители организации могут превратить любой шаблон межведомственной записки в часто предпочитаемый инструмент коммуникации, который привлекает и связывает их коллег.

Хотите знать, как это возможно? Ниже перечислены аспекты, в которых указывается, что делает межведомственную записку эффективной в 2021 году:

1. Баланс между стремлениями и действиями

   Одна из лучших внутриофисных записок описывает четкие этапы, которые должен пройти получатель при получении. Эти шаблоны служебных записок излагают честолюбивое и грандиозное видение предприятия, мотивируя сотрудников к немедленным действиям.

2. Доступность и возможность поиска

   Когда вы отправляете служебную записку по электронной почте, она может затеряться в океане сообщений, которые ваши коллеги получают каждый день.Это означает, что сотрудники могут быстро пропустить достоверную информацию, содержащуюся в этих записках. Это также означает, что новые работники не имеют возможности извлечь уроки из служебных записок, которые были доставлены до того, как они получили работу с помощью различных инструментов и программного обеспечения для рекрутинга.

   Предоставление этим новым сотрудникам доступа к хранилищу межофисных записок может помочь сократить их основную кривую обучения, поскольку они получают представление о наиболее важных ресурсах организации или любую информацию через исторические меморандумы. Чтобы межофисные служебные записки были эффективными, они должны быть доступны удаленно.

   Таким образом, любой сотрудник может получить к нему доступ в любое время в любом месте. Кроме того, он должен быть доступен для поиска, чтобы сотрудники могли легко извлекать ключевые ответы на свои запросы из прежних документов.

   Если вы хотите хранить служебные записки в специальной внутренней базе знаний, обратитесь в CloudTutorial. Здесь ваши сотрудники могут искать нужные данные и обращаться к прежним служебным запискам по мере необходимости.Это сделало бы межофисные служебные записки более эффективными и, вероятно, уменьшило бы зависимость компании от электронной почты для сегментирования наиболее важной информации.

3. Не поучительно, а увлекательно

   Внутренние служебные записки стремятся к рассмотрению с каждым сообщением, которое ваши коллеги получают в чате или по электронной почте. Они должны бросаться в глаза, побуждая читателей сделать паузу и посвятить все свое внимание служебной записке. Обычные межофисные служебные записки не привлекательны и не интересны.

   Заметки, включающие в себя тактику повествования, могут взаимодействовать с аудиторией на более глубоком уровне, чем те записки, в которых сообщаются только факты. Когда вы пишете заметки, постарайтесь составить интересное повествование, которое заставит ваших сотрудников задуматься и эмоционально увлечь вас.

Информируйте своих сотрудников по всей организации

Адаптируйте интеллектуальный подход с помощью CloudTutorial, чтобы поддерживать внутреннюю связь в актуальном состоянии.

---

Часто задаваемые вопросы

Внутренний меморандум — это внутренний документ, который адресован определенным лицам в компании с намерением предоставить информацию, разрешить какие-либо действия или зафиксировать соглашение.

Чтобы написать служебную записку внутри офиса, спланируйте содержание, которое вы хотите распространить, отформатируйте служебную записку, создайте правильный заголовок, напишите раздел «тело» и завершите его соответствующими действиями, которые необходимо предпринять. Вы можете обратиться к шаблону межведомственной записки, чтобы узнать содержание письма.

Цель служебной записки — проинформировать аудиторию. Краткость важна при написании меморандума, поскольку лица, принимающие решения, должны быстро ознакомиться с содержанием и могут использовать этот меморандум в качестве справочного материала, прежде чем предпринимать какие-либо важные шаги.

Заключение

Межофисный меморандум — отличный способ создать синхронную коммуникацию между всеми сотрудниками организации. Традиционный межведомственный меморандум мог быть скучным и стертым документом. Но не более.

С помощью CloudTutorial вы можете использовать разумный подход к созданию и размещению межофисных записок, создав внутреннюю базу знаний вашей организации.

Вместо того, чтобы создавать межведомственные меморандумы, которые будут удалены после обращения к ним один раз, организациям необходимо использовать их в качестве инструмента для привлечения внимания и передачи важных сообщений, а также сохранять их для дальнейшего использования.