Как оформить правильно документ – Общие нормы и правила оформления документов

• Актуально
• Анонсы
• Архивное хранение
• Больничные
• Бухгалтерия в кадрах
• Военнослужащие
• Воинский учет
• Гарантии и компенсации
• Госслужба
• Делопроизводство
• Договоры
• Документооборот
• Должностные инструкции
• Законодательство
• Инвалиды
• Иностранные работники

clubtk.ru

Правила оформления документов

При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Требования к содержанию и оформлению основных реквизитов документов определены ГОСТом 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Государственный герб Российской Федерации (для бланков государственных предприятий). Изображение герба помещается на верхнем поле управленческих документов. Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Эмблема.

Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Над наименованием организации-отправителя может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства; в коммерческих организациях – наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО

И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО

ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Донской государственный технический университет

(ДГТУ)

Если в учредительном документе название организации было в повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке, например:

ТЕХКОН Официальный дилер ТЕРМО КИНГ по продажам и сервису на Юге России

TECHCON Official Sales + Service Dealer for THERMO

KING in South of Russia

Справочные данные об организации содержат сведения, важные для организации при информационных контактах: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты; номер счета в банке, наименование банка и т.д. Все указанные сведения даются по усмотрению организации,

Почтовый адрес отправителя должен соответствовать почтовым правилам Министерства связи России. Если организация имеет постоянные связи с зарубежными партнерами, адрес в бланке письма оформляется на русском языке (по правилам расположения элементов адреса, принятых в России) и на иностранном языке, чаще всего, английском (по международным правилам написания адреса).

Дата. Отмечается арабскими цифрами в день подписания или издания документа, его отправления или получения. Например: 22.06.01 (возможен обратный вариант 01.06.22). В финансовых документах допускается использование словесно-цифровой передачи дат: 22 июня 2001 года.

Регистрационный номер документа, индекс письма, является условным обозначением документа, присваиваемым ему при регистрации. Индекс исходящего письма может иметь вид 09–12/35, где: 09 – индекс структурного подразделения; 12 – номер дела по номенклатуре; 35 – порядковый номер письма по регистрационному журналу.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

Адресат. Документ может адресоваться в организацию или конкретному должностному лицу. В первом случае должностное лицо не упоминается, а наименование предприятия пишется в именительном падеже. Например:

Министерство общего и профессионального

образования Российской Федерации

Управление по работе с иностранными учащимися

Если документ адресуется не только в определенную организацию, но и конкретному лицу, то название организации ставится в именительном падеже, а название должности и фамилия адресата – в дательном:

Министерство общего и профессионального

образования Российской Федерации

Начальнику отдела статистики И.В. Васильеву

Если документ адресуется лицу с указанием статуса, то наименование организации входит в состав наименования должности, а название организации отдельно не указывается:

Начальнику отдела статистики

Министерства общего и

профессионального образования

Российской Федерации

Если документ адресуется частному лицу, то вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя.

Заголовок к тексту. Указывает на содержание документа с предлогом О без кавычек: О подготовке проекта договора. Не рекомендуется употреблять слова касательно (кас.), касается. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок в кавычки не выделяется, пишется с прописной буквы и располагается слева под реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

Текст. Это содержание письма, которое может оформляться в виде таблицы, анкеты или свободного (комбинированного) изложения сути вопроса. При увеличении длины текста и включении в него нескольких вопросов, решений или выводов в нем выделяют разделы, подразделы, пункты. Нумерация производится арабскими цифрами. Обычно текст состоит из введения ^с объяснением причин написания письма, и основной части с изложением сути дела (обращения, управленческого действия, Решения). Текст официального письма может включать приветственное обращение и заключительную формулу вежливости, являющиеся этикетными элементами письменного официально-делового общения.

Отметка о наличии приложения. При наличии их в документе делается запись в форме: Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например:

Главный инженер (личная подпись) Е.Н. Плесовских

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор фабрики Директор магазина

(личная подпись) (личная подпись)

В.М. Степанов А.П. Миронов

Отметка об исполнителе размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например: Васильев Виктор Иванович 32–45–78

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В состав реквизита входят: краткие сведения об исполнении, слова В дело и номер дела, в котором будет храниться документ.

Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости – часы и минуты.

studfiles.net

Оформление документа — это… Что такое Оформление документа?

Оформление документа

«…49 ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования…»

Источник:

«ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28)

Официальная терминология. Академик.ру. 2012.

• Оформление дела
• Офтальмологические и оптические изделия

Смотреть что такое «Оформление документа» в других словарях:

• оформление документа — Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины документирование …   Справочник технического переводчика

• оформление документа — 3.1.3 оформление документа: Проставление необходимых реквизитов и атрибутов, установленных правилами документирования. Источник: ГОСТ 2.104 2006: Единая система конструкторской документации. Основные надписи ор …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА — 1) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; 2) согласно ГОСТ 2.104–2006 ЕСКД «Основные надписи» – проставление необходимых …   Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

• оформление технологического документа — оформление документа Комплекс процедур, необходимых для подготовки и утверждения технологического документа в соответствии с порядком, установленным на предприятии. Примечание К подготовке документа относится его подписание, согласование и т.д.… …   Справочник технического переводчика

• Оформление технологического документа — 7. Оформление технологического документа Оформление документа Источник: ГОСТ 3.1109 82: Единая система технологической документации. Термины и определения основных понятий …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• Оформление приема товаров на комиссию — осуществляется путем составления документа (договор комиссии, квитанция, накладная и другие виды), подписываемого комиссионером и комитентом, в котором должны содержаться следующие сведения: номер документа, дата его составления; наименование и… …   Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия

• Оформление технологического документа — – комплекс процедур, необходимых для подготовки и утверждения технологического документа в соответствии с порядком, установленным на предприятии.                                                                                                … …   Энциклопедия терминов, определений и пояснений строительных материалов

• оформление издания — оформление издания: Выражение содержания произведения и целевого назначения издания в единой и целостной композиции издания с помощью художественно осмысленных полиграфических средств. Источник …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• ОФОРМЛЕНИЕ РАБОТ И ВЫПЛАТ ПО ДОГОВОРАМ ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА, ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ — оформление работ и выплат осуществляется договором гражданско правового характера (подряда, поручения, аренды, купли продажи, контрактации, мены, комиссии, авторского договора и др.). Договор заключается между организацией и работниками,… …   Большой бухгалтерский словарь

• Оформление трудовой книжки: прием на работу — Стандартная последовательность записей работодателя в трудовой книжке работника включает: наименование работодателя запись о приеме на работу возможно, одна или более записей о переводах, присвоении разрядов и т. п. запись об увольнении подписи… …   Бухгалтерская энциклопедия

official.academic.ru

Как правильно оформить приложения к документам

Правильно оформить приложение к документу помогает реквизит «Отметка о приложении».

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» отметка о приложении содержит сведения о документе (документах) прилагаемом к основному документу.

Отметка о приложении может располагаться:

• после текста на сопроводительном документе;
• в тексте основного документа;
• на самом приложении.

Отметка после текста оформляется под текстом от границы левого поля (то есть без пробелов).

Правила оформления приложений

1. Если приложение названо в тексте документа, то отметка выглядит следующим образом:

Приложение: на 2л. в 1 экз.

2. Если не названо, то указываем полностью:

   Приложение: 1. Договор об указании услуг на 5 л. в 1 экз.
                          2. Акт приема-передачи на 2 л. в 1 экз.

3. Если приложением является электронный носитель, то отметка оформляется так:

   Приложение: файл «Проект соглашения.doc» на usb-флеш-накопителе.

4. Если документ, являющийся приложением, имеет свои приложения, он оформляется следующим образом:

   Приложение: письмо ООО «Раза ветров» от 17.06.2018 N 03-10/45 и приложения к нему, всего на 3 л.

5. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

   Приложение: на 2л. в 1 экз. только в первый адрес.

Так оформляются отметки о приложении только в сопроводительных и информационно-справочных документах.

На что обратить внимание

• Слово «Приложение» пишется в единственном числе, несмотря на то, что приложений может быть несколько.

• В ГОСТ не указано через сколько интервалов от текста оформляется отметка о приложении. Это важно, так как в пространство после текста не должно быть возможности что-либо дописать. Поэтому в этом вопросе мы будем руководствоваться разъяснениями Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (хотя они и утратили силу), в п. 6.1 которых сказано, что «реквизиты документа отделяют друг от друга двумя — четырьмя межстрочными интервалами».

Как оформляется отметка о наличии приложений в приказе или других распорядительных документах (постановлениях, решениях, распоряжениях)

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 указано, что в в тексте распорядительных документах при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1).

В соответствии с Постановлением Правительства Волгоградской области от 12.09.2018 N 536 (приложение 1).

Также допускается ставить знак N перед приложением.

приложение N 1

То есть отметка о приложении в распорядительных документах, а также в договорах, положениях, правилах, инструкциях под текстом не оформляется, а указывается только в тексте документа.

Как оформляются приложения к распорядительным документам

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение N
к приказу ООО «Звезда»
от 21.08.2018 N 156

Реквизит выравнивается по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО
приказом ООО «Мечта»
от 18.06.2018 N 118

Надеюсь, что с оформлением приложением все стало понятно. Вопросы пишите в комментариях

С уважением, Инна.
документовед, специалист по ДОУ и делопроизводству

www.docdelo.ru

Основные правила составления документов

Содержание

1. Основные правила составления документов

1.1 Требования ГОСТов к оформлению документов

2. Общие правила регистрации документов

3. Составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

4. Составить схему документооборота на предприятии

Список использованной литературы

Документ — это материальный носитель с зафиксированной на нём информацией.

В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото — и киноплёнка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Структурные элементы:

титульный лист;

предисловие;

содержание;

введение;

наименование;

требования;

приложения;

библиографические данные.

Структурные элементы, за исключением элементов «Титульный лист», «Предисловие», «Наименование», «Требования», приводят при необходимости, в зависимости от особенностей стандартизуемого объекта.

Титульный лист .

Первую страницу титульных листов государственных стандартов Российской Федерации, стандартов отрасли, стандартов предприятия, стандартов научно — технических, инженерных обществ и других общественных объединений оформляют в соответствии с приложениями А, Б, В, Г.

Предисловие.

Предисловие помещают на второй странице титульного листа. Слово «Предисловие» записывают с прописной буквы посередине страницы. Сведения, приводимые в предисловии, нумеруют арабскими цифрами (1, 2, 3 и т.д.). При необходимости в предисловие могут быть включены дополнительные сведения.

Содержание.

Содержание включает порядковые номера и наименования разделов (при необходимости — подразделов), приложений с указанием их обозначения и заголовков, а при необходимости и графического материала с указанием номера страницы, на которой они помещены.

Слово «Содержание» записывают посередине страницы с прописной буквы.

Содержание сборника стандартов включает обозначение и наименование стандартов с указанием номера сквозной нумерации страниц.

Введение.

Введение приводят при необходимости обоснования причин разработки стандарта.

Введение не должно содержать требований.

Введение не нумеруют и размещают на отдельном листе.

Заголовки.

Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют.

Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.

Заголовки разделов, подразделов и пунктов следует печатать с абзацного отступа с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая.

Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами ( подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет — формуляр документа .

ГОСТ Р.6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно — распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр — образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

ГОСТ Р.6.30 — 2003 устанавливает также состав реквизитов организационно — распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядок изготовления и т.д. Всего государственным стандартом установлено 30 реквизитов. Двадцатый реквизит — текст документа.

Текст — основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.

Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста.

Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

Раздел;

Подраздел;

Пункт;

1.1.1.1 Подпункт.

1. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Эмблема предприятия — это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке — не допускается изображать на бланке эмблемы, товарные знаки (знаки обслуживания), не зарегистрированные официально.

Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба.

2. Код организации.

Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа.

3. Наименование организации.

Реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Это реквизит предполагает также указание вышестоящей организации, если она имеется. В бланках структурных подразделений наименование подразделения указывают поднаименование организации. В бланках организаций двойного подчинения (федеральному органу исполнительной власти и местному органу власти) указывается только наименование местного органа власти.

4. Справочные данные об организации.

Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. В составе этого реквизита могут указываться банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий.

5. Наименование вида документа.

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документов проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами под реквизитом «Наименование организации»: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.п.

6. Дата документа.

Дата один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания, утверждения или дата событий, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи. Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Кроме даты документа, датируются также все служебные отметки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.).

7. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. Для внутренних документов (распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года. По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке очередности авторов на документе.

Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты.

8. Место составления или издания документа.

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации.

9. Гриф ограничения доступа к документу.

mirznanii.com

Как оформить правильно утверждение документа

Утверждение документа — это способ его удостоверения, придания документу юридической силы, а также подтверждение его подлинности. Утверждение документа осуществляется с помощью грифа утверждения документа.

Гриф утверждения документа является шестнадцатым в списке реквизитов официального документа согласно ГОСТу Р 7.0.97-2016. Гриф утверждения — дополнительный реквизит документа. Он придает нормативный или правовой характер его содержанию.

В любой организации должен быть примерный перечень документов, подлежащих утверждению (см. ниже). Он закрепляется в  инструкции по делопроизводству организации.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Способы утверждения документа:

• Должностным лицом.
• Специально издаваемым документом.

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Издаваемый документ (приказ, распоряжение, решение, протокол) рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Свобода»
подпись C.А. Красавин
31 декабря 2018 г.

Допускается центрировать гриф утверждения относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, а документ не должен оформляться на бланке.

При утверждении документа, который составлен не на бланке (акт, договор), наименование организации при указании должности лица, утвердившего документ, указывается полностью. Полное наименование организации указывается и в том случае, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:

УТВЕРЖДЕНО
приказом ОАО «Радость»
от 01.04.2014 № 01–02/75

Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов, то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения) и гриф утверждения, например:

Приложение № 3

УТВЕРЖДЕНО
приказом ООО «Булочка»
от 06.05.2014 № 01–01/35

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Датой утверждаемого документа является не дата его подписания, а дата утверждения.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

1. Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций).
2. Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т. д.).
3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т. д.).
4. Заявки (на оборудование, изобретения и т. д.).
5. Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т. д.).
6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т. д.).
7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д.).
8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, госкомитетов и других организаций с указанием сроков хранения и т. д.).
9. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательных, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий и т. д.).
10. Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий и т. д.).
11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т. д.).
12. Расценки на производство работ.
13. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство и т. д.).
14. Стандарты.
15. Структура и штатная численность.
16. Тарифные ставки.
17. Формы унифицированных документов.
18. Штатные расписания и изменения к ним.

Перечень документов, на которые нужно ставить печать>>

www.docdelo.ru

Как оформляют документы

Каждому человеку в своей жизни приходится оформлять те или иные документы. Сейчас это все чаще и чаще делают с помощью компьютера. Но, независимо от того, пишется ли документ от руки, печатается ли на пишущей машинке или с помощью ПК, его оформление подчиняется определенным правилам.

Единые требования и правила оформления документов устанавливаются государственными нормативными актами7. Они обеспечивают:

юридическую силу документов;

их оперативное составление и использование;

быстрый поиск;

возможность автоматизации работы.

Документы печатаются, чаще всего, на листах формата А4 и должны иметь поля:

левое — не менее 20 мм (обычно, 35 мм) — для подшивки;

верхнее — не менее 20 мм;

правое — не менее 10 мм;

нижнее — не менее 10 мм.

Любой документ состоит из набора составляющих его элементов (названия, текста, подписи и т. п.), которые называются реквизитами8. Расположение реквизитов на листе и их набор для каждого конкретного документа определяется стандартом. Мы рассмотрим несколько наиболее часто встречающихся видов документов.

На рисунке показано расположение реквизитов, использующихся в этих документах.

В адресе должны быть указаны должность, фамилия и инициалы получателя документа (в некоторых документах по традиции — и автора), например:

Директору школы №9999

Петрову В.В.

от ученика 8 класса «А»

Иванова Ивана

Реквизит «название документа» проставляется на всех документах, кроме писем. Он печатается заглавными буквами (раньше — по центру строки, теперь он, как и другие реквизиты печатаются с выравниванием по левому краю).

Дата — один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Чаще используется числовая запись даты, но допустима и полная.

Заголовок кратко описывает содержание документа. Он должен быть грамматически согласован с названием, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например, «АКТ инвентаризации».

После заголовочной части документа («шапки») следует основной текст. Для него при наборе на компьютере используется «полное» выравнивание, абзацный отступ устанавливается примерно 5-8 мм.

Заканчивает документ обязательный реквизит — подпись. В ее состав входят: полное наименование должности; личная подпись и расшифровка (инициалы и фамилия). Документы коллегиального органа (собрания, совета, конференции и т. п.) подписываются его председателем и секретарем. На определенных видах документов подпись заверяется печатью, которая проставляется таким образом, чтобы захватить часть наименования должности и часть личной подписи.

Рассмотрим теперь конкретные виды документов.

Заявление — документ, содержащий просьбу или предложение, адресованный должностному лицу или организации. Этот документ должен содержать: адрес, название документа, дату, текст и подпись.

При поступлении в учебное заведение или устройстве на работу может понадобиться автобиография. Она включает: название, дату, текст (краткие сведения о себе в хронологическом порядке) и подпись. В ряд фирм желающие получить там работу должны предоставлять документ, похожий на автобиографию — резюме. Оно также содержит сведения биографического характера (в первую очередь, образование, опыт работы, навыки, имеющие отношение к профессии), а кроме того, персональные данные: фамилию, имя, отчество, специальность, адрес и телефон, дату и место рождения, гражданство, семейное положение (эти сведения указываются в начале текста).

В случае получения, например в долг, денег или ценностей, человек пишет специальный документ, подтверждающий это — расписку. В ней должны быть: название, дата, текст и подпись. В тексте необходимо указать паспортные данные получившего ценности, а также перечислить полученное, обычно, с указанием стоимости.

Все эти документы являются личными. Кроме них приходится иметь дело с различными видами служебных документов. Наиболее часто возникает необходимость составления докладных и объяснительных записок, а также протоколов различных заседаний.

Докладная и объяснительная записка по набору реквизитов похожи на заявление, отличаются же только назначением. Докладная составляется при необходимости поставить руководителя в известность о тех или иных событиях, а также может включать предложения в связи с ними. Объяснительная же пишется человеком, причастным к какому-либо происшествию, и содержит описание его действий и объяснение причин, по которым эти действия совершены.

Последний документ, который мы рассмотрим, — протокол. Он фиксирует ход собрания, совещания, заседания и включает следующие реквизиты: название документа, дату, номер, заголовок (название органа), текст, подписи председателя и секретаря. Текст протокола состоит из вводной и основной частей. В первой указываются председатель и секретарь, а также присутствующие (если более 10 человек, то только общее количество), затем — повестка дня.

В основной части — либо краткое изложение выступлений и принятые решения по каждому вопросу, либо только принятые решения.

Поскольку любой документ строится по некоторой стандартной схеме, при оформлении их с помощью компьютера рационально использовать шаблоны. Заранее для каждого вида документов готовится бланк, содержащий постоянные реквизиты (название и т. п.) и места для вписывания изменяющейся информации. Созданный бланк сохраняется на диске как шаблон. Затем, когда возникнет необходимость, достаточно будет загрузить его, заполнить пропуски и распечатать готовый документ. Не понадобится даже вписывать вручную дату — современные текстовые процессоры делают это автоматически, используя показания календаря компьютера.

Примечания

В настоящее время действует ГОСТ Р 6.30-97. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов»

От лат. Requisitum — необходимое

mirznanii.com