История развития делопроизводства кратко – | — Pandia.ru

Краткая история развития делопроизводства.


⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 6Следующая ⇒

Взаимосвязь вопросов усовершенствования делопроизводства с вопросами развития и усовершенствования управления.

Делопроизводство – деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в Vв. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

До конца ХVв. государственных учреждений еще не существовало, их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников, или вообще без штата. Единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.

Документы хранились в центральных храмах, в крупных городах существовали хранилища документов, а местом создания документов стали храмы, посвященные покровителям цеховых ремесел-рыбаков, торговцев различным товаром. В этих храмах велись судебные дела и книги записи торговых операций, а хранение документов в храмах придавало юридическую силу. Большой юридической силой обладали церкви.

С увеличением числа создаваемых документов, накопились и традиции в сфере документирования, что привело к созданию штата профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Этот штат состоял из псаломщиков и дьяков.

Также стали формироваться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». Документы скрепляли буллами — свинцовые печати.

Со временем менялась и графика письменности, первоначально документы составлялись уставной манерой письма, выписыванием букв с прямыми очертаниями. Позже использовался полуустав, который позволил ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документ составлялся сплошным текстом, без

 

разделения на отдельные слова, а знаком препинания стала использоваться точка в конце предложения.

Сформировавшиеся практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

Однако в этот период не было отлаженной системы управления. Для ведения, дела передавались определенным лицам, или в управлении участвовало несколько ведомств, что приводило к неразберихе.

Организацией и ведением делопроизводства занимались дьяки и подьячие, распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям.

В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба делилась на столы, она представляла собой и канцелярию, и архив. Документы размещались на столах или на скамьях, особо ценные помещали в сундуках-ларях, там же и велась текущая работа и прием посетителей.

В делопроизводстве приказов использовалась очень интересная форма документа – столбец (столп, столпик), т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги, вместе с этим зарождалась и начала применяться тетрадная форма. По мере необходимости тетради собирались вместе, переплетались и составлялись книги. В книгах велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др.

Важным признаком официального документа являлся его формуляр. Это определялось наличием устойчивых информационных элементов документа (реквизитов, языковых формул), расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа.

В документах этого периода, большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др., содержание документа составлял сплошной текст. В заключительной части документа обозначалась дата ее составления и место, где она была написана.

В приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складывается штат, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство не принимало во внимание общие административные правила, поэтому не могло ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство.

Отсутствие в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков, для производства дел, правительство вынуждено было искать новые формы государственного устройства. Появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, точно определяющие состав, организацию, компетенцию и делопроизводство.

Сенат стал первым законосовещательным органом и органом надзора за правительственными учреждениями. В то время всего было создано 12 коллегий. Каждая коллегия руководилась своим регламентом. После чего законодательной основой реформы стал « Генеральный регламент», который ввел систему делопроизводства, которая получило название « коллежское» делопроизводство.

С созданием Генерального регламента делопроизводство узаконивается. Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным подразделением-канцелярией. Были разработаны вопросы о правильном ведении регистрации документов, что обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы,

 

контроль за движением документов и их исполнением. Также были подробно проработаны вопросы документирования и движения дел ( документооборота).

В коллежском делопроизводстве возникало большое число новых документов, появились и новые названия документов, такие как векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкции и другие.

В это время происходят большие изменения в форме документов. Самостоятельными элементами формуляра становятся дата документа и наименование документа. Появляются ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и другие.

С увеличением документооборота значительно поднялся объем письменной работы у канцелярских чиновников, что привело к медлительности делопроизводства и волоките.

Большое значение для организации делопроизводства имеет установленная «Учреждением для управления губерний» «иерархия властей и мест», определившая порядок отношений между собой высших центральных и местных учреждений. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений присутствует в некоторой степени и в современном делопроизводстве.

Начало ХIХ века встретило новые реформы государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления – высшие и центральные учреждения и завершило формирование системы центральных и местных учреждений.

Новая система управления – министерская, была основана на создании министерств с управляющими министрами, что было необходимо для более низкой и оперативной системы управления.

Современное белорусское делопроизводство находится на стадии развития. С ростом развития и усовершенствования делопроизводства в системе управления, усовершенствовалось и само управление, и развитие технологии управления государственного аппарата. Стремительный рост в усовершенствовании делопроизводства привело к снижению излишних документов, к снижению объемов информации, снижение затрат труда на все виды работ с документацией, повысилась оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

 

Определение унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

УСОРД – унифицированная система организационно-распорядительной документации.

АСУ – автоматизированная система управления.


Рекомендуемые страницы:

lektsia.com

Краткая история развития делопроизводства.docx — Краткая история развития делопроизводства

централизма.
делопроизводства наступает вначале XIX века при Александре I.
Следующий этап реформирования российского государственного
1.3. Министерское делопроизводство XIX – начала XX вв.
Начало XIX века ознаменовалось новой реформой государственного управления и
делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления –
высшие и центральные учреждения. Новая система управлений – министерская, основанная
на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы. Создание
министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой
и оперативной системы управления.
Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802 года, были:
военно­морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного
просвещения, юстиции. Каждому министру предписывалось создать канцелярию.

Одновременно с министерствами в 1802 года учреждён Комитет министров – высшее
административное учреждение,
действовавшее на коллегиальных началах и
рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и
требующие совместного согласованного решения. Несколько позже, 1 января 1810 года
создан Государственный совет, высшее законосовещательное учреждение.
Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним.
Министерства делились на департаменты, которые возглавлялись правителем канцелярии
департамента и имели штат чиновников – журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др.,
их должностей и количественный состав зависел от объёма и содержания дел.
В этот период наблюдалось единообразие в системе делопроизводства министерств:
от создания документов и до их архивного хранения. Для создания документов впервые
начинают использовать бланки, которые создавались рукописным или типографским
способом. Само понятие делопроизводство обозначало деятельность, которой занималась
не только и не столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в целом. Термин
«делопроизводство» происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» в
то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном
значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела – это не
что иное, как решение дела.
Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцелярию министра или
непосредственно в департаменты. Непосредственно в департаменты поступала переписка с
другими учреждениями и лицами, равного положения и подчиненными, представления от
подчинённых учреждений, предписания министра и дела из его канцелярии с резолюцией
министра. Все поступающие в министерство дела делились на три категории:


текущие дела – донесения, ведомости, представления, переписка и др.;
чрезвычайные дела – для их решения требовалось принятие новых
постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям;
дела, «не терпящие времени», или срочные.

Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь. Особенностью
организации делопроизводства в этот период являлась не только её чёткая законодательная
регламентация, но и достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе
и работ теоретического характера.
Однако работа по совершенствованию
делопроизводства была прервана в 1917 году сначала Февральская буржуазно­
демократическая, а затем Октябрьская социалистическая революции. Это привело к

znanio.ru

Краткая история развития делопроизводства. Определение делопроизводства по ГОСТу 16487—83

     Реферат: Краткая история развития делопроизводства. Определение делопроизводства по ГОСТу 16487—83 .

     Определение делопроизводства по ГОСТу 16487-83 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт устанавливает  основные термины и определения  понятий, применяемые в области  делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в  документации всех видов, учебной и  справочной литературе.

     Делопроизводство  – деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

     Документ  – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком  способом для ее передачи во времени  и пространстве.

     С давних времен дошли до нас различные  виды документов, с помощью которых  мы имеем возможность узнать историю  своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений  между людьми.

     Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более  того, считают, что именно потребность  в создании различных документов (соглашений, договоров и т. п.) и  повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в Vв. до нашей эры  древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных  на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых  восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось  абсолютная точность формулировок и  безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

     С развитием  письменности документы стали способом общения и передачи информации.

     До  конца ХVв. государственных учреждений еще не существовало, их функции  выполняли отдельные должностные  лица или органы, осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников, или вообще без  штата. Единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.

     Однако, письменные документы, дошедшие до нашего времени, доказывают что, уже в Хв. была культура написания документов. Это договоры с Византией 911и 945гг.

     Документы хранились в центральных храмах, в крупных городах существовали хранилища документов, а местом создания документов стали храмы, посвященные  покровителям цеховых ремесел-рыбаков, торговцев различным товаром. В  этих храмах велись судебные дела и  книги записи торговых операций, а  хранение документов в храмах придавало  юридическую силу. Большой юридической  силой обладали церкви.

     С увеличением  числа создаваемых документов, накопились и традиции в сфере документирования, что привело к созданию штата  профессиональных специалистов в области  создания и обработки документов. Этот штат состоял из псаломщиков  и дьяков. Также стали формироваться  устойчивые образцы обращений и  завершений в документах, формуляры, т. е. типовые устойчивые формы отдельных  документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». Документы скрепляли  буллами — свинцовые печати.

     Со  временем менялась и графика письменности, первоначально документы составлялись уставной манерой письма, выписыванием букв с прямыми очертаниями. Позже  использовался полуустав, который  позволил ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных  слов. Документ составлялся сплошным текстом, без разделения на отдельные слова, а знаком препинания стала использоваться точка в конце предложения.

     Сформировавшиеся  практикой традиции постепенно становились  нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

     Система государственного делопроизводства начала формироваться с середины ХVв. Управление государством сложилось из удельного  княжества, хотя это нельзя было назвать  государством, это было хозяйство  князя. Некоторые поручения выполняли  бояре, приближенные к князю. Вся  деятельность по вопросам государственного управления объединялась высшим правительственным  учреждением — Боярской Думой. Удалось  создать сильную централизованную систему управления. Боярская Дума и приказы выполняли все важнейшие  функции административного управления, поэтому этот период называют приказным.

     Однако  в этот период не было отлаженной системы  управления. Для ведения, дела передавались определенным лицам, или в управлении участвовало несколько ведомств, что приводило к неразберихе.

     Организацией  и ведением делопроизводства занимались дьяки и подьячие, распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям.

     В приказной  избе хранилась государственная  городская печать, денежные суммы  и велось делопроизводство. Приказная  изба делилась на столы, она представляла собой и канцелярию, и архив. Документы  размещались на столах или на скамьях, особо ценные помещали в сундуках-ларях, там же и велась текущая работа и прием посетителей.

     В делопроизводстве приказов использовалась очень интересная форма документа – столбец (столп, столпик), т. е. свиток из подклеенных  друг к другу узких листов бумаги, вместе с этим зарождалась и начала применяться тетрадная форма. По мере необходимости тетради собирались вместе, переплетались и составлялись книги. В книгах велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др.

     Важным  признаком официального документа  являлся его формуляр. Это определялось наличием устойчивых информационных элементов  документа (реквизитов, языковых формул), расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа.

     В документах этого периода, большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т. е. обращение, адресат, дата документа, обозначение  автора и др., содержание документа  составлял сплошной текст. В заключительной части документа обозначалась дата ее составления и место, где она  была написана.

     В приказной  период постепенно создается система  делопроизводства центральных и  местных учреждений, складывается штат, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство  не принимало во внимание общие административные правила, поэтому не могло ввести систематического порядка в организацию  учреждений и их делопроизводство.

     Отсутствие  в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков, для  производства дел, правительство вынуждено  было искать новые формы государственного устройства. Появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, точно определяющие состав, организацию, компетенцию и делопроизводство.

     Сенат стал первым законосовещательным органом  и органом надзора за правительственными учреждениями. В то время всего  было создано 12 коллегий. Каждая коллегия руководилась своим регламентом. После  чего законодательной основой реформы  стал « Генеральный регламент», который ввел систему делопроизводства, которая получило название « коллежское» делопроизводство.

     С созданием  Генерального регламента делопроизводство узаконивается. Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным  подразделением-канцелярией. Были разработаны  вопросы о правильном ведении  регистрации документов, что обеспечивало сохранность документов, оперативное  ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением. Также были подробно проработаны  вопросы документирования и движения дел (документооборота).

     В коллежском делопроизводстве возникало большое  число новых документов, появились  и новые названия документов, такие  как векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкции и другие.

     В это  время происходят большие изменения  в форме документов. Самостоятельными элементами формуляра становятся дата документа и наименование документа. Появляются ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка  о контроле, отметка о направлении  в дело и другие.

     С увеличением  документооборота значительно поднялся объем письменной работы у канцелярских чиновников, что привело к медлительности делопроизводства и волоките.

     Большое значение для организации делопроизводства имеет установленная «Учреждением для управления губерний» «иерархия  властей и мест», определившая порядок  отношений между собой высших центральных и местных учреждений. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений присутствует в некоторой степени и в современном делопроизводстве.

     Начало  ХIХ века встретило новые реформы  государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом  верхний уровень управления –  высшие и центральные учреждения и завершило формирование системы  центральных и местных учреждений.

     Новая система управления – министерская, была основана на создании министерств  с управляющими министрами, что было необходимо для более низкой и  оперативной системы управления.

     В 1802 году были созданы первые министерства. Комитет министров стало высшим административным учреждением.

     Позже, в 1910 году, был создан Государственный  Совет – высшее законосовещательное  учреждение. Вместе с этим была проведена  реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняющая  функцию надзора за правительственным  аппаратом. «Общие учреждением министерств» принималось единообразие в систему  делопроизводства министерств, а именно: создание документов, архивное хранение, формы документов, по которым совершается  делопроизводство, движением документов и дел.

     Существенные  изменения в системе управления потерпели и формы документов. Появляются бланки учреждений с угловым  расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка включались наименование учреждения, наименование структурных  подразделений, отражающие место подразделений  – автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Также  включаются в состав реквизитов бланка дата документа, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа. Появляется ссылка на поступивший документ.

     Несмотря  на глобальные изменения в системе  управления, жизнь требовала более  гибких форм делопроизводства и его  ускорения. Система министерского  делопроизводства оставалась громоздкой и неповоротливой, несмотря на использование  пишущих машинок. Появление телеграфа  и телефона воплотила в жизнь  новый вид переписки как телеграммы и телефонограммы. Это был поистине революционный переворот в документировании деятельности учреждений.

     Октябрьская революция 1917 года привела к слому  старого государственного аппарата, что кардинально изменило строй: высшим органом государственной  власти стал Всероссийский Съезд  Советов. Для управления страной  образовано первое советское правительство  – Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы  первые 13 народных комиссариатов (наркоматов).

     Отстранение от власти бывших помещиков, дворян, представителей купечества было закреплено декретом ВЦИК и СНК РСФСР. Для работы в  советских учреждениях были привлечены солдаты, рабочие, не имеющие специального образования, что привело к понижению  уровня документационного обеспечения  управления. В 1917 году СНК издает декрет « О порядке утверждения и  опубликовании законов». В 1918 году было принято постановление СНК для  оформления административных документов, «О форме бланков государственных  учреждений». В этом постановлении  перечислялись обязательные реквизиты  бланка документов, что привело к  упрощению и рационализации делопроизводства.

     В 1926 году был создан Государственный  институт техники управления (ИТУ) в  котором велись перспективные разработки проблем делопроизводства. Проект «Общих правил документации и документооборота»  был подготовлен ИТУ и издан 1931 году. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых единых для всех учреждений. В этих правилах определялись функции работников, их обязанности и содержание работ.

     Несмотря  на разнообразия видов и форм документов, которые вращались в советских  учреждениях оставались неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. Поэтому остро встала проблема их унификации и стандартизации. Кабинетом  стандартизации были разработаны стандарты  служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Также  стандартизировались материалы (бумага, чернила, ленты для пишущих машин  и т. п.), средства и предметы конторского  труда.

     В 1921 году была создана Государственная  общеплановая комиссия (Госплан), которая  занималась разработкой общехозяйственного плана с учетом текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Документы постепенно становились  более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме.

     Конституция 1936 года существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет  СССР стал высшим и единственным законодательным  органом. Установилась система полномочий в издании видов документов для  каждой иерархической структуры. Новые  введения упростили и упорядочили  процессы документирования в высших органах власти.

stud24.ru

История делопроизводства

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

(ГОУ ВПО ИГУ)

Филиал ИГУ в г. Ангарске

Кафедра рекламы и документоведения

Курсовая работа по дисциплине «Документоведение»

История делопроизводства

студентки 2 курса заочного отделения специальности «Документоведение и ДОУ»

Махиной Светланы Анатольевны

Руководитель доцент, к.и.н.

Кузнецова М.В.

Ангарск 2009

Содержание

Введение

Глава 1. Делопроизводство в Древнерусском государстве. Приказное делопроизводство XV-XVII вв.

1.1 Начало развития делопроизводства, первые места хранения документов, предпосылки к законодательной регламентации делопроизводства

1.2 Формирование приказного делопроизводства

1.3 Виды документов, первые формуляры документов

Глава 2. Система коллежского делопроизводства. Система министерского «исполнительного» делопроизводства XIX – начала XX в.

2.1 Создание новой системы государственных учреждений, появление упорядоченной системы регистрации

2.2 Введение «Табеля о рангах…», замена коллегий на министерства

2.3 Появление бланков документов, попытки реформировать сложившуюся систему делопроизводства

Глава 3. Советское и постсоветское (современное) делопроизводство. Состояние и перспектива развития делопроизводства в современной России

3.1 Первый этап развития советского делопроизводства, создание Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

3.2 Второй этап развития советского делопроизводства

3.3 Нормативно-правовое обеспечение российского делопроизводства

3.4 Перспективы развития документационного обеспечения управления

Заключение

Литература

Введение

Современное общество справедливо называют «информационным». Объясняется это тем очевидным фактом, что достигнутый прогресс, дальнейшее развитие практически всех сфер жизнедеятельности человека держатся на информации и достижениях информатики – науки, изучающей информацию с точки зрения ее практического применения. Каждый из нас ежедневно имеет дело с различными документами: паспорт, студенческий билет, зачетная книжка, кассовый чек при покупке товара в магазине и т.д. Мы обмениваемся письмами, делаем пометки в записной книжке, конспектируем лекции, читаем книги, газеты, покупаем компакт-диски с различными записями. Все это тоже документы. Они сопровождают человека с первого и до последнего дня его жизни (свидетельство о рождении, аттестат об окончании школы, свидетельство о браке и т.д.). Документ является одним из важнейших средств функционирования, управления и самопознания человеческого общества.

Уже в древности люди стали осознавать, что создание документов, их движение и хранение подчиняются определенным закономерностям. Первоначально это понимание находило закрепление в повседневной практике, в формировании обычаев и традиций работы с документами. Затем практические приемы обобщались, анализировались и постепенно становились обязательными правилами и нормами, получая закрепление в официальных законодательных и нормативных актах. Таким образом, практическая деятельность, постепенное накопление эмпирического материала стимулировали теоретическое осмысление вопросов, связанных с функционированием документов в обществе. В результате зародилась научная дисциплина документоведение.

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

История складывания и развития делопроизводства, развитие самого документа, изменение его внешнего вида и текста, этапы работы с ним — само по себе очень интересно. Если взять любое учебное пособие по документоведению, то практически в каждом учебнике есть немного из истории делопроизводства. Чтобы не упустить ни один момент из истории делопроизводства, пришлось прочитать много литературы. Очень интересен, в этом плане, оказался учебник «Документоведение» автор Н.С.Ларьков. Там дается очень много интересной информации об истории делопроизводства, о документе в целом. Также мне очень помогли в изучении истории делопроизводства такие учебные и практические пособия как: «Секретарское дело» автор Т.Н.Бондырева, «Организация работы с документами» под редакцией профессора В.А. Кудряева, «Современное делопроизводство» автор М.И. Басаков, очень помог журнал «Секретарское дело». Задачи моей работы заключаются в том, чтобы выяснить, как складывалось делопроизводство в Древнерусском государстве, как формировалось приказное делопроизводство, что нового было создано при системе коллежского делопроизводства. Также моя задача – рассмотреть систему министерского делопроизводства, рассказать о попытках реформировать сложившуюся систему делопроизводства, а также, рассказать о состоянии и перспективе развития делопроизводства в современной России.

Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и других простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Крупнейшей вехой в истории человеческого общества явилось возникновение осмысленной речи и языка. Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. потребность в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации были несовершенны. Та же человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент ее произнесения. Поэтому уже в глубокой древности люди пытались найти способы и средства для преодоления этого недостатка. Так, еще две с половиной тысячи лет назад в Персии в эпоху правления царя Кира с целью быстрой передачи его приказов и иных важных сообщений расставлялись на определенном расстоянии друг от друга люди, обладавшие сильным голосом. Они криком передавали по цепочке информацию. Такая цепочка за день могла передать то или иное сообщение на расстояние месячного перехода. Аналогичным образом поступали древние галлы. Однако такой способ не гарантировал получателю поступление неискаженной информации.

Трудно было также, и сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах еще не были отделены от субъекта, который обладал ими. Отделение информации от субъекта и первые попытки ее закрепления были связаны с применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнем костров, звуками труб, барабанным боем и т.п. Использовались также предметы, которым придавалось символическое значение. Хрестоматийным стал приведенный древнегреческим историком Геродотом пример символического послания древних скифов персам. Это послание состояло из птицы, лягушки, мыши и пучка стрел и означало: «Если вы, персы, не научитесь летать, как птицы, прыгать по болотам, как лягушки, прятаться в норы, подобно мышам, то будете осыпаны нашими стрелами, как только вступите на скифскую землю».[1]

Позднее на смену символической пришла условная сигнализация, в которой предметы использовались как условные знаки по предварительной договоренности людей о том, что будет означать определенный предмет. Впоследствии возникло более сложное, так называемое «узелковое письмо»: у древних инков (кипу), в Древнем Китае, у монголов. Вероятно, подобного рода «письмо» имелось и у славян. Не случайно в русском языке сохранилось выражение «завязать узелок на память», т.е. сохранить в памяти какую-либо информацию. Предметные способы общения сохранились и в наши дни: преподнесение хлеба и соли как знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как знак внимания, знаки различия у военных, флаги государств и т.п.

Необходимость передачи полезного практического опыта, а также коммуникационные потребности, связанные с религиозными верованиями первобытных людей, стимулировали дальнейшие поиски более эффектив

mirznanii.com

Из истории развития отечественного делопроизводства



Делопроизводство характеризуется в настоящее время, как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», то есть процедуры работы с документами, начиная с их создания и до уничтожения или передачи на архивное хранение.

Российское делопроизводство насчитывает более десяти веков, прошло в своем развитии несколько этапов, каждый из которых может быть охарактеризован с точки зрения 1) наличия/отсутствия законодательных и нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность делопроизводственных учреждений и служб, 2) видового состава документов, характерных для конкретного периода, 3) организации работы с документами различного назначения, 4) особенностей текущего и архивного хранения документов.

Остановимся более подробно на вопросах государственного регулирования делопроизводственной деятельности.

Стало аксиомой, что любая отрасль деятельности в большей или меньшей степени регулируется государством путем издания законов. Зарождение делопроизводства относится ко времени, когда централизованного государства еще не существовало, следовательно, не было и регламентирующих эту отрасль законодательных актов. Однако постепенно формируются традиции ведения дел, которые, проверенные временем, закрепляются позднее в нормативных документах. Некоторые аспекты работы с документами в доприказном и приказном делопроизводстве освещались в Судебниках.

Функционирование приказов получило законодательное подтверждение в Соборном уложении 1649 года Алексея Михайловича. Общие принципы приказной деятельности, которые содержались еще в нормах Судебника Ивана IV 1497 г., вошли в Соборное уложение в виде отдельной X главы «О суде». При этом значительное внимание уделялось мерам наказания при организации ведения дел. Кроме того, Соборное уложение содержит и некоторые правила оформления приказной документации. Так, например, в 23 ст. XI главы записаны правила регистрации прав на крестьян в Поместном приказе [5, с. 92].

Соборное уложение, таким образом, содержало требования к устройству, времени работы, внутреннему распорядку деятельности приказов. Позднее нормы Соборного уложения детализировались в указах 1654, 1669, 1670, 1679 гг.

Исследователи отмечают, что к концу XVII в. приказная система была уже вполне оформившейся, чего нельзя сказать о наличии достаточного количества документов, регламентирующих ведение делопроизводства [1, с. 65].

Cледует отметить, что в 20-е годы XVIII в. появились документы, которые регламентировали деятельность учреждений на местах и делопроизводство в них. Этими документами являлись наказы (или инструкции). В приказном делопроизводстве наказы выдавались воеводам при выдвижении их на эту должность и имели различное содержание. Специальная функция наказов заключалась в том, что они упорядочивали деятельность глав местных органов управления и закрепляли единые должностные обязанности воевод вместе с их административными и политическими задачами. В частности, в наказе существовало положение, по которому все местные воеводы обязаны были иметь секретарей [2, c. 229].

Первым законодательным актом, относящимся не только к организации деятельности государственных учреждений, но и регулирующим организацию работу с документами в них, стал Генеральный регламент созданных при Петре I коллегий (1720 г.).

Этот этап развития делопроизводства непосредственно связан с созданием коллежского делопроизводства как единой системы документирования и организации работы с документами в центральных и местных учреждениях России.

Генеральный регламент регулировал деятельность центральных и местных учреждений.

Функциональное назначение наказов в коллежском делопроизводстве определенным образом изменилось. Фактически наказы стали первыми документами, устанавливавшими единые требования к организации той или иной деятельности и имевшими статус законодательного акта. Другое синонимичное название данного вида документа – инструкция [2, c. 230].

В Генеральном регламенте содержались требования к деятельности секретарей в провинциях. Они также закреплялись в наказах. Теперь инструкции, в соответствии с Генеральным регламентом, точно определяли порядок административной работы различных сотрудников и весь порядок ведения делопроизводства.

В XIX веке коллежское делопроизводство уступило место министерскому, так как в начале века высшим государственным учреждением стал Комитет министров.

Делопроизводство на разных уровнях государственного управления регламентировалось законами, которые были названы «учреждениями». 25 июля 1811 г. было издано «Общее учреждение министерств», которое закрепляло правила ведения делопроизводства в центральных органах государственной власти. В документе установлены единые этапы жизненного цикла документов и правила работы с ними: порядок рассмотрения документов, подготовка их проектов, оформление, подписание, скрепление, регистрация, контроль за исполнением и архивное хранение. Необходимо отметить, что данный нормативный акт регламентировал новые иерархические принципы построения аппарата управления и компетенции министров и должностных лиц министерств и департаментов.

Делопроизводство губернских правлений было закреплено еще в 1775 г. в «Учреждении для управления губерний». Учреждение регламентировало порядок решения дел и движения документов, правила их составления и порядок ведения архивов в губерниях государства. Даже после реформы 1802-1811 гг. управление губерниями и деятельность аппарата так и регулировалась «Учреждением для управления губерний». Новый законодательный акт, «Положение о порядке производства дел в губернских правлениях», появился только в 1837 г. Несмотря на предпринятую попытку дальнейшей регламентации и упрощения делопроизводственной деятельности, «Положение» недостаточно четко определяло права и обязанности чиновников, сам порядок делопроизводства был слишком сложным и запутанным [3, c. 64].

В связи с этим в 1845 г. был утвержден законопроект «Учреждения губернских правлений», которое учитывало ошибки предыдущего нормативно-правового документа: порядок делопроизводства был несколько рационализирован, количество дел было уменьшено благодаря разделению губернских правлений на различные категории.

Стремление к сокращению объема документооборота выразилось в специальных законодательных актах, изданных в 1831, 1852, 1860 гг. и названных «сокращение документооборота» или «сокращение переписки».

Появление телеграфа и телефона привело к появлению новых законодательных актов в сфере делопроизводства. Наиболее четко и точно возможность рационализации делопроизводства сформулирована в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г., которое упростило систему переписки, сократило количество служебных документов. Положение регламентировало случаи обмена телеграфными сообщениями, устанавливало ограничительные грифы: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и др. В Положении был установлен порядок работы на пишущих машинках для изготовления документов, гектографах для копирования и других технических приспособлениях, которые ускоряли работу с документами [3, c. 67].

В 1917 г. система делопроизводства вновь претерпела изменения. В новом государстве были изданы законы, которые регламентировали порядок внесения и утверждения законопроектов, их подписания, опубликования и вступления в силу. Важно отметить, что в советской системе делопроизводства четко закреплялся порядок использования печатей с государственным гербом. В связи с этим следует отдельно отметить Постановление СНК 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», содержащее перечисление обязательных реквизитов бланка.

В 1928 г. Институтом техники управления (ИТУ) и Центрархивом РСФСР были подготовлены «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». Данный документ определял организацию текущего хранения дел, порядок архивного хранения документов и их уничтожения.

Конституция СССР 1936 г. закрепила иерархию управленческой документации, в том числе определила, какие виды документов должен издавать конкретный орган власти.

Дальнейшие изменения стали происходить только после окончания Великой Отечественной войны. Важное значение имеет постановление Совета Министров РСФСР от 30 сентября 1961 г. «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР», так как данным положением была утверждена «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР. Еще одним важным моментом стало утверждение в 1963 г. «Основных правил постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР». Правила устанавливали единообразие организации делопроизводства и архивов в учреждениях страны.

В 1963 г. Советом Министров СССР было издано постановление «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Важно это постановление тем, что в нем поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). ЕГСД была принята в 1973 г. и упорядочивала правила, нормативы и требования, которые регламентировали организацию делопроизводства и управленческих процессов в государстве. В ЕГСД содержались рекомендации по организации работы с документами, устанавливались правила ведения документации, определялись основы организации труда персонала, занятого делопроизводством, и механизации делопроизводственных процессов.

В 1988 г. была утверждена вторая редакция ЕГСД, названная «Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). А с 1991 г. ЕГСДОУ преобразована в документ, носивший название «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

В советском делопроизводстве начали свое действие государственные стандарты – ГОСТы. В ГОСТах была закреплена терминология в области делопроизводства и архивного дела, установлен единый состав реквизитов, их правильное оформление и расположение, требования к бланкам и тестам документов. Так, в ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники» установлены правила придания юридической силы документам, созданным машинописным способом.

В 1988 г. были разработаны Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию и Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. В нормативах четко определены временные затраты на те или иные работы, связанные с делопроизводством, а также категории работников для выполнения этих работ. В связи с этим можно было рассчитать количественный состав службы ДОУ.

С целью закрепления проведенной унификации видового состава управленческой документации в 80-е гг. ХХ в. издан нормативный документ – Общесоюзный классификатор управленческой документации (ОКУД), который содержит в себе полный перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.

Необходимо отметить, что в различные периоды развития делопроизводства внимание уделялось различным сторонам этой деятельности и если, например, в XVIII-XIX вв. законодательство в значительной степени обращалось к технологии работы с созданными документами, то во второй половине XX в. (в особенности) регламентировалась работа с информацией. Это отразилось в издании федеральных законов «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г.) и «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (2006 г.).

Таким образом, необходимо отметить, что отечественное делопроизводство на протяжении своего развития подвергалось регламентации со стороны государственных органов путем издания различных законодательных и нормативных актов. Достаточно жесткая регламентация в вопросах оформления документов, характерная для периодов коллежского и министерского делопроизводства, сейчас уступила место рекомендациям. Продуманно используемые традиции создают, в том числе, основы для рационализации делопроизводства на современном этапе его развития.

Литература:

  1. Белова Т.А. Приказная система в России в XVII в. // Вестник Томского государственного университета. — 2012. — №4(20). — С. 64-67.
  2. Васильева А.С., Дунаева В.И. Законодательное регулирование вопросов делопроизводства в наказах первой четверти XVIII века // Модели, системы, сети в экономике, технике, природе и обществе. — 2013. — №3(7). — С. 227-231.
  3. Виноградова Т.В. Состояние губернского делопроизводства в Российской империи и попытки его реформирования в первой половине XIX в. // Вестник РГГУ. — 2014. — №2(124). — С. 59-69.
  4. Лаптева Т.А. Документы приказного делопроизводства для изучения истории провинциального дворянства России XVII в. // Отечественные архивы. — 2011. — №3. — С. 10-19.
  5. Новохатко О.В. Стиль работы и техника делопроизводства в разрядном приказе (1676/77 г.) // Вестник Томского государственного университета. — 2008. — №314. — С. 92-94.
  6. Селин А.А. Новгородские приказы в 1611-1617 годах // Отечественная история. — 2008. — №6. — С. 52-61.

Основные термины (генерируются автоматически): документ, Соборное уложение, Генеральный регламент, организация работы, учреждение, управленческая документация, коллежское делопроизводство, законодательный акт, делопроизводство, архивное хранение.

moluch.ru