Инструкции по делопроизводству организации: Инструкция по делопроизводству в небольшой организации

Содержание

Инструкция по делопроизводству в образовательной организации — Делопроизводство — Каталог статей

Общие положения

В современных условиях эффективное управление невозможно без четко организованного делопроизводства. Грамотно составленный и оформленный документ является показателем управленческой культуры. Игнорирование принятых правил делопроизводства и требований к оформлению документов снижает эффективность управления, приводит к управленческим и юридическим ошибкам.

Образовательные организации организуют и ведут делопроизводство на основе соответствующих инструкций, разработанных в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами и методическими документами в области делопроизводства.

Целью разработки инструкции по делопроизводству является совершенствование на единой методической основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации управленческих документов и технологии работы с ними.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с электронными документами.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в образовательной организации возлагается на их руководителей. Руководитель образовательной организации назначает ответственного за ведение делопроизводства[2], который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения. При значительном документообороте создается служба делопроизводства – структурное подразделение (канцелярия, отдел, отделение, группа), на которое возложены функции по ведению делопроизводства.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях образовательной организации возлагается на их руководителей, которые самостоятельно определяют ответственных за ведение делопроизводства в своем подразделении.

Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства, фиксируются в их должностных инструкциях и служебных регламентах.

 

Структура инструкции по делопроизводству в образовательной организации

Структура инструкции по делопроизводству в образовательной организации следующая:

I. Общие положения

II. Документация организации

III. Правила оформления документов

3.1. Общие требования к созданию документов

3.2. Оформление реквизитов документов

3.3. Бланки документов

IV. Правила подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Приказ

4.2. Постановление

4.3. Распоряжение

4.4. Положение, правила, инструкция

4.5. Протокол

4.6. Акт

4.7. Служебные письма

V. Особенности оформления и передача факсограмм, телефонограмм и электронных писем

VI. Обработка входящих и отправка исходящих документов

VII. Поисковые системы

VIII. Подсчет объема документооборота

IX. Контроль исполнения документов

X. Работа исполнителей с документами

XI. Составление номенклатур дел

XII. Формирование дел

XIII. Экспертиза ценности документов

ХIV. Оформление дел

ХV. Составление описей дел

ХVI. Оперативное хранение документов и дел

ХVII. Передача дел и документов в архив организации

ХVIII. Передача дел и документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив

Приложение N 1. Основные реквизиты регистрационно-контрольной карточки

Приложение N 2. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольной карточки

Приложение N 3. Форма примерной сводки о документообороте организации

Приложение N 4. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации

Приложение N 5. Положение об архиве организации

 

Примечание. Полный текст инструкции по делопроизводству в образовательной организации можно скачать с сайта http://управление-образовательной-организацией. рф (раздел «Документы», подраздел «Управление образовательной организацией»).

 

[1] Стандарт устанавливает состав и порядок оформления реквизитов документов и требования к бланкам документов. Хотя требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 не являются строго обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие и понимание работниками организации и внешними получателями.

Другие статьи по теме

О примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях

Делопроизводство — важная часть деятельности любой организации, позволяющая вести учет всей распорядительной и деловой документации. Работник, а иногда и целое структурное подразделение, в задачи которого входит делопроизводство, существуют в любой организации, вне зависимости от формы его собственности. Грамотно поставленное делопроизводство — гарантия слаженной работы всей организации.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8–2013 делопроизводство предполагает прежде всего создание документов или документирование, т. е. запись информации на носителе по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

Классификацию управленческих документов содержит «Общероссийский классификатор управленческой документации», в зависимости от функций управления в нем выделены следующие системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т. п. Организационно-распорядительной документации в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех организациях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов. В организационно-распорядительных документах фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Практика показывает, что грамотно выстроенная система делопроизводства встречается далеко не во всех образовательных организациях. Вспомните, как порой непросто найти нужный документ, аналитическую справку и т. д., которая совсем недавно попадалась «на глаза». Учитывая специфику образовательной организации, сегодня не проблема найти на просторах Интернета массу рекомендаций по ведению делопроизводства и грамотному формированию номенклатуры дел.

Однако считаем важным, остановится на кратком обзоре документа, который может быть взят за основу при разработке инструкции по делопроизводству в образовательной организации. В апреле 2018 года Росархивом был издан приказ (приказ Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»; зарегистрирован в Минюсте России 17.08.2018 N 51922), которым была утверждена примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях.

Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации. В ней установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций (далее — организация), независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

?

Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях организации возлагается на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства (далее — Служба делопроизводства).

В организациях с небольшим объемом документооборота функции Службы делопроизводства могут выполняться работником (делопроизводителем, секретарем).

Служба делопроизводства организации действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем организации и определяющего задачи и функции подразделения, его права и ответственность.

Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях организации осуществляется делопроизводителем или иным работником подразделения, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства (далее — делопроизводитель подразделения).

Должностные обязанности, права и ответственность работников Службы делопроизводства, делопроизводителей подразделений и иных работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.

На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

Работники организации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов. При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации, после чего организуется розыск документов. Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

На основе Примерной инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству, утверждаемая руководителем организации.

В целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

Правила работы с документами в системе электронного документооборота организации (далее — СЭД) и иных информационных системах, в которых осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями Примерной инструкции.

В разделе II Примерной инструкции «Документирование управленческой деятельности» раскрыты требования к составлению документов организации. В выпуске от 15.09.2018 мы подробно рассматривали требования ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Именно ГОСТ является основополагающим в области оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Требования ГОСТа все учтены в данном приказе.

Требования, указанные в разделе II, необходимо взять за основу при разработке инструкции по делопроизводству.

?

Обратите внимание, что при подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

Формирование документального фонда организации подробно рассмотрено в разделе VIII. Необходимо помнить, что при составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом организации, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, номенклатурой дел за прошедший год, локальными нормативными актами организации, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности организации, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений организации и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях — копии документов. Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются.

В разделе X рассмотрены правила изготовления, учета, использования и хранения печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей. Печати и штампы организации изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления подразделениями организации и ее работниками возложенных на них функций. Решение об изготовлении и количестве экземпляров печатей и штампов принимает руководитель организации. При использовании в работе печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) работников, ответственных за хранение и использование печатей и штампов. Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и штампов за пределы организации возможен в исключительных случаях по решению руководства организации (например, при подписании договоров).

В Приложениях к приказу приводится достаточно много образцов написания писем, приказов, распоряжений, а также приводится перечень утверждаемых документов, перечень документов, заверяемых печатью.

Обратите внимание, приводится также перечень документов входящей корреспонденции, которые регистрации не подлежат. Стоит взять себе на заметку, дабы не перегружать книгу регистрации входящей корреспонденции.

ИСТОРИЯ ФОРМИРОВАНИЯ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ КАК НОРМАТИВНОГО АКТА

ИСТОРИЯ ФОРМИРОВАНИЯ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ КАК НОРМАТИВНОГО АКТА

Гребенщикова Н.И.

Федеральное государственное образовательное учреждение высшего образования «Орловский государственный институт культуры»
ogiik.
infokaf@rambler.ru

Инструкция – нормативно-правовой документ организации, который устанавливает правила, регулирующие организационные, технические стороны деятельности организации, работников организации [9].

Каждая организация должна определить и зафиксировать принципы политики в области управления документами,согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. СИБИД. Управление документами. Общие требования». Создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени должно быть целью данной политики. С помощью разработанной инструкции по делопроизводствулюбая организация может реализовать эту задачу [1].

Инструкция – нормативный документ организации, утверждаемая руководителем учреждения и имеющая обязательный характер для всех работников. Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организацииявляетсяинструкция по делопроизводству (далее инструкция).

История формирования правил по делопроизводству в России начинается в первой половине XVIIIвека. Генеральный регламент,утвержденный Петром I 1720 года определял организацию управления делами в деятельности государственных органов власти.

В1811 году принят Манифест «Общее учреждение министерств», который определил систему министерского устройства, систему делопроизводства и взаимоотношения с другими учреждениями. Манифест включал в себя единые правиладля всех министерств: «Порядок производства дел во всех министерствах, департаментах и   отделениях учреждается на общих правилах единообразно; изъятия же из сих правил в некоторых министерствах, по различному свойству их дел, определяется особенными их учреждениями» [5].

Свои изменения в систему делопроизводствапринеслиФевральская буржуазно-демократическая и Октябрьская социалистическая революции 1917 года. С 1917 года начинают создаваться новые законы и декреты о делопроизводстве. Для оформления документов принято постановление СНК от 2 марта 1918 года «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов: страна составления документа, название ведомства, учреждения, отдела, адрес учреждения или должностного лица, исходящий номер документа и дата по новому стилю [4].

В 1926 года был организован Государственный институт техники управления (ИТУ) дляизучения, совершенствования, рационализации и выработки рекомендаций в области делопроизводства. В 1931 году ИТУ подготовил проект «Общих правил документации и документооборота».В этом проекте последовательно и полно была представлена вся технология работы с документами, подготовка дел к сдаче в архив, архивное хранение. В советский периодэто была первая попытка создания комплексного нормативного документа, содержащего единые нормы организации и технологии делопроизводства[3].

В 1941 году на первом Межотраслевом совещании по оргтехнике был поднят вопрос по улучшению организации ведения делопроизводства. Главное архивное управление стало осуществлять методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в советских учреждениях. Был разработан проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР». Это положило начало в создании ведомственных инструкций по делопроизводству [3].

Т.В. Кузнецова в своих работах отмечает, что на протяжении 40-х годов проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования, но отсутствие организационно – методического центра по руководству постановкой делопроизводства в стране, общих норм в области делопроизводства, разобщенность организаций –все это отрицательно сказывалось на управлении и состоянии работы с документами [3].

В начале 60-х гг. возродился интерес к разработке проблем рационализации технологии и техники управления. В 1960 года в Москве по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата состоялось Всесоюзное совещание. Вновь подтверждена актуальность создания специализированного института с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства [3].

В 1961 г.постановлением Совета Министров была утверждена «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР». Основной акцент был сделан на унификации делопроизводственных работ: «Настоящая Инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в совнархозах, министерствах и ведомствах, Советах Министров автономных республик и исполкомах местных Советов депутатов трудящихся»[7].

В 1966 году учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку Единой государственной системы делопроизводства.В 1973 году «Основные положения ЕГСД» были одобрены Госкомитетом СМ СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования [3].

В 80-х годах, в связи с появление новых законодательный и нормативных актов, информационных технологий возникла потребность в переработке ЕГСД. В 1988 году была утверждена вторая редакция ЕГСД, названная Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись на все системы документации, а также документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии. ЕГСДОУ являлась своего рода «инструкцией» по делопроизводству, с помощью которой регулировались вопросы по документированию и ведению делопроизводства в организациях [2].

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденная распоряжением Правительства Российской Федерациив 1992 годусталановым этапом развития делопроизводства в России. Инструкция устанавливала общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственном аппарате с целью совершенствования управления документами на единой основе. Была расписана процедура регистрации документов, построения поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирования дел, составление описей, оперативного хранения дел и передачи их на архивное хранение [3].

В 2000 году была введена новая «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Инструкция устанавливала порядок подготовки и оформления:проектов законодательных актов Российской Федерации;проектов актов президента Российской Федерации;проектов актов Правительства Российской Федерации;проектов нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти;особенности подготовки отдельных видов документов: приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций, протоколов. В инструкции была расписана процедура организации документооборота и исполнения документов, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел,построение поисковых систем для справочной работы, формирование дел, составление описей дел, оперативное хранение дел и архивное хранение. В приложении были даны образцы бланков отдельных видов документов: приказ, распоряжение, бланк письма, протокол, формы номенклатуры дел, описей, акты [8].

В 2009 г. Постановлением Правительства РФ утверждены«Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». В правилах предусмотрено, что каждый федеральный орган исполнительной власти с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела [9].

На основе сравнительного анализа инструкций и правил по делопроизводству, следует отметить, что они имеют достаточно единообразную структуру и название разделов. В одних разделы подразделяются на процессы работы с документацией, а в других они несут более общее направление работы с документами. Например, в инструкции 1992 года выделены разделы: составление номенклатуры дел, оформление дел, экспертиза ценности и составление описей дел. В инструкции 2000 года данные разделы включены в более крупные этапы работы с документами: организация документов в делопроизводстве и порядок передачи документов на хранение в архив. Но в целом, инструкции содержат хорошо структурированную информацию делопроизводственных технологий.

Таким образом, инструкция по делопроизводству обобщила многолетний опыт специалистов всех времен. Начиная с Генерального регламента, отмечается важность организации делопроизводства на пути развития государства. Создание правил, сводов законов и других различных проектов в данной области привели к формированию на государственном уровне единой системы организации документационного обеспечения управления.

 

Список использованных источников:

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. СИБИД. Управление документами. Общие требования [Электронный ресурс] –Режим доступа: http://base.garant.ru/199686/. – 02.03.2016.

2. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения [Электронный ресурс] –Режим доступа: –http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_94185/. – 19.12.2015.

3. Делопроизводство: учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой – Москва: МЦФЭР, 2004. – 544 с.

4. Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: учебное пособие / М.П. Илюшенко. – Москва: РГГУ, 1993. – 79 с.

5. Манифест об «Общем учреждении министерств» [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.hist.msu.ru/ER/Etext/ministry.htm. – 10.03.2016.

6. О форме бланков государственных учреждений [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://istmat.info/node/28976. – 10.03.2016.

7. Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.bestpravo.ru/sssr/eh-gosudarstvo/x5a.htm. – 10.03.2016.

8. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.bestpravo.ru/federalnoje/ew-gosudarstvo/d3p.htm. – 10.03.2016.

9. Янковая В.Ф. Основные виды организационно-распорядительных документов. Инструкция / В.Ф. Янковая // Справ. секретаря и офис – менеджера [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/discuss/138757/. – 20.12.2015.

Инструкция по делопроизводству в государственных организациях

Инструкция по делопроизводству в государственных организациях  утверждена Приказом  Росархивом от 11апреля 2018 года № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях». Приказ зарегистрирован в Минюсте России 17.08.2018 N 51922.

В государственных организациях: органах власти, больницах, поликлиниках, школах, детских садах, вузах и других с августа 2018 года должны быть разработаны и приняты новые инструкции по делопроизводству.

Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.

Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций, независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.

Положения инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

Работники организации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.

Правила работы с документами в системе электронного документооборота организации (далее — СЭД) и иных информационных системах, в которых осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями Примерной инструкции.

На основе Примерной инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству, утверждаемая руководителем организации.

Инструкция по делопроизводству в государственных организациях: структура
  1. Общие положения
  2. Документирование управленческой деятельности
  3. Подготовка и оформление отдельных видов документов
  4. Согласование проектов документов. Подписание (утверждение) проектов документов
  5. Организация документооборота
  6. Контроль исполнения документов (поручений)
  7. Организация работы исполнителя с документами
  8. Формирование документального фонда организации
  9. Организация доступа к документам и их использования
  10. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей

Инструкция по делопроизводству в государственных организациях имеет 12 приложений:

  • Образец Положение об отделе научно-технической информации
  • Образец Приказ «О создании экспертной комиссии и утверждении положения о ней»
  • Образец Распоряжения «О подготовке предложений к плану НИОКР на 2018 г.»
  • Образец Протокола оперативного совещания
  • Примерный перечень утверждаемых документов
  • Примерный перечень документов, заверяемых печатью организации
  • Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов и другие

Скачать Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях».

Ольга Софронова

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве»: внесены изменения

Делопроизводство: экспертиза ценности документов

Охрана труда в студенческих отрядах: плакаты

Специальная оценка условий труда: профсоюз оспорил результаты в суде

Анализ типовой Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной властии методических Рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Текст научной статьи по специальности «Право»

ЭЛЕКТРОННЫЙ НАУЧНЫЙ ЖУРНАЛ «АРтот. СЕРИЯ: ГУМАНИТАРНЫЕ НАУКИ»

WWW.APRIORI-JOURNAL.RU

№ 1 2014

УДК 651.012.12

АНАЛИЗ ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ И МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО РАЗРАБОТКЕ ИНСТРУКЦИЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Семенова Диля Гумаровна

старший преподаватель Магнитогорский государственный университет, Магнитогорск

[email protected]

Аннотация. В данной статье приведен анализ двух нормативных документов, на основе которых составляется инструкция по делопроизводству, ныне действующего и утратившего силу, поскольку в настоящее время большинство организаций разрабатывают свои индивидуальные инструкции по делопроизводству на основе нормативных актов, утративших силу.

Ключевые слова: делопроизводство; регламентация; инструкция по делопроизводству; правила делопроизводства; документооборот.

ANALYSIS OF THE MODEL INSTRUCTION ON RECORDS MANAGEMENT IN THE FEDERAL EXECUTIVE AUTHORITIES AND GUIDELINES FOR DEVELOPING INSTRUCTIONS ON RECORD KEEPING IN THE FEDERAL BODIES OF EXECUTIVE POWER

Semenova Dilya Gumarovna

senior lecturer Magnitogorsk State University, Magnitogorsk

Abstract. This article provides an analysis of the two instruments, which is based on the instruction on records management, current and expired, since most organizations are developing their individual instruction on records management, based on the regulations become invalid.

Key words: record keeping; regulation; instruction on records management; case management rules; document workflow.

Утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в настоящее время являются основополагающим документом при определении структуры и содержания индивидуальных инструкций по делопроизводству организаций.

Проведем анализ двух документов: ныне действующих Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее — Рекомендации) и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 536 (далее — Инструкция), поскольку именно на основе последнего документа в большинстве организаций и предприятий разработаны индивидуальные инструкции по делопроизводству. Данный анализ позволит выявить изменения в структу-

ре документа и содержании разделов, в связи со сменой нормативноправового регулирования.

При сопоставлении этих двух документов необходимо помнить, что Инструкция — это нормативный документ, а Рекомендации — методический документ, то есть это методика разработки инструкции по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти. Методический документ устанавливает, каким образом, с помощью чего, основываясь на чем, мы получаем определенный результат. Так же и в этом случае: Рекомендации определяют примерную структуру инструкции по делопроизводству, характер и содержание ее разделов. Кроме того, авторы постарались, по возможности, дать в Рекомендациях конкретный материал, который разработчики могут включать непосредственно в текст инструкций по делопроизводству. Можно сказать, что Рекомендации представляют собой единую методическую основу разработки инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Рекомендации содержат три раздела («Общие положения», «Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству», «Структура и содержание Инструкции по делопроизводству») и приложения. Раздел «Общие положения» определяет назначение и сферу действия, содержит ссылки на законодательные и иные нормативные правовые акты, положенные в основу данного документа. Основное содержание Рекомендаций — это раздел III «Структура и содержание Инструкции по делопроизводству», подразделы которого содержат конкретные указания о том, какие вопросы делопроизводства должны найти отражение в соответствующих разделах инструкции по делопроизводству.

Во-первых, необходимо обратить внимание на структуру Рекомендаций и Инструкции. Инструкция состоит из десяти разделов, каждый из которых подробно освещает отдельные вопросы документирования и организации документооборота, а Рекомендации выделяют в инструкции

по делопроизводству восемь разделов. Несоответствие объясняется

3

тем, что авторы Рекомендаций предпочли не выносить некоторые моменты в отдельные разделы, а оставили их в подразделах. В Рекомендациях есть раздел, который не предусмотрен Инструкцией: «Основные понятия», а в Инструкции есть раздел, которого нет в Рекомендациях: «Документация федерального органа исполнительной власти». Необходимо сравнить содержание каждого раздела данных документов, за исключением тех разделов, которые не предусмотрены.

При сравнении информации, содержащейся в «Общих положениях» Инструкции и Рекомендаций, можно сделать вывод, что в Рекомендациях кроме основной информации, прописывается то, что «положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну; особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем федерального органа исполнительной власти; требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научнотехнической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение» [1]. Также в Рекомендациях прописывается, что инструкцией по делопроизводству должны предусматриваться требования к служебным документам, ответственность работников структурных подразделений, передача документов при уходе в отпуск, увольнении работника. Положения Инструкции и Рекомендаций распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя.

В целом, можно заключить, что по основным параметрам первого раздела данные документы частично соответствуют друг другу. Обнаруженные различия незначительны и только подчеркивают актуальность

Рекомендаций на сегодняшний день.

4

Раздел Рекомендаций «Создание документов в федеральном органе исполнительной власти» отсутствует в Инструкции. Однако подразделы «Бланки документов» и «Оформление реквизитов» этого раздела в Инструкции выделены в разделе «Правила оформления документов». Рекомендации определяют структуру и содержание данного раздела. Устанавливается, что в соответствующем разделе инструкции по делопроизводству должны найти отражение следующие положения: 1) регламентация состава и вида бланков документов, используемых в федеральном органе исполнительной власти; 2) состав реквизитов и правила их оформления; 3) правила подготовки и порядок представления в Правительство РФ проектов законодательных актов, проектов указов Президента РФ и проектов постановлений Правительства РФ; 4) порядок подготовки нормативных правовых актов; 5) оформление отдельных видов документов (приказов, распоряжений, протоколов заседаний, деловой (служебной) переписки и др.).

Инструкцией (пп. 5.1.3, 5.2.4) устанавливалось, что бланки с воспроизведением Государственного герба РФ изготавливаются полиграфическими предприятиями и подлежат учету [2]. Поскольку Правилами делопроизводства не предусмотрено требования изготавливать бланки документов типографским способом, в Рекомендациях говорится о том, что в инструкции по делопроизводству устанавливается, какие бланки изготавливаются типографским способом, а какие — средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники. Следовательно, решение о способе изготовления бланков федеральный орган исполнительной власти принимает самостоятельно и закрепляет его в инструкции по делопроизводству. Образцы бланков документов (распоряжения, приказа, постановления, письма, протокола заседания (совещания) и др.) федеральных органов исполнительной власти (министерств, служб) приведены в приложениях к Рекомендациям. В Рекомендациях отмечается, что образцы бланков могут включаться в качестве приложений в

5

инструкцию по делопроизводству. В Рекомендациях говорится о том, что решение о ведении учета бланков федеральный орган исполнительной власти принимает самостоятельно. Порядок учета бланков изложен в разделе 3.8 Рекомендаций, согласно которому инструкция по делопроизводству в случае ведения учета бланков должна установить подразделение (работника), отвечающее за ведение учета бланков, форму журнала учета бланков и порядок выдачи бланков, возврата и уничтожения испорченных бланков [1].

Значительное место в Рекомендациях отведено вопросам оформления документов. Поскольку Правилами делопроизводства установлен только перечень реквизитов, используемых при оформлении документов в федеральных органах исполнительной власти, в Рекомендации включено приложение 11, в котором изложен порядок оформления реквизитов в федеральных органах исполнительной власти, даны соответствующие комментарии и примеры. В Рекомендациях содержатся конкретные положения о том, какие вопросы составления и оформления документов устанавливаются в инструкции по делопроизводству, начиная с вопросов оформления проектов законов и заканчивая информационносправочными документами. Кроме того, в приложения вынесены конкретные правила подготовки отдельных видов документов: «Подготовка и оформление проектов законодательных актов РФ», «Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента РФ», «Подготовка и оформление проектов актов (постановлений, распоряжений) Правительства РФ» и др.

Подраздел «Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов» Рекомендаций содержит общую информацию по подготовке проектов, а в Инструкции данный подраздел выделен в отдельный раздел «Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов» и расписан четко по органам

исполнительной власти: проекты актов Президента РФ, проекты актов Правительства РФ.

Подраздел «Оформление отдельных видов документов в федеральных органах исполнительной власти» Рекомендаций в Инструкции выделен в отдельный раздел «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов». Рекомендации здесь делают вводный пункт о составе документов федерального органа исполнительной власти.

В Рекомендациях имеется раздел «Организация документооборота», в подразделе которого «Принципы организации документооборота» излагаются конкретные принципы: 1) централизация операций по приему и отправке документов; 2) распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут; 3) организация предварительного рассмотрения поступающих документов; 4) исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью; 5) однократность регистрации документов; 6) устранение необоснованных согласований проектов документов; 7) регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов. Также говорится о том, какими средствами связи осуществляется доставка и отправка документов. В Инструкции данная информация представлена в двух подразделах: «Организация документооборота» и «Организация доставки документов». В первом подразделе дается определение слову документооборот, перечислены документы, которые регламентируют порядок прохождения документов и операции, проводимые с ними; во втором — подробно описываются, какие документы поступают по тем или иным средствам связи.

Кроме того, в разделе «Организация документооборота» Рекомендаций выделены отдельные технологические участки обработки документов: прием и первичная обработка поступающих документов; предварительное рассмотрение документов; регистрация поступающих документов; порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей; организация

7

работы с отправляемыми документами; регистрация отправляемых документов; отправка документов; регистрация и прохождение внутренних документов; порядок обработки и учета иностранной корреспонденции, и даны рекомендации по изложению требований к выделенным участкам обработки документов. В Инструкции все эти процедуры прописаны кратко, а работа с иностранной корреспонденцией отсутствует.

В раздел Рекомендаций «Организация документооборота» также включен подраздел «Учет и анализ объемов документооборота», как и в Инструкции подраздел «Учет количества документов». Учет и анализ объемов документооборота в целях совершенствования организации работы с документами, расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Раздел «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти» Рекомендаций имеет особое значение в инструкции по делопроизводству, поскольку из документального фонда органа власти в дальнейшем формируется архивный фонд, а часть документов затем поступает в состав Архивного фонда РФ. Фактически Рекомендации дают методику разработки тех разделов инструкции по делопроизводству, которые обеспечивают формирование документального фонда. К данному разделу Рекомендаций имеется ряд приложений, в которые вынесены не только формы документов, применяемых при формировании документального фонда, но и конкретный порядок выполнения отдельных видов работ. В частности: порядок заполнения граф номенклатуры дел; порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение. Таким образом, изложенная в разделе методика регламентации порядка формирования документального фонда дополняется конкретным материалом, который может быть непосредственно использован в соответствующем разделе ин-

8

струкции по делопроизводству. Этот раздел совпадает с разделом Инструкции «Организация документов в делопроизводстве».

Сравним подразделы «Разработка и ведение номенклатуры дел» Рекомендаций и «Составление номенклатуры дел» Инструкции. В целом информация в двух документах представлена достаточно подробно. Информация подраздела «Формирование дел и их текущее хранение» Рекомендаций представлена в Инструкции в подразделе «Формирование и оформление дел», в котором Инструкция более подробно дает сведения по формированию и оформлению дел, нежели Рекомендации. Подразделы «Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение» и «Передача дел на архивное хранение» Рекомендаций объединены в Инструкции в один раздел «Порядок передачи документов на хранение в архив». Экспертиза ценности документов в Рекомендациях описана в подразделе «Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение», а в Инструкции выделена в отдельный подраздел «Экспертиза ценности документов».

В Инструкции есть подраздел «Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи», который в Рекомендациях выделен в раздел «Особенности работы с электронными документами». В Рекомендациях подчеркивается, что инструкцией по делопроизводству должно быть предусмотрено, что составление, оформление и согласование электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Таким образом, в Рекомендациях, как и в Правилах делопроизводства, работа с электронными документами строится на тех же основных (базовых) принципах, что и работа с документами на бумажном носителе.

Необходимо отметить, что в Рекомендации включены разделы, которых нет в Правилах делопроизводства: это разделы «Работа исполнителя

с документами» и «Изготовление, учет, использование и хранение печа-

9

тей, штампов и бланков документов». Работа исполнителя с документами отражена в Инструкции в подразделе «Работа исполнителей с документами» в разделе «Организация документооборота и исполнения документов». Подраздел Инструкции «Работа с обращениями и запросами депутатов» отсутствует в Рекомендациях, Инструкция подробно описывает работу с обращениями и запросами депутатов, сроки ответа, кем ведется данная работа. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов Рекомендации изложили в двух подразделах: «Учет печатей и штампов» и «Учет бланков документов», где прописано, кто несет ответственность за их учет, для чего используются печати. В Инструкции данный раздел отсутствует. Для правильной организации работы с документами эти разделы чрезвычайно важны, на практике, в действующих инструкциях они, как правило, присутствуют.

Таким образом, Рекомендации структурно и содержательно отличаются от Инструкции. Если служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти полагает целесообразным отразить в инструкции по делопроизводству иные вопросы организации работы с документами, она вполне может это сделать. В любом случае инструкция по делопроизводству должна отражать специфику работы с документами в федеральном органе исполнительной власти, не нарушая общих, установленных для всех органов власти, норм и правил и основываться на действующие нормативно-методические акты.

Список использованных источников

1. Методические рекомендации по 2. Типовая инструкция по дело-

разработке инструкций по дело- производству в федеральных ор-

производству в федеральных ор- ганах исполнительной власти, ут-

ганах исполнительной власти, ут- верждена приказом Министерства

верждены приказом Росархива от культуры и массовых коммуника-

23.12.2009 № 76. ций РФ от 08.11.2005 № 536.

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству 2020 и 2021

Инструкция по делопроизводству — это один из локальных нормативных актов, который имеется практически на каждом предприятии. Несмотря на то, что он не входит в число обязательных, руководители стремятся его принять, чтобы оптимизировать работу с документами. Рассмотрим подробнее, как утвердить инструкцию по делопроизводству и правильно подготовить соответствующий приказ.

Содержание рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы вправе любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника.

Порядок разработки инструкции по делопроизводству

Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать такой нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

  1. Сбор и анализ информации — производится на основе опроса руководителей подразделений и нормативно-методической документации.
  2. Подготовка текста.
  3. Согласование с заинтересованными сотрудниками — фиксируется путем составления листа согласования.
  4. Утверждение.
  5. Ввод в действие.

Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

Форма приказа

Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому приказ об утверждении инструкции по делопроизводству руководители составляют самостоятельно. Однако, существуют рекомендации по его содержанию, выработанные на практике. В него включают:

  • полное и краткое наименование организации;
  • название документа;
  • регистрационный номер;
  • дату издания;
  • заголовок;
  • текст;
  • подписи и визы руководителя и заинтересованных сотрудников.

В распорядительный акт включают сведения о порядке исполнения, кто его контролирует, и сфера действия. Во вступительной части обосновывается необходимость издания документа и его назначение. Например, применяется фраза: «В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства». Можно применить и другую мотивировку, но после нее указать наименование предприятия и слово «приказываю».

Текст основной части обычно включает несколько пунктов. В первом содержится непосредственно указание о введении инструкции. Во втором пункте предписывается ознакомить с ней всех заинтересованных сотрудников. Третий пункт посвящен указанию ответственного за контроль исполнения указаний лица. Чаще все руководитель оставляет эту ответственность за собой. К приказу прилагается сама инструкция, о чем должна быть отметка в первом пункте текста, в верхней его части. Стоит помнить, что оба документа необходимо хранить вместе.

После того как документ подписан руководителем, он проходит процедуру регистрации, а всем ответственным сотрудникам отсылаются его копии вместе с приложением. Персонал расписывается под текстом акта, подтвердив тем самым, что с приказом ознакомлен. Если исполнителей много, составляют лист ознакомления или используют журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

Обычно рассматриваемый нормативный акт принимается на несколько лет. Однако, изменение структуры предприятия или порядка документооборота, может привести к необходимости внесения изменений. Они вводятся посредством распоряжения руководителя. Общая концепция документа практически не отличается от первоначального варианта. За исключением того, что в нем указывается, что предыдущая версия не актуальна и утратила силу. Стоит помнить, что при внесении изменений, необходимо повторить процедуру разработки проекта и его согласования.


Скачать образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Правовые документы

Обзор новой инструкции Росархива по делопроизводству #делопроизводство #СЭД #ECMJ

Для делопроизводителей государственных организаций подготовили новую инструкцию по работе с бумажными и электронными документами, начиная от их приема и подготовки, заканчивая передачей в архив.

Новая примерная инструкция должна заменить действующие сейчас Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»).

Ключевые новшества:

●   уточнен состав реквизитов документов, а также порядок их оформления;

●   установлены общие требования к изготовлению документов, в частности, определены требования к полям, шрифтам, абзацному отступу;

●   изменены положения по организации документооборота.

Иллюстрация:
Проект «100 раритетов российской государственности»
Первый в истории России устав государственной гражданской службы.
Составлен при личном участии Петра I.

 

Что предусматривает новая инструкция

В Росархиве решили, что делопроизводителям нужен отдельный документ, который бы регламентировал их работу. Несмотря на действие положений ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 6.30-2003 (с 01.07.2018 вместо него будет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016), ГОСТ Р 54471-2011, чиновники подготовили еще примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.

После публикации этот документ станет обязательным при работе с официальными бумагами в делопроизводстве государственных организаций, независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности. В инструкции чиновники: описали документы, которые должны быть в организации; привели бланки приказов и распоряжений на разные случаи; уточнили правила заполнения официальных бумаг и состав реквизитов в них; объяснили, как писать тексты в различного рода документах — деловом письме, акте, резолюции, служебных и объяснительных записках; разъяснили случаи привлечения к ответственности делопроизводителей — за порчу и потерю официальных бумаг, разглашение их содержания без разрешения руководства.

Большой раздел инструкции посвящен организации документооборота. В нем представители Росархива предлагают делопроизводителям проверять целостность упаковки поступивших документов, оценивать вес, размер, форму, запах и цвет почтовых отправлений. При любых подозрениях о нестандартных посылках придется сообщать в службу безопасности.

Определенные требования есть и к электронным документам. В частности, их перечень должен будет определить работодатель, но получать и проверять — непосредственно делопроизводители. Так, им нужно будет убедиться в подлинности ЭЦП, заниматься первичной обработкой, в том числе сортировкой полученных по интернету копий, документов, сообщений.

Согласно примерной инструкции, делопроизводители обязаны следить за сроками исполнения распоряжений. Эти сроки могут быть установлены в законе либо в решении руководителя. Например, документы (поручения) без указания конкретной даты исполнения, у которых в тексте имеется пометка «срочно», должны быть исполнены в 3-дневный срок, а если никаких пометок нет, то в срок не более 30 дней. Реагировать на парламентские запросы в организации должны в течение 15 дней со дня их получения, а предоставлять информацию или документы по межведомственным запросам в целях предоставления государственных и муниципальных услуг — в течение 5 рабочих дней со дня получения запроса. Чтобы не пропустить сроки, рекомендуется наладить автоматическое напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения поручений. Кроме того, установлено, что в каждой госкомпании ежегодно должен готовиться отчет об объеме документооборота за год с разбивкой на группы. Его придется сдавать руководству организации.

Зачем нужен документ и когда он вступит в силу

Чиновники подчеркивают, что инструкция поможет усовершенствовать делопроизводство и повысить эффективность работы с документами, поскольку вводит правила подготовки официальных бумаг, уточняет технологии работы с ними, вводит требования по текущему хранению и подготовке к передаче в архив.

От себя добавим, что инструкция написана четким понятным языком, что называется, по существу. Возможно, в ней нет каких-то специализированных форм и рекомендаций, но наиболее распространенные ситуации описаны. Поэтому она вполне может пригодиться не только сотрудникам государственных компаний, но и частных. Что касается делопроизводителей из организаций с государственным участием, то им пора не только знакомиться, но и привыкать к новым требованиям.

6 марта 2018 г. проект примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях был размещен на портале Федеральном портале нормативных правовых актов http://regulation.gov.ru/. Замечания и предложения принимались до 25 марта. Утверждающий ее приказ Росархива планировалось принять в течение 2-3 месяцев. Но в данный момент он не опубликован.

 

 

Источник: По материалам Клуба ТК

Список общих канцелярских обязанностей

Если вам нравится оказывать поддержку профессионалам в офисной среде, то карьера помощника канцелярии будет для вас идеальным вариантом. Офисные или административные служащие помогают в эффективном функционировании компании или организации. В этой статье мы объясняем, что определяет общие канцелярские обязанности в офисной атмосфере, среднюю зарплату канцелярских помощников и требования к таковым.

Что такое канцелярские обязанности?

Канцелярская работа обычно связана с ежедневными офисными обязанностями, такими как ввод данных, ответ на телефонные звонки, сортировка и хранение документов.Он используется в различных типах административных ролей и ролей поддержки офиса. Обычно канцелярские обязанности выполняются офисными клерками, секретарями, а иногда и административными помощниками.

Сегодня технологическое развитие сильно повлияло на выполнение канцелярских обязанностей. Офисы используют сложные компьютерные системы, копировальные аппараты, принтеры и другое оборудование для выполнения многих канцелярских обязанностей.

Связано: Узнайте, как стать офисным клерком

Общие канцелярские обязанности

Ниже перечислены общие канцелярские обязанности, которые обычно выполняются в офисах:

  • Бухгалтерские обязанности: Это включает запись финансовых операций с помощью электронных таблиц и другого финансового программного обеспечения.
  • Завершение банковских операций: Эта канцелярская обязанность включает завершение основных банковских операций и ведение учета.
  • Сбор и выдача денег: Офисные служащие также могут участвовать в сборе, подсчете и выдаче денег в офисе.
  • Общение с клиентами и коллегами: Офисные служащие общаются с клиентами или коллегами, отвечая на их вопросы, передавая соответствующую информацию и рассматривая жалобы клиентов.
  • Ответ на телефонные звонки: Ответ на телефонные звонки и прием сообщений — две из самых распространенных канцелярских обязанностей в офисе.
  • Записи и хранение документов: Офисные служащие хранят важные записи компании и обеспечивают их надлежащее хранение. Это также включает составление, копирование и сортировку записей офисной деятельности.
  • Операционные офисные машины: Канцелярские обязанности включают управление офисными машинами, такими как системы голосовой почты, копировальные аппараты и сканеры, а также персональные компьютеры.
  • Ведение записей и отчетов: Офисные служащие выполняют расчет и запись важных отчетов компании.
  • Ведение почтовой базы данных: Составление и ведение систем почтовой базы данных компании — еще одна канцелярская обязанность в офисе. Это делается вручную или с помощью компьютера.
  • Ответ на электронные письма: Офисные служащие проверяют и записывают информацию из электронных писем компании и передают их в соответствующие отделы компании.
  • Доставка сообщений: Выполнение поручений и доставка сообщений в офис и из офиса также являются обычными канцелярскими обязанностями.
  • Назначение встреч: Офисные служащие составляют графики работы, управляют календарями и организуют встречи.

Связано: Узнайте, как стать клерком справочной службы

Средняя зарплата канцелярских помощников

Типичная зарплата канцелярских помощников зависит от опыта, отрасли и места работы.Могут быть возможности получить более высокую зарплату при большем опыте работы.

Средняя зарплата канцелярских помощников в США: 13,51 долларов в час

Требования к людям, выполняющим канцелярские обязанности

Люди, выполняющие канцелярские обязанности, должны иметь определенное образование и профессиональные навыки для эффективного выполнения своих обязанностей и эффективно. Ниже приведены основные категории требований к служащим, выполняющим канцелярские обязанности:

  • Требования к образованию
  • Требования к канцелярским навыкам
  • Требования к административным и организационным навыкам
  • Требования к компьютерным навыкам
  • Требования к математическим навыкам

Требования к образованию

Сотрудникам офисов не требуется углубленное образование после средней школы, чтобы эффективно работать в офисе, выполняя канцелярские обязанности.Хотя существуют программы высшего образования как для канцелярских, так и для секретарских специальностей, помощникам канцелярских работников может не потребоваться проходить такие программы для надлежащего выполнения своих обязанностей. Если они решат пройти такие программы, это только повысит их шансы на трудоустройство.

Некоторые работодатели могут также потребовать от канцелярских помощников подписать соглашение о конфиденциальности и пройти проверку биографических данных, прежде чем им предложат работу. Это связано с характером работы, требующей высокого уровня конфиденциальности и доверия.

Требования к канцелярским навыкам

Канцелярские обязанности включают ежедневное пристальное внимание к деталям в офисе. Канцелярские работники должны убедиться, что документы проверены на наличие ошибок или опечаток, прежде чем они покинут свои рабочие места.

Ниже перечислены навыки, которые обычно используются помощниками клерка:

  • Обоснованное рассуждение
  • Правильное управление временем
  • Хорошие навыки набора текста
  • Способность назначать встречи и организовывать поездки
  • Хорошие навыки ведения документации
  • Отличная проблема- навыки решения
  • Способность планировать и организовывать мероприятия
  • Хорошие навыки наблюдения
  • Точные аналитические навыки
  • Навыки активного слушания

Требования к административным и организационным навыкам

Канцелярские обязанности включают множество административных задач, таких как ответы на телефонные звонки, отправка электронных писем и приветствие клиентов.Ожидается, что канцелярские помощники будут обладать следующими административными и организационными навыками:

  • Хорошие навыки письменного и устного общения
  • Способность профессионально и вежливо отвечать на телефонные звонки
  • Хорошие навыки обслуживания клиентов
  • Умение отправлять и проверять электронную почту
  • Способность пользоваться факсом и другими аппаратами
  • Способность работать в команде
  • Отличные навыки работы на стойке регистрации
  • Хорошие навыки ведения делопроизводства и документации
  • Хорошие навыки управления офисом
  • Способность эффективно расставлять приоритеты
  • Способность выполнять несколько задач

Компьютер требования к навыкам

В связи с быстрым развитием технологий сегодня большинство канцелярских обязанностей выполняются с использованием различных компьютерных приложений и программного обеспечения.Канцелярские помощники должны хорошо владеть компьютерным программным обеспечением, таким как Microsoft Excel для ввода данных, Microsoft Word для набора документов, Microsoft PowerPoint для презентаций и других соответствующих компьютерных приложений. Вот некоторые из навыков работы с компьютером, которыми должны обладать люди, выполняющие канцелярские обязанности:

  • Навыки ввода данных
  • Хорошие знания в области настольных издательских систем
  • Умение использовать цифровые календари
  • Умение разрабатывать и редактировать веб-страницы
  • Способность обновлять или публиковать в социальных сетях
  • Отличные и быстрые навыки набора текста
  • Навыки управления данными и визуализации
  • Умение использовать Microsoft Office

Требования к математическим навыкам

Канцелярские обязанности включают выполнение различных математических процессов и вычислений.Некоторые канцелярские помощники должны выполнять определенную степень бухгалтерского учета и бухгалтерского учета, которые включают числовые задачи. Ниже приведены некоторые из основных математических или числовых навыков, которыми должны обладать люди, выполняющие канцелярские обязанности:

  • Бухгалтерские навыки
  • Бухгалтерские навыки
  • Знание арифметики
  • Отличные навыки составления бюджета
  • Отличное логическое мышление
  • Умение сохранять в ногу с последними компьютерными тенденциями

Важные навыки для канцелярской работы

Канцелярская работа обеспечивает бесперебойную и эффективную работу офиса.Он включает в себя повседневные административные задачи офиса, такие как ответ на телефонные звонки, планирование встреч, отправка факсов и хранение документов.

Канцелярские и административные навыки полезны практически всем, кто работает в офисе. Большинству сотрудников необходимо выполнять хотя бы некоторую канцелярскую работу. Следовательно, эти навыки важны независимо от вашей официальной должности. Офисные клерки и секретари должны обладать особенно сильными канцелярскими навыками. Сотрудники на этих должностях выполняют большинство повседневных офисных задач.Взаимодействие с другими людьми

Типы канцелярских работ

Хотя некоторые люди используют эти названия должностей как синонимы, офисные клерки и секретари отличаются от помощников по административным вопросам. Административным помощникам часто требуется высшее образование, и на них возлагается больше обязанностей, включая руководство проектами, а иногда и управление командами.

Напротив, клерки и секретари обычно не нуждаются в обширном образовании, выходящем за рамки средней школы (хотя существуют программы высшего образования, которые сосредоточены на канцелярской и секретарской работе).Клерки и секретари управляют повседневной деятельностью офиса, но, как правило, не имеют управленческих обязанностей.

Клерки и секретари работают в различных отраслях, включая финансы, бизнес, медицину, правительство и право. Некоторые из этих должностей требуют определенных навыков. Однако есть базовые навыки, которые необходимы почти на каждой должности канцелярского или административного помощника.

Лучшие канцелярские навыки

В приведенном ниже списке описаны канцелярские навыки, которые работодатели ищут у кандидатов на работу.Включен подробный список пяти наиболее важных канцелярских навыков, а также дополнительные списки связанных административных навыков.

Внимание к деталям

Канцелярская работа включает в себя внимание к повседневным деталям офиса — вещам, которые другие люди могут упустить, — например, к ответам и отслеживанию электронных писем, отслеживанию встреч и просмотру документов. Как клерку или секретарю важно сосредоточиться на этих деталях и ничего не упустить.Например, ожидается, что клерки проверят документы на предмет опечаток или ошибок, прежде чем обратиться к заинтересованным сторонам.

  • Активное прослушивание
  • Аналитический
  • Усердие
  • Выявление риска
  • Организация поездок
  • Наблюдение
  • Организация
  • Планирование
  • Приоритезация
  • Решение проблем
  • Рассуждения
  • Ведение делопроизводства
  • Запись на прием
  • Тайм-менеджмент
  • Набор текста

Связь

Канцелярские работники должны обладать хорошими навыками письменного и устного общения с начальством, коллегами и клиентами.Обычно они отвечают на телефонные звонки, пишут записки, отправляют электронные письма и приветствуют клиентов и заказчиков. Они должны уметь говорить и писать четко и эффективно и легко для понимания. Клерки и секретари ежедневно общаются со многими разными людьми, поэтому знание того, как эффективно общаться с коллегами, будет означать разницу между долгосрочной и краткосрочной карьерой. & Nbsp;

  • Автоответчик
  • Связь
  • Переписка
  • Служба поддержки клиентов
  • Делегирование
  • Электронная почта
  • Факс
  • Стойка регистрации
  • Знание языков
  • Прослушивание
  • Устное общение
  • Корректура
  • Работа в команде
  • Письменное сообщение

Навыки работы с компьютером

В наши дни навыки работы с компьютером имеют решающее значение для любой канцелярской работы.Клерки и секретари должны быть быстрыми и аккуратными машинистами. От них также обычно требуется вводить некоторые данные, поэтому они должны быть знакомы с Microsoft Excel и другим программным обеспечением для ввода данных. Они также должны быть знакомы с другим программным обеспечением Microsoft Office, например Word и PowerPoint. Любые дополнительные компьютерные навыки, такие как умение разрабатывать или редактировать веб-страницы, будут считаться большим плюсом.

  • Кредиторская / дебиторская задолженность
  • Ввод данных
  • Управление данными
  • Визуализация данных
  • Свободное владение базой данных
  • Настольные издательские системы
  • Цифровые календари (Google, Outlook и др.)
  • Электронная почта
  • Microsoft Office
  • Офисная техника
  • Таблицы
  • Набор текста
  • Обработка текста

Нумерация

Канцелярская работа предполагает умение считать, что требует базовых математических навыков для понимания числовой информации. Некоторые клерки в определенной степени отвечают за ведение бухгалтерского учета и / или бухгалтерский учет в компании, помимо других количественных обязанностей. Клерки, которые могут выполнять эти функции быстро и эффективно, будут преуспевать на этих должностях.Если вы не большой математик, не волнуйтесь. Просто убедитесь, что у вас есть базовые математические навыки и аналитическое мышление.

  • Бухгалтерский учет
  • Точность
  • Арифметика
  • Расчет
  • Биллинг
  • Бухгалтерия
  • Составление бюджета
  • Аналитика данных
  • Оценка
  • Расход
  • Логическое мышление
  • Организация информации
  • Таблицы
  • Технологии
  • Понимание тенденций
  • Варианты взвешивания

Организация

Клерки и секретари должны быть организованы, потому что они отвечают за бесперебойную работу офиса.В их задачи входит отслеживание расписания работодателя, ответы на электронные письма и телефонные звонки, а также ведение файлов.

Наличие сильных организаторских навыков позволит вам эффективно выполнять эти задачи. Будет полезно подвести итоги тех областей, в которых вы организованы, и над чем вам следует поработать. Например, записывание задач и вещей, которые следует помнить, на стикерах — это способ убедиться, что ничто не упущено из виду.

  • Оценка
  • Сотрудничество
  • Принятие решений
  • Делегация
  • Доставка почты
  • Документирование
  • Эффективный
  • Подача
  • Менеджмент
  • Многозадачность
  • Управление делами
  • Надзор
  • Ксерокопирование и подборка
  • Физическая организация
  • Планирование
  • Приоритет
  • Учет
  • Сортировка
  • Тайм-менеджмент

Решение проблем

Умение решать проблемы является ключом к эффективному выполнению канцелярских функций и задач по мере их возникновения.В зависимости от объема вашей роли вам придется решать проблемы с клиентами, среди коллег или технические сбои. Если вы будете делать это своевременно, сохраняя спокойствие под давлением, это всегда будет гарантировать наилучший результат.

  • Активное слушание
  • Адаптивность
  • Анализируем
  • Связь
  • Творческое мышление
  • Критическое мышление
  • Жалобы клиентов
  • Принятие решений
  • Делегирование
  • Эмоциональные навыки
  • Межличностный
  • Уравновешенность
  • Устойчивость
  • Управление рисками
  • Поиск и устранение технических неисправностей

Находчивость

Адаптация клерка поможет вам преуспеть в быстро меняющейся среде.Ожидается, что вы будете выполнять свою работу во времена перемен и будете надежным источником информации для своих коллег. Чтобы сделать это эффективно, потребуется целый ряд навыков — от многозадачности и критического мышления до непредубежденности. В некоторых случаях ваш начальник или начальник не сможет помочь вам в устранении неполадок. Если у вас есть возможность работать независимо под давлением, вы будете выдающимся сотрудником.

  • Административная хватка
  • Творческое мышление
  • Гибкость
  • Обработка запросов
  • Независимость
  • Контроль инвентаря офиса
  • Многозадачность
  • Открытость
  • Стойкость
  • Ксерокопирование / сканирование
  • Проактивный
  • Решение проблем
  • Исследования
  • Самодисциплина

Важные мягкие навыки

В дополнение к этим пяти лучшим канцелярским навыкам лучшие офисные работники также обладают мягкими навыками, которые часто являются врожденными чертами личности, а не приобретенными компетенциями.

К ним относятся сильные межличностные навыки, командная работа, гибкость, надежность, адаптивность и творческий подход. Они являются важными характеристиками для офис-менеджеров, администраторов, личных помощников, офисных помощников и исполнительных помощников.

Ключевые выводы

ВНИМАТЕЛЬНО ПРОЧИТАЙТЕ ОПИСАНИЕ РАБОТЫ: Каждая работа требует разных навыков и опыта, поэтому сосредоточьтесь на навыках, перечисленных работодателем. Вы можете просмотреть другие наши списки навыков, перечисленные по должностям и по типам навыков.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА В ВАШЕМ РЕЗЮМЕ: Работодатели используют системы отслеживания кандидатов для поиска определенных ключевых слов, поэтому резюме, включающее их, с большей вероятностью будут выбраны для дальнейшего рассмотрения.

ДОБАВИТЬ КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА К СВОЕМУ ПИСЕМУ: В теле сопроводительного письма постарайтесь упомянуть один или два из этих навыков и привести конкретный пример того, как вы продемонстрировали их на работе.

СЛОВА НАВЫКОВ УМЕНИЯ В ИНТЕРВЬЮ: Убедитесь, что у вас есть хотя бы один пример того, как вы продемонстрировали каждый из пяти основных навыков, перечисленных здесь, во время интервью.

Образец описания должности канцелярского

В описании должности канцелярского специалиста подробно описаны задачи и действия, общие для спектр канцелярских работ.

Канцелярские должности можно найти в самых разных условия трудоустройства, но обычно успешная работа требует определенных канцелярских навыков и умений, которые изложены в этой работе описание.

Ряд канцелярских должностей начинается с должности начального уровня, но с опытом часто превращается в более сложную карьеру.

Адаптируйте это примерное описание должности к канцелярским и административным обязанностям и обязанностям вашей конкретной канцелярской должности.

КЛИРИЧЕСКОЕ ОПИСАНИЕ РАБОТЫ

Общего назначения

Для обеспечения административной и канцелярской поддержки для обеспечения эффективной работы отдела или офиса.

Основные должностные обязанности и ответственность

  • ответ на телефонные звонки и их направление
  • телефонные звонки
  • прием и распространение сообщений
  • организация и планирование встреч
  • организация и координация встреч
  • обработка запросов и входящих рабочих запросов
  • проверка файлов и записей для ответа на запросы о предоставлении информации
  • проверка и распространение документов и корреспонденции
  • получение, сортировка и распределение входящей почты
  • ведение файловых систем
  • составление отчетов о деятельности офиса
  • копирование, сканирование и отправка факсов
  • отправка электронных писем
  • подготовка и отправка исходящих почтовых отправлений и пакетов
  • набор документов и корреспонденции
  • проверка и ввод данных
  • обновление и ведение баз данных
  • координация рабочего процесса
  • контроль баз функции бухгалтерского учета, такие как проверка счетов и внесение вкладов
  • управление мелкими денежными средствами
  • мониторинг и заказ инвентаря канцелярских принадлежностей
  • поддержание порядка и порядка в офисной зоне

Образование и опыт

  • знание соответствующих программных приложений, включая MS Office
  • владение электронной почтой и Интернетом
  • хорошие навыки счета
  • точное владение клавиатурой
  • знание систем и процедур управления делами
  • знание административных процедур
  • знание основных процедур бухгалтерского учета
  • диплом средней школы или его эквивалент

Ключевые компетенции и навыки

  • Организация и планирование
  • Навыки управления временем и способность расставлять приоритеты в работе
  • Управление данными
  • Внимание к деталям и точность
  • Решение проблем ng
  • адаптивность
  • ориентация на обслуживание клиентов
  • командная работа
  • коммуникативные навыки — устные и письменные
  • конфиденциальность

канцелярские работники Описание работы Страницы

Список административных обязанностей

Шаблон описания должности канцелярского служащего

Собеседование на канцелярскую работу

Как написать успешное канцелярское резюме

Образец резюме для канцелярского помощника

Сопроводительное письмо для канцелярского персонала

Резюме для офисного помощника

Резюме для ввода данных

Какие у канцелярских навыков самые высокие?

Работодатели определили следующие ключевые канцелярские навыки:

  • организация и планирование навыки , включая способность эффективно расставлять приоритеты задач и управлять несколькими рабочими задачами для соблюдения сроков
  • коммуникация навыки , включая эффективное устное и письменное общение навыки
  • точность и внимание к деталям l включая процессы проверки и задачи для выполнения качественной работы
  • компьютерные навыки включая сильные навыки сбора и управления данными
  • командная работа включая способность продуктивно работать как часть команды

Что вам больше всего нравится в работе канцелярского помощника?

Вот некоторые из ответов, которые предоставили канцелярские служащие.

«Я получать удовольствие от задачи быть в курсе меняющихся технологий. я ожидается, что я буду выполнять широкий круг задач, и каждый день будет разным ».

« Я знаю, что мой отдел был бы полностью потерян без моей канцелярской помощи. Я чувствую себя работоспособным и уважаемым «.

» Я рассматривайте это как хорошую отправную точку для карьеры в офисном администраторе. Я все время учусь, и моя цель — стать офис-менеджером ».

Описание должности канцелярского персонала может быть адаптировано для использования в конкретной компании.

Последнее обновление — Заработная плата канцелярского служащего

Согласно на Indeed.com средняя зарплата канцелярских служащих по объявлениям о вакансиях в США на сайте стоит 14 долларов в час по состоянию на май 2021 года.

К началу страницы

примеров обязанностей и ответственности генерального секретаря | Работа

Автор: Chron Contributor Обновлено 11 марта 2021 г.

Организация эффективно функционирует на основе четко определенных заданий, предоставленных ее работникам.Менеджеры контролируют подчиненных, продавцы продают товары и услуги, а дворники убирают офисы. Это по-прежнему оставляет много разных задач, которые обычно не входят в чьи-либо должностные обязанности. Общие клерки берут на себя эти задачи, чтобы поддержать сотрудников выше их в иерархии офиса.

Обязанности главного офисного клерка

Как следует из названия, обычные клерки выполняют широкий спектр административных задач, таких как заполнение документов, ответ на телефонные звонки и копирование документации, согласно O * NET.Их обязанности различаются в зависимости от отрасли и могут меняться ежедневно. Например, в магазинах розничной торговли обычные клерки могут обрабатывать заказы ежедневно, еженедельно сортировать платежи и проводить инвентаризацию каждые три месяца. В бухгалтерской фирме офисные клерки могут проводить платежи, проверять записи в базе данных или редактировать финансовые отчеты. Общие клерки обычно работают под руководством старших клерков или непосредственно под руководством администраторов, например, офис-менеджеров.

Обязанности по обработке информации

Большая часть работы обычных клерков связана с организацией, хранением и обработкой как цифровой, так и бумажной информации.Они ведут записи всего, от офисной деятельности до взаимодействия с клиентами. Обычные клерки вводят данные, например о сделках по продаже, в компьютерные базы данных. Они управляют расписанием, назначают встречи и распространяют памятки.

Обычные офисные клерки и сотрудники аналогичных профессий должны хорошо владеть цифровым оборудованием и программным обеспечением, чтобы они могли суммировать цифры в таблицах. Они пишут письма с помощью текстовых редакторов и отвечают на электронные письма. Они также должны иметь возможность использовать обычную офисную технику, включая копировальные аппараты, факсы, телефонные системы и сортировщики почты.

Общие навыки клерка

Поскольку обычные клерки занимают должности начального уровня, они занимают самую низкую ступень корпоративной лестницы. Таким образом, они взаимодействуют со всеми типами сотрудников, клиентов и поставщиков, от курьеров, доставляющих заказанные товары, до руководителей отделов, которым необходимо выполнить поручения. Таким образом, обычным клеркам требуются хорошие навыки межличностного общения, необходимые для взаимодействия с разными типами людей. Они должны уметь активно слушать любые данные им инструкции, а затем общаться как устно, так и письменно, чтобы объяснить результаты своих действий.

Общие требования к служащим

Обычным служащим для работы на большинстве должностей нужен только аттестат о среднем образовании или его эквивалент. Они учатся своим навыкам на работе у более опытных клерков или у своих руководителей. Курсы делового общения, офисных процедур и компьютеров полезны и доступны в средних школах, профессиональных училищах и общественных колледжах. Имея опыт, дополненный послесредним обучением, клерки могут продвигаться на руководящие или управленческие должности.

Заработная плата офисного служащего и тенденция роста

Средняя почасовая оплата офисных служащих составляет 16,37 долларов США по состоянию на май 2019 года, по данным Бюро статистики труда (BLS). Те, кто находится в самом низком 10-м процентиле, зарабатывают 10,16 долларов в час, а те, кто находится в верхнем 10-м процентиле, зарабатывают 26,59 долларов в час. BLS видит, что рабочие места для обычных офисных клерков сократятся на 5 процентов в период с 2019 по 2029 год по сравнению с прогнозируемыми темпами роста в 4 процента для всех профессий.Достижения в области технологий и автоматизации уменьшат потребность в канцелярских должностях.

Навыки канцелярских помощников — Zippia

9,2%

73

Офисные процедуры

Офисные процедуры

3

9472

47

Заказы на закупку

Заказы на закупку

5.5%

5,5%

3

47

Офисные машины

Офисные машины

2 Фронт-офис

Фронт-офис

9000 907 Прямые звонки

Прямые звонки

907

907 Соответствующая сторона

Соответствующая сторона

907 3046

1,1%

907 3046

Уход за пациентами

2 907

0,9%

2 907 Большой объем

Большой объем

397

397

Информация о клиенте

Информация о клиенте

0,5%

000

000

Офисная деятельность

02

02 Файлы клиентов

Файлы клиентов

907.4% Персонал офиса

Персонал офиса

1

1

Канцелярская поддержка

Канцелярская поддержка

9,2%

9,2%

73

9,2%

0002 9,2%

73

7,5%

7,5%

3

3

Ввод данных

Ввод данных

4%

7,4%

4

4

Компьютерные программы

Компьютерные программы

7,2%

7,2%

6,3%

6,3%

6

6

Управление запасами

Управление запасами

7

7

Служба поддержки клиентов

Служба поддержки клиентов

3,5%

3,5%

3,3%

3,3%

9

9

Обработка текстов

Обработка текстов

2.9%

2,9%

10

10

Соответствующее лицо

Соответствующее лицо

2,8%

2,8%

2,5%

2,5%

12

12

Персональные компьютеры

Персональные компьютеры

2.3%

2,3%

13

13

Планирование встреч

Планирование встреч

2,3%

2.3%

7 9752

7 Медицинская карта

Медицинская карта

2,2%

2,2%

15

15

Прием сообщений

Прием сообщений%

%

% 20003

%

16

16

Общественность

Общественность

1.9%

1,9%

17

17

Студенческие записи

Студенческие записи

1.9%

187 1,9%

1,8%

1,8%

19

19

Конфиденциальная информация

Конфиденциальная информация

.5% Библиотечные услуги

Библиотечные услуги

1,5%

1,5%

22

22

Канцелярские товары

Канцелярские товары

1.4% Телефонные звонки

Телефонные звонки

1,3%

1,3%

25

25

Заработная плата

Зарплата

1.2%

1,2%

26

26

Копировальные машины

Копировальные машины

1,2%

1,2%

1,2%

1,2%

28

28

Компьютерная система

Компьютерная система

1.2%

1,2%

29

29

База данных

База данных

1,1%

1,1%

1,1%

1,1%

31

31

Персонал

Персонал

0.9%

0,9%

32

32

Канцелярские задачи

Канцелярские задачи

0,9%

0,9000

0,9%

0,9%

34

34

Административные задачи

Административные задачи

8%

0,8%

35

35

PowerPoint

PowerPoint

0,8%

0,8%

Юридические документы

0,7%

0,7%

37

37

Связь

Связь

0.7%

0,7%

38

38

Числовой порядок

Числовой порядок

0,6%

0,6%

0,6%

0,6%

40

40

Приемная

Приемная

0.5%

0,5%

41

41

Интернет

Интернет

0,5%

0,5%

0,5%

0,5%

43

43

Файловые документы

Файловые документы

0.5%

0,5%

44

44

Маршрутные звонки

Маршрутные звонки

0,5%

0,5%

0,5%

0,5%

46

46

Факсимильные аппараты

Факсимильные аппараты

7

0,4%

0,4%

49

49

Точные сообщения

Точные сообщения

4%

0,4%

50

50

Бизнес-операции

Бизнес-операции

0,3%

0,3%

— отличный помощник по выбору для универсалов

Помощники по административным вопросам выполняют канцелярские и административные функции для поддержки различных типов организаций, и они работают в офисах практически во всех сферах бизнеса.Большинство должностей начального уровня доступны тем, у кого есть аттестат о среднем образовании и хорошие коммуникативные навыки и навыки работы с компьютером, но некоторым помощникам по административным вопросам могут потребоваться специальные знания, связанные с отраслью, в которой они работают.

Чего вы можете ожидать от должности помощника по административным вопросам ?

Обязанности

Как помощник по административным вопросам вы несете ответственность за выполнение множества канцелярских и организационных задач, необходимых для обеспечения эффективного и организованного ведения бизнеса вашего работодателя.Ваши обязанности будут зависеть от вашей отрасли и компании, в которой вы работаете, но могут включать:

  • Приветствие посетителей на рабочем месте и обслуживание во время их пребывания
  • Ответы на телефонные звонки, электронную почту и запросы в социальных сетях и, при необходимости, направление их другим сотрудникам
  • Набор документов с места работы, в том числе писем и отчетов
  • Обработка входящей и исходящей почты
  • Создание и ведение компьютерных записей
  • Обслуживание бумажных файлов
  • Контроль уровня запасов и заказ расходных материалов по мере необходимости
  • Выполнение основных бухгалтерских обязанностей
  • Бронирование встреч, семинаров, конференций и организация питания для них
  • Протокол деловых встреч
  • Координационные назначения руководителей и менеджеров
  • Бронирование авиабилетов, гостиничных номеров и ресторанов для руководителей и менеджеров


Рабочая среда

Помощники по административным вопросам работают в офисах в самых разных отраслях.Многие из них работают в юридических и медицинских учреждениях, государственных учреждениях, школах, больницах и на частных предприятиях.

Многие помощники по административным вопросам делят офисы с другими специалистами по административным вопросам или работают независимо в собственных офисных помещениях, обычно расположенных рядом с руководителем, которому они помогают. У административных помощников обычно есть собственное компьютерное рабочее место и, по крайней мере, один телефон на столе. Они редко используют эти рабочие места совместно с другими сотрудниками компании.

Офисы, в которых работают администраторы, обычно тихие, с низким уровнем стресса. Тем не менее, эти рабочие места могут иногда становиться более напряженными, например, в преддверии крайних сроков или во время уплаты налогов.

В отличие от мужчин, занимающихся бизнесом, помощники по административным вопросам редко работают на дому. Это потому, что их роль требует от них личного общения с различными сотрудниками, клиентами компании и другими посетителями бизнеса.

График

Ожидается, что административные помощники будут работать полный рабочий день, обычно от 35 до 40 часов в будние дни.В зависимости от типа компании и ее требований этим сотрудникам иногда может потребоваться сверхурочная работа. Некоторые предприятия также нанимают помощников по административным вопросам на неполный рабочий день или предлагают гибкий график. Эти возможности часто распространяются на родителей, которым, возможно, придется совмещать свою работу с обязанностями по уходу за детьми.

Некоторые организации, которые работают в нерабочее время, например больницы, могут потребовать от своих помощников по административным вопросам работать в выходные, праздничные дни и поздно ночью.Администраторы, работающие в такие необычные часы, часто имеют выходной в течение традиционного рабочего дня. Работа в качестве административного помощника в одной из этих компаний может подойти людям, предпочитающим работать по ночам или ведущим гибкий образ жизни.

Какая квалификация требуется для работы помощником по административным вопросам?

Образование

Есть много ролей помощника администратора начального уровня, для которых требуется только среднее образование. Тем не менее, помощники по административным вопросам могут обеспечить себе конкурентное преимущество, получив степень младшего специалиста или сертификат, подтверждающий подтвержденный опыт в:

  • Управление базой данных
  • Управление делами
  • Базовое использование компьютера, включая навыки работы с текстовым редактором, базой данных и программным обеспечением для работы с электронными таблицами

Сертифицированный профессиональный секретарь и Certified Administrative Professional являются одними из наиболее распространенных сертификатов административных помощников в Соединенных Штатах.

Помощники по административным вопросам, претендующие на должности в юридической и медицинской областях, также могут пройти отраслевые курсы, которые позволят больше узнать о терминологии и процедурах этого сектора.

По данным Бюро статистики труда США, работодатели все чаще ищут административных помощников высшего звена со степенью бакалавра.

Опыт

Поскольку административные помощники обычно не требуют формальной квалификации, опыт работы в этой роли важнее образования.Следовательно, новые помощники по административным вопросам получают более низкую заработную плату, чем в среднем. Годовая зарплата постепенно растет на протяжении всей карьеры помощника по административным вопросам. Новые помощники по административным вопросам зарабатывают в среднем на 8000 долларов меньше в год, чем их коллеги с опытом работы 20 и более лет.

Данные показывают, что треть административных помощников в США имеют опыт работы в этой области от одного до четырех лет. Четверть административных помощников имеют опыт работы от пяти до девяти лет, а 24 процента — от 10 до 19 лет.Семнадцать процентов помощников по административным вопросам имеют 20 и более лет опыта работы в этой профессии, по сравнению с всего лишь тремя процентами, которые работали помощниками по административным вопросам менее года.

Эти цифры подтверждают, что опытные помощники по административным вопросам ценятся. После того, как вы проявите себя в качестве помощника по административным вопросам, вы, вероятно, найдете множество возможностей трудоустройства на аналогичных должностях на многие годы вперед.

Навыки

Помощникам по административным вопросам требуются различные навыки для успешного выполнения своих обязанностей.Это лишь некоторые из тех, которые работодатели ищут в новых помощниках по административным вопросам:

  • Базовая компьютерная грамотность — Помощники по административным вопросам проводят большую часть своего времени за компьютерами, особенно с использованием текстовых редакторов, баз данных и программ для работы с электронными таблицами, а также Интернета. Знакомство с Microsoft Office особенно важно.
  • Организация — Помощники администраторов полагаются на навыки организации и управления временем, чтобы поддерживать четкость расписания и выполнять несколько задач одновременно при выполнении разнообразных канцелярских обязанностей.
  • Письменное и устное общение — В этой роли помощникам по административным вопросам необходимо общаться с другими сотрудниками и посетителями предприятия, а также составлять письма, электронные письма и сообщения в социальных сетях, используя правильную грамматику и орфографию.
  • Персональный характер — Для многих сотрудников и посетителей предприятия важна привлекательная личность.
  • Внимание к деталям — Жизненно важно, чтобы все задачи, которые берут на себя помощники администратора, выполнялись на высоком уровне без ошибок.Вы также примените этот навык при корректуре проектов отчетов и писем, которые вас просят напечатать.
  • Командный игрок — Помощники по административным вопросам играют жизненно важную роль в деятельности любой организации, поэтому для них важно хорошо работать с другими людьми в бизнесе.
  • Самозапуск — Административным помощникам часто приходится проявлять собственную инициативу, чтобы не отвлекать сотрудников исполнительного и управленческого звена.
  • Хорошие навыки счета — Это особенно важно для административных помощников, ответственных за ведение бухгалтерского учета.
  • Способность решать проблемы — Помощники по административным вопросам обращаются к этим навыкам, если клиентам необходимо отменить встречи и встречи, требующие совершения манипуляций, если расходные материалы не поступают вовремя или возникают другие чрезвычайные ситуации на рабочем месте.
  • Гибкость — Обязанности административного помощника могут значительно меняться изо дня в день. Они полагаются на свою гибкость, чтобы приспосабливаться к ежедневным требованиям и преуспевать в любой задаче.
  • Сильная трудовая этика — Работа помощников по административным вопросам имеет важное значение для деятельности их организаций.Для своевременного выполнения всех задач требуется сильная рабочая этика.

Зарплатные ожидания

Сколько зарабатывают помощники по административным вопросам? Это зависит от их опыта и местонахождения. Согласно PayScale, административные помощники начального уровня обычно зарабатывают около 30 000 долларов в год, а годовая зарплата постепенно увеличивается по мере накопления опыта. В среднем помощники по административным вопросам зарабатывают 17 долларов в час. Опытные помощники по административным вопросам в некоторых городах могут зарабатывать гораздо больше.

Лучшие места для работы помощников по административным вопросам:

Перспективы вакансий для помощников по административным вопросам

Прогнозируемый рост

Бюро статистики труда США ожидает, что общая занятость секретарей и административных помощников сократится с 2019 по 2029 год. Это медленнее, чем в среднем по стране. Бюро предлагает административных помощников с опытом работы и навыками работы с компьютерным программным обеспечением. будут иметь наилучшие шансы найти работу на этом конкурентном рынке труда.Согласно прогнозам, с 2019 по 2029 год число помощников по правовым вопросам вырастет на 10 процентов, что намного быстрее, чем в среднем по всем профессиям. Параюристы с формальной подготовкой, обладающие хорошими навыками работы с компьютером и базами данных, должны иметь наилучшие перспективы трудоустройства.

Карьерная траектория

По мере того, как административные помощники приобретают опыт, они могут переходить на более высокие должности с большей ответственностью. Например, административный помощник начального уровня может стать исполнительным административным помощником или офис-менеджером.Если вы хотите продвинуться в качестве помощника по административным вопросам, вы должны приложить все усилия, чтобы узнать больше о деятельности вашей компании и повысить свой набор навыков с помощью сертификатов или ученых степеней.

В некоторых случаях мотивированные помощники по административным вопросам могут переходить в другие отделы своей организации, например в бухгалтерию или информационные технологии. Получение формальной квалификации в одной из этих областей повысит шансы административного помощника на переход.

Административные помощники, которые работают в одной компании и узнают о ней все, что могут, вместо того, чтобы использовать возможности в разных организациях, могут обнаружить, что их лояльность вознаграждается возможностями продвижения по службе.

Работа помощником по административным вопросам — отличный выбор для людей, которые предпочли бы работать, а не продолжать учебу после окончания средней школы. Широкий круг обязанностей и отраслевых секторов, в которых работают помощники по административным вопросам, делают эту должность интересной и сложной.

Связанные должности помощника:


Статьи для помощников по административным вопросам:

6 административных навыков помогут вам получить любую работу
Основные навыки для успеха на всех уровнях в качестве секретаря
От помощника по персоналу до офис-менеджера

Обзор делопроизводства


Все кандидаты на получение определенных должностей канцелярских работников должны сдать экзамен на канцелярские должности.Этот тест охватывает следующие должности канцелярских служащих:

  • Офисный помощник 1, 2 и 3 (должности наборщика и нет)

После подачи заявки на каждую вакансию онлайн вы получите инструкции о том, как пройти онлайн-тест в течение нескольких недель после подачи заявки. Ваши инструкции по набору текста также будут включены.

Распределение теста:
Всего элементов: 100 вопросов в формате, состоящих из 4 или 5 вариантов ответов с несколькими вариантами ответов (A, B, C, D, E)
Отведенное время теста: 3 часа
Проходной балл: 47 из 100


Тестовые компоненты :

1.Понимание прочитанного (12) пунктов). Эти задания проверяют вашу способность читать, понимать и применять письменную информацию. Предварительные знания материала не требуются.

2. Навыки межличностного общения (10 предметов). Эти вопросы касаются вашей способности взаимодействовать с коллегами, клиентами и посетителями офиса. Они относятся к обслуживанию клиентов, принятию объективных решений, соблюдению правил, проявлению интереса и вежливости, а также разрешению конфликтов.

3. Математика (14 заданий).Эти элементы относятся к основным математическим вычислениям (сложение, вычитание, умножение, деление, средние значения, дроби, десятичные дроби, проценты, денежные изменения и расчет времени).

4. Ведение делопроизводства и заполнение форм (9 шт.). Вопросы в этой области проверят вашу способность вести базовые записи и проверять записи в формах. Никаких предварительных знаний о конкретной записи, процедуре или форме не требуется.

5. Проверка и сравнение (18 позиций). Чтобы ответить на эти вопросы, вы сравните информацию (обычно 3-4 строки), чтобы выявить различия (опечатки, формат, транспонирование, пунктуация и т. Д.).). Никаких предварительных знаний информации не требуется.

6. Сортировка, упорядочение по алфавиту и архивирование (18 позиций). Элементы в этой области указывают на вашу способность сортировать, располагать в алфавитном порядке и сохранять информацию. Используются общепринятые правила размещения в алфавитном порядке и регистрации. Примеры включают имена, адреса, титулы, названия организаций и сокращения.

7. Грамматика английского языка, эффективное выражение и редактирование (19 заданий). Знание грамматики английского языка, эффективное выражение и редактирование проверяются вопросами по основным правилам грамматики, орфографии, пунктуации, употреблению слов и структуре предложения.


Набор текста

Для классов должностей Office Assistant 1, 2 и 3 есть варианты положения как при вводе, так и без ввода. Претенденты на должности офисного ассистента, которые не требуют значительного набора текста, не обязаны проходить тест набора текста (клавиатуры).

  • Тест скорости и точности набора текста DOP — это 3-минутный тест по времени.
  • Минимальный проходной балл — 35 чистых слов в минуту с точностью 80%.
  • Вы должны пройти тест по печати в течение 10 календарных дней после прохождения теста.
  • После завершения теста обратитесь к инструкциям по тестированию набора текста, указанным в вашем электронном письме с уведомлением о тестировании. В инструкции будет содержаться специальный код доступа, который вам понадобится для прохождения теста набора текста.
  • Вы можете пройти тест по печати только один раз в течение 30 дней.
  • ВАЖНО: Любая фальсификация в процедуре набора текста, например разрешение другому человеку пройти тест за вас, является серьезным нарушением закона штата.Все соискатели могут рассчитывать на повторную проверку их навыков набора текста в агентстве-работодателе, если с ними свяжутся для собеседования. Несоблюдение заявленного вами уровня скорости и точности может привести к безвозвратной дисквалификации со стороны штата при приеме на работу и возможному судебному преследованию всех вовлеченных лиц.
.